You are on page 1of 14

Formato avanzado de celdas

1. FORMATOS DE NMERO

n esta leccin vamos ver algunos aspectos sobre el formato


de las celdas. Ya sabes que el formato de las celdas se refiere
al tipo y color de la letra, al color de fondo, a la alineacin, etc.
Al crear una hoja nueva e introducir nmeros en las celdas, estas
celdas toman el formato General. A veces, Excel cambia este formato
por otro ms adecuado, al escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones
el smbolo de moneda o el signo de porcentaje al escribir un nmero,
Excel cambia el formato al de moneda o de porcentaje, segn
corresponda.
Para asignar los tipos ms usados de formato de nmero, tienes
los siguientes botones en la barra de herramientas Formato:

Para cambiar el formato de una celda a un formato de nmero de


los que dispone Excel, accede a la ficha Nmero con el comando de
men Formato - Celdas. En esta ficha puedes ver todos los formatos
que hay, agrupados en diferentes categoras.

Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Formato avanzado de celdas

Recuerda que
puedes asignar formato
de texto a los
nmeros, para
que Excel los
trate como
texto. Para
esto, puedes
poner un
apstrofo '
delante del
nmero o utilizar el cdigo
de formato @,
como luego
veremos.

Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra


podrs ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Ten
en cuenta que, para ver la muestra en el cuadro de dilogo, la celda
activa tiene que tener datos que se puedan ajustar al formato que hayas
elegido.
Por ejemplo, si eliges la categora Nmero, podrs indicar el
nmero de decimales con el que vers el nmero en pantalla (siempre
que quepa en la celda), si se va a usar el punto (u otro carcter, segn
establezcas en la Configuracin regional de Windows) como
separador de miles y especificar el formato para los nmeros
negativos.
En las categoras Fecha y Hora dispones de varias formas de
mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el
ao, con el nmero del mes o el nombre del mes, con los segundos o
que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).

Adems de stos, desde la categora Especial tambin puedes


utilizar formatos tpicos de nmero, como pueden ser el nmero de
telfono, el de la Seguridad Social, etc.

Formato avanzado de celdas

En cuanto al formato de moneda, la celda se ver segn el


smbolo de moneda que tengas establecido en tu ordenador,
en la Configuracin regional.
Por lo tanto, si ests en Espaa, por ejemplo, al poner el
nmero en formato de moneda lo podrs ver con el smbolo
del euro () y con dos decimales.
Recuerda que para acceder a la Configuracin regional de
tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a
travs del elemento Opciones regionales, de idioma, y de
fecha y hora (o Configuracin regional y de idioma, si
ests viendo el Panel de control en su vista clsica).

Excel tambin mostrar el smbolo separador de miles y de


decimales en los nmeros segn est indicado en la
Configuracin regional.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

uando creas un libro, los nicos formatos disponibles son los


que hay en la ficha Nmero. A veces, puede pasar que estos
formatos que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer
y querrs crear tu propio formato.
Al crear nuevos formatos, Excel los pone automticamente
dentro de la categora Personalizada y estarn disponibles en todas
las hojas del libro de trabajo.
Si slo pones
dos secciones,
la primera
seccin se utilizar para los
nmeros positivos y para
los ceros,
mientras que
la segunda se
utilizar para
los nmeros
negativos; si
slo pones
una seccin,
se utilizar
para todos los
nmeros.

En los formatos que especifiques t mismo, podrs indicar hasta


tres formas de nmeros y una ltima de texto. Cada una de estas
secciones del formato personalizado estar separada por un punto y
coma ( ; ).
Las distintas opciones del formato las tendrs que poner con el
siguiente orden:
1. Formato para nmeros positivos.
2. Formato para nmeros negativos.
3. Formato para ceros.
4. Formato para texto.

Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Formato avanzado de celdas

Por ejemplo, el formato que ves en la imagen de arriba es un formato


personalizado. Fjate cmo se utiliza el punto y coma ( ; ) para separar las
distintas secciones y a lo que se refiere cada una de las secciones.
Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la
ltima posicin. Ah pondrs, entre comillas, el texto que quieras que
aparezca en la celda al escribir un texto en ella. Si incluyes el carcter
@, el texto que escribas en la celda se ver en la posicin en la que
hayas puesto dicho carcter.
Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, si
escribes texto en la celda, no se le aplicar ningn formato.
Para crear un formato personalizado, selecciona la categora
Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya
aparecen en esta categora.

Formato avanzado de celdas

Ten en cuenta que la modificacin de un formato de los que ya


tiene Excel para crear uno nuevo, no significa que el formato original
de partida desaparezca.
Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos:

Para indicar
los colores,
tenemos las
siguientes
posibilidades
[Negro],
[Blanco],
[Azul], [Verde],
[Rojo],
[Amarillo],
[Magenta] y
[Aguamarina].
El color debe
ser lo primero
que aparezca
en la seccin.

Para indicar una cifra en un nmero, usa el 0 y el signo #. El 0


indica que la cifra o dgito se presentar siempre, mientras que
# slo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra
los ceros sin valor del nmero).

El carcter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamao del


ancho de un carcter.

z Para poner el color del formato de la celda, indica el color entre

corchetes. Por ejemplo: [Verde].


z Para mostrar puntos en el formato, no hay ms que aadirlos al

formato.
z Para impedir que aparezca cualquier tipo de nmero (positivos,

negativos o cero), no pongas nada en la seccin


correspondiente.
Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el
botn Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has
creado.
Tambin es posible introducir formatos personalizados que
dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podra interesar destacar
un resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color
azul.
Para esto tendrs que poner la condicin entre corchetes al inicio
del formato. Por ejemplo, el formato:
[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###
presentar los valores mayores de 1000 en color azul, los
menores de -1000 en color rojo y los dems en negro, que es el color
por defecto.
Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que
puedan serte tiles en tus hojas de clculo. Puedes crear prcticamente
cualquier formato de nmero que se adapte a lo que quieras hacer,
como cdigos, nmeros de orden, de empleados, cantidades, notas,
etc.

Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Formato avanzado de celdas

Aqu te muestro los cdigos ms utilizados a la hora de crear


formatos personalizados:
Smbolo
de formato

Significado

Marca de lugar para dgito. Este smbolo slo


muestra las cifras significativas del nmero, no
aparecen los dgitos no significativos.

Marca de lugar para dgito. Su comportamiento es el mismo que el anterior, con la


nica diferencia de que, si el nmero de la
celda tiene menos dgitos que los que indica el
formato, se aaden los ceros extras hasta
completar el formato.

Marca de lugar para dgitos. Se comporta


como los anteriores, pero, en este caso, se
aaden ceros no significativos para que las
comas decimales queden alineadas.

coma ( , )

Simboliza la coma decimal.

Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e


incluye el carcter %.

punto ( . )

Separador de miles o millares.

Escribe textualmente el carcter que le sigue


en el formato. Para incluir un carcter \, tienes
que ponerlo entre comillas dobles.

Deja el ancho de un carcter en blanco en el formato.

"texto"

Presenta el texto que est entre comillas.

Si escribes un texto en la celda, aparecer en


el lugar donde est puesto este smbolo en el
formato.

Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los


cdigos que tiene Excel son:

Smbolo
de formato

Significado

Los meses como 1 - 12

mm

Los meses como 01 - 12

mmm

Los meses como ene - dic

mmmm

Los meses como enero - diciembre

Los das como 1 - 31

dd

Los das como 01 - 31

ddd

Los das como lun - sb

dddd

Los das como lunes - sbado

aa

Los aos como 00 - 99

Formato avanzado de celdas

aaaa

Los aos como 1900 - 9999

Las horas como 0 - 23

hh

Las horas como 00 - 23

Los minutos como 0 - 59

mm

Los minutos como 00 - 59

Los segundos como 0 - 59

ss

Los segundos como 00 - 59

3. FORMATOS CONDICIONALES

n el captulo anterior hemos visto que se puede poner el color


de la fuente de la celda dependiendo de alguna condicin,
como puede ser el valor que tiene.
Excel tiene el comando Formato condicional, que sirve para
aplicar otros formatos (color de relleno, estilos de la fuente, etc.),
segn la condicin que pongamos.
Podrs poner hasta tres condiciones distintas, que hagan que la
celda tenga un formato u otro. Estas condiciones pueden depender del
valor de la celda o de una frmula que d como resultado un valor
lgico, es decir, VERDADERO o FALSO.
Utiliza el comando Formato condicional del men Formato,
con lo que aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparece primero una lista en la que se puede


indicar si la condicin se basar en el valor de la celda o en una
determinada frmula.
Si pones que la condicin se base en una frmula, recuerda que
esta frmula debe devolver un valor lgico. Por ejemplo, sera vlida
una expresin del tipo =SUMA(A1:B2)>0, porque esta expresin slo
puede dar como resultado VERDADERO (si la suma es positiva) o
FALSO (si la suma es negativa o igual a cero).
Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Formato avanzado de celdas

En esta segunda lista indicaremos cul es el criterio que


seguiremos para comparar el valor que tenga la celda (que sea igual o
distinto de un determinado valor, que sea mayor o menor que un valor,
que est entre un valor y otro, etc.).
Para acabar, indicaremos el valor, valores o las referencias a
celdas para comprobar si la condicin es cierta o no. En este caso,
podrs utilizar el botn de Minimizar dilogo
, de forma que
puedas indicar cmodamente una referencia de celdas, en lugar de un
valor constante.
Una vez indicada la condicin, pulsaremos el botn Formato
para indicar el formato que se aplicar a la celda cuando se cumpla
dicha condicin. Podrs indicar caractersticas de fuente, bordes o
tramas.
Si quieres aadir otra condicin, pulsa el botn Agregar >> y
vuelve a indicar la condicin y el formato a aplicar. As hasta tres
condiciones distintas. Si no se cumple ninguna de las tres, Excel dejar
la celda con el formato que tenga; si se cumple ms de una, se aplicar
el formato de la primera condicin que se cumpla.
Por ejemplo, podras crear formatos condicionales en la siguiente
hoja para ver de forma rpida y de un vistazo, los alumnos que han
suspendido la asignatura y los que han aprobado.

Si la nota media es menor de 5, la celda de la nota media se


muestra con el fondo rojo, con el color de fuente blanco y en negrita.
Si el alumno ha aprobado (la nota es mayor o igual a 5), la celda se ve
en color azul.
En este caso, tendramos dos condiciones en el formato
condicional de las celdas F4 a F10, que seran las siguientes:

Formato avanzado de celdas

4. ESTILOS

n ocasiones utilizars un conjunto de caractersticas de


formato (tipo de fuente, tamao, color, tramas, etc.) en varios
lugares de la hoja de clculo. En estos casos, puede ser til el tener una
forma de aplicar todo este conjunto de formatos de una vez, sin tener
que ir indicando cada caracterstica una a una.
Excel tiene los estilos para solucionar este problema. Un estilo es
una combinacin de formatos (por ejemplo, el tipo y tamao de la
letra, el color, la alineacin, ...) que se pueden aplicar de forma
conjunta.

Los estilos
estn disponibles en todas
las hojas de
clculo del
mismo libro.

Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los


formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habas aplicado
cambiarn para ajustarse a estas nuevas caractersticas de formato.
Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro
nuevo. Adems de stos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos
que existan en otros libros.
Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos
que formarn el estilo y despus dale un determinado nombre al estilo.
Para ver el cuadro de dilogo de los estilos, selecciona la opcin de
men Formato - Estilo.

Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Formato avanzado de celdas

En este cuadro de dilogo puedes ver un resumen de las distintas


caractersticas que forman el estilo que aparece en la lista Nombre del
estilo.

El botn
Eliminar permite eliminar
el estilo de la
lista. Ten en
cuenta que, al
eliminar un
estilo, las celdas sobre las
que lo habas
aplicado recuperarn el
estilo Normal,
y que no puedes eliminar el
estilo Normal.

Si la celda seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que


quieres almacenar en el estilo, simplemente tendrs que darle un
nombre al estilo y pulsar Agregar para aadirlo a la lista de estilos.
Si no es as, puedes utilizar el botn Modificar para establecer
las caractersticas de formato que formarn parte del estilo. Despus,
pulsa Agregar para introducir el estilo en la lista de estilos.
Para aplicar un estilo a una celda o a un grupo de celdas,
simplemente tienes que seleccionar la celda o celdas, abrir el cuadro
de los estilos y seleccionar el estilo que quieras aplicar desde la lista
de estilos. Ten en cuenta que, al aplicar un estilo sobre una celda, todos
los formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecern.
Adems, fjate cmo en el cuadro de dilogo de los estilos se
indican, con unas casillas de verificacin, los distintos formatos que
formarn parte del estilo. Si quieres que alguna de estas caractersticas
no quede incluida en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.
Si, una vez creado, quieres modificar las caractersticas de un
estilo, abre el cuadro de estilos, selecciona el estilo en la lista y pulsa
el botn Modificar.
Por ltimo, el botn Combinar permite copiar estilos de un libro
a otro, y as aprovecharse del trabajo con los estilos que ya hiciste en
el otro libro.

10

Formato avanzado de celdas

Si quieres
copiar un formato en ms
de una celda,
pulsa dos
veces en el
botn Copiar
formato
.
Entonces
podrs hacer
clic en las celdas en las que
quieras aplicar
el formato;
para acabar,
pulsa la tecla
[Esc].

Un botn que te puede ser til es Copiar formato


. Este
botn permite copiar un determinado formato o estilo de una celda en
otra.
Los pasos que tienes que seguir son: primero ponte en la celda
donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres
utilizar en otro sitio; pulsa el botn Copiar formato
pulsa en la celda donde quieras aplicar este formato.

y, finalmente,

5. AUTOFORMATO

dems de todo lo que hemos visto hasta ahora, tambin


puedes dejar que sea Excel quien aplique formatos por ti.
Con el comando Autoformato, Excel estudia la hoja de clculo y
aplica los formatos segn convenga, de forma automtica.
Para aplicar un autoformato, primero tienes que poner la celda
activa en el rango de celdas en el que est una tabla con datos, de lo
contrario, Excel te mostrar un mensaje dicindote que no ha
encontrado ninguna tabla sobre la que aplicar el autoformato.
A continuacin, selecciona la opcin de men Formato Autoformato, con lo que Excel te mostrar un cuadro con una lista
con los distintos autoformatos disponibles.

Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

11

Formato avanzado de celdas

Los autoformatos estn formados por una combinacin de las


siguientes caractersticas: formato de nmero, fuente, alineacin,
bordes, tramas y ancho y alto de celdas

Para quitar un
autoformato,
utiliza el
comando
Deshacer justo
despus de
haber aplicado
el autoformato, o tambin
puedes seleccionar una
celda de la
tabla de datos
y elegir el tipo
Ninguno en la
lista de autoformatos.

Cuando has seleccionado un autoformato y hay una serie de


caractersticas que no quieres modificar aunque apliques el formato
automtico, lo puedes indicar a travs del botn Opciones. En la parte
de abajo del cuadro podrs desactivar las casillas de verificacin de los
formatos que no quieres aplicar.

FORMATO DE MONEDA. EL EURO


Excel 2003 permite la utilizacin de cualquier smbolo de
moneda que tengas disponible a travs de la Configuracin
regional de Windows.
Esto quiere decir que puedes crear tu propio smbolo de
moneda y utilizarlo en Excel. Para esto, sigue los siguientes
pasos:
1.- Abre el Panel de control desde el men de Inicio de
Windows.
2.- Haz clic en el elemento Opciones regionales, de
idioma, y de fecha y hora y luego Cambiar el
formato de nmeros, fechas y horas (o haz doble clic
en el elemento Configuracin regional y de idioma, si
ests viendo el Panel de control en su vista clsica)
3.- Pulsa el botn Personalizar y accede a la ficha
Moneda.
4.- Introduce el smbolo de moneda que quieras utilizar en
el campo Smbolo de moneda o elige uno de los que
hay disponibles. Podrs utilizar el smbolo del euro, del
dlar, etc.
5.- Acepta los cuadros de dilogo.
12

Formato avanzado de celdas

A partir de ese momento, al utilizar un formato de moneda en


Excel, se utilizar el smbolo de moneda que hayas puesto. Ten
en cuenta que puedes cambiar el formato de las celdas
utilizando el men Formato - Celdas.
Este procedimiento es necesario excepto para el caso del
Euro, ya que para la moneda de la Unin Europea, Excel
facilita el botn Euro
en la barra de herramientas
Estndar, que, al pulsarlo, aplica directamente el formato
adecuado para esta moneda, incluyndose los dos decimales
que se aplican por defecto.
Tambin puedes escribir directamente el smbolo del euro en
una celda y Excel lo reconocer, aplicando a la celda el
formato adecuado. Para poner el smbolo del euro,
normalmente tendrs una tecla en el teclado con este smbolo.
Si no es as, puedes probar con la combinacin de teclas
+ 0128 (con los nmeros del teclado numrico).
Ten en cuenta que, para que Excel reconozca los valores en
euros, el sistema operativo debe ser compatible con el euro
(por ejemplo, Windows 98 o superior, Windows NT 4 con
Service Pack 4, Windows 2000 Professional o superiores).
Otra herramienta que tiene Excel para el trabajo con euros es
la funcin EUROCONVERT. Esta funcin convierte un nmero
dado en euros, convierte un nmero de euros a la moneda de
un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un
nmero de una moneda de un estado que ha adoptado el euro
a otro, utilizando para ello el euro como moneda intermedia
(triangulacin).
Tambin puedes utilizar la barra de herramientas EuroValue
con el mismo objetivo.
Accede a la ayuda de Excel si necesitas ms informacin sobre
este tema.

Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

13

You might also like