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brasileiros
das grandes massas documentais produzidas pela maquina administrativ3, as quais. passada a sua primeira idade (tramitalj=ao, utilizayao
imediata e guarda nos arquivos conentes), vaa para as arquivos intermedicirios e, posteriormente,
para as permanentes.
Essa transferencia implica a passagem por urn filtro de qualidade racionalizador
e densamente redutar. ~> pais, oportuno analisar as valores nos quais
se devem fundamentar
essa opera,cyan.
as criterios
orientadores
suportes documentais contendo informa~oes duplicadas, dispersas, rotineiras e factuais, de vig~ncia terminada e nao-utiliziveis pela pesquisa
hist6rica. Mesmo porque as tabelas devem ser elaboradas antes mesmo
da produ~iio do documento,
documentos para
objeto deste livrn.
o que se visaneste
a passagem
dos
documental
eo
caso de
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lYaopro fissional, que nao vai "selecionar", a seu bel-prazer e gosto, apena::;as docurnentos que contenham temas "palpitantes" ou assinaturas
de "figuroes",
as arquivos
publicos, seja 0 nacional, seja as estaduais ou as municipais, recolhem obrigatQriamente documentos inativos gerados ou
recebidos pelos respectivos 6rgaos cQnstituintes, no nive! de rninist~rios, secretarias e autarquias, respectivameEte do Poder Executivo federal, estadual ou municipaL Quando esses documentos chegam sem que
tenham sido submetidos a qualquer criterio de avalia<yao,muito menos
a tabelas de temporalidade, e, em acordo com a entidade de origem, se
vai proceder a uma certa triagem, e ai que 0 estudo dos valores dos dQcumentos de terceira idade pode ajudar.
Ao se evitar a qualifica<yao"hist6rica", embora, evidentemente,
estejam sendo enfocados elementos cornponentes de acervos de arquivos permanentes ou hist6ricos, esta-se querendo alienar a docurnenta~o aclministrativa inativa da conota<yaopositivista, ufanista e grandiloquente que tern sido dada, ao longa da vida brasileira, a denomina<yao
"documento hist6rico".
A hist6ria nao se faz com documentos que nasceram para ser "hist6ricos", nem com aut6grafos de grandes figuras, nem com documenlos isolados que signmquem 0 pQntQfinal de algum ato administrativo e
sim, ademais de outras fontes, com a "papdada" gerada pdo cotidiano
da vida administrativa~Redunda dal a malS absoluta necessidade de preservar-,a documenta<yao, passada a sua fase ativa, isto e, a da validade
administrativa ou jurldica. Dessa preserva<yaobeneficiam-se a pesquisa
hist6rica e a propria adrninistra<yao,pois 0 processo deds6rio s6 pode
seT Sll.tisfatoriamente informado e adequadamente instrumentado se
puder recorrera legisla<yao,
as lesolw;oesj<itomadas, aos casos registrados
em proccssos e em dossies ou aos dados constantes em atos adminislrativos semelhantes aqueles de que se esta tratando.
Urn arquivo permanente nao tern seu acervo constitu(do de "predosidades" coleciQnadas aqui e ali, recolhidas para que, com eias, 0 historiaclor estabeleo;;:aseu referendal de fontes. Urn arquivo permanente
constitui-se de documentos produzidos em geral h<imais de 25 anos
pdos varios 6rgaos da administra<yaopublica - cada 6rgao vindo a COIl:;tituir um fundo de arquivo - reman~scentes de elimil1a~ao criteriosa.
Urn documento e hist6rico quando, passada a fase ligada a razao pela
qual foi criado (informa<yao), atinge a cia sua utilizaryao pela pesquisa
hist6rica (testemunho). t; ulil para a administra~ao e a historiografia,
no sentido mai:; critico e dentifico, e nao no de "deleite cultural".
A avalia~o dos documentos de terceira idade abarca dQis aspectos fundamentais: a) 0 valor dos docurnentos (sendo a problem<itica de
sua defini~o sab~r,ate onde vai 0 administrativo e come<ya0 hist6rico
na questao da seleyao); b) a idade do documento (flXada em 2S ou 30
anos ap6s a data de cria<yao,por julgar-se, em diferentes paises, serem
estes prazos suficiente:; para 0 termino dos valores primarios).
Esses aspectos estao intrin:;ecamente ligados, j<ique valor e fazer
com que 0 documento "mererya"adentrar a terceira idade e at obter :;eu
direito it perenidade d~ cons~rva<yao."A ten:eira idade dos docum~ntos,
s6 a alcan<yaraoaqueles que a merecem; isto quer dizer que as exvuTgo~
se farao de forma correta e as transfer~ncias se realizarao de acordo com
prazas e entendimentos que nao signifiquem nem perdas Ilem entraves
no trabalho~'.71 '..,.:....., '.
Entretanto, e preci:;o nao e:;queceTque, mais do que do fluxo 01'denado, esse "merecimento" decorre, fundamentalmente, da rrovcniencia, ciafun<yaoe da natureza do cQnteudo das shies documentais. Essa
avalia<yaoad hoc s~ra bern concretizada se hOllver criterios e proccdj.
mentas bern definidos e fixados no que concerne a avalia<yao.
"A avalia<yaode documelltos prescrev~ que 0 surerfluo ~ejaelimlnado dentro de determinados prazas e que se reduza a massa documental sem prejulw da informa<yao.Para tauto, e necessari<-la an;'ilise da
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origem, dos poderes e funrroes que Ihes sao atribuidos por lei e pelos regulamentos, de sua estrutura, de sew programas, de sua politica, de sellS metodos, de suas decisoes e de suas operarroes mais
importaotes .
4. Os que tenham valor de illform~Ifii'?,isto e, que aportem uma contribuil;ao importante para a pesquisa e para os estudos no dominio do
conhecimento, qualquer que seja. Nesse caso. 0 processo de avaliayio deve acusar 0 valor potencial que os papeis apresentam para 0
trabalho de historiadores, especialistas em d~ndas politi cas, economistas, soci610gos, ge6grafos, estatisticos e mesmo, eventualmente,
especialistas de outras disdplinas.
No caso das trts primeiras categorias, e fiicil tomar decisoes, em
vista do sentido concreto e espedfico, Entretanto, no caso da quarta, os
avaliadores devem possuir conhecimentos
sobre
,
.. as materias de que tratam os diferentes coojuotos de documentos submetidos a seu exame,
mas nao se Ihes pode exigir urna "cornpetencia universal". a ideal seria
que cada avaliador se especializasse numa area mais ampla. Exemplo:
rela.,oes exteriores, problemas militares. indlistrias etc., e ter nesscs dominioo alguns conhecimentos basicos sobre seus rnetodos de pesquisa,
suas necessidades e tend!ncias. tudo para poder fazer com que reste urn
coo;uoto uti! para a pesquisa sobre temas daquelas areas.?'
A avaliarraonao e fad!' Na verdade, e a mais penosa das responsabilidades do arquivista. Assim sendo, urn dos primeiros deveres profissionais do arquiyis,ta "e fi~ar<e..n,?-j;P-Tltato,
atraves das sodedades cientificas, dos col6quios universitarios e dos congressos, com os praticantes
da pesquisa cientifica: historiadores, ;uristas, economistas, ge6grafos,
acompanhar tend!ndas, novas modas da pesquisa".1IO
Sd!ellen~~~ classifica as possibilidades profissionais do arquivista e dos funcionarioo admioistrativos, ditaodo que: a) os funcionarios
<f~'r:.eparti~o devem ser principalme!1te responsaveis pelo julga~e~;to
des va.lores primarios, isto e, dos valores que as documentos possuem
para os:usos da reparlir;:ao, mesmo na sua propria atividade, tais como
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1. Rieger. 1979.
I~Bmllicr.I\lC17:11}6.
""Collin, 1979.
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OS usos administrativos,
legais e fiscaisj b) as a~quivistas devem ser prmcipalmente responsaveis pelo julgamento dos seus valores secundarios,
isto e, dos que apresentem interesse para usos outros que nao a atividade oficial da repartiifao, tais como a pesquisa.B1
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pode manifestar-se
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juridico e fiscal .
o valor administrativo e definido no mesmo manual como inerente aos documentos "necessarios a consecu'fiio das atividades correntes do 6rgao, tais como planas, program as, relat6rios".
ber se
terceira
valor administrativo
idade do documento,
podendo
este passar
dos documentos
sua destina~o
basta averiguar
se os docu-
nao acompanha
de usa de arqwvos correntes daquele ministerio definiram minuciosamente tada a questao dos valores dos documentos administrativos, destacando a dupla fun~ao dos arquivos.8J"Eles servem d{dnstrumento para
a eficacia da adin.inistra~ao e servem de fundamenta~iio para a pesquisa.
e necessario
para
cumprimento
das atribui'f0es
e para
documendesempe-
dacumento,
e preciso verificar se
1959a:24.
~, lbid., 1959b:62.
,B Ca~tro e M~chnd(}, 1983.
o valor
e,
Iiga-
a comprevatrao
Alias, esta e uJ!la das regras gerais de fadl aplica'fiio na identificatrao dessa perda do valor administrativo.
~I Schellenberg,
ja se concretizou;
se os direitos de qualquer
cidadiiO envolvido
.~
I,;:
se da par conveniencia,
ve-
se os direi-
estiio assegurados; se
com a opera'fao
financeira
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foram protegidos e se
e passive! encontrar
referido instrumento
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sociais) e os documentos
os atos constitutivos
(escrituras).
ganiza~ao e
desenvolvimento
da institui~o,
como regulamentos,
re-
da direij:30, correspond~ncia
(estatu-
em geral
a questoes tecnico.cientlficas
ficas da instituiij:io,
documentos
de divulgaij:io produzidos
o desenho
crescente e abrangente
dessas_ ~cterfsticas
mostra
os documentos
para pro-
por essas
com os
da pesqui5a hist6rica.
11.
triagem e ao resgate da informa~o
que se-
concernente
administrativafhist6rica.
processo"'avaliado'fitU'n'ClTfeito
As series documentais
"docu-
componentes
. .As~
de
ra-~ oas normas d" lIvalia<;iiodos arqllivos pliblicos do Canad~. Vcr laml:>t:mV,iJ;qun.
1983.
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A responsabilidade
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hist6ria. jamais serao reencontradas Sf forem destruldas. Algumas lacuna5 historiograficas estao condenadas a nunea ser preenchidas por [alta
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de fontes comprobat6rias,
Assim, 0 ananja, a descri<rao e a divulga~ao das fontes hist6ricas
componentes de urn acervo arquivistico 56 sao possiveis se urn adequado luxo documental e uma consciente e cuidadosa avalia<rao/elimina<raopuderem
transformar
inconsistente,
derna-
a sodedade
em que vivem, em
TEMAS
CENTRAlS
TI
CAPtTULO
Identifica~iio de fundos
ou suportes
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Ii":
divulgar.
que a quesUio do
levantarnento dos assuntos e de outra$ informaljoes contidas nos documentas resolve-se pelos indices dos instrumentos de pesquisa. cuja e!ahotaerao e tarefa da descriljl10 e naa do arranjo dos arquivos.
Quer se trate de arquivo final de adminLstra~ao publica, au rnesrna de instituilfoes culturais que abrigarn acervos particulares, seus arquivos nao podem dispensar a flxa'fAa dos fundos. Esta nem sempre pode
ser feita a priori, parem sempre deve ser feita antes de qualquer outro
processarnento tecnico. Com essa ressalva deseja-sl' significar que, se,
par urn lado, j<i existe um vasto material a ser arranjado, e a partir do seu
estudo como conjunto administrativo
funcional que se vai impor um
quadro de arranja, dentra dos preceitos descritos mais adiante; pOl' au"
tro [ado, quando s.epode dispor de organogramas e conhecimwtu
segu"
1'0 sabre as varias entidadl'S e fun~ol's a que se ligam os documentos,
e
posslvell'stabelecer
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medida em que tais documentos se destinem a pennanecer na cust6dia desse 6rgao ou funciomirio."
4. Manual espanhol de Vicenta Cortes:"
"Os primeiros agrupamentos, reunidos em razao de sua origem, sio
as s~oes (fundos), integrarlas por papeis procedentes de urna institui~ao ou divisio arlministrativa importante, que tenha organizac;ao,
funljoes e fins conhecidos."
5. Manual ingles de Hilary Jenkinson:r.I
"Grupo de arquivo (fundo) sao todes os documentos resultantes do
trabalho de determinada administ:ras:ao, que constituiu urn todo orgAnico,completo em si mesmo. capaz de tratar, independentemente,
e sem autoridade alguma interna ou externa, de todos os aspectos de
qualquer negooo que Ihe pudesse ser apresentado de modo normal."
6. Adendo de Schellenberg a defini~ao de Jenkinson:90
"0 6rgao, em suma, deve propiciar urn carMer tal que os papeis par
ele produzidos se destaquem c1aramente dos dermis. 0 gropo de arquivo (fundo) vern a ser, destarte, urna unidade distinta, suscetivel
de ser tratada separadamente."
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'I Duchein,
1976:7-31.
Mas esse princlpio, na verdade. desdobra.se em dois. Segundo alguns te6ricos, eles chegam a se confundir; segundo outros, porem. 0
]JroYtnienzprinzip e 0 Registraturprin:zip dos alemaes diferem concretamente. Urn autor canadense9l argumenla que. para Schellenberg. 0 primeiro e 0 principio do respect des fonds, significando que 0 arran;o dos
documentos nao pode se desvincular do lugar de oode vieram. devendo
estes ser agrupados de acordo com sua origem nos corpos adminislrativos de onde provieram. 0 segundo principia e 0 relativo a ordem que
tinham os doeumentos quando na primeira e na segunda idades. Tanto
o canadense Carroll quanto 0 alemao Ernest Posner. 0 Registraturprinzip
seria 0 principia tambem chamado de "santidade" da ordem original.
Assim. ademais de nAomesclar papeis de uma reparticrio com os de outra. 0 arquivista teria ainda que respeitar 0 arranjo interno com que esses papeis vieram do orgao de origem.
Apreseptam-se,entao,
dois aspectosa serem levadosem considerat;:ao:
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~l Clrroll, 1975.
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1976:13.
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junto de documentoscriados par todos as 6rgaos locais de uma mesma
administra!j:ao?
Este e urn dos problemas enfrentados pelo arquivista, que, se
optar pela solw;ao mais simplista, do 6rgiio maior (cada ministerio
como fonda de arquivo nadonal ou cada secretaria como fonda dos
arquivos estaduais elou municipais), pade passar por dificuldades em
seu trabalho; pois tera que lidar com massas muito grandes de documenta-;ao para cada fundo. podendo suas series ficar demasiadamente
extensas para urn born servi~o posterior de descri~o e de transfermcia da informat;io. Se 0 arquivista optar por urna cetta pulveriza~o de
fundos. por outrolado, pode incorrer em outro tipo de risco; e, alem
disso. teria que agrega~los em se~oes do arquivo, que tambtm Dio 5riam poucas. Justifica-se a primeira op~o porque_e pelo 6rgio maior
que se podem identificar todas as fun~es dos 6rgaos subordinados
numa competencia mais abrangente. Por exemplo, numa Secretaria
de Fazenda cabem reparti!j:oes vanas, destinadas a receber e a cobrar
tributos, a distribuir e conceder verbas, a aplici-las, a geri-las. as 6rgaos sao mUltiplos, com servi!j:ose atividades mUltiplas, mas nio deixam de ser uniformizados por uma competencia maior. que ~ a de
gerir 0 dinheiro do Estado.
Estabelecidos quais as fundos de urna administra~o, e preciso
discernir-lhes as varia!j:oes.Como agir quando ha supressio au transfen!ncia de compet~ncias? Se uma atribui~o de urn organismo vivo e .
transferida para outro organismo vivo, os papeis que essa atribui~o pro_
duz-devem passa:r-aofundo correspondente em sell novo 6rg!o. ExempIa: a fiscalizaljao de feiras livres deixa de ser atribuilfiio de urna secretaria de abastecimento e passa, vamos supor, para uma secretaria da administraljlio. as dois fundos jli existiam e continuam a existir, sendo 0
segundo acrescentado com os papeis correspondentes aquela fiscaliza~o. Se, entretanto, a secretaria de abastecimento for suprimida, seus
papeis, in totum, nao passaro para as varias secretarias onde suas antigas
atribui!j:oesforam encaixadas. Ate a data da supressao, sua documenta!j:aoconstitui urn fundo, que sera considerado urn fundo fechado, com
data inicial e final.
Pode se dar a caso de urn 6rgao apenas mudar de nome - de
secretaria de desenvolvimento para secretaria de planejamento; mas, se
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todas as suas atribuilj:oes orem as mesmas, 0 fundo continuara a mesrna, assinalando-se a troca de nome, nada mais.
Poder-se-ia dizer ainda finite, mais sohre as transformar;:6es que
urn 6rgao administrativo pode sofrer e como isso se reflete na organiza<rao de seus papeis inativos, vale dizer, de sellS fundos. Por ora bastam
essas n0lj:0es mais gerais, ja que nossa preocupar;:ao central e a questao
da identificar;:ao. Nesse sentido. ainda sena preciso evocar, para finalizar
a questil.o, a situar;:ao dos fundos que podem estarcustodiaclos
por urn
CAPITULO
Sistematica do arranjo
Para
sChelle~b~r;,"~an;o
e ~. ':processo
de agrupamento
dos
situal,:ao an6rnala.
A identificalY8.o de fundos e urn trabalho complexo que requer
conhecimento profundo da estrutura adrninistrativa e das competencias (e suas mutal,:oes) dos 6rg8.os produtores de documental,:8.o, nos
respectivos niveis da administralYao'publicif enos varios setores da ad-
yo. Na terminologia arquivistica brasileITa, consagrou-se 0 uso da palavra "arranjo", evidentemente traduzida do ingles arrangement, e que
os estudiosos
terior de descrilY8.oe levantamento de conteudo dos documentos componentes sera seriamente prejudicado. Esse prejuizo fatalmente atingira
toda a otimizal,:ao da informalfaO administrativa e da pesquisa hist6rica,
cuja eficiencia e, afinal, a pr6pria razao de ser do arquivo permanente.
da tenninologia
arquivistica
brasileira a considerar
que
usa do vocabulo
"arranjo"
para
a obedi~ncia
as atividades
e as fUllyoes do
-------------------------------------901
Yer "Natureza
91
das opera~tks
de armnjo.' em Schellenberg,
1980n:89.
'"
6rgao produtor - nao se perea. Mesmo havendo as naturais lacunas
decorrentes cia aplicat;:ilo das tabelas de temporalidade, 0 arranjo cleve
respeitar a classific8'TaO de origem. apenas admitindo-se algumas adaptat;:6es no caso dos documentos recolhido$ sistematicamente.
No caso
das massas documentais acumuladas, 0 arranjo cleve se basear oa classifica'Taoroneta, mesmo que olio se tcohs conhecimento imediato das
atividades e fun~oes que originaram as documentos e seja necessaria
pesquisa-las para se atingir a indispensavel organicidade.
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Essa organicidade, que est! vivamente presente oa pr6pria cooceituat;:ao de fundo, ~ 0 fator que melhar esclar~ a diferent;:8 entre os
conjuntos docurnentais arquivisticos e as col~6es caracterfsticas das
bibliotecas e dos centros de documentat;lio, uma diferenc;a jli tcalada no
capitulo 2.
A opera~ao do arranjo resurne-se iii ordena~o dos conjuntos documentais remanescentes
das elimina~ijes (ditadas pelas tabelas de
temporaJidade e executadas nos arquivos correntes e intermediaries),
obedecendo a crit~rios que respeitem 0 carater orgAnico dos conjuntos.
intema e externamente. Cabe lembrar que se trata de ordena~o
feita
nos arquivos permanentes. quando realmente os conjuntos de documentas produzidoslrecolhidos
par unidades administrativas elou pessoas
fisicas passam a "conviver" uos com outros. 56 entao passando a ser
(undes. Nao ~ sem rmo que a conceituado especialista espanhol em
arquivos notariais. Matilla Tasc6n. demonstra que a denominayao "fundo" pode ser simplesmente considerada como a que substitui 0 termo
"arquivo", quando as arquivos (correntes) -de;uma"'organi7.a~o
fuzer parte de outros arquivos mais abrangentes.f6
v~m a
com
fim preclpllo de
----"------------------------------ ----------%
de archivo~", 1960.
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de propriedade
e judi-
entao ministro
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pados por fundos. isto e, todos os documentos origiharios de uma detetminada institui~ao. tal como uma entidade administrativa.
urna
corpora~o
ou uma familia. seriam agrupados
quela detenninada institui~o". '11
e considerados
fonds da-
que a clas-
sifica~
por fundos era "a Unica maneira adequada de se assegurar a
realiza~ao de uma ordem regular e unifonne".'" A partir dai, v;1rios pai_
ses seguiram 0 exemplo frances.
Nos Estados Unidos, antes mesmo da criacrao do NationaiArchives
em 1934. os arquivistas da area de arquivos hist6ricos publicos e os ligados aos grandes acervos privados ja vinham
discutindo
e adotando
-------- ------_."
..
_--------
1\
se divide em subgru-
--------------"---_
..
1973c:208-13.
I'llNil verdade, II circular de I g41, nao (Jbslall!~ ter-se Tornado mais cnnhccitill, apenas fazia
cumprir instru~es de Guizot - minislro tia jnstru~ao Publica _, que, em 1839, ordenavam 0 abandono dos veJhos c."'luCJlI'" d"s,ific" lorios. Cf. Duchei n, 1976:7-3 I ; e SchelJellberg,
1973c.
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deamento no conjunto, e reordenados segundo urn sistema de arranjo
artificial,des se obscurectrio e ~rderio tooo 0 sentido e acepr;io reais."
3. Porque tal. com que haja criterio mais ou menos universal no arranjo
e unifonnidade na descrir;ao. "Confere ao arquivista orienta~o pnitica e econllmica para 0 arranjo, descrir;ao e consulta dos documentos em sua cust6dia. Antes de fonnulado 0 prindpio, os arquivistas
reordenavam, em relar;ao aos assuntos, documentos originariamcnte reunidos quanto aos atos. Tal reajustamento era muito complicado, por pequeno que fosse 0 acervo. Tao moroso se revelava que absorvia, em geral, todo 0 tempo do arquivista. Importava tambtm
em grandes dificuldades esse glnero de trabalho, pois variavam, de
repartir;ao para reparli~o, os assuntos com respeito aos quaiscum~
pria se reorganiz.assem os papeis de urn 6rgao. Altm do mais, as
assuntos nao podiam ser, de fato, escolhidos com propriedade antes de feita uma amUise,de certo modo cabal, de lodos os itens (unidade de arquivamento) a ordenar de novo."
Se 0 arquivo permanente visa atender ao pesquisador, pode parecer paradoxal que 0 arranjo seja baseado na fonna administrativa. Para
o historiador seria mais fAdl que a ordena.,ao fosse temalica, cronol6gica ou geografica. Entretanto, tal ordenar;ao faria desaparecer ou diluiria
a percepr;ao da rado de ser do documento, 0 que, alinal, a deformaria
aos olhos do consulente. Em muitos casos pode vir ao encontro de uma
pesquisa muito mais a natureza e a significado do documento dentro
do conjunto org1nico do que
a informar;~o.n~le
contida. De qualquer
,- ..~.
. .'.. ~.",,<.I.:,.... ,",
forma, a historiador nao deixa de ser Strvido quanto aos conteudos:
para tanto existem os instrumentos de pesquisa e seus respectivos lndi.
ces, que, se montados seguindo a metodologia preconizada pela analise
documentaria, cumprinl0 a desejada transferlnda da informar;ao.
o arranjo t wna operalj:ao ao mesmo tempo intdectual e material: deve-se organil.ar as documentos uns em relar;ao aos oulros; as series, umas em relar;ao as outrasj os fundos, uns em rela~5.o80S outros;
dar nu.mero de identifica<;:,aoaos documentos; coloc~-los em pastas, caixas au latas: ordella-los !las estantes.UI!
-----_.~----~----------------
'I'lAP'ld .schellenberg,
1973c211.
LIIICharilY,
197%:2.
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~2-"F
Ao analisar as opera.-;:oesdo arranjo; Jacques Charpy chama a atencrao para a_distins;ao que cleve ser feita entre "quadro de arranjo" ,e "ar-
a p~_:eMn~ia
do estabelecimento
denotadora.
E interessante
yaO da ordenay3o
particularmente
jli
respeitando-se
os se-
l6gico
da proveniencia,
101Charpy, 1979b:2. Quatro instilncias sio preconetadas: i) quadro de arranjo e respect des
f"rlds; ii) quadro interno de urn fundo fechado; iii) quadro de urn fundo aberto; iv) quadro
de docurnentos
avulsos.
1113
Ver Herrera,
1988, caps. 8 e 9.
aguardando
processamento
tecnico:
a opera-
I
I
do quadro de~dos
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Gracy II, que detecta seu surgimento em 1967 no National Archives. "0
conceito de que cada nivel deve ter urn- arranjo coordenado com 0 dos
outros, sendo porem diferentes entre si. traz maior abrangencia a habilidade do arquivista em revelar 0 conteudo e 0 significado dos documentos,IIl6Note-se que os niveis foram justamente a base metodo16gica das
cronologicamente".
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ignorlncia).
do. Par2 estas deve ser elaborado urn quadro mais detalhado.. cootendo dados sobre as entidades ausentes, ja que as lacunas porventura
existentes podem vir a ser preenchidas pela achada de documentos
desaparecidos, como e comum acantecec.I01
Assim, como aponta 0 professor David Gracy II, a arquivista ana0
o provenibtciai
o hist6ria da entidade au biografia do individuo produtar dos docu-
,
I
"
mentos;
o angens funcianais - atividades espedficas das quais as dacumentos
resultam;
o conteuda - a extensao dos varios t6picos, eventos e perlodos;
Q
tipos de material.lllI
Conhecedor da origem que dita 0 fundo; da evoluc;aoinstitucional que the permite deteetar alterac;lles, acriscimos e supressoes de 6rgios internosi das func;oes que ditam a pr6pria tipologia. sera p0Sslvcl
ao arquivista organizar adequadamente 0 material.
Dos cinco requisitos, observa-se que os tc~sprimeiros referem-se
Aentidade produtora. Sao dados a serem obtidos, portanto. antes do
trato dos documentoS: Ja os dois liltimos s6 podem ser detectados a
'.::~lJ:":'-
-----_.---------
parti, do <ume da documenta,'n. M.no momento do ",anjo ptopriarnt:ntc diiO. tudos ties devern estar prcsentes c naturalmcnte vinculadas. Vale lcmbrar mals uena vcz que ~ no rcspeito a essa vinculat;ao
orgAnica que reside 0 ~xito do trabalho de arranja.
A sistematica do arranjo inida-se, materialmente, com 0 rccolhimento. Se a transferlncia ~a passagem dos arquivos de gesta.oaos intermediarios, para ali sofrerern as papeis a necessaria decantat;ao, 0 recoIhim~to e 0 cnvia dos documentos ~anesantes da aplicayao dos prazas ditado5 pela avalia<;io/tabelas de temporalidade para a cust6dia de-
~-"lisa
o recolhimento
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qlle:llI'J
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e complexas;
o assegure fkillocaliza.:;ao e recuperasao das informasoes;
D permita a elaborasi'io posterior de instrumentos de pesquisiI;
o salvaguarde tadas as possibilidades de compreensao, conservando
entidade produtora.
Realizadas as etapas preliminares,
a
niza~ao sequencia]
o
quadro
segundo passo
e0
fundos.
de entidades
sua evolu-
o quadro
de arranja justapoe-se
a urn guadro
previo levantamento
I
I
Arquivo do Estado de Sao Paulo a partir de janeiro de 1978, com oobjetivo de implantar
lativamente
ao periodo colonial,
guintes instrumentos:
1979; "Estrutura
grupo de trabalho
"Administra~ao
e funcionamento
da administra~iio
Co]6nia",
produziu
os se-
1982.111 So de posse
---
-------------------~------
dos documentos
poder-se-a
e estrutural
I.'
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CAPITULO
orglnico
e0
da
a determina. Na verdade, func;:ao e especie rnant!m estreita ligayao quando se trata de documentos de arquivo: sao determinantes entre si, como se vera adiante.
Como 0 ohjeto deste capitulo e 0 processamento tecnico de coojuntos documentais que j~sofreram as devidas baixas decorrentes dos
praws de temporalidade e que os fundos a que pertencem ji estao estabeleddos. serao abordadas duas situa~oes que podem se apresentar ao
arquivista:
1, Os documentos. dentro de urn mesmo fundo, estao mesdados uos
aos outros desordenadamente.
tanto no que concerne aos 6rgaos
menores produtores diretos dos documentos. quanto no que diz res-------------------
Y~f 0
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peito
a tipologia e a ordem
em sua fase
e com
produzi~os
A dellomina~io adotada deve ser esta ultima, case se adote a lTadu<;ioestrita dos manuais de T. R. SclJellenberg, (aundo analogia com os grupos e subgrupos de que fala esse
consagrado arquivisla. a prefLXO
Qsub",no caso norte-americano, juslifica-se pelo fato de a
expressio archiye gro"p corresponder em. JWrlugu~s ao que denominamos "fundos". H~
arquivistilSbrasileiros que adotam a divido do (undo direlamenle em subgrupos, em razao
dessa especifiddade da expressio inglesa.
III
incorreta a pratica da justapos~o dos documentos de determinado fondo sabre urn quadro correspondendo as antigas subdivisOes da entidade maior produtora. nos casas em que tenha sido constatada vari~
constante de 6rgaos internos e de respectivas compet!ncias. Michel Duchein,
em c8ebre artigo sabre 0 principio do respect des fonds, aborda a questiio
das divisOes internas do fondo. Embora nao as rotule com denominacra-o
alguma. ele se refere as divisOes internas de modo bastante claro e elucidativo:
"Q~do
urn fondo implica divis5es correspondentes as divis5es funcionais do organismo produtor. essas divis6es devern ser tomadas. na medida
do passivel, como base para a classificacyaoarquivisticai entretanto, e possivel que se tenha de renunciar a tal procedimento se os 6rgiios produtores
mudam de estrutura e de atribuicroes com freqU~ncia" .ll~ Nesse case. as
series a60rariam imediatamente como primeira divisao do fondo.
. claro que, se urna diretoria ou uma divisao que sempre teve fune;oes bern delineadas e estaveis se achar representada no fondo por um
conjunto documental de tal volume e importAncia que requeira a cria~o de urn grupo au se(jao. DaO ha por que nao utilizar essa categoria.
No entanto. nao convem a "poluie;ao" intema do fundo por uma
complicada rede de arranjo, ,ujos componentes pouco digam ao histodador. A este interessa, sobretudo, a analise das atividades-firn da entidade que esta pesquisando, passando-qu.ase sempre ao largo de seu traballio os esquemas organogramaticos
desta. As especificidades que eram
essenciais nos arquivos de primeira idade passam a interessar apenas
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Dl.lchein, 1976.
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variadas series. As series, unidades intermediarias, constituern-se de uniclades simples. os documentos."115 Porem, esses diferentes tipos documentais de que fala Vicenta Cortes p'0dem representar variantes correspondentes a nuao.yas de uma dada atribuic;ao administrativa.
Esquematizemos. exemplificando com uma arquivalia municipal
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FU~do
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mesmas secretarias au
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Subseriesl
diretamente
em series). 0 grupo au selfio 0 do fundo D tambem apresenII' Pan a caracteriu~iio J~fnndo fedlado, ver 05 lrabalhos m~ndonad05 na nota 112. Em
-----------------_. __ ._---------_.
115Corl~$ Alonso, 198Ib:370.
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serie e subserie,
tipo documental. No
que diz respeito aos documentos. e com esses elementos que use reconstroem 0 organograma e as atividades que as originam. 0 que
permite entender 0 arquivo como urn todD em que cada pec;:a esta
relacionada em virtude da proceMncia e do tramite. Alga bern diferente de uma bern orden ada colec;:iio de documentos, reunidos por
interesse de pesquisa, por capricho ou por necessidade de ordenar
pec;:as procedentes de varias origens".ll?
Entra aqui, urna vez mais. a questiio da organicidade
dos do-
cumentas de arquivo. Se estes resultam de diferentes ramos das funlfoes e das cornpetencias de urn 6rgao publico, as seqii~ncias de documentas nao tern sentido fora dessa sucessao, assim como nao poclem estar relacionados a outros tipos de competencias. A organicidade e, portanta, a "rela~ao entre a individualidade do documento e
o conjunto no qual ele se situa geneticamente, sendo precisamente a
base da nOlYiiode fundo de arquivo". III Esse axioma deve estar sempre presente, quase que implacavelmente, nas tarefas de organizalYiio
interna de fundos.
Tanto 0 fundo quanto suas primeiras divisoes _ grupos ou selYoese subgrupos au subselYoes(se houver) - siio, na verdade, names,
que correspondem ao 6rgao maior e suas subordina~oes, designando,
no arquivo, agiutinalYoesde documentos. Isso significa que as series e
subseries e que siio a realidade fundamental e concreta com a qual 0
. arquivista vai trabalhar fonnalmente.
o lexico internacional
~m se.;~~s ~ subse~o~s. No entanto, s~ a reconstitui~ao for possjv~J, nada impede que st"
slabele~a a mesma estrutura interna nos fundal! fechados. Dutra razia para a divisao direla
em series (que as vezes se reduz a uma ou duas) ~sua caracteristica de pequeno montante de
papCis.A Jegi5la~aopode fornecer dados sohre a cria~ao e a regulamenta~o do 6rgilo. Desse.>dados e da prqpna documenla<;ao t que parte a organiza~ao. Ver Charpy, 1979a:7.
Jil Cort6 Alonso, 1981b.
II~ Gllaye, 1984, v. 34, p. 15-23.
A Comissao de Estudo de Tenninologia Arquivfstica da Associa~ao Brasileira de Normas Tecnicas estabeleceu no projeto Arquivos: termi':lOlogia a seguinte defini~iio deE@ "Designa~ao dada as subdivisoes
ge l.!Ill fundo que refletem a natureza de sua composilYao,seja ela estru-' ,(
tural,funcional au por especie documental. As series podem ser subdi-~ididas e~ subseries". 120Essa conceitualYiioatrela-seao uso simultftneo
da oenomlni~~o serie ja mencionada. A 0PlYaopela vertente apontada
no lexico justifica-se pelo pr6prio desenvolvimento dos argumentos aqui
apresentados.
A alusao a natureza dos documentos torna evidente, em arquivistica, que 0 que a define e a funlfiio do documento no contexto e na
circunstancia em que foi criado, e tambem a tipologia documental.
Alias, em administralYao, a funlYaoe determinante para 0 documento_
tipoque sera 0 instrumento de seu cumprimento. Urn determinado
ato administrativo_s6 6 coo<:feti-zado se forveiculado por urn dado
tipo de documento que seja diplomatica e juridicamente valido para
tal. Assim, fun~iio e tipo, intrinsecamente juntos, propiciam a natureza
do documento.
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----------119
---
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JIO VT?r
Projeto 14:04.01, ciaCOIlIlssaode E.>tudod~ Terminologia Arqllivistic"IComite Brasileiro d~ Finan~a$,Bancos, Seguros, Comtrcio, Adlllinistr,,~ao ~ Documenta~a() da Associ_
a~iioBra~ileirade Normas Ttenic.s, 1982.
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funcionarios. Ora, a
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produz
relat6rios
tecnicos para
e legitimar
Se esse direito
fasse passado
lima
seT cumprida,
nao poderia
teria vali-
a inter-relas:ao
entre tipo e
tu~o
"oficializa-se" por declaras:oes formais de guerra e par uma serie
de atos legais apropriados, segundo a legislas:ao e 0 regime politico daqueles paises. Isso significa que urn pronunciamentl)'
(que pode concretizar-se
de urn deputado
e outra. Ele
(ou equivalente),
do de natureza parlamentar.
o desempenho de uma func;:ao pode ser doeumentado
de urn ou mais tipos de documentos.
'"
gao. Com isso, contudo,
Tambem se usa
gao que tenha uma
as documentos
011
0 criterio
num fun-
da tipologia documental
no caso de or-
gerados/recolhidos
siio nitidamente
caraderizados.
parlamentares:
Urn
caso de caber
requerimentos,
emendas, projetos.
visando a grande
denados -, 0 arquivista
trutura e funcionamento
tabelecer seu quadro
prescinda
Iho e facilitado,
no come~o deste
dos documentos
desor-
do conhecimento
pelo organograma
caso -
do 6rgiio possibilitado
e por regulamentos
pois
nao
pela Jegisla~ao,
(atuais e passados),
seu traba-
sup6e que
anteriores
ja Ihe podem
transmitir
aqueles
o problema
desse recolhimento
identificadas,
ordenado
caracterizadas
temporalidade)
no arquivo permanente,
Para tanto, seus arquivos deverao contar com documentos que corresrondam ill existfncia legal dessas entidades, sellS estatutos, relat6rios de
sibilidades de aglutinayao,
Exemplifiquemos
promoc;:ao e transferencia
que determi-
mante-Ias
e ordena-
das, freqiientemente.apresentam"lacunas
Nao have-
da
nas pos-
a pessoal -
que, no arquivo
corrente,
nomeayao,
assim ocor-
e 0 tipo16gico correspondem
de atribuiC;:6es do 6r-
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propostas,
a urn determinaclo setor adrniJ;l,ili~l::ativoda.!rJ",~$_prorno<yao sa:cia1 fornecer. recursos financeiros e tecnicos a casas de caridade privadas da capital e do interior. Uma de suas funs:oes sera cadastrar essas entidades.
aglutinando-os.
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dados basicos.
por meio
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drar como documentos essenciais. Urn exemplo bern tipico dessa categoria de serie e "Correspondencia".
Reportando-nos
dade legal.
Indo a outro p610 para demonstrar
funs:ao, vejamos
atraves de urn
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Serie Nomea<;8o
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documentos em ordem
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Comissao
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alfahetica onom.1stica
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117 ~
No arquivo permanente,
Serie Promo<;Ao
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efetiva
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Suhserie
Merecimento
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processos
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e transfer~nda
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documentos
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Serie Transfer~ncia
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A pedido
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o desdohramento em subseries tambem se faz necessaria quando se da lima especie de inversao, constando 0 setar que pr1:lduz 0
documento
como fatar da subdivisao. :B0 casa dos pareceres em urn
arquivo de uma assembleia legislativa. Como nos 'documentos parlamentares a caracterlstica maior para aglutina-Ios e a especie, a serie
"Pareceres" tern que ter como subseries as comiss6es que as exararam.
Urn exemplo concreto acha-se no Funda "Conselho Geral da Provincia (1824-1834)" do Arquivo Historico da Assembleia Legislativa
do Estado de Sao Paulo. A Serie la, "Pareceres", possui 10 subseries:
i) pareceres da Comissao da Fazenda e Contas; ii) pareceres da Comissao de Poderes; iii) pareceres da Comissao de Estatistica; iv) pareceres da Comissao de Postura; v) pareceres da Comissao Permanente; vi) p_~receres da Comissao de Dizimos; vii) pareceres da Comissao de Reda~ao; viii) pareceres da Comissao de FaIa; ix) pareceres
da Comissao de Policia; x) pareceres da Comissao Extraordinaria
do
Caminho de Santos.
Prosseguindo na hierarquiza.-;:ao piramidal
da organiza~ao inter-
dos documentos
do docurnento;
"
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o cronol6gico
[] cronol6gico
."", ..;
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unidade de arquivamento
coinCide com a reuniiio de urn nueleo que
organicamente teria sentido estar reunido.
Alguns te6ricos da arquivistica,- no ambito dos arquivos permanentes, consideram esses pequenos conjuntos organicos unidades minimas do arquivo, desprezando 0 documento unitario. Entretanto, nao
se pode negar que, pelo menos do ponto de vista material, a unidade
documental e a menor "possibilidade"
arquivistica. Hi dois tipos de
nlICieo de documentos que sao realmente considerados unidades documentais (nao se trata da reuniao em unidades de arquivamento
e,
sim, de uma sequencia que nao teria sentido se seus elementos fossem
tornados separadamente).
Eo caso dos\pr~~_e~sos')e dos dossies. Definindo-se os primeiros como "conjuntos de documentos de tipologias
diferentes cuja reuniao e obrigat6ria para que se ehegue a eonseeu~ao
de urn ato administrativo"
e os segundos como "eonjunto de doeumentos de tipologias diferentes, cuja reuniiio'optativa
e util para documentar urn fato, evento, assunto etc.", ambos atuam como unidades rninimas de documenta~ao,
uma vez que, formados, sao absolutamente indivisiveis.
o doeumento avulso nunea se apresenta totalmente saito, nem
no arquivo corrente, nem no intermediario, nem no permanente. Se assim fosse, seria posta em duvida a grande especificidade dos documentos de arquivo, a qual os diferencia dos outros documentos ditos de biblioteca ou de museu: a organicidade. Por isso, quando me refiro a documento unitario (unidade minima), este se encontra dentro de urn conjunto de outros que lhe sao iguais tipologicamente e que s6 em conjunto
documentam uma fun.-;:ao ou uma atividade, qualquer que seja e1a, da
admioistra~ao publica au privada.
posta de unidades de arquivamento ou de documentos avulsos. A unidade de arquivamento nao tern propriamente
urn Iugar na hierarquia
meio genHico de origem, isso nao se pode negar. a exemplo mais claro
volta a ser a correspon-dencia. Os temas tratados, as signatarios e os des-
cunstancias,
tinatarios
a unidade de arquivamento
cientifica. Assim, pode-se encadernar juntos (ou colocar na mesma caixa au lata) os relat6rios de determinada diretoria relativos a dois au
quatro anos, conforme
for
portanto,
individualida-
de. Porern, como "testemunho" do exerdcio das fun<;oes de determinado orgao, a carta isolada s6 vale em seu Iugar dentro do conjunto, da
serie oode se insere.
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CAPfTULO
Se obedecidos esses preceitos geraise entendidas torlas as possibilidades de trato documental e de armazenamento, temas 0 arranjo coocretizado. Ele ounea e estatico, no seritirlo de nan permitir flexibilidarle,
de nao ser urn sistema "hospedeiro". Se sua dinamica parece, a primeira
vista, ser puramente cumulativa, e fAdl entender que ela pode se dar
tambem no sentirlo de alargarnento au de estreitamento internos. 0 primeiro caso aearre se for acrescirla uma fUllyao nova ao 6rgao produtor,
fun<;:ao cujas atividades gerarao novas series (podendo ate prorluzir novas sefYOesou grupos, se as novas compet~ncias tiverem urn setar espedfico para cumpri-Ias). 0 estreitamento pode dar-se no casa da supressao
de uma atividade, de toda urna fun~o, au meSilla de urn setor inteiro.
Dai a rnutabilidade dos quadros de arranjo.
Todas as conceitua~oes e exernplos aqui apresentados nao podem
deixar de passar, em sua aplica~ao pratica, pelo born senso que a relatividade e a especificidade dos documentos de arquivo exigern dos profts-
10
essa entidade (ou pessoa fisica) no exercicio das fun~oes que the justificam a exist~ncia e tambern seu papel e Jugar oa sociedadei que seus do-
"-
,,';'.' ..
cumentos constituintes ja ultrapassaram 0 valor primario, intrinsecamente ligado a razao administrativa e/ou jurfdica pela qual"foram produzidos e acumulados, e que foram preservados em razao do seu valor
secundario, isto e, da possibilidade de servirem de prova ou testemunho
para efeitos cientificos, sociais e culturais. Seu campo de dominio e, pois,
o arquivo permanente, onde ja nao ha eliminacr6es de documentos.
Se se tamar as varias conceituacroes de fundo, tal como ocorrem
nos manuais mais prestigiados dos varios paises, 0 enunciado dessa definicrao vai variar muito pouco,e em aspectos sohretudo reiterativos:
algumas aludir a "um conjunto em crescimento" (isto, evidentemente,
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desde que
6rgao produtor/acumlllador
do contrario,
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o fundo
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do princi-
pia da proveniencia (0 que oconeu pela primeira vez em 1898, no manual dos arquivistas holandeses), que e a que 0 torna testemunho
do
organisillo aeumulador, na palavra abalizada de Carol Couture. 0 principia e a garantia do valor de prova (evidential value) e do valor de teste-
mentos resultantes
munho (informational value) de que tanto nos fala Schellenberg. '-'0 fundo
dos. ja que
importante
que
do funcionamento
de determinada
administrar,:ao e
e a autonomia
processado tecnicamente
prova, pois
encia do tratamento.
Como se Yiu no capitulo 7, f possive:! isolar alguns pontos fundamentais para rnelhor compreender
I:l
I:l
I:l
aeumulou,
reladonada
acumuladora
mente consolidada; e
o 0 de que 0 fator norteador
documeoto,
se;a administrativa
da constituilfao
I:l
geradosl
,.
documentais
trabalho
arquivistico
produtor,
entre as
como centrado
primariamente
no respeito
prese.rvarrao dos fatos evidenciados pelos doeumentos, na inregridade fisica e inteleetual dosdocumentos
como tais; na sua proveni~ncia
dos arquivos
administrativa,
de sua natureza.
deste
determinado
no ambito
arquivisticos,
do 'fundo e a origem do
permanentes
conexao arquivlstica
documentos
urn fundo, f
e juridica-
aut~nti-
seu criador;
responsabilidade
A grande 6gura da teoria arquivlstica
da
cos, interpendentes
desenvolvimento
inter-relaeionado
das alf6es do seu eriador;
a doeumentos arquivisticos como meios naturais, imparciais,
desde a g~-
I:l
ao pr6-
. - "'-'c':"" produzidos
I:l
e-Ihe essendal."124
ap6s analisar
da proveni~ncia
L!)
Durant;,
'2~Couture"
1994.
R()U~.\e,l",1987.
..
.
o
da proveniencia;
a de que 0 fundo abarca documentos gerados, recebidos e/ou acumulados por pessoas flSieas au juridicas, documenros necessarios 11
respeito ao principia
<
eoneeito de fundo:
ou-, 0 documento que nao e parte de urn fundo tr:m urn valor intrinseco
de informa;:ao, sem que the seja aplicado este valor de testemunho ou de
de forma independente,
0 principio
.
."
.
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.
.
-'
d 0 governo c-_
ria de fundos',. Em atendlmento
a mstruc;oesmternas
uall"
""
d"
c~sdatadas de 1839,dirigidasaos arquivos mimstenals e epOlsestell<Ii.
...
das aos arqmvos departamentals e comunalS, devenam ser abandona.
dos os velhos esquemas classificat6rios tematicos. EstabelecIa-se que
documentos originarios de uma determinada institui(j:ao,corpora(j:aoou
.
familia seriam agrupados e considerados 0 "fundo" daquela entldade. A
.
Proposta foi viabilizadano Ministerio do Interior par Natalis de WmUy,
.contelf'\9,~_~as_
circunstan~iasde criayao do documento, e a possibil_idade de se pod~r contar co~ urn criteri.ouniversal seguro:
..
A qualldade org,huca dos coo)untos documentalS arqUlvistlcos,
como e hoje entendida, vai alem da "rela(j:30significativa" a que aludia
Schellenberg relativamente ao arranjo dos documentos no fundo: arranjo como "processo de agrupamento dos documentos singulares em
unidades significatiyase 0 agrupamento em rela\ao significativade tais
unidades entre si".126A organicidade, hoje, passa a ser _~ompreendida
como a "qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, as
~~~-"--~~~~~~.
-~~--"-"-'--'
m Yer Schellenberg,
w. Schellenberg,
1973b.
1980b.
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.. _----_._-----
I,
I
I
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I
i
i
1
func;oese as atividades
da entidade acumuladora
em suas
,',
.
..
.. relayoesinter. ,
nas
e
extemas'
,
segundo
0 Dicionano
brasl1eJ-rode
terrmnologla
.
_
. . arqwVJshca Na verdade, as duas concepc;oessecompletam: apnmelra nos mos.
.
. d f d
d
d"
A
tra como se comporta 0 mtenor 0 un 0, a segun a nos lZpor que.
.. d fi"d
I .
" d" "d .I"d d d d
orgamCida e lca ev:I ente na re a(j:aoentre a III IVl U . I a e 0 ocu.
.I I'
.
127
mento e 0 conJunto no qu e e se sltua genetIcamente.
"....
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Na arqmtetura orgdOlca as acumen as e arqmvo, as pI ares
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sao 0 un 0, a sene e 0 ocumento um ana au compos 0 , numa re a- h"
.
"1
'd
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,"d d, ,'umulador, E"", rrla
r;:ao IerarqUlcaSImiar a a pr pna en 1 a
...,
. ''''
yao, alias, preside a enfoque pelo qual 0 te6rico espanhol Romero
Tallafigov~ 0 fundo e suas subdivis5es:fundo como "reuniao de series
documentaissegundouma proced~nciaorgi\nicaeinstitucionalcomurn";
serie como "uma divisao arquivistica dentro de cada fundo (ou denlro
de cada grupo) que tern por caracteristicas de identidade determinados
tipos documentais, uma origem funcional e competencias comun_s~:
I.~."..;,
Entendido 0 fundo como esseconglomerado documental organico, passemos as suas duas modalidades: ele pode ser aberto ou fechado.
No primeiro caso, a acumulat;ao e continua, uma vez que os documentos de valor permanente passarn a integra-Io pouco a pouco, a medida
que vencem os estagiosanteriores de vigenda e validade administrativa
e jurldicai no segUlldo,a entidade produtora/acurnuladora ja encerrou
suas atividades ou as teve tao substandalmente modificadas que justificam urn encertamento do fundo e a abertura de outro. Para alguns te6-.
ricos, urn fundo s6 esta completo quando esta encerrado. Como aponta
o
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~
o
\ -'''f,-"",Michel
Duchein, em virtude disso, os arquivistas italianos_D,30
con~w!$.",-,~,.""
. '
ram como arquivos propriamente ditos (fundos) doc~mentos d~ ad~i.~
nistrac;aomais recente, urna vez que Ihe negam 0 carater de umversttas
rerum, ou seja,deconjunto encerrado, caractetisticaque, para eles,tipifica
todo fundo de arquivo. MasDuchein nao concorda, afirmando que todo
documento getado por urn organismo e por ele conservado pertence,
desde sua cria~ao,ao fundo do organismo, comprovando, assim, a existencia dessefundo desde entao, ainda que nao completo ou encerrado.
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Urn fundo permanece aberto enquanto 0 organismo que 0 produz cstiveT em atividade, poclenclo tal situarrao prolongar-se por seculos. Nesse
caso se enquadra, por exemplo, 0 fundo do Parlamenla britanico, aponta Duchein.ll9
Revelaclo 0 perfil do (unclo como conjnoto documental procedente das atividades de determinado
6rgiio, passemos a entender sua
divisao inlerna. Esla corresponde as subdivisoes desse orgao (ormanclo os grupos e subgrupos) e, denIm destas. as series documentais, havendo casas em que, pelas caracteristicas peculiares da entidade. e passive! passar diretamente as series na c1assifica~ao interna
do fundo. As series constituem a realidade palpavel e conereta com
que 0 arquivista val trabalhar.
uma vez que os nlveis superiores
correspondem
0106rgao maior e a suas subdivisoes, representando,
na verdade, aglutina~oes de series.
Ora, se estas se caracteriz.am por serem integradas por documentos do mesmo tipo documental (que representa a fusao entre a especie
documental e a atividade juridica au administrativa neleveiculada). evidencia-5e que nao podem ser desarticuladas, dispersas, se1ecionadas, nem
ordenadas por criterios alheios 11.
sua especificidade documental. As pe.-;asdocumentais - os documentos individuais que constituem as series
- reunidas em agrupamentos 16gicos nas unidades de arquivamento
sao a menor unidade material arquivistica. Vale reiterar: unidade material. ja que a menor unidade orgAnica e a serie, por se acharem rep res entadas em seus documentos uma coerenda e uma uniformidade que refletem atos dispositivos au comprobat6rios
de uma mesma atividade.
Contudo, ranto uma quanta a outra, sao desprovidas de "sentido
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Neste sentido e que a arquivlstica, em todos as seus quadrantes,
nio pode aceitar 0 que se convencionou chamar de "dispersao de fundos". Convem, contudo, nao confundir a "dispersao de fundos" com 0
fenOmeno de transferencia de competencias ou atividades de urn 6rgao
para outro, au mesmo com a cria~ao de toda urna nova administraijao
(caso dos munidpios que sao divididos em outros munidpios. de novos
estados criados em urna federaijao ou de paises que se instalam a partir
de sua independencia de suas metr6poles colonizadoras). Nesse caso, 0
que se da e 0 deslocamento da documentai;io
vigente, a de primeira
idade, e ate a de segunda idade. sem cujas informaijoes a nova atividade,
a novo 6rgao, municipio, estado au pals estariam prejudicados em suas
necessidades informacionais. Esses documentos sao-lhes indispensaveis,
porque informam sobre a sua proto-hist6ria
e como tal figuram nos
respectivos arquivos, que se iniciam com 0 funcionamento
das entida,9l;~:,Esse tipo de_cessao nao se configura como "dispersao".
Do ponto de vista metodol6gico. e perfeilamente correto que os
arquivos cessantes (os relativos a atividades, entidades, orgaos ou mesrna regioes) tomem a data-limite inicial das series cedidas como datalimite final das series remaneseentes e as encerrem. Tal encerramento
pode dizer respeito a uma, a varias series ou a todo urn fundo au fundos .
a possibilidade
ra, independentemente
dessa presen~a fisica, e que houve e ha urn meio
genetico de prodU~6 e tramita~ao, no qual 0 documento unit aria nao
pode estar isolado, ainda que virtualmente, sob 0 risco de se tomarem
dOlpela metodologia
mente,
0 seu
e, principal-
arquivlsticas
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ou do
nao
e pelas administraijoes
negaque, de
urna forma ou de outra, aulorizam tal aberra~ao. Pode ale haver amparo legal, assim como 0 aplauso dos usuarios, por cornodidadc. 0
que nao pode haver e a aquiescencia do arquivista responsavel, quando se trate dOldispersao dos documentos por ele custodiados. A atitude que Ihe determina sua forma~ao e sua etica prGfissional e a de opo
siijao, protesto e esclarecimenl0
de documentos
"
lilicas ou de reorganizai;oes
prejudicados
de desaparecimento
completamente
A dispersao oenrre quando, por motivos distintos dos ja expostos, retiraffi-se documentos de nma serie, series de um fundo, Undos de
urn arquivo, para com par series e Undos de outro arquivo. Nao se esta
aventando
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junto as autoridades.
Se hOllver texlOS
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a dispersao.
pracucar
meios juridicos
e poli-
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Os especialistas chamam a atencrao para 0 fato de que todo processamento que se de a informacrao arquivistica nao pode se afastar dos
principios te6ricos basicos da arquivistica, devendo refletir sempre os
prindpig5.da,pro.v.eniencia
e da organicidade oa sua classifica~o e na
Principios de dirc~ito,intemacional em materia de arquivos acompanham os mesrnos prindpios gerais universal mente aceitos quando da
anexa!j:Ao/separac;ao de territ6rios. normal a cessao de titulos de propriedade e de todos os documentos necessarios a continuidarle administrativa. "Os arquivos publicos. elementos do dominio publico, seguem pois a sorte do territ6rio: e 0 principio dito da territorialidade dos
arquivos."llII Atente-s8, no entanto, que s6 os registros relativos a "con.tinuidade"
visticamenle
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n"ttti~I',
"separar-se",
dentro de
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interna
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1.01ThulIIU"'liCII,
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genuinamrnte
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se considerar
intelectual-
tknico, 0
considera-
custodiados
permanente
distint05
dos demais
documentos
de prodUlj3o/tramita'r8o/acumula~o.
Os centros de documentayio
e telematica
e preciso
cumentos
imparciais,
fato de os do-
interdependentes,
Unicos
sendo a co-
arquivlstico
de valor pennanente
do patrinlOnio documental
assesurados
e urn
nacional.
a sua integridade
flsica
reeebe
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para "trocar" ou retcr documentos de Dutro domidlio legal. Dutra proe Dutro rodo genetica,
A integralizayao de fundos de arquivo, assim como as informayoes dispersas que sao de interesse para a historia dos paises contidas em
diferentes fundos customados fora de seu territ6rio, como -veremos adiante, sao hoje uma da.s mais strias preocupayoes dOlarquivologia no
ambito internaclonaI.
Embora constituam variantes distintas - reuniao material de do-
da5 dizem respeito illmesma preocupac;:ao de proporcionar a05 historiadores e aos cidada05 em geral a quadro mais completo de fontcs que
testemunhem a evolu~ao nacional eviabilizem meios para sua identida-
171
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