r

CAPITULO

Valores dos documentos de terceira idade

brasileiros

desafio essencial que se apresenta

oa atualidade e 0 da transferencia.

aos arquivos publicos

no sell devido tempo,

das grandes massas documentais produzidas pela maquina administrativ3, as quais. passada a sua primeira idade (tramitalj=ao, utilizayao
imediata e guarda nos arquivos conentes), vaa para as arquivos intermedicirios e, posteriormente,
para as permanentes.
Essa transferencia implica a passagem por urn filtro de qualidade racionalizador
e densamente redutar. ~> pais, oportuno analisar as valores nos quais
se devem fundamentar
essa opera,cyan.

as criterios

orientadores

que van dar forma a

Naa se pretende aqui enumerar principios para a elabora~o de

tahelas de temporalidade,
dos papeis que autorizam,

instrumentos reguladores dos prazos de vida

nos arquivos intermediarios, a dimina~ao de

suportes documentais contendo informa~oes duplicadas, dispersas, rotineiras e factuais, de vig~ncia terminada e nao-utiliziveis pela pesquisa
hist6rica. Mesmo porque as tabelas devem ser elaboradas antes mesmo
da produ~iio do documento,
documentos para
objeto deste livrn.

ou em data muito anterior

arquivo hist6rico, cujo tratamento

o que se visaneste

a passagem

dos

documental

eo

capitulo e nortear os arquivistas para

uma possivel triagem em uma acumula~ao

caso de

nos arquivos illativos, quall-

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do para tal acumula~ao nao se ohedeceu a qualquer criteria de prazo de

guarda ou destrui\30, pda simples inexist~nda daquela:l tahelas .

Trata-se de expor urn leque de'valores aplid.veis ao:'idocumentos

de terceira idade para U50 em situa~oes ad hoc, das quais as arquivistas
vao se valer, juntamente corn a legisla(j:ao e outros elementos que lhe:;
esdareyam as contato:; de produyao daqueles documentos.
Ao ser ehamado a urn arquivo central de urn 6rgao publico, a
arquivista tern que explicar, com a seguran?l que the garante sua forma-

lYaopro fissional, que nao vai "selecionar", a seu bel-prazer e gosto, apena::;as docurnentos que contenham temas "palpitantes" ou assinaturas
de "figuroes",

as arquivos

publicos, seja 0 nacional, seja as estaduais ou as municipais, recolhem obrigatQriamente documentos inativos gerados ou
recebidos pelos respectivos 6rgaos cQnstituintes, no nive! de rninist~rios, secretarias e autarquias, respectivameEte do Poder Executivo federal, estadual ou municipaL Quando esses documentos chegam sem que
tenham sido submetidos a qualquer criterio de avalia<yao,muito menos
a tabelas de temporalidade, e, em acordo com a entidade de origem, se
vai proceder a uma certa triagem, e ai que 0 estudo dos valores dos dQcumentos de terceira idade pode ajudar.
Ao se evitar a qualifica<yao"hist6rica", embora, evidentemente,
estejam sendo enfocados elementos cornponentes de acervos de arquivos permanentes ou hist6ricos, esta-se querendo alienar a docurnenta~o aclministrativa inativa da conota<yaopositivista, ufanista e grandiloquente que tern sido dada, ao longa da vida brasileira, a denomina<yao
"documento hist6rico".
A hist6ria nao se faz com documentos que nasceram para ser "hist6ricos", nem com aut6grafos de grandes figuras, nem com documenlos isolados que signmquem 0 pQntQfinal de algum ato administrativo e
sim, ademais de outras fontes, com a "papdada" gerada pdo cotidiano
da vida administrativa~Redunda dal a malS absoluta necessidade de preservar-,a documenta<yao, passada a sua fase ativa, isto e, a da validade
administrativa ou jurldica. Dessa preserva<yaobeneficiam-se a pesquisa
hist6rica e a propria adrninistra<yao,pois 0 processo deds6rio s6 pode
seT Sll.tisfatoriamente informado e adequadamente instrumentado se
puder recorrera legisla<yao,
as lesolw;oesj<itomadas, aos casos registrados

em proccssos e em dossies ou aos dados constantes em atos adminislrativos semelhantes aqueles de que se esta tratando.
Urn arquivo permanente nao tern seu acervo constitu(do de "predosidades" coleciQnadas aqui e ali, recolhidas para que, com eias, 0 historiaclor estabeleo;;:aseu referendal de fontes. Urn arquivo permanente
constitui-se de documentos produzidos em geral h<imais de 25 anos
pdos varios 6rgaos da administra<yaopublica - cada 6rgao vindo a COIl:;tituir um fundo de arquivo - reman~scentes de elimil1a~ao criteriosa.
Urn documento e hist6rico quando, passada a fase ligada a razao pela
qual foi criado (informa<yao), atinge a cia sua utilizaryao pela pesquisa
hist6rica (testemunho). t; ulil para a administra~ao e a historiografia,
no sentido mai:; critico e dentifico, e nao no de "deleite cultural".
A avalia~o dos documentos de terceira idade abarca dQis aspectos fundamentais: a) 0 valor dos docurnentos (sendo a problem<itica de
sua defini~o sab~r,ate onde vai 0 administrativo e come<ya0 hist6rico
na questao da seleyao); b) a idade do documento (flXada em 2S ou 30
anos ap6s a data de cria<yao,por julgar-se, em diferentes paises, serem
estes prazos suficiente:; para 0 termino dos valores primarios).
Esses aspectos estao intrin:;ecamente ligados, j<ique valor e fazer
com que 0 documento "mererya"adentrar a terceira idade e at obter :;eu
direito it perenidade d~ cons~rva<yao."A ten:eira idade dos docum~ntos,
s6 a alcan<yaraoaqueles que a merecem; isto quer dizer que as exvuTgo~
se farao de forma correta e as transfer~ncias se realizarao de acordo com
prazas e entendimentos que nao signifiquem nem perdas Ilem entraves
no trabalho~'.71 '..,.:....., '.
Entretanto, e preci:;o nao e:;queceTque, mais do que do fluxo 01'denado, esse "merecimento" decorre, fundamentalmente, da rrovcniencia, ciafun<yaoe da natureza do cQnteudo das shies documentais. Essa
avalia<yaoad hoc s~ra bern concretizada se hOllver criterios e proccdj.
mentas bern definidos e fixados no que concerne a avalia<yao.
"A avalia<yaode documelltos prescrev~ que 0 surerfluo ~ejaelimlnado dentro de determinados prazas e que se reduza a massa documental sem prejulw da informa<yao.Para tauto, e necessari<-la an;'ilise da

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"Toda mecanismo modemo dos arquivos ests condicionado pela

solm;ao de urn problema-chave: 0 da eIiminas:ao dos documentos iouleis. Por formaC;:3o au por vocayao, 0 arquivista e necessariamente urn
historiador (quando no Ambito dos arquivos hist6ricos) e porque sabe,
por experi~ncia pessoal, como es<:revera hist6ria e com que material. ele
naD pode se resignar a ser sornente urn conservador de arquivos; ele se
tornou, de certa forma, urn especialista da eliminat;:ao, ele e uma [pessoa] que sabe destruir. Com efeha, e-lhe impassivel contentar-se em
reeeher sempre 56 as fundos que as repartic;:6esqueiram remeter-the,
depois de uma triagem feita por elas mesmas. Os serviljos publicos raramente estao qualificados para apreciar 0 valor hist6rico dos documentos que eles manipulam. Em nome da hist6ria, 0 arquivista reivindicou
o direito de vida e morte sabre os papeis. Pode-se dizer que hoje, em
todos os raises, a legislar;:aoe a pratica acabaram por admitir que, a principio. nenhuma destruir;:ao podera ser feita sem autorizayao de urn arquivista responsavel, 0 que supoe relar;:oesestreitas e constantes entre os
arquivos (hist6ricos) e as administrar;:oes.'"73
Ao estabelecer e discernir a que diferencia 0 valor administrativo
do valor hist6rico ou 0 que as superpoe, 0 arquivista ja eslara eslabele.
cendo as criterios de valor dos documentes de ferceira idade. Segundo
Morris Rieger, arquivista nort~-americano credenciado junto ao ConseIho Internacional de Arquivos e.especialista em avalialjao, 0 valor primario e a pr6pria razao do documento; ja 0 valor secundario e urn val!>r
~idua1 que os papeis ainda P9dem conservar, Ele assim defme, como
documentos de valor secundario, sendo, pgrtanto, conservaveis:
I. Os que continuam a apresentarvalor administrativo, jurldico, financeiro para a administrar;:aode origem ou para outras administra~5es,
depois de ter perdido seu valor primario para as operalj5es correntes.
2. Os que podem ter valor para a p~o~er;:aodos direitos cfvicos, juridicos
e de propriedade de_certos cidadaos ou de toda a populayao; trata-se
de urn valor ligado aos ~rei_tl2S_~--:tdivid.uais,
3. Os que possuem valor
~~.!.e_stemunhoou de "documentalfio fun-.
cioOiI1",islo e, refletem a evoluyao hisl6rica da administralj30 de
-

110

origem, dos poderes e funrroes que Ihes sao atribuidos por lei e pelos regulamentos, de sua estrutura, de sew programas, de sua politica, de sellS metodos, de suas decisoes e de suas operarroes mais
importaotes .
4. Os que tenham valor de illform~Ifii'?,isto e, que aportem uma contribuil;ao importante para a pesquisa e para os estudos no dominio do
conhecimento, qualquer que seja. Nesse caso. 0 processo de avaliayio deve acusar 0 valor potencial que os papeis apresentam para 0
trabalho de historiadores, especialistas em d~ndas politi cas, economistas, soci610gos, ge6grafos, estatisticos e mesmo, eventualmente,
especialistas de outras disdplinas.
No caso das trts primeiras categorias, e fiicil tomar decisoes, em
vista do sentido concreto e espedfico, Entretanto, no caso da quarta, os
avaliadores devem possuir conhecimentos
sobre
,
.. as materias de que tratam os diferentes coojuotos de documentos submetidos a seu exame,
mas nao se Ihes pode exigir urna "cornpetencia universal". a ideal seria
que cada avaliador se especializasse numa area mais ampla. Exemplo:
rela.,oes exteriores, problemas militares. indlistrias etc., e ter nesscs dominioo alguns conhecimentos basicos sobre seus rnetodos de pesquisa,
suas necessidades e tend!ncias. tudo para poder fazer com que reste urn
coo;uoto uti! para a pesquisa sobre temas daquelas areas.?'
A avaliarraonao e fad!' Na verdade, e a mais penosa das responsabilidades do arquivista. Assim sendo, urn dos primeiros deveres profissionais do arquiyis,ta "e fi~ar<e..n,?-j;P-Tltato,
atraves das sodedades cientificas, dos col6quios universitarios e dos congressos, com os praticantes
da pesquisa cientifica: historiadores, ;uristas, economistas, ge6grafos,
acompanhar tend!ndas, novas modas da pesquisa".1IO
Sd!ellen~~~ classifica as possibilidades profissionais do arquivista e dos funcionarioo admioistrativos, ditaodo que: a) os funcionarios
<f~'r:.eparti~o devem ser principalme!1te responsaveis pelo julga~e~;to
des va.lores primarios, isto e, dos valores que as documentos possuem
para os:usos da reparlir;:ao, mesmo na sua propria atividade, tais como
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1. Rieger. 1979.
I~Bmllicr.I\lC17:11}6.

""Collin, 1979.

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no
OS usos administrativos,
legais e fiscaisj b) as a~quivistas devem ser prmcipalmente responsaveis pelo julgamento dos seus valores secundarios,
isto e, dos que apresentem interesse para usos outros que nao a atividade oficial da repartiifao, tais como a pesquisa.B1

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Portanto, no caso dos valores secundarios, pode-se conlar com

auxiliares para a identifica~ao de documentos especificos requeridos
como prova da atividade da repartir;:ao e para a indicar;:ao da importl1ncia e da exclusividade da informar;:ao sabre pessoas, lugares e coisas cooticlas nos seus documentos. Mas cabe aDs arquivistas a responsabilidacle
final pela determinas:iio de tais valores, pais a fuOlrao de sua instituic;:ao e
preservar as documentos
que possuem esses valores. E 0 pr6prio
Schellenberg quem reitera: "valores primarios correspondem aos interesses da pr6pria reparti9io de origem; valores secundarios sao as de
interesse de outras reparti~oes e de historiadores, par rawes muito mais
amplas do que as ligadas aos valores primarios" .'

121

nho d" fun,"" da entidadepwdutom/"umuladom. E"a nm"idade

pode manifestar-se

pelos valores administrativo,

i!

juridico e fiscal .

o valor administrativo e definido no mesmo manual como inerente aos documentos "necessarios a consecu'fiio das atividades correntes do 6rgao, tais como planas, program as, relat6rios".
ber se

terceira

valor administrativo

acabou e jase pode considerar

idade do documento,

podendo

este passar

(de expurgo ou de guarda permanente),

dos documentos

Para se saa valor de

sua destina~o

basta averiguar

mentos deixaram de estar ligados ao desempenho

se referem; se 0 objetivo principal dos documentos
conserva~ao

se os docu-

por mero habi-

to; se as operas:oes a que os documentos se ligam ja foram condufdas;

se a guarda dos documentos serve apenas como garantia contra reda
possivel ohter os mesmos docu-

Quanta aos valores secundarios (que, no caso, sao as que mais

nos interessam), a arquvista norte-americana
estabelece duas especies
de elementos: a) v~or~Ae
prova (ligados a poHtica administrativa, a

Como de valor juridico sao apontados os documeotos "que en~

v!llvem direitos e deveres do cidadao para com 0 Estado e vice-versa,

hist6ria do 6rgao, aos processos por ele gerados etc.); e b) .:'!':i.!J?res

de
informa~o
(ligados aos direitos pessoais, a atos administrativos etc.).

seodo os que PE?duzem efeito peraote as tribunais, regulamentam

as
rela'foes externas e internas do 6rgiio". Para saber se 0 valor jurldioo ja

Sem fugir ao embasamento proporcionado

par Schellenberg, as
autoras do manllal da Seplan sobre avalia~ao de documentos para efeito

nao acompanha

de usa de arqwvos correntes daquele ministerio definiram minuciosamente tada a questao dos valores dos documentos administrativos, destacando a dupla fun~ao dos arquivos.8J"Eles servem d{dnstrumento para
a eficacia da adin.inistra~ao e servem de fundamenta~iio para a pesquisa.

ja atingiu seu objetivo principal; se os direitos dos 6rgaos foram devida-'

Assim, tomam 0 valor primario como "0 estabelecido em fUTI'fao do

interesse que 0 documento possa ter para a entidade que 0 produziu el
ou acumulou", e 0 valor secundario como 0 "estabelecido em fun'riio do
grau de interesse que venha a ter para a pesquisa hist6rica".
Para averiguar ~ valor primario e preciso verificar se
to

e necessario

para

cumprimento

das atribui'f0es

e para

documendesempe-

dacumento,

e preciso verificar se

cifioo a que se referem os documentos

mente resguardados;

1959a:24.

~, lbid., 1959b:62.
,B Ca~tro e M~chnd(}, 1983.

ato juridico espese a preva legal

cidadiio foram devida-

mente protegidos e se o,documellto ..:e:K!~~~.

em algum outro lugar, isto
se se trata de duplicata ou niio.

o valor

fiscal e explicado como

que figura nos documentos

e,

Iiga-

a comprevatrao

de receita e despesa, gera-

das para atender a exig~ncias governamentais.

Trata-se de notas fiscais,

dos a opera~oes financeiras e

faturas, recibos etc. Esses documentos

do se averigua que

perdem seu valor primcirio quan-

objetivo pela qual foram criados ja foi atingido.

Alias, esta e uJ!la das regras gerais de fadl aplica'fiio na identificatrao dessa perda do valor administrativo.

~I Schellenberg,

ja se concretizou;

se os direitos de qualquer

No caso dessa area administrativa,

rifica-se se a transa'fiio financeira espedfica ja foi concluida;

tos do 6rgao envolvido com a transa'fiio financeira
os direitos de qualquer

cidadiiO envolvido

.~

I,;:

Cia atividade a que

ja foi atingido; se a

se da par conveniencia,

ma'foes de ardem administrativa;.s~.e

mentos em outro lugar.

ve-

se os direi-

estiio assegurados; se

com a opera'fao

financeira

j:

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foram protegidos e se

e passive! encontrar

esses mesmos documentos

em outro lugar, na forma de duplicata.

0

referido instrumento

de trabalho daSeplan conside~

fa que esse valor corresponde ao grau de importAncia que 0 documento

possui para a pesquisa, dentro de sua utilizacrao para al6n do interesse

da entidade que 0 eriou, sendo importantes clados sobre a origem, a

organizal,iio, a func;:ao,os metodos e as operalj:Oes do 6rgao. Pacem, alem
desse que seria 0 "valor primario" denteo do secundario, 0 conteudo, a
forma, 0 suporte do documento podem forneeer urn leque mais amplo
de informalj:oes hist6ricas que se reladonam com a vida politica, institucional, social e ate cotidiana da sociedade em enja contexto 0 documento oi gerado.
Para esse valor de guarda pennanente e preciso estar atento a trb
princlpios fundamentais
que t~m sido expostos exaustivamente
por
Schellenberg em toda a sua vasta obra e dos quais, para aquele arquivis~
ta, nao se pode fugir quando num procedimento
de aValiaij:30. Sao eles

f:'.~:

atos de criaij:iio (leis, decretos, resaluyoes),

tos, contratos

Quanto ao valor secundario ---.:0 que irnplica a passagem para a

terceira idade -,

'"
sociais) e os documentos

os atos constitutivos

relativos a direitos patrimoniais

(escrituras).

Ademais, tambem 0 sAo as documentos

ganiza~ao e

desenvolvimento

da institui~o,

gimentos, pianos, projetos e programas

da instituiij:ao; atos e relatorios

que reflitam a or~

como regulamentos,

re-

que tratem das atividades-fim

da direij:30, correspond~ncia

que trate nao 56 de atividades-fim

Tamb~m aponta

(estatu-

em geral

como de delega~ao de poderes etc.

Arquivo Nacional os registros visuais au sonoros que

reflitam a vida da instituiij:3o, documentos que firmem jurisprud~ncia,

documentos concernentes a administraij:3.o de pessaal, documentos que
respondam

a questoes tecnico.cientlficas

ficas da instituiij:io,

documentos

de divulgaij:io produzidos

mOfjiio da instituiij:3.o e documentos

o desenho

relativas as atividades especi-

de valor artistico e cultural.M

crescente e abrangente

que vao desde as mais intrinsecamente

do orgao que produziu

dessas_ ~cterfsticas

mostra

chegadas as atividades principais

os documentos

mesmo 6rgao com a pr6pria

para pro-

ate as que fixam as rela~oes do

sociedade. Assim preservados,

por essas

os princlpios de unicidade, de forma e de importoincia. Verifica-se a

uoicidade no suporte ,qua_f!-dO'
nao hit c6pias do docufuento, e no cooteudo quando nao ha document0l! recapitulativos nem slnleses. Quanto
ao que denomina fonna, trata~se de v~rificar 0 grau da informaij:3o: se
extensiva, inlensiva ou diversificada. 0 principio da importancia'e 0 mais
subjetivo e difid!, apesar de ser 0 essendal. Nele pode-se induir os dois
tipos de valor hist6rico: 0 probat6rio e 0 informativo. 0 primeiro refe~
fe-se a historia e a aij:ilodo orgao. 0 segundo, aos selIs docuriu.ilto'S' que
elucidam aspectos econOmicos, politicos, de pesquisa, sociais e estatisti-

jam os interesses e as tend~ncias da pesquisa, 0 arquivista estara correta

cos. Com isso, ha possibilidades concretas de levantar a hist6ria de urn

6rgao e, paralelamente, extrair de sua documentaij:3.o informes hist6ri~

atividades, fun~6es e competl!ncias

cos de toda espede.

Para 0 Arquivo ~adonal brasileiro sao considerados documentos
de guarda permanente "os de valor probat6rio com relaij:3.oa direitos,

sim, e A serie e nao ao documento

tanto de pessoas ffsicas au juridicas, quanto de coletividades, e os de

valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenOmenos cuja memoria, em
termos hist6ricos, seja considerada relevante (em entidades ptiblicas ou
privadas)". Assim, serao "hist6ricos" os documentos
referentes A ori~
gem, aos direitos e aos objetivos da instituiij:3.o. Exemplifica-se

com os

mesmas razoes, os documentos

tos e abordagens

servirao aos mais variados temas, a.<;pec-

da pesqui5a hist6rica.

Se ficar atento a essas qualifica~oes, por mais cambiantes

e eficazmente cumprindo

a vertente da fun~ao arquivlstica

11.
triagem e ao resgate da informa~o

f: preciso enfatizar que

menta por documento".
denota a identidade

que se-

concernente

administrativafhist6rica.

processo"'avaliado'fitU'n'ClTfeito

As series documentais

"docu-

que refletem operaij:oes,

definem~se por sua tipologia, e esta

de cada urn de seus documentos

componentes

que se da a senten~a definit6ria

. .As~
de

vida ou morte. E a ela que se referem as prazos fixadas pelas tabelas de

temporalidade.

A4NOflllilS gerais ... 1983 .1:.1;1"

llla"lI~l, 3iisim COIllO0 menciolladu

n~ n{)la anterior. in.pi-

ra-~ oas normas d" lIvalia<;iiodos arqllivos pliblicos do Canad~. Vcr laml:>t:mV,iJ;qun.
1983.

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A responsabilidade

de uma opera~ao de descarte cleve seT sempre

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coletiva e todo 0 procedirnento muito bern, metodo16gica e teoricamente,

embasado. Nunca e demais destacar que fontes de irnportfmcia para a

".,

hist6ria. jamais serao reencontradas Sf forem destruldas. Algumas lacuna5 historiograficas estao condenadas a nunea ser preenchidas por [alta

.
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de fontes comprobat6rias,
Assim, 0 ananja, a descri<rao e a divulga~ao das fontes hist6ricas
componentes de urn acervo arquivistico 56 sao possiveis se urn adequado luxo documental e uma consciente e cuidadosa avalia<rao/elimina<raopuderem

transformar

uma massa. documental

inconsistente,

derna-

siado dUulda e abrangente como informayao nurn organizado conjunto

de fundos, devidamentl:: arranjados e devidamente descritos por meio
de instrumentoS de pesquisa que nao permitam perdas de dados. Toda
e qualquer informa~ao pode da! ser transferida, para efeitos de analise,
sintese e explic<u;:ao pelos historiadores,
cumprimento

a sodedade

do papd que nela lhes compete,

em que vivem, em

TEMAS
CENTRAlS

TI
CAPtTULO

Identifica~iio de fundos

indispensavcl que a ordenat;:ao de arquivos permanentes se'

falja por funclos. Haje em dia ja e inadmisslvel, mesmo nos pa'ses cujo
emprego de tratamento arquivistico adequado a seus acervos documentais administrativas seja recente, que as documentos estejam arranjados
por assunto,

por ordem crono16gica (mica, por formatas

ou suportes

materiais da documentayao que Ihe compete reealher, traur, custodiae,

preservar

'~.-

Ii":

divulgar.

Dc: hli muita esta estabeleeido

que a quesUio do

levantarnento dos assuntos e de outra$ informaljoes contidas nos documentas resolve-se pelos indices dos instrumentos de pesquisa. cuja e!ahotaerao e tarefa da descriljl10 e naa do arranjo dos arquivos.
Quer se trate de arquivo final de adminLstra~ao publica, au rnesrna de instituilfoes culturais que abrigarn acervos particulares, seus arquivos nao podem dispensar a flxa'fAa dos fundos. Esta nem sempre pode
ser feita a priori, parem sempre deve ser feita antes de qualquer outro
processarnento tecnico. Com essa ressalva deseja-sl' significar que, se,
par urn lado, j<i existe um vasto material a ser arranjado, e a partir do seu
estudo como conjunto administrativo
funcional que se vai impor um
quadro de arranja, dentra dos preceitos descritos mais adiante; pOl' au"
tro [ado, quando s.epode dispor de organogramas e conhecimwtu
segu"
1'0 sabre as varias entidadl'S e fun~ol's a que se ligam os documentos,
e
posslvell'stabelecer

antes um guadro dl' fund as, em cada urn dos quais a

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documentsyiio recolhida sera integrada. Alias, a agregaljao em rundos e

perfeitamente compreens(vel em arquivos permanentes, code 0 docu
mento sozinho naa tern sentido, valenda. ista sim, 0 conjunto.
Acimite-se com~ fundo' 0 conjunto de documentos produzidos
e/on acumulados por determinada entidade publica au privada. pessoa
au familia, no exerdcio de suas fUDf.:oes e atividades, guardando entre si
relaljoes organicas, e que sao preservados como prava au testemunho
legal e/on cultural, nao devendo ser mesclados a documentos de outro
conjunto, gerado por Dutra institui~o. mesma que este, por quaisquer
M

razoes. Ihe seja afim.

As definiyoes cIassicas de fondo correm por conta de:

I. Manual frances de arquivlstica:JS

"Funda de arquivo e 0 conjunto de documentos de toda natureza
que qualquer coepo administrativo, qualquer pessoa ftsica ou juridica tenha reunido, autom<1ticae organicamente, em rauo de suas fun~oes ou de sua atividade. Isto e, dele fattm parte os rascunhos eJou as
duplicatas dos documentos expedidos e os originais e10u c6pias de
Petras recebidas, assim como os documentos elaborados em consequencia das atividades intemas dos organismos considerados e as
documentos reunidos par sua pr6pria documentac;ao, bern como os
conjuntos eventualmente herdados de outros organismos aos quais
sucede totalmente ou em parte."
2. lexico de tenninologia arquivistica:16
"Funda de arquivo e urn conjunto de documentos cujo crescimento se
efetua no exercici(;'das atividades de urna pessoa fisica ou juridica."
3. Manual holanMs da Associa~ii.odos Arquivistas:67
"Arquivo (fundo) e 0 conjunto de documentos escritos, desenhos e
material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por deter.
minado 6rgao administrativo ou par urn de seus funcion<1rios,na

.~~---------~---------------~--~-------

'.1Direction des Archives de France, 1970:23.

I\h Elst~ier'slaic,m. .., 1964:33.
,7 Associa{<iodos Arql1ivista~l-Io1~llldesa;,1960:9.A p:1lavraho\andea IIrchiefe traJL.lzid'1
pam 0 f,arlces f'ur f,md, d'nrr;/rivt:le pan10 lnglts por IlrciliYl:sgroup, 5igLlilicalido,portanlo,
[""do.

medida em que tais documentos se destinem a pennanecer na cust6dia desse 6rgao ou funciomirio."
4. Manual espanhol de Vicenta Cortes:"
"Os primeiros agrupamentos, reunidos em razao de sua origem, sio
as s~oes (fundos), integrarlas por papeis procedentes de urna institui~ao ou divisio arlministrativa importante, que tenha organizac;ao,
funljoes e fins conhecidos."
5. Manual ingles de Hilary Jenkinson:r.I
"Grupo de arquivo (fundo) sao todes os documentos resultantes do
trabalho de determinada administ:ras:ao, que constituiu urn todo orgAnico,completo em si mesmo. capaz de tratar, independentemente,
e sem autoridade alguma interna ou externa, de todos os aspectos de
qualquer negooo que Ihe pudesse ser apresentado de modo normal."
6. Adendo de Schellenberg a defini~ao de Jenkinson:90
"0 6rgao, em suma, deve propiciar urn carMer tal que os papeis par
ele produzidos se destaquem c1aramente dos dermis. 0 gropo de arquivo (fundo) vern a ser, destarte, urna unidade distinta, suscetivel
de ser tratada separadamente."

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Confrontando essas conceitua~oes b<tsicas.internacionalmente

aceitas e que de nenhuroa forma se contradizem, pelo contrario, harmonizam-5e e refon;:am-se umas as outras, e possivel depreender alguns
pontos funrlarnentais:
a que 0 fondo abarca documentos geradoslrecebidos por entidades 6sicas ou ;uridicas necess<1riosa sua cria~ao, ao seu funcionamento e

IIICorlts Alonso, 1\179:51.A denomina,.ao secci6n como a primeira divis.ilodo arquivo

corresponde l nossa o~o de fundo. Embora exisla a palavra jrmd" em espanhol, usalll-na
oum senlido mais amplo, quase que como urn coletivo para sea:iolltS .
Jenkinson, 1922;11,apud Schellenberg, 1980a:126.A tradu~;!o de archive group, con~tanle
nena obra como grupo de arquivo, deve scr preferivelmenle Iraduzida para 0 porlogu~~ por
fundo; quanta ao tenna rt!rords group, a subdivis;!o do fundo, a sua tradu{<iona lerminologia brasileira e grllpo.
'<ISchellenberg, 1980a:1l6. 1510,embora este autor em outra obr~ (MIlIIlIrI/d~ mqlli~"s,
1959;87) teote mostror que 0 Qrchi~t group apre~enta algumas diferell'~~sde cOl1,liluj\"~oe
de tratamento n05 arquivos, em ri:la~lloaus modelos francese, e inglese,.

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ao exercicio das atividades que justifiquem a sua exis~da mesma,

descartando-se, assim, a caracterizcu;:aode col~o (documentos reunidos pOT razoes cientificas, artfsticas, de entretenimento au quaisquer outras que nao as administrativas);
D que as dOcumenta5 pertencentes a urn mesma fundo guardam rda~o orginica entre si. oonstituindo urna unidade distinta, como Crisa
Schellenberg, nao podenda seus componentes sec separados. vindo a
constiturr Qutros agrupamentos aleatoriamente;
D que a no~o de fundo esta estritamente ligada ao proprio orgio gerador dos docuinentos; essa nofj:iopreside a fixa~o dos fundos, muito
embora a prodll,?o dos documentos represente a sua primeira idade
e 0 estabe1ecimento de fundos seja uma opera~o dpiea do arquivo
permanente, portanto aplicada a docurnentos de terceira idade;
o que para as documentos possibilitarem a constituifj:io de urn fundo e
preciso que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente
consolidada, como aponta Vicenta Cortes em sua definic;:ao;
o que 0 fator norteador da constituiyao do fundo I: 0 orgao produtor, a
origem do documento, 0 que ele representa no momenta de sua crialf3.o. A entidade que 0 gerou, a razao pela qual foi eriado e sua fun~o
sao fatores que 0 marcarao definitivamente. mesmo que a sua utiliza,?o pelos historiadores seja muito mais ampla, e atl: mesmo muito
mais diversificada do que se poderia supor quando da produ,?o da
informa,?o.
Examinanclo-se _essasassertivas, pode-se eompreender melhor 0
principio fundamental da arquivistica no Ambito dos arquivos permanentes: o'!'!.-spect des fondS (ou principia da proveni~ncia), que oonsiste
em deixar agrupados, sem misturar a outros, as arquivos (documentos
de qualquer natureza) provernentes de uma administra~ao, de urn estabeledmento ou de uma pessoa flsica ou juridica determinada: 0 que se
chama de fundo de afquivo dessa administra~ao, desse estabeledmento
.ou dessa pessoa.91 Significa. por conseguinte, nao mesdar documentos
de fundos diferentes.

'I Duchein,

1976:7-31.

Mas esse princlpio, na verdade. desdobra.se em dois. Segundo alguns te6ricos, eles chegam a se confundir; segundo outros, porem. 0
]JroYtnienzprinzip e 0 Registraturprin:zip dos alemaes diferem concretamente. Urn autor canadense9l argumenla que. para Schellenberg. 0 primeiro e 0 principio do respect des fonds, significando que 0 arran;o dos
documentos nao pode se desvincular do lugar de oode vieram. devendo
estes ser agrupados de acordo com sua origem nos corpos adminislrativos de onde provieram. 0 segundo principia e 0 relativo a ordem que
tinham os doeumentos quando na primeira e na segunda idades. Tanto
o canadense Carroll quanto 0 alemao Ernest Posner. 0 Registraturprinzip
seria 0 principia tambem chamado de "santidade" da ordem original.
Assim. ademais de nAomesclar papeis de uma reparticrio com os de outra. 0 arquivista teria ainda que respeitar 0 arranjo interno com que esses papeis vieram do orgao de origem.
Apreseptam-se,entao,
dois aspectosa serem levadosem considerat;:ao:
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respeitar 0 orgao de origem. nao dcixando que sellS documentos se

misturem com os de outro orgao;
o respeitar a ordem estrita em que os documentos vieram da repartic;:aode origem, na seqU~nciaoriginal de series, mesmo que deturpada
pelas baixas decorrentes da execu~ao de tabelas de temporalidade.

CJ

Es13Ultima questAo-i- 0 principio da "santidade" ou princlpio do

quietat non movere, como 0 ehamam outros autores - I: pol~mica no
campo da arquivologia. taJvezpor ter sido entendida de forma demasia~
dameI!te~m:it.a~~,por isso, de certo modo, parecer absurda. Hoje, a luz"
dos estudos da diplomatica, sobretudo os de Luciana Duranti, I: possivel
comec;:ara entend~-lo de maneira mais clara. Essa "santidade" nAo seria
propriamente a ordem flsicaque os documentos tinharn no arquivo cor~
rente e, sim, 0 respeito a organieidade, isto e. a observanda do fluxo
natural e orginko com que foram produzidos e nao propriamente dos
detalhes ordenat6rios de seu primeiro arquivamento.
Ao se ahordar a identifica~llo dos funclos de arquivo, a primeira
questao diz respeito aos requisitos necessarios para que se car<lclerize
urn nueleo documental como fundo.

~l Clrroll, 1975.

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Michel Duchein chama a atenlf3.o para as dificuldades que prece~

dem a identifica~o de fundos. Em urn artigo antol6gico ele enuncia
algumas oormas para facilitar esse traballio.9' MOstra que urn dos gran.
des obstaculo$ e a questao da hierarquia dos orgios. Que nivel adminis
trativo constituinl. fundos? A comple.xidade da organiza~ funcional e
dos meulos de subordinaijao faz com que seja necessaria estabelecer
criterias. Urn de1es e. a meo ver, identificar a funlfao primordial de urn
orgie maior. capaz de globalizar as alividades de suss vmas reparti~
Alias. a funs;ao e mais importante do que 0 proprio nome do orgao. Este pode mudar, conservando-se, entretanto. a mesma compet!ncia maior. 0 fundo mudart se esta mudar. como veremos adiante.
Para identificar esse orgie maior cujos documentos constituem
urn fundo, basta verificar se ele apresenta as seguintes caraeterlsticas:
[J

[J
[J
[J
[J

possuir nome, ter sua exist!ncia jurldica resultante de lei, decreto,

resolu~o etc.;
ter atribui~es precisas, tambem estabelecidas por lei;
ter subordina~o conh~da firmada por lei;
ter urn chefe com poder de decisio, dentro de sua atea legal de a~o;
tet uma organ~
interna fuca.

Mas, mesmo assUn, ainda persistem dtiviw, uma Vetque 6rgiios

subordinados tambem t~m suas fun~es e sua cria~o estabelecidas por
lei. Por exemplo, todos os ministerios ou todos os grandes corpos admi.
nistrativos ou judiciArios estio divididos em grandes setores de atividade, tambem subdivididos em setoressecundarios que t~m, cada urn, compe~ncias pr6prias as quais correspondern conjuntos de documentos mais
ou menos bern individualizados. Urn ministerio. par exemplo, esta dividido em departamentos. e as departamentos em divis6es. Nesse caso,
pode-se fatar do fundo de arquivos do ministerio, ou dos fundos dos
departamentos au dos fundos da divisio? As administra!j:Oescentrais e
federais, na maior parte dos palses, possuem 6rgios locais situados fora
da capital do pals. Deve-se considerar que cada urn desses 6rgiios locais
cria urn fundo de arquivo pr6prio, au que 0 fundo e unico para a con-

----------------------_._---~-~----------"' Duchein,

1976:13.

'"
junto de documentoscriados par todos as 6rgaos locais de uma mesma
administra!j:ao?
Este e urn dos problemas enfrentados pelo arquivista, que, se
optar pela solw;ao mais simplista, do 6rgiio maior (cada ministerio
como fonda de arquivo nadonal ou cada secretaria como fonda dos
arquivos estaduais elou municipais), pade passar por dificuldades em
seu trabalho; pois tera que lidar com massas muito grandes de documenta-;ao para cada fundo. podendo suas series ficar demasiadamente
extensas para urn born servi~o posterior de descri~o e de transfermcia da informat;io. Se 0 arquivista optar por urna cetta pulveriza~o de
fundos. por outrolado, pode incorrer em outro tipo de risco; e, alem
disso. teria que agrega~los em se~oes do arquivo, que tambtm Dio 5riam poucas. Justifica-se a primeira op~o porque_e pelo 6rgio maior
que se podem identificar todas as fun~es dos 6rgaos subordinados
numa competencia mais abrangente. Por exemplo, numa Secretaria
de Fazenda cabem reparti!j:oes vanas, destinadas a receber e a cobrar
tributos, a distribuir e conceder verbas, a aplici-las, a geri-las. as 6rgaos sao mUltiplos, com servi!j:ose atividades mUltiplas, mas nio deixam de ser uniformizados por uma competencia maior. que ~ a de
gerir 0 dinheiro do Estado.
Estabelecidos quais as fundos de urna administra~o, e preciso
discernir-lhes as varia!j:oes.Como agir quando ha supressio au transfen!ncia de compet~ncias? Se uma atribui~o de urn organismo vivo e .
transferida para outro organismo vivo, os papeis que essa atribui~o pro_
duz-devem passa:r-aofundo correspondente em sell novo 6rg!o. ExempIa: a fiscalizaljao de feiras livres deixa de ser atribuilfiio de urna secretaria de abastecimento e passa, vamos supor, para uma secretaria da administraljlio. as dois fundos jli existiam e continuam a existir, sendo 0
segundo acrescentado com os papeis correspondentes aquela fiscaliza~o. Se, entretanto, a secretaria de abastecimento for suprimida, seus
papeis, in totum, nao passaro para as varias secretarias onde suas antigas
atribui!j:oesforam encaixadas. Ate a data da supressao, sua documenta!j:aoconstitui urn fundo, que sera considerado urn fundo fechado, com
data inicial e final.
Pode se dar a caso de urn 6rgao apenas mudar de nome - de
secretaria de desenvolvimento para secretaria de planejamento; mas, se

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todas as suas atribuilj:oes orem as mesmas, 0 fundo continuara a mesrna, assinalando-se a troca de nome, nada mais.
Poder-se-ia dizer ainda finite, mais sohre as transformar;:6es que
urn 6rgao administrativo pode sofrer e como isso se reflete na organiza<rao de seus papeis inativos, vale dizer, de sellS fundos. Por ora bastam
essas n0lj:0es mais gerais, ja que nossa preocupar;:ao central e a questao
da identificar;:ao. Nesse sentido. ainda sena preciso evocar, para finalizar
a questil.o, a situar;:ao dos fundos que podem estarcustodiaclos
por urn

CAPITULO

Sistematica do arranjo

arquivo sem terem sido produzidos pela administrayao a qual 0 arquivo

esta ligado.
Enquadram-se nessa categoria as acervos privados. que, em decorrencia de compra au doa~o, e por interesse mutua do arquivo e dos
antigos proprietarios, acabam por ser incorporados aum acervo geral
administrativo. Tambem nessa classificalYap podem figurar fundos pertencentes a outros niveis de administral,:ao, que, par motivos de preservalYaoe, em geral, temporariamente,
devern ser abrigados e ate tratados
e divulgados por urn arquivo diverso daquele onde deveriam estar armazenados. Considerados fundos custodiados, podem perfeitamente
receber todos os cuidados de processamento tecmco e de divulgalYao que
devem ser dados a urn acervo, desde que ressalvada, convem repetir, sua

Para

sChelle~b~r;,"~an;o

e ~. ':processo

de agrupamento

dos

documentos singulares em unidades significativas e a agrupamento, em

rel3.ij:aosignificativa, de tais unidades entre si".!l4 A "'relalYaosignificati~
va" a que 0 autor alude nada mais e que a principia da organiddade que
prevalece fia produlf1io e, consequentemente,
na organiza.;:ao do arqui-

situal,:ao an6rnala.
A identificalY8.o de fundos e urn trabalho complexo que requer
conhecimento profundo da estrutura adrninistrativa e das competencias (e suas mutal,:oes) dos 6rg8.os produtores de documental,:8.o, nos
respectivos niveis da administralYao'publicif enos varios setores da ad-

yo. Na terminologia arquivistica brasileITa, consagrou-se 0 uso da palavra "arranjo", evidentemente traduzida do ingles arrangement, e que

ministra~o privada, se for 0 caso. Desse conhecimento depende todo 0

arranjo de urn arquivo permanente, arranjo sem 0 qual 0 trabalho pos-

os estudiosos

terior de descrilY8.oe levantamento de conteudo dos documentos componentes sera seriamente prejudicado. Esse prejuizo fatalmente atingira
toda a otimizal,:ao da informalfaO administrativa e da pesquisa hist6rica,
cuja eficiencia e, afinal, a pr6pria razao de ser do arquivo permanente.

correspande a dassificalYao nos arquivos correntes.

perigo de que QS que se iniciam nos estudos arquivisticos pudessern dedUZl1:qu."e'arf.:lllj"<'ii!'Z:lassificalj:ao
sao operalYoes distintas levou

da tenninologia

arquivistica

brasileira a considerar

que

termo "classificalYao" deve ser usado para documentos tanto em idade

corrente quanto em idade permanente.9~ Entretanto, na pnitica arquivistica brasileira, tern permaneddo

usa do vocabulo

"arranjo"

para

desi~nar a organizalYao dos documentos nos arquivos de terceira idade.

importante e que 0 principia que norteia a classificalY1iono ambito

dos arquivos correntes

a obedi~ncia

as atividades

e as fUllyoes do

-------------------------------------901

Yer "Natureza

91

Cf. Camargo e Benotto, 1996.

das opera~tks

de armnjo.' em Schellenberg,

1980n:89.

'"
6rgao produtor - nao se perea. Mesmo havendo as naturais lacunas
decorrentes cia aplicat;:ilo das tabelas de temporalidade, 0 arranjo cleve
respeitar a classific8'TaO de origem. apenas admitindo-se algumas adaptat;:6es no caso dos documentos recolhido$ sistematicamente.
No caso
das massas documentais acumuladas, 0 arranjo cleve se basear oa classifica'Taoroneta, mesmo que olio se tcohs conhecimento imediato das
atividades e fun~oes que originaram as documentos e seja necessaria
pesquisa-las para se atingir a indispensavel organicidade.

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Essa organicidade, que est! vivamente presente oa pr6pria cooceituat;:ao de fundo, ~ 0 fator que melhar esclar~ a diferent;:8 entre os
conjuntos docurnentais arquivisticos e as col~6es caracterfsticas das
bibliotecas e dos centros de documentat;lio, uma diferenc;a jli tcalada no
capitulo 2.
A opera~ao do arranjo resurne-se iii ordena~o dos conjuntos documentais remanescentes
das elimina~ijes (ditadas pelas tabelas de
temporaJidade e executadas nos arquivos correntes e intermediaries),
obedecendo a crit~rios que respeitem 0 carater orgAnico dos conjuntos.
intema e externamente. Cabe lembrar que se trata de ordena~o
feita
nos arquivos permanentes. quando realmente os conjuntos de documentas produzidoslrecolhidos
par unidades administrativas elou pessoas
fisicas passam a "conviver" uos com outros. 56 entao passando a ser
(undes. Nao ~ sem rmo que a conceituado especialista espanhol em
arquivos notariais. Matilla Tasc6n. demonstra que a denominayao "fundo" pode ser simplesmente considerada como a que substitui 0 termo
"arquivo", quando as arquivos (correntes) -de;uma"'organi7.a~o
fuzer parte de outros arquivos mais abrangentes.f6

v~m a

A teona de fundos. como embasamento metodol6gico do arranjo

e da ordena~o dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes e
que esta universalmente consagrada, teve inicio na Francra, em meados
do seculo XIX. Antes mesmo, desde os primeiros governos de exce~ilo
que se seguiram a Revo1u~ao Francesa, houve naquele pais seria preocupacrao com a organiza~ao arquivistica. Data de 1794 a cria~ao de uma
administra~ao

llacional dos arguivos publicos,

com

fim preclpllo de

----"------------------------------ ----------%

Vee "CartiH" de organizaci6n

de archivo~", 1960.

1S7

ordena-Ios e coloca-Ios a disposi~ao do publico. Estabeleceram-se

nos
Archives Nationales grandes agrupamentos
de documentos - se~lies

~
z

legislativa, administrativa, hist6rica, topografica,

cial-.
reunidos intemamente por assunto .

o
o

de propriedade

Mas foi uma circular do conde de Duchatel,

e judi-

entao ministro

do

Interior, datada de 24 de abril de 1841 e intitulada Instructions pour la

mist 1m ordre dIt classement des archives departamentales et communales,
que estabeleceu pela primeira vez que "os documentos deviam sec agru.

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pados por fundos. isto e, todos os documentos origiharios de uma detetminada institui~ao. tal como uma entidade administrativa.
urna
corpora~o
ou uma familia. seriam agrupados
quela detenninada institui~o". '11

e considerados

fonds da-

Costuma-se atribuir a autoria da teona de fundos a Natalis de

Wailly. historiador e pale6grafo chamado a orga~izar a seljaO administrativa do arquivo do Ministerio .ao"1nterior da Ftan~a dentro dos novos
moldes. Foi ele quem viabilizou 0 disposto na mencionada circular. em
exposic;ao feita em 8 de junho do mesmo ano, demonstrando

que a clas-

sifica~
por fundos era "a Unica maneira adequada de se assegurar a
realiza~ao de uma ordem regular e unifonne".'" A partir dai, v;1rios pai_
ses seguiram 0 exemplo frances.
Nos Estados Unidos, antes mesmo da criacrao do NationaiArchives
em 1934. os arquivistas da area de arquivos hist6ricos publicos e os ligados aos grandes acervos privados ja vinham

discutindo

e adotando

teoria de fundos. Em 1912.0 arquivista e historiador Waldo G. Leland jt

tinha urn projeto para a organlzi~ygaosarquivos
estaduais. 0 que deixou claro em relat6rio apresentado em 1913 ao govemo de Ulinois. ~
desse texto a afirma~o de que "cada orgao oficial e uma unidade administrativa e as seusdocumentos
formam urn grupo homogeneo que reflete as atividades do mesmo. Este grande grupo au se~ao, seguindo-se
organiza~ao e as funl;oes do 6rgao, naturalmente

-------- ------_."

..

_--------

~1Os dades foram extraidos de Schellenberg,

1\

se divide em subgru-

--------------"---_

..

1973c:208-13.

I'llNil verdade, II circular de I g41, nao (Jbslall!~ ter-se Tornado mais cnnhccitill, apenas fazia
cumprir instru~es de Guizot - minislro tia jnstru~ao Publica _, que, em 1839, ordenavam 0 abandono dos veJhos c."'luCJlI'" d"s,ific" lorios. Cf. Duchei n, 1976:7-3 I ; e SchelJellberg,
1973c.

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pos au .sub.s~s e estes em 5~ries_Entia, 0 principia a sef ohSf::rvadot

que os arqwvos devem ser dassific.ados de modo que reftitam. daramente, a organiza~iio e as funs:oesque as produzirarn". Essa t a essbtcia
do famoso principia do rt:.iptd des fontb, assim &codificado pela arquivista norte-americana.""
A5.justificativas pam.~ usar ~ prindpia como norteador da sistematica do arranjo foram enusrivamente apr~ntadas por Schel1en~rg.
Nota-se att que suas argummta<;iies sio mais veementes do que as dos
autares do Manuel d'archivUtiqut!; ista talvn POf sa 0 prindpio de origem francesa. e assim ja 0 julgarem dtvidamente entendido.
Os poutos bisicos sao aglutinados peto arquivista norte-americana em tees grandes assertivas:lOd
1. Porque manttm a integridade dos co~ju9!Q1>_documentaiscomo inforrnalfiio.
refletindo-se no arranja as angens e as p'rocessos ~s
crianm. Faculta que "se mantenham as valores de prova inerent~ a
todos as pap~is qu~sio produto d~ atividad~orga.nica (...) 0 conteudo da prova ministrada pelos papeis, a que se pod~ atnbuir 0 valor d~
testemunho, reporta-se a informayao que os documentos otl=recem
sobre os atos que resultaram na sua produr;ao". Com freqii~ncia, 0
modo pdo qual sao arranjados mostra as operar;oes em relar;ao as
quais St: onginaram. De acordo com Jenkinson, "possuem (...) estrutura, articulalj:8.oe relar;oes materials entre as partes, t:Ssenciaispara 0
seu signiftcado (...) A sua qualidade de arquivo s6 permanece intacta
enquanto se [he mantem a fonna e rdar;oes natura is".
2. Porque s~rve para que se conher;am a natureza e 0 s~gnificado dos
documentos no seu contexto e circunstlncias (a infra-estrutura e 0
momento). "0 conteudo das pe.yasindividuais, produto de determinada atividade, ape~as serA plenamente inteliglvel quando no contexto dos demais doeumentos que se referema da. Se os papeis
atinentes a atividade forem arbitrariamente extrafdos de seu enca-

--

n,
deamento no conjunto, e reordenados segundo urn sistema de arranjo
artificial,des se obscurectrio e ~rderio tooo 0 sentido e acepr;io reais."
3. Porque tal. com que haja criterio mais ou menos universal no arranjo
e unifonnidade na descrir;ao. "Confere ao arquivista orienta~o pnitica e econllmica para 0 arranjo, descrir;ao e consulta dos documentos em sua cust6dia. Antes de fonnulado 0 prindpio, os arquivistas
reordenavam, em relar;ao aos assuntos, documentos originariamcnte reunidos quanto aos atos. Tal reajustamento era muito complicado, por pequeno que fosse 0 acervo. Tao moroso se revelava que absorvia, em geral, todo 0 tempo do arquivista. Importava tambtm
em grandes dificuldades esse glnero de trabalho, pois variavam, de
repartir;ao para reparli~o, os assuntos com respeito aos quaiscum~
pria se reorganiz.assem os papeis de urn 6rgao. Altm do mais, as
assuntos nao podiam ser, de fato, escolhidos com propriedade antes de feita uma amUise,de certo modo cabal, de lodos os itens (unidade de arquivamento) a ordenar de novo."
Se 0 arquivo permanente visa atender ao pesquisador, pode parecer paradoxal que 0 arranjo seja baseado na fonna administrativa. Para
o historiador seria mais fAdl que a ordena.,ao fosse temalica, cronol6gica ou geografica. Entretanto, tal ordenar;ao faria desaparecer ou diluiria
a percepr;ao da rado de ser do documento, 0 que, alinal, a deformaria
aos olhos do consulente. Em muitos casos pode vir ao encontro de uma
pesquisa muito mais a natureza e a significado do documento dentro
do conjunto org1nico do que
a informar;~o.n~le
contida. De qualquer
,- ..~.
. .'.. ~.",,<.I.:,.... ,",
forma, a historiador nao deixa de ser Strvido quanto aos conteudos:
para tanto existem os instrumentos de pesquisa e seus respectivos lndi.
ces, que, se montados seguindo a metodologia preconizada pela analise
documentaria, cumprinl0 a desejada transferlnda da informar;ao.
o arranjo t wna operalj:ao ao mesmo tempo intdectual e material: deve-se organil.ar as documentos uns em relar;ao aos oulros; as series, umas em relar;ao as outrasj os fundos, uns em rela~5.o80S outros;
dar nu.mero de identifica<;:,aoaos documentos; coloc~-los em pastas, caixas au latas: ordella-los !las estantes.UI!

-----_.~----~----------------

'I'lAP'ld .schellenberg,

1973c211.

ILllV~r nOl,] 113 da ~af,illtlo 9. ~"br~ mdcLla<;.;l"llll~ma do~ fUl\do~.

LIIICharilY,

197%:2.

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ESsa questao te6rica dos "diferentes

Ao analisar as opera.-;:oesdo arranjo; Jacques Charpy chama a atencrao para a_distins;ao que cleve ser feita entre "quadro de arranjo" ,e "ar-

Sua defesa veemente da "classificac;ao de funclos" como ope-

rac;ao preliminar a "ordenac;ao dos documentos e de series documen-

oormas de descri'Yiio Isad (G), como veremos adiante .

Todos esses diferentes modos de abordar a questao do arranjo
nao sao exclurlentes entre si. mnito ao contnirio: nota-se a concordAncia metodo16gica. Pode-se mesmo falar em universalidade do arranjo
dos acervos de terceira idade, seja as gerados por orgaos governamen-

tais" nao se choca com a sistematica ja usada em Qutros paises (inclusive

o Brasil). Bern ao conWrio.

~ antes de tudo urna questao de terminolo-

gia, como ja mencionado no inkio deste capitulo. 0 que pode dar a

impressao de que a primeira daquelas operacrBes naa se realiza e 0 futa de
ter-se generalizado na terminologia brasileira a mesma denomina~oarranjo - para designar tanto 0 quadro relacional dos funclos e a disposirrao interna de suas serrfies e series. como quer Heredia. quanto. para alguns, ate mesmo a ordenacrao interna dos docurnentos dentro delas.
'->
Assim, ainda que usando terminologia diversa. os arquiv:l~t~concordam quanto

a p~_:eMn~ia

do estabelecimento

a partir do organograma da area administrativa da qual procedern_ os

referidos fundos, area da qual a pr6pria docnmentarrao a arranjar e invariavel e obrigatoriamente

denotadora.

E interessante

notar a espedficidade com que a Sociedade dos ArH14

quivistas Americanos
define "arranjo" (arrangement) no seu glossario, englobando

na mesma expressao seus dais momentos

yaO da ordenay3o

e a situarrao a que se chega ap6s sua efetiva'fw -,

particularmente

jli

respeitando-se

os se-

guintes niveis: arquivo. fundo, grupo ou serrao, serie, conjunto

dentro da serie e documento".105

l6gico

da proveniencia,

101Charpy, 1979b:2. Quatro instilncias sio preconetadas: i) quadro de arranjo e respect des
f"rlds; ii) quadro interno de urn fundo fechado; iii) quadro de urn fundo aberto; iv) quadro
de docurnentos

avulsos.

1113
Ver Herrera,

1988, caps. 8 e 9.

tais. por entidades

o processo
recolhimento, se
tinha na primeira

privadas ou por pessoas.

do arranjo propriamente
dito e iniciado a partir do
nao se conservar a classificarrao que 0 documento ja
idade. Antes, porem, algumas etapas.preliminares
de-

vern ser vencidas.

A cada fondo que come'fll a ser acumulado no arquivo devem corresponder, preliminarmente.
duas atividades. para 0 caso da chegada de
partidas de massa documental acumulada fora dos sistemas de arquivo
ja constitufdos e em foncionamento ou de essa acurnula!j:ao jli se achar
ha muito tempo no arquivo permanente,

aguardando

processamento

tecnico:

a opera-

que define: "Arranjo e 0 processo e 0 resultado da organizacrao.cl~_~t,H~i~

vas, documentos e manuscritos de acordo com prindpios arquivisticos
consagrados,

I
I

do quadro de~dos

Ill. Apud Gracy II, 1977:4.

lOSOrigiruuiamente
reposit(Jry, Ilrd,j"e gmlJp. subgroup, series, file "nits silo agrnpamenlos
J6gicos oriundos da orgal1i?a~ao do material.

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Gracy II, que detecta seu surgimento em 1967 no National Archives. "0
conceito de que cada nivel deve ter urn- arranjo coordenado com 0 dos
outros, sendo porem diferentes entre si. traz maior abrangencia a habilidade do arquivista em revelar 0 conteudo e 0 significado dos documentos,IIl6Note-se que os niveis foram justamente a base metodo16gica das

ranjo interno".10.2 Trata-se da diferenciac;ao preconizada por uma das

mais criteriosas te6ricas arquivistas internacionais:
Antonia Heredia
Herrera.IC3

niveis" e analisada por David

1. Levantamento da evoluyao institucional da entidade produtora dos

documentos. Isto supfie toda a legislas:ao que a cria e regulamenta; os
.,.~ "..
.,- -.,..-"~"'.o:'''''''." ..procedimentos administrativos;
as fu-nyfies que'eier-ee para que se
cumpra 0 objetivo para 0 qual foi eriada; os documentos produzidos. euja tipologia e adequada as operarrfies, atividades e funy6es que
eles testemunham.
2. "Prospecrrao arqueo16gica" da documentacrao

a arranjar. Essa identi-

ficarriio preliminar, ainda que superficial, e obrigat6ria. Isto porque,

aMm de permitir a a1ien~~ao de papeis que realmente nao pertenyam

lOllGracy II exempJifica:-"Os conjul1tos 16gicosdc cartas (jil~UllilSof/etters) podem ser agru.

pados alfabelicarnente por autor e por documenlOS individuais; denlro de conjuntos 16gicos (file lI11iN),podem set arranjados

cronologicamente".

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ao fundo, possibilita a perc.ept;aodos "vmos" em rda~o as fun~es

institucionais apontadas pela a.racteriza~o gc:m da c:ntidadc:feit
anteriormente. A desejada justaposic;:!o entre as func;Oes(que se dc:sdobram em atividades) d~mpenhadas e as respectiva.sstries documentais que as comprovam muitas vezes nao sc:realiza. Iv> raz6es
t~m a ver com as lacunas causadas pelas baixas permitidas (expurgos
eriteriosos) ou por desfalques (perdas causadas par incuria, ma-fe ou

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I
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ignorlncia).

finitiva nos arquivos finais.

Nao h4 uniformidade quanto aos modos de recolhimento. As V3-

do. Par2 estas deve ser elaborado urn quadro mais detalhado.. cootendo dados sobre as entidades ausentes, ja que as lacunas porventura
existentes podem vir a ser preenchidas pela achada de documentos
desaparecidos, como e comum acantecec.I01
Assim, como aponta 0 professor David Gracy II, a arquivista ana0

ria<;6es mais freqUentes sao:

o 0 recolhimento sistematico, regular e organizado, quer quanta As
daw, quer quanta a apresentac;:a.odo material vindo do arquivo 10tennediario (exemplo: as que se realizam nos sistemas nacionais, estaduais au munidpais de arquivos);
o a recolhimento que t revestido de certa regularidade. mas feite dire.
tamente dos arquivos correntes aos arquivos finais. quando ultrapassados as limites do usa primario;
o a recolhimento "selvagem", isto e, quando grandes massas aleatOrias
sao Iiter.almente"descarregadas" nos arquivos permanentes, sem obedil:nda a crittrios tew.icos. Correspondem aquela opera~ao tio conheeida dos arquivisw que consiste muito mais numa "Iimpeza" dos
locais administrativos para obtenoy1ode espa~(fdo quenapreocupa~ao de possibilitar acesso a novas fontes de pesquisa.

material em termos de:

o provenibtciai
o hist6ria da entidade au biografia do individuo produtar dos docu-

,
I
"

mentos;
o angens funcianais - atividades espedficas das quais as dacumentos
resultam;
o conteuda - a extensao dos varios t6picos, eventos e perlodos;
Q

tipos de material.lllI

Conhecedor da origem que dita 0 fundo; da evoluc;aoinstitucional que the permite deteetar alterac;lles, acriscimos e supressoes de 6rgios internosi das func;oes que ditam a pr6pria tipologia. sera p0Sslvcl
ao arquivista organizar adequadamente 0 material.
Dos cinco requisitos, observa-se que os tc~sprimeiros referem-se
Aentidade produtora. Sao dados a serem obtidos, portanto. antes do
trato dos documentoS: Ja os dois liltimos s6 podem ser detectados a

'.::~lJ:":'-

-----_.---------

parti, do <ume da documenta,'n. M.no momento do ",anjo ptopriarnt:ntc diiO. tudos ties devern estar prcsentes c naturalmcnte vinculadas. Vale lcmbrar mals uena vcz que ~ no rcspeito a essa vinculat;ao
orgAnica que reside 0 ~xito do trabalho de arranja.
A sistematica do arranjo inida-se, materialmente, com 0 rccolhimento. Se a transferlncia ~a passagem dos arquivos de gesta.oaos intermediarios, para ali sofrerern as papeis a necessaria decantat;ao, 0 recoIhim~to e 0 cnvia dos documentos ~anesantes da aplicayao dos prazas ditado5 pela avalia<;io/tabelas de temporalidade para a cust6dia de-

3. Es-.tu.doinstitucional das entidades produtaras do material detecta-

~-"lisa

o recolhimento

tern de ser uma operac;ao planejada e criteriosa.

Nesse momenta da-se 0 que as franceses chamam de "segundo nascimento" e que, como no primeiro, comporta riscos. As possibilidades de
anacronismo, de dispersao. de junc;ao err6nea de elementos e de desintegrac;ao de fundos sao grandes.
Assim como nos arquivos ern formayao e nos de idade intecl11cdiaria, impoe-se uma estreita colabora~ao entre os arquivistas e as inst!ncias administrativas, para que Ldluxo documental se d~ de forma
correta e proveitosa em ambos as poloS: onde se inicia e onde tennin3.

---

1111No 'J!<l de aTqui~o~ priv:ldo.s il1!titudanals, 0 pro<:~dil1lcl1to t 0 l11tsmo. Qu~ndo sc

(f~lar d~ uquivo.s d~ Vcssaas, devc-se cs(udlr sua ~id" ~ oi.,.,,:.As sc~<'ItS1)""1 e.e (ipo dt
(undo ptldem vir ~ ~r dd~rminldu
peilS f.uts da a{u.a<;.:lokr;a~" Vf(lfiSS;"ll~1d" tilular.
, G"1'Y 11. 1<J77: I S.

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Mrmud d'archiYistique sugere, para urn bom recolhimento,

Portanto, recapitulando, na sistematica do arran;o e preciso levaI'

em conla, sempre, a estrutura orgi\nica da institui~ao; as "alioes" que os
documentos demonstram em cwnprimento
das operayoes geradas pelas atividades, estas, pOI' sua vez, oriundas das ful1lroes e estas Ultimas
geradas pela competencia que ;ustifica a crial;aO e 0 funcionamento
da

qlle:llI'J

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o
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,.,

o e1e se fa~a segundo procedimentos

simples, sem operal;oes dificultosas

e complexas;
o assegure fkillocaliza.:;ao e recuperasao das informasoes;
D permita a elaborasi'io posterior de instrumentos de pesquisiI;
o salvaguarde tadas as possibilidades de compreensao, conservando

entidade produtora.
Realizadas as etapas preliminares,
a

niza~ao sequencia]

situasao primitiva denim dos conjuntos organicos.'I~

o
quadro

segundo passo

e0

"encaixe" dos documentos recolhidos no

de arranjo. Quando se tralar de material oriundo

ainda nao representadas

fundos.

no arquivo, jti se cleve teT estudado

de entidades
sua evolu-

sao hist6rica e estahelecido sua posl.:;ao no conjunto.

o quadro

de arranja justapoe-se

a urn guadro

dos 6rgaos admi-

n'istrativos e suas subdivisoes a epoca da prodw:;:ao dos documentos

serern arranjados.

Nunca podenl ser flXado sem

previo levantamento

das estruturas governarnentais nas varias epocas atraves da legisla~ao.

Urn trabalho nesse genero, pioneiro entre n6s, foi 0 realizado no

I
I

Arquivo do Estado de Sao Paulo a partir de janeiro de 1978, com oobjetivo de implantar
lativamente

urn sistema de organizaljiio do acervo por fundos. Re-

ao periodo colonial,

guintes instrumentos:
1979; "Estrutura

grupo de trabalho

"Administra~ao

e funcionamento

da administra~iio

est,!be~,t;cimento de fundos de arquivo.l.

Co]6nia",

legisla~ao referente ao Brasil no periodo colonial",

de instrumentos

produziu

os se-

colonial: 6rgaos e funcion~rios",

publica brasileira:
1979; "Cat~logo da

'ct" "',' "

1982.111 So de posse

desse tipo, onde fun~oes sao explicitadas,

para que por

meio delas se identifiquem valores documentais, alem de outras valias, e

que se pode chegar a um correto quadro de arranjo, passando-se entao a
ordena~ao interna dos fundos.

---

-------------------~------

1U'lM~dyet ~L,1970. ~~p.I I. p. 12B.

IIQA gu~stJOs~ra disculid~ IJOcapillll" 9, l~rerelJt~il olden~"J" intema dos rundo .

III Os auto,,,.

rorom f\l1K;OnJr;os e esl.giiti",

do Arquivo du Est""',, de SUDPJu\o, sob n

(Dl1rdenJ,ao d~ An" M;lri;ld.Almeida CHuargo, que apreSel1toll'''' r.specliv;lSmelodoio.

gi.s IJOS4" ~ 5" Congres.o. f\"I,iieiros d~ Arqllivoiogi~. rm ]979 ~ 19B2.

dos documentos

poder-se-a
e estrutural

partir para a orgadas series, grupos

I.'

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CAPITULO

A ordena~o intema dos fundos

orglnico

principia nortea~or da foou;:ao de fundos de arquivos

estrotura1. Sao os documentos de cada uma das unidades

e0
da

primeira escala hienirquica de urn dado mvel administrativo, que v~rn a

constituir 0 funrlo, cuja denominao;:iio cleve coincidir com a da unidade.1I1 0 que determina seu arranjo interno e, num primeiro momento,
ainda a estrutura organizacional. ohedeeendo-se
a seguir A tipologia

~?:cumerii:aI. 3J.iada a fun~ao que

a determina. Na verdade, func;:ao e especie rnant!m estreita ligayao quando se trata de documentos de arquivo: sao determinantes entre si, como se vera adiante.
Como 0 ohjeto deste capitulo e 0 processamento tecnico de coojuntos documentais que j~sofreram as devidas baixas decorrentes dos
praws de temporalidade e que os fundos a que pertencem ji estao estabeleddos. serao abordadas duas situa~oes que podem se apresentar ao
arquivista:
1, Os documentos. dentro de urn mesmo fundo, estao mesdados uos
aos outros desordenadamente.
tanto no que concerne aos 6rgaos
menores produtores diretos dos documentos. quanto no que diz res-------------------

III Sobre a (On(eitlla~;jo de fumlo$ de arquio,

nlll, 1985;~Du(hein,
1\176:7.31.

Y~f 0

<;apilulo 15 ~ tambelll Arqlliy" Nado-

..

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0
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peito

a tipologia e a ordem

cronol6gica. Nilo estiio. partanto. orde-

nados em grupos au self6es, nem arranjados

cootrados

em series. Foram en-

como urn toda, parem sem ordenaljao.

2. Os documentos, nodos paulatinamente de estagios anteriores nos

arquivos correntes enos intermediarios, sao recebidos nos arquivos

permanentes ordenados cronologicamente e ainda obedecendo ao

criteria da organizaljao serial a que estavam submetidos

em sua fase

ativa, respeitada a separa~o entre as diferentes departamentos

que
as produziram. Nesse caso ja htt urna divisiio em grupos (mesmo que

ainda nilo estejam assim denominados) e possivelmente em series

oriundas

da fase ativa. Mediante algumas aglutinalji5es, elas podem

subsistir no arranjo permanente.

Na primeira situae;~o. a preocupae;ao

e com

a delimitae;ao dos gru~

pos ou see;oes, III desde que se conheya suficientemente a documentayao

para poder determinar.lhe
a origem. Para tanto. obviamente, ja se tera
procedido ao levantamento previo da legislae;iio e da regulamentacyao
relativas ao 6rgiio produtor.
U_m_grupo ou ~o
seria a primeira divisao do fundo~ correspondendo a documentas;ao emanada dos orgiios da segunda escala hienirquica administrativa (nas arquivalias estaduais, se 0 fundo agrega doeumentos de uma secretariat os grupos reunem os de seus departamentos). Isso demanda estudos da organizaS;iio e da hierarquia dos varios
6rgaos -da entidade que produz 0 fondo.
A exist!ncia de grupos ou ~
dispensavel no casu de fundos

com docurnentacrao numericamente pequena ou de tal forma falhada que

a divisao em s~
pulverizaria em demasia 0 arranjo. em prejuizo de urn
melbor (luxo na transfeftncia da info~o.
Analogicamente, tambem
se torna dispensavel a subdivisao em unidades que correspondam aos
docurnentos

produzi~os

por diretorias ou por divisOes.

A dellomina~io adotada deve ser esta ultima, case se adote a lTadu<;ioestrita dos manuais de T. R. SclJellenberg, (aundo analogia com os grupos e subgrupos de que fala esse
consagrado arquivisla. a prefLXO
Qsub",no caso norte-americano, juslifica-se pelo fato de a
expressio archiye gro"p corresponder em. JWrlugu~s ao que denominamos "fundos". H~
arquivistilSbrasileiros que adotam a divido do (undo direlamenle em subgrupos, em razao
dessa especifiddade da expressio inglesa.
III

incorreta a pratica da justapos~o dos documentos de determinado fondo sabre urn quadro correspondendo as antigas subdivisOes da entidade maior produtora. nos casas em que tenha sido constatada vari~
constante de 6rgaos internos e de respectivas compet!ncias. Michel Duchein,
em c8ebre artigo sabre 0 principio do respect des fonds, aborda a questiio
das divisOes internas do fondo. Embora nao as rotule com denominacra-o
alguma. ele se refere as divisOes internas de modo bastante claro e elucidativo:
"Q~do
urn fondo implica divis5es correspondentes as divis5es funcionais do organismo produtor. essas divis6es devern ser tomadas. na medida
do passivel, como base para a classificacyaoarquivisticai entretanto, e possivel que se tenha de renunciar a tal procedimento se os 6rgiios produtores
mudam de estrutura e de atribuicroes com freqU~ncia" .ll~ Nesse case. as
series a60rariam imediatamente como primeira divisao do fondo.
. claro que, se urna diretoria ou uma divisao que sempre teve fune;oes bern delineadas e estaveis se achar representada no fondo por um
conjunto documental de tal volume e importAncia que requeira a cria~o de urn grupo au se(jao. DaO ha por que nao utilizar essa categoria.
No entanto. nao convem a "poluie;ao" intema do fundo por uma
complicada rede de arranjo, ,ujos componentes pouco digam ao histodador. A este interessa, sobretudo, a analise das atividades-firn da entidade que esta pesquisando, passando-qu.ase sempre ao largo de seu traballio os esquemas organogramaticos
desta. As especificidades que eram
essenciais nos arquivos de primeira idade passam a interessar apenas
Eo

nos sellS aspectos generalizaveis.

A ~cterfstica
norteadora para a constituicrao de urn gropo de
fundo e, antes.de tudo, 0 conjunto das fun(joes que justificam a exist!n-.-_
cia do departamento que Ihe equivale. Sao as atribui'Y6es desse departamento que contam para 0 administrador,
0 arquivista e 0 historiador,
ernbora as vejam e as utilizem diferenternente no exerdcio de suas respectivas atividades profissionais. Ora, a urn 6rgao menor que nele esta
embutido cabem. necessaria e obrigatoriamente.
urn ou mais segmentos das rnesmas atribui(joes. "Cada urna dessas dependendas
costuma
produzir diferentes tipos documentais. originados como resultado das
diversas atividades que levam a cabo, com 0 que, em cada grupo ou
see;ao, subdividido em subgrupo ou subsee;ao. acabam par distinguir-se

----_._---_ --..

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Dl.lchein, 1976.

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variadas series. As series, unidades intermediarias, constituern-se de uniclades simples. os documentos."115 Porem, esses diferentes tipos documentais de que fala Vicenta Cortes p'0dem representar variantes correspondentes a nuao.yas de uma dada atribuic;ao administrativa.
Esquematizemos. exemplificando com uma arquivalia municipal

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Arquivo Hist6riro Municipal

ta uma complexidade que justifia os subgrupos au subs~6es 01,02 e

03, assim como 0 gropo ou s~o P .
Nessa orienta'rao, verifica-se que a,s series sl,!rgem como subdivis6eS tanto dos subgrupos ou subs~6es, quanta dos gropos ou sec;oes,
o~-ate mesmo do fonda. Esta ultima variante e a que ocorre quando 0
fundo e fechado, 116
No quadro a seguir, 0 fundo A possui grupos ou sey6es, subgrupos
ou subseC;oes,senes e unidades de arquivamento elou unidades documentais; 0 fundo B possui grupos ou sec;Oes,series e unidades de arquivamento elou unidades documentais; 0 funda C divide-se diretamente ern series; 0 fundo D, nos gropos ou ~6es 0 e P, cada urna dividida em subgrupes au subselT0es, series, subseries e unidades docurnentais.

em que A, BeD sao documentos geradosJrecolhidos por secretarias au

autarquias municipais, e C e urn fundo fechado (6rgio e ~
suprimidas).
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F

5~

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FU~do

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~ I~~'~l?~
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FU~do

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IIIIIIIIIIII~

" IJiI I I I I I I II I I II I I 11:Ji11:Ji11:Ji1 IOiI IOiI IOi

~I

em que E, F. G, H, I. 0 e P sao departamentosdas

mesmas secretarias au

autarquias, e J, L, MeN sao series, como se explica adiante.

Suponhamos que apenas (t departamento F da institui~o titular

.~
..

do fundo A e 0 departamento 0 da do fundo D sejam finito complexes

em eslrutura e que deles tenha restado tanta documenta1j:3.o que com-

11213111

portern subgrupos ou sub~oes

dentro dos grupos ou seyties que, no
arquivo, abrigarn seus documentos. Neste casa, terernos os subgrupos

sen..

au subse'r0es F 1 e F2 do grupo ou Selj:aOF do fundo A (0 que nao ocorre,

por exernplo, com 0 grupo au se'rio E e 0 grupo ou selfio G, que nao
comportam a existencia de subgrupos ou subse'r0es, subdividindo-se

Subseriesl

diretamente

em series). 0 grupo au selfio 0 do fundo D tambem apresenII' Pan a caracteriu~iio J~fnndo fedlado, ver 05 lrabalhos m~ndonad05 na nota 112. Em

-----------------_. __ ._---------_.
115Corl~$ Alonso, 198Ib:370.

i"

gera], nio S~di!po~ de informa<;:oessnlicienles sobre a estrutura do organismo g~rador

dwe tipo de fundo ~ ~poca da cria'Yiiodos papeis para que ~ pOS.~1
flur uma divisiio segum

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Se, para a flxa.;:iio do fundo. do grupo DU se~iio e do subgrupo

ou subsec;:iio, 0 fundamental e 0 orgaa produtar (0 "autor"), para a

serie e subserie,

que vigora sao a fuoryan e

de urn fundo",119Ora, por "natureza" nao se deve entender "entidade".

Par isso, as coordenadorias ou departamentos que antes denominamos
grupos nao devem ser cham ados de series "segundo a estrutura organizacionaI'?, como consideram alguns arquivos, 0 usa simultaneo da palavra serie para designar organismos; para denominar uma seqi1~nciade
documentos da mesma tipologia, da mesma fun~iio, do mesmo "assunto"; ou ainda para denominar uma aglutinalYiiode fundos, como na
arquivistica francesa, pode gerarconfusoes, tanto para 0 tratamento tecnico levado a efeito pelo arquivista, quanta para os pr6prios usmiriospesquisadores.

tipo documental. No

que diz respeito aos documentos. e com esses elementos que use reconstroem 0 organograma e as atividades que as originam. 0 que
permite entender 0 arquivo como urn todD em que cada pec;:a esta
relacionada em virtude da proceMncia e do tramite. Alga bern diferente de uma bern orden ada colec;:iio de documentos, reunidos por
interesse de pesquisa, por capricho ou por necessidade de ordenar
pec;:as procedentes de varias origens".ll?
Entra aqui, urna vez mais. a questiio da organicidade

dos do-

cumentas de arquivo. Se estes resultam de diferentes ramos das funlfoes e das cornpetencias de urn 6rgao publico, as seqii~ncias de documentas nao tern sentido fora dessa sucessao, assim como nao poclem estar relacionados a outros tipos de competencias. A organicidade e, portanta, a "rela~ao entre a individualidade do documento e
o conjunto no qual ele se situa geneticamente, sendo precisamente a
base da nOlYiiode fundo de arquivo". III Esse axioma deve estar sempre presente, quase que implacavelmente, nas tarefas de organizalYiio
interna de fundos.
Tanto 0 fundo quanto suas primeiras divisoes _ grupos ou selYoese subgrupos au subselYoes(se houver) - siio, na verdade, names,
que correspondem ao 6rgao maior e suas subordina~oes, designando,
no arquivo, agiutinalYoesde documentos. Isso significa que as series e
subseries e que siio a realidade fundamental e concreta com a qual 0
. arquivista vai trabalhar fonnalmente.

o lexico internacional

de terminolagia arquivistica define serie

como uma "sequencia de documentos da mesrna natureza no interior

~m se.;~~s ~ subse~o~s. No entanto, s~ a reconstitui~ao for possjv~J, nada impede que st"
slabele~a a mesma estrutura interna nos fundal! fechados. Dutra razia para a divisao direla
em series (que as vezes se reduz a uma ou duas) ~sua caracteristica de pequeno montante de
papCis.A Jegi5la~aopode fornecer dados sohre a cria~ao e a regulamenta~o do 6rgilo. Desse.>dados e da prqpna documenla<;ao t que parte a organiza~ao. Ver Charpy, 1979a:7.
Jil Cort6 Alonso, 1981b.
II~ Gllaye, 1984, v. 34, p. 15-23.

A Comissao de Estudo de Tenninologia Arquivfstica da Associa~ao Brasileira de Normas Tecnicas estabeleceu no projeto Arquivos: termi':lOlogia a seguinte defini~iio deE@ "Designa~ao dada as subdivisoes
ge l.!Ill fundo que refletem a natureza de sua composilYao,seja ela estru-' ,(
tural,funcional au por especie documental. As series podem ser subdi-~ididas e~ subseries". 120Essa conceitualYiioatrela-seao uso simultftneo
da oenomlni~~o serie ja mencionada. A 0PlYaopela vertente apontada
no lexico justifica-se pelo pr6prio desenvolvimento dos argumentos aqui
apresentados.
A alusao a natureza dos documentos torna evidente, em arquivistica, que 0 que a define e a funlfiio do documento no contexto e na
circunstancia em que foi criado, e tambem a tipologia documental.
Alias, em administralYao, a funlYaoe determinante para 0 documento_
tipoque sera 0 instrumento de seu cumprimento. Urn determinado
ato administrativo_s6 6 coo<:feti-zado se forveiculado por urn dado
tipo de documento que seja diplomatica e juridicamente valido para
tal. Assim, fun~iio e tipo, intrinsecamente juntos, propiciam a natureza
do documento.
o

Exemplificando: e par meio de urn documento cuja tipologia

seja cartao de ponto ou livro de ponto que um determinado setor
exerce a funlYaode verificalYaode assiduidade e/ou pontualidade dos

----------119

---

----------- ..

Elsev;u's lexicon ..., 1964:34.

JIO VT?r
Projeto 14:04.01, ciaCOIlIlssaode E.>tudod~ Terminologia Arqllivistic"IComite Brasileiro d~ Finan~a$,Bancos, Seguros, Comtrcio, Adlllinistr,,~ao ~ Documenta~a() da Associ_
a~iioBra~ileirade Normas Ttenic.s, 1982.

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Z

funcionarios. Ora, a

[uorrao

nao e cumprida por meio de memoran-

dos, relat6rios au oficios escritos pelDs referidos fundomhios.

Ja urn
6rgao incumbido de inspecionar 0 anrlamento de obras publicas, pres-

w
~

lando contas a instA-ndas superiores,

.
Z

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o

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produz

relat6rios

tecnicos para

tanto. Os exemplos multiplicam-se:

para que uma pessoa possa seT
substituida POf outra em transalj:oes juridicamente validas e preciso
que se lavre urn documento notarial denominado
procuraiTao. A fun-

e legitimar

s:ao desse documento

pessoal e intransferivel.

a outorga de urn direito que seria

Se esse direito

fasse passado

documento tipologicamente diverso -

lima

a fuorrao a que se destinava

seT cumprida,

nao poderia

carta, POf exemplo -,

DaO

teria vali-

a inter-relas:ao

entre tipo e

caso de urn confHto armado entre dais paises. A si-

tu~o
"oficializa-se" por declaras:oes formais de guerra e par uma serie
de atos legais apropriados, segundo a legislas:ao e 0 regime politico daqueles paises. Isso significa que urn pronunciamentl)'
(que pode concretizar-se

de urn deputado

numa proposta sua a favor da guerra) nao tern

for<yapara "efetivar" a situas:ao. A funs:ao desse documento

deve ser enquadrado

numa serie "Propostas"

e outra. Ele

(ou equivalente),

do de natureza parlamentar.
o desempenho de uma func;:ao pode ser doeumentado
de urn ou mais tipos de documentos.

'"
gao. Com isso, contudo,

nao se quer afirmar que nao possam se enqua-

Tambem se usa
gao que tenha uma
as documentos

011

0 criterio

Assim, pode dar-se

num fun-

da tipologia documental

no caso de or-

pOllcas atribuil;oes muito bern defmidas, nas quais

gerados/recolhidos

siio nitidamente

born exemplo disso sao os documentos

caraderizados.

parlamentares:

Urn

caso de caber

requerimentos,

emendas, projetos.

Todos sao prodllzidos

visando a grande

atribuis:ao de assembIeias legislativas e/ou de urn congresso nadonal: a

legislativa. Sao documentos que representarn passos ou variantes para
que se chegue ao ato legislativo.
capitulo,

as duas situa<y6es referidas

vemos que, no primeiro

denados -, 0 arquivista
trutura e funcionamento
tabelecer seu quadro
prescinda

Iho e facilitado,

no come~o deste

dos documentos

dev~ realizar estudos

dos 6rgaos produtores

desor-

sobre legislac;:ao, esdo material para es-

de sec;:oes e series; no segundo caso, embora

do conhecimento

pelo organograma

caso -

do 6rgiio possibilitado

e por regulamentos
pois

nao

pela Jegisla~ao,

(atuais e passados),

seu traba-

fato de os papeis virem organizados

sup6e que

os colegas dos estagios

anteriores

ja Ihe podem

transmitir

aqueles

o problema

que pode surgir

que as series, mesmo estando

desse recolhimento

identificadas,

ordenado

caracterizadas

tais (em decorrencia

temporalidade)

no arquivo permanente,

Para tanto, seus arquivos deverao contar com documentos que corresrondam ill existfncia legal dessas entidades, sellS estatutos, relat6rios de

sibilidades de aglutinayao,
Exemplifiquemos

diretoria, contas etc. A serie sera "Cadastro",

promoc;:ao e transferencia

ni series relat6rios, e:ttatutos etc. em separado. Portanto,

nou a reuniao dos documentos

que determi-

em uma serie foi a func;:ao au a ativida-

de, que e a forma executiva da fun<yao.

As series cujo princlpio norteador
aos documentos

mante-Ias

que nao seria de utilidade,

e ordena-

das, freqiientemente.apresentam"lacunas

Nao have-

da mesma forma. Os estudos devem se concentrar

da

nas pos-

0 que tambem vale para sec;:6ese subse~6es.

com tres series relativas

-,

a pessoal -

que, no arquivo

corrente,

nomeayao,
assim ocor-

riam dentro de uma sec;:ao ou gropo COilcernente a um departamento

de pessoal: 121

e 0 tipo16gico correspondem

que, em geral, tern urn papel muitas vezes acess6rio

com relas:ao ao material gerado no cumprimento

de atribuiC;:6es do 6r-

o
o
<
<

"'
z

<

propostas,

a urn determinaclo setor adrniJ;l,ili~l::ativoda.!rJ",~$_prorno<yao sa:cia1 fornecer. recursos financeiros e tecnicos a casas de caridade privadas da capital e do interior. Uma de suas funs:oes sera cadastrar essas entidades.

aglutinando-os.

o
<

o
<
v

dados basicos.
por meio

.
.,
..
o

drar como documentos essenciais. Urn exemplo bern tipico dessa categoria de serie e "Correspondencia".

Reportando-nos

dade legal.
Indo a outro p610 para demonstrar
funs:ao, vejamos

atraves de urn

ill A denolllina~iio dcssas series c suhs~ries foi obtida no exemplo cnrresl'0lldente

'1pr~enchimento de cargos de [)OWl1lcntdfilo arqm'yCl, 1980, v. 4: Plano de Arquiv.'lllenlo, p. (, I.

.
w
o

<

.-

-,
.-

<

Serie Nomea<;8o

<
<

'~-~

.
o

Subserie

<

Interina

Suhserie
Efetiva

documentos em ordem

Subs~e

Comissao

-"

alfahetica onom.1stica

ObselYa~o: em se tratando de pessoal, denteo das subseries, as

unidades documentais - que no caso devem sec processos _ estariam
por ordem alfabetiea do sobrenome do [uncionacio.

Consideremos, por hip6tese, que as tabelas de temporalidade, na

serie "Nomea~iio", tenham conternplado com a guarda permanente so.
mente a totalidade dos processos constantes da subserie "Efetiva"; e que
os processos das s~ries "Promoc;:ao" e "Transferencia" tenham sido eli.
minados, por haver a mesma informac;:ao em outro docurnento_
uma
fi<:bafuncional, par exemplo. Suponhamos tambem que foi deixada urna
amostragem concernente a es~a.s duas series.

o
>
>

117 ~

No arquivo permanente,

Serie Promo<;Ao

quadro passaria a ser:

Sene Nomear;:ao
efetiva

~~
Suhserie

c!:

Suhserie
Merecimento

Antiguidade

processos

par ordem alfabetica onom.1stic:a

Sene Promoo;.'jo
e transfer~nda

i:!.

documentos

em ordem etlfahetico onom.151ica

... "-.-' .-

c!:

Serie Transfer~ncia

processos em proem dos <:ri1t!!rios",da,"lmoslragem;

categonas funClonais, periodo aonologioo, onom.1stico etc.

~~
Subserie
Eil-of!cio

Suhserie
A pedido

Utilizando es~es mesmos exemplos relativos a urn departamento

de pessoal hipotetico, passemos a considerar a organiza~o intema das
series. Evidencia-se que a subserie pode representar rnodalidades eta ques-

Suhserie
Permuta

tao contida na serie (par exemplo: promoc;:ao par merecimento,

promoc;:ao par antiguidadeJ. Par outro lado, a sub~erie pode ter como ca-

I
~

documentos

em ordem alldhetica onom.1slica

racteristica a fato de reunirvariantes

-"

da mesma especie documental.

caso de canas, telegramas e cartoes-postais,

subseries dentro da serie "Correspondencia".
,

,,
,

-~

que podem

Eo

constituir

;'

15.

.
"

,
<

"
~

.
,
.
~
o
>

o desdohramento em subseries tambem se faz necessaria quando se da lima especie de inversao, constando 0 setar que pr1:lduz 0
documento
como fatar da subdivisao. :B0 casa dos pareceres em urn
arquivo de uma assembleia legislativa. Como nos 'documentos parlamentares a caracterlstica maior para aglutina-Ios e a especie, a serie
"Pareceres" tern que ter como subseries as comiss6es que as exararam.
Urn exemplo concreto acha-se no Funda "Conselho Geral da Provincia (1824-1834)" do Arquivo Historico da Assembleia Legislativa
do Estado de Sao Paulo. A Serie la, "Pareceres", possui 10 subseries:
i) pareceres da Comissao da Fazenda e Contas; ii) pareceres da Comissao de Poderes; iii) pareceres da Comissao de Estatistica; iv) pareceres da Comissao de Postura; v) pareceres da Comissao Permanente; vi) p_~receres da Comissao de Dizimos; vii) pareceres da Comissao de Reda~ao; viii) pareceres da Comissao de FaIa; ix) pareceres
da Comissao de Policia; x) pareceres da Comissao Extraordinaria
do
Caminho de Santos.
Prosseguindo na hierarquiza.-;:ao piramidal

da organiza~ao inter-

na do fundo de arquivo, a ordena~ao da suhserie (valida para a serie que

nao possua subdivisoes) pode obedecer aos seguintes criterios, segundo
as peculiaridades
Q

dos documentos

que a compo em:

alfahetico (de nomes de interessados, de autoridades/autores,

de
governantes/signatarios,
de entidades as quais se relacionam etc.);

[] geografico (regional e, em segunda instancia, alfahetico);

[] cronoI6gico

pela data da produ~o

do docurnento;
"
.

o cronol6gico
[] cronol6gico

pela data de proto colo;

pela data da resoIu~ao do ato administrativo.

."", ..;

T
I

'"
unidade de arquivamento
coinCide com a reuniiio de urn nueleo que
organicamente teria sentido estar reunido.
Alguns te6ricos da arquivistica,- no ambito dos arquivos permanentes, consideram esses pequenos conjuntos organicos unidades minimas do arquivo, desprezando 0 documento unitario. Entretanto, nao
se pode negar que, pelo menos do ponto de vista material, a unidade
documental e a menor "possibilidade"
arquivistica. Hi dois tipos de
nlICieo de documentos que sao realmente considerados unidades documentais (nao se trata da reuniao em unidades de arquivamento
e,
sim, de uma sequencia que nao teria sentido se seus elementos fossem
tornados separadamente).
Eo caso dos\pr~~_e~sos')e dos dossies. Definindo-se os primeiros como "conjuntos de documentos de tipologias
diferentes cuja reuniao e obrigat6ria para que se ehegue a eonseeu~ao
de urn ato administrativo"
e os segundos como "eonjunto de doeumentos de tipologias diferentes, cuja reuniiio'optativa
e util para documentar urn fato, evento, assunto etc.", ambos atuam como unidades rninimas de documenta~ao,
uma vez que, formados, sao absolutamente indivisiveis.
o doeumento avulso nunea se apresenta totalmente saito, nem
no arquivo corrente, nem no intermediario, nem no permanente. Se assim fosse, seria posta em duvida a grande especificidade dos documentos de arquivo, a qual os diferencia dos outros documentos ditos de biblioteca ou de museu: a organicidade. Por isso, quando me refiro a documento unitario (unidade minima), este se encontra dentro de urn conjunto de outros que lhe sao iguais tipologicamente e que s6 em conjunto
documentam uma fun.-;:ao ou uma atividade, qualquer que seja e1a, da
admioistra~ao publica au privada.

posta de unidades de arquivamento ou de documentos avulsos. A unidade de arquivamento nao tern propriamente
urn Iugar na hierarquia

o que se quer evidenciar e 0 oao-comprometimento informaciooal, comprometimento

que teria, par exemplo, dentro de urn processo
ou de urn dossie. Mas que "viva" em conjunto, que Ihe seja vital seu

do fundo, ja que e' urn elemento material e formal de armazenamento

(volume encadernado, ma.-;:o,pasta, caixa, lata). Porern, em certas cir-

meio genHico de origem, isso nao se pode negar. a exemplo mais claro
volta a ser a correspon-dencia. Os temas tratados, as signatarios e os des-

cunstancias,

tinatarios

A subserie (au a serie, se for a caso da divisao direta desta) e corn-

a unidade de arquivamento

tem uma equivaIencia tecnico-

cientifica. Assim, pode-se encadernar juntos (ou colocar na mesma caixa au lata) os relat6rios de determinada diretoria relativos a dois au
quatro anos, conforme

for

periodo de gestao da mesma. Nesse caso, a

podem ser diversos, demonstrando,

portanto,

individualida-

de. Porern, como "testemunho" do exerdcio das fun<;oes de determinado orgao, a carta isolada s6 vale em seu Iugar dentro do conjunto, da
serie oode se insere.

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CAPfTULO

Se obedecidos esses preceitos geraise entendidas torlas as possibilidades de trato documental e de armazenamento, temas 0 arranjo coocretizado. Ele ounea e estatico, no seritirlo de nan permitir flexibilidarle,
de nao ser urn sistema "hospedeiro". Se sua dinamica parece, a primeira
vista, ser puramente cumulativa, e fAdl entender que ela pode se dar
tambem no sentirlo de alargarnento au de estreitamento internos. 0 primeiro caso aearre se for acrescirla uma fUllyao nova ao 6rgao produtor,
fun<;:ao cujas atividades gerarao novas series (podendo ate prorluzir novas sefYOesou grupos, se as novas compet~ncias tiverem urn setar espedfico para cumpri-Ias). 0 estreitamento pode dar-se no casa da supressao
de uma atividade, de toda urna fun~o, au meSilla de urn setor inteiro.
Dai a rnutabilidade dos quadros de arranjo.
Todas as conceitua~oes e exernplos aqui apresentados nao podem
deixar de passar, em sua aplica~ao pratica, pelo born senso que a relatividade e a especificidade dos documentos de arquivo exigern dos profts-

10

Dispersao e reintegra~ao de fundos

sionais incurnbidos de identifica-los, processa~los e divulga-los.

Nenhum quadro de ordeoa~ao pode ser fixo em rela~ao a pr6pria
rnutabilidade da administra~ao a qual serve
arquivo. A teoria arquivistica apenas dita as prindpios gerais aqui expostos. Na verdade, eles
sao facilmente adaptiveis a ex:tensa gama de tipos de arquivos, seja as da

partir da defini~ao consagrada de fundo co';::dade

con~tituida pelo conjunto de documentos acumulados par uma entidade e
que no arquivo permanente passam a conviver com os arquivos de ou~
tras entidades,m e possivel decodificar algumas outras especificidades:

que essa acumula~ao e automatica e organicamente

construlda; que se
constitui de documentos produzidos, recebidos e/ou acumulados par

administra~ao publica, seja as privados, desde que entendidos de forma

intimamente ligada aos documentos aos quais serao aplicados.

essa entidade (ou pessoa fisica) no exercicio das fun~oes que the justificam a exist~ncia e tambern seu papel e Jugar oa sociedadei que seus do-

"-

,,';'.' ..

cumentos constituintes ja ultrapassaram 0 valor primario, intrinsecamente ligado a razao administrativa e/ou jurfdica pela qual"foram produzidos e acumulados, e que foram preservados em razao do seu valor
secundario, isto e, da possibilidade de servirem de prova ou testemunho
para efeitos cientificos, sociais e culturais. Seu campo de dominio e, pois,
o arquivo permanente, onde ja nao ha eliminacr6es de documentos.
Se se tamar as varias conceituacroes de fundo, tal como ocorrem
nos manuais mais prestigiados dos varios paises, 0 enunciado dessa definicrao vai variar muito pouco,e em aspectos sohretudo reiterativos:
algumas aludir a "um conjunto em crescimento" (isto, evidentemente,

Il2 DiriolJlil'io de renlli""I"gil1 arljllil'i>tiw, 1996.

'"

.
.
,
.

.
,
.
"
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<

desde que

6rgao produtor/acumlllador

do contrario,

"

organismo e com os direitos e abrigarr6es das pessoas que interagiram

com e1e."lB

continue em atividade, pois,

seria urn "fundo fechado"); Dutras lembram que ~ indife-

o fundo

nnte a forma do suporte ou do sistema de signa!> para registrar as da-

de arquiva tern origem te6rica na formula~ao

"o

"

do princi-

6rg1l0 gerador de fundos cleve leT uma

pia da proveniencia (0 que oconeu pela primeira vez em 1898, no manual dos arquivistas holandeses), que e a que 0 torna testemunho
do

estrutura, funljoes e fins conhecidos, de preferencia estabeleeidos por

lei; alguma pode afirmar que esse todD organico constituido pelDs docu-

organisillo aeumulador, na palavra abalizada de Carol Couture. 0 principia e a garantia do valor de prova (evidential value) e do valor de teste-

mentos resultantes

munho (informational value) de que tanto nos fala Schellenberg. '-'0 fundo

dos. ja que

importante

e a acumula~ao relacionada com uma ativida-

de; Dutra!>ainda informam

que

do funcionamento

de determinada

administrar,:ao e

de arquivo nao existe sem que seja aplicado

complete em si mesmo. De modo geral, vistas todas essa!>possibilidades,

e a autonomia

que fica daro

processado tecnicamente

sem prejuiw da efici-

prova, pois

encia do tratamento.
Como se Yiu no capitulo 7, f possive:! isolar alguns pontos fundamentais para rnelhor compreender
I:l

I:l

I:l

rela~6es orgi\nicas entre si;

0 de que a conceprrao de fundo esta estreitamente
nese documental,

aeumulou,

reladonada

estando presente, portanto,

preciso que a entidade

acumuladora

mente consolidada; e
o 0 de que 0 fator norteador
documeoto,

se;a administrativa

da constituilfao

I:l

geradosl

,.

documentais

de outra especie, dada a especifieidade

trabalho

arquivistico

rela~6es com a organismo

produtor,

entre as

pelas fun~6es, competencias

como centrado

primariamente

no respeito

prese.rvarrao dos fatos evidenciados pelos doeumentos, na inregridade fisica e inteleetual dosdocumentos
como tais; na sua proveni~ncia

dos arquivos

administrativa,

de sua natureza.

deriva da analise de suas

com as fun~6es e atividades

deste

legal, hist6rica; e no seu carntcr de

fontes gerais para qualquer usa, interesse e pesqlli.~a.

funda. Ele e a marca de diferenciarriio de aglomerados

do material arquivistico

determinado

e ordem; na sua capacidade para Sf'rvir como evidencia e garantia de

no ambito

como a vinculo original e necessario

arquivisticos,

e alividades que as geraram;

I:l

do 'fundo e a origem do

permanentes

e unicos, rr:siduos e evid~ncias das atividades de

conexao arquivlstica
documentos

urn fundo, f
e juridica-

aut~nti-

seu criador;

responsabilidade
A grande 6gura da teoria arquivlstica

"A teoria da natureza

da

arquivo como universitas rerum, isto e, como urn todo indiv1sivel e

cos, interpendentes

no sentido do contexto de sua genese.

desenvolvimento

inter-relaeionado
das alf6es do seu eriador;
a doeumentos arquivisticos como meios naturais, imparciais,

desde a g~-

muito embora nem todos as documentos

venham a constitwr urn fundo;

0 de que, para que os documentos
venham a constituir

I:l

ao pr6-

. - "'-'c':"" produzidos
I:l

e-Ihe essendal."124

ap6s analisar

e ao exercicio pleno das ati-

vidades que justificam a existenda da entidade;

0 de que os documentos
perteneentes a urn mesmo fundo guardam

da proveni~ncia

L!)

Durant;,

'2~Couture"

1994.
R()U~.\e,l",1987.

..
.
o

da proveniencia;

dr:pois da decada de 1940, todas as ideias te6ricas sobre 0 material e as

fun;:6es arquivisticas jii haviam sido fonnuladas e articuladas repetidamente. )a eram cornpartilhados e eonhecidos os conceitos dr:~

a de que 0 fundo abarca documentos gerados, recebidos e/ou acumulados por pessoas flSieas au juridicas, documenros necessarios 11

prio 6rgao que

respeito ao principia

<

arquivistiea dentifica a partir de meados do seculo XIX, que, sobretudo

eoneeito de fundo:

sua criarrao, constituifjAo, funcionamento

Luciana Duranti demonstra,

ou-, 0 documento que nao e parte de urn fundo tr:m urn valor intrinseco
de informa;:ao, sem que the seja aplicado este valor de testemunho ou de

do fundo, que permite que ele seja

de forma independente,

0 principio

.
."

.
.
'"<
<
<

>

o
>

"
<

" " para 0 enten d"Imento d.a '..uama d'a "teo-,

o ana de 1841e deCiSIVO
L

a quem a arquivisticaatri~u,ia.autoria da teoria de fund~s..

.
A classificayaoarqUlvlStIcapelas estruturas orgamzaaonals e seu
funcionamento encontrou aceita~aoem todo 0 mundo, tendo Waldo
Leland (Iowa, EDA), em 1912, enunciado a teoria de forma irrefutavelmente clara, tal como e conhecida hoje: "Cada 6rgao oftciale uma unidad~,<adn:inistrativa
e,seus documentos fo~mamurn grupo homo~~.neo
(urn furido, na terminologia dos paises latmos) que reflete suas atlVldades. Esse grande grupo (fundo) naturalmente se divide em subgrupos
(grupos), e estes em series.Portanto, 0 principia a set observado e que
os arquivos devem ser c1assificadosde modo que reflitam, c1aramente,a
organiza(j:aoe as fun(j:oesque os produziram. Essa e a essenciado famoso principio do respect des fonds (ou da proveniencia) .125 A ado(j:aouniversal e incontestavelda teoria de fundos baseia-se em tres fatoresjustificadospor Schellenberg,ej<iabordados no capitulo 8, que sao: a manutenlf3.Oda integridade dos conjuntos docurnentais, 0 conhecimento do
;~',

.
.
-'
d 0 governo c-_
ria de fundos',. Em atendlmento
a mstruc;oesmternas
uall"
""
d"
c~sdatadas de 1839,dirigidasaos arquivos mimstenals e epOlsestell<Ii.
...
das aos arqmvos departamentals e comunalS, devenam ser abandona.
dos os velhos esquemas classificat6rios tematicos. EstabelecIa-se que
documentos originarios de uma determinada institui(j:ao,corpora(j:aoou
.
familia seriam agrupados e considerados 0 "fundo" daquela entldade. A
.
Proposta foi viabilizadano Ministerio do Interior par Natalis de WmUy,

.contelf'\9,~_~as_
circunstan~iasde criayao do documento, e a possibil_idade de se pod~r contar co~ urn criteri.ouniversal seguro:
..
A qualldade org,huca dos coo)untos documentalS arqUlvistlcos,
como e hoje entendida, vai alem da "rela(j:30significativa" a que aludia
Schellenberg relativamente ao arranjo dos documentos no fundo: arranjo como "processo de agrupamento dos documentos singulares em
unidades significatiyase 0 agrupamento em rela\ao significativade tais
unidades entre si".126A organicidade, hoje, passa a ser _~ompreendida
como a "qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, as
~~~-"--~~~~~~.
-~~--"-"-'--'
m Yer Schellenberg,

w. Schellenberg,

1973b.

1980b.

-_

.. _----_._-----

I,
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I

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I
i

i
1

func;oese as atividades
da entidade acumuladora
em suas
,',
.
..
.. relayoesinter. ,
nas
e
extemas'
,
segundo
0 Dicionano
brasl1eJ-rode
terrmnologla
.
_
. . arqwVJshca Na verdade, as duas concepc;oessecompletam: apnmelra nos mos.
.
. d f d
d
d"
A
tra como se comporta 0 mtenor 0 un 0, a segun a nos lZpor que.
.. d fi"d
I .
" d" "d .I"d d d d
orgamCida e lca ev:I ente na re a(j:aoentre a III IVl U . I a e 0 ocu.
.I I'
.
127
mento e 0 conJunto no qu e e se sltua genetIcamente.
"....
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d
"
"I
Na arqmtetura orgdOlca as acumen as e arqmvo, as pI ares
f d
.
d
( ",'"
, )"
I
sao 0 un 0, a sene e 0 ocumento um ana au compos 0 , numa re a- h"
.
"1
'd
6'
,"d d, ,'umulador, E"", rrla
r;:ao IerarqUlcaSImiar a a pr pna en 1 a
...,
. ''''
yao, alias, preside a enfoque pelo qual 0 te6rico espanhol Romero
Tallafigov~ 0 fundo e suas subdivis5es:fundo como "reuniao de series
documentaissegundouma proced~nciaorgi\nicaeinstitucionalcomurn";
serie como "uma divisao arquivistica dentro de cada fundo (ou denlro
de cada grupo) que tern por caracteristicas de identidade determinados
tipos documentais, uma origem funcional e competencias comun_s~:
I.~."..;,
Entendido 0 fundo como esseconglomerado documental organico, passemos as suas duas modalidades: ele pode ser aberto ou fechado.
No primeiro caso, a acumulat;ao e continua, uma vez que os documentos de valor permanente passarn a integra-Io pouco a pouco, a medida
que vencem os estagiosanteriores de vigenda e validade administrativa
e jurldicai no segUlldo,a entidade produtora/acurnuladora ja encerrou
suas atividades ou as teve tao substandalmente modificadas que justificam urn encertamento do fundo e a abertura de outro. Para alguns te6-.
ricos, urn fundo s6 esta completo quando esta encerrado. Como aponta

o
o

.
z
o

~
o

\ -'''f,-"",Michel
Duchein, em virtude disso, os arquivistas italianos_D,30
con~w!$.",-,~,.""
. '
ram como arquivos propriamente ditos (fundos) doc~mentos d~ ad~i.~
nistrac;aomais recente, urna vez que Ihe negam 0 carater de umversttas
rerum, ou seja,deconjunto encerrado, caractetisticaque, para eles,tipifica
todo fundo de arquivo. MasDuchein nao concorda, afirmando que todo
documento getado por urn organismo e por ele conservado pertence,
desde sua cria~ao,ao fundo do organismo, comprovando, assim, a existencia dessefundo desde entao, ainda que nao completo ou encerrado.

,~

---'.~-~~--m Guaye, 1984:15-23.

12IlTall"liL',<>,I'N'1

.s.
-

.
.
,
.
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o
<

Urn fundo permanece aberto enquanto 0 organismo que 0 produz cstiveT em atividade, poclenclo tal situarrao prolongar-se por seculos. Nesse
caso se enquadra, por exemplo, 0 fundo do Parlamenla britanico, aponta Duchein.ll9
Revelaclo 0 perfil do (unclo como conjnoto documental procedente das atividades de determinado
6rgiio, passemos a entender sua
divisao inlerna. Esla corresponde as subdivisoes desse orgao (ormanclo os grupos e subgrupos) e, denIm destas. as series documentais, havendo casas em que, pelas caracteristicas peculiares da entidade. e passive! passar diretamente as series na c1assifica~ao interna
do fundo. As series constituem a realidade palpavel e conereta com
que 0 arquivista val trabalhar.
uma vez que os nlveis superiores
correspondem
0106rgao maior e a suas subdivisoes, representando,
na verdade, aglutina~oes de series.
Ora, se estas se caracteriz.am por serem integradas por documentos do mesmo tipo documental (que representa a fusao entre a especie
documental e a atividade juridica au administrativa neleveiculada). evidencia-5e que nao podem ser desarticuladas, dispersas, se1ecionadas, nem
ordenadas por criterios alheios 11.
sua especificidade documental. As pe.-;asdocumentais - os documentos individuais que constituem as series
- reunidas em agrupamentos 16gicos nas unidades de arquivamento
sao a menor unidade material arquivistica. Vale reiterar: unidade material. ja que a menor unidade orgAnica e a serie, por se acharem rep res entadas em seus documentos uma coerenda e uma uniformidade que refletem atos dispositivos au comprobat6rios
de uma mesma atividade.
Contudo, ranto uma quanta a outra, sao desprovidas de "sentido

,
!I

'"
Neste sentido e que a arquivlstica, em todos as seus quadrantes,
nio pode aceitar 0 que se convencionou chamar de "dispersao de fundos". Convem, contudo, nao confundir a "dispersao de fundos" com 0
fenOmeno de transferencia de competencias ou atividades de urn 6rgao
para outro, au mesmo com a cria~ao de toda urna nova administraijao
(caso dos munidpios que sao divididos em outros munidpios. de novos
estados criados em urna federaijao ou de paises que se instalam a partir
de sua independencia de suas metr6poles colonizadoras). Nesse caso, 0
que se da e 0 deslocamento da documentai;io
vigente, a de primeira
idade, e ate a de segunda idade. sem cujas informaijoes a nova atividade,
a novo 6rgao, municipio, estado au pals estariam prejudicados em suas
necessidades informacionais. Esses documentos sao-lhes indispensaveis,
porque informam sobre a sua proto-hist6ria
e como tal figuram nos
respectivos arquivos, que se iniciam com 0 funcionamento
das entida,9l;~:,Esse tipo de_cessao nao se configura como "dispersao".
Do ponto de vista metodol6gico. e perfeilamente correto que os
arquivos cessantes (os relativos a atividades, entidades, orgaos ou mesrna regioes) tomem a data-limite inicial das series cedidas como datalimite final das series remaneseentes e as encerrem. Tal encerramento
pode dizer respeito a uma, a varias series ou a todo urn fundo au fundos .

a possibilidade

ra, independentemente
dessa presen~a fisica, e que houve e ha urn meio
genetico de prodU~6 e tramita~ao, no qual 0 documento unit aria nao
pode estar isolado, ainda que virtualmente, sob 0 risco de se tomarem

dOlpela metodologia

mente,

0 seu

uso, a sua interpreta~ao

seu valor de prova ou de testemunho.

e, principal-

arquivlsticas

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-.-.':.

ou do

baseadas em equivocos de or-

dem politica, te6rica, metodol6gica ou pratica.

A dispersao indevida de documentos, tio veementemente
arquivistica,

nao

e pelas administraijoes

negaque, de

urna forma ou de outra, aulorizam tal aberra~ao. Pode ale haver amparo legal, assim como 0 aplauso dos usuarios, por cornodidadc. 0
que nao pode haver e a aquiescencia do arquivista responsavel, quando se trate dOldispersao dos documentos por ele custodiados. A atitude que Ihe determina sua forma~ao e sua etica prGfissional e a de opo
siijao, protesto e esclarecimenl0

,l~ DLI(h~in, 19R2-86:14-33.

de documentos
"

lilicas ou de reorganizai;oes

prejudicados

de desaparecimento

do. paradeiro de documenlos,

quando cont1g~rados
..,d~s~pn,h,ecirnento
..
como furto e. sim, 0 fenOmeno quando realizado sob 0 pretexto de po-

arquivistico" se fora do seu meio. FOliodas pel;as dentro das series, e, no

Ambito mais amplo destas. do fundo. Note-se que essa concep~ao nao
tern nada a ver com a reuniao fisica, formal, material. 0 que se conside-

completamente

A dispersao oenrre quando, por motivos distintos dos ja expostos, retiraffi-se documentos de nma serie, series de um fundo, Undos de
urn arquivo, para com par series e Undos de outro arquivo. Nao se esta
aventando

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junto as autoridades.

Se hOllver texlOS

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Iegais que d~em respaldo

a dispersao.

pracucar

meios juridicos

e poli-

ticos de alterar a situa~ao.

As situa'10es mais freqiientes em que pade se dar alguma forma de
dispersao de Cundos sao:

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o sequestra e confisco de documentos, em casos de guerras ou oon.f1i~

tos armadas entre paises ou entre fac~oes divergentes no mesmo pals,
o que provoca a safda daqueles registros de seu domicilio legal para
as novas sedes governamentais. mesmo em outro paisi
(J

avan~ indevido, nos casas de separa~o territorial de municipios,

estados, provlncias au paise5, no sentido de que os novos munidpios. estados, provmcias ou paises se apossem de documentos mais
remotos do que as estabeleddos pela data-limite acordada entre as
partes. Como e de consenso, eles teriam direito aos documentos de
produyao recenle, cujo conteudo
seria indispensavel
as novas
gestoesj

uma adininistra!j:Ao, apenas 0 que' conceme a parte de seu territorio. Por

outro lado, prejudica-se bastante os fundos mais antigos, desfigurandose a epoca mais remola daquela administralJiio. Contra essa desfigura~
c;ao e que lutam os arquivistas. Com freqiiencia, De5SeScasos, eles nao
encontram respaldo nem das autoridades, por seus interesses de carater
poI1tico. nem dos historiadores, favonlveis a "pertin~ocia" (eotendida
como a entrega de documentos que concernem ao territ6rio em questao, sem que Ihes pertencra necessariamente). Alias, em nome desse principio, 0 pertinenzprinzip dos alemaes, no seculo XIX" documentos foram extraidos de varios arquivos europeus para formac coleyoes tematicas
em nome de idelltidades nacionais ou regionais.

obedi~ncia a determina!j:oes superiores pontuais e circunstanciais de

caniler politico, ainda que contnirias as disposicroes legais ou a tradierao vigentej

A Convencrao de Haia de 1954 prevea proteerao dos bens culturais

em caso de conflito armada. No que diz respeito aos arquivos, uma serie
de pontos os coloca a salvo e sob protecrao internaciona!. Entretanto, nos
casas mais localizados em que a apropriacrao nao recebe do direito internacionalnenhuma
protecrao, muitos abusos ja ocorreram. E bem verdade
que, freqilentemente, sabe-se de "reintegracroes", citadas na bibliografia
arquivfstica internacional, algumas ja apresentadas ao publico, ate com

[J

acatamento de determina!j:oes legais correspondentes

a situacroes de
epoca, figurando mesma em atos normativos de maior peso jurJdico
como Constitui!j:ao, estatutos e regimentos, significando obrigacroes

grande pompa, como se viu em 1984, em Bonn, durante 0 X Congresso

Internacional de Arquivos, quando foram devolvidos a Alemanha documentos confiscados pelos Aliados no fim da II Guerra Mundia!.

e interesses de momento e discordantes das regras do direito e das

metodologias da arquivfstica e da tradic;ao hist6rica.

Os especialistas chamam a atencrao para 0 fato de que todo processamento que se de a informacrao arquivistica nao pode se afastar dos
principios te6ricos basicos da arquivistica, devendo refletir sempre os
prindpig5.da,pro.v.eniencia
e da organicidade oa sua classifica~o e na

Principios de dirc~ito,intemacional em materia de arquivos acompanham os mesrnos prindpios gerais universal mente aceitos quando da
anexa!j:Ao/separac;ao de territ6rios. normal a cessao de titulos de propriedade e de todos os documentos necessarios a continuidarle administrativa. "Os arquivos publicos. elementos do dominio publico, seguem pois a sorte do territ6rio: e 0 principio dito da territorialidade dos
arquivos."llII Atente-s8, no entanto, que s6 os registros relativos a "con.tinuidade"

devem ser obrigatoriamente

visticamenle

,'II

n"ttti~I',

cedidos. Mesmo porque, arqui-

falando. e bastante problem3:tko

"separar-se",

dentro de

ordena~o

interna

dos fundos. Portanto,

do ponto de vista te6rico _

com ou sem informatica -, 0 principio da proveniencia e basico e

indestrutlvel, mesmo que as informalji)es se apresentem apenas em sua
forma virtual. 0 arquivista deve estar profissionalmente
preparado para
isso. A "tecnologia da informa.yao induz 0 arquivista a reinterpretar
principio
da proveniencia,
transformando-o
em um paradigma

metodol6gico que passa a focalizar uma ordem intelectual em vez de

uma ordem fisica".'.11 Portanto, no caso das dispersoes de fundos, nem e

1':J7fl.
1.01ThulIIU"'liCII,

I 'W5.

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precise que das se d!em fisicamente. Mas,

mente urn documento

genuinamrnte

aD

se considerar

intelectual-

pe-rtenceDte a urn fundo como de

outro, por qualquer raz.3o que seja, a dist0rvao j~

foi cometidal
A rrintegra~o
de fundos faz-se necessaria por ~ tntu da mais
comezinha "justilja arquivistic.a'". Nio se pode justificar a disperslo de
fundos apelando-se para a prot~lo,
0 melhar tralamento
melbar scm aDhistoriador, e levando alguns document05

tknico, 0
considera-

dos mais preciosos para institui~~e5 de grande porte DU para centros

custodiados
permanente

distint05

dos demais

de cultural atraves dos tempos.

A alusao a essa questiio tern a vcr com a neeessidadedeo
arquivista procurar, por todos os meios. nao medir esforyos para lentar manter
os documentos sob sua guarda, au aqueles que dcveriam estar. afasta-

documentos

por determinada entidade. Cada documento. em sua rase

de vida, den ficar junto com os que tiveram 0 mesmo meio

de prodUlj3o/tramita'r8o/acumula~o.
Os centros de documentayio

d05 de condic;:oes adversas.

que queiram ter em seu proprio re

e1nto dados contidos em documentos

cumentos originais. reuniao par meio de microformas au reuniao de

informa~oes por meio de referenciayao (tradidonal au virtual) -, to-

diversos, estes sim podem recor-

rer a tecnologias dOlinformayao de toda ordem. Informatica

e telematica

ai estao para semr a disseminayao dOlinformOllYao.

Na teoriza~o dos fundos e na an:Uise da questao da sua dispersilo

e preciso
cumentos

reiter.r as r.eflexOes de Luciana Duranti sobre

serem mdos naturais,

imparciais,

residuos e prova das atividades do seu criador/acwnulador,

fato de os do-

interdependentes,

Unicos

sendo a co-

nwo arquivistica ~Qlv1ncul~.PJ!J~~ e n~o_

entre os documentos arquivSsticos. determinado pelas fun'rOes. m No caso dos documen105 originais, que ttm todas essas caracteristkas, ha urna e:xisttncia palpavel e DaDvirtual, sen do, portanto,
seu lesitimo domicl1io legal.
Ademais, 0 documento

arquivlstico

bern cultural rn6vel.e componente

de valor pennanente

do patrinlOnio documental

Como tal, tern direitos devidamente

assesurados

e, assim como as oulras rnodalidades

amparo legal quanto ao seu domidlio,

1)J Dur-mlL 1994.

luSar 6sico de sua permantncia

de bens culturais m6vds,

guarda e proteyao.

e urn

nacional.

a sua integridade

flsica

reeebe

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para "trocar" ou retcr documentos de Dutro domidlio legal. Dutra proe Dutro rodo genetica,

A integralizayao de fundos de arquivo, assim como as informayoes dispersas que sao de interesse para a historia dos paises contidas em
diferentes fundos customados fora de seu territ6rio, como -veremos adiante, sao hoje uma da.s mais strias preocupayoes dOlarquivologia no
ambito internaclonaI.
Embora constituam variantes distintas - reuniao material de do-

da5 dizem respeito illmesma preocupac;:ao de proporcionar a05 historiadores e aos cidada05 em geral a quadro mais completo de fontcs que
testemunhem a evolu~ao nacional eviabilizem meios para sua identida-

urbanos mais desenvolvidos. Nilo se pode acena! (om os recursos da

tecnologia da informaljBo, como scanner, microfilmagem ou digitalizaylo.
veni~ncia

171

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