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GERENTE
1. Propsito y Alcance
1.1 Objetivo
En este proceso se describen los pases a seguir para llevar acabo, la autorizacin de las solicitudes de
necesidades de los materiales de los diferentes departamentos y posteriormente la tramitacin de los
pedidos teniendo como finalidad entregar los productos y servicios que son requeridos por la organizacin.
Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de proveedores de productos y
servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de Calidad.
1.2 Alcance
Este procedimiento incluye todas las actividades que se relacionan con la identificacin y la
definicin de las necesidades de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios, as como
los tramites de los pedidos de las distintas reas finalizando con la obtencin de los mismos.
2. Responsabilidades
y Autoridades
Personal Responsable del Cumplimiento de este documento
Puesto
Responsabilidades
Departamento Solicitante
Jefe de Almacn
Directores respectivos
de rea
Jefe de Finanzas
Fecha de Emisin :
Validacin presupuestal
18 de Marzo de 2003
Jefe de compras
Surte
la
requisicin
de
compra
al
departamento
solicitante
Analizar los resultados de la evaluacin de los proveedores en la
Revisin del Sistema de Gestin. Analizar el proceso de seleccin de
proveedores y ver si es el ms idneo para el producto que requerimos en
todos los aspectos que este conlleva.
Proveedor
Encargado de compras
3. Desarrollo
3.1 Requisicin de Compra
3.1.1.- Para la solicitud de bienes o suministros, se debe primeramente consultar con el Departamento de
Almacn la existencia de los bienes o suministros la cual puede ser a travs de correo o estampando el
sello de No existencia en la Requisicin de compra.
De existir los bienes o suministros en el Almacn, la Unidad Solicitante de elaborar: su formato de
solicitud de materiales
3.1.3.- La Requisicin de Compra debe ser elaborada de acuerdo al nmero de rea establecido, en
donde se especifica detalladamente los bienes o servicios requeridos, Cada requisicin lleva un nmero
consecutivo.
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar
la informacin que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que ms
nos interese conocer.
Una vez que se tiene la informacin se deber de realizar un check list para saber si cumple con nuestras
expectativas
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
Materiales utilizados.
Caractersticas tcnicas.
Periodo de garanta
Descuento comercial.
Forma de pago.
Plazo de pago.
Precios de envases y embalajes.
Aprobar la Orden:
Esta Orden se considerar aceptada por los siguientes puntos ocurra:
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
Identificar las necesidades, las caractersticas y las cantidades de artculos que se han de comprar.
Determinar la disponibilidad econmica.
Identificar los posibles proveedores, para seleccionar el que ms se adapte a las condiciones de
la empresa.
Proceder a confeccionar los documentos que formalizan la solicitud de materiales, orden de compra,
requisicin, etc.
Recibir las mercaderas, que debern corresponder a lo solicitado, para proceder al pago de las facturas
que acompaan aquellas
6.1 Proceso de compras
6.1.1 Compra de material
6.1.1.2 Cualquier usuario de un rea puede solicitar en forma directa o por correo electrnico la compra
de algn insumo, producto o servicio al jefe de compras.
6.1.1.3 Estas compras se deben efectuar a proveedores previamente evaluados. Si el producto no
se encuentra disponible, se adquirir a cualquier otro proveedor no evaluado y se evaluar
posteriormente si corresponde
6.1.1.6 Si el producto se encuentra disponible, el jefe de compras coordina la compra, elaboracin del
pedido: El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante, genera y enva al
proveedor la orden de compra, en donde debe detallarse; descripcin y cantidad del producto,
condiciones de pago y plazo de entrega. Dependiendo de las caractersticas del producto, el jefe de compras
solicitara la aprobacin de la compra al Gerente.
6.1.1.7 Envo del pedido: Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail
6.2 Compra de equipo/servicio
6.2.1 Deteccin de necesidades: El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e- mail al
responsable de administracin todas las caractersticas del mismo
6.2.2 Solicitud de presupuesto
Se requerir la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envo por
e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido.
6.2.3 Aprobacin del presupuesto: Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos
puntos de vista:
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el jefe de finanzas decidir la aprobacin o rechazo del
presupuesto.
6.2.4 Comunicacin al proveedor:
-
6.2.5 Una vez recibido el producto, es responsabilidad del jefe de compras y/o rea correspondiente,
verificar si el producto cumple con sus requerimientos. Si lo acepta, se deber firmar la gua de
despacho y/o factura que indique su revisin y conformidad. En caso de que la compra solicitada no
cumpla con los requerimientos, se deber solicitar el cambio y/o devolucin del producto o servicio.
Devolucin de compra.
Aceptar bajo concesin:
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
III. Reconocimiento del mercado: Se refiere a marcas del proveedor, por ejemplo: con
prestigio internacional, con certificacin del producto o del Sistema de Gestin de la
Calidad.
IV. Precio
9.1.2 Evaluacin del proveedor:
Los proveedores se evalan cuando se realiza la compra o una vez al ao, segn la frecuencia de
utilizacin del proveedor.
Si existiese algn proveedor que no tuvo actuacin durante el ao, la evaluacin se realizar
despus de suministrado el servicio o producto. Ambas evaluaciones se registran en la carpeta Registro de
Evaluacin de proveedores, con la siguiente informacin:
Fecha
Nombre del proveedor
Servicio/Producto a evaluar
Evaluacin para cada factor
Calificacin (Malo Regular y Bueno)
Observaciones.
Malo = 1
Regular = 5
Bueno = 10
9.1.2.2 Insumos Crticos: Los insumos comprados que afecten a la calidad de los ensayos o de las
calibraciones, no deben ser utilizados hasta que sean verificados o inspeccionados.
9.1.1 Clasificacin de proveedores
9.1.1.1 Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para catalogar al
proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados, es decir, a los que se puede comprar,
se incluirn en el formato cartera de proveedores.
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor, segn el formato "Ficha de
Proveedor" (aprobada por la Gerencia)
Datos del proveedor
Producto/servicio suministrado
Observaciones
Requisitos exigibles
Tipo de proveedor
Perodo de validez de evaluacin
Forma de evaluacin
Visto Bueno del Gerente
Reclasificacin del Proveedor
En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance del rechazo
El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un proveedor ser que se hayan
abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso
de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu
inaceptable, segn el procedimiento.
10.1 Seguimiento a proveedor
10.1.1 Compras es responsable de llevar a cabo el seguimiento de los proveedores aprobados, con el
propsito de comprobar que stos siguen manteniendo el nivel de calidad requerido.
Los proveedores aprobados sern sometidos a un seguimiento sobre la base de los registros de la
calidad resultantes de la inspeccin de recepcin de los productos que suministran y a los informes de no
conformidades que hayan originado al respecto.
10.1.2 Compras reflejar la anomala en la ficha de cada proveedor con la siguiente informacin:
- N de cada pedido.
- Identificacin del artculo
- Descripcin de la anomala, la fecha de la anomala y el n del informe de no Conformidad
generado.
10.1.3 Compras realizar un seguimiento continuo del proveedor, anotando las incidencias y estudiando la
necesidad de abrir un informe de no conformidad. Si alguna anomala/incidencia provoca la reclamacin de
un cliente, sta generar inmediatamente una nota en la ficha de cada proveedor, pudindose incluso
desaprobarse al mismo. A final del ao, en la revisin del sistema por la direccin, las incidencias
sern analizadas conjuntamente con los departamentos de almacn y compras
10.1.4 Cuando se especifique en el contrato, los clientes o sus representantes tendrn derecho a verificar
en nuestros locales y en los del proveedor que el producto subcontratado est conforme con los requisitos
especificados. Esta verificacin no exime de someter a dicho producto a los controles establecidos en la
empresa.
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
4. Referencias
1.
2.
Documentos
Relacionados
Tipo de
Revisin
Documento
Cdigo
Ttulo
Pajbg25
Orden de compra
Procedimiento
Cartera de proveedores
Procedimiento
Requisicin de compra
Procedimiento
Evaluacin de proveedores
Procedimiento
5. Definiciones y Terminologa
Definicin de Trminos usados en este Documento
Trmino
Definicin
Instancia que, dentro de la entidad, realiza los trmites de operacin para la
adquisicin de bienes o insumos y contratacin de los servicios que en ella
se requieran.
Auditorias
Calidad
Cartera de
proveedores
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
Catlogo de
proveedores de la
entidad:
Comprador
Compras
Compras
consolidadas
Contrato o Pedido
Criterio
Evaluacin de
Proveedores
Factor
Fecha de entrega
Informacin
confidencial
Orden de compra
Perodo de
garanta
Productos
Proveedor habitual
Proveedor nuevo
6. Registros
Formatos por Utilizar
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
Cdigo
Ttulo
Departamento, rea o
persona que debe retener el
documento.
Tiempo de
Retencin
FO-7.1.1A
Requisicin de compra
Depto. De Compras
1 mes
FO-7.1.1 A1
Solicitud de Materiales
rea solicitante
1 mes
FO-7.1.1B1
Ficha de proveedores
Depto. De Compras
6 meses
FO-7.1.1B
Cartera de proveedores
Depto. De Compras
6 meses
FO-7.1.1C
Orden de compra
1 mes
FO-7.1.1H
Control de productos
Depto. De Compras y
Almacn
Depto. De Compras y
3 meses
2 meses
N/A
FO-7.1.1DV
Devolucin de compra
Almacn
Depto. De Compras y
Almacn
Depto. De Compras y
FO-7.1.1SP
Solicitud de presupuesto
Almacn
rea
solicitante y Finanzas
2 meses
FO-7.1.1I
Evaluacin de proveedores
Depto. De Compras
6.meses
FO-7.1.1IC
Ficha de compras de
insumos/equipos crticos
Depto. De Compras
2 meses
3 meses
7. Anexos
ANEXO 1
FO-7.1.1A Requisicin de compra
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
ANEXO 2
FO-7.1.1B1 Ficha de proveedores
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
ANEXO 3
FO-7.1.1B cartera de proveedores
Fecha de Emisin :
18 de Marzo de 2003
ANEXO 4
FO-7.1.1C Orden de compra
ANEXO 5
FO-7.1.1H Control de productos
ANEXO 6
FO-7.1.1SP Solicitud de presupuesto
ANEXO 7
FO-7.1.1DV Devolucin de compra
ANEXO 8
FO-7.1.1I Registro de Evaluacin de proveedores
ANEXO 9
FO-7.1.1IC Ficha de compras de insumos/equipos crticos
ANEXO 10
FO-7.1.1INC Informe de no conformidades
N Albarn
Suministro
Anomalas
Fecha
N INC