CURSO

DIRECCIN DE PROYECTOS
ALINEADO AL PMBOK V5

DIRECCIN DEL PROYECTO

3.1 Cierre el Proyecto

Grupo de Procesos de Cierre

El Grupo del Proceso de Cierre esta compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas
las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos, a fin de completar
formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
Involucra los siguientes procesos:
Procedimiento de Cierre Administrativo.
Procedimiento de Cierre del Contrato.

Grupo de procesos
de planificacin

Cerrar
Proyecto o fase

Grupo de procesos
de ejecucin
Grupo de procesos
de Seguimiento
y control

Cerrar
las adquisiciones

Grupo de Procesos de Cierre

Procedimiento de cierre administrativo.
Este procedimiento comprende todas las actividades, roles y responsabilidades relacionados de los miembros del
equipo del proyecto interesados en la ejecucin del procedimiento de cierre administrativo. Se desarrollan y
establecen los procedimientos para transferir los productos o servicios del proyecto a produccin y/u operaciones.
Este procedimiento suministra una metodologa paso a paso para el cierre administrativo, que comprende:
Acciones y actividades para definir los requisitos de aprobacin de los interesados para los cambios y todos los
niveles de productos entregables
Acciones y actividades necesarias para confirmar que el proyecto ha cumplido con todos los requisitos del
patrocinador, del cliente y de los dems interesados, verificar que se han suministrado y aceptado todos los
productos entregables y validar que se ha cumplido con los criterios de conclusin y salida.
Acciones y actividades necesarias para cumplir con los criterios de conclusin o salida del proyecto.

Procedimiento de cierre del contrato.

Se desarrolla para proporcionar una metodologa paso a paso que aborde los trminos y condiciones de los
contratos y todos los criterios de conclusin o salida requeridos para el cierre de adquisiciones. Comprende
actividades y responsabilidades relacionadas de los miembros del equipo del proyecto, de los clientes y de
los dems interesados en el proceso de cierre del contrato. Las acciones realizadas cierran formalmente
todos los contactos relacionados con el proyecto completado.

Cerrar proyecto o fase

GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS
reas del
Conocimiento
Gestin de la

Grupo de
Procesos de
Iniciacin

Grupo de Procesos de Planificacin

Grupo de Procesos de
Ejecucin

Grupo de Procesos
de Seguimiento y
Control

Integracin del
Proyecto

Desarrollar el acta
de constitucin del
proyecto

Desarrollar el plan para la direccin del

proyecto

Gestin del

Alcance del

Proyecto

Dirigir y gestionar la
ejecucin del proyecto

Recopilar Requisitos
Definir el alcance
Crear EDT

Definir las actividades

Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin de las actividades
Desarrollar el cronograma

Dar Seguimiento y
controlar el trabajo del
proyecto
Realizar Control
integrado de cambios

Grupo de
Procesos de
Cierre

Cerrar proyecto o
fase

Verificar el alcance
Controlar el alcance

Gestin del
Tiempo del
Proyecto

Gestin de
Costos del
Proyecto

Estimar los costos

Determinar el presupuesto de costos

Gestin de la
Calidad del
Proyecto

Planificar la calidad

Gestin de los
RR.HH del
Proyecto

Desarrollar el Plan de RR.HH

Planificar las comunicaciones

Gestin de los
riesgos del
Proyecto

Planificacin de la gestin de riesgos

Identificar los riesgos
Realizar Anlisis cualitativo de riesgos
Realizar Anlisis cuantitativo de riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos

Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

Planificar las adquisiciones

Realizar el aseguramiento de
calidad

Adquirir el equipo del

proyecto
Desarrollar el equipo del
proyecto
Dirigir el equipo del proyecto

Gestin de las
comunicaciones
del Proyecto

Identificar a los
interesados del
proyecto

Distribuir la informacin
Gestionar las expectativas
de los interesados

Efectuar adquisiciones

Controlar el
cronograma

Controlar los costos

Realizar control de
calidad

Informar el desempeo

Dar Seguimiento y
controlar los riesgos

Administrar las
adquisiciones

Cerrar las
adquisiciones

3.5.1 Cerrar el Proyecto o fase

Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los Grupos
de Procesos de Direccin de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del
proyecto, y transferir el proyecto completado o cancelado segn corresponda.

ENTRADAS

SALIDAS
PLAN PARA LA
DIRECCIN DEL
PROYECTO

Cerrar
proyecto o fase

ENTREGABLES
ACEPTADOS
ACTIVOS DE LOS
PROCESOS DE LA
ORGANIZACIN

Herramientas y
Tcnicas

TRANSFERENCIA DEL
PRODUCTO, SERVICIO FINAL

ACTIVOS DE LOS PROCESOS

DE LA ORGANIZACIN
ACTUALIZADOS

Juicio de expertos

Producto
Entregables aceptados

3.5.1 Cerrar el Proyecto o fase

Producto, servicio o resultado final

Salidas
Transferencia
del Producto,
servicio o
resultado final
Activos de los
procesos de la
organizacin
actualizados

Final product, service or result transition

La aceptacin formal y entrega del producto, servicio o resultado final que

el proyecto estaba autorizado a producir.
La aceptacin incluye la recepcin de una declaracin formal en la que se
establece que se ha cumplido con los trminos del contrato.

Plan de
Proyecto

Producto

Declaracin formal del cumplimiento

del contrato

3.5.1 Cerrar el Proyecto o fase

Salidas

Activos de procesos de la organizacin (actualizaciones)

Organizational Process Assets Updates

Transferencia del
Producto, servicio
o resultado final
Activos de los
procesos de la
organizacin
actualizados

Archivos del Proyecto. La documentacin resultante de las actividades

del proyecto Por ejemplo; el plan para la direccin del proyecto, al alcance, el
costo, el cronograma y los calendarios del proyecto, entre otros.
Los documentos de cierre del proyecto o fase. Los documentos de
cierre del proyecto o fase, que consisten en la documentacin formal que
indica la terminacin del proyecto o fase y la transferencia de los entregables
del proyecto o fase terminados a, por ejemplo, un grupo de operaciones o la
siguiente fase.
La informacin histrica. Esto puede incluir informacin sobre asuntos y
riesgos, as como sobre tcnicas que funcionan bien y que pueden aplicarse
en proyectos futuros.

3.5.1 Cerrar el Proyecto o fase

Informe de cierre
Es necesario hacer un anlisis de las lecciones aprendidas y las recomendaciones para la
mejora de procesos, para poder aplicarla en la planificacin e implementacin de situaciones
futuras.

Reporte de
cierre de
proyectos

Reunin de lecciones
aprendidas y
evaluacin del
proyecto

Reunin de
cierre del
proyecto

Cerrar las Adquisiciones

GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS
reas del
Conocimiento
Gestin de la

Grupo de
Procesos de
Iniciacin

Grupo de Procesos de Planificacin

Grupo de Procesos de
Ejecucin

Grupo de Procesos
de Seguimiento y
Control

Integracin del
Proyecto

Desarrollar el acta
de constitucin del
proyecto

Desarrollar el plan para la direccin del

proyecto

Gestin del

Alcance del

Proyecto

Dirigir y gestionar la
ejecucin del proyecto

Recopilar Requisitos
Definir el alcance
Crear EDT

Definir las actividades

Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin de las actividades
Desarrollar el cronograma

Dar Seguimiento y
controlar el trabajo del
proyecto
Realizar Control
integrado de cambios

Grupo de
Procesos de
Cierre

Cerrar proyecto o
fase

Verificar el alcance
Controlar el alcance

Gestin del
Tiempo del
Proyecto

Gestin de
Costos del
Proyecto

Estimar los costos

Determinar el presupuesto de costos

Planificar la calidad

Gestin de la
Calidad del
Proyecto
Gestin de los
RR.HH del
Proyecto

Desarrollar el Plan de RR.HH

Planificar las comunicaciones

Gestin de los
riesgos del
Proyecto

Planificacin de la gestin de riesgos

Identificar los riesgos
Realizar Anlisis cualitativo de riesgos
Realizar Anlisis cuantitativo de riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos

Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

Planificar las adquisiciones

Realizar el aseguramiento de
calidad

Adquirir el equipo del

proyecto
Desarrollar el equipo del
proyecto
Dirigir el equipo del proyecto

Gestin de las
comunicaciones
del Proyecto

Identificar a los
interesados del
proyecto

Distribuir la informacin
Gestionar las expectativas
de los interesados

Efectuar las adquisiciones

Controlar el
cronograma

Controlar los costos

Realizar control de
calidad

Informar el desempeo

Dar Seguimiento y
controlar los riesgos

Administrar las
adquisiciones

Cerrar las
adquisiciones

3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

El proceso Cierre de las Adquisiciones respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya que incluye
la verificacin de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. El
proceso Cierre del Contrato tambin incluye actividades administrativas, como por ejemplo,
actualizacin de registros para reflejar los resultados finales y archivo de dicha informacin
para su uso en el futuro. El cierre de las adquisiciones aborda cada contrato aplicable al
proyecto o a una fase del proyecto.
Cumplimiento
de Hitos
Reporte de
Estado

Contrato

Verificacin del
cumplimiento total del
contrato (autorizar
ltimo pago)

Evaluacin de la

Cierre de las
Adquisiciones

perfomance del
proveedor
(encuesta)

3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

SALIDAS

ENTRADAS
PLAN PARA LA
DIRECCIN DEL
PROYECTO
DOCUMENTOS DE
ADQUISICIN

Cerrar las
Adquisiciones

ADQUISICIONES CERRADAS

ACTIVOS DE LOS PROCESOS

DE LA ORGANIZACIN
ACTUALIZADOS

Herramientas y
Tcnicas
Auditoras de la adquisicin
Acuerdos Negociados

contrato

Sistema de gestin de registros

3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

Entradas
Documentacin de adquisiciones
Procurement Documentation

Plan para la
direccin del
proyecto
Documentacin
de adquisiciones

La documentacin de adquisiciones es una entrada usada para llevar a

cabo el proceso de cierre de adquisiciones e incluye el contrato en s, as
como los cambios realizados en el contrato y dems documentacin (por
ejemplo, el enfoque tcnico, la descripcin del producto o los criterios y
procedimientos de aceptacin del producto entregable).

3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

Herramientas
y Tcnicas

Auditoras de adquisicin
Procurement Audits

Una auditora de adquisicin es una revisin estructurada del proceso de

adquisicin, desde el proceso Planificar las Adquisiciones hasta la
Administracin del Contrato. El objetivo de una auditora de adquisicin es
Auditoras de la
adquisicin
Acuerdos
negociados
Sistema de
gestin de
registros

identificar los xitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o

administracin de otros contratos de adquisicin en el proyecto, o en otros
proyectos dentro de la organizacin ejecutante.
Cerrar
Adquisiciones
Administrar
Adquisiciones
Efectuar
Adquisiciones
Planificar
Adquisiciones

3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

Herramientas
y Tcnicas

Acuerdos Negociados
Negotiated Settlements

En toda relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos

los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la
Auditoras de la
adquisicin
Acuerdos
negociados
Sistema de
gestin de
registros

negociacin es un objetivo fundamental. En los casos en que no es factible

llegar a un acuerdo mediante la negociacin directa, puede examinarse el
empleo de algn mtodo alternativo para la resolucin de conflictos,
incluyendo la mediacin o el arbitraje.

3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

Salidas

Adquisiciones cerradas
Closed Procurements

El comprador, generalmente a travs del administrador autorizado del

contrato, le entrega al proveedor una notificacin formal por escrito
Adquisiciones
cerradas
Activos de los
procesos de la
organizacin
actualizados

informndole que el contrato ha sido completado.

Habitualmente, los requisitos para el cierre formal del contrato se definen
en los trminos del contrato, y si se hubiera preparado un plan de gestin
del contrato, se incluiran en l.

contrato

3.5.2 Cerrar las Adquisiciones

Activos de procesos de la organizacin (actualizaciones)

Salidas

Organizational Process Assets Updates

Archivo de la adquisicin. Se prepara un juego completo indexado con la

documentacin del contrato, incluso el contrato cerrado, para su incorporacin en
los archivos finales del proyecto.
Adquisiciones
cerradas
Activos de los
procesos de la
organizacin
actualizados

Aceptacin del producto entregable. El comprador, generalmente a travs del

administrador autorizado del contrato, le entrega al proveedor una notificacin
formal por escrito informndole que los productos entregables han sido aceptados
o rechazados. En general, los requisitos para la aceptacin formal de los productos
entregables, y cmo tratar los productos entregables que no cumplen con los
requisitos, se definen en el contrato.
Documentacin sobre lecciones aprendidas. El anlisis de las lecciones
aprendidas y las recomendaciones para la mejora del proceso se desarrollan para
la planificacin e implementacin de compras y adquisiciones en el futuro.

Documentacin sobre
lecciones aprendidas

IMPORTANTE REPASAR

 Fundamentos de la direccin de proyectos

reas de Aplicacin del PMBOK Guide
1. Departamentos funcionales y disciplinas de soporte tales
como: Legal, Produccin y gerencia de inventarios,
marketing, logstica y personal.
2. Elementos tcnicos tales como: Desarrollo de software,
Ingeniera ambiental y de saneamiento, Ingeniera para la
construccin.
3. Especializaciones gerenciales, tales como: Contratacin
con el gobierno, Desarrollos de la comunidad, Desarrollo
de nuevos productos.
4. Grupos de industrias, tales como: Automotriz, Qumicos,
Agricultura, etc.

2.4 Construction Extenson to the

PMBOK Guide Third Edition

Gestin de Seguridad
Se refiere a los procesos necesarios para garantizar que
se evite accidentes y lesiones personales y daos a la
propiedad.

Gestin Ambiental
Las prcticas necesarias para garantizar que el proyecto
siga todas las leyes y reglamentos relacionados con el
medio ambiente afectado por el proyecto.

Gestin financiera
Describe los pasos necesarios para adquirir y administrar
los recursos financieros para el proyecto.

Gestin de reclamacin
Se refiere a los procesos necesarios para prevenir o
eliminar la construccin de las reclamaciones derivadas

10

2.5 reas de experiencia de la

disciplina de Gerencia de Proyectos

Habilidades
Interpersonales
Comunicacin
efectiva.
Influencia en la
organizacin.
Liderazgo.
Motivacin.
Negociacin y
gestin de
conflictos.
Resolucin de
problemas.

Fundamentos de la
Direccin de Proyecto

Gua de PMBOK

Conocimientos,
normas y regulaciones
del rea de aplicacin

Habilidades
Interpersonales

Conocimientos y
habilidades de la
direccin gral.

Comprensin
del entorno del
proyecto

Fuente: PMBOK Guide

2.6Qu es un programa?

Un programa es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados en

una forma coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual.
(fuente: PMBOK Guide 2013).

Programa

Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto N

11

2.7 Relacin entre Plan

Estratgico y Portafolio de
Proyectos

Proyecto1

Visin
Programa 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Misin

Seleccin y
Priorizacin
Objetivos

Proyecto 4
Programa 2
Proyecto 5

Plan
Estratgico

Proyecto n-1

Estrategias

Portafolio de
Proyectos

Programa n
Proyecto n

2.8 Portafolio de Proyectos

Un portafolio de proyectos es una coleccin de proyectos y/o programas y otros trabajos que
agrupados facilitan la gestin efectiva de todo el portafolio para lograr los objetivos estratgicos.
Fuente: The Standard for Portfolio Management , 2006

Portafolio de productos
alimenticios

Portafolio fideos

Proyecto Harina

Programa Aceite

Componentes

La Gerencia del Portafolio de proyectos centraliza uno o mas portafolios los cuales incluyen la
identificacin, priorizacin y el control de los proyectos, programas y otros trabajos relacionados
para lograr los objetivos estratgicos de la compaa.

12

 Relaciones entre la Direccin de Proyectos, Direccin de

Programas y Direccin de Portafolios
Gerencia de
Proyectos
Gerencia de
Programas
Gerencia de
Portafolios

2.9 Oficina de Proyectos (PMO)

Una oficina de Proyectos es la unidad que centraliza y coordina la direccin de proyectos de la

organizacin con el fin de hacerlos exitosos. Sus iniciales correspondientes en ingles son:
Project Management Office (PMO).

PMO
Metodologa
y Soporte
Procesos
Herramientas
Templates
Estndares
Lecciones
aprendidas

Entrenamiento
y Mentora
Competencias
Curricula de
Entrenamiento
Entrenamiento/
Mentoria
Certificacin

Revisin
(QA) y
Consultora
Revisin del
cump. de la
Metodologa
Asesora y
Consultora

Portafolio
Plan Estratgico y
presupuesto
Seleccin y
Priorizacin
Seguimiento del
Portafolio (scorecard)
Seguimiento postproduccin de
beneficios
propuestos

Recursos de
Gestin de
Proyectos
Gerencia de Proyectos
Analista de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto Sr
Gerente de Programa

13

2.9 Oficina de Proyectos (PMO)

Funciones de la oficina de Proyectos

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Fundamentos de Gestin
Estos modelos se complementan y depende su
aplicacin del tipo de proyecto que se desarrollaran
en las empresas.
Muchas empresas al aplicar estos modelos no lo
adaptan a su cultura organizacional, cometiendo as
el primer error en su implementacin.

Una metodologa de gestin de proyectos est bien desarrollada siempre que esta cumpla
dos requisitos. La metodologa deber estar institucionalizada e internalizada. Lo
primero se logra con una buena propuesta de metodologa y con el apoyo de la alta gerencia
para que se autorice en su formalidad y uso obligatorio por la organizacin. Pero el segundo
punto Internalizada, esto solo se logra cuando la organizacin y sus miembros viven
da da con la metodologa implementada, cabe decir que cada director de proyectos deber
estar convencido que esta metodologa le es til para su gestin y adems lo tiene innato en
su trabajo del da a da.

14

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Fundamentos de Gestin

Una vez que se hayan desarrollado el diagnstico de la

organizacin y se hayan identificados los procesos de
gestin de proyectos en la organizacin, estos en base a
la experiencia y mejores prcticas sern mejorados y
propuestos para la organizacin, pero en paralelo se
deber probar esta propuesta en algn proyecto piloto
de la organizacin, ya que esta propuesta en funcin de
cmo interacta con la organizacin en todos los niveles
tendr que ser ajustada hasta tener una mejor
aproximacin de la misma, si bien el tiempo a veces no
es el suficiente para un implementacin adecuada, se
deber hacer una simulacin de la gestin de un
proyecto aplicando la metodologa propuesta para que
se tenga una mejor adaptacin de la propuesta
planteada

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Porque implementar las mejores practicas de Gestin?

Son muchas las razones

En
esta
presentacin
mostraremos algunas en
funcin de las empresas en
las que se ha implementado y
de los comentarios de los
diferentes profesionales en
las aulas.

Lenguaje
Comn

Metodologa
de gestin

Administrar el
Conocimiento

Generar
Confianza

15

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Porque implementar las mejores practicas de Gestin?
1.- Estandarizar el lenguaje:
Es importante que todos los profesionales
tengan un lenguaje comn, ya que los
proyectos actualmente son ms dinmicos,
multidisciplinarios, multinacional y de
constante rotacin que obliga a los
profesionales interactuar de manera ms
rpida y cambiante. En ese sentido los
directores de proyectos debern tener
equipos con mtodos estandarizados para dar
respuestas ms rpidas en su gestin.

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Porque implementar las mejores practicas de Gestin?
2.- Estandarizar la metodologa de gestin
de los proyectos
En los proyectos participan profesionales de
diferentes disciplinas y culturas, as como
tambin experiencias, es en ese sentido que
las empresas debern tener una metodologa
de gestin para alinear a todos los
involucrados del proyecto y de esa forma
disminuir la probabilidad de errores por una
mala comunicacin de formas de trabajo, as
como tambin generar un mejoramiento
continuo entre los profesionales que tiene
una gua para su gestin.

16

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Porque implementar las mejores practicas de Gestin?
3.- Administrar el conocimiento que se
genere en la empresa:
Pensando como empresario, cuando los
profesionales migran por muchas razones, ya
sean estas por motivos de propuestas ms
atractivas, o falta de trabajo en la empresa,
entre otras razones, la empresa debera de
capitalizar todo el conocimiento que se ha
generado en los diferentes proyectos, ya que
en cada proyecto desarrollado se ha
aprendido y ello ha costado, es en ese
sentido que una metodologa de gestin
ayudara a capitalizar dicha inversin y poder
administrarla para futuros emprendimientos.

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Porque implementar las mejores practicas de Gestin?
4.- Generar confianza en los inversionistas
por la transparencia en la informacin:
Si bien la metodologa en principio se
desarrolla para apoyar en la gestin de los
proyectos, esta complementada con un
ordenamiento contable, administrativo y
financiero, hace que cuando la empresa
busque capitales para su crecimiento, esta
generara en sus potenciales inversionistas
una mayor confianza ya que se mostrara con
un ordenamiento en todo sentido.

17

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Planteamiento de la Implementacin
La implementacin de las mejores prcticas
de la gestin de proyectos en las
organizaciones, pasa por varias fases, entre
las cuales se muestran las siguientes:
Fase 1: Propuesta de metodologa e
implementacin en unos proyectos pilotos.
Fase 2: Implementacin de la metodologa
en todos los proyectos.
Fase 3: Mejoramiento e Implementacin en
todos los proceso de la organizacin.

2.10 Implementacin de las Mejores

Prcticas
Planteamiento de la Implementacin

18

2.11 Cambio Cultural

Gracias por su atencin!

Ing. Jos Salgado, MBA, PMP, PRINCE2

jsalgadopmi@gmail.com
Rpc: 991667238

19