Manual de archivistica José Ramon Cruz Mundetf 70 Ca t ose 2a Fundacion Gernuin Sanchez Ruipérez es una institucién sin fines de lucro, cuyo objetivo general es Ia creacion, fomento y desarrotlo de todo tipo de vidades cultural Una de sus actividades especificas es la en la que se enmarca fa coleccién BIBLIOTECA DEL LIBRO que se edit conjuntamente por fa Fundacién y Ediciones Pirimide. CRUZ MUNDET, José Ramon Manual de archivistica / José Ramon Cruz Mundet. — Madrid ite.) |; Fundacién Germin Siinchez Ruipérez : Madrid : Pirdmide, 1 408 p. ; 21 em, — (Biblioteca del libro ; 63) indices. — Bibliograffa, p. 377 ISBN 84-86168-94-5 (F.G.S.R.) ISBN 84-368-0860-6 (Pirdmide) 1. Archivistica-Tratados, manu: 930.25(035), , etc. 1. Titulo, H. Serie Hustravion de cubierta: Javier Serrano Reservados todos los derechos, Ni kt totalidad ni parte de este libro puede reproducirse o transmitise por ningtin pracedimiento clectrnico 0 mecsnic peracidn, sin permiso escrito de la Fundacion German Sinchez Ruipérer, © José Ramén Cruz, Mundet FUNDACION GERMAN SANCHEZ RUIPEREZ, Sede en Madrid: Juan Ignacio Luca de Tena, 15. 28027 Madrid EDICIONES PIRAMIDE, S.A. Juan Ignacio Luca de ‘Tena, 15. 28027 Madrid ISBN: 84-86168-94-5 (Fundacion German Sanchez Ruipérez) ISBN: 84-368-0860-6 (Ediciones Pirdmide) Depsésito legal: M.31.583-1994 Printed in Spain Impreso en Lavel, Los Llanos, nave 6. Humanes, Madrid wicién y sistema de recu-Prologo.....-..-- cee eee IntroducciGn......... 66... eee eee 1, Historia de la archivistica . 1 Introduccion . preeeiehe - |. El periodo prearchivistico........++-. 11. La Antigiiedad 1.2. La Edad Media i eet - 1.3. El Antiguo Régimen cece 2. El periodo de desarrollo archivistico. Pete eee 2. La archivistica y su espacio en las ciencias de la docu- mentacion.. 0.00. eee eet ee aoe Introduccion... pate 1 wen Definicin de archivistica..... paptnaeeeri aii LL La dofinicién de la archivistica: gdisciplina fe He rai iate eee eee eet tee 1.2. Conclusion: fa archivistica como. cien! emergente ee. eeeeeeeeeees Las divisiones de la archivistic. : La archivistica cn el Ambito de las ciencias de la documentacion flab s 3.1. Diferencias entre la archivistica, la bibliote- conomia y la documentacion . 710indice ww 3.2. Complementariedad de las ciencias de la do- cumentacion a 3.3. La ensefianza integrada y la especificidad de la archivistica . Las ciencias auxiliares de la archivistica............... Introduccion .... La palcografia La diplomatica La fone La historia. El derecho .. iE Las tecnologias de la informacion . La lingitistica .. RAW EWD = Los conceptos de archivo y documento................ I. Concepto de archivo... 2. Funciones de los archivos 3. Las etapas del archivo .. 4. Concepto de documento 5. Caracteres de los documentos 6. Los valores del documento . Los sistemas archivisticos Introduccion 1. Organismos internacionale: la Unesco y el Conse- jo Internacional de Archivos (CIA).........0..0.+ 2. El sistema archivistico espaol . 2.1, El sistema archivistico estatal . 2.1.1. Organos. 2.1.2. Centros . 2.2. Los sistemas archivisticos de las comunida- des autonomas.. 2.2.1. Andalucia . 2.2.2. Cataluiia 2.2.3. Aragon... 86 106 120 122 123 1244. Galicia....... 2.2.5. Canarias.. 2.2.6. Mure eee 2.2.7. Castilla-La “Mancha. feat 2.2.8. Pais Vasco 2.2.9. Castilla y Leon. 2.2.10. Madrid. 3. Las sistemas archivisticos de otros a 3.1. Francia...... 3.2. Thalia 3.3. Gran Bretafa AE PYNTe Ie Mia ee heehee 35, Estados Unidos de Norteamérica 3.6. La Federacion Rusa... 4. El sistema archivistico de la Uni archivo en sus primeras fases ..........0004 ; Introduccion Facies abate afc aeaet loot 1. El archivo de oficina: papel del archivero .. 2. El expediente administrativo .. 2.1. Partes del expediente . 2.2. La tramitacion. 2.3. Procedimientos ‘prdcticos. : 3. La organizacion del archivo cn la oficina 4. La organizacion del sistema de archivo: fase preli- minar. 4.1. Informacion 1 sobre | la ‘entidad. 4.2. Informacion sobre los documentos ‘i EI archivo intermedio..... IntroducciOn...... 2.2... Hees eeaeee ete 1. Origenes y funciones del archivo intermedio 2. Construecién y equipamiento BHAScrvicios Heaton ree cia eeee Ceeeeee eect ; indice 125 126 127 128 128 129 130 131 13t 133 135 136 135 138 139 153 155 157 166 167 169 175 178indice 8 El ingreso de los documentos.......... i Introduccién ., 1. Los ingresos ordinarios: la tr asferencia de fondos 2. Planificacion de las transferencias y operaciones Preving see eee eae Hee : 3. La relacion de entrega 4. Los ingresos extraordinarios . El expurgo de los documentos: valoracion, seleccin y climinacion. ee ee cccccceceeeeneeee Intvoduccién 1. Evolucion historica . 2. Principios que rigen el expurgo 3. La sustitucién: evaluacion de costes y ‘rendimientos 4. La valoracion 4.1. Requisitos legales 4.2. Criterios........ La scleccion... . 5.1. Criterios y etapas 5.2. Métocus. 5.3. La seleecién de los documentos clectrénicos 6. El cuadro de expurgo. 7. La eliminacién. 8. Conclusioncs . ww La organizacion del archivo: clasificacion, ordenacién ¢ instalaci6n. Introduccion. . 1. ec ners tedricos: el principio de procedencia y el de respeto al orden original.................. La aplicacion de los principios tedricos La clasificacion . : 3.1. Criterios . 3.2. Sistemas 3.3. La eleccion “del sistema. ey 201 201 203 209 2u 213 217 218 219 224 226 227 228 229 229 230 236 239 239 240 24212. 13. 4. El cuadro de clasificacion...... 5. La ordenacion...... 6 La instalacién fafa btat lal La deseripeion.. 0... eee Introduccion 7 I. La descripcién archivistica ‘modelos y normas. 2. La Norma Internacional de Descripcién Archivis- ica: ISAD (G) : El plan descriptivo....., 4. Los instrumentos de descripcin: tipos., 4.1. Las guias, . 4.2. Los inventarios....... pete 4.2.1. EL inventario somero. 4.2.2. EI inventario analitico 4.3. Los catdlogos......, at oe 7 EI catalogo de documentos seeeenee 43.2. El catdlogo de expedientes . 44. La descripeion de documentos especiales . 44.1. Documentos graficos no proycctables 4.42. Documentos informaticos...... La indizacién........ Los instrumentos de control , 6. Los archivos y las nuevas tecnologias.........., Introduccion ooo eee eeecceecereecee 1 Historia... fee ; 2. La aplicacion de las nuevas teenologias 3. Ultimas tendencias aplicadas a los archivos. et EI impacto future de las tecnologias de la informa- GION eee eae El derecho de acceso a ta documentacién publica. Introduccion seeee ee tenes 1. Breve panorama internacional . indice 244 250 251 209 299 300 302 305 {1we indice 14. 15. 2. ion: derecho constitucio- 3. La Iegislacion nespafiola ala luz de la Constitucién 3, La legislacién estatal . fe 3.2. La Iegislacion autonémica .... 4. Las Comunidades Europea 4.1. La documentacion hi: a. A 4.2. La documentacion administrativa........... El edificio y las instalaciones............0...600.0006 ; Introduccion 1 n La funcién cultural Introduccion ..... 60.0.6... eee El edificio: concepcién genera 1.1. El emplazamicnto.. 1.2. Edificios antiguos y edificios modernos . 1.3. Papeles respectivos del arquitccto y del archi- vero... Caracteristicas arquitectonicas 2.1. Dependencias 2.2. Area rescrvada......... 2.2.1. Los depésitos . 2.2.2. Zona de trabajo 2.3. Arca privada.. 2.4. Arca piblica EL mobiliario . Medidas ambientales y de seguridad . 4.1, Los factores climaticos: humedad, temperatu ra y luz solar 4.2. El polvo y la contaminacidn. 43. El fucgo 4.4. Los factores biolégicos . 4.5, La instalacion eléctrica y de seguridad . Belattc Los nuevos usuarios ................ 319 322 322 330 332 333 337 337 337 338 338 339 340 340 342 342 344 345 346 347 350 350 352 353 354 355 357 357 358indice analitico See seeeeetht eer eee tndive 361 Al marketing de archivos....00.......000002 1. Los usuarios internos Los usuarios externos: cus de promocion as. bi 448 exposiciones . pees on del tema... EI servicio educative 4.1. Los medias neces 4.2. Las actividades Bibliografie uwPrologo Este Manual de arehivistica es parte del trabajo responsable due el profesor Cruz Mundet ha tenido y ticne en la diplomatura de Biblioteconomia y Documentacién de nuestra universidad, José Ramon se incorpord 2 la recien creada Universidad Car- los HI en ef aio 1991 como profesor titular de Biblioteconomia y Documentacion. En cl aio 1992 superd con gran éxito las oposi- clones a profesor numerario de universidad, También hay que des. {acar su amplia trayectoria como archivero ya que ha ejercido esta profesion durante largo tempo en cl Pais Vasco. Por tanto, en este libro, el profesor Cruz Mundt une su expe- nencia practica a Ia docente ¢ investigadora, resullando de todo cllo un documento de gran interés y éxito para nucstros docentes de L“, 2." y 3", ciclo en Biblioteconomia y Documentacion Tam- bién los profesionales que se ocupan de la gestion de la documen- lacion de mancra integral en las empresas yan a encontrar una bucna base de trabajo en este manual que cl profesor Cruz ha cla- borado con gran rigor y precision Se exponen de manera clara los fundamentos de la teoria rehivistica y los principales entramados que exige la documenta- cion administrativa cn un pais como el nuestro que ha apostade fuertemente por ki modernizacion de la Administeacion y cn don- de la informacion y su procesamiento es elemento principal En todo lo expuesto anteriormente, Cruz es un importante es peeialista y figura clave cn nuestros estudios de bibliotcconomia, lebido. entre otras cosas, a la demanda laboral que la archivietien en sus maltiples faectas tiene en nuestros estucios Por otro tado son por ahora escasos los buenos manuales que 15a Prélnge hay en espaiiol en nuestra Area de conocimiento y por cl debemos congratularnos los profesionales, profesores y alumnos de este im- portante Manual de archivistica que el profesor José Ramén Cruz ha elaborado. MERCEDES CARIDAD VICEDECANA DE LA DIPLOMATURA EN BIP OTECONOMIA Y DOCUMENTACION DE LA UNIVERSIDAD CARLOS III EeeIntroduccion Los archivos, recursos basicos de informacion y cuanto con és- ta se relaciona, estin experimentando un impulso considerable en nuestra sociedad finisecular, palpable —entre otros aspectos— en el acceso de la archivistica a Ja ensefanza universitaria, enmarcada en Jas denominadas Ciencias de la Documentacion. Tal estado de cosas unido a la escasez de obras basicas en espafiol nos ha Ileva- do a afrontar ta redaccion de este manual. Como es, 0 debe ser, propio en este tipo de obras, ha sido con- cebido como una base de conocimiento general y, en consecuencia, breve y ajeno a lo superfluo, la repeticién y la complacencia en la primera persona. Se trata de un manual abierto al publico inte- resado pero dirigido a los alumnos universitarios, por lo que proporcionando una ensefanza basica pretende, mis que facilitar respucstas simples, suscitar interrogantes que Heven al lector a rea- lizar sus propias investigaciones, tomando las referencias biblio- srificas del texto coma punto de partida. En resumen, que la lee tura de estas paginas pueda desencadenar un proceso activo, dinamico, de profundizacion en las diversas materias abordadas. Se ha intentado, asimismo, huir del etnocentrismo propio de muchos manuales asi espaiioles como extranjeros, en los que pri- ma lo nacional ya cn las referencias teéricas ya en las pricticas, como si la archivistica dependiese de la radicacion geogrifica o de unas idiosinerasias territoriales magnificadas. Consideranos que se trate de una ciencia en formacien y su estudio. por consiguicnte, debe estar sujeto a eriterios intelectuales, racionales, cientificos. Quiza algiin lector avisado eche en falta citas de aufores espa- files en la cantidad acostumbrada. El motivo, aparte lo ya apun- 7Introduccién tado, radica en que muchas afirmaciones, enunciados, laxonomias, ctc., adjudicadas a algunos de ellos tienen autoria ajena, que ha sido restablecida, escrupulosamente documentada y recogida cn nota a pic de pagina. No es un ¢jercicio de busqueda y captura del plagio, pues Ia autoridad fingida queda cn cl anonimato, sino el deseo de colaborar en la cientificidad de la archivistica, comenzan- do por revelar las fuentes. Por eso mismo evitamos entrar en valo- raciones, criticas ni juicios de valor, impropios de un manual. El texto ha sido estructurado en quince capitulos concute- nados, a través de los cuales sc estudian los aspectos fundamenta- les. En los tres primeros sc aborda el marco tedrico! Ia evolucion histérica, la conreptualizacién, las relaciones con las ciencias auxi- liares y con las de la documentacién; aspecto en el cual se tratan solamente la diferencias conceptuales por considerar que cl resto, a tenor de las aportaciones clasicas de diversos autores, son discu- tibles y no es éste el foro apropiado. La segunda parte la integran las nociones de base: documento y archivo, junto con los sistemas archivisticos. A partir de aqui se reproduce el ciclo de vida de los documentos: la fase de gestion (capitulo sexto), Ia fase intermedia {cl archivo intermedio, el ingreso y el expugo de los documentos), para finalizar con la definitiva o historica compuesta por los res- tantes capitulos, cuyo contenido es aplicable a las fases anteriores. Logicamente hay aspectos relevantes que no han sido desarro- Hados en ia mediua deseada, cl archive de gestion o la descripcion, por citar los mas llamativos, que merecen ser objeto de mono- grafias. Otros han sido sacrificados en el ara de la concision y los hay que no han encontrado acomodo por su menor interés, 2 pe- sar de los chorros de tinta que suscitan, nos referimos en conercto a la formacion y al asociacionismo profesional; por muchos ma- nuales que se consulten de las mas diversas materias, raro sera el que dedique espacio a tal asunto. Antes de finalizar, deseo expresar mi enorme deuda de gratitud para con todas aquellas personas que de un modo u otro han con- (ribuido al buen suceso de este trabajo. Especialmente a don Ma- nuel Carrion Guticz, magister artium y promotor de este libro, por la confianza depositada en mi. A Carmen Diez Carrera y a Juan Carlos Jiménez de Aberasturi, por la lectura atenta de los distintos capitulos, a cuyas juiciosas indicaciones se debe en buena medida cuanto de apreciable pueda hallarse. Al personal del Centro de In-i | Introduccion formacion Documental de Archivos, cuya profesionalidad lo eleva al rango de servicio ejemplar y muy por encima de los medios dis- ponibles. En fin, a cuantos desde dentro y fuera de la Universidad Carlos HT han hecho mis facil y comodo el trabajo que aqui pre- sento, y a ti amable lector que Jo tienes en las manos con la espe- ranza de responder adecuadamente a tus expectativ: 19,I. Historia de la archivistica Introduccion Al abordar Ia evolucion histérica de Ia archivistica y de su ob- Jjeto de atencion: los fondos documentales 0 archivos, nos encon- {ramos con una grave carencia cn cl punto de partida, cs decir, la ez de monografias que hayan tratado este tema. La biblio- grafia es, cn tal sentido, mas bien dispersa y se distribuye cn una nebulosa literaria que trata sobre la historia de tal o cual fondo, en cl mejor de los casos de alguna region y raramente de un pais por completo!. Al establecer la cronologia se nos plantea un problema o, me- jor dicho, una clara dicotomia entre disciplina y objeto de aten- cion. Pues si los archivos, como fos documentos, ticnen una exis- tencia clara y de larga duracién, la ciencia que los estudia, por el contrario, es de factura relativamente reciente y con un perfil peor definido cn cl tiempo. En cualquier caso, podemos atribuir a los primeros unos inicios que nos retrotracn hasta los origenes de la escritura. mediado el cuarto milenio”; para situar a la archivistica, debemos acercarnos mucho mas, hasta bien entrado cl siglo XIX’. * EB. Evans (compa: The history of archives administration: « select bibliagras tris: Unesco. Documentation, libraries and archives, bibliographies and refe works, 1979. 215 p. H, Escokir: Historia del fibre. Madrid: Fundacion Gi 2 Ruip rid: Fundacion G rman 7, 1990, pigs. 69 y ss Archivistica general. Teoria y préctica, Sevilla: Diputacion Prow 10. E, Lodolini: Archivistica, Principi problemi. Milin: France Bs. LOR y ss. vineini, 1987, p Angeli, 1990, psCoe c t Manual de erhivissica si pues, nos encontramos con cl problema de armonizar la pet.odizacion de los archivos y la de su ciencia, con notables dis- tancias en el tiempo, mas como sefialaran tanto Casanova‘, como Brennekc* y Sandri®, se trata de dos cuestiones tan intimamente ligadas que resultan dificil de separar. Los diferentes autores que han abordado Ia cuestion, sefialan cl sigio x1x como el periodo en el que la archivistica ve la luz’, incluso algunos autores lo asocian con I» ublicacién en 1898 del Manual para ta clasificacién y descripcion de los archivos, obra de los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin. Resulta evidente que se trata del primer compendio de una serie de obras técnicus orientadas a la organizacion de los fondos documentales; consideramos, sin embargo, que los origenes de esta ciencia como lal son dificiles de sefialar con certeza meridiana, por cuanto cu- mienza como una disciplina empirica para el arreglo de los archi- vos y, con cl ticmpo —atin hoy— permanece cn constante evolu- cion® para alcanzar los perfiles que la definan como ciencia. Como se vera mas adelante, la organizacién de los archivos ha pasado por una serie de vicisitudes histdricas, que es posible agru- par en dos periodos: — El periodo prearchivistico, durante el cual el tratamiento de los fondos doc...nentales se ha caracterizado por la indefi- nicidn cn sus presupuestos ¢ incluso por ka sumisién a los principios de otras disciplinas. — EI periodo de desarrollo archivistico, durante ¢l cual tanto en la teoria como en el tratamiento de los fondos documen- tales, ha logrado unos niveles suficientes de autonomia co- mo para poder hablar propiamente de archivistica. Partiendo de la base cronolégica comunmente aceptada, el si- glo XIX, es posible afinar atin mas en la estipulacin de sus limites. * E, Casanova: Archivistica, Siena: Lazzeri, 1928, * A. Brenncke: Archivistica, Contributo alla teoria ed alla storia archioistica europea. Mikin: 1968. © L. Sandri: «La storia degli archivin, en Actes du Viéme Congrés International des Archives, en Archioum, XVII, Paris, 1968, pig, 102. 7 E. Lodolini: op. cit.. pigs. 108 y ss “A. Arad: «The International Council on. Archives and the archi logy», en Archicunt, NXIX, 1982, 182-186. methodo-Historia de ta archivisticn Veamos. (Cual es cl aspecto que da naturaleza a una cicncia? Po- demos convenir en que es cl cstablecimicnto de uno o mas enun- clados tedricos 0 principios generaies, a partir de los cuales se pi- vote el desurrollo ulterior de su cntramado tedrico. iY cual es el Principio fundamental de fa archivistiea? Como coineiden en sena- lar cuantos han reflexionado en torno a este asunto”, cs el princi- pio del respeto de los fondos; pues como sefiata Duchein'®, gusta: mente por su practica el archivero se diferencia netamente del bi bliotecario, de una parte, y del documentalista, por la otra». El padre de esta teoria, imbuido por las corrientes estructura- listas de la época, fuc el historiador francés Natalis de Wailly, quien en 1841, siendo a Ja sazén Jefe de la Scecion Administrativa «los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, cla- bord la circular de 24 de abril. En ella, se daba a la luz la nocién de «fondo de archivo», entendiéndolo por «rcunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un indi duo, y arreglar estos fondos con sujecién a un orden determina do... Los documentos que apenas se relacionan con un estableci- micnto, un cuerpo o unit familia, no deben mezclarse con el fonde de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia..n'', Mas ade- lante aclaraba cl mismo autor, que «la clasificacion general por fondos es la anica verdaderamente apropiada pari Pronto cumplimiento de un orden regular y uniform de este método, del cual puede decirse que se funda en fa naturale. a de las cosas, se propone un orden teorico... los archivos cacran en un desorden dificil de remediar, En cualquier clasificacion dis- tinta a esta se corre el grave riesgo de no saber donde se encuentra un documento» Con ci tiempo, sin embargo, numerosos expertos han querido retrotraerse en busca de unos origenes mas remotos del principio asegurar cl Si en vez ER. Schellenberg: The management of archives. Nueva York: Columbia Uni- versity Press, 1965, paz. 90. Manuel d'Archivistique... igs. 207-208. E, Lodolinis op Cit. pags, 165 y ss 28M. Duchein: «Lil respet de Jos fondos en Archivistica: prineipios teéricos ¥ problemas pricticos», en P. Walne (ed.): La administraciéin moderna de archivos la yestidn de documentas, Paris: Unesco, 1985, pig, 69. re Ge Desiardins: Le service des Archives: Départamentates. Paris: 1890, pigs. 3435. ismo, M. Duchein: op. eit. pig. 71, por quien citamos. tidManual de archivistiea de procedencia; mas, si bien no han hallado evidencia de su formu- lacion, lo han deducido de una uplicacién practica. Con toda, re- sulta dificil de aceptar que una practica, por afortunada que ésta Sea, no transciende mas alld de su ambito cotidiano, en tanto no cs enunciada, racionalizada, en forma de principio o principios gene- rales, argumentada en orden a demostrar su validez universal; tal y como sucede con el principio del respeto de los fondos o princi- pio de procedencia. El primero fue R. H. Bautier!?, quien consideré la orden dada en 1328 por el rey de Francia ~a raiz de la separacion del reino de Navarra de su corona—, para que se cntregaran al nucvo monarca fos documentos procedentes de este reino, pero no aquellos que tefiriéndose al navarro no procedieran de dicho territorio. Segtin V. Cortés'* la reglamentacién para el gobierno del Archivo de Si- mancas, dictada en 1588 por Felipe Il, y dos siglos mas tarde —para Casanova'’— la de 1790 para el Archivo de Indias, que prescribian fa separacién de los documentos en funcién del orga- nismo que los remiticra, son claro ejemplo de aplicacién de dicho principio. Para J. Papritz'®, también fue aplicado en 1791 por las autoridades danesas, en las instrucciones para la organizacion de sus archivos. Estos y otros muchos ejemplos podrian aducirse en defensa de la aptivacion remota del principio fundamental de la archivistica. Evidentemente son innegables, pero también su validez a efectos doctrinales es cuestionable por varios conceptos: 1. Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y, sobre todo, en el espacio, por cuanto se pusieron en practica con fon- dos de ambitos territoriales muy concretos y sélo fue ob- servado para la organizacion de fondos determinados, sin 1° R.H, Bauticr: «Raport général», en Actes de la Sixiéme Conférence Imerna- tionale de la Table Ronde dex Archives, Les archives dans la vie internacionale. Paris: Archives Nationales, pigs. 7 y ss. ' V. Cortés: «Las ordenanzas de Simancas y a administracién castellanan, en Actas del 1V Simposio de Historia de la Administracién. Madrid: INAP, 1984, pags. 214 y ss. De la misma autora: La escritura y lo escrito. Paleagrafia y Diplomitica de Espaiia y América en los siglos X11 y xv11, Madrid: Instituto de Cooperacién Iberoa- mericana, 1986, pig. 54. 1S E. Casanova: Archivistica, Siena: Lazzeri, 1928. pig. 219. 1), Papritz: Archiewisenschufi, Marburg: 1983, HII, pags. 8 y ssHistoria de fa archivistie que cllo supusicra su difusion o generalizacion. En otros casos, ademas, tuvo una existencia muy limitada, ya que dejo de respetarse con cl tiempo macidn fue precedida de un En ningtin momento dicha pla proceso de tcorizacién, de sistematizacion, que argumenta- ra de acuerdo con tos principios cientificos su naturaleza y su necesidad. Fampoco fueron seguidos por debate alguno en el seno de una comunidad archivistica conscicnte de su existencia, en tanto no ecxistia ni se identificaba como tal. No fueron, cn consecuencia, reconocidos como principios cen entidad suficiente capaz de lograr un efecto en cadena, que, con cl transcurrir del tiempo, produjera su aplicacion universal de manera sucesiva y concatenada. Por consiguiente, cabe convenir cn que la cnunciacion del prin- cipio de procedencia cn 1841 por parte de N. de Wailly es el punto de arranque de fa archivistica, el principio que le da carta de natu- 1, la individualiza, diferenciindola de las demas ciencias con las que hasta entonces habia mantenido relaciones de subsidiaric- dad. Bicn que tal principio cstuvo mas o menos implicito en deter minadas aplicaciones, practicas y puntuales, a partir de Wailly las diferencias resultan palmarias y vienen a reforzar su paternidad cientifiea: rale: 1. La ya mencionada circular de 24 de abril de 1841 y los tex- tos que Ie siguicron, constituyen un cuerpo doctrinal reco- nocido y bastante para sostener el principio fundamental de la teoria archivistica. Su aplicacion practica se inicio en un dominio territorial concreto, el de Francia, y en un po de fondes concreto, los departamentales; mas, Iejos de quedarse ahi, se exten- did a otras categorias de fondos y generé, ademas, una accion cn cadena que fue exprndiéndose de manera pau- latina por todos los paises. La expansion geogrifica 0 universalizacian de dicho prin- cipio se ha caracterizado por una continuidad cronolégica6 Manual de archivistica 4, Inmediatamente a su formulacidn, surgid el debate en cl seno de una comunidad archivistica que, al mismo tiempo, tuvo ocasién de adquirir conciencia creciente de su existen- cia y de su naturaleza. 5. Fl principio de procedencia ha representado el fundamen- to sobre el que se ha cimentado el ulterior y progresivo de- sarrolio de la (coria archivistica moderna, sirviendo de ba- se para el entramado del eje central sobre cl que gira toda ella: la clasificacién de fondos. En consccuencia, una vez establecida la periodizacion y razo- nada la opcidn clegida, lo que procede es abordar Ia evolucion his- torica de la archivistica. 1. El periodo prearchivistico Dentro de éste cabe diferenciar cuatro subpcriodos 0 tramos, contemplados clisicamente por los tratadistas y que R. H. Bau- ticr'? divide del siguiente modo: 1. La época de los archivos de palacio, que se corresponde en términos generales con la Antigiiedad, La época de los cartularios (irésor de chartes J, aburcando los siglos X11 a XVI, es decir, la Edad Media. 3. La época de los archivos como arsenal de la autoridad, que se extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el XVi_a comicnzos del XIX. La época de los archivos como laboratorio de la Historia, desde los inicios del siglo x1x hasta mediados del siglo xx. Pp S Lt. La Antigticdad El objeto de fa archivistica, los fondos documentales 0, si se preficre, los archivos y su documentacién, es tan antiguo como la V7 R. H. Bautice: «La phase cruciale de histoire des archives: la constitution des dépdts archives et la naisance de Farchivistique (XVIéme-X1Xéme siecle)», en Actes du Viémic Cengrés International des Archives, en Archicwm, XVIII, 1968, pig. 140,ten acl ce ciicda sed As nnn Historia de ba archivistiow organizacion social de la humanidad. Su limite superior vendria dado por los origenes de fa escritura, mediado cl cuarto milenio a. cis Desde las monarquias surgidas en el Asia anterior hasta el Ba- jo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipeia y gri>- ga!’, se tiene constancia de la existencia de archivos y, por consi- guiente, de fondos documentales organizados, Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra, Nippur, etc. han dejado prucba suficien- te de su remota exisiencia: archivos reales, de los templos, ¢ inclu- so bancarios, como el de la familia Murasu; sin embargo cl proce- dimicato arqueologico empleado*®, mas interesado cn recuperar textos que en reconstruir su organizacion, nos ha privado de un conocimiento fundamental desde el punto de vista archivistico: el de la sistematizacién de aquellos fondos. Séto ha habido una ¢ex- cepcidn, dada por el propio yacimiento, fa det edificio de los archi- vos reales de Ugarit, compuesto por tres depdsitos diferentes, sc- gin la documentacién fuera de caracter diplomatico, financiero o administrativo. El reparto de la documentacién en las salas 0 de- pasitos de este archivo evidencia que los fondos eran escrupulosa mente respetados y conservados sogiin una clasificacion riguro- sa?! A pesar de esto, desde el punto de vista archivistico, cl cono- cimiento que poseemos de cstos centros es irregular y un tanto anecdatico, pues desconocemos su clasificacion original y, por lo tanto, resulta imposible reconocer los criterios empleados ni anali- zar su estado de cvolucién. En cuanto a tos archivos cgipcios, cabe decir otro tanto. Y por lo que respecta a Grecia y Roma, desgraciadamente, cl conocimiento que poseemos tanto del archeion como del thu- larium, procede de fuentes mayoritartamente indircetas: los historiadores clasicos, las inscripciones cpigraficas y los restos andri, ta historia de los archives estit estrechamente ligada a la historia de ka escritura y, nvis precisamente, a la historia de la difusion del uso de la misma y, por tanto, del material escriptorio. «La storia degli archivi», pags, 105 y ss. Véase asimismo la bibliografia de Ja nota 2 85, Postner: Archives in the ancient world, Cambridge: Harvard University ss, 1972. REL Bauticn: «Les archives, en LMistarie et ses méthodes, Paris: Ga- ard. I96t, pags. 1120-1166, J. Favier: Les archives. Paris: PUF, 1975, 124 pags 20°R. HL. Bauticr: op. cit. P. Garelli, S. Sauncron: EF trahaje bajo las praneros estades, Bareclona: Grijalbo, pags. 11-12, 47-62. 28, Pavier: op. cit. pig ** Como sefiala LMural de archivistica arqueoldgicos??, El modo violento por el que fueron destruidas, (ras conquista, las instituciones clasicas ha impedido la conserva- cién de importantes fuentes de informacion para la historia, A pesar de esta precariedad, las pocas luces que iluminan cl de- venir archivistico del mundo clisico permiten poner de relieve una serie de aspectos curacteristitos que, al deducirse de unas fuentes de informacién tan ralas, se manifiestan como cabezas emergentes de unos sistemas de organir ‘én archivistica, presumiblemente, a la altura de las civilizaciones que los desarrollaron, Centrandonos en las civilizaciones gricga y romana, y en aras de una mayor claridad expositiva, podemos resumir sus carace teristicas en los siguientes aspectos?*: 1. El archivo surge como una institucién con entidad propia y es identificado con toda claridad: cl «archcion» griego ~—de cuya latinizacién: archivum procede el término archi- vo y el tabularium romano, cuyo régimen juridico, como cs propio de toda institucion, fuc establecido por Ia Iegisla- cién coctanca. 2. La importancia concedida a los archivos viene, asimismo, dada por la existencia de responsables de su custodia y de servidores especificos, de forma institucionalizada: el ared- Page y el epistate, los censores y Jos prefectos, respectiva- mente, 3. Aun cuando este cs un atributo aplicable a cualquier perio- do de la historia, los archivos cobran ahora mas que nunca una doble utilidad administrativa y juridica. Las adminis- tracioncs los conservan como fuente de informacién para su gobicrno, el derecho —espccialmente el romano— esta- blece cl valor probatorio del documento escrito. 4. En ambas civilizaciones se contempla cl principio de autenticidad documental y su consiguiente vigor legal. Asi, los documentos conservados en los archivos publicos eran auténticos y, aun los privados alcanzaban tal categoria, cuando su custodia era encomendada a aquéllos (como es °? RH, Bautier: «Les archives»; pag. 1 rg. Clones de los archivos», en Repositoriv, 1 3. pa 2° hid. J. Favier: op. cit, M. Bricsito: «La Bs. 31 y 32,Historia de ba archivistica cl caso, por ejemplo, del Mctroon). La autenticidad y el va- lor legal de fos documentos estaban garantizados por deter- minados procedimientos administrativos: cl «vidimus» © certificacion a que en Roma cran somctidas las copias, co- mo condicion inexcusable para transferirles autenticidad. .acom= Un nuevo concepto que, como casi todos los den paiiaré en adelante al de archivo es su caracter publico. Si bien existian archivos privados: familiares, religiosos, eco- nomicos, ctc., es cl publico, dependiente de las instituciones del Estado, ef archivo por antonomas: 6. «Los documentos eran creados y conservados por necesi- dades de gobierno y de administracién; la gestion del po- der y la gestion de los documentos estaban estrechamente ligados»?*, A pesar de las escasa evidencias que poscemos, es posible esta- blecer dos diferencias, al menos, entre ambas civilizaciones: fcomp.): The management ef recordered inforssacion, Paris: K. 157 1. Por la diversa concepcion en ef modelo de Estado —basa- do cl griego cn ciudades independicntes, y en un imperio fuertemente centralizado, cl romano-—~ sdlo cn este ultimo es posible desvelar la existencia de un sistema de archivos publicos. En cl periodo imperial varié notablemente cl concepto de estos Ullimos y se incrementd su centraliza- cién, desde la divisién entre los scrinia stataria y los serinia viatoria, hasta la reforma de Justiniano, que establecid la red de archivos en provincias. En Grecia, surge cl concepto de publicidad como atributo propio de los archivos ptiblicos, unido a la nocién de democracia?®. Esta concepcion del papel de los archivos sera ka base, que resurgira muchos siglos mas tarde, del derecho de todo ciudadano a aceeder a los fondos pu- blicos, a consultar y obtener copia de sus documentos En Roma, por el contrario, cl acceso estaba reservado * E, Lodolini: «Lat gestion des documes< ot fArehivistiquen, en C1, Durance Save. 1990, pig ** J, Llansd: «Ltacoés a kt documentacid a MPstat espanyol. Una panorimica historican. en Liigal, 3. 1991, pig. 13 y bibliografia de tas pag 26-29, nwManual de archivistica a determinados funcionarios, en cuanto cra un privilegio de pocos y Ia funcidn de ta documentacién publica era ex- clusivamente la de ser un instrumento para el ejercicio del poder. Algo también les unia, desde el punto de vista conceptual, como lo hacia —por extensién— con toda la civilizacién antigua, y es que el archivo —como indica Bricefio?°— en esta época deberia definir- se como lugar sagrado, y al amparo de esa sacralidad, los papeles tanto publicos como privados obtenian custodia y seguridad, 1.2. La Edad Media La caida del Imperio Romano supuso la decadencia progresiva ¢ irremediable del documento escrito?”. Como una mancha de acei- te extendida por toda Europa, el derecho germano se va superpo- niendo al romano’, lo que desde el punto de vista documental tuvo repercusiones palmarias. Mientras que éste basaba el valor probato- rio en el documento escrito, ahora, merced al influjo germanico, se imponia cl procedimiento oral y la prueba testimonial. Otro factor que favorecié la menor produccién escrita fue el descenso general del nivel cultural. La poblacion habia experimen- lado y atin se encont. aba inmersa en un intenso proceso de rurali- zacion, de modo que la dispersion cn pequefios niicleos rurales tornaba tan imposible como inservible la ensefianza y el manteni- miento de la escritura. Por lo que respecta a la situacién de los archivos en la Alta Edad Media, la informacién que poscemos es escasa como Io era la entidad de los fondos documentales; sin embargo, cabe estable- cer una serie de caracteristicas, alguna de especial relevancia para el desarrollo futuro de la archivistica: 1, El aspecto mas importante es, sin lugar a dudas, si no el nacimicnto, si la consolidacion de una acusada indetermi- 26 M. Bricefto: op. cit, pig. 36. 27 R.H, Bauticr: «Les archives», ** JA. Garcia de Cortizar: La época medieval, Historia de Madrid: Alianza Editorial, 1980, V. pigs, 20 y ss. alia Alfaguara,Historia de la archivisticw nacién entre el mundo bibliotecario y cf archivistico, con- sagrado por la regla bencdictina que a comienzos del siglo VI incluia ambos trabajos entre las actividades propias del monacato*®, Hasta tal punto Uegara la similitud de téeni- cas, que la documentacion de archivo adopta —también Por criterios de utilidad y conservacion— el formato cédi- ce, obsesivamente mantenido durante siglos La cancilleria pontificia puede ser considerada como ta unica institucién que conserva Ja tradicién administrativa romana y, en consecuencia, revela unos usos archivisticos ya decaidos en el continente. Desde ef siglo IV, si bien de forma irregular, se mantiene el registro de algunos docu- mentos. El procedimicnto clasificutorio consistia cn agru- par, dentro del registro de cada afio, los documentos —no todos— segiin su naturaleza canénica; asi cabe distinguir: las provisiones de beneficios, las indulgencias, los privile- gios littirgico...3° 3. La organizacién de los archivos estatales apenas si ha deja- do huella perceptible. El problema radica cn que las cortes altomedievalcs eran itincrantes, y sus fondos estshan so- metidos a una dispersién frecuente. No obstante, se sabe que en el reino visigodo —siguicndo la tradicién roma. na-— era el thesaurus, lugar destinado a la custodia del era- rio, el espacio donde se archivaba Ia documentacién real. los cddigos y los tratados internacionalcs!. Asi pues, cabe decir que en cl marco de una organizacion archivistica en- deble, los fondos de los reinos allomedicvales eran directa- mente tributarios del sistema romano de las ser inia, con predominio de las viatoria sobre las stataria, cuya sola evi- dencia nos la proporciona el thesauus visigodo Nn i St la situacién archivistica allomedieval se encuentra bajo cl I signo de un cierto cstancamicnto, cuando no retroceso, respecto de los usos de la Antigiiedad, cl siglo xi representa un hito en la A Millares: Lnteaduccién a ta historia del libro y de lay bibliotccas. Mico Fondo de Cultura Feondmies, pigs, 236 y ys. Il, Escolar: ap. cit, pags. 21 y os “J. Favier: op. cit, pig. 15, “EM. Bricoto: op. Cit, pag. 47. wManual de archivistica evolucion de los archivos y de los procedimicntos empleados en su organizacion, Sera, la recuperacién del derecho romano y del pro- cedimiento administrativo inherente, la base sobre la que se articu- Ie la organizacion archivistica de un mundo que, como el europeo, ha recuperado cl acto documentado como fundamento de su orga- nizacion juridico-politica??. Como es propio del periode en que hos hallamos —cl prearchivistico— no existe adn un corpus teéri- co; sin embargo, Ia praxis administrativa introdujo una seri¢ de cambios en cl orden archivistico, que cabe resumir en los siguien- tes aspectos: 1. Los documentos piiblicos experimentaron una evolucidn, bien sefialada por Bautier?4, bajo el signo de la simplifica- cién diplomatica y del procedimiento administrativo. El incremento cn el numero de documentos corrientes, por comparacion con el predominio anterior de las escrituras solemnes, dio jugar a la aparicién de tipos diplomaticos mas simples. A medida que se especializaban por Areas de competencia, los servicios administrativos posibilitaron, ademas de la produccién de un mayor volumen documen- tal, la observancia de técnicas (como el registro) caidas en desuso, asi como la aparicién de lo que en adelante sera la pieza archivistica primordial: el expediente administrativo, registro de los documentos se adopta y generaliza en las cancillerias de los principales reinos, primero de forma indiferenciada y, ya a partir del siglo xu, se van distin- guiendo las series documentales segin su naturaleza o su interés*4, 3. El sistema de agrupacion documental a base de cartuiarios se manticne a lo largo de toda la Edad Media, donde los documentos solemnes y de valor permanente son conser- vados. 4. Aun cuando perdure el cartulario, la transformacién de los métodos administrativos introdujo grandes cambios. Por %2 J. A. Garcia de Cortizar: op. cit RH. Bautier: aba phase cru pigs. 448 y ss. iale de histoire des archives..», pigs. 145 J. Pavier: op. eft, pigs, 15-16.6. Me Historia de fa archivisticw lo que se refiere a la riqueza de la clasificacion archivistica, sistemas": Bautier diferencia (res a) «Clasificacion sistematica para las piezas suctias de los. caurtularios (tratados, contratos matrimoniales, testa- mentos, bulas, adquisicioncs de ticrras, cte.), es cl siste- ma elasico de los tréser de chartes cuya clasificacion es hecha a posteriori por los archiveros. b) Clasificacion cronolégica en kas cancillerias, donde se llevaban, scgiin cl orden de expedicion o de recepeion de las unidades documentales, los registros de trans- cripcidn, las minutas, los originales recibidos, c¢) En las escribanias y en fos tribunales se conservaban en legajos (junto a las scries cronologicas de cuentas o de sentencias) las piezas referidas a un asunto judicial da- do (procuraciones, informes...}, asi como las piczas jus- tificativas de las cuentas, estando los paquetes pucstos en grupo por orden cronoldgico en los cofres 0 arma- Trios». La nocion de archivos publicos continuaba ausenic del pa- norama curopeo. Aun los que siglos después se considera- ran como tales, estaban conceptuados como reales. La desaparecida nocion de archivos piiblicos fue reempla- zada por ta de autenticidad en dos formas diferentes**. Por una parte, la autenticidad de un documento estaba en fun- cion de ciertas formalidades diplomaticas tales como la re- daccion, la autoridad de procedencia y el sello, en cuanto representacion fisica y notoria de la autoridad quc lo ha expedido. Como quiera que los documentos reales y sciio- riales en su jurisdiccién eran, en todo caso y circunstancia, auténticos, la confirmacion por parte de estas autoridudes conferia tal caracter a Jos cmanados de particulares y de corporaciones. Por otra parte, fa neces:dad de autes' Scar los actos privados fue un clemento decisive para la restauracion de R. 1, Bautier: «La phase cruciale de Mhistoire des archives, pigs. 46 Favier: up. cit. pags. [718 33