EJEMPLO DE LIBRO DE ACTAS

Acta n de la reunin (ordinaria/extraordinaria) de (Junta

Directiva/Asamblea).
Asisten

Justifican su asistencia

Siendo las _____ h. del da ________________ se renen los arriba citados en

sesin (Ordinaria/extraordinaria) de (nombre del rgano: Junta Directiva,
Asamblea) de la Asociacin _________________________________ para tratar el
siguiente Orden del Da:
1.- Lectura y aprobacin del acta anterior.
Tras la lectura es aprobada por (asentimiento, mayora,...).
2.- Programa de actividades para 1997.
Tras una serie de intervenciones se somete a votacin resultando aprobado
por ........... (adjuntar programa aprobado).
3.- Relacin con la Asociacin de Vecinos.
Odas todas las aportaciones de los socios se toma el siguiente acuerdo:
___________________________________
___________________________________
Pedro Prez pide que conste en acta su voto en contra del acuerdo adoptado.
No habiendo ms asuntos que tratar, se levanta la sesin siendo las _________ h.
del da citado, de todo lo cual doy fe como secretario y firmo la presente con el
VB del Presidente.

VB PRESIDENTE

EL SECRETARIO

en la elaboracin de las actas deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:

1. Aspectos generales:
- Nmero del acta. La numeracin debe ser cronolgica y en forma continua.
- Nombre completo de la sociedad.
- Nombre del rgano social que se rene: asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva, etc.
- Domicilio (ciudad o municipio), lugar, fecha y hora de la reunin.
.
2. Convocatoria a la reunin:
Para la convocatoria debe tenerse en cuenta:
- Quin debe convocar. Se debe mencionar la persona u rgano que realiz la convocatoria. Por ejemplo: el
representante legal, la junta directiva, etc.
- Medio utilizado para realizar la convocatoria. Es la forma prevista en los estatutos para notificar o citar a los
asociados. Por ejemplo: aviso de cartelera en las oficinas de la entidad, publicacin en un diario de circulacin en
el domicilio principal, comunicaciones escritas enviadas a cada asociado, llamadas telefnicas, etc.
- Antelacin. Se debe informar con cuntos das hbiles o comunes de anticipacin se cit a la reunin, o la fecha
en la que se realiz la citacin a la reunin.
Se recomienda antes de realizar la convocatoria verificar en los estatutos quin debe citar (persona u rgano), la
forma y la antelacin prevista para citar a las reuniones.
Si en los estatutos de la sociedad no hay clusulas al respecto o no son completas, la convocatoria deber
efectuarse mediante aviso publicado en un diario de amplia circulacin en el domicilio principal de la sociedad
con quince (15) das hbiles de antelacin para las reuniones ordinarias, o con cinco (5) das comunes para las
reuniones extraordinarias. Para calcular los das, no debe contarse el da de la citacin a la reunin, ni el da
dispuesto para su realizacin.
El requisito de la convocatoria no es necesario cuando se halle presente la totalidad de los socios o accionistas o
de los miembros de junta, es decir el 100%, o que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe
dejar constancia en el acta.
3. Qurum:
- Si se trata de sociedades de personas, se debe relacionar la lista de los socios presentes y los representados
en la reunin. En el caso de sociedades por acciones, debe expresarse el nmero total de acciones suscritas
presentes y debidamente representadas y el nmero total de acciones suscritas que componen el capital. Por
ejemplo se encontraban presentes 10.000 acciones suscritas de las 12.000 que componen el capital suscrito o a
cambio de ello, el porcentaje de acciones suscritas presentes y representadas. Por ejemplo: se encontraba
presente el 78% del total de las acciones suscritas de la sociedad.
- Si se trata de actas de junta directiva o cualquier otro rgano de administracin, se debe indicar el nombre
completo de los miembros asistentes a la reunin.
4. Decisiones:
- Indicar con cuntos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en la reunin, especialmente las
relativas a reformas estatutarias y nombramientos. Por ejemplo: la decisin se aprob por el 70% de los
presentes, por 30 votos a favor, 10 en blanco y 7 en contra; o en caso de unanimidad, exprselo as en el acta.
- Si la decisin consiste en una reforma estatutaria, se debe transcribir el texto de las clusulas modificadas, tal
como van a quedar.
5. Nombramientos:
- El nombramiento debe hacerse por el rgano social competente previsto en los estatutos. Es importante, antes

de realizar los nombramientos, verificar en los estatutos a quin le corresponde realizar la designacin. Por
ejemplo: si en los estatutos se expresa que el representante legal lo nombra la asamblea, no procede su
nombramiento mediante acta de la junta directiva.
- Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en los estatutos.
- Cuando se nombre junta directiva, debe corresponder al nmero de los renglones previstos en los estatutos.
Ejemplo, si los renglones de la junta directiva son 3 principales con sus respectivos suplentes, no deben
nombrarse ms renglones de los creados. Si se desea tener ms renglones, debe efectuarse la correspondiente
reforma estatutaria.
- Indicar claramente el nombre, apellidos completos y el nmero de identificacin de cada una de las personas
nombradas.
- Informar en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si la aceptacin no consta en el acta, podrn
enviarse cartas de aceptacin al cargo anexas al acta.
6. Aprobacin del acta:
Finalizada la reunin debe hacerse un receso para elaborar el acta con el fin de someterla a la aprobacin. En el
texto del acta debe quedar la constancia de aprobacin por parte del rgano social que se rene, o por todas las
personas que integran la comisin designada para el efecto.
7. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunin:
El acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunin, o en su defecto, por el
revisor fiscal o el representante legal, as como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de
haber sido nombrada comisin para ese efecto.
Recomendaciones
Para inscribir el acta que contenga la aceptacin de la renuncia de un representante legal o de un revisor
fiscal, es necesario que en el mismo se designe a la persona que habr de reemplazarlo en el cargo.
- Cuando se trate de reelecciones de administradores y revisores fiscales, no es necesario realizar un
nuevo registro, pues los mismos conservan tal carcter hasta que se designe a la persona que los
reemplace en el cargo.
- El original del acta deber reposar en el libro de actas de la entidad, debidamente registrado.
- Si se enva fotocopia o extracto del acta, sta deber ser firmada por el secretario o por el representante
legal de la entidad donde se diga que es fiel copia del original que se encuentra en el libro de actas. A
cambio de lo anterior, podr allegarse fotocopia del acta autenticada ante notario pblico.
- Cancelar los derechos de inscripcin que le liquidar el cajero.
- La inscripcin de las actas causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del Departamento del
Amazonas.
- Es importante advertir que la Cmara realizar una inscripcin parcial del acta en los casos en que no se
anexe la constancia de aceptacin o posesin o no se informe el nmero de identificacin de algn
miembro de cuerpos colegiados (juntas directivas, consejos directivos, etc.) y previa verificacin de la
procedencia del registro para las personas que aceptaron o se posesionaron e informaron su
identificacin.