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FORMAO
MODULAR
MANUAL
DO UTILIZADOR
|FORMAO
MODULAR
Portaria n 283/2011, de 24 de outubro |
ANQEP,
ANQEP,I.P.,
I.P.,maio
julho2016
2016
Sistema
dede
Informao
e Gesto
dada
Oferta
Educativa
e Formativa
Sistema
Informao
e Gesto
Oferta
Educativa
e Formativa
1
ndice
I. NOTA PRELIMINAR............................................................................................................. 5
A. Utilizadores registados deveres e recomendaes.................................................... 5
B. Poltica de Privacidade e Segurana .............................................................................. 6
II. CARACTERIZAO ............................................................................................................. 7
A. Identificao .................................................................................................................. 7
B. Contactos ....................................................................................................................... 8
B.1. Registar novo contacto........................................................................................... 8
B.2. Editar contacto j existente.................................................................................... 8
B.3. Eliminar contacto existente.................................................................................... 8
C. Formadoras.................................................................................................................... 9
C.1. Adicionar uma entidade formadora ....................................................................... 9
C.2. Eliminar o registo de uma entidade formadora ..................................................... 9
D. Protocolos de certificao ........................................................................................... 10
E. Promotoras/Certificadoras .......................................................................................... 10
III. RECURSOS HUMANOS ................................................................................................... 11
A. Adicionar novo elemento equipa e definir as respetivas funes ........................... 11
B. Definir novas funes para um elemento pertencente equipa ............................... 13
C. Editar ficha individual de um elemento pertencente equipa .................................. 14
D. Editar ficha de funes de um elemento pertencente equipa ................................ 14
IV. AES DE FORMAO .................................................................................................. 17
A. Adicionar os dados base de uma ao de formao modular .................................... 18
B. Identificar as entidades envolvidas na ao de formao modular ........................... 19
C. Registar o plano de formao de uma ao de formao modular ............................ 20
D. Registar a equipa de uma ao de formao modular ............................................... 22
E. Alterar / consultar o estado / percurso de uma ao de formao modular ............. 24
F. Associar formandos a uma ao de formao modular .............................................. 25
V. FORMANDOS E INSCRIES ........................................................................................... 27
A. Adicionar nova inscrio e associar um formando a uma ao de formao modular
......................................................................................................................................... 28
B. Proceder ao registo da avaliao e certificao/desistncia de um formando: ......... 29
I. NOTA PRELIMINAR
A rea reservada do Sistema de Informao e Gesto da Oferta Educativa e Formativa
(SIGO) constitui-se como uma ferramenta de apoio ao registo da atividade das Entidades
que desenvolvam ofertas educativas e formativas, i.e. operadores do Sistema Nacional de
Qualificaes de acordo com o Decreto-Lei n 396/2007, de 31 de dezembro,
nomeadamente, na gesto das aes de formao, dos formandos inscritos e no registo
da respetiva avaliao com vista certificao.
Este guia visa, portanto, prestar apoio e esclarecimentos quanto utilizao do SIGO na
gesto do registo das atividades destas entidades nas suas diversas etapas de interveno
e diferentes modalidades.
No sentido de melhorar a monitorizao e acompanhamento da oferta educativa e
formativa, este sistema constitui-se como um instrumento de informao e gesto
fundamental, tanto para as entidades promotoras/formadoras, como para os organismos
centrais e estruturas regionais do Ministrio da Solidariedade, Emprego e Segurana
Social e do Ministrio da Educao.
II. CARACTERIZAO
A opo de menu Caracterizao contm informao respeitante aos dados de
identificao e contactos da entidade, os quais sero posteriormente divulgados atravs
do Portal das Qualificaes (http://www.portaldasqualificacoes.pt).
Todos os contactos realizados e disponibilizados pela ANQEP, I.P., tero por base a
morada, endereo de correio eletrnico e ou nmeros de telefone/fax indicados nas
respetivas opes de menu, pelo que esta informao carece de atualizao peridica.
A. Identificao
Aqui esto registados os dados de identificao das entidades promotoras/formadoras.
Uma vez que a informao se encontra previamente preenchida, devem certificar-se de
que os dados registados se encontram corretos, uma vez que estes elementos so
essenciais para a emisso da documentao associada s respetivas ofertas.
tambm neste espao que a entidade poder carregar o respetivo logtipo que figurar
nos documentos a emitir.
Identificao da Entidade Promotora/Formadora
B. Contactos
Todos os contactos da entidade promotora/formadora (endereo de correio eletrnico,
telefone, fax, URL) devem ser aqui confirmados e/ou atualizados com possibilidade de
indicao daqueles que sero do domnio pblico, i.e. os contactos que podero ser
divulgados no Portal das Qualificaes (http://www.portaldasqualificacoes.pt).
Alm dos contactos gerais, deve ainda ser registado um e-mail de contacto exclusivo com
os servios regionais e centrais (e-mail contacto institucional) dado ser essa a via
privilegiada de comunicao com as entidades. Este tipo de contacto, alm de
obrigatrio, de registo nico e deve estar permanentemente atualizado.
Adicionar contacto ( ).
Selecionar tipo de contacto.
Preencher o campo correspondente.
Indicar se o contacto do domnio pblico ()1.
Gravar ( )e voltar ( ).
Repetir os passos de 1 a 5 para cada um dos tipos de contacto a incluir.
O e-mail contacto institucional nunca ser pblico, pelo que essa opo no estar disponvel no registo deste
contacto.
C. Formadoras
Esta a rea onde as entidades promotoras devero proceder ao registo das entidades
formadoras com as quais colaboram. Tal significa que apenas ser possvel entidade
formadora registar a entidade promotora no formulrio de registo das aes de formao
por si desenvolvidas (no separador Entidades, cf. pgina 18) se o procedimento atrs
descrito for observado pela entidade promotora.
No caso da entidade promotora assumir simultaneamente competncias de entidade
formadora deve ser adicionada como tal nesta rea.
No caso dos agrupamentos de escolas, escolas no agrupadas e centros de emprego e
formao profissional do IEFP, esta rea estar j definida, no sendo necessrio o seu
preenchimento.
D. Protocolos de certificao
rea exclusiva das entidades com competncia para a homologao de certificados e
diplomas resultantes de cursos EFA desenvolvidos pelas entidades com as quais
estabeleceram ou venham a estabelecer um protocolo de certificao (entidade
protocolada) nos termos do disposto no artigo 34 da Portaria n 230/2008, de 7 de
maro (com a redao dada pela Portaria n 283/2011, de 24 de outubro).
Tal significa que apenas ser possvel entidade sem competncia para a homologao
registar no formulrio de registo das aes de formao a entidade que homologar os
certificados e diplomas resultantes dos cursos EFA por si desenvolvidos (no separador
Entidades, cf. pgina 18) se o procedimento atrs descrito for observado pela entidade
com quem estabeleceram protocolo de certificao.
E. Promotoras/Certificadoras
Esta a rea de consulta onde as entidades formadoras podem conferir as entidades
promotoras com quem colaboram.
Tambm aqui podem ser consultadas as entidades com as quais foram estabelecidos
protocolos de certificao e quais se encontram ativos.
Tal significa que apenas ser possvel entidade formadora identificar a entidade
promotora e a entidade certificadora no formulrio de registo das candidaturas EFA (no
separador Entidades, cf. pgina 18) se as mesmas constarem neste formulrio.
Para o efeito, a entidade promotora e a entidade certificadora tero, cada uma delas, de
observar os procedimentos descritos nas seces anteriores (C. Formadoras e D.
Protocolos de certificao)
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O CV, seja qual for o tipo de ficheiro a carregar no sistema, no poder ultrapassar 1MB.
O campo Data de Fim apenas dever ser preenchido se essa informao for conhecida. Depois de gravada esta
informao, a Data de Incio no poder ser alterada, pelo que se aconselha o mximo de cautela neste registo.
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Se a funo selecionada for formador, e se o mesmo for detentor de habilitao para a docncia, aparecero
automaticamente as reas de competncias-chave que correspondem quelas previstas para o grupo de recrutamento
selecionado, de acordo com o disposto no Despacho n 11 203/2007, de 8 de junho.
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) correspondente
) correspondente
Campos sensveis como o nome, data de nascimento e NIF no podero ser editados, pelo que apenas podero ser
sujeitos a correo a nvel central. No caso dos elementos com habilitao para a docncia, no ser possvel retirar o(s)
visto(s) dos grupos de recrutamento selecionados anteriormente.
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Equipa
importante referir que o que determina as funes que podero ser registadas a
informao preenchida na ficha individual, muito particularmente no que diz respeito aos
formadores.
Assim, e a ttulo de exemplo, para algum que venha a desenvolver atividade como
formador, no bastar selecionar a respetiva funo, mas ter que ter indicado na sua
ficha individual que preenche os requisitos exigidos para o desempenho destas funes
especficas (habilitao para a docncia, grupo de recrutamento, etc.), tal como previsto
nos normativos legais em vigor.
Naturalmente que a incluso do Curriculum Vit , alm de obrigatria, extremamente
importante para que possam ser aferidos, a qualquer altura, os requisitos de cada um dos
elementos da equipa para o exerccio das respetivas funes.
A informao acerca das funes a desempenhar, bem como o perodo de tempo em
que as mesmas iro ser desenvolvidas, decisiva para que o elemento da equipa possa
ou no integrar uma determinada ao de formao. Tal acontece porque o perodo em
que a ao decorre determina quais os elementos da equipa que estavam no estado ativo
(estado determinado pelas datas de incio e de cessao de funes), sendo apenas esses
os que o sistema disponibiliza na listagem a apresentar em cada ao. Alm disso, cada
ao tem intervenientes especficos que s sero apresentados se a sua funo estiver
corretamente definida, como explicado anteriormente.
Nota importante: indispensvel e obrigatrio que as entidades tenham os dados das equipas
permanentemente atualizados.
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tambm nesta rea que possvel o registo de novas aes de formao, acionando
Adicionar Ao e selecionando o boto correspondente modalidade pretendida FM
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Os separadores que contm algarismos (#) so aqueles onde existem pedidos pendentes
para aprovao do funcionamento da ao em condies excecionais (por exemplo, nas
aes financiadas, ter menos ou mais formandos do que o legalmente exigido). O
separador mostrar o n de pedidos que se encontram pendentes de deciso por parte
do servio regional da respetiva rea geogrfica de interveno.
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Nota: A data de fim da ao pode ser ajustada tendo em conta possveis alteraes do
cronograma, desde que no existam formandos com inscries finalizadas (i.e., no estado
Certificado parcial ou Desistente).
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Apenas estaro disponveis as UC/UFCD para as quais o formador se encontra habilitado de acordo com o que foi
indicado na sua ficha individual e, no caso da componente de base, as UC/UFCD associadas s reas de competnciaschave que foram previamente indicadas na ficha de funes da opo de menu Equipa.
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2)
3)
4)
5)
aprovao
que
so
despoletados
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V. FORMANDOS E INSCRIES
Qualquer formando poder ser inscrito numa ao de formao modular desde que
cumpra os requisitos de acesso previstos nos normativos legais em vigor, bem como o
que est contemplado no documento Linhas de Orientao (pgina 25) disponvel no stio
da ANQEP, I.P. (http://www.anqep.gov.pt).
Tambm nesta rea se aplica o conceito de ficha nica para registo dos formandos, a qual
poder ser mobilizada para diferentes percursos de qualificao/frequncia de diferentes
modalidades de educao-formao, em diferentes perodos de tempo e em diferentes
entidades (i.e., no h necessidade de preencher novamente a ficha individual para um
formando que j se encontre registado no sistema, evitando-se assim a repetio e, por
vezes, a diferena nos dados base).
O 1 passo antes de se proceder inscrio de qualquer formando verificar se o mesmo
j se encontra registado no sistema. Para tal possvel e desejvel utilizar diferentes
critrios para pesquisar um formando (atravs do cone da lupa), podendo estes ser
utilizados separadamente ou de forma combinada (nome, parte de nome, n de
identificao, etc.).
Os resultados devolvidos permitem verificar se o formando se encontra registado no
sistema e se o seu estado atual permite ou no uma nova inscrio, tal como j indicado.
Se o formando estiver j registado (aparecer na lista de resultados) basta aceder a
Inscries (coluna do lado direito da lista) para consultar se o mesmo se encontra num
estado que permita a mobilizao da sua ficha para uma nova inscrio. Ser tambm
possvel consultar a respetiva Caderneta Individual de Competncias e apurar quais as
UC/UFCD j certificadas ou em avaliao.
Pesquisa de formandos- com resultado (adicionar nova inscrio)
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Acerca do preenchimento dos diferentes tipos de documento de identificao, sugerimos a consulta do Anexo 4.
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A pesquisa avanada foi pensada para localizar um ou mais formandos com base no
cruzamento de diferentes variveis, designadamente modalidade, qualificao, data,
entre outros.
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Para mobilizar uma inscrio de um determinado formando para uma ao, o primeiro
passo localiz-lo na lista de adultos que foram previamente inscritos na entidade. Por
conseguinte, deve ser efetuada uma pesquisa que dever ter em conta as variveis
disponveis no formulrio de modo a localizar mais facilmente um dado formando.
Pesquisa e Gesto de Inscries resultados
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VII. UTILIZADORES
Esta seco de acesso exclusivo queles que possuem perfil de administrador e que
atravs das suas credenciais de acesso tm a possibilidade de criar novos utilizadores e
definir a que itens do menu estes podero ter acesso.
Ao criar um novo utilizador deve-se verificar se o nome a atribuir se encontra disponvel,
j que este deve ser nico no sistema, da mesma forma que ao criarmos uma conta de email de gmail, por exemplo, a mesma no pode ser repetida. Por esta mesma razo, uma
vez gravado, o nome atribudo ao utilizador no pode ser alterado. O utilizador criado
deve estar sempre associado a um elemento da equipa.
Aps a criao do utilizador deve-se passar definio dos acessos, i.e., devem ser
selecionados os itens do menu aos quais o utilizador em questo poder aceder.
).
Sempre que um utilizador deixe de fazer parte da equipa da entidade, o seu acesso deve
ser desativado, bastando para tal seguir os passos indicados em B. e aceder conta de
utilizador, clicando no cone lpis ( ) e desmarcar o campo Ativo ().
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Caso no esteja definida nenhuma conta de e-mail, ter de ser contactado o servio de
apoio tcnico especificado abaixo.
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B. Suporte tcnico
DGEEC Direo-Geral de Estatsticas da Educao e Cincia equipa SIGO
Linha de apoio para o reporte e posterior resoluo de problemas de ordem tecnolgica
que impossibilitem o funcionamento da plataforma SIGO.
Telefone 213 949 200
E-mail sigo@dgeec.mec.pt
URL http://www.dgeec.mec.pt
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X. ANEXOS
ANEXO 1 Etapas de uma ao de formao modular e respetivos estados
Inteno7
Submetida8 9
Em funcionamento9
Concluda
Cancelada
ESTADO
SIGNIFICADO
Registo da ao com os dados base
Submisso da ao
A ao encontra-se a decorrer (estado despoletado pela
entidade)
A avaliao dos formandos foi terminada: fim da ao
No foram verificadas as condies necessrias
realizao da ao
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editar informao
eliminar informao
adicionar registos
ordenar os dados da coluna
regressar pgina anterior
gravar informao
apagar informao
registar/editar morada
definir acessos dos utilizadores
editar funes dos elementos da equipa
pesquisar
selecionar um registo
consultar uma ao ou inscrio
avanar para a pgina seguinte da listagem
avanar para a ltima pgina da listagem
retroceder para a 1 pgina da listagem
retroceder para a pgina anterior da listagem
avanar ou retroceder para uma pgina especfica da listagem
documentos emitidos decorrentes da formao
calcula resumo de indicadores por estado, no momento
exporta para uma folha de clculo os resultados de uma pesquisa com uma ou vrias
variveis
seleciona uma ao de formao
submete uma ao de formao
coloca uma ao de formao em funcionamento
cancela uma ao de formao
conclui uma ao de formao
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Campos numricos
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Ttulo de residncia
Certificado de registo de cidado da Unio Europeia
Carto de residncia de cidado da Unio Europeia
Carto de residncia de familiar de cidado da Unio Europeia
Ttulo de refugiado
Carto do Ministrio dos Negcios Estrangeiros (aplicvel apenas aos
funcionrios dos consulados e embaixadas com representao em Portugal)
Passaporte: este tipo de documento dever ser apenas registado para os cidados
estrangeiros que aguardam pela autorizao de residncia por parte das autoridades
competentes e que possuam visto legal de entrada em territrio nacional.
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