Actas notariales

Segn el artculo 198 del Reglamento Notarial, los notarios, previa instancia de parte ()
extendern y autorizarn actas en que se consignen los hechos y circunstancias que
presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato.
El objeto del acta notarial son, por tanto, los hechos, a diferencia de otros documentos
notariales, como las escrituras pblicas y las plizas, en las que se recogen contratos. Las
actas notariales tienen como contenido la constatacin de hechos o la percepcin que de los
mismos tenga el notario, siempre que por su ndole no puedan calificarse de actos y contratos,
as como sus juicios y calificaciones (artculo 144 del Reglamento Notarial).
Ello significa que el notario en las actas se limita a dar fe de hechos que percibe por sus
sentidos, aunque tambin de otros que no se perciben directamente por los sentidos pero que
el notario puede considerar acreditados previas las pruebas pertinentes, como en las actas de
notoriedad. Pero, en todo caso, las actas no pueden recoger contratos, propios de escrituras y
plizas en las que la intervencin notarial es mucho ms amplia.
El valor de un acta notarial reside en que prueba de manera incontestable el hecho que
constituye su objeto, sin que sea discutible ni siquiera en sede judicial, salvo querella de
falsedad. Su utilidad es grande pues permite al ciudadano pre-constituir pruebas de hechos que
probablemente habrn de ser alegados posteriormente en el mbito judicial, administrativo o
privado, cuando quiz esos hechos ya no puedan reiterarse o probarse por haber desaparecido
sus efectos, ya se trate de manifestaciones, notificaciones, existencia de objetos, documentos
incluso electrnicos- o personas.
Ahora bien, aunque la autorizacin de estos documentos es ms flexible que la de las de
escrituras o plizas, tiene tambin unos lmites. As, ser necesario: un inters legtimo por
parte de quien inste el acta (alguna razn suficiente para inmiscuirse en la esfera jurdica de los
dems); que la conducta que se pide al notario sea legal en s misma (que no viole la
intimidad, la propia imagen o el domicilio de los dems, por ejemplo); que no se invadan
esferas judiciales o administrativas (no cabe, por ejemplo, requerir a la Administracin que ya
tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al mbito
penal); que la actuacin notarial no sea sorpresiva (vgr., el notario deber hacer saber al
requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, as como su derecho a contestar);
que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario
no tiene porque tener. En todo caso, la actuacin del notario ha de ser imparcial, pues si bien
debe recoger el inters particular del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que
constate ni recoger realidades que induzcan claramente a confusin.
El acta, como documento pblico que es, queda custodiada en el protocolo del notario que lo
autoriz, y de ella pueden pedir copias no slo el que la inst, sino tambin cualquier persona
que pueda tener inters legtimo en conocer su contenido y, por supuesto, la autoridad judicial
cuando de alguna manera incidan en materia penal.

TIPOS DE ACTAS
Existen diferentes tipos de actas. Las principales son:
1. Actas de presencia

Segn, el artculo 199 del Reglamento Notarial: Las actas notariales de presencia acreditan la
realidad o verdad del hecho que motiva su autorizacin.
El contenido del acta se reduce a lo presenciado por el notario sin que se exijan por su parte
conocimientos tcnicos propios de una prueba pericial. Dentro de este tipo de actas existen
subespecies como las de exhibicin de objetos, las de entrega o de existencia de una
persona
2. Actas de manifestaciones o de referencia

En este tipo de actas, el notario recoge las manifestaciones de una persona. Evidentemente, el
acta no acredita la veracidad de dichas declaraciones, sino el hecho de que una determinada
persona hace esas declaraciones en un determinado momento. Lo que se acredita por tanto en
este tipo de actas, no es el contenido de la declaracin, sino la declaracin como tal (el hecho
del dicho), debiendo el declarante asumir los efectos de su declaracin, de lo que el notario le
advertir convenientemente.
3. Actas de remisin de documentos por correo

Segn el artculo 201 del Reglamento Notarial: El simple hecho del envo de cartas u otros
documentos por correo ordinario, procedimiento telemtico, telefax o cualquier otro medio
idneo podr hacerse constar mediante acta, que acreditar el contenido de la carta o
documento, y segn el medio utilizado la fecha de su entrega, o su remisin por procedimiento
tcnico adecuado y, en su caso, la expedicin del correspondiente resguardo de imposicin
como certificado, entrega o remisin, as como la recepcin por el notario del aviso de recibo, o
del documento o comunicacin de recepcin.
Permiten acreditar el contenido y fecha de entrega de cartas u otros documentos.
4. Actas de notificacin y requerimiento

El artculo 202 del Reglamento Notarial: Las actas de notificacin tienen por objeto transmitir a
una persona una informacin o una decisin del que solicita la intervencin notarial, y las de
requerimiento, adems, intimar al requerido para que adopte una determinada conducta.
Las de notificacin comunican a una persona una informacin o decisin por parte del
solicitante de los servicios del notario; mientras que las de requerimiento transmiten al
destinatario que debe adoptar una determinada conducta, como por ejemplo, pagar una
determinada deuda. El notario puede realizar la notificacin o requerimiento de dos formas:
bien mediante el envo de la cdula de notificacin o requerimiento por correo certificado con
acuse de recibo; o bien personndose en el domicilio que se le haya indicado. Este acta
permite dejar constancia de que una persona ha recibido una informacin o solicitud por parte
de otra.
5. Actas de exhibicin de cosas o documentos

El artculo 207 del Reglamento Notarial: En las actas de exhibicin de cosas, el Notario
describir o relacionar las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de
su percepcin de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podr
completar la descripcin mediante planos, diseos, certificaciones, fotografas o fotocopias que
incorporar a la matriz. En las actas de exhibicin de documentos, adems, transcribir o
relacionar aqullos o concretar su narracin a determinados extremos de los mismos,
indicados por el requirente.

El notario describe e identifica en el acta un determinado objeto en un momento puntual.

Planos, diseos, fotografas, fotocopias o declaraciones personales pueden ser objeto de la
misma. Si es un acta de exhibicin de documentos, el notario debe transcribir o resumir el
contenido.
6. Actas de notoriedad

El artculo 209 del Reglamento Notarial: Las actas de notoriedad tienen por objeto la
comprobacin y fijacin de hechos notorios sobre los cuales pueden ser fundados y declarados
derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales, con trascendencia jurdica.
Permiten constatar determinados hechos que no son directamente perceptibles pero si notorios
y que pueden fundamentar derechos. El notario realizar las pruebas pertinentes que acrediten
la veracidad de los hechos y emitir un juicio sobre la notoriedad o no de la situacin
interesada: la fe pblica cubre los hechos consignados en el acta, pero no el juicio del notario,
que puede ser equivocado. No obstante, estas actas son tiles porque crean una presuncin de
veracidad.
Un ejemplo, son las actas de abintestato, en las que el notario identifica a los herederos de una
persona que ha fallecido sin dejar testamento.
7. Actas de protocolizacin

El artculo 211 del Reglamento Notarial: Las actas de protocolizacin tendrn las
caractersticas generales de las de presencia, pero el texto har relacin al hecho de haber
sido examinado por el notario el documento que daba ser protocolado, a la declaracin de la
voluntad del requirente para protocolizacin o cumplimiento de la providencia que la ordene, al
de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el nmero de folios que contenga y los
reintegros que lleve unidos.
Documentos pblicos o privados se incorporan con estas actas al protocolo notarial, con el fin
de impedir su extravo, demostrar su existencia o su fecha o conseguir copias futuras. Si se
trata de contratos, deben haberse cumplido los requisitos fiscales, para evitar que con la
presentacin al notario se inicie la prescripcin del pago de impuestos; adems se har constar
que no produce la protocolizacin los efectos de la escritura.
8. Actas de depsito ante notario

El artculo 216 del Reglamento Notarial: Los notarios pueden recibir en depsito los objetos,
valores, documentos y cantidades que se les confen, bien como prenda de contratos, bien
para su custodia.
El notario recibe en depsito objetos, valores, archivos informticos, documentos o cantidades
de efectivo. El depsito puede ser confiado para su custodia o como garanta de un contrato y
debe fijar las condiciones de restitucin. Cualquier depsito deber ser examinado previamente
por el notario, para verificar que el depsito no constituye infraccin de norma alguna.
9. Actas de subastas

En el caso de una subasta pblica, los organizadores presentan al notario las condiciones
lcitas que consideren oportunas: descripcin del bien o derecho a subastar; el tipo de subasta;
depsito necesario para participar; procedimiento; plazos; lugar, da y fecha y hora de
celebracin; lugares dnde se anunciar; duracin

10. Actas de sorteo

En ellas constan los ganadores de un premio, conforme a una seleccin aleatoria y a las
normas de la convocatoria previa. La pgina web del Consejo General del Notariado permite a
las empresas hacer pblicas las bases de sus concursos en el Archivo baco