SISTEMA ERP

PARA GESTIN
PBLICA:
SISERP_GP
Ricardo Palma #110
Actualmente G&P Contadores Asociados S.A. viene
(065) 606922
desarrollando un portafolio de proyectos, con la
finalidad de brindar un mejor servicio, mayor
versatilidad y flexibilidad de herramientas para
nuestros clientes.

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

TTULO:

SISTEMA ERP PARA GESTIN PBLICA

CDIGO

FECHA

SISERP_GP

08/09/2014

REALIZADO POR

Eder Jasvir Vela Armas

REVISADO POR

Ronald Gronerth Alvarez

APROBADO POR

Ronald Gronerth Alvarez

REVISIN

FECHA

FIRMA

08/09/2014
FECHA

FIRMA

08/09/2014
FECHA

08/09/2014

FIRMA

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

NDICE
1 INFORMACIN GENERAL....................................................................................3
2 INTERESADOS DEL PROYECTO.........................................................................3
3 RESUMEN EJECUTIVO.........................................................................................3
4 JUSTIFICACIN DEL PROYECTO........................................................................5
4.1

NECESIDADES DEL NEGOCIO..............................................................................5

4.2

OBJETIVOS DEL NEGOCIO...................................................................................6

5 DESCRIPCIN DEL PROYECTO..........................................................................6

5.1

DESCRIPCIN DEL PROYECTO............................................................................6

5.2

ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO............................................................6

5.3

ASUNCIONES.........................................................................................................7

5.4

RESTRICCIONES....................................................................................................7

6 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO...................................................................7

7 TIEMPO DEL PROYECTO......................................................................................8
EL TIEMPO ESTIMADO DEL PROYECTO ES DE TRES (6) A OCHO (8) MESES...8
8 HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIN DE PROYECTOS...........................8
9 RECURSOS.............................................................................................................8
10 RIESGOS.................................................................................................................9
11 ORGANIZACIN DEL PROYECTO.......................................................................9
11.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.........................................................................9
11.2 RESPONSABILIDADES........................................................................................10

12 GLOSARIO DE TERMINOS..................................................................................11
13 APROBACIN DEL ACTA....................................................................................12
1

INFORMACIN GENERAL
Enunciado del
proyecto:

SISTEMA ERP PARA

GESTIN PBLICA

ID del proyecto:

Sponsor:

G&P Contadores
Asociados S.A

Representante del
sponsor:

SISERP_GP
Carlos
Smith

Prez-

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nmero de documento / Versin:

Fecha de creacin:
Autor:

INTERESADOS DEL PROYECTO

Nombre/Organiza
cin

Telfono

E-mail

Representante
del Sponsor

Ronald Gronerth
Alvarez

965766554

rgronerth@gypcontadores.com

Project
Manager

Eder Jasvir Vela

Armas

973894624

webmaster@gypcontadores.com

Cliente/Usuari
o

G&P Contadores
Asociados S.A.

(065) 06922

www.gypcontadores.com

Cargo

Nombre de Documento:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

RESUMEN EJECUTIVO
Actualmente G&P Contadores Asociados S.A. viene desarrollando un portafolio de
proyectos, con la finalidad de brindar un mejor servicio, mayor versatilidad y
flexibilidad de herramientas para nuestros clientes.
Debido al mundo de hoy, que cambia vertiginosamente, exige que las empresas,
entidades pblicas cuenten con la agilidad, flexibilidad y capacidad de adaptarse a
nuevos entornos de una manera rpida e incluso espontnea. Estas caractersticas
sern adoptadas solamente, gracias a la tecnologa, con la cual, las empresas y
entidades pblicas podrn obtener ventajas competitivas.
Para ello el planteamiento propuesto es desarrollar e implementar una nueva versin
del Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF) de los Gobiernos Locales,
usando la metodologa del Enterprise Resource Planning (ERP), considerada como
una Tecnologa de la Informacin de caractersticas modulares e integrador de
funciones de negocios, capaz de integrar procesos a travs de interfaces a dos o ms
servidores de distintos entes, que quieren hacer un negocio cualquiera, considrese a
las entidades y organismos publico as como a los gobiernos regionales y gobiernos
locales y cualquier modalidad de ente privado nacional o extranjero, atributo que es
aplicable a los procesos internos de cualquier ente, permitiendo que el empleado
realice labores utilizando un procesador e interacte directamente con el servidor,
permitiendo ejecutar tareas mediante procesos secuenciales entre dos o ms
empleados utilizando un patrn estndar llamado procedimiento de programa y un
procesador y otros hardware, es decir computacin utilizando tecnologa y
herramientas de la Web 2.0.
Debido a que problemtica surge esta propuesta:

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

Se describe el desaprovechamiento de la informacin producida en los procesos, de

adquisiciones, de planillas de remuneraciones, de proyectos de inversin y de obras
pblicas debido a que la versin actual del Sistema Integrado de Administracin
Financiera (SIAF) de los gobiernos locales utiliza tecnologa desactualizada. Esto,
origina problemas en el sistema, tales como:
a) Desaprovechamiento de la informacin producida en los procesos, de
contrataciones y adquisiciones, de planillas de remuneraciones, de proyectos de
inversin y de obras pblicas, para conducirla por el sistema e integrarla con los
sistemas de las entidades rectoras que administran esos sistemas administrativos
del Estado, debido a que la versin actual del Sistema Integrado de Administracin
Financiera SIAF de los gobiernos locales utiliza tecnologa desactualizada del
tipo cliente/servidor.
b) Desaprovechamiento de la informacin producida por las unidades ejecutoras para
realizar los procesos presupuestario, contable y de logstica.
c) No se produce informacin a pesar de la importancia que este tiene para la
toma de decisiones.
d) Desaprovechamiento de informacin producida por las unidades ejecutoras para
realizar un plan operativo institucional (POI).
Entre otras problemticas existentes que se ira detallando a medida que vayamos
analizando los procesos de las reas de las unidades ejecutoras.
Ante esta problemtica es que se ha optado por el desarrollo e implementacin de un
Sistema Enterprise Resource Planning (ERP) para la gestin pblica, que se traduce
en un avance importante en cuanto a eficiencia de los procesos, donde las soluciones
de gestin de ltima generacin han permitido asegurar la legalidad y el seguimiento
de todos los actos administrativos y contables, y han hecho posible la introduccin de
nuevas funcionalidades orientadas a la gestin electrnica y abierta de la
Administracin.
Bajo las buenas prcticas para Gestin de Proyectos del PMI-Gua del PMBOK es que
se le dar forma a la gestin del desarrollo del SISERP_GP y as cumplir con los
objetivos trazados para el presente proyecto.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

Los sistemas de informacin (ERP) deben concebirse como proveedores de servicios
y de ayuda a toda la organizacin y, al mismo tiempo, deben prever la comunicacin
con todas aquellas herramientas especficas de cada rea (intervencin, contabilidad,
contratacin, tributos, recaudacin, catastro, urbanismo, recursos humanos, va
pblica, etc.)

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

Se busca construir una verdadera estrategia de Tecnologa de la Informacin ya que

se busca brindar soluciones a las deficiencias y limitaciones del actual Sistema
Integrado de Administracin Financiera (SIAF) de los gobiernos locales, con el objetivo
de mejorar la produccin de informacin verdaderamente necesaria, tanto para la toma
de decisiones sobre inversin de carcter social, como para hacer eficiente la marcha
operacional de las municipalidades en beneficio directo de las comunidades y de sus
pobladores, lo que constituye un aporte a la sociedad.

4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO

Para el presente proyecto se busca desarrollar los siguientes mdulos que
integraran el SISERP_GP de acuerpo a los principales de sistema ERP, pero
orientado a reas especficas de las unidades ejecutoras:
Mdulos para
SISERP_GP
Mdulo de
Adquisiciones y
Abastecimientos
Mdulo de Recursos
Humanos
Mdulo de
Administracin
Municipal
Mdulo de Rentas
Mdulo de Trnsito
Mdulo de Juzgado
Mdulo de Ayuda
Comunitaria
Mdulo de Obras
Mdulo Financiero Contables
Mdulo de Atencin de
Pblico

4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO

Tiene como objetivo principal:

reas de las Unidades

Ejecutoras en las que se
basan para el ERP
Sub Gerencia de Logstica
Sub Gerencia de Recursos
Humanos
Gerencia de administracin
Gerencia de Rentas
Gerencia de trnsito y transporte
publico
Oficina de Asesora Jurdica
Gerencia Desarrollo Social
Gerencia obras e infraestructura
Sub Gerencia de Contabilidad
Gerencia servicios municipales

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

Proporcionar desarrollar e implementar una solucin Web o de escritorio (falta

definir con la alta gerencia) que unifique y ordene toda la informacin de la
unidad ejecutora en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la
vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms
rpida y segura.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

5.1 DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El proyecto del Sistema ERP para Gestin Pblica ahora denominado
SISERP_GP se compone de mdulos funcionales. Esto lo convierte en un ERP
muy flexible al combinar en mdulos cualquier conjunto de programas. Adems
de las funcionalidades comunes a todos los programas de gestin ERP-CRM,
dispone de mdulos claramente diferenciadores
El desarrollo de este sistema ERP bajo un entorno Web o de escritorio, ser
desarrollado utilizando la metodologa gil de SCRUM siguiendo los lineamientos
enmarcados por el PMI-Gua del PMBOK. Ya que se ajusta a las situacin actual
del proyecto, como nmero pequeo de integrantes, cambios en los
requerimientos y funcionalidad inmediata.
Se prev a partir de ahora, exista una comunicacin mucho ms fluida entre los
clientes y los integrantes del grupo con el fin de esclarecer dudas e implementar
los requerimientos a un 100%.

5.2 ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO

El alcance del proyecto se ajustar a los siguientes aspectos:
1. Implementar el proyecto en un entorno Web o de escritorio a manera de
mdulo que permita su integracin a cualquier sistema que se desee
desarrollar ms adelante.
2. Desarrollar una autenticacin de usuario bajo el manejo de sesiones, de
esta manera se evitar accesos no deseados.
3. Implementar la proteccin de accesos no autorizados mediante URL.
4. Realizar la construccin el software Web siguiendo las fases detalladas
por SCRUM.
5. Realizar de acuerdo a los lineamientos del PMI-Gua del PMBOK los
procesos de Inicio, planificacin, ejecucin, monitoreo-control y cierre.

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

6. Desarrollar los siguientes mdulos:

a. Mdulo de Adquisiciones y Abastecimientos
b. Mdulo de Recursos Humanos
c. Mdulo de Administracin Municipal
d. Mdulo de Rentas
e. Mdulo de Trnsito
f.

Mdulo de Juzgado

g. Mdulo de Ayuda Comunitaria

h. Mdulo de Obras
i.

Mdulo Financiero - Contables

j.

Mdulo de Atencin de Pblico

5.3 ASUNCIONES

Se usar el Paquete de Microsoft Project como herramienta para el monitoreo

y seguimiento del proyecto.

Se usar la metodologa SCRUM para el desarrollo del Sistema ERP

5.4 RESTRICCIONES

Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades corto.

Cambios o definicin de nuevos requerimientos.
Manejo de herramientas nuevas para el equipo de proyecto.

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

1. Hacer anlisis del negocio, establecer casos de uso del negocio de las reas
(vase seccin 4.1 necesidades del negocio) involucradas para el desarrollo del
sistema ERP.
2. Definir el lenguaje de programacin, metodologa de nomenclatura de variables,
base de datos entre otros.

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

3. El sistema ERP debe ser modular lo cual permitir su fcil integracin o

funcionamiento de manera independiente,
4. El sistema ERP debe contar con un mdulo de seguridad estndar para acceder al
sistema de manera conjunta o por separado.
5. El sistema ERP debe contar con manejo de roles para el uso del sistema.
6. Se desarrollaran los siguientes mdulos:
a. Mdulo de Adquisiciones y Abastecimientos
b. Mdulo de Recursos Humanos
c. Mdulo de Administracin Municipal
d. Mdulo de Rentas
e. Mdulo de Trnsito
f.

Mdulo de Juzgado

g. Mdulo de Ayuda Comunitaria

h. Mdulo de Obras
i.

Mdulo Financiero - Contables

j.

Mdulo de Atencin de Pblico

Nota: Estos requerimientos son de forma general y se ira detallando a medida que se
avance con el proyecto. Que se incluirn en el plan de gestin del proyecto.

TIEMPO DEL PROYECTO

El tiempo estimado del proyecto es de tres (6) a ocho (8) meses.

HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIN DE PROYECTOS

PERODO
ACTIVIDAD
Dos (2) meses
Anlisis de la necesidad para el sistema
Un (1) mes
Diseo del sistema SISERP_GP
Cuarto (4)mes Implementacin del portal web
Quinto (5) mes

Pruebas de implementacin y testeo del software

Sexto (6) mes

Documentacin del cierre del proyecto,

capacitacin y entrega del producto

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

RECURSOS
Recursos
Equipo del
proyecto
Equipamient
o
Software

Descripcin
Jefe de Proyecto, Analista, Programador, Tester.
2 laptops, 2 PC, 1 Netbook
Ms Project, Rational Rose, entre otros

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

10

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

RIESGOS
Descripcin del riesgo

Impacto

Probabilidad

Retraso en la implementacin del proyecto

generar atrasos en los dems grupos de
desarrollo de proyectos para la Organizacin.

Alto

Media

Falta de compromiso y entendimiento de los

requerimientos por parte de los clientes,
grupos e integrantes del proyecto.
Problemas de integracin entre el proyecto
de Gestin de Accesos y los proyectos que
necesiten de su funcionalidad.
El rendimiento del personal involucrado en el
desarrollo no se encuadre dentro de la
velocidad requerida por el proyecto

Alto

Media

Medio

Media

Alto

Media

Se incluir ms detalle en el Plan de Gestin de Riesgos

11

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

11.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
Gerente
del
Proyecto

11.2
Interesado
G&P Contadores
Asociados S.A

Nombre

RESPONSABILIDA
DES
Rol/Responsabilidad

Lider del

Lider
del
Ronald
Gronerth
Proyecto
Alvarez

Analista

Programa
dor

Gerente del Proyecto: Definir el

proyecto, alcance, as como controlar
y supervisar el avance a lo largo del
ciclo de vida del mismo, asimismo
resolver dudas que puedan aparecer
Tester
en el tiempo.

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Grupo de
Proyecto

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

Eder Jasvir Vela

Armas

Lder de Proyecto: Definir las

actividades y las personas que lo
realizarn, asegurar que se cumplan
los tiempos, costos y todo se ajuste al
alcance definido, monitorear los
avances, asegurar la calidad y
administrar los riesgos.

Por Definir

Tester: Disea, ejecuta e informa el

resultado de las pruebas sobre el
desarrollo de los sub-mdulos del
sistema.

Saulo Patrick Linares

Chumbe
Eder Jasvir Vela
Armas

12

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

Programador/Analista: Responsable
del levantamiento de informacin,
anlisis,
diseo,
programacin,
implementacin y documentacin de
los diversos sub-mdulos del sistema.
Responsable de coordinar con los
usuarios para la creacin de sus
historias de usuarios.
Responsable de la documentacin
tcnica y de usuario.

GLOSARIO DE TERMINOS
1. ERP: (Enterprise Resource Planning Planificacin de Recursos
Empresariales) es un conjunto de sistemas de informacin que permite la
integracin de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que
tienen que ver con la produccin, la logstica, el inventario, los envos y la
contabilidad.
2. SCRUM: Es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de
buenas prcticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

mejor resultado posible de un proyecto. Estas prcticas se apoyan unas a otras

y su seleccin tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos
altamente productivos.
3. SIAF: Sistema Integrado de Administracin Financiera del Estado) es un
sistema informtico que permite administrar, mejorar y supervisar las
operaciones de ingresos y gastos de las entidades del Estado peruano adems
de permitir la integracin de los procesos presupuestarios, contables y de
tesorera de cada entidad. Todos estos datos son transmitidos al MEF
(Ministerio de Economa y Finanzas de Per).
4. PMI: Project Management Institute (PMI) es la asociacin profesional sin fines
de lucro ms importante y de mayor crecimiento a nivel mundial que tiene
como misin convertir a la gerencia de proyectos como la actividad
indispensable para obtener resultados en cualquier actividad de negocios.
5. PBMOK: Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Como su nombre
lo sugiere describe un conjunto de conocimientos y de prcticas aplicables a
cualquier situacin que requiera formular, las cuales han sido concebidas luego
de evaluacin y consenso entre profesionales pares sobre su valor y utilidad.

PROYECTO:
Direccin de
Proyectos
G&P
Contadores
Asociados S.A

13

Nombre de Documento:
Nmero de documento / Versin:
Fecha de creacin:
Autor:

SISERP_GP
Acta de Constitucin del
Proyecto
1.0
08/09/2014
Eder Jasvir Vela Armas

APROBACIN DEL ACTA

Cargo
Representante del
Sponsor
Project Manager

Nombre
Ronald Gronerth Alvarez
Eder Jasvir Vela Armas

Firma

Fecha