Descripcin de la pantalla de excel 2013

La familia de microsoft office 2013 brinda una plataforma de trabajo muy similar
para sus aplicaciones como son el procesador de texto, la hoja de clculo
electrnica, presentacin de diapositivas y el manejador de base de datos, con
ello, logramos aprender una sola vez el ambiente de trabajo y se emplea para los
dems paquetes, sin embargo, esta versin de office tiene un concepto diferente a
sus predecesores, enfocndose principalmente al uso del botn de control, la
barra de herramientas de acceso rpido y la cinta de opciones que nos muestra
las funciones ms comunes en forma de iconos, seleccionando en el men
principal una opcin, aparece la cinta de opciones correspondiente a ella, stas
cuentan con secciones que agrupan iconos cuya funcin es similar y en ocasiones
tenemos la oportunidad de dar clic al icono ubicado a la derecha de la seccin
para entrar a un cuadro de dilogo y elegir la gama de caractersticas del tema en
cuestin. El propsito del ambiente de trabajo de la familia de microsoft office es
hacer al usuario una persona dependiente del uso del ratn, sin embargo,
combinando el manejo por teclado y empleando el ratn para algunas funciones,
se obtiene una gran destreza en el empleo de las aplicaciones de la plataforma.
Al momento de iniciar por primera vez la hoja de clculo electrnica llamada excel
2013, el ambiente de windows nos brinda la facilidad de que todas sus
aplicaciones tienen una apariencia muy similar, sin embargo, una hoja de clculo
no es para teclear un documento o bien hacer un pequeo oficio, la finalidad de
excel 2013 va ms que simplemente teclear informacin, nos permite realizar
clculos con diferentes tipos de datos y poder ordenarlos, filtrarlos y ms aun,
producir grficas que nos representen de una manera simple y sencilla la
interpretacin de los resultados, por ello, es necesario conocer perfectamente la
pantalla principal de la hoja de clculo, cada uno de sus elementos tiene una
funcin muy particular y saber su funcionamiento nos permite manejar de una
forma ms eficiente la aplicacin.
La pantalla principal de excel 20133 es un ambiente de trabajo diferente a la
versin anterior, donde desaparecen las barras de herramientas, los mens
desplegables, el panel de tareas y se transforma la forma de trabajo,
concentrndose al uso del ratn y el manejo de iconos, en lo particular nos
concentraremos en la hoja de clculo excel versin 2013 de la familia de microsoft
office edicin profesional, enseguida se muestra una imagen con los elementos
principales de la ventana de excel 2013.

Componentes de la pantalla principal de la hoja de clculo electrnica.

1.- Botn de control.

2.- Barra de herramientas de acceso rpido.

3.- Barra de ttulo.
4.- Botn de ayuda.
5.- Botn de opciones de presentacin de la cinta de opciones
6.- Botn de minimizar.
7.- Botn de restaurar.
8.- Botn de cerrar.
9.- Botn opcin archivo.
10.- Barra de mens principal.

11.- Iniciar sesin

12.- Cinta de opciones.
13.- Cuadro de nombres.
14.- Barra de frmulas.
15.- Botn de insertar funcin.
16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas.
18.- Filas.
19.- Celda activa.
20.- Barra de navegacin de hojas.
21- Hoja activa.
22.- Indicador de hojas.
23.- Barra de desplazamiento horizontal.
24.- Barra de desplazamiento vertical.
25.- Barra de estado.
26.- Modos de presentacin de la hoja de clculo
27.- Zoom.

Descripcin de cada uno de los elementos de la pantalla de la hoja de clculo

electrnica excel 2013.
Botn de control.

Esta opcin ubicada en la esquina superior izquierda

de la aplicacin nos permite realizar una serie de
acciones entre las cuales encontramos, cerrar la
ventana, maximizar, minimizar, restaurar, mover y
cambiar el tamao de la ventana, esto es muy til
cuando por alguna circunstancia el ratn de la
computadora no funciona muy bien y tenemos la
necesidad de maximizar o bien restaurar la ventana,
por ello entramos al botn de control, por medio de
las teclas de atajo Alt + barra espaciadora, las cuales
activan el men emergente mostrado en la siguiente
figura pudiendo realizar las funciones que se
encuentren activas, dependiendo del proceso en el
cual estemos trabajando.

Barra de herramientas de acceso rpido.

Un nuevo elemento en la hoja de clculo electrnica de excel 2013 es la barra de
herramientas de acceso rpido, la cual podemos personalizar colocando los
iconos con las funciones ms comunes en la actividad laboral de los usuarios que
emplean excel, por ejemplo: guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer,
deshacer, imprimir, abrir, corregir ortografa, orden ascendente y algo muy
importante es posicionar la barra de herramientas de acceso rpido abajo de la
cinta de opciones.

Si la cinta de opciones no se encuentra visible podemos aparecerla de nuevo,

dando un clic en opciones de presentacin de la cinta de opciones.
La barra de ttulo.
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que deseamos, por ejemplo
G2IVEHumbertoDB.xlsx, que indica que es un alumno llamado Humberto y
pertenece al grupo 2IVE.

La barra de ttulo tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos
mencionar el movimiento de la ventana a travs de la pantalla para ocupar una
parte de ella, adems de indicarnos si realmente estamos trabajando en esta
aplicacin o bien sin darnos cuenta nos encontramos utilizando otra herramienta
de la computadora. Para terminar con las funciones de la barra de ttulo tenemos
que indicar que si damos dos clic sobre de ella puede maximizarse la ventana,
previamente restaurada.
En la versin de la hoja de clculo electrnica de excel 2013 podemos observar
que la barra de titulo contiene tambin a la barra de herramientas de acceso
rpido, as como, la ayuda, opciones de presentacin de la cinta de opciones,
minimizar, restaurar y maximizar.
Botn de ayuda y opciones de presentacin de la cinta de opciones
Hoy en da podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en especfico,
tenemos varios mtodos para obtener ayuda en algn proceso de la hoja de
clculo electrnica denominada excel 2013. Un mtodo consiste en utilizar la barra
de ttulo, haciendo clic en el signo de interrogacin, otra forma consiste en emplear
la tecla F1 del teclado. Si tienes una conexin a internet, puedes obtener ayuda en
lnea.
En la versin de la hoja de clculo de excel 2013 aparece el icono de opciones de
presentacin de la cinta de opciones y nos brinda la posibilidad de configurar la
apariencia de las pestaas y comandos de la cinta de opciones.

Botn de minimizar, restaurar y cerrar.

Estos componentes juegan un papel importante en el funcionamiento prctico de
la aplicacin, si no estamos acostumbrados al botn de control y a las teclas de
atajo, podemos ejecutar las siguientes funciones simplemente dando un clic en el
icono correspondiente:
Botn de minimizar.- nos permite reducir la aplicacin a un
estado activo sin que tome muchos recursos de la
computadora, tenindolo listo para cuando se desee ocuparlo
de nuevo, se manda a la barra de tareas indicando que la
aplicacin esta trabajando minimizada.
Botn de restaurar.- al dar clic en l, la ventana regresa a su
estado previo, antes de ser maximizada, con lo cual podemos
moverla o bien modificar su tamao, arrastrando los limites de

la ventana por medio del ratn.

Botn cerrar.- Cuando terminamos de utilizar la aplicacin o
herramienta de cmputo es necesario dar por terminado el
trabajo con ella, razn por la cual, podemos dar un clic en este
icono.

Opcin archivo
La opcin archivo es
un botn que nos
permite varias
funciones muy
especiales e
importantes para
realizar el trabajo en
la hoja de clculo
electrnica, por
ejemplo, tenemos la
opcin de imprimir,
que no se visualiza
en las cintas de
opciones de la
aplicacin, por ello,
es importante
observar que esta
herramienta
solamente se
localiza en el botn
de archivo, sin
embargo, tambin
podemos mandar a
imprimir mediante
las teclas de atajo
control - p. Otra
opcin muy valiosa
dentro del botn de
office es la de
guardar como, la
cual nos permite
almacenar la

informacin en los
diferentes formatos
que tiene excel
2013, cabe observar
que tiene la
compatibilidad para
guardar el archivo
de la hoja de clculo
electrnica en las
versiones de excel
97 - 2003, para
ocuparlo en las
aplicaciones
predecesoras.
Adems mediante
est opcin se
puede convertir el
libro de trabajo de
excel 2013 a una
pgina web que
pueda ser
observada en la
intenet, solamente
se tiene que elegir
que excel produzca
un archivo htm, el
cual contendr
todas las hojas de
clculo que
contenga el libro de
excel 2013
Es muy importante
mencionar que si
elegimos opciones
del men archivo
podemos configurar
la hoja de clculo.

La barra de mens principal.

Cualquier actividad que deseemos utilizar en la hoja de clculo electrnica llamada

excel 2013, la podemos encontrar dentro del men principal, entre sus diferentes
opciones, las tres primeras que son inicio, insertar y diseo de pgina, son muy
similares en las diferentes herramientas de la suite microsoft office edicin
profesional 2013, por ello es recomendable utilizar una sola familia de
aplicaciones, porque el usuario se va acostumbrando al manejo del men
principal.

El men principal contiene las operaciones de excel 2013, agrupadas en cintas de

opciones. Al hacer clic en la cinta de opciones de Insertar, por ejemplo, veremos
las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar
en excel 2013, como son las grficas e imgenes.

Cinta de opciones
El nuevo concepto de la hoja de clculo electrnica de excel 2013, consiste en el
uso de cinta de opciones que son agrupaciones de funciones ms comnmente
utilizadas y son representadas por medio de iconos o representaciones grficas.
La cinta de opciones llamada inicio consiste a su vez de varias secciones como
son: portapapeles, fuente, alineacin, nmero, estilos, celdas, y modificar. Cada
seccin tiene varios iconos referentes al tema correspondiente, sin embargo,
algunas de las secciones cuentan con un icono en forma de flecha colocado en la
esquina inferior derecha, y al dar un clic sobre l, aparece un cuadro de dilogo en
el que podemos seleccionar caractersticas que no vienen en la cinta de opcin
representadas por un icono, con ello, abarcamos la totalidad de acciones que
podemos realizar en excel 2013
.

La cinta de opcin llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las
funciones ms importantes tenemos las siguientes:

Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.

Copiar el texto u objeto marcado.

Cortar el texto u objeto marcado.

Tipo de letra.

Tamao de la letra.

Negrita.

Cursiva.

Subrayado.

Tamao de letra

Color de letra

Relleno de fondo

Bordes

Alineacin en la parte superior

Alineacin en medio

Alineacin en la parte inferior

Alineacin a la izquierda de la celda.

Alineacin al centro de la celda.

Alineacin a la derecha de la celda.

Sangra.

Orientacin del texto.

Ajustar texto.

combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias

columnas).

Estilo de moneda.

Estilo porcentual.

Estilo de millares.

Aumenta el nmero de decimales.

Disminuye el nmero de decimales.

Estilos para las celdas u hojas de clculo

Formato para las celdas

Formato para las hojas de clculo electrnicas

Autosuma de celdas adyacentes.

Rellenar series

Ordena de forma ascendente.

Bsqueda de informacin

La cinta de opcin insertar

Los elementos que se pueden insertar dentro de una hoja de clculo electrnica
de excel 2013, es algo muy importante para el usuario, por ello, debemos
mencionar que los grficos, imgenes, tabla dinmica, cuadro de texto y smbolos
son algunas de las funciones de esta cinta de opciones.

La cinta de opcin datos

Entre las funciones ms relevantes en esta cinta de opciones tenemos la

ordenacin ascendente y descendente, adems de aplicar filtros o consultas
personalizadas a la informacin de la hoja de clculo electrnica de excel 2013.

La barra de frmulas.
Es la parte
interactiva entre la
hoja de clculo
electrnica y el
usuario, porque en
ella se refleja lo que
se teclea en la celda
activa, con el
propsito de verificar
su contenido o bien
editarlo en cualquier
momento, esta
compuesta por los
siguientes
elementos:
Cuadro de nombres.- Nos indica la referencia o direccin de la celda activa o
rango de celdas.
Botn de cancelar.- Sirve para cancelar una edicin del contenido de la celda
activa, podemos emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el
icono de cancelar.
Botn de aceptar.- Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque
en ella, podemos utilizar la tecla enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este
icono de aceptar.
Botn de insertar funcin.- Permite abrir el cuadro de dilogo para seleccionar una
funcin preestablecida de la hoja de clculo y aplicrsela a la celda activa o al
rango de celdas.
Cuadro de contenido.- Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va
tecleando, pueden ser texto, nmeros o bien frmulas, cabe mencionar que el
resultado de la frmula se muestra en la celda activa y en el cuadro de contenido
se visualiza la frmula.
Columnas de la hoja de clculo.
Son las que se localizan en sentido vertical, se identifican con letras maysculas y
empiezan con la letra A hasta la Z, continan con la AA hasta llegar a la XFD, son
un total de 16384 columnas en cada una de las hojas de clculo que constituyen a
un libro de trabajo.
Filas de la hoja de clculo.

Son las que se encuentran en sentido horizont

al y existen 1048576 filas en una sola hoja de clculo, se identifican por un

nmero y empiezan con el valor de 1.

Celda activa.
A la interseccin de una columna con una fila se le denomina celda, su direccin o
referencia se forma con la unin de la letra de la columna seguida por el nmero
de la fila, por ejemplo, observando la imagen anterior podemos decir que la celda
activa es la interseccin de la columna A con la fila 2, lo cual nos da por resultado
que la direccin de la celda activa que tiene el ttulo de la hoja de clculo y esta
identificada con la direccin A2.
Barra de navegacin de hojas de clculo.
Esta barra nos permite navegar por las diferentes hojas de clculo que conforman
el libro de trabajo creado en excel, tiene tres secciones que son las siguientes:
Iconos de navegacin
Nos permiten dirigirnos fcilmente por las
diferentes hojas de clculo del libro de
trabajo, es de gran ayuda cuando
tenemos una gran cantidad de hojas de
clculo que no es posible verlas todas en
la barra de navegacin, podemos
desplazarnos de una por una o bien ir
hasta la ltima o la primera.
Hoja activa.- Es la hoja de clculo en la cual nos encontramos trabajando, nos
damos cuenta porque su nombre esta resaltado con respecto a las otras hojas de
clculo, solamente podemos estar en una sola hoja al mismo tiempo.
Indicador de hoja.- Son las etiquetas que le pone excel 2013 a las hojas de clculo
para identificarlas, inicialmente solamente aparece una, sin embargo, podemos ir
agregando las hojas de clculo que necesitemos, dando un clic en el icono del

smbolo mas, podemos desplazarnos de una hoja a otra, simplemente dando un

clic en ella o bien utilizando las teclas de atajo Ctrl + Avanzar pgina, o Ctrl +
Retroceder pgina.

Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

Permiten movernos a lo ancho y alto
de la hoja de clculo de forma rpida
y sencilla, simplemente hay que
desplazar el control de la barra
arrastrndolo con el ratn en la
direccin deseada, o hacer clic en la
flecha correspondiente.

Barra de estado.
Es de gran utilidad, porque nos indica
si la hoja de clculo activa se
encuentra lista para ingresar datos, o
bien se encuentra en algn paso de un
proceso, como lo es copiar o cortar,
adems nos indica el elemento
requerido para continuar el
procedimiento pendiente.
Modos de presentacin de la hoja de clculo
Existen tres formas de visualizar a una hoja de
clculo: vista normal, diseo de pgina y vista
previa de salto de pgina, lo cual nos permite
elaborar y disear nuestros datos para una
excelente impresin.

Acercamiento (Zoom)

Una parte valiosa de la ventana de excel 2013 es el icono de acercamiento

(zoom), ubicado en la esquina inferior derecha, al momento de dar un clic sobre l,
aparece el cuadro de dilogo que nos permite seleccionar el acercamiento idneo
para observar los datos de la hoja de clculo electrnica que se est trabajando,
adems podemos personalizar el valor escribiendo el nmero en cuadro de datos
en la opcin correspondiente, como se muestra en la figura.

(3 ) Romero Gmez Antonio, Computacin bsica II (Mxico, grupo editorial xodo, 2005) vase captulo 2,
pginas 147-153.