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alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la regulacin del
funcionamiento del sistema de control, con la adaptacin, expedicin, aprobacin y actualizacin de
las Normas de Control Interno. A partir de este marco regulador, cada institucin del Estado dictar
las normas, polticas y manuales especficos que consideren necesarios para su gestin.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras especficas
relacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano, tecnologa de la
informacin y administracin de proyectos y recogen la utilizacin del marco integrado de control
interno emitido por el Comit de Organizaciones que patrocina la Comisin Treadway (COSO), que
plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn diseadas bajo
principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica pertinente.
La actualizacin de las normas fue realizada con la participacin, aporte y coordinacin de usuarios
internos y externos quienes proporcionaron informacin importante sobre reas especficas de
gestin, por tanto, es el resultado de un esfuerzo comn. Es un documento que promueve el diseo,
implantacin y evaluacin del sistema de control interno, que debe ser perfeccionado continuamente
para incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administracin, en
beneficio de las instituciones del sector pblico, de las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios que
stas proveen.
INTRODUCCION
Antecedentes
En el ao 1977, se expidi la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, reemplaz a la
Ley Orgnica de Hacienda y fue concebida bajo un enfoque sistemtico de los diferentes
componentes de la Administracin Financiera. En el Captulo 3 del Ttulo VII, se sealaron los
parmetros fundamentales sobre los que la Contralora General del Estado deba formular las
Normas Tcnicas de Control Interno, como parte de las normas secundarias de los sistemas de
contabilidad y de control que le corresponda emitir al organismo de control.
En noviembre del mismo ao, con Acuerdo 000971, la Contralora General del Estado expidi las
primeras Normas Tcnicas de Control Interno conjuntamente con las Polticas de Contabilidad,
Normas Tcnicas de Contabilidad y Polticas de Auditora del Sector Pblico. Esta normatividad fue
actualizada en abril de 1994, con la expedicin del Acuerdo 017-CG.
En el mbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollo
del control interno; en el ao 1990 se public el documento "Control Interno - Marco Integrado"
(Internal Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la Comisin Nacional sobre
Informacin Financiera Fraudulenta conocida como la Comisin Treadway, quienes adoptaron el
nombre de COSO.
El informe COSO concentr los distintos enfoques existentes en el mbito mundial, en uno solo,
definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestin de las organizaciones, ejecutado
por el personal de las entidades en sus distintos niveles jerrquicos; que promueve la honestidad y la
responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para conseguir los
objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones,
cumplir con las normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores
e irregularidades.
control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual
que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan,
constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y
actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las
actividades de monitoreo.
La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deber mostrar
constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin,
mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las
labores habituales.
La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta
y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de acuerdo con las
disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un
ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de
honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los
recursos y proteger el medio ambiente.
200-01 Integridad y valores ticos
La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la
administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno.
La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de la
cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin;
estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
organizacin.
La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica,
para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin.
Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos,
para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecern mecanismos
que promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y
seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades.
200-02 Administracin estratgica
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin,
as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los
fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que
incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional
y planes operativos anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y
que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo tcnico de
planificacin.
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos,
indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual,
documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en
Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las especficas
aplicables a sus respectivas reas de trabajo.
En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn las polticas
generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y
divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn medidas
y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por ellos emitidas.
Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas institucionales,
mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.
200-09 Unidad de Auditora Interna
La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesora,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin; evala el sistema de
control interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales, operativos,
estratgicos y gestin de riesgos.
Cada institucin, cuando se justifique, contar con una Unidad de Auditora Interna organizada, con
independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora oportuna y profesional en el
mbito de su competencia, agregando valor a la gestin institucional y garanta razonable de que la
gestin de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas
vigentes.
La Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal multidisciplinario. Mediante tcnicas y
procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de control interno, la administracin
de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materia
de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar
la mejora de sus procesos y operaciones.
Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn con criterio independiente respecto a las
operaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los
procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.
300 EVALUACION DEL RIESGO
La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los
riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectar
adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de
la entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la
metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidades
administrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar la
ejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos.
300-01 Identificacin de riesgos
Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos.
Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Los
internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos.
Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda de sus
objetivos.
La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y
planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos y
con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, la
identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.
Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente para
identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias y
operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.
Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para asegurar que el
mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y
proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los
riesgos cambien con el tiempo.
300-02 Plan de mitigacin de riesgos
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y
documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que
puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.
En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su proceso
e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando responsabilidades para reas
especficas, identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos
y las reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las
estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes,
documentos y las comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo de
cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en
respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la
eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto
de su adaptacin frente a los cambios.
300-03 Valoracin de los riesgos
La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de
riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras y
servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un
estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.
La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto,
siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto
frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos
de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con
los estimados.
La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar,
mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico.
Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de
dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios,
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar
tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo
todas las etapas claves de un proceso u operacin.
La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en la
descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.
Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar sistemticamente las
labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales
labores permita efectuar tal medida.
La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz
para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u organismo.
401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones
La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos, procedimientos
de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones
administrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actos
administrativos vlidos.
La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas que
desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas
competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el
marco legal.
Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la responsabilidad
que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda.
401-03 Supervisin
Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos y
operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y
eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.
La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para asegurar que se
desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y procedimientos en
concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el
cumplimiento de los objetivos de la institucin.
Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y
proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y
contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.
402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control
La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los responsables
de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se aplicarn para asegurar el
cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales,
reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades
del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para la
programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto
capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector pblico
obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas
de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de ingresos
aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las
cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.
La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la red
bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de ingresos
abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque
cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa e intacta y
registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin
o mximo el da hbil siguiente.
403-02 Constancia documental de la recaudacin
El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derecho
privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos financieros, en concepto
de ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable,
otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado.
Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquier
concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado
o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos establecidos por el
organismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo el
control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo de
resumen, el reporte de los valores recaudados.
Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y
servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura, nota de venta y otros
documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.
Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de los
formularios para recaudacin de recursos.
En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn
documentadamente mediante controles administrativos.
403-03 Especies valoradas
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro
Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen
seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al
beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en
los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos
corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica que
manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y
su existencia ser controlada mediante cuentas de orden.
El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas
para todo el sector pblico del Ecuador.
403-04 Verificacin de los ingresos
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con la
finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial.
La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su
registro contable.
El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la eficiencia
y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan.
403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de los
recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, la
contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automtico
de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la
asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o
depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
403-06 Cuentas corrientes bancarias
A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes de
cualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y de los gobiernos seccionales, a
travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en
funcin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que
correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial ser
autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucin
pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos.
Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema
financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnico
emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u
organismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un
adecuado control interno.
Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidores
autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas
bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursos
materiales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores
responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde provienen los
recursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividir en cuentas auxiliares: entre otras
recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificacin ser
aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas.
Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo
de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos institucionales.
Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de
ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as
como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; su
periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.
403-12 Control y custodia de garantas
En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el cumplimiento de los
mismos, se exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de las garantas en las condiciones
y montos sealados en la ley.
Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de: adquisicin o
arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora,
cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta,
en las condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica.
Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega
posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de conformidad a las
estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la Tesorera efectuar ningn pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.
La Tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las garantas
con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:
- Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantas
contempladas en las disposiciones legales vigentes.
- La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se verificar que
cumplan con los requisitos sealados en la ley.
- Custodia adecuada y organizada de las garantas.
- Control de vencimientos de las garantas recibidas.
La Tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas a fin
de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn
sea el caso.
403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos que
aseguren su validez y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la
gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin
de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacin
inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la
aplicacin de controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los
mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a
las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de
transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las claves
respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios,
que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los
movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permite
contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo
respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.
403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta
Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja en
el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las
indicadas entidades.
La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de la
unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que
mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y
normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el
mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y
autorizaciones determinadas en la respectiva ley.
De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos por
el Estado.
Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles
fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico a
excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sern
redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblico
no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para los
gastos de comisiones y rendimientos.
403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica
Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin corriente y
establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de
ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradas
debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para
cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registros
sern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la
toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia
y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes.
Esta accin ser efectuada por la Unidad de Auditora Interna y/o por una comisin nombrada para el
efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo
realizar dicho control en forma trimestral o semestral.
404 Administracin Financiera - DEUDA PUBLICA
404-01 Gestin de la deuda
Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern establecer y
mantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las polticas de talento humano
que apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica, una estructura organizacional con claras
lneas de responsabilidad y comunicacin y sistemas de informacin computarizados que incluyan
controles de seguridad adecuados.
Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que interviene en la
administracin de la deuda pblica, que identifique los principios y valores en los que se
fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles
internos, polticas de administracin del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de
su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores
u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pblica.
404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con unidades operacionales
encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica fiscal del gobierno y de
gestionar las transacciones especficas de deuda.
La estructura organizacional de la Unidad de Administracin de la Deuda, estar conformada por tres
dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y
responsabilidades distintas.
Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el poder
Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados financieros, en
representacin del gobierno.
Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la informacin, as como de
las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde
deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgo
pas.
Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control,
gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de estadsticas y reportes.
Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del gobierno y a las
disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente.
04-03 Polticas y manuales de procedimientos
El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y financiamiento,
definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que exista consistencia en las
estrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto en la
Constitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia.
Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los aspectos de poltica
fiscal, econmica y de desarrollo del pas. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta
materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus
diversos instrumentos para el desarrollo de estas polticas.
El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la composicin de
la informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una
descripcin de la informacin relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma de
registrar esa informacin en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los
desembolsos y el servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la unidad
que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones
internacionales, incluida su periodicidad y una descripcin de su contenido, entre otros aspectos.
Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse permanentemente, a
fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de
operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento
Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la concesin de
garantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador, observarn las disposiciones,
restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico vigente.
Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el lmite de
endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para contraer endeudamiento sin
cumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites de
endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con la
obligacin de registrar los contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de
amortizaciones o intereses de la deuda pblica.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de
desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las del servicio de la deuda, no
podrn contratar prstamos.
Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener las
autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y
reglamentarias pertinentes.
La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se
encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no han sido
utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han
invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna.
404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblica
La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de riesgos para la
identificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos
de gestin de la deuda pblica y la medicin del grado de probabilidad de que ocurran.
En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir riesgos
operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la misma, que
pueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin cumplan los objetivos de la gestin
de la deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de
autorizacin de las transacciones, la segregacin de funciones del personal que interviene en el
proceso, los accesos y seguridades del sistema de informacin, la integridad de la informacin, la
aplicacin de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar
regularmente los instrumentos crediticios y documentacin completa de las transacciones de la
deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los
riesgos en las operaciones de la deuda pblica.
404-06 Contabilidad de la deuda pblica
Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione informacin
gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento,
asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con informacin
vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento
pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, que
permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en la
base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando conceptos y
categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de
prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros.
As mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan
el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o
convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros
contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptos
relacionados con los reportes generados.
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e incluir
la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta Unica del
Tesorero Nacional.
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el
endeudamiento pblico a nivel nacional.
404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades
Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las transacciones
relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas tcnicas para el sistema de
administracin financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas.
El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones contradas por el
pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos,
condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.
Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener
controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir informar
oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago
respectivo.
Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en forma
adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento del pas.
404-08 Conciliacin de informacin de desembolsos de prstamos y de operaciones por servicio de
la deuda
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las
operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidades
involucradas en su procesamiento.
El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsos
recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y
unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control
sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco
Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente
recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas
utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los montos
pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin del
principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
404-09 Pasivos contingentes
Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados con
organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica interna o
externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales como
consecuencia de eventos futuros.
Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas tcnicas del
sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles
eventualidades que podran originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales,
adems de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad.
Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en consideracin los
efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno, incluyendo su liquidez
global.
404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica
Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un sistema
computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles,
as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico,
mantenimiento y seguridad del sistema.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilita el registro
de la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos,
actualizar los desembolsos en forma automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la
deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la Gerencia y Auditora.
El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el
servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la
contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el
presupuesto, entre otros.
El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin til que las
mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica, requieren para cumplir con
la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la
deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para
garantizar la liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda,
financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.
El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos documentados,
controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de funciones entre las reas de
gestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin
de los datos.
El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la deuda pblica,
incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Esta
informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable de
administrar la deuda pblica.
404-11 Control y seguimiento
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles peridicos de las
operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisin y monitoreo
realizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externos
contratados.
El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo as como de
los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores a responder a los
cambios de forma rpida y eficaz.
Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al seguimiento de
las recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones de gestin de la deuda
pblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de la
administracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago de
desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los
sistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc.
A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de
administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a los proyectos que se
financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen
uso de los recursos.
La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el seguimiento a la
valoracin de los bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el mercado internacional.
405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicacin de los principios y Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental
La Contabilidad Gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la materia,
para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin financiera, para la
toma de decisiones.
La Contabilidad Gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos que
representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar
recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados
financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados en
principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.
Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y
pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de la
transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser
ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus
de su realizacin.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que
aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin
sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante el
tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema de
archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades
institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso
permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de
tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har de
conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de
analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los
perodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo,
nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacin
financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacin
contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la
toma de decisiones. El registro oportuno de la informacin en los libros de entrada original, en los
mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de
la informacin.
Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos econmicos, ni se
contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general.
La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga
de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a
partir de la cual ser elaborada la informacin financiera de la entidad.
Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn oportunamente la
informacin financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente.
405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin
reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes
internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin
financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones
cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva cuenta de
mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes
correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del
registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los
resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la mxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las finanzas
pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de
responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto.
405-07 Formularios y documentos
Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten
con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin
posterior.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de
ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y
conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden
otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y
prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin
podr generarse automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la
utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos prenumerados sern
utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia
numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos
faltantes.
En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el
formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su
secuencia numrica.
405-08 Anticipos de fondos
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos,
garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por
recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la
disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de
cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los
fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada
entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores
pblicos.
La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el
efecto por las entidades competentes.
Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos, presentarn los
sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentacin de soporte
o fuente debidamente legalizada.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la
situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a
fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones
que inciden sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo
de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto
constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as:
a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos
Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn conceder
anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios sealados en el presupuesto
institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un
monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser recaudado por la
Unidad de Administracin Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de
remuneraciones.
Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la Unidad de Administracin
de Talento Humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones
mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la
obligacin contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses,
contados desde su otorgamiento.
Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la capacidad de
pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente.
b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura
Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en
calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las clusulas
contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos sern
registrados en el sistema.
Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la
entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato.
c) Fondos de reposicin
Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin parcial y
mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente legalizada y sern liquidados
al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:
d) Caja chica institucional y proyectos programados
El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora
en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la
operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo
para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir
gastos menores y urgentes denominados caja chica.
Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes
prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida por el
Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por personas independientes de
quienes administran dinero o efectan labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las operaciones de
valor reducido sean realizadas oportunamente.
e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas
Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se mantendrn depositados
en una cuenta bancaria.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta
bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base de la
documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro.
La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen los nicos
documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo.
f) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo,
originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad especfica, sern asignados al
servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y estn sujetos a
liquidacin dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentacin de la
documentacin debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.
Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector
pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en el exterior del pas,
se contabilizarn en la cuenta "Anticipo de viticos y subsistencias". El correspondiente descargo se
registrar con la liquidacin definitiva, acompaando obligatoriamente los comprobantes de
hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportacin area
o terrestre y el informe de comisin; debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos
anticipos sern contabilizados directamente como gastos de gestin.
405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la
entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad
de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que el
efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora Interna o por personas delegadas por la
Unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las funciones de registro,
autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar
inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora Interna, para
El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los servicios incluidos los de
consultora a contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la planificacin de la institucin
asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a realizarse tanto
por el rgimen general como por el rgimen especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de cada entidad y publicado
en el portal de compras pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la siguiente
informacin: los procesos de contratacin a realizarse, la descripcin del objeto a contratarse, el
presupuesto estimativo y el cronograma de implementacin del plan.
La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que las compras se
realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades
Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera que desee
participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el Registro Unico de
Proveedores, RUP, cuya informacin ser publicada en el portal de compras pblicas. De igual
modo, las entidades contratantes se registrarn en el portal para acceder al uso de las herramientas
del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
406-03 Contratacin
Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o
arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora, a
travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo
planificado, a la vez que determinar los lineamientos que servirn de base para una adecuada
administracin de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
- Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipacin suficiente y en las
cantidades apropiadas.
- La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar tomando en consideracin el
consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trmite.
- La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuar en
cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.
- Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una
adecuada y oportuna provisin.
- El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de
adquisicin.
- La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la existencia presente o futura de
recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin.
a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de consultora, las
entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y
cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de
compras de bienes y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es decir:
compras por catlogo y compras por subasta inversa.
Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control
de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, debiendo
incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo
las personas que laboran en el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el
encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin
correspondiente.
406-05 Sistema de registro
El Catlogo General de Cuentas del Sector Pblico, contendr los conceptos contables que permitan
el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los
bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los
retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas
del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control
oportuno y servir para la toma de decisiones adecuadas.
Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarn
directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y simultneamente se
registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad
gubernamental, vigente.
406-06 Identificacin y proteccin
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y
proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible,
permitiendo su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros actualizados,
individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para
el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de
responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos
contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las
coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la
entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si son utilizados
para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo
de deterioro.
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de
designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la
conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin.
Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin
relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duracin
En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores
institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales, religiosos u otras
actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin, debiendo asumir
la responsabilidad por su buen uso y conservacin.
Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga
duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones, dejando constancia
escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern utilizados para otros fines que no sean los
institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del
Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de
manera que estos sean utilizados correctamente.
El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern
reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los
mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.
406-09 Control de vehculos oficiales
Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos
pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeo de
funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales,
ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una
entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la
administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen
uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los vehculos, llevarn un
registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha, motivo de la
movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad
cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses, busetas,
camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones,
avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera
de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior.
Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades
distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden de
movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco das laborables. Por ningn
concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o
preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de cada semana,
fuera del horario que comprende la jornada normal de trabajo, exceptundose, por motivos de
seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y servidores
con rango a nivel de ministros de Estado.
Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las siguientes
entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehculos que pertenecen a los cuerpos
de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas,
telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para atender
casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin del
cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados
por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a la que
pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico y
dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora General del Estado.
Nota: Inciso sexto reformado por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 41, publicado en
Registro Oficial 306 de 22 de Octubre del 2010 .
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin
La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una
vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern formulados
claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en
este proceso.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de
constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y luego se
registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del servidor responsable; tambin se
identificarn los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate
segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las
existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr
la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios.
larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la
gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que
le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus
objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar
debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el
servicio.
406-14 Bienes procedentes de regalos o presentes de tipo institucional
Se consideran como regalos o presentes de tipo institucional los siguientes:
Los regalos y presentes que tengan un valor econmico representativo o histrico patrimonial,
percibidos por las servidoras y los servidores pblicos, en reuniones, talleres, conferencias, visitas de
observacin, seminarios, congresos, giras tcnicas, pasantas y otros actos o eventos de carcter
oficial, dentro o fuera del pas, en cumplimiento de servicios institucionales, comisin de servicios, en
delegacin o representacin de las instituciones del Estado.
Las servidoras y servidores pblicos que, en cumplimiento de reuniones, talleres, conferencias,
visitas de observacin, seminarios, congresos, giras tcnicas, pasantas y otros actos o eventos de
carcter oficial, dentro o fuera del pas, reciban presentes de tipo institucional, a su regreso, junto al
informe de su comisin debern dar a conocer a la mxima autoridad, sobre los presentes que
hubiesen recibido.
La mxima autoridad debe establecer el correspondiente sistema de control interno para la
administracin de los bienes provenientes de regalos o presentes de tipo institucional de manera que
se garantice su ingreso al patrimonio institucional de forma inmediata; este sistema debe asegurar un
adecuado control de almacenamiento, registro, identificacin, proteccin, custodia, mantenimiento,
constatacin fsica y bajas de este tipo de bienes y debe verificar su permanente cumplimiento.
Los encargados del control de bienes deben informar a la mxima autoridad en forma trimestral
sobre el cumplimiento de la presente norma.
No forman parte de la presente norma las ddivas, recompensas, regalos o contribuciones en
especies, bienes o dinero, privilegios y ventajas en razn de sus funciones, para s, sus superiores o
de sus subalternos, que hayan sido solicitadas y/o aceptadas por las y los servidores pblicos, los
que se encuentran prohibidos por la ley.
Nota: Numeral agregado por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 52, publicado en
Registro Oficial Suplemento 397 de 16 de Diciembre del 2014 .
407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
407-01 Plan de talento humano
Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las
diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las necesidades de
operacin institucionales.
La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado con la
informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la administracin del talento
humano; considerando adems, la normativa vigente relacionada con esta rea, el plan estratgico
institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos.
El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de planificacin anual.
407-02 Manual de clasificacin de puestos
Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurdico vigente
y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos,
definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de remuneracin.
La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas, responsabilidades, el
anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El
documento ser revisado y actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los
procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal.
La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer tomando en consideracin la misin,
objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos
organizacionales.
407-03 Incorporacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal, tomando en cuenta los
requisitos exigidos en el Manual de Clasificacin de Puestos y considerando los impedimentos
legales y ticos para su desempeo.
El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria, evaluacin y seleccin que
permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y
competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestin institucional.
El proceso tcnico realizado por la Unidad de Administracin de Talento Humano seleccionar al
aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el ms idneo y cumpla
con los requisitos establecidos para el desempeo de un puesto, a travs de concurso de mritos y
oposicin.
En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones legales, reglamentos y otras normas que
existan sobre la materia.
En la Unidad de Administracin de Talento Humano, para efectos de revisin y control posterior, se
conservar la informacin del proceso de seleccin realizado, as como de los documentos exigidos
al aspirante, en funcin de los requisitos legales establecidos.
407-04 Evaluacin del desempeo
La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la Unidad de Administracin de Talento
Humano, emitirn y difundirn las polticas y procedimientos para la evaluacin del desempeo, en
funcin de los cuales se evaluar peridicamente al personal de la institucin.
Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de evaluacin de desempeo, se
formularn tomando en consideracin la normativa emitida por el rgano rector del sistema.
El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su rendimiento y
productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para
cada funcin, actividad o tarea.
La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad, calidad, complejidad y
herramientas de trabajo) en funcin de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de
las asignadas en los planes operativos de la entidad.
La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y
utilizacin indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores
La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y harn cumplir las
disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los cdigos de tica,
normas y procedimientos relacionados con su profesin y puesto de trabajo.
Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento
jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que estn en la obligacin
de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de sus funciones.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin, estn obligados a
actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la
ciudadana en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuacin
tcnica. No podrn recibir ningn beneficio directo o indirecto y se excusarn de intervenir en
asuntos en los que tengan conflictos de inters personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y
parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
407-09 Asistencia y permanencia del personal
La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y mecanismos apropiados
que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de
trabajo.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin de las necesidades y
naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementacin de los mismos, no
debe exceder los beneficios que se obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes inmediatos, quienes
deben cautelar la presencia fsica del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el
cumplimiento de las funciones del puesto asignado.
407-10 Informacin actualizada del personal
La Unidad de Administracin de Talento Humano ser responsable del control de los expedientes de
las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificacin y actualizacin.
Los expedientes del personal deben contener la documentacin general, laboral y profesional de
cada una de las servidoras y servidores; la informacin relacionada con su ingreso, evaluaciones,
ascensos, promociones y su retiro.
Solo el personal encargado de la administracin de talento humano y las servidoras y servidores que
por la naturaleza de sus funciones obtengan autorizacin expresa, tendrn acceso a los expedientes
de las servidoras y servidores, los cuales sern protegidos apropiadamente.
Los expedientes donde se consigne la informacin del personal con nombramiento o contrato,
permitirn a la administracin de la entidad, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de
decisiones.
408 ADMINISTRACION DE PROYECTOS
408-01 Proyecto
Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y
socioeconmicas que permiten tomar la decisin de realizar o no una inversin para la produccin de
obras, bienes o servicios destinados a satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto
se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economa del pas.
El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e inversin, es decir,
estudios y ejecucin.
En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar la factibilidad
de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad e ideas muy generales sobre
lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarn, lo
cual mejora la calidad de la informacin, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores
elementos para decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de
incurrir en gastos mayores.
En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio de
prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas, comprendern los
clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluir la correspondiente
evaluacin financiera o social del proyecto.
En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el presupuesto y a
planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin y operacin.
Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluacin econmica o financiera
avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del proyecto ya sea por
contrato o por administracin directa.
En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado
previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y el programa de
mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una evaluacin que compare las
previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la
informacin necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.
408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos
Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios de preinversin, el
procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluacin
que se utilizarn para seleccionar los ms ventajosos, dependern de la naturaleza, complejidad y
monto de la inversin.
Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn determinar su viabilidad
y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios
financieros o sociales.
Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien fundamentados y
permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos
necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a
cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en guas o manuales
las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, as como el grado
de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para
seleccionar aquellos en los que se va a invertir.
En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la especializacin
o los conocimientos suficientes para definir las variables ms significativas que inciden en el
proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana posible a la realidad, los costos y beneficios
informacin indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por tanto, su grado de detalle deber
permitir el clculo de costos del proyecto por ejecutar.
En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y procedimientos para la
administracin o fiscalizacin del contrato y se delimitarn responsabilidades. En las
especificaciones tcnicas se tratarn todos los aspectos tcnicos de la obra.
La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es bsica para ejecutar un
proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base
para que la administracin y el contratista, definan el mtodo de trabajo para cumplir con las
condiciones estipuladas.
Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las
condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboracin se pueden basar en
especificaciones de obras similares, siempre y cuando stas se adapten a las condiciones de la que
se va a construir.
Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn especificaciones
generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus especificaciones especiales de acuerdo a
sus particulares condiciones y requerimientos.
Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual significa que no deben
presentar ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes
interpretaciones de una misma disposicin, ni indicaciones parciales sobre determinado tpico, as
como tampoco errores, ya que estos factores complicarn el desarrollo del proceso de ejecucin
generalmente aumentando plazo y costo.
Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den margen a equivocaciones, para lo cual
las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e inconfundible, para presentar,
si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las caractersticas de la
prestacin.
Bsicamente cada especificacin debe contar con las siguientes secciones:
- Descripcin del rubro anotando sus caractersticas relevantes.
- Los materiales necesarios para la ejecucin de la prestacin (podrn mencionarse las cantidades
aproximadas, as como los requisitos mnimos de calidad que deben cumplir).
- El equipo mnimo para su ejecucin, con sus caractersticas.
- Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboracin y su secuencia.
- Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarn, dentro de mrgenes
fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio.
- La medicin o cuantificacin del rubro.
- La forma de pago.
Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones basadas en rendimientos y no tanto en
caractersticas descriptivas, adicionalmente, sern lo ms generales, es decir, definir valores
mnimos, rangos o mrgenes dentro de los cuales se aceptarn las ofertas. Es normativo excluir las
caractersticas propias de determinados fabricantes, sealando las tolerancias que se admitirn.
En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que precisar el
pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa, cursos de
adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.
Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como su descripcin; los procedimientos
administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daos y perjuicios
o demora; la formulacin, presentacin y tramitacin de planillas, los plazos para su aprobacin y las
retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtencin de los permisos
o licencias para efectuar el trabajo, las garantas, las modificaciones del programa de trabajo, de los
planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepcin de obras y las liquidaciones;
los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prrrogas de plazo y
cualquier tipo de instruccin sobre aspectos no tcnicos de la obra, que faciliten la administracin
contractual.
408-11 Presupuesto de la obra
Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones tcnicas, la Administracin calcular el
presupuesto detallado de la obra. Se elaborar por unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para
cada una de las partes que componen el proceso de construccin, bajo la siguiente estructura: cada
precio unitario se subdividir en costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos
mencionados se desglosarn en sus componentes, se indicarn los porcentajes de la utilidad y de
los imprevistos considerados con respecto al monto total del presupuesto de la obra.
El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su costo, a partir de los componentes del precio
de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construccin.
El precio de cada unidad de obra est compuesto por:
Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los puede
imputar a un rubro determinado y slo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos son: materiales,
mano de obra y maquinaria.
Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus oficinas como
en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero necesarios para efectuar los
trabajos en general, por su naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado
y deben prorratearse. Dentro de stos se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo,
tcnico y administrativo de la empresa, depreciacin, mantenimiento, alquileres y seguros de
edificios, bodegas, predios, etc.; alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o equipos de
apoyo, de laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de oficina, garantas y financiamiento;
trabajos previos y auxiliares como la construccin y mantenimiento de caminos de acceso,
instalacin y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra.
Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la organizacin que una empresa
constructora requerir para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa condicin,
determinar los posibles costos indirectos asociados.
Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecucin de una obra. Para efectos
del clculo del presupuesto de la Administracin, debe determinarse un porcentaje real, como es, el
promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la
construccin.
Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la estimacin
del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y pueda afectar al
proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos,
accidentes, extravos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos.
El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y caractersticas de los materiales, mano de
obra, maquinaria y herramientas por utilizar, as como su precio de mercado, de manera que, en
forma bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra.
Si la obra va a ejecutarse por administracin directa, el presupuesto, junto con el programa de
trabajo, se utilizarn para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de construccin. Si por
el contrario, sta va a realizarse por contrato, el presupuesto detallado de la obra permitir a la
Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendr que
hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de
caja, preparados en la fase anterior.
Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que revisar los documentos
elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad tcnica
necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo
con la disponibilidad real, habra que modificar los planes y programas originales.
La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente capacidad tcnica en
conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, as como la maquinaria y equipos que
sean necesarios.
La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en mltiples contratos
incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es admitida, exclusivamente, para aquellos
trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo
el personal de obreros necesario para una obra, los mismos sern contratados en forma individual.
408-15 Contratacin
Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la
documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la
contratacin y puedan participar sobre las mismas bases.
El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado
por la institucin promotora y segn lo estipulado al respecto en la normativa vigente.
El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin, adicionalmente, habr de seguirse
rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el proyecto haya concluido su
etapa de diseo y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la
contratacin resulte claro y los interesados puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas,
garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningn concepto se
iniciarn los procesos de contratacin si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si
las especificaciones estn incompletas.
Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios pues las condiciones
supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construccin de la
obra se lleva a cabo algunos aos despus de la concepcin del proyecto.
408-16 Administracin del contrato y administracin de la obra
Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo, se organizar la
administracin del contrato o administracin de la obra segn se trate de la ejecucin mediante
contrato o una ejecucin directa de la entidad.
Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora
que se encargar de administrar por delegacin. A pesar de delegar estas labores, la entidad
mantendr una supervisin rigurosa y estricta sobre la obra con el propsito de vigilar las tareas de
fiscalizacin.
En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la ejecucin de varias
obras de la misma naturaleza se designar un administrador del contrato cuyas funciones, en
g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones, detalles
constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra;
h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de las obras a
su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados
por el contratista para el mejor desarrollo de la obra;
i) Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las
obras bajo su supervisin;
j) Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los
planos originales o haya que realizar obras adicionales;
k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras
extraordinarias por realizar;
l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de
construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada;
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como gua
las especificaciones;
n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no satisfaga
los requisitos necesarios;
o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el
caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados;
p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas de trabajo,
licencias, permisos y dems documentos contractuales;
q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo;
r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario,
sugerir las modificaciones que estime pertinentes;
s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental, laborales, se seguridad
social y de seguridad industrial;
t) En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los procedimientos y mtodos
empleados en la construccin de las obras, para que sean utilizados como fuentes de informacin en
proyectos futuros;
u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la siguiente
informacin:
- Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del avance fsico,
respaldado por los clculos correspondientes.
- Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto.
- Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con
recomendaciones al respecto, si es necesario.
- Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente
de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos.
- Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista.
- Anlisis del personal tcnico del contratista;
v) Entregar la informacin producida para las recepciones; y,
w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo.
408-20 Documentos que deben permanecer en obra
En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos, deben permanecer en el sitio
de la construccin los siguientes documentos:
- Copia del contrato de construccin.
- Los planos constructivos.
- Las especificaciones tcnicas, generales y especficas.
- El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos por actividad.
- El libro de obra.
- Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista.
- Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes,
obras extraordinarias, etc.
- Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.
Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto, dado que contienen
informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las labores de control que aseguren
el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atae a la Contralora General del Estado.
408-21 Libro de obra
El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea cronolgica y
descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus pormenores: sirve para
controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de sta.
Al iniciar la construccin el Jefe de Fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal responsabilidad,
escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarn en la
obra. Si durante el proceso hay algn cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello
deber constar en el libro.
Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro de obra, deber
iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.
De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados, los trabajos
realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los mtodos constructivos, o
con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el libro de obra las acciones tomadas para
corregirlo y los resultados de dichas acciones.
Al concluir el proyecto, el Fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de finalizacin e indicar
las caractersticas principales de la construccin; adems, har constar que los equipos y sistemas
electromecnicos incorporados a la obra funcionan correctamente.
El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y facilitar su
supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la gestin de la unidad de
fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos profesionales que estn vinculados con ella en
razn de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se
utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos
constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la
construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc.
408-22 Control del avance fsico
El Jefe de Fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin establecido. De
presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las acciones necesarias para ajustar las
actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo
programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de
inmediato al administrador del contrato, para que ste resuelva el problema oportunamente.
El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin definitivo,
aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones imputables a l, alguna actividad
que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho
en el libro de obra e instar al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en
las condiciones generales, un nuevo programa de asignacin de recursos, que asegure la
finalizacin de la obra en el plazo convenido.
Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador aplicar las sanciones respectivas, las
cuales estarn estipuladas en el contrato.
El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalizacin como
representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar
peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo programado. Deber tomar previsiones
para poder evaluar ese avance en cualquier instante.
El Jefe de Fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de esta manera, al
efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos obtenidos, que servirn para la
revisin de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo.
El Jefe de Fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al
programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto en el plazo
programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el lmite establecido, holgura total,
deber advertirle mediante el libro de obra y comunicacin escrita para que dentro de un plazo
determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo
convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el Jefe de Fiscalizacin aplicar las sanciones del
caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato.
408-23 Control de calidad
El Jefe de Fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas labores velarn por el
estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas respectivas. De presentarse desviaciones que
sobrepasen los lmites de variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para corregirlas de
manera inmediata.
El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber sealarlo en el
libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo
es, para que ste someta a su consideracin la solucin propuesta.
El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las
especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera aceptarn
rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de
diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misin ms importante de
fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen
que ver con la seguridad posterior de la obra.
De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones necesarias para
corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el
trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a costa del
contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa, personal de la entidad a cargo de estas
labores, tomar las acciones pertinentes para resolver la situacin, actuando dentro de sus
potestades y guindose por los principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por
contrato, deber advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicacin
escrita, lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las
instrucciones, el Fiscalizador aplicar las sanciones indicadas en el contrato.
408-24 Control financiero de la obra
El Jefe de Fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en relacin con
lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las acciones necesarias para
corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que
en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignacin presupuestaria
disponible.
El Jefe de Fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una evaluacin
mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes para determinar el
avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el avance financiero debe
corresponder a un determinado avance fsico, se har coincidir las fechas de corte.
El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los gastos,
corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser as, se estudiarn
las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias.
En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el Jefe de Fiscalizacin deber conocer el
monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas, pues del saldo dependen
las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la
posibilidad de disponer de ms recursos financieros.
An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la asignacin
presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo cual
asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero.
El Jefe de Fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de
encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles jerrquicos superiores.
408-25 Incidencia de la lluvia
Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se efecte la
construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora
de la obra deber tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de
la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situacin.
Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o en un registro
la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a qu hora y por
cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se expondrn las razones por las cuales no se
pudo continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del Fiscalizador encargado de llevar
este control, as como por la del profesional representante del contratista. Los datos as recabados
se emplearn, en conjunto con el programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que
se autorizar por este concepto.
La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de estaciones
meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no podr ser considerada como
respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio
suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada, pues
no necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan informacin sobre el tiempo
de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu medida stos se vieron afectados.
El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos
que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor
importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el
tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podran
tener desavenencias, hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de la informacin
consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una
suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la marcada estacin invernal, en tales casos,
no cabe la ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia.
408-26 Medicin de la obra ejecutada
La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo si cuenta
con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados.
Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las mediciones y clculos de la obra
ejecutada durante ese perodo.
El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la administracin en forma
reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunin de
preconstruccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo
deber incluirse en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub
actividades del programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante
el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a
los datos suministrados.
Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos resultados se
cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deber entregar su
estimacin al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales
o en el contrato o lo convenido en la reunin de preconstruccin y adjuntar los documentos de
respaldo correspondientes; el Fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o
estipulado. Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a
la citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las solicitudes de
desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se est
pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad de obra
ejecutada.
Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de
obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados para determinar las
cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin.
Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos, pues se
facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para construir las
obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para ambas partes y llevar el control
del avance de los mismos.
408-27 Prrrogas de plazo
Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan
atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornndolas
crticas.
El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las disposiciones
contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin y en cuanto tenga la
informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria necesaria para que la administracin
pueda resolver el reclamo.
La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las
atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor
responsable de la administracin, tendr el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente
para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o investigaciones
necesarios.
El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o
fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en
situaciones, como: robos del equipo utilizado, destruccin vandlica de las obras, cierres de
carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daos a la obra o afecten
su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones,
terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales.
recepcin provisional.
En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll el
proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin provisional se indicar
al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las
causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como
mnimo lo siguiente:
- Los antecedentes contractuales de la obra.
- Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas.
- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
- Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de
avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la
recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite
reclamos pendientes de las partes.
- Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo prrrogas. Se
establecern las sanciones a las que hubiere lugar.
- Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las razones para
que sea as.
Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y definitiva sern
realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en presencia del
administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el
contratista y los integrantes de la comisin designada por la mxima autoridad de la entidad
contratista, integrada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el
proceso de ejecucin del mismo.
El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no exime al
constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los diez aos
posteriores a la fecha de la recepcin definitiva.
El constructor o contratista deber comunicar por escrito, al Jefe de Fiscalizacin, la finalizacin de
las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin formaliza la fecha de
trmino de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente
comunicado a la administracin. En forma previa a la recepcin del proyecto se efectuar una
revisin de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepcin, especialmente si se
detecta algn problema, en cuyo caso, ste deber sealarse al constructor para su correccin
inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes.
Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta la suscripcin
del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecucin
se realiz por administracin directa, los representantes de los futuros usuarios recibirn la obra de
parte del administrador de la obra previa revisin de sta, y al finalizar, los participantes suscribirn
el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato,
el Jefe de Fiscalizacin y fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la
comisin de recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los
resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las salvedades que estimen
pertinentes.
La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio de manera que
la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al
constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva,
los defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se considera suficiente, pues si el
constructor comunic formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider que haba
cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepcin definitiva por su parte,
constituye el cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del contrato, de manera que
no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho constar en el
acta de recepcin provisional, en ese momento debe estar terminada.
Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que deber efectuar el
constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin provisional y la definitiva, tema que,
deber constar en las especificaciones tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o
actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en la cual ser pagado el servicio.
No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si durante los diez
primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse
durante o inmediatamente despus de la construccin, el Constructor debe responder por ello, segn
las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por vicios ocultos.
408-30 Documentos para operacin y mantenimiento
El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y mantenimiento para que conozcan el
proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construccin de
la obra, se enviar a las mismas unidades que operarn o brindarn servicio de mantenimiento, los
planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseo original para que planifiquen y
programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo.
Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems, elaborar los respectivos
manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitacin para elaborar tales
manuales, los encargados del diseo sern los responsables de producirlos.
Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las obras construidas,
deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que
aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversin. Para que esto sea
posible, se considerarn los estudios del diseo definitivo que les permitan disponer de la necesaria
informacin para que la operacin de las obras se efecte en el nivel previsto para producir los
beneficios esperados.
Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra,
pues stas debern considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados.
408-31 Operacin
Los planes y programas de operacin deben elaborarse para que la obra funcione de manera
ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para
ello. La administracin debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra.
Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben considerarse:
- El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.
- El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio.
- Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien.
- La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudar
mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona
informacin prctica sobre el funcionamiento real de una obra afn a la que se va a poner en
operacin.
- Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir la cantidad de equipos,
maquinaria, personal e insumos necesarios para la operacin de la obra, as como las caractersticas
que stos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitar a los futuros operarios, antes
de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento.
- Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las labores de mantenimiento
programadas, las variaciones y el incremento del trfico, el presupuesto dispuesto por la entidad
preinversin. Para ello los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern coincidir con
los perodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones
posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la
informacin necesaria para nuevos proyectos.
La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida
del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber si se estn
obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito alcanzado o en caso
de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que
coadyuven a lograr lo planeado.
Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran
acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudar a
no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de
retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarn los diversos factores de
xito y se explicar su influencia en los resultados.
Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados,
mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente el servicio.
408-34 Consultora
Las empresas de consultora son empresas de servicios profesionales con experiencia o
conocimiento especfico que asesoran a instituciones del Estado o a organizaciones en general.
En el rea de la ingeniera, las empresas de consultora son de dimensiones y organizaciones muy
variadas, desde micro-empresas de carcter personal, que se dedican a temas muy especficos
hasta empresas que cuentan con equipos multidisciplinarios conformados por profesionales no solo
en las diversas disciplinas de la ingeniera sino que se complementan con profesionales de otras
reas. Su campo de accin est en la preparacin de proyectos de inversin en sus diversas etapas
o pueden encargarse de la administracin o fiscalizacin de los proyectos.
Los consultores o empresas de consultora son responsables de la calidad de los estudios y diseos
preparados, por lo tanto, si se comprobare su inaplicabilidad o si como producto de la ejecucin del
proyecto con los diseos a responsabilidad de los consultores se produjeren perjuicios de cualquier
orden sern responsables civil y penalmente.
Los estudios de un proyecto, materia de un contrato de consultora, deben observar, de acuerdo a
las caractersticas del mismo y su importancia, las Normas Tcnicas de Control Interno previstas en
la seccin 408, en especial, lo concerniente a las etapas de: 408-05 Estudio de prefactibilidad;
408-06 Estudio de factibilidad; 408-08 Diseo definitivo; 408-07 Evaluacin financiera y
socioeconmica; 408-09 Planos constructivos; 408-10 Condiciones generales y especificaciones
tcnicas; 408-11 Presupuesto de la obra; y 408-12 Programacin de la obra.
En los concursos de consultora que tengan como objeto la elaboracin de los estudios de un
proyecto o su ltima etapa relativa a los diseos, debern incorporarse las siguientes actividades:
1.- La obligatoriedad del diseador, sea un consultor individual, firmas consultoras u organismos que
realicen estas labores, de brindar asesora durante todo el tiempo que demande la ejecucin del
proyecto, hasta la recepcin provisional y definitiva.
2.- La asesora incluir inspecciones peridicas al lugar de construccin.
3.- Elaboracin de planos aclaratorios si fuere del caso
4.- Comprobacin que los planos de taller elaborados por el contratista concuerdan con el diseo.
En las etapas del concurso y contratacin, ests actividades debern ser presupuestadas y su valor
ser pagado si se ejecuta la obra y conforme el avance de la misma.
Si el consultor responsable del diseo resulta adjudicatario del contrato de fiscalizacin las labores
de asesora citadas sern parte de las actividades del nuevo contrato con los costos ya acordados.
Los tcnicos propuestos para la asesora debern ser preferentemente parte del personal tcnico
que elabor el diseo y su tiempo y costo sern parte de la propuesta econmica y negociacin.
Para el caso de la asesora, las visitas al lugar de construccin sern programadas y coordinadas
con el Administrador del contrato quien recibir los informes y planos aclaratorios que sean del caso.
De producirse diferencias de opinin entre el consultor autor de los diseos, la fiscalizacin o el
contratista ejecutor del proyecto, el administrador del contrato ser el responsable de arbitrar la
decisin final.
Nota: Norma agregada por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 6, publicado en
Registro Oficial 178 de 6 de febrero del 2014 .
409 GESTION AMBIENTAL
409-01 Medio Ambiente
Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, fsicos, qumicos o biolgicos,
socioculturales y sus interacciones, en permanente modificacin por la naturaleza o la accin
humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones.
Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales,
recursos humanos) y la naturaleza (elementos o recursos naturales).
A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el ambiente humano. El
primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetacin
forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados
y especies silvestres en general), minerales (metlicos y no metlicos), energa (renovable y no
renovable) y residuos.
El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto
de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la
ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa ndole, maquinaria
y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera de la humanidad (ciencia y
tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes
y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservacin del ambiente) y negativos
(destruccin contaminacin ambiental).
409-02 Organizacin de la Unidad Ambiental
Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de inversin deben contar con
una Unidad de Gestin Ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con
conocimientos ambientales en el rea de su respectiva competencia, que aseguren la prevencin de
daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos,
programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a
nivel institucional; as como la debida coordinacin en los procesos de participacin ciudadana en
proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la entidad en un nivel
de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta
direccin en la toma de decisiones, relativas a gestin ambiental de la entidad, planeacin y
ejecucin de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la
para retroalimentar el desarrollo del proyecto, adems de ser registrados y considerados para la
planificacin de proyectos futuros.
8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.
9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que ser
aprobado por las partes interesadas.
10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que certifiquen la calidad y el
cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.
410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo
La Unidad de Tecnologa de Informacin regular los procesos de desarrollo y adquisicin de
software aplicativo con lineamientos, metodologas y procedimientos. Los aspectos a considerar son:
1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn sobre la base del portafolio de
proyectos y servicios priorizados en los planes estratgico y operativo previamente aprobados
considerando las polticas pblicas establecidas por el Estado, caso contrario sern autorizadas por
la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada.
2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y estndares internacionales para:
codificacin de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de
desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin contra requerimientos, planes de pruebas unitarias
y de integracin.
3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los requerimientos funcionales y tcnicos
institucionales con la participacin y aprobacin formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos
de usuarios, requerimientos de: entrada, definicin de interfaces, archivo, procesamiento, salida,
control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones en donde
aplique.
4. Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que cubrirn la definicin de las
necesidades, su factibilidad tecnolgica y econmica, el anlisis de riesgo y de costo-beneficio, la
estrategia de desarrollo o compra del software de aplicacin, as como el tratamiento que se dar a
aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse.
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de software aplicativo se
considerarn: estndares de desarrollo, de documentacin y de calidad, el diseo lgico y fsico de
las aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de aplicacin diseados para prevenir, detectar
y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que ste, sea exacto, completo,
oportuno, aprobado y auditable. Se considerarn mecanismos de autorizacin, integridad de la
informacin, control de acceso, respaldos, diseo e implementacin de pistas de auditora y
requerimientos de seguridad. La especificacin del diseo considerar las arquitecturas tecnolgicas
y de informacin definidas dentro de la organizacin.
6. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se prevern tanto
en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el
cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrn el suficiente
nivel de detalle en los aspectos tcnicos relacionados, garantizar la obtencin de las licencias de uso
y/o servicios, definir los procedimientos para la recepcin de productos y documentacin en general,
adems de puntualizar la garanta formal de soporte, mantenimiento y actualizacin ofrecida por el
proveedor.
7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deber constar que los
derechos de autor ser de la entidad contratante y el contratista entregar el cdigo fuente. En la
definicin de los derechos de autor se aplicarn las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual.
Las excepciones sern tcnicamente documentadas y aprobadas por la mxima autoridad o su
delegado.
8. La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los procedimientos de configuracin,
aceptacin y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validacin
contra los trminos contractuales, la arquitectura de informacin de la organizacin, las aplicaciones
existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la
eficiencia en el desempeo del sistema, la documentacin y los manuales de usuario, integracin y
planes de prueba del sistema.
9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecern a la entidad y sern
registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendr las
respectivas licencias de uso.
10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del paso de los sistemas
probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de produccin y su revisin en la
post-implantacin.
11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin; as como de usuario, los
cuales sern difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.
410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de informacin definir, justificar, implantar y actualizar la
infraestructura tecnolgica de la organizacin para lo cual se considerarn los siguientes aspectos:
1. Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los objetivos de la organizacin, principios de
calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarn en el plan anual de
contrataciones aprobado de la institucin, caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad
previa justificacin tcnica documentada.
2. La Unidad de Tecnologa de Informacin planificar el incremento de capacidades, evaluar los
riesgos tecnolgicos, los costos y la vida til de la inversin para futuras actualizaciones,
considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de
vida de los recursos tecnolgicos. Un anlisis de costo beneficio para el uso compartido de Data
Center con otras entidades del sector pblico, podr ser considerado para optimizar los recursos
invertidos.
3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el detalle suficiente que permita
establecer las caractersticas tcnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo,
nmero de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantas ofrecidas por
el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las
especificaciones tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo
que ser confirmado en las respectivas actas de entrega/recepcin.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las especificaciones formales sobre acuerdos
de nivel de servicio, puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con la seguridad y
confidencialidad de la informacin, adems de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar
expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organizacin contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de Informacin de cada organizacin definir y regular los procedimientos
que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnolgica de las entidades.
Los temas a considerar son:
1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de software de aplicacin por
planeacin, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por correccin y mejoramiento de
los mismos o por requerimientos de los usuarios.
2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios sern
registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantacin a fin de disminuir los riesgos
de integridad del ambiente de produccin. El detalle e informacin de estas modificaciones sern
registrados en su correspondiente bitcora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a produccin.
4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se
realice, los mismos que estarn en constante difusin y publicacin.
5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin independientes; se
implementarn medidas y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para proteger los recursos y
garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnologa de
informacin confiable y segura.
de la informacin y de la comunicacin.
500-02 Canales de comunicacin abiertos
Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la informacin de manera
segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institucin.
Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y
servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las distintas unidades
administrativas de la institucin.
La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los usuarios aportar
informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios brindados, para
que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una
imagen positiva.
600 SEGUIMIENTO
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos de seguimiento
continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas para asegurar la eficacia del sistema
de control interno.
Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y
permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo
requieran. Se orientar a la identificacin de controles dbiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, as como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditora y los
resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.
El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las actividades diarias en los
distintos niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para enfocar directamente la
efectividad de los controles en un tiempo determinado, tambin puede efectuarse mediante la
combinacin de las dos modalidades.
600-01 Seguimiento continuo o en operacin
La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarn un seguimiento
constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre
condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la
ejecucin de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos.
El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades
habituales de gestin y supervisin, as como en otras acciones que efecta el personal al realizar
sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.
Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene
evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.
Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la
vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para
mantener su efectividad.
El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de riesgos, actualizar las
existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la normativa aplicable a las operaciones propias
de la entidad.
600-02 Evaluaciones peridicas
La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conduccin de las labores de
la institucin, promovern y establecern una autoevaluacin peridica de la gestin y el control
interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas
vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de
la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor eficacia de sus componentes,
asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organizacin, establecer el
grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evala la manera de administrar los recursos
necesarios para alcanzarlos.
Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la Unidad de Auditora
Interna de la entidad, la Contralora General del Estado y las firmas privadas de auditora.
En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los rganos de
control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender de manera efectiva las acciones
pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que stas son de cumplimiento
obligatorio.
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones preventivas o
correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarn las
recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de
control interno, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales.