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Caractersticas .........................................................................................................................................43
PASO 2 B ............................................................................................................................................. 44
Clarificar las Metas a Alcanzar. ......................................................................................................... 44
Preguntas de Autoevaluacin ............................................................................................................. 47
PASO 3 ................................................................................................................................................. 49
Definir un Equipo de Proyecto y un Cronograma de Trabajo .......................................................... 49
Diagrama de matriz.....................................................................................................................................................49
Diagrama de Flechas...................................................................................................................................................49
PROPOSITO
El propsito de este manual es proporcionar ayuda didctica y bibliogrfica a aquellos equipos de
funcionarios que inician la capacitacin en Herramientas de Mejoramiento Participativo de la Calidad
basado en Evidencias (EPQI). El objetivo que debe imperar en la estrategia y revisin de la Calidad
de la Atencin, es procurar el Mejoramiento Continuo de la Calidad de los servicios que se entregan a
los pacientes, a los clientes internos, y en general, a la poblacin de usuarios directos e indirectos del
sistema nacional de salud. Buscamos por medio de la capacitacin y el compromiso que esta implica
para los equipos de trabajo y las unidades, que adquieran destrezas cientficas y administrativas
modernas respecto de las diferentes formas y medios para producir iniciativas de calidad viables en
estos servicios que prestan.
En este manual se presentan, paso a paso, descripciones metodolgicas de todas las actividades
esenciales para llevar a cabo un Proyecto de Mejora en el establecimiento de salud o departamento.
Adems, recopila la experiencia didctica y retroalimentacin recibida de las ediciones y actividades
de capacitacin previas, adicionndole el insumo fundamental de las enseanzas del Dr Naruo Uehara
Director del Departamento de Salud Internacional de la Universidad de Tohoku, Japn, actualmente
uno de los mayores expertos en calidad de servicios de salud en el mundo.
OBJETIVOS
OBJETIVO PRINCIPAL
Brindar al personal de ciencias de la salud que inicia el entrenamiento para mejorar la calidad de los
servicios, un material de docencia y auto evaluacin basado en la filosofa del Kaizen, optimizado
bajo la estructura llamada EPQI (Evidence Participative Quality Improvement Mejora Participativa
de la Calidad Basada en la Evidencia). Material con el cual pueda aprender como evaluar y plantear
su situacin actual, su meta, la estrategia para lograr los resultados esperados y la forma de
evaluacin de los logros. Todo esto en trminos lgicos y cientficos.
OBJETIVOS SECUNDARIOS:
Introduccin
Mejoramiento Continuo de la Calidad
El desarrollo del movimiento de la Calidad que ha sido desarrollado por los sectores comerciales de
servicio y manufactura, ha penetrado con notable xito en el sector salud durente las ltimas dcadas.
Las teoras fundamentales de Garanta y Mejoramiento de la Calidad de Joseph Juran y W. Edwards
Deming, as como tambin los enfoques integrales sobre la administracin de la calidad incluidos en
el concepto de Gestin Total de la Calidad y del Mejoramiento Continuo de la Calidad, estn
revolucionando al forma de plantear y de ejecutar las operaciones diarias de las organizaciones de
salud en buena parte del mundo contemporneo.
La mayora de los administradores y aquellos gerentes que dictan las polticas de las empresas y
organizaciones, consideran la evaluacin, el control, y el mejoramiento de la calidad algo
imprescindible. Sin embargo, no existe a la fecha, un acuerdo respecto a un enfoque de evaluacin de
la calidad que satisfaga las necesidades de una organizacin especfica de salud, de las agencias
reguladoras, de aquellos que pagan por los servicios de salud o de aquellos que compran los servicios
que esta ofrece. Adems existe una expectativa creciente de que la comunidad y los pacientes tengan
acceso a la informacin de la gestin de la calidad que se realiza, para que se integren activamente en
participar, en la seleccin entre prestatarios, establecimientos y proveedores de cuidado de la salud.
El mejoramiento continuo ha sido pilar fundamental para el desarrollo y evolucin de lo que hora se
conoce Gestin o Gerencia de Calidad Total (TQM).
Uno de los aportes ms importantes que desarrollo W. E. Deming en el mbito de la calidad, fue la
caracterizacin de los procesos para el logro de la calidad, el cambio planeado y su sistematizacin,
por medio del llamado ciclo o circulo de Deming, que es un conjunto de mtodos recomendados
para realizar cualquier actividad de acuerdo a un esquema racional de pensamiento, y que permite
lograr los resultados esperados en forma sistemtica, a partir de informacin confiable para la toma de
decisiones. El crculo descrito por Deming consta de cuatro fases:
PLANEAR.
HACER.
CONTROLAR.
ANALIZAR Y ACTUAR.
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econmico-financieros,
de productividad en relacin con cada uno de los procesos que componen la operacin de la
empresa,
de satisfaccin de los clientes y
de satisfaccin de los otros grupos de inters e influencia de la empresa.
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Desde prcticamente sus inicios, pero especialmente desde su consolidacin, con la estrategia
participativa llevada a la prctica y aplicando el Ciclo de Deming a los frutos obtenidos de esa gestin
pionera del Programa Nacional de Calidad, es que se realizan Foros anuales sobre este tpico, en los
que evala el impacto obtenido por cada equipo de trabajo y su proyecto. Se promueve, adems, la
construccin inmediata de la nueva estrategia que superar a las posteriores, y nos acercar cada vez
mas a las metas de excelencia propuestas en el TQM (siglas en ingles de Gerencia de Calidad Total).
Hasta el ao 2006, se han implementado siete Foros Nacionales, un Foro Internacional y una
Convencin Mesoamericana sobre Mejora Participativa de la Calidad Basada en la Evidencia y
Seguridad del Paciente.
Estas son las cinco preguntas bsicas que debemos responder para clarificar los objetivos, las metas y
las estrategias en un proceso de capacitacin.
1- QUE CLASE DE CAPACITACIN NECESITAMOS?
Definir que clase de capacitacin necesitamos partiendo de un diagnstico Pragmtico, Priorizado y
Cientfico de las necesidades.
2- A QUIENES DEBEMOS CAPACITAR?
Identificar la poblacin objetivo del trabajo.
3- CMO IMPARTIR Y MANTENER LA CAPACITACION?
Definir la metodologa y estrategias realizables, adecuadas para garantizar que el proceso se pueda
sostener en el tiempo.
4- CMO SABEMOS QUE LA CAPACITACION ES EFICIENTE?
Establecer estrategias que permitan identificar el impacto que ha tenido este esfuerzo en la
consecucin y en el mantenimiento de los objetivos trazados.
5- COMO NOSOTROS MEJORAMOS EL PROCESO DE CAPACITACIN?
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Mantener un sistema de retroalimentacin, que identifique en forma oportuna, las mejoras
necesarias en el proceso, tanto a nivel individual como del colectivo a cargo de la capacitacin o de la
puesta en marcha del trabajo.
MODELO DE CAPACITACION EN LOS DIFERENTES NIVELES DE LA C.C.S.S.
NIVEL I:
Reciben capacitacin bsica terica y prctica sobre el uso de las herramientas de calidad.
NIVEL II:
Han recibido capacitacin bsica sobre mejoramiento continuo, saben utilizar sus herramientas de
calidad, y han desarrollado uno o ms Proyectos de Calidad, en sus Unidades de trabajo.
NIVEL III:
Cuentan con equipos de facilitadores, que han desarrollado un Modelo de Capacitacin en sus
unidades de trabajo, con el compromiso de coordinar y procurar sinergia con otros esfuerzos
institucionales de calidad, que se estn desarrollando en alguno de los diferentes pasos o etapas.
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EL CONCEPTO DE LA CALIDAD
Que es Calidad?
La definicin ms integral de calidad y quizs la ms simple, fue formulada aos atrs, por W.
Edwards Deming, el padre del movimiento de la gestin de calidad total. Deming resuma la
definicin de la calidad; de la siguiente manera:
Hacer lo correcto, en la forma correcta, de inmediato
Nosotros pudiramos agregar valor a esta definicin convocando en este texto las caractersticas de
una organizacin de calidad
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Hacer lo correcto
De la forma correcta
Desde la primera vez
Hacerlo a tiempo
Todo el tiempo
Mejorando continuamente
Innovando siempre
Satisfaciendo al cliente siempre
Causando deleite al que brinda el servicio
Otra definicin de Calidad, muy aplicable a las organizaciones de salud, y desarrollada por el
Profesor, PhD, Dr. Naruo Uehara, es la siguiente:
CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS
Dr Naruo Uehara.
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EFICACIA: Grado de relacin entre un procedimiento aplicado y los resultados esperados, en
funcin de los objetivos propuestos.
RELACIONES INTERPERSONALES: La calidad de la interaccin entre proveedores y
clientes, gerentes y proveedores de salud, tambin entre el equipo de salud y la comunidad.
EFICIENCIA: Suministrar el mayor beneficio con los recursos que se cuenta. Dimensin muy
importante dado que los recursos para la atencin generalmente son limitados.
CONTINUIDAD: Grado en el cual los clientes reciben la serie completa de servicios que
necesitan sin sufrir interrupciones, suspensiones ni repeticiones innecesarias de evaluacin,
diagnsticos o tratamiento.
SEGURIDAD: Suministrar al usuario el servicio que requiere con un nivel de riesgo mnimo. Y
suministrando paralelamente la informacin relacionada con el procedimiento a realizar, y sus
posibles implicaciones. reas de trabajo que renan los requisitos de seguridad para el cliente
interno.
COMODIDADES: Las caractersticas de los servicios de Salud que aunque se piense que no
estn directamente relacionados con la eficacia clnica, verdaderamente agregan valor y
acrecientan la satisfaccin del cliente y su deseo de utilizar este servicio que se le ofrece, en el
futuro.
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Qu es EFQM?
EFQM son las siglas ingls de (European Foundation for Quality Management) es una fundacin sin
fines de lucro con ms instituciones y organizaciones miembros en el mundo. El modelo de
excelencia EFQM es una herramienta que apoya a organizaciones en su viaje hacia las mejoras del
rendimiento, hacia la excelencia.
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Liderazgo y Calidad
El comportamiento de los lderes de una organizacin refleja la claridad y unidad en los objetivos de
la misma. El comportamiento de los lderes exitosos, crea un entorno, que permite a la organizacin y
las personas que la integran, alcanzar la excelencia.
Cuatro elementos son necesarios para caracterizar la gerencia de un Buen Lder:
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2-GERENCIAR EL CONTENIDO: La meta del Lder no es una mera explicacin o clarificacin
sino que es la creacin del SIGNIFICADO
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3- GERENCIAR LA CONFIANZA: La gente prefiere seguir a las personas con las que se puede
contar (les generan confianza), incluso con aquellos que tienen diferentes puntos de vista, en lugar de
tratar con personas con las que estn de acuerdo en algn momento, pero que cambian de posicin
frecuentemente.
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4- GERENCIARSE A SI MISMO: El Gerente debe ser capaz de ser su propio orientador, auto
dirigirse y controlarse. Una direccin incierta, no planificada o inconstante, usualmente es nociva
para si mismo y para la tarea que se emprende.
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Que es EPQI?
El Mejoramiento Participativo de la Calidad Basada en Evidencias (EPQI), se basa en el KAIZEN,
concepto de mejoramiento de la calidad, originalmente desarrollado en la Industria del Japn. El
EPQI se enfoca en las necesidades de los clientes, y en el mejoramiento de procesos orientado a los
resultados.
PASO
DESCRIPCION
0
1
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Introduccin
Seleccin del Tema
2.a Evaluacin de la Situacin actual
2.b Clarificar las metas a alcanzar
Definir un equipo de proyecto y un cronograma de trabajo
Analizar las causas a identificar (foco de intervencin)
5. a- Hacer un Plan de medidas para solucin/logros.
5. b- Desarrollo de un Plan de accin e implementarlo
Evaluacin de los efectos y toma de acciones correctivas
Estandarizar las ganancias obtenidas
Reflexiones y lecciones aprendidas
Desarrollar un reporte de Proyecto y los materiales para la presentacin (Powerpoint,
transparencias y otros materiales usados)
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PASO 0
Introduccin
Los 7 pasos del Enfoque de Solucin de Problemas EPQI inicia con el cumplimiento de algunos
requisitos tanto lgicos como formales:
1. Introducir nuestra organizacin, en este apartado es conveniente anotar la informacin
relevante del centro en el cual se est desarrollando el proyecto, partiendo de la informacin
general a la especfica. Esto con el propsito de registrar la informacin pertinente respecto a
donde se va a realizar el Proyecto de Mejoramiento Continuo utilizando la metodologa EPQI.
2. Introducir nuestro equipo
Nombre del equipo
Facilitador y miembros del equipo (en este punto se debe anotar la disciplina laboral
de cada uno de los participantes).
Fecha de inicio, puesta en marcha y el plazo propuesto para el logro del proyecto.
En caso del Crculo de Calidad (QC), los siguientes tems deben ser agregados:
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Ubicacin geogrfica
Datos demogrficos
rea de atraccin
Principales indicadores de salud
Sistema de organizacin
Anote las razones por las que desea iniciar y continuar en el proyecto que ha presentado al cuerpo de
instructores EPQI?
Anote sus expectativas para este proyecto?
Caracterice como est su disponibilidad de tiempo para proseguir y dar continuidad?
Cite tres dimensiones de la Calidad y que aspectos analiza cada una?
Qu significan las siglas EPQI?
En que considera radica el xito de un proyecto EPQI?
Qu diferencia hay entre un crculo de calidad y un equipo de Calidad?
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PASO 1
Seleccin del Tema. Clarificar el Propsito del Proyecto.
Este paso del EPQI, se inicia decidiendo un tema especfico en el cual se trabajara. Todas las tareas
que se ejecutan a partir de esa seleccin deben tener un objetivo.
La seleccin de un tema para trabajar con la metodologa del Mejoramiento Continuo se puede
entonces definir en trminos de un problema, como: una desviacin entre lo que esta sucediendo y lo
que se espera que suceda (el resultado esperado ser el objetivo).
En el caso del PROYECTO EPQI DE ALTO NIVEL, el tema es identificado por los Altos Gerentes y
los miembros del equipo son seleccionados, convocados de acuerdo al tema designado, que debe
reflejar las polticas y metas de la Organizacin en calidad. El equipo usualmente es multi
departamental y multidisciplinario.
Por otra parte, cuando un PROYECTO FOCAL se quiere desarrollar, este es conducido por un equipo
con miembros fijos, como son los Crculos de Calidad. En este caso, el equipo selecciona el tema. As,
ste ser un tema basado en los miembros y no los miembros participantes los basados en un tema. El
tema identificado debe dirigirse al propsito del proyecto. Usualmente en estos pequeos proyectos el
tema es de inters comn para todos los miembros, y presenta un gran reto, a pesar de lo cual se
visualiza como alcanzable. Caso contrario no tendra razn, el utilizar tiempo y recursos para procurar
algo que de antemano se sabe no se conseguir.
Las fuentes de anlisis y seleccin que ayuda a identificar buenos temas para trabajar en ellos son:
o
o
o
o
o
o
o
o
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Para el enfoque de la solucin del problema enuncie un tema de la forma resolver un problema
(en calidad)
Lluvia de ideas
Es una tcnica para generar la produccin participativa de ideas en un grupo. Como requiere la
participacin espontnea de todos, se busca crear un ambiente de motivacin y confianza en el cual
todos los miembros del equipo se sientan valorados y motivados a aportar sus opiniones y creatividad.
Con la utilizacin del mtodo de la Lluvia de ideas se alcanzan niveles de creatividad que permiten
que se generen y compartan nuevas ideas y soluciones creativas e innovadoras, rompiendo
paradigmas establecidos, respecto a que solamente algunas personas pueden aportar soluciones
innovadoras.
El clima de participacin y motivacin generado por el mtodo de la Lluvia de ideas asegura mayor
calidad en las decisiones tomadas por el grupo, mayor compromiso con la actividad y un sentimiento
de responsabilidad compartido por todos.
Una vez que se ha presentado al grupo y analizado el listado de las ideas que surgieron, se realiza un
ejercicio para asignar prioridad a cada una de las mismas, proceso que puede ser mediante el uso de
una matriz de seleccin. De esta forma pueden enfocarse en las ideas ms oportunas que contribuyen
a la consecucin de las metas planteadas.
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6. Colocar las tarjetas de afinidad junto con las tarjetas originales de informacin, segn sea su
relacin.
7. Repetir pasos 4,5 y 6, para asegurar que los nombres de los grupos de afinidad son los
correctos.
8. Distribuir los grupos de tarjetas en una hoja nueva, y organizarlas de acuerdo con las
afinidades.
9. Elaborar el diagrama de afinidad para la presentacin.
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Puede ocurrir que ante un proyecto surjan muchos temas para abordar en su resolucin. Cuando hay
muchos tpicos como candidatos para el tema del proyecto, estos se pueden organizar ubicndolos
en una MATRIZ DE SELECCIN DEL TEMA, con la finalidad de realizar la mejor seleccin de
acuerdo a los criterios explcitos y cientficos del Kaizen.
Clarificar la poblacin meta o las calidades de quienes se pretende beneficiar con el proyecto de
mejora de la calidad.
En la presentacin de la historia del proyecto debemos clarificar las razones por las cuales el tema fue
seleccionado. El tpico seleccionado (de un problema especifico) debe ser manejable y realizable
dentro de las posibilidades inmediatas y sostenibles del equipo EPQI (lo que podemos hacer).
Puede que existan empresas muy loables, pero si su abordaje esta fuera de nuestras posibilidades
reales, no debemos desgastarnos en esfuerzos que no tendrn resultado efectivo y sensible de ser
medido.
Esta herramienta de calidad, nos ayuda a comparar la importancia y viabilidad que ocurre entre los
temas candidatos. Relevancia, factibilidad y eficiencia deben ser priorizados a escoger que
empresa acometer, por medio de los criterios del anlisis de la matriz.
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Si se quiere usar una simbologa, debe asignrsele un valor a cada uno de los temas en base 5 o
sustituir los smbolos por numerales ordinales. Una vez asignado el valor, se realiza la
sumatoria de estos, operacin lgica que nos dar el tema seleccionado, segn se presenta a
modo de ejemplo en la siguiente matriz.
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Preguntas de Autoevaluacin
Objetivo: El estudiante debe tener claramente definido el concepto de TEMA como elemento
esencial para ubicar posteriormente el problema.
Defina el concepto de tema?
Que es una Matriz Decisional y en que casos se puede aplicar?
Puede, con la informacin que dispone, confeccionar un diseo grfico de su organizacin y el
entorno de la misma?
Establezca su objeto de estudio para este programa de capacitacin, utilizando los criterios que ha
aprendido para caracterizarlo.
Que resultados debe generar para lograr sus metas con calidad?
Establezca un mximo de 5 indicadores de desempeo para su proyecto.
Establezca un conjunto mnimo de factores de xito.
Que se supone, segn lo aprendido, que debemos hacer muy bien para optimizar los resultados?
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PASO 2 A
Evaluacin de la Situacin Actual y Definicin del Tema.
Es en ste paso de la metodologa EPQI, donde se analiza la situacin actual de las caractersticas de
Calidad, donde identificamos el problema con base a los datos obtenidos, donde los hechos
encontrados, documentados y analizados nos dirigen a especificar la situacin. Al final del anlisis
podremos especificar el problema con base en hechos reales estratificados mediante la lgica de las
herramientas de calidad.
Los procedimientos recomendados para cumplir con el paso 2a son los siguientes:
Dibuje un diagrama de Flujo de Proceso segn lo explican los ejemplos que presentarn los
instructores.
o Clarifique o redefina el estado ideal de las caractersticas de calidad concernientes a su
proyecto modelo de aprendizaje. Podran ser metas, estndares, expectativas, etc.
o Recolecte y analice los datos reales del proyecto, los cuales nos presentan un panorama de la
situacin, informacin actual concerniente al problema, o sntomas con varias perspectivas:
QUE, QUIEN, DONDE, CUANDO, COMO. (En ingls: 5w y 1 h).
o Organice los hallazgos en tablas y grficos, con el propsito de presentar adecuadamente los
resultados para su anlisis.
o Defina el problema especfico a ser resuelto en un enunciado.
En cuanto al tema seleccionado, es muy importante entender que
se debern recopilar datos que permitan evaluar cuantitativamente el estado actual en base a los
hechos.
La evaluacin del estado actual permite identificar el tipo de datos relacionados con el problema,
el mtodo de recopilacin de datos y el mtodo de anlisis.
Para esto se puede utilizar la matriz denominada 5W y 1H.
Los datos relacionados con el problema se deben recolectar de manera efectiva y eficiente en base
a esta herramienta de calidad.
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abcdef-
Hoja de chequeo
Grficos, histogramas.
Diagrama de Pareto
Estratificacin
Diagrama de flujo
Matriz 5w 1h.
Hoja de chequeo
Las hojas de chequeo o verificacin, son bsicamente un formato que facilita que una persona pueda
levantar datos en forma ordenada y de acuerdo al estndar requerido, en el anlisis que se este
realizando.
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ERROR
LUNES
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
SABADO
DOMINGO
Suma
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11
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15
16
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Cantidad
Seleccin de la droga
Identificacin del paciente
Proceso
Momento o fecha
Otro
Suma
Histogramas
El histograma esta formado por una serie de rectngulos, los cuales representan la distribucin de un
conjunto de datos en varios sectores. Tiene su base en un eje horizontal, y cada uno de ellos expresa
la amplitud de cada sector. Un histograma puede mostrar un anlisis estadstico de los datos
numricos mostrando la tendencia central (VALOR PROMEDIO, EL MEDIO Y EL MODO), el
margen de frecuencia, la amplitud y la forma. Por lo tanto, sus bondades de uso ayudan a clarificarnos
aspectos como los siguientes.
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Se puede usar un histograma clasificado para reconocer cualquier desviacin y dispersin.
para anlisis,
para control del proceso,
para regular alguna variable del proceso,
y con el propsito de rechazar o aceptar un lote.
Paso 2. Identificar el valor mximo y mnimo y calcular siete rangos entre estos dos valores.
Paso 3 Determinar el numero de rangos (rectngulos)
Paso 4 Determinar el ancho de cada rango
Paso 5 Determinar el valor central de los rangos
Paso 6 Clasificar los datos dentro de los rangos
Paso 7 Representarlos en el histograma
Paso 8 Ingresar la informacin necesaria (objetivo, No de registro de datos, duracin, valor
promedio, desviacin estndar)
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Diagrama de Pareto.
Este sistema debe su nombre al economista italiano del Siglo XVIII, Wilfredo Pareto, quien en su
momento observ y publico que 80% de la riqueza de la sociedad de su poca estaba en manos de
20% de las familias. A partir de esta observacin se dieron otras interpretaciones e inferencias que en
el siglo XX fueron retomadas por los tericos de la calidad, que impulsaron el cambio de mentalidad
para le gestin total de la calidad.
El diagrama de Pareto es una grfica de dos dimensiones que se construye colocando y ordenando las
causas de un problema en el eje horizontal de un grfico, empezando por la izquierda, para colocar
aquellas que tienen un mayor efecto sobre el problema, de manera que vallan disminuyendo en orden
de magnitud.
El eje vertical se dibuja en ambos lados del diagrama: el lado izquierdo representa la magnitud del
efecto provocado por las causas, mientras que el lado derecho refleja el porcentaje acumulado de
efecto de las causas, empezando por la de mayor magnitud.
El fundamento del diagrama de Pareto establece que: el 80% de los problemas se puede resolver
tratando el 20% de los factores causales.
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Estratificacin
Es una tcnica empleada para clasificar, segn diversos criterios, los datos recopilados por grupos que
comparten similares caractersticas.
Se utiliza para identificar diferencias en la ocurrencia de caractersticas dentro de los grupos y
analizar el sistema de dispersin de la causa raz.
Es particularmente efectivo cuando se utiliza en combinacin con otras tcnicas, como por ejemplo,
diagrama Pareto, Histograma o diagrama de dispersin.
La estratificacin es particularmente til en la toma de decisiones y en la planificacin.
Diagrama de Flujo
Esta herramienta nos va a se de gran ayuda para:
Mejorar la comprensin sobre el proceso en que se encuentra el problema identificado.
Discernir entre lo que se hace usualmente y lo que se debe hacer.
Caractersticas del diagrama de flujo:
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SOLUCION
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-
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OBJETO REAL,
LUGAR REAL Y
TIEMPO ACTUAL
Esta herramienta de calidad enfatiza la importancia de unir el problema con la realidad, en lugar de
especular o eliminar de forma emprica.
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EJEMPLO Paso 2: Conocimiento de la situacin actual y definicin del problema.
El personal a cargo tiene miedo de tapar las agujas del inyectable:
No tengo
miedo
Tengo
algo de
miedo
Natylisto
Se deben recolectar los datos secundarios de los reportes o documentos disponibles y los datos
primarios de estudios dirigidos.
Los pocos vitales son pautas que nos ayudan a pensar en la prioridad y a identificar el enfoque ms
efectivo a tomarse en cuenta.
Volvemos a afirmar que existe una gran variedad de herramientas preparadas para ayudar al anlisis
de los datos, como hemos visto en prrafos anteriores, la estratificacin y el diagrama de Pareto nos
ayudarn en ste proceso.
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El problema, en trminos de EPQI, est directa o indirectamente relacionado con la salud de la
poblacin o con la percepcin de la poblacin respecto de los servicios que se le brinda en ese campo,
y se expresa en trminos de procesos, efectos o impactos.
Procesos
Efectos
Impactos
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Caractersticas vitales:
1- Especifico
2- Objetivo
3- Sensible de medicin
Un problema puede formar parte o ser causa de otro problema mayor; por ejemplo:
Los problemas, desde el punto filosficos del Kaizen EPQI, son siempre oportunidades estratgicas
para mejorar o mejorar el nivel de nuestra meta de desempeo.
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Para trabajar de acuerdo al mtodo de Enfoque de Resolucin de Problemas, es recomendable
establecer el, de manera tal que exprese con claridad dos preguntas bsicas: Cmo resolverlo? Cul
o qu problema resolver?
En el contexto del EPQI, un PROBLEMA significa la brecha entre la situacin actual y el estado ideal.
Al plantear un problema se debe incluir el estado esperado, las metas requeridas o el estado ms ideal
que se podra alcanzar con los recursos que disponemos y en el plazo propuesto.
ESTADO
IDEAL
BRECHA = PROBLEMA
ESTADO
ACTUAL
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PASO 2 B
Clarificar las Metas a Alcanzar.
En este paso del EPQI, definen por el equipo, las metas a lograr y se determinan varios aspectos
fundamentales:
Qu mejorar?
-Caractersticas de calidad e indicadores expresados en trminos verificables.
A que nivel?
- Determinar el nivel a alcanzar; que implique un reto, pero que pueda lograrse.
- Definir indicadores, poblaciones y escalas para medir los avances.
Para cuando?
- Definir plazos razonables.
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Si logramos que este paso se realice adecuadamente, entonces el enunciado del problema se
transformar en algo ms especfico y eficientemente enfocado a resolver la situacin que ha llamado
la atencin del equipo de trabajo.
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Preguntas de Autoevaluacin
Escriba un resumen sobre cul es la diferencia entre el Anlisis de la Situacin Actual y el Anlisis
de la relacin Causa-Efecto?
Explique brevemente, en relacin al problema seleccionado, cada una de las siguientes preguntas, su
asociacin y su aplicacin respecto al problema por solucionar?
Qu
Dnde
Quien
Cuando
Como
Por qu
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EQUIPO Y COMPROMISO
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PASO 3
Definir un Equipo de Proyecto y un Cronograma de Trabajo
En este paso el equipo del proyecto se redefine para propsitos de cumplir el trabajo, seleccionando
las personas y/o secciones convenientes para alcanzar la meta propuesta. Se pretende desarrollar un
cronograma y horario de consenso, para que el equipo trabaje en el cumplimiento de los pasos
sealados.
Diagrama de matriz
El diagrama de matriz sirve para ordenar y clasificar situaciones donde hay un problema a resolver,
mediante el uso de lo que se denomina: pensamiento multidimensional. En este se representa la
relacin que existe entre los resultados y las causas, o entre los objetivos y los mtodos posibles para
lograrlos.
Entre los tipos mas conocidos de diagramas matriciales est el diagrama matricial tipo L, tipo T, tipo
Y y tipo X.
Respecto de sus ventajas, diremos que estos permiten representar, en forma simultnea, todas las
relaciones posibles entre los distintos factores. As como determinar las reas de problemas, y el lugar
y donde se concentran. Se pueden realizar anlisis de interseccin de los puntos para descubrir
detalles ms especficos, y posibilita tambin, el percibir combinaciones especficas de elementos.
Diagrama de Flechas
El diagrama de flechas se utiliza para programar las actividades necesarias en el cumplimiento de una
tarea compleja lo ms pronto posible, controlando el progreso de cada actividad. Su objetivo es
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determinar el tiempo ptimo de un proyecto, identificar las actividades necesarias para el
cumplimiento del tiempo mnimo, elaborar un plan completo y detallado, revisar el plan en la etapa
de planeacin y clasificar las prioridades del proyecto. Es similar a la tcnica conocida como CPM
(Camino de Ruta Crtica). A continuacin ilustramos dos posibles alternativas:
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PASO 4
Analizar las Causas a Identificar (Foco de Intervencin)
Se deben identificar las causas por las cuales se presenta y ocurre el problema enunciado.
Los procedimientos claves son los siguientes:
1) Clarificar el problema (sntomas): que provocan la disminucin o distorsin de la calidad en el
servicio o proceso estudiado. Analizando exhaustivamente cuales son las causas. Usualmente se
escribe el problema establecido en la cabeza del Diagrama de Pescado, o en el centro del
Diagrama Correlacional o en el margen izquierdo del Diagrama de rbol.
2) Desarrollar una hiptesis sobre la etiologa del problema. Para este propsito se deben seguir los
siguientes pasos:
o Hacer una lista de los factores causales, dentro del sistema, los cuales contribuyen al
problema.
o Investigar las relaciones causa-efecto preguntndose POR QUE, POR QUE, hasta
que las causas races en las que podemos tomar acciones sean alcanzables.
3) Estudiar y proveer a la hiptesis con datos reales, e identificar las verdaderas causas, priorizando
aquellas en las cuales el equipo deber concentrar sus esfuerzos.
PROBLEMA
IDENTIFICACIN
DE LAS CAUSAS
REALES
ACCIONES EN
CONTRA
DE LAS
CAUSAS REALES
ELIMINACIN
DE LAS CAUSAS
PROBLEMA
Y
MANIFESTA
CIONES
SOLUCIONA
DAS
Natylistos
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Natylisto
Diagrama de afinidad.
Diagrama de espina de pescado
Diagrama de correlacin
Diagrama de rbol
Mapeo de procesos
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Diagrama de afinidad.
El diagrama de afinidad es un mtodo de calidad, que usa la afinidad entre palabras relacionadas con
el asunto bajo anlisis, de una manera parcial o gradual, con el propsito de entender
sistemticamente, la estructura del problema.
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Diagrama correlacional.
El diagrama correlacional es una herramienta que ayuda a percibir la relacin lgica que existe entre
una serie de problemas, actividades o departamentos encadenados como causas y efectos.
En los diagramas de las relaciones existe la posibilidad de que se represente ms de un efecto y de
que una causa pueda ser al mismo tiempo efecto de otra causa. Esto es, expresa libremente en las
relaciones entre causas y efectos, y ayuda a descubrir la causa principal que afecta a la situacin en su
totalidad.
El diagrama de relaciones se construye indicando las relaciones lgicas que existen entre los factores
causales. Algunos de los usos que a nivel empresarial se le dan a un diagrama de relaciones son: el
desarrollo de polticas de calidad, la introduccin y promocin del control total de calidad, mejoras a
diseos con base en quejas del mercado, mejoras al proceso de manufactura, promocin de
actividades en grupo, y cambios administrativos.
Como ya hemos descrito en apartados anteriores de este manual, el equipo de trabajo comienza su
tarea buscando las posibles causas tericas del problema bajo estudio. Para ello se recomienda el
procedimiento de lluvia o tormenta de ideas. Debido a que las ideas pueden ser de muy diversa ndole,
el siguiente paso es estratificarlas o categorizarlas, para despus representarlas en un diagrama causa efecto.
De la lista de causas reales se deben seleccionar las ms importantes y realizables, para pensar en
posibles soluciones. Las soluciones recomendadas tienen que ser aprobadas por quien corresponda.
Posteriormente, se debe formar un equipo responsable para la implementacin de soluciones
aprobadas, al cual se le asigna el presupuesto necesario para realizarlo en forma exitosa. Esto ya se
trato en captulos anteriores.
La principal ventaja de utilizar el diagrama sistemtico es que permite visualizar y enfocar de manera
clara y detallada las metas, sub metas, as como los procesos y medios que se requieren para lograrlas.
A continuacin ilustramos con un ejemplo:
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falta de anlisis en
la informacin
falta de capacitacin e
n V.E.
traslado de recurso hum
ano
inexistencia de estanda
res de medicin
carencia de instrume
ntos de analisis
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recibo inoportuno de
boletas
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mdicos no confeccio
nan las boletas
retraso en la entrega
de boletas C.C.S.S.
deficiencia en el tr
ansporte
recibo inoportuno de
informacin
Retraso en la entrega
de boletas Ministeri
o de Salud
Carencia de Equipo T
cnico
Douglas
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3. Identificar el punto de partida representndolo en el lado superior izquierdo.
Movindose hacia abajo y a la derecha ingresar las actividades asociadas con cada participante.
Evitar el exceso en los detalles.
4. Conectar las actividades mediante una flecha desde el proveedor hasta su cliente ms inmediato.
5. Identificar las mediciones que existan para cada salida una vez que haya terminado el Mapeo.
El Mapeo de los Procesos tiene entre sus ventajas, que permite obtener:
Participantes
Proveedores externos
al proceso
Salidas
Pedido
satisfecho
Pedido cambio
de domicilio
Comercial
Registra y
emite O.T.
Lneas
Conmutacin
Sist. Abon. Asign.
Mesa de pruebas
Informe de
cumplimiento
Cumplimiento
O. T.
Cumplimiento
O. T.
Cumplimiento
O. T.
C.F R
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Se enumeraron los factores causantes en el proceso que contribuye al problema?
Se investig la relacin entre causa y efecto?
Se identificaron las causas races ms probables?
Se identificaron las hiptesis con datos?
El enunciado del problema est clarificado en las caractersticas de calidad, fue elaborado en equipo?
Fue precedido por una lluvia de ideas en las que participaron todos los miembros del equipo?
Se enumeraron los factores causantes en el proceso que contribuye al problema?
Se investig la relacin entre causa y efecto, identificaron las causas races ms probables?
Se identificaron las hiptesis con datos?
Escriba el enunciado del problema que se ha propuesto resolver su equipo de trabajo y realice un
diagrama del proceso que este asunto implica.
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INNOVACION DE LA SOLUCION
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PASO 5 A
Plan de Medidas para la Solucin del problema.
En este paso de la metodologa EPQI, se determinan las soluciones o resultados requeridos del
proyecto, se desarrollan las medidas o planes estratgicos para alcanzar las metas propuestas y se
enlistan las tareas ha ser realizadas en el proyecto.
Procedimientos a realizar en el paso 5 a:
Hacer una lista de las soluciones que puedan eliminar las causas races.
Cuando las medidas efectivas son ya conocidas as como las soluciones, entonces se clarifican
y enlistan.
Cuando las medidas efectivas no han sido establecidas an, entonces se desarrolla un Plan
Estratgico de Medidas para lograr las soluciones.
Se realiza un anlisis de las actividades a realizar por el equipo y se examina la validez,
riesgos y presunciones.
Se evala la viabilidad, efectividad y relevancia de las soluciones en un matriz de Seleccin.
Se seleccionan las soluciones apropiadas y las tareas a realizar.
Tips
3-a) Cuando las soluciones son manejables por el equipo y tambin medidas efectivas
para la solucin conocida, entonces, los clarifica y enumera las tareas que hacer.
3-b) Cuando las medidas efectivas para las soluciones no estn establecidas todava,
ni es manejable para el equipo, entonces, desarrolla un plan estratgico de medidas
para lograr soluciones respectivamente, desplegando la relacin entre objetivo y
medidas hacia las tareas especficas que hacer por el equipo.
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Douglas
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Paso 5 B
Desarrollo e Implementacin de un Plan de Accin
En este paso se desarrolla e implementa un Plan de Accin llevando a cabo las siguientes actividades:
Clarificar fuentes de informacin, que sean entradas o insumos relacionados con el personal y
costos.
Desarrolle planes de accin de acuerdo a las tareas identificadas por hacer, en trminos de
tareas a compartir, por quien, como y cuando.
Desarrolle un cronograma especificando las actividades a realizar.
Escriba los Trminos de Referencia del Proyecto designado y el cronograma. Luego proceda a
obtener la aprobacin de la Jefatura Superior.
Explique y solicite ayuda para la colaboracin/cooperacin de servicios y personas relevantes
para el desarrollo del proyecto.
Implemente el plan de Accin.
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IMPACTO
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PASO 6
Evaluacin de los Efectos e Implementacin de Acciones
Correctivas.
En este paso de la metodologa EPQI, se deben evaluar los efectos y tomar las medidas correctivas
que estime pertinentes con el fin de mejorar la calidad de los Servicios brindados. Los procedimientos
a seguir son los siguientes:
1- Verificar cada resultado (salida) de las acciones tomadas.
2- Recolectar datos de los indicadores (especificados en las metas a lograr) y
compararlos con los datos iniciales, para evaluar la efectividad del nivel de
logros obtenidos.
3- Investigue las razones cuando las metas no han sido alcanzadas, haga un plan y
tome las acciones correctivas.
4- Identifique las soluciones que fueron efectivas y que vale la pena estandarizar
para mantener los logros o ganancias.
5- Evale los efectos intangibles y los impactos (positivos y negativos) sobre
otros servicios, procesos o sistemas.
Proceda a realizar este paso en el borrador de su proyecto y comente los resultados con
su instructor.
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PASO 7
Estandarizar las Ganancias Obtenidas
En este paso se debe establecer un mecanismo que garantice que los efectos logrados se mantengan
en el Sistema, y se prevengan retrocesos del Problema Estudiado y Abordado por el equipo de
trabajo.
Los procedimientos a seguir en este paso son los siguientes:
1- Establecer un mecanismo que evale, apruebe y registre los estndares.
2- Estandarizar las soluciones efectivas para mantener la sostenibilidad y extender (si son
apropiados) los efectos logrados.
3- Divulgar los nuevos estndares y conducir los procesos de entrenamiento/educacin.
4- Tomar las medidas necesarias que permitan que los nuevos estndares sean adoptados sin
dificultad.
5- Establecer un mecanismo para monitorear la sostenibilidad de los efectos logrados con el
Proyecto.
Ejemplos de estndares a ser desarrollados:
Procedimientos operativos estndar (PROTOCOLOS)
Formularios
Listas de Chequeo
Emisin de directrices de las jefaturas superiores
Otros materiales podran ser desarrollados, difundidos, monitoreados y revisados con el paso del
tiempo para valorar su efectividad actual.
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PASO 8
Reflexiones y Lecciones Aprendidas.
Al final del Proyecto las reflexiones y lecciones aprendidas han de ser confirmadas para ayudar al
fortalecimiento de la capacidad del equipo y la Organizacin.
Los procedimientos a seguir son los siguientes:
1- Revisar las actividades realizadas con el fin de
Comparar las actividades con el Plan de accin.
Examinar la adaptabilidad de las actividades y resultados en cada caso.
2- Clarificar los problemas remanentes en los temas.
3- Resumir las lecciones aprendidas del Proyecto.
4- Proponer, si es posible, un nuevo paso o tema a seguir.
PASO 9
Reporte de Proyecto y Materiales para la Presentacin.
En esta etapa se realiza un reporte final de proyecto y se destina un espacio para la preparacin de
materiales para la presentacin en diferentes espacios como: prximo Foro, establecimiento etc.
Anexo encontrar el formato utilizado para la presentacin de Proyectos
Douglaslisto
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Este documento de enseanza se realiza sin ningn tipo de inters econmico y por lo
tanto se prohbe su venta. Se distribuye entre los estudiantes de los equipos de calidad a
ser entrenados sin ningn costo.
Equipo Ejecutor: Programa Nacional de Seguridad del Paciente.
Revisor de estilo.
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