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1. Introduccin ............................................................................................................................... 3
2. Conceptos Generales del Proceso de Compra. .......................................................................... 4
2.1 Niveles organizacionales relevantes para el proceso de compras ....................................... 4
2.1.1 Centro Logstico ............................................................................................................ 4
2.1.2 Almacn ........................................................................................................................ 5
2.1.3 Organizacin de Compras ............................................................................................. 5
2.1.4 Grupo de compras ......................................................................................................... 5
2.2 Tipos de Insumos ................................................................................................................. 7
2.3 Tipos de Aprovisionamiento.................................................................................................. 7
2.4 Tipo de posicin ................................................................................................................... 8
2.5 Tipo de imputacin ............................................................................................................... 8
3. Pedido de Compra ..................................................................................................................... 9
3.1 Creacin de Pedido de Compra .......................................................................................... 10
3.1.1 Creacin Pedido de Compra Nacional o Importacin ................................................... 11
3.1.2 Creacin Pedido Marco ............................................................................................... 18
3.2 Modificacin / Visualizacin de Pedido de Compra ............................................................. 23
3.3 Visualizacin masiva de Pedidos de Compra...................................................................... 24
3.4 Eliminacin de Pedido de Compra ...................................................................................... 26
3.5 Configurar parmetros personalizados ............................................................................... 27
3.6 Creacin de Anexos para el Documento ............................................................................. 28
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1. Introduccin
La gestin de compras es un proceso clave que contribuye al logro de los objetivos de una
organizacin, garantizando la eficiente consecucin de recursos para solucionar oportunamente las
necesidades internas y externas de la empresa; adems, aporta considerablemente a mantener de
una manera ptima los indicadores financieros relacionados al aprovisionamiento de materiales y/o
servicios.
El presente Manual permite conocer los aspectos ms importantes del proceso de compra para
Minera Antucoya.
A continuacin, podr consultar los conceptos generales a considerar dentro del proceso de
compras, as como tambin un detalle explicativo de la generacin de pedidos de compras.
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Centro Logstico
Descripcin
AN01
Antucoya
Nombre Legal
Minera Antucoya
Descripcin Sistema
Minera Antucoya
Direccin
Cdigo postal
[no]
Comuna / Poblacin
Clave de Pas
CL
Telfono
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2.1.2 Almacn
Es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes; y dentro de la cadena de
suministro, en un almacn se pueden depositar materias primas, repuestos, insumos,
productos semiterminados o productos terminados.
Un almacn es una unidad organizativa en la cual se puede visualizar el stock de cada
uno de los materiales.
Para Minera Antucoya se han definido los siguientes almacenes:
Almacn
Descripcin
AN01
AN02
AN03
AN04
AN05
Bodega Principal
Sustancias Peligrosas
cido Sulfrico - Mejillones
Estanque Granel
Bodega Obsoletos
Organizacin de Compras
Descripcin
AN01
Antucoya
Descripcin
Cdigo Grupo de
Compras
Descripcin
M01
S_Gerencia Planta
S01
S_Gerencia Planta
M02
S02
M03
S03
M04
S_Instrum. Planta
S04
S_Instrum. Planta
M05
S05
M06
S06
M07
S07
M08
S_Laboratorio
S08
S_Laboratorio
M09
S_Planta Piloto
S09
S_Planta Piloto
M10
S10
M11
S_Planif. Mina
S11
S_Planif. Mina
M12
M13
S_Geologa
S_Proy Operac
S12
S13
S_Geologa
S_Proy Operac
M14
S_Geotecnia
S14
S_Geotecnia
M15
S_Gerencia Mina
S15
S_Gerencia Mina
M16
S_Planif. Operat
S16
S_Planif. Operat
M17
S_Instr Mina
S17
S_Instr Mina
M18
S_Operadores Mina
S18
S_Operadores Mina
M19
S_Taller Mina
S19
S_Taller Mina
M20
S_Terreno Mina
S20
S_Terreno Mina
M21
S21
M22
S_Gerencia O&O
S22
S_Gerencia O&O
M23
S_Ger. C&PEM
S23
S_Ger. C&PEM
M24
S_Gerencia RRHH
S24
S_Gerencia RRHH
M25
S_Gestion de RRHH
S25
S_Gestion de RRHH
M26
S26
M27
S27
M28
S28
M29
S29
M30
S_Gerencia A&F
S30
S_Gerencia A&F
M31
S_Abast Mat.
S31
S_Abast Mat.
M32
S_Abast Cont.
S32
S_Abast Cont.
M33
S_A&F TICA
S33
S_A&F TICA
M34
S_A&F Contab.
S34
S_A&F Contab.
M35
S_A&F Finanzas
S35
S_A&F Finanzas
M36
S_A&F CG Report
S36
S_A&F CG Report
M37
S_Gerencia SSOMA
S37
S_Gerencia SSOMA
M38
S_Medio Ambiente
S38
S_Medio Ambiente
M39
S_Seguridad & SO
S39
S_Seguridad & SO
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Descripcin
Normal
Servicios
Tipo Imputacin
F
K
P
U
Descripcin
Orden de mantenimiento
Centro de Costo
Proyecto
Desconocido (Slo para compras de servicios)
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3. Pedido de Compra
Tambin es denominado orden de compra. Es un documento formal entre el proveedor y la
empresa; este contiene un detalle de los materiales o servicios requeridos por la compaa, as
como la identificacin del proveedor suministrador. Tambin se incluyen las condiciones de pago y
trminos de entrega de los insumos comprometidos.
Es el documento ms importante dentro del proceso de compra; ya que concreta la necesidad de
aprovisionamiento de acuerdo a las solicitudes internas previas, y sirve de nexo con los
proveedores que los suministran.
Para Minera Antucoya, se han definido tres clases de pedidos de Compra:
Pedido de Compra Nacional.
Para realizar pedidos a proveedores dentro del territorio nacional, la clase identificadora es
ZNAC. El rango de nmeros asignado es desde 4600000000 al 4699999999.
Pedido de Compra Importacin.
Para realizar pedidos a proveedores fuera del territorio nacional, La clase identificadora es
ZIMP. El rango de nmeros asignado es desde 4500000000 al 4599999999.
Pedido Marco.
Esta modalidad es sugerida para compras de materiales o servicios de bajos valores; no es
obligatoria una entrada de mercadera o recepcin de servicios; tambin es posible el
ingreso directo de una factura. Tiene la ventaja de poder crear el documento con un
perodo de validez.
La clase identificadora es ZCON. El rango de nmeros asignado es desde 4400000000 al
4499999999.
Se puede acceder en forma directa a las transaccin de creacin de pedidos de compra digitando
ME21N (Crear). Tambin sern de utilidad sus transacciones relacionadas ME22N (Modificar) y
ME23N (Visualizar).
Tambin se puede acceder mediante la siguiente Ruta: Men SAP > Logstica > Gestin de
Materiales > Compras > Pedido
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Las secciones mencionadas sern comnmente referenciadas a lo largo del presente manual.
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Datos de Cabecera:
En primer lugar, se destaca la lista desplegable en la cual se debe seleccionar la clase de
documento; este campo, permite diferenciar las variantes del pedido (ZNAC, ZIMP).
Otros datos obligatorios, se indican a continuacin:
Datos de ingreso:
Campo
Status
Proveedor
Obligatorio
Fecha del
Documento
Obligatorio
Utilizacin
Ingresar nmero identificador en el maestro de
proveedores.
Corresponde a la fecha de creacin del documento. El
sistema propone la fecha del sistema al momento de la
creacin.
Si bien es editable, el dato no puede estar vaco.
[Datos Organizacin]
Organizacin
Compras
Obligatorio
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Grupo de Compras
Obligatorio
Sociedad
Obligatorio
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Esta simple accin, permite que se copien todas las posiciones del documento predecesor
seleccionado, traspasando datos esenciales, como los tipos de posicin, los tipos de
imputacin, los datos identificadores de material, las cantidades propuestas en dicho
documento, entre otros. Adems, el sistema genera automticamente las referencias entre
el documento copiado y el pedido de compra en construccin, a nivel de cada posicin.
Tambin, seleccionando un tem de documento predecesor y pulsando el botn
(Tomar), es posible ejecutar la misma accin que el arrastre explicado anteriormente.
Es til sealar que para Minera Antucoya, el sistema permite crear un pedido de compra
desde una solped o un pedido abierto; adems, se puede crear desde ms de un
documento predecesor (del mismo tipo), incluso es posible crear un pedido hacia un mismo
proveedor desde solicitudes pertenecientes a distintos grupos de compra, centralizando la
compra en una sola lista (no obstante, esto requiere que el comprador decida slo un
grupo de compra que centralizar todas las requisiciones).
Resumen de Posiciones:
En las lneas de resumen de posicin, representadas en forma de tabla o grilla de datos,
se presentan todos los insumos que se traspasaron desde la accin de arrastre anterior.
En esta instancia, se copian los datos ms importantes provenientes del documento
predecesor, pero tambin el sistema solicita algunos adicionales.
A continuacin se detallan los datos de posicin que el sistema requiere para la validacin
del pedido de compra:
Campo
Status
Utilizacin
Material
Obligatorio
Cantidad del
Pedido
Obligatorio
Fecha de Entrega
Obligatorio
Precio Neto
Obligatorio
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Opcional
Tipo de
Imputacin (I)
Opcional
Centro
Obligatorio
Opcional
Tipo de Posicin
(P)
Almacn
Detalle de Posiciones:
Dependiendo de los datos de cada lnea de posicin agregada a la seccin anterior, se
debern asignar datos al detalle de dicha posicin. Las pestaas que pueden aparecer en
esta seccin del documento, estarn condicionadas por algunos datos del resumen, por
ejemplo:
Tipo de posicin: Si en el resumen se especifica una F (Servicios), se agregar la
pestaa de Servicio que especifica la lista de prestaciones que contendr el documento
(heredada del documento predecesor.)
Tipo de imputacin: Si el valor del resumen es vaco (sin imputacin), el sistema no
solicitar datos adicionales, y la definicin de la imputacin corresponder a procesos
posteriores ajenos al proceso de compra. En cambio, si se define algn valor para este
campo, el sistema agrega al detalle la pestaa de Imputacin solicitando el ingreso de un
centro de costo, orden, elemento PEP o cdigo de activo fijo segn corresponda al tipo de
imputacin.
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Clase de
Mensaje
Medio
Idioma
Status
Utilizacin
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique el destino lgico donde se
desea enviar la salida; en otras palabras, el nombre de la impresora que desea
seleccionar (tambin puede buscarse desde una lista).
3. Pulsando el botn
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En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique slo la modalidad de envo
de la salida; se debe dejar la opcin por defecto propuesta por el sistema: Enviar
inmediatamente (al grabar la aplicacin).
5. Pulsando el botn
6. Al grabar los datos, se emitir la salida de impresin. Esta emisin ser identificada
por el sistema como una orden de spool y puede ser reimpresa las veces que el
usuario requiera.
Grabacin de Documento:
Con cada ingreso de datos de una posicin, el sistema valida aquellos campos obligatorios
y genera un status de posicin; ste se muestra en el extremo izquierdo de cada tem del
resumen mediante un cono; el cual, permite identificar el nivel de error en los datos
ingresados. De esta forma, se puede visualizar lo siguiente:
Crculo Rojo
Tringulo
Amarillo
Vaco
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Datos de Cabecera:
En primer lugar, se destaca la lista desplegable en la cual se debe seleccionar la clase de
documento; en este caso se deber seleccionar el indicador ZCON. Otros datos
obligatorios, se indican a continuacin:
Datos de ingreso:
Campo
Status
Utilizacin
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Grupo de Compras
Obligatorio
Sociedad
Obligatorio
Inicio Perodo de
Validez
Obligatorio
Fin Perodo de
Validez
Obligatorio
Proveedor
Fecha del
Documento
[Datos Organizacin]
Organizacin
Compras
[Datos Adicionales]
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Campo
Status
Utilizacin
Material
Obligatorio
Cantidad del
Pedido
Obligatorio
Unidad de Medida
Obligatorio
Fecha de Entrega
Opcional
Precio Neto
Obligatorio
Opcional
Tipo de
Imputacin (I)
Opcional
Centro
Obligatorio
Opcional
Tipo de Posicin
(P)
Almacn
Detalle de Posiciones:
Dependiendo de los datos de cada lnea de posicin agregada a la seccin anterior, se
debern asignar datos al detalle de dicha posicin. Las pestaas que pueden aparecer en
esta seccin del documento, estarn condicionadas por algunos datos del resumen
.
En este caso aplican las mismas reglas descritas en el apartado anterior referido al detalle
de posicin (revisar apartado 3.1.1)
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Clase de
Mensaje
Medio
Idioma
Status
Utilizacin
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique el destino lgico donde se
desea enviar la salida; en otras palabras, el nombre de la impresora que desea
seleccionar (tambin puede buscarse desde una lista).
3. Pulsando el botn
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En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique slo la modalidad de envo
de la salida; se debe dejar la opcin por defecto propuesta por el sistema: Enviar
inmediatamente (al grabar la aplicacin).
5. Pulsando el botn
6. Al grabar los datos, se emitir la salida de impresin. Esta emisin ser identificada
por el sistema como una orden de spool y puede ser reimpresa las veces que el
usuario requiera.
Grabacin de Documento:
Con cada ingreso de datos de una posicin, el sistema valida aquellos campos obligatorios
y genera un status de posicin; ste se muestra en el extremo izquierdo de cada tem del
resumen mediante un cono; el cual, permite identificar el nivel de error en los datos
ingresados. De esta forma, se puede visualizar lo siguiente:
Crculo Rojo
Tringulo
Amarillo
Vaco
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Para el caso de la modificacin, los campos de edicin se presentan habilitados (en caso de ser
necesario, se pueden modificar cantidades y valores, e incluso agregar nuevas posiciones al
documento); en cambio, en el caso de la visualizacin, los datos slo se presentan con formato de
consulta; no permitiendo edicin.
La opcin de modificacin debe ser tratada con especial cuidado, en especial, en aquellos casos
donde el documento ya est siendo utilizado en procesos posteriores. Por ejemplo, no se deber
modificar un pedido de compra una vez que ste haya sido enviado al proveedor para confirmar
una adquisicin. Por este motivo, se sugiere analizar detenidamente estos casos.
Luego de efectuada cualquier edicin, y accionando el botn
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La presentacin de las transacciones indicadas son en general, similares para todas las opciones
(exceptuando la visualizacin por servicio); en las cuales, bsicamente se muestra una lista de
parmetros de seleccin, donde el usuario puede filtrar y acotar su consulta ingresando distintos
datos. Un ejemplo de dichas pantallas se puede apreciar a continuacin:
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Para la visualizacin masiva por nmero de servicio, la pantalla de seleccin es diferente, pero su
funcionalidad es similar; es decir, permite acotar la consulta de los datos; tal como se puede
apreciar en la siguiente figura:
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La visualizacin del listado, se presenta a modo de tabla (o grilla), tal como se puede apreciar a
continuacin.
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Pulsando el botn
pedido para su inicializacin.
Pulsando el botn
Los valores propuestos ingresados se aplicarn cada vez que el usuario ejecute la transaccin
ME21N, y tal como se indica, sern slo de propuesta; ya que podrn ser igualmente editados
durante la confeccin del pedido de compra.
Los valores propuestos por el usuario slo sern utilizados por su perfil personal; no se puede
acceder a parametrizaciones personales de otros usuarios.
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Crear Anexo:
Permite la anexin de un archivo fsico al sistema desde el equipo del usuario operador. Se
despliega una pantalla de navegacin que permite seleccionar el archivo; luego, pulsando el botn
Abrir; el sistema captura la ruta lgica y sube el archivo seleccionado.
Crear Nota:
Permite archivar un texto adicional con observaciones del usuario. El sistema despliega un editor
de texto simple que permite el ingreso de un ttulo para el texto y el cuerpo del contenido. Esto se
puede apreciar en la siguiente imagen:
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Listar Anexos:
Permite Visualizar todos los anexos del documento creado; para ello, el sistema despliega un
listado similar al que se puede apreciar en la siguiente imagen:
Desde este listado, el usuario podr visualizar el contenido de cada anexo pulsando sobre el tem
requerido.
Enviar Objetos:
El sistema permite adems desde este punto el envo del documento va email. Para esto, el
sistema despliega la pantalla estndar de envo de mensajera, la cual permite agregar un cuerpo
al mensaje y a la vez adjuntar archivos adicionales.
Para el caso de los documentos de compra, se enviar slo como una notificacin de creacin; sin
embargo, el usuario podr adjuntar manualmente el formato impreso del documento.
Para Minera Antucoya se ha habilitado el envo de mensajera tanto para usuario internos, como
para correos externos a la organizacin.
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