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A
REV.
21-05-2009
06-05-2009
DATE
TECHINT N:
PROJECT:
LAP
LAP
BY
GKL
GKL
CHK.
GKL
GKL
APPD.
3411GPR100002
TITLE:
CONFECCIN Y PRESENTACIN DE LA
CORRESPONDENCIA Y LA
DOCUMENTACIN TCNICA
SCALE
PROCEDIMIENTO
Revision
DOCUMENT N:
PCSE100EIX002
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TECHINT N
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3411 G PR 100002
DOCUMENT N:
CONFECCIN Y PRESENTACIN DE
LA CORRESPONDENCIA Y LA
DOCUMENTACIN TCNICA
PROCEDIMIENTO
PCSE-100-EI-X-002
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TABLA DE CONTENIDOS
1
GENERAL .................................................................................................................................................................. 3
1.1
1.2
CORRESPONDENCIA CONTRACTUAL.............................................................................................................. 3
2.1
2.2
2.3
OBJETO ............................................................................................................................................................ 3
ALCANCE ......................................................................................................................................................... 3
GENERAL ......................................................................................................................................................... 5
TAMAO DE LOS DOCUMENTOS .............................................................................................................. 5
PRESENTACIN DE LA DOCUMENTACIN............................................................................................ 5
ARCHIVOS MAGNTICOS............................................................................................................................ 6
IMPRESIN DE ARCHIVOS AUTOCAD ..................................................................................................... 6
RTULOS ................................................................................................................................................................ 11
REVISIN ................................................................................................................................................................. 11
7.1
7.2
10
11
12
ANEXOS ................................................................................................................................................................... 15
TECHINT N
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3411 G PR 100002
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CONFECCIN Y PRESENTACIN DE
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1 GENERAL
1.1 OBJETO
El presente procedimiento, tiene por objeto establecer los alcances para la codificacin
de documentos tcnicos, el manejo de la correspondencia y la confeccin y
presentacin de la documentacin tcnica relacionada con el proyecto PCSECAMISEA 2ND EXPANSION PROJECT.
1.2 ALCANCE
Este documento, correspondiente a la codificacin de documentos tcnicos y al
manejo de la correspondencia entre PLUSPETROL y TECHINT y de la documentacin
realizada por este, es aplicable a todos los documentos tcnicos que quedan
comprendidos dentro de la ejecucin del presente Proyecto.
2 CORRESPONDENCIA CONTRACTUAL
2.1 COMUNICACIONES FORMALES
2.1.1 Cartas
Toda la documentacin que por su carcter pueda ser motivo de cambios,
modificaciones, rectificaciones o ratificaciones de las condiciones contractuales, o que
tanto PLUSPETROL y/o TECHINT consideren que deban ser formalmente expuestas
y documentadas, debern ser presentadas a travs de una nota (Carta) escrita,
firmada y numerada.
Las notas emitidas por PLUSPETROL llevarn un encabezamiento donde se indique:
Lugar y Fecha.
Numeracin: PPC TTE L xxx
Nombre del Proyecto.
Referencia.
Las notas de TECHINT debern llevar los mismos datos de encabezamiento que las
de PLUSPETROL pero la numeracin deber ser la siguiente:
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Ests notas llevarn firmas y aclaracin de el/los emisor/es quienes debern ser
formalmente designados como representantes o responsables, y sern presentadas
en original y copia para certificar su recepcin.
2.1.2 Minutas de Reunin
Toda la informacin y comentarios intercambiados en las reuniones de seguimiento
del proyecto entre PLUSPETROL y TECHINT debern ser plasmados en un
documento (Minuta de Reunin) a los fines dejar asentado los temas tratados.
Las Minutas emitidas debern contener la siguiente informacin (Ver Modelo en
anexo):
Ests minutas debern ser firmadas por los participantes, o en su defecto debern ser
aprobadas va correo electrnico.
Las minutas de reunin sern elaboradas por TECHINT y revisadas/aprobadas por
PLUSPETROL.
2.2 COMUNICACIONES INFORMALES
A los efectos de agilizar y facilitar la comunicacin entre las partes, tanto
PLUSPETROL como TECHINT, podrn efectuar reuniones de trabajo, intercambiar
documentacin tcnica informativa va correo electrnico, etc., de todos aquellos
temas tcnicos que sean menester para el desarrollo de todas las tareas de definicin
de la ingeniera bsica extendida, especificacin de componentes, etc..
Si como consecuencia de estas actividades resulten conclusiones que afecten o que
puedan dar motivo a eventuales cambios o alteraciones que modifiquen las
condiciones contractuales, stas debern ser formalmente expuestas a travs de una
nota (Carta) con el carcter y alcance descrito en el punto 2.1 de este documento.
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2.3 DESIGNACIONES
Los Responsables designados por PLUSPETROL y TECHINT, sus nombres, cargos,
direccin para comunicaciones y dems datos sern expresados para conocimiento de
ambas partes en nota (Carta) de iniciacin de las comunicaciones contractuales.
3 DOCUMENTACIN TCNICA
A continuacin se describe el manejo y la disposicin que debe tener la documentacin
que confeccione TECHINT.
3.1
GENERAL
TECHINT, deber preparar los documentos tcnicos necesarios para ser presentados
a PLUSPETROL, referidos a los equipos o instalaciones considerados, en un todo de
acuerdo con esta instruccin.
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ESPESOR
0,10
0,20
0,30
0,40
0,50
0,60
0,70
El bloque 1 (AAAA) constar de cuatro letras que definirn el lugar geogrfico y nombre
del proyecto. La primer letra del bloque P indicar al pas (Per), las tres letras
restantes harn referencia al proyecto CSE (Camisea Second Expansion). Por lo tanto,
este bloque quedar conformado por las letras: PCSE y se utilizar en todos los
documentos de este proyecto.
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El bloque 2 (BBB) estar compuesto por tres dgitos y ser reservado para indicar cual
rea fsica/administrativa de la Planta que esta relacionada con el documento de
acuerdo al Estndar de definicin de reas de Pluspetrol, ver anexos.
El bloque 3 (CC) constar de dos letras y estar reservado para indicar el tipo de
documento. (VER ITEM: 4.3 Codificacin de Tipo de Documentos).
El bloque 4 (D) expresar a la especialidad a la cual pertenece y tendr una sola letra.
(VER ITEM: 4.4 Codificacin de Area / Especialidad).
Por ltimo, fuera de los bloques de la numeracin, se deber indicar la revisin del
documento y para ello se utilizar un dgito que podr ser una letra o un nmero,
dependiendo del estado del documento; por ej.: 0 (cero). Esta indicacin slo deber
utilizarse al momento de hacer referencia a un documento y para designar el nombre
del archivo magntico correspondiente al mismo. El rtulo, consta de un rea para
indicar la revisin.
Para los documentos de proyectos anteriores (PCAM o PPAG) que se re-emitan con
cambios menores se usar el nmero PCAM o PPAG sin modificaciones,
adicionalmente se deber definir la numeracin Techint para su manejo por la Base
Documentaria "Documentum", para la revisin se utilizar el N/letra siguiente.
4.2 CODIFICACIN DE LA NUMERACIN TECHINT
Para la identificacin de los documentos se establecer el siguiente cdigo
alfanumrico distribuido en cinco bloques, con la siguiente secuencia:
AAAA B CC DDDEEE
Ejemplo: 3411-G-PR-100002
El bloque 2 (B) estar compuesto por una letra que expresar la especialidad a la cual
pertenece. (VER ITEM: 4.4 Codificacin de Area / Especialidad).
El bloque 3 (CC) constar de dos letras y estar reservado para indicar el tipo de
documento. (VER ITEM: 4.3 Codificacin de Tipo de Documentos).
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El bloque 4 (DDD) estar compuesto por tres dgitos y ser coincidente (en general) con
la numeracin de rea definida para el numero Pluspetrol (Bloque 2 BBB).
Cdigo Pluspetrol
Descripcin
PC
LM
Cmputo de Materiales
CR
CR
Croquis, Sketch
DP
PL
FD
PL
Diagrama de Procesos
DL
DL
Diagrama Lgico
EI
EC
Estimacin de Costos
EU
EE
SP
ET
Especificacin Tcnica
HD
HD
Hoja de datos
ME
IT
Informe Tcnico
LY
PL
Lay Out
LC
LC
Lista de Cables
LS
LD
Lista de Documentos
LE
LE
Lista de Equipos
LI
LI
Lista de Instrumentos
CA
MC
Memoria de Clculo
AS
PL
Planialtimetras
PM
PM
Planilla de Materiales
Segn Especialidad
PL
Planos
KP
PL
Plano Llave
MR
RI
Pedido de Materiales
PR
EI, ST
Procedimiento
GE
SC
Schedules
TP
TI
Documento Tpico
GE
GE
Miscelaneos
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Cdigo Pluspetrol
Descripcin
Arquitectura
Electricidad
General / Coordinacin
Instrumentacin
Ductos
Equipos Mecnicos
Caeras
Procesos
Estructuras Metlicas
Calderera / Vessels
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Se podrn usar para la ejecucin de los documentos versiones mas actuales de los
programas, pero se debern grabar en las versiones indicadas.
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Adems deber indicarse siempre la revisin del mismo, utilizndose para ello un
dgito numrico, comenzando por el 0.
5 RTULOS
Todos los documentos generados durante el presente proyecto debern realizarse de
acuerdo a los rtulos, formatos, cartulas y encabezados utilizados y anexados como
modelo al presente documento.
Cualquier otro diseo deber ser aprobado explcitamente por PLUSPETROL.
6 ENVO DE DOCUMENTOS
La emisin de los documentos en formato electrnico hacia PLUSPETROL deber
realizarse a travs del portal que PLUSPETROL dispone para tal fin (Bandeja I/O
Sharepoint) de acuerdo al instructivo de carga (Bandeja Entrada/Salida
Documentacin del Usuario).
En forma complementaria TECHINT dispondr de un sitio en su Extranet, donde se
alojarn los documentos del proyecto.
Previo a la disposicin, o en forma simultnea, TECHINT deber enviar por correo
electrnico, a aquellas personas que PLUSPETROL indique, el archivo del Remito
relativo a la emisin de documentos que est formalizando a travs del portal.
No se enviarn copias en papel excepto a requerimiento expreso de PLUSPETROL.
7 REVISIN
7.1 FORMAS DE EMISIN
La primera emisin de cada documento nuevo realizado por TECHINT,
indicarse como Rev. A.
deber
Cada vez que se efecte una revisin, la letra de la misma deber incrementarse
sucesivamente en orden alfabtico, hasta que sea aprobado por PLUSPETROL,
despus de lo cual se emitir en Rev. 0 (cero), con la leyenda Para Diseo. Luego,
cada vez que se efecte una revisin, se incrementar el nmero de la misma en
forma sucesiva (1, 2,., n).
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9 LISTA DE DOCUMENTOS
TECHINT deber enviar a PLUSPETROL una lista de documentos, indicando el
estado de los documentos. La cual deber ser presentada a PLUSPETROL como un
anexo del Informe Mensual.
La lista de documentos deber mostrar, por lo menos, los siguientes campos:
N de documento de PLUSPETROL.
N de documento de TECHINT.
Ttulo del documento.
Fecha programada de emisin.
N de Remito de envo y fecha.
Fechas de emisin a PLUSPETROL.
Estado del documento
Calificacin Pluspetrol
N
Documento
de
PLUSPETR
OL
LISTA DE DOCUMENTOS
TECHINT
N
Ttulo del Fecha
Documento
Document Prog.,
Techint
o
emisin
Nota
de Rev.
de envo
y
fecha.
EMITIDO A
PLUSPETROL
PDD y Nota
de
Fecha
Envio
y
Fecha
La primera emisin de esta lista, enviada por el TECHINT, servir para dar idea de la
magnitud de documentos que se manejarn durante el proyecto; pudiendo agregarse o
anularse documentos en funcin de las necesidades.
En caso que PLUSPETROL requiera emitir un documento para el proyecto, deber
informar y solicitar a TECHINT un cdigo de documento, de forma tal que este quede
reservado. PLUSPETROL deber enviar a TECHINT los documentos que emita para el
proyecto.
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10 CANCELACION DE DOCUMENTOS
Cuando se cancela un documento ya sometido a PLUSPETROL (o se haya realizado
una distribucin interna), deber presentarse nuevamente con la indicacin Anulado.
El N de documento cancelado no podr utilizarse para designar otro documento.
La designacin Anulado deber indicarse en el Remito de envo y en el Informe
Mensual. Adems, seguir figurando en la Lista de Documentos toda vez que se emita.
Los documentos existentes (de proyectos anteriores) que sean reemplazados sern
emitidos como Anulados y se indicar el nmero del nuevo documento que lo
reemplaza.
11 REMITO DE ENVIO
A los efectos del envo/recepcin de los documentos, PLUSPETROL y TECHINT
emitirn una Nota de Envo. Las mismas se enumerarn de la siguiente forma:
Donde TTE son las siglas acordadas como identificacin de TECHINT y PPC son las
siglas de identificacin de PLUSPETROL PERU CORPORATION S.A. La T significa
Transmittal y las xxx la numeracin correlativa.
Los Remitos de Envo llevarn como mnimo los siguientes datos:
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12 ANEXOS
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Estado de Emisin
Remito de Documentacin N
NOMBRE PROYECTO:
NOMBRE CLIENTE:
Preliminar
Para Construccin
Para Aprobacin
Para Compras
Para Cotizacin
Para Aplicacin
Hoja 1 de 1
T
O
T
A
L
Comentarios:
C
O
P
I
A
S
TDC
PLUSPETROL
PyCC
Compras
Coordinacin
Procesos
Caeras
Mecnica
Ductos
Instrumentos
General
Electricidad
Techint Drawing N
Civil
Client Drawing N
Arquitectura
Observaciones
Soldadura
Calderera
Estructuras Metlicas
Recibido por
TRANSMITTAL OF
TECHNICAL DOCUMENTATION
Por Techint
Firma.
Nombre.
Fecha.
Fecha.
Firma
COMPANY NAME
ID
1
Task Name
Activity 1
2
3
PROJECT TITLE
Duration
1 day
Start
14/03/05
Finish
14/03/05
Activity 2
1 day
14/03/05
14/03/05
Activity 3
1 day
14/03/05
14/03/05
Activity 4
1 day
14/03/05
14/03/05
Activity 5
1 day
14/03/05
14/03/05
Activity 6
1 day
14/03/05
14/03/05
Activity 7
1 day
14/03/05
14/03/05
Activity 8
1 day
14/03/05
14/03/05
1 day
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14/03/05
10
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14/03/05
11
Activity n
1 day
14/03/05
14/03/05
Mar
Apr
Page 1
May
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
2006
Jan
Feb
Mar
File Name
COMPANY NAME
Project: Pag-ScheduleTemplate
Date: 14/03/05
Status Date:
PROJECT TITLE
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 2
NA
File Name
pluspetrol
Per
pluspetrol
Per
C2EP-PROYECTO CAMISEA 2
EXPANSIN
Per Corp. S.A.
MINUTA DE REUNIN N
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MOTIVO:
Por PP:
TIME:
Por Techint:
BY:
DISTRIBUCIN:
PRXIMA REUNIN:
TEM
DESCRIPCIN
ACCIN
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