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Manual de polticas de Inverca

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE
HONDURAS

Catedrtico
Lic. Virgilio Alfredo vivas

Asignatura:
Polticas de los Negocios

Integrantes grupo # 7
Ruth Aracely Matute Montoya
Cuenta: 221063071
Ftima Maribel Aguilar
Cuenta: 201230010096
Virginia Cesibel Lpez.
Cuenta:
201420060111
Odalis Vanessa Lemus Santos. Cuenta: 201230020078

Modalidad:
Online-Sbado
Tema:
Tarea # 5 Diseo de 70 polticas

Fecha de Presentacin:
12 de Julio 2015

II PERIODO
2015

Manual de polticas de Inverca

Introduccion
El presente manuel de politicas constituye una herramienta util de
consulta rapida y facil comprension en donde estan contenidas las
principales pautas y reglas basicas que permiten al colaborador(a)
orientarse y conocer mejor la institucion en terminos de su estructtura
organizativa, su Mision, su Vision , y metas que como parte de la familia
de INVERCA S.DE .R.L. DE C.V , se deben observar e incorporar como
requisito fundamental para el buen funcionamiento de esta.
En general, este manual enmarca dentro de una serie de politicas que
buscan lo siguiente :
Sistematizar los procedimientos administrativos
Orientar la toma de desiciones.
Guiar la accion laboral
Este documento que hoy presentamos a toda la organizacin representa
un paso de avace transcedental en la tarea de transformar a INVERCA
S.DE .R.L. DE C.V en una entidad competitiva.

Manual de polticas de Inverca

Resea Historica
Vision :

Ser reconocidos en centroamerica y el caribe como


eminentes especialistas en soluciones de bandas de transporte.

Mision :

Suplimos a nuestros clientes con bandas y aplicaciones


industriales con tecnologia avanzada y experiencia comprobada

Valores:

Excelencia
Gentileza
Transparencia

Resea historia
La empresa surge de la necesidad que tenian por
independisarse , ya que habian adquirido conocimiento y
experiencia, pero no tenian capital de trabajo que respaldara su
experiencia en el producto que ellos realizaban., y fue cuando
decidieron a dar servicio de reparacion de bandas industriales
de alta temperatura de tipo textil para hornos de serigrafia y
hornos industriales y a medida fueron trabajando la empresa
empezo a desarrolarse y adquirir mas clientes, con lo que se
expandieron y crecieron como compaa y se conviertieron en
Inverca, ( Inversiones Calpules )

Manual de polticas de Inverca

San Pedro Sula, 18 de Junio 2015


Atencin
UTH
Presente
Estimados seores:
Por medio de la presente Inverca S. de R. L De C.V autoriza a las
alumnas de la clase de Poltica de los Negocios de la Universidad
Tecnolgica de Honduras U.T.H a realizar el proyecto de manual
de polticas en nuestra compaa.
Para los fines que al interesado estimen, se extiende la presenta
a los diez y ocho das del mes de Junio del 2015

Muy Atentamente

________________________
Ing. Mario Alejandro Escoto
Gerente General

Manual de polticas de Inverca

RECURSOS
HUMANOS

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Reclutamiento de Personal


Cdigo: RH-001
Elaborado: Jefe de Recursos Humanos
Aprobado: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Hacer una recopilacin de hojas de vida, de los posibles candidatos para
cubrir una plaza dentro de la compaa.
Alcance: A toda la poblacin productiva que alcance la edad de 18 aos que tenga la
capacidad y habilidad requerida y que deseen formar parte de nuestro equipo.
Definicin: Plaza vacante: Oportunidad de mantener una relacin laboral con la
compaa.
Revisin: Esta poltica ser revisada lo mnimo una vez al ao partiendo de la fecha
de emisin o cuando haya cambio dentro de la compaa
Responsable de la revisin: Jefe de Recursos Humanos (RRHH)
Formatos Necesarios a aplicar: Requisa de solitud de personal, Hoja de vida,
Solicitud de Empleo.
Poltica
1. Cuando sea necesaria la contratacin de personal, ya sea que se requiera cubrir
una plaza que est disponible, o nueva plaza que ha surgido, se entregara la
requisa de solicitud de personal debidamente autorizado por la gerencia
regional de operaciones al departamento de Recursos humanos.
2. No se aceptara como candidatos a personas que tenga un pariente con relacin
laboral directa con la empresa.
3. Se dar prioridad a la oportunidad de promocionar al personal interno para las
plazas que puedan significar una motivacin al personal y cuando el candidato
cuente con la capacidad, o que tenga experiencia para desempear las
funciones que el puesto requiere.
4. Si despus de ver las opciones anteriores an no se encuentran con los
candidatos con los requisitos necesarios se enviara el perfil de la plaza y los
requisitos, beneficios que ofrece la compaa a un diario de mayor circulacin
para su publicacin.

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Seleccin de personal


Cdigo: RH-002
Elaborado: Jefe de Recursos Humanos
Aprobado: Gerente Regional de operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015

Propsito: Ejecutar una adecuada Seleccin, para asegurar la eleccin del personal
ms apto para el puesto requerido.
Alcance: A todos los candidatos que hayan aplicado a ocupar una plaza disponible
dentro de a empresa.
Definicin: Pruebas y competencias: Todas aquellas actividades que el candidato
debe realizar para verificar sus aptitudes y conocimientos sobre el puesto a ocupar.
Revisin: Una vez al ao
Responsable de Revisin: Jefe de Recursos Humanos.
Formatos Necesarios a aplicar:
Solicitud de Empleo con los datos completos del candidato.
Formato de entrevista escrita
Formato de verificacin de referencias
Formato con la verificacin de pruebas y competencias requeridas
Poltica:
1. Se seleccionaran 10 hojas de vida entre los candidatos que renan todo el perfil
requerido para el puesto.
2. A estos candidatos se aplicara la prueba de conocimientos que renan perfil
requerido para el puesto.
3. Seleccionar los tres candidatos que mejor calificados estn para desempear el
puesto

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Contratacin de personal.


Cdigo: RH-003
Elaborado: Jefe de Recursos Humanos.
Aprobado: Gerente General
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Realizar la contratacin del personal mejor calificado de una manera
segura y eficaz.
Alcance: Personal que entra a formar parte del equipo laboral de la empresa.
Definicin: No aplica
Revisin: Una vez al ao
Responsable de la Revisin: Jefe de Recursos Humanos.
Formatos Necesarios a Aplicar. Formato de contrato individual de trabajo
Poltica:
1. Ningn empleado comenzara una relacin laboral con la empresa, sin haber
ledo, entendido y firmado su respectivo contrato Individual de trabajo.
2. Todo empleado que comienza una relacin laboral con la empresa debe ser
incluido en el sistema de planillas, verificar su nmero de cuenta bancaria y ser
reportado a las planillas del IHSS y el RAP.
3. Ningn empleado comenzara a realizar labores dentro de la empresa, sin antes
ser presentado a las personas con las que mantendr relaciones inter-laborales,
ni sealado el rea o lugar donde desempeara sus funciones.

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Identificacin y anlisis de puestos


Cdigo: RH-004
Elaboro: Gerente Regional
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Evaluar y organizar la informacin sobre los puestos de la organizacin,
procedimiento mediante el cual se determina las tareas y requisitos de aptitudes de
un puesto y el perfil de la persona que se debe contratar.
Definiciones: Anlisis de puesto: Consiste en identificar las funciones, condiciones
de trabajo y responsabilidades que tendr a cargo el personal.
Alcance: Todo el personal
Revisin: Anualmente
Responsable: Jefe de Recursos Humanos.
Documentos: Manual de descripcin de puestos.
Poltica:
1. Cada puesto tendr sus respectivas funciones y actividades debidamente
identificadas.
2. El valor a remunerar para un puesto ser de acuerdo al nivel de responsabilidad
y habilidades requeridas para el desempeo.
1. Jefe de Recursos Humanos
1.1 Define funciones para cada puesto
1.2 Entrega el perfil de cada puesto a los jefes de departamento
2. Jefes de departamento
2.1 Supervisa el cumplimiento de cada perfil de sus subordinados.

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Induccin de personal


Cdigo: RH-005
Elaborado por: Jefe de Recursos Humanos
Aprobado por: Gerente General
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito:
Aplicar programa de induccin a todo de nuevo ingreso en Inverca, cambio en el
puesto de trabajo o traslado a otro departamento con el objetivo de que el empleado
se familiarice con la empresa departamento especfico y puesto de trabajo.
Definicin:
Induccin: Procedimiento mediante el cual el empleado es integrado en la cultura
laboral de la empresa y es informado de lo ms relevante de la empresa, rea y
puesto de trabajo, contribuyendo a su rpido proceso de adaptacin.
Alcance:
Empleados de nuevo ingreso a la empresa, empleados que estn en el proceso de un
cambio de puesto o traslado de departamento.
Responsable de la Revisin:
Jefe de Recursos Humanos.
Revisin:
Una vez al ao
Documentos aplicables.
Programa de Induccin
Documentos Aplicables:
Programa de Induccin.

Poltica
1. Inverca S. de R.L de C. V deber asegurar que todo el personal de nuevo
ingreso reciba una formal induccin a la compaa, el departamento y su
puesto de trabajo.
2. Los jefes de cada departamento y los empleados son responsables del
cumplimiento de esta poltica.
3. Si el empleado de nuevo ingreso reside fuera de la ciudad donde est
establecida la empresa o en otro pas, es obligacin de la empresa cubrir con
la gestin de gastos que incurran en el cumplimiento del programa de
induccin.

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Capacitacin al Personal


Cdigo: RH-006
Elaborado por: Jefe de Recursos Humanos
Aprobado por: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Establecer lineamientos para la administracin de la capacitacin en la
compaa para incrementar la competencia en nuestro personal.
Definicin:

Capacitacin:

Adiestramiento

transparencia

de

conocimientos

requeridos para la correcta realizacin de una labor determinada.


Alcance: A todo el personal de la compaa.
Responsable de la revisin: Jefe de Recursos Humanos
Revisin: Anualmente
Documentos Aplicables: Programa de Capacitacin.

Poltica:
1. Para comenzar el proceso de capacitacin, se deber identificar y presentar una
necesidad de aprendizaje de una herramienta en el puesto de trabajo.
2. Las capacitaciones deben ser diseadas con el objetivo de que el personal
aproveche las oportunidades de mejora en el desarrollo de las funciones del
puesto de trabajo.
3. Toda Capacitacin se programara en horarios normales de trabajo, en casos
excepcionales, la programacin de capacitacin en un da de descanso, feriado
o vacaciones ser nicamente autorizado por el jefe inmediato del empleado
que aplique a la capacitacin y con el consentimiento del empleado.
4. La empresa ser la responsable de todos los gastos incurridos en el proceso del
programa de capacitacin del personal.
5. Para aplicar a los programas internos y externos de capacitacin, el empleado
deber tener como mnimo un ao de laborar para la empresa.
6. Aquel empleado que aplique a una capacitacin fuera del pas, deber firmar un
contrato de compromiso con la empresa donde se estipule su permanencia en
la empresa por un ao a partir de la fecha del viaje. En caso de que el empleado
se retire de la empresa por decisin propia antes del vencimiento del contrato,
se deducir de sus prestaciones el 60% de los gastos incurridos en la
capacitacin que recibi fuera del pas.

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Manual de polticas de Inverca

Nombre: Poltica de cumplimiento de Reglamento Interno


Cdigo: RH-007
Elaboro: Jefe de Recursos Humanos
Aprob: Gerente Regional
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Establecer la obligacin a todo el personal de la empresa del fiel
cumplimiento de cada inciso estipulado en el reglamento interno.
Alcance: Todo el personal
Definicin: Reglamento Interno: Conjunto de reglas y normas establecidas por la
gerencia general asesorado por el departamento legal, las cuales regularan el
comportamiento y las obligaciones de todos los empleados deben cumplir mientras
estn en vigencia su contrato laboral con la empresa.
Responsable: Jefe Administrativo
Revisin: 1 ao
Documentos: Reglamento Interno

Poltica:
1. Todo el personal de la empresa tendr la obligacin de cumplir el reglamento
interno sin excepcin alguna.
2. La vigencia del reglamento interno ser definido, nicamente se actualizarn
cambios y modificaciones realizadas por la gerencia.
3. El jefe inmediato deber proceder con una accin disciplinaria si algn
empleado comete alguna falta al reglamento segn amerite.
4. El empleado deber presentar evidencia que lo respalda mximo 2 das
despus de la falta a su jefe inmediato de su justificacin.
5. El reglamento interno deber estar a la disposicin de cualquier empleado su
revisin en un sitio visible.
1. Jefe de RR HH
1.1 Definir reglamento interno
1.2 Publicar a todo el personal el reglamento interno
1.3 Aplica Sancin
2. Todo Personal
2.1 Recibe el reglamento
2.2 Acata el reglamento
2.3 Comete falta
2.3.1 Si comete Recibe sancin

Nombre de la poltica: Evaluacin de Desempeo


Cdigo: RH-008

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Manual de polticas de Inverca

Elaborado: Jefe de Recursos humanos


Aprobado: Gerente Regional de operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Examinar el desempeo laboral del personal de la empresa de acuerdo a
sus actividades diarias con el fin de descubrir en qu medida es productivo el
empleado y si podr mejorar su rendimiento futuro.
Alcance: Todo el personal de la empresa.
Definicin:

Evaluacin

del

Desempeo:

Es

un

procedimiento

estructural

sistemtico para medir, evaluar e influir sobre los atributos, comportamientos y


resultados relacionados con el trabajo.
Revisin: Anualmente
Responsable de la revisin: Jefe de Recursos Humanos
Documentos:
Formato de auto Evaluacin del empleado
Formato de Evaluacin del Jefe

Poltica:
1. El personal administrativo ser evaluado cada 6 meses por el jede inmediato de la
empresa evaluando el rendimiento de sus empleados para promover las mejoras de
su desempeo
2. El personal que obtenga najo rendimiento aplica a un programa de capacitacin.

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Poltica de acciones disciplinarias


Cdigo: RH-009
Elaboro: Jefe de recursos humanos
Aprob: Gerente Regional
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Establecer la forma de acciones disciplinarias que aplicaremos a los
empleados en caso de que se realicen actividades que vayan en contra del
reglamento de la empresa.
Definiciones: Acciones disciplinarias: es la implementacin de acciones correctivas a
fin de que el trabajador le sea notificada su falta laboral y modifique un
comportamiento desviado de las obligaciones que le impone su relacin laboral con la
empresa para la cual presta sus servicios.
Alcance: Todo el personal de la empresa
Revisin: anualmente
Responsable: Jefe de Recursos Humanos
Documentos aplicables: Documentos de accin correctiva

Poltica:
1. Se considera falta leve toda accin u omisin voluntaria, tanto dudosa como
culposa (Intencional o por negligencia) cometida por el trabajador que se
encuentra al servicio de la empresa.
Son faltas leves las siguientes:
a) Ingreso tardo injustificada al centro de trabajo
b) Utilizacin indebida o desautorizada de maquinarias, instrumentos y
materiales que la empresa hubiere confiado al trabajador para el
desempeo de sus labores.
c) Uso de palabras indecentes y groseras dentro de la empresa.
d) Ir de un departamento a otro con la intensin de interrumpir por sus
labores.

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Estructura organizacional


Cdigo: RH-010
Elaboro: Jefe de Recursos Humanos
Aprob: Gerente Regional de operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de
una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que alcancen las metas fijadas en
la planificacin.
Definicin: La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada
persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
Alcance: A cada uno de los departamentos que forman parte de la estructura
organizacional
Revisin: Jefe de recursos Humanos
Documentos: No aplica

Poltica:
2. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada
persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento
posible.
3. Para cada rea se asignara un jefe el cual dar reportes al gerente regional.

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Motivacin al personal


Cdigo: RH-011
Elaborado por: Jefe de Recursos Humanos.
Aprobado por: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Incentivar al empleado con actividades que ayuden a mejorar el ambiente
laboral de la empresa.
Definicin: Motivacin son las facultades que dirigen el comportamiento de una
persona hacia el trabajo y lo apartan de la recreacin.
Alcance: Todo el personal de la empresa
Responsable de la revisin: Jefe de recursos humanos.
Revisin: Anualmente
Documentos aplicables: No aplica

Poltica:
1. La empresa realizara una evaluacin de acuerdo al desempeo de todos los
empleados para seleccionar al empleado del ao quien los merezca se le
otorgara un reconocimiento.
2. La empresa realizara la sig.: actividades con el objetivo de incentivar, motivar y
fomentar el compaerismo entre los empleados.
1. Actividad para el 1 de mayo
2. Cena navidea
3. Certificados de compra
4. Celebracin del cumpleaos del mes

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Vacaciones del personal.


Cdigo: RH-012
Elaborado por: Jefe de Recursos Humanos.
Aprobado por: Gerente Regional de Operaciones.
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Hacer cumplir los derechos del empleado respecto a sus vacaciones
segn lo establecido en el cdigo del trabajo.
Alcance: Todo el personal de la empresa.
Definicin: Vacaciones: Los das dentro del ao en que personas que trabajan toman
un descanso total o el receso de su actividad en un periodo determinado.
Revisin: Anualmente.
Responsable de Revisin: Jefe de Recursos Humanos.
Documentos: Formato de solicitud de vacaciones.

Poltica:
1. Toda vacacin ser aplicada de acuerdo a las leyes de Honduras, se establece

en el cdigo del trabajador en el artculo 346 lo siguiente:


2. El periodo de vacaciones remuneradas, a que tiene derecho todo trabajador,
despus de cada ao de trabajo continuo al servicio del mismo patrono tendr
como duracin segn lo establecido en las leyes laborales del pas.
3. La

empresa

da

la

oportunidad

al

empleado

de

tomar

vacaciones

correspondientes segn l lo estime conveniente.


4. Todo empleado que solicite sus vacaciones correspondientes tendr la
obligacin de llenar el formato de solicitud de vacaciones con 5 das de
anticipacin.

Nombre de la poltica: Despido de Personal

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Manual de polticas de Inverca

Cdigo: RH-013
Elaboro: Jefe de Recursos Humanos
Aprob: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Establecer las causas por las cuales un empleado puede ser despedido de
la empresa.
Definiciones: Despedido: Terminacin de una relacin laborar unilateralmente por
parte de la empresa o patrn.
Alcance: todo el personal
Revisin: 1 ao
Responsable: Jefe de Recursos Humanos
Documentos Aplicables: Carta de Despido
Poltica:
1. Son causas de suspensin de los contratos de trabajo sin responsabilidad para

las partes, las enumeradas en el artculo 100 del cdigo de trabajo vigente.
Las causas nos regiremos de acuerdo al cdigo del trabajo.

Nombre de la poltica: Horarios de Entrada y salida


Cdigo: RH-014

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Manual de polticas de Inverca

Elaboro: Jefe de Recursos Humanos


Aprobado: Gerente Regional de operaciones.
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Establecer claramente el horario oficial de entrada y salida del personal
de la empresa
Alcance: Todo el personal de la empresa.
Definicin: Horario: cuadro indicador de las horas en que deben ejecutarse
determinadas de trabajo.
Revisin: Cada ao
Responsable de la revisin: Jefe de Recursos Humanos.
Documentos: No aplican.

Poltica:

1. Todo el personal tiene la obligacin de respetar el horario establecido por la


empresa detallado a continuacin.
2. Todo el personal tiene la obligacin de respetar el horario establecido por la
empresa detallado a continuacin.
De lunes a viernes de 8:00 A.M. a 5:00 P.M Sbados de 8:30 a 12:00 MM

Nombre de la poltica: Asistencia del Personal


Cdigo: RH-015
Elaborado por: Jefe de Recursos Humanos
Aprobado por: Gerente Regional de operaciones.
Fecha de aprobacin: 3 de Julio del 2015
Propsito: Control de las asistencias y ausencias de todo el personal de la empresa
Definicin: Asistencia: concurrencia de un lugar o permanencia en el.
Alcance: Todo el personal de la empresa.
Responsable de la revisin: Jefe de Recursos Humanos
Revisin: Anualmente.
Documentos Aplicables: formato de permiso de ausencia.

Poltica:

19

Manual de polticas de Inverca

1. Se autoriza al personal permiso de ausencia a su trabajo cuando se presente


constancia de enfermedad o muerte de un familiar.
2. El empleado no asiste a laborar sin ningn excuso o permiso autorizado. La empresa
proceder deducir de planilla el pago correspondiente a los das de ausencia del
empleado.

Nombre: Poltica de Receso Laboral


Cdigo: RH-016
Elaboro: Gerente Regional de Operaciones.
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Definir a todo el personal los periodos de tiempo permitidos dentro del
horario de trabajo en donde tendrn derecho de tomarse un receso de sus labores.
Alcance: Todo el personal
Definicin; Receso laboral: periodo de tiempo otorgado por la empresa en donde el
empleado podr tomar un descanso de sus actividades normales de trabajo de
trabajo dentro del horario que la empresa estipule.
Responsable de la Revisin: Jefe Administrativo.
Revisin: Anualmente
Documentos: No hay Documentos.

Poltica:

20

Manual de polticas de Inverca

Todo el personal tendr derecho de gozar los recesos laborales autorizados por la
empresa.
Se autoriza a los empleados tomarse 60 minutos para tomar el almuerzo sea dentro o
fuera de la empresa
Los horarios sern de 12:00m a 1:00 Pm y de 1:00 a 2:00 pm
Sera obligatorio que exista una programacin entre los miembros de cada
departamento para planificar que hora de almuerzo se tomara para que pueda
atender al cliente.
Los espacios de receso en la maana y en la tarde sern de 15 minutos de acuerdo a
las necesidades del empleado siempre y cuando sean dentro de las instalaciones de
la empresa.
Todo el personal
Definir por departamento los recesos laborales

Nombre de la poltica: Uso del uniforme


Cdigo: RH-017
Elaborado: Jefe de Recursos Humanos.
Aprobado: Gerente Regional de operaciones
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015
Propsito: Implementar el uso correcto del uniforme dentro de la empresa.
Alcance: Todo el personal de la empresa.
Definicin: Uniforme de trabajo: Vestimenta de uso diario con la que el empleado
presentarse a laborar a las instalaciones.
Revisin: Anualmente
Responsable de la revisin: Jefe de Recursos Humanos
Documentos: No aplican

21

Manual de polticas de Inverca

Poltica:
1. Todo el personal tiene por obligacin presentarse a trabajar con el uniforme
establecido por la empresa que es:
2. Los tipos de uniforme sern de acuerdo al tipo de trabajo que desempee
3. Los sbados podrn hacer uso de ropa casual.

DEPARTAMENT
O
22

Manual de polticas de Inverca

ADMINISTRATI
VO

Nombre de la poltica: Pagos a Proveedores


Cdigo: ADM-001
Elaborado: Jefe Administrativo
Aprobado: Gerente Regional de Operaciones.
Fecha de aprobacin: 3 de Julio 2015

23

Manual de polticas de Inverca

Propsito: Definir la forma en que se realizara la cancelacin de las obligaciones


contradas por la empresa mediante transacciones con proveedores de bienes o
servicios nacionales e internacionales.
Alcance: Proveedores nacionales e internacionales con los que la empresa mantiene
relaciones de compra/venta de productos.
Definicin: Proveedor Nacional: Persona natural y jurdica cuyas transacciones de
ventas y cobros las realiza en territorio nacional.
Proveedor internacional: Persona natural o jurdica cuyas transacciones de ventas y
cobros las realiza fuera del territorio nacional.
Revisin: Una vez al ao
Responsable de la Revisin: Jefe Administrativo.
Documentos aplicables:
Factura por productos o servicios adquiridos al crdito o contado por la empresa
Letras de cambio firmadas por el representante legal de la empresa.
Pagares firmadas por el representante legal de la empresa.

Poltica:
Las cancelaciones o pagos de obligaciones contradas con proveedores estarn
sujetas a las polticas de pagos a cuentas de la empresa y sus convenios acordados
previos a la transaccin realizada.
Ningn proveedor podr reclamar pago de facturas que no hayan sido elaboradas por
la empresa y cuyo embarque no haya sido confirmado a satisfaccin por el jefe de
almacn y aprobado por el gerente Regional de Operaciones.
Los pagos a proveedores se harn estrictamente de contado mediante emisin de
transferencias Bancarias.

Nombre de la Poltica: Compra de Mercadera


Cdigo: ADM-002
Elaboro: Jefe de Import/Export
Aprob: Gerente Regional
Fecha de aprobacin: 7 de Julio 2015
Propsito: Compra de producto segn pedidos de clientes y para inventario

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Manual de polticas de Inverca

Definicin: Compra de Mercadera: Abastecer de mercadera la bodega


Alcance: Personal de Venta, bodega y Import/Export
Responsable de la Reunin: Jefe de Import/Export
Revisin de la Poltica: Una vez al ao
Documentos aplicables: Requisicin

Polticas:
1. El departamento de almacn tiene la obligacin de revisar el inventario y reportar
los materiales que estn bajos de existencia.
2. Jefe de import/export es la nica persona encargada de elaborar los pedidos de
material
3.

Gerente Regional es el nico en autorizar los pedidos de los materiales.

4. Todos los pedidos son canalizados a travs de casa matriz (Guatemala)


Lista de Distribucin: Import/Export, Almacn y Gerente Regional

Nombre de la poltica: Reembolso de Gastos a Empleados


Cdigo: ADM-003
Elaborado: Jefe de Administracin
Aprobado: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio 2015
Propsito: Reintegrar el efectivo a los empleados que han hecho derogaciones para
la empresa.
Alcance: Personal de Ventas, departamento tcnico y de distribucin.

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Manual de polticas de Inverca

Definicin:

Reembolsar:

Volver

una

cantidad

poder

de

quien

la

haba

desembolsado por razones de la empresa.


Revisin: Cada ao
Responsable de Revisin: Jefe de Administracin
Documentos: Facturas correspondientes a los gastos.
Poltica:
1. Se necesitan demostrar facturas detalladas de los gastos inquiridos por el
empleado, con el nombre de la empresa y

selladas por el lugar donde se hizo el

gasto y la fecha de tal.


2. Todo gasto hecho por el empleado con fines laborales ser reembolsado

en su

totalidad al empleado siempre y cuando sea demostrado con su debido documento.


3. Solo los departamentos de ventas, tcnico,

de distribucin y gerencia estn

autorizados a presentar gastos para su reembolso.

Nombre de la poltica: Poltica Caja chica


Cdigo: ADM-004
Elaboro: Jefe administrativo
Aprob: Gerente regional
Fecha de aprobacin: 7 de Julio 2015
Propsito: evaluar la manera y condiciones en que se manejara la caja chica de la
empresa.

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Manual de polticas de Inverca

Definicin: Caja chica: Cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se


asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible para desembolsos menores,
que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que
se realizan con este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos con
cheques
Alcance: al dinero manejado en caja chica
Revisin: 1 ao
Documentos: no aplica
Poltica:
La caja chica ser manejada nica y exclusivamente por el jefe administrativo
Se manejara un monto mximo de L.2, 000.00
Se harn pagos mximos de L. 700.00
La persona que maneje la caja chica deber hacer un reporte al final del da con los
gastos incurridos. Y solicitar su reembolso.
Procedimiento:
1. Jefe administrativo
1.1 Realiza los pagos que sean necesarios
1.2 Elabora un reporte con los gastos del da
1.3 Solicita reembolso
Lista de distribucin:
El departamentos de contabilidad
El departamentos de caja
El departamentos de ventas
El departamentos de tcnico
El departamentos de distribucin.

Nombre de la poltica: viticos de empleados


Cdigo: ADM-005
Elaboro: jefe de recursos humanos
Aprob: gerente regional
Fecha de aprobacin: 07 de Julio del 2015

Propsito: Establecer la manera en que manejaremos los viajes de nuestros


empleados.

27

Manual de polticas de Inverca

Definicin: Viticos: Dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en
los que incurre por desplazamientos realizados en la consecucin de su tarea
Alcance: a todo el personal que realice viajes
Revisin: 1 ao
Responsable: jefe de recursos humanos
Documentos: facturas en los gastos que se incurri
Poltica:
Cuando la empresa programe un viaje para los empleados deber extender un
cheque con un monto estimado de los gastos que el incurrir.
Los vendedores podrn programar viajes pero debern notificar 1 semana antes para
la aprobacin y desembolso del dinero que necesitaran.
Luego de realizado el viaje tendr 3 das hbiles para entregar todas las facturas y
diferencia de dinero (en caso que haya) a la jefe administrativa.

Nombre de la Poltica: Acceso a Informacin de la Empresa


Cdigo: ADM-006
Elaborado: Jefe de Administracin
Aprobado: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de Aprobacin: 7 de Julio del 2015
____________________________________________________________________________________
Propsito: Establecer los lmites

de acceso a la informacin confidencial de la

empresa.
Alcance: Todo el personal de la empresa.

28

Manual de polticas de Inverca

Definicin: Informacin: Son todos aquellos datos que hacen referencia ya sea en
medio electrnico e impresos.
Revisin: Cada ao
Responsable de Revisin: Jefe de Administracin
Documentos: Compromiso de acceso de informacin confidencial.
Poltica:
1. Solo el personal de administracin tiene completo acceso a la informacin de la
empresa.
2. Solo el

personal de ventas puede adquirir informacin de datos de facturas y

recibos hechos en el da sin la comisin del vendedor.


3. Se considera informacin confidencial:
a) Sueldos y salarios
b) Comisiones
c) Movimientos bancarios
d) Informacin financiera
e) Y todos aquellos datos adquisicin de mercadera

Nombre de la Poltica: Mantenimiento de Equipo de Oficina


Cdigo: ADM-007
Elaborado: Jefe de Administracin
Aprobado: Gerente regional de Operaciones
Fecha de Aprobacin: 7 de Julio del 2015
____________________________________________________________________________________
Propsito: Asegurar el uso correcto de mobiliario y equipo de ofician asignado por la
empresa a cada empleado.
Alcance: Todo el Personal

29

Manual de polticas de Inverca

Definicin: Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que


equipo, maquinaria y edificios puedan seguir funcionando adecuadamente.
Revisin: Cada ao
Responsable de Revisin: Jefe de Administracin
Documento: Formato de mantenimiento de equipo de oficina.

Poltica:
1. El personal de manteniendo debern revisar todo el equipo de computacin de la
empresa cada 6 meses para verificar y corregir cualquier problema tcnico que se
encuentre en el equipo diario de oficina.
2. El personal ser responsable del uso correcto del mobiliario que se le asigne.

Nombre de la Poltica: Administracin de Papelera y tiles de Oficina


Cdigo: ADM-008
Elaborado por: Jefe Administrativo
Aprobado por: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de Aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_Propsito: Lograr la administracin eficiente de papelera y tiles de oficina con el
objetivo de minimizar los costos en desperdicios y compra excesiva de materiales.
Definicin: Papelera y tiles de oficina: materiales que se utilizan en la oficina para
facilitar las actividades administrativas diarias de los empleados en una empresa.

30

Manual de polticas de Inverca

Alcance: A todo el personal de INVERCA S.DE R.L DE C.V


Responsable de la revisin: Jefe Administrativo.
Revisin: Una vez al ao
Documentos aplicables: Requisicin de material.
Poltica:
1. La asistente Administrativa ser la persona responsable de administrar la
papelera y tiles de oficina, as como solicitar el material y entregar el mismo a
las reas solicitantes.
2. La papelera y tiles de oficina deber ser solicitada bajo su respectiva
requisicin de material firmada por el jefe de cada departamento.
3. Se deber solicitar papelera y tiles de oficina cada dos meses, los das lunes
de cada semana.
4. La Papelera y tiles de oficina deber de ser utilizada exclusivamente para
fines de la empresa.

Nombre de la poltica: Seguridad Industrial


Cdigo: ADM-009
Elaborado: Jefe Administrativo
Aprobado: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_
Propsito: Evitar cualquier tipo de accidentes que ponga en peligro la salud e
integridad fsica del personal de la empresa.

31

Manual de polticas de Inverca

Alcance: Todo el personal que forma parte del equipo de trabajo de INVERCA
Definicin:

Seguridad

Industrial:

Mecanismos,

normas

procedimientos

implementados para prevenir accidentes, fallas o condiciones inseguras dentro de la


empresa.
Condicin Insegura: Toda aquella situacin que pone en riesgo la integridad fsica de
las personas, o que representa un peligro a la salud o es propensa a provocar un
accidente.
Hojas MSDS: (Material Security Data Sheet), hojas de datos de seguridad de
materiales, es una hoja que contiene los datos de un material referente a:
Almacenaje, Transporte, Control de Derrames, Composicin, Primeros Auxilios y
Control de su Desecho.
Revisin: Una vez al ao
Responsable de revisin: Jefe Administrativo.
Documentos aplicables:
Hojas MSDS
Manual de operaciones de maquinaria
Manual 5s.
Poltica:
1. Es obligacin de todo el personal de la empresa, seguir todas las normas, polticas
y procedimientos de seguridad que rigen INVERCA.
2. Ninguna persona que no tenga la autorizacin o los conocimientos de operacin de
los activos de la empresa, podr hacer uso de ellos.
3. Bajo ninguna circunstancia se harn pruebas con una mquina que no est
debidamente instalada en un lugar seguro.
4. Solamente el personal tcnico, con los conocimientos adecuados sobre sus usos y
operaciones, har las demostraciones de funcionamiento de las maquinas a los
clientes que lo requieran.
5. La instalacin, ajustes o reparaciones a maquinarias, debe realizarse por personal
con los conocimientos requeridos, haciendo uso correcto de las herramientas y
utilizando las partes y accesorios que el manual del proveedor seala.

Nombre de la poltica: Seguridad Industrial


Cdigo: ADM-009
Elaborado: Jefe Administrativo
Aprobado: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015

32

Manual de polticas de Inverca

______________________________________________________________________________________
_
6. El acceso al almacn est restringido nicamente al personal autorizado, ninguna
persona podr acceder a las instalaciones del almacn sin el consentimiento del Jefe
de almacn y bajo su supervisin.
7. Es responsabilidad del Jefe de almacn, el correcto almacenamiento de los artculos
que forman parte del inventario para la venta de la empresa.
8. Se debe mantener en un sitio visible y de fcil accesibilidad, las hojas MSDS de los
productos que puedan representar una amenaza a la salud de las personas.
9. El manejo de productos que puedan representar amenaza a la salud o integridad
fsica de las personas, debe almacenarse en un lugar seguro, y deber ser
manipulado por personal autorizado con los implementos de seguridad requeridos en
su hoja MSDS.
10. Cuando se requiera el uso de montacargas dentro de las instalaciones, este
deber ser operado nicamente por una persona certificada para tal fin, y deber
tener claro cul es el rea especfica a la que mover la carga antes de comenzar a
hacer los traslados de los bienes.
11. Es obligacin de los empleados que manipulen productos en almacn u operen
maquinaria dentro de la empresa, asegurarse de hacerlo de la manera correcta,
utilizar las herramientas de forma correcta y hacer uso de los implementos de
seguridad requeridos.
12. Cualquier condicin en las instalaciones fsicas de la empresa, que represente o
pueda representar en un futuro un peligro, debe ser reportada inmediatamente a
Gerencia Regional de Operaciones, quien de inmediato inspeccionara y tomara las
medidas necesarias para corregir y eliminar dicha situacin. Durante el transcurso de
su saneamiento, se debe aislar la zona para evitar el acceso de personas poniendo en
riesgo su integridad fsica.
13. Es responsabilidad de la empresa, hacer conciencia a los empleados que LA
SEGURIDAD SIEMPRE ES PRIMERO.

2.5 Realiza satisfactoriamente las pruebas.


Lista de distribucin:
Todas las reas de la empresa.

33

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Seguridad Interna


Cdigo: ADM-010
Elaborado: Jefe Administrativo
Aprobado: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_Propsito: Asegurar a los empleados y personas que visitan la empresa, el
resguardo de su seguridad e integridad fsica.
Alcance: Todo el personal que labora para la empresa y personas que visitan las
instalaciones de la empresa.
Definicin: seguridad: Ciertos mecanismos que previenen algn riesgo o aseguran el
buen funcionamiento de una cosa precaviendo que falle.
Revisin: Una vez al ao
Responsable de revisin: Jefe Administrativo.
Documentos aplicables: Libro de control de visitas
Poltica:
1. Toda persona que ingrese a las instalaciones de INVERCA, est obligada a seguir las
normas y polticas de seguridad que rigen la misma.
2. Es terminantemente prohibido el ingreso a las instalaciones con armas de fuego,
arma blanca o cualquier otro tipo de instrumento que pueda causar dao fsico a otra
persona.
3. La persona que porte cualquier tipo de arma, deber entregarla en su ingreso a las
instalaciones al guardia de seguridad, quien llevara un control para tal efecto.
4. Toda persona que visite nuestras instalaciones y que no sea empleado, deber
anotarse en el Libro de Control de Visitas que se llevara para tal fin, en el que se
detallaran el nombre completo, fecha de la visita, hora de ingreso y hora de salida de
nuestras instalaciones.
5. Es obligatorio para el personal que forma parte del equipo de trabajo de INVERCA,
portar su carn que lo acredita como tal.

Lista de distribucin:

34

Manual de polticas de Inverca

Todas las reas de la empresa.


Nombre de la Poltica: Mantenimiento de Vehculo
Cdigo: ADM-011
Elaboro: Jefe Administrativo
Aprob: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
____________________________________________________________________________________
Propsito: Mantener vehculos en buenas condiciones
Definicin: Mantenimiento: Vehculos en excelentes condiciones
Alcance: Todo vehculo de la compaa
Responsable de la Reunin: Jefe administrativo
Revisin de la Poltica
Una vez al ao
Documentos aplicables:
Historial de mantenimiento
Polticas:
1. El usuario deber de realizar mantenimiento del vehculo con la previa
autorizacin del jefe de almacn.
2. En caso de falla mecnica de un vehculo, el usuario es responsable

de su

traslado y seguridad, debiendo informar a la brevedad posible a la compaa


3.

Realizar mantenimiento preventivo de los vehculos de forma mensual.

Lista de Distribucin
Jefe de Almacn, departamento Tcnico y administrativo

Nombre de la Poltica: Uso de Papel Membretado


Cdigo: ADM -012
Elaborado por: Jefe Administrativo
Aprobado por: Gerente Regional de Operaciones

35

Manual de polticas de Inverca

Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015


______________________________________________________________________________________
_
Propsito: Asegurar el uso correcto del papel membretado de la empresa.
Definicin: Papel Membretado: Hoja de papel con logo e informacin de la empresa.
Alcance: Departamento de Ventas y Gerencia.
Responsable de la revisin: Jefe Administrativo
Revisin: Una vez al ao
Documentos aplicables: No aplica.
Poltica:
1. El papel membretado deber ser utilizado nicamente por el Departamento
de Ventas y la Gerencia Regional de Operaciones de INVERCA.
2. El papel membretado se utilizar para la impresin de los siguientes
documentos:
-

Factura Proforma

Cotizaciones

Constancias de trabajo al personal

Boletines informativos para el personal

Envi de correspondencia por parte de la Gerencia Regional.

Nombre de la poltica: Polticas de llamadas telefnicas


Cdigo: ADM-013
Elaboro: jefe administrativo
Aprob: gerente regional

36

Manual de polticas de Inverca

Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015


______________________________________________________________________________________
_
Propsito: Definir la manera en que se manejara las llamadas telefnicas de los
telfonos fijos de la compaa.
Definiciones: llamadas
Alcance: todo el personal de la empresa
Revisin: 1 ao
Responsable: jefe administrativo
Documentos aplicables: No aplica
Polticas:

Todo el personal tendr acceso a llamadas a telfonos fijos


Solamente el rea de ventas y administracin tendr salida a telfonos

celulares y llamadas internacionales.


La persona que necesite una llamada a la cual en su departamento est
restringida, tendr que solicitarla al rea de ventas.

Nombre de la Poltica: Uso de Internet


Cdigo: ADM-0 14
Elaboro: Jefe Administrativo
Aprob: Gerente Regional Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015

37

Manual de polticas de Inverca

____________________________________________________________________________________
Propsito: El uso adecuado del internet
Definicin: Internet: Acceso a Pginas internet
Alcance: Todo Personal
Responsable de la Reunin: Jefe administrativo
Revisin de la Poltica: Una vez al ao
Documentos aplicables: N/A
Polticas:
1. Se prohbe el uso de internet para fines no laborales.
2. Solo personal de ventas tendr accesos a navegar en internet con el objetivo
de investigar informacin relacionada con su labor de ventas.
3. Cualquier uso adicional al internet deber de ser autorizado por jefe
administrativo.
Lista de Distribucin
Todo personal de la compaa

Nombre de la Poltica: Reuniones Internas


Cdigo: ADM -015
Elaborado por: Jefe Administrativo
Aprobado por: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_

38

Manual de polticas de Inverca

Propsito: Proporcionar a los empleados informacin actualizada de la empresa.


Definicin: No aplica
Alcance: Personal convocado a reuniones internas.
Responsable de la revisin: Jefe Administrativo
Revisin: Una vez al ao
Documentos aplicables: No aplica.
Poltica:
1. Las reuniones internas se realizarn semanalmente los das lunes a las 8:00
a.m. durarn una hora como mximo.
2. En las convocatorias se especificar el personal necesario segn los temas
de las diferentes reas administrativas a tratar durante la reunin.
3. Las convocatorias a las reuniones internas ser comunicadas nicamente va
correo electrnico por el Jefe Administrativo y es responsabilidad del
personal asistir de manera puntual.

Nombre de la Poltica: Beneficio de Celular para Empleados


Cdigo: ADM -016
Elaborado por: Jefe Administrativo
Aprobado por: Gerente Regional de Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015

39

Manual de polticas de Inverca

______________________________________________________________________________________
_Propsito: Proporcionar herramienta de trabajo que facilite la comunicacin entre
empleados y nuestros clientes.
Definicin: No aplica
Alcance: Personal al que se le ha asignado un telfono celular.
Responsable de la revisin: Jefe Administrativo
Revisin: Una vez al ao
Documentos aplicables: No aplica.
Poltica:
1. Se le asignar nicamente telfonos celulares al personal de Ventas,
Departamento Tcnico y Departamento Administrativo.
2. El monto mximo de consumo que la empresa reconocer es de $25.00 al mes,
el exceso de consumo de esta cantidad se deducir del sueldo del empleado.
3. Ser responsabilidad del empleado el uso correcto y mantener en buen estado
el telfono celular.

40

Manual de polticas de Inverca

DEPARTAMEN
TO
DE VENTAS

41

Manual de polticas de Inverca

Nombre: Poltica De Descuento Sobre Ventas


Cdigo: Dv-001
Elaboro: Jefe De Ventas
Aprob: Gerente Regional Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
____________________________________________________________________________________
Propsito: definir al personal de ventas las circunstancias y escenarios autorizados
para poder otorgar a los clientes descuentos especiales sobre venta con el fin de
generar un mayor volumen y un compromiso al cliente con la empresa.
Alcance: producto aplicable para descuento
Definicin: descuento sobre venta: porcentaje que se deduce al valor del producto
que funciona como un incentivo al cliente.
Responsable: jefe de ventas
Revisin: 1 ao
Documentos: no hay documentos
Poltica:
1. Los descuentos especiales sern

negociado por el departamento de ventas

bajo una negociacin autorizada por su jefe inmediato.


2. El monto mnimo de compra para poder otorgar un descuento a un cliente ser
de lps.60, 000.00 en adelante.
3. Los porcentajes autorizados que se podrn dar como descuento oscilaran entre
5 % al 10%.
4. No se otorgaran descuentos a clientes en la misma factura en donde

se le

otorgue una regala por compra.


5. No se otorgaran descuento a clientes que tengan menos de 2 meses de relacin
comercial con la empresa.
1. Personal de ventas
1.1 Solicita descuento segn negociacin
1.2 Elabora documento de solicitud
1-3 Realiza venta con descuento
2. Jefe de ventas
2.1 Recibe propuesta de descuento
2.2 Verificacin de factibilidad
2.3 Aprueba descuento?
2.3.1 Enva documento a gerencia
2.3.2 Enva a revisin la solicitud
3. Gerente operaciones
3.1 Autoriza descuento
3.2 Enva autorizacin a ventas

42

Manual de polticas de Inverca

Nombre: Poltica de Entrega de Muestreos y Regalas


Cdigo: DV-002
Elaboro: Jefe de Ventas
Aprob: Gerente Regional Operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
____________________________________________________________________________________
Propsito: Establecer con claridad y precisin los motivos vlidos y bajo la debida
autorizacin

de cuando se deber proceder a entregar muestreos y regalas de

producto a clientes existentes y a clientes potenciales que tengan relacin directa de


la empresa.
Alcance: Producto destinado a muestreos y regalas.
Definicin:
Muestreos: producto de muestra que se entrega a los clientes de la empresa por
medio

del

departamento

de

ventas

que

sirve

para

poder

especificar

las

caractersticas fsicas del producto y sus principales atributos.


Regalas: producto que es obsequiado al cliente por una venta sustancial negociado
por el departamento de ventas o por la gerencia.
Responsable: Jefe de Ventas
Revisin: Un ao
Documentos: Nota de entrega firmada por el cliente
Poltica:
1. Solo el personal de ventas tendr la potestad de generar muestreos y regalas
bajo la autorizacin de su jefe inmediato; de no estar presente el jefe
inmediato, tendr la autorizacin el jefe administrativo para liberar una regala.
2. Se podr dar muestras de productos a los clientes que bajo el criterio del
personal de ventas sean potenciales a comprar nuestros producto ye incentivar
l compra.
3. Se podr dar regalas de productos a los clientes que cumplan con la
negociacin propuesta por el personal de ventas en donde se pueda evidenciar
una compra incremental a lo normal que el cliente realiza.
4. Toda entrega de muestreo y regala deber tener como respaldo una nota de
entrega con copia al cliente y firmada por l.
1. Personal de ventas
1.1 Solicita regala para cliente
1.1 Elabora documento
2. Jefe de ventas
2.1 Revisa justificaciones del documento
2.2 Autoriza regala?
2.3 Denegada solicitud
3. Jefe de almacn

43

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Pago de comisin a vendedores


Cdigo: DV-03
Elaboro: jefe de ventas
Aprob: Gerente regional de operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_
Propsito: definir a todo el personal de ventas de bajo qu criterios se pagaran las
comisiones por ventas, cules sern el porcentaje autorizado en los productos
especficos y en qu fecha se har efectivo el pago.
Alcance: todo el personal de ventas.
Definicin: comisiones de ventas: porcentaje de las ventas efectivas autorizado por
la casa matriz se le otorgara al personal de ventas como remuneracin de la labor
ejercida por ellos bajo las condiciones autorizadas.
Responsable: jefe de ventas
Revisin: un ao
Documentacin: facturas de venta
Poltica:
1. Todo empleado del departamento de venta tendr derecho a un sueldo base
negociada al momento de contratacin y adicional a eso al porcentaje de comisiones
que se especifica de acuerdo a la divisin de productos que a continuacin se
detallan:
a) en materiales y suministros se pagara el 3% de comisin sobre venta.
B) en mquinas se pagara el 5% de comisiones sobre ventas
2. las comisiones sern otorgadas al personal de ventas de las facturas de contado y
de la liquidacin de facturas de crdito.
3. el pago de comisiones sern efectivas a los seis das de cada mes.
4. los pagos de comisiones sern validadas por el jefe de ventas los pagos de
comisiones sern validadas por el jefe de ventas.
1. El jefe administrativo
a) Extraer la informacin de ventas del sistema
b) Elabora reporte de comisiones por vendedor
c) Entrega reporte a gerencia
d) Elabora cheque a vendedor
2. Gerente de operaciones
a) recibe reporte consolidado de comisiones
b) revisin de reporte consolidado
C) autoriza pago?
d) si autoriza enva solicitud a jefe administrativo para generar pago
e) si no se autoriza se envi a la correccin.
3. Personal de ventas
a) recibe cheque de comisiones
b) firma recibo de pago

44

Manual de polticas de Inverca

Nombr de la poltica: Devolucin de producto


Cdigo: DV-004
Elabora: jefe de ventas
Aprob: Gerente regional de operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: manejo adecuado de producto devuelto.
Definicin: devolucin de producto reingreso de bienes al almacn por insatisfaccin
del cliente por el mismo.
Alcance: todo producto devuelto por el cliente.
Responsable de revisin: jefe de ventas
Revisin de poltica
Revisin de documento: factura
Polticas:
1. El cliente debe informar al servicio al cliente cualquier inconformidad con el
producto con un tiempo mximo de 5 das hbiles despus de entregar.
2. Si se devuelve un producto se realizara un anlisis:
a) Si se trata de material para impresin la empresa realizara pruebas para verificar
las condiciones del material en caso de que se con pruebe la falla se proceder al
cambio respectivo del material de vuelto por el cliente y en caso contrario no se
realizara la devolucin.
3. Personal que entrega el producto deber de decidir al cliente que revise su
producto al momento de recibirlo.

45

Manual de polticas de Inverca

DEPARTAMENTO
DE CREDITOS

Nombre de la Poltica: Evaluacin de clientes de crdito


Cdigo: CRE-001
Elabora: jefe de crditos
Aprob: Gerente regional operaciones

46

Manual de polticas de Inverca

Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015


______________________________________________________________________________________
_
Propsito: establecer y evaluar el historial crediticio de cada cliente con condiciones
de crdito el cual nos permitir definir en qu categora se encuentra.
Alcance: clientes con condicin de crdito.
Definicin: historial de crdito: informacin estadstica del manejo de crdito de
cada cliente lo cual definir la categora crediticia del mismo generando con esto los
beneficios o las restricciones que tendrn en un determinado tiempo.
Responsable: jefe de crditos
Revisin: un ao
Documentos: hoja de evaluacin de crditos.
Polticas.
1. No se permitirn que un cliente goce del beneficio del crdito si no completa los
documentos correspondientes.
2. Se har revisin de documentos cada 6 meses para la verificacin selectiva de
los datos actualizados.
3. Existirn cuatro categora crediticia para los clientes de crdito que se
describen a continuacin:
a) Categora a sern clientes con categora a todos los aquellos que nunca
hayan cado en morosidad con sus cuentas de crditos con la empresa.
b) Categora b sern clientes con categora b todos los aquellos cuando
hayan cado en morosidad e rango del uno 1 al15 das despus de la fecha
de pago mxima estipulado por la empresa.
c) Categora c sern clientes con categora c todas aquellos que hayan
cado en morosidad en el rango de 16 a 30 das o hayan cado en morosidad
ms de tres veces en el rango de 1 a 15v das

Nombre de la Poltica: Aprobacin de ventas al crdito


Cdigo: CRE-002
Elabora: jefe de ventas
Aprob: Gerente regional operaciones
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________

47

Manual de polticas de Inverca

Propsito: facilitar crdito a los clientes de la empresa, con el objetivo de apoyar las
ventas de productos y garantizar una correcta administracin en la cartera de
cuentas por cobrar.
Alcance: transacciones de ventas al crdito.
Definicin: ventas al crdito: transaccin mediante la cual la empresa hace entrega
de un bien o servicio a una persona natural o jurdica bajo el compromiso de hacer
efectivo su pago en una posterior estipulada.
Responsable de revisin: jefe de ventas.
Revisin: una vez al ao
Documentos aplicables: documentos de certificacin del cliente historial del crdito
del cliente.
Polticas.
1. Para que una venta al crdito a un cliente sea autorizada este debe estar
debidamente evaluado e identificado (ver polticas de ventas al crdito).
2. La aprobacin del monto de un crdito estar sujeta al perfil crediticio del cliente y
a su comportamiento de pagos.
3. No se aprobara crditos a clientes que en su historial cuentes con demandas
legales por parte de la empresa.
4. El gerente regional de operaciones es el responsable de la autorizacin de los
montos de crditos a los que un cliente puede aplicar.
5. Todo cliente debe ventas al crdito, debe tener asignado su respectivo lmite de
crdito.
6. El personal de ventas justificara ante el gerente regional de operaciones aquellos
montos de ventas que se excedan del lmite de crditos de un cliente, luego de esta
discusin se aprobara o denegara el crdito.

48

Manual de polticas de Inverca

DEPARTAMENTO
DE
ALMACENAMIENTO

Nombre de la poltica: Manejo de almacn


Cdigo: DAL-002
Elabora: jefe de almacn

49

Manual de polticas de Inverca

Aprob: Gerente regional operaciones


Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
Propsito: la formacin adecuada de organizar el almacenaje de productos.
Alcance: rea fsica de alcance y su personal.
Definicin: almacenaje: efectividades en caminadas a salvaguardar los inventarios
de mercadera de la empresa.
Responsable de revisin: jefe de almacn.
Revisin: una vez al ao
Documentos aplicables: requisiciones de materiales facturas, DUAS y hacking lista.
Hojas MSDS
Polticas.
1. El correcto y seguro almacenaje de mercadera es responsabilidad del jefe de
almacn, bajo su perdicin del gerente regional de operaciones.
2. Ningn tipo de mercadera, entrara o saldr del almacn sin conocimiento del jefe
de almacn y sin la documentacin autorizada requerida.
3. Es terminantemente prohibido el acceso al almacn a personas no autorizadas, en
horarios fuera de jornadas laborales sin justificacin alguna y sin la supervisin del
jefe del almacn.

Nombre de la poltica: Entrega de productos


Cdigo: DAL-001
Elabora: jefe de bodega

50

Manual de polticas de Inverca

Aprob: Gerente regional operaciones


Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
_____________________________________________________________________________________
Propsito: entrega de productos seguros y de acuerdo a las especificaciones del
pedido del cliente.
Alcance: personal de servicio al cliente, ventas y bodega
Definicin: entrega de productos: exactitud en envi de producto
Responsable de la reunin: jefe de bodega.
Revisin de la poltica: una vez al ao
Documentos aplicables: Recibo, rdenes de carga y factura
Polticas.
1. Personal de ventas recibe el pedido del cliente, en caso de no estar el vendedor si
habla el cliente a la empresa el personal de servicio al cliente recibe el pedido y lo
ingresa al sistema.
2. Toda entrega de producto ser de acuerdo a las especificaciones del pedido del
cliente.
3. Jefe de bodega tiene la obligacin de revisar los pedidos listos en bodega.
4. Los camiones solo viajaras dentro del casco urbano.
5. Los itinerarios de entrega son los siguientes:
A) 9:30 am
B) 11:00 am
C) 2:30 am
D) 4:30 am
6. toda factura que se requiera ser despachada el mismo da deber ser emitida antes
de las 4:00pm.

Nombre de la poltica: control de inventario de productos

51

Manual de polticas de Inverca

Cdigo: DAL-003
Elabora: jefe de departamento de almacenaje
Aprob: Gerente regional
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Regular enforna ptima
Alcance: Al inventario de productos.
Definicin: control de inventario: controlar el nivel de inventarios disponibles para la
venta producto: es un conjunto de atribuciones tangibles e intangibles que incluyen el
empaque color precio, prestigio del fabricante.
Responsable: jefe del departamento de almacenaje.
Revisin: un ao
Polticas.
1. El conteo fsico de los inventarios se har por lo menos una vez al ao, no
importando cual sistema se utilice.
2 Se har un mantenimiento eficiente de compras, reseccin y procedimientos de
embarque.
3. Jefe de almacenamiento deber mantener registro de inventarios perpetuos para
las mercancas de alto costo unitario.
4. mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones dficit lo cual
conduce a perdidas en ventas.
5. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

52

Manual de polticas de Inverca

SERVICIO
AL CLIENTE

Nombre de la poltica: Servicio al cliente


Cdigo: SA-001
Elabora: Jefe de servicio al cliente
Aprob: Gerente regional
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015

53

Manual de polticas de Inverca

Propsito: proporcionar seguimiento de actividades dirigidas a la satisfaccin de


nuestros clientes para brindar soluciones rpidas, atraer nuevos clientes y apoyar al
departamento de ventas al mantenimiento del mismo.
Alcance: Departamento de servicio al cliente y departamento de ventas.
Definicin: conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador
con el fin de que el cliente obtenga en el momento y lugar adecuado y asegure un
uso correcto del mismo.
Responsable de revisin: jefe de servicio al cliente.
Revisin: una vez al ao
Documentos aplicables: formato de quejas y solicitudes, historias de los clientes.
Polticas.
1.Las facturas de cobro que se elaboren por compras de productos debern tener
detallados los nmeros telefnicos de servicio al cliente, 2552-85-89, 2552-78-90.
2. Los camiones distribuidores debern presentar en la parte trasera los nmeros
telefnico del servicio al cliente.
3. El personal de servicio al cliente tiene prohibido omitir informacin ya sea quejas o
solicitudes de los clientes y debern presentar el caso bajo el formato de quejas y
solicitudes al jefe de servicios al cliente.
4. Ningn vendedor est autorizado a facturar la venta de producto sin ante enviar la
debida solicitud al gerente de servicio al cliente.
Procedimiento
1. Agente de servicio al cliente
1.1 Elaborado formato de solicitud de producto
1.2 Enva solicitud al vendedor
1.3 Informar al cliente ya sea de la aprobacin o negacin de la venta de producto.
2. Vendedor
2.1 Recibe solicitud de producto
2.2 Enva de solicitud al jefe de servicio al cliente
2.3 Informar al cliente que su solicitud fue aprobada

POLITICAS DE COMPRAS

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la poltica: Cotizacin para compras locales e internacionales


Cdigo: CPS-001
Elabora: jefe de Compras
Aprob: Gerente general
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015

Propsito: realizar todas las compras de locales por medio de una cotizacin.
Alcance: todas las compras locales
Responsable de revisin: jefe de compras.
Polticas
1. Realizar todas las compras de mercadera local e internacionales mediante tres
cotizaciones.
2. Los proveedores locales debern de mandar sus cotizaciones el mismo da en que
se le envi la orden compra.

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Manual de polticas de Inverca

3. Los proveedores internacionales debern de mandar sus cotizaciones durante los


cinco das posteriores al envi de la orden de compra.
4. Todas las cotizaciones debern ser aprobadas por el gerente general para
posteriormente realizar compras.
Concepto
Cotizaciones: la cotizacin es aquel documento que el departamento de compra usa
en una negociacin
Formato
Proformas y cotizaciones

Nombre de la poltica: Autorizacin para compras


Cdigo: CPR-002
Elabora: jefe de Compras
Aprob: Gerente general
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Definir dentro de la empresa quienes son los encargados de autorizar una
compra.
Alcance: aplicable a todas las compras nacionales e internacionales
Responsable de revisin: jefe de compras.
Polticas
Las personas encargadas para las autorizaciones de compras nacionales e
internacionales ser el jefe de compra y gerente general independientemente el valor
de la compra.

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Manual de polticas de Inverca

Concepto
Autorizacin, consentimiento que respalda una accin a efectuar
Formato
Orden de compra, cotizacin

Nombre de la poltica: Compras nacionales


Cdigo: CPR-003
Elabora: jefe de Compras
Aprob: Gerente general
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Establecer una forma de compras nacionales.
Alcance: a todas las compras nacionales
Responsable de revisin: jefe de compras.
Polticas
Se efectuara compras locales nicamente cuando ya no se tenga el producto en
existencia en bodegas y cuando nosotros proveedores internacionales no nos puedan
suplir con la mercadera.
Concepto

57

Manual de polticas de Inverca

Compras nacionales: adquirir producto o servicio dentro del mismo

Nombre de la poltica: Compras al crdito


Cdigo: CPR-004
Elabora: jefe de Compras
Aprob: Gerente general
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
___________________________________________________________________________________
Propsito: realizar compras de mercadera con facilidades de pago
Alcance: todas las compras al crdito
Responsable de revisin: jefe de compras.
Polticas
1. La compra se le efectuara al proveedor que presente el plazo de crdito ms largo.
2. Los plazos que se tomaran en cuenta sern los que sean igual o mayor de 30 das.
Concepto
3 Proveedores
3.1 Recibe pro forma

58

Manual de polticas de Inverca

3.2
3.3

Elabora cotizacin
Enva cotizacin

2 Jefe de compra
2.5 Recibe las cotizaciones de los proveedores locales.
2.6 Analiza y escoge al proveedor que presento la mejor cotizacin.
2.7 Llena la orden de compra y la firma.
2.8 Le enva la orden de compra con su cotizacin al gerente general.
3 Gerente General
3.1 Recibe y analiza la orden compra que le envi el jefe de compras.
3.2 Decide si autoriza o no la compra.
3.3 Si decide no autorizar la compra devuelve la orden de compra al jefe de compra
3.4
Enva la orden de compra al jefe de compra para que realice la compra.
1. Jefe de compra
2.9 Recibe la orden de compra autorizada y firmada por el gerente general.
Compras al crdito: Al realizar una inversin, se desembolsa slo parte de su precio y
se obtiene un prstamo por la cuanta restante.
Formato
Cotizaciones
1 Gerente General
1.1 Recibe la informacin de la negociacin que el jefe de compras hizo con los
proveedores.
1.2 Analiza la informacin de la negociacin.
1.3 Si no est de acuerdo con la negociacin devuelve los resultados al jefe de
compra para que realice nuevamente la orden de compra.
1.4 Si est de acuerdo con los trminos de negociacin da el visto bueno a la
negociacin y comunica al jefe de compra de su decisin.

Nombre de la poltica: Requerimiento de mercadera para la comercializacin.


Cdigo: CPR-005
Elaboro: Jefe de compras.
Aprob: Gerente General.
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Establecer la forma para solicitar una requisicin en el departamento de
ventas.
Alcance: A todos requerimientos de artculos para la venta.
Responsable de la revisin: Jefe de Compras.
Poltica:
1. Cuando el departamento de venta requiera de algn producto para la venta se
har la requisicin de forma escrita al departamento d compras por parte del
Gerente de Ventas.
Concepto
Requerimiento, es la comunicacin que se dirige a una persona para que informe,
suministre pruebas, explique y justifique.

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Manual de polticas de Inverca

Formato:
No aplica.

Nombre de la poltica: Nuevos proveedores.


Cdigo: CPR-006
Elaboro: Jefe de compras.
Aprob: Gerente General.
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
___________________________________________________________________________________
Propsito: Determinar el proceso que se har antes de iniciar relaciones comerciales
con nuevos proveedores.
Alcance: A todo candidato a posible proveedor.
Responsabilidad de revisin: Jefe de compras
Revisin Cuando sea necesario
Poltica
1. Antes de elegir un nuevo proveedor para establecer relaciones comerciales la
persona encargada de investigar y conocer la calidad de los productos e
insumos de acuerdo a la necesidad ser el jefe de compras y ser autorizado
por el Gerente General.
Concepto
Proveedores, personas naturales o jurdicas que se incorporan para proveer bienes a
la empresa.

60

Manual de polticas de Inverca

Formato
Reporte de criterio del evaluador.

Nombre de la poltica: Mtodo de Inventario.


Cdigo: CPR-007
Elaboro: Jefe de Compras.
Aprob: Gerente General.
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_
Propsito: Establecer el mtodo que se va a utilizar para realizar el inventario.
Concepto: Mtodo: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado,
descubrir la verdad y sistematizar los conocimientos.
Alcance: Al departamento de copras e inventarios.
Responsable de la revisin
Jefe de Compras.
Formato
Reporte de inventarios.
Poltica
1. Las Personas que elegirn el mtodo de inventario que se va aplicar en la
empresa sern el Jefe de Compras y el Gerente General.

61

Manual de polticas de Inverca

2. El mtodo que se va aplicar para controlar el inventario de producto existente


en bodega ser el mtodo de costo promedio.

Nombre de la poltica: Control de Inventarios.


Cdigo: CPR-008
Elaboro: Jefe de Compras.
Aprob: Gerente General.
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Establecer un control sobre la mercadera existente en la bodega.
Alcance: Al departamento de compras e inventarios.
Responsable de la revisin: Jefe de Compras.
Polticas
1. Los inventarios se realizaran dos veces por ao.
2. El personal encargado de realizar el inventario es el de departamentos de
compras y bodega.
3. Si el resultado de inventario es negativo el monto del descuadre se le cobrara a
los encargados del departamento encargado de llevar el control de inventario.
Concepto
Inventarios: Estn constituidos por los bines de una entidad que se destinan a la
venta o a la produccin para su posterior venta.
Formato
Facturas de compras, boletas de salidas de productos.

62

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Adquisicin de equipo de Cmputo


Cdigo
: CPR-009
Elaboro: Jefe de compras
Aprob: Gerente Administrativo
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
____________________________________________________________________________
Propsito: Contar con tecnologa de buena calidad al momento de hacer una compra
de cmputo
Alcance: Todas las compras de equipo de cmputo
Responsable de la revisin: Encargado del Departamento de compras
Poltica
Toda compra de equipo de cmputo ser realizada y asesorada por el jefe de
compras.
Concepto.
Adquisicin, Compra de un bien para satisfacer una necesidad.
Documento aplicable: Solicitud de compra
1 Jefe de departamentos
1.1 realizan la solicitud de compra de computo
1.2 Le enva la solicitud al jede de compras
Jefe de compra
2.1 Recibe la solicitud de parte de los jefes de los dems departamentos para la
compra de equipo
2.2 decide si es necesario comprar el equipo
2.2.1 si decide no comprar el equipo devuelve la solicitud al jefe del departamento
solicitante

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Manual de polticas de Inverca

2.3 si decide comprar el equipo procede a realizar


correspondientes
2.4 compra el equipo
2.5
Enva el equipo al departamento que lo solicitud
1 Jefe de departamentos

las

cotizaciones

Recibe la repuesta de jefe de compra

Nombre de la Poltica: Inventarios al equipo de computo


Cdigo: CPR-010
Elaboro: Jefe de Compras
Aprob: Gerente Administrativo
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_
Propsito: Realizar peridicamente un inventario del equipo de cmputo con el
objetivo de tener un control sobre el uso del que es objeto por parte de los empleados
Alcance: Todo el personal que cuente con equipo de cmputo
Responsable de la revisin: Encargado del departamento de compras
Poltica
Con el propsito de tener un control sobre el equipo de cmputo existente se
establece que trimestralmente se realizaran inventarios para determinar la
existencia del equipo en uso as como el equipo en mal estado
En caso de que faltase algn accesorio que haya sido entregado al empleado y
este no fue reportado como daado este deber hacer efectivo el pago del
equipo el cual se le deducir va planilla.
Concepto: No aplica
Formato: Hoja de inventario
Procedimiento:
1. Jefe de cada departamento
1.1
Realizan el inventario de equipo de cmputo en buen estado y mal estado que
posee su departamento
1.2 Lo enva al gerente general el resultado del inventario

64

Manual de polticas de Inverca

2. Gerente General
1.1
Recibe el resultado del inventario de computo de todos los departamentos
1.2
Revisa si hay o no hay faltantes de equipo
1.3
si hay faltantes determina el procedimiento a seguir para corregir el
faltante
1.4

Si no hay faltante da el visto bueno al informe

1.5
Autoriza a los jefes de cada departamento que den por terminado el
inventario
1. Jefe de cada departamento
1.1

Reciben los resultados del gerente general

1.4 Proceden a dar por terminado el inventario


1. Jefe de cada departamento
2. Gerente General

POLITICAS BODEGA Y LOGISTICA

65

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Recepcin de Productos en Bodega.


Cdigo: BL-001
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
_____________________________________________________________________________________
Propsito
Garantizar que los Productos que ingresan a bodega, producto de compras a
proveedores y se reciban en las cantidades y calidades requeridas, asegurando la
custodia y resguardo adecuado de los mismos.
Alcance
Todos los productos recibidos en bodega.
Responsable de la revisin
Jefe de Bodega.
Poltica
Recibir todas a los proveedores de mercadera local e internacional.

El descargue de los bienes recibidos debe efectuarse en el rea de recepcin, al


ingresar los bienes y Productos a bodega. Despus de efectuado el descargue
debe procederse al
Desembalaje de las cajas, paquetes, etc., tratando de no daar los bienes.

El responsable de bodega solo podr recibir Productos o bienes que vengan amparados
con la respectiva factura del proveedor, la que debe corresponder con la Orden de
Compra elaborada por el departamento de Compras.

66

Manual de polticas de Inverca

Se debern aislar del piso los bienes que as lo requieren mediante bases,
tarimas de madera u otros medios existentes.

Concepto Bodega: Espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes. Se


encuentran generalmente en industrias, puertos y aeropuertos.
Formato: Facturas, FAC-001-2012

Nombre de la Poltica: Solicitud de Abastecimiento de Productos.


Cdigo
: BL-002
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Proveer oportuna y adecuadamente los productos, Productos y
suministros a los diferentes clientes de nuestra empresa.
Alcance: Departamento de ventas.
Responsable de la revisin: Jefe de Bodega.
Poltica
En la Solicitud de Productos se deber detallar los bienes y/o suministros que se
requieran y que estn debidamente presupuestados, aun cuando no hay en
existencia en bodega. En base a las solicitudes, el departamento de Ventas
programa la adquisicin de los mismos por la va de compras, siempre y cuando
haya disponibilidad en el rubro sealado.
El tiempo de entrega ser establecido conforme a acuerdos contractuales en lo
relativo a levantado de textos, revisin, calidad y volumen del trabajo, de
mutuo acuerdo entre el cliente.
Cuando los productos se encuentren cargados en los camiones y una vez el
motorista tenga las facturas de los clientes a quien les entregara, ser
responsabilidad de cualquier inconsistencia, prdida o dao que sufra el
producto retirado y que sea objeto de reclamo posterior.
Concepto
Abastecimiento: Es la actividad econmica encaminada a cubrir las necesidades de
consumo de una unidad econmica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una

67

Manual de polticas de Inverca

familia, una empresa, aplicndose muy especialmente cuando ese sujeto econmico
es una ciudad.
Formato
Solicitud de Producto, SP-001-2012

Nombre de la Poltica: Salida de Productos de Bodega.


Cdigo
: BL-003
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
________________________________________________________________________________
Propsito: Garantizar el registro y control adecuado de los Productos entregados a
travs de la Bodega a
Efecto de atender los requerimientos presentados por los diferentes clientes.
Alcance: Todos los productos de bodega que salgan fuera de inventario y que se
utilicen para suministras y abastecer a nuestros clientes.
Responsable de la revisin: Jefe de Bodega.
Poltica
La persona designada por el rea solicitante, para retirar los bienes de Bodega,
deber revisar el estado de los mismos y, en caso de observar que estn en mal
estado y/o daado, deber inmediatamente al Jefe de bodega.
Una vez que la persona revis los Productos entregados y firma la Requisa de
Salida, no podr hacer reclamos posteriores
Concepto
Orden de salida: Es el formulario por el cual se autoriza o ordena la salida de
cualquier producto de la bodega.
Formato: Salida de Productos de Bodega, SLB-001-2012.

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Devolucin de Productos.


Cdigo
: BL-004
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
__________________________________________________________________________________
Propsito: Garantizar un control adecuado sobre las devoluciones de productos y
Productos a bodega, efectuadas por los distintos clientes de nuestra empresa.
Alcance: Sobre todas las devoluciones de los productos entregados a nuestros
clientes.
Responsable de la revisin Jefe de Bodega.
Poltica
Recibir de los distintos clientes de nuestra empresa, los productos y/o Productos
no utilizados y devueltos a la Unidad de Almacn, respaldos por recibos en que
se detallen las cantidades y caractersticas de los Productos regresados,
verificando el estado en que se encuentren y que no han sido utilizados
Concepto: Devolucin: Una devolucin de un producto es el acto por el cual
devolvemos a un comerciante el producto previamente comprado por cualquier
inconformidad que se tenga.
Formato: Nota de devolucin, ND-001-2012

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Almacenamiento de Productos.


Cdigo
: BL-005
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
____________________________________________________________________________________
Propsito: Garantizar que las bodegas de nuestra empresa brinden las condiciones
de seguridad adecuadas para la conservacin y resguardo de los bienes y productos
que ingresan a las mismas.
Alcance: Al personal de bodega y control de calidad.
Responsable de la revisin: Jefe de Bodega.
Poltica
Clasificar, ordenar y almacenar los productos recibidos cuando estos son para
mantener un Stock de inventario, de conformidad al Manual de Control Interno
de las bodegas.
Rotular y preparar tarjeta de identificacin con los datos correspondientes
cuando el producto recibido representa un nuevo ingreso.
Verificar que los Productos recibidos sean almacenados correctamente y se
encuentren debidamente ordenados y en lugar que correspondan
Concepto: Conservacin: es la accin y efecto de conservar (mantener, cuidar o
guardar algo, continuar una prctica de costumbres).
Formato N\A.

70

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Entradas y Salidas de Productos.


Cdigo
: BL-006
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
_
Propsito: Garantizar el efectivo registro y control de los bienes y Productos que se
encuentran bajo la custodia de las distintas bodegas de nuestra empresa, registrando
y supervisando en el sistema los movimientos de entradas (compras, devoluciones) y
salidas de los mismos
Alcance: Sobre todos los productos que entran y salen de la bodega.
Responsable de la revisin: Jefe de Bodega
Poltica
Recibir diariamente copias de las Entradas y/o Salidas de productos, como documento
soporte para el registro de los movimientos de los productos.
Concepto
Entradas: son todos los ingresos de los productos la bodega.
Salidas: son todas las salidas de los productos de la bodega.
Formato
N\A

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Inventario mensual de existencias


Cdigo
: BL-007
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015

en Bodega

_____________________________________________________________________________________
Propsito : Garantizar un sistema de informacin gil y oportuna que facilite la toma
de decisiones en relacin a las adquisiciones de productos y bienes, asegurando un
razonable Stock de Productos que permita atender las necesidades de abastecimiento
y de suministro a nuestros diferentes clientes de nuestra empresa.
Alcance: A todo el personal de bodega
Responsable de la revisin: Jefe de Bodega.
Poltica
Revisar reportes de control de existencias y tomar los saldos registrados en el
mismo.
Elaborar detalle de cada uno de los productos existentes en Bodega en base a
los saldos reflejados en el reporte de inventarios y remitir al Responsable de las
bodegas.
Proceder a elaborar reporte Mensual de Existencias en Bodega en el formato
establecido y en base a detalle de productos.
Remitir a la Gerencia Administrativa el Informe o reporte Mensual de Existencias
en Bodega, archivando la copia del mismo con la evidencia de recibido.
Concepto
Inventario: Es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes
de venderlos, en un periodo econmico determinados.
Formato
Hojas de conteo, HC-001-2012.

72

Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Mtodo de inventario


Cdigo
: BL-008
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
Propsito: Establecer el mtodo que se va a utilizar para realizar el inventario
Alcance Al departamento de bodega e inventarios
Responsable de la revisin Jefe de Bodega
Poltica
La Personas que elegirn el mtodo de inventario que se va aplicar en la
empresa sern el Jefe de compras y el Gerente general
El mtodo que se va aplicar para controlar el inventario de producto existente
en bodega ser el mtodo del costo promedio
Concepto
Mtodo: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado, descubrir la verdad y
sistematizar los conocimientos
Formato
Reporte de inventarios, RINV-OO1-2012.

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica Auditoria sorpresas de Inventarios.


Cdigo: BL-009
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin : 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Establecer un control sobre la mercadera existente en bodega
Alcance: Al departamento de bodega e inventarios.
Responsable de la revisin: Jefe de compras
Poltica
Los inventarios sorpresas se realizaran cuando el gerente de finanzas lo crea
conveniente.
El personal encargado de realizar el inventario es el departamento de compras
y finanzas con el apoyo del personal de bodega.
Si el resultado de inventario es negativo el monto del descuadre se le cobrara a
los encargados del departamento encargados de llevar el control de inventario
Concepto
Inventarios: los inventarios estn constituidos por los bienes de una entidad que se
destinan a la venta o a la produccin para su posterior venta
Formato
Facturas de compras, boletas de salida de producto,

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Manual de polticas de Inverca

Nombre de la Poltica: Autorizacin de rdenes de combustible.


Cdigo
: BL-010
Elaboro: Jefe de Bodega
Aprob: Gerente General
Fecha de aprobacin: 7 de Julio del 2015
______________________________________________________________________________________
Propsito: Establecer un control sobre las rdenes de combustibles solicitadas al
Jefe de Bodega y Logstica
Alcance: A todo el personal que requiera y labore la empresa una orden de
combustible.
Responsable de la revisin: Jefe de Bodega.
Poltica
El procedimiento a seguir para la autorizacin de la orden de combustible ser la
siguiente:
1. El interesado deber primero de justificar el por qu est solicitando
combustible.
2. Una vez justificada la causa se proceder a llenar el formato de solicitud
de combustible.
3. Luego el jefe de bodega se encargara de llevarla al gerente de finanzas
para que firme la segunda autorizacin.
Concepto
Solicitud de combustible: formato hecho por la empresa para uso interno de la misma
con la finalidad controlar el gasto de combustible.
Formato
Solicitud de combustible, SCB-001-2012.

75

Manual de polticas de Inverca

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