ESTRATEGIAS DE GESTIN ORGANIZACIONAL DE ARCHIVOS Y ESPACIOS

MODULARES S.A.S

DANIEL ANDRES RUIZ GARCIA

LUIS ENRIQUE RAMIREZ VARGAS
MARIA EUGENIA GUAPACHA VARGAS
JORGE ENRIQUE ALMANZA GUZMAN

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
GESTION EMPRESARIAL GAES EMPRESARIOS
362701
BOGOTA
2013
ESTRATEGIAS DE GESTIN ORGANIZACIONAL DE ARCHIVOS Y ESPACIOS
MODULARES S.A.S

DANIEL ANDRES RUIZ GARCIA

LUIS ENRIQUE RAMIREZ VARGAS
MARIA EUGENIA GUAPACHA VARGAS
JORGE ENRIQUE ALMANZA GUZMAN

Proyecto de formacin: Estrategias De Gestin Organizacional Para La Micro Y

Pequea Empresa localizada en la ciudad De Bogot
Lder de proyecto- Alegra Velsquez

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

GESTION EMPRESARIAL GAES EMPRESARIOS
362701
BOGOTA D.C
2013
ESTRATEGIAS DE GESTIN ORGANIZACIONAL DE ARCHIVOS Y ESPACIOS
MODULARES S.A.S
INTRODUCCIN

Las empresas estn sujetas a una serie de ambientes que muchos de ellos no los
puede controlar la misma compaa, de mayor a menor orden de tamao los
entornos que rodean una empresa afectan de diferentes formas el crecimiento de
la

unidad

productiva,

depende

de

los

procesos

administrativos,

el

direccionamiento estratgico, la estructura organizacional, para marcar la ruta y

forma en que los entornos se afronten, pero no por si solo estos lineamientos
establecidos no determinan el xito de la unidad productiva la(s) directiva(s) debe
tener conocimientos o herramientas que ayuden a establecer la mejor bitcora
dentro del mundo de oportunidades que existen para administrar y gestionar, pero
de manera interna, la cadena de valor, el panorama de riesgo, el marketing, las
formas de afrontar el mercado, la seguridad industrial, los inventarios, los recursos
humanos, la fijacin de los precios; en las prximas paginas vern como la
correcta aplicacin de lo que se tiene a mano hacen grandes emporios.

Nota de Aceptacin
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________

_____________________
____
Firma del presidente del jurado
_________________________
Firma del jurado
_________________________
Firma del jurado

Bogot D.C 06/12/2016

4

DEDICATORIA

Es dedicado aquellos que han tocado nuestras vidas de una u otra manera, pues
somos un collage de retazos de todas las experiencias vividas, a quienes han
dedicado de su tiempo, el tiempo suficiente para desarrollar sus sueos, a quienes
se atrevieron a ser mejores solo porque quieren; son mejores por que nacieron
para serlo, y tambin dedicamos a la memoria de todos aquellos que no hicieron lo
que deseaban pues fueron un ejemplo para que nosotros si fusemos lo que
queremos, y a la institucin que nos da las herramientas para enfrentar al mundo
el Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Luis Ramrez, Mara Guapacha, Jorge Almanza, Daniel Ruiz

AGRADECIMIENTOS
Agradecemos al SENA por brindarnos la educacin de calidad que ellos imparten,
a nuestros instructores, a cada una de nuestras familias que nos motivaron a
ingresar a esta institucin, a los propietarios de la Estacin del Color que nos
dejaron llegar tan adentro cmo fue posible en la intimidad de su empresa, a todos
y quienes han participado mil gracias.

Luis Ramrez, Mara Guapacha, Jorge Almanza, Daniel Ruiz

CONTENIDO
Pg.

1.
1.1.
1.2.
1.3.
2.
2.1.
2.2.
3.
4.
5.
6.
6.1.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
8.

Introduccin
Dedicatoria
Agradecimientos
Contenido
Listado de Tablas
Listado de graficas
Glosario
Resumen
Cronograma
Presupuesto
Problema de investigacin
Enunciado
Formulacin del problema
Justificacin y delimitacin del estudio
Objetivos
Objetivo general
Objetivos especficos
Marco terico
Resea histrica
Marco legal
Caracterizacin de empresa
Cdigo CIIU
Anlisis del sector
Anlisis macroentorno
Anlisis mesoentorno
Anlisis microentorno
Proceso administrativo

3
5
6
7
10
11
12
20
22
23
24
24
25
25
26
26
26
27
28
29
30
31
32
33
36
37
38
Pg.

9.
10.
10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
10.6.
10.7.
10.8.
11.
11.1

Matrices de diagnostico
rea administrativa
Modelo administrativo
Planeacin estratgica
Propuesta de direccionamiento estratgico
Estructura organizacional
Organigrama
Escenarios y estrategias
Nuevos enfoques administrativos
Planeacin estratgica
rea de produccin
Cadena de valor
7

40
50
51
52
53
54
54
56
57
58
59
59

11.2.
11.3.
12.
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
12.5.
12.6.
12.7.
12.8.
12.9.
12.10

Gestin de inventarios
Cdigo de barras
rea de marketing
Anlisis productos y servicios
Anlisis criterios de segmentacin
Perfil del cliente
Investigacin de mercados
Mercado potencial y objetivo
Anlisis encuesta
Instrumento de recoleccin
Plan de marketing
Propuesta de promocin
Estrategias de distribucin

62
63
65
65
66
67
67
67
68
68
71
72
74

.
12.11 Diagnostico

74

.
12.12 Estrategia de distribucin

75

.
12.13 Propuesta evento

75

.
Pg.
12.14 Programa de fidelizacin de clientes

81

.
13.
13.1.
13.2.
13.3.

84
87
88
15

rea de recursos humanos

Anlisis inventario personal
Perfil de cargos
Anlisis clima organizacional

13.4. Anlisis mapa de riesgos

3
15

13.6. Programa de salud ocupacional

6
15

13.7. Estrategias de mejoramiento

9
16

13.8. Contrato de trabajo

1
18

13.9. Mtodos de evaluacin y desempeo

0
18

13.10 Anlisis diagrama de flujo

1
18

.
13.11 Diagrama flujo para induccin

9
19

.
13.12 Propuesta induccin

3
19

.
13.13 Manual de convivencia

3
19

.
13.14 Reglamento interno

9
20

.
13.15 COPASO

3
22

.
13.16 Indicadores salud ocupacional

9
23

.
14. rea contable

8
23

14.1. Caractersticas

9
24

14.2. Observaciones generales

0
24

14.3. Control al acto constitutivo

1
24

14.4. Representacin legal

1
27

14.11 Estados financieros

2
25

.
14.12 Plan de mejoramiento

6
25

.
14.13 Nomina pago sueldos

7
26

.
14.14 Parte financiera

6
26

.
Conclusiones

7
28

Bibliografa

9
29
9

0
LISTA DE TABLAS
Pg.
Cronograma
Presupuesto
Marco terico
CIIU
DOFA
EFI
PCI
EFE
POAM
PEYEA
Lista de chequeo rea administrativa
Lista de chequeo rea productiva
Criterios de segmentacin
Lista de chequeo rea marketing

22
23
27
31
40
43
44
45
47
48
50
64
66
84

LISTA DE GRAFICAS
Pg.
Organigrama
Cadena de valor
Cdigo de barras
Diseo placas
Plano saln
Invitacin evento
Mapa de riesgos

54
61
63
73
77
78
15
10

Panorama de riesgos

7
15

Diagrama de flujo

8
19
0

GLOSARIO
Activo: Un activo es todo aquel bien o derecho que posee una persona fsica o
jurdica que puede convertirse en liquidez.
Administracin estratgica: Es esencial, en ella se decide para donde debe ir la
empresa, qu espera hacer, cules son sus planes y qu esfuerzos debern ser
realizados para cumplir los objetivos. Por ello, es necesario que quien est al
frente de cualquier organizacin se tome el tiempo para definirla y saber con
claridad hacia donde pretende llevar a su empresa.
Administracin: Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de
los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o
metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz.
11

rea administrativa: Da soporte a las dems reas tcnicas, lo cual la convierten

en un rgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Provista de un Gerente General, cuya funcin principal est enmarcada en la
planificacin, coordinacin, direccin y ejecucin de las labores encomendadas
por ley.
rea de contabilidad y finanzas: Su funcin primordial es la administracin del
presupuesto de la empresa de una forma eficaz y eficiente.
rea de marketing: A modo de definicin es el rea encargada del desarrollo de
estrategias y actividades en el campo de la interaccin producto-consumidor de un
determinado negocio.
rea de produccin: El rea de produccin, tambin llamada rea o departamento
de operaciones, manufactura o de ingeniera, es el rea o departamento de un
negocio que tiene como funcin principal, la transformacin de insumos o recursos
(energa, materia prima, mano de obra, capital, informacin) en productos finales
(bienes o servicios).
rea de recursos humanos: Su funcin primordial es dotar a la organizacin de un
recurso humano eficiente y compenetrado con el quehacer de la empresa,
enmarca las funciones de: reclutamiento, seleccin, capacitacin, induccin,
desempeo, relaciones laborales, documentacin y trmite.
Cadena de valor:

Es una poderosa herramienta de anlisis para planificacin

estratgica, permite describir el desarrollo de las actividades de una organizacin

empresarial generando valor al cliente final, su objetivo es maximizar la creacin
de valor, mientras se minimizan los costos.
Capacitacin: La capacitacin es un proceso continuo de enseanza-aprendizaje,
mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que
les permitan un mejor desempeo en sus labores habituales. Puede ser interna o
12

externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar

aportes a la empresa.
Cliente: Son aquellos compradores que adquieren algn bien en forma peridica
desde el enfoque de la empresa o tienda donde se adquiere el producto.
Clima organizacional: Segn Hall (1996), citado por Surez (s.f.), el clima laboral
se define como "un conjunto de propiedades del ambiente organizacional,
percibidas directa o indirectamente por los empleados que se supone son una
fuerza que influye en la conducta del empleado".
Cdigo de barras: Los cdigos de barras son un conjunto de lneas de barras
verticales, de diferentes espacios y grosores, un cdigo de barras contiene
informacin de determinado artculo: sus caractersticas, precio o modelo, entre
otros detalles. As, se pueden realizar inventarios y tener un mejor control de stock
de mercancas.
Compra: Es la accin y efecto de comprar. Este verbo refiere a obtener algo a
cambio de dinero.
Consumidores: Son las personas que potencialmente adquieren determinado
productos y servicios que se ofrecen a la venta o en forma gratuita (ideas,
modelos, filosofas, informacin, etc.)
Contabilidad: Es un sistema de informacin integrado a la empresa cuyas
funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la
informacin financiera de la organizacin.
Diagnostico organizacional: Es un anlisis, donde se examinan todas las reas
que contempla una empresa y debe cumplir con ciertas condiciones para que se
lleve a cabo con satisfaccin: Lo principal es que el cliente en este caso (el dueo
13

o gerente de la empresa), asuma con responsabilidad el compromiso que conlleva

este estudio; depende totalmente de l, de las informaciones que pueda aportar
para la solucin y la disposicin de obtener prcticas favorables para la empresa.
Direccin: Es la funcin administrativa que trata de influir en las personas de la
organizacin, para que, de forma voluntaria y con inters, contribuyan al logro de
su unidad funcional y los objetivos de la empresa.
Eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles en un tiempo predeterminado. Capacidad para cumplir en el lugar,
tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.
Eficiencia: Segn Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilizacin correcta de
los recursos (medios de produccin) disponibles. Puede definirse mediante la
ecuacin E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos
utilizados"
Empresa: La empresa es la unidad econmica de produccin encargada de
combinar los factores o recursos productivos, trabajo, capital y recursos naturales,
para producir bienes y servicios que despus se venden en el mercado.
Estado financiero: Segn las NIC - Normas Internacionales de Contabilidad, los
Estados Financieros constituyen una representacin estructurada de la situacin
financiera y del rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los estados
financieros con propsitos de informacin general es suministrar informacin
acerca de la situacin financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de
efectivo de la entidad, que sea til a una amplia variedad de usuarios a la hora de
tomar sus decisiones econmicas.
Estrategia: Es entendida como la forma o el enfoque en que la direccin
contribuye

alcanzar

las

metas

organizacionales,
14

generando

ventajas

competitivas en los mercados en que la organizacin desarrolla sus actividades, y

para lograrlo asigna los recursos disponibles en forma armnica para desarrollar
los diferentes productos/servicios y ejecutar las diversas funciones empresariales.
Estructura organizacional: Es una estructura intencional de roles, cada persona
asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible,
Mintzberg: (1984) define la estructura organizacional como el conjunto de todas
las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior
coordinacin de las mismas.

Estructura: El trmino estructura, nacido del latn, lleva en su origen al verbo

struere, que significa "disponer, reunir ordenadamente, construir". Ha conservado
ese sentido, puesto que es "distribucin y orden de las partes que componen un
todo".

Gestin: Proceso emprendido por una o ms personas para coordinar las

actividades laborales de otros individuos.
Impuesto: La palabra impuesto tiene su origen en el trmino latino impositus, el
concepto hace referencia al tributo que se establece y se pide segn sea la
capacidad financiera de aquellos que no estn exentos de abonarlo.
Inventario: Es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero,
antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes, es uno de los activos ms grandes existentes en una
empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados.
15

Inversin: Tarrag Sabat dice que la inversin consiste en la aplicacin de

recursos financieros a la creacin, renovacin, ampliacin o mejora de la
capacidad operativa de la empresa.
Logstica: El trmino "logstica" (del ingls: Logistics) ha sido tomado del mbito
militar para ser utilizado en el mundo empresarial como el trmino que, en un
sentido general, se refiere: 1) al posible flujo de los recursos que una empresa va
a necesitar para la realizacin de sus actividades; y 2) al conjunto de operaciones
y tareas relacionadas con el envo de productos terminados al punto de consumo
o de uso.
Macroentorno: Fuerzas las cuales son externas del mundo industrial. El xito de
una compaa sera poder preverlas y consecuentemente sacar cosas positivas de
ellas-Entorno demogrfico; Factores de poblacin, tamao, crecimiento, edades,
natalidad, mortalidad.-Entorno
Marketing: Se considera marketing al conjunto de tcnicas utilizadas para la
comercializacin y distribucin de un producto entre los diferentes consumidores,
La American Marketing Asociation ha definido el marketing como el proceso de
planificacin, ejecucin, fijacin de precios, promocin y distribucin de ideas,
bienes y servicios para crear intercambios que satisfagan los objetivos individuales
y organizacionales.
Mercado: Grupo identificable de consumidores con cierto poder adquisitivo, que
estn dispuestos y disponibles para pagar por un producto o un servicio.
Mi pyme: Se entiende por MI PYMES (micro, incluidas las famiempresas, pequea
y mediana empresa), toda unidad de explotacin econmica, realizada por
persona natural o jurdica, en actividades empresariales, agropecuarias,
industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana.
16

Microentorno: Conjunto de fuerzas presentes en el horizonte inmediato de la

compaa, existen seis tipos; la propia compaa, proveedores, intermediarios,
clientes, competidores y grupos de personas con intereses comunes.
Misin: Es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una empresa
u organizacin porque define lo que pretende cumplir en su entorno o sistema
social en el que acta, lo que pretende hacer l para quin lo va a hacer; y es
influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la
organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores
externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.

Objetivos: Un objetivo guarda especial inters en el mbito empresarial debido a

que es una parte esencial en la formulacin estratgica.

Organizacin:

Comprende

el

establecimiento

de

una

estructura

global,

formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa.

Planeacin: Es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye
la seleccin de los cursos de accin que debe seguir una empresa y cada unidad
de la misma para conseguir determinados objetivos del modo ms eficiente.
Poltica: La poltica es una actividad orientada en forma ideolgica a la toma de
decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos.
Presupuesto: El concepto de presupuesto tiene varios usos, por lo general
vinculados al rea de las finanzas y la economa. El presupuesto es, en este
sentido, la cantidad de dinero que se estima que ser necesaria para hacer frente
a ciertos gastos.

17

Proceso administrativo: Es un conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a

cabo una actividad o lograr un objetivo, el Proceso administrativo es el conjunto de
etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, estas fases
se interrelacionan de manera que conforman un proceso integral de tal manera
que se pueda alcanzar las metas y objetivos de de manera efectiva.
Produccin: Del latn producto, el concepto produccin hace referencia a la
accin de generar (entendido como sinnimo de producir).
Producto: El marketing establece que un producto es cualquier objeto o servicio
que es ofrecido en un mercado con la intencin de satisfacer un deseo o una
necesidad del consumidor.
Promocin: Para Kotler, Cmara, Grande y Cruz, autores del libro "Direccin de
Marketing", la promocin es "la cuarta herramienta del marketing-mix, incluye las
distintas actividades que desarrollan las empresas para comunicar los mritos de
sus productos y persuadir a su pblico objetivo para que compren".
Proyeccin: Es un clculo aproximado de cunto dinero se va a gastar (egresos) y
cunto dinero se va a recibir (ingresos) para tener una idea aproximada de cuanto
se espera lograr en un periodo de tiempo indicado.

Riesgo: Segn el Ministerio de Trabajo Riesgo es la posibilidad de que un objeto,

sustancia, material o fenmeno pueda desencadenar alguna perturbacin en la
salud o integridad fsica del trabajador.

Segmentacin: Divisin del mercado en grupos distintivos de compradores que

pueden requerir productos o mezclas de mercadotecnia separados.
18

Servicio: Entenderemos por servicios a "todas aquellas actividades identificables,

intangibles, que son el objeto principal de una operacin que se concibe para
proporcionar la satisfaccin de necesidades de los consumidores."

RESUMEN
Archivos & Espacios Modulares S.A.S. perteneciente al sector industrial, subsector
de la metalmecnica, presenta principalmente ausencia de la correcta y debida
aplicacin del proceso administrativo. Esta problemtica se evidencia en las
falencias de planeacin, organizacin, direccin, y control; debido a esto, la unidad
productiva presenta problemas en su estabilidad econmica pues no existe un
orden para pago a proveedores, entrega a tiempo para los clientes y un mal uso
del flujo de caja, es decir el dinero que ingresa a la organizacin se utiliza para la
necesidad del momento.
De lo anterior se crea la formulacin del problema: Cmo Archivos & Espacios
Modulares S.A.S puede ajustarse al ambiente externo, tomar un modelo de
gestin con mejoras en su proceso administrativo, en el clima organizacional,
ampliar su estructura, innovar productos, manejar el servicio al cliente, la
seguridad, salud ocupacional, con la planeacin / distribucin y correcta aplicacin
de presupuestos para lograr un crecimiento adecuado?.
De lo cual el objetivo principal es Disear estrategias de gestin organizacional
para la unidad productiva Archivos & Espacios Modulares S.A.S un desempeo
efectivo de la empresa en el sector metalrgico. Se le articulan las principales
19

teoras econmicas que explican cmo funciona la empresa como organizacin.

Algo de la historia de la empresa Fue creada en agosto de 2006 bajo la razn
social de CREAROFICE LTDA., por el actual Gerente General Geymar Antonio
Beltrn Ruiz, para la fabricacin suministro e instalacin de muebles para oficina,
archivos mviles, estantera en general, etc. En marzo del 2012 se cre una nueva
razn social Archivos & Espacios Modulares S.A.S. que est legalmente
constituida, identificada ante la cmara de comercio de Bogot con el NIT
900.503.896-6 siendo una microempresa con menos de 10 empleados. Su
principal producto o bien que presta es la fabricacin e instalacin de archivos
mviles, teniendo como principales materias primas pintura y lamina, aparte de
chapas de seguridad, correderas, tuercas, tornillos, entre otros. Su capital inicial
fue de $ 5.000.000 m/cte. pero actualmente su capital es de $ 10.000.000 m/cte.
se encuentran dos ambientes de trabajo; La Oficina y Punto de venta que est
ubicada en la Calle 72 No. 61-27 Barrio San Fernando, Bogot y la Fabrica que se
ubica en la Transversal 17 No. 45c-26 Sur

Barrio Marco Fidel Suarez. Sus

ingresos mensuales en promedio son de $30.000.000 m/cte.

Atreves de los diversos anlisis se identifican su macronetorno, mesoentorno,
microentorno, por medio de las diferentes matrices se identifican las situaciones
externas e internas de la empresa aquellas que la pueden modificar o alterar, la
estructura organizacional puedes ser definida por el tipo de actividades que se
desempean dentro de una organizacin, en Archivos & Espacios Modulares
S.A.S se evidencia que trabajan sobre una estructura lineal simple, debido a que
es una organizacin pequea, no tiene especialistas en las tareas tcnicas, se
centra principalmente en la responsabilidad y la autoridad proviene de un solo
superior en este caso el propietario y cada uno de los empleados es responsable
de entregarle informes a un solo superior. Debido a que la empresa no cuenta con
organigrama establecido se elabor uno que muestra el estado actual de la
organizacin.
20

En la medida en que la empresa tiene un crecimiento ayuda a incrementar las

posibilidades de xito, los objetivos propuestos, creacin, restructuracin y el
posicionamiento de un producto o servicio de la empresa . Esta tiene unos
interrogantes que ayudan a desarrollar la planeacin estratgica como son: qu se
quiere lograr, en qu situacin se est en la empresa, qu se puede hacer , qu
se va a hacer para as mismo buscar un mayor rendimiento y ayudar a la toma de
decisiones en la organizacin, la

planeacin estrategia

organizacin debe estar en capacidad de influir sobre el

insiste en que la
entorno, no es una

actividad corriente en nuestro medio y por tanto simultneamente con el

aprendizaje de modelos de planeacin, es necesario trabajar por desarrollar una
cultura de la planeacin estratgica dentro de la empresa para mejorar el
desarrollo, crecimiento y posicionamiento.
Por ltimo se har un anlisis de todas las reas funcionales de la empresa, de
manera detallada se describirn los procesos internos y cada una de ellas ser
ahonda en la profundidad de lo solicitado en el proceso de formacin.
CRONOGRAMA

IDENTIFICAR LA UNIDAD
PRODUCTIVA
ANLISIS
DE

LA

SITUACIN ACTUAL DE LA
UNIDAD PRODUCTIVA
RECONOCIMIENTO

21

DICIEMBRE

NOVIEBRE

OCTUBRE

SEPTIEMBRE

AGOSTO

JULIO

JUNIO

MAYO

ABRIL

MARZO

FEBRERO

TIEMPO DE DESARROLLO (MESES)

2013
ENERO

NOVIEMBRE

OCTUBRE

SEPTIEMBRE

AGOSTO

JULIO

2012

DICIEMBRE

ACTIVIDAD

PLANEACIN
PROCESOS
DE

DE

LOS

MISIONALES

LA

UNIDAD

PRODUCTIVA
FORMULACIN

DE

ESTRATEGIAS

DE

DESARROLLO
ORGANIZACIONAL

PARA

LAS REAS MISIONALES

DE

LA

UNIDAD

PRODUCTIVA
IDENTIFICAR
EVALUACIN
IMPACTO

DEL
DE

LAS

ESTRATEGIAS

DE

DESARROLLO
ORGANIZACIONAL

PRESUPUESTO
El proyecto deber desarrollarse a lo largo de un ao y medio en 4 fases, teniendo
en cuenta que las visitas en la unidad productiva son proporcionalmente el mayor
rubro para utilizar consideramos que dentro del tiempo ya conocido por cada fase
el GAES usar no ms de $ 150.000 pesos m/cte (ciento cincuenta mil pesos m/cte
) por fase para un total mximo de $600.000 m/cte (seiscientos mil pesos m/cte)
donde las ayudas audiovisuales,
PRESUPUESTO

22

Diciembre

Noviembre

Octubre

Septiembre

Agosto

Julio

junio

Mayo

Abril

Marzo

Febrero

Enero

Diciembre

Noviembre

Octubre

Septiembre

Agosto

Julio

Ao 2012

TIEMPO DESARROLLADO EN MESES

Ao 2013

Fase

Fase

anlisis
150.000

Fase

planeacin
150.000

Fase

ejecucin
150.000

evaluacin
150.000

Total
600.000

1. PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1.

ENUNCIADO

Archivos & Espacios Modulares S.A.S. perteneciente al sector industrial,

subsector de la metalmecnica, presenta principalmente ausencia de la correcta y
debida aplicacin del proceso administrativo. Esta problemtica se evidencia en
las falencias de planeacin, organizacin, direccin, y control; debido a esto, la
unidad productiva presenta problemas en su estabilidad econmica pues no
existe un orden para pago a proveedores, entrega a tiempo para los clientes y un
mal uso del flujo de caja, es decir el dinero que ingresa a la organizacin se utiliza
para la necesidad del momento. Al no tener estabilidad econmica se ve afectado
el costo de las materias primas por que los proveedores varan sus precios
respecto a la forma y tiempos de pago, en pocas palabras los crditos a mayor
tiempo de pago mayores intereses, esto a su vez se traduce en una produccin
ms costosa y estos costos se trasladan al producto final impidiendo una mayor
competitividad en el mercado; los clientes actuales por lo regular buscan ms
precios que calidad; aunque el subsector se rige por ciertas normas de seguridad
garantizando que el producto nacional este en ptimas condiciones para su uso.
Por las situaciones ya expuestas la falta de planeacin repercute en organizacin
y el pago a empleados al igual que cualquier otro costo o gasto se ve afectado en
23

su puntualidad, a los empleados se les debe pagar cada quince das pero por lo
regular la unidad productiva se demora entre dos o tres das para ms de lo
estipulado realizar los pagos. El tiempo de entrega a clientes ratifica la ausencia
de una poltica de un sistema J.A.T, ausencia de polticas claras de planeacin y
control pues los cronogramas de entrega son manejados a voluntad del gerente.
En el subsector de metalmecnica la cada de la demanda interna afecta a todos
los fabricantes por qu no todas las organizaciones tienen la capacidad
econmica para realizar inversiones (inversin que van desde remodelaciones,
compra de planta o equipos, pasando por capacitacin del personal). Por las
razones expuestas se plasma la necesidad del empresario en generar con ayuda
del GAES estrategias asertivas para afrontar y solucionar las problemticas
internas, desenvolverse efectivamente en el entorno externo y as obtener un
crecimiento de la organizacin.
1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA
Cmo Archivos & Espacios Modulares S.A.S puede ajustarse al ambiente
externo, tomar un modelo de gestin con mejoras en su proceso administrativo, en
el clima organizacional, ampliar su estructura, innovar productos, manejar el
servicio al cliente, la seguridad, salud ocupacional, con la planeacin / distribucin
y correcta aplicacin de presupuestos para lograr un crecimiento adecuado?.

1.3 JUSTIFICACIN Y DELIMITACIN DEL ESTUDIO

El proyecto sobre la unidad productiva Archivos & Espacios Modulares S.A.S,
permite que toda la inversin de recursos y esfuerzos mejore la situacin actual de
la unidad productiva a travs de la creacin de las estrategias correctas, haciendo
ms eficiente su proceso administrativo, mejorando su nivel de ventas haciendo un
aporte real a pequea escala en la economa social colombiana, todo esto con la
24

responsabilidad que implica ser un egresado SENA devolviendo a la sociedad por

medio de nuestro esfuerzo una parte de lo que ella ha hecho en y por nosotros, la
investigacin realizada por el GAES, pretende mejorar la condicin actual y a
futuro de la organizacin trabajando aproximadamente 18 meses, e invirtiendo
recursos econmicos en transportes de visitas a la unidad productiva, reuniones
en GAES, materiales de trabajo con una inversin aproximada de 1 a 2 smlv.

2. OBJETIVOS DE INVESTIGACIN

2.1.

OBJETIVO GENERAL

Disear estrategias de gestin organizacional para la unidad productiva Archivos &

Espacios Modulares S.A.S un desempeo efectivo de la empresa en el sector
metalrgico.
2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Los objetivos especficos a continuacin presentados se desarrollarn a lo largo
del proyecto con la intencin de mejorar los resultados para la operacin efectiva y
rentable de la unidad productiva.
Identificar las caractersticas de la unidad productiva basndonos en la
informacin primaria y secundaria recolectada a lo largo del proceso de
investigacin del proyecto.
Analizar el entorno externo e

interno para presentarle a la unidad

productiva propuestas que le ayuden a manejar los factores que no le

permitan o ayuden en su crecimiento.

25

 Orientar los procesos administrativos de las reas funcionales de la unidad

productiva para aumentar la eficiencia y eficacia, en pro de un mejor
desempeo de la unidad productiva.
Diagnosticar el proceso

de clima organizacional en AEM S.A.S para

proponer instrumentos en pro de mejorar la calidad de vida de los

empleados dentro de la unidad productiva.
Conocer las condiciones de seguridad salud y medio ambiente de la unidad
productiva de acuerdo a la normatividad vigente para darle cumplimiento en
la empresa, recordando que se debe tener una responsabilidad social y
ambiental.
Diagnosticar el talento humano presente en la U.P mediante las
herramientas adecuadas para sugerir los cambios necesarios.
Identificar la cadena de valor de la U.P, junto con la codificacin de
productos, evaluar si el actual sistema es acorde con el propsito general
de la empresa para el cumplimiento de sus metas.
Reconocer que aspectos tecnolgicos, ambientales, sociales y econmicos
estn ausentes en la unidad productiva y que la alejan de su objetivo
general.
3. MARCO TERICO
ENFASIS

TEORIAS ADMINISTRATIVAS

EN LAS

ADMINISTRACION

RACIONALIZACION

TAREAS

CIENTIFICA

EN EL NIVEL OPERACIONAL

TEORA CLSICA

-DIVISION

DEL

AUTORIDAD,

RESPONSABILIDAD,

EN LA
ESTRUCTURA

PRINCIPALES ENFOQUES

26

DEL TRABAJO

TRABAJO,

TEORIA NEOCLASICA.

UNIDAD

DE

MANDO,

CENTRALIZACION
TEORIA DE LABUROCRACIA.
-ORGANIZACIN FORMAL.
TEORIA ESTRUCTURALISTA.
-PRINCIPIOS GENERALES

DE

LA

ADMINISTRACION.
-FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR.
-ORGANIZACIN

FORMAL

BUROCRATICA.
-RACIONALIDAD ORGANIZACIONAL.
MULTIPLE ENFOQUE:
-ORGANIZACIN

FORMAL

INFORMAL.
-ANALISIS INTRA ORGANIZACIONAL
Y

ANALISIS

INTER

ORGANIZACIONAL.

EN LAS
PERSONAS

TEORIA

DE

LAS -ORGANIZACIN INFORMAL.

RELACIONES HUMANAS.
MOTIVACION, LIDERAZGO,COMUNIC
TEORIA

ACIONES Y DINAMICA DE GRUPO.

EL COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL
TEORIA

-ESTILOS DE ADMINISTRACION.

DEL DESARROLLO -TEORIA DE LAS DECISIONES.

27

ORGANIZACIONAL.

-INTEGRACION DE LOS OBJETIVIOS

ORGANIZACIONALES

INDIVIDUALES.
-CAMBIO ORGANIZACIONAL
PLANEADO.
-ENFOQUE DE SISTEMA ABIERTO.

EN EL

TEORIA ESTRUCTURALISTA -ANALISIS INTRA ORGANIZACIONAL

AMBIENTE

Y ANALISIS AMBIENTAL.
TEORIA NEOESTRUCTURALISTA

EN LA

TEORIA DE LA

TECNOLOGIA

CONTINGENCIA

-ENFOQUE DE SISTEMA ABIERTO.

-ADMINISTRACION
TECNOLOGIA

DE

LA

(IMPERATIVO

TECNOLOGICO).

Tabla de teoras y sus principales enfoques1

4. RESEA HISTRICA
Fue creada en agosto de 2006 bajo la razn social de CREAROFICE LTDA., por el
actual Gerente General

Geymar Antonio Beltrn Ruiz, para la fabricacin

suministro e instalacin de muebles para oficina, archivos mviles, estantera en

general, etc. En marzo del 2012 se cre una nueva razn social Archivos &
Espacios Modulares S.A.S. que est legalmente constituida, identificada ante la
cmara de comercio de Bogot con el NIT 900.503.896-6 siendo una
microempresa con menos de 10 empleados. Su principal producto o bien que
1http://www.monografias.com/trabajos2/printeoadmin/printeoadmin.shtml
28

presta es la fabricacin e instalacin de archivos mviles, teniendo como

principales materias primas pintura y lamina, aparte de chapas de seguridad,
correderas, tuercas, tornillos, entre otros. Su capital inicial fue de $ 5.000.000
m/cte. pero actualmente su capital es de $ 10.000.000 m/cte. se encuentran dos
ambientes de trabajo; La Oficina y Punto de venta que est ubicada en la Calle 72
No. 61-27 Barrio San Fernando, Bogot y la Fabrica que se ubica en la
Transversal 17 No. 45c-26 Sur

Barrio Marco Fidel Suarez. Sus ingresos

mensuales en promedio son de $30.000.000 m/cte.

5. MARCO LEGAL
Ley 905 del 2004: Estimular la promocin y formacin de mercados
altamente competitivos mediante el fomento a la permanente creacin y
funcionamiento de la mayor cantidad de micro, pequeas y medianas
empresas, Mipymes. Las mipyme se deben establecer con lo escrito en la
ley 905 de 2004, toda empresa legalmente constituida debe aplicar el Art.
146, Cdigo sustantivo del trabajo, donde se pagan los salarios a los
trabajadores con los subsidios a los cuales tienen derecho, del artculo18
de la Decisin Andina 351 de 1993 donde los procesos descubiertos sern
sujetos a la reglamentacin.
Ley 9 de 1979: Proteccin del medio ambiente, Las normas generales que
servirn de base a las disposiciones y reglamentaciones necesarias para
preservar, restaurar y mejorar las condiciones sanitarias en lo que se
relaciona a la salud humana
Ley 590 de 2000: Promover el desarrollo integral de las micro, pequeas y
medianas empresas en consideracin a sus aptitudes para la generacin de
empleo, el desarrollo regional, la integracin entre sectores econmicos, el
29

aprovechamiento productivo de pequeos capitales y teniendo en cuenta la

capacidad empresarial de los colombianos.
Ley 962 de 2005: Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento
de obligaciones, nicamente podrn exigirse las autorizaciones, requisitos o
permisos que estn previstos taxativamente en la ley o se encuentren
autorizados expresamente por esta. En tales casos las autoridades pblicas
no podrn exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Ley 232 de 1995: Ninguna autoridad podr exigir licencia o permiso de
funcionamiento para la apertura de los establecimientos comerciales
definidos en el artculo 515 del Cdigo de Comercio, o para continuar su
actividad si ya la estuvieren ejerciendo, ni exigir el cumplimiento de requisito
alguno, que no estn expresamente ordenado por el legislador.
Ley 1562 de 2012: Esta comprende salud ocupacional, Sistema General de
Riesgos Laborales, Programa de Salud Ocupacional.
El impuesto al valor agregado ley 1378 de 2010 establece que todo
producto con un valor agregado pagara este impuesto el sector de
metalmecnica estn grabados todos los productos.
6. CARACTERIZACIN DE LA EMPRESA
Fue creada en agosto de 2006 bajo la razn social de CREAROFICE LTDA., por el
actual Gerente General

Geymar Antonio Beltrn Ruiz, para la fabricacin

suministro e instalacin de muebles para oficina, archivos mviles, estantera en

general, etc. En marzo del 2012 se cre una nueva razn social Archivos &
Espacios Modulares S.A.S. que est legalmente constituida, identificada ante la
cmara de comercio de Bogot con el NIT 900.503.896-6 siendo una
microempresa 10 empleados. Su principal producto o bien que presta es la
fabricacin e instalacin de archivos mviles, teniendo como principales materias
30

primas pintura y lamina, aparte de chapas de seguridad, correderas, tuercas,

tornillos, entre otros. Su capital inicial fue de $ 5.000.000 m/cte. pero actualmente
su capital es de $ 10.000.000 m/cte. se encuentran dos ambientes de trabajo; La
Oficina y Punto de venta que est ubicada en la Calle 72 No. 61-27 Barrio San
Fernando, Bogot y la Fabrica que se ubica en la Transversal 17 No. 45c-26 Sur
Barrio Marco Fidel Suarez. Sus ingresos mensuales en promedio son de
$30.000.000 m/cte.
6.1 CDIGO CIIU
CIIU DE METALMECNICA
D

36

FABRICACIN

DE

MUEBLES;

INDUSTRIAS

MANUFACTURERAS NCP
D

361

FABRICACIN DE MUEBLES

3612

FABRICACIN DE MUEBLES DE OFICINA

52

COMERCIO AL POR MENOR, EXCEPTO EL COMERCIO

DE VEHCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS;
REPARACIN DE EFECTOS PERSONALES Y ENSERES
DOMSTICOS

524

COMERCIO AL POR MENOR DE OTROS NUEVOS

PRODUCTOS DE CONSUMO, EN ESTABLECIMIENTOS
ESPECIALIZADOS

CIIU DE METALMECNICA
G

5243

5243COMERCIO AL POR MENOR DE MUEBLES PARA

OFICINA,

MAQUINARIA

EQUIPO

DE

OFICINA,

COMPUTADORES Y PROGRAMAS DE COMPUTADOR,

EN ESTABLECIMIENTOS ESPECIALIZADOS

7. ANALISIS DEL SECTOR

31

El sector al cual pertenece la unidad productiva es el industrial, manufacturero o

secundario.
Segn la Encuesta de Opinin Industrial Conjunta que la ANDI realiza con otros
gremios, en los primeros 4 meses del 2012, la produccin industrial tuvo un
crecimiento de 5.4 %; las ventas totales fueron de 5.5 % y las ventas en el
mercado domstico crecieron 6.2 %, todo esto en comparacin con el mismo
periodo del 2011.2Este sector tambin impuls la creacin de empleo en el 2012
asegur ms empleo en 0,8%. El aumento se present en temporales, que
aumentaron en 3,8%. Infortunadamente, el empleo a trmino indefinido decreci
en 1,3%.3. En cuanto al comportamiento del sector industrial en el PIB en el ao
2012 fue del 3.9% mientras que en el 2011 Fue del 2.9% viendo un crecimiento de
tan solo un punto entre los dos aos.
En los ltimos doce meses hasta junio de 2013, la produccin real de la industria
manufacturera, sin incluir trilla de caf, creci 3,1%, debido a la mayor produccin
de las industrias

de produccin de carne y pescado (15,1%),

minerales no

metlicos (7,0%), confecciones (14,2%), elaboracin de bebidas (9,4%), aceites y

grasas (14,9%) e ingenios azucareros y trapiches (13,7%). Sin embargo,

25

subsectores industriales registraron variaciones negativas en este perodo, entre

los que se destacan por su contribucin a la variacin total, las industrias de otros
productos qumicos (-2,9%), refinacin del petrleo (-3,9%) e hilatura, tejedura de
productos textiles (-8,5%).4 Industria metalrgica. Esta industria comprende una
amplia variedad de actividades que se dividen en: Metlicas Bsicas (Siderrgica):
Industrias bsicas y manufacturas de hierro y acero y manufactura de metales no
2http://abc-economia.com/tema/crecimiento-industrial/
3http://www.lanotadigital.com/opinion/sector-manufacturero-colombiano-sigue-en-exp ansion-25908.html
4http://www.dane.gov.co/files/investigaciones/boletines/mmm/bol_mmm_jun12.p
32

ferrosos. Metalmecnica: Fabricacin de productos metlicos, construccin de

maquinarias manuales, material profesional y cientfico y maquinaria aparatos y
artculos elctricos. En Colombia la actividad siderrgica se inicia a finales del
siglo XIX, con la creacin de las ferreteras Pacho, Samac, La Pradera y Amag.
Su desarrollo se dio con la creacin de la empresa siderrgica de Medelln
(Simesa) y con la siderrgica de Paz del Ro, siendo esta ltima privatizada en
1961. La actividad siderrgica se considera como ndice del grado de
industrializacin del pas.

7.1.

ANLISIS MACRO ENTORNO

Poltico-legal
A lo largo de los ltimos aos los gobiernos que han estado al frente del estado
han desarrollado polticas de fomentos de empresas, al parecer las bancadas han
entendido que las divisiones que comnmente presentaban los partidos
tradicionales solo obstaculizan el desarrollo del pas, se ha conservado una lnea
de gobierno estable que estn llevando al pas por el camino correcto, la deuda
externa Colombiana es de $69,89 miles de millones (31 Diciembre 2012 est.) 5,
mucha de esta deuda ha sido para la creacin de proyectos en todas las reas
que el gobierno debe cumplir, los planes de mejoramiento de las empresas van
inmersa en esa deuda, fondos que se distribuyen a travs de organizaciones como
Bancldex, las cmara de Comercio, fondos emprender etc. .Clculos preliminares
del cierre fiscal de 2012 sealan que el dficit fiscal de todo el Estado colombiano
fue de 2,2 por ciento del Producto Interno Bruto (PIB), es decir, de 13,35 billones
de pesos, en lugar del 2,9 por ciento (17,54 billones), anunciado en diciembre de
2011.
5http://www.indexmundi.com/es/colombia/deuda_externa.html
33

As lo present el ministro de Hacienda, Juan Carlos Echeverry Garzn, quien

atribuy este mejor desempeo a tres cosas: mejor balance fiscal del Gobierno al
subir la inversin 60 por ciento, mientras que el gasto solo creci 10 por ciento;
ms baja ejecucin de las regiones; y un menor dficit del fondo de estabilizacin
de precios de combustibles que ya supera una deuda de 2 billones de pesos. 6
Esto demuestra que los esfuerzos del gobierno estn mejorando los entornos y
factores para las empresas.
La organizacin es una microempresa como as lo decreta la ley 905 del 2004,
adems esta ley define las caractersticas, normas derechos y deberes de las
mipymes. Ley 9 de 1979 que dice o que es la ley de condiciones sanitarias para
establecimientos comerciales. Ley 590 de 2000 que penaliza a quien ejerza
prcticas restrictivas sobre las Mipymes. Ley 962 de 2005 que dice o norma tiza el
uso de suelos en el pas. Ley 232 de 1995 que da las normas para los
establecimientos comerciales.

Cultural
De las 665.556 personas ocupadas por la industria colombiana, solo el 5% est
empleado en el sector secundario o industrial, el 75,8% corresponda a personal
remunerado directamente por los establecimientos, 23,6% a personal contratado a
travs de empresas especializadas en suministro de personal y, el restante 0,6%,
a propietarios socios o familiares sin remuneracin fija. El 75,0% del personal
remunerado estaba vinculado laboralmente mediante contrato a trmino indefinido
y 25,0% por contrato a trmino fijo (DANE, 2012). La produccin bruta industrial
ascendi a$156,5 billones, de los cuales el 69,1% se concentr en 14 de los 64
grupos industriales. El valor agregado alcanz un monto de $67,8 billones. Segn
la

organizacin

jurdica

empresarial,

los

establecimientos

industriales

6http://www.elcolombiano.com/BancoConocimiento/D/deficit_fiscal_bajo_a_22_d
el_pib/deficit_fiscal_bajo_a_22_del_pib.asp
34

pertenecientes a sociedades annimas y limitadas concentraron, en conjunto,

81,4% del personal ocupado total del sector. 7

Econmico
Segn el tamao de los establecimientos, medido en trminos de personal
ocupado, el 27,0% de la produccin bruta sectorial se concentr en las plantas
industriales que ocuparon ms de 800; 38,0% en las que ocuparon entre 200 y
799 personas y el 35,0% restante en las de menos de 200 personas. En 2012 la
tasa nacional de desempleo fue de 12,5%, inferior a la de 2011 en 0,6 puntos
porcentuales (pp).En las 24 ciudades la tasa de desempleo ms alta se registr en
Pereira con 20,6%, seguida de Popayn con 18,2% y Armenia con tasa de
desempleo ciudades y reas metropolitanas 2011-2012 17,7%. Los menores
resultados fueron para Barranquilla con 9,2%, San Andrs con 9,3% y Santa Marta
con 9,3%. Los mayores cambios se presentaron en Ccuta (2,5pp), Bucaramanga
(1,8pp) y Manizales (1,1pp). Otras ciudades como Riohacha, Medelln y Quibd
tuvieron diferencias negativas de la tasa de desempleo (-2,4pp, -1,8pp y -1,7pp
respectivamente).8
La subida y bajada del dlar hacen que los accesorios que estn la venta varen
su precio en el mercado lo cual ocasiona que muchas veces el poder adquisitivo
de los colombianos vari dndonos as una variacin grande del mercado y una
inconstancia en las ventas y el flujo de caja y por esto las empresas se ven
obligadas a recurrir a prstamos y crditos de los proveedores y bancos
ocasionando un incremento en los costos de produccin.

7www.dane.gov.co
8http://www.dane.gov.co/files/icer/2010/informe_ejec_10.pdf

35

 Medio-ambiental
El subsector de la metalmecnica tiene una gran responsabilidad ambiental por
sus procesos de produccin maneja muchos desechos que deben ser manejados
de forma responsable y organizada para no afectar el medio ambiente. Adems
sus materias primas deben ser utilizadas con un porcentaje de materiales
reciclados para mejorar costos y servir al medio ambiente.
Tecnolgico
El subsector de la metalmecnica tiende a evolucionar segn las necesidades de
la industria y la constante necesidad de abaratar costos y reducir tiempos de
entrega y respuesta, creando la necesidad de estar a la vanguardia en el mercado
industrial, por esta razn muchas de las empresas inician unos procesos de
tecnificacin.
7.2. MESO ENTORNO
Dentro de la empresa la participacin o integracin con otras organizaciones es
mnima, porque lo que se busca es el crecimiento de la empresa como tal pero sin
necesidad de alianzas con otras organizaciones, tambin se tiene en cuenta que
las comercializaciones a nivel departamental en Colombia es baja ya que solo se
suministran los productos en la ciudad de Bogot

que es donde se conoce la

empresa, se tienen los proveedores y clientes. Dentro de este sector la

competencia que se encuentra es bastante debido a que este es un sector muy
competitivo dentro de la industria lo cual genera que la empresa tengas mayores
ganancias pero tambin prdidas econmicas ya que hay que ser competitivos
sacando al mercado nuevos productos que llamen la atencin de las personas
que adquieren los productos a la venta.
7.3.

ANALISIS MICROENTORNO
36

 Proveedores
Son principalmente los fabricantes de materias primas tales como: Colaceros Ltda.
Encargada de distribuir laminas metlicas dando facilidades de pago a 30 das con
un buen nivel de abastecimiento dndole as a la organizacin respuesta casi
inmediata a sus pedidos y requerimientos de materias primas. Metalquimica Ltda.
es una empresa dedicada a la fabricacin y comercializacin de recubrimientos de
primera calidad y alto rendimiento econmico para la Industria Metalmecnica
Nacional encargada de distribuir las pinturas utilizadas por la organizacin con una
muy buena respuesta a los requerimientos de la organizacin dando facilidades de
pago a 30 das. Flexon es la encargada de distribuir tornillos y herrajes necesarios
para la elaboracin de los productos de la organizacin dando facilidades de pago
a 30 das y descuentos por pago de contado. Teralplas Ltda. Es una empresa que
se dedica a la fabricacin de pendonera plstica en pvc blando y rgido, polietileno
de alta y polipropileno; supliendo as algunas de las necesidades de la industria de
la publicidad, las divisiones de oficina, la refrigeracin industrial y comercial, y la
industria de la construccin, entre otros.

Competencia directa
Establecimientos cercanos al entorno laboral de la empresa como; Diseos
Modulares la 72, este es la competencia directa en la medida que se encuentra en
la misma calle de la unidad productiva y manejan los mismos productos de igual
manera hay empresas con el mismo objetivo laboral hacia el barrio 7 de agosto,
esta competencia no afecta directamente pero si indirectamente ya que se
encuentra dentro de los 5 km a la redonda establecidos para analizar la
competencia.
8. PROCESO ADMINISTRATIVO - EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO
37

Aunque la organizacin no cuenta con un proceso administrativo formalmente

planteado se asocian varias actividades dentro de las reas del mismo.
Planeacin: Uno de los factores en la planeacin que se evidencia en la
unidad productiva es el procedimiento; segn las visitas realizadas por el
Gaes a la fbrica se not que se utiliza un procedimiento para la fabricacin
de los muebles, primero se toma la principal materia prima (lamina) y se
corta respecto a las medidas del producto solicitado por el cliente, despus
se procede a doblar las lminas cortadas para as darle forma al producto,
ya sea cajonera, archivador, etc. A continuacin se lavan las lminas, para
posteriormente aplicar la pintura electrosttica luego adicionan las otras
partes (chapas, correderas), obteniendo as las partes de los productos
para la instalacin .Las estrategias utilizadas por AEM S.A.S. son respecto
al da, es decir que se realizara la fabricacin de los productos. (Ver anexo
1, 2 y 4) (ver tabla 1, 4 y 5).
Organizacin: La unidad productiva tiene como organizacin la divisin del
trabajo diario, esto significa que respecto al trabajo que se deba entregar
prioritariamente es el que primero se fabrica, en la fbrica existen dos
trabajadores con una funcin especfica, y los otros operarios realizan
varias funciones durante el da. Tambin existe la coordinacin cuando se
sale a instalar los productos terminados, estando as algunos operarios en
la fbrica y los otros realizando la instalacin. (Ver anexo 1, 2 y 4) (ver tabla
1, 4 y 5).
Direccin: La direccin es ejercida por el gerente general quien a su vez
exige al jefe de produccin los resultados de la terminacin del producto, la
fecha de entrega y garantizar la calidad de producto. (Ver anexo 1, 2 y 4)
(ver tabla 1, 4 y 5)

38

 Control:

El

Gerente

General

est

constantemente

en

la

fbrica

supervisando los procesos y los productos. Existe un control sobre la hora

de ingreso que es a las 8:00 am, si hay un retardo se suspende al
empleado por un da, aunque nada de lo anterior se maneja por escrito. Se
realizan llamadas a clientes para verificar la satisfaccin total de los
mismos, y as los sigan visitando y les sigan adquiriendo sus productos.
(Ver anexo 1, 2 y 4) (ver tabla 1, 4 y 5)
Archivos & Espacios modulares S.A.S maneja un sistema abierto debido a que la
empresa fabrica sus productos, en todo este proceso intervienen ms de una
organizacin tales como son proveedores de lamina, pinturas, e insumos varios
estas empresas de proveedores muestra los diferentes materiales que estn
saliendo en el mercado que son de mejor calidad, muestra tambin los que han
bajado un poco en las ventas por su calidad. Tambin encontramos empresas
transportadoras que no solo entregan las materias primas sino que tambin
entregan el producto terminado a los clientes. Estn las empresas alrededor que
pueden ser una competencia por esto la empresa puede que algunas veces
agregue nuevas cosas o a sus productos como puede que no eso depende de los
costos que les requiera, recibe materias primas de los proveedores especficos,
se hace el respectivo proceso de fabricacin para as despus de todo el proceso
sale un producto terminado para comercializarlo al mayor y al detal por medio de
intermediarios y llamadas telefnicas a los diferentes clientes o distribuidores.

9. MATRICES DE DIAGNOSTICO
DOFA
ESTRATEGIAS FO, FA, DO,DA,
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
39

O1 Ampliacin del mercado actual

A1 Aparicin de nuevos

al nacional.
O2 Fidelizacin de clientes

competidores
A2 Precios bajos de las
importaciones VS Precios altos

O3 Flexibilidad de pago
O4 Nuevos productos nacionales

FORTALEZAS

nacionales
A3 Falsificacin e informalidad
A4 Revaluacin del peso como

desarrollados
O5 Nuevos potenciales mercados
O6 Compra de productos por

moneda
A5- Monopolizacin del mercado

mayora
ESTRATEGIAS FO
F1-O3
La
capacidad

A6- Aumento de importaciones

ESTRATEGIAS FA
F1-A5 Facilita la capacidad

de

de

F1- Estructura

negociacin puede mejorar al

ingresar a crculos cerrados del

lineal simple
F2- El rea

solo depender de una persona.

mercado.

administrativa

F2-ODesarrollo

se encuentra en

productos en manera conjunta

el mismo

con

espacio de

clientes y quienes conocen los

sustitutos,

ventas
F3- Experiencia

costos.

exaltando la produccin nacional

en la fabricacin

F3-O1 Ampliacin del stock de

F3-A6 A los clientes asiduos

de muebles

productos, para consolidar la

mostrar la calidad del producto

metlicos

marca en el mercado.
F4-O4 Aumento de la calidad de

nacional

F4- Fabricacin

los productos desarrollados para

F3-A1

eficiente y

que la calidad sea caractersticas

sistemas de entrega puntual y

eficaz

de la marca

servicio posventa
F5-A1 Aumentar los incentivos a

F5-O3 Conquistar a los clientes

los clientes asiduos y nuevos, en

F5-El cliente es

con flexibilidad de las cuotas de

el

la prioridad
F6- La

pago
F6-O5

se

posventa
F6-A2 Demostrar la importancia

fidelizacin del

conquistan mercados, fidelizar

de la calidad y durabilidad sobre

cliente

los nuevos clientes con pagos

los bajos precios.

quienes

En

de

nuevo

conocen

medida

40

que

los

F2-A3 Desarrollo de productos

aprecios

cmodos

Implementacin

momento

de

la

venta

de

flexibles.
F7-A5 Garantizar a los clientes
F7- La

F7-O5 Mostrar a los nuevos

que el tiempo en el mercado

experiencia en

clientes la satisfaccin de los

puede ser una garanta para su

el mercado

asiduos
F8-O1 Establecer contacto con

compra

F8- Estrategias

empresas alejada de ciudades

F8-A6 Simplificar y facilitar los

de mercadeo

capitales

procesos de compra por canales

eficientes

nichos.
F9-O6 Comprar de contado la

diferentes a los habituales

mercanca

F9-A6 Garantizar la compra de

explorando

nuevos

disminuyendo

su

F9- Presenta

endeudamiento,

mejorando

ganancias
F10-Su nivel de

precios
F10-O6 permitiendo negocia a

importada de calidad
F10-A4 Con la disponibilidad de

endeudamiento

mejores precios

efectivo, se aumenta el poder de

ha bajado
DEBILIDADES

primas
ESTRATEGIA DO

las

materias

contado

de

materia

aunque

negociacin en algunos insumos

ESTRATEGIA DA
D1-A1 Los nuevos competidores

D1- El

poseen
Conjugar

conocimiento

conocimiento

D1-O5

adquirido ha

exitosas en el pasado con las

las

sido emprico
D2- La

exitosas actuales en mercadeo

nuevos mercados.

comunicacin

D2-O6 Fortalecimiento del rea

entre el rea de

produccin pues el rea solo

D2-A1 Nunca desestimular ni dar

produccin y las

debe ocuparse de la fabricacin

a conocer los problemas a esta

dems reas es

rea

deficiente
D3- Solo se

distractores

manejan

D3-O4

muebles

estrategias, para conquistar los

mercado

metlicos para

dems

(hogar

establecerse en ese nicho y

clientes

estudiantil,

donacin

poder incursionar en otros, sin

empresariales
D4- La

gubernamental)
D4-O3 Los clientes idealizados

estar

ajena

estrategias

poco

diversos

prctico y muy tcnico, reutilizar

estrategias

para

no

exitosas

en

incurrir

en

incumplimientos

Establecer
mercados

41

nuevas

D3-A5 Afianzar su posicin en el

actual

para

mayor dificultad
D4-A6 Puede reorientarse

la

fabricacin

se han acostumbrado a una lnea

poseen poco

de

conocimiento

especial, mantener la lnea para

tcnico

esos clientes.
D5-O1 Estimular a los clientes a

fabricacin a la comercializacin

D5- Enfocarse

que traigan nuevos clientes por

D5-A1

en los clientes

incentivos

los

completamente

asiduos

inicialmente ofrecidos
D6-O1 Las estrategias

de

producto,

mercadeo

con

un

diferentes

deben

estilo

llevar

Explorar

mercados
desconocidos

una vez fortalecidos los actuales

al

D6- Pocos

momento de nuevos mercados

D6-A6 Reenfocar el sistema de

nuevos clientes

fidelizar esos clientes

D7-O5
El
empirismo

produccin a la comercializacin
ha

D7- Ausencia de

demostrado ser una herramienta

conocimiento

eficaz,

tcnico en

estrategias pero con la misma

D7-A2 Reenfocar el sistema de

marketing
D8- Ausencia de

esencia de conquista.

produccin a la comercializacin

reentrenamiento

D8-O4 Resaltar al cliente la

D8-A5 Re-entrenar al personal y

de las personas

oportunidad de pago de acurdo a

capacitarlo

en la empresa
D9- Las

convenios directos

generadores de estrategias.

re-estructurar

las

para

que

sean

ganancias
pueden

D9-O4

presentar

estrategias

Establecidas

las

D9-A6 Al limitar las ventas de

marketing

produccin pueden aumentarse

mayores

aumentar clientes es aumentar

con la compra de materia prima

mrgenes
D10- Los

ventas.

ms econmica

niveles de

D10-O1 Entender la importancia

D10-A4 Utilizar lo estrictamente

reinversin son

de la reinversin a travs de

necesario de acuerdo a las

bajos.

proyecciones, de ventas.

proyecciones establecidas.

de

EFI
42

MATRIZ EFI
FORTALEZAS
Peso

Factores

Servicio al cliente
Calidad en sus productos
Localizacin del negocio
Trayectoria en el mercado
Liquidez para solventar sus

Cal

Valor

2
4
1
4
4

Ponderado
0.08
0.52
0.02
0.36
0.08

0.04
0.13
0.02
0.09
0.02

deudas
TOTAL

0.3
DEBILIDADES
Peso

Factores

1.26
Cal

Valor

Deficiente planificacin
No incentivan a los empleados
Falta de publicidad
No
cuentan
con
una

0.01
0.01
0.01
0.01

4
4
4
4

Ponderado
0.04
0.04
0.04
0.04

contabilidad organizada
La facturacin al cliente se hace

0.01

0.04

a mano
TOTAL

1.00

2.44

La matriz EFI muestra que la unidad productiva esta levemente por encima de la
media, lo cual implica que su situacin interna debe mejorar, la reorganizacin es
una necesidad imperativa para que se pueda aumentar ventas y por consiguiente
ingresos.
PCI
DIAGNOSTICO INTERNO PCI
ASPECTOS

FORTALEZAS
ALTO

DEBILIDADES

MEDI

BAJ

Capacidad directiva

ALTO

MEDI

BAJ

X
X

43

BAJO

X
X

estratgicos
Estructura organizacional

MEDI
O

Uso de planes

IMPACTO
ALTO

Direccin y control

Enfrentar los problemas

Capacidad competitiva
Fidelizacin de clientes

X
X

Capacidad de ser

agresivos con la
competencia
Satisfaccin del cliente
Aplicacin de la

experiencia
Capacidad financiera

Acceso a capital cuando

se necesita
Disponibilidad de fondos

Retorno de la inversin

Competir con precios

Capacidad del talento

humano
Nivel acadmico de los
empleados
Experiencia tcnica
Pertenencia
Motivacin

X
X

X
X

X
X

Otro de los indicativos de gestin es el PCI, la capacidad de la empresa es

importante medirla pues no es un solo enfoque en el cul lo medimos, desde la
capacidad de dirigir hasta el talento humano fue evaluado, la unidad productiva
Archivo & Espacios Modulares S.A.S se encuentra muy en el promedio de lo que
hemos observado lo que significa que no est realmente en la capacidad de
afrontar situaciones que tambin drsticamente su mercado y amenacen su
estabilidad.
44

 EFE
MATRIZ EFE
OPORTUNIDADES
Peso

Factores

Cal

Valor

metalmecnica,

0.16

Ponderado
0.64

manufacturera y construccin.
Apertura de fronteras para

0.06

0.24

0.18

0.72

0.12

0.36

0.08

0.24

La

industria

China,

Venezuela,

Ecuador,

Chile.
Los

compradores

estn

dispuestos a pagar ms por

productos nacionales.
Las ventas de productos
metalrgicos estn aumentando
en promedio del 4% anual.
Tratados de libre comercio con
varios pases.
TOTAL

2.2
AMENAZAS
Peso

Factores
La

falsificacin

productos,

de

los

Cal

Valor

0.15

Ponderado
0.30

0.05

considerados

piratas, chiviados
A pesar de los tratados algunos
pases son restrictivos para que
los

productos

0.10

nacionales

entren.
El estado invierte poco en la

0.06

0.06

0.08

0.08

0.06

0.06

industria de metalurgia y su
desarrollo.
La
informalidad
distribuidores,

al

no

de
estar

legalmente constituidos.
La entrada de materia prima
China.

45

TOTAL

1.00

2.80

La industria metalrgicas Colombianas a pesar de situaciones que son realmente

adversas es prospera, se fortalece anualmente en poca medida pero
continuamente, las herramientas y estrategias usadas al parecer dan los
resultados esperados no en su total medida pero si casi cumpliendo un 80% de su
expectativas.
El valor total ponderado se encuentra por encima de la media que es 2.50 lo que
ratifica que realmente los colombianos estamos creciendo de manera constante en
el sector metalrgico.
POAM
DIAGNOSTICO EXTERNO POAM
ASPECTOS

OPORTUNIDADES
ALTO

Social

MEDIO

BAJO

AMENAZAS
ALTO

IMPACTO

BAJO

ALTO

MEDI

BAJ

Inestabilidad laboral
Crecimiento de la poblacin

MEDIO

X
X

Cultural

Deseo de comprar calidad

En el exterior la calidad
colombiana
Econmico

X
X

Tratados de libre comercio

Estabilidad monetaria

Poltico
Estabilidad institucional

X
X

Aspectos polticos

Legales

46

X
X

Estabilidad laboral

Facilidad de crear empresa

Tecnolgicos

X
X

Globalizacin de la

X
X

informacin
Resistencia a los cambios

tecnolgicos

Oportunidades: Social, Se puede precisar que el colombiano de a pleno necesite

directamente productos metalrgicos, pero el crecimiento de la poblacin es una
oportunidad en la medida que a mayor cantidad de personas en un lugar
geogrfico

mayor

cantidad

de

unidades

habitacionales

(varilla,

rejas,

cercamientos), se requiere amblar dichas unidades habitacionales o las nuevas

oficinas la gente generalmente tiende a desear comprar u obtener para su gusto y
disfrute los productos de la mejor calidad, las personas aun encontrndose a nivel
nacional y mundial una situacin econmica complicada desea siempre para si
mismo lo mejor y de mejor calidad por consiguiente estn dispuestas a pagar por
ello.
Amenazas: Polticamente, En Colombia las legislaciones enfocadas a crear
industria son dbiles o poco objetivas y en algunos casos crear empresa se vuelve
un proceso dispendioso, a nivel internacional muchos pases no son serios cuando
deben cumplir sus partes en tratados de libre comercio, legalmente En Colombia y
el mundo la ilegalidad en la fabricacin de productos adulterados no posee las
penas suficientes para desalentar a los fabricantes de productos falsos, pero al
comerciante legal si se le exige y condena. La tecnologa no ha sufrido un cambio
drstico en la creacin y /o fabricacin de la metalurgia en Colombia, las pocas
que se desarrollan no alteran mucho al producto final.
PEYEA

47

MATRIZ DE LA POSICIN ESTRATGICA Y LA EVALUACIN DE LA ACCIN

Posicin Estratgica Externa

(PEYEA)
Calificacione
Posicin Estratgica
s

Externa
FUERZA DE LA

FUERZA FINANCIERA (FF)

Calificacione
s

Capital de trabajo

INDUSTRIA (FI)
Potencial de crecimiento

Flujo de efectivo

Potencial de utilidades

Liquidez

Estabilidad financiera

Reinversin

Conocimientos en

Riesgos del negocio

tecnologa
Aprovechamiento de

Facilidad para entrar al

recursos
Aprovechamiento de la

mercado
Reservas de efectivo

capacidad productiva
Continuidad de capital

16/7=

2.28

24/7=

ESTABILIDAD DEL

3.42

VENTAJA COMPETITIVA

AMBIENTE (EA)
Tasa de inflacin

-2

(VC)
Participacin en el

-5

Estabilidad monetaria

-1

mercado
Calidad de producto

-1

Tasa de cambio

-3

Lealtad de los clientes

-1

Presin de la competencia

-1

Conocimientos

-1

Precio de productos

-3

tecnolgicos
Control sobre

-3

competidores
Elasticidad de la demanda
-15/7=

proveedores y
distribuidores
Ciclo de vida del producto

-5
-2.14

-12/7=

El promedio para EA= -2.14

El promedio para VC=-1.7
El promedio para FI= 2.28
El promedio para FF= 3.42
La direccin del eje x es: -1.71 + (+2.28)= -1.68
La direccin del eje y es: -2.14 + (+3.42)= 1.28
48

-1
-1.71

La unidad productiva debe seguir estrategias competitivas pues se ubica en el

cuadrante II, la estrategia que actualmente aplica la unidad productiva es una de
integracin hacia adelante, la que se propone aparte de esta estrategia es una de
integracin horizontal y de desarrollo de mercado.

10. REA ADMINISTRATIVA

ITEM
Misin
Visin
Objetivos
Metas
Estrategias
Polticas
Reglas

LISTA DE CHEQUEO REA ADMINISTRATIVA

SI
NO OBSERVACIONES
X
Por falta de conocimiento tcnico
X
Por falta de conocimiento tcnico
X
Por falta de conocimiento del tem
X
Invertir para una sucursal
X
Por desconocimiento tcnico
X
Por desconocimiento tcnico
X
Llegar puntualmente
Portar el uniforme adecuadamente
Utilizar un lenguaje moderado
Prohibido hablar por celular durante la
jornada laboral
Tratar siempre bien al cliente

Normas
Valores

X
X

Geymar Beltrn fomenta en su unidad

productiva el valor del respeto, honestidad,
amor y solidaridad

Principios
Recursos

X
X

Humanos:

Los

empleados

fijos

temporales.
Tcnicos:

delegando

funciones a

sus

empleados y promoviendo la eficiencia.

Tecnolgicos: Pagina web en Facebook
Fsicos: La infraestructura del y equipos de
la produccin de alimentos como plancha
para asar carnes, hornos, neveras, mesas,

49 sillas, televisores.
Econmicos:
ndices
Indicadores
Estndares

X
X
X

Cuenta

con

mensuales por concepto de ventas.

Por desconocimiento tcnico
Por falta de conocimiento tcnico
Por falta de conocimiento tcnico

ingresos

10.1. MODELO O ENFOQUE ADMINISTRATIVO

Teora clsica: La organizacin formal, Archivos & Espacios Modulares
S.A.S inicialmente se constituye con base en esta teora ya que solo un
superior es el que indica cada funcin que debe desempear el empleado,
al igual las decisiones que se toman surgen de un superior.

Teora de burocrtica: Con un enfoque funciones del administrador, del

enfoque clsico pasamos al burocrtico con experiencia los empleados de
la unidad productiva se guan sin tomar decisiones an todo era a orden del
jefe.

Teora de las relaciones humanas: Esta con un enfoque de organizacin

informal,

los

empleados

son

de

vital

importancia

pues

conocen

ampliamente del negocio y su experiencia es necesaria para mantener

funcionando la unidad productiva.
Teora neo-estructuralista: Esta ltima con un enfoque de sistema abierto
sin conocerlo el gerente de Archivos & Espacios Modulares S.A.S aplica en
su

unidad

el

sistema

abierto

permitindole

ser

ms

dinmica

comercialmente.

10.2. PLANEACIN ESTRATEGICA

Visin: se encuentra publicada en la pgina web dice el objetivo principal
de Archivos & Espacios Modulares S.A.S. es satisfacer las necesidades
de nuestros clientes en los servicios de optimizacin de espacios dar
50

soluciones

a espacios reducidos

y brindar una mejor opcin de

organizacin de documentos. se encuentra mal elaborada ya que le

hace falta aspectos como: los cambios, la competitividad, los valores y
sus resultados

Objetivos de Archivos y Espacios Modulares S.A.S.: en las entrevistas

realizadas a la seora Marcela Beltrn (asistente de gerencia); Nos
informa que la organizacin no tiene objetivos claros.

Polticas de Archivos y Espacios Modulares S.A.S. segn la entrevista la

nica poltica clara que se ve es la orden de compra llega a manos del
gerente, este la entrega a la asistente de gerencia, la cual la enva al jefe
de produccin y el la elabora.
10.3. PROPUESTA DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Misin: Somos una microempresa Colombiana que presta el servicio de
fabricacin de muebles a empresas, buscando generar empleos y un buen
posicionamiento en el sector industrial, brindando productos y servicios de
buena calidad a bajos costos con cumplimento en la entrega.
Visin: Posicionarnos como una de las

empresa ms grandes y

reconocidas de fabricacin de muebles en la ciudad de Bogot ofreciendo

productos y servicios de excelente calidad a bajos costos, llevando a cabo
los procesos con tica, responsabilidad, compromiso y disciplina buscando
la mejora continua con auto capacitacin y utilizando tecnologa de
vanguardia.
Objetivos: Disear productos innovadores de excelente calidad mejorando
la productividad dentro de la empresa y satisfaciendo las necesidades de
los clientes; Fabricar los muebles para oficina; Disear nuevos productos
dependiendo a la demanda del mercado; Mejorar la calidad de recurso
51

humano; Contribuir al desarrollo de la empresa dentro del mercado;

Determinar la productividad de los procesos dependiendo a los tiempos
establecidos.
Polticas: Realizar todo trabajo con excelencia dentro de la empresa;
Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y
reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la
comunidad en general; Atender al cliente es responsabilidad de todos los
integrantes de la empresa, para lo cual debern conocer los procedimientos
a fin de orientarlos; Todos los integrantes de la empresa deben mantener un
comportamiento tico y moral para su mejor desempeo; Realizar
evaluaciones peridicas, permanentes a todos los procesos de produccin,
comercializacin y distribucin dentro de la empresa; Presentar los
presupuestos y planes operativos mensuales y anuales para tener un
control de las ganancias y las prdidas de la organizacin.

10.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional puedes ser definida por el tipo de actividades que se
desempean dentro de una organizacin, en Archivos & Espacios Modulares
S.A.S se evidencia que trabajan sobre una estructura lineal simple, debido a que
es una organizacin pequea, no tiene especialistas en las tareas tcnicas, se
centra principalmente en la responsabilidad y la autoridad proviene de un solo
superior en este caso el propietario y cada uno de los empleados es responsable
de entregarle informes a un solo superior. Debido a que la empresa no cuenta con
organigrama establecido se elabor uno que muestra el estado actual de la
organizacin.

52

10.5. ORGANIGRAMA
Archivos & Espacios Modulares S.A.S

SECRETARIA

Cadena De Mando: Los empleados deben cumplir con disciplina y

cumplimiento la entrega de la produccin al supervisor quien es el que tiene
el control jerrquico sobre el personal ellos deben rendir en sus actividades.
Tramo de Control: El tramo de control se rige en los distintos departamentos
dado a que cada uno desarrolla estrategias para el mejoramiento de la
organizacin se supervisan las actividades en la produccin que se estn
realizando de manera eficiente y con calidad.
Centralizacin: En la unidad productiva los jefes de cada area deben tomar
diferentes ordenes y estrategias para el logro de sus objetivos de esta
forma haya una coordinacion de forma eficaz, delegar a cada supervisor la
53

autoridad hacia cada subordinado, La toma de decisiones en la

organizacin en primera parte la toma el gerente quien es el que decide si
se deben o no realizar de manera oportuna y en la realizacin de las tareas
en el rea de produccin las decisiones las toma el supervisor quien hace y
decide en esta rea.
Departamentalizacin: Archivos & Espacios Modulares S.A.S. tiene la
departamentalizacin une el personal para el desarrollo de las actividades
bajo la supervisin del gerente y supervisor de rea quienes permiten que
se lleve a cabo la produccin con eficacia y eficiencia.

10.6. ESCENARIOS Y ESTRATEGIAS

Actualmente: la unidad productiva, cuenta con un escenario, Normal/
Probable para ellos en este escenario no existe ninguna sorpresa, pues no
tiene en cuenta la preocupacin por avances tecnolgicos, la saturacin del
mercado, la afectacin sobre el medio ambiente, etc.; todos los cambios
que afectan el entorno externo e interno de la microempresa. El
administrador de AEMSAS, no siente la necesidad de preocuparse por
sucesos del futuro, simplemente quiere llevar la lnea de su producto
direccionado en un solo camino, y si se llega a presentar algn suceso que
puedan afectar a esta unidad productiva, el propietario es el encargado de
tomar la decisin pertinente, para sacar de algn bache a esta
microempresa. A partir de lo anterior, las estrategias utilizadas AEMSAS,
una de ellas es la de compensacin, pues simplemente hay preocupacin
por mantener su capital y mantenerse en el mercado, su posicin en el
mismo, la otra estrategia que utiliza esta unidad productiva, es una
estrategia flexible.
54

 A futuro puede: Puede presentar dos situaciones posibles.

Optimista/ en medida que el administrador de la unidad productiva entienda
la importancia de los ajustes y los cambios, acepte los consejos de
aplicacin de estrategias, los embates de su entorno no sern tan nocivos
para la empresa, por el contrario podran llegar a convertirse en muy
positivas situaciones que ayuden a la unidad productiva a cumplir sus
metas y desarrollar sus objetivos.
Pesimista/ que se siga llevando a la empresa en la solucin del diario
problema, sin proyecciones, metas u objetivos, que se siga considerando al
cambio como una amenaza y no como una oportunidad como realmente
debe ser, se siga sin entender que la inversin es recuperable y jams se
convierte en un gasto inoficioso, la tecnologa ayuda a desarrollar nuevos
productos y si no se adquieren elementos que potencien la produccin, o
estrategias que modifiquen y mejores el clima organizacional la unidad
productiva va a una segura quiebra.

10.7. NUEVOS ENFOQUES DE LA ADMINISTRACION

10.7.1 benchmarking
1. Planificacin:
Aplicar benchmarks a todos los muebles metlicos diseados para
satisfacer clientes corporativos.
Industrias cruz son el referente en el mercado en la fabricacin de muebles
metlicos para uso industrial, escolar, casero y oficina.
No se puede acceder a la informacin directa de esta empresa de como
fbrica o estandariza sus procesos, pero se puede acceder a las cartillas de
ICONTEC donde describen de manera claras las buenas prcticas en la
fabricacin de muebles metlicos, con el fin de comenzar a pensar en la
55

aplicacin del sistema de calidad total y la certificacin de iso o bureau

beritas.

2. Anlisis
Es claro que en la actualidad la unidad productiva no puede producir, ni a la
velocidad ni a la calidad requerida en el mercado ni por el mismo para
posicionarla por eso es de vital importancia el redireccionamiento delos
procesos con el fin de estandarizarlos para hacerse ms competitiva.
3. Integracin
Comunicar y obtener colaboracin: Hay que seleccionar el mtodo de
comunicacin y organizar los hallazgos para su mejor presentacin y
comprensin.
Instalar metas operativas: Es necesario examinar las metas actuales de
nuestra organizacin para alinearlas con los resultados encontrados en la
bsqueda.
4. Accin
Ejecutar los planes: se debe definir la actividad o tarea que se quiere
realizar y hay que considerar el respaldo de la organizacin para la puesta
en prctica.
Implementacin: Las mejores prcticas deben ser implantadas dentro de la
estructura funcional ya existente.
Calibrar el benchmarking: Se busca permanentemente mejores prcticas.
5. Maduracin
Prcticas completamente integradas a los procesos.

10.8 PLANEACIN ESTRATGICA

56

En la medida en que la empresa tiene un crecimiento ayuda a incrementar las

posibilidades de xito, los objetivos propuestos, creacin, restructuracin y el
posicionamiento de un producto o servicio de la empresa . Esta tiene unos
interrogantes que ayudan a desarrollar la planeacin estratgica como son: qu se
quiere lograr, en qu situacin se est en la empresa, qu se puede hacer , qu
se va a hacer para as mismo buscar un mayor rendimiento y ayudar a la toma de
decisiones en la organizacin, la

planeacin estrategia

organizacin debe estar en capacidad de influir sobre el

insiste en que la
entorno, no es una

actividad corriente en nuestro medio y por tanto simultneamente con el

aprendizaje de modelos de planeacin, es necesario trabajar por desarrollar una
cultura de la planeacin estratgica dentro de la empresa para mejorar el
desarrollo, crecimiento y posicionamiento.

11. REA DE PRODUCCIN

11.1. CADENA DE VALOR
La cadena de valor de la empresa integra las diferentes actividades de apoyo
dentro de las cuales podemos ver: Infraestructura en esta podemos ver que el
rea de administracin en general es buena ya que los diferentes ingresos
econmicos de la empresa se invierten en los mismos cada vez que se estn
necesitando como son: los materiales, las herramientas, los pagos de nmina y de
proveedores. En cuanto a las finanzas no se tiene un control establecido sobre
esta ya que no hay un contador que lleve registro de lo que se gasta y lo que no
se gasta, el control de calidad de los productos es muy bueno se hacen revisiones
de los productos despus de terminados confirmando que no tengan fallas de
57

fabricacin y adems que sea acto para el trabajo para el que es solicitado.
Administracin de recursos humanos esta es una actividad muy importante dentro
de la organizacin aunque no est bien especifica ya que lo primero que se hace
es la contratacin del personal dependiendo a la vacante disponible, despus se
hace una breve induccin dependiendo del cargo al que fue asignado despus de
un cierto tiempo se realizan motivaciones muy pequeas despus de un tiempo
determinado. Desarrollo tecnolgico es muy utilizado dentro de la empresa ya que
se requiere de conocimientos para manejar las maquinarias debido a que estas
son mquinas muy peligrosas y si no se tiene un conocimiento pueden ocasionar
accidentes, tambin podemos ver que la documentacin de los materiales de
empresa y salidas de los productos terminados as mejorando la calidad de los
productos dependiendo de la satisfaccin de los clientes. Abastecimiento se hace
en la forma en que se va acabando los materiales se hacen los pedidos de lo se
necesita para la empresa artculos como son: laminas, pinturas, tornillos, tuercas,
correderas etc. Los cuales son pedidos a los diferentes proveedores para sus
labores de trabajo despus de eso los materiales son llevados a la empresa, para
as mismo empezar la elaboracin de los muebles, terminados son revisados y
entregados a los diferentes clientes y final mente haciendo su instalacin en los
lugares solicitados por los clientes.
Dentro de las actividades primarias podemos ver: la logstica interna que es la que
se encarga de el almacenamiento de la materias primas las cuales son tradas por
los diferentes proveedores los cuales al momento de recibir estos insumos se
realizan una pequea lista para tener en cuenta si lo que fue pedido sea lo que
all llegado, tambin se encarga de que el vehculo de transportacin se
encuentre listo para el momento de hacer la entrega a los diferentes clientes. Las
operaciones se realizan para saber el control de calidad en el que se encuentran
los artculos despus de ser terminado, para as despus ser empacados para su
respectiva entrega a los lugares solicitados por los clientes finalizando con la
instalacin. La logstica externa

se hace en la forma en que los artculos

58

terminados son almacenados, seguido sigue la programacin de las fechas de

entrega y por ltimo la entrega

a los diferentes clientes. En cuanto a la

mercadotecnia la publicidad con la que cuenta la empresa no es buena pero aun

as son muchos los clientes de la empresa ya que una persona se encarga de
llamar a las empresas ofreciendo los diferentes servicios que brinda la empresa,
ofreciendo formas de pago y promocin para llamar la atencin de los clientes sin
dejar de lado la buena atencin con la que se trata a los diferentes clientes al
momento de hacer la ventas. El servicio que brinda la empresa para los clientes es
la entrega de los muebles a los lugares solicitados, se hace la respectiva
instalacin revisando que el producto no tenga fallas, se ofrece la garanta en caso
de algn dao y se ofrecen diferentes formas de pago para la comodidad de las
personas.

59

11.2. GESTIN DE INVENTARIOS

Anlisis e identificacin de las familias de productos: La clasificacin se divide en 4
familias que son: metlicos, madecor, sillas, y divisiones de oficina; con sus
60

respectivas subfamilias segn los productos que fabrica la empresa teniendo en

cuenta sus caractersticas, a continuacin se muestra divisin realizada.

11.3. CDIGOS DE BARRAS

En este caso el EAN 13, a continuacin se presenta un ejemplo de cmo se podra
aplicar un cdigo de barras para 12 de los productos fabricados por la empresa.
61

62

LISTA DE CHEQUEO REA DE PRODUCCIN

ITEM
SI NO OBSERVACIONES
Cadena de valor
X
Cuenta con una cadena de

valor

poco

Sistema

de X

sofisticada
Aplica un sistema de inventario JAT ( Justo a

inventario
Mtodo

de X

tiempo)
Actualmente aplica de una forma emprica el

12.

evaluacin

de

mtodo PEPS, ya que realiza la rotacin de los

alimentos, sacando los productos que tienen una

fecha de vencimiento cercana.

Actualmente Geymar Beltrn controla la cantidad

inventario
Punto de pedido

de productos a pedir con base a las necesidades

de la unidad.
El dueo manifiesta no tenerlo por escrito

Inventario fsico X
de la planta y
equipo

de

la

unidad
productiva
Cantidad
econmica

No, por desconocimiento del tem.

de

pedido

DE MARKETING
63

12.1. ANLISIS DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

De acuerdo a las visitas realizadas a la unidad productiva los productos que
maneja la empresa son de consumo duradero ya que son muebles metlicos
como archivadores de diferentes modelos y tamaos, sillas, puestos de oficinas y
separadores, aunque ellos producen tambin ofrecen dos servicios como son la
entrega y la instalacin de los productos a los diferentes lugares o empresas, las
caractersticas de los productos varan dependiendo de su modelo aunque los
estilos no son muy exclusivos

son de gran utilidad para la persona que los

compre, la marca que tiene archivos & espacios modulares S.A.S no es muy
reconocida en el mercado ya que es una empresa pequea la cual cuenta con
muy pocos clientes, no tiene un logo, una frase significativa que llame la atencin
de los compradores, en cuanto a el
envuelven los

empaque tampoco cuenta con el solo

diferentes productos en una cinta adhesiva transparente, no

cuentan con una caja en la cual guardar sus productos para la hora de la entrega,
tampoco cuenta con las etiquetas para los productos de ninguna manera. la lnea
de productos con la que cuenta la empresa va asa el mismo sector que son las
empresas ya que solo se dedica la a fabricacin de muebles para oficina, la
creacin de nuevos productos para la empresa no es muy factible, ellos est a
gusto con lo que tiene y hasta el momento no han implementado nuevos
productos como tal las ventas se realizan por medio de la secretaria que es la
recibe las rdenes de compra, realiza las facturas y hace las respectivas llamadas
a algunos de los clientes que tiene la empresa para ofrecer los productos.
12.2. ANLISIS DE LOS CRITERIOS DE SEGMENTACIN
SEGMENTACION GEOGRAFICA
Criterios geogrficos
Segmentos
Ventajas
Ubicacin
Bogot, Cha,
Menores gastos de
Zipaquir, Cota, Usme,
64

transporte y tiempo se

Funza, Facatativ y
Acceso a medios de

Villavicencio.
Cercana a vas

transporte

principales, terminales

entregan.

terrestres, y vas de
rpido acceso, vas
Acceso a puntos de

secundarias y barrios.
Cerca de polos

distribucin

comerciales,
industriales y de
consumo.

SEGMENTACION CONDUCTUAL
Criterios conductuales
Segmentos
Ventajas
Ocasin de compra
Compras normales o
Optimizacin de

Beneficios buscados

especiales

inventarios y

(remodelaciones,

mantenimiento de stock

expansiones y creacin

para fechas exactas.

de nuevas empresas).
Cumplimiento de
estndares de calidad,
garantas, cumplimientos
de entregas, optimizacin
de espacios, comodidad
y criterios ergonmicos

Grado de usuario

para los empleados.

Usuarios permanentes y

Grado de lealtad

espordicos
Media y baja

12.3. PERFIL DEL CLIENTE

65

Los clientes son empresas dedicadas a la comercializacin, produccin de

productos y servicios interesadas en la optimizacin de espacios buscando la
comodidad, ergonoma y la comodidad de sus empleados, utilizando muebles de
oficina de alta calidad a precios competitivos.
12.4. INVESTIGACION DE MERCADOS
Se realizaran encuestas dirigidas a clientes potenciales que an no cuentan con
un vnculo formal con la empresa para indagar en sobre el comportamiento
(rotacin, gustos, tendencias, periodos altos de demanda, etc.) De los actuales
productos de Archivos & Espacios Modulares S.A.S en el mercado.
12.5. MERCADO POTENCIAL Y MERCADO OBJETIVO
El mercado potencial es cualquier tipo de empresa o persona que en su labor
diaria utiliza o tenga necesidades de los productos de la empresa. El mercado
objetivo de Archivos & Espacios Modulares S.A.S son empresas ubicadas en
Bogot, Cha, Zipaquir, Cota, Usme, Funza, Facatativ y Villavicencio. Con un
nmero de empleados mayor a 3 con un patrimonio mayor de $ 2.000.000, que
busquen optimizar sus espacios de trabajo logrando la comodidad y ergonoma en
los mismos, empresas en expacin, remodelacin y nuevas empresas.
12.6. ANLISIS DE LA ENCUESTA REALIZADA A LOS CLIENTES
Segn la encuesta realizada a los diferentes clientes su puede concluir que: el
gasto ms significativo a la hora de comprar un inmobiliario es el pedido especial o
sobre medida, los productos que los clientes buscan siempre son nuevos por que
representan mayor durabilidad y mejor estado, a la hora de ir hacer las compras
de un producto les gusta ms hacer las compras al detal dependiendo del uso
para el cual quieran el mobiliario, al momento en que los clientes deciden hacer
66

las compras les gusta ir a lugares reconocidos en el mercado por la trayectoria

que estos tienen, cuando adquieren un articulo tienen en cuenta la calidad y el
precio del producto, cuando mandan hacer los pedidos de los productos a las
empresas tiene ms en cuenta el diseo que la funcin y comodidad del mismo,
las ofertas son de mucho agrado para los clientes al momento de realizar las
compras, aunque la empresa Archivos & Espacios Modulares S.A.S no es una
gran empresa tiene cierto reconocimiento dentro del mercado los clientes dicen
que los productos de mucha confianza y fue conocida por medio del voz a voz
entre clientes.
12.7. INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN AREA DE
MERCADEO PARA CLIENTES
INTRODUCCIN
Es una encuesta que se realizara con el propsito de saber las preferencias de los
potenciales clientes con personera jurdica dicha localidad y en general en la
ciudad de Bogot. Con sus resultados de realizaran planes de marketing en el
establecimiento pblico Archivos & Espacios Modulares S.A.S buscando su
posicionamiento en la localidad y en general en la ciudad.
OBJETIVO
Conocer la preferencia de las personas jurdicas potencialmente clientes en
Bogot, respecto al consumo muebles modulares.
INSTRUCCIONES

Lea cada una de las preguntas.

Marque con una X la opcin de su preferencia.
Diligencie las casillas: -Nombre Ocupacin.

1 Usted en su empresa considera que un buen mobiliario es vital para el

desarrollo de su actividad?
SI
67

 NO
2 De los siguientes productos en su empresa cual considera usted que es el
que representa mayor inversin a la hora de comprar mobiliario:
Sillas
Mesas
Archivadores
Locker
Pedido especial o sobre medida
3 Cundo usted compra mobiliario busca almacenes con productos?
Nuevos
Usados
4 Usualmente cuando compra mobiliario lo hace?
Al mayor
Al detal
Por qu?:____________________________________________________
5 En el momento de la compra de mobiliario la marca o el posicionamiento de
la empresa usted la tiene en cuenta?
SI
NO
6 En el momento de la compra de mobiliario usted tiene en cuenta?
Precio
Calidad
Ambas
7 Usted considera que la financiacin directa con la empresa que desea
comprar el producto influye en su decisin de compra?
SI
NO
8 Al comprar mobiliario para su empresa se basa en?
Comodidad
Diseo
Funcionalidad
9 En el momento de la compra de su mobiliario las ofertas, descuentos,
promociones influyen en su decisin de compra?
SI
NO
10 Usted conoce, o ha escuchado de nuestra empresa Archivos & Espacios
Nodulares S.A.S?
SI
NO
68

De ser Si la respuesta a la pregunta 10 por favor contestar de la 11 a la 13.

11 Por qu medio conoce conoci a AEM S.A.S?
Internet
Un recomendado o amigo
Radio
Pginas Amarillas
12 Al conocer nuestros productos usted considera que son?
Confiables
Econmicos
De diseo
Seguros
Otro
13 Si en la pregunta 12 su respuesta es otro cul es la explicacin de otro?
_____________________________________________________________
_______________________________________________________
Nombre:
_________________________________________________________________
Ocupacin:
___________________________________________________________

12.8. PLAN DE MARKETING

Propuesta de producto y/o de servicio para la unidad productiva
Se propone un embalaje diferente como una caja que contenga el logo de
la empresa y sus datos la cotizacin se realiz en la empresa LITOANDES
LTDA

esta consta de un valor de 800 cada caja, tambin se puede

implementar como servicio el mantenimiento de los productos una o dos

veces al ao teniendo buenos precios.

69

12.9. PROPUESTA DE PROMOCIN Y COMUNICACIN PARA LA UNIDAD

PRODUCTIVA
Volantes: Implementar volantes para ser entregados en las zonas de alta
influencia comercial, donde se encuentren aglomeradas oficinas, empresas.
El costo de estos volantes ser de 1000 u por $ 35,000 segn cotizacin
emitida por LITOANDES LTDA

Catlogos para ser entregados a clientes ya existentes y/o potenciales que

realicen compras o cotizaciones en la empresa. Catalogo diseado por el
GAES con un costo de $ 2,500 unidad segn cotizacin elaborada por
LITOANDES LTDA.
70

 Diseo de placas: para marcar con el logo de la empresa todos los muebles
y sillas placas que llevaran el logo de la empresa y los datos de direccin y
71

telfonos. Placas diseados por el GAES y con un valor de $ 750 unidad

segn cotizacin del seor Jhon Guacheta Tel: 2700655

12.10. ESTRATEGIA DE DISTRIBUCIN

Como estrategia se propone que haya un asesor comercial de ventas que se
encargue de mostrar a los clientes toda la gama de productos con sus
caractersticas funciones que llame a los clientes ya establecidos dentro de la
empresa, que busque nuevos clientes para as tener mayores ventas el cual se
buscara teniendo en cuenta las habilidades de ventas que tenga, tambin se
requerir

un

nivel

mnimo

de

estudios,

poner en

funcionamiento

otro

establecimiento donde tambin se exhiban los productos teniendo en cuenta la

zona de ubicacin .
12.11. DIAGNOSTICO
No cuenta con un personal calificado en esta rea de la unidad productiva, pero si
cuenta con 7 personas incluyendo al propietario los cuales prestan el servicio a los
clientes. Por falta de conocimiento por parte del propietario no cuenta con una
segmentacin de mercado, estrategia de precio, plaza y promocin, plan de
marketing y estudio de mercado.

72

12.12. ESTRATEGIA DE DISTRIBUCIN

Como estrategia se propone que haya un asesor comercial de ventas que se
encargue de mostrar a los clientes toda la gama de productos con sus
caractersticas funciones que llame a los clientes ya establecidos dentro de la
empresa, que busque nuevos clientes para as tener mayores ventas el cual se
buscara teniendo en cuenta las habilidades de ventas que tenga, tambin se
requerir

un

nivel

mnimo

de

estudios,

poner en

funcionamiento

otro

establecimiento donde tambin se exhiban los productos teniendo en cuenta la

zona de ubicacin .
12.13. PROPUESTA DE EVENTO

DESAYUNO PROMOCIONAL PARA ARCHIVOS Y ESPACIOS MODULARES

Se deja a consideracin del empresario realizar un evento para dar a conocer la
unidad productiva, para fidelizar a los clientes y cautivar clientes potenciales. Se
ofrece como desayuno tamal con chocolate.
Lugar del evento:

El saln comunal del barrio Claret ubicado en la calle

44 sur con carrera 33

Hora y duracin:

8:00 am, finalizando a las 2:30 pm

Proveedor:

Tamales El gordo de la 32
Recordatorios e invitaciones LITOANDES
Sonido y sillas Saln comunal barrio Claret.
Carteles Comercial papelera
73

Costos:

$ 430.000 alquiler saln comunal incluido aseo y 50 sillas

Rimax.
$ 16.500 alquiler 30 sillas adicionales 550 c/u.
$ 150.000 alquiler equipo de audio
$ 60.000 impresin carteleras 15.000 c/u
$ 100.000 gastos varios
$ 120.000 tamales 1500 c/u
$ 28.800 gaseosas 4800 c/u
$ 50.000 gastos de montaje
$ 344.000 recordatorios 3500 mugs y 800 esferos c/u
$ 420.000 premios rifa 120.000 silla, 150.000 archivador 2x1,
150.000 archivador areo.
$ 35.000 volante e invitaciones.
El costo total sera de $ 1.754.300

Alistamiento:

Se necesitara la presencia del gerente, la asistente de

gerencia, el jefe de personal y 6 de los operarios.

LOGSTICA
La entrega de volantes (invitaciones) se realizara dos semanas antes, se har
invitacin telefnica a los clientes que no pueda hacerse llegar el volante, se
enviaran invitaciones por email a clientes de difcil contacto montaje de los
productos y la preparacin del saln se har el da anterior de 6pm a 10 pm segn
acuerdo verbal hecho con los administradores del lugar, el da del evento todos los
empleados debern llegar a las 7:00 am y despus de finalizado el evento tendrn
que desmontar las exhibiciones y arreglar el sitio para su entrega antes de las 6:00
pm segn acuerdo hecho con los administradores del sitio.
La organizacin Y distribucin del espacio ser:

74

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tarima
Mesa con catlogos y recordatorios
Carteleras con direccionamiento estratgico
Zona sillas invitados
Zona exhibicin de productos
Zona entrega de refrigerios
Deposito boletas para la rifa

En el sitio donde se realizara el evento se decorara con carteleras las cuales

llevaran el logo de la empresa y el direccionamiento estratgico seguido por la
informacin de la empresa como la direccin, telfono, direccin web. Se repartir
un refrigerio que segn la investigacin y manejo de costos la ms adecuada ser
tamal con gaseosa, se realizaran rifas de tres productos ( silla secretarial,
archivador 2x1 archivador areo) el procedimiento para la rifa ser el siguiente: en
la entrada del sitio se les recibir a los clientes los desprendibles de los volantes
donde estn los datos personales y sern depositados en un deposito que estar
cerca a la tarima dichos desprendibles sern conservados para la creacin de una
nueva base de datos para la organizacin. Se imprimirn 100 volantes para
invitacin esperando una asistencia del 70% de los invitados. Al finalizar el evento
75

se entregaran recordatorios que consistirn en un mug plstico y un esfero

marcados con el logo y los datos de la empresa, se realizara una encuesta para
evaluar el evento y la posibilidad de darle continuidad y regularidad.
INVITACION DESAYUNO PROMOCIONAL PARA ARCHIVOS Y ESPACIOS
MODULARES

AGENDA DESAYUNO

PROMOCIONAL

MODULARES
76

PARA ARCHIVOS

ESPACIOS

8:00 Llegada de invitados.

8:30 Presentacin de directivos y colaboradores.
9:00 Historia y direccionamiento estratgico de Archivos & Espacios Modulares.
9:45 Espacio para inquietudes de los invitados.
10:15 Presentacin de portafolio de productos.
11:00 Presentacin de productos nuevos y en diseo
11:20 Demostracin e interaccin de los productos con los clientes.
12:00 Refrigerio
12:30 Agradecimientos y entrega de recordatorios.
1:00 Espacio para ventas y descuentos especiales para productos.
2:00 Rifas y premiacin
2:30 Fin
FICHA TCNICA ENCUESTA EVENTO DESAYUNO PROMOCIONAL PARA
ARCHIVOS Y ESPACIOS MODULARES
Solicitada por:
Realizada por:

Archivos & Espacios Modulares S.A.S.

Estudiantes de Gestin Empresarial SENA CSF

Problema:

Una realizado el evento se ve la necesidad de

realizar una evaluacin del mismo

Universo:

El estudio se realizar en la ciudad de Bogot

con una poblacin de 232 empresas del mismo
sector (Censo segn la cmara de comercio ao

Unidad de muestreo:
Fecha:
rea de cobertura:
Tipo de muestreo:
Tcnica de recoleccin de

2010, para empresas renovadas y no renovadas).

Empresas
13 de Marzo de 2013
Localidad Rafael Uribe Uribe
Probabilstico aleatorio simple
Encuesta

datos:
77

Tamao de la muestra:
Trabajo piloto:
Objetivo de la encuesta:

70
No se ha realizado
Analizar los resultados de la realizacin del
evento y mirar la viabilidad de realizar otro con
correcciones y cambios sugeridos por los clientes

Nmero de preguntas

que se vern en esta encuesta.

Diez (10) preguntas

formuladas:
FORMATO EVALUACION DEL EVENTO DESAYUNO PROMOCIONAL PARA
ARCHIVOS Y ESPACIOS MODULARES

1. Asistira usted a otro evento organizado por la empresa

2. Que le gusto ms del evento
____________________________________________________________
____________________________________________________________
__________________________________________
3. Que le cambiaria al evento
____________________________________________________________
________________________________________________
4. Le gustara que le enviramos informacin de productos y prximos
eventos a su correo. Si___ No_____
5. Se sinti a gusto en el lugar del evento Si___ No_____ porque

12.14. PROGRAMA DE FIDELIZACIN DE CLIENTES AEM S.A.S

78

Un programa de fidelizacin de clientes es una manera retener cliente a largo

plazo, si bien no debe ser visto como un sustituto de la calidad del producto o del
servicio.
Los programas de fidelizacin de clientes no solo recompensan a los clientes por
la repeticin de sus compras. Tambin son una poderosa herramienta para
conseguir informacin sobre los patrones de compra y los perfiles de los clientes.
Dado que los costos de un programa de este tipo son importantes, es esencial que
estn bien estructurados y que su operacin sea efectiva.
Los programas pueden tomar diferentes formas, desde descuentos o incentivos
por compras mltiples, hasta programas ms complejos que brindan diferentes
niveles de recompensa a los clientes que continan usando el servicio.
12.14.1 Cliente nuevo
Cuando el cliente es completamente nuevo en la empresa y su compra en
mobiliario supere el monto mnimo de $1.500.000 (un milln quinientos mil pesos
m/cte)

hasta $5.000.000 (cinco millones de pesos m/cte) se le obsequia la

instalacin del mobiliario.

Cuando la compra supera los $5.000.000 (cinco millones de pesos m/cte) se
obsequia la instalacin, si es en Bogot adicional se le hace un descuento del 25%
para el traslado y si es fuera de Bogot se le obsequia la instalacin y el 10% del
valor total del coste de traslado.
12.14.2 Cliente asiduo
Dado que nuestro producto no presenta una alta rotacin en las empresas, pero si
es de uso continuo y diario; por consiguiente el deterioro es relativamente alto;
clientes que en 6 meses hayan comprado un mnimo de tres veces en el almacn
79

se les ofrece el servicio gratuito de mantenimiento de las piezas por hasta un total
del 50% de las piezas por servicio ms no por reparacin, en el caso que el uso
desmedido del mobiliario causare esos daos y no fuese resultado de la
fabricacin se cobrar el total del servicio.
Si el cliente necesita mover (dentro del mismo piso piezas de archivadores o
mobiliario empotrado), reacondicionar, cortar la empresa le otorga completamente
gratis siempre y cuando sea dentro del mismo piso.
12.4.3 Cliente recuperado
Si las razones que motivaron al cliente para retirarse de la empresa fue el mal
servicio, se le obsequiarn los servicios de mantenimiento a su mobiliario siempre
y cuando sea comprado en la empresa.
Si las razones que motivaron al cliente para retirarse de la empresa fueron los
precios de la competencia, solicitar el valor de la factura cerciorarse que es ese el
valor ofrecido y real igualar el precio y aplicar descuento de traslado, para la zona
a la cual vaya el mobiliario.

12.4.4 Groupon
Revisar e inventariar las existencias que por cualquier razn no hayan salido del
almacn ofrecerlos en groupon con un 10% ms por encima del punto de equilibrio
del valor del producto, asi nos asegurarnos salir de excedentes de produccin,
pero se le ofrecern los primeros groupones a nuestros clientes.
12.4.5 Descuentos

80

En el momento que se tenga la oportunidad de descuentos y se fije un monto, no

se ofrecer a todo el pblico el valor inicial del descuento;
Ej; Si se establece que se puede ofrecer un dto del 20% en un producto al pblico
en general se le informa que el dto es del 10% negociable por cantidad hasta un
15%, pero solo se le ofrece la totalidad del dto a los clientes asiduos y
recuperados.
12.4.6 Tarjeta de descuentos y fidelidad
Clientes que superen un total de $10.000.000 (Diez millones de pesos m/cte) se
les obsequiara un bono redimible de $1.000.000 (un milln de pesos m/cte) solo
por y para productos de la empresa, los productos que compren los clientes no se
le aplicar ningn descuento adicional as estn en descuento o promocin y se
aplicar el precio full del producto llegado el caso en el momento de la compra
tenga un precio inferior al habitual.

81

LISTA DE CHEQUEO REA DE MARKETING

ITEM
Tiene

SI N
claro

el

mercado

objetivo
Se realizan investigaciones
de mercado
Se realiza publicidad

O
X

El propietario afirma no tener lo

claro.
Se considera

Canal de distribucin
X
Se conoce el cliente de la

que

no

es

necesario.
Mediante volantes, almanaques

Se hacen promociones
Se ofrecen descuentos
Se ofrecen crditos

OBSERVACIONES

X
X
X

a fin de ao.
Afirma que no es necesario.
Considera que perdera dinero.
No le gusta dar crdito a sus

clientes.
Canal directo, sin intermediarios
Considera que no hace falta

empresa

13. REA DE RECURSOS HUMANOS

La administracin de personal no apareci de improviso, y aunque no es posible
sealar cundo se dio inicio al uso de sus tcnicas, s sabemos que es condicin
indispensable para la existencia de la civilizacin. Desde la ms remota
antigedad el hombre al hacerse gregario tuvo que practicar alguna forma de
divisin del trabajo y asumir, aceptar, pelear o apoyar un liderazgo.
Con la creacin de la familia como clula bsica de la sociedad se establece la
divisin de las tareas y se definen roles que permitiran luego la aparicin de la
nacin. Los tipos de gestin de recursos humanos van ganando espacios en las
doctrinas que enmarcan las polticas de los gobernantes; as en las civilizaciones
se nota el extraordinario desarrollo que tuvieron los modelos de organizacin y de
gestin de sus recursos humanos.

82

A mediados del siglo XVIII la creacin de las grandes mquinas para la produccin
dan inicio a la revolucin industrial. Primero en Inglaterra y poco despus en
Europa y Amrica del Norte. La produccin creci enormemente y con ella las
condiciones de hacinamiento, peligro, inseguridad y profunda insatisfaccin. Se
crearon entonces en algunas organizaciones los Departamentos de Bienestar de
personal, antecesor directo de los departamentos de personal actuales; velaban
por educacin, vivienda, atencin mdica, as como de impedir que se formen
sindicatos. El hecho es que por primera vez se acepta la necesidad de que haya
un departamento en la organizacin que se encargue exclusivamente de
solucionar los problemas de personal, esto requera de una persona especializada
y ya no improvisada, diferencindose de las labores de los capataces, jefes de
turno, gerentes de operacin y otros puestos similares. La segregacin racial, el
feudalismo, el capitalismo, el socialismo, el comunismo, el neoliberalismo, marcan
las diferencias en las organizaciones, los modelos de gestin de personal y los
cambios para el desarrollo.
En el siglo XX se incorpora todos los conocimientos de la ciencia y tecnologa a la
administracin, as se inicia el movimiento de la Administracin Cientfica o
taylorismo.
Robert Owen fue uno de los precursores de la teora cientfica de administracin,
administr varias fbricas de hilados en New Lanark, Escocia, a principios del siglo
XIX. Las condiciones de trabajo y de vida eran deficientes, hombres mujeres y
nios hasta de cinco o seis aos trabajaban hasta catorce horas diarias, seis das
a la semana; los salarios eran bajos, haba hacinamiento y pobreza. Owen
desempe el rol de Reformador, construy viviendas, puso bazar en la
compaa, redujo la jornada laboral a diez horas y media y se neg a contratar
nios menores de diez aos. Invirti en las mquinas vitales, calific su
rendimiento, fomentaba el orgullo y promova la competencia.

83

Charles Babbage, matemtico ingls, aplic principios cientficos a los procesos

de trabajo para incrementar la productividad y disminuir costos. Fue uno de los
primeros en promover la divisin del trabajo.
Frederick W. Taylor (18561915) bas su teora en el anlisis de tiempos y
movimientos en la lnea de

ensamble. Dividi cada tarea en sus componentes y

dise los ms rpidos y mejores mtodos para llevarlos a cabo. Aument el pago
de acuerdo a la productividad. Disminuy la jornada laboral a ocho horas y media
e introdujo periodos de descanso. En sus obras: Shop Management y The
Principles of Scientific Management describi su filosofa:
1.- El desarrollo de una verdadera ciencia de la administracin, de modo que, por
ejemplo, pudiera determinarse el mtodo ptimo para ejecutar cada tarea.
2.- La seleccin cientfica de los trabajadores.
3.- La educacin y desarrollo cientfico del trabajador.
4.- Cooperacin ntima y amistosa entre todos los trabajadores y empleados.
Henry Gantt (18611919) Ingeniero civil, trabaj con Taylor. Al separarse
reconsider el sistema de incentivos Tayloriano. El sistema de tarifas diferenciadas
no era motivacin importante y estableci bonos para los trabajadores que
terminaban su trabajo de un da y bonos para su supervisor. Evalu al personal y
cre la grfica del cronograma de actividades, Grfica de Gantt.
Henry Fayol (18141925) se le considera el fundador de la escuela clsica, por
haber sido el primero en sistematizarlo. Con los pronsticos cientficos y los
mtodos administrativos adecuados, eran inevitables los resultados satisfactorios.
Mientras el inters de Taylor estaba en las funciones organizacionales, el de Fayol
consista en la Organizacin Total. Lo ense en las universidades.

84

Max

Weber

(18641920)

cre

la

administracin

burocrtica,

jerarqua

estrictamente definida, gobernada por normas claras y precisas, y lineamientos de

autoridad. La evaluacin de desempeo debera hacerse en su totalidad en base
al mrito.
El nuevo movimiento de relaciones humanas enfoca integralmente la teora de la
administracin, combinndola con conceptos positivos de la naturaleza humana y
el estudio cientfico de las organizaciones, para recomendar la forma en que
deben actuar los gerentes efectivos en la gran mayora de situaciones o
circunstancias.
Edwards Deming estableci los principios de Calidad en el trabajo y las
relaciones individuales de los trabajadores con otros, muy similar a los que ide
Fayol.
Tomado de. 9

13.1. ANLISIS DE INVENTARIO DE PERSONAL

Inventario de personal: segn las visitas realizadas y con la colaboracin de la
asistente (marcela beltran) se realiz el inventario de personal de Archivos &
Espacios Modulares S.A.S obteniendo que cuenta con once empleados de los
cuales el primero es el gerente general y dueo, seguido de su asistente de
gerencia, el jefe de planta y ocho operarios de los cuales 2 son soldadores ellos
no cuentan con un inventario establecido.

9 COLABORACION:VICTOR HUGO BARRANCO RODRIGUEZ ITSSMT PUEBLA

http://www.mitecnologico.com/Main/OrigenEvolucionAdministracionRecursosHumanos

85

13.2. PERFILES DE CARGOS

FICHA DE PUESTO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO

DE TRABAJO

2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

AUXILIAR CONTABLE
FUNCIONES:

Logstica interna
Manejo de inventarios.
Control de kardex

Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de

documentos.

Revisar y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros

con las cuentas respectivas.

Archiva documentos contables para uso y control interno.

Elaborar y verifica relaciones de gastos e ingresos.

Transcribir informacin contable en un microcomputador.

Revisar y verificar planillas de retencin de impuestos.

Revisar y realizar la codificacin de las diferentes cuentas bancarias.

Recibir los ingresos, cheques nulos y rdenes de pago asignndole el

nmero de comprobante.

Totalizar las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los

resultados.
86

Elaboracin de inventarios.

Transcribir y accesar informacin operando un microcomputador.

RESPONSABILIDADES:

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organizacin.

Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

Mantener el buen ambiente laboral.

Vigilar el cumplimiento de las polticas y manuales de seguridad.
Informar de forma inmediata y oportuna al gerente de cualquier

eventualidad que afecte el buen proceso de las ventas.

Llevar a cabo actividades de control de inventarios.
Mantener el puesto de trabajo bajo el criterio de cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa

Velar por el buen uso de los recursos de la empresa
Seguir siempre los estndares de seguridad establecidos
Realizar informes semanales.

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Auxiliar contable o carreras afines.
EXPERIENCIA
Mnimo un ao como auxiliar contable en empresas del sector,

APTITUDES
87

Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, trabajo

bajo presin, excelente presentacin personal y relaciones interpersonales.

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

FICHA DE PUESTO
DE TRABAJO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO
2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

AUXILIAR DE BODEGA
FUNCIONES:

Calidad
Produccin
Mantenimiento
Logstica interna
Cambio de utilaje , ajuste de maquinas

88

RESPONSABILIDADES:

Efectuar los controles de calidad por autocontrol definidos en el plan de

control especifico
Identificar los productos no conformes siguiendo la pauta del proceso
Llevar a cabo actividades de mantenimiento preventivo y limpieza
Mantener el puesto de trabajo bajo el criterio de cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa

Realizar inspecciones de calidad a los productos comprados por la

organizacin (materia prima)

Velar por el buen uso de los recursos de la empresa
Seguir siempre los estndares de seguridad establecidos
Hacer seguimiento diario del inventario de la organizacin, reportar
agotados, sobre stock y averias.

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Bachiller, con conocimientos bsicos en manejo de inventarios y hojas de kardex.
EXPERIENCIA
No requerida, depende de la motivacin, y aptitudes del candidato.

APTITUDES
Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, orden,
cumplimiento de metas diarias, trabajo bajo presin.

89

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

FICHA DE PUESTO
DE TRABAJO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO
2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

CONTADOR AUDITOR
FUNCIONES:
Apoyo en la revisin de anlisis de cuentas que conforman el balance
Apoyo en el Proceso de Gestin de Inventario
Apoyo en Auditoras Externas
Asignacin de Flujos del sistema AUGE
Anlisis y cuadratura Estado Flujo Efectivo
Preparacin y mantencin Presupuesto Facultad
Contabilizaciones traspasos y otros
Confeccin de E.E.F.F. (Balance General y Estado de Resultados)
Activos Fijo y Patrimonio
Realizar otras funciones que sean asignadas por la jefatura
Confeccin semestral de FECU
Mantener y actualizar remesas Nivel Central.
RESPONSABILIDADES:
90

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organizacin.

Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

Mantener el buen ambiente laboral.

Vigilar el cumplimiento de las polticas y manuales de seguridad.
Informar de forma inmediata y oportuna al gerente de cualquier

eventualidad que afecte el buen proceso de las ventas.

Llevar a cabo actividades de control de inventarios.
Mantener el puesto de trabajo bajo el criterio de cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa

Velar por el buen uso de los recursos de la empresa
Seguir siempre los estndares de seguridad establecidos

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Contador pblico o carreras afines.
EXPERIENCIA
Mnimo un ao como Contador auditor en empresas del sector,

APTITUDES
Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, trabajo
bajo presin, excelente presentacin personal y relaciones interpersonales.

91

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

FICHA DE PUESTO
DE TRABAJO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO
2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

GERENTE
FUNCIONES:

Definicin de una poltica de marketing que cumpla con los requerimientos

de calidad, seguridad y resguardo del medio ambiente

Diseo de la estrategia comercial
Definicin de canales de distribucin y penetracin del mercado
Coordinacin de las acciones hacia los distribuidores y supervisin de los

asesores comerciales.
Supervisin de las actividades de Compra
Supervisin del Centro de Distribucin
Supervisin de la planta de produccin.

Administracin del personal y del presupuesto del rea comercial

RESPONSABILIDADES:
92

Capacidad de alcanzar un conocimiento amplio de la industria y los

mercados correspondientes a la organizacin y habilidad para insertar sus
productos y servicios dentro de esa realidad. Implica estar plenamente
identificado con la marca, manejar una amplia red de contactos, responder
a las necesidades financieras de los clientes, satisfacer sus expectativas y
conseguir

resultados

acordes

los

desafos

planteados

por

la

organizacin. Se relaciona con habilidad en la creacin de alianzas

estratgicas para potenciar negocios tanto con clientes cautivos, como

clientes potenciales.
Determina metas y prioridades del Departamento estipulando la accin, los

plazos y los recursos requeridos.

Concretar las situaciones y formaliza las ideas respondiendo en el timing
apropiado. Utiliza herramientas de gestin, de administracin, y evidencia
cientfica para formular sus propuestas. Es un referente de calidad, lo que
implica el seguimiento de los procesos y establecer los puntos de control.
Es capaz de administrar simultneamente diversos proyectos complejos y

responder a los problemas menos habituales con creatividad

Evaluar la asignacin de recursos para la mejora continua del Sistema

Integrado de Gestin.
Controlar las acciones necesarias para el cumplimiento de ste y

establecer los objetivos,

Participacin activa en el mejoramiento continuo del sistema integrado
(calidad, seguridad y medio ambiente), asociado a las actividades del
sistema de gestin, tales como: Cumplimientos de normas y polticas,
retroalimentacin y participacin en situaciones que afecten el buen

funcionamiento del sistema de gestin, etc.

Conocer los aspectos ambientales, de seguridad y legales inherentes a su

rea de trabajo.
Conocimiento y manejo del Procedimientos de Emergencia y dominio en el

uso de extin
Mantener el buen ambiente laboral.
93

Controlar todos los procesos de la organizacin.

Vigilar el cumplimiento de las polticas y manuales de seguridad.
Controlar el buen desempeo de los empleados bajo su cargo.
Efectuar correctivos al personal.
Llevar a cabo actividades de control de inventarios.
Velar por el buen uso de los recursos de la empresa
Seguir siempre los estndares de seguridad establecidos
Toma de decisiones administrativas
Bsqueda de nuevos clientes.
Seguimiento a todos los procesos de ventas y entrega de productos.
Realizar informes semanales para los propietarios..

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Universitarios administradores de empresas o carreras afines
Ingles Nivel Intermedio-Avanzado.
Excel Intermedio-Avanzado y manejo en los sistemas informticos de la empresa
EXPERIENCIA
5 aos de experiencia en cargos comerciales como Gerente de empresas
comerciales y/o productivas.

APTITUDES
Habilidad para buscar informacin e identificar las necesidades de posibles
clientes, compararlas y ajustarlas a los productos y servicios de la organizacin.
Implica el manejo de reuniones que posibiliten la construccin de relaciones
beneficiosas para el cliente y la propia organizacin, realizando anlisis del costo
y beneficio de diversas formas de transacciones que permitan asumir riesgos
conjuntos, a corto y largo plazo.
94

Disposicin a preocuparse por los clientes, a identificar las necesidades y

expectativas de los usuarios. Procurar entender sus problemas y analizar la mejor
forma de darle solucin a cada uno de ellos.
Segmentar, planificar y realizar el trabajo atendiendo a la diversidad de intereses
de los usuarios
Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, orden,
cumplimiento de metas diarias, trabajo bajo presin. excelente presentacin
personal,

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

FICHA DE PUESTO
DE TRABAJO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO
2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

JEFE DE PLANTA
FUNCIONES:

Calidad
95

Produccin
Mantenimiento
Logstica interna
Cambio de utilaje , ajuste de maquinas
Manejo de personal.
Control de cronogramas de produccin

RESPONSABILIDADES:

Efectuar los controles de calidad por autocontrol definidos en el plan de

control especifico
Mantener el buen ambiente laboral.
Controlar todos los procesos de produccin.
Vigilar el cumplimiento de las polticas y manuales de seguridad.
Controlar el buen desempeo de los operarios bajo su cargo.
Presentar informes semanales de produccin.
Informar de forma inmediata y oportuna al gerente de cualquier

eventualidad que afecte el buen proceso de produccin.

Tomar acciones correctivas para las anteriores eventualidades.
Efectuar correctivos al personal.
Identificar los productos no conformes siguiendo la pauta del proceso
Llevar a cabo actividades de mantenimiento preventivo y limpieza
Mantener el puesto de trabajo bajo el criterio de cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa

Realizar inspecciones de calidad a los productos comprados por la

organizacin (materia prima)

Velar por el buen uso de los recursos de la empresa
Seguir siempre los estndares de seguridad establecidos
Hacer seguimiento diario del inventario de la organizacin, reportar
agotados, sobre stock y averas.

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Bachiller, con conocimientos bsicos en manejo de todas las maquinarias de la
96

empresa, inventarios y manejo de personal..

EXPERIENCIA
Minimo un ao como coordinador de planta o cargos afines.

APTITUDES
Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, orden,
cumplimiento de metas diarias, trabajo bajo presin.

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

FICHA DE PUESTO
DE TRABAJO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO
2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

OPERARIO

97

FUNCIONES:

Calidad
Produccin
Mantenimiento
Logstica interna
Cambio de utilaje , ajuste de maquinas

RESPONSABILIDADES:

Efectuar los controles de calidad por autocontrol definidos en el plan de

control especifico
Identificar los productos no conformes siguiendo la pauta del proceso
Llevar a cabo actividades de mantenimiento preventivo y limpieza
Mantener el puesto de trabajo bajo el criterio de cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa

Realizar inspecciones de calidad a los productos comprados por la

organizacin (materia prima)

Embalar el producto al final
Velar por el buen uso de los recursos de la empresa

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Bachiller, con conocimientos tcnicos o empricos en el manejo de maquinaria
como: dobladoras, lijadoras, soldadoras mig, troqueladora, taladro de banco,
cortadora.
EXPERIENCIA
No requerida, depende de la motivacin y aptitud del candidato.

98

APTITUDES
Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, orden.

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

FICHA DE PUESTO
DE TRABAJO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO
2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

PINTOR
FUNCIONES:

Calidad
Produccin
Mantenimiento
Logstica interna
Cambio de utilaje , ajuste de maquinas

RESPONSABILIDADES:

99

Efectuar los controles de calidad por autocontrol definidos en el plan de

control especifico
Identificar los productos no conformes siguiendo la pauta del proceso
Llevar a cabo actividades de mantenimiento preventivo y limpieza
Mantener el puesto de trabajo bajo el criterio de cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa

Realizar inspecciones de calidad a los productos comprados por la

organizacin (materia prima)

Velar por el buen uso de los recursos de la empresa
Seguir siempre los estndares de seguridad establecidos
Cumplir con las metas diarias de produccin.

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Bachiller, con conocimientos tcnicos o empricos en el manejo de equipos de
pintura electrosttica y de abanico..
EXPERIENCIA
Mnimo un ao en el manejo de equipos electrostaticos.
APTITUDES
Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, orden,
cumplimiento de metas diarias, trabajo bajo presin.

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

100

FICHA DE PUESTO
DE TRABAJO

CDIGO:

FT 01

EDICION:

FECHA:

AGOSTO
2013

DENOMMINACION DEL PUESTO:

SOLDADOR
FUNCIONES:

Calidad
Produccin
Mantenimiento
Logstica interna
Cambio de utilaje , ajuste de maquinas

RESPONSABILIDADES:

Efectuar los controles de calidad por autocontrol definidos en el plan de

control especifico
Identificar los productos no conformes siguiendo la pauta del proceso
Llevar a cabo actividades de mantenimiento preventivo y limpieza
Mantener el puesto de trabajo bajo el criterio de cada cosa en su lugar y

un lugar para cada cosa

Realizar inspecciones de calidad a los productos comprados por la

organizacin (materia prima)

Embalar el producto al final
Velar por el buen uso de los recursos de la empresa
Seguir siempre los estndares de seguridad establecidos
101

Cumplir con las metas diarias de produccin.

COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO

FORMACIN
Bachiller, con conocimientos tcnicos o empricos en el manejo de soldadoras
mig, de arco, elctrica y de punto.
EXPERIENCIA
Mnimo un ao en el manejo de equipos mig.

APTITUDES
Capacidad de trabajo, facilidad de trabajo en equipo, responsabilidad, orden,
cumplimiento de metas diarias, trabajo bajo presin.

OBSERVACIONES:

FIRMA:

FECHA:

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:

Asesor Comercial
Comercial
Administrativa
102

Puesto del que depende: Asistente Administrativa

Puestos que dependen NA
de l:
B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO
Formacin bsica:

Experiencia

Bachiller con Conocimientos en ventas.

laboral Mnimo un ao como asesor comercial en sector de

requerida:
Plazo de adecuacin:

muebles para oficina.

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X
X
X
X
X
X
X

Ventas
Manejo de clientes difciles
Spif
Marketing
Office
Benchmarking
Polticas de Ventas
C. MISIN DEL PUESTO

Es el responsable lograr los objetivos de ventas, rentabilidad y crecimiento

establecidos por AEMSAS, a travs de la identificacin y atencin a las
necesidades de los clientes, obteniendo nuevos clientes, una efectiva gestin de
cobro de cartera.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI
A

1|

Garantizar los objetivos de

Conocer y autocapasitarse Diario

ventas

sobre
103

las

cualidades

defectos de los productos

propios
2

Bsqueda de nuevos clientes

los

de

competencia
Tele
mercadeo,
empresariales,

la

visitas Diario

realizacin

de cotizaciones, interaccin
con los mismos.
3

Mantenimiento de los clientes

Seguimiento del proceso de Mensual

existentes

entrega y retroalimentacin
constante con los clientes
sobre el servicio y la calidad

de los procesos y productos

Anlisis del comportamiento Asistencia
a
reuniones, Mensual
de los clientes existentes e lanzamientos
identificacin

de

dems

nuevas actividades realizadas por

oportunidades de negocios los clientes

dentro de los mismos

Funciones administrativas

Realizar

las

funciones Semanal

administrativas de su cargo
como

contestar

e-mails,

realizar informes para la

7

Mantener las instalaciones

direccin
Elaborando y controlando el Mensual

oficinas en excelente estado

plan

y presentacin.

mensual a las instalaciones

de

mantenimiento

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:

Computador, Celular, Catlogos, internet, etc.

104

PRESUPUESTOS

Necesario aprobados por el propietario.

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

COMISIONES:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

900.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn

requerimientos.
5 % del total de las ventas sin impuestos
2 % por crecimientos comparados con el ao
anterior.

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

105

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONSECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
Mala distribucin de recursos

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Incumplimiento en las metas de los

vendedores
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI
NO X
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI
NO X
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Asistente administrativa
Gerencia
Administrativa
Gerente
Vendedores

de l:
106

B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO

Formacin bsica:

Tcnico o tecnlogo en asistente administrativo (a),

Ingles Nivel Intermedio-Avanzado.
Excel Intermedio-Avanzado y manejo en los sistemas
informticos de la empresa

Experiencia

laboral Un ao como asistente administrativo (a) con manejo

requerida:
Plazo de adecuacin:

de personal y manejo de inventarios

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS
Conocimientos bsicos o nociones del funcionamiento
de la maquinaria de la planta.
Conocimiento del sector industrial y comercial en el que
la empresa se sita.
Marketing
Procesos industriales
Seguridad industrial
Manejo de inventarios justo a tiempo
Benchmarking
Polticas de Ventas
Control de procesos
Manejo de personal
Diseo de estrategias comerciales
Polticas de incentivos laborales
Polticas y leyes Laborales

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

C. MISIN DEL PUESTO

Gestionar y agilitar la comunicacin interna y externa, con excelente Servicio al
Cliente,
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
107

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI
A

1|

Lograr la comunicacin

Recibir y hacer llamadas, Diario

oportuna y eficiente con los

Envo

clientes externos/internos.

de faxes, Coordinacin de
citas,
Compra de pasajes, Envo /
recepcin Courrier,
comunicaciones

Asistente de Gerencia

documentos.
Llamadas, citas y viajes y Diario
todo lo

Compra de suministros de

(relacionado) personal
Solicitud de 2-3 ofertas para Mensual

oficinas, equipos,

la

tramitologa de los mismos

evaluacin de jefe y ok de

Coordinacin de las acciones

gerencia
Revisar todos los procesos Mensual

hacia los distribuidores y

con

supervisin de los asesores

frecuencias

comerciales.
Manejo de Caja Chica.

Controlando

una

poltica

ingresos

de

y Semanal

egresos.
Asegurar que exista dinero
disponible
6

para

atender

Supervisin del Centro de

pagos diarios.
Revisar las entregas

Distribucin

cada

Mantener las instalaciones

terminado o materias primas

Elaborando y controlando el Mensual

oficinas en excelente estado

plan

y presentacin.

mensual a las instalaciones

108

producto

de

ya

de Semanal
sea

mantenimiento

Administracin del del rea

Revisar los adelantos en las Semanal

comercial

metas de ventas
Velar por el correcto uso de
los implementos de trabajo

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:
PRESUPUESTOS

Computador, Celular, Catlogos, internet, etc.

Necesario aprobados por el propietario.

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

1.200.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn
requerimientos.

COMISIONES:

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

109

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
Mala distribucin de recursos

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Incumplimiento en las metas de los

vendedores
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI
NO X
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI
NO X
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
Nombre del puesto:

Auxiliar contable
110

Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Financiero
Administrativa
Contador auditor
NA

de l:
B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO
Formacin bsica:
Experiencia

Auxiliar contable o carreras afines.

laboral Mnimo un ao como auxiliar contable en empresas

requerida:

del sector,

Plazo de adecuacin:

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X
X
X
X

Manejo de programas contables

Polticas de impuestos y aranceles
Marketing
Office
Sistemas
Tenedura de libros
Procesamientos electrnicos de datos

X
X

C. MISIN DEL PUESTO

Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando
documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se
realizan en la Institucin.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI
A

1|

Recibir, examinar, clasificar,

Revisa y compara lista de

codificar y efecta el registro

pagos, comprobantes,
111

Diario

cheques y otros registros

con las cuentas respectivas.
Archiva documentos
contables para uso y control
interno.
2

Elabora y verifica relaciones

Transcribe informacin

de gastos e ingresos.

contable en un

Diario

microcomputador.
Revisa y verifica planillas de
retencin de impuestos.
Revisa y realiza la
codificacin de las diferentes
cuentas bancarias.
3

Recibe los ingresos

Recepcin cheques nulos y

Mensual

rdenes de pago
asignndole el nmero de
comprobante.
Totaliza

las

cuentas

de

ingreso y egresos y emite un

4

Participa en la elaboracin de

informe de los resultados

Transcribe
y
accesa Mensual

inventarios.

informacin

operando

un

microcomputador.
6

Elabora informes peridicos

Realizar todos los informes Mensual

de las actividades realizadas.

Elaboracin de libros

mensuales
Realizar la

contables

necesaria
diarios
112

de
a

transcripcin Diarios
los
los

datos
libros

necesarios

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:
PRESUPUESTOS

Computador, Celular, Catlogos, internet, etc.

Necesario aprobados por el propietario.

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

900.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn
requerimientos.

COMISIONES:

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA
113

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
No llevar los libros a tiempo

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Posibles multas y no tener informacin

No manejar los programas contables

veras para el contador y gerente

Perdidas de tiempo y retrasos en los

informes
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI
NO X
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI
NO X
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Auxiliar de bodega
Produccin
Operativa
Jefe de planta
NA

de l:
114

B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO

Formacin bsica:

Bachiller, con conocimientos bsicos en manejo de

inventarios y hojas de kardex.

Experiencia

laboral No requerida, depende de la motivacin, y aptitudes

requerida:

del candidato.

Plazo de adecuacin:

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS
Conocimientos bsicos o nociones del funcionamiento

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X

de la maquinaria de la planta.
Conocimiento del Manejo de kardex.
Primeros auxilios
Procesos industriales
Seguridad industrial
Manejo de inventarios justo a tiempo

X
X
X
X
X

C. MISIN DEL PUESTO

ES LA PERSONA ENCARGADA DE REALIZAR TODO EL MANEJO DE LAS
MERCANCAS EN LA BODEGA.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI

1|

Llevar un control de todas las

Registrar todos los ingresos Diario

mercancas

y salidas de materias primas

Controlar y verificar el

y mercancas
Informar

cumplimiento de normas

irregularidad presentada al

Alistamiento de productos

jefe de planta
Cargar y descargar

115

cualquier Diario

los Diario

productos de los clientes y o

7

Mantener las instalaciones

proveedores
Elaborando y controlando el Mensual

oficinas en excelente estado

plan

y presentacin.

mensual a las instalaciones

de

mantenimiento

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:

Computador,

Celular,

Guantes,

overoles,

PRESUPUESTOS

seguridad, gafas, tapa bocas etc.

Necesario aprobados por el propietario.

Botas

de

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

800.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn
requerimientos.

COMISIONES:

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
116

PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO

PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
Mala distribucin de recursos

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Incumplimiento en las metas de los

operarios
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI X
NO
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI X
NO
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
117

Nombre del puesto:

Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Contador auditor
Financiero
Administrativa
Gerente
Auxiliar contable

de l:
B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO
Formacin bsica:
Experiencia

Contador pblico o carreras afines.

laboral Mnimo un ao como Contador auditor en empresas

requerida:

del sector,

Plazo de adecuacin:

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X
X
X
X

Manejo de programas contables

Polticas de impuestos y aranceles
Marketing
Office
Sistemas
Tenedura de libros
Procesamientos electrnicos de datos

X
X

C. MISIN DEL PUESTO

Analizar la informacin contenida en los documentos contables generados del
proceso de contabilidad en una determinada dependencia, verificando su
exactitud, a fin de garantizar estados financieros confiables y oportunos.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI
A

Examina y analiza la

Revisar que todos los

informacin que contienen los

documentos entregados por

118

2|

documentos que le sean

el auxiliar contables estn

asignados

bien realizados y verificar

Recibir, examinar, clasificar,

todos los procesos

Revisa y compara lista de

codificar y efecta el registro

pagos, comprobantes,

Diario

cheques y otros registros

con las cuentas respectivas.
Archiva documentos
contables para uso y control
interno.
3

Elabora y verifica relaciones

Transcribe informacin

de gastos e ingresos.

contable en un

Diario

microcomputador.
Revisa y verifica planillas de
retencin de impuestos.
Revisa y realiza la
codificacin de las diferentes
cuentas bancarias.
4

Control de recursos

Verificar y auditar el buen Mensual

uso de todos los dineros de
la

organizacin

detectar

posibles fugas de capital y

tomar
5

los

Participa en la elaboracin de

necesarios.
Transcribe

inventarios.

informacin

correctivos
y

accesa Mensual

operando

un

microcomputador.
6

Elabora informes peridicos

Realizar todos los informes Mensual

119

de las actividades realizadas.

Elaboracin de libros

mensuales
Realizar la

contables

necesaria
diarios

de
a

transcripcin Diarios
los
los

datos
libros

necesarios
E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.
MATERIALES:
PRESUPUESTOS

Computador, Celular, Catlogos, internet, etc.

Necesario aprobados por el propietario.

F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO

HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

1.200.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn
requerimientos.

COMISIONES:

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

120

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala auditoria

CONSECUENCIAS
Fugas de capital y decrimento del

Mala planificacin
No llevar los libros a tiempo

patrimonio de la organizacion
Incumplimiento de metas
Posibles multas y no tener informacin

No manejar los programas contables

veras para el contador y gerente

Perdidas de tiempo y retrasos en los

informes
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI
NO X
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI
NO X
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

121

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO

Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Gerente
Gerencia
Administrativa
NA
Asistente administrativa, contador, jefe de planta,

de l:

B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO

Formacin bsica:

Universitarios

administradores de

empresas o

carreras afines
Ingles Nivel Intermedio-Avanzado.
Excel Intermedio-Avanzado y manejo en los sistemas
informticos de la empresa
Experiencia

laboral 5 aos de experiencia en cargos comerciales como

requerida:
Plazo de adecuacin:

Gerente de empresas comerciales y/o productivas

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS
Conocimientos bsicos o nociones del funcionamiento
de la maquinaria de la planta.
Conocimiento del sector industrial y comercial en el que
la empresa se sita.
Marketing
Procesos industriales
Seguridad industrial
Manejo de inventarios justo a tiempo
Benchmarking
Polticas de mejora
Control de procesos
Manejo de personal
Diseo de proyectos

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

122

Diseo de productos
Diseo de estrategias comerciales
Polticas de incentivos laborales
Polticas y leyes Laborales

X
X
X
X

C. MISIN DEL PUESTO

Con dependencia del Directorio de la empresa, el principal objetivo del cargo es
lograr un c r e c i m i e n t o r e n t a b l e t a n t o e n e l c o r t o c o m o e n e l l a r g o
p l a z o p o r l o q u e i n v o l u c r a l a direccin de los aspectos comerciales y
financieros de la empresa junto a la responsabilidad de desarrollar y poner en
marcha estrategias operacionales y organizacionales de ventas de productos
elctricos, debiendo compatibilizar el dominio tcnico de proyectos
con un ptimo desempeo en el mbito de administracin de empresas.
Asimismo deber impulsar programas de gestin integral, cambio organizacional,
planes de contingencia, de servicio al cliente y mejoramiento de la imagen
corporativa. Ser responsable de participar en el proceso de transicin de
la empresa, facilitando la migracin de la compaa hacia estndares de
calidad mayores.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N
1|

FUNCIONES

TAREAS

Definicin de una poltica de

Publicar dichas polticas

marketing que cumpla con

Velar por el cumplimiento de

los requerimientos de

las mismas.

FRECUENCI
A
Mensual

calidad, seguridad y
resguardo del medio
2

ambiente
Diseo de la estrategia

Publicar dicha estrategia.

comercial

Velas por el cumplimiento

de esta
123

Trimestral

Realizar

correctivos

necesarios.
Levar controles peridicos.
3

Definicin de canales de

Buscar siempre la economa Mensual

distribucin y penetracin del

tanto de la empresa como

mercado

de

sus

clientes

en

la

bsqueda de los canales de

distribucin.
}Mantener los canales de
distribucin

logrando

que

cada vez sean mas grandes

4

Coordinacin de las acciones

para mejorar asi las ventas

Revisar todos los procesos Mensual

hacia los distribuidores y

con

supervisin de los asesores

frecuencias

comerciales.
Supervisin de las

Revisar siempre todas las Semanal

actividades de Compra

cotizaciones

una

poltica

para

de

as

siempre buscar las mejores

opciones de compra.
Buscar acuerdos de pago
que
6

beneficien

la

Supervisin del Centro de

organizacin.
Revisar las entregas

Distribucin

cada

Supervisin de la planta de

terminado o materias primas

Revisar peridicamente la Mensual

produccin.

correcta implantacin de las

producto

ya

de Semanal
sea

polticas de procesos.
Revisar el cumplimiento de
124

Administracin del personal y

las normas de seguridad.

Revisar los adelantos en las Semanal

del presupuesto del rea

metas de ventas

comercial

Velar por el correcto uso de

los implementos de trabajo
Asegurar los recursos para
el rea comercial

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:
PRESUPUESTOS

Computador, Celular, Catlogos, internet, etc.

Necesario aprobados por el propietario.

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

COMISIONES:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

2.000.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn

requerimientos.
5 % del total de las ventas sin impuestos
2 % por crecimientos comparados con el ao
anterior.
3% por logro de metas de produccin y ventas.
2% por logros en metas de mermas y averias.

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes
resultado de su cargo

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

mediante informe o reuniones
125

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
Mala distribucin de recursos

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Deterioro de

los

procesos

de

la

organizacin
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI
NO X
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI
NO X
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

E
FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS
126

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO

Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Jefe de planta
Produccin
Administrativa
Gerente
Auxiliar de bodega, pintor, soldador y operarios

de l:
B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO
Formacin bsica:

Bachiller, con conocimientos bsicos en manejo de

todas las maquinarias de la empresa, inventarios y
manejo de personal..

Experiencia

laboral Mnimo un ao como coordinador de planta o cargos

requerida:

afines.

Plazo de adecuacin:

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS
Conocimientos bsicos o nociones del funcionamiento
de la maquinaria de la planta.
Conocimiento del sector industrial y comercial en el que
la empresa se sita.
Primeros auxilios
Procesos industriales
Seguridad industrial
Manejo de inventarios justo a tiempo
Control de procesos
Manejo de personal
Diseo de estrategias de produccin
Polticas de incentivos laborales
Polticas y leyes Laborales

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

C. MISIN DEL PUESTO

127

Gestionar y liderar la realizacin de la produccin y mantenimiento, garantizando

el cumplimiento de los estndares de seguridad, calidad, riesgos, costos,
cumplimiento y respeto ambiental de acuerdo a legislacin vigente
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI
A

1|

Dirigir y controlar las

Controlando la disponibilidad Diario

actividades de los procesos

de la Planta

necesarios

utilizacin

cumplimiento

de

recursos

para

el

de

los

programas de produccin y
2

Controlar y verificar el

mantenimiento
Verificar especificaciones y Diario

cumplimiento de normas

procedimientos

para

garantizar

los

requerimientos de nuestros
3

Compra de suministros

clientes.
Solicitud de 2-3 ofertas para Mensual
la
evaluacin de jefe y ok de

Coordinacin de las acciones

gerencia
Revisar todos los procesos Mensual

hacia los distribuidores

con

Llevar polticas de control

frecuencias
Detectar las fallas tcnicas Semanal

una

poltica

de

reales o potenciales que se

puedan

presentar

en

desarrollo de la produccin
y de mantenimiento;

128

el

Administrar y controlar la
mano

de

obra

sus

novedades para asegurar su

mayor

eficiencia

en

el

proceso de produccin y
6

Supervisin del Centro de

mantenimiento industria
Revisar las entregas

Distribucin

cada

Mantener las instalaciones

terminado o materias primas

Elaborando y controlando el Mensual

oficinas en excelente estado

plan

y presentacin.

mensual a las instalaciones

producto

de

ya

de Semanal
sea

mantenimiento

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:

Computador,

Celular,

Guantes,

overoles,

PRESUPUESTOS

seguridad, gafas, tapa bocas etc.

Necesario aprobados por el propietario.

Botas

de

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

COMISIONES:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

1.200.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn

requerimientos.
2 % por cumplimiento de metas de produccion
2 % por cumplimiento de metas de merma y
averias

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES

TIPO DE NORMAS
129

RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
Mala distribucin de recursos

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Incumplimiento en las metas de los

operarios
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI X
NO
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI X
NO
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
130

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Operario
Produccin
Operativa
Jefe de planta
NA

de l:
B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO
Formacin bsica:

Bachiller, con conocimientos tcnicos o empricos en

el manejo de maquinaria como: dobladoras, lijadoras,
soldadoras mig, troqueladora, taladro de banco,
cortadora.

Experiencia

laboral No requerida, depende de la motivacin, y aptitudes

requerida:

del candidato.

Plazo de adecuacin:

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS
Conocimientos bsicos del funcionamiento de la
maquinaria de la planta.
Conocimientos bsicos de los procesos de la planta
Primeros auxilios
Procesos industriales
Seguridad industrial
Manejo de inventarios justo a tiempo
C. MISIN DEL PUESTO
131

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X
X
X
X
X
X

Es el responsable de ejecutar los procedimientos establecidos para la operacin

de la Planta de produccin, asegurando las provisiones de materia, prima,
repuestas y accesorias.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI

1|

Operar las maquinarias de la

Realizar

planta

requeridos e indicados por el

A
los

procesos Diario

jefe de planta segn sea su

2

Controlar y verificar el

funcin del dia

Informar

cumplimiento de normas

irregularidad presentada al

Ensamble de productos

jefe de planta
Ensamblar los productos al Diario
salir

de

cadenas

cualquier Diario

las

diferentes

de

proceso,

embalar dichos productos

una

vez

inspeccin
4

terminada
del

jefe

la
de

Aseo de las estaciones y

planta.
Efectuar los procesos de Diario

maquinas

limpieza de las estaciones

de

trabajo

una

vez

terminado el da de trabajo,
una vez terminado el ciclo
de trabajo deber desmontar
las piezas mviles de las
mquinas y limpiarlas segn
plan

manual

mantenimiento.
132

de

Seguir y conocer las normas

Estudiar, cumplir y hacer Diario

de seguridad.

cumplir todas las normas de

seguridad
operacin
como

tanto
de

maquinaria

de

procesos

industriales.
Usar en todo momento los Diario

Portar equipos e uniformes

uniformes
seguridad

equipos

de

necesarios

suministradas
7

de

por

la

Mantener las instalaciones

organizacin
Elaborando y controlando el Mensual

oficinas en excelente estado

plan

y presentacin.

mensual a las instalaciones

de

mantenimiento

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:

Maquinas varias, Guantes, overoles, Botas de seguridad,

PRESUPUESTOS

gafas, tapa bocas etc.

Necesario aprobados por el propietario.

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

800.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn
requerimientos.

COMISIONES:

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES

TIPO DE NORMAS
133

RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
Mala distribucin de recursos

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Incumplimiento en las metas de los

operarios
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI X
NO
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI X
NO
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
134

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Pintor
Produccin
Operativa
Jefe de planta
NA

de l:
B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO
Formacin bsica:

Bachiller, con conocimientos tcnicos o empricos en

el manejo de equipos de pintura electrosttica y de
abanico.

Experiencia

laboral Mnimo un ao en el manejo de equipos

requerida:

electrostticos y compresores.

Plazo de adecuacin:

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS
Conocimientos del funcionamiento de la mquina de

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X

pintura electrosttica..
Conocimientos del funcionamiento de la mquina de

pintura con pistola de aire y compresor.

Conocimientos del funcionamiento del horno de secado

de pintura.
Conocimientos del funcionamiento de la cabina de

pintura.
135

Conocimientos del funcionamiento de los equipos de

filtrado de aire.
Conocimientos bsicos de los procesos de la planta
Primeros auxilios
Procesos industriales
Seguridad industrial
Manejo de inventarios justo a tiempo

X
X
X
X
X

C. MISIN DEL PUESTO

Es el responsable de ejecutar los procedimientos establecidos para la operacin
de los equipos de pintura de la planta y todos los anexos relacionados con ellos,
asegurando la provisin de materia prima, repuesta y accesoria.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI
A

1|

Operar las maquinarias de

Realizar

los

procesos Diario

pintura de la planta

requeridos e indicados por el

jefe de planta segn sea su

Controlar y verificar el

funcin del dia

Informar

cumplimiento de normas

irregularidad presentada al

Revisin de calidad

jefe de planta
Inspeccionar una por una Diario

cualquier Diario

cada pieza que salga de la

cabina de pintura antes de
entregarla para inspeccin al
jefe de planta asegurndose
que cada una cumpla con
todos
136

los

requisitos

Aseo de las estaciones y

estndares de calidad.
Efectuar los procesos de Diario

maquinas

limpieza de las estaciones

de

trabajo

una

vez

terminado el da de trabajo,
una vez terminado el ciclo
de trabajo deber desmontar
las piezas mviles de las
mquinas y limpiarlas segn
plan
5

manual

Seguir y conocer las normas

mantenimiento.
Estudiar, cumplir y hacer Diario

de seguridad.

cumplir todas las normas de

seguridad
operacin
como

Portar equipos e uniformes

tanto
de
de

de

maquinaria
procesos

industriales.
Usar en todo momento los Diario
uniformes
seguridad

equipos

de

necesarios

suministradas
7

de

por

la

Mantener las instalaciones

organizacin
Elaborando y controlando el Mensual

oficinas en excelente estado

plan

y presentacin.

mensual a las instalaciones

de

mantenimiento

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:

Equipos de pintura, cabina de pintura, equipos de filtrado de

aire, Guantes, overoles, Botas de seguridad, gafas, tapa

PRESUPUESTOS

bocas etc.
Necesario aprobados por el propietario.

:
137

F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO

HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

950.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn
requerimientos.

COMISIONES:

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

Normas
o
instrucciones

Control al final de las tareas

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
138

Mala distribucin de recursos

Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Incumplimiento en las metas de los

operarios
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI X
NO
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI X
NO
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

FICHA DESCRIPCIN DE PUESTOS

A. IDENTIFICACIN DEL PUESTO
Nombre del puesto:
Departamento:
Seccin/rea:
Puesto del que depende:
Puestos que dependen

Soldador
Produccin
Operativa
Jefe de planta
NA

de l:

B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS DEL PUESTO

Formacin bsica:

Bachiller, con conocimientos tcnicos o empricos en

el manejo de soldadoras mig, de arco, elctrica y de
139

punto.
Experiencia

laboral Mnimo un ao en el manejo de equipos de soldadura

requerida:

mig.

Plazo de adecuacin:

3 meses

CONOCIMIENTOS CONCRETOS
Conocimientos del funcionamiento de la Soldadora

Factor de Necesidad
1
2
3
4
X

mig.
Conocimientos del funcionamiento de la mquina de

Soldadora elctrica.
Conocimientos del funcionamiento de mquina de

Soldadora autgena.
Conocimientos del funcionamiento de la mquina de

Soldadora de punto.
Conocimientos bsicos de los procesos de la planta
Primeros auxilios
Procesos industriales
Seguridad industrial
Manejo de inventarios justo a tiempo

X
X
X
X
X

C. MISIN DEL PUESTO

Es el responsable de ejecutar los procedimientos establecidos para la operacin
de los equipos de soldadura de la planta y todos los anexos relacionados con
ellos, asegurando la provisin de materia prima, repuesta y accesoria.
D. FUNCIONES PRINCIPALES Y TAREAS
N

FUNCIONES

TAREAS

FRECUENCI
A

140

1|

Operar las maquinarias de

Realizar

los

procesos Diario

soldadura de la planta

requeridos e indicados por el

jefe de planta segn sea su

Controlar y verificar el

funcin del dia

Informar

cumplimiento de normas

irregularidad presentada al

Revisin de calidad

jefe de planta
Inspeccionar una por una Diario

cualquier Diario

cada pieza que salga de la

cabina de pintura antes de
entregarla para inspeccin al
jefe de planta asegurndose
que cada una cumpla con
todos
4

los

requisitos

Aseo de las estaciones y

estndares de calidad.
Efectuar los procesos de Diario

maquinas

limpieza de las estaciones

de

trabajo

una

vez

terminado el da de trabajo,
una vez terminado el ciclo
de trabajo deber desmontar
las piezas mviles de las
mquinas y limpiarlas segn
plan
5

manual

de

Seguir y conocer las normas

mantenimiento.
Estudiar, cumplir y hacer Diario

de seguridad.

cumplir todas las normas de

seguridad

tanto

operacin
como

de
de

industriales.
141

de

maquinaria
procesos

Portar equipos e uniformes

Usar en todo momento los Diario

uniformes
seguridad

equipos

de

necesarios

suministradas
7

por

la

Mantener las instalaciones

organizacin
Elaborando y controlando el Mensual

oficinas en excelente estado

plan

y presentacin.

mensual a las instalaciones

de

mantenimiento

E. RECURSOS DE LA EMPRESA A CARGO DEL PUESTO.

MATERIALES:

Equipos de soldadura, Guantes, overoles, Botas de

PRESUPUESTOS

seguridad, gafas, tapa bocas etc.

Necesario aprobados por el propietario.

:
F. CONDICIONES GENRICAS DEL TRABAJO
HORARIO:
COMPOSICIN

Lunes a viernes:
Sbados:
DEL BASE:

SALARIO:
DESPLAZAMIENTO:

de 8am a 12m y de 1pm a 6pm

De 8 am a 12m
VARIABLE:
PAGAS:

950.000
AUTONOMICO

0
NACIONAL:

Segn
requerimientos.

COMISIONES:

G. AUTONOMIA, COMPLEJIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

TIPO DE INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
Instrucciones
referentes

TIPO DE NORMAS
al

Control global de sus funciones,

resultado de su cargo

mediante informe o reuniones

Trabajos a realizar de acuerdo

peridicas
Control permanente

con un programa establecido

142

Normas

instrucciones

detalladas de tipo operativo

Metas de ventas, produccin, y

Control al final de las tareas

Control al final del mes

mermas
PRINCIPALES DIFICULTADES DE SU PUESTO
PROBLEMAS / SITUACIONES DIFCILES
FRECUENCIA

H. IMPACTO DE LOS RESULTADOS, CONCECUENCIAS QUE SUPONDRA UN

ERROR INVOLUNTARIO
ACTUACIN DEFECTUOSA
Mala planificacin
Mala distribucin de recursos

CONSECUENCIAS
Incumplimiento de metas
Afectacin del desenvolvimiento de la

Mala supervisin

organizacin
Incumplimiento en las metas de los

operarios
Desconocimiento de las polticas de la Falta de implementacin de las mismas
organizacin
No implementacin de normas de Accidentes, parlisis de la produccin y
seguridad

ventas, demandas

I. CARGA FSICA DE TRABAJO

EL PUESTO DE REQUIERE ESFUERZO FISICO
SI X
NO
FRECUENCIA OCASIONALMENT
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE
E
RIESGO QUIMICO
FRECUENCIA OCASIONALMENT

SI X
NO
PERIODICAMENTE COTIDIANAMENTE

143

13.3. ANLISIS CLIMA ORGANIZACIONAL

Segn la encuesta aplicada a los empleados de la organizacin se evidencia una
gran variedad de opiniones, a la pregunta numero 1 sobre la ayuda que se da
entre compaeros se ve que 6 empleados dicen que es buena y 4 responden que
es regular lo que deduce que se necesita mejorar la convivencia porque sta se
encuentra muy regular, en la pregunta 2 sobre estabilidad laboral se evidencia una
excelente condicin de la misma, ya que los 10 empleados dicen que es buena,
sobre la oportunidad de ascender el 80% de los empleados dicen que es buena y
el otro 20% dicen que es regular, respecto a la libertad de opinin y expresin 8
empleados dicen que es buena y que participan activamente en los aspectos de la
empresa, la tolerancia en el grupo es muy buena porque segn la encuesta 9 de
los 10 empleados consideran que existe y se maneja muy bien este valor en la
organizacin, se debera mejorar algunos aspectos personales con charlas de
motivacin porque segn la pregunta 6, cuando existen problemas personales
hay apoyo de los compaeros, 3 consideran que si, sea es buena, 3 que es
regular y 4 que es malo, siendo este un aspecto que podra afectar la organizacin
directa e indirectamente. El respeto del jefe hacia sus empleados es excelente, los
10 empleados respondieron que es bueno, en general la resolucin de problemas
se maneja con el dialogo, se evidencia un muy buen ambiente de comodidad de
los empleados lo que influye directamente en su rendimiento, hay una opinin
dividida sobre el seguimiento a los conflictos entre clientes internos, siendo este
un aspecto a mejorar en la organizacin, los canales de comunicacin internos se
pueden considerar como buenos y por tanto existe buena relacin jefe-empleado,
y empleado-empleado. Los empleados dicen que aprenden constantemente y que
por eso existe un buen rendimiento, un aspecto a mejorar es el apoyo a la
consecucin de metas personales porque tan solo 6 empleados respondieron que
es buena, se muestra que el conocimiento si es transmitido entre los empleados
para mejorar como grupo, 8 de los 10 empleados encuestados consideran que el
grupo si es comprometido y honesto con la organizacin pero se deber revisar el
144

porqu los otros dos empleados consideran que no es as, los empleados se ven
afectados por el ausentismo de sus compaeros, el sentido de pertenencia de los
empleados a la empresa es aceptable y es preocupante porque 3 empleados
dicen que es mala, lo cual afecta mucho la organizacin. Se debera mejorar los
incentivos hacia los empleados ya que solo 6 de ellos se sienten a gusto y
consideran que si los hay, se recomienda aplicar el modelo de administracin
moderna exaltando cualidades y no debilidades ya que esto generara mejor
comodidad y rendimiento del empleado.
Anlisis Seguridad, Salud Y Medio Ambiente: Es importante tener claro los peligros
que se puedan generar en el desarrollo de las actividades de la empresa, en la
fabricacin de los productos, incluyendo la maquinaria porque se debe saber de
qu manera se utiliza y tomar las precauciones necesarias para su uso, y las
materias primas (laminas) ya que en el manejo de estas se debe ser muy
cuidadoso porque son materiales altamente riesgosos si no son utilizados de la
manera correspondiente. Con lo anterior y el anlisis profundo que se ver a
continuacin se pretende implementar un modelo donde los empleados tengan
claro que deben reportar todos los peligros o riesgos existentes para que la
empresa tome las decisiones y correcciones necesarias para las partes afectadas,
hay que tener claro que todos los cambios de procesos administrativos y
productivos, los procedimientos, el cambio de personal o maquinaria, afectan
circunstancialmente la valoracin de riesgos. En la organizacin Archivos &
Espacios Modulares S.A.S. no existe ningn tipo de reporte formal de incidentes ni
accidentes lo cual significa que no existe ningn protocolo de seguridad en caso
de emergencias. Inicialmente se aplic una encuesta a los empleados con
preguntas sobre la seguridad existente para identificar sus opiniones. En la
empresa el proceso por lo regular empieza por la medicin y corte de la lmina,
los empleados deben utilizar guantes de carnaza, ya que la lmina cortada o sin
cortar genera un alto riesgo a los empleados con heridas que pueden ser leves
pero podran llegar a ser graves, la segunda parte del proceso es hacer los
respectivos dobleces para ir construyendo las partes del producto, en este proceso
145

se utiliza maquinaria pesada como la conocida dobladora, se debe tener

precaucin ya que es una maquina grande y tiene ciertas partes peligrosas para la
integridad fsica. A continuacin se soldn las partes para obtener las partes ya
completas y seguras para la elaboracin del producto, en este proceso se debe
utilizar una careta por cuestiones de seguridad para la parte facial del empleado,
finalizando con la parte de pintura que es de aplicacin electrosttica, en esta
parte los riesgos son qumicos por lo cual se utiliza tapabocas. Los principales
peligros evidenciados son las heridas por corte de lmina, mal manejo de la
maquinaria, no utilizar caretas o tapabocas para los respectivos procesos, con
estos peligros se puede ver afectado el empleado y su grupo de trabajo. En la
actualidad solo existe control de la organizacin con ciertas herramientas de
seguridad, pero no hay como tal un control formal sobre estos riesgos que podran
llegar a ser peligrosos para la integridad del trabajador. En el manejo de la lmina
el riesgo es alto porque estn en constante uso las manos del trabajador para
cambiarla de un lado a otro, y aunque se utilicen guantes, estos a veces por el
exceso de uso se ven afectados y por tanto el empleado est en riesgo de
presentar heridas o molestias. Se debe ser responsable con el manejo de
maquinaria porque si no se sabe utilizar puede generar lesiones graves al
encargado del procedimiento, se deben utilizar las pocas herramientas de
seguridad brindadas por la organizacin para as evitar accidentes. El manejo de
algunos residuos puede llegar a ser peligroso si no se utilizan las herramientas. La
organizacin debe implementar todas las herramientas de seguridad necesarias
para la elaboracin del trabajo y delegar personas que se encarguen de mantener
en ptimas condiciones las maquinas, estar pendientes de los residuos que se
utilicen de la manera indicada, y organizar los productos terminados de

tal

manera que no presenten riesgos para los empleados. La empresa debe

asegurarse que todos los empleados utilicen las herramientas de seguridad
brindadas y tambin que estas sean efectivas para la elaboracin del producto, y
llevar un seguimiento formal a los controles.

146

13.4. ANLISIS MAPA DE RIESGOS

Segn lo evidenciado dentro de la organizacin no se cuenta con mapa de riesgos
en caso de emergencia no hay tampoco un plan de accin en este caso solo se
sale y se entra cuando son horas de trabajo o hay alguna necesidad de entrar a la
fbrica por ello se ha elaborado un mapa en donde se encuentran todas las reas
de trabajo y peligro que se encuentran dentro de la organizacin dando as a
conocer las diferentes reas de trabajo que se encuentran dentro de la
organizacin y sus zonas de trabajo peligrosas.

147

El personal de la planta se encuentra en un alto riesgo de sufrir algn tipo de

accidente por laboral por los riesgos mismos de su actividad:
Riesgo qumico: Solventes, disolventes, pinturas a base aceite.
Riesgo mecnico: accidentes por las malas posturas, fuerzas inadecuadas, falta
del uso de correctos elementos protectores.
Riesgo locativo: material mal dispuesto, desechos mal manejados, espacio justo
para desarrollar la actividad.
En medida que conocemos los tipos de riesgos evaluamos el panorama de riesgo
lo que nos confirma el no cumplimento de las normas en Colombia con respecto a
seguridad industrial.

13.5. ANLISIS DE PANORAMA DE RIESGOS

Dentro de panorama de riesgos podemos observar dos reas como son el rea
administrativa y el rea operativa podemos encontrar dos tipos de riesgos como el
riego locativo que pueden ser tropezones, cadas y lesiones que pueden ser
ocasionados por elementos de metal, cajas estructuras ente otros, dentro del
148

riesgo

psicolgico

podemos

encontrar

la

mejora

de

la

productividad,

conocimientos de labor a realizar, incomodidad, bajo rendimiento, estrs. En el

rea operativa podemos encontrar 5 riesgos como son: riesgo mecnico

que

consiste en manejar y evaluar incidentes para prevenir el accidente mayor, el

riesgo locativo que se presenta por el mal funcionamiento de la maquinaria y el
talento humano, acumulacin de los productos mal organizados. El riesgo qumico
que son quemaduras e infecciones. El riesgo psicosocial que es ocasionado por
dolores en las partes del cuerpo, aunque cada uno de los riesgos son de vital
importancia se pueden manejar por medio de capacitaciones a trabajadores, orden
en las reas de trabajo, pausas activas en la maana y la tarde para descansar un
poco del trabajo para as mismo mejorar el desempeo de cada uno de los
trabajadores de la organizacin.
13.6. PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL PARA ARCHIVOS & ESPACIOS
MODULARES S.A.S
Archivos & Espacios Modulares S.A.S
Nit : 900.503.896-6
Direccin de la Fbrica: Transversal 17 No. 45c-26 Sur Barrio Marco Fidel Suarez
Direccin de la Oficina: Calle 72 No. 61-27 Barrio San Fernando
Empresa dedicada a la fabricacin y comercializacin de todo tipo de mueble
metlico de oficina, para el desarrollo de esta actividad se utilizan insumos como
lo son lamina, pintura electrosttica, tuercas, tornillos, entre otros y maquinaria
como la dobladora, cortadora, troqueladora, taladros, destornilladores, entre otros.
Distribucin del personal por sexo y tipo de vinculacin:
POBLACION
Hombres
Mujeres
Total

T. DEFINIDO

T. INDEFINIDO
9
1
10

EN MISION
9
1
10

TOTAL
9
1
10

Los empleados de la fbrica ejercen sus labores de 8.00 am a 5.00 pm y en la

oficina se ejercen las labores de 8.30 am a 5.30 pm.
149

Responsable del programa: Gerente General

1. POLTICA DE SALUD OCUPACIONAL
La empresa Archivos & Espacios Modulares S.A.S dedicada a la fabricacin y
comercializacin de todo tipo de mueble metlico de oficina tiene entre sus
propsitos asociar la seguridad con la calidad y la productividad tratando de
disminuir los costos que se generan por los accidentes de trabajo y las
enfermedades de origen profesional, mejorar la calidad de los productos, generar
ambientes y lugares de trabajo sanos para todos los empleados y preservar la
salud de cada uno de sus empleados.
Es nuestro inters cumplir con la normatividad vigente y suministrar todos los
recursos que sean necesarios para implementar las medidas de seguridad
acordes con las condiciones de trabajo y de salud.
Para lograr lo anterior la direccin asume su compromiso con los siguientes
objetivos generales:
Asignar un supervisor la responsabilidad de la seguridad y la salud en el
lugar de trabajo.
Brindar el tiempo que sea necesario para que todo el personal que ingrese
reciba la capacitacin sobre los factores de riesgo y normas de seguridad
relacionadas con el oficio a desempear.
Trabajar en forma interdisciplinaria con los empleados para concertar los
cambios de procesos o seguimiento a los actuales, con el fin de controlar
los factores de riesgo desde su origen
Suministrar a cada uno de los empleados los respectivos elementos de
proteccin personal acordes con los factores de riesgo a los que va a estar
expuesto, exigiendo su uso mientras desarrolla su labor y proporcionar los
medios para que el personal tenga una conciencia de autocuidado
Ejercer control sobre el desempeo de la salud y la seguridad del personal
en la empresa.
Reportar los accidentes de trabajo a la direccin de la empresa y tomar las
respectivas decisiones.
150

 Evaluar el desempeo en salud ocupacional.

Exigir a los contratistas el programa de salud ocupacional, donde estn
involucradas las personas que desarrollaran actividades en la empresa.
2. PLANIFICACIN
Iniciaremos el proceso de planificacin con la identificacin de los peligros y la
evaluacin de los riesgos, continua con la definicin de prioridades y termina con
objetivos concretos y planes de accin para el control de los riesgos, estos pasos
se explicaran a continuacin:
2.1 Diagnstico integral de las condiciones de trabajo y salud.
Diagnostico de las condiciones de trabajo: a continuacin se presenta una
matriz donde se resumen los factores de riesgo detectados en el panorama
de riesgos.
rea

Factor de
Riesgo

Fuente
Generadora

Nmero de Consecuencia
Expuestos

Prioridad

Fbrica

Oficina

13.7. ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL Y

PLAN DE MEJORAMIENTO

151

El clima organizacional ha sido definido como un conjunto de propiedades del

ambiente laboral (Hall, 1996), de percepciones que el trabajador tiene de las
estructuras y procesos organizacionales (Goncalves, 1997) y de las interaccin
entre caractersticas personales y organizacionales (Martnez, 2000) que afectan,
directa o indirectamente, el comportamiento de las personas dentro de una
organizacin. A su vez, el comportamiento organizacional es la respuesta directa
al comportamiento administrativo y las condiciones organizacionales (Brunet,
1999).
El clima organizacional afecta a procesos organizacionales y psicolgicos, e
influye en la productividad, en la satisfaccin laboral y en el bienestar de los
trabajadores. Por esto, es necesario proponer modelos que orienten la
implementacin de estrategias para fortalecer el desarrollo humano, mejorando la
percepcin que los trabajadores pueden tener con respecto a su ambiente laboral.
El clima organizacional se puede abordar como una medida mltiple de los
atributos organizacionales y la medida perceptiva de los atributos individuales, que
hace referencia a los valores, actitudes u opiniones personales de los empleados,
y que afecta la percepcin de clima (James & Jones, 1974, citados por Brunet,
1992), constituyendo as un enfoque integral.
Los oponentes, o variables del clima organizacional, son los comportamientos, la
estructura de la organizacin y los procesos organizacionales; cada uno de ellos
se divide en otros componentes que interacta entre s y a su vez determinan
unos resultados (Rodrguez, 1999).
Por lo anteriormente descrito y en base a la informacin proporcionada por cada
uno de los trabajadores de la manera en que ellos perciben sus puestos de
trabajo, y las diferencias que llevan a un clima social inestable con base el
diagnstico realizado en la empresa, y con base en un programa de mejoramiento

152

del clima organizacional

10

de una empresa de produccin proponemos ms que

solo estrategias un total programa de mejoramiento del clima organizacional en

AEM S.A.S.

INTRODUCCIN
El Clima Organizacional refiere al ambiente que se crea y se vive en
las organizaciones laborales, los estados de nimo y como estas variables pueden
afectar el desempeo de los trabajadores.
Se considera que el clima organizacional llega a formar parte de la cultura de
cada empresa, es decir, es parte de la personalidad propia de la organizacin y es
tan variable como el temperamento de cada persona que trabaja dentro de su
ambiente.
Despus de que se efecta la medicin del clima de una empresa y se realiza
el anlisis de los resultados obtenidos, el principal objetivo ser la propuesta para
corregir, mejorar y mantener resultados positivos en el ambiente laboral.
Durn (2005), en su artculo Mejores Empresas para trabajar: la importancia del
clima organizacional en el xito de las empresas; menciona como el clima
organizacional es evaluado para determinar si la empresa es un buen empleador.
En dicho artculo Duran indica que las mejores empresas donde trabajar, son
tambin las mejores empresas en donde invertir, en atencin a que son casi el
doble ms rentables que el resto de las compaas, en conclusin a
su observacin seala que "La alegra se contagia y es una buena inversin".
De acuerdo a la conclusin de Durn, a continuacin se presenta la propuesta de
un programa para mejorar el clima organizacional de una mypime nacional de
produccin de muebles. Se espera que este programa resuelva las dificultades

10 http://www.monografias.com/trabajos48/mejora-climaorganizacional/mejora-clima-organizacional4.shtml
153

evidenciadas despus de realizar la medicin del clima, as como sea una eficaz
herramienta para fortalecer el ambiente positivo de la organizacin.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Proveer a la empresa de herramientas necesarias para mejorar el clima
organizacional, de acuerdo a la ltima evaluacin realizada.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
Sealar las intervenciones necesarias en cada rea para mejorar el clima
organizacional.
Definir

sobre

quien

recae

la responsabilidad de

cada

intervencin

propuesta.
Elevar la ponderacin obtenida en las reas que se calific inferior a "de
acuerdo" para la prxima evaluacin de clima organizacional.
CAPITULO I
REA: LOGRO RECONOCIMIENTO Y LOGRO DE OBJETIVOS
OBJETIVO: Reforzar la identificacin del empleado con la empresa, a travs del
reconocimiento de logros individuales y de equipo; de manera que el xito
obtenido en el desempeo laboral sea motivado en continuidad.
154

INTERVENCIN:
Reuniones quincenales en las cuales se trate de los logros y fracasos del
rea funcional.
Mantener la comunicacin jefe-colaborador de manera abierta a fin de
establecer objetivos claros, concretos y factibles.
Establecimiento de metas individuales, por equipo o por rea que podrn
ser propuestas por el mismo equipo de trabajo de manera democrtica.
Las metas debern establecerse con tiempos lmites, para que el
reconocimiento o fracaso tengan parmetros de medicin.
Establecer objetivos medibles y darles seguimiento en las reuniones
quincenales.
Metas

adicionales

en

el

rea

de capacitacin, profesionalizacin y desarrollo de competencias laborales

podrn ser propuestas despus de detectar las debilidades individuales.
PERSONAL OBJETIVO: Todo el personal que labora actualmente en la empresa.
RECURSOS:
Infraestructura: La programacin semanal o quincenal de las reuniones
deber considerar el ambiente donde se realizarn las reuniones,
dependiendo del nmero de personas de cada rea podrn realizarse en el
rea de produccin.
Materiales y Equipo: Es conveniente contar con un pizarrn blanco, donde
anotar las ideas importantes que se traten durante la sesin. Puede
utilizarse un pizarrn. Adicionalmente, si los convocados a la reunin no
llevan algn cuaderno de apuntes, debe proverseles all.
Personal: Para esta intervencin no figura la necesidad de personal
adicional.

155

 Tiempo estimado: Cada reunin durar un mnimo de 40 minutos y un

mximo de 90 minutos.
RESPONSABLE: El jefe de cada unidad que figura como lder de equipo. Cada
jefe de unidad y departamento figura como el responsable de cada reunin y de
la estructura de las mismas. De igual forma, el responsable de esta actividad
deber realizar un agudo seguimiento al cumplimiento de metas para que el
reconocimiento sea objetivo.
CAPITULO II
AREA: MOTIVACIN EN EL PUESTO
OBJETIVO: Mantener un nivel elevado de motivacin individual que se contagie
en el ambiente laboral de forma global y positivamente. Un empleado motivado
est dispuesto a dar ms de s dentro del puesto de trabajo, pues se siente
cmodo con la reciprocidad de dar y recibir.
DIAGNSTICO: La mayora considera que no existen suficientes aspectos
motivacionales en el puesto de trabajo, la mayora relacionndolo con el aspecto
salarial.
INTERVENCIN:
Revisar el plan de prestaciones y beneficios actual para determinar si
existen necesidades no cubiertas en el mismo.
Proponer ante la Gerencia General la implementacin de prestaciones o
beneficios innovadores que beneficien la imagen de la institucin ante sus
propios colaboradores.
Reconocer los logros individuales y de equipo; de forma tanto individual
como pblica.
156

 Implementar

el

reconocimiento

al

esfuerzo, creatividad,

actividades

extracurriculares por medio del programa del "empleado del mes"; o

publicando los xitos en las carteleras internas o en el peridico interno.
No

relacionar

la

motivacin

con incentivos monetarios

(salarios,

bonificaciones); una persona puede sentirse insatisfecha con el salario y sin

embargo estar a gusto con su trabajo.
Escuchar a los empleados, ellos pueden proveer de ideas creativas que
auto motivarn su participacin y desempeo diario.
Revisar las descripciones de los puestos con el fin de enriquecer
peridicamente las actividades de los mismos.
CAPTULO III
REA: TRABAJO EN EQUIPO
OBJETIVO: Fortalecer la cultura de trabajo en equipo actual en la empresa, de
manera que las tareas sean realizadas de manera eficiente y colaboradora;
evitando conflictos que entorpecen el desempeo individual y departamental
repercutiendo finalmente en el ambiente de la organizacin.
INTERVENCIN PROPUESTA:
Fortalecer la identificacin del empleado con su unidad o departamento,
hacindolo partcipe de cada actividad o tarea.
Fortalecer la identificacin, participacin y pertenencia del empleado con su
equipo de trabajo por medio de actividades recreativas adicionales a las
tareas laborales.
Rotar los equipos de trabajo de manera aleatoria, a fin de que todos los
colaboradores se conozcan y logren integrar equipos con diferentes
personas.

157

 Generar tareas diferentes que requieran interaccin con los dems

departamentos para lograr un ambiente de confianza y equipo.
Capacitar a los lderes de unidad fortaleciendo el liderazgo y la unin de
equipo.
Para cubrir la necesidad de interaccin social en el ambiente laboral, el
departamento

de

recursos

humanos

puede

organizar

actividades

recreativas fuera del horario laboral que fomenten el compaerismo.

PERSONAL OBJETIVO: Todo el personal que labora actualmente en la empresa,
seccionado de acuerdo a cada unidad y departamento.

RECURSOS:
Infraestructura: Ninguna adicional a la estructura actual de la empresa.
Materiales y Equipo: Ninguno adicional a los utilizados en las tareas diarias.
Personal:

El

departamento

de

Recursos

Humanos

apoyar

en

la planificacin y realizacin de actividades recreativas adicionales a las

tareas laborales.
Tiempo estimado: La rotacin de equipos de trabajo en el rea de
produccin debe ser como mnimo cada 2 meses, para que las relaciones
interpersonales

tengan

continuidad.

Los eventos o

actividades

de

compartimiento general en la empresa podrn tener un ciclo de 12 meses.

CAPTULO IV
REA: COMUNICACIN
OBJETIVO: Mantener de forma ptima los canales estratgicos de comunicacin,
a fin de que el empleado est enterado de las actividades que la empresa est
realizando. Al mantener informado al empleado de los cambios, mejoras
158

y proyectos de la organizacin, fomentar su participacin y evitar que se forme

una resistencia ante los cambios. De igual forma, puede lograrse un aprendizaje a
travs de las experiencias de otros colaboradores.
DIAGNSTICO: La evaluacin de esta rea identifica que un 69% de los
empleados consideran que la empresa tiene comunicacin, y un 31% se muestran
en desacuerdo. Se evidencia que las opiniones del empleado son escuchadas,
pero se tiene la percepcin de que no son tomadas en cuenta, esta deficiencia
afecta la confianza y la apertura a expresar sus opiniones.

INTERVENCIN:
Gerencia General debe establecer la poltica de informacin que apoyar el
rea de comunicacin, en donde Recursos Humanos ser el medio de
enlace entre trabajadores y empresa.
Actualizar constantemente la informacin publicada en las carteleras
informativas.
Proponer actividades de emisin de opinin: un buzn de sugerencias, un
rota folio de comentarios annimos.
Emitir un medio cclico de comunicacin interna (peridico o boletn
interno),

en

el

que

se informe de

aspectos

como

cumpleaeros,

nuevos ingresos, bodas, nacimientos, etc. as como actividades que la

empresa est planificando o realizando.
Educar a los lderes de unidad en relacin a la objetividad que debe
mantenerse para la recepcin de los comentarios y sugerencias que
tendrn por parte de su personal, y que de igual forma, la actividad no sea
nicamente escucharlos, sino discutir, acordar y poner en marcha las
buenas ideas.
159

PERSONAL OBJETIVO: Todo el personal que labora actualmente en la empresa,

seccionado de acuerdo a cada unidad y departamento.
RECURSOS:
Infraestructura: Ninguna adicional a la estructura actual de la empresa.
Materiales y Equipo: Carteleras de corcho para cada rea de circulacin
importante dentro de las instalaciones de la empresa, tachuelas, material de
deshecho para publicaciones internas. Adicionalmente, uno o dos buzones
de sugerencias o los rota folios de papel peridico.
Personal: Para esta intervencin ser necesario el apoyo de la Gerencia de
Recursos Humanos para proveer la informacin a publicar en el boletn
informativo.
Tiempo estimado: La publicacin del boletn ser programada al menos una
vez al mes. La actualizacin de las carteleras deber hacerse de forma
semanal o quincenal. La revisin del buzn de sugerencias deber hacerse
al menos cada quince das.
CAPTULO V
REA: RELACIN CON EL JEFE INMEDIATO
OBJETIVO: Crear un ambiente de relaciones armoniosas entre jefe y colaborador,
y que al mismo tiempo el colaborador logre la confianza de su jefe para la
delegacin de tareas.
INTERVENCIN:
Fortalecer la comunicacin por unidad a travs de una poltica de puertas
abiertas que genere la confianza del empleado hacia su jefe inmediato.
Fortalecer la confianza de los colaboradores al poner en prctica las nuevas
ideas proporcionadas por ellos mismos.
160

 Delegar la responsabilidad de pequeos proyectos en aquellas personas

que muestren iniciativa.
Capacitar a los niveles jerrquicos en couching, para apoyar de esta forma
la relacin jefe-colaborador, reforzando la confianza y apertura de
comunicacin por parte del empleado, al mismo tiempo que la jefatura logra
mejor rendimiento profesional de su personal.
Capacitar a los niveles jerrquicos en empowerment, de esta forma
el gerente o jefe de unidad lograr apoyarse en su personal en la toma de
decisiones y acciones inmediatas en la resolucin de problemas.

PERSONAL OBJETIVO: Todo el personal que labora actualmente en la empresa,

seccionado de acuerdo a cada unidad y departamento.
RECURSOS:
Infraestructura: Si la capacitacin es programada en las instalaciones de la
empresa, sta debe contar con el rea apropiada.
Materiales y Equipo: Ninguna adicional a las utilizadas actualmente en la
empresa.
Personal: Para esta intervencin ser necesario el apoyo de la Gerencia de
Recursos Humanos para proveer o subcontratar a la empresa que provea la
capacitacin.

Todas

las

gerencias

tendrn

participacin

en

el

establecimiento de la poltica de puertas abiertas.

Tiempo estimado: Para esta intervencin no se tiene un tiempo estimado
para ejecucin. Los resultados debern ser evidentes en la prxima
medicin de clima laboral.
Presupuesto: En este aspecto debe considerarse la inversin requerida
para la capacitacin programada, y el costo real depender de la entidad
161

donde se contrate el servicio de la capacitacin y el nmero de

participantes que se inscriban.
CAPTULO VI
REA: PLANES DE CARRERA Y DESARROLLO
OBJETIVO: Fortalecer el ambiente de estabilidad que la empresa ofrece, a travs
de la formacin de un plan de carrera de acuerdo a los planes a largo plazo que la
organizacin posee.
INTERVENCIN:
Definir

objetivos

concretos

por

puesto,

unidad,

departamento

organizacin.
Evaluar si existe un desarrollo de carrera viable en los puestos de la
organizacin, considerando los perfiles de puesto, crecimiento personal y
laboral, ascensos, traslados.
Informar

al

empleado

en

qu

debe

mejorar

capacitarse

para poder alcanzar los diferentes puestos en la empresa.

Debido a que los horarios de las jornadas de trabajo en el rea de
produccin dificultan al empleado operario continuar y finalizar estudios,
deber realizarse una revisin en este aspecto y evaluar las posibles
mejoras.
Crearse como beneficio adicional en la empresa un incentivo que motive al
empleado a continuar sus estudios; apoyo econmico tipo beca, mejoras
laborales en horario, o bien, la promocin interna de acuerdo al desarrollo
de sus estudios.
Evaluar la estructura actual del desarrollo ofrecido en cada puesto de
trabajo y mejorarla.

162

PERSONAL OBJETIVO: Todo el personal que labora actualmente en la empresa,

seccionado de acuerdo a cada unidad y departamento.
RECURSOS:
Infraestructura: Si despus de la estructuracin de los planes de carrera se
visualiza la necesidad de nuevos puestos, deber considerarse la
ubicacin fsica de los mismos. Salas internas necesarias para las
reuniones de trabajo que se requerirn para la estructura de los planes de
carrera, definicin de objetivos, etc.
Materiales y Equipo: Ninguna adicional a las utilizadas actualmente en la
empresa.
Personal: Para esta intervencin ser necesaria la participacin de
Recursos Humanos como unidad de anlisis para los requerimientos de la
organizacin en cada puesto y la estructuracin de carrera dentro de la
empresa.
Tiempo estimado: Para esta intervencin no se tiene un tiempo estimado
para ejecucin. Los resultados debern ser evidentes en la prxima
medicin de clima laboral.
CAPTULO VII
REA: AMBIENTE FSICO
OBJETIVO: Mantener el ambiente fsico ptimo para que el trabajador se sienta
cmodo en sus labores.
INTERVENCIN:
Revisar peridicamente la infraestructura de la empresa (iluminacin,
ventilacin, etc.) a fin de mantenerla en buenas condiciones de forma
proactiva y no reactiva.
163

 Contratar los servicios de una empresa de Seguridad Industrial que evale

profesionalmente las reas concernientes.
Evaluar el ambiente fsico propio de las reas donde este personal est
trabajando y considerar si puede haber algn aporte para mejorarlo por
parte de la organizacin, aunque estas reas no estn ubicadas en la sede
central de la empresa.
Crear y publicar un manual de seguridad industrial de acuerdo al giro de la
empresa.
PERSONAL OBJETIVO: No existe un personal objetivo, sino ms bien la
estructura de la sede central de la empresa como objetivo de esta intervencin.

RECURSOS:
Infraestructura: De acuerdo al resultado del cuestionario del clima, la
opinin de los empleados es que la infraestructura actual se encuentra en
condiciones aceptables. Se recomienda realizar una evaluacin propia de
sta rea.
Materiales y Equipo: Todos aquellos utensilios necesarios para reforzar
la calidad actual del ambiente fsico y ambiental.
Personal: Para esta intervencin ser necesario el apoyo de la Gerencia
de Operaciones y Mantenimiento quien tendr injerencia directa en esta
intervencin.
Tiempo estimado: Para esta intervencin no se tiene un tiempo estimado
para ejecucin. Los resultados debern ser evidentes en la prxima
medicin de clima laboral.
CAPTULO VIII
164

REA: SEGURIDAD
OBJETIVO: Proporcionar al empleado de la seguridad necesaria para realizar sus
actividades laborales de forma segura y confiable, manteniendo los ndices de
incidentes laborales en un porcentaje mnimo.
INTERVENCIN:
Contratar los servicios de una empresa de Seguridad Industrial que evale
profesionalmente las reas concernientes.
Evaluar la cantidad de guardias actuales y considerar si el nmero de
agentes es suficiente para la cobertura de la demanda.
Contratar los servicios de una empresa de seguridad que provea de los
servicios de alarma, guardias y transporte de valores.
Crear y publicar un plan de emergencia ante diferentes situaciones, de
manera que todos los empleados estn informados de como actuar en caso
de emergencia.
Crear y publicar un manual de seguridad industrial de acuerdo al giro de la
empresa.
PERSONAL OBJETIVO: Todo el personal que labora actualmente en la empresa,
seccionado de acuerdo a cada unidad y departamento.
RECURSOS:
Infraestructura: Si existiese la necesidad de incrementar el nmero de
guardias de seguridad, deber contarse con la infraestructura para su
ubicacin fsica si no son subcontratados por medio de una empresa de
seguridad.
Materiales y Equipo: Equipo de seguridad e higiene industrial deber ser
considerado, como guantes, redecillas, gabachas, etc.
165

 Personal: En esta intervencin ser necesario el apoyo de la gerencia de

Operaciones y Mantenimiento, que trabajar junto a la Gerencia de
Recursos Humanos.
Tiempo estimado: Para esta intervencin no se tiene un tiempo estimado
para ejecucin. Los resultados debern ser evidentes en la prxima
medicin de clima laboral.
CAPTULO IX
REA: RIESGOS
OBJETIVO: Proveer al colaborador de confianza y seguridad en el puesto de
trabajo, corriendo el mnimo de riesgo para la ejecucin exitosa de las tareas
diarias.
INTERVENCIN:
Contratar los servicios de una empresa de Seguridad Industrial que evale
profesionalmente las reas concernientes.
Capacitar a los colaboradores en programas contra riesgos propios de cada
puesto de trabajo.
Contratar los servicios de un seguro mdico y de vida de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Considerar la contratacin de un mdico de planta, si as amerita.
Evaluar el ambiente fsico propio de las reas donde este personal est
trabajando y considerar si puede haber algn aporte para mejorarlo por
parte de la organizacin, aunque estas reas no estn ubicadas en la sede
central de la empresa.
Crear y publicar un manual de seguridad industrial de acuerdo al giro de la
empresa.

166

PERSONAL OBJETIVO: Debe considerarse todo el personal de la empresa, con la

finalidad de evitar riesgos, accidentes y brindar seguridad a los colaboradores.
Adicionalmente, la estructura de la sede central de la empresa como objetivo de
esta intervencin.
RECURSOS:
Infraestructura: Deber considerarse la modificacin de la infraestructura
actual de la empresa de acuerdo al diagnstico que se obtenga de la
evaluacin realizada por la empresa de seguridad industrial.
Materiales y Equipo: Equipo de seguridad e higiene industrial deber ser
considerado, como guantes, redecillas, gabachas, etc.
Personal: En esta intervencin ser necesario el apoyo de la gerencia de
Operaciones y Mantenimiento, que trabajar junto a la Gerencia de
Recursos Humanos.
Tiempo estimado: Para esta intervencin no se tiene un tiempo estimado
para ejecucin. Los resultados debern ser evidentes en la prxima
medicin de clima laboral.
PLAN DE MEJORAMIENTO PARA EL CLIMA ORGANIZACIONAL DE AEM
S.A.S
VARIABLE

VARIABLE

MOTIVACIONAL

RIESGO

Problemas

DETECTADO

personales
Sentido

ACTIVIDAD

cambio
Charlas

RELACIONES

LUGAR

INTERPERSONALE

ESPACIO

S
Trabajo en equipo

Espacio

de Relacin

pertenencia
Actitud frente

DE VARIABLES DE

con

insuficiente
sus Aplicar ley sobre

compaeros
el tabaco
al Expresar molestias

de Mal Humor
para Actividades ldicas Llegar
167

un

PLANTEADA
PARA

concientizar a los que

LA empleados

busquen acuerdo con los

sobre incentivar el trabajo empleados para

SOLUCION

el

riesgo

de en equipo

hacer algn tipo

DEL

mezclar lo laboral

de

PROBLEMA

con lo personal

donde todo este

divisin

funcional

comodo para los

Promover

trabajadores
la Realizar actividades Concientizar

integracin

y de integracin para los

fomentar

empleados

mejorar la relacin sobre el riesgo

actividades

de entre compaeros

de permanecer

premios, para asi

en

un

rea

mejorar el sentido

contaminada de

de pertenencia de

tabaco

los empleados

toda la jornada

durante

del trabajo
Promover

talleres Fomentar recreacin

en los cuales se a travs de cuenteria

identifiquen

los para asi disminuir el

llamados

de mal humor en los

atencin

como empleados

oportunos y como
una
de
RESPONSABL
E

DE

oportunidad
cambio

mejorar
Jefe de planta

para
Gerente general

LA

ACTIVIDAD
RESULTADO

Gerente general
y jefe de planta

Mayor rendimiento Mejor efectividad a Mejorar

y por tanto mayor nivel de produccin
168

comodidad

la
de

utilidad

en

organizacin
Mejora

la

los empleados

la Mejor

productividad y el laboral,
cuidado

salud

mejor respiratoria para

del organizacin para la los empleados

patrimonio
empresa
No

ambiente Mejor

de

la resolucin

conflictos
generar No generar

discordias

por discordias

llamados

de discusiones

de
tantas
o
entre

atencin sino que compaeros

sea

una

oportunidad

de

mejorar tanto en el
campo

personal

como en el laboral

13.7.1 Instrumentos de recoleccin de informacin diagnostico

No cuenta con personal calificado en esta rea de la unidad productiva, el
propietario maneja la nmina de la empresa, los incentivos por medio del sueldo, y
cuenta con inventario de personal. No tiene un reglamento interno de trabajo o un
manual de convivencia, no cuenta con un diagrama de procesos (seleccin,
induccin y contratacin), tampoco tiene un panorama de riesgos establecido ni un
programa de salud ocupacional, por ultimo no tiene un mtodo de evaluacin de
desempeo
CONTRATO DE TRABAJO PROPUESTO
NOMBRE DEL EMPLEADOR

DOMICILIO DEL EMPLEADOR

169

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

NOMBRE DEL TRABAJADOR

DOMICILIO DEL TRABAJADOR

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
LUGAR,

FECHA

DE

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
NACIMIENTO,

NACIONALIDAD

OFICIO

QUE

DESEMPEARA EL TRABAJADOR
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
SALARIO
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
PERIODOS DE PAGO

FECHA INICIACIN LABORES

QUINCENAL

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

LUGAR DONDE DESEMPEARA LAS LABORES

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Entre el EMPLEADOR y el TRABAJADOR, de las condiciones ya dichas
identificados como aparece al pie de sus firmas, se ha celebrado el presente
contrato de trabajo a trmino indefinido, regido adems por las siguientes
clausulas:
PRIMERA: El EMPLEADOR contrata los servicios personales del TRABAJADOR
para poner al servicio del EMPLEADOR toda su capacidad normal y los que se
deriven de estas labores. PARGRAFO.- El TRABAJADOR acepta los cambios de
labores decididos por el EMPLEADOR siempre que sus condiciones laborales se
mantengan. SEGUNDA: El TRABAJADOR iniciar labores a partir de xxxxxxxx,
con una jornada laboral ordinaria de ocho horas (8), que se podrn distribuir de la
forma permitida por el artculo 164 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. TERCERA:
El lugar de trabajo ser en AEMSAS EN LA CIUDAD DE BOGOTA y puede ser
modificado por acuerdo entre las partes, siempre que las condiciones laborales del
trabajador no sufran desmejora o se disminuya su remuneracin o le cause
perjuicio. CUARTA: El TRABAJADOR devengar un salario mensual de $ xxxxxxx
M/c (xxxxxxx), pagaderos en forma QUINCENAL que incluye la remuneracin de
los descansos dominicales y festivos. QUINTA: El TRABAJADOR deber cumplir
170

con las siguientes obligaciones: a) Colocar al servicio del EMPLEADOR su

capacidad normal de trabajo, de manera exclusiva en el desempeo de las
funciones encomendadas y en las labores conexas, segn rdenes e instrucciones
del empleador o sus representantes. b) Trabajar durante la vigencia del presente
contrato nica y exclusivamente al servicio del EMPLEADOR. c) Cumplir con la
jornada de trabajo dentro de los turnos y horario sealado por el EMPLEADOR. d)
Las dems consagradas en el artculo 58 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
SEXTA: El trabajo suplementario o en horas extras, as como el trabajo en
domingo o festivo en los que deba concederse descanso, ser remunerado
conforme a la Ley, al igual que los respectivos recargos nocturnos. Es de advertir
que dicho trabajo debe ser autorizado por el empleador o sus representantes, para
efectos de su reconocimiento. SPTIMA: Son justas causas para dar por
terminado unilateralmente el presente contrato, por cualquiera de las partes, las
expresadas en los artculos 62 y 63 del Cdigo sustantivo del Trabajo. OCTAVA:
Acuerdan las partes fijar como periodo de prueba los primeros DOS (2) MESES a
partir de la vigencia de este contrato. Durante este periodo las partes pueden dar
por terminado unilateralmente el contrato. En el caso de existir prorroga o nuevo
contrato entre las partes se entiende que no existir para ese nuevo contrato un
periodo de prueba. NOVENA: Cualquiera de las partes puede dar por terminado el
contrato dando aviso a la otra con una anticipacin mayor a treinta (30) das de la
fecha de vencimiento del periodo contratado. En caso de no producirse tal aviso, o
de hacerlo en un trmino inferior al establecido, la parte que termina el contrato
deber a la otra, a titulo de indemnizacin, el equivalente a treinta (30) das de
salario o proporcional al tiempo que falte. DECIMA.- PRORROGA: Si el aviso de
terminacin unilateral del contrato no se da o se da con una anticipacin menor a
treinta (30) das el contrato se prorroga por un periodo igual al inicial, siempre que
subsistan las causas que lo originaron y la materia del trabajo. DECIMA
PRIMERA.- El presente contrato reemplaza y deja sin efecto cualquier otro
contrato verbal o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con

171

anterioridad. DECIMA SEGUNDA.- Cualquier modificacin al presente contrato

debe efectuarse por escrito y anexarse a este documento
Para constancia se firma por las partes, en la ciudad de BOGOTA (C/Marca) a los
16 das del mes de JULIO de 2012
EMPLEADOR
________________________
C. C. No.
TRABAJADOR
________________________
C. C. No.
13.9. MTODO EVALUACIN DE DESEMPEO PROPUESTO
Se propone un evaluacin de desempeo 180 grados tanto para colaboradores
como para ejecutivos, en la evaluacin de desempeo para colaboradores se
debe incluir el nombre, el cargo, el periodo evaluado, se califica de uno a 100
todas las actividades que se debieron realizar y que tal fue su compromiso con las
mismas; por otra parte la evaluacin de desempeo para ejecutivos es muy
parecida a la de los colaboradores, pero sus funciones son tcnicamente ms
importantes y a la vista de todos.
EVALUACION DE DESEMPEO PARA COLABORADORES
180 GRADOS
Nombre del empleado:
Cargo que ocupa:
Periodo Evaluado:
Instrucciones: realice una valoracin de desempeo del evaluado
asignando un numero del 1 (mnimo puntaje) al 100 (mximo puntaje)
Conocimiento del trabajo Superiore compaero Cliente Auto
172

s
Comprensin
tareas

de

las

los

procedimientos

tcnicas del trabajo

Posesin de habilidades
especificas
requieren

que

se

para

la

realizacin de todas las

frases del trabajo.
Se muestra flexible y
adaptable a los cambios
Sigue
las
normas,
procedimientos

instructivos de trabajo y
de la empresa.
Productividad
Volumen de trabajo til y
rapidez en la ejecucin
del mismo.
Puntualidad
entrega

en
de

la
los

resultados.
Observa

buena

produccin

durante

situaciones de presin.
Tiene capacidad para
producir sin supervisin.
Organizacin
Se observa presision,
acierto y esmero en los
resultados

de

los

trabajos que presenta

Hace una distribucin
173

ev.

efectiva

del

selecciona

tiempo
las

tareas

estableciendo
prioridades acordes a las
mismas
Es capaz

de

proveer

informacin expedita
Responsabilidad
Confidencialidad

actitud hacia el trabajo y

la empresa.
Tiene voluntad
realizacin

en

de

obligaciones

la
sus
y

responsabilidades
Se muestra confiable en
el trabajo que efecta.
Mantiene
reserva
absoluta en los asuntos
relativos a su

trabajo

dentro y fuera de la
empresa
Hace
una

custodia

efectiva de la informacin
Maneja con seguridad el
trabajo asignado
Actitud hacia los usuarios
Muestra
cortesa,
prontitud y esmero para
atender

al

publico,

clientela o beneficiario de
los servicios que presta o
de las actividades que
174

realiza
Atiende y orienta con
cortesa el telfono
Muestra reserva en el
trato que da al cliente
Cooperacin y relaciones
interpersonales
Colaboracin
espontnea

buena

relacin con los jefes y

compaeros de trabajo.
Muestra cortesa en el
trato

con

sus

compaeros
Presentacin

comportamiento social
Muestra una adecuada
apariencia personal para
presentarle a su puesto
de trabajo
Se muestra como una
persona leal y honesta
con las actividades que
desarrolla para con la
empresa

con

sus

compaeros.
Comentarios

175

EVALUACION DE DESEMPEO PARA EJECUTIVOS

180 GRADOS
Nombre:
Planificacin

Participa

efectivamente

programacin

de

las

en

la

vacaciones

horario de todo su personal segn su

volumen de trabajo pronosticado
Establece de forma puntual y adecuada
las metas a cada miembro de su
personal
Organizacin
Capacidad para que un sector trabaje
con el mximo de eficiencia global
haciendo un uso racional de los recursos
asignados en funcin de los planes,
especificaciones y requerimientos
Liderazgo y motivacin
Es ejemplo de integridad moral y servicio
Se ha suscitado quejas con respecto a
las relaciones con el
Demuestra capacitad

creativa

para

mejorar los sistemas existentes

Motiva persistentemente a su personal
en cuanto a las proyecciones continuas
que desarrolla la empresa para su mayor
provecho.
Es un ejemplo para su personal en
conocimiento tcnico y especializado en
su rea.
Control
176

Gerenci

Comp

Subal

Auto

ternos

ev.

General

eros

Ejerce el control necesario sobre las

ausencias, tardanzas y disciplina de sus
trabajos
Demuestra tener control sobre las formas
y

medios

para

lograr

su

trabajo

organizado
Mantiene un sistema de registro para
efectuar el seguimiento de los trabajos
delegados o pendientes
Da seguimiento a los objetivos trazados
para lograrlos en el prximo periodo de
evaluacin por parte de su personal
Supervisa que el departamento tenga los
materiales y herramientas necesarias de
trabajo.
Toma de decisiones
Investiga y rene datos antes de tomar
decisiones
Sus decisiones son objetivas y acertadas
Toma las decisiones en el momento
oportuno
Resolucin de problemas
Capacidad para resolver situaciones en
el corto y largo plazo
Iniciativa
Capacidad para pasar a la accin
asumiendo riesgos para lograr objetivos
Comunicacin
Reporta anomalas o sucesos que son
de la inherencia del supervisor o gerente
de recursos humanos en cuanto a
controles y medidas
Efecta las reuniones requeridas con su
personal
Mantiene informado a su personal sobre
177

nuevos procedimientos y polticas

Promueve el uso de los medios de
comunicacin de la empresa
Comentarios

Ventajas: El sistema es ms amplio en el sentido que las respuestas se recolectan

desde varias perspectivas.
La Calidad de la informacin es mejor (la calidad de quienes responden es ms
importante que la cantidad).
Complementa las iniciativas de administracin de calidad total al hacer nfasis en
los clientes internos, externos, y en los equipos.
Puede reducir el sesgo y los prejuicios, ya que la retroinformacin procede de ms
personas, no slo de una.
La retroalimentacin de los compaeros y los dems podr incentivar el desarrollo
del empleado.
Desventajas: El sistema es ms complejo, en trminos administrativos, al
combinar todas las respuestas.
La retroalimentacin puede ser intimidatoria y provocar resentimientos si el
empleado siente que quienes respondieron se "confabularon".
Quiz haya opiniones en conflicto, aunque puedan ser precisas desde los
respectivos puntos de vista.
178

Para funcionar con eficacia, el sistema requiere capacitacin.

13.10. ANLISIS DIAGRAMA DE FLUJO PARA RECLUTAMIENTO, SELECCIN
Y CONTRATACIN DE PERSONAL
Segn entrevistas al empresario el proceso de reclutamiento, seleccin y
contratacin es muy bsico y poco estandarizado ya que el jefe de planta informa
sobre la necesidad del empleado (vacante) al gerente, estos dos se dirigen al
personal para indagar si conocen a alguien para cubrir la vacante, si hay alguien lo
citan a entrevista y pruebas y si no lo hay se publica un aviso en prensa y lo citan
para pruebas y entrevista para despus contratarlos.

INICIO

VACANTE

ANALISIS
DEL CARGO

POR MEDIO ORAL SE

BUSCA ENTRE EL
PROPIO PERSONAL

SE LLAMA A ENTREVISTA

179

CONTRATACIO
N
SI
FIN

13.11. PROPUESTA PARA PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y

CONTRATACIN DE PERSONAL
Viendo

que

el

talento

para cualquier organizacin se

humano

es

plantea

el

recurso

como

ms

importante

procedimiento

para

reclutamiento, seleccin y contratacin del personal as: se crea la vacante, se

analiza el cargo viendo que caractersticas tiene y que cualidades debe tener
la persona o personas para cumplir con este trabajo; seguido a esto se crea un
perfil,

se

indaga

en

la organizacin

si

hay

alguien

que

cumpla

con

dichas expectativas y quiera desempear este cargo, si la hay se ascender, y si

no la hay se les pregunta a estos mismos si conocen a alguien que pueda cumplir
con las expectativas de la organizacin si hay alguien se cita a entrevista y
pruebas, si no se publicara en Internet en el peridico la vacante con el perfil
solicitado, se apreciaran las hojas de vida, despus de esto se analizaran y
se seleccionaran candidatos para entrevistas y pruebas, estos resultados se
analizan

entre

el

jefe

de

planta

y/o

asistente

de

gerencia segn sea

el rea trabajar de estos seleccionados, de los aspirantes se selecciona

una persona para realizar la entrevista con el gerente para despus ser contratado
por un mes para periodo de prueba y si durante este tiempo se ha desempeado
de forma ptima se realizara firma de contrato definitivo, buscando as obtener
180

siempre el mejor talento para la organizacin y lograr un mejor ndice de

rentabilidad, crecimiento calidad para la organizacin.

13.11. DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCESO DE INDUCCIN

Segn las visitas realizadas a la empresa Archivos & Espacios Modulares S.A.S
se evidencia que no hay un procedimiento de induccin dentro de la organizacin
ya que solo ingresa la persona que est o no este capacitada para el trabajo
dependiendo de la vacante que se necesite dentro de la empresa, solo se le
muestra su lugar de trabajo y empieza a laborar.

INICIO

lo llevan a su
rea de
trabajo

empieza a
laborar

FIN

13.12. PROPUESTA -DISEO DEL PROCESO DE INDUCCIN

El diagrama de induccin propuesto para archivos & espacios modulares S.A.S
contiene varios temas a trabajar en ella inicialmente se hace la presentacin del
personal nuevo a sus nuevos compaeros de trabajo, se hace un recorrido por las
instalaciones de la empresa en general, se presenta a la persona que se har
cargo de hacer la induccin en este caso puede ser el gerente o el jefe de rea,
se le darn a conocer los objetivos de la induccin y el tiempo de duracin de la
induccin que ser de 2 das. como segunda parte se le dar a el nuevo empleado
181

182

la resea histrica de la empresa, la misin, visin, las actividades que

desempea la empresa como lo son la fabricacin de muebles para oficina
instalacin etc, tambin la posicin que la empresa ocupa en el mercado laboral,
los objetivos como organizacin, sus principales proveedores. la tercera se
encarga de dar a conocer a le empleado las materias primas que la empresa
utiliza, herramientas etc. dar a conocer los diferentes productos terminados, las
empresas a las cuales se proveen los diferentes productos y los medios que se
utilizan para su transportacin. como cuarto tema se da a conocer el manejo de
toda la produccin en general paso a paso desde que se empieza la produccin
hasta que se termina y hace el control de calidad tambin se debe terne en cuenta
el conocimiento de los manuales convivencia, entradas y salidas de los
trabajadores, horas y tiempos de descanso, derechos y deberes que la
organizacin les brinda, las motivaciones a los buenos empleados y as mismo las
sanciones que la empresa da a los empleados por faltas, tambin se trataran
temas como las normas de seguridad que la empresa maneja para sus diferentes
reas de trabajo, informacin especfica de cargo o actividades que tiene que
cumplir, las retribuciones que brinda la empresa como son: sueldos , asensos
ayudas econmicas etc. Para este proceso se darn 2 hora de almuerzo la cual
est destinada para que los empleados que se encuentren en induccin hagan los
que necesiten y en las horas de la tarde regresen a su induccin, como el proceso
de induccin lo elaborara el gerente o el jefe de rea esto ocasiona que haiga
interrupciones en la produccin para que esto no sea as se dejara encargado a
uno de los empleados antiguos que conozca del tema de produccin a fondo de la
empresa para que el proceso no ocasione perdidas.

183

13.12.1 Diagrama de induccin

INICIO

1.presentaci
n del
personal y
jefe de

2.dar a
conocer la
misio, visin
y objetivos
de la

4.conocimie
nto de su
rea de
trabajo

5.visualizaci
n de sus
actividades y
horarios de
trabajo

7.practica
de lo
enseado
por su jefe
de planta

10.iniciacion
a las labores
de trabajo

8.observaci
ones

FINN

184

3.presentacin
de las
instalaciones
de la empresa

6.induccion
del manejo
de la
maquinaria

9.aprobacion
de la
induccin

13.12.2 Programa de induccin para archivos & espacios modulares s.a.s

CONTENIDO
1.OBJETO........................................................................................................................... 2
2.ALCANCE........................................................................................................................ 2
3.ACTIVIDADES DE INDUCCION......................................................................................3
3.1 bienvenida.................................................................................................................3
3.2 introduccin a la organizacin....................................................................................3
3.3 prestaciones y servicios al personal..........................................................................4
3.4 EVALUACION Y DESEMPEO.................................................................................5
4 .PROGRAMA DE REINDUCCION....................................................................................5

1. OBJETO
Este proceso consiste en establecer las directrices para realizar el proceso de
induccin y re induccin para el personal que ingresa nuevo a la empresa y para
mejorar los cambios que se hayan establecidos dentro de los procesos.
2. ALCANCE
185

El proceso aplica todas las actividades de induccin y re induccin teniendo en

cuenta que todos los empleados participen en ella.
3. ACTIVIDADES DE INDUCCION
3.1 Bienvenida
Esta etapa tiene como finalidad dar la bienvenida a los nuevos trabajadores de la
empresa donde los encargados de la induccin le informaran a los nuevos
empleados los primeros temas a tratar:
Recibe a los nuevos empleados y se legaliza los documentos para su ingreso
Se dirige al trabajador a los diferentes lugares donde se realizara la induccin
Se le informa al trabajador sobre la finalidad de la induccin.
Se hace la entrega del reglamento interno y manual de convivencia.
3.2 introduccin a la organizacin
Esta etapa dar a conocer a los nuevos empleados la informacin general de la
organizacin.
Resea histrica de la organizacin.
Organigrama de la organizacin.
Nombres y funciones de los directivos.
Visin.
Misin.
Objetivos.
Polticas.
Funciones y responsabilidades de los trabajadores.
Planes y proyectos que la organizacin quiere a futuro.
186

Asistencia: el empleado debe cumplir los horarios establecidos por la

organizacin, en caso de no poder asistir a cumplir sus funciones laborales se
debe hacer saber las razones por la cuales no se puede presentar.
Calidad de servicios: no importando las labores que realice dentro de la
organizacin a calidad de servicio que se debe prestar debe ser la mejor tanto
con los dems empleados, clientes y responder con eficacia y responsabilidad a
las diferentes actividades que se le hayan encomendado.
Relacin con los empleados: los empleados tiene como base el respeto sin
discriminacin de raza, religin, color, estado civil o discapacidad que presente el
trabajador.
3.3 Prestaciones y servicios al personal
Poltica salarial y de compensacin (primas, bonificaciones, prestaciones, entre
otros).
Vacaciones.
Solicitud de permisos.
3.4 EVALUACION Y DESEMPEO
El objetivo de esta etapa es garantizar el desarrollo adecuado de la induccin,
retroalimentando los temas que no hayan quedado claros, en esta fase se evalan
los resultados obtenidos teniendo en cuenta la eficacia de la induccin.
13.12.3 Programa de re induccin

187

El programa de re induccin se impartir a todos los funcionarios por lo menos

cada 6 meses, en el momento en que se produzcan dichos cambios, las
actividades de re induccin se organizaran en el cronograma de actividades a
realizar en el cual se pueden definir los siguientes temas:
Actualizacin y avances en el funcionamiento de la empresa.
Beneficios alcanzados por el Plan de Desarrollo y polticas vigentes dentro de la
administracin.
Retroalimentacin

de la misin, establecimiento de metas a alcanzar por la

organizacin.
Revisin del trato hacia los dems compaeros, directivos y clientes de la
organizacin.
El empleado tiene la obligacin de asistir a los programas de Reinduccin segn lo
establecido por la organizacin ya que esta ser tomada y pasara reporte de las
personas que no se reporten.

13.13. MANUAL DE CONVIVENCIA

1 INTRODUCCION
El gerente general en reunin con su asistente el da 6 de febrero de 2013 aprob
para Archivos & Espacios Modulares S.A.S el Manual de Convivencia, el cual
contiene un conjunto de normas de buenas prcticas que refuerzan las relaciones
humanas dentro de la organizacin.
Logra con ello un estilo propio e identidad para Archivos & Espacios Modulares
S.A.S
Las buenas relaciones aportan una mayor productividad, al trabajar en un entorno
agradable y armnico. En muchas ocasiones las diferencias no las marcan los
productos o servicios ofrecidos, sino la del buen "hacer" de los empleados y
188

directivos de una empresa. Existen ciertas reglas y normas de comportamiento,

que ayudan a la convivencia con los dems. Una Empresa donde estas se
respetan; es ms slida, ms fiable, ms querida y mucho ms duradera en el
tiempo.
Archivos & Espacios Modulares S.A.S es una empresa dedicada a la fabricacin,
suministro, e instalacin de muebles para oficina tales como: archivadores,
puestos de trabajo, sillas, y muebles metlicos en general.
Creada en el 2012

tiene como objeto social suministrar a los clientes de los

mejores productos y servicios para su oficina y ambientes de trabajo generando

as seguridad para los mismos.
2. MISIN
Somos una empresa colombiana dedicada a la fabricacin suministro e instalacin
de muebles metlicos para oficina que garantizan la seguridad y calidad para que
nuestros clientes se sientan a gusto con nuestros productos y servicios.
3. RESPETO A LOS DERECHOS DE LOS TRABAJADORES
Archivos & Espacios Modulares S.A.S velara

porque los derechos de los

trabajadores se respeten a cabalidad. Evita la prctica de cualquier tipo de

discriminacin hacia sus trabajadores en la seleccin, la contratacin, durante la
ejecucin y la terminacin de los contratos de trabajo y acuerdos comerciales.

4. DEBERES DE LOS TRABAJADORES Son deberes de los trabajadores:

189

a. Cumplir con las normas internas adoptadas por el trabajador para el buen
funcionamiento de la empresa de acuerdo al reglamento interno de la empresa.
b. brindar respeto y subordinacin a los superiores.
c. Respeto a sus compaeros de trabajo.
d. Procurar completa armona con sus superiores y compaeros de trabajo en
relaciones personales y en la ejecucin de labores.
e. Guardar buena conducta en todo sentido y actuar con espritu de cooperacin
en el orden moral y disciplina general de la empresa.
f. Ejecutar los trabajos que le confen con honradez, buena voluntad y de la mejor
manera posible.
g. Cumplir con el horario de trabajo asignado y estipulado por la empresa para el
cargo que cada trabajador desempee.
h. Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto
del respectivo jefe inmediato de manera respetuosa y oportuna.
i. Recibir y aceptar las rdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el
trabajo, con su verdadera intencin que es encaminar y perfeccionar los esfuerzos
en provecho propio y de la empresa en general.
j. Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su
respectivo jefe o que estn incluidas dentro del reglamento interno para el manejo
de sus instrumentos de trabajo.
k. Permanecer en la jornada de trabajo en el sitio o lugar donde debe desempear
sus labores, siendo prohibido, salvo orden superior, pasar al puesto de trabajo de
otros compaeros.
l. Realizar personalmente la labor en los trminos estipulados.
m. No comunicar a terceros, salvo autorizacin expresa, las informaciones que
sean de naturaleza reservada y cuya divulgacin pueda ocasionar perjuicios a la
empresa.
n. Mantener en buen estado, salvo el desgaste natural por uso, los instrumentos y
tiles que le hayan facilitado para el cumplimiento de su labor.

190

o. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime

conducentes a evitar daos y perjuicios.
p. Prestar la colaboracin posible en caso de siniestro o riesgo inminente, que
afecten o amenacen las personas o cosas de la empresa.
q. Registrar con la asistente cualquier cambio relacionado con datos personales,
en caso de que ocurra.
r. En el caso de tratarse de personal administrativo o de apoyo, tener buena
presentacin personal
s. Ser moderado con el uso del celular, idealmente mantngalo en modo de
vibracin y no responda las llamadas (salvo en casos de urgencia) cuando se
encuentre atendiendo a un usuario.
t. tener un buen comportamiento con los clientes cuando se realiza una visita o
instalacin.
5. DERECHOS DE LOS TRABAJADORES
Son derechos de los trabajadores:
a. Respeto y trato digno por parte de sus superiores.
b. Respeto y trato digno por parte de sus compaeros.
c. Que le sean otorgados los elementos adecuados de proteccin personal contra
accidentes de tal forma que se garantice responsablemente la seguridad y la
salud.
e. A la creacin de espacios para el dilogo, crculos de participacin o grupos de
similar naturaleza para la evaluacin peridica de la vida laboral, con el fin de
promover coherencia operativa y armona funcional que facilite y fomente el buen
trato al interior de la empresa.
f. A presentar quejas formales de superiores o compaeros de trabajo siguiendo el
conducto regular estipulado.

191

g. Que le sea pagada la remuneracin pactada en las condiciones y perodos

convenidos y a participar del Plan de Incentivos propuesto por archivos & espacios
modulares S.A.S
6. CONSIDERACIN FINAL
El presente Manual de Convivencia tendr una presentacin dinmica, de lectura
fcil y agradable. El Manual de Convivencia tendr vigencia inmediata despus de
su aprobacin y posterior divulgacin a todos los miembros de la empresa. Este
manual de Convivencia debe ser aplicado por todo el personal que trabaja en
Archivos & Espacios Modulares S.A.S a partir de la fecha de su divulgacin y el
seguimiento a su cumplimiento ser realizado en forma permanente por todos sus
colaboradores.
13.14. REGLAMENTO INTERNO PARA ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES
S.A.S
CAPTULO I
ART. 1El presente reglamento interno de trabajo prescrito por la empresa
Archivos & Espacios Modulares SAS. Ubicada en el barrio San Fernando en la
Calle 72 N 61-27, de la ciudad de Bogot y a sus disposiciones quedan
sometidos tanto la empresa como todos sus trabajadores. Este reglamento hace
parte de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con
todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que sin embargo slo
pueden ser favorables al trabajador.
CAPTULO II
Condiciones de admisin
ART. 2Quien aspire a desempear un cargo en la empresa Archivos & Espacios
Modulares SAS. Debe hacer la solicitud por escrito para su registro como
aspirante y acompaar los siguientes documentos:

192

a) Cdula de ciudadana.
b) Libreta militar, (hombres).
c) Certificado antecedentes disciplinarios.
d) Diploma o certificacin de grado de bachillerato.
e) Examen de gravidez para las mujeres.
f) Certificados de estudios tcnicos, tecnlogos o universitarios segn sea el
caso.
g) Certificado del ltimo empleador con quien haya trabajado en que conste el
tiempo de servicio, la ndole de la labor ejecutada y el salario devengado.
h) Certificado de personas honorables sobre su conducta y capacidad.

Perodo de prueba
ART. 3 Archivos & Espacios Modulares SAS una vez admitido el aspirante este
ser sometido a un periodo de prueba de un (1) mes que tendr por objeto
apreciar por parte de la empresa, las aptitudes del trabajador y por parte de este,
las conveniencias de las condiciones de trabajo (CST, art. 76).
ART. 4Durante el perodo de prueba, el contrato puede darse por terminado
unilateralmente en cualquier momento y sin previo aviso, pero si expirado el
perodo de prueba y el trabajador continuare al servicio del empleador, con
consentimiento expreso o tcito, por ese solo hecho, los servicios prestados por
aquel a este, se considerarn regulados por las normas del contrato de trabajo
desde la iniciacin de dicho perodo de prueba. Los trabajadores en perodo de
prueba gozan de todas las prestaciones (CST, art. 80).

193

CAPTULO III
Trabajadores accidentales o transitorios
ART. 5Son meros trabajadores accidentales o transitorios, los que se ocupen
en labores de corta duracin no mayor de un mes y de ndole distinta a las
actividades normales de la empresa. Estos trabajadores tienen derecho, adems
del salario, al descanso remunerado en dominicales y festivos (CST, art. 6).
CAPTULO IV
Horario de trabajo
ART. 6Las horas de entrada y salida de los trabajadores son las que a
continuacin se expresan as:
Personal administrativo
Lunes a viernes
Maana:
8:00 a.m. a 12:00 m.
Hora de almuerzo:
12:00 m. a 1:00 p.m.
Tarde:
1:00 p.m. a 6:00 p.m.
Con perodos de descanso de diez minutos de 10:00 am a 10:10 am y de 3:00 pm
a 3:15 pm.
Personal operativo:
Lunes a viernes
Maana:
8:00 a.m. a 12:00 m.
Hora de almuerzo:
12:00 m. a 1:00 p.m.
Tarde:
194

1:00 p.m. a 6:00 p.m.

Con perodos de descanso de diez minutos de 10:00 am a 10:10 am y de 3:00 pm
a 3:15 pm.
Sbados
8:00 am a 12:00 m
Con un perodo de descanso de diez minutos de 10:00 am a 10:10 am
CAPTULO V
Las horas extras y trabajo nocturno
ART. 7Trabajo ordinario y nocturno. Artculo 25 Ley 789 de 2002 que modific
el artculo 160 del Cdigo Sustantivo del Trabajo quedar as:
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las
veintids horas (10:00 p.m.).
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintids horas (10:00 p.m.). y las
seis horas (6:00 a.m.).
ART. 8Trabajo suplementario o de horas extras es el que se excede de la
jornada ordinaria y en todo caso el que excede la mxima legal (CST, art. 159).
ART. 9.El trabajo suplementario o de horas extras, a excepcin de los casos
sealados en el artculo 163 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, slo podr
efectuarse en dos (2) horas diarias y mediante autorizacin expresa del Ministerio
de la Proteccin Social o de una autoridad delegada por este (D. 13/67, art. 1).
ART. 10Tasas y liquidacin de recargos.
1. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno se remunera con un
recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo ordinario
195

diurno, con excepcin del caso de la jornada de treinta y seis (36) horas
semanales prevista en el artculo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990.
2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento
(25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.
3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por
ciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.
4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir,
sin acumularlo con alguno otro (L. 50/90, art. 24).
ART. 11 Archivos & Espacios Modulares SAS no reconocer trabajo
suplementario o de horas extras sino cuando expresamente lo autorice a sus
trabajadores de acuerdo con lo establecido para tal efecto en el artculo 9 de este
reglamento.
CAPTULO VI
Das de descanso legalmente obligatorios
ART. 12Sern de descanso obligatorio remunerado, los domingos y das de
fiesta que sean reconocidos como tales en nuestra legislacin laboral.
1. Todo trabajador, tiene derecho al descanso remunerado en los siguientes das
de fiesta de carcter civil o religioso: 1 de enero, 6 de enero, 19 de marzo, 1 de
mayo, 29 de junio, 20 de julio, 7 de agosto, 15 de agosto, 12 de octubre, 1 de
noviembre, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, adems de los das jueves y
viernes santos, Ascensin del Seor, Corpus Christi y Sagrado Corazn de Jess.
2. Pero el descanso remunerado del seis de enero, diecinueve de marzo,
veintinueve de junio, quince de agosto, doce de octubre, primero de noviembre,
196

once de noviembre, Ascensin del Seor, Corpus Christi y Sagrado Corazn de

Jess, cuando no caigan en da lunes se trasladarn al lunes siguiente a dicho
da. Cuando las mencionadas festividades caigan en domingo, el descanso
remunerado, igualmente se trasladar al lunes.
3. Las prestaciones y derechos que para el trabajador originen el trabajo en los
das festivos, se reconocer en relacin al da de descanso remunerado
establecido en el inciso anterior (L. 51, art. 1, dic. 22/83).

ART. 13El descanso en los das domingos y los dems das expresados en el
artculo 12 de este reglamento, tiene una duracin mnima de 24 horas, salvo la
excepcin consagrada en el literal c) del artculo 20 de la Ley 50 de 1990 (L.
50/90, art. 25).
ART. 13Cuando por motivo de fiesta no determinada en la Ley 51 del 22 de
diciembre de 1983, la empresa suspendiere el trabajo, est obligada a pagarlo
como si se hubiere realizado. No est obligada a pagarlo cuando hubiere mediado
convenio expreso para la suspensin o compensacin o estuviere prevista en el
reglamento, pacto, convencin colectiva o fallo arbitral. Este trabajo compensatorio
se remunerar sin que se entienda como trabajo suplementario o de horas extras
(CST, art. 178).

Vacaciones remuneradas
ART. 14Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1)
ao tienen derecho a quince (15) das hbiles consecutivos de vacaciones
remuneradas (CST, art. 186, num. 1).

197

ART. 15La poca de vacaciones debe ser sealada por Archivos & Espacios
Modulares SAS a ms tardar dentro del ao subsiguiente y ellas deben ser
concedidas oficiosamente o a peticin del trabajador, sin perjudicar el servicio y la
efectividad del descanso.
Archivos & Espacios Modulares SAS tiene que dar a conocer al trabajador con 15
das de anticipacin la fecha en que le concedern las vacaciones (CST, art. 187).
ART. 16Si se presenta interrupcin justificada en el disfrute de las vacaciones,
el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas (CST, art. 188).
ART. 17Se prohbe compensar las vacaciones en dinero, pero el Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social puede autorizar que se pague en dinero hasta la mitad
de ellas en casos especiales de perjuicio para la economa nacional o la industria;
cuando el contrato termina sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones,
la compensacin de estas en dinero proceder por un ao cumplido de servicios y
proporcionalmente por fraccin de ao. En todo caso para la compensacin de
vacaciones, se tendr como base el ltimo salario devengado por el trabajador
(CST, art. 189).
ART. 18En todo caso, el trabajador gozar anualmente, por lo menos de seis
(6) das hbiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables.
Las partes pueden convenir en acumular los das restantes de vacaciones hasta
por 2 aos.
La acumulacin puede ser hasta por 4 aos, cuando se trate de trabajadores
tcnicos, especializados, y de confianza (CST, art. 190).
ART. 19Durante el perodo de vacaciones el trabajador recibir el salario
ordinario que est devengando el da que comience a disfrutar de ellas. En
198

consecuencia, slo se excluirn para la liquidacin de las vacaciones el valor del

trabajo en das de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o de
horas extras. Cuando el salario sea variable, las vacaciones se liquidarn con el
promedio de lo devengado por el trabajador en el ao inmediatamente anterior a la
fecha en que se concedan.
ART. 20Archivos & Espacios Modulares SAS. llevar un registro de vacaciones
en el que se anotar la fecha de ingreso de cada trabajador, fecha en que toma
sus vacaciones, en que las termina y la remuneracin de las mismas (D. 13/67,
art. 5).

Permisos
ART. 21 Archivos & Espacios Modulares SAS conceder a sus trabajadores los
permisos necesarios para el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeo
de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptacin, en caso de grave calamidad
domstica debidamente comprobada, para concurrir en su caso al servicio mdico
correspondiente, para desempear comisiones sindicales inherentes a la
organizacin y para asistir al entierro de sus compaeros, siempre que avisen con
la debida oportunidad a la empresa y a sus representantes y que en los dos
ltimos casos, el nmero de los que se ausenten no sea tal, que perjudiquen el
funcionamiento del establecimiento. La concesin de los permisos antes dichos
estar sujeta a las siguientes condiciones:

En caso de grave calamidad domstica, la oportunidad del aviso puede ser

anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir este,
segn lo permitan las circunstancias.

199

En caso de entierro de compaeros de trabajo, el aviso puede ser hasta

con un da de anticipacin y el permiso se conceder hasta el 10% de los
trabajadores.

En los dems casos (sufragio, desempeo de cargos transitorios de forzosa

aceptacin y concurrencia al servicio mdico correspondiente) el aviso se
har con la anticipacin que las circunstancias lo permitan. Salvo
convencin en contrario y a excepcin del caso de concurrencia al servicio
mdico correspondiente, el tiempo empleado en estos permisos puede
descontarse al trabajador o compensarse con tiempo igual de trabajo
efectivo en horas distintas a su jornada ordinaria, a opcin de la empresa
(CST, art. 57, num. 6).

CAPTULO VII
Salario mnimo, convencional, lugar, das, horas de pagos y perodos que lo
regulan
ART. 22Se denomina jornal el salario estipulado por das y sueldo, el estipulado
con perodos mayores (CST, art. 133).
ART. 23Salvo convenio por escrito, el pago de los salarios se efectuar en el
lugar en donde el trabajador presta sus servicios durante el trabajo, o
inmediatamente despus del cese (CST, art. 138, num. 1).
Perodos de pago:
ART. 24__El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el recargo por
trabajo nocturno, se realizara en la primera quincena del siguiente mes
Quincenales (los das 16 y 31 de cada mes o el da 28 segn sea el caso).

200

ART. 25El salario se pagar al trabajador directamente o a la persona que l

autorice por escrito.
CAPTULO VIII
Servicio mdico, medidas de seguridad, riesgos profesionales, primeros auxilios
en caso de accidentes de trabajo, normas sobre labores en orden a la mayor
higiene, regularidad y seguridad en el trabajo
ART. 26Es obligacin de Archivos & Espacios SAS velar por la salud, seguridad
e higiene de los trabajadores a su cargo. Igualmente, es su obligacin garantizar
los recursos necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en
medicina preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial, de
conformidad al programa de salud ocupacional, y con el objeto de velar por la
proteccin integral del trabajador.
ART. 27Los servicios mdicos que requieran los trabajadores se prestarn por
el Instituto de Seguros Sociales o EPS, ARP, a travs de la IPS a la cual se
encuentren asignados. En caso de no afiliacin estar a cargo de Archivos &
Espacios SAS sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.
ART. 28Todo trabajador dentro del mismo da en que se sienta enfermo deber
comunicarlo a Archivos & Espacios SAS, su representante o a quien haga sus
veces el cual har lo conducente para que sea examinado por el mdico
correspondiente a fin de que certifique si puede continuar o no en el trabajo y en
su caso determine la incapacidad y el tratamiento a que el trabajador debe
someterse. Si este no diere aviso dentro del trmino indicado o no se sometiere al
examen mdico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendr como
injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo
en absoluta imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la
oportunidad debida.
201

ART. 29Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y tratamiento

que ordena el mdico que los haya examinado, as como a los exmenes y
tratamientos preventivos que para todos o algunos de ellos ordena la empresa en
determinados casos. El trabajador que sin justa causa se negare a someterse a
los exmenes, instrucciones o tratamientos antes indicados, perder el derecho a
la prestacin en dinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de esa
negativa.
ART. 30Los trabajadores debern someterse a todas las medidas de higiene y
seguridad que prescriban las autoridades del ramo en general, y en particular a las
que ordene la empresa para prevencin de las enfermedades y de los riesgos en
el manejo de las mquinas y dems elementos de trabajo especialmente para
evitar los accidentes de trabajo.
ART. 31El grave incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones,
reglamentos y determinaciones de prevencin de riesgos, adoptados en forma
general o especfica, y que se encuentren dentro del programa de salud
ocupacional de Archivos & Espacios Modulares SAS, que la hayan comunicado
por escrito, facultan a Archivos & Espacios Modulares SAS para la terminacin del
vnculo o relacin laboral por justa causa.
ART. 31En caso de accidente de trabajo, el jefe de la respectiva dependencia,
o su representante, ordenar inmediatamente la prestacin de los primeros
auxilios, la remisin al mdico y tomar todas las medidas que se consideren
necesarias y suficientes para reducir al mnimo, las consecuencias del accidente,
denunciando el mismo en los trminos establecidos en el Decreto 1295 de 1994
ante la EPS y la ARP.

202

ART. 32En caso de accidente no mortal, aun el ms leve o de apariencia

insignificante, el trabajador lo comunicar inmediatamente a Archivos & Espacios
Modulares SAS, a su representante o a quien haga sus veces, para que se provea
la asistencia mdica y tratamiento oportuno segn las disposiciones legales
vigentes, indicar, las consecuencias del accidente y la fecha en que cese la
incapacidad.
ART. 33 Archivos & Espacios Modulares SAS deber llevar estadsticas de los
accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales para lo cual debern
en cada caso determinar la gravedad y la frecuencia de los accidentes de trabajo o
de las enfermedades profesionales de conformidad con el reglamento que se
expida.

ART. 34Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en

Archivos & Espacios Modulares deber ser informado por esta a la entidad
administradora de riesgos profesionales y a la entidad promotora de salud, en
forma simultnea, dentro de los dos das hbiles siguientes de ocurrido el
accidente o diagnosticada la enfermedad.
ART. 35En todo caso, en lo referente a los puntos de que trata este captulo,
tanto Archivos & Espacios Modulares como los trabajadores, se sometern a las
normas de riesgos profesionales del Cdigo Sustantivo del Trabajo, a la
Resolucin 1016 de 1989 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
y las dems que con tal fin se establezcan. De la misma manera ambas partes
estn obligadas a sujetarse al Decreto-Ley 1295 de 1994, y la Ley 776 del 17 de
diciembre de 2002, del sistema general de riesgos profesionales, de conformidad
con los trminos estipulados en los preceptos legales pertinentes y dems normas
concordantes y reglamentarias antes mencionadas.

203

CAPTULO IX
Prescripciones de orden
ART. 36Los trabajadores tienen como deberes los siguientes:
a) Respeto y subordinacin a los superiores.
b) Respeto a sus compaeros de trabajo.
c) Procurar completa armona con sus superiores y compaeros de trabajo en las
relaciones personales y en la ejecucin de labores.
d) Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espritu de leal
colaboracin en el orden moral y disciplina general de la empresa.
e) Ejecutar los trabajos que le confen con honradez, buena voluntad y de la mejor
manera posible.
f) Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto
del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa.
g) Recibir y aceptar las rdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el
trabajo, con su verdadera intencin que es en todo caso la de encaminar y
perfeccionar los esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general.
h) Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su
respectivo jefe para el manejo de las mquinas o instrumentos de trabajo.
i) Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en donde debe
desempear las labores siendo prohibido salvo orden superior, pasar al puesto de
trabajo de otros compaeros.
CAPTULO X
Orden jerrquico
ART. 37El orden jerrquico de acuerdo con los cargos existentes en Archivos &
Espacios Modulares, es el siguiente: El gerente general, asistente administrativa,
jefe de planta, operarios.

204

CAPTULO XI
Labores prohibidas para mujeres
ART. 38Queda prohibido emplear las mujeres en trabajo de pintura industrial,
que entraen el empleo de la cerusa, del sulfato de plomo o de cualquier otro
producto que contenga dichos pigmentos. Las mujeres sin distincin de edad no
pueden ser empleadas en labores peligrosas, insalubres o que requieran grandes
esfuerzos (CST, art. 242, ords. 2 y 3).
CAPTULO XII
Obligaciones especiales para la empresa y los trabajadores
ART. 39Son obligaciones especiales de Archivos & Espacios Modulares:
1. Poner a disposicin de los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, los
instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realizacin de
las labores.
2. Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de
proteccin contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se
garanticen razonablemente la seguridad y la salud.
3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad.
Para este efecto, el establecimiento mantendr lo necesario segn reglamentacin
de las autoridades sanitarias.
4. Pagar la remuneracin pactada en las condiciones, perodos y lugares
convenidos.
5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador y sus creencias
y sentimientos.
6. Conceder al trabajador las licencias necesarias para los fines y en los trminos
indicados en el artculo 24 de este reglamento.
7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiracin del contrato, una certificacin en
que conste el tiempo de servicio, ndole de la labor y salario devengado, e
igualmente si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle
205

certificacin sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo

hubiere sido sometido a examen mdico. Se considerar que el trabajador por su
culpa elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurridos 5 das a partir de su
retiro no se presenta donde el mdico respectivo para las prcticas del examen, a
pesar de haber recibido la orden correspondiente.
8. Pagar al trabajador los gastos razonables de venida y regreso, si para prestar
su servicio lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminacin del contrato se
origina por culpa o voluntad del trabajador.
Si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar, el empleador le debe costear su
traslado hasta concurrencia de los gastos que demandara su regreso al lugar
donde resida anteriormente. En los gastos de traslado del trabajador se entienden
comprendidos los familiares que con l convivieren.
9. Abrir y llevar al da los registros de horas extras.
10. Conceder a las trabajadoras que estn en perodo de lactancia los descansos
ordenados por el artculo 238 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
11. Conservar el puesto a los trabajadores que estn disfrutando de los descansos
remunerados, a que se refiere el numeral anterior, o de licencia de enfermedad
motivada por el embarazo o parto. No producir efecto alguno el despido que el
empleador comunique a la trabajadora en tales perodos o que si acude a un
preaviso, este expire durante los descansos o licencias mencionadas.
12. Llevar un registro de inscripcin de todas las personas menores de edad que
emplee, con indicacin de la fecha de nacimiento de las mismas.
13. Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las
leyes.
14. Adems de las obligaciones especiales a cargo del empleador, este
garantizar el acceso del trabajador menor de edad a la capacitacin laboral y
conceder licencia no remunerada cuando la actividad escolar as lo requiera.
Ser tambin obligacin de su parte, afiliarlo al Sistema de Seguridad Social
Integral, suministrarles cada 4 meses en forma gratuita, un par de zapatos y un

206

vestido de labor, teniendo en cuenta que la remuneracin mensual sea hasta dos
veces el salario mnimo vigente en la empresa (CST, art. 57).
ART. 40Son obligaciones especiales del trabajador:
1. Realizar personalmente la labor en los trminos estipulados; observar los
preceptos de este reglamento, acatar y cumplir las rdenes e instrucciones que de
manera particular le imparta la empresa o sus representantes segn el orden
jerrquico establecido.
2. No comunicar a terceros salvo autorizacin expresa las informaciones que sean
de naturaleza reservada y cuya divulgacin pueda ocasionar perjuicios a la
empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del
contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.
3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y
tiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes.
4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compaeros.
5. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen
conducentes a evitarle dao y perjuicios.
6. Prestar la colaboracin posible en caso de siniestro o riesgo inminentes que
afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa.
7. Observar las medidas preventivas higinicas prescritas por el mdico de la
empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma diligencia y cuidados
las instrucciones y rdenes preventivas de accidentes o de enfermedades
profesionales.
8. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y direccin y dar aviso
oportuno de cualquier cambio que ocurra (CST, art. 58).
ART. 41Se prohbe a la empresa:
1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y
prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores sin autorizacin previa
207

escrita de estos, para cada caso y sin mandamiento judicial, con excepcin de los
siguientes:
a)

Respecto

de

salarios

pueden

hacerse

deducciones,

retenciones

compensaciones en los casos autorizados por los artculos 113, 150, 151, 152 y
400 del Cdigo Sustantivo de Trabajo.
b) Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta del cincuenta por ciento
(50%) de salarios y prestaciones, para cubrir sus crditos, en la forma y en los
casos en que la ley los autorice.
c) El Banco Popular, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 24 de 1952, puede
igualmente ordenar retenciones hasta de un cincuenta por ciento (50%) de salario
y prestaciones, para cubrir sus crditos en la forma y en los casos en que la ley lo
autoriza, y
d) En cuanto a la cesanta y las pensiones de jubilacin, la empresa puede retener
el valor respectivo en los casos del artculo 250 del Cdigo Sustantivo de Trabajo.
2. Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancas o vveres
en almacenes que establezca la empresa.
3. Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificacin para que se admita en
el trabajo o por motivo cualquiera que se refiera a las condiciones de este.
4. Limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores el ejercicio de su
derecho de asociacin.
5. Imponer a los trabajadores obligaciones de carcter religioso o poltico o
dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio.

208

6. Hacer o autorizar propaganda poltica en los sitios de trabajo.

7. Hacer o permitir todo gnero de rifas, colectas o suscripciones en los mismos
sitios.
8. Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7 del artculo 57 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo signos convencionales que tiendan a perjudicar a
los interesados o adoptar el sistema de lista negra, cualquiera que sea la
modalidad que se utilice para que no se ocupe en otras empresas a los
trabajadores que se separen o sean separados del servicio.
9. Cerrar intempestivamente la empresa. Si lo hiciera adems de incurrir en
sanciones legales deber pagar a los trabajadores los salarios, prestaciones, o
indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa. As mismo cuando se
compruebe que el empleador en forma ilegal ha retenido o disminuido
colectivamente los salarios a los trabajadores, la cesacin de actividades de estos,
ser imputable a aqul y les dar

derecho

a reclamar los salarios

correspondientes al tiempo de suspensin de labores.

10. Despedir sin justa causa comprobada a los trabajadores que les hubieren
presentado pliego de peticiones desde la fecha de presentacin del pliego y
durante los trminos legales de las etapas establecidas para el arreglo del
conflicto.
11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los
trabajadores o que ofenda su dignidad (CST, art. 59).

209

ART. 42Se prohbe a los trabajadores:

1. Sustraer de la fbrica, taller o establecimiento los tiles de trabajo, las materias
primas o productos elaborados sin permiso de la empresa.
2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narctico
o de drogas enervantes.
3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo a excepcin de las
que con autorizacin legal puedan llevar los celadores.
4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso de la empresa,
excepto en los casos de huelga, en los cuales deben abandonar el lugar de
trabajo.
5. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecucin del trabajo, suspender labores,
promover suspensiones intempestivas del trabajo e incitar a su declaracin o
mantenimiento, sea que se participe o no en ellas.
6. Hacer colectas, rifas o suscripciones o cualquier otra clase de propaganda en
los lugares de trabajo.
7. Coartar la libertad para trabajar o no trabajar o para afiliarse o no a un sindicato
o permanecer en l o retirarse.
8. Usar los tiles o herramientas suministradas por la empresa en objetivos
distintos del trabajo contratado (CST, art. 60).

210

CAPTULO XIII
Escala de faltas y sanciones disciplinarias
ART. 43La empresa no puede imponer a sus trabajadores sanciones no
previstas en este reglamento, en pactos, convenciones colectivas, fallos arbitrales
o en el contrato de trabajo (CST, art. 114).
ART. 44Se establecen las siguientes clases de faltas leves, y sus sanciones
disciplinarias, as:
a) El retardo hasta de quince (15) minutos en la hora de entrada sin excusa
suficiente, cuando no cause perjuicio de consideracin a la empresa, implica por
primera vez, multa de la dcima parte del salario de un da; por la segunda vez,
multa de la quinta parte del salario de un da; por tercera vez suspensin en el
trabajo en la maana o en la tarde segn el turno en que ocurra, y por cuarta vez
suspensin en el trabajo por tres das.
b) La falta en el trabajo en la maana, en la tarde o en el turno correspondiente,
sin excusa suficiente cuando no causa perjuicio de consideracin a la empresa,
implica por primera vez suspensin en el trabajo hasta por tres das y por segunda
vez suspensin en el trabajo hasta por ocho das.
c) La falta total al trabajo durante el da sin excusa suficiente, cuando no cause
perjuicio de consideracin a la empresa, implica, por primera vez, suspensin en
el trabajo hasta por ocho das y por segunda vez, suspensin en el trabajo hasta
por dos meses.
d) La violacin leve por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o
reglamentarias implica por primera vez, suspensin en el trabajo hasta por ocho
das y por segunda vez suspensin en el trabajo hasta por 2 meses.

211

La imposicin de multas no impide que la empresa prescinda del pago del salario
correspondiente al tiempo dejado de trabajar. El valor de las multas se consignar
en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los
trabajadores del establecimiento que ms puntual y eficientemente, cumplan sus
obligaciones.
ART. 45Constituyen faltas graves:
a) El retardo hasta de 15 minutos en la hora de entrada al trabajo sin excusa
suficiente, por quinta vez.
b) La falta total del trabajador en la maana o en el turno correspondiente, sin
excusa suficiente, por tercera vez.
c) La falta total del trabajador a sus labores durante el da sin excusa suficiente,
por tercera vez.
d) Violacin grave por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o
reglamentarias.
Procedimientos para comprobacin de faltas y formas de aplicacin de las
sanciones disciplinarias
ART. 46Antes de aplicarse una sancin disciplinaria, Archivos & espacios
Modulares SAS deber or al trabajador inculpado directamente y si este es
sindicalizado deber estar asistido por dos representantes de la organizacin
sindical a que pertenezca. En todo caso se dejar constancia escrita de los
hechos y de la decisin de la empresa de imponer o no, la sancin definitiva (CST,
art. 115).

212

ART. 47No producir efecto alguno la sancin disciplinaria impuesta con

violacin del trmite sealado en el anterior artculo (CST, art. 115).
CAPTULO XIV
Reclamos: personas ante quienes deben presentarse y su tramitacin
ART. 48Los reclamos de los trabajadores se harn ante la persona que ocupe
en Archivos & espacios Modulares SAS el cargo de: gerente, quien los oir y
resolver en justicia y equidad (diferente del que aplica las sanciones).
ART. 49Se deja claramente establecido que para efectos de los reclamos a que
se refieren los artculos anteriores, el trabajador o trabajadores pueden asesorarse
del sindicato respectivo.
CAPTULO XV
Publicaciones
ART. 50Dentro de los quince (15) das siguientes al de la notificacin de la
resolucin aprobatoria del presente reglamento, el empleador debe publicarlo en el
lugar de trabajo, mediante la fijacin de dos (2) copias de caracteres legibles, en
dos (2) sitios distintos. Si hubiere varios lugares de trabajo separados, la fijacin
debe hacerse en cada uno de ellos. Con el reglamento debe fijarse la resolucin
aprobatoria (CST, art. 120).
CAPTULO XVI
Vigencia
ART. 51El presente reglamento entrar a regir 8 das despus de su
publicacin hecha en la forma prescrita en el artculo anterior de este reglamento
(CST, art. 121).
213

CAPTULO XVII
Disposiciones finales
ART. 52Desde la fecha que entra en vigencia este reglamento, quedan sin
efecto las disposiciones del reglamento que antes de esta fecha haya tenido la
empresa.
CAPTULO XVIII
Clusulas ineficaces
ART. 53No producirn ningn efecto las clusulas del reglamento que
desmejoren las condiciones del trabajador en relacin con lo establecido en las
leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales los
cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren ms
favorables al trabajador (CST, art. 109).
CAPTULO XIX
Mecanismos de prevencin del abuso laboral y procedimiento interno de solucin
ART. 54Los mecanismos de prevencin de las conductas de acoso laboral
previstos por la empresa constituyen actividades tendientes a generar una
conciencia colectiva conviviente, que promueva el trabajo en condiciones dignas y
justas, la armona entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen
ambiente en la empresa y proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la
libertad de las personas en el trabajo.
ART. 55En desarrollo del propsito a que se refiere el artculo anterior, la
empresa ha previsto los siguientes mecanismos:

214

1. Informacin a los trabajadores sobre la Ley 1010 de 2006, que incluya

campaas de divulgacin preventiva, conversatorios y capacitaciones sobre el
contenido de dicha ley, particularmente en relacin con las conductas que
constituyen acoso laboral, las que no, las circunstancias agravantes, las conductas
atenuantes y el tratamiento sancionatorio.
2. Espacios para el dilogo, crculos de participacin o grupos de similar
naturaleza para la evaluacin peridica de vida laboral, con el fin de promover
coherencia operativa y armona funcional que faciliten y fomenten el buen trato al
interior de la empresa.
3. Diseo y aplicacin de actividades con la participacin de los trabajadores, a fin
de:
a) Establecer, mediante la construccin conjunta, valores y hbitos que
promuevan vida laboral convivente;
b) Formular las recomendaciones constructivas a que hubiere lugar en
relacin

con

situaciones

empresariales

que

pudieren

afectar

el

cumplimiento de tales valores y hbitos.

c) Examinar conductas especficas que pudieren configurar acoso laboral u
otros hostigamientos en la empresa, que afecten la dignidad de las
personas, sealando las recomendaciones correspondientes.
4. Las dems actividades que en cualquier tiempo estableciere la empresa para
desarrollar el propsito previsto en el artculo anterior.
ART. 56Para los efectos relacionados con la bsqueda de solucin de las
conductas de acoso laboral, se establece el siguiente procedimiento interno con el
cual se pretende desarrollar las caractersticas de confidencialidad, efectividad y
naturaleza conciliatoria sealadas por la ley para este procedimiento:
215

1. Archivos & Espacios Modulares SAS tendr un comit (u rgano de similar

tenor), integrado en forma bipartita, por un representante de los trabajadores y un
representante del empleador o su delegado. Este comit se denominar "comit
de convivencia laboral".
2. El comit de convivencia laboral realizar las siguientes actividades:
a) Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de la empresa en relacin con el
buen ambiente y la armona en las relaciones de trabajo, formulando a las
reas responsables o involucradas, las sugerencias y consideraciones que
estimare necesarias.
b) Promover el desarrollo efectivo de los mecanismos de prevencin a que se
refieren los artculos anteriores.
c) Examinar de manera confidencial, cuando a ello hubiere lugar, los casos
especficos o puntuales en los que se planteen situaciones que pudieren
tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral.
d) Formular las recomendaciones que se estimaren pertinentes para
reconstruir, renovar y mantener vida laboral convivente en las situaciones
presentadas, manteniendo el principio de la confidencialidad en los casos
que as lo ameritaren.
e) Hacer las sugerencias que considerare necesarias para la realizacin y
desarrollo de los mecanismos de prevencin, con nfasis en aquellas
actividades que promuevan de manera ms efectiva la eliminacin de
situaciones de acoso laboral, especialmente aquellas que tuvieren mayor
ocurrencia al interior de la vida laboral de la empresa.

216

f) Atender las conminaciones preventivas que formularen los inspectores de

trabajo en desarrollo de lo previsto en el numeral 2 del artculo 9 de la Ley
1010 de 2006 y disponer las medidas que se estimaren pertinentes.
g) Las dems actividades inherentes o conexas con las funciones anteriores.
3. Este comit se reunir por lo menos 1 vez al mes, designar de su seno un
coordinador ante quien podrn presentarse las solicitudes de evaluacin de
situaciones eventualmente configurantes de acoso laboral con destino al anlisis
que debe hacer el comit, as como las sugerencias que a travs del comit
realizaren los miembros de la comunidad empresarial para el mejoramiento de la
vida laboral.
4. Recibidas las solicitudes para evaluar posibles situaciones de acoso laboral, el
comit en la sesin respectiva las examinar, escuchando, si a ello hubiere lugar,
a las personas involucradas; construir con tales personas la recuperacin de
tejido conviviente, si fuere necesario; formular las recomendaciones que estime
indispensables y, en casos especiales, promover entre los involucrados
compromisos de convivencia.
5. Si como resultado de la actuacin del comit, este considerare prudente adoptar
medidas disciplinarias, dar traslado de las recomendaciones y sugerencias a los
funcionarios o trabajadores competentes de la empresa, para que adelanten los
procedimientos que correspondan de acuerdo con lo establecido para estos casos
en la ley y en el presente reglamento.
6. En todo caso, el procedimiento preventivo interno consagrado en este artculo,
no impide o afecta el derecho de quien se considere vctima de acoso laboral para
adelantar las acciones administrativas y judiciales establecidas para el efecto en la
Ley 1010 de 2006.
217

Fecha: _____________
Direccin: ____________
Ciudad: _______________
Departamento: ___________
Representante legal: ____________

13.15. COPASO EN LA UNIDAD PRODUCTIVA

En la unidad productiva AEM S.A.S dada las circunstancias especiales de tiempo,
modo y lugar no se cuenta con un COPASO, a continuacin se explicar breve y
puntualmente en que consiste, como se conforma y como acta, teniendo en
cuenta que la siguiente propuesta solo es expuesta por requerimiento de la
formacin pues la unidad productiva no est obligada por la cantidad de
empleados a conformar un COPASO.
El Comit Paritario de Salud Ocupacional constituye un medio importante para
promocionar la Salud Ocupacional en todos los niveles de la empresa, buscar
acuerdos con las directivas y responsables del Sistema de Gestin para la Salud y
Seguridad en el Trabajo (antes Programa de Salud Ocupacional) en funcin del
logro de metas y objetivos concretos, divulgar y sustentar prcticas saludables y
motivar la adquisicin de hbitos seguros.
La resolucin 2013 de 1986 resuelve que todas las empresas e instituciones
pblicas o privadas que tengan a su servicio 10 o ms trabajadores, estn
obligadas a conformar un Comit Paritario de Salud Ocupacional (COPASO). El
artculo 35 del Decreto 1295 de 1994establece para empresas de menos de 10
trabajadores, la obligacin de nombrar un Viga Ocupacional.

218

El COPASO debe estar conformado por igual nmero de representantes por parte
de la administracin e igual nmero de representantes por parte de los
trabajadores, para esto se realizar una reunin en las instalaciones de la U.P,
donde por parte de las directivas se expone la necesidad de un COPASO, se
socializa con todos los trabajadores, al finalizar se fijar un plazo no mayor a 5
das hbiles para que los empleados y administracin propongan sus postulados
para la conformacin del COPASO 2 por administracin, 2 por los empleados.
El empleador debe nombrar sus representantes y los trabajadores elegirn los
suyos mediante votacin libre. El Viga Ocupacional es elegido por el empleador,
no requiere proceso de votacin.
El perodo de vigencia de los miembros del Comit es de 2 aos, al cabo del cual
podrn ser reelegidos. Debe ser registrado en el Ministerio de Proteccin Social, el
cual puede verificar su legalidad por medio de visitas a las empresas.
El COPASO se debe reunir por lo menos una vez al mes en la empresa y en horas
de trabajo y mantener un archivo de las actas de reunin. 11
ORDEN Y LIMPIEZA
Promocin: si la empresa tiene una poltica de Orden y Limpieza, el Comit
Paritario debe difundirla para que est en conocimiento de todos los
trabajadores.
Inspeccin: los Comits Paritarios pueden hacer inspecciones especficas
sobre Orden y Limpieza, utilizando un formulario para registrar las
condiciones que deben mejorarse y, especialmente, las recomendaciones
que harn llegar al rea correspondiente.
Verificacin cumplimiento de recomendaciones: es importante que los
Comits Paritarios verifiquen que sus recomendaciones, hayan sido
puestas en prctica, insistiendo en aquellas que an no han sido cumplidas
o estn pendientes.
11 http://www.osya.com.co/files/copaso.pdf
219

DETECCIN DE PELIGROS
Seleccin de lugares a inspeccionar / observar: lo primero que hay que
hacer para controlar o eliminar peligros es conocerlos. Seleccionando
previamente los lugares donde pueden encontrarse peligros por
condiciones anormales de equipos, maquinarias, materiales, etc., o por
actos peligrosos de las personas.
Deteccin de condiciones y actos peligrosos: la deteccin debe hacerse
cuidadosamente, para no pasar por alto algunos peligros que puedan ser
importantes.
Verificacin cumplimiento de recomendaciones: la deteccin de peligros
no

debe

considerarse

concluida,

mientras

no

se

apliquen

las

recomendaciones propuestas. Por lo tanto, es importante que el Comit

Paritario verifique si las recomendaciones propuestas se han cumplido e
insista en aquellas que an estn pendientes.
Reunin: Esta reunin tiene por finalidad analizar las recomendaciones
pendientes y obtener una decisin al respecto.
PROTECCIN PERSONAL DE LOS TRABAJADORES (EPP)
Identificar quines usan y quines no usan su EPP: la identificacin de
quienes usan o no usan su EPP es importante, porque permitir,
posteriormente, conversar con quienes, por no usar su EPP, estn
exponindose a riesgos.
Conservar con los que no usan su EPP: esta es la oportunidad para dar a
conocer, en una comunicacin personal con quienes no usan su EPP, los
riesgos a los que se exponen y los beneficios que brinda el uso del EPP
correspondiente. Esta debe ser una conversacin fundamentalmente
motivacional.
PROMOCIN DE LA SEGURIDAD:
220

 Seleccionar los temas ms necesarios: la promocin de la seguridad debe

hacerse con base a los temas que sea ms importante o necesario
comunicar.
Por ejemplo, el orden y la limpieza, uso de los EPP, proteccin de
maquinarias, etc.
Solicitar material necesario: entidades como las administradoras de
riesgos profesionales disponen de muchas publicaciones sobre diferentes
temas que pueden ser tiles para el Comit Paritario.
Disponer de medios para publicaciones: las publicaciones con las cuales
el Comit Paritario proporcione a la seguridad, deben instalarse en
paneles o pizarras destinadas solo para este fin.
Publicar material sobre promocin de la seguridad: el Comit Paritario
puede publicar material adquirido as como artculos preparados por el
propio comit, sobre temas de inters, estadsticas de accidentes,
lecciones aprendidas, consejos prcticos, etc.
INVESTIGACIN DE INCIDENTES
Promover el reporte de todos los incidentes: esto es fundamental para la
investigacin de incidentes. Un incidente puede haber sido leve y no ser
informado, pero repetirse en forma similar y ser grave.
Investigar con la lnea de mando las causas de cada incidente: cada
investigacin de un incidente debe considerarse como una oportunidad
para identificar las causas que lo produjeron, con el fin de controlarlas y
eliminarlas.
Verificar el cumplimiento de las recomendaciones: la investigacin de un
incidente no debe considerarse concluida hasta que se haya verificado
que las recomendaciones para evitar su repeticin han sido puestas en
prctica.

221

 Reunin: una vez verificadas las recomendaciones pendientes, deben ser

analizadas para que adopten las decisiones que permitan ponerlas
definitivamente en prctica.
CUMPLIMIENTO A DISPOSICIONES LEGALES:
Verificar cules son las disposiciones que se cumplen en la empresa: una
vez definidas las disposiciones legales que la empresa debe cumplir, el
COPASO debe participar en la tarea de verificar cuales efectivamente se
cumplen.
Promover el cumplimiento de las disposiciones pendientes: esta es una
tarea importante que puede efectuar

un COPASO, ayudando as a su

empresa para que se mantenga al da a las disposiciones legales que le

son exigibles.
COMUNICACIN:
Estudiar y considerar las sugerencias y reclamos que presenten los
trabajadores en materia de seguridad y salud ocupacional.

FORMATO CONSTITUCION COPASO

Haciendo uso de sus facultades, el Representante Legal de la Empresa nombra a
las siguientes personas como representantes por parte de la Empresa:
TITULARES SUPLENTES

Nombre
CC
222

Nombre
CC
Por su parte los trabajadores mediante eleccin democrtica eligieron a los
siguientes trabajadores como sus representantes:
TITULARES SUPLENTES

Nombre
CC
Nombre
CC
Integrado el Comit se procedi de acuerdo con la Resolucin 2013 de 1.986, el
Representante Legal de la Empresa procede a nombrar como Presidente del
Comit Paritario de Salud Ocupacional a (escribir nombre) y a su vez el
Comit en Pleno nombra como secretario a (escribir nombre).
De acuerdo con los Parmetros Legales establecidos se establecen las siguientes
pautas para el funcionamiento:
- El COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL deber contar con por lo
menos (4) cuatro horas semanales dentro de la jornada habitual de trabajo para el
desempeo de sus funciones.
- El COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL se constituye como un
organismo de promocin y vigilancia de las normas y reglamentos de salud
Ocupacional dentro de la Empresa y no se ocupar por lo tanto de tramitar
asuntos

referentes

la

relacin

contractual-laboral
223

propiamente

dicha,

inconvenientes de personal, disciplinarios sindicales, stos deben ventilarse ante

otros organismos y por lo tanto estn sujetos a reglamentaciones diferentes.
- Son FUNCIONES DEL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL,
adems de las sealadas en el Artculo 26 del Decreto 614 de 1984, las
siguientes:
Proponer a las Administracin de la Empresa la adopcin de medidas y el
desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares
y ambientes de trabajo.
Proponer y participar en actividades de capacitacin en Salud Ocupacional
dirigida a trabajadores, supervisores y directivos de la Empresa o
establecimientos de trabajo.

Colaborar con funcionarios de entidades gubernamentales de Salud

Ocupacional en las actividades que estos adelanten en la Empresa y
recibir por derecho propio los informe correspondientes.

Vigilar el desarrollo de actividades en Salud Ocupacional que debe realizar

la Empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial y las normas vigentes; promover su divulgacin y observancia.

Colaborar en el anlisis de las causas de los accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas
correctivas a que haya lugar para evitar su recurrencia.

Participar activamente en el Programa de Inspecciones Peridicas de

Seguridad en las diferentes reas de la Compaa.
Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en
materia de Salud Ocupacional.

224

 Solicitar peridicamente a la Empresa informes sobre accidentalidad y

enfermedades profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo
estipulado en la Resolucin 2013 de 1.986.
Las dems funciones que sealen las normas en Salud Ocupacional.

- Sern funciones del PRESIDENTE DEL COMIT PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL:
Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz.
Coordinar los aspectos inherentes a sitio y disposicin de los integrantes
del Comit para su asistencia a las reuniones.
Notificar por escrito a los miembros del Comit sobre la convocatoria
reuniones.
Disear el temario de las reuniones.
Tramitar ante la Administracin de la Empresa las recomendaciones
aprobadas por el Comit y presentar el Informe de gestin sobre las
actividades desarrolladas.
Informar a los trabajadores sobre la gestin adelantada por el Comit.

- Sern funciones del SECRETARIO DEL COMIT PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL:
Verificar la asistencia de los Miembros del Comit a las reuniones programadas.
Llevar un archivo de los documentos de soporte sobre las actividades
desarrolladas por el Comit y suministrar la informacin requerida por los
trabajadores y el Empleador sobre la gestin del Comit.

225

El COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL de la Empresa (escribir

nombre) conformado en el da de hoy tendr una vigencia de dos aos contados a
partir de la fecha.
En constancia de lo anterior firman a los ( ) das del mes de ( ) de 20XX,

_________________________
Presidente COPASO
_________________________
Secretario COPASO
TITULARES SUPLENTES
Nombre: ________________
CC: ____________________
Nombre: ________________
CC: ____________________
Los siguientes indicadores se tienen en cuenta como aplicables desde el momento
de la creacin del comit, siempre y cuando la Unidad productiva supere los 10
empleados.
13.16. INDICADORES DE SALUD OCUPACIONAL
Para el desarrollo de nuestras actividades operativas contamos con los siguientes
indicadores:
INDICADOR DE IMPACTO.
226

Es una medida de los efectos de los riesgos ocupacionales a fin de reducir los
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y lograr un trabajo sin
impacto al ser humano y el ambiente de trabajo sin riesgos.
INCIDENCIA DE ACCIDENTES DE TRABAJO:
Incidencia de Accidentes de Trabajo = N de Accidentes x 100/ N de trabajadores
del sector
La incidencia de accidentes de trabajo muestra la magnitud del problema que
permitir tomar las medidas preventivas y correctivas a fin de reducir los
accidentes de trabajo.
NDICE DE PREVALENCIA:
Prevalencia = N de enfermos x 100/N de trabajadores del sector
El ndice de Prevalencia permitir determinar la magnitud y extensin de las
enfermedades ocupacionales en cada sector productivo de las regiones del pas.
INDICADOR DE PROCESO
Es una medida de las actividades de entrega de recursos dedicados a programas.
Ellos miden los logros alcanzados durante la implementacin as como la
eficiencia de los servicios entregados.
a) IVRO = INDICADOR DE VIGILANCIA DE RIESGOS OCUPACIONALES:

227

IVRO = N Inspecciones realizadas x 100

N Total de Inspecciones Programadas73

14. REA CONTABLE Y FINANCIERA

ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES SAS es una microempresa ya que
cuenta con 10 trabajadores y sus activos no superan los 500 SMLV. Es una
empresa con nimo de lucro, con capital privado y es una sociedad annima
simple ya que era una empresa unipersonal y por la reforma de ley paso a ser una
S.A.S.
REQUISITOS PARA SOCIEDADES ANONIMAS SIMPLES
La ley 1258 de 2008 representa la innovacin jurdica en materia societaria ms
importante de los ltimos aos. Establece una regulacin flexible que permite a los
asociados estipular condiciones bajo las cuales se regirn sus relaciones, para lo
cual se requiere responsabilidad en la adopcin de las clusulas por parte de los
contratantes ; estableci adems, en su artculo 46, que a partir de su entrada en
vigencia no se podran constituir sociedades unipersonales con base en el artculo
22 de la ley 1014 y las ya constituidas, tienen un plazo mximo de 6 meses (es
decir hasta el 5 de junio de 2009) para transformarse en sociedades por acciones
simplificada.
14.1. CARACTERSTICAS
Se crea mediante contrato o acto unilateral que constar en documento privado,
se constituyen por una o varias personas naturales o jurdicas, quienes slo sern
responsables hasta el monto de sus respectivos aportes, una vez inscrita en el
registro mercantil, formar una persona jurdica distinta de sus accionistas, es una
228

sociedad de capitales, su naturaleza siempre ser comercial, independientemente

de las actividades previstas en su objeto social, para efectos tributarios, se rige por
las reglas aplicables a las sociedades annimas, las acciones y dems valores
que emita la S.A.S no podrn inscribirse en el Registro Nacional de Valores y
Emisores ni negociarse en bolsa, el documento de constitucin ser objeto de
autenticacin de manera previa a la inscripcin en el registro mercantil de la
Cmara de Comercio, por quienes participen en su suscripcin. Dicha
autenticacin deber hacerse directamente o a travs de apoderado, cuando lo
activos aportados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera
escritura pblica, la constitucin de la sociedad deber hacerse de igual manera e
inscribirse tambin en los registros correspondientes.
Requisitos para constituir una S.A.S de conformidad con la ley 1258 de 2008
Nombre, documento de identidad, domicilio de los accionistas (ciudad o municipio
donde residen); Razn social o denominacin de la sociedad, seguida de las
palabras sociedad por acciones simplificada, o de las letras S.A.S; El domicilio
principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el
mismo acto de constitucin; El trmino de duracin, si ste no fuere indefinido. Si
nada se expresa en el acto de constitucin, se entender que la sociedad se ha
constituido por trmino indefinido; Una enunciacin clara y completa de las
actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podr realizar
cualquier actividad comercial o civil, lcita. Si nada se expresa en el acto de
constitucin, se entender que la sociedad podr realizar cualquier actividad lcita;
El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, nmero y valor nominal de las
acciones representativas del capital y la forma y trminos en que stas debern
pagarse; La forma de administracin y el nombre, documento de identidad y las
facultades de sus administradores. En todo caso, deber designarse cuando
menos un representante legal.

229

14.2. OBSERVACIONES GENERALES

Antes de iniciar los trmites de constitucin se debe verificar si existe otra
sociedad matriculada con el mismo nombre. Dicha consulta la puede realizar en la
pgina de internetwww.rue.com.co o en cualquiera de las sedes de la Cmara de
Comercio de Cali. Cuando las personas nombradas, no hayan firmado la
escritura de

constitucin

el

documento

privado,

deben

anexarse

las

aceptaciones de los cargos por escrito, de todas y cada una de ellas, con
indicacin de nmero de identificacin y fotocopia del mismo. Cuando la sociedad
quede inscrita y matriculada, deben inscribir los libros de contabilidad y de actas.

14.3. CONTROL AL ACTO CONSTITUTIVO Y A SUS REFORMAS

Las Cmaras de Comercio verificarn la conformidad de las estipulaciones del
acto constitutivo, de los actos de nombramiento y de cada una de sus reformas
con lo previsto en la ley. Por lo tanto, se abstendrn de inscribir el documento
mediante el cual se constituya, se haga un nombramiento o se reformen los
estatutos de la sociedad, cuando se omita alguno de los requisitos previstos en el
artculo anterior o en la ley.
Efectuado en debida forma el registro de la escritura pblica o privada de
constitucin, no podr impugnarse el contrato o acto unilateral sino por la falta de
elementos esenciales o por el incumplimiento de los requisitos de fondo, de
acuerdo con los artculos 98 y 104 del Cdigo de Comercio.
14.4. REPRESENTACIN LEGAL
La representacin legal de la sociedad por acciones simplificada estar a cargo de
una persona natural o jurdica, designada en la forma prevista en los estatutos. A
falta de estipulaciones, se entender que el representante legal podr celebrar o
230

ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se

relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. A
falta de previsin estatutaria frente a la designacin del representante legal, su
eleccin le corresponder a la asamblea o accionista nico.
14.5. REVISORA FISCAL
En caso de que por exigencia de la ley se tenga que proveer el cargo de revisor
fiscal, la persona que ocupe dicho cargo deber ser contador pblico titulado con
tarjeta profesional vigente.
En todo caso las utilidades se justificarn en estados financieros elaborados de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y dictaminados
por un contador pblico independiente.
14.6. DISOLUCIN Y LIQUIDACIN
La sociedad por acciones simplificada se disolver:
Por vencimiento del trmino previsto en los estatutos, si lo hubiere, a menos que
fuere prorrogado mediante documento inscrito en el Registro mercantil antes de su
expiracin. Por imposibilidad de desarrollar las actividades previstas en su objeto
social. Por la iniciacin del trmite de liquidacin judicial. Por las causales
previstas en los estatutos. Por voluntad de los accionistas adoptada en la
asamblea o por decisin del accionista nico. Por orden de autoridad competente,
y por prdidas que reduzcan el patrimonio neto de la sociedad por debajo del
cincuenta por ciento del capital suscrito.

231

La empresa no maneja soportes contables establecidos por esta razn se maneja

la

siguiente

propuesta

para

232

la

unidad

productiva:

233

234

235

236

237

238

239

240

241

242

Ciclo Contable y sus Procedimientos aplicados a ARCHIVOS & ESPACIOS

MODULARES SAS.
No teniendo un ciclo contable claro y estandarizado se propone complementar el
la existente as:
El ciclo contable es el perodo de tiempo en el que se registran todas las
transacciones que ocurren en ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES SAS este
se realiza en un periodo mensual.
En ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES SAS se registra un libro diario pero se
realiza al final del mes por el contador junto con el libro mayor ya que la etapa de
recepcin de informacin consiste en guardar todos los soportes como facturas,
recibos de caja, comprobantes de egreso entre otros. Para el momento del mes en
que llega el contador hacer los informes.
14.7. DIARIZACION DE LAS OPERACIONES
Los datos que el contador toma para realizar un asiento se sacan de los
documentos origen. Los asientos en el diario son el acto de anotar todas las
transacciones de una empresa.
Las operaciones en el diario se registran de la siguiente manera:
Primero se analiza cada operacin preguntndose qu aumento o disminucin
produjo la operacin en el activo, pasivo o el capital de la empresa
Despus de dicho anlisis se procede al registro de la operacin en el diario,
inicialmente se anota la fecha en que se realiz la transaccin (ao, mes y da),
luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo
243

rengln, se anota el importe del dbito en la columna de la izquierda y se anota el

importe del crdito en la columna de la derecha. Se escribe una breve descripcin
del documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente
debajo de la ltima partida del crdito. Siempre es recomendable dejar un rengln
en blanco despus de cada asiento, aunque en los pases de habla espaola no
se permite.
14.8. DETERMINACION DE SALDOS DE CUENTAS
La determinacin de saldos de cuentas se obtiene con los siguientes pasos.

Se suma la columna de dbitos, anotando el total al pi de la misma.

Se suma la columna de crditos, anotando el total al pi de la misma.
Se anota el saldo en la columna de descripcin: en el rengln del ltimo
asiento de cargo, si el saldo es deudor; y si es acreedor en el rengln de
ltimo asiento.

14.9. BALANCE DE COMPROBACION

Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del
mayor para comprobar la igualdad, sumndolos en columnas separadas; esto as
a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre
del hecho de que el registro de toda operacin requiere el asiento de dbitos y
crditos de una operacin que suman igual importe, resulta obvio que el total de
dbitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los crditos.
La balanza de comprobacin sirve para localizar errores dentro de un perodo
identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista
muy conveniente de los saldos de las cuentas que sern empleados en la
preparacin de los Estados Financieros.
244

14.10. HOJAS DE TRABAJO

Son un medio mecnico, formas columnarias que utilizan los contadores como un
medio para organizar cmoda y ordenadamente, la informacin contable que se
necesitar en la preparacin de los asientos de ajustes, los estados peridicos y
los asientos de cierre.
Forma para preparar una hoja de trabajo:
1) Se escribe el encabezamiento en 3 lneas; se centra cada partida del mismo.
2)
3)

Se
Se

escriben
anotan

los

los

encabezamientos

datos

de

la

de

Balanza

las
de

columnas.

Comprobacin.

4) Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste

est indicado al pi de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambin
junto

los

dbitos

crditos

de

las

columnas

de

ajustes.

5) Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situacin.

6) Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos.
7) Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de Situacin.
8)

Se

calcula

se

anota

el

ingreso

neto

(o

prdida

neta).

9) Se lleva el ingreso neto al crdito de las columnas del Estado de Situacin.

10) Se trazan lneas dobles debajo de los ltimos totales de las columnas del
Estado de Ingresos y Estado de Situacin. Estas lneas muestran que todo el
trabajo se concluy y se asume que este correcto.
14.11. ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son documentos esencialmente numricos que a una
fecha o por un perodo determinado presentan la situacin financiera de una
empresa, los resultados obtenidos en un perodo determinado y el comportamiento
del efectivo. La importancia de los Estados Financieros viene dada por la
245

necesidad de las empresas conocer y dar a conocer su situacin determinada

generalmente en un perodo contable de 1 ao o menos.
Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al
expresar la informacin clara y accesible; continuidad, en perodos regulares;
periodicidad, que se lleven a cabo en forma peridica; oportunidad, que la
informacin que consiguen sea rendida oportunamente.
14.12. PLAN DE MEJORAMIENTO
Como primera estrategia se propone la implementacin de cdigos para todos los
productos y materias primas de la organizacin, crear un libro en Excel para
ingresar los datos y poder hacer un seguimiento detallado a los inventarios de la
empresa para as lograr un buen abastecimiento de materias primas y no
presentar ms agotados que afectan el buen ritmo de produccin, ni sobre stock
que afecta la liquidez de la misma; Tambin la implementacin de inventario de
averas y mermas para asi saber exactamente con que materiales cuenta la
organizacin, llevar un mejor control de productos terminados para evitar robos y
problemas de cumplimiento. Implementar un sistema de control en el proceso de
fabricacin que describa detalladamente que insumos y las cantidades requeridas
para cada paso de la fabricacin para as evitar mal uso de los mismos y posibles
robos, utilizar un mtodo peps (primeros en entrar primeros en salir) para as evitar
deterioros de los productos y al momento de fluctuar los precios de las materias
primas el costo final del producto terminado no se vea tan afectado y as
maximizar las ganancias de la organizacin. Adecuar un mejor lugar de
almacenamiento que este mas organizado, mas custodiado y que tenga un lugar
claro para cada cosa maximizando as la accesibilidad a los mismos y el buen uso
de estos.

246

ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES SAS. Al no emitir facturas los nicos

tributos que se ve obligada a pagar es el de la renta y segn la ley 1429 de 2010
se debe pagar as:

Las pequeas empresas que inicien su actividad econmica principal a partir de la

promulgacin de la presente ley cumplirn las obligaciones tributarias sustantivas
correspondientes al Impuesto sobre la Renta y Complementarios de forma
progresiva, salvo en el caso de los regmenes especiales establecidos en la ley,
siguiendo los parmetros que se mencionan a continuacin:
Cero por ciento (0%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a
las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a
las personas naturales o asimiladas, en los dos primeros aos gravables, a partir
del inicio de su actividad econmica principal.
Veinticinco por ciento (25%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a
las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a
las personas naturales o asimiladas, en el tercer ao gravable, a partir del inicio de
su actividad econmica principal.
Cincuenta por ciento (50%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a
las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a
las personas naturales o asimiladas, en el cuarto ao gravable, a partir del inicio
de su actividad econmica principal.
Setenta y cinco por ciento (75%) de la tarifa general del impuesto de renta
aplicable a las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn
corresponda a las personas naturales o asimiladas en el quinto ao gravable, a
partir del inicio de su actividad econmica principal.
247

Ciento por ciento (100%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a las
personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas del sexto ao gravable en adelante, a partir del
inicio de su actividad econmica principal.

ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES SAS.

NIT 900.503.896-6
BALANCE GENERAL
DE O1 DE ENERO DE 2012 A 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN PESOS
ACTIVOS
ACTIVOS CORRIENTES
DISPONIBLE
CAJA
BANCOS
DEUDORES
CLIENTES
CUENTAS COBRAR
TRABAJADORES
PROVISIONES
INVENTARIOS
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
MAQUINARIA
DEPRESIACION ACUMULADA
EQUIPO DE OFICINA
DEPRESIACION ACUMULADA
DIFERIDOS
GASTOS PAGADOS POR

6.951.500
221.500
6.730.000
3.385.000
1.950.000
470.000
35.000
13.750.000
23.129.170
24.000.000
3.100.000
2.500.000
270.830
315.000
315.000

ANTICIPADO
TOTAL ACTIVO

46.530.670
PASIVO

PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS
PROVEEDORES
CUENTAS POR PAGAR

315.000
1.200.000
105.000
248

IMPUESTROS GRAVAMENES Y

5.210.223

TASAS
DIFERIDOS
INGRESOS RECIBIDOS POR
ANTICIPADO
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
APORTES SOCIALES
RESERVAS
RESERVAS LEGALES
REVALORIZACION DEL
PATRIMONIO
RESULTADOS DEL EJERCICIO
UTILIDAD DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

35.000
35.000
6.865.223
30.639.320
2.707.837
902.612
1.805.225
5.902.105
5.902.105
39.665.447
46.530.670

Verificando el anterior estado financiero podemos ver que ARCHIVOS Y

ESPACIOS MODULARES SAS a pesar de ser una pequea empresa tiene un
excelente movimiento y un buen capital que la pueden convertir en una empresa
de gran posicionamiento y gran competitividad no solo en Bogot sino que
tambin en Colombia

14.12.1 Diagnostico
AEM S.A.S posee los instrumentos necesarios para dar cumplimiento a la
normatividad Colombiana vigente pero al ser un tema tan delicado el dueo no ha
permitido total acceso para el conocimiento de la unidad productiva.
14.12.2 Proyecciones de presupuesto (ver anexo)
En base del estado de resultados y anlisis financiero de hamburguesa de la
esquina se realizaron las proyecciones a 3 y 5 aos, teniendo en cuenta el
promedio de incremento salarial de los ltimos 5 aos, el crecimiento del sector de
249

servicios y el crecimiento del PIB, con el fin de realizar un presupuesto estimado

de las ventas y compras.
14.2.3 Inversiones
Se realizaron alternativas de inversin para la unidad productiva, las cuales se
evaluaron con la herramienta TIR Y VNA a travs de un libro en Excel,
determinando cual era el mejor proyecto de inversin.
14.2.4 Metodologa
La investigacin se desarrolla con un mtodo cientfico inductivo, este permite
obtener conclusiones generales a partir de premisas particulares. Se pueden
distinguir cuatro pasos esenciales: la observacin de los hechos para su registro;
la clasificacin y el estudio de estos hechos; la derivacin inductiva que parte de
los hechos y permite llegar a una generalizacin; y la contratacin.

14.2.5 Tipo de investigacin

Esta investigacin es tipo aplicada- descriptiva con enfoque inductivo, se dice que
Archivos & Espacios Modulares S.A.S actualmente no tiene estrategias de gestin
organizacional.
14.2.6 Poblacin y muestra
La poblacin de estudio es el personal (actualmente son 7 y su dueo) y clientes
de la unidad productiva Archivos & Espacios Modulares S.A.S (encuesta de 50 a
100 personas del barrio San Fernando y 7 de agosto).
250

14.2.7 Fuentes primarias

Informacin suministrada por Geymar Beltrn, es decir, datos exactos sobre la
unidad productiva.
14.2.8 Fuentes secundarias
Informacin adquirida por libros, material de apoyo, suministrados por instructores
SENA, pginas web y censos DANE.
14.2.9 Procedimiento
Identificar el proceso administrativo y modelos de gestin aplicables a la unidad
productiva.

Plantear el proceso de investigacin y recoleccin de informacin necesaria

para el diagnstico de la unidad productiva

Realizar diagnstico de la situacin organizacional de la unidad productiva.

Identificar el mercado potencial y objetivo para los bienes y servicios que

ofrece la unidad productiva.

Reconocer el ciclo contable para el registro de las operaciones comerciales de

la unidad productiva.

Identificar sistemas de manejo y administracin de inventarios para la

organizacin.

Analizar el proceso de gestin de talento humano en la organizacin.

Disear estrategias de mercadeo integradas que permitan a la unidad

productiva incrementar sus ventas o ampliar su mercado real.

Proponer eventos empresariales para la promocin de la unidad productiva.

Identificar el contexto legal en trminos comerciales y tributarios a los cuales

est sujeta la actividad econmica de la unidad productiva.

251

Determinar los indicadores pertinentes para evaluar los resultados financieros

de la unidad productiva.

Definir la poltica de costos y presupuestos para la empresa.

Elaborar el programa para atender y gestionar la fidelizacin de cliente para la

unidad productiva.

Elaborar el programa de salud ocupacional para la unidad productiva.

Elaborar la estrategia organizacional para la gestin de personal en la unidad

productiva.

Organizar la propuesta de estrategias para la gestin y desarrollo de la unidad

productiva.

Formular el plan de negocio aplicable al desarrollo de la unidad productiva.

Evaluar el planteamiento y las pertinencias de las estrategias propuestas para

la implementacin en la unidad productiva.

14.2.10 Objeto de estudio

Se toma como objeto de estudio la unidad productiva Archivos & espacios
modulares.
14.2.11 Conclusiones
Este proyecto de formacin permite adquirir conceptos bsicos de administracin
para que Geymar Beltrn mejore la gestin administrativa de su Mipyme Archivos
& Espacios Modulares S.A.S.
La realizacin de este trabajo ha permitido tener una visin clara y compleja de las
funciones del administrador, la importancia de la toma de decisiones en cada rea
252

funcional de una empresa para plantear las estrategias y los planes de accin con
base a un anlisis previo que permita a la unidad productiva estar en constante
evolucin frente al mercado, para dar valor agregado a sus productos
satisfaciendo las necesidades y gustos de los clientes que cada da son ms
exigentes.
Se observa que en la actualidad la unidad productiva objeto de estudio carece de
una plataforma estratgica que le permita proyectarse hacia el futuro.
Se identifica que en todas las reas funcionales de la Mipyme hay falencias para
argumentar estas palabras se puede mencionar que en el rea de talento humano
no hay establecido un sistema de reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin
y capacitacin formal que permita a la unidad productiva tener un personal
calificado y competitivo a nivel laboral.
Por otro lado se evidencia claramente que en el rea contable y financiera no se
cuenta con las herramientas necesarias para gestionar y determinar el rendimiento
econmico de la Mipyme.
Se encuentra que la unidad productiva carece de equipos y herramientas
tecnolgicas en el rea de produccin que le permitan transformar los insumos en
productos terminados en corto tiempo, motivo por el cual los procesos de
produccin se tornan un poco lentos; provocando que el tiempo de respuesta al
cliente sea largo.
Por ltimo el saber trabajar en equipo, coordinar, basarse en una buena
comunicacin, en valores, compromisos permite tener un desarrollo exitoso frente
a la formacin y al proyecto de formacin en la unidad productiva.
14.2.12 Recomendaciones
Se recomienda al propietario en el momento de establecer las propuestas
presentadas en el proyecto de formacin para el mejoramiento de la Mipyme, sea
acompaado por personal calificado en cada rea como por ejemplo en el
momento de implantar la campaa publicitaria, o implantar un sistema contable,
253

tambin se recomienda tener apoyo en el rea de talento humano para los

procesos de seleccin, contratacin e induccin basado en un perfil definido para
cada cargo, tambin estar al da con todas las reglamentaciones legales y por
ultimo llevar un mayor control en rea de produccin todo basado en las
propuestas presentadas en este trabajo.
Disear una plataforma estratgica que le permita a la unidad productiva obtener
una ventaja competitiva para sostenerse en el sector econmico de servicios.
Implementar un sistema de contratacin formal que le permita a la unidad
productiva, contar con un capital humano calificado y competitivo a nivel laboral.
Aplicar el plan de marketing propuesto para la Mipyme, para penetrar ms el
mercado actual.
Geymar Beltrn debera informarse sobre la ley 590 del 10 de julio de 2000, la
cual tiene por objeto promover el desarrollo integral de las micro, pequeas y
medianas empresas.

14.13. NOMINA PARA PAGO DE SUELDOS

254

14.14. PARTE FINANCIERA ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES

255

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ESTADO DE FUENTES Y USOS

256

INDICADORES FINANCIEROS

FLUJO DE CAJA
257

DEPRECIACION

258

NOMINA

COSTOS VARIABLES

259

COSTOS FIJOS Y CARGOS FIJOS

GASTOS MENSUALES DE
COSTOS FIJOS MENSUALES

ADMINISTRACION
$
$

3.200.00

ARRIENDO

1.900.000 SALARIOS

SERVICIOS PUBLICOS

$ 400.000 TELEFONO
$

100.000
$

SALARIOS FIJOS

7.529.000 GASTOS DE OFICINA

250.000
$

DEPRECIACION
PRESTACIONES

$ 708.333 TRANSPORTE
$ PRESTACIONES

350.000

SOCIALES

1.231.512 SOCIALES

TOTAL COSTOS
FIJOS

$ TOTAL GASTOS FIJOS

11.768.84

0
$

$0
$
3.900.0

260

00

Tabla Amortizacin
Me

valor del

crdito

Cuota

Capital

Inters

Saldo

$
0 20.000.000
$

$ $

1 20.000.000,00
$

550.550,36 310.550 240.000,00

$
$ $

19.689.450
$

2 19.689.449,65
$

550.550,36 314.277 236.273,40

$
$ $

19.375.173
$

3 19.375.172,69
$

550.550,36 318.048 232.502,07

$
$ $

19.057.124
$

4 19.057.124,40
$

550.550,36 321.865 228.685,49

$
$ $

18.735.260
$

5 18.735.259,54
$

550.550,36 325.727 224.823,11

$
$ $

18.409.532
$

6 18.409.532,30
$

550.550,36 329.636 220.914,39

$
$ $

18.079.896
$

7 18.079.896,33
$

550.550,36 333.592 216.958,76

$
$ $

17.746.305
$

8 17.746.304,73
$

550.550,36 337.595 212.955,66

$
$ $

17.408.710
$

9 17.408.710,04
$

550.550,36 341.646 208.904,52

$
$ $

17.067.064
$

10 17.067.064,20
$

550.550,36 345.746 204.804,77

$
$ $

16.721.319
$

11 16.721.318,62
$

550.550,36 349.895 200.655,82

$
$ $

16.371.424
$

12 16.371.424,08
$

550.550,36 354.093 196.457,09

$
$ $

16.017.331
$

13 16.017.330,82
$

550.550,36 358.342 192.207,97

$
$ $

15.658.988
$

14 15.658.988,43
$

550.550,36 362.642 187.907,86

$
$ $

15.296.346
$

15 15.296.345,94
16 $

550.550,36 366.994 183.556,15

$
$ $

14.929.352
$

261

14.929.351,74
$

550.550,36 371.398 179.152,22

$
$ $

14.557.954
$

17 14.557.953,60
$

550.550,36 375.855 174.695,44

$
$ $

14.182.099
$

18 14.182.098,69
$

550.550,36 380.365 170.185,18

$
$ $

13.801.734
$

19 13.801.733,52
$

550.550,36 384.930 165.620,80

$
$ $

13.416.804
$

20 13.416.803,97
$

550.550,36 389.549 161.001,65

$
$ $

13.027.255
$

21 13.027.255,26
$

550.550,36 394.223 156.327,06

$
$ $

12.633.032
$

22 12.633.031,97
$

550.550,36 398.954 151.596,38

$
$ $

12.234.078
$

23 12.234.078,00
$

550.550,36 403.741 146.808,94

$
$ $

11.830.337
$

24 11.830.336,58
$

550.550,36 408.586 141.964,04

$
$ $

11.421.750
$

25 11.421.750,26
$

550.550,36 413.489 137.061,00

$
$ $

11.008.261
$

26 11.008.260,91
$

550.550,36 418.451 132.099,13

$
$ $

10.589.810
$

27 10.589.809,69
$

550.550,36 423.473 127.077,72

$
$ $

10.166.337
$

28 10.166.337,05
$

550.550,36 428.554 121.996,04

$
$ $

9.737.783
$

29 9.737.782,74
$

550.550,36 433.697 116.853,39

$
$ $

9.304.086
$

30 9.304.085,77
$

550.550,36 438.901 111.649,03

$
$ $

8.865.184
$

31 8.865.184,45
$

550.550,36 444.168 106.382,21

$
$ $

8.421.016
$

32 8.421.016,31
$

550.550,36 449.498 101.052,20

$
$ $

7.971.518
$

33 7.971.518,15
$

550.550,36 454.892 95.658,22

$
$ $

7.516.626
$

34 7.516.626,01
35 $

550.550,36 460.351 90.199,51

$
$ $

7.056.275
$

262

7.056.275,17
$

550.550,36 465.875 84.675,30

$
$ $

6.590.400
$

36 6.590.400,11
$

550.550,36 471.466 79.084,80

$
$ $

6.118.935
$

37 6.118.934,56
$

550.550,36 477.123 73.427,21

$
$ $

5.641.811
$

38 5.641.811,42
$

550.550,36 482.849 67.701,74

$
$ $

5.158.963
$

39 5.158.962,80
$

550.550,36 488.643 61.907,55

$
$ $

4.670.320
$

40 4.670.320,00
$

550.550,36 494.507 56.043,84

$
$ $

4.175.813
$

41 4.175.813,49
$

550.550,36 500.441 50.109,76

$
$ $

3.675.373
$

42 3.675.372,89
$

550.550,36 506.446 44.104,47

$
$ $

3.168.927
$

43 3.168.927,01
$

550.550,36 512.523 38.027,12

$
$ $

2.656.404
$

44 2.656.403,78
$

550.550,36 518.674 31.876,85

$
$ $

2.137.730
$

45 2.137.730,27
$

550.550,36 524.898 25.652,76

$
$ $

1.612.833
$

46 1.612.832,68
$

550.550,36 531.196 19.353,99

$
$ $

1.081.636
$

47 1.081.636,32
$

550.550,36 537.571 12.979,64

$
$ $

544.066
$

48 544.065,60

550.550,36 544.022 6.528,79

44

PROYECCIN DE PRESUPUESTO

263

MARGEN DE CONTRIBUCION

PUNTO DE EQUILIBRIO
GASTOS MENSUALES DE
COSTOS FIJOS MENSUALES
ARRIENDO
SERVICIOS

ADMINISTRACION

$ 0 SALARIOS
$ TELEFONO
264

$0
$ 150.000

PUBLICOS

900.000
$
1.231.51

SALARIOS FIJOS
DEPRECIACION
PRESTACIONES

2 GASTOS DE OFICINA
$
208.333 TRANSPORTE
$

$ 300.000
$ 200.000

1.137.75

SOCIALES

0 PRESTACIONES SOCIALES

$0

$
TOTAL COSTOS

3.477.59

FIJOS

6 TOTAL GASTOS FIJOS

$ 650.000

PUNTO DE

COSTOS Y GASTOS FIJOS MENSUALES / % MARGEN

EQUILIBRIO

DE CONTRIBUCION
$

PUNTO DE

11.116.6

EQUILIBRIO

17

La unidad productiva AEM S.A.S debe

vender $ 12.253.401 mensuales para
sostenerse sin ganar ni perder dinero.

Anlisis Balance General

Actualmente la unidad productiva cuenta con una inversin de $ 60.000.000 en el
ltimo Ao evaluado (2013), como activos corrientes cuenta con los mismos
equipo de oficina que al ser comparado no ha tenido un crecimiento se mantiene
igual aunque si ha generado una depreciacin aproximada de 187.500 mensuales.
Hay una inversin notable de $ 228.000.000 en el inventario y mercanca para
poder ser comercializada en sus productos. Los pagos de nmina a los
empleados, cumple con la normatividad vigente en los meses evaluados y tiene un
valor mensual de $ 7529000.

265

 Anlisis vertical balance general

Como el objetivo del anlisis vertical es determinar que tanto representa cada
cuenta, se puede observar que del 100% disponible de los activos la cuenta caja
aumento en un 0,07% en comparacin del ao inmediatamente anterior lo que no
es muy representativo ya que no es conveniente tener tanto dinero ya que no esta
generando rentabilidad alguna , as mismo los inventarios aumentaron en un
0,03% para el 2012, en cambio la cuenta de equipo de oficina disminuyo en un
0,08% lo que puede ser significativo ya que se pudo haber daado o vendido
algn equipo de este tipo. En los pasivos lo nico representativo es que los
pasivos corrientes no son mayores al activo corriente lo que favorece a la unidad
productiva y que los bancos nacionales han disminuido en un 0,76% en el 2012.
Anlisis vertical estado de resultados

En el Anlisis Vertical del estado de Resultados, la ltima lnea de esta es la ms

importante o sea la Utilidad Neta es la ms significativa y cuyo aumento o
disminucin porcentual se debe explicar a travs de las variaciones % de costos y
gastos. La utilidad Neta que en el 2012 represent el 1,9% de las ventas con
relacin al 2013 que fue del 2 % tuvo un incremento favorable debido al aumento
de la participacin de las ventas y as mismo aumentaron los gastos por servicios
pblicos en un 10 %.

Anlisis horizontal de los estados financieros

Los datos que se obtuvieron de los estados financieros

muestran segn las

diferentes variaciones que componen el anlisis, segn la relativa aumentaron

caja y ventas en un 8,56 % lo que en trminos absolutos es (48.000.000) as
266

mismo el costo de ventas y los inventarios cada uno respectivamente, la primer

cuenta en un 8,56% (29407.569) y por consiguiente la cuenta inventarios tuvo
10%( 22800.000) estos datos conllevan a decir que los activos aumentaron en un
10%(14,850.000) el pasivo se mantiene igual 29,800.000, el patrimonio aumento
significativamente (2500.000) que es un 7,3% relativamente. La utilidad neta
segn el estado de resultados aumento en un 10% ya que comparando los aos
2012 y 2013 se obtuvo una utilidad de (4520000)
PROYECCIONES FINANCIERAS ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES S.A.S

267

ANLISIS DE PROYECCIONES FINANCIERAS Archivos & Espacios Modulares

S.A.S
En la proyeccin de ventas y de egresos se plantea un incremento del 10% anual
basndonos en que la competencia y los proveedores sube sus precios en esta
misma cantidad, adems sabiendo que la inflacin para el ao 2012 fue del 2.44%
se esperara una tasa de crecimiento del 7% para el primer ao, del 17% para el
segundo ao y asi sucesivamente, los arriendos y gastos en general se calcula un
incremento igual a la inflacin, las comisiones y los sueldos se calculan con un
10% anual,

llevndonos esto a que cada ao la rentabilidad de la unidad

productiva ser mayor

PROPUESTA FINANCIACION ARCHIVOS & ESPACIOS MODULARES SAS

Viendo la necesidad de mejorar los procesos presentes, la necesidad de
adquisicin de maquinaria, materias primas y producir nuevos y mejores productos
se propone solicitar un prstamo por $ 20.000.000 a un plazo de treinta meses;
Despus de analizar todas las opciones posibles ofrecidas por las distintas
entidades financieras (ver tabla anexa) se determina que la ms rentable es con
Bancoomeva libre inversin por su tasa de inters baja, por no pedir pago de
seguro de vida y por qu el total a pagar al final es el menor.

268

Producto

Libre Inversin

Valor

Tasa de Inters

Cuota

(%EA)

$ 818.71
5

Prestamo Libre Inversin

$ 850.60
4

Libre Inversin

17,88%

21,70%

$ 852.88
4

21,50%

Pago Total

$
24.561.450

$
25.518.120

Cargos
x Mes

Seguro
de Vida
(%MV)

$0

N/A

$0

0.0000%

25.586.520

3.944

N/A

Credito Cupoactivo
Variable

$ 867.78
4

Crdito Personal Plus

Variable

Credito de Consumo

Crdito Personal Plus

23,77%

$ 872.50
1

24,34%

$ 901.84
2

27,90%

$ 905.28

28,32%

$
26.033.520

$
26.175.030

$
27.055.260
$
27.158.670

269

$0

N/A

$0

0.0000%

$0

N/A

$0

N/A

Producto

Prestamo Personal

Valor

Tasa de Inters

Cuota

(%EA)

$ 914.45
3

Pago Total

Cargos
x Mes

27.433.590

2.935

27.442.140

5.104

29,77% (desde

16,70%)

27.627.450

3.750

27.636.510

3.480

29,08%

Seguro
de Vida
(%MV)

N/A

Credito de Libre
Destinacin

$ 914.73
8

Libre Destino

$ 920.91
5

Credito de Consumo

$ 921.21
7

Crdito de Libre
Inversin

Linea Ahorradores

Crdito Libre Destino

28,85%

29,84%

$ 923.46
1

30,51%

$ 923.48
0

29,45%

$ 926.68

30,41%

7
270

$
27.703.830

$ 250

27.704.400

8.933

27.800.610

4.292

N/A

0.0946%

0.0595%

N/A

0.0863%

0.1056%

Producto

Valor

Tasa de Inters

Cuota

(%EA)

Pago Total

Cargos
x Mes

Seguro
de Vida
(%MV)

Multiprstamo Libre
$ 927.42

Inversin

30,34%

Crediexpress Fijo

$ 929.93
31,07%

Credicash

$ 941.94
30,60%

27.822.690

5.600

27.897.930

2.150

0.0354%

N/A

$
28.258.380

18.00

0.0000%

Actualizado al 1 agosto

INDICADORES DE GESTIN
OBJETIVO
Disear
un

NOMBRE
Mejorar
el

ESTRATEGIA
Mejorar uso de

ACTIVIDAD
Reducir la cantidad de

INDICADORES

programa

nivel

materias primas

merma, la cantidad de

Cantidad total de

averas y el desperdicio.

mp

produccin

de

de

produccin

Ascende

Cantidad
Mejorar

tiempo

Implementacin

de produccin.

cronogramas

Mejorar

puestos de trabajo.
Planificacin clara

cumplimiento de

procesos

271

de

de

producto final
Tiempos planeados

por

Tiempos utilizados

de
con

de

productos

solicitados/

Ascende

Ascende

entregas

cronogramas de tiempo

de

entregados

produccin

de

productos

Incrementar

Disear planes

Mejorar

los

entrega.
Tele mercadeo y visitas

Clientes

ventas

de mercadeo

planes

de

empresariales

contactados

Envi de publicidad a

Clientes actuales
Clientes

clientes potenciales.

potenciales

Servicio y seguimiento

Clientes actuales
Clientes

postventa.

satisfechos

mercadeo
existentes.

Fidelizacin

Implementar

de clientes

planes

de

servicio

al

Incrementar

la

satisfaccin

de

los cliente

los

cliente

Mejorando

tiempos

de

Ascende

Ascende

Ascende

Total de clientes

respuesta a garantas y
bajando los ndices de

Mejorar la

Programa de

Disear planes

reclamacin
Implementar incentivos

Metas

motivacin de

incentivos.

de bonificacin

por cumplimiento de

metas planteadas

los

cumplidas

Ascende

metas.

empleados.
Disear

Mejorar los

Aumentar las

Contratar personas que

Horas de

programas de

niveles de

horas de

realicen la capacitacin

capacitacin

capacitacin.

capacitacin

capacitacin de

de los empleados

realizadas/ total de

los empleados

Ascende

horas de
capacitacin
propuestas.
N total de

Disear

Disminuir los

Disminuir la tasa

Proponer metas en los

programas de

riesgos en la

de

niveles de

salud

planta

accidentabilidad

accidentabilidad

N total de

evaluando y

empleados

ocupacional

Descen

accidentes /

controlando las prdidas

que ocasionan los
Elaborar un

Mejorar los

Incrementar

accidentes
crear tarjetas de

programa de

niveles de

clientes

descuentos y fidelidad,

fidelizacin de

percepcin de

generar mayores

clientes

los clientes.

incentivos para los

clientes

272

Clientes frecuentes
Clientes totales

Ascende

Establecer

Implementar

Mejorar la

Denominacin de los

Total de cargos

perfiles de

polticas de

utilizacin de los

cargos y determinacin

diseados

cargos para

perfiles de

recursos

clara de funciones por

Total de cargos de

los empleados

cargos

humanos

cargo

la empresa

Medir e

Identificar

Disminuir los

Debido a la ausencia de

Activo Cte

identificar los

pasivos

pasivos de la

un

Inventarios

pasivos y la

empresa a

consolidada

capacidad de

travs de una

establecida,

debe

la empresa

gestin limpia

tomarse los histricos

Ascend

de la empresa

rea

financiera

para pagar

de los ltimos tres aos

sus

hacer

obligaciones

presentarlo al dueo y
mostrar

un

balance
la

Descen

Pasivo Corriente

situacin

actual de la empresa.
Identificar como

(prueba cida)
Se
necesitan

Activo Corriente

se estn

inversiones

Pasivo Corriente

manejando las

diferentes reas de la

deudas y/o

empresa pero primero

pasivos, para

debemos saber cunto

poder

poseen para saber si

determinar la

pueden

capacidad de

realizar

inversin.

principalmente

en

invertir

Descen

para

mejoras
en

la

produccin, para poder

Identificar

Especificar,

aumentar las ganancias.

Una vez establecida la

Activo Cte

capital neto de

capital de la

clasificar y

capacidad de pago de la

Inventarios

trabajo.

organizacin

definir qu tipo

empresa, conociendo su

Pasivo Corriente

de inversiones

pasivos, y solo

se pueden

dependiendo de eso

hacer lo

podra trabajarse con lo

disponible.

disponible (llegado el

Conocer

el

caso exista), para las

utilizarlo en las

273

Ascend

inversiones, planteadas
en las estrategias para
en

la empresa
Conocida la

Medir la

Identificar

Impulsar

capacidad de

deudas

toda medida las

real del capital neto de

terceros

endeudamient

inversiones

trabajo, y teniendo en

Activo Total

o de la

requeridas

empresa.

la

por

unidad

productiva.

situacin

Pasivo total con

Ascend

cuenta si es muy bajo,

debemos

adquirir

liquidez

para

implementar las mejoras

necesarias
despus

por
de

eso

conocer,

pasivos, capacidad de
pagar

obligaciones

actuales y capital neto

de trabajo, medimos la
capacidad de la unidad
productiva para adquirir
Identificar

la

el

nuevas deudas.
Es considerado tambin

Ingresos

para

como el ex- ceso de

operacionales

conocer

en

ingresos con respecto a

Costos y

cuanto

del

los

mismo

deben

exceso que debe cubrir

dar

resultados

los costos fijos y la

los

planes

utilidad o ganancia. As

Medir el

Establecido

contribucin

margen de

tiempo

marginal.

contribucin.

puestos

en

marchas,
las

ganancias.
Normalizar,
y

establecer
uso

de

la
de

las

vez

estrategias

todas

las

propuestas

generen los resultados

en

el
las

ganancias.

deseados y empiecen a
verse
efectivo

reflejados

en
esta

herramienta cuanto de

274

gastos variables

estrategias propuestas.
Una

recomponer

variables,

determinamos
efectividad

conocer

claridad

costos

Ascend

Contribucin
marginal
Ventas

Ascend

cada

peso

se

debe

aportar para cubrir los

Definir

el

punto

de

costos y gastos fijos.

Si hemos llegado a este

Identificar

Conocer

el

resultados de

resultado

de

punto

evidencia

equilibrio de la

punto de

todas

las

todos

los

empresa.

equilibrio

actividades

propuestos

han

desarrolladas

respuesta

con el fin de

incgnitas para resolver

establecer

falencias,

de

que

indicadores
dado

meta

seguir trabajando para

puntual

debe

no

del

Contribucin

lmite

ser la mnima

establecido por el punto

para

de

equilibrio

para

creciendo.

mantener el crecimiento

Medir la

Identificar la

Identificar si el

logrado.
Los empleados siempre

productividad

productividad

aumento/reaco

responden

de los

de la empresa

modacin de la

positivamente

empleados,

remuneracin

aumentos

salariales,

por su

salarial

estimular

remuneracin

incrementa

salarial.

productividad

eficiente,

del personal.

ms eficaz, cumpliendo

la

Margen de

debe

qu

seguir

Costos Fijos

las

se

bajar

Ascend

Ascend
Total ganado

los

Gasto operacionalnomina

una

produccin

ms,
ms

limpia,

las metas propuestas en

el rea de produccin y
cada

mes

que

se

cumplan las metas al

100% se bonifica un
Mejorar el

Elaborar un

Mejorar la

10% del salario actual.

Motivacin en el puesto

Rendimiento actual

clima

plan de

induccin en los

de trabajo, trabajo en

Rendimiento nuevo

organizacional

mejoramiento

trabajadores

equipo, comunicacin

dentro de la

entre trabajadores

empresa

275

ANALISIS DE LOS INDICADORES FINANCIEROS

La empresa en los indicadores expresa que la capacidad que tiene para cumplir
con sus obligaciones financieras es de 8,9% en el ao 2011 un poco ms que en
2012; la liquidez aumento en el ao 2012 en un 7,8% mostrndonos que dispone
de condiciones necesarias para pagar la totalidad de sus pasivos; su nivel de
endeudamiento ha sido estable en el ltimo ao por lo que el pago de sus pasivos
es constante liberando la capacidad de endeudamiento con sus acreedores e
invirtiendo el mismo en la empresa, la rentabilidad presentada es favorable para
la empresa, siendo uno de los indicadores ms relevantes del ltimo ao.
Razn corriente: La unidad productiva Archivos & Espacios Modulares
S.A.S para el ao 2012 por cada peso de obligaciones contaba con $8,9
pesos para poder respaldar sus deudas y para el ao 2011 contaba con $
7,9, lo que indica que en el ao 2012 se observa una mejor capacidad de
cubrir sus deudas pero que igualmente no es muy significativo ese
porcentaje de acuerdo al ao siguiente.

Prueba acida: Se determina que la empresa para cumplir con sus

obligaciones corrientes en el ao 2012 es lo suficiente acertado para
poder cubrirlas sin necesidad de liquidar y/o vender sus inventarios y de
igual forma para el ao 2013 se presenta un aumento que es significativo
y positivo para la empresa.
Nivel de endeudamiento: se puede argumentar que para el ao 2012 la
participacin fue de un 32,54% y el 2013 un 35,17% lo que indica que es

276

un nivel riesgoso, aunque se present una baja no tan relevante en el

ltimo ao.
Nivel de endeudamiento financiero: se puede decir que en el ao 2012 se
presenta un nivel de endeudamiento por parte de los acreedores del
14,56% y para el ao 2012 13,96% lo que quiere decir que solo ese
porcentaje est comprometido el patrimonio con los acreedores.
Margen bruto de utilidad: Para el ao 2011 se gener un 28% de utilidad
de las ventas que se realizaron ese ao, y para el 2012 un 35%, se puede
ver que se gener una aumento de la utilidad de las ventas de un 7%, lo
que influye una reduccin en los costos de ventas y un aumento en la
liquidez..
Rendimiento del patrimonio: Estas cifras permite concluir que el ao 2011
hubo un rendimiento del 14,70% y en el siguiente ao se present el
mismo porcentaje lo que significa que no se present un aumento en la
rentabilidad de la inversin de los socios, quizs presentado por las
valorizaciones que se presentaron.
Rentabilidad operacional: La organizacin genero un margen de utilidad
en el 2011 del 7.8% y para el 2012 aumento 1.2%

determinando un

crecimiento originado por los aumentos en las ventas, y la disminucin en

los costos de las mismas.
Rentabilidad neta: Existe un aumento del 14,7% de la utilidad presentada
en los dos aos.
Rentabilidad activo: En el ao 2011 obtuvo un 9,2% y en el 2012 un 9,53%
lo que significa que hubo un aumento del 0.40% durante los dos aos.
277

 Rentabilidad del patrimonio: Se presentaron cifras como 11,70% y 11,93%

lo que presenta un aumento no tan relevante pero si significativo en el
patrimonio de la empresa.
MAPA ESTRATGICO

278

BALANCE SCORE CARD

279

CONCLUSIONES
1. Se identific y se caracteriz el sector al que pertenece Archivos &
Espacios Modulares S.A.S. analizando el entorno externo e interno y el
sistema abierto llevndonos a identificar las oportunidades, amenazas,
fortalezas y debilidades.
2. Se Observ las reas funcionales y los modelos administrativos de la
organizacin determinando los enfoques y teoras detallando la estructura
organizacional de Archivos & Espacios Modulares S.A.S.
3. Se implement el proceso de diagnstico de clima organizacional para
conocer las condiciones de seguridad salud y medio ambiente; diseando
planes de accin y estrategias de gestin organizacional con visin
prospectiva que posibiliten un desempeo efectivo en la micro y pequea
empresa en la ciudad de Bogot.
4. Se hizo anlisis de mercado para lograr la Identificacin del mercado
potencial, el comportamiento del consumidor teniendo en cuenta el
contexto mercadolgico, y presentacin de informes sobre cuantificacin
de mercado para Archivos & Espacios Modulares S.A.S. Se realiz el
anlisis financiero de la empresa para determinar el tipo de empresa,
rentabilidad de la empresa, gastos, utilidades y dems gastos de la
empresa.
5. Esta investigacin tiene como objetivo legar a tener un diagnstico para as
proponer estrategias a el empresario para mejorar el funcionamiento de la
empresa proyecto de investigacin, obteniendo as grandes conocimientos
para nuestras vidas, para nuestro programa de formacin y tambin para
mejorar la unidad productiva, aplicando todo lo aprendido en este trabajo y
en este proyecto.

280

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Metodologa

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Economa, humanidades y ciencias sociales / Csar Augusto Bernal Torres; Editor
Orlando Fernndez Palma. Tercera edicin. Bogot: Prentice Hall. Pearson. 2010.
Capitulo 6 y siguientes.
Roberto Hernndez Sampieri, Carlos Fernndez Collado, Pilar Baptista Lucio.
Metodologa De La Investigacin. McGraw Hill. 1997.
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Administracin, economa, humanidades y ciencias sociales / Csar
Augusto Bernal Torres; Editor Orlando Fernndez Palma. Tercera edicin.
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Economa, humanidades y ciencias sociales / Csar Augusto Bernal Torres; Editor
Orlando Fernndez Palma. Tercera edicin. Bogot: Prentice Hall. Pearson. 2010.
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Tercera Edicin. Bogot: Ecoe Ediciones 2006. Capitulo 5 y 13.
Ciro MartinezBencardino. Estadstica y Muestreo / Bencardino Ciro Martnez:
Decimo segunda Edicin. Bogot: Ecoe Ediciones 2005. Pg. 389 y Tablas.
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Gua 18 y 19: La segmentacin del mercado
Fundamentos de Marketing, Philip Kotler. Editorial Pearson Prentice Hall
Marketing: Fundamentos Cientficos y Empresariales, Elena Delgado. Editorial
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