Qualificao Profissional

OUTLOOK 2013

Para pessoas com deficincia visual

Educao Profissional

Outlook 2013
Para pessoas com
deficincia visual
Educao Profissional
Manual do Aluno

Copyright 2015 by Fundao Bradesco

Direitos desta edio: Fundao Bradesco

Homepage: www.fb.org.br
Contedos Originais: Felix de Sena Silva
InfoServer
Reviso tcnica, pedaggica, adaptaes e Departamento de Educao Profissional e Educao
metodologia de ensino: de Jovens e Adultos
Gina Ester Lencio
Coordenao: Departamento de Educao Profissional e Educao
de Jovens e Adultos
Antnio Carlos das Neves
Rosa Maria Pires Bueno
Allyson Luiz de Cayres Lino
Projeto grfico: Departamento Administrativo e Financeiro
Relaes Institucionais Produo Editorial
Reviso textual: Three-R Editora e Comunicao Ltda. Me
Publicao: 2016

Outlook 2013 : para pessoas com deficincia

visual : educao profissional : manual do aluno /
Felix de Sena Silva, InfoServer. -- Osasco :
Fundao Bradesco, 2016.
Bibliografia.

1. Deficientes visuais - Educao 2. Educao
especial 3. Educao inclusiva 4. Informtica
5. Informtica e deficientes visuais 6. Microsoft
Outlook (Programa de computador) 7. Professores Formao I. Silva, Felix de Sena. II. InfoServer.
16-02005 CDD-371.911

ndices para catlogo sistemtico:

1. Microsoft Outlook 2013 : Informtica para
deficintes visuais : Educao especial
371.911
Reservados Fundao Bradesco todos os direitos patrimoniais, de reproduo, publicao e compartilhamento do
contedo na internet e nas redes sociais.
Venda proibida.

Apresentao
Seja bem-vindo ao Microsoft Office Outlook 2013!
O Microsoft Office Outlook 2013 um programa de gesto de informaes e de
mensagens eletrnicas (correio eletrnico) que nos auxilia no gerenciamento de mensagens,
compromissos, contatos (nomes e endereos) e tarefas.
Ele funciona em completa integrao com as outras aplicaes do Pacote Office,
tornando mais fcil a comunicao e a coordenao de atividades pessoais ou profissionais,
e ajudam voc a permanecer conectado com pessoas e gerenciar melhor o seu tempo e as
suas informaes.
Ao abrir o Outlook 2013, a diferena em sua rea de trabalho em relao verso 2010
no to grande. H uma nova Faixa de Opes que oferece mais facilidade na localizao
de ferramentas na hora certa. A guia Arquivo disponibiliza recursos como Informaes de
Conta, Configuraes de funcionamento do Outlook, Visualizao de Impresso e outras
opes.
Esperamos que voc aproveite ao mximo os recursos do Outlook 2013 que veremos
neste curso.
Conte sempre com a ajuda do monitor e BOM CURSO!

Carta ao aluno
Este material foi elaborado pensando em seu processo de aprendizagem. Nele voc
encontrar atividades importantes para aprimorar seus conhecimentos sobre o Outlook 2013.
Sero abordados temas como enviando e recebendo e-mails, editando uma mensagem,
organizando mensagens em pastas, catlogo de endereos, definido aes com o Outlook
e outros conceitos.
Voc tambm aprender a anexar arquivos mensagem, criar contatos, agendar
reunies, criar tarefas.
No decorrer do curso voc ser convidado a solucionar uma srie de exerccios, que o
auxiliaro a fixar os conceitos desenvolvidos durante as aulas.
Consideramos importante para sua aprendizagem que todas as atividades sejam
realizadas com dedicao e interesse. Questione seu monitor e pea esclarecimentos de
suas dvidas sempre que necessrio.
Esperamos que todos os conhecimentos desenvolvidos durante este curso sejam um
estmulo para outras aprendizagens.
Neste material voc encontrar:
Procedimentos para enviar e receber e-mails
Recursos para editar uma mensagem
Definies sobre aes do Outlook
Bom estudo!
Fundao Bradesco

Referncias Visuais:
Atividade: indica uma atividade a ser executada

Avaliao: introduz uma atividade avaliativa

Dica, Sugesto ou Saiba Mais: aponta dica, sugesto, lembrete ou explicao

adicional a respeito do assunto que est sendo tratado
Lista de materiais e recursos: indica materiais e recursos necessrios realizao das aulas
Orientaes: apresenta observaes importantes e orientaes para as
atividades
Contedo digital: assinala um contedo que deve ser acessado na internet ou
faz indicaes de pesquisa e estudo complementar disponveis na web
Referncias: indica, ao final de cada aula, as referncias consultadas pelo
autor para a elaborao do contedo
Pesquisa ou Indicao: aponta indicaes de pesquisa e de estudo
complementar

SUMRIO
1 Acessando o Outlook 2013..........................................................................................13
2 Conhecendo a janela principal do Outlook 2013.....................................................13
3 Utilizando a ajuda do Outlook.....................................................................................14
4 Faixa de opes...........................................................................................................15
5 Enviando e recebendo e-mails (mensagens)............................................................16
5.1 Estrutura do e-mail (endereo eletrnico)...................................................................16
5.2 Enviando uma mensagem...........................................................................................17
5.3 Anexando arquivos mensagem................................................................................18
5.4 Salvando uma mensagem para envio posterior..........................................................19
5.5 Inserir uma captura de tela..........................................................................................19
5.6 Lendo mensagens.......................................................................................................20
5.7 Apagando mensagens.................................................................................................21
5.8 Respondendo e encaminhando mensagens...............................................................22
5.8.1 O que h em uma assinatura de e-mail?............................................................. 24
5.8.2 Criando uma assinatura....................................................................................... 24
5.8.3 Modificando uma assinatura................................................................................ 25
5.8.4 Excluindo uma assinatura.................................................................................... 26
5.8.5 Incrementando uma assinatura............................................................................26
5.8.6 - Aplicando uma assinatura..................................................................................... 28
5.9 - Imprimindo uma Mensagem.........................................................................................29
6 - Organizando mensagens em pastas...........................................................................29
6.1 - Criando pastas.............................................................................................................29
6.2 - Movendo mensagens para outra pasta........................................................................30
6.3 - Excluindo pastas..........................................................................................................30
7 - Catlogo de endereos.................................................................................................31
7.1 - Inserindo um novo contato...........................................................................................32
7.2 - Localizando contatos no Catlogo de Endereos........................................................32
7.3 - Criando grupo de contatos...........................................................................................33
7.3.1 - Para enviar mensagens para essa lista, faa o seguinte:.................................... 34
8 - Definindo aes com o outlook...................................................................................34

8.1 - Conhecendo as opes do calendrio.........................................................................34

8.2 - Inserindo compromissos..............................................................................................35
8.2.1 - Uma vez no basta: Recorrncia..........................................................................35
8.3 - H outros envolvidos? Marque uma Reunio..............................................................36
8.3.1 - Agendando uma Reunio..................................................................................... 37
8.3.2 - Respondendo a uma convocao de reunio...................................................... 38
8.3.3 - Visualizando as respostas sobre a convocao................................................... 38
8.4 - Agendando um evento.................................................................................................38
8.5 - Utilizando o recurso Lembrete.....................................................................................39
8.5.1 - Alterando a configurao de um Lembrete........................................................... 40
8.5.2 - Criando uma Tarefa............................................................................................... 40
8.5.3 - Quando concluir uma tarefa, no a exclua........................................................... 42
Referncias bibliogrficas.................................................................................................43

ALUNO Outlook 2013

1 Acessando o Outlook 2013

H vrias formas de acessar o Outlook. A mais utilizada acionar o boto Iniciar com
CTRL ESC, seta para baixo at Todos os Programas, tecle ENTER, seta para baixo at
Microsoft Office 2013, tecle ENTER, Outlook 2013 e finalize com ENTER.

2 Conhecendo a janela principal do Outlook 2013

Na janela principal do Outlook encontraremos:
Guia Arquivo Acione a guia Arquivo com ALT A e aparecero funes como:
Informaes, Abrir e Exportar, Salvar Como, Salvar Anexos, Imprimir, Conta do Office,
Opes e Sair.
Faixa de Opes o local onde esto as principais aes do Outlook, separadas por
guias: Arquivo, Pgina Inicial, Enviar/Receber, Pasta, Exibio e Varredura de e-mail da
McAfee. Para navegar pelas guias tecle ALT e seta para direita.
Barra de Ttulo/Ttulo da Janela Mostra o ttulo do programa e o nome da pasta ou
recurso que est aberto. Acione a tecla Zero do numrico para ouvir o nome e o ttulo da
janela.
Controles da Janela Controles para Minimizar (deixar visvel apenas uma tarja com o
nome da janela no canto inferior da janela), Maximizar (ficar do tamanho da tela), Restaurar
Tamanho (restaurar o tamanho da janela de acordo com o que foi definido anteriormente
pelo usurio) e Fechar (fecha a janela). Para acionar os itens do controle da janela utilize
ALT e simultaneamente a barra de espao, descendo com a seta na opo desejada.
Boto Ajuda Acessa a ajuda do Office Online ou Local (salva no computador). Atalho
F1.
Barra de Ferramentas de Acesso Rpido A Barra de Ferramentas de Acesso
Rpido personalizvel e contm um conjunto de comandos independentes da guia exibida
na Faixa de Opes. Voc pode adicionar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido outros
botes que representem comandos. Para acionar esta barra tecle ALT, em seguida SHIFT
TAB, e navegue com a seta para direita pelos botes. Para acion-los tecle ENTER.
Para personalizar a Barra de Ferramenta de Acesso Rpido tecle ALT, em seguida
SHIFT TAB para ir para o boto personalizar Barra de Ferramentas, tecle ENTER para
abrir as opes e desa com a seta no comando desejado. Para ativar ou desativar um boto
de comando, basta teclar ENTER.

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ALUNO Outlook 2013

Boto Minimizar/Expandir Faixa de Opes Voc pode minimizar a Faixa de

Opes para obter mais espao disponvel em tela ou pode adequ-la s suas preferncias.
Quando a Faixa de Opes est minimizada, aparecem apenas as guias. Para minimizar ou
expandir a Faixa de Opes utilize o atalho CTRL F1.
Painel de Navegao uma coluna que fornece acesso a pastas usadas para
organizar suas informaes. Aparece do lado esquerdo da janela e a forma como voc
alterna entre os modos de exibio do Outlook, tais como:
E-mail: atalho CTRL 1
Calendrio: atalho CTRL 2
Contatos: atalho CTRL 3
Tarefas: atalho CTRL 4
Anotaes: atalho CTRL 5
Lista de Pastas: atalho CTRL 6

3 Utilizando a ajuda do Outlook

Se precisar de ajuda, acione o botoAjuda, localizado na Faixa de Opes, pressionando
a tecla F1. Abrirento uma janela, na qual voc encontrar os seguintes recursos:
Boto Voltar e Avanar: Navega para outra pesquisa feita anteriormente. Tecle TAB
at os botes Voltar ou Avanar e tecle ENTER para acion-lo.
Parar: interrompe uma pesquisa. Atalho: ESC.
Pgina Inicial: volta para a pgina inicial da janela de Ajuda. Localize este boto
navegando com o TAB e finalize com ENTER.
Imprimir: imprime o contedo da rea de pesquisas. Atalho CTRL P.
Alterar Tamanho da Fonte: altera o tamanho da fonte, que, por padro, mdio. Os
tamanhos predefinidos so: mximo, maior, mdio, menor, mnimo. Tecle ALT e em seguida
seta para direita at o boto Alterar tamanho da fonte, tecle SHIFT TAB at o boto alterar
tamanho da fonte e ENTER para acion-lo.
Pesquisar: permite a digitao do assunto a ser pesquisado. Para efetuar a pesquisa
digite o tema desejado, tecle TAB at o boto Procurar na ajuda on-line digite o tema desejado
e finalize com ENTER. Tecle SHIFT TAB, em seguida CTRL 5 do numrico para abrir a
relao de links, ENTER para selecionar o link desejado, CTRL vrgula para ler o contedo
encontrado. Tecle ALT F4 para fechar a janela.

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ALUNO Outlook 2013

4 Faixa de opes
A Faixa de Opes foi desenvolvida para auxili-lo a localizar rapidamente os comandos
necessrios para concluir uma tarefa. Os comandos so organizados em grupos lgicos
reunidos em guias que so acessadas por meio da tecla ALT, seguida de seta para direita.
Cada guia est relacionada a um tipo de atividade, como escrita ou layout de uma pgina.
Para reduzir o volume de atividades da tela, algumas guias so mostradas somente quando
necessrio.
Voc encontrar a Faixa de Opes ao criar ou modificar e-mails, itens do calendrio,
contatos, tarefas ou entradas do dirio.
Esse sistema foi adotado aps pesquisas da Microsoft sobre como as pessoas usam
os comandos do Outlook. Com base nessas pesquisas, os comandos tornaram-se mais
organizados, de modo a serem exibidos e agrupados facilitando sua localizao e uso.
Se voc j usou o Microsoft Office Word 2013, a Faixa de Opes do Outlook lhe ser
familiar. Isso acontece porque o editor do Outlook 2013 baseado no Word 2013.
Para ajud-lo a usar a Faixa de Opes, explicaremos sua disposio bsica:
1. Guias H 6 guias bsicas na parte superior representando reas de atividade.
Em cada uma delas os comandos so reunidos por grupos. Por exemplo, quando
abrir uma nova mensagem com CTRL N, a guia Mensagem mostrar os comandos
que voc utiliza com mais frequncia. E os botes Recortar, Copiar e Colar esto
no grupo rea de Transferncia. Para navegar pelas guias tecle ALT, em seguida
seta para direita.
2. Grupos Cada guia tem vrios grupos que mostram os itens relacionados em
conjunto. Texto Bsico um grupo. Para navegar pelos grupos basta se posicionar
na guia desejada com ALT, em seguida seta para direita at a guia escolhida, e tecle
TAB para navegar pelos grupos da respectiva guia.
3. Comandos O boto Negrito e a lista Fonte (mostrando a fonte Calibri) so
comandos. Um comando um boto, uma caixa para inserir informaes ou um
menu. Os comandos mais usados, como o comando Colar, tm os botes maiores.
Para acionar um comando, basta estar navegando nos grupos com a tecla TAB. Ao
localizar o comando desejado, tecle ENTER para finalizar.
A Faixa de Opes mostra guias e comandos apropriados ao executada. Ou seja,
as guias diferiro, conforme a rea do Outlook em que voc esteja trabalhando.
1. Uma nova mensagem mostra as guias Arquivo, Mensagem, Inserir, Opes,

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ALUNO Outlook 2013

Formatar texto e Reviso, com grupos e comandos que voc usa ao redigir e enviar uma
mensagem.
2. Um novo compromisso mostra uma guia Compromisso, com grupos e comandos
especficos para trabalhar com uma entrada do calendrio.
3. Um novo contato mostra uma guia Contato, com grupos e comandos para ajud-lo
a manter atualizadas as informaes do contato.

5 Enviando e recebendo e-mails (mensagens)

Enviar mensagens para outros usurios pela Internet to fascinante que, mesmo
quem, h muito tempo, deixou de se corresponder com os amigos, recupera esse prazer.
Em questo de minutos, a mensagem enviada chega a seu destino e l permanece
armazenada, at que o destinatrio a leia, podendo guard-la para consulta posterior, envila para outros usurios ou responder ao remetente.

5.1 Estrutura do e-mail (endereo eletrnico)

Assim como precisamos informar nosso endereo correto e completo para receber
correspondncias pelo correio, tambm precisamos informar nosso endereo eletrnico de
forma correta e completa para receber e-mails. Para criar corretamente um e-mail, observe
o exemplo a seguir:
mauro.silva@live.com onde:
mauro.silva: o nome escolhido pelo usurio.
@ (arroba): Smbolo utilizado em endereos de e-mail para indicar em que provedor
est a conta de e-mail.
Live: Nome do provedor.
.com: Tipo de usurio. necessrio haver um ponto final (.) entre o provedor e o tipo.
Seguem os tipos mais utilizados:
com: fins comerciais
org: organizaes sem fins lucrativos
edu: organizaes educacionais (universidades, escolas etc.)
gov: governamental
Embora no tenha feito parte do exemplo anterior, em alguns casos voc poder
encontrar e-mails com a sigla do pas do provedor (.br Brasil, .pt Portugal, .uk Inglaterra).
Por exemplo, ...@ig.com.br.

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ALUNO Outlook 2013

5.2 Enviando uma mensagem

Para criar uma nova mensagem, siga os passos a seguir:
1. Abra o Outlook teclando CTRL ESC, seta para baixo at Todos os Programas,
ENTER, seta para baixo at Microsoft Office 2013, ENTER, seta para baixo at
Outlook 2013, ENTER para abri-lo.
2. Acione o boto Novo Email com o atalho CTRL N.
3. Em seguida aparecer uma nova janela com vrias opes. Navegar por elas com
a tecla TAB.
A parte que utilizaremos agora a composta pelo boto Enviar e pelos campos de
endereamento, com as seguintes opes:
De: se houver mais de uma conta configurada, possvel selecionar o e-mail remetente.
Para... indique os destinatrios principais.
Cc... abreviatura de cpia carbono. Preencha esse campo quando desejar enviar
cpia da mensagem a outro destinatrio.
Cco... abreviatura de cpia carbono oculta. Preencha esse campo quando desejar
enviar cpia da mensagem a algum destinatrio, sem que os demais saibam.
Assunto: descreva resumidamente o contedo da mensagem.
Enviar: envie a mensagem a todos os destinatrios selecionados.
4. Preencha o campo Para com o endereo eletrnico do destinatrio.
Para enviar a mensagem a mais de uma pessoa, separe cada endereo com ponto e
vrgula (;) ou tecle TAB e utilize o campo Cc (com cpia) ou Cco (com cpia oculta).
5. Tecle TAB at o campo Assunto e preencha com dados curtos e informativos sobre
a que se refere sua mensagem.
6. Tecle TAB e escreva o texto da mensagem na rea de digitao. Tecle CTRL ENTER
para acionar o boto Enviar e tecle ENTER no boto Sim.
Caso a opo de Envio e Recebimento Automtico no esteja ativada, as mensagens
ficam armazenadas na Caixa de Sada at que voc acione o boto Enviar/Receber Todas
as Pastas por meio do atalho F9. Podemos realizar este mesmo procedimento pelo menu:
1. Tecle ALT seta para direita at a guia Enviar/Receber.
2. Tecle TAB at a opo Enviar/Receber Todas as Pastas e tecle ENTER.
3. Ser apresentada a caixa de dilogo Progresso de Envio/Recebimento no Outlook.

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ALUNO Outlook 2013

4. Aguarde o processo ser concludo.

Dica! Uso de letras maisculas
A maior parte das regras de etiqueta na Internet diz respeito composio
de mensagens de correio eletrnico ou em grupos de discusso. A primeira
e mais conhecida dessas regras : nunca use CAIXA ALTA, ou seja, letras
maisculas, em todo o seu texto. Convencionou-se, na Internet, que caixa alta
simula que voc est gritando. Somente utilize maisculas quando quiser dar
nfase a algumas palavras, como por exemplo, num ttulo. O texto se refere,
muito especificamente, realidade da cidade de So Paulo. Se necessrio,
vale fazer uma breve introduo sobre o problema do trnsito nas grandes
metrpoles, pois talvez no seja algo familiar para os alunos.

5.3 Anexando arquivos mensagem

possvel anexar mensagem arquivos armazenados em seu computador, de modo
que, quando voc envi-la, uma cpia deles ir juntamente com ela. Para isso faa o seguinte:
1. Abra o Outlook com CTRL ESC, seta para cima at Todos os Programas, tecle
ENTER, seta para cima at Microsoft Office 2013, seta para cima at Outlook 2013
e finalize com ENTER.
2. Acione a guia Pgina Inicial com a tecla ALT, tecle TAB at o boto Novo Email e
tecle ENTER ou utilize o atalho CTRL N.
3. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Anexar
Arquivo e tecle ENTER.
4. Aparecer uma tela solicitando o nome do arquivo a ser anexado, nele digite o local
de origem e nome do arquivo, como por exemplo: C:\texto1.
5. Tecle TAB at o boto Inserir e tecle ENTER para acion-lo.
6. Digite o endereo de e-mail do destinatrio.
7. Tecle TAB at o campo assunto e digite um ttulo para o assunto da mensagem.
8. Tecle TAB para ir para o corpo do texto e digite a mensagem desejada.
9. Tecle CTRL ENTER para enviar a mensagem. Lembre-se que o destinatrio
receber uma cpia do(s) arquivo(s) anexo(s).
Para ler uma mensagem anexa faa o seguinte:
1. Tecle ENTER no ttulo da mensagem que est na caixa de entrada do Outlook.

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ALUNO Outlook 2013

2. Tecle SHIFT TAB para ir para o campo Anexos lista mensagem item selecionado
1 de 2, seta para direita at a lista de anexos. Tecle ENTER para abrir o anexo.
3. Ao abrir o arquivo anexo tecle Zero para ler o nome do arquivo e CTRL vrgula do
teclado numrico, para ler o contedo do arquivo.

5.4 Salvando uma mensagem para envio posterior

Quando comeamos a redigir um e-mail, pode acontecer de faltar alguma informao
e no termos como conclu-lo. O que fazer para no perder tudo o que j foi redigido? Voc
pode salvar sua mensagem na pasta Rascunhos para conclu-la e envi-la aos destinatrios
posteriormente. Para isso, faa o seguinte:
1. Acione a guia Pgina Inicial com a tecla ALT, tecle TAB at o boto Novo Email e
tecle ENTER ou utilize o atalho CTRL N.
2. Digite o endereo do destinatrio, tecle TAB at o campo assunto, digite um ttulo
para o assunto, tecle TAB e digite um pequeno texto, feche o e-mail teclando ALT A,
desa com a seta em Fechar e tecle ENTER.
3. Abrir uma janela com a mensagem Deseja salvar as alteraes?, tecle ENTER
no boto Sim. Com isto a mensagem ser salva na pasta rascunhos.
4. Para verificar se a mensagem est salva na pasta Rascunhos, tecle SHIFT TAB
para ir ao lado esquerdo da tecla do Outlook, desa com a seta ou tecle a letra R
at chegar a pasta Rascunhos, e tecle ENTER para abri-la.
5. Desa com a seta at a mensagem desejada e tecle ENTER para abri-la, conclua a
digitao dos dados e a envie com CTRL ENTER.

5.5 Inserir uma captura de tela

Voc pode adicionar de forma rpida e fcil uma captura de tela ao arquivo do Office
para aprimorar a legibilidade ou capturar informaes sem sair do Outlook. possvel tirar
uma foto das janelas abertas em seu computador.
As capturas so teis para copiar telas cujo formato pode no ser transferido com
xito para o arquivo desejado por nenhum outro mtodo. As capturas de tela so imagens
estticas. Quando voc tira uma foto instantnea de algo (por exemplo, uma pgina da Web)
e as informaes so alteradas na origem, a captura de tela (imagem) no atualizada.
Quando voc aciona o boto Captura de Tela, pode inserir a janela inteira do programa.
Somente as janelas que no foram minimizadas na barra de tarefas podem ser capturadas.

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ALUNO Outlook 2013

As janelas de programa abertas so exibidas como miniaturas na galeria Janelas

Disponveis ou pela Barra de Tarefas. Para fazer pela Barra de Tarefas tecle CTRL ESC,
ESC, e TAB utilize as setas para esquerda e direita sobre uma miniatura, o Virtual Vision
ler o nome do programa e o ttulo do documento para que voc selecione com ENTER a
janela que deseja capturar a imagem.
Vale lembrar que, por se tratar de uma imagem, o Virtual Vision no ler o contedo
capturado. Diante deste contexto, somente funcional o envio da imagem para um vidente
(exemplo: uma mensagem de erro em algum aplicativo). Se enviar para uma pessoa com
deficincia visual, importante que mencione que ele precisar da ajuda de um vidente para
descrever a imagem da tecla capturada.
Apenas uma captura de tela pode ser adicionada por vez. Para isso, faa o seguinte:
1. Abrir o Internet Explore com CTRL ESC, seta para cima at Todos os Programas,
ENTER, seta para baixo at Internet Explore e finalizar com ENTER.
2. Acione a guia Pgina Inicial com a tecla ALT, tecle TAB at o boto Novo Email e
tecle ENTER ou utilize o atalho CTRL N.
3. Digite o endereo do destinatrio, tecle TAB at o campo assunto, digite um ttulo
para o assunto, tecle TAB e digite a mensagem do e-mail a ser enviado. Ainda no
campo da mensagem dever inserir a imagem capturada.
4. Tecle ALT, seta para direita at a guia Inserir.
5. Tecle TAB at o boto Instantneo e tecle ENTER.
6. Utilize seta para direita e esquerda para localizar a janela que deseja capturar, pois
o Virtual Vision ler os ttulos das janelas abertas. Ao ouvir o nome da janela que
ter a tela capturada tecle ENTER. Automaticamente a respectiva imagem ser
reproduzida no corpo do e-mail.
7. Tecle CTRL ENTER para enviar a mensagem.

5.6 Lendo mensagens

Assim que voc acessar o Outlook e digitar sua senha, as mensagens sero migradas
do servidor de e-mail para a sua Caixa de Entrada, localizada no Painel de Navegao.
Para ler as mensagens recebidas, proceda da seguinte forma:
1. Posicione o foco do cursor no Painel de Navegao teclando SHIFT TAB. Caso no
se desloque para a Caixa de Entrada do Outlook, localize-a utilizando a tecla HOME
para ir para o incio da linha e em seguida tecle seta para baixo at a respectiva
pasta.

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ALUNO Outlook 2013

2. Tecle TAB para ir para o lado direito da janela, onde so exibidos os ttulos das
mensagens. Tecle 9 do numrico para verificar o nmero de mensagens na pasta
Caixa de Entrada.
3. Para obter outras informaes sobre a mensagem desa com a seta e escolha um
dos ttulos dos e-mails. Caso queira ouvir novamente as informaes (destinatrio,
assunto, data, horrio, tamanho etc.) tecle o + (mais) ou vrgula do teclado numrico.
4. Para ler o contedo do corpo da mensagem tecle ENTER. Para abri-la em seguida
tecle CTRL vrgula do teclado numrico.
5. Por padro, o Outlook verifica a chegada de mensagens a cada 30 minutos. Caso
voc queira verificar se existem mais mensagens a serem entregues, tecle ALT, em
seguida TAB at o boto Enviar/Receber Todas as Pastas e ENTER (atalho tecla
F9).
6. Confirme a senha de acesso, caso a informao seja solicitada.

5.7 Apagando mensagens

Para no deixar sua Caixa de entrada cheia com mensagens que no lhe interessam
mais, voc poder exclu-las de forma rpida e fcil. Para isso, faa o seguinte:
1. Posicione o cursor na mensagem a ser excluda e tecle SHIFT F10 para acionar o
boto direito do mouse, desa com a seta na opo Excluir e tecle ENTER. Outra
forma de excluir acionando a tecla Delete ou o atalho CTRL D. Ao apagar uma
mensagem, automaticamente ser lida a prxima mensagem da lista.
Caso voc apague uma mensagem por engano, no se preocupe, pois mensagens
excludas so movidas para a pasta Itens Excludos, no Painel de Navegao, e podero
ser recuperadas. Para isso, faa o seguinte:
1. Tecle SHIFT TAB at se certificar que est no Painel de Navegao localizado ao
lado esquerdo da tela, seta para cima em Itens Excludos, tecle ENTER para abrir a
respectiva pasta, seta para baixo at a mensagem que ser recuperada.
1. Tecle SHIFT F10 para acionar o boto direito do mouse, desa com a seta at o
item Mover, seta para direita e em seguida para baixo (para selecionar a pasta para
a qual a mensagem ser movida), e finalize com ENTER.
Podemos excluir uma mensagem definitivamente sem que ela v para a pasta Itens
Excludos. Para isso basta teclar SHIFT Delete. Lembre-se, porm, que no ser possvel

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ALUNO Outlook 2013

recuper-la.
Para a excluso definitiva, ser solicitada uma mensagem de confirmao: Tem certeza
que deseja excluir permanentemente o(s) item (ns) selecionado(s)?
Tanto para mover como para apagar ou encaminhar a outro destinatrio, voc poder
selecionar mais de uma mensagem ao mesmo tempo.
Para selecionar mensagens sequenciais, faa o seguinte:
1. Com a seta posicione o cursor na primeira mensagem.
2. Enquanto pressiona a tecla SHIFT, desa com a seta na ltima mensagem.
3. Para que sejam lidas as informaes das mensagens selecionadas, tecle vrgula do
teclado numrico.
Para selecionar mensagens alternadas, faa o seguinte:
1. Desa com a seta at a primeira mensagem.
2. Com a tecla CTRL pressionada, desa com a seta na outra mensagem e tecle a
barra de espaos na prxima mensagem. Repita este mesmo procedimento caso
queira selecionar outras mensagens.
3. Para que sejam lidas as informaes das mensagens selecionadas, tecle vrgula do
teclado numrico.

5.8 Respondendo e encaminhando mensagens

Quando voc responde a uma mensagem de e-mail, o remetente da mensagem
original automaticamente adicionado caixa Para. De modo semelhante, quando voc
usa Responder a Todos, uma mensagem criada e endereada ao remetente e a todos
os destinatrios adicionais da mensagem original. Seja qual for sua escolha, voc poder
alterar os destinatrios nas caixas Para, Cc e Cco (caixas Para, Cc e Cco: uma mensagem
enviada para os destinatrios na caixa Para. Os destinatrios nas caixas Cc (com cpia)
e Cco (cpia oculta) tambm recebem a mensagem; entretanto, os nomes dos destinatrios
na caixa Cco no ficam visveis a outros destinatrios).
Ao encaminhar uma mensagem, as caixas Para, Cc e Cco ficam vazias e preciso
fornecer pelo menos um destinatrio em um dos respectivos campos. Para isso, tecle CTRL
F, digite o endereo do(s) destinatrio(s), no campo assunto, e automaticamente ser inserida
a abreviao ENC:, que significa que uma mensagem encaminhada. Caso tenha anexos,
automaticamente sero mantidos durante o encaminhamento, fato que no ocorre quando
se responde, pois todos j receberam o documento anexo anteriormente.

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ALUNO Outlook 2013

Existem algumas diferenas entre enviar uma mensagem e responder a ela. Para
responder a uma mensagem, faa o seguinte:
1. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto desejado
e tecle ENTER: Responder (atalho: CTRL R), Responder a Todos (atalho: CTRL
SHIFT R) ou Encaminhar (atalho: CTRL F).
2. Tecle ENTER no boto Responder para responder apenas ao remetente principal,
ou em Responder a Todos, caso queira incluir outros destinatrios. Tecle SHIFT
TAB at cpia (Cc) e digite os endereos de e-mail.
3. Quando voc responde, o Outlook preenche automaticamente o campo Para, j que
o destinatrio o prprio remetente da mensagem original, e o campo Assunto,
adicionando RES: ao ttulo da correspondncia que voc est respondendo.
4. Digite a resposta na rea de edio.
5. Envie a mensagem por meio do atalho CTRL ENTER.
Voc pode configurar seu Outlook para envio e recebimento automtico de mensagens.
Caso contrrio, a resposta ficar na Caixa de Sada, at que voc acione o boto Enviar/
Receber Todas as pastas por meio da tecla F9.
As mensagens enviadas so armazenadas na pasta Itens Enviados. Quando as
mensagens tratam de assuntos profissionais, interessante mant-las por um determinado
perodo, pois pode ser necessria uma nova consulta a elas. Para consultar os itens enviados
voc dever fazer o seguinte:
1. Estando com o Outlook aberto, tecle SHIFT TAB, HOME para ir para o incio da
lista, seta para baixo at Itens Enviados ou v teclando a letra I at localizar a
respectiva pasta.
2. Tecle ENTER para abrir a pasta Itens Enviados e seta para baixo para verificar a
lista de itens enviados.
Utilizando assinaturas
A assinatura um aspecto fundamental da correspondncia e acrescenta a ela um
toque pessoal. Alm disso, pode desempenhar um papel importante ao fornecer informaes
de contato e ajudar a encerrar a mensagem com um tom apropriado.
No Outlook 2013 voc poder fazer o seguinte:
Crie suas prprias assinaturas.
Use sua assinatura em todas as mensagens ou apenas quando desejar.

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ALUNO Outlook 2013

Crie tipos de assinaturas distintas para diferentes funes ou contas de e-mail.

Como uma assinatura em uma carta, uma assinatura de e-mail adicionada ao final da
mensagem. O elemento mais conhecido de uma assinatura o encerramento cordial, como,
por exemplo, Atenciosamente, So os mais sinceros votos ou Obrigado(a). O que voc
usa depende do tom de sua mensagem.
5.8.1 O que h em uma assinatura de e-mail?
Alm de um encerramento cordial, sua assinatura pode conter informaes sobre voc.
Muitos profissionais gostam de incluir informaes de contato comercial, para que clientes e
parceiros de negcios possam entrar em contato facilmente.
Uma assinatura tambm pode incluir uma mensagem de marketing ou at mesmo uma
citao favorita para expressar humor ou valores pessoais.
Alm desses elementos, voc pode adicionar assinatura outros mais sofisticados,
como o logotipo da empresa, uma imagem ou um hiperlink, por exemplo.
5.8.2 Criando uma assinatura
A criao de uma assinatura simples e voc pode ter acesso aos comandos necessrios
a partir de qualquer mensagem.
1. Tecle ALT, seta para direita at a guia Pgina Inicial, tecle TAB at o boto Novo
Email e tecle ENTER (atalho CTRL N).
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura
e tecle ENTER.
3. Em seguida, desa na opo Assinaturas e tecle ENTER.
4. Na caixa de dilogo utilize o atalho CTRL TAB para intercalar entre as duas guias
da janela. Voc dever se posicionar na guia Assinaturas de E-mail. Tecle TAB at
o boto Novo e tecle ENTER para acion-lo. Na janela que se abre digite o nome
assinatura e tecle ENTER no boto OK.
5. Tecle TAB e verifique se est selecionada a conta de e-mail indicada pelo seu
monitor.
6. Tecle TAB at novas mensagens, tecle F4 para abrir a caixa combinada, seta para
cima para selecionar o nome da assinatura desejada e tecle ENTER.
7. Tecle TAB at respostas / encaminhamentos, tecle F4 para abrir a caixa combinada,

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ALUNO Outlook 2013

ENC: seta para cima para selecionar o nome da assinatura desejada e tecle ENTER.
8. Tecle TAB at ouvir a mensagem editar assinatura - texto. Nessa caixa de texto
destinada edio da assinatura digite as seguintes informaes:
SEU NOME COMPLETO
NOME DE UMA EMPRESA
9. Para dar um pouco de sofisticao, voc pode usar formataes diferentes para
linhas diferentes de sua assinatura. Por exemplo, aplicamos ao texto de NOVAS
MENSAGENS uma cor diferente do restante do texto. Posicione-se no incio da
primeira palavra e selecione as palavras teclando SHIFT END. Tecle SHIFT TAB
at Cor, utilize as setas para localizar a cor desejada, tecle ENTER, tecle TAB at
o boto OK e finalize com ENTER.
10. Voc poder utilizar essa assinatura para respostas e mensagens encaminhadas,
selecionando-a na caixa de opes correspondente.
11. Para confirmar a incluso da assinatura: tecle CTRL N para abrir uma nova
mensagem, tecle TAB trs vezes, quando ouvir mensagem, e tecle CTRL vrgula
do teclado numrico, para ler a assinatura que foi inserida automaticamente na
mensagem. Isso significa que sempre que um novo e-mail for criado, ela ser
adicionada ao corpo da mensagem.
Dica!
Imagens, fotos e clip-arts podem atrasar a entrega dos e-mails. Se possvel,
mantenha o tamanho do arquivo abaixo de 100 KB. Ao definir o que sua
assinatura poder conter, lembre-se de que melhor optar pela simplicidade,
para que as informaes importantes sejam reconhecidas facilmente. Alm
disso, considere cuidadosamente o seu pblico-alvo antes de divulgar qualquer
informao confidencial, como endereo comercial e nmero de telefone.
5.8.3 Modificando uma assinatura
Depois de criar uma assinatura, fcil modific-la. Se desejar fazer alterao apenas
uma vez para uma mensagem especfica, basta modificar a assinatura diretamente na
mensagem.
J se desejar modificar a assinatura salva, voc precisar fazer o seguinte:
1. Tecle CTRL N para abrir uma nova mensagem.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,

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ALUNO Outlook 2013

tecle ENTER, em seguida seta para baixo at Assinaturas e tecle ENTER.

3. Na janela que se abre tecle TAB at ouvir o tipo da fonte e a mensagem editar
assinatura - texto. Nessa caixa de texto destinada edio da assinatura, efetue a
leitura com CTRL vrgula do teclado numrico, desa com a seta no local desejado
e faa as alteraes desejadas.
4. Tecle TAB at o boto OK e tecle ENTER para finalizar.
5. Para confirmar a incluso da assinatura, tecle CTRL N para abrir uma nova
mensagem e tecle TAB trs vezes. Quando ouvir mensagem, tecle CTRL vrgula
do teclado numrico, para ler a assinatura que foi inserida automaticamente na
mensagem. Isso significa que sempre que um novo e-mail for criado, ela ser
adicionada ao corpo da mensagem.
5.8.4 Excluindo uma assinatura
Caso voc queira excluir uma assinatura, faa o seguinte:
1. Tecle CTRL N para abrir uma nova mensagem.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,
tecle ENTER, em seguida seta para baixo at Assinaturas e tecle ENTER.
3. Tecle TAB at ouvir a mensagem selecione a assinatura a ser editada e desa com
a seta no nome da assinatura que deseja excluir.
4. Tecle TAB at o boto Excluir e tecle ENTER.
5. Confirme a excluso utilizando o TAB para ir para o boto Sim, ENTER para acionlo, ENTER para finalizar e fechar a janela.
5.8.5 Incrementando uma assinatura
Alm das opes j conhecidas de fonte e alinhamento, na guia Assinatura de Email
h mais trs comandos que podero ser utilizados para incrementar sua assinatura: Carto
de visita, Imagem e Hiperlink.
Carto de visita Insere as informaes do contato no formato de carto de visita.
Para ter acesso a essa opo, faa o seguinte:
1. Tecle CTRL N para abrir uma nova mensagem.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,
tecle ENTER, em seguida seta para baixo at Assinaturas e tecle ENTER.
3. Tecle TAB at o boto Carto de Visita, tecle ENTER, tecle TAB para ir examinar

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ALUNO Outlook 2013

contatos, tecle F4 para abrir a caixa combinada, desa com a seta no nome do
contato que deseja inserir, neste caso seu prprio contato, e tecle ENTER, tecle
TAB at o boto OK, ENTER, tecle TAB at o boto OK e finalize com ENTER.
4. Abra uma nova mensagem utilizando o atalho CTRL N.
5. No campo Para digite o nome do destinatrio, tecle TAB at o campo Assunto e
digite o endereo de e-mail do destinatrio, TAB at o campo Mensagem, digite o
texto da mensagem, envie com CTRL ENTER e ENTER.
6. Vale lembrar que no h como o Virtual Vision ler a informao do carto de visita, pois
inserido em forma de imagem. Ele um retngulo que contempla informaes que
constam nos contatos, como por exemplo: nome completo, departamento e e-mail.
Lembre-se que sempre que criar uma nova mensagem (CTRL N) automaticamente
ser inserido o respectivo carto de visita ao final da mensagem.
Imagem Permite inserir uma imagem (exemplo: a logomarca da empresa em que
trabalha) como assinatura. Para isso, faa o seguinte:
1. Tecle CTRL N para abrir uma nova mensagem.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,
tecle ENTER, em seguida seta para baixo at Assinaturas e tecle ENTER.
3. Tecle TAB at ouvir o boto Imagem, tecle ENTER, digite o caminho e nome do
arquivo da imagem que deseja inserir, tecle TAB at o boto Inserir, tecle ENTER,
TAB at o boto OK e ENTER para finalizar.
4. Abra uma nova mensagem utilizando o atalho CTRL N.
5. No campo Para digite o nome do destinatrio, tecle TAB at o campo assunto e
digite o endereo de e-mail do destinatrio, TAB at o campo Mensagem, digite o
texto da mensagem, envie com CTRL ENTER e tecle ENTER.
6. Vale lembrar que no h como o Virtual Vision ler a informao referente imagem,
por no ter texto. Lembre-se que sempre que criar uma nova mensagem (CTRL N)
automaticamente ser inserida a respectiva imagem na assinatura.
Hiperlink Permite inserir um link como assinatura. Faa o seguinte:
1. Tecle CTRL N para abrir uma nova mensagem.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,
tecle ENTER, em seguida seta para baixo at Assinaturas e tecle ENTER.
3. Tecle TAB at ouvir o boto Hiperlink, tecle ENTER, tecle TAB at o campo endereo

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ALUNO Outlook 2013

e digite o endereo do site que deseja inserir (www.fundacaobradesco.org.br). Tecle

TAB at o boto OK, ENTER para finalizar e tecle ENTER.
4. Abra uma nova mensagem utilizando o atalho CTRL N.
5. No campo Para digite o nome do destinatrio, tecle TAB at o campo assunto e
digite o endereo de e-mail do destinatrio. Tecle TAB at o campo mensagem,
digite o texto da mensagem, envie com CTRL ENTER e tecle ENTER.
6. Lembre-se que sempre que criar uma nova mensagem (CTRL N) automaticamente
ser inserida a respectiva imagem na assinatura da mensagem, para que confirme
o endereo do site inserido tecle TAB at ouvir mensagem, em seguida tecle CTRL
Vrgula para efetuar a leitura.
5.8.6 - Aplicando uma assinatura
Quando voc cria sua primeira assinatura, o Outlook a define como a assinatura
padro e a aplica a todas as novas mensagens automaticamente. Portanto, para usar a
nova assinatura, basta comear a criar mensagens e voc verificar essa nova assinatura
em cada mensagem criada.
Se voc criou mais de uma assinatura, possvel inserir qualquer uma delas
automaticamente. Para isso, faa o seguinte:
1. Digite o nome do destinatrio, tecle TAB at o campo assunto e digite um ttulo para
mensagem, tecle TAB para ir para o local em que a mensagem ser digitada, digite
a informao desejada, selecione a assinatura teclando CTRL SHIFT END para
selecionar todo o contedo e tecle Delete para apagar.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,
tecle ENTER, seta para baixo at o nome da nova assinatura e tecle ENTER.
Verifique o resultado teclando CTRL Vrgula do teclado para ler o contedo.
3. Depois de criar uma assinatura e comear a us-la, voc poder se perguntar:
ser que todos os destinatrios a visualizam da mesma maneira? Provavelmente,
no. Como um destinatrio v a sua assinatura depende do programa que ele usa
para ler e-mail e de como o configura. A seguir, so apresentados dois exemplos
de situaes em que aquilo que voc envia pode ser diferente daquilo que seu
destinatrio v:
O destinatrio l e-mail no formato de texto sem formatao Uma pessoa que
l e-mail no formato de texto sem formatao (somente texto) pode no ver cores ou

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ALUNO Outlook 2013

outros efeitos sofisticados. Portanto, quando criar a sua assinatura, convm lembrar
como ela aparecer em texto sem formatao.
O destinatrio pode no tem a fonte que voc usou em sua assinatura As
fontes no so incorporadas em sua mensagem. Isso significa que, para ver a
fonte que voc usou, o destinatrio precisar t-la instalada no computador. Como
voc no sabe que fontes seu destinatrio tem instaladas em seu computador,
uma prtica recomendada usar apenas o conjunto principal de fontes includo no
Microsoft Windows, como Arial, Verdana, Times New Roman e Courier.

5.9 - Imprimindo uma Mensagem

1. Abra o Outlook, na Caixa de entrada desa com a seta at a mensagem a ser
impressa. Caso queira ouvir novamente os dados sobre a mensagem tecle 9 do
numrico.
2. Em seguida, acione a guia Arquivo pressionando a tecla ALT A.
3. Desa com a seta at a opo Imprimir.
Na janela que se abre navegue com a tecla TAB, defina as opes desejadas tecle
ENTER no boto Imprimir, para que a mensagem seja impressa.

6 - ORGANIZANDO MENSAGENS EM PASTAS

Voc gosta de uma Caixa de Entrada vazia? Uma maneira fcil de remover o excesso
de mensagens criar pastas personalizadas e, em seguida, mover as mensagens para
essas pastas. Voc quem define os nomes das pastas. Com isso, possvel organizar as
mensagens de um modo que faa sentido.

6.1 - Criando pastas

Saber por que criar pastas no o bastante. Para utiliz-las, preciso saber cri-las.
Felizmente, esse processo simples.
Para criar uma pasta em sua caixa de correio, siga os passos abaixo:
1. Abra o Outlook, posicione-se no local em que vai criar a pasta, neste caso tecle TAB
cinco vezes para ir at a Caixa de Entrada item selecionado, tecle SHIFT F10 para

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ALUNO Outlook 2013

acionar boto direito do mouse.

2. No Menu suspenso que se abre, tecle seta para baixo at a opo Nova Pasta
e tecle ENTER. Em seguida, digite o nome da nova pasta (Assuntos Pessoais),
tecle TAB at o boto OK e finalize com ENTER.
3. Para verificar a nova pasta que foi criada como subpasta da Caixa de Entrada,
tecle a seta para cima e para baixo at localiz-la ou v digitando a primeira letra do
nome da pasta at ouvir o nome dela.

6.2 - Movendo mensagens para outra pasta

1. Para mover uma mensagem, basta posicionar o foco do cursor sobre ela por meio
das setas para cima ou para baixo, teclar SHIFT F10, no menu suspenso que se
abre desa com a seta at a opo Mover, seta para direita e para baixo at o nome
da pasta desejada, tecle ENTER para finalizar.
2. Em seguida confirme se a mensagem foi movida para respectiva pasta, para isto
tecle SHIFT TAB para ir para o lado esquerdo da tela, desa com a seta at o
nome da pasta para a qual foi movida ou v digitando a primeira letra do nome da
pasta, quando ouvir o nome da pasta tecle ENTER para abri-la, desa com a seta
na mensagem desejada, tecle 9 do numrico para confirmar as informaes do
arquivo.
O mesmo procedimento utilizado para mover mensagens entre quaisquer pastas.

6.3 - Excluindo pastas

Para excluir uma pasta e todo o seu contedo de uma vez, faa o seguinte:
1. Abra o Outlook, desa com a seta at o ttulo da mensagem que deseja excluir, tecle
SHIFT F10 para acionar boto direito sobre a pasta a ser excluda.
2. Em seguida, desa com a seta at a opo Excluir e tecle ENTER.

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ALUNO Outlook 2013

7 - CATLOGO DE ENDEREOS
Provavelmente, em sua casa h vrios catlogos perto do telefone. Por exemplo, uma
lista telefnica residencial ou comercial de sua cidade, que foi fornecida pela companhia
telefnica. Voc tambm pode ter algumas listas de telefones menores e pessoais que algum
familiar seu criou.
Catlogo de Endereos uma coleo de catlogos ou listas de endereos criados
com base nas pastas de contato do Outlook. Voc pode usar o Catlogo de Endereos para
pesquisar e selecionar nomes, endereos de e-mail e listas de distribuio ao enderear
mensagens.
No Catlogo de Endereos, as listas de endereos podem ser classificadas em dois
tipos bsicos: listas criadas PARA voc e listas criadas POR voc.
Listas criadas PARA voc.
Dependendo do tipo de servidor de e-mail que voc usa e de como o Outlook est
configurado, seu Catlogo de Endereos pode conter um destes tipos de diretrios:
Lista de Endereos Global (GAL)
Servios de diretrio da Internet (LDAP)
Catlogos de endereos de terceiros
Por exemplo, se a sua empresa usa o Microsoft Exchange Server, provvel que
seu catlogo de endereos possua uma Lista de Endereos Global. Se voc recebe seus
e-mails por meio de provedor de servios de Internet (Hotmail, Yahoo, UOL, IG etc.), ele
pode permitir que voc acesse um protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol),
que uma forma complicada de dizer Lista de Assinantes da Internet, alm dos endereos
de terceiros (clientes, fornecedores, prestadores de servios etc.).
Listas criadas POR voc.
Alm dos endereos disponibilizados para voc, normalmente, haver a necessidade
de acrescentar endereos pessoais, bem como criar listas de endereos que facilitem seu
trabalho.
No catlogo de endereos, as listas pessoais de endereos podem ficar armazenadas

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ALUNO Outlook 2013

em um dos seguintes locais:

Lista de Endereos Global (GAL) Recebe o nome de Contatos.
Catlogo de endereos do Outlook Voc pode inserir seus contatos ou criar suas
listas nesse recipiente. Vale lembrar que ele parte do Catlogo de Endereos.
Catlogo Particular de Endereos Opo includa no Microsoft Office Outlook
2007, principalmente, para compatibilidade com verses anteriores do Outlook.
Como possvel fazer muito mais com Contatos, recomendamos que, caso ainda
no tenha feito, converta suas entradas existentes do Catlogo Particular de
Endereos para Contatos.

7.1 - Inserindo um novo contato

Para inserir um novo contato, siga os passos abaixo:
1. Abra o Outlook, tecle ALT, seta para a direita at a guia Pgina Inicial, tecle TAB at
o boto Catlogo de Endereos e finalize com ENTER.
2. Na caixa de dilogo Catlogo de Endereos, tecle ALT para ir para a guia Arquivo,
desa com a seta at a opo Nova Entrada e tecle ENTER.
3. Na caixa de dilogo Nova entrada, quando ouvir Novo contato tecle ENTER.
4. Na janela que se abre preencha com as informaes referentes ao novo contato,
para deslocar de um campo de informao para outro tecle TAB. Aps digitar as
informaes desejadas tecle ALT A para ir para a guia Arquivo, TAB at o boto
Salvar e Fechar e teclar ENTER para acion-lo.

7.2 - Localizando contatos no Catlogo de Endereos

Quando se tem poucos contatos cadastrados, encontrar um deles fcil. Contudo, a
partir do momento em que h muitos, nem sempre rpido localizar o destinatrio desejado.
O Outlook conta com recurso para isso. Execute os comandos abaixo:
1. Tecle ALT, seta para direita para acionar a guia Pgina Inicial, tecle TAB at o boto
Catlogo de Endereos e finalize com a tecla ENTER.
2. Ao abrir a janela Catlogo de Endereos: Contatos basta teclar SHIFT TAB para
ir para o boto de opo, caso cair na opo Somente Nomes tecle seta para baixo
para selecionar a opo Mais colunas.
3. Tecle TAB at ouvir a mensagem Pesquisar digite o nome do contato que deseja
localizar.

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ALUNO Outlook 2013

4. Tecle TAB at o boto ir, tecle ENTER, desa com a seta no item desejado e tecle
ENTER para abrir a janela com os dados referentes a este contato, para navegar
pelas opes tecle TAB, tecle ALT, TAB at o boto Salvar e Fechar e acione-o com
ENTER.
5. A opo Localizao Avanada traz o mesmo resultado de quando a opo Mais
colunas est ativada. Tecle ENTER no respectivo boto, na janela que se abre
digite o nome que deseja pesquisar, tecle ENTER e seta para baixo para exibir os
dados encontrados.

7.3 - Criando grupo de contatos

Imagine que voc tenha que enviar e-mails com informaes atualizadas cinco vezes
por dia para 50 fornecedores. J imaginou ter que selecionar os contatos 250 vezes por
dia? E se voc possui um grupo de trabalho de escola e precisa enviar vrios e-mails a seus
amigos para discusso sobre as atividades a serem realizadas?
Para tornar essa atividade mais fcil e evitar que voc envie mensagem a algum que
no deve receb-la, voc pode criar uma lista de distribuio. Dessa forma, basta selecionla no momento de enviar a mensagem, que todos a recebero.
Para entender esse recurso, faa o seguinte:
1. Tecle ALT para ir para guia Pgina Inicial, tecle TAB o boto Novos Itens e tecle
ENTER.
2. Em seguida seta para baixo at Mais Itens.
3. Seta para direita e para baixo at Grupo de Contatos, tecle ENTER.
4. Na janela que se abre preencha o campo Nome nomeando-o como AMIGOS.
Vale lembrar que os nomes das listas devem favorecer a identificao de seus membros,
como, por exemplo, Fornecedores, Grupo-Trabalho, Amigos etc.
5. Em seguida, tecle ALT, TAB at o boto Adicionar Membros, tecle ENTER, seta
para baixo at a opo Do Catlogo de Endereos, para inserir os contatos que
devero fazer parte da lista, SHIFT TAB, seta para esquerda at somente nome e
barra de espao para selecionar, TAB at lista, desa com a seta no primeiro nome
que deseja selecionar, segure a tecla CTRL, desa no item desejado e acione a
barra de espao a cada membro a ser selecionado, TAB at o boto Participantes,
tecle ENTER, TAB at o boto OK e tecle ENTER para finalizar.

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ALUNO Outlook 2013

6. Tecle ALT, em seguida TAB para ir para a guia Arquivo, tecle TAB at o boto
Salvar e Fechar e finalize com a tecla ENTER.
7.3.1 - Para enviar mensagens para essa lista, faa o seguinte:
1. Tecle ALT, seta para direita at a guia Pgina Inicial, tecle TAB at boto Novo
E-mail e tecle ENTER.
2. Tecle SHIFT TAB at ir para o boto Para, tecle ENTER.
3. Na janela que se abre digite o nome do grupo criado, no caso AMIGOS, tecle ENTER
para selecionar o respectivo grupo, em seguida tecle TAB at o boto Ok e tecle
ENTER.
4. Aps digitar o contedo da mensagem, tecle SHIFT TAB, digite o ttulo do assunto
e tecle CTRL ENTER e ENTER para enviar a mensagem ao destinatrio.

8 - DEFININDO AES COM O OUTLOOK

8.1 - Conhecendo as opes do calendrio
Com o calendrio visvel, possvel comear a agendar atividades como compromissos,
reunies, eventos ou tarefas. Sua opo de tipo de entrada depende de quem mais estar
envolvido e de como voc quer que a entrada aparea.
Tipos de entradas disponveis:
1. Compromisso uma atividade que envolve apenas voc em um horrio
agendado.
2. Reunio Como um compromisso, ocorre em um horrio agendado. A diferena
que voc convida outras pessoas, usando uma solicitao de reunio enviada por
e-mail.
3. Tarefa uma atividade que envolve apenas voc e no requer um horrio
agendado. Uma novidade do Outlook 2013 uma rea nos modos de exibio Dia
e Semana do calendrio mostrando tarefas.
Conhecendo os diferentes tipos, possvel agendar suas atividades de maneira mais
eficaz.

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ALUNO Outlook 2013

8.2 - Inserindo compromissos

Use um compromisso quando souber que estar ocupado, mas no haver mais
ningum envolvido. Tambm possvel inserir um compromisso em seu calendrio para
bloquear o horrio, reservando-o para pesquisar um projeto, redigir um relatrio ou executar
alguma tarefa externa ao final do expediente.
Para inserir um compromisso de forma rpida ou qualquer outro tipo de entrada no
calendrio faa o seguinte:
1. Tecle CTRL 2 para acionar o boto Calendrio, tecle ALT, TAB at o boto Novo
Compromisso, tecle ENTER.
2. Na janela que se abre digite o assunto, TAB, digite o local do compromisso, TAB,
defina data de incio neste caso colocando a data de hora, TAB, defina hora de incio
data de trmino (exemplo: no incio informe o horrio atual e no trmino acrescente
dois minutos a hora atual do micro), TAB, defina data de trmino, TAB, defina hora
de trmino, TAB, digite o texto da mensagem.
3. Caso queira inserir participantes no compromisso acione o boto Contatos com
CTRL SHIFT C, SHIFT TAB, seta para esquerda at somente nomes, TAB at lista,
desa com a seta at o primeiro contato, mantenha a tecla Control pressionada,
seta para baixo at o prximo contato, tecle barra de espao, repita o mesmo
procedimento para os demais contatos a serem convidados. Tecle TAB at o boto
Necessrio, tecle ENTER, TAB at o boto OK e ENTER.
4. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Salvar e Fechar e finalize com ENTER.
5. Tecle ALT TAB simultaneamente para intercalar entre janelas, at que oua o
nmero de lembretes que se refere janela de compromissos. Tecle + do numrico
para ouvir informaes sobre o compromisso, tecle TAB at o boto Abrir item,
tecle ENTER.
6. Na janela que se abre tecle CTRL Vrgula para ler a mensagem, se quiser ouvir as
demais informaes (assunto, local, data e hora) navegue com a tecla SHIFT TAB
em cada um dos itens.
7. Tecle ESC para sair da janela, tecle TAB at o boto Descartar e tecle ENTER.
8. Tecle CTRL 1 para retornar a Caixa de entrada de e-mails.
8.2.1 - Uma vez no basta: Recorrncia
Anotar um item em um calendrio fcil. Mas e se for algo que deve ocorrer no primeiro

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ALUNO Outlook 2013

dia de cada ms, durante o prximo ano? Seria preciso gravar as mesmas informaes doze
vezes. J no parece to fcil, no mesmo? Entretanto, voc pode criar essa entrada
apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras ocasies.
Basta usar o recurso de Recorrncia. A frequncia da atividade conhecida como seu
padro de recorrncia.
Para configurar um padro de recorrncia, faa o seguinte:
1. Tecle CTRL 2 para acionar o boto Calendrio, tecle ALT, TAB at o boto Novo
Compromisso e tecle ENTER.
2. Na janela que se abre digite o assunto, TAB, digite o local do compromisso, TAB,
defina data de incio (neste caso data de hoje), TAB, defina hora de incio data de
trmino (exemplo: dois minutos antes da hora atual), TAB, defina data de trmino,
TAB, defina hora de trmino, TAB, digite o texto da mensagem.
3. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Recorrncia, tecle ENTER. Atalho CTRL G.
4. Na janela que se abre tecle TAB para navegar pelas opes, digite incio, fim,
durao, ao teclar TAB estar no padro de Recorrncia boto de opo seta
para cima ou para baixo para escolher se o evento dirio, semanal, mensal ou
anual.
5. Tecle TAB at comea em: digite a data que inicia o compromisso, TAB digite
a data de trmino, tecle TAB e indique se dirio, semanal, mensal ou anual, e
navegue com as setas para baixo e escolha a opo: sem data de trmino.
6. Tecle at o boto at o boto OK e finalize com ENTER.
7. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Salvar e Fechar e tecle ENTER para finalizar.

Dica!
No exclua uma entrada recorrente. Em vez disso, altere a data Termina
em. Assim, voc ter um registro das ocorrncias passadas.

8.3 - H outros envolvidos? Marque uma Reunio

possvel diferenciar uma reunio de um compromisso com base nas informaes
exibidas quando de sua criao, pois uma reunio ocorre em local especfico, em um horrio
agendado e inclui outras pessoas.
Uma reunio no Outlook configurada com a ajuda de uma Solicitao de reunio,

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ALUNO Outlook 2013

que enviada aos participantes por e-mail.

Seu calendrio exibir tanto as reunies criadas por voc, como aquelas para as quais
voc foi convidado.
8.3.1 - Agendando uma Reunio
Para agendar uma reunio, voc deve seguir os passos abaixo:
1. Tecle CTRL 2 para acionar o boto Calendrio, tecle ALT , em seguida TAB at o
boto Nova Reunio e tecle ENTER. Atalho: CTRL SHIFT Q.
2. Na janela que se abre digite no campo Para o e-mail das pessoas que participaro
da reunio separando-os com ponto e vrgula, TAB e digite o assunto, TAB, digite o
local do compromisso, TAB, defina data de incio (hoje), TAB, defina hora de incio
data de trmino (dois minutos antes da hora atual), TAB, defina data de trmino,
TAB, defina hora de trmino, TAB, redija o texto que os participantes iro visualizar
ao receber a convocao para a reunio. Como exemplo, use o texto:
A reunio foi agendada, voc dever trazer os documentos impressos e todas as
cpias de documentos j solicitados.
Michael Sylvester

3. Tecle CTRL ENTER para enviar a mensagem sobre a reunio, tecle ENTER no
boto Sim.
4. Tecle ALT TAB para intercalar entre janelas, at que oua o nmero de lembretes
que se refere janela de compromissos. Utilize a seta para baixo para localizar a
reunio desejada, tecle + do numrico para ouvir informaes sobre a reunio, tecle
TAB at o boto Abrir item, tecle ENTER.
5. Na janela que se abre se quiser ouvir ou modificar as demais informaes (assunto,
local, data e hora) navegue com a tecla TAB ou SHIFT TAB em cada um dos itens,
TAB at o campo mensagem e tecle CTRL Vrgula do teclado numrico para efetuar
a leitura.
6. Tecle ESC para sair da janela, tecle TAB at o boto descartar e tecle ENTER. Caso
tenha mais de um lembrete tecle ESC para fechar a janela.
7. Tecle CTRL 1 para retornar a Caixa de entrada de e-mails.

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8.3.2 - Respondendo a uma convocao de reunio

Todos os convocados para uma reunio recebero e-mail. Nele, visualizaro as
seguintes informaes:
1. Tema (assunto) da reunio
2. Quem convocou a reunio
3. Participantes necessrios e/ou opcionais
4. Data e horrio
5. Local
6. Opes de resposta
7. Calendrio (exibe o calendrio do convocado)
Para aceitar participar da reunio, ao receber a mensagem ela ficar na Caixa de
Entrada do Outlook, desa com a seta at o ttulo da mensagem desejada, tecle
ENTER para abri-la, ALT, TAB at o boto Aceitar, ENTER e, em seguida, seta para
baixo at a opo Enviar a Resposta Agora e ENTER para finalizar.
Para aceitar provisoriamente participar da reunio: ao receber a mensagem tecle
ENTER para abri-la, ALT, TAB at o boto Provisrio, ENTER e, em seguida, seta
para baixo at a opo Enviar a Resposta Agora e ENTER para finalizar.
Para recusar participar da reunio, repita o mesmo procedimento, porm acione o
boto Recusar.
Se voc por acionar a opo Editar a resposta antes de envi-la a quem o convocou
para a reunio, basta digitar o texto desejado e teclar CTRL ENTER para enviar.
8.3.3 - Visualizando as respostas sobre a convocao
Assim que cada participante responder ao e-mail de convocao de reunio, quem a
convocou receber as devidas notificaes em sua Caixa de entrada.

8.4 - Agendando um evento

Um evento usado para registrar atividades que duram o dia todo. Os eventos no
conflitam com outros compromissos em seu calendrio e so visualizados como faixas na

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parte superior da data estabelecida. Por exemplo, o Congresso Internacional e-Learning

Brasil um evento com dois dias de durao e o Workshop Melhores prticas um evento
de apenas um dia.
Para agendar um evento, siga os mesmos passos utilizados para agendar um
compromisso, descritos no tpico Insira um Compromisso, porm aps definir a data do
evento, selecione a opo O dia inteiro, ou estabelea o horrio desejado:
1. Tecle CTRL 2 para acionar o boto Calendrio, tecle ALT at o boto Novo
Compromisso, tecle ENTER. Atalho CTRL SHIFT A.
2. Na janela que se abre digite o assunto, TAB, digite o local do evento, TAB, defina data
de incio neste caso colocando a data de hora, TAB, defina data de trmino, TAB,
ative a caixa de seleo o dia inteiro acionando a barra de espao, TAB e digite o
texto da mensagem. Quando selecionamos a opo dia inteiro automaticamente
so apagados os horrios inseridos e desativados os respectivos campos para
preenchimento.
3. Tecle ALT, TAB at o boto Salvar e Fechar e finalize com ENTER.
4. Tecle ALT TAB para intercalar entre janelas, at que oua o nmero de lembretes
que se refere janela de compromissos. Tecle + do numrico para ouvir informaes
sobre o compromisso, tecle TAB at o boto Abrir item, tecle ENTER.
5. Na janela que se abre tecle CTRL Vrgula para ler a mensagem, se quiser ouvir as
demais informaes (assunto, local, data e hora) navegue com a tecla SHIFT TAB
em cada um dos itens.
6. Tecle ESC para sair da janela, tecle TAB at o boto Descartar e tecle ENTER.
Caso tenha mais de um lembrete dever fechar a janela com a tecla ESC.
7. Tecle CTRL 1 para retornar a Caixa de entrada de e-mails.

8.5 - Utilizando o recurso Lembrete

Quando se inserem compromissos, reunies ou eventos no calendrio, um lembrete
definido automaticamente. O Outlook avisa sobre compromissos e reunies 15 minutos
antes de seu incio e voc pode alterar esse tempo de acordo com sua necessidade.
No caso de eventos, voc avisado com 18 horas de antecedncia e no pode alterar
essa configurao.

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8.5.1 - Alterando a configurao de um Lembrete

1. Na caixa de entrada do Outlook localize com a seta o ttulo da mensagem e tecle
ENTER para abri-la.
2. Tecle ALT A para acionar a guia Arquivo.
3. Seta para baixo at opes, tecle ENTER para abri-la.
4. Seta para baixo at Avanado.
5. Na janela que se abre tecle TAB at ouvir alarme do lembrete, tecle TAB duas
vezes at o boto Procurar e tecle ENTER, digite o caminho e nome do arquivo de
som para lembretes, TAB at o boto Abrir, ENTER, TAB at o boto OK e tecle
ENTER.
6. Tecle ESC para fechar a janela do lembrete.
8.5.2 - Criando uma Tarefa
As opes da tela de criao de uma tarefa so:
Com base na data de incio e trmino da tarefa, o Outlook calcula o nmero de dias
previstos para sua concluso.
Faz uma breve descrio da tarefa.
Estabelece data de incio e concluso da tarefa.
Indica o status da tarefa: No iniciada, Em andamento, Concluda, Aguardando
outra pessoa e Adiada.
Estabelece a prioridade da tarefa: Baixa, Normal e Alta.
Indica o porcentual de execuo da tarefa.
Aciona um lembrete sobre a tarefa em data e hora estabelecidas.
Mostra o nome do responsvel pela tarefa (proprietrio).
H duas formas de criar uma tarefa:
1. Tecle ALT, TAB at Novos Itens, seta para baixo at Tarefas e tecle ENTER ou pelo
atalho CTRL SHIFT K.
2. Na janela que se abre navegue com as teclas TAB e SHIFT TAB.
3. Digite a data de incio, tecle TAB, digite data de trmino, TAB, no campo status
tecle F4 para abrir a caixa combinada, desa com a seta na opo desejada (No

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iniciada, Em andamento, Concluda, Aguardando outra pessoa ou Adiada) e tecle

ENTER para selecion-la.
4. TAB at o campo prioridade, tecle F4 para abrir a caixa combinada, descer at a
opo desejada (Baixa, Normal ou Alta) e tecle ENTER para selecion-la.
5. TAB, digite a porcentagem concluda da tarefa, TAB at lembrete ative esta caixa de
seleo acionando a barra de espao.
6. TAB, digite a data do lembrete, TAB, digite o horrio para o lembrete, TAB, digite o
texto para a mensagem da tarefa.
7. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Salvar e fechar e finalize com ENTER.
8. Ao receber o lembrete ser emitido o som configurado, tecle ALT TAB para ativar a
janela, at ouvir o nmero de lembretes.
9. Utilize as setas para cima e para baixo para localizar o lembrete desejado, tecle TAB
at o boto Abrir item, finalize com ENTER.
10. Para efetuar a leitura dos campos na janela aberta basta navegar com TAB e SHIFT
TAB, na rea de texto da mensagem efetue a leitura com CTRL Vrgula do numrico.
11. Tecle ESC para fechar a janela, ALT TAB at ativar a janela de lembretes e ESC
para fech-la.
Caso seja necessrio atribuir a tarefa outra pessoa, acione no boto Atribuir Tarefa
e a envie ao responsvel. Para isto efetue os seguintes procedimentos:
1. Tecle ALT, TAB at Novos Itens, seta para baixo at Tarefas e tecle ENTER ou pelo
atalho CTRL SHIFT K.
2. Para atribuir uma tarefa a uma pessoa tecle ALT, TAB at o boto Atribuir Tarefa
e finalize com ENTER. Caso queira cancelar esta atribuio, basta teclar ALT,
TAB at o boto Cancelar Atribuio e o acione com ENTER, neste momento
automaticamente ser excludo o campo Para em que indicou o e-mail do
destinatrio.
3. Na janela que se abre navegue com as teclas TAB e SHIFT TAB.
4. Digite o endereo de e-mail do destinatrio que atribuir a tarefa, TAB digite a data
de incio, tecle TAB, digite data de trmino, TAB, no campo status tecle F4 para
abrir a caixa combinada, desa com a seta na opo desejada (No iniciada, Em
andamento, Concluda, Aguardando outra pessoa ou Adiada) e tecle ENTER para
selecion-la.
5. TAB at o campo prioridade, tecle F4 para abrir a caixa combinada, descer at a

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opo desejada (Baixa, Normal ou Alta) e tecle ENTER para selecion-la.

6. TAB, digite a porcentagem concluda da tarefa, TAB at lembrete ative esta caixa de
seleo acionando a barra de espao.
7. TAB, digite a data do lembrete, TAB, digite o horrio para o lembrete, TAB, digite o
texto para a mensagem da tarefa.
8. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Salvar e fechar e finalize com ENTER.
9. Ao receber o lembrete ser emitido o som configurado, tecle ALT TAB para ativar a
janela, at ouvir o nmero de lembretes.
10. Utilize as setas para cima e para baixo para localizar o lembrete desejado, tecle TAB
at o boto Abrir item, finalize com ENTER.
11. Para efetuar a leitura dos campos na janela aberta basta navegar com TAB e SHIFT
TAB, na rea de texto da mensagem efetue a leitura com CTRL Vrgula do numrico.
12. Tecle ESC para fechar a janela, ALT TAB at ativar a janela de lembretes e ESC
para fech-la.
8.5.3 - Quando concluir uma tarefa, no a exclua
Ao concluir uma tarefa, selecione-a e marque-a como concluda, usando o comando
Marcar como Concluda.

Para entender o funcionamento dessa configurao, faa o seguinte:

1. No Outlook tecle CTRL 4 para abrir o painel das tarefas, tecle SHIFT TAB at ir
lista de tarefas pendentes, utilize a seta para baixo para localizar o item Tarefas,
acione a barra de espao para selecion-lo.
2. Tecle TAB, desa com a seta at o ttulo da tarefa desejada, para ouvir informaes
sobre tarefa, tecle + do teclado numrico, caso deseje abrir tecle ENTER.
3. Estando no ttulo da tarefa escolhida, tecle SHIFT F10 para acionar o boto direito
do mouse, utilize com a seta para baixo para ir at o item marcar como concluda,
finalize com ENTER. Automaticamente o Virtual Vision ler as informao da tarefa,
inclusive se o campo: Concluda: Sim ou No.
4. Para excluir a tarefa repita o mesmo procedimento acima, at se posicionar no ttulo
da Tarefa, SHIFT F10 para acionar o boto direito do mouse, descer com a seta at
o item Excluir, finalize com o ENTER.

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5. Aps finalizar os procedimentos, caso queira voltar para caixa de Entrada do Outlook
tecle CTRL 1.
A tarefa concluda passa a aparecer visualmente com o ttulo riscado na lista. Essa
uma excelente maneira de manter um registro das tarefas concludas, pois uma vez que no
foi excluda voc obter informaes do histrico.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
MICROSOFT. Outlook 2010. Disponvel em: <http://office.microsoft.com/pt-br/outlook/>.
Acesso em: 10 dez. 2012.
MICROSOFT. Outlook 2013. Disponvel em: <http://answers.microsoft.com/pt-br/office/forum/office_2013>. Acesso em: 02 dez. 2015.

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