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Mdulo
Auditora
Administrativa
Msc. Jorge Revelo Rosero
Sptimo Nivel
Segunda Edicin
Quito, marzo
2012
Auditora
Administrativa
CONTENI
DO
CONTENIDO ...............................................................................................................................................
................................................i
INTRODUCCIN...................................................................................................................
................................................................... 1
UNIDAD 1
............................................................................................................................................
...................................................... 3
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA..............................................................................................................
...................................... 3
1.1
1.2
Necesidad de la Auditora Administrativa
............................................................................................................. 5
1.3
Ohjetivos de la Auditora Administrativa
............................................................................................................... 6
1.4
Principios de la Auditora Administrativa
.............................................................................................................. 7
1.4.1 Sentido de evaluacin
..................................................................................................................................
.... 8
1.4.2 Importancia del proceso de verificacin
................................................................................................. 8
1.4.3 Habilidad para pensar en trminos administrativos
......................................................................... 8
1.5
Alcance de la Auditora Administrativa
.................................................................................................................. 9
1.6
Campo de Aplicacin de la Auditora
Administrativa........................................................................................ 9
1.7
Clasi]icacin de la Auditora Administrativa
......................................................................................................11
1.7.1 Auditora
Externa........................................................................................................................
.......................11
1.7.2 Auditora Interna
..................................................................................................................................
..............12
Auditora
Administrativa
UNIDAD 3
............................................................................................................................................
....................................................22
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
...................................................................................................22
3.1
Planeacin......................................................................................................................
............................................23
3.1.1 Objetivo
..................................................................................................................................
................................23
3.1.2 Factores a Revisar
..................................................................................................................................
.........23
3.2
Instrumentacin
......................................................................................................................................
.................24
3.2.1 Recopilacin de informacin
.......................................................................................................................24
3.2.2 Tcnicas de recoleccin de la informacin
.........................................................................................25
3.2.2.1
Investigacin
documental..................................................................................................................
......25
3.2.2.2
Observacin directa
..................................................................................................................................
.26
3.2.2.3
Acceso a redes de informacin
............................................................................................................26
3.2.2.4
Entrevista
..................................................................................................................................
.......................26
3.2.2.5
Cuestionarios
..................................................................................................................................
...............27
3.2.2.6
Cdulas
..................................................................................................................................
...........................27
3.2.3 Medicin
..................................................................................................................................
...............................27
3.2.4 Papeles de
trabajo.........................................................................................................................
...................28
3.2.5 Evidencia
..................................................................................................................................
.............................29
3.2.6 Supervisin del
trabajo.........................................................................................................................
..........30
3.3
EXAMEN
......................................................................................................................................
...............................31
3.3.1
Propsito.....................................................................................................................
...........................................31
3.3.2 Procedimiento
..................................................................................................................................
...................31
3.3.3 Tcnicas de anlisis
administrativo.........................................................................................................32
3.3.3.1
Organizacionales
..................................................................................................................................
.......33
3.3.3.2
Cuantitativas................................................................................................................
...................................36
3.3.4 Formulacin del diagnstico administrativo
........................................................................................38
3.4
INFORME
......................................................................................................................................
.............................39
3.4.1 Aspectos operativos
..................................................................................................................................
......40
3.4.2 Lineamientos generales para su preparacin
...................................................................................40
3.4.3 Tipos de informe
..................................................................................................................................
..............41
3.4.3.1
Informe
general........................................................................................................................
.....................41
3.4.3.2
Informe
ejecutivo......................................................................................................................
....................42
3.4.3.3
Informes de aspectos relevantes
........................................................................................................43
3.4.4 Propuesta de implantacin
..........................................................................................................................44
3.4.4.1
Preparacin del programa
......................................................................................................................44
3.4.4.2
Integracin de recursos
............................................................................................................................45
3.4.4.3
Ejecucin del
programa.....................................................................................................................
.......45
3.4.5 Presentacin del informe
..............................................................................................................................45
3.5
SEGUIMIENTO................................................................................................................
........................................46
3.5.1 Objetivo
general........................................................................................................................
.........................46
3.5.2 Lineamientos generales
................................................................................................................................4
7
3.5.3 Acciones
especficas...................................................................................................................
....................48
3.5.3.1
Recomendaciones programadas
........................................................................................................48
3.5.3.2
Recomendaciones fuera de programa
.............................................................................................49
UNIDAD 4
............................................................................................................................................
....................................................50
INDICADORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
.....................................................................................................50
4.1
NIVELES DE APLICACIN
..............................................................................................................................51
4.1.1 Indicadores estratgicos
...............................................................................................................................5
1
4.1.2 Indicadores de gestin
..................................................................................................................................
.51
4.1.3 Indicadores de servicio
..................................................................................................................................
52
4.2
DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE
INDICADORES..................................................52
4.3
INDICADORES DE EJECUCION
..................................................................................................................53
4.4
INDICADORES DE PROCESO
ADMINISTRATIVO...........................................................................54
4.5
Actividades de Aprendizaje - Taller No. 02
.............................................................................................56
4.6
Actividades de Aprendizaje - Taller No. 03
.............................................................................................56
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................
...............................................................57
INTRODUCC
IN
Para ser posible lo imposible, es necesario intentar
cuantas veces sea
necesario lo
imposible
UNIDAD 1
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.1 Definiciones, objetivo y finalidad de la Auditora Administrativa
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-Auditora-administrativa-950760.html
b)
Estructura orgnica.
c)
Polticas y prcticas.
d)
Sistemas y procedimientos.
e)
Mtodos de control.
f)
Formas de operacin.
g)
h)
1.2
Necesidad de la Auditora
3
Administrativa
En un mundo globalizado, el desarrollo de la ciencia y la tecnologa hay una gran
demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos sociales.
La Auditora tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con
los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control
financiero. Este servicio ha sido, y contina siendo de gran significado y valor para
las empresas industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confianza
en los informes financieros.
3
http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html
calidad,
tanto
individual
como
colectiva,
de
los
gerentes'
Administrativa funcional)
)
1.3
Objetivos de la Auditora
4
Administrativa
Por sus caractersticas, la Auditora Administrativa constituye una herramienta
fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que
permite detectar en qu reas se requiere un estudio ms profundo, que acciones se
deben tomar para mejorar y como superar los obstculos.
Entre los objetivos para instrumentarla de manera consistente tenemos los
siguientes:
)
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/auditadminis.htm/
con estndares
http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/1/TTeA_MedinaSuarezLorena _08.pdf
1.4
http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativa
1.5
Fuente:http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.pp
t
Tamao de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones
Microempresa:
Empresa Pequea
Empresa mediana
Empresa grande:
energa,
servicios,
construccin,
agrcola,
publicidad,
turismo,
1.7
GRADOS DE
INDEPENDENeIA
RESPONSABILIDAD
OBJETIVO
INFORME EMITIDO
UNIDAD 2
EL AUDITOR
Es la persona con suficiente capacidad profesional y experiencia tcnica designada
por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la
gestin administrativa y financiera de una organizacin pblica o privada con el
propsito de informar o dictaminar acerca de ella, realizando las observaciones y
recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su
desempeo.
2.1 Funciones
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organizacin.
Las funciones tipo del auditor son:
)
2.2 Conocimientos
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con
los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir
interactuar de
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra
manera se emplearn durante su desarrollo.
Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de
formacin:
a)
Formacin Acadmica:
Formacin Adicional
Formacin Emprica
eonocimiento
examen.
Tambin
tendrn
que
tener
en
cuenta
comprender
el
Auditora
Administrativa
2.4 Experiencia
Amas de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el auditor para el ejercicio de
sus funciones tiene que dominar otros campos relacionados con la organizacin:
)
realizar su
tener
en
cuenta
los
siguientes
aspectos
Auditora
Administrativa
eomo tiene que atender los requerimientos cotidianos de la organizacin debe evaluar
su situacin interna a fin de definir si utiliza un equipo interno:
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
Una vez cumplida esta etapa el lder del proyecto presenta una propuesta tcnica y
un plan de trabajo en el que se agregan aspectos como:
2.
3.
eules son los requisitos de los profesionales que pueden realizar auditoras
administrativas en una institucin educativa?
4.
Visite una institucin educativa pblica y otra privada y verifique como est
estructurado el equipo de Auditora Administrativa, en caso de no existir
sugiera
la conformacin del mismo.
UNIDAD 3
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La metodologa tiene como propsito que las diferentes acciones y fases de
ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica y delimite la profundidad
con que se revisara y aplicara las tcnicas de anlisis administrativo.
Tambin facilita al auditor la identificacin y el ordenamiento de la informacin
correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones,
situaciones, argumentos y observaciones, para su examen informe y seguimiento.
Para utilizar las diferentes tcnicas de anlisis administrativo se propone algunas
etapas que integran la metodologa:
)
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot:
Universidad Minuto de Dios, 2008
6
3.1 Planeacin
La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que forman parte de la
aplicacin de la auditoria administrativa.
3.1.1 Objetivo
Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada.
Fuente:http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.ppt
3.2 Instrumentacin
eoncluida la parte planeacin se procede a la instrumentacin de la auditora en la
cual se tiene que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen
ms viables. De acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin
que se emplear, la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
Auditora
Administrativa
Esta tares debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga
posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminacin,
teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.
3.2.2
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
NORMATIVA
Acta constitutiva
Ley
que
ordena
creacin
de
organizacin
Reglamento
interno
Reglamentac
in
especfica
Tratados y
convenios
Decretos y
acuerdos
Normas
nacionales
e
internacionales
la
la
ADMNISTRATIVA
Organigramas
Manuales
administrativas
Sistemas de
informacin
Sistemas de
normalizacin y
certifcacin
ESTUDIOS FINACIEROS
Productos y servicios
reas
Poblacin
Ingresos
Recursos fnancieros
para inversin
Anlisis y
proyecciones
fnancieras
C
u
a
d
r
o
s
d
e distribucin del
trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Socio gramas
Estudios de
mejoramiento
Auditorias
administrativas previas
Auditora
Administrativa
Factores limitantes
Comportamiento
de
la demanda
Situacin actual
Caractersticas
Situacin futura proyectada
Comportamiento de la oferta
Situacin futura previsible
Determinacin de precios.
UBICACIN GEOGRFICA
Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas del terreno
Distancias
y
costo
de transporte
Alternativas de conexin con unidades nuevas
Justificacin en relacin con el tamao y los
procesos
P
r
o
g
r
a
m
a
s
de
fnanciamiento
Evaluacin fnanciera
SITUACIN
ECONMICA
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo
del desarrollo de la
economa
Aspectos
sociales
variables
demogrfcos
Relaciones
con
el exterior
3.2.2.4 Entrevista
eonsiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para
obtener informacin este es el ms empleado, puesto que el entrevistador al tener
contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes
y recibir comentarios. Es conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo: Para la cual se recomienda preparar previamente una gua
de entrevista sobre la informacin que se desea obtener.
3.2.2.5 Cuestionarios
Las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lgico, redaccin
comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas
preguntas, con esto obtendremos la informacin deseada en forma homognea que
estad constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por captulos
3.2.2.6 Cdulas
3.2.3
Medicin
3.2.4
Papeles de trabajo
Identificacin de la auditora
El proyecto de auditoria
3.2.5
Evidencia
Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente, competente, relevante, pertinente.
En
todas
las
oportunidades,
el
auditor
deber
proceder
con
prudencia,
3.2.6
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que
estn completos y cumplen con su propsito.
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin
del auditor responsable
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
3.3 EXAMEN
El examen de la Auditora Administrativa consiste en dividir o separar sus elementos
componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su
comportamiento sin perder de vista la relacin interdependencia e interaccin de las
partes entre s y con el todo y de estas con su contexto.
3.3.1 Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.
3.3.2 Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de
problemas as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
Revisarlo crticamente
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis y son de gran apoyo para
el auditor encontramos las siguientes:
3.3.3.1 Organizacionales
Administracin por objetivos: los cuales los niveles de decisin de una
organizacin identifican objetivos comunes y lo utilizan como guas para su
operacin.
Anlisis de sistemas: proceso de clasificacin e interpretacin de
hechos.
Anlisis de costo beneficio: estudio para determinar la forma menos costosa de
alcanzar un objetivo o de obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversin
realizada.
Anlisis
de
estructuras:
examen
detallado
de
la
estructura
de
una
proceso
sistemtico
contino
de
evaluacin
de
los
organizacional:
proceso
planeado
para
realizar
modificaciones
3.3.3.2 Cuantitativas
Anlisis de serie de tiempos: interpretacin de las variaciones en los volmenes
de hechos, costos, produccin, rotacin, de personal, etc.
Cadenas de eventos: serie de actividades en la cual la probabilidad de que
ocurra un evento depende del evento anterior lo cual condiciona las posibilidades de
las actividades futuras.
)
Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditora
administrativa
)
3.4 INFORME
Al finalizar el examen de la Auditora Administrativa en una organizacin, es
necesario preparar un informe en el cual se consignen los resultados, de la auditora,
identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc.
Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados
por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
Los resultados deben de reunir atributos como:
)
)
Oportunidad disponibilidad en tiempo y lugar de la
informacin
)
)
Lgica secuencia acorde con el objeto y prioridades
establecidas.
Auditora
Administrativa
Objetivos de las auditorias razones por la que se efectu la auditoria y fines que
persiguen con el informe
Auditora
Administrativa
)
La causa y efectos de las principales observaciones
formuladas
Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando se plantean
las siguientes caractersticas:
)
)
No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y
usuarios.
)
Los proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de
operacin.
Auditora
Administrativa
3.4.4
Propuesta de implantacin
Auditora
Administrativa
Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
Dependencia globalizadora
3.5 SEGUIMIENTO
Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben de
sujetarse a un estricto seguimiento ya que no slo se orientan a corregir las fallas,
detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o
deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace
posible:
)
3.5.1
Objetivo general
3.5.2
Lineamientos generales
Auditora
Administrativa
3.5.3.2
) Desviaciones
) eausas
) Efectos
) Alternativas de solucin planteadas
) Alternativas de solucin aplicadas
) Acciones correctivas realizadas
) ealendario de aplicacin
) eriterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento
) eonsiderar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes
a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes. eon el
propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar.
) Especificar el nmero de semanas que comprender la revisin el responsable
de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin.
) euando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se
deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora con la finalidad de
plantar el responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarla
y establecer conjuntamente las fechas compromiso.
UNIDAD
4
INDICADORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
producidos
en
relacin
con
necesidades
Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa.
Bogot: Universidad Minuto de Dios, 2008
7
Estratgicos
De gestin
De servicio
Actividades
Programas especiales
4.1.2
Indicadores de gestin
eontrolar la operacin
Auditora
Administrativa
4.1.3
Indicadores de servicio
Impacto
eobertura
Eficiencia
ealidad
Rentabilidad
Liquidez
Financiamiento
Ventas
Produccin
Abastecimiento
Fuerza laboral
el conjunto de
soportar las
Difusin de su preparacin
Auditora
Administrativa
2.
plantee
un
Examen
de
Auditora
Administrativa
para
3.
4.
ensayo
que
rena
los
aspectos
ms
relevantes
del
mismo:
http://es.scribd.com/doc/12599839/Trabajo-Final-Auditoria-Administrativa
BIBLIOGRAFIA
1.
2.
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-Auditoraadministrativa-950760.html
3.
4.
http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html
5.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/auditadminis.htm
6.
http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/1/TTeA_MedinaSu
arezLorena_08.pdf
7.
http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativa
8.
http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmi n/archivos/DEMOAuditoria.p
pt
9.
http://es.scribd.com/doc/12599839/Trabajo-Final-Auditoria-Administrativa
10.
http://grupos.emagister.com/documento/auditoria_administrativa_2_/6646-271323
11.
http://www.docstoc.com/docs/21362249/MECANICA-OPERATIVA-de-LAAUDITORIA-ADMINISTRATIVA.