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(1) TIPO

(2)
DE
PROCESO
PROCESO

A
P
O
Y
O

G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A

(3) OBJETIVO

MANUAL DE PROCESOS DE EVALUACION


CONTROL, EVALUACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION
MATRIZ DE RIESGOS
IDENTIFICACION DEL RIESGO
(4)
(5) ACTIVIDADES
(6) FACTOR
(7) CAUSA
PROCEDIMIE
DEL RIESGO
NTO
1. RECEPCION DE
Operacional
Falta de revisin y
BIENES Y ELEMENTOS
conocimiento de las
caractersticas de los elementos
2. ALMACENAMIENTO Y
PRESERVACION DE
BIENES Y ELEMENTOS.

Garantizar el
suministro de
bienes fsicos
para las
actividades
operativas y
administrativas
con criterios de
oportunidad,
calidad, y
cantidad.

Recepcionar,
almacenar,
entregar e
inventariar los
bienes y
elementos

Operacional

Limitaciones de espacio fsico.


Informacin incompleta de los
elementos.

Operacional

* Fallas tcnicas de los


programas de apoyo
(PCT).
* Los Formatos de solicitud de
elementos de consumo no
diligenciados correctamente.
* No existen controles
apropiados.
* Eventos inesperados
No cumplimiento del
procedimiento y de las normas

3. ENTREGA DE BIENES
Y ELEMENTOS.
Operacional
4. MOVIMIENTO DE
BIENES Y ELEMENTOS.

Legal
Financiero
Corrupcin

Elementos adquiridos no
correspondan con las
especificaciones tcnicas
establecidas en los contratos.
Dificultad para el
almacenamiento de elementos.
Deterioro y perdida de los
elementos
Desactualizacin de la
informacin

Desactualizacin de los
Inventarios
Sanciones de tipo legal

Faltante de elementos
Detrimento patrimonial
Falta de coordinacin en el
traslado de elementos entre
funcionarios.

Desactualizacin de los
Inventarios

Corrupcin

Falta de control sobre los


bienes de la
EMPRESA.

Tecnolgico

Falta de actualizacin en el
sistema

Prdida de Inventarios.
Utilizacin de bienes de
la empresa para actividades
particulares.
Inventarios obsoletos
No se refleje la informacin
contablemente. Informacin
Contable desactualizada

Operacional
5. INVENTARIO DE
BIENES Y ELEMENTOS

6. REGISTRO EN EL
SISTEMA

(8) RIESGO

ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION


(9)
FRECUE
NCIA
2

(10)
IMPACT
O
2

(11)
ALCAN
CE
2

(12)
CALIFICACIO
N (9+10+11)
2

2.5

2.2

ADMINISTRACION DEL RIESGO


(13) ZONA DE
RIESGO

BAJO

ALTO

MEDIO

BAJO

BAJO

BAJO

BAJO

BAJO

MEDIO
1

2.3

(14) ACCIONES DE
CONTROL

(15) EVIDENCIA DEL CONTROL

Revisin minuciosa de
especificaciones Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizacin de
procesos de entrega
de elementos a los
solicitantes. Adelantar procesos de
baja - Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizar procesos de
registro de la
informacin
aprovechando
disponibilidad del
sistema. Diligenciamiento de
formatos.
Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Verificar
mensualmente el
cumplimiento e
informar y realizar
ajustes al mismo
Verificar la situacin.
Informar a
cuentadantes y
adelantar los tramites
correspondientes
Realizacin de
inventarios
espordicos

Comunicacin a los proveedores.


Inventarios espordicos.
Informes de los cuentadantes.
Auditorias de Control Interno.

Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Coordinacin de
actividades con
Contabilidad

(16)
RESPONSABLES
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

(17)
VALORACION
DEL CONTROL

(18) RIESGO
Vs.
CONTROL

(19)
VALORACION
DEL RIESGO

ACEPTABLE

Actas del Comit de baja. Comprobante de salida de


elementos - Inventario de
elementos en depsito.

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

MODERADO

Comprobante de entrada y salida


de elementos de consumo y
devolutivos.
Formatos diligenciados

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno. Sistemas.

4.4

MODERADO

ACEPTABLE

ACEPTABLE

ACEPTABLE

ACEPTABLE

Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos

Registro contable consolidado

Actas de Inventarios firmadas .Comunicacin . - Procesos


disciplinarios

Formato traslado de elementos

Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos

Comunicacin escrita con


Contabilidad
Registros en el Sistema

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.

ACEPTABLE

MODERADO
2

4.6

IDENTIFICACION DEL RIESGO

(1)
TIPO
DE
PROCE
SO

A
P
O
Y
O

(2)
PROCESO

G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A

(3) OBJETIVO

REALIZAR LOS
PROCESOS
DE INGRESO,
PERMANENCIA Y
RETIRO DE LOS
FUNCIONARIOS
DE LA EMPRESA
PROPORCIONANDO
CONDICIONES
PARA EL DESARROLLO
DE COMPETENCIAS,
HABILIDADES Y
APTITUDES Y
MEJORAMIENTO
DE LA CALIDAD DE VIDA
DEL
PERSONAL,
GARANTIZANDO LA
CALIDAD EN LA
PRESTACIN
DE LOS SERVICIOS Y EL
DESEMPEO DE LA
ENTIDAD.

(4)
PROCEDIMIE
NTO

SELECCIN,
VINCULACION,
INDUCCION Y
REINDUCCION Y
EVALUACION DE
PERSONAL.

CAPACITACIN,
BIENESTAR SOCIAL Y
SALUD
OCUPACIONAL

DESVINCULACION DE
PERSONAL

LIQUIDACION Y PAGO
DE NOMINA

ADMINISTRACION DE
HISTORIAS
LABORALES

(5)
ACTIVIDADES

(6) FACTOR
DEL
RIESGO

(7) CAUSA

(8) RIESGO

SELECCIN Y
REQUISITOS GENERALES,
VINCULACION DE
PERSONAL.

Operacional

La no objetiva seleccin de personal.

Baja productividad en los procesos de


la
Corporacin.

Legal

No cumplimiento de la norma

Acciones legales contra la empresa.

INDUCCION,
REINDUCCION.

Operacional

Desconocimiento de las actividades del proceso.

No cumplimiento de metas.

EVALUACION Y
SEGUIMIENTO DE
PERSONAL.

Operacional

Limitados parmetros para evaluar.

Evaluaciones no objetivas.
Acciones legales contra la empresa.

Legal

No cumplimiento de la norma

IDENTIFICACION Y
EVALUACION DE
NECESIDADES,
ELABORACION,
EJECUCION Y
SEGUIMIENTO DE LOS
PLANES

Financiero

Limitaciones financieras.

Operacional

Bajo sentido de pertenencia por las actividades que se


desarrollan. Incumplimiento de los proveedores.

Cumplimiento parcial de las actividades y


planes.
Cumplimiento parcial de las actividades y
planes.

RECEPCION DE
SOLICITUD DE RETIRO,
ELABORACION DE ACTO
ADMINISTRATIVO,
DESVINCULACION DEL
FUCIONARIO.

Legal

No cumplimiento del debido proceso.

Acciones legales contra la empresa.

Operacional

No cumplimiento
procedimientos

No cumplimiento del desarrollo del


procedimiento

RECEPCION DE
NOVEDADES,
ELABORACION Y
LIQUIDACION DE LA
NOMINA, VALIDACION DEL
SOI, ENTREGA DE
COMPROBANTES DE
PAGO.

Operacional

1. Envo inoportuno de las novedades por parte de los


responsables.
2. Inadecuado funcionamiento del software.

1. Entrega inoportuna de la nmina y


sus soportes al rea financiera.
2. Perdida de la informacin de nomina

Legal

No cumplimiento de la norma

Acciones legales contra la empresa.

RECEPCION DE
DOCUMENTOS, APERTURA
DE EXPEDIENTES DE
HISTORIAS LABORALES,
DILIGENCIAMIENTO DE
HOJA DE CONTROL,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
A LAS HISTORIAS
LABORALES,
EXPEDICION DE
CERTIFICACIONES

Operacional

Entrega inoportuna de informacin

Desactualizacin de hojas de vida para toma


de decisiones.

Legal

No cumplimiento de la norma

Acciones legales contra la empresa.

de

actividades dentro de los

ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION


(9)
FRECUENCI
A

(10)
IMPACTO

(11)
ALCANC
E

(12)
CALIFICACIO
N

ADMINISTRACION DEL RIESGO


(13) ZONA
DE RIESGO

BAJO
1

1.8

1.8
BAJO

1.8
BAJO

2.3

MEDIO

1.5

BAJO

2.3

MEDIO

MEDIO
3

2.2

(14) ACCIONES DE
CONTROL

(15) EVIDENCIA
DEL CONTROL

1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Verificacin de
requisitos y perfiles
para el cargo.

1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Historia laboral,
Resolucin y Acta
de
Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Resolucin y
Acta de Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Listado de
asistencia, Lista de
chequeos
diligenciados.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras

1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Actualizar
permanentemente el
Norma grama.

1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Registros de la
actividad realizada.

1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Identificacin de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Identificacin
de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

(16) RESPONSABLES

Secretario General
Talento Humano (Asesor)
Auditor OCI

Oficina Jurdica (Jefe) Secretario


General
Talento Humano (Asesor)
Auditor OCI

(17) VALORACION
DEL CONTROL

(18) RIESGO
Vs.
CONTROL

3.6

(19)
VALORACION
DEL RIESGO

MODERADO

1.8
ACEPTABLE

1.8

Talento Humano (Asesor)

ACEPTABLE

4.6

Subdirectores y Jefes de oficina,


Asesor Talento Humano, Auditor
OCI

MODERADO

Subdirectores y Jefes de oficina,


Asesor Talento Humano, Auditor
OCI

Secretario General
Talento Humano (Asesor,
Contratistas) Auditor OCI

4.6

MODERADO

Talento Humano (Asesor,

4.4

MODERADO

1.5
ACEPTABLE

realizadas por
control interno.
1.
BAJO
1

1.6

1.5

BAJO

1.8

BAJO

Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Elaboracin y
revisin de actos
administrativos.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Pre nmina.
2. Copias de
seguridad rea de
sistemas y Soporte
Lgico
3. Seguimiento por
parte de la oficina
de control interno.

1.
1

2.1

2,8

2.1

MEDIO

ALTO

MEDIO

Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Verificacin
hojas de vida.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Custodia Historias
laborales
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.

1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Comprobante de
pago.
2. Copias de
Seguridad
3. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Nomina
2.Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Listado de
documentos en
expediente.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Historias
laborales
2.Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.

Oficina Jurdica (Jefe) Secretario


General
Talento Humano (Asesor,
Contratistas) Auditor OCI

Talento Humano (Asesor)

Talento Humano. Auditor OCI,


Sistemas, Soporte Lgico

1.6

ACEPTABLE

1.5

ACEPTABLE

1.8

Talento

ACEPTABLE

Humano
1

2.1

5,6

ACEPTABLE

MODERADO
Talento Humano (Asesora y
Personal de Apoyo) Auditor OCI

Talento Humano (Asesora y


Personal de Apoyo) Auditor OCI

2.1
1

ACEPTABLE

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