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(2)
DE
PROCESO
PROCESO
A
P
O
Y
O
G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A
(3) OBJETIVO
Garantizar el
suministro de
bienes fsicos
para las
actividades
operativas y
administrativas
con criterios de
oportunidad,
calidad, y
cantidad.
Recepcionar,
almacenar,
entregar e
inventariar los
bienes y
elementos
Operacional
Operacional
3. ENTREGA DE BIENES
Y ELEMENTOS.
Operacional
4. MOVIMIENTO DE
BIENES Y ELEMENTOS.
Legal
Financiero
Corrupcin
Elementos adquiridos no
correspondan con las
especificaciones tcnicas
establecidas en los contratos.
Dificultad para el
almacenamiento de elementos.
Deterioro y perdida de los
elementos
Desactualizacin de la
informacin
Desactualizacin de los
Inventarios
Sanciones de tipo legal
Faltante de elementos
Detrimento patrimonial
Falta de coordinacin en el
traslado de elementos entre
funcionarios.
Desactualizacin de los
Inventarios
Corrupcin
Tecnolgico
Falta de actualizacin en el
sistema
Prdida de Inventarios.
Utilizacin de bienes de
la empresa para actividades
particulares.
Inventarios obsoletos
No se refleje la informacin
contablemente. Informacin
Contable desactualizada
Operacional
5. INVENTARIO DE
BIENES Y ELEMENTOS
6. REGISTRO EN EL
SISTEMA
(8) RIESGO
(10)
IMPACT
O
2
(11)
ALCAN
CE
2
(12)
CALIFICACIO
N (9+10+11)
2
2.5
2.2
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
BAJO
BAJO
BAJO
BAJO
MEDIO
1
2.3
(14) ACCIONES DE
CONTROL
Revisin minuciosa de
especificaciones Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizacin de
procesos de entrega
de elementos a los
solicitantes. Adelantar procesos de
baja - Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizar procesos de
registro de la
informacin
aprovechando
disponibilidad del
sistema. Diligenciamiento de
formatos.
Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Verificar
mensualmente el
cumplimiento e
informar y realizar
ajustes al mismo
Verificar la situacin.
Informar a
cuentadantes y
adelantar los tramites
correspondientes
Realizacin de
inventarios
espordicos
Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Coordinacin de
actividades con
Contabilidad
(16)
RESPONSABLES
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
(17)
VALORACION
DEL CONTROL
(18) RIESGO
Vs.
CONTROL
(19)
VALORACION
DEL RIESGO
ACEPTABLE
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
MODERADO
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno. Sistemas.
4.4
MODERADO
ACEPTABLE
ACEPTABLE
ACEPTABLE
ACEPTABLE
Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos
Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
ACEPTABLE
MODERADO
2
4.6
(1)
TIPO
DE
PROCE
SO
A
P
O
Y
O
(2)
PROCESO
G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A
(3) OBJETIVO
REALIZAR LOS
PROCESOS
DE INGRESO,
PERMANENCIA Y
RETIRO DE LOS
FUNCIONARIOS
DE LA EMPRESA
PROPORCIONANDO
CONDICIONES
PARA EL DESARROLLO
DE COMPETENCIAS,
HABILIDADES Y
APTITUDES Y
MEJORAMIENTO
DE LA CALIDAD DE VIDA
DEL
PERSONAL,
GARANTIZANDO LA
CALIDAD EN LA
PRESTACIN
DE LOS SERVICIOS Y EL
DESEMPEO DE LA
ENTIDAD.
(4)
PROCEDIMIE
NTO
SELECCIN,
VINCULACION,
INDUCCION Y
REINDUCCION Y
EVALUACION DE
PERSONAL.
CAPACITACIN,
BIENESTAR SOCIAL Y
SALUD
OCUPACIONAL
DESVINCULACION DE
PERSONAL
LIQUIDACION Y PAGO
DE NOMINA
ADMINISTRACION DE
HISTORIAS
LABORALES
(5)
ACTIVIDADES
(6) FACTOR
DEL
RIESGO
(7) CAUSA
(8) RIESGO
SELECCIN Y
REQUISITOS GENERALES,
VINCULACION DE
PERSONAL.
Operacional
Legal
No cumplimiento de la norma
INDUCCION,
REINDUCCION.
Operacional
No cumplimiento de metas.
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO DE
PERSONAL.
Operacional
Evaluaciones no objetivas.
Acciones legales contra la empresa.
Legal
No cumplimiento de la norma
IDENTIFICACION Y
EVALUACION DE
NECESIDADES,
ELABORACION,
EJECUCION Y
SEGUIMIENTO DE LOS
PLANES
Financiero
Limitaciones financieras.
Operacional
RECEPCION DE
SOLICITUD DE RETIRO,
ELABORACION DE ACTO
ADMINISTRATIVO,
DESVINCULACION DEL
FUCIONARIO.
Legal
Operacional
No cumplimiento
procedimientos
RECEPCION DE
NOVEDADES,
ELABORACION Y
LIQUIDACION DE LA
NOMINA, VALIDACION DEL
SOI, ENTREGA DE
COMPROBANTES DE
PAGO.
Operacional
Legal
No cumplimiento de la norma
RECEPCION DE
DOCUMENTOS, APERTURA
DE EXPEDIENTES DE
HISTORIAS LABORALES,
DILIGENCIAMIENTO DE
HOJA DE CONTROL,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
A LAS HISTORIAS
LABORALES,
EXPEDICION DE
CERTIFICACIONES
Operacional
Legal
No cumplimiento de la norma
de
(10)
IMPACTO
(11)
ALCANC
E
(12)
CALIFICACIO
N
BAJO
1
1.8
1.8
BAJO
1.8
BAJO
2.3
MEDIO
1.5
BAJO
2.3
MEDIO
MEDIO
3
2.2
(14) ACCIONES DE
CONTROL
(15) EVIDENCIA
DEL CONTROL
1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Verificacin de
requisitos y perfiles
para el cargo.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Historia laboral,
Resolucin y Acta
de
Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Resolucin y
Acta de Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Listado de
asistencia, Lista de
chequeos
diligenciados.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Actualizar
permanentemente el
Norma grama.
1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Registros de la
actividad realizada.
1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Identificacin de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Identificacin
de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
(16) RESPONSABLES
Secretario General
Talento Humano (Asesor)
Auditor OCI
(17) VALORACION
DEL CONTROL
(18) RIESGO
Vs.
CONTROL
3.6
(19)
VALORACION
DEL RIESGO
MODERADO
1.8
ACEPTABLE
1.8
ACEPTABLE
4.6
MODERADO
Secretario General
Talento Humano (Asesor,
Contratistas) Auditor OCI
4.6
MODERADO
4.4
MODERADO
1.5
ACEPTABLE
realizadas por
control interno.
1.
BAJO
1
1.6
1.5
BAJO
1.8
BAJO
Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Elaboracin y
revisin de actos
administrativos.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Pre nmina.
2. Copias de
seguridad rea de
sistemas y Soporte
Lgico
3. Seguimiento por
parte de la oficina
de control interno.
1.
1
2.1
2,8
2.1
MEDIO
ALTO
MEDIO
Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Verificacin
hojas de vida.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Custodia Historias
laborales
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Comprobante de
pago.
2. Copias de
Seguridad
3. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Nomina
2.Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Listado de
documentos en
expediente.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Historias
laborales
2.Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1.6
ACEPTABLE
1.5
ACEPTABLE
1.8
Talento
ACEPTABLE
Humano
1
2.1
5,6
ACEPTABLE
MODERADO
Talento Humano (Asesora y
Personal de Apoyo) Auditor OCI
2.1
1
ACEPTABLE