ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

BY YVSVFSUCCESS NOVEMBER 13, 2014

PRINSI-PRINSIP PENYUSUNAN PEGAWAI

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di
lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring
berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan
perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru
yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk
merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus
dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.
Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi
penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah
suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala
dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat
menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri
Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara
untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan
berdasarkan:
1.

Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus

dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan
tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan
perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
1.

Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam

penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari
sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada
pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam
kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula
pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh,
misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis
di rumahrumah sakit pemerintah.
1.

Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

2.

Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk

menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja
diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
1.

Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu

organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan
tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat
merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik
dalam suatu organisasi.
1.

Analisis Jabatan

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis

jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan
kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi
untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah
suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
1.

Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya

dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila
pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan
harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang
bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaanpekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan
ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak
ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk
pekerjaan itu.
1.

Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia

dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan
mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan.
Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada

dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi

jumlah pegawai yang diperlukan.
1.

Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting

yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi
Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah
sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan
pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila
kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka
penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan
keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah
disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan
analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan
dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?,
hal apasajakah yang harus dipertimbangkan?. Untuk
perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru
lebih ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang
tersedia, namun untuk perusahaan berskala besar, prinsip
diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan
selain prinsip-prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.
SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka
yang terdiri dari unsur-unsur (komponen) yang dikendalikan
kearah sasaran agar mencapai hasil yang optimal. Untuk itu
sistem mendapat input berupa informasi tentang kebutuhan
pegawai yang diperlukan, keadaan pasar tenaga kerja dan
lain-lain. Input diproses dalam sistem menghasilkan output.
proses yang terjadi dalam sistem adalah interaksi unsur yang
berhubungan secara seri yaitu suatu kegiatan merupakan
kelanjutan dari seri sebelumnya.
Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa sistem
kepegawaian memiliki pengertian lebih luas bukan hanya
berkaitan dengan sistem pengangkatan pegawai tetapi juga
meliputi perencanaan, pembinaan karier, pengendalian dan
sebagainya. Secara umum kita mengenal beberapa sistem
kepegawaian sebagai berikut:


Integratet system: suatu sistem kepegawaian, dimana
manajamen kepegawaian mulai dari rekutmen, penempatan,
pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian dan
pensiun ditentukan oleh pusat.

Separated system: suatu sistem kepegawaian dimana

manajamen mulai dari rekruktmen sampai penggajian dan
pensiunan dilakukan oleh masing-masing daerah.

Unified System: suatu sistem kepegawaian dimana

manajamen kepegawaian dilakukan oleh suatu lembaga
tingkat nasional yang khusus dibentuk untuk keperluan itu.
Sedangkan sistem pengangkatan pegawai secara umum
dapat dibedakan menjadi:

Spolis System

Sistem ini pengangkatan pegawai didasarkan atas

keanggotaan partai. Sistem ini yang paling tua dan sudah
banyak negara yang tidak menggunakan sistem ini, karena
kurang memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting
bagi tercapainya efesiensi kerja.

Nepotism System

Dalam sistem ini pengangkatan pegawai lebih didasarkan

pada keluarga, saudara dan teman dekat.

Patronage System

Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas

keinginan untuk membantu pegawai tersebut.

Merit System

Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas

kecakapan. Sistem ini beranggapan bahwa Negara akan maju
apabila pegawai-pegawainya terdiri atas orang-orang yang
cakap.

Career system

Sistem ini menekankan bahwa dalam pengangkatan pertama

pegawai didasarkan atas kecakapan, sedangkan dalam
pengembangan lebih lanjut masa kerja pegawai
diperhitungkan dan ikut menentukan.
ANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis
jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan
kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi
untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah
suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan
meliputi:
1.

Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi

yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari
suatu jabatan atau pekerjaan.

2.

Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan

mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang
pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya
pendidikan tertentu,

3.

Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan

struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu
struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah
sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan
fungsional serta jumlah yang diperlukan.

Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti

dicermati dalam penyusunan formasi pegawai, yakni:
1.

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang

diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk
mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu
tertentu.

2.

Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat

ini. Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.

3.

Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang

dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan

untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang

diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar
pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai
secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap
pencapaian misi organisasi atau program yang telah
ditetapkan.
4.

Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar

kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata
yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai
untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan
rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata
pegawai.

5.

Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target

hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

PENGADAAN PEGAWAI
Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru,
maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga
yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik.
Langkah ini sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan
langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat
pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau
kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup
melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan
bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja
di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki
tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut
pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.
Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal
yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah,
maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip penyusunan
formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai
pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus
dicermati dengan baik.
Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar,
maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1.

Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian,

sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa
pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

2.

Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber

tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.

3.

Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis

pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

4.

Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga

kerja.

5.

Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari

surat lamaran yang masuk

6.

Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang

memenuhi persyaratan).

7.

Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal,

pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8.

Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi

syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

9.

Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis,

intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.

10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking

serta jumlah calon yang lulus.
11. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti
masa percobaan.
12. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam
status masa percobaan.
13. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai
berstatus pegawai tetap.

17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu

dengan tugass, wewenang dan tanggung jawab.
18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap
pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah
bekerja di perusahaan.
SUMBER TENAGA KERJA DALAM PENGADAAN
Melanjutkan materi tentang Administrasi Kepegawaian, kali ini
kita akan mencari tahu tentang berbagai sumber dalam
perekrutan pegawai baru. Secara umum penambahan
pegawai baru dapat diambil dari sumber berikut ini:
Sumber internal
Sumber internal merupakan penarikan tenaga kerja dengan
mengambil dari pegawa yang bekerja diperusahaan itu
sendiri, dengan kata lain pegawai kantor mendapatkan
kesempatan pertama untuk mengisi lowongan pekerjaan
tersebut. Pengangkatan pegawai melalui sumber internal ini,
selain sudah diketahui sifat dan kecakapan pegawai, juga
moral pegawai dapat dipertinggi karenan mengangkat
pegawai dengan jabatan yang lebih rendah.
Keuntungan pengangkatan pegawai dari lingkungan sendiri
adalah:
a) Mempertinggi semangat kerja pegawai, terutama bagi
mereka yang mengharapkan promosi.
b) Loyalitas yang tinggi dari pegawai terhadap perusahaan
c) Praktis dan ekonomis
d) Terjadinya persaingan yang sehat, apabila dilaksanakan
secara adil dan objektif
e) Seleksi mudah dilaksanakan.
Sedangkan kelemahannya adalah:
a) Bila pengangkatan pegawai tidak objektif, akan timbul rasa
tidak puas dari para pegawai.
b) Adanya promosi yang dipaksakan
c) Dapat menghambat ide.
Sumber eksternal
Sumber eksternal merupakan perekrutan tenaga yang
bersumber dari luar perusahaan meliputi:

a) Penarikan melalui teman-teman pegawai

Pada dasarnya penarikan ini tidak ada dalam kepegawaian.
Hal ini terjadi karena ada pegawai yang mengusulkan teman
atau kawannya untuk mengisi lowongan, sehingga secara
tidak langsung pegawai yang mengusulkan tersebut sebagai
penjamin kualitas dari teman yang direkomendasikan.
b) Penarikan tenaga kerja melalui badan-badan penempatan
tenaga kerja
Penarikan melalui badan tenaga kerja baik yang didirikan oleh
pemerintah maupun swasta. Semisal Depnaker (Departemen
Tenaga Kerja).
c) Penarikan melalui lembaga pendidikan
Lembaga pendidikan disini meliputi segala macam lembaga
pendidikan, khususnya yang mendidik dan melatih suatu
kehlian. Biasanya ditempat tersebut tersedia siswa-siswa
yang memiliki keahlian tertentu sesuai dengan bidangnya,
namun mereka memiliki kelemahan yaitu belum
berpengalaman.
d) Penarikan melalui iklan
Iklan adalah media penting yang dapat digunakan dan dipilih
untuk penarikan tenaga kerja. Banyak perusahaan melakukan
penarikan tenaga kerja melalui iklan ini, karena dapat menarik
jumlah pelamar yang banyak, sehingga dapat diperoleh
tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan.
e) Melalui sumber-sumber lain
Selain menarik melalui sumber-sumber diatas, dapat juga
melalui sumber-sumber lainnya, misalnya: lingkungan,
pertanian, imigran dan imigrasi, dan organisasi tertentu.
Keuntungan penarikan dari luar perusahaan adalah:
a) Timbulnya ide-ide baru
b) Terseidanya banyak jumlah pelamar
c) Didapatkan pegawai yang berbobot dan memenuhi
persyaratan
d) Memberikan kesempatan kepada masyarakat umum
Sedangkan kelemahannya diantaranya:
a) Kurang praktis dan ekonomis
b) Tidak setiap kebutuhan tersedia

c) Adanya kebiasaaan yang kurang sesuai dengan perusahaan

d) Loyalitas yang kurang
e) Kemungkinan mereka belum berpengalaman
https://yvsvfsuccess.wordpress.com/2014/11/13/administrasi-kepegawaian/