TUGAS STUDI KASUS

HUMAN RESOURCE PLANNING

KELOMPOK 3
ATIKA DEWI SEPTARINI

145020200111054

RYAN AYUBI

145020201111058

FEBRIAN NURHIDAYAT

145020207111091

JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016

Kasus
Terdapat sebuah perusahaan Perseroan Terbatas (PT.) yang kemudian memutuskan untuk
merubah bentuk perusahaannya menjadi Go Public atau Tbk. Oleh karena perubahan tersebut,
akan terjadi beberapa perubahan lainnya. Mulanya perusahaan memiliki 500 Karyawan. Apa
yang Anda lakukan sebagai Manajer SDM.

1. Analisis Pekerjaan (Job analysis)

Membulatkan pemahaman tentang manajemen dalam sebuah sistem organisasi yang baru
yaitu dengan system go public (Tbk.) dalam hal ini pembagian tugas yang mendalam
tentang isi dan persyaratan dari sebuah posisi atau pekerjaan yang meliputi: mempelajari
organisasi, menentukan pekerjaan yang akan dianalisis, membuat kuesioner analisis
pekerjaan, dan mengumpulkan informasi tentang analisis pekerjaan.

Tujuan Analisis Pekerjaan

1) Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan,
kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui
spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
2) Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas,
kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu
3) Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang
terikat
4) Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan
merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok
5) Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu
pekerjaan
6) Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh
supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja
7) Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
8) Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,
perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu
9) Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan
keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar
kerja

10) Safety / efesiensi, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan
11) Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi
12) Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

Langkah-langkah Analisis Pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
1) Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus
mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena
hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan
teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk
menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan
pegawai.
2) Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus
mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang
seperti bagan organisasi, bagan proses, dan deskripsi pekerjaan. Pengumpulan data
dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample,
sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi,
kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan
diaplikasikan kepada masa depan.
3) Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan
dianalisis.
Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih
beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat
biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis
4) Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis mengadakan analisis
pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan,
perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang
akan melaksanakan pekerjaan
5) Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentinganartinya analisis
pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi
hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta

atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan

membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta
dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah
peninjauan in] juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data
analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang
tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.
6) Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis
pekerjaan kemudian menyusun deskripsi pekerjaan, deskripsi pekerjaan, dan evaluasi
pekerjaan
7) Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis
harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan deskripsi pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan,
perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu
guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan
supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian
teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.

2. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Job description (deskripsi pekerjaan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi
ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam
membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Deskripsi
pekerjaan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah
dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya,
deskrripsi pekerjaan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi,
dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan. Deskripsi pekerjaan (job
descriptions) dan deskripsi pekerjaan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang
telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.
Dekripsi pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat
tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Deskripsi
pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang
pejabat yang memegang jabatan tersebut. Deskripsi pekerjaan ini menjadi dasar untuk
menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang

jabatan itu. Deskripsi pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat
kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Deskripsi pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung
jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu
jabatan tertentu dalam organisasi.
Deskripsi pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan halhal berikut.
1) Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, direktur,
manajer, dan ketua bagian.
2) Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab
secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan
hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam
maupun di luar organisasi.
3) Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai
oleh setiap pejabat harus jelas.
4) Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan
baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5) Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan
dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6) Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan
dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan
dipromosikan.
Deskripsi pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki
jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya.
Deskripsi pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya
pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga manajemen dapat dihindari.

Manfaat Deskripsi Pekerjaan

1) Membantu menghindari ketidakpastian dan memberikan pemahaman atau penjelasan
tentang apa yang harus dikerjakan
2) Mengeliminasi gap maupun tumpang tindih (overlaping) tanggung jawab
3) Memudahkan prosedur rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aktifitas sumber daya
manusia lainnya.
4) Membantu karyawan dalam merencanakan karir mereka.

3. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)

Spesifikasi pekerjaan menentukan persyaratan keahlian minimal bagi seorang karyawan
agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Hanry Simamora (1995) spesifikasi
pekerjaan (job specification) ialah: keahlian, pengetahuan, dan kemampuan minimal yang
dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan. Garry Dessler (1997) spesifikasi pekerjaan
(job specification) ialah suatu daftar tuntutanmanusiawi atas suatu jabatan, yakni
pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dengan analisis jabatan.
Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan deskripsi pekerjaan dengan
menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang
lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi
pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk
melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa
diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya
spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang
dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian
informasi mengenai hal-hal berikut:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Tingkat pendidikan pekerja.

Jenis kelamin pekerja.
Keadaan fisik pekerja.
Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
Batas umur pekerja.
Nikah atau belum.
Minat pekerja.
Emosi dan temperamen pekerja.
Pengalaman pekerja.

4. Rekruitmen
Melakukan rekruitmen dari luar organisasi untuk mengisi lowongan dalam jabatan serta
mengidentifikasi sumber bakat dari lingkup internal organisasi untuk menutupi kekosongan
di suatu jabatan yang baru dengan berdasarkan persyaratan-persyaratan tertentu yang
spesifik.

Mengecek latar belakang pelamar untuk mengetahui informasi-informasi yang mungkin akan
ebrguna di masa yang akan datang serta menilai prestasi-prestasi pelamar yang nantinya
dapat mempengaruhi karir pelamar.

5. Performance Appraisal
Mengevaluasi dan menilai kinerja karyawan untuk memperbaiki keputusan keputusan
departemen personalia dan memberikan feedback kepada para karyawan tentang pelaksanaan
kerja mereka.
Menciptakan standar standar pelaksanaan kerja yang berhubungan dengan ekspektasi hasil
yang diinginkan untuk mengukur prestasi kerja. Supervisor juga harus memiliki ukuran
prestasi kinerja untuk menjadikan penilaian kinerja lebih adil dan transparan.
Memastikan bahwa supervisor yang bertugas menilai kinerja memiliki tingkat
profesionalisme yang tinggi serta kejujuran dalam melaksanakan tugasnya.

6. Training
Mengadakan training untuk karyawan setiap bulan atau dalam kurun waktu tertentu.
Tujuannya untuk mendapatkan SDM profesional dan juga ahli dalam bidang pekerjaan yang
dikerjakan. Tenaga profesional, ahli dan terdidik tentunya akan membawa perusahaan menuju
kemajuan dan perkembangan yang pesat.
Mengadakan pelatihan untuk karyawan baru agar mereka lebih mudah memahami seluk
beluk berkarir dan budaya yang ada di perusahaan. Dalam pelaksanaannya, karyawan baru
dilatih oleh karyawan senior agar lebih cepat tanggap dan cepat mengikuti serta beradaptasi
dengan karyawan lainnya.
Maka dari itu dalam hal memilih karyawan baru harus dilakukan Serangkaian tes dan
persyaratan yang harus dipenuhi calon karyawan saat hendak masuk perusahaan
dimaksudkan untuk mendapatkan SDM yang benar-benar unggul di bidangnya. Dengan
begitu, mereka bisa lebih mudah paham dan dapat segera bekerja setelah menerima
penjelasan singkat.

7. Development
Pengembangan (Development) Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan
harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan
suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya
masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan
dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah
maupun yang tinggi.
Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai. Kompensasi adalah imbalan atas
kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang
tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada
lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat
menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan
kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar
dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja
tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
Program Pengembangan Sumber Daya Manusia ini dirancang untuk mendapatkan perubahan
secara cepat dan tepat, menitik beratkan pada peningkatan Kesadaran. Dengan peningkatan
Kesadaran maka akan didapatkan sebuah perubahan pada diri dengan cepat.