ELABORACIN Y USO DE LOS MANUALES.

PLANEAMIENTO Y
CONFECCIN

1. INTRODUCCIN.
En el presente informe hablaremos acerca de la elaboracin y uso de
manuales: PLANEAMIENTO Y CONFECCION; ya que constituyen una de las
herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas, donde Incluyen las normas legales,
reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso
del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que
la empresa se encuentra organizada. Para ello es muy importante saber sus
orgenes, sus grandes beneficios, su metodologa que tiene para su
elaboracin. Sin embargo, Los manuales administrativos con su aparicin han
proporcionado que tanto, micro empresas como macro empresas lo vayan
adecuando segn su conveniencia ya que son registros de informacin escrita
que pueden ser utilizados para orientar a un empleado, y se elaboran mediante
cuatro etapas y proporcionan ventajas en la capacitacin de personal de nuevo
ingreso.
Esto hace que la efectividad de los manuales administrativos radica en el
anlisis de cada proceso, actividad, funcin, tarea, etc. Ya que este permitir
una elaboracin precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario
encuentre una solucin a sus problemas sin necesidad de consultar a los
niveles superiores.

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CONFECCIN

2. OBJETIVOS.
2.1.

OBJETIVO GENERAL.

Dar a conocer un panorama general de las bases para la elaboracin de

los manuales administrativos, as como una gua prctica para que
puedan ser desarrollados

2.2.

OBJETIVO ESPECFICO.

Identificar la importancia que tiene elaboracin y uso de manuales:

planeamiento y confeccin en una empresa.

Informar los objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos.
Proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de los manuales
y los funcionamientos de la unidad responsable.

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3. LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Qu es un Manual Administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se
utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y
comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administracin.

4. OBJETIVOS

BENEFICIOS

DE

LOS

MANUALES

ADMINISTRATIVOS.

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

distintos niveles jerrquicos.

Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al

personal.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.

Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras

organizaciones.

Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes,

prestadores de servicios, usuarios y clientes.
3

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CONFECCIN

5. METODOLOGA

PARA

LA

ELABORACIN

DE

MANUALES

ADMINISTRATIVOS.
Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas
universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos
lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente
forma:
5.1.

RECOPILACIN DE INFORMACIN.
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas
del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario
tener presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual,
definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro
de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las
caractersticas particulares del documento.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con
el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es
recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin
resultante en cada una de ellas.

5.2.

INTERPRETACIN Y DISEO DE LA INFORMACIN.

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que
darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el
criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos
recopilados,

su

importancia

aporte

al

diseo

del

Manual,

probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla

dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para
los usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen
falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa
de recopilacin de informacin.

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Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la

informacin recopilada verbalmente contra la informacin que proviene
de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la
primera etapa.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un
borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y
realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin.
5.3.

ELABORACIN DEL MANUAL.

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo
lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje
sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los
usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de la
organizacin.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las
conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin
del contenido del mismo.

5.4. APROBACIN Y ACTUALIZACIN DEL MANUAL.

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su
objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin
de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la
organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el
Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit
especfico para el efecto, etc. No importa quin o quienes lo aprueben lo
importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que
solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados
por todos los integrantes de la organizacin.

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Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente,

su elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y
esfuerzos bastante altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe
realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los
mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que
tenga la validez y el respaldo necesario.

6.

ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben

desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a
continuacin:
6.1.

PLANIFICACIN DEL TRABAJO.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la

elaboracin de los manuales, este puede ser conformado por un
representante de cada una de las unidades administrativas de la
institucin o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se
deber nombrar un coordinador o responsable quin conducir el trabajo
del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la
presentacin de la informacin.
Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas
metodolgicas que se utilizarn para obtener la informacin para
elaborar los manuales, as como el tipo de informacin que se va a
requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la
elaboracin de los manuales.

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6.2.

BSQUEDA DE LA INFORMACIN.

Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a

recabar la informacin necesaria para la elaboracin de los
manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas
previamente

las

tcnicas

investigativas

seleccionadas.

La

bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante:

6.2.1. INVESTIGACIN DOCUMENTAL:

Trata

de

buscar todos aquellos documentos impresos o

electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para la

elaboracin del manual respectivo, ya sea normativa, estudios
tcnicos

que

respalden

un

proceso

de

reorganizacin

administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes

de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre
otros.
6.2.2. INVESTIGACIN MONUMENTAL:
Trata de toda aquella informacin que no se encuentra escrita en
algn documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas,
encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha
informacin por parte de los funcionarios que la conocen.

6.2.3.

ANLISIS DE LA INFORMACIN.

Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la

elaboracin del manual, esta deber ser organizada y analizada de
manera que presente un orden lgico para el desarrollo del manual.

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Para guiar el proceso de ordenar la informacin, pueden ser

utilizadas las siguientes preguntas:
Qu trabajo o actividad se hace?
Quin es el responsable realizarlo? O en determinado
caso si

no se posee el dato del responsable Quin lo

hace?
Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?
Para qu se realiza el trabajo?
Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?
Cundo o en qu momento se hace?
Por qu se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y

permiten conocer las actividades de la institucin, explicar su
comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada
hecho, comprender el funcionamiento de la institucin y mantener la
secuencia y lgica de la informacin.

7. VALIDACIN DEL MANUAL.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe
presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que
corresponda el manual, para que procedan a validar si la informacin
presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y
actividades que le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la o las
unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

8. AUTORIZACIN DEL MANUAL.

Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el mismo.
En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad
administrativa correspondiente, deber autorizar el manual, de manera que se

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pueda comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel

institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

9. DIFUSIN Y DISTRIBUCIN DEL MANUAL.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya
el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propsito
que los funcionarios lo tengan a su disposicin, conozcan el documento, y lo
utilicen en la prctica. As tambin, la versin electrnica del documento podr
ser incorporado al portal electrnico de la Institucin, con el fin de proveer a la
ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la institucin.

10. REVISIN Y ACTUALIZACIN DEL MANUAL.

Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser
flexibles a los cambios que se produzcan en la Institucin, para ello, se debo
mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos,
con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo establecido para
realizar un Manual Administrativo.

11. CMO SE CLASIFICAN LOS MANUALES?

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11.1. POR SU CONTENIDO SE CLASIFICAN EN:

11.1.1.De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades

orgnicas que componen la empresa.

11.1.2.De

procedimientos:

ac

se

establecen

los

principales

procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de

contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

11.1.3.De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de

la empresa.

11.1.4.De

Bienvenida:

diseado

especialmente

para

los

nuevos

empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la

empresa, misin, visin, valores, etc.

11.2. POR SU MBITO:

11.2.1.Generales: que contienen informacin de la totalidad de la

organizacin.

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11.2.2.
11.2.3.Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica.

12.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fn de informar
y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios
de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.

13.

RECOMENDACIONES.
Dar a conocer por medio de un despliegue total el contenido de cada
uno de los manuales a todos y cada uno de los miembros que
conforman la
Institucin.
Desarrollo por medio de planes de carrera individual que permitan
identificar y desarrollar aquellos puntos dbiles de cada individuo.
Mantener y velar por la mejora continua tanto de procesos, formas,
Manuales y mtodos de trabajo dentro de la institucin, mediante un
Crear un comit de calidad dentro de la institucin, cuya funcin sea
velar que las polticas, objetivos, procesos, deberes y responsabilidades

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CONFECCIN

sean cumplidos en la organizacin, mediante la comunicacin, el trato

profesional y responsable entre jefes y subordinados.

14. CONCLUSION.
La elaboracin y uso de manuales resultan indispensables para cualquier
organizacin, gracias a ellos se logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto
humanos como financieros, ya que facilitan la estandarizacin de los procesos
y la preservacin del conocimiento, y coordinacin entre los departamentos
existentes para poder ofrecer un producto o servicio de manera ms eficiente y
evitar muchos problemas internos y externos.
Adems, dichos manuales son instrumentos tiles en la capacitacin del
personal, aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
travs del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos puestos que
existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a seguir

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se encuentran determinados por escrito, haciendo ms eficiente al personal

dentro de la organizacin.

15. BIBLIOGRAFIA
1. http://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
2. https://mdjesus.wordpress.com/2010/06/10/elaboracion-de-manualesadministrativos/
3. http://es.slideshare.net/quevincrisostomo/los-manuales-administrativos24790451?next_slideshow=1.

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16. ANEXOS.
Fig. N 1 manual de bienvenida.

Fig. N 2 manuales

generales.

14

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CONFECCIN

fig.
N
3

explicacin

de

los

manuales.

Fig. N 4 autorizacin del manual.

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