Instructivo Fose

Gua para la administracin de
los Fondos de Servicios

Educativos del Norte de
Santander
Gestin del Recurso Humano

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
Atencin al Ciudadano
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
Cobertura del Servicio Educativo
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
Avenida 3E No 1E 46 La Riviera
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
www.sednortedesantander.gov.co
San Jos de Ccuta Colombia
Secretara de
Educacin
Departamental
Norte de Santander
Secretaria de Educacin Departamental

Luddy Pez Ortega
Jefe rea Financiera
Carmen Helena Rodrguez Ramn
Lder Grupo de Presupuesto
Carmen Helena Rodrguez Ramn
Lder Grupo de Tesorera
Ruth del Carmen Bayona Tllez
Lder Grupo de Contabilidad
Blanca Aurora Contreras Tarazona
Lder Grupo Bienes y Servicios
Hctor Yovany Alba Ortiz
Lder Fondo Servicios Educativos
Edgar M. Triana Pearanda
Gua n 1 para la administracin de los
Fondos de Servicios Educativos del Norte de
Santander
San Jos de Ccuta, Noviembre del 2012
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
INSTRUCTIVO OPERATIVO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS

DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LAS INSTITUCIONES Y CENTROS
EDUCATIVOS ESTATALES DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL
DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER
La Ley 715 de 2001, dicta las normas orgnicas en materia de recursos y

competencias de conformidad con los Artculos 151, 288, 356, 357 de la
Constitucin Poltica, y establece otras disposiciones para organizar la prestacin
del servicio educativo, asimismo la Ley 715 de 2001 en sus artculos 11 al 14
contempla disposiciones relacionadas con el funcionamiento de los
establecimientos educativos a travs de la conformacin de los FONDOS DE
SERVICIOS EDUCATIVOS, los cuales deben aplicar la Ley Orgnica de
Presupuesto .
En virtud de la Ley 715 de 2001 se autoriz la administracin de los FONDOS DE
SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE), en los cuales se manejarn los recursos
destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el
funcionamiento de la institucin.
Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que
hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de Servicios Educativos
(FSE), tendrn como fin proteger los derechos de los nios y de los jvenes, de
conseguir eficacia y celeridad en la atencin del servicio educativo y economa en
el uso de los recursos pblicos.
El Decreto Nacional 4791 del 19 de diciembre de 2008 reglament parcialmente
los Artculos 11 al 14 de Ley 715 de 2001, defini la administracin de los
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE) y estableci las funciones del
Consejo Directivo y los Rectores o Directores de los establecimientos educativos
en relacin con el Fondo.
El Decreto 4807 de diciembre de 2011, establece las condiciones de aplicacin de
la gratuidad educativa y dicta disposiciones para su implementacinLas Entidades Territoriales certificadas en educacin deben ejercer el control
interno, brindar asesora y apoyo administrativo, contractual, financiero,
presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS, PRESUPUESTALES, TESORALES,

CONTABLES Y DE CONTRATACION

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
DEFINICION DE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley
como un mecanismo de gestin presupuestal y de ejecucin de los recursos de los
establecimientos educativos estatales para la adecuada administracin de sus
ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los
de personal.
Con sujecin a lo establecido en la normatividad vigente, la administracin y
ejecucin de estos recursos por parte de las autoridades del establecimiento
educativo, es autnoma. Los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son
recursos propios de carcter pblico sometidos al control de las autoridades
administrativas y fiscales delos rdenes nacional y territorial.
Los Fondos de Servicios Educativos carecen de personera jurdica y la
ordenacin del gasto recae sobre el rector o director rural, y su ejercicio no implica
representacin legal, lo cual abarca una gran responsabilidad, que debe asumir
con la mayor diligencia posible.
La administracin del Fondo de Servicios Educativos corresponde al Rector o
Director Rural en coordinacin con el Consejo Directivo con sujecin a la
normatividad existente.
Son Funciones del Consejo Directivo:
Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar
mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto
presentado por el rector o director rural.
Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorera, el cual por lo menos
determinar la forma de realizacin de los recaudos y de los pagos, segn
la normatividad existente en la entidad territorial certificada, as como el
seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la
autorizacin de los pagos.
Aprobar las adiciones al presupuesto vigente as como los traslados
presupuestales que afecten el mismo.
Verificar la existencia y presentacin de los estados contables por parte del
rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables

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A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
vigentes expedidas por el Contador General de la Nacin, con la

periodicidad sealada por los organismos de control.
Determinar los actos o contratos que requieran su autorizacin expresa.
Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y
garantas para toda contratacin que no supere los veinte (20) salarios
mnimos legales mensuales vigentes. (s. ID. 1. m. v.).
Aprobar la contratacin de los servicios que requiera el establecimiento
educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.
Autorizar al rector o director rural para la utilizacin por parte de terceros de
los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento
educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificacin del
procedimiento establecido por dicho rgano escolar de conformidad con lo
dispuesto en el decreto 1860 de 1994.
Aprobar la utilizacin de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la
realizacin de eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos, o la
participacin de los educandos en representacin del establecimiento
educativo y fijar la cuanta que se destine para el efecto.
Verificar el cumplimiento de la publicacin en lugar visible y de fcil acceso
del informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
Son Responsabilidades del Rector o Director Rural:
Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios
Educativos y presentarlo para aprobacin al consejo directivo.
Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado
mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de
ejecucin por lo menos trimestralmente al consejo directivo.
Elaborar con la justificacin correspondiente los proyectos de adicin
presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobacin del
consejo directivo.
Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los
gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de

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acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia

fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorera.
Presentar mensualmente el informe de ejecucin de los recursos del Fondo
de Servicios Educativos.
Realizar los reportes de informacin financiera, econmica, social y
ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los
organismos de control y la Contadura General de la Nacin, y efectuar la
rendicin de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.
Suscribir junto con el contador los estados contables y la informacin
financiera requerida y entregada en los formatos y fechas fijadas para tal
fin.
Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la
respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecucin
presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los
hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad
diferente.
El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede
en los municipios no certificados, deber presentar al Alcalde respectivo, en
la periodicidad que ste determine, un informe sobre la ejecucin de los
recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.
La Secretara de Educacin de Norte de Santander mediante Resolucin No.
01252 de 07 de mayo de 2012 ha designado a personal que labora en
instituciones educativas para que ejerzan funciones de tesorero-pagador en cada
Centro, y quienes desempearn las siguientes actividades:
Digitar en el software contable el presupuesto aprobado por el Consejo
directivo de acuerdo con las normas vigentes.
Elaborar las disponibilidades presupuestales, registros presupuestales y
rdenes de pago a que haya lugar.
Firmar los cheques de manera conjunta con el director
Elaborar los registros contables conforme a las normas contables vigentes
expedidas por la Contadura General de la Nacin
Elaborar los informes financieros en los trminos establecidos por los
organismos de control y la Secretara de Educacin Departamental rea
financiera

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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Realizar de manera peridica copias de seguridad de la informacin

contable y salvaguardarla en un lugar seguro
Garantizar la veracidad de la informacin que se tramite y maneje con
ocasin de la ejecucin de los recursos establecidos en el presupuesto de
cada Centro.
ASPECTOS PRESUPUESTALES
El Rector o Director debe enviar a la oficina de presupuesto de la Secretara de
Educacin de Norte de Santander, copia del Acuerdo Anual del Presupuesto en
formato establecido, numerado, fechado y aprobado por la totalidad de los
miembros del Consejo Directivo, observando las disposiciones contenidas en el
Estatuto Orgnico de Presupuesto (Decreto Nacional 111 de 1996), el Estatuto de
Rentas de la Entidad Territorial y dems normas que lo regulen.
La ejecucin de los recursos debe realizarse dentro del marco del Proyecto
Educativo Institucional PEI, con sujecin al Programa General de Compras, y la
normatividad contractual vigente en especial la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios; debidamente aprobado por el Consejo Directivo y de conformidad
con las normas que lo rigen.
La ejecucin de los recursos que impliquen construccin o adecuacin de la
infraestructura del establecimiento educativo estatal debe contar con estudio
tcnico y aprobacin previa del Ente Territorial.
Las Normales Superiores que funcionan en el Departamento, estn facultadas
para percibir ingresos por derechos acadmicos del Ciclo Complementario, con los
cuales deben a su vez sufragar el pago a los docentes de Hora Ctedra;
incorporando en rubro especifico en el presupuesto de ingresos y gastos los
recursos recaudados.
Todo ingreso de la Institucin Educativa deber ser incorporado en el presupuesto
del FSE, incluidas las donaciones de particulares. Las adiciones al presupuesto
inicial, superiores a dos salarios mnimos legales mensuales vigentes debern ser
previamente autorizadas por la Entidad Territorial antes de ser puestas a
consideracin y aprobacin del Consejo Directivo.
El procedimiento para la autorizacin por parte de la Secretara de Educacin ser
la siguiente:

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Enviar a la Secretara de Educacin oficio de solicitud de autorizacin

especificando el valor y origen de los recursos y si se trata de nuevos
recursos o mayor valor recaudado a lo presupuestado inicialmente.
Proyecto de acuerdo de distribucin de los recursos en el presupuesto de
gastos.
Estar al da en la entrega de la informacin contable y presupuestal a la
Secretara de Educacin.
Certificacin del rector o director de que los recursos objeto de adicin se
encuentran depositados en la cuenta bancaria del establecimiento
educativo, que no se han incorporado al presupuesto y no se han
ejecutado.
En el caso de los ingresos por arrendamientos anexar a la solicitud el
contrato de arrendamiento.
La autorizacin para la incorporacin de las transferencias que las entidades
pblicas tengan programado girar a los establecimientos educativos debe contar
con su respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal emitido por la entidad
giradora.
Los ingresos obtenidos con destinacin especifica deben ejecutarse para los fines
que fueron aprobados por quienes asignaron el recurso.
La ejecucin del presupuesto de gastos de la vigencia, implica contar con un
presupuesto aprobado mediante Acto Administrativo, un Flujo de Caja y un
Programa General de Compras, debidamente aprobado por el Consejo Directivo
concordante con el Presupuesto Inicial. Las modificaciones que afecten el
presupuesto inicial tanto de ingresos como de gastos, afectan el Flujo de Caja.
Igualmente, toda erogacin del gasto debe encontrarse dentro del Plan General de
Compras, caso contrario el rector o director deber presentar ante el Concejo
Directivo las modificaciones a que haya lugar.
Los recursos del Fondo de Servicio Educativo son de carcter pblico, razn por la
cual se cien a las normas vigentes en materia de austeridad en el gasto (Decreto
Nacional 1737 de Agosto 21 de 1998)y la ejecucin de los mismos deber darse
en concordancia con lo estipulado en los artculos 11 y 9 de los decretos 4791 y
4807 de 2008 y 2011 respectivamente.

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PRINCIPIOS PRESUPUESTALES
El Presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos tambin debe conservar los
principios presupuestales establecidos en el Estatuto Orgnico de Presupuesto,
as:
Principio de Planificacin: El presupuesto de los FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS (FSE) deber construirse de manera ordenada con los objetivos
y planes del Proyecto Educativo Institucional (PEI).
Principio de Anualidad: El ao fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31

de diciembre de cada ao. Despus del 31 de diciembre no podrn asumirse
compromisos con cargo a las apropiaciones del ao fiscal que se cierra en esta
fecha y los saldos de apropiacin no afectados por compromisos, caducarn
sin excepcin.
Principio de Universalidad: El presupuesto contendr la totalidad de los

gastos pblicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En
consecuencia, ninguna autoridad podr efectuar gastos pblicos o erogaciones
con cargo al tesoro o transferir crdito alguno que no figure en el presupuesto.
Principio de Unidad de caja: Con el recaudo de todos los recursos, se

atender el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el
presupuesto.
Principio de Programacin Integral:Todo programa presupuestal deber

contemplar simultneamente los gastos de inversin y de funcionamiento que
las exigencias tcnicas y administrativas demanden como necesarios para su
ejecucin y operacin, de conformidad con los procedimientos y normas
legales vigentes...
Principio de Especializacin: Las apropiaciones deben referirse en cada

rgano de la Administracin, a su objeto y funciones y se ejecutarn
estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.
Principio de Inembargabilidad:Son
inembargables
las
rentas
incorporadas en el Presupuesto General de la Nacin, as como los bienes y
derechos de los rganos que lo conforman. No obstante la anterior
Inembargabilidad, los funcionarios competentes debern adoptar las medidas
conducentes al pago de las sentencias en contra de los rganos respectivos

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dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarn en su integridad los

derechos reconocidos a terceros en sentencias ejecutoriadas.
En razn a este principio los recursos provenientes del Tesoro Nacional - SGP,
correspondientes a Gratuidad de la Educacin, son INEMBARGABLES,
exceptuando los recursos propios recaudados por el Establecimiento
Educativo.
Principio de Equilibrio: El presupuesto de gastos debe guardar estricto

equilibrio con el presupuesto de ingresos y las partidas aprobadas deben
entenderse como autorizaciones mximas de gasto: Este debe contener la
totalidad de erogaciones diferentes de los gastos de personal que requiere el
establecimiento para su normal funcionamiento y para las inversiones que el
proyecto Educativo Institucional demande.
El principio de legalidad del gasto: Corresponde al Congreso, como rgano

de representacin plural, decretar y autorizar los gastos del Estado. En el
constitucionalismo colombiano, la legalidad del gasto opera en dos momentos
diferenciados, pues en general las erogaciones no slo deben ser previamente
decretadas por la ley (C.P. artculo 346) sino que, adems, deben ser
apropiadas por la ley de presupuesto (C.P. artculo 345) para poder ser
efectivamente realizadas." (Sentencia C-685/96, C-428 de 2002).
Por lo anterior el Presupuesto de la vigencia a ejecutarse, debe ser aprobado

mediante Acto Administrativo por el Consejo Directivo en la segunda quincena del
mes de octubre y allegar a la Secretaria de Educacin antes de finalizar el mes de
Noviembre de la vigencia inmediatamente anterior a la de ejecucin, el
Presupuesto y el Acta de aprobacin.
ETAPAS PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO.
El ciclo presupuestal es el conjunto de fases, que se desarrollan anualmente y que
abarcan desde la programacin del presupuesto hasta su liquidacin. Las etapas
del ciclo presupuestal son las siguientes:
Programacin:
Del presupuesto de ingresos. Se clasificar de conformidad con el artculo 8 del
decreto 4791 de 2008, as:
Ingresos operacionales
Transferencias.
Recursos de capital.

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Es de aclarar que los ingresos percibidos por pago de derechos acadmicos del
ciclo complementario, deben incorporarse de manera independiente.
Clasificacin y estimacin de ingresos y gastos: Del presupuesto de Ingresos:
El presupuesto de ingresos se clasificar de conformidad con el artculo 8 del
decreto 4791 de 2008 de la siguiente manera: ingresos operacionales,
transferencias y recursos de capital.
Del presupuesto de gastos, inversin y funcionamiento: El presupuesto de gastos
de inversin se conformar por proyectos educativos, sern contempladas las
necesidades institucionales expresadas en los proyectos, siempre con sujecin a
la disponibilidad presupuestal.
Presentacin del presupuesto: Este debe presentarse ante el rgano que lo
aprobar, para nuestro caso, el Consejo Directivo. Debe entregarse clasificado en:
ingresos, gastos y disposiciones generales. La estructura del presupuesto debe
contener solamente los rubros afectados.
Estudio, discusin y aprobacin del presupuesto: Corresponde al Consejo
Directivo del establecimiento educativo esta etapa.
Liquidacin del presupuesto: Corresponde al ejecutivo institucional rector o
director, proferir acto administrativo mediante resolucin de liquidacin del
presupuesto, aprobado o sancionado en la etapa de estudio y discusin por parte
del Consejo Directivo. El acto de liquidacin es la carta de presentacin del
presupuesto que regir la prxima vigencia fiscal.
Disposiciones Generales del Presupuesto: Adjunto al proyecto de presupuesto
de ingresos y gastos, ir un articulado que constituye las reglas sobre las que se
har la ejecucin presupuestal durante toda una vigencia, este cuerpo textual
establece las facultades y prohibiciones para el ordenador del gasto y tesorero,
adems de indicar otros procedimientos relacionados con apropiaciones, traslados
y adiciones.
ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO:
La Estructura del presupuesto de Ingresos y gastos, para la administracin de los
recursos de los Fondos de Servicios Educativos, clasificados por grupos
articulados a las fuentes de ingresos ser la siguiente:

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A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
1
1.1
1.1.1
1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1.3
1.1.2
1.1.2.2
1.1.3
1..1.3.1
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
INGRESOS
OPERACIONALES
SERVICIOS EDUCATIVOS
Derechos acadmicos ciclo complementario
Certificados y constancias de estudio
Otros cobros
EXPLOTACION DE BIENES Y SERVICIOS
Arrendamientos
VENTA DE BIENES PRODUCIDOS
Ingresos por proyectos productivos
TRANSFERENCIAS
Nacionales
Departamentales
Municipales
RECURSOS DE CAPITAL
Recursos del balance
Rendimientos financieros
Donaciones
Reintegros
Venta de activos
2
2.1
2.1.1
2.1.1.1
2.1.1.2
2.1.1.3
2.1.1.4
2.1.2
2.1.2.1
2.1.2.1.1
2.1.2.1.2
2.1.2.1.3
2.1.2.1.4
2.1.2.1.5
2.1.2.1.6
2.1.2.2
2.1.2.2.1
2.1.2.2.2
2.1.2.2.3
2.1.2.2.4
2.1.2.2.5
2.1.2.2.6
GASTOS
FUNCIONAMIENTO
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
Jornales
Remuneracin Servicios Tcnicos
Honorarios
Honorarios-Ciclo complementario
GASTOS GENERALES
ADQUISICIN DE BIENES
Compra de Equipo
Materiales y Suministros
Material didctico
Alimentacin escolar jornadas complementarias
Compra de semovientes
Sostenimiento de semovientes
ADQUISICIN DE SERVICIOS
Mantenimiento de infraestructura
Mantenimiento de mobiliario y equipo
Servicios pblicos
Arrendamientos
Gastos de viaje
Impresos y publicaciones

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
2.1.2.2.7
2.1.2.2.8
2.1.2.2.9
2.1.2.2.10
2.2
2.2.1
2.2.2
Comunicaciones y transporte
Seguros
Eventos culturales, deportivos y cientficos
Gastos Bancarios
INVERSION
Infraestructura
Acciones de mejoramiento de gestin escolar y acadmica
DEFINICIN DE RUBROS DEL FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

DEFINICION DE RUBROS DE INGRESOS
1.1 INGRESOS OPERACIONALES: Son las rentas o recursos de que dispone o
puede disponer regularmente el fondo de servicios educativos, los cuales se
obtienen por utilizacin de los recursos del establecimiento en la prestacin del
servicio educativo, o por la explotacin de bienes y servicios. Estn compuestos
fundamentalmente por:
1.1.1.1 Derechos acadmicos ciclo complementario: En este rubro se registran
los ingresos percibidos por el pago de derechos acadmicos del ciclo
complementario en las escuelas normales superiores.
1.1.1.2 Certificados y Constancias: corresponde a la suma que deben cancelar
espordicamente los exalumnos del respectivo establecimiento educativo por
certificaciones y constancias. Para su proyeccin deber tenerse en cuenta lo
percibido en el ao inmediatamente anterior.
1.1.1.3 Otros Cobros: Hace referencia a los cobros que realiza la Institucin
Educativa como fotocopias, transporte, entre otros. Para su proyeccin deber
tenerse en cuenta lo percibido en el ao inmediatamente anterior.
1.1.2.2 Arrendamientos: Obtenidos por pago de canon de arrendamiento de la
tienda escolar, talleres, laboratorios, salones especializados y otras instalaciones
del establecimiento educativo. En aquellos casos en que los ingresos sean de
manera permanente, estos deben sustentarse previo estudio el cual garantice
como mnimo el valor del mantenimiento del espacio y la cancelacin de servicios
complementarios utilizados como agua, luz, entre otros, y someterse a previa
aprobacin de la Secretara de Educacin del Departamento Norte de Santander.
Si la explotacin del bien es eventual debe contar con la autorizacin previa del
Consejo Directivo y quien lo utilice debe restituirlo en las mismas condiciones que
le fue entregado.

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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
1.1.3.1 Ingresos por proyectos productivos: Estos ingresos se presentan

especialmente en establecimientos educativos que cuentan con proyectos
productivos que son comercializados por el establecimiento. Un ejemplo de estos
es la venta de alimentos o de productos elaborados en el establecimiento. Estos
ingresos deben contar con el soporte de la consignacin y el correspondiente
documento equivalente que soporte la venta. Para su proyeccin deber tenerse
en cuenta lo percibido en el ao inmediatamente anterior y si es un producto
nuevo, en el estudio de mercadeo realizado por el lder del proyecto.
1.2 TRANSFERENCIAS
Son los recursos financieros que las entidades pblicas de cualquier orden y sin
ninguna contraprestacin giran directamente al establecimiento educativo a travs
del Fondo de Servicios Educativos. Estos recursos no pueden financiar planta de
personal dado que de conformidad con la Ley 715 del 2001, la entidad territorial
certificada asume directamente el costo de la planta con los recursos del Sistema
General de Participaciones.
1.2.1 Transferencias Nacionales: Hacen referencia a los dineros que se gira n
directamente al establecimiento educativo para apoyar un programa o proyecto
especfico del Gobierno Nacional, y especialmente a los recursos de gratuidad de
la educacin (CONPES). Para acceder a los recursos de gratuidad, los rectores y
directores debern hacer llegar al Ministerio de Educacin a travs del
Departamento la informacin sobre los establecimientos beneficiarios, el fondo de
servicios educativos a los que se deben girar los recursos, la certificacin de la
cuenta bancaria en la cual se realizar el giro y la dems informacin que el
Ministerio establezca para dicho fin, en las condiciones y plazos que determine
para el efecto.
1.2.2 Transferencias Departamentales: Son los recursos que el Ente Territorial
gira a las cuentas de los Fondos de Servicios Educativos para apoyar el
funcionamiento del Establecimiento Educativo. Estos recursos pueden provenir de
diferentes fuentes.
1.2.3 Transferencias Municipales: Pueden ser recursos de calidad u otra fuente
que las alcaldas respectivas transfiere al establecimiento educativo.
1.3 RECURSOS DE CAPITAL
Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance,
rendimientos de operaciones financieras, venta de activos, donaciones y
excedentes financieros de la vigencia anterior. Es importante recordar que los

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Fondos de Servicios Educativos no pueden presupuestar ni contraer crditos

internos o externos.
1.3.1 Recursos del balance: Son los ingresos provenientes de la liquidacin del
ejercicio fiscal del ao inmediatamente anterior, corresponden bsicamente a
recursos no ejecutados o comprometidos en la anterior vigencia.
1.3.2 Rendimientos Financieros: Son los ingresos obtenidos por intereses como
resultado de la colocacin de recursos en cuentas bancarias ahorros.
1.3.3 Donaciones: Son los ingresos recibidos de otras entidades o instituciones
privadas de carcter nacional o internacional para apoyar proyectos o acciones
especficas. En el evento en que dichas donaciones exijan cuenta especfica, sta
debe ser registrada en la entidad territorial adjuntando la respectiva justificacin y
los recursos deben incorporarse al presupuesto del Fondo de Servicios Educativos
mediante acto administrativo y firmado por el Consejo Directivo y se deben
apropiar para la destinacin especfica que establece el donante.
1.3.4 Reintegros: Dentro del proceso de ejecucin presupuestal una vez se
pagan rdenes de pago del tipo presupuestales, por alguna situacin financiera o
administrativa se presentan reintegros, los cuales deben ser aplicados para ajustar
el valor de la orden de pago, ajustar el valor de la deducciones causadas, liberar
PAC, reducir la obligacin y liberar saldos en el compromiso para que se pueda
obligar nuevamente o se proceda a reducir el compromiso y el respectivo CDP.
1.3.5 Venta de activos: Son los ingresos recibidos por la venta de activos
(Propiedades, planta y equipo) del establecimiento educativo. Este rubro hace
referencia tambin a la venta de semovientes.
DEFINICION DE LOS RUBROS DE GASTOS:
2 GASTOS
2.1 FUNCIONAMIENTO: Son las apropiaciones necesarias para el normal
desarrollo de las actividades administrativas, tcnicas y operativas. Comprende los
gastos por servicios personales indirectos y los gastos generales.
2.1.1 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS: Destinados a atender la
contratacin de personas naturales o jurdicas para que presten servicios
calificados o profesionales en forma espordica en desarrollo de actividades que
no sean las ordinarias las ordinarias del establecimiento, siempre y cuando no
puedan atenderse con cargo a la planta de personal. En cualquier caso, los
contratos requerirn autorizacin del Consejo Directivo del Establecimiento
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educativo estatal, debern ser ejecutados durante el calendario escolar y deben

cumplir con lo establecido en el rgimen contractual vigente. Se componen de los
siguientes gastos:
2.1.1.1 Jornales: Remuneracin estipulada por das, pagadera por periodos no
mayores de una semana, para el desempeo de actividades netamente
transitorias.
2.1.1.2 Remuneracin Servicios Tcnicos: Servicios tcnicos prestados en
forma espordica por personas naturales o jurdicas. No se puede pagar por estos
rubros los servicios de aseo y vigilancia, as como personal para ejercer funciones
de pagadura o tesorera.
2.1.1.3 Honorarios: Pago de los servicios profesionales que se realicen de
manera transitoria y espordica de conformidad con el rgimen legal vigente,
excluyendo: los de docencia, personal para ejercer funciones de pagadura o
tesorera, vigilancia y aseo o los que se pueden suplir con personal de planta.
2.1.1.4
Honorarios-Ciclo
complementario:
Los
requerimientos
de
especialidades del ciclo complementario no cubiertas con la planta de personal
asignada al establecimiento, sern cubiertas mediante horas ctedra asignadas a
personal diferente de los servidores pblicos de la planta de personal del sector
educativo de la entidad territorial certificada y deben ser financiadas con los
recursos percibidos en cada establecimiento por concepto de derechos
acadmicos del ciclo complementario. Estas horas ctedra sern reconocidas por
honorarios atendiendo las normas de contratacin y las disposiciones que
reglamenten la materia.
2.1.2 GASTOS GENERALES:
2.1.2.1 ADQUISICION DE BIENES
2.1.2.1.1 Compra de equipo: Incluye compras de bienes muebles duraderos
destinados a apoyar el desarrollo de las funciones del establecimiento educativo.
Es importante recordar que cualquier bien adquirido debe ser incorporado al
inventario de bienes del establecimiento y debe cumplir la normatividad vigente
sobre mobiliario escolar.
2.1.2.1.2 Materiales y suministros: Adquisicin de bienes tangibles de consumo
final o fungibles que no se deben inventariar y no son objeto de devolucin,
indispensables para el normal funcionamiento del establecimiento educativo, como
papelera, tiles de escritorio, disquetes, CD para computadora, elementos de
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aseo y cafetera, llantas, combustibles, medicamentos, as como de elementos

para el cumplimiento de normas de seguridad industrial y Adquisicin de repuestos
y accesorios para equipos tcnicos y de oficina.
2.1.2.1.3 Material didctico: Corresponde a las ayudas didcticas o medios que
facilitan el proceso pedaggico, como textos, libros, lminas, guas, materiales
didcticos y audiovisuales, los instrumentos o materiales artsticos y deportivos,
materiales desechables de laboratorio, licencias de productos informticos y
adquisicin de derechos de propiedad intelectual. Los elementos adquiridos deben
ser de tipo dotacional del establecimiento educativo.
2.1.2.1.4 Alimentacin escolar jornadas complementarias: Desarrollo de las
jornadas extendidas y complementarias para la poblacin matriculada entre
transicin y undcimo grado, incluyendo alimentacin, transporte y materiales.
2.1.2.1.5 Compra de semovientes: Hace referencia a adquisicin de semovientes
cuando sean destinados al uso, desarrollo de investigaciones cientficas,
explotaciones pecuarias, exposiciones y otros, o cuando sean adquiridos para su
comercializacin. Cuando los semovientes sean adquiridos en desarrollo de un
proyecto productivo dependiendo de su utilizacin se registran como un activo o
como un inventario. Cuando los semovientes se adquieren para producir otros
bienes se consideran un activo; por ejemplo si se adquieren gallinas ponedoras o
reses para producir leche. Cuando los semovientes se adquieran para su futura
comercializacin se consideran un inventario y se registran como tal; por ejemplo
si se adquieren pollos para levante y posterior comercializacin o cuando se
adquieren reses para la posterior comercializacin de carne o en pie.
2.1.2.1.6 Sostenimiento de semovientes: son los gastos en que incurren los
establecimientos educativos para el mantenimiento, cuidado y manutencin de los
animales, como por ejemplo alimentacin, concentrados, suplementos y/o
complementos alimenticios.
2.1.2.2 ADQUISICION DE SERVICIOS
2.1.2.2.1 Mantenimiento de infraestructura: Por este rubro se registran gastos
tendientes a la conservacin, reparacin, mejoramiento y adecuacin de los
bienes inmuebles del establecimiento educativo. Instalaciones elctricas,
instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones,
arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio
de vidrios, cambio de bombillos, conservacin de zonas verdes, conservacin de
reas exteriores, entre otros

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2.1.2.2.2 Mantenimiento de mobiliario y equipo: por este rubro se registran

los gastos tendientes al mantenimiento preventivo y correctivo de vehculos,
bienes muebles como pupitres, computadores, impresoras, fotocopiadoras, entre
otros.
2.1.2.2.3 Servicios pblicos: Rubro para sufragar los servicios de energa
elctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, telfono y gas de los inmuebles e
instalaciones en los cuales funciona el establecimiento educativo, cuando no sean
cubiertos directamente por el Departamento o Municipio. Igualmente se pueden
sufragar por este rubro los servicios pblicos de telefona mvil e Internet en las
condiciones fijadas por la entidad territorial. En todo caso los planes de telefona
mvil e internet deben ser planes bsicos que ofrezcan las empresas prestadoras
del servicio.
2.1.2.2.4 Arrendamientos: arrendamientos de instalaciones para el normal
funcionamiento del establecimiento educativo cuando no sean cubiertos por la
entidad territorial. Tambin se incluyen en este rubro los contratos de
arrendamientos de servidores para el procesamiento de notas y otras aplicaciones
va Internet.
2.1.2.2.5 Gastos de viaje: Reconocimiento de transporte, hospedaje y
manutencin a los estudiantes de la Institucin Educativa, previa aprobacin del
Consejo Directivo, cuando su desplazamiento sea en representacin del
establecimiento, conforme al reglamento interno de la Institucin. Los costos que
deban asumirse por tal concepto podrn incluir los gastos del docente
acompaante, siempre y cuando la comisin otorgada por la entidad territorial no
haya generado el pago de viticos.
2.1.2.2.6 Impresos y publicaciones: Rubro destinado al suministro de revistas
cientficas, suscripciones, diseo, diagramacin, divulgacin y edicin de libros,
revistas, cartillas, vdeos y memorias, elaboracin y caligrafa de diplomas, pago
de avisos y formularios de impuestos, edicin de formas, fotocopias,
encuadernacin, empaste, sellos, avisos, formularios, fotografas, renovacin
derecho cdigo de barras, enmarcacin de fotomosaicos, impresin de pendones,
costos asociados al trmite para la obtencin del ttulo de bachiller, costos
asociados a la elaboracin de certificaciones de estudio solicitadas por los
estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carn escolar.
2.1.2.2.7 Comunicaciones y transporte: Apropiacin destinada a cubrir los
gastos por concepto de portes areos y terrestres, empaques, embalajes y
acarreos, tlex, fax, servicio de mensajera, correo postal, pago por el uso del
espectro electromagntico, intranet, extranet, suscripcin, enlaces de
telecomunicaciones, redes inalmbricas, lneas con redes o bases de datos,
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servicios de voz, canales dedicados de datos y centros de datos. Tambin se

incluye en este rubro el acarreo de materiales y suministros, equipos y otros
elementos adquiridos para el establecimiento educativo cuando el proveedor no
cubra el costo. Incluye el transporte colectivo de los estudiantes de las
Instituciones y Centros Educativos en caso de eventos especiales. Por este rubro
se puede presupuestar el transporte escolar cuando las condiciones geogrficas lo
requieran de conformidad con lo dispuesto en el pargrafo 2, artculo 15 de la Ley
715 de 2001 y la normatividad vigente en Transporte Escolar.
2.1.2.2.8 Seguros: Apropiacin destinada para el pago de plizas de amparo que
cubran todo riesgo, daos materiales a bienes muebles e inmuebles, cuando no
sean amparados por la entidad territorial. Igualmente se pagarn las plizas de
manejo que requieran, los funcionarios del establecimiento educativo. Por este
rubro no se podrn adquirir seguros de los estudiantes
2.1.2.2.9 Eventos culturales, deportivos y cientficos: Rubro por el que se
registran los gastos de actividades cientficas, deportivas y culturales,
previamente autorizados por el consejo directivo, en el marco del proyecto
educativo institucional, algunos ejemplos son: da o feria de la ciencia, semana o
da deportivo, da del idioma, actividades teatrales, cine, danzas, entre otros.
Todos estos eventos deben connotar un alto sentido pedaggico y por tanto no
puede utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones,
invitaciones, atenciones o similares y dems aspectos prohibidos en las
disposiciones legales. No se podrn incluir en este rubro gastos por concepto de
celebraciones de da de la secretaria, da del docente, da de las madres, dia del
padre, entre otras.
Incluye la inscripcin y participacin en competencias deportivas, culturales y
cientficas. Se debe tener en cuenta la austeridad del gasto.
2.1.2.2.10 Gastos bancarios: Gastos originados en el cobro servicios financieros

(chequeras, timbres, comisiones, portes, remesas, entre otros. La cuenta
destinada a manejar los recursos de gratuidad recibidos de la nacin, estn
exentos del gravamen 4x100).
2.2 INVERSION
Los rubros destinados a Inversin tienen destinacin especfica y la denominacin
de los mismos se origina en el objeto del proyecto a desarrollar. Estos gastos
deben organizarse por proyectos. Y deben contar con metas definidas para
facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto deben ser evaluados
garantizando la eficiencia y efectividad del gasto pblico.
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2.2.1 Infraestructura fsica: Corresponde a gastos asociados con la ampliacin

de la infraestructura del establecimiento educativo, con el fin de apoyar el buen
desarrollo de sus funciones bsicas. Las obras que impliquen modificacin de la
infraestructura del establecimiento educativo estatal, deben contar con estudio
tcnico y aprobacin previa de la entidad territorial certificada respectiva.
Con recursos del fondo de servicios educativos no pueden financiarse
modificaciones a las plantas fsicas que sean propiedad de particulares.
2.2.2 Acciones de mejoramiento de la gestin acadmica: En los
establecimientos educativos estos gastos estn orientados a mejorar la calidad del
servicio ofrecido mediante la implementacin de acciones de mejoramiento de la
gestin escolar y acadmica, enmarcados en los planes de mejoramiento
institucional, el proyecto educativo institucional y las orientaciones de la Secretara
de educacin.
ASPECTOS GENERALES
En la administracin de los recursos de los fondos de servicios educativos, deben
tenerse en cuenta algunos aspectos bsicos que permitan el manejo eficiente,
tales como:
Incorporacin en forma oportuna a los presupuestos de cada vigencia fiscal
Ejecucin de los recursos de conformidad con lo normado sobre uso,
manejo y administracin de recursos, respetando destinaciones especficas
y orientando las inversiones a proyectos que permitan aplicar
eficientemente el recurso al gasto social de educacin.
UTILIZACIN DE RECURSOS
Los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, Segn el decreto 4791 de
2008, Artculo 11, y el decreto 4807 de 2011Artculo 9 slo pueden utilizarse en los
siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relacin con el Proyecto
Educativo Institucional:
1. Dotaciones pedaggicas del establecimiento educativo tales como mobiliario,
textos, libros, materiales didcticos y audiovisuales, licencias de productos
informticos y adquisicin de derechos de propiedad intelectual.
2. Mantenimiento, conservacin, reparacin, mejoramiento y adecuacin de los
bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, y adquisicin de

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repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificacin de la

infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio
tcnico y aprobacin previa de la entidad territorial certificada respectiva.
3. Adquisicin de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y
estn destinados a la produccin de otros bienes y servicios, como muebles,
herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetera, mecnico y
automotor.
4. Adquisicin de bienes de consumo final que no son objeto de devolucin, como
papel y tiles de escritorio, elementos de aseo, cafetera, medicinas y
materiales desechables de laboratorio, gas, carbn, o cualquier otro
combustible necesario para el establecimiento educativo.
5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el
funcionamiento del establecimiento educativo.
6. Adquisicin de impresos y publicaciones.
7. Pago de servicios pblicos domiciliarios, telefona mvil e Internet, en las
condiciones fijadas por la entidad territorial.
8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del
establecimiento educativo cuando no estn amparadas por la entidad territorial
certificada respectiva, as como las primas por la expedicin de las plizas de
manejo que sean obligatorias.
9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y
manutencin, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad
con el reglamento interno de la institucin. Los costos que deban asumirse por
tal concepto podrn incluir los gastos del docente acompaante, siempre y
cuando la comisin otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago
de viticos.
10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos
pedaggicos productivos.
11. Contratacin de servicios tcnicos y profesionales prestados para una gestin
especfica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas,
cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirn la
autorizacin del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por
las normas y principios de la contratacin estatal.
12. Realizacin de actividades pedaggicas, cientficas, deportivas y culturales
para los educandos, en las cuantas autorizadas por el consejo directivo.
13. Inscripcin y participacin de los educandos en competencias deportivas,
culturales, pedaggicas y cientficas de orden local, regional, nacional o
internacional, previa aprobacin del consejo directivo.
14. Acciones de mejoramiento de las gestiones escolares y acadmicas
enmarcadas en los planes de mejoramiento institucional.

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Pargrafo 1Las adquisiciones a que hacen referencia los numerales 1,3,4 y 5 se

harn con sujecin al programa general de compras debidamente aprobado por el
consejo directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia.
Pargrafo 2 En las escuelas normales superiores, los gastos que ocasione el
pago de hora ctedra para docentes del ciclo complementario deben sufragarse
nica y exclusivamente con los ingresos percibidos por derechos acadmicos del
ciclo complementario por el rubro honorarios ciclo complementario.
15. Contratacin de los servicios de transporte escolar de la poblacin matriculada
entre transicin y undcimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la
reglamentacin expedida por el Ministerio de Transporte.
16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la poblacin
matriculada entre transicin y undcimo grado, incluyendo alimentacin,
transporte y materiales.
17. Costos asociados al trmite para la obtencin del ttulo de bachiller.
18. Costos asociados a la elaboracin de certificaciones de estudio solicitadas por
los estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carn escolar.
Pargrafo: La destinacin de los recursos para gratuidad educativa deber
realizarse teniendo en cuenta las polticas, programas y proyectos en materia
educativa contemplados en el plan de desarrollo de la respectiva entidad territorial
y en coordinacin con sta.
En ningn caso podrn celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones
propias de las relaciones laborales tales como subordinacin, cumplimiento de
jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de
Servicios Educativos no podrn destinarse al pago de acreencias laborales de
ningn orden.
PROHIBICIONES EN LA EJECUCIN DEL GASTO.
De conformidad con el artculo 13 del decreto 4791 de 2008 y el artculo 10 del
decreto 4807 del 2011 el ordenador del gasto del fondo de servicios educativos no
puede:
1. Otorgar donaciones o subsidios a con cargo a los recursos del fondo de
servicios educativos.
2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administracin de personal, tales
como viticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamientos y dems,
independiente de la denominacin que se le d, sin perjuicio de lo dispuesto en
el numeral 9 del artculo 11mdel citado decreto, relacionado con gastos de
viaje del docente acompaante, siempre y cuando la comisin otorgada por la
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entidad territorial certificada no haya generado pago de viticos.

3. Contratar servicios de aseo y vigilancia y capacitacin del personal de planta
del establecimiento educativo.
4. Financiar alimentacin escolar, a excepcin de la alimentacin para el
desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias sealada en el
artculo anterior del presente decreto.
5. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el
Ministerio de Educacin Nacional.
6. Financiar la capacitacin de funcionarios.
7. Financiar el pago de gastos suntuarios.
EJECUCION PRESUPUESTAL
El trmino de ejecucin es la vigencia fiscal. Durante el ejercicio de las acciones,
se debe generar informe detallado de lo planeado v/s lo ejecutado en cada gasto
ya sea de funcionamiento o de inversin Este filtro de apropiacin y gasto
permitir el estudio, anlisis y conclusiones de cada proyecto, asimismo identificar
que se program y finalmente que se cumpli.
La ejecucin presupuestal refleja los porcentajes disponibles en cada rubro,
muestra adems el movimiento de cada rubro actualizado con las adiciones,
traslados o disminuciones.
La ejecucin debe darse en el marco de observancia de normas de estricto
cumplimiento, es fundamental los requisitos previos como disponibilidad,
compromiso, entre otros.
Requisitos de la ejecucin presupuestal
Como podr observarse en el ciclo de ejecucin presupuestal, el ltimo momento
es el del pago, pero antes de este suceden trmites que no pueden ser obviados,
consecuentemente, las tareas y actividades programadas deben llevarse a cabo
con el cumplimiento de estos requisitos. A continuacin se explica cada uno de
ellos:
Secuencia
Disponibilidad presupuestal
Documentos soportes de orden de servicio, compra o contrato
Compromiso
Causacin contable
Recibido a satisfaccin

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Orden de pago
Disponibilidad presupuestal
Artculo 19 de decreto reglamentario 568 de 1996: Documento expedido por el jefe
de presupuesto o quien haga sus veces ( Pagador para Establecimientos
educativos) con el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal libre
de afectacin para la asuncin de compromisos, afecta preliminarmente el
presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el registro
presupuestal. Los rganos debern llevar un registro de estos que permita
determinar los saldos de apropiacin disponibles para expedir nuevas
disponibilidades.
Compromiso
Se perfecciona a travs del registro presupuestal, afecta de manera definitiva la
apropiacin, con lo cual se garantiza que esos recursos no se desven a otras
actividades. En este documento se expresa claramente la cuanta, el plazo o
perodo de ejecucin de la actividad y el beneficiario del futuro pago.
Causacin de los ingresos y gastos
Norma general de contabilidad pblica, por la cual el registro de ingresos y gastos
debe hacerse en funcin de la corriente real de bienes y servicios, y no en el
momento en que sucede la corriente monetaria o financiera. Segn este principio
el registro contable tomara esta forma:
Gasto
Dbito
Gasto
Cuentas por pagar
$$$
Ingreso
Dbito
Cuentas por cobrar

Ingreso
$$$
Crdito
$$$
Crdito
$$$
Orden de pago
Documento que formaliza la intencin del ordenador del gasto para efectuar el

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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
pago al proveedor, previa verificacin de cumplimiento de requisitos:
Presupuestales: CDP, Compromiso

Contables: causacin
De tesorera: disponibilidad de fondos y comprobacin del recibido a
satisfaccin
De contratacin: documentos de carcter contractual.
En este documento deben practicarse las retenciones de ley.
Documentos requeridos para elaborar: Disponibilidad presupuestal, registro

presupuestal y Orden de pago o Definitiva.
Disponibilidad
presupuestal
Solicitud
disponibilidad
Registro presupuestal
de
Certificado
disponibilidad
presupuestal
Orden de pago o Definitiva
de
Contrato
debidamente firmado
anexando todos los
documentos soporte
del mismo
Registro presupuestal
Cumplido a satisfaccin
del
supervisor
del
contrato
Informe de actividades
cuando se trate de
prestacin de servicios
Soporte de pago de
seguridad social
Factura o documento
equivalente
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Competencia para las modificaciones presupuestales en la institucin
educativa.
Con fundamento en el artculo 12 del decreto 4791 de 2008 y previa aprobacin
de la entidad territorial mediante acuerdo del consejo directivo, todo nuevo
ingreso que se perciba y que no est previsto en el presupuesto, ser objeto de
adicin presupuestal, previa aprobacin por parte de la Secretaria de Educacin.
Los Acuerdos de adicin deben tener anexo la autorizacin emitida por la

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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Secretara de Educacin.
Durante la vigencia fiscal se podrn efectuar todas las adiciones, traslados y/o
disminuciones al Presupuesto General de la institucin mediante acuerdo, de
conformidad con el reglamento y procedimiento interno para este tema, segn
necesidades de ajuste en el ingreso y el gasto, para complementar las partidas
insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios.
El estatuto orgnico del presupuesto, en sus artculos 79 a 87, determina los
eventos que permiten modificar el presupuesto inicial durante la ejecucin.
Adiciones o crditos suplementarios: Es una modificacin a travs de la cual
se incorporan recursos en el presupuesto, adicionales a lo inicialmente aprobado
por el Consejo Directivo, para financiar gastos de funcionamiento o inversin. Se
tipifica la adicin presupuestal en los siguientes casos:
Nuevos recursos recibidos.
Mayor recaudo a lo inicialmente presupuestado.
Con respecto a asignaciones de recursos para proyectos especiales, estos
debern ser ejecutados segn la destinacin especfica y debern adicionarse a
los rubros que cite el proyecto o decreto que reglamenta el aporte o transferencia.
Se recomienda manejarlos en cuenta bancaria independiente, a fin de facilitar la
rendicin especfica y particular de dichos recursos, ya que casi siempre el rgano
que los gira, exige ejecucin e informes de estos a fin de ejercer la debida
auditora sobre ellos.
Traslados Presupuestales: Cambio de destinacin de los recursos para cubrir
faltantes en una determinada actividad, los recursos se originan en un rubro que
presenta excedentes.
Limitaciones a los traslados presupuestales: No podr reducirse la
participacin porcentual del gasto de inversin dentro del total de las
apropiaciones.
No se podr ejercer traslados de inversin hacia funcionamiento.
Reduccin de partidas o contracrditos: Se podr reducir las apropiaciones
presupuestales o diferir la ejecucin de la totalidad o parcialidad de las
obligaciones. Esta modificacin al presupuesto se da cuando se presenten
situaciones que afectan las condiciones de estabilidad financiera de los
establecimientos educativos, por circunstancias de dificultad en el recaudo de los
recursos presupuestados inicialmente.

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CIERRE PRESUPUESTAL
El cierre presupuestal es el mecanismo a travs del cual se determina la ejecucin
presupuestal de ingresos y gastos al finalizar cada vigencia fiscal, y se establece
el estado de tesorera a 31 de diciembre.
FLUJO DE CAJA:Instrumento mediante el cual se hace la programacin anual
mensualizada del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, definiendo mes
a mes los recaudos y los gastos de tal forma que se observe la relacin entre lo
ingresado y lo ejecutado.
No se puede asumir compromisos, obligaciones o pagos que no cuenten con
disponibilidad real de recursos en tesorera.
PLAN DE COMPRAS: Es un informe detallado de cantidades de bienes y/o
servicios descritos ampliamente que se proyectan adquirir en la vigencia,
indicando adems rubros presupuestales en el que se inscriben, y los valores
unitarios.
ASPECTOS TESORALES
DEFINICIONES DE OPERACIONES DE TESORERIA

Las operaciones de tesorera son aquellas que se originan en la administracin de
fondos y garantizan la liquidez y correcta destinacin de recursos financieros.
Los establecimientos educativos estn en la obligacin de manejar los recursos
en una cuenta bancaria denominada FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Institucin Educativa o Centro Educativo en una entidad sujeta a la
inspeccin y vigilancia de la superintendencia Financiera y enviar constancia
escrita expedida por la entidad financiera a la Tesorera de la Secretara de
Educacin de Norte de Santander.
En ningn caso, la cuenta puede ser abierta a nombre del rector, director rural o
personas naturales. Todos los recursos percibidos por el establecimiento
educativo deben ser incorporados a la cuenta y registrados en el presupuesto del
Fondo de Servicios Educativos.

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
El Rector o Director, en calidad de ordenador del gasto y quien ejerza las

actividades propias de tesorera, debern estar amparados por pliza de manejo
de recursos, la cual debe amparar por lo menos el valor de lo presupuestado en el
ao inmediatamente anterior.
El retiro de los recursos requerir de la concurrencia de al menos dos firmas, una
de las cuales debe ser la del rector o director rural en su calidad de ordenador del
gasto y la otra del Funcionario (a) quien tenga asignadas las funciones de Pagador
del Fondo de Servicios Educativos de la Institucin o Centro Educativo Rural,
segn el caso.
En el presente reglamento, se determinara la forma y procedimiento para:
REALIZACION DE LOS RECAUDOS

REALIZACION DE PAGOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE DEL FLUJO DE CAJA
RESPONSABLES EN LA AUTORIZACION DE LOS PAGOS
OTROS ASPECTOS GENERALES
REALIZACION DE LOS RECAUDOS

Administracin de recursos en cuenta bancaria
De conformidad con el artculo 15 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, los
recursos financieros del fondo de servicios educativos se manejaran en cuenta(s)
bancaria(S) nmero(s) ______________________ a nombre del mismo, en la
entidad financiera ___________________ debidamente vigilada por la
superintendencia financiera.
A la Secretara de Educacin del Norte de
Santander, se enviara oficio como constancia de existencia de los productos
bancarios para su respectivo registro en tesorera.
Apertura de nuevas cuentas
Cuando con ocasin de nuevos recursos se precise de la apertura de una nueva
cuenta bancaria, se proceder a su apertura, envindose notificacin a la
Secretara de Educacin Departamental, dentro del mes calendario siguiente al
hecho.
Recepcin de efectivo
Todos los ingresos percibidos por el establecimiento educativo sin excepcin se

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
consignarn en la(s) cuenta(s) bancaria(s) registrada (s).

Comprobantes de ingresos
Recaudado el dinero se proceder al registro contable del comprobante de
ingreso, clasificndolo segn corresponda contable y presupuestalmente.
Nuevos ingresos
Los Establecimientos Educativos propendern la eficiente gestin financiera a
travs de la consecucin de nuevos recursos. Estos nuevos ingresos se
adicionaran al presupuesto y administrarn en la cuenta del fondo de servicios.
Toda actividad susceptible de generar recursos para los establecimientos
educativos sern sometidos a consideracin del consejo directivo, su aprobacin y
destinacin constaran en la respectiva acta de la sesin donde se trate el asunto.
Acciones de cobro
Para cada caso de incumplimiento de pago, en servicios o convenios, se
proceder de conformidad con las clausulas que seale el respectivo documento
suscrito por las partes.
REALIZACION DE PAGOS
Programacin del pago
Todo pago se efectuara con sujecin a la disponibilidad de fondos. No podr
adquirirse compromiso sin la verificacin de saldo lquido para su atencin.
Cumplida esta verificacin se adelantara la comprobacin de los requisitos
rutinarios de presupuesto: disponibilidad, compromiso, recibido a satisfaccin; los
contables: causacin y existencia de la factura o documento equivalente; los
contractuales: orden de compra, prestacin o servicio segn corresponda en
reglamento interno; realizada esta confrontacin se proceder a la elaboracin de
la respectiva orden de pago.
Disponibilidad de fondos y presupuesto
De conformidad con el artculo 10 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, todo
pago que se programe deber contar con la previa disponibilidad de recursos
presupuestales y de fondos.

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Requisitos del beneficiario

Para todo pago, el beneficiario con sujecin al rgimen tributario al que
pertenezca, deber presentar factura o documento equivalente con el pleno de los
requisitos tributarios. Adicionalmente anexar la documentacin que corresponda.
documentos a requeridos para un pago
presupuestale
contractuales
s
Contables
internos
verificacion
disponibilidad
1 fondos
Certificado de
disponibilidad
2 presupuestal
3 Compromiso
registro
4 presupuestal

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
soportes contractuales
externos
establecimie
ntos de
comercio y
comerciante Personas
s
naturales
proceso de
Certificado de Hoja de
seleccin objetiva existencia y
vida de la
causacion
segn modalidad representacio funcion
contable
que corresponda n legal
publica
factura o
orden de compra,
declaracio
documento
prestacion de
n de
equivalente
servicio, o contrato RUT
bienes
hoja de vida
de la funcion
publica
personas
orden de pago
juridicas
RUT
certificado
de
anteceden
verificacion de
Listado de
tes
bases y tarifas
bienes
penales
retencin
ofrecidos
(DAS)
certificado
de
anteceden
Paz y salvo
tes
fiscal
disciplinari
(contraloria)
os
certificacion
Paz y
de pagos
salvo
parafiscales y fiscal
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
seguridad
social
constanci
a de
afiliacion
al sistema
seguridad
social
Verificacio
n
situacion
militar
(hombres)
OTROS: En funcion de la
cuanta
BDME
RUP
Plizas
publicacion en gaceta
inscripcin al SICE
impuesto de timbre
SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE DEL FLUJO DE CAJA

El flujo de caja anual se elaborara con base en las necesidades de los
establecimientos educativos y para las no contempladas previamente, se harn
los respectivos ajustes mensuales. Estas modificaciones se comunicaran al
consejo directivo.
RESPONSABLES EN LA AUTORIZACION DE LOS PAGOS
El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien
adems firmara la orden de pago. El cheque o autorizacin de giro por
transferencia electrnica deber estar firmado por el rector o director y quien
cumpla funciones de tesorera. Para la debida garanta de proteccin de los
recursos, ambos firmantes contaran con una pliza de manejo constituida de

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
conformidad con las normas del sector pblico y con cargo a los recursos del
fondo de servicios educativos.
ASPECTOS GENERALES
Costo del servicio bancario.
La comisin bancaria por el recaudo y consultas, as como el costo de chequeras
o transferencias ser convenido con la respectiva entidad bancaria.
Funciones de tesorera:
-
Digitar en el software contable el Presupuesto aprobado por el Consejo

Directivo de acuerdo con las normas vigentes.
Elaborar las disponibilidades presupuestales, registros presupuestales y
rdenes de pago a que haya lugar.
Firmar los cheques de manera conjunta con el rector de la institucin
educativa de la que hace parte.
Elaborar los registros contables en las instituciones educativas y Centros
educativos rurales, conforme a las normas contables vigentes expedidas por la
Contadura General de la Nacin
Elaborar los informes financieros en los trminos establecidos por los
organismos de control y la Secretara de Educacin del Departamento Area
Financiera.
Realizar de manera peridica copias de seguridad de la informacin contable
de la institucin educativa correspondiente y salvaguardar la misma en un lugar
seguro.
Garantizar la veracidad de la informacin que se tramite y maneje con ocasin
de la ejecucin de los recursos establecidos en el presupuesto de cada
institucin educativa o centro educativo rural.
ASPECTOS CONTABLES
El proceso contable consiste en mantener un registro, relevante, comprensible,

confiable y verificable de las operaciones financieras del establecimiento
educativo, que permita realizar un adecuado control y seguimiento de la
informacin, as como obtener estados econmicos-financieros y patrimonial,
garantizando herramientas para la planeacin y toma de decisiones.
El proceso contable debe garantizar:
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
El correcto y oportuno registro de las operaciones financieras.

La correcta imputacin de las cuentas y subcuentas prescritas para
contabilizar las operaciones.
La adecuada presentacin de los estados financieros.
SECRETARIA DE EDUCACION NORTE DE SANTANDER

CATALOGO DE CUENTAS
CODIGO
NOMBRE
1
11
1105
110501
110501.10
1110
111005
111005.10
111006
111006.10
14
1470
147006
147006.10
147090
147090.10
1480
148090
148090.10
16
1610
161003
161003.10
1635
163501
163501.10
163503
163503.10
163504
ACTIVOS
EFECTIVO
CAJA
Caja principal
Caja principal
DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
Cuenta corriente
Cuenta corriente
Cuenta de ahorro
Cuenta de ahorro
DEUDORES
OTROS DEUDORES
Arrendamientos
Arrendamientos
Otros deudores
Otros Deudores
PROVISIN PARA DEUDORES (CR)
Otros deudores
Otros deudores
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
SEMOVIENTES
De experimentacin
De experimentacin
BIENES MUEBLES EN BODEGA
Maquinaria y equipo
Maquinaria y equipo
Muebles, enseres y equipo de oficina
Equipos de comunicacin y computacin

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
163504.10
163505
163505.10
163511
163511.10
163590
163590.10
1645
164501
164501.10
1655
165505
165505.10
165506
165506.10
165508
165508.10
165509
165509.10
165511
165511.10
165522
165522.10
165590
165590.10
1665
166501
166501.10
166502
166502.10
166590
166590.10
1670
167001
167001.10
167002
167002.10
167090
167090.10
1675
167502
167502.10
1680
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)

Equipos de transporte, traccin y elevacin
Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera
Otros bienes muebles en bodega
Otros bienes muebles en bodega
PLANTAS DUCTOS Y TUNELES
Plantas de Generacin
Plantas de Generacin
MAQUINARIA Y EQUIPO
Equipo de msica
Equipo de msica
Equipo de recreacin y deporte
Equipo de recreacin y deporte
Equipo agrcola
Equipo agrcola
Equipo de enseanza
Equipo de enseanza
Herramientas y accesorios
Herramientas y accesorios
Equipo de ayuda audiovisual
Equipo de ayuda audiovisual
Otra maquinaria y equipo
Otra maquinaria y equipo
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
Muebles y enseres
Muebles y enseres
Equipo y mquina de oficina
Equipo y mquina de oficina
Otros muebles, enseres y equipo de oficina
Otros muebles, enseres y equipo de oficina
EQUIPOS DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN
Equipo de comunicacin
Equipo de comunicacin
Equipo de computacin
Equipo de computacin
Otros equipos de comunicacin y computacin
Otros equipos de comunicacin y computacin
EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIN Y ELEVACIN
Terrestre
Terrestre
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERA
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
168002
168002.10
1685
168502
168502.10
168504
168504.10
168506
168506.10
168507
168507.10
168508
168508.10
168509
168509.10
1686
168601
168601.10
1695
169502
169502.10
169508
169508.10
169510
169510.10
169511
169511.10
169512
169512.10
169513
169513.10
19
1915
191502
191502.10
1960
196007
196007.10
196090
196090.10
1970
197005

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
Equipo de restaurante y cafetera

Equipo de restaurante y cafetera
DEPRECIACIN ACUMULADA (CR)
Plantas, ductos y tneles
Plantas, ductos y tneles
Maquinaria y equipo
Maquinaria y equipo
AMORTIZACIN ACUMULADA (CR)
Semovientes
Semovientes
PROVISIONES PARA PROTECCIN DE PROPIED., PLANTA Y EQ. (CR)
Semovientes
Semovientes
Maquinaria y equipo
Maquinaria y equipo
Equipo de transporte, traccin y elevacin
OTROS ACTIVOS
OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA
EDIFICACIONES
Edificaciones
BIENES DE ARTE Y CULTURA
Libros y publicaciones de investigacin y consulta
Libros y publicaciones de investigacin y consulta
Otros bienes de arte y cultura
Otros bienes de arte y cultura
INTANGIBLES
Derechos
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
197005.10
197007
197007.10
197008
197008.10
1975
197505
197505.10
197507
197507.10
197508
197508.10
1999
199953
199953.10
199966
199966.10
199968
199968.10
199969
199969.10
199970
199970.10
199971
199971.10
2
24
2401
240101
240101.10
2425
242504
242504.10
242508
242508.10
242510
242510.10
242552
242552.10
242553
242553.10
242590
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
Derechos
Licencias
Licencias
Software
Software
AMORTIZACIN ACUMULA DE INTANGIBLES (CR)
Derechos
Derechos
Licencias
Licencias
Software
Software
VALORIZACIONES
Semovientes
Semovientes
Maquinaria y equipo
Maquinaria y equipo
Muebles enseres y equipo de oficina
Equipo comunicacin/ computacin
Equipo de comunicacin y computacin
Equipo de comedor cocina y despensa
Equipo de comedor, cocina y despensa
PASIVOS
CUENTAS POR PAGAR
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES
Bienes y servicios
Bienes y servicios
ACREEDORES
Servicios pblicos
Servicios pblicos
Viticos y gastos de viaje
Seguros
Seguros
Honorarios
Honorarios
Servicios
Servicios
Otros acreedores
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
242590.10
2436
243603
243603.10
243605
243605.10
243608
243608.10
243625
243625.10
243627
243627.10
243690
243690.10
29
2910
291005
291005.10
291090
291090.10
3
31
3105
310502
310502.10
3110
311001
311001.10
311002
311002.10
3115
311553
311553.10
311566
311566.10
311568
311568.10
311569
311569.10
311570
311570.10
311571
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
Otros acreedores
RETENCIN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE
Honorarios
Honorarios
Servicios
Servicios
Compras
Compras
Impuesto a las ventas retenido por consignar
Impuesto a las ventas retenido por consignar
Retencin de impuesto de industria y comercio por compras
Retencin de impuesto de industria y comercio por compras
Otras retenciones
Otras retenciones
OTROS PASIVOS
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO
Arrendamientos
Arrendamientos
Otros ingresos recibidos por anticipado
Otros ingresos recibidos por anticipado
PATRIMONIO
HACIENDA PBLICA
CAPITAL FISCAL
Departamento
Departamento
RESULTADO DEL EJERCICIO
Excedente del ejercicio
Excedente del ejercicio
Dficit del ejercicio
Dficit del ejercicio
SUPERVIT POR VALORIZACIN
Semovientes
Semovientes
Maquinaria y equipo
Maquinaria y equipo
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
311571.10
311576
311576.10
3120
312001
312001.10
312002
312002.10
312003
312003.10
3125
312525
312525.10
3128
312801
312801.10
312804
312804.10
312805
312805.10
312807
312807.10
4
42
4201
420101
420101.10
420103
420103.10
420104
420104.10
420190
420190.10
4203
420302
420302.10
4204
420409
4305
430511
430511.10
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)

Otros activos
Otros activos
SUPERVIT POR DONACIN
En dinero
En dinero
En especie
En especie
En derechos
En derechos
PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO
Bienes
Bienes
PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y
MORTIZACIONES (DB)
Provisiones propiedad, planta y equipo
Provisiones propiedad, planta y equipo
Depreciacin de propiedades, planta y equipo
Depreciacin de propiedades, planta y equipo
Amortizacin de propiedades, planta y equipo
Amortizacin de propiedades, planta y equipo
Amortizacin de otros activos
Amortizacin de otros activos
INGRESOS
VENTA DE BIENES
PRODUCTOS AGROPECUARIOS DE SILVICULTURA Y PESCA
Productos Agrcolas
Productos Agrcolas
Productos Pisccolas
Productos Pisccolas
Semovientes
Semovientes
Otros productos agropecuarios de silvicultura y pesca
Otros productos agropecuarios de silvicultura y pesca
PRODUCTOS ALIMENTICIOS, BEBIDAS Y ALCOHOLES
Productos alimenticios
Productos alimenticios
PRODUCTOS MANUFACTURADOS
Productos artesanales
SERVICIOS EDUCATIVOS
Educacin formal- media tcnica
Educacin formal- media tcnica
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
430550
430550.10
44
442805
442805.10
442805.11
442890
442890.10
48
4805
480522
480522.10
4808
480805
480805.10
480817
480817.10
480819
480819.10
480890
480890.10
4810
481007
481007.10
481008
481008.10
481090
481090.10
4815
481555
481555.10
481556
481556.10
481557
481557.10
481559
481559.10
5
51
5101
510102
510102.10
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
Servicios conexos a la educacin

Servicios conexos a la educacin
TRANSFERENCIAS
Para programas de educacin
Para programas de educacin-CONPES
Para programas de educacin-Transferencias nacionales
Otras transferencias
Otras transferencias
OTROS INGRESOS
FINANCIEROS
Intereses sobre depsitos en instituciones financieras
Intereses sobre depsitos en instituciones financieras
OTROS INGRESOS ORDINARIOS
Utilidad en venta de activos
Utilidad en venta de activos
Arrendamientos
Arrendamientos
Donaciones
Donaciones
Otros ingresos ordinarios
Otros ingresos ordinarios
EXTRAORDINARIOS
Sobrantes
Sobrantes
Recuperaciones
Recuperaciones
Otros ingresos extraordinarios
Otros ingresos extraordinarios
AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES
Venta de bienes
Venta de bienes
Venta de servicios
Venta de servicios
Transferencias
Transferencias
Otros ingresos
Otros ingresos
GASTOS
ADMINISTRACION
SUELDOS Y SALARIOS
Jornales
Jornales
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
510106
510106.10
510109
510109.10
5211
521106
521106.10
521112
521112.10
521113
521113.10
521114
521114.10
521115
521115.10
521116
521116.10
521117
521117.10
521119
521119.10
521120
521120.10
521121
521121.10
521121
521121.10
521123
521123.10
521129
521129.10
521132
521132.10
521134
521134.10
521135
521135.10
521139
521139.10
521144
521144.10
521153
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
Remuneracin de servicios tcnicos

Remuneracin de servicios tcnicos
Honorarios
Honorarios
GENERALES
Estudios y Proyectos
Estudios y Proyectos
Materiales y suministros
Materiales y suministros
Mantenimiento
Mantenimiento
Reparaciones
Reparaciones
Servicios pblicos
Servicios pblicos
Arrendamiento
Arrendamiento
Impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones
Impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones
Fotocopias
Fotocopias
Fotocopias
Fotocopias
Seguros generales
Seguros generales
Materiales de Educacin
Materiales de Educacin
Asistencia Tcnico Agropecuaria
Asistencia Tcnico Agropecuaria
Implementos deportivos
Implementos deportivos
Eventos culturales
Eventos culturales
Sostenimiento de Semovientes
Sostenimiento de Semovientes
Combustibles y lubricantes
Combustibles y lubricantes
Elementos de aseo, lavandera y cafetera
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
521153.10
58
5802
580238
580238.10
5810
581003
581003.10
581006
581006.10
581090
581090.10
5815
581590
581590.10
581593
581593.10
59
5905
590501
590501.10
8
83
8315
831510
831510.10
89
8915
891506
891506.10
9
93
9346
934619
934619.10
934619.11
99
9915
991506
991506.10
991506.11

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
Elementos de aseo, lavandera y cafetera

OTROS GASTOS
COMISIONES
Comisiones y otros gastos bancarios
Comisiones y otros gastos bancarios
EXTRAORDINARIOS
ajustes o mermas sin responsabilidad
ajustes o mermas sin responsabilidad
Prdidas en siniestros
Prdidas en siniestros
Otros gastos extraordinarios
Otros gastos extraordinarios
AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES
Provisiones, depreciaciones y amortizaciones
Provisiones, depreciaciones y amortizaciones
Otros gastos
Otros gastos
CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
Cierre de ingresos, gastos y costos
Cierre de ingresos, gastos y costos
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
DEUDORAS DE CONTROL
ACTIVOS RETIRADOS
Propiedades, planta y equipo
Propiedades, planta y equipo
DEUDORAS POR CONTRA (CR)
DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)
Activos Retirados
Activos retirados
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
ACREEDORAS DE CONTROL
BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS
Propiedades Planta y Equipo
Terrenos
Edificaciones
ACREEDORAS POR CONTRA
ACRREDORAS DE CONTORL POR CONTRA
Bienes recibidos de terceros
Terrenos
Edificaciones
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
De conformidad con el artculo 16 del decreto 4791 de 2008, los FONDOS DE

SERVICIOS EDUCATIVOS ESTATALES deben llevar contabilidad de acuerdo con
las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nacin. La rendicin
de informes contables a la Secretaria de Educacin Departamental se presentar
en los formatos y fechas que sta determine.
LIBROS DE CONTABILIDAD:
Son estructuras que sistematizan de manera cronolgica y nominativa los datos
obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situacin y la
actividad de las entidades contables pblicas. Estos libros permiten la
construccin de la informacin contable pblica.
Libros principales:
Son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de
transacciones, hechos y operaciones.
Libro Diario: Presenta en los movimientos dbito y crdito de las cuentas, el
registro cronolgico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en
los comprobantes de contabilidad
Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de
manera nominativa segn la estructura del Catlogo General de Cuentas; las
sumas de los movimientos dbito y crdito de cada una de las cuentas del
respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo
mes
Libros auxiliares: Contienen los registros contables indispensables para el control
detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pblica, con
base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.
Registro de libros de contabilidad: Mediante acta que suscribe cada Rector o

Director del centro educativo, se ordena la apertura de los libros principales de
contabilidad, teniendo en cuenta que los libros auxiliares no requieren de este
registro. A continuacin se detallan:

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
ESTADOS CONTABLES: Cada FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE)

debe elaborar estados contables, acorde con los recursos, ingresos, gastos y
obligaciones.
Los Estados contables son productos del proceso contable que en cumplimiento de
fines financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar la situacin,
actividad y flujos de recursos, fsicos y monetarios, a una fecha y perodo,
determinados. El contenido de los estados contables debe ser consistente con los
postulados de confiabilidad y utilidad social de la informacin. Sus elementos
constitutivos estn relacionados directamente con la medicin de la posicin
financiera, econmica y social y son: activo, pasivo patrimonio, ingresos, gastos, y
cuentas de orden. Puede ser de naturaleza cualitativa, tales como, cuadro de
mandos o tablero de control, estado de objetivos y de naturaleza cuantitativa, tales
como: estado de actividad financiera, econmica y social, estado de ahorro,
inversin y financiamiento, balance general, estado de cambios en el patrimonio,
estado de produccin o valor.
Estado de actividad financiera, econmica y social: Producto del proceso
contable que refleja en trminos monetarios, el resultado de la actividad financiera,
econmica y social del ente pblico durante un intervalo de tiempo. Su configuracin
se establece mediante una tabulacin formal de cdigos numricos y se estructura a
partir de la presentacin clasificada de los grupos y cuentas que conforman las clases
de ingresos, gastos y costos del Catlogo General de Cuentas (CGC).
Balance General: Es un estado contable bsico que presenta en forma clasificada,
resumida y consistente, la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la
entidad contable pblica, expresada en unidades monetarias, a una fecha
determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situacin
del patrimonio. Para efectos de su elaboracin, los activos y pasivos se clasifican en
corriente y no corriente
Comprobante de contabilidad: Documento de origen interno y externo en el cual
se resumen las operaciones financieras, econmicas y sociales del ente pblico y
sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Debe
elaborarse en idioma castellano con base en los documentos soporte, indicando la
fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones y numerarse en forma
consecutiva; su codificacin se har de acuerdo con el catlogo de cuentas. Los
comprobantes de contabilidad deben conservarse de manera que sea posible su
verificacin posterior. Los FSE elaborarn, entre otros, los comprobantes de
ingresos, egresos y comprobante general.
Comprobante de Ingreso: Resume las operaciones relacionadas con el recaudo
de efectivo o documento que lo represente.
M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Comprobante de Egreso: Constituye la sntesis de las operaciones relacionadas

con el pago de efectivo o su equivalente.
Comprobante General: Resume las operaciones relacionadas con movimientos
globales o de integracin, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras
operaciones en las que no interviene el efectivo o su equivalente
ASPECTOS CONTRACTUALES
ACUERDO N _____ DE 2012

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION Y LOS
REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL DECRETO
4791 DE 2008 PARA EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO EN USO DE
SUS FACULTADES LEGALES, ESPECIALMENTE LAS CONFERIDAS EN LA
LEYES 115 DE 1994, 715 DE 2001, DECRETOS 4791 DE 2008 Y
CONSIDERANDO:
Que la Constitucin Poltica de Colombia, en su artculo 209 establece que la
funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla
con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa,
celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que en el ejercicio de las facultades otorgadas por la ley 115 de 1994, Decreto
1860 de 1994 y decreto 4791 del 19 de Diciembre de 2008, por el cual se
reglamentan los artculos 11, 12,13 y 14 de la Ley 715 de 2001 en lo relacionado
al Fondo de Servicios Educativos, le corresponde al Consejo Directivo establecer
los criterios para la administracin del mismo.
Que en el artculo 9 del Decreto 4807 del 20 de Diciembre del ao 2011 se
adicionan numerales al artculo 11 del Decreto 4791 de 2008 relacionado con la

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
utilizacin de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos de las

Instituciones Educativas.
Que en el artculo 10 del Decreto 4807 del 20 de Diciembre del ao 2011 se
adicionan numerales al artculo 13 del Decreto 4791 de 2008, relacionado con las
prohibiciones en la ejecucin de los recursos de los Fondos de Servicios
Educativos.
Que en el artculo 11 del Decreto 4807 del 20 de Diciembre del ao 2011 en
consonancia con las competencias que se sealan en las leyes 115 de 1994 y
715 de 2001 se establecen disposiciones las cuales debern realizar los rectores
y directores de las Instituciones Educativas.
Que el Decreto 4791 de 2008 define a los fondos de servicios educativos como
cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestin presupuestal
y de ejecucin de los recursos de los establecimientos educativos para la
adecuada administracin de sus ingresos y para atender sus gastos de
funcionamiento e inversin distintos a los de personal.
Que los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios de
carcter pblico sometidos al control de las autoridades administrativas y fiscales
del orden nacional y territorial. Estn conformados esencialmente por los ingresos
operacionales, las transferencias asignadas por los diferentes niveles de Gobierno
a cada establecimiento educativo y recursos de capital. Es claro que no podrn
presupuestar ni contraer crditos internos o externos de conformidad con la
normatividad vigente teniendo en cuenta que el Rector o Director Rural es
solamente ordenador del gasto y no tiene la representacin legal del
establecimiento.
Que el artculo 5. Numeral 6. Del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de la Ley
715 de 2001, establece en las Funciones del Consejo Directivo reglamentar
mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantas para toda
contratacin que no supere los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales
vigentes.

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Que el decreto 4791 de 2008, define los componentes de los recursos del fondo,
su presupuesto estableciendo competencias para su elaboracin, aprobacin,
composicin, flujo de caja, manejo de tesorera, adiciones presupuestales,
tambin establece con claridad sobre las funciones del Consejo Directivo y el
rector o director rural en relacin con su manejo y la norma aplicable a la
contratacin que supere los veinte salarios mnimos mensuales vigentes.
Que el decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008, tambin establece autonoma a
las instituciones educativas para administrar el fondo de servicios educativos,
enmarcndolos en la sujecin de la normatividad vigente.
Que de conformidad con el artculo 6 del decreto 4791 de 2008, es funcin del
rector o director rural celebrar contratos, suscribir los actos administrativos,
ordenar los gastos con cargo a los recursos del fondo del servicios educativos, de
acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal,
previa disponibilidad presupuestal y de tesorera.
Que la ley 715 de 2001 establece Rgimen de contratacin en los fondos de
servicios educativos y orienta que para cuantas inferiores a 20 salarios mnimos
se debe seguir los procedimientos aprobados por el consejo Directivo, siguiendo
los principios de transparencia, economa, publicidad, y responsabilidad.
Que para cuantas superiores a 20 salarios mnimos establece que la celebracin
de los contratos deben sujetarse estrictamente al estatuto contractual de la
administracin pblica.
Que el artculo 5 Numeral 7 Del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de la Ley
715 de 2001, establece en las Funciones del Consejo Directivo Aprobar la
contratacin de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que
facilite su funcionamiento de conformidad con la Ley.
Que el artculo 5 Numeral 5 Del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de la Ley
715 de 2001, establece en las Funciones del Consejo Directivo. Determinar los
actos o contratos que requieran su autorizacin expresa.
Que el artculo 182 de la Ley 115 de 1994 asign la ordenacin del Gasto al
Rector de la Institucin y el artculo 4 Del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
la Ley 715 de 2001, Establece que los Fondos de Servicios Educativos carecen de
personera jurdica. El Rector o Director rural es el ordenador del gasto del Fondo
de Servicios Educativos y su ejercicio no implica representacin legal.
Que la entidad para cumplir los fines sociales del Estado que se le han delegado
requiere adelantar diversos procesos de contratacin, para los cuales se hace
necesario organizar dentro del proceso administrativo, jurdico la implementacin
del sistema de contratacin, tanto para los actos reglamentados por el consejo
Directivo, como para aquellos que deben someterse al estatuto de contratacin
pblica.
Que el decreto 734 de 2012, en su artculo 8.1.11 reglamenta que todas las
entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica debern contar con un manual de contratacin, en el
que se sealen las funciones internas en materia contractual, las tareas que
deban acometerse por virtud de la delegacin o desconcentracin de
funciones, as como las que se derivan de la vigilancia y control de la
ejecucin contractual.
Que La Ley 1150 de 2007, reglamentada por el Decreto 734 del 13 de Abril de
2012, introdujeron cambios en el sistema de contratacin estatal, y por tanto el
Manual de contratacin debe adoptarse conforme a los mismos.
Que en consideracin a lo expuesto el Consejo Directivo del establecimiento
educativo:
ACUERDA
CAPITULO I.
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES.
OBJETO FINES PRINCIPIOS
ARTICULO 1. Objeto Adoptar el presente Manual de Contratacin y de

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Procedimientos para la administracin del Fondo de servicios educativos, en el

establecimiento educativo, como herramienta de trabajo para los funcionarios y de
manera especial para los encargados de adelantar los trmites que exigen las
normas en la administracin del Fondo de Servicios Educativos y en los procesos
de contratacin que la entidad requiere.
ARTICULO 2.La destinacin de los recursos se har teniendo en cuenta los
rubros de gastos establecidos y definidos por la Secretaria de Educacin de Norte
de Santander y concepto emitido por el Ministerio de Educacin Nacional.
ARTCULO 3. Normas Aplicables. La administracin del Fondo de servicios
educativos y las actuaciones de contratacin que realice la entidad se ajustarn a
las normas legales, la ley 715 de 2001, normas expedidas por la Contralora
General de la repblica, normas de control fiscal, el cdigo de comercio y cdigo
civil, las del presente Acuerdo y las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993
con sus decretos reglamentarios en los aspectos que le sean aplicables, Ley 1150
de 2007, y su Decreto reglamentario 734 de 2012, as mismo las del decreto 4791
de 2008.
ARTICULO 4. Principios que regirn las actuaciones contractuales: La
entidad aplicar los principios que rigen la contratacin pblica y de la funcin
administrativa en los aspectos que le sean competentes. Dichos principios son:
Igualdad, Publicidad, Transparencia, Eficacia, Economa, Celeridad,
Objetividad, Imparcialidad y de Responsabilidad.
ARTICULO 5. Fines de la Contratacin y del Ejercicio administrativo del
fondo de Servicios Educativos: Al celebrar y ejecutar los contratos, as mismo al
administrar el Fondo de Servicios educativos, la institucin buscar el
cumplimiento de los fines estatales a su cargo, es decir, la continuidad y la
eficiencia en la prestacin del servicio pblico educativo.
ARTICULO 6. Responsabilidades de los rectores o directores rurales. En
relacin con el Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores rurales
son responsables de:
1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y
presentarlo para aprobacin al consejo directivo.

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
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M-DS-EB-00-00-03 (2010)
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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes
a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecucin
por lo menos trimestralmente al consejo directivo.
3. Elaborar con la justificacin correspondiente los proyectos de adicin
presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobacin del consejo
directivo.
4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos
con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el
flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa
disponibilidad presupuestal y de tesorera.
5. Presentar mensualmente el informe de ejecucin de los recursos del Fondo de
Servicios Educativos.
6. Realizar los reportes de informacin financiera, econmica, social y ambiental,
con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la
Contadura General de la Nacin, y efectuar la rendicin de cuentas con la
periodicidad establecida en las normas.
7. Suscribir junto con el contador los estados contables y la informacin financiera
requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin.
8. Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la
respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecucin presupuestal
incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio
de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.
9. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en
los municipios no certificados, deber presentar al Alcalde respectivo, en la
periodicidad que este determine, un informe sobre la ejecucin de los recursos
que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.
Artculo 7. Presupuesto anual. Es el instrumento de planeacin financiera
mediante el cual en cada vigencia fiscal se programa el presupuesto de ingresos y
de gastos. El de ingresos se desagrega a nivel de grupos e tems de ingresos, y el
de gastos se desagrega en funcionamiento e inversin, el funcionamiento por
rubros y la inversin por proyectos.
Artculo 8. Presupuesto de ingresos. Contiene la totalidad de los ingresos que
reciba el establecimiento educativo a travs del Fondo de Servicios Educativos

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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
sujetos o no a destinacin especfica. Se clasificar en grupos con sus

correspondientes tems de ingresos de la siguiente manera:
1. Ingresos operacionales. Son las rentas o recursos pblicos o privados de que
dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del
establecimiento, los cuales se obtienen por utilizacin de los recursos del
establecimiento en la prestacin del servicio educativo, o por la explotacin de
bienes y servicios.
En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotacin de
bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice
la cobertura de costos y someterse a aprobacin de la entidad territorial.
Cuando la explotacin del bien sea eventual debe contar con la autorizacin previa
del consejo directivo y quien lo usa deber restituirlo en las mismas condiciones
que le fue entregado.
2. Transferencias de recursos pblicos. Son los recursos financieros que las
entidades pblicas de cualquier orden y sin contraprestacin alguna deciden girar
directamente al establecimiento educativo a travs del Fondo de Servicios
Educativos.
3. Recursos de capital. Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por
concepto de recursos de balance, rendimientos financieros, entre otros.
Pargrafo 1. Los ingresos operacionales del Fondo de Servicios Educativos no
pueden presupuestar recursos por concepto de crditos o prstamos.
Pargrafo 2. Los recursos financieros que se obtengan por el pago de derechos
acadmicos del ciclo complementario en las escuelas normales superiores deben
ser incorporados en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos como una
seccin presupuestal independiente.
Artculo 9. Presupuesto de gastos o apropiaciones. Contiene la totalidad de
los gastos, las apropiaciones o erogaciones que requiere el establecimiento
educativo estatal para su normal funcionamiento y para las inversiones que el
Proyecto Educativo Institucional demande, diferentes de los gastos de personal.
El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de
ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones
mximas de gasto.
Artculo 10. Ejecucin del presupuesto. La ejecucin del presupuesto del Fondo
de Servicios Educativos debe realizarse con sujecin a lo determinado en la Ley

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
715 de 2001, el presente decreto y las disposiciones territoriales expedidas en

materia presupuestal. En todo caso, deben observarse las normas vigentes en
materia de austeridad del gasto y las que en adelante las modifiquen.
El rector o director rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por
encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorera, ni
puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de
Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo
disponible.
Pargrafo 1. Las transferencias o giros que las entidades territoriales efecten al
Fondo de Servicios Educativos no pueden ser comprometidos por el rector o
director rural hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo
Fondo. La entidad territorial deber informar a cada establecimiento educativo
estatal a ms tardar en el primer trimestre de cada ao, el valor y las fechas que
por concepto de dichas transferencias realice, y dar estricto cumplimiento a la
informacin suministrada.
Pargrafo 2. Los ingresos obtenidos con destinacin especfica deben utilizarse
nicamente para lo que fueron aprobados por quien asign el recurso.
CAPITULO II
DE LAS CUANTIAS DE CONTRATACION
ARTICULO 24. CUANTIA INFERIOR A 20 SALARIOS MINIMOS LEGALES
MENSUALES VIGENTES: Cuando la cuanta a contratar sea inferior a veinte (20)
salarios mnimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con el art. 17 del
decreto 4791 de 2008, el establecimiento educativo podr celebrar contratos
siguiendo los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el
Consejo Directivo, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 13 de la Ley 715
de 2001, y en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economa,
publicidad y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcin
administrativa.
ARTCULO 25: MINIMA CUANTIA: Cuando se adquieran bienes o servicios cuyo
valor se encuentre entre 20 SMLMV y no supere el 10% de la menor cuanta de la

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
entidad contratante, se har por Invitacin pblica de mnima cuanta de acuerdo

con el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el Capitulo V del decreto 734 de 2012.
ARTCULO 26. DE LA MENOR CUANTIA. Se entender por menor cuanta los
valores estipulados en el literal b) del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007,
determinados en funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas
expresados en salarios mnimos legales mensuales vigentes.
CAPITULO III
DE LAS MODALIDADES DE SELECCIN
ARTCULO 27. LICITACIN PBLICA: La escogencia del contratista se

efectuar por regla general a travs de licitacin pblica, excepto aquellas que se
realizan por las diferentes modalidades de seleccin como: la seleccin abreviada,
concurso de mritos, contratacin directa y mnima cuanta.
ARTCULO 28. SELECCIN ABREVIADA: Corresponde a la modalidad de
seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del
objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin
del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para
garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Esta modalidad de seleccin se
encuentra desarrollada en el artculo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en
los artculos 3.2.1.1 a 3.2.8.1 del Decreto reglamentario 734 de 2012.
Las causales de seleccin abreviada de contratistas son:
a) La adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin.
b) La contratacin de menor cuanta.
c) La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud.
d) La contratacin por declaratoria de desierta de la licitacin.
e) La enajenacin de bienes del Estado.
f) Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios.

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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas

Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economa
Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin de
Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin
Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de
Exclusin.
i) La contratacin de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
ARTCULO 29. SUBASTA INVERSA: Corresponde a la modalidad de seleccin
objetiva prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a
contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien,
obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la
eficiencia de la gestin contractual. Esta modalidad de seleccin se encuentra
desarrollada en el artculo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artculos
3.2.1.1 a 3.2.8.1 del Decreto reglamentario 734 de 2012.
ARTCULO 30. CONCURSO DE MERITOS: Es el procedimiento aplicable para la
seleccin de consultores. En los trminos previstos en la Ley 80 de 1993, artculo
32, numeral 2, se entiende por contrato de consultora:
() Son contratos de consultora los que celebren las entidades
referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de
estudios de diagnstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o
especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin,
supervisin.
estatales
inversin,
proyectos
control y
Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora,
asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin
de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podr darse verbalmente. Es obligatorio
para el interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben
enmarcarse dentro de los trminos del respectivo contrato ().
Debe distinguirse que, cuando adems de la consultora se requiera contratar
otras obligaciones principales, la escogencia del contratista deber realizarse a

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travs de las modalidades de licitacin pblica o seleccin abreviada, segn

corresponda, sin perjuicio de lo previsto para la mnima cuanta, de conformidad
con lo ordenado en el artculo 3.3.1.1 del Decreto 734 de 2012.
ARTCULO 31. CONTRATACIN DIRECTA: El Rector o Director Rural podr
contratar de manera directa y autnoma, sin que sea necesaria la obtencin previa
de varias ofertas, los contratos autorizados en el numeral 4 del artculo 2 de la
ley 1150 de 2007, entre los cuales encontramos:
1. Urgencia Manifiesta: Cuando el establecimiento educativo declare la urgencia
manifiesta que slo se har en los casos excepcionales regulados en la Ley 80 de
1993, la institucin podr hacer uso de la celebracin de contratos de obra,
servicios o suministro de manera directa, cumpliendo el procedimiento que regula
dicha situacin.
2. Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. En
la contratacin directa para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas,
se tendr en cuenta la definicin que de tales se tiene en el Decreto-ley 591 de
1991 y las dems normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
3. Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se
considera que no existe pluralidad de oferentes:
1. Cuando no existiere ms de una persona inscrita en el RUP.
2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser
titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por
ser su proveedor exclusivo.
4. Contratos Interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del
mismo tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora, sealado en la
Ley o en sus reglamentos.
Se exceptan los contratos de obra, suministro, prestacin de servicios de
evaluacin de conformidad respecto de las normas o reglamentos tcnicos
encargos fiduciarios y fiducia pblica cuando las instituciones de educacin
superior pblicas o las sociedades de economa mixta con participacin
mayoritaria del estado, o las personas jurdicas sin nimo de lucro conformadas
por la asociacin de entidades pblicas, o las federaciones de entidades

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territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrn ser ejecutados por las
mismas, siempre que participen en procesos de licitacin pblica o contratacin
abreviada.
5. Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la
gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos que solo pueden
encomendarse a determinadas personas naturales. El Rector o Director Rural
podr contratar de manera directa los servicios tcnicos y profesionales prestados
para una gestin especfica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a
las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta, con autorizacin
del Consejo Directivo del establecimiento educativo.
Para lo cual deber tener en cuenta la idoneidad y experiencia directamente
relacionada con el rea de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido
previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deber dejar
constancia escrita.
Para la contratacin de trabajos artsticos que solo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales, el establecimiento educativo justificar dicha
situacin en el acto administrativo.
6. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles para el funcionamiento del
establecimiento educativo. El establecimiento educativo podr de manera
directa celebrar contrato de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles
necesarios para el funcionamiento del mismo, tomando como nica consideracin
las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias
ofertas. Del anlisis que haga el establecimiento educativo a efecto de establecer
las condiciones de mercado, se dejar constancia escrita en el respectivo
expediente de la contratacin.
De la misma manera, para este tipo de contratos no ser obligatoria la exigencia
de garantas de conformidad con lo establecido en el decreto 734 de 2012.
7. Ingresos por arrendamientos de bienes y servicios: obtenidos por el pago
de un canon de arrendamiento o de alquiler de bienes y servicios como: la tienda
escolar, talleres, laboratorios, saln comunal, salones especializados, entre otros.
En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotacin de
bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice
como mnimo el valor del mantenimiento adecuado del espacio y el pago de

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servicios complementarios utilizados como agua, luz, entre otros, y someterse a

aprobacin de la entidad territorial. Cuando la explotacin del bien sea eventual
debe contar con la autorizacin previa del Consejo Directivo y quien lo usa deber
restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado. La proyeccin de este
ingreso se calcula con base en el comportamiento de aos anteriores y en la tarifa
establecida.
ARTCULO 32. CONTRATACION DE MINIMA CUANTA: El rector o director rural
del establecimiento educativo cuando requiera contratar obras, bienes o servicios
cuya cuanta sea igual o superior a veinte (20) SMLMV y hasta el 10% de la menor
cuanta del establecimiento educativo, deber realizar la seleccin del contratista
mediante la modalidad de mnima cuanta, es decir a travs de invitacin pblica
a participar a cualquier interesado, la cual se publicar en el Sistema Electrnico
para la Contratacin Pblica - SECOP, de conformidad con lo establecido en el
literal a) del artculo 94 de la Ley 1474 de 2011.
CAPITULO IV
DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES SEGN LA MODALIDAD DE
SELECCIN
ARTCULO 33. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION POR LA
MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA. El rector o director rural del
establecimiento educativo para contratar por valores que superen la menor
cuanta, se harn a travs de la modalidad de licitacin pblica cumpliendo con el
procedimiento establecido en el Art. 3.1.2 del Decreto 734 de abril 13 de 2012.
ARTCULO 35. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION POR LA
MODALIDAD EL CONCURSO DE MERITOS. El rector o director rural del
establecimiento educativo para contratar y llevar a cabo el procedimiento por la
modalidad de concurso de mritos deber tener en cuenta lo establecido en el art.
3.3.1.1 y subsiguientes del Decreto 734 de abril 13 de 2012.
ARTCULO 36. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN POR LA
MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIADA. El Decreto 734 de 2012 reglamenta
cada una de las causales de Seleccin Abreviada, sin embargo para efectos de
este Manual, se detallarn las causales ms utilizadas al interior de cada

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establecimiento
procedimiento:
educativo que de acuerdo con el reglamento tienen diferente
La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas

uniformes y de comn utilizacin.
Son bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin
aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de
su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de
desempeo y calidad objetivamente definidos. No se consideran de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios
intelectuales.
La adquisicin de estos bienes y servicios puede hacerse a travs de tres (3)
procedimientos:
Subasta inversa. En la modalidad de presencial o electrnica.
Compra por acuerdo marco de precios. (Este procedimiento an no ha sido
reglamentado por parte del Gobierno Nacional)
Adquisicin a travs de bolsa de productos. (Artculos 3.2.1.2.1 y siguientes
Decreto 734 de 2012).
Pasos.
Acto administrativo de conformacin del Comit Asesor y Evaluador.
(Artculo 2.2.9, Decreto 734 de 2012.). Se realizara el estudio de documentos
previos, en donde se tendr una ficha tcnica de los bienes y servicios a
contratar.
Aviso de convocatoria. Ser publicada en el SECOP y en la pgina web del
establecimiento educativo.
Proyecto de pliegos de condiciones. Se publicar por lo menos con 5 das
hbiles de antelacin a la fecha que ordena la apertura del proceso y durante este
proceso debern publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos
de pliegos y las respuestas a las observaciones.

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Acto Administrativo de apertura. El establecimiento educativo, mediante acto

administrativo de carcter general, ordenar de manera motivada la apertura del
proceso de seleccin el cual deber contener la informacin que alude el Artculo
2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Dicho acto podr revocarse o suspenderse en los
trminos del Artculo 2.2.2, Pargrafos 1 y 2.
Pliego de condiciones definitivos. Se incluirn las modificaciones pertinentes
acorde con las observaciones hechas por los futuros proponentes interesados en
participar en el proceso de seleccin durante la etapa del proyecto de pliegos, o
las dems que haya detectado la administracin, deber contener los requisitos
mnimos establecidos en el Artculo 2.2.3 Decreto 734 de 2012, el trmino de su
publicacin se fijar en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a
contratar.
Modificacin del pliego de condiciones definitivo. Se realizar a travs de
adendas. Si se modifican los plazos del proceso, deber publicarse el nuevo
cronograma, precisando adems los cambios que ello implique en el acto de
apertura. La entidad sealara en el pliego de condiciones el plazo mximo para
expedir adendas y a falta de tal previsin, sealara la extensin del trmino de
cierre que resulte necesario para que los proponentes cuenten con el tiempo
suficiente para ajustar sus propuestas.
Presentacin de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La
aceptacin o rechazo de tales observaciones se har de manera motivada, para lo
cual la entidad agrupar aquellas de naturaleza comn, y debern
ser
presentadas durante el trmino establecido en el cronograma.
Cierre del proceso de subasta inversa. Es el momento mximo hasta el cual se
pueden presentar ofertas, una vez operado el cierre del proceso, se proceder a la
apertura de propuestas tcnicas en presencia del Comit Asesor y Evaluador y/o
los proponentes, dejando constancia en acta de dicha apertura.

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Publicacin del informe de verificacin. Se pondr a disposicin por 3 das

hbiles para que en este periodo los oferentes presenten las observaciones que
estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.
De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicar el contrato al
proponente habilitado, siempre que su propuesta no exceda el presupuesto oficial
indicado en el pliego de condiciones.
Procedimiento de la subasta inversa. Puede ser presencial o electrnica
siguiendo el procedimiento sealado en los art 3.2.1.1.8 y 3.2.1.1.10
respectivamente del decreto 734 de 2012.
Verificacin del menor precio ofertado. El comit evaluador verificara si el
precio es o no artificialmente bajo, en caso de ser procedente, el comit
recomendara a la adjudicacin del proceso, en caso contrario se requerir al
oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado.
Resolucin de adjudicacin. La adjudicacin se efecta mediante resolucin
motivada, la cual deber ser motivada personalmente al adjudicatario y
comunicado a los dems proponentes.
Declaratoria desierta. Deber hacerse mediante acto motivado, por motivos o
causas que impidan la seleccin objetiva.
Suscripcin del contrato. Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta
anexo al pliego de condiciones, durante el trmino establecido en el pliego de
condiciones.
Menor cuanta.
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las dems causales de seleccin
abreviada, concurso de mritos y contratacin directa, y adems es inferior a los
mil salarios mnimos mensuales vigentes (1000 SMLMV), el contratista ser
seleccionado a travs del procedimiento previsto para la Seleccin Abreviada de
Menor Cuanta literal b numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007,
reglamentado por el artculo 3.2.2.1 y 3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

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Procedimiento:
1. convocatoria y la publicacin del proyecto de pliego de condiciones y del pliego
de condiciones definitivo.
2. El pliego de condiciones sealar el trmino para presentar propuestas, de
acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar.
3. Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al acto de apertura del proceso, los
posibles oferentes interesados en participar manifestarn su inters, con el fin de
que se conforme una lista de posibles oferentes.
La manifestacin se har a travs del mecanismo sealado en el pliego de
condiciones y deber contener, adems de la expresin clara del inters en
participar, el sealamiento de formas de contacto y comunicacin eficaces a travs
de los cuales la entidad podr informar directamente a cada interesado sobre la
fecha y hora de la audiencia pblica de sorteo, en caso que la misma tenga lugar.
La manifestacin de inters en participar es requisito habilitante para la
presentacin de la respectiva oferta, en caso de no presentarse dentro del trmino
previsto, se declara desierto el proceso.
4. En caso que el nmero de posibles oferentes sea superior a diez (10), la
entidad podr dar paso al sorteo de consolidacin de oferentes de que trata el
artculo 3.2.2.2 del decreto 734 de 2012, para escoger entre ellos un nmero no
inferior a este que podr presentar oferta en el proceso de seleccin.
Cuando el nmero de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad
deber adelantar el proceso de seleccin con todos ellos.
En caso de realizarse el sorteo de consolidacin de oferentes, el plazo sealado
en el pliego de condiciones para la presentacin de ofertas comenzar a contarse
a partir del da de la realizacin del sorteo.
5. Vencido el trmino para la presentacin de ofertas, la entidad proceder a su
evaluacin en las condiciones sealadas en el pliego de condiciones.
6. El resultado de la evaluacin se publicar en el SECOP durante tres (3) das
hbiles, trmino durante el cual los oferentes podrn presentar observaciones a la
misma, las cuales sern resueltas por la entidad en el acto de adjudicacin del
proceso de seleccin.
7. Vencido el trmino anterior, la entidad, dentro del plazo previsto en el pliego de
condiciones para el efecto adjudicar en forma motivada al oferente que haya
presentado la oferta ms favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido
en el artculo 2.2.9 decreto 734 de 2012.

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El acto de adjudicacin se deber publicar en el SECOP con el fin de enterar de

su contenido a todos los oferentes que participaron en el proceso de seleccin.
Har parte de su contenido la respuesta que la entidad d a las observaciones
presentadas por los oferentes al informe de evaluacin.
Por declaratoria de desierta de la licitacin.
Por disposicin del artculo 3.2.4.1 del Decreto 734 de 2012, si la entidad decide
no adelantar nuevamente un proceso de Licitacin Pblica, podr iniciar dentro de
los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de
seleccin abreviada de menor cuanta, de conformidad al procedimiento del
numeral 2.2 del presente manual.
En este proceso no se aplicar lo relacionado con la publicacin de los proyectos
de pliego de condiciones, la manifestacin de inters, ni con el sorteo de
oferentes.
ARTCULO 37. PROCEDIMIENTO PARA LA CELEBRACIN DE CONTRATOS
DE MANERA DIRECTA: El rector o director rural podr celebrar de manera
directa y tendr en cuenta el siguiente procedimiento.
1. Acto administrativo de justificacin de la contratacin directa. Cuando
proceda el uso de la modalidad de seleccin de contratacin directa, el
establecimiento educativo as lo sealar en un acto administrativo que contendr:
a) El sealamiento de la causal que se invoca.

b) La determinacin del objeto a contratar.
c) El presupuesto para la contratacin y las condiciones que se exigirn a los
proponentes si las hubiera, o al contratista.
d) La indicacin del lugar en donde se podrn consultar los estudios y
documentos previos, salvo en caso de contratacin por urgencia manifiesta.
El acto administrativo de justificacin de la contratacin directa no ser necesario
en los siguientes casos:

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a) En la urgencia manifiesta, para lo cual el acto administrativo que la declara har

las veces del acto administrativo de justificacin de la contratacin, y no requerir
de estudios previos.
b) Tratndose de los contratos se servicios profesionales y de apoyo a la gestin,
o para la ejecucin de trabajos artsticos que solo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales.
2. Elaboracin de estudios previos. El rector o director rural para contratar de
manera directa deber contar con los estudios previos, descritos en el articulo
2.1.1 del decreto 734 de 2012.
3. Seleccin del contratista y adjudicacin del contrato. El rector o director
rural escoger la persona natural o jurdica que est en capacidad de ejecutar el
objeto del contrato y que haya mostrado la idoneidad y experiencia directamente
relacionada con el rea de que se trate.
4. Elaboracin de la minuta y perfeccionamiento del contrato. El Rector o el
Director Rural suscribir el contrato con el contratista para la ejecucin del mismo,
el cual quedara perfeccionado con la firma de las partes y el respectivo registro
presupuestal. Y en el eventual caso de requerimiento de plizas de garanta, se
iniciar la ejecucin del mismo con la aprobacin de las plizas.
5. Elaboracin de actas de terminacin y liquidacin.
Pargrafo. En la contratacin directa no ser obligatoria la exigencia de garantas,
segn lo determine el estudio previo correspondiente atendiendo la naturaleza y
cuanta del contrato respectivo, sin embargo el rector o director rural las podr
exigir cuando las estime convenientes dependiendo de la naturaleza y forma de
pago del contrato.
Para la contratacin directa no se exigir Registro nico de Proponentes de
conformidad con lo establecido en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007,
modificado por el artculo 221 del decreto Ley 019 de 2012.
ARTICULO 38. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION DE MINIMA
CUANTA (10% DE LA MENOR CUANTIA). El rector o Director del
establecimiento educativo deber realizar los siguientes procedimientos para

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contratar obras, servicios o suministros que superen los 20 SMLMV hasta el 10%
de la menor cuanta, es decir por mnima cuanta:
1. Estudios Previos. El establecimiento educativo elaborar un estudio previo
simplificado, el cual deber ser publicado junto con la invitacin pblica en el
SECOP, que contendr:
1. La sucinta descripcin de la necesidad que pretende satisfacer con la
contratacin.
2. La descripcin del objeto a contratar.
3. Las condiciones tcnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, as como el plazo de
ejecucin del mismo.
5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la
contratacin.
2. Invitacin Pblica. El establecimiento educativo formular una invitacin
pblica a participar a cualquier interesado, la cual se publicar en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica -SECOP, de conformidad con lo
establecido en el literal a) del artculo 94 de la Ley 1474 de 2011. Adems de los
requisitos exigidos en dicho literal, se deber incluir la siguiente informacin:
1.
2.
3.
4.
El objeto
Plazo de ejecucin
Forma de pago
Las causales que generaran el rechazo de las ofertas o la declaratoria de
desierto del proceso.
5. El cronograma del proceso especificando la validez mnima de las ofertas que
se solicitan, as como las diferentes etapas del procedimiento a seguir,
incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitacin y para extender las
etapas previstas.
6. El lugar fsico o electrnico en que se llevar a cabo el recibo de las ofertas. En
el caso de utilizar medios electrnicos deber observarse lo previsto en la Ley
527 de 1999.
7. Requisitos habilitantes: Se indicar la manera en que se acreditar la
capacidad jurdica. Adicionalmente, se requerir de experiencia mnima en los
casos de contratacin de obra, de consultora y de servicios diferentes a la

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prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la

ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a
determinadas personas naturales.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la
naturaleza o las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de
pago, la entidad tambin podr exigir para la habilitacin de la oferta, la
verificacin de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificar en
ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea
contra entrega a satisfaccin de los bienes, servicios u obras.
En todo caso la verificacin de los requisitos habilitantes se har exclusivamente
en relacin con el proponente con el precio ms bajo, para lo cual, teniendo en
cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artculo 2.2.8 del decreto
734 de 2012. En caso de que ste no cumpla con los mismos, proceder la
verificacin del proponente ubicado en segundo lugar y as sucesivamente. De no
lograrse la habilitacin, se declarar desierto el proceso.
As mismo cuando el establecimiento educativo considere que la propuesta de
menor precio se encuentre con precio artificialmente bajo, requerir al oferente
para que explique las razones que sustenten el valor por l ofertado. Analizadas
las explicaciones, el funcionario encargado de la evaluacin de las propuestas,
recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus
razones. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podr optar por adjudicar
el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio y as sucesivamente o
por declarar desierto el proceso.
Con la firma de la invitacin por parte del Rector o Director Rural, se entiende
aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerir de acto
adicional alguno.
3. Procedimiento de Seleccin y Publicidad a travs del SECOP: El
procedimiento se llevar de acuerdo a lo preceptuado en el artculo 94 de la Ley
1474 de 2011, con las particularidades establecidas a continuacin:
Todos los actos y documentos se publicarn en el SECOP incluidos la
invitacin pblica, el acta de cierre y recibo de las ofertas presentadas, la

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evaluacin realizada junto con la verificacin de la capacidad jurdica, as

como de la experiencia mnima y la capacidad financiera requeridas en el
caso de invitacin a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta
o multiusos del concurso de mritos o la correspondiente para la mnima
cuanta y la comunicacin de aceptacin de la oferta.
Publicada la verificacin de los requisitos habilitantes, segn el caso, y de la
evaluacin del menor precio, el establecimiento educativo otorgar un plazo
nico de un da hbil para que los proponentes puedan formular
observaciones a la evaluacin. Las respuestas a las observaciones se
publicarn en el SECOP simultneamente con la comunicacin de
aceptacin de la oferta.
El establecimiento educativo podr adjudicar el contrato cuando slo se
haya presentado una oferta, y sta cumpla con los requisitos habilitantes
exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en
la invitacin pblica.
La comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos
los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuar el
respectivo registro presupuestal, para lo cual, el establecimiento educativo
adoptar las medidas pertinentes para ajustar sus procedimientos
financieros.
En caso de presentarse empate a menor precio, el Rector o Director Rural
adjudicar a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados,
segn el orden de entrega de las mismas.
La verificacin y la evaluacin de las ofertas ser adelantada por quien sea
designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad
alguna. Dicha funcin podr ser ejercida por funcionarios o por particulares
contratados para el efecto, quienes debern realizar dicha labor de manera
objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitacin
pblica, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la
decisin a adoptar de conformidad con la evaluacin efectuada. En el
evento en el cual la entidad no acoja la recomendacin efectuada por el o
los evaluadores, deber justificarlo mediante acto administrativo motivado.
4. Comunicacin de aceptacin de la oferta o de declaratoria de desierta.

Mediante la comunicacin de aceptacin de la oferta, el Rector o Director Rural
manifestar la aceptacin expresa e incondicional de la misma, en la cual se debe

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estipular los datos de contacto del establecimiento educativo y del supervisor o

interventor designado. Con la publicacin de la comunicacin de aceptacin en el
SECOP el proponente seleccionado quedar informado de la aceptacin de su
oferta.
En caso de no lograrse la adjudicacin, el establecimiento educativo declarar
desierto el proceso mediante comunicacin motivada que se publicar en el
SECOP. Si hubiere proponentes, el trmino para presentar el recurso de
reposicin correr desde la notificacin del acto correspondiente.
5. Inaplicabilidad de reglas de otras modalidades de seleccin. El
establecimiento educativo al desarrollar el proceso de seleccin de mnima cuanta
se abstendr de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las dems
modalidades de seleccin, as como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las
expresamente establecidas.
6. No obligatoriedad de garantas. Las garantas no sern obligatorias en los
contratos de mnima cuanta. En el evento en el cual el establecimiento educativo
las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la
forma de pago, as lo justificar en el estudio previo.
7. No exigibilidad del RUP. Para la contratacin de mnima cuanta, no se
requerir en ningn caso del Registro nico de Proponentes.
ARTCULO 39. CUANTIAS HASTA 20 SMLMV
El procedimiento para el rector o director rural contratar obras, bienes y servicios
en cuantas inferiores a 20 SMLMV ser el que adopte el Consejo Directivo del
establecimiento educativo, aplicando en todo caso los principios de transparencia,
economa, publicidad y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la
funcin administrativa, siguiendo el procedimiento que se describe a continuacin:
1. Que el gasto se encuentre planeado y aprobado en el presupuesto de la
vigencia por parte del Consejo Directivo, y en consecuencia que exista la
Disponibilidad Presupuestal y el recurso econmico.
2. Hacer invitacin en lugar visible del establecimiento y/o institucin educativa,
durante tres das hbiles. La invitacin contendr la descripcin del elemento a

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contratar, detalles tcnicos, y otros necesarios y convenientes para la

institucin, as como los criterios para definir el proceso; una vez hecha la
justificacin previa a que se refiere el pargrafo 1 del artculo 2 de la ley 1150
de 2007.
3. En la invitacin se establecern los requisitos mnimos habilitantes, as como
los criterios de seleccin que se aplicarn para definir el proceso, dejando claro
los factores tcnicos y econmicos.
Para la contratacin de que trata el presente Artculo el establecimiento educativo
exigir al contratista los siguientes documentos:
Formato nico de hoja de vida de la funcin pblica.

Fotocopia de la cedula de ciudadana
Cotizacin al sistema de seguridad social integral
Verificar los antecedentes disciplinarios de la Procuradura General de la
Nacin, antecedentes fiscales de la Contralora General de la Repblica y
certificado judicial.
Registro nico tributario (RUT)
Registro de inscripcin en Cmara de comercio, cuando el servicio o bien a
contratar lo exija.
Cuando se trate de persona jurdica, el certificado de la cmara de
comercio de la representacin legal.
Los dems que el consejo directivo del establecimiento educativo disponga
dentro del procedimiento establecido para este tipo de contratacin.
4. Cuando se trate de adquisicin de bienes de caractersticas tcnicas uniformes,

despus de analizadas las ofertas, se debe seleccionar la oferta ms favorable
en precios, en caso de varios oferentes, Si se presenta una sola oferta deben
consultarse precios de mercado y se aceptar, siempre que satisfaga las
necesidades de la entidad.
5. No se exigir estar inscritos en el RUP, de conformidad con el art. 3.5.8 del
decreto 734 de 2012, ni aportar garantas, de conformidad con el art. 3.5.7. del
decreto 734 de 2012.

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6. El contrato constar por escrito, bien sea en un documento firmado por las
partes o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el
contratista o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios
y aceptada por la institucin, tambin pueden ser rdenes de trabajo, rdenes de
compra, rdenes de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que rena
condiciones de existencia y validez del negocio jurdico.
CAPITULO V
DE LAS ETAPAS CONTRACTUALES
ART 40. ETAPA PRECONTRACTUAL. Constituye el periodo en que se realizan
las actividades necesarias para adelantar el proceso de seleccin del contratista o
actos preliminares a la celebracin del contrato en procura de seleccionar la mejor
propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte
del establecimiento educativo, se inicia con la identificacin de la necesidad,
estudio previo y expedicin del certificado presupuestal.
ART 41. PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES. Salvo en los casos de
contratacin por Urgencia Manifiesta, los procedimientos Precontractuales
cuando el valor del contrato supere los 20 SMLMV sern:
1. Identificacin de las necesidades de adquisicin y venta de bienes y
servicios. El establecimiento educativo realiza un anlisis de la necesidad del
bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Presupuesto y el Plan de
adquisiciones de bienes y servicios, se deben tener en cuenta los siguientes
elementos:
a) La descripcin de la necesidad que el establecimiento educativo pretende
satisfacer con la contratacin. Expresin escrita y detallada de las razones que
justifican el qu y para qu de la contratacin. Para ello es necesario tener en
cuenta que toda la actividad de la administracin es reglada, es decir, la
celebracin de un contrato implica la habilitacin legal para celebrarlo y
competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el
ordenamiento jurdico.

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En este anlisis deben concretarse los siguientes aspectos:

La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratacin.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificacin de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de
Adquisiciones de bienes y servicios del establecimiento educativo.
Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro presupuestal del
cual se derivan sus recursos.
b) La forma de satisfacer tal necesidad. Descripcin de cmo se puede llevar a
cabo la solucin a la necesidad planteada y porqu se requiere especficamente el
contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato
recomendado (mediante la ejecucin de un proyecto, la realizacin de un estudio,
diseo o prediseo o la contratacin de un servicio).
2. Elaboracin del presupuesto estimado. El presupuesto es un estimativo del
valor real de los bienes y/o servicios a contratar, elaborado por el rector o director
rural y aprobado por el consejo directivo.
No se podr realizar actividad pre contractual o contractual alguna sin que se haya
expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y se cuente con la
aprobacin del consejo directivo.
3. Certificado de disponibilidad presupuestal. Existe la obligacin por parte del
establecimiento educativo a travs de la tesorera de garantizar previo al inicio de
cualquier proceso de contratacin las respectivas disponibilidades presupuestales.
4. Elaboracin de los trminos de referencia, fichas tcnicas

especificaciones y estudios tcnicos, todo dependiendo del contrato que se
vaya a realizar.
Estudios tcnicos. Es aquel que se hace por inters de controlar y de predecir los
fenmenos que se pudieran presentar con el fin de poderlos manejar mejor, y
evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos,
perjuicios a terceros, entre otras razones.

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Ficha tcnica del bien o servicio. Documento que contiene las caractersticas
tcnicas de un bien o servicio que es objeto de una subasta inversa, en la cual se
incluir sus especificaciones, en trminos de desempeo y calidad cuya
elaboracin ser responsabilidad de cada entidad.
Las fichas tcnicas debern contener, como mnimo:
a) Denominacin de bien o servicio;
b) Denominacin tcnica del bien o servicio;
c) Unidad de medida;
d) Descripcin general.
5. Invitacin pblica a presentar propuestas cuando la modalidad de
seleccin as lo requiera.
6. Estudios y documentos previos a la ejecucin del contrato (tcnico,
jurdico y econmico). Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el
conjunto de los soportes para todos los procesos de contratacin en los que
cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por
la entidad. Con los estudios previos se refleja el anlisis que el establecimiento
educativo ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere,
de acuerdo con el Plan operativo de la institucin, el Presupuesto y el Plan de
adquisiciones de bienes y servicios, as como la conveniencia y oportunidad de
realizar la contratacin.
7. Escogencia del procedimiento de contratacin segn el presupuesto
oficial y los bienes, obras o servicios a contratar.
8. Seleccin del contratista y adjudicacin del contrato.
ARTICULO 42. DE LOS PREPLIEGOS: La institucin para desarrollar los
procesos precontractuales deber elaborar como mnimo:
Descripcin de las necesidades que la institucin pretende satisfacer.
Objeto a contratar con sus especificaciones esenciales.
Requisitos, objetivos necesarios para participar en el proceso de seleccin.
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Reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la elaboracin de los

Ofrecimientos requeridos y aseguren una escogencia objetiva y, en caso de
tratarse de una Convocatoria, eviten la declaratoria de desierta.
Definir con precisin las condiciones de costo, requisitos tcnicos y calidad de
los bienes, obras o servicios necesarios para ejecutar el objeto del contrato.
No incluir condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de
la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se
suministren.
La determinacin y ponderacin de los factores objetivos de seleccin, los
derechos y obligaciones de las partes, y todas las dems circunstancias de
tiempo, modo y lugar quesean necesarias para garantizar reglas objetivas.
Determinar plazo lugar, fecha y hora a partir de las cuales se pueden presentar
Propuestas y las de su cierre).
Plazo razonable segn la naturaleza, objeto y cuanta del contrato, para que la
entidad realice los estudios tcnicos, econmicos y jurdicos.
Plazo para efectuar la adjudicacin y para la firma del contrato.
Proyecto de minuta del contrato.
Todos los actos de los procesos pre y contractuales debern publicarse en la
pgina WEB o en un lugar de la institucin educativa de fcil acceso, tal como
lo exigen las normas de contratacin que regulan la materia.
ART 43 ETAPA CONTRACTUAL: es la etapa comprendida entre la celebracin
del contrato y el vencimiento del plazo contractual.
ART 44 EL CONTRATO acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre el
establecimiento educativo y una persona natural o jurdica, mediante el cual se
adquieren derechos y obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes
contratantes.
Las estipulaciones de los contratos que celebre el establecimiento educativo
sern las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el
estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos
podrn incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las clusulas o
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estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que

no sean contrarias a la Constitucin, la ley, el orden pblico y a los principios y
finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administracin .
ART 45 CLASES DE CONTRATO.
Contratos de prestacin de servicios: Son contratos de prestacin de servicios
los que celebre la institucin para desarrollar su objeto misional y Social y los
cuales no puedan prestarse con personal de planta de la institucin, o requieran
conocimientos especializados.
Contratos de suministro: El contrato de suministro tiene por objeto la adquisicin
de elementos, dotaciones pedaggicas, bienes de consumo, software, materiales,
repuestos, papelera, equipos, elementos de aseo y de oficina, accesorios que se
ofrezcan en el mercado en forma sucesiva y a precios unitarios. En todo contrato
de suministro se debe precisar en forma clara su valor y cantidad, siempre se
tendrn en cuenta los precios del mercado y la oferta ms favorable para la
entidad.
De los contratos de arrendamiento. Los contratos de arrendamiento se
celebrarn directamente por el rector cuando los bienes inmuebles que se
requieran para la prestacin del servicio educativo no superen los 20 SMLMV, si
los bienes a contratar superan este valor se deber aplicar lo establecido en el art
3.4.2.6.1 del decreto 734 de 2012, por modalidad de contratacin directa.
Contratos de Obra: Son contratos de obra los que se celebren para la
construccin, mantenimiento, adecuacin, refacciones, instalacin y en general,
para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles,
cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.
ART 46 PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Los contratos que suscribe el
establecimiento educativo se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el
objeto y la contraprestacin y ste se eleve por escrito.
El acuerdo de voluntades por escrito hace referencia a la minuta o documento del
contrato, la cual debe contener por lo menos lo siguiente:

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a). Tipo de contrato.

b). Identificacin completa de las partes del contrato.
c). El bien, obra o servicio a contratar: Objeto.
d). Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecucin, forma de
pago (apropiaciones presupuestales).
e). El sitio de entrega de los bienes, de la prestacin de los servicios o ejecucin
de la obra
f). Las obligaciones de las partes.
g). Las especificaciones tcnicas del bien, servicio u obra contratada.
h). Indicacin de la existencia de una supervisin y/o interventora del contrato.
i). Indicacin de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos
vigentes.
j). Clusula de indemnidad conforme lo dispuesto en las normas vigentes (Ver
artculo 5.1.6 del Decreto 734 de 2012).
k). Clusula penal pecuniaria (Cuando aplique).
l). Garantas (Cuando aplique).
m). Clusula de restablecimiento o ampliacin de la garanta (Ver artculo 5.1.12
del Decreto 0734 de 2012).
n). Pacto de las clausulas excepcionales al derecho comn (Ver artculo 14 de la
ley 80 de 1993) cuando estas apliquen.
o). Indicacin expresa de la no existencia de relacin laboral con el contratista o el
personal del que ste disponga.
p). Prohibiciones a las que haya lugar.
q). La indicacin del rgimen jurdico aplicable.
r). Indicacin sobre la solucin de controversias.
s). Domicilio del contrato.
ART 47 EJECUCION DEL CONTRATO: Para la ejecucin de los contratos se
requiere de la aprobacin de la(s) garanta(s) requerida(s) en el contrato conforme
al anlisis de riesgos hecho (desde el estudio previo) y de la existencia de la
disponibilidad presupuestal, entendindose sta ltima como registro presupuestal
de compromiso (RPC.). Adems de verificar lo anterior y el cumplimiento
satisfactorio del objeto contratado, se verificar que el proponente y el contratista
se encuentran al da en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de
Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF y Cajas de
Compensacin Familiar, cuando corresponda.

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ART 48 GARANTAS EN LOS CONTRATOS: Con ellas se garantiza el

cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor del establecimiento educativo
con ocasin de: a) La presentacin de los ofrecimientos. b) Los contratos y de su
liquidacin c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de
la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones,
hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artculos 5.1.1 y
siguientes del Decreto 734 de 2012).
Clases de garantas:
En los procesos de contratacin los oferentes o contratistas podrn otorgar
nicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las
siguientes garantas:
a. Pliza de seguros
b. Fiducia mercantil en garanta
c. Garanta bancaria a primer requerimiento
d. Endoso en garanta de ttulos valores
e. Depsito de dinero en garanta.
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la
administracin derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas slo puede ser amparada mediante pliza de
seguro.
Casos en los cuales no son exigibles las garantas: No sern obligatorias en:
a. Los contratos de emprstito
b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor
cuanta prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarn las reglas
previstas para la mnima cuanta.
ART 49 ETAPA POSCONTRACTUAL: Se inicia una vez vence el plazo del
contrato hasta la liquidacin del mismo.

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ART 50. LIQUIDACION DEL CONTRATO. Es el perodo en el cual contratante y

contratista, realizan una revisin a las obligaciones contradas respecto a los
resultados financieros, contables, jurdicos y tcnicos, para declararse a paz y
salvo de las obligaciones contradas. Aqu se hacen los reconocimientos y ajustes
a que hubiere lugar a travs de acuerdos, conciliaciones y transacciones
ART 51 FORMAS DE LIQUIDAR UN CONTRATO
a.) Por mutuo acuerdo de las partes. El establecimiento educativo liquidara por
mutuo acuerdo los contratos dentro del trmino fijado en el correspondiente pliego
de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se
hubiere pactado un trmino la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4)
meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato
o a la expedicin del acto que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que
lo disponga. Con base en la revisin y anlisis efectuados, el rector o director rural
proyectar el acta de liquidacin, en la que constarn los acuerdos, conciliaciones
y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.
b.) Unilateralmente por parte del establecimiento educativo. En aquellos casos
en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin o
convocatoria que le haga el establecimiento educativo, o las partes no lleguen a
un acuerdo sobre su contenido, el establecimiento educativo tendr la facultad de
liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al
vencimiento del trmino para liquidar el contrato en forma bilateral. Contra el acto
administrativo que ordena la liquidacin unilateral proceden los recursos que
dispongan las normas vigentes aplicables.
c.)Por liquidacin judicial. El interesado podr solicitar la liquidacin judicial del
contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y el establecimiento
educativo no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses
siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o,
en su defecto, del trmino establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo
dispuesto en el artculo 141 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

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CAPITULO VI
GLOSARIO
Acta de inicio: es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la
ejecucin del contrato, previo cumplimiento de perfeccionamiento, legalizacin y
ejecucin, que permiten la iniciacin formal de actividades.
Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administracin puede, aclarar o
modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Las
adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones.
Anticipo: Es una suma de dinero que entrega el establecimiento educativo al
contratista a ttulo de prstamo que habr de destinarse al cubrimiento de los
costos inciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual.
Para que proceda debe efectuarse un estudio tcnico del contrato que justifique tal
entrega, este anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podr
exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
Audiencia Pblica: Sesin pblica dedicada a debates, presentacin de alegatos,
as como a pronunciamiento de decisiones.
CDP: Es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuya funcin o propsito es
el reservar recursos presupuestales para la celebracin de un contrato orientado a
la ejecucin de un proyecto o un programa especfico, sin el cual dicho proyecto o
programa no se puede llevar a cabo.
Contratista: Persona(s) natural o jurdica que se obliga (n) a cumplir una
determinada prestacin, segn las especificaciones del objeto del contrato, a
cambio de una contraprestacin.
Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma
propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato,
respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas
de la propuesta y del contrato.

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Ejecucin: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se
suscribe el acta de inicio.
Garanta: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el
cumplimiento de las obligaciones que ste adquiere dentro del proceso
contractual.
Lances: Propuestas de precio presentados presencial o electrnicamente durante
el certamen de la subasta.
Liquidacin: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato,
las partes verifican en qu medida y de qu manera se cumplieron las
obligaciones de l derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz
y salvo por todo concepto relacionado con su ejecucin.
Notificacin: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los
interesados en la decisin.
Obra pblica: Trabajo de construccin, mantenimiento, instalacin y, en general,
para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.
Plazo de ejecucin: Es el perodo dentro del cual se deben cumplir las
obligaciones pactadas por las partes en el contrato.
Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carcter general mediante el cual
el establecimiento educativo, en forma previa y unilateral, establece las reglas
claras y objetivas para determinar la necesidad de servicio que se pretende
satisfacer, en ejercicio de una planeacin debida.
Proponente: Es la persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, que bajo
cualquier modalidad de asociacin permitida por la ley presenta una propuesta
para participar en un proceso de seleccin de contratistas.
Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurdico presentada por un
proponente dentro de un proceso de seleccin.

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Resolucin de adjudicacin: Acto administrativo por medio del cual se adjudica

un contrato a una persona determinada.
Rubro o posicin presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual
afecta especficamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.
RUP: (registro nico de proponentes) Le otorga calidades al contratista, lo clasifica
y lo califica. Para poder celebrar contratos de mayor cuanta con el Estado se
requiere estar inscrito en l. El registro nico de proponentes contiene informacin
que clasifica a los contratistas en: constructores, consultores, proveedores.
SECOP (Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica) Se trata de un sistema
electrnico que permite la consulta de informacin sobre los procesos
contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Rgimen de
Contratacin establecido en el Estatuto General de Contratacin, como las que
voluntariamente coadyuvan a la difusin de la actividad contractual.
Subasta Inversa: Certamen presencial o electrnico en el cual cada participante
realiza lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la
administracin. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo.
Urgencia Manifiesta: Es la situacin extraordinaria que se genera cuando la
continuidad de la operacin exige el suministro de bienes, la prestacin de
servicios o la ejecucin de obras en forma inmediata, o cuando se presenten
situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se
precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre. Se declara mediante
acto administrativo motivado.
CAPITULO VII
DE LAS DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 52. Publicacin y Divulgacin: El presente Acuerdo se publicar en
carteleras de la Institucin, en la pgina WEB y ser socializado con el personal
que tenga que ver con su ejecucin.
ARTICULO 53. Aprobacin, Vigencia y Modificacin del Presente Acuerdo:

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
El presente Acuerdo deroga el anterior referente al mismo tema en todas sus

partes y rige a partir de la fecha de su aprobacin.
PUBLQUESE Y CUMPLASE
ANEXOS
A. MODELO ORDEN DE PESTACION DE SERVICIOS
ORDEN DE PRESTACIN DE SERVICIOS No. 000
Fecha _______________________
Seor ________________________
Srvase prestar sus servicios a esta Institucin Educativa XXXX, conforme a las
siguientes disposiciones:
Se compromete a prestar los servicios en MANTENIMIENTO, sujetndose a las
normas legales y procedimientos vigentes en esta materia.
Cumpliendo a cabalidad con las siguientes obligaciones del servicio:
MANTENIMIENTO XXXXXXX
La prestacin del servicio tendr un valor de XXXXXXX
La duracin ser de XXXXXXX
El pago del valor de esta Orden de Prestacin de Servicios, se har con cargo al
rubro presupuestal de gastos XXXXXXX y para su ejecucin requerir de la
existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
La presente Orden de Prestacin de Servicios, no genera relacin laboral ni el
pago de prestaciones sociales.
Con la aceptacin de esta orden manifiesta que no se encuentra incurso en
ninguna de las causales e incompatibilidad prevista en la Constitucin y la Ley. Si
est de acuerdo con los trminos de la presente Orden, srvase prestar los
servicios ordenados.
Dada en (Municipio) a los _____ das del mes de ______ del ao 20____.

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
___________________________
Rector

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
_____________________________
Prestador del Servicio
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
B. MODELO ORDEN DE SUMINISTRO

ORDEN DE SUMINISTRO No. 000
Fecha ______________________
Seores _____________________
Comunico a ustedes que la oferta hecha a esta Institucin Educativa para vender
lo relacionado en la Cotizacin le fue aprobada, por lo que ruego a Usted y si est
dentro de sus posibilidades y mientras se legaliza la respectiva Orden de Pago,
suministrar los siguientes elementos segn el detalle:
CANT.
DETALLE
UNIDAD
V/R UNITARIO
V/R TOTAL
VALOR TOTAL
El Valor de este suministro ser el especificado en la Factura de Venta o Cuenta
de Cobro incluido el IVA el cual rogamos a Ustedes especificar en la misma,
tambin informar qu tipo de contribuyente es. En la Institucin a travs de una
Orden de Pago se le harn los respectivos descuentos de Ley y le ser cancelado
con cargo al rubro denominado _________________________del Presupuesto de
Gastos del Fondo de Servicios Educativos de la Institucin Educativa
XXXXXXXXXXXX.
Una vez cumplidos los compromisos y previa presentacin de las respectivas
Facturas y la elaboracin de la Orden de Pago, la Institucin Educativa XXXX
proceder de conformidad a la Ley a girarle el respectivo cheque por el valor total
lquido.
Hasta una nueva oportunidad,
_________________________
Rector

M-DS-EB-AP-00-05 (2010)
A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
____________________________
Proveedor
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
C. MODELO CONTRATO
CONTRATO DE XXXXXXXXXX N (XX)
=============================================================
ENTIDAD CONTRATANTE:
Institucin Educativa XXXXXXXXXX
NIT:
XXXXXXXXX
RECTOR:
C.C. No. :
CONTRATISTA:
NIT. No:
REPRESENTANTE LEGAL:
DIRECCIN TELFONO:
LUGAR DE EJECUCIN:
VALOR DEL CONTRATO:
OBJETO:
PLAZO DE EJECUCION:
=============================================================
XXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con la
cedula de ciudadana N XXXXXXX expedida en XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ,
nombrado en propiedad y debidamente posesionado por la Gobernacin de
(Municipio) como Rector o Director Rural y Ordenador del gasto del Fondo de
servicios educativos de la Institucin Educativa XXXX de (Municipio) en ejercicio
de sus atribuciones legales y en especial las que les confiere la ley 715 de 2001,
la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, quien para efectos del presente
contrato se denominar EL CONTRATANTE por una parte y por la otra
XXXXXXXXXXXXXXXX, con su Representante legal XXXXXXXXXXXXXXXX
identificada con la cedula N XXXXXXXX de XXXXXXXXXXX debidamente
facultada para contratar, quien se denominara EL CONTRATISTA, hemos
acordado celebrar el Contrato de XXXXXXXXXXXXX contenido en las siguientes
clusulas, previas estas consideraciones: 1) El contrato se adjudica directamente
mediante resolucin nmero XXXXXX de fecha XXXXXXXXXX emanada de la
rectora de la Institucin, atendiendo los resultados del proceso de seleccin
XXXXXXXXXXXXXXX en el marco de los requisitos sealados por la ley 80 de
1993, sus decretos reglamentarios y las dems normas concordantes. 2)
Atendiendo los estudios previos el proyecto se financia con recursos de

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FAX (7) 575 5434 y 575 2917
XXXXXXXXXXXXXXX CLUSULA PRIMERA: OBJETO: EL OBJETO del

presente contrato es XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
CLUSULA SEGUNDA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Y EL
CONTRATANTE: EL CONTRATISTA se obliga para con EL CONTRATANTE a
cumplir con las siguientes obligaciones:
Cumplir con el objeto del presente contrato de acuerdo al plan de inversin
aprobado y presentado.
El contratista deber suministrar en la ciudad de XXXX al almacn de la Institucin
educativa XXXX los siguientes elementos:
CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
DETALLE
VALOR TOTAL
SUBTOTAL
GRAN TOTAL
El contratista deber suministrar por su cuenta y riesgo exclusivo, los equipos,
herramientas, materiales y todos los dems elementos que sean necesarios para
la elaboracin objeto del presente contrato. Igualmente se compromete a vincular
por su cuenta y riesgo el personal idneo que sea requerido para la ejecucin del
contrato.
En cumplimiento del presente contrato LA INSTITUCIN EDUCATIVA XXXX se
compromete a: a) Entregar el valor del presente contrato de acuerdo a lo
estipulado en el mismo, en la oportunidad y forma all establecidas. b) Exigir la
ejecucin idnea y oportuna del objeto contractual. c) Nombrar el funcionario
idneo que supervisar el desarrollo del objeto del contrato.
CLUSULA TERCERA: VALOR: Para todos los efectos fiscales el valor del
presente contrato es por la suma de XXXXXXXXXXXXXXXXX ($ XXXXXX)
M/CTE. CLUSULA CUARTA: PLAZO DE EJECUCION Y VIGENCIA DEL
CONTRATO: El CONTRATISTA se compromete a iniciar los trabajos objetos de

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este contrato una vez firmada el acta de inicio, de acuerdo con las instrucciones
imparta el interventor asignado. El CONTRATISTA entregar la totalidad de los
bienes a suministrar en XX (X) MES. Del inicio del cmputo del tiempo se dejar
constancia en un acta debidamente firmada por el CONTRATISTA y el interventor.
La adicin en plazo del presente contrato se har previa solicitud por escrito
elevada por el contratista a la Institucin educativa santa teresita con anterioridad
a la fecha del plazo pactado. CLUSULA QUINTA: INTERVENTORIA: El control,
el seguimiento y supervisin del presente contrato ser realizado por un
funcionario idneo de la Institucin quien tendr las funciones de su cargo y para
este contrato las de interventor nombrado por la Rectora de la Institucin
Educativa Santa Teresita quien se acoger a lo consignado en la Ley 80 de 1993.
CLUSULA SEXTA: FORMA DE PAGO: LA INSTITUCIN EDUCATIVA XXXX
pagar el valor del contrato, as: XXXXXXXX. Todos los documentos de pago
debern ser avalados por el Interventor o Coordinador designado por el Director o
rector Rural de LA INSTITUCIN EDUCATIVA XXXX. CLUSULA SPTIMA: DE
LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: La entidad contratante garantiza la
existencia de apropiacin suficiente y libre de afectacin para atender este
compromiso, mediante el Certificado de Disponibilidad presupuestal nmeros XXX
por la suma de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ($ XXXXXXXXX), Que sern tomados
del presupuesto de gastos del rubro (XXXX) Sede XXXX de la ciudad de XXXX.
CLUSULA OCTAVA: SANCION PENAL PECUNIARIA: Si llegare a suceder el
evento de incumplimiento total de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA,
deber pagar a ttulo de clusula penal pecuniaria el valor correspondiente al diez
por ciento (10%) del valor total del contrato, los que se podrn cobrar, sin previo
requerimiento, con base en el presente documento, el cual prestar mrito
ejecutivo. CLUSULA NOVENA: INHABILIDADES E INCOMPETENCIAS: El
contratista declara bajo juramento, el cual se entiende prestado con la aceptacin
de la presente orden que no se halla incurso en ninguna de las causales de
inhabilidad ni compatibilidad prevista en los artculos 8 y 9 de la ley 80 del 28 de
octubre de 1993. CLUSULA DCIMA: GARANTIA UNICA: de conformidad con
lo dispuesto en el decreto 734 de 2012, el CONTRATISTA deber presentar por
una compaa aseguradora: a) Una pliza de cumplimiento por el 10% del valor
del contrato, por el trmino de duracin y cuatro meses ms. CLUSULA
DCIMA PRIMERA: Es causal de cancelacin de esta orden el incumplimiento
injustificado de las obligaciones que se adquieren en ella. CLUSULA DCIMA
SEGUNDA: IMPUESTOS Y DERECHOS: El CONTRATISTA pagar los

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impuestos y derechos que gravan este contrato y los que correspondan al

departamento. CLAUSULA DECIMO TERCERA: PERFECCIONAMIENTO Y
EJECUCIN: Se perfecciona con la firma de las partes. Para su ejecucin se debe
contar por parte de La Institucin con la disponibilidad y el respectivo registro
presupuestal y por parte del CONTRATISTA de la constitucin de la garanta nica
y su aprobacin por parte de la rectora de la institucin.
Lo previsto en este contrato se regir por la ley 80/93 y el decreto 734 de 2012 o la
ley 715 de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de 2008, y los dems decretos
que la reglamenten y por omisin a las normas de carcter civil.
Para constancia se firma en XXXX, XXXX a los ____ das del mes de ______ del
ao 20____.
___________________________
Rector
Elabor: XXXXXXXX
___________________________
Contratista
D.MODELO CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CAFETERIA ESCOLAR
NOMBRE DEL ARRENDADOR: Institucin Educativa XXXX
DIRECCIN: XXXX
NOMBRE DEL ARRENDATARIO: XXXX
DIRECCIN: XXXX
VALOR ARRIENDO: XXXX
Entre _____________________, representante legal de la Institucin Educativa
XXXX, identificado con cdula de ciudadana nmero ____________ expedida en
___________. y ________________________ con cdula de ciudadana nmero
______________ expedida en _________________, se pactan las siguientes
clusulas:
PRIMERA: El trmino del presente contrato es el ao lectivo 20___ SEGUNDA: El
valor del arriendo diario es de $______________, para un total
de________________________, cancelados semanalmente. PARGRAFO: No
se le cobrar arriendo por los grados preescolar. El da que falte uno o varios
grados, se le descontar el valor del arriendo correspondiente. TERCERA: Valor

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A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
por el grado del consumo de energa. CUARTA: El consumo de bebidas que la

Institucin ordene por medio del Director o Rector Rural para refrigerios, ser a
precio de costo. QUINTA: La institucin, se reserva los derechos de vigilar la
calidad y costos de los productos que all se expenden. SEXTA: El arrendador se
compromete a:
Expender productos variados y nutritivos a costos accesibles para los estudiantes.
Brindar un trato amable y cordial a alumnos y dems miembros de la comunidad
educativa.
La buena presentacin de la cafetera y de las personas que en ella laboran.
SEPTIMA: El incumplimiento de las anteriores clusulas acarrear llamados de
atencin y la cancelacin Unilateral de este contrato.
Se expide en ________________ a los _________ (__) das del mes de

__________ de 20____.
____________________________
RECTOR
____________________________
ARRENDATARIO
E. FORMATOS DE VERIFICACIN DE LOS REQUISITOS LEGALES DE LA

CONTRATACIN INFERIOR A 20 SMLMV
NUMERO DEL PROCESO___________________
REQUISITOS
CUMPLIMIENTO
1. ETAPA PREPARATORIA
Solicitud de cotizaciones
Estudio de Mercado
Obtencin de certificado de Disponibilidad Presupuestal
Elaboracin de los anlisis de conveniencia, estudio de
pre-factibilidad o factibilidad y obtencin de
autorizaciones requeridas para la contratacin.

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A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Elaboracin y publicacin de la invitacin publica en la

pg. de la Entidad www.xxxxxxx.edu.co
y en la
cartelera de las sedes de la institucin.
Estudio y anlisis de las propuestas recibidas.
2. ETAPA PRECONTRACTUAL
Recepcin de las ofertas.
Estudio y anlisis de las propuestas recibidas.
Resolucin de adjudicacin
Notificacin a los proponentes del acto de
adjudicacin.
3. ETAPA CONTRACTUAL
Elaboracin y perfeccionamiento del contrato.
Designacin de supervisin.
Firma del contrato.
Constitucin de plizas y publicacin del contrato.
Informe de Interventora.
Liquidacin del Contrato.
Elabora: XXXXXXXXXXX
F. FORMATO DE VERIFICACIN DE LOS REQUISITOS LEGALES DE LA
CONTRATACIN DIRECTA
REQUISITOS
CUMPLIMIENTO
1. ETAPA PREPARATORIA
Elaboracin de los estudios previos y obtencin de
autorizaciones requeridas para la contratacin.
Obtencin
de
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal (CDP).
Invitacin a presentar propuesta.
Acto de justificacin de la contratacin directa.

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A-DS-AC-00-00-01 (2010)
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PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Recepcin de las ofertas

Anlisis de estudio de la hoja de vida, para determinar
que cumpla con la idoneidad y experiencia requerida, o
que cumpla con las especificaciones tcnicas
requeridas, segn la necesidad de la contratacin
directa.
Notificacin a los proponentes del acto de adjudicacin.
Firma del contrato
Constitucin de plizas y Publicacin del Contrato.
Informe de Interventora
Liquidacin del contrato
G. FORMATO DE VERIFICACIN DE LOS REQUISITOS LEGALES DE LA

CONTRATACIN PBLICA LICITACIN O CONCURSO
1.
REQUISITOS
CUMPLIMIENTO
ETAPA PREPARATORIA
Elaboracin de los anlisis de Conveniencia, estudio de pre
factibilidad o factibilidad y obtencin de autorizaciones
requeridas para la contratacin (Aseo y Limpieza).
Obtencin de Certificado de Disponibilidad Presupuestal
(CDP)
Elaboracin y publicacin del proyecto de pliego de
condiciones o trminos de referencia en la pgina de la
entidad www.XXXX.edu.co y en el Portal nico de
Contratacin www.contratos.gov.co.
Recepcin de observaciones y sugerencias al proyecto del
pliego de condiciones al trmino de referencia.
Ajuste y elaboracin de pliego de condiciones o trminos de
referencia definitivos.
Cierre de la licitacin o concurso
Reporte de apertura de licitacin pblica

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A-DS-AC-00-00-01 (2010)
M-DS-EB-00-00-03 (2010)
PBX (7) 575 2038 y 575 2895
FAX (7) 575 5434 y 575 2917
Resolucin de apertura de la licitacin o concurso
Publicacin del aviso de apertura de la Licitacin (10 o 20
das calendario antes de la apertura y su publicacin en el
Portal nico de Contratacin www.contratos.gov.co y en la
pgina de la entidad www.xxxx.edu.co.
Audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones o
trminos de referencia.
Cierre de la licitacin o concurso: _ Consulta de precios y
condiciones del mercado: __ Utilizacin del sistema de
conformacin dinmica de las ofertas (audiencia pblica
cierre de la licitacin pblica: Se debe especificar en los
pliegos la fecha mxima de recepcin de ofertas):___
Evaluacin de las ofertas - Consulta de precios o
condiciones del mercado:
Audiencia pblica de adjudicacin - Notificacin a todos los
proponentes
de
la
resolucin
de
adjudicacin:
Observaciones: Reunin Comit de Contratacin (Anlisis
Informe de Evaluacin).
Resolucin adjudicacin.
Notificacin a los proponentes del acto de adjudicacin.
Firma del contrato
Constitucin de plizas y Publicacin del Contrato.
Informe de Interventora
Liquidacin del contrato

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vigentes expedidas por el Contador General de la Nacin, con la

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acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia

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Principio de Planificacin: El presupuesto de los FONDOS DE SERVICIOS

Principio de Anualidad: El ao fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31

Principio de Universalidad: El presupuesto contendr la totalidad de los

Principio de Unidad de caja: Con el recaudo de todos los recursos, se

Principio de Programacin Integral:Todo programa presupuestal deber

Principio de Especializacin: Las apropiaciones deben referirse en cada

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dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarn en su integridad los

Principio de Equilibrio: El presupuesto de gastos debe guardar estricto

El principio de legalidad del gasto: Corresponde al Congreso, como rgano

Por lo anterior el Presupuesto de la vigencia a ejecutarse, debe ser aprobado

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DEFINICIN DE RUBROS DEL FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

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1.1.3.1 Ingresos por proyectos productivos: Estos ingresos se presentan

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Fondos de Servicios Educativos no pueden presupuestar ni contraer crditos

educativo estatal, debern ser ejecutados durante el calendario escolar y deben

aseo y cafetera, llantas, combustibles, medicamentos, as como de elementos

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2.1.2.2.2 Mantenimiento de mobiliario y equipo: por este rubro se registran

servicios de voz, canales dedicados de datos y centros de datos. Tambin se

2.1.2.2.10 Gastos bancarios: Gastos originados en el cobro servicios financieros

2.2.1 Infraestructura fsica: Corresponde a gastos asociados con la ampliacin

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repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificacin de la

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Pargrafo 1Las adquisiciones a que hacen referencia los numerales 1,3,4 y 5 se

entidad territorial certificada no haya generado pago de viticos.

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Cuentas por cobrar

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pago al proveedor, previa verificacin de cumplimiento de requisitos:

Presupuestales: CDP, Compromiso

Documentos requeridos para elaborar: Disponibilidad presupuestal, registro

Orden de pago o Definitiva

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DEFINICIONES DE OPERACIONES DE TESORERIA

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El Rector o Director, en calidad de ordenador del gasto y quien ejerza las

REALIZACION DE LOS RECAUDOS

REALIZACION DE LOS RECAUDOS