Sistema Gestión Logística

2016
SISTEMA DE GESTIN LOGSTICA
NDICE
1.- Objeto y campo de aplicacin
2.- Requisitos generales
3.- Responsabilidad de la direccin
3.1.- Funcin logstica
3.2.- Enfoque al cliente
3.3.- Objetivos de la calidad
3.4.- Revisin por la direccin
4.- Gestin de los recursos
4.1.- Recursos humanos
4.2.- Recursos de informacin
4.3.- Infraestructura
5.- Procesos logsticos operativos
5.1.- Servicio al cliente (ventas)
5.2.- Servicio de proveedores (compras)
5.3.- Almacenamiento
5.4.- Gestin de inventarios
5.5.- Transporte y distribucin
5.6.- Logstica inversa
6.- Medicin, anlisis y mejora
6.1.- Generalidades
6.2.- Auditora y seguimiento
6.3.- Control de las no conformidades
6.4.- Mejora
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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
Un sistema eficaz de gestin logstica asegura que los procesos cumplen con
los requisitos logsticos del cliente y es importante para alcanzar los
objetivos de la calidad del producto o prestacin del servicio, as como la
consecucin de los resultados esperados.
Los procesos logsticos deben considerarse como procesos especficos cuyo
objetivo es apoyar la calidad de los procesos ejecutados por la organizacin,
as como gestionar el riesgo de no cumplir con los requisitos de suministro
del cliente.
Este modelo de sistema de gestin incluye tanto requisitos como
orientaciones para la implementacin de sistemas de gestin logstica y
puede ser til en la mejora continua de sus resultados.
Las empresas tienen la responsabilidad de determinar los niveles de control
necesarios y especificar los requisitos del sistema de gestin logstica a
aplicarse como parte de su sistema de gestin global.
Este modelo especifica los requisitos para un sistema de gestin logstica
cuando una organizacin:
Necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma
coherente productos y servicios que satisfagan los requisitos del
cliente y los reglamentarios aplicables, y
Aspira a aumentar la satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin
eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del
sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del
cliente y los reglamentarios aplicables.
Todos los requisitos del modelo son genricos, proporcionan orientacin
para la gestin de los procesos logsticos y se pretende que sean aplicables
a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamao y servicio
suministrado.
2. REQUISITOS GENERALES
El sistema de gestin logstica debe asegurarse de que se satisfacen los
requisitos logsticos especificados.
Para conseguir tal fin, la organizacin debe:
1. Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin logstica.
2. Determinar la secuencia de interaccin de estos procesos.
3. Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que
tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces.
4. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para
apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos.
5. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos.
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Si la organizacin decide subcontratar cualquier proceso, debe asegurarse
de controlar tales procesos. Su control debe estar identificado dentro del
sistema de gestin logstica.
Los cambios al sistema de gestin logstica deben hacerse de acuerdo con
los procedimientos de la organizacin.
3. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN
3.1 FUNCIN LOGSTICA
La funcin logstica debe ser definida por la organizacin. La
direccin debe asegurarse de que se dispone de los recursos necesarios
para establecer y mantener la funcin logstica. La funcin logstica puede
concentrarse en un solo departamento o distribuirse entre toda la
organizacin.
La direccin de la funcin logstica debe establecer, documentar y
mantener el sistema de gestin logstica y mejorar continuamente su
eficacia.
3.2 ENFOQUE AL CLIENTE
La direccin de la funcin logstica debe asegurarse de que:
1. Se determinan los requisitos logsticos del cliente.
2. El sistema de gestin logstica cumple los requisitos logsticos del cliente.
3. Puede demostrarse el cumplimiento de los requisitos especificados por el
cliente.
3.3 OBJETIVOS
La direccin de la funcin logstica debe definir y establecer objetivos
medibles para el sistema de gestin logstica. Deben definirse criterios de
desempeo objetivos y los procedimientos para los procesos logsticos, as
como para su control.
3.4 REVISIN POR LA DIRECCIN
La direccin de la funcin logstica debe asegurarse de que se lleva a
cabo la revisin sistemtica del sistema de gestin logstica a intervalos
planificados para asegurarse de su continua adecuacin, eficacia y
conveniencia. La direccin debe asegurarse de que estn disponibles los
recursos necesarios para la revisin del sistema de gestin logstica.
La informacin de entrada para la revisin por la direccin debe incluir:
a) Resultados de auditoras
b) Retroalimentacin del cliente
c) Desempeo de los procesos y conformidad del producto o servicio
d) Estado de las acciones correctivas y preventivas
e) Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas
f) Cambios que podran afectar al sistema de gestin logstica
g) Recomendaciones para la mejora
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Los resultados de la revisin por la direccin deben incluir todas las
decisiones y acciones relacionadas con:
a) La mejora de la eficacia del sistema de gestin logstica y sus
procesos
b) La mejora del producto o servicio en relacin con los requisitos
logsticos del cliente
c) Las necesidades de recursos
Los resultados de la revisin por la direccin deben ser utilizados por la
direccin de la funcin logstica para modificar el sistema en la medida de lo
necesario, incluyendo la mejora de los procesos logsticos y la revisin de
los objetivos. Deben registrarse los resultados de todas las revisiones y de
todas las acciones tomadas.
4 GESTIN DE LOS RECURSOS
4.1 RECURSOS HUMANOS
4.1.1 RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL
La direccin de la funcin logstica debe definir y documentar las
responsabilidades de todo el personal asignado al sistema de gestin
logstica.
4.1.2 COMPETENCIA Y FORMACIN
La direccin de la funcin logstica debe asegurarse de que el
personal involucrado en el sistema de gestin logstica demuestre su aptitud
para efectuar las tareas que se le asignen. La direccin de la funcin
logstica debe asegurarse que se provea la formacin para responder a las
necesidades identificadas, que se mantengan registros de las actividades de
formacin y que su eficacia sea evaluada y registrada. Debe hacerse que el
personal tome conciencia de sus obligaciones y responsabilidades, as como
el impacto de sus actividades en la eficacia del sistema de gestin logstica
y en la conformidad del producto con los requisitos logsticos.
El personal en formacin debe ser supervisado adecuadamente.
4.2 RECURSOS DE INFORMACIN
4.2.1 PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos del sistema de gestin logstica deben
documentarse hasta donde sea necesario y validarse para asegurar su
apropiada implementacin y la coherencia en su aplicacin.
Los procedimientos nuevos o los cambios a los procedimientos
documentados deben ser autorizados y controlados. Los procedimientos
deben estar vigentes y disponibles y proporcionarse cuando se requiera.
4.2.2 SOFTWARE
El software utilizado en los procesos logsticos se debe documentar,
identificar y controlar para asegurarse de su adecuacin para su uso
continuo. El software y cualquier revisin del mismo debe ser probado o
validado antes de su uso inicial.
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4.2.3 REGISTROS
Deben mantenerse los registros con la informacin requerida para el
funcionamiento del sistema de gestin logstica. Debe establecerse un
procedimiento documentado para el control de los registros que recoja la
identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo
de retencin y la disposicin de los registros.
4.3 INFRAESTRUCTURA
La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos
logsticos. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
_ Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados
_ Equipos para los procesos
_ Sistemas de informacin
5 PROCESOS LOGSTICOS OPERATIVOS
Este apartado especifica directrices y orientaciones para el diseo,
realizacin y registro de los resultados de los procesos logsticos operativos
que pueden ser utilizados por una organizacin para asegurar que se
cumplen los requisitos logsticos como parte del sistema de gestin global
de la organizacin.
Todo proceso logstico operativo seguir una estructura comn:
1. Generalidades:
Todo proceso logstico operativo debe ser planificado, validado y controlado.
Las variables de influencia que afecten a estos procesos deben ser
identificadas y consideradas.
2. Diseo:
Los requisitos logsticos de los procesos deben ser determinados por la
organizacin e incluir:
a) Los requisitos especificados por el cliente del proceso
b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para
cumplir con sus necesidades logsticas
c) Los requisitos legales y reglamentarios
Deben identificarse los elementos del proceso y los controles pertinentes. La
seleccin de tales elementos y lmites de control debe ser acorde con el
riesgo de incumplimiento de los requisitos especificados.
Los procesos deben disearse para impedir resultados incorrectos, y debe
asegurar la rpida deteccin de deficiencias y la oportunidad de las acciones
correctivas.
Deben identificarse y cuantificarse las caractersticas de desempeo
requeridas para el uso previsto de los procesos.
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Se debe realizar la validacin del diseo de acuerdo con lo planificado para
asegurarse de que el proceso satisface los requisitos logsticos
especificados. Siempre que sea factible, la validacin debe completarse
antes de la entrega o implementacin del proceso. Deben mantenerse
registros de los resultados de la validacin y de cualquier accin que sea
necesaria.
3. Seguimiento y medicin:
Los procesos logsticos operativos deben llevarse a cabo bajo condiciones
controladas diseadas para cumplir los requisitos especificados.
Las condiciones controladas deben incluir, entre otras:
_ La aplicacin de procedimientos validados
_ La disponibilidad de recursos de informacin requeridos
_ El uso de personal competente
_ La transmisin correcta de los resultados
_ La implementacin de seguimiento segn se especifique
Para cada uno de los procesos logsticos operativos se propondr un cuadro
de indicadores que sirva de orientacin para las organizaciones.
5.1 SERVICIO AL CLIENTE (VENTAS)
5.1.1 MISIN
La misin del proceso de servicio al cliente es garantizar que la
organizacin al aceptar un pedido del cliente, tiene capacidad para cumplir
con los requisitos logsticos del mismo (condiciones de entrega del producto,
preservacin del producto, plazo de entrega y dems requisitos
especificados por el cliente), as como realizar el seguimiento del
cumplimiento de dichos requisitos.
5.1.2 CARACTERIZACIN
En este apartado se incluye qu puede hacer la organizacin para
especificar el proceso de venta y servicio al cliente:
_ Tipo de sistema de comunicacin entre la organizacin y el cliente para la
realizacin y seguimiento de los pedidos
_ Procedimientos utilizados
_ Informacin requerida de otros procesos logsticos
_Competencias requeridas por el personal encargado del proceso de servicio
al cliente
La organizacin debe documentar las caractersticas claves del proceso.
Ejemplos de caractersticas incluyen:
_ Aspectos relacionados con el tiempo o plazo del proceso
_ Aspectos relacionados con la comunicacin con el cliente
_ Aspectos relacionados con el seguimiento del proceso
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5.1.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

En este apartado se proponen una serie de indicadores que sirvan de
orientacin:
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5.2 SERVICIO DE PROVEEDORES (COMPRAS Y PROVISIONAMIENTO)

5.2.1 MISIN
La misin del proceso de servicio de proveedores es garantizar que
las compras y el aprovisionamiento cumplen con los requisitos establecidos
sobre los mismos.
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La direccin de la funcin logstica debe definir y documentar los
requisitos para productos y servicios que sean suministrados por
proveedores externos para el sistema de gestin logstica. Los proveedores
externos deben ser evaluados y seleccionados basndose en su capacidad
para cumplir los requisitos documentados. Se deben definir y documentar
los criterios para su seleccin, seguimiento y evaluacin, y registrar los
resultados de la evaluacin. Deben mantenerse los registros de los
productos o servicios proporcionados por los proveedores externos.
especificar el proceso de servicio de proveedores, compras y
aprovisionamiento:
_ Los sistemas de informacin necesarios para la gestin de las compras
_ Informacin proveniente de otros procesos logsticos (almacenamiento,
planificacin de la produccin y servicio al cliente)
_Competencias requeridas por el personal encargado del proceso de servicio
al cliente
_Aspectos relacionados con el tiempo del proceso de servicio
proveedores
_Aspectos relacionados con el seguimiento del proceso
de

En este apartado se proponen una serie de indicadores que puedan
servir de orientacin.
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5.3 ALMACENAMIENTO
5.3.1 GENERALIDADES
La misin del proceso de almacenamiento es garantizar la correcta
recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn
hasta el punto de consumo de cualquier material: materias primas,
semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los
datos generados.
El mbito de actuacin del proceso de almacenamiento nace en la
recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.
especificar el proceso de almacenamiento:
_ Espacio disponible en el almacn
_ Los sistemas de informacin necesarios para la gestin de almacenes
_ Competencias requeridas por el personal responsable del almacn
_ Aspectos relacionados con las Operaciones de Almacn (entrada y
recepcin de productos, ubicacin de productos, preparacin y salida del
pedido)
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_ Aspectos relacionados con el seguimiento del proceso
_ Aspectos relacionados con la utilizacin del Espacio Total
_ Aspectos relacionados con la utilizacin de los Equipos de Manipulacin
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5.4 GESTIN DE INVENTARIOS

5.4.1 MISIN
La
asegurar
producto
reducir al
misin del proceso de gestin de inventarios es, por un lado

el suministro de producto (materia prima, producto en curso o
terminado) en el momento adecuado al cliente y por el otro
mnimo posible los niveles de existencia.
_Stock de seguridad para asegurar el poder satisfacer siempre la demanda,
buscando el equilibrio entre disponibilidad de material y coste de
mantenimiento de stock
_Procedimiento utilizado
_Competencias requeridas por el personal responsable de la gestin de
inventarios
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_ Aspectos relacionados con el nivel de servicio, eficacia de la planificacin
de inventarios (la capacidad para planificar cmo mantener en stock la
cantidad adecuada de las referencias correctas)
_ Aspectos relacionados con la exactitud de pronstico, fiabilidad de la
previsin de la demanda de clientes
_ Aspectos relacionados con la rotacin de inventario y adecuacin a la
previsin de la demanda a la realidad. Rapidez con la que se mueven los
materiales en el almacn.
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5.5 TRANSPORTE Y DISTRIBUCIN
5.5.1 MISIN
El proceso de transporte y distribucin tiene como misin garantizar
la entrega del producto al cliente en plazo, cantidad y conformidad con los
requisitos especificados.
_ Infraestructuras disponibles para el transporte y distribucin
_ Sistemas de informacin para el proceso de transporte y distribucin
_ Procedimientos aplicados
_ Competencias requeridas por el personal del proceso
_ Aspectos relacionados con el tiempo de transporte
_ Aspectos relacionados con la utilizacin de la mano de obra
_ Aspectos relacionados con la utilizacin de la Capacidad del Vehculo
_ Aspectos relacionados con la frecuencia de averas
Se debe validar el diseo del proceso de acuerdo con lo planificado para
asegurarse de que el proceso resultante es capaz de satisfacer los requisitos
logsticos especificados. Siempre que sea factible, esta validacin debe
completarse antes de la implementacin del proceso.
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5.6 LOGSTICA INVERSA

5.6.1 MISIN
La misin de la logstica inversa es garantizar el retorno a su punto
de origen de materiales defectuosos o de desecho que fueron rechazados en
etapas posteriores de la cadena de suministros con el objeto de reutilizarlos
o reciclarlos en la mayor medida posible. El objetivo es reducir los
desperdicios que genera la cadena de suministros, consiguiendo una mayor
sostenibilidad, e incluso beneficios econmicos.
especificar el proceso de logstica inversa:
_ Infraestructuras disponibles para logstica inversa
_ Sistemas de informacin para el proceso de logstica inversa
_ Procedimientos aplicados
_ Competencias requeridas por el personal del proceso
_ Aspectos relacionados con la recogida de materiales de desecho o
defectuosos
_ Aspectos relacionados con la consideracin del proceso de logstica
inversa en la etapa de diseo de todos los dems procesos logsticos
operativos
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6 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
6.1 GENERALIDADES
La funcin logstica debe planificar e implementar el seguimiento,
anlisis y mejora necesarios para:
_ Asegurarse de la conformidad del sistema de gestin logstica con este
modelo.
_ Mejorar continuamente el sistema de gestin logstica.
6.2 AUDITORA Y SEGUIMIENTO
6.2.1 GENERALIDADES
La funcin logstica debe utilizar la auditora, el seguimiento y otras
tcnicas apropiadas para determinar la adecuacin y eficacia del sistema de
gestin logstica.
6.2.2 SATISFACCIN DEL CLIENTE
La funcin logstica debe realizar el seguimiento de la informacin
relacionada con la satisfaccin del cliente, para determinar si se han
cumplido las necesidades logsticas del mismo. Deben especificarse los
mtodos para obtener y utilizar esta informacin.
6.2.3 AUDITORA DEL SISTEMA DE GESTIN LOGSTICA
La funcin logstica debe planificar y realizar auditoras al sistema de
gestin logstica para asegurarse de su continua y eficaz implementacin y
cumplimiento de los requisitos especificados. Los resultados de la auditora
deben comunicarse a las partes involucradas dentro de la direccin de la
organizacin.
Deben registrarse los resultados de todas las auditoras del sistema de
gestin logstica, y todos los cambios al sistema. La organizacin debe
asegurarse de que se tomen sin tardanza las acciones para eliminar las no
conformidades detectadas y sus causas.
6.2.4 SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN LOGSTICA
Dentro de los procesos incluidos en el sistema de gestin logstica, se
debe realizar el seguimiento de los procesos logsticos operativos. El
seguimiento debe hacerse de acuerdo a procedimientos documentados y a
intervalos establecidos.
Lo anterior debe incluir la determinacin de los mtodos aplicables,
incluyendo las tcnicas estadsticas y la extensin de su uso.
El seguimiento del sistema de gestin logstica debe prevenir las
desviaciones de los requisitos mediante la rpida deteccin de deficiencias y
las oportunas acciones para su correccin. El seguimiento del sistema de
gestin logstica debe ser acorde con el riesgo de incumplimiento de los
requisitos especificados.
Deben documentarse los resultados del seguimiento de los procesos
logsticos operativos y cualquier accin correctiva resultante con el fin de
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demostrar que estos procesos han cumplido continuamente los requisitos
documentados y los resultados planificados.
6.3 CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES
La funcin logstica debe asegurarse de la deteccin de cualquier no
conformidad en el cumplimiento de los requisitos logsticos y de tomar
acciones inmediatas.
Cualquier elemento del sistema de gestin logstica del cual se sepa o se
sospeche que genera incumplimientos en los requisitos especificados, debe
ser adecuadamente identificado y deben tomarse las acciones apropiadas.
Cuando se identifiquen procesos logsticos que no cumplan con los
resultados planificados deben determinarse las consecuencias potenciales
de la no conformidad, hacer la correccin necesaria y tomar las acciones
correctivas apropiadas.
Un proceso logstico modificado debido a una no conformidad debe ser
validado antes de utilizarlo.
6.4 MEJORA
6.4.1 GENERALIDADES
La funcin logstica debe planificar y gestionar la mejora continua del
sistema de gestin logstica basndose en los resultados de las auditoras,
en las revisiones por la direccin y en otros factores pertinentes, tales como
la retroalimentacin de los clientes. La funcin logstica debe revisar e
identificar oportunidades potenciales para mejorar el sistema de gestin
logstica y modificarlo en la medida de lo necesario.
6.4.2 ACCIN CORRECTIVA
Cuando un elemento del sistema de gestin logstica no cumpla los
requisitos especificados, o cuando los datos pertinentes muestren una
tendencia inaceptable, debe actuarse para identificar la causa y eliminar la
discrepancia.
Las correcciones y el resultado de las acciones correctivas deben ser
verificados antes de utilizar nuevamente el proceso logstico.
Deben documentarse los criterios para tomar acciones correctivas.
6.4.3 ACCIN PREVENTIVA
La funcin logstica debe determinar las acciones para eliminar las
causas de no conformidades potenciales en los procesos logsticos, con el fin
de prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a
los efectos de los problemas potenciales. Debe establecerse un
procedimiento documentado para definir los requisitos para:
_ Determinar las no conformidades potenciales y sus causas
_ Evaluar la necesidad de acciones para prevenir la ocurrencia de no
conformidades
_ Determinar e implementar la accin necesaria
_ Registrar los resultados de la accin tomada
_ Revisar la accin preventiva tomada
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5.2 SERVICIO DE PROVEEDORES (COMPRAS Y PROVISIONAMIENTO)

5.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

5.4 GESTIN DE INVENTARIOS

misin del proceso de gestin de inventarios es, por un lado

5.6 LOGSTICA INVERSA

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