Universidad del Caribe

Sistemas de manufactura

Vzquez Ramos, Juan Daniel

110300463

HERRAMIENTA
DE MEJORA

DESCRIPCIN BREVE
Explicacin de algunas
sistemas de manufactura.

herramientas

Informe A3

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

de

Contenido
I.

INFORME A3 ................................................................................................................3
Qu es el informe A3? ....................................................................................................................3
Para qu utilizarlo y que beneficios aporta? ...................................................................................3
El informe A3 y el ciclo PDCA ........................................................................................................3
Pasos a seguir para aplicar la herramienta ........................................................................................4
Ejemplo de Aplicacin .....................................................................................................................5

II.

CONCLUSIN ..............................................................................................................8

III.

REFERENCIAS ............................................................................................................9

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

INFORME A3
Qu es el informe A3?
El Informe A3 es una herramienta de gestin clave que forma parte del sistema de produccin de
Toyota TPS. Es una herramienta de toma de decisiones y a la vez es el proceso de resolucin de
problemas, que est fundamentado en el Ciclo de Deming (PDCA).
Permite captar y difundir gran cantidad de hechos y datos en una sola pgina de tamao A3 (11 x
17) y es por ello que se llama A3 y su uso permite desarrollar e implantar dentro de la organizacin
la cultura y filosofa de mejora continua Lean.
La estructura de un informe A3 es simple: Se trata de un modelo estndar que se estructura en una
serie de apartados. Se lee de arriba abajo, primero la columna de la izquierda y despus la de la
derecha. El informe A3 comienza con un profundo conocimiento de la situacin actual. Contiene en
una pgina informacin crtica sobre un tema, como la descripcin, el costo, tiempo; datos crticos de
la solucin de un problema o el desarrollo de un proyecto de mejora. Segn Toyota, el informe A3
crea empleados comprometidos y analticos.

El secreto de Toyota para la resolucin de problemas y el diseo y

ejecucin de eventos Kaizen se llama Informe A3.
Para qu utilizarlo y que beneficios aporta?
Beneficios

Es una manera rpida de ver un problema en conjunto.

Inculca el aprendizaje continuo en la organizacin.
Favorece la participacin de grupo.
Se centra en hechos observables y los pone de manifiesto a todos los asistentes.
Favorece una implicacin de los administradores en el proceso.
Optimiza el tiempo evitando presentaciones e informes.
Evita atajos para tapar los problemas.
Aporta conocimiento grupal del proceso a las nuevas incorporaciones.

El informe A3 y el ciclo PDCA

El contenido del informe A3 sigue la lgica del ciclo PDCA. Es el proceso PDCA el que importa y
el reporte A3 es una gua, ya que el equipo trabaja a travs de ese proceso.
El informe A3 para la resolucin de problemas es muy similar a otros enfoques de resolucin de
problemas basados en el ciclo PDCA. La comprobacin entre el informe A3 y el ciclo PDCA se
explica en la siguiente tabla:
Informe A3

Ciclo PDCA

Antecedentes
Situacin actual o Problema
Planificar (PLAN)
Planteamiento de objetivos

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

Anlisis de las causas

Plan de accin

Hacer (DO)

Comprobacin de resultados

Verificar (CHECK)

Seguimiento de resultados

Actuar (ACT)

Tabla 1 - Relacin A3 con PDCA

Fuente: Elaboracin propia

Pasos a seguir para aplicar la herramienta

El informe A3 debe contener los siguientes pasos:
1. Antecedentes
a. Cul es el contexto estratgico y operacional para entender el problema?
b. Cul es el motivo para la eleccin de este problema?
c. Qu indicador especfico necesita ser mejorado?
2. Situacin actual o Problema
a. Observa el proceso en su contexto actual.
b. Mapea el proceso actual.
c. Cuantifica la magnitud del problema.
3. Planteamiento de objetivos
a. Establece los objetivos concretos de mejora que debern estar alineados con la estrategia
operativa de la compaa.
4. Anlisis de las causas
a. Realiza el anlisis detallado de los problemas y sus causas.
b. Genera el diagrama causa efecto asociado a ese anlisis.
c. Pondera los problemas principales
5. Plan de accin
a. Desarrolla el plan de accin con las contramedidas detalladas, determinando responsables,
que se espera obtener con cada medida y la fecha prevista de inicio y fin.
b. Determina los indicadores de evaluacin de la implantacin del evento de mejora.
6. Comprobacin de resultados
a. Involucra a las personas afectadas, recoge sus ideas.
b. Desarrolla las posibles medidas a aplicar.
c. Genera un consenso sobre cules son las mejores soluciones.
d. Disea las medidas especficas a aplicar:
e. Documentar una condicin de destino.
f. Estimar los resultados deseados a nivel cuantitativo.
7. Seguimiento de resultados
a. Desarrolla el plan de accin tal cual se ha diseado.
b. En la fecha especificada en el plan de seguimiento, mide los resultados de la ejecucin y
documntalo.
c. Si los resultados obtenidos difieren de los esperados investiga por qu.

Aplica las contramedidas que permitan obtener los resultados previstos

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

Ejemplo de Aplicacin
Organizacin: XAIMA, S.A.
Departamento: Operaciones
Fecha: 02/01/2013
Realizado por: Oscar Lpez
1 - DEFINIR LA SITUACIN DEL PROBLEMA - EVALUACIN Pedidos no terminados a tiempo
por Produccin

Dias retraso en entrega al cliente

15

Dias de retraso en la entrada de

pedidos

2000
1000

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septie
Octubre
Novie
Dicie

15
10
5
0

Coste horas extras necesarias

para entregar al cliente a tiempo

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septie
Octubre
Novie
Diciem

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septie
Octubre
Noviem
Diciem

60
40
20
0

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septie
Octub
Novie
Dicie

10

Situacin del problema - Evaluacin - : Hemos detectado numerosos retrasos en las entregas
a los clientes y en el cumplimiento de sus requirimientos en Lead Time. Produccin debe
hacer horas extras para acelerar las entregas. Todas estas horas extras tienen un coste
elevado que no podemos soportar. Detectamos ciertas anomalias en el flujo de informacin.
Retrasos en la cadena de entrada de pedidos.

Ilustracin 1- Primera parte de aplicacin

Fuente: http://javiersole.com/wp-content/uploads/2013/11/A3-Ejemplo-Soluci%C3%B3n-Problema.xlsx

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

2 TRABAJO CON EL PROBLEMA - ANLISIS -

2000

Flujo de tiempos Pedido

Cliente

Carga de pedidos versus Capacidad

15

1500
1000

Carga de pedidos
Capacidad Disponible

500
0
Carga de pedidos

Capacidad
Disponible

10
5
0
1

Llegada y comprobacin del pedido

Confirmacin por el Director Comercial
Entrada en el sistema
Envio al cliente para su confirmacin
Llegada de la confirmacin del cliente
Confirmacin en el sistema
Reclculo semanal Produccin
Lanzamiento rden Produccin
Total

1,5 d
2d
0,5 d
0,5 d
2d
0,5 d
5d
1d
13

Causas ms probables: Excesivo

tiempo en la gestin de la
informacin del pedido y su flujo
en la organizacin.

Trabajo con el Problema - Anlisis - : Depus de analizar la carga de mquinas y la capacidad

disponible en la organizacin, descartamos problemas en produccin para la fabricacin de
los pedidos. Tras una comprobacin del flujo de informacin del pedido del cliente,
observamos que se pierde mucho tiempo antes de que el pedido llegue en forma de orden de
fabricacin al departamento de produccin.

Ilustracin 2 - Segunda parte de aplicacin Ilustracin

Fuente: http://javiersole.com/wp-content/uploads/2013/11/A3-Ejemplo-Soluci%C3%B3n-Problema.xlsx

3. PLANES DE ACCIN PARA CORREGIR PROBLEMAS - DECISIN Accin

Plazo
Responsable
Reduccin reclculo semanal
Corto
Daniel P.
Director comercial no es necesario VB Corto
Esther D.
Eliminar confirmacin cliente
Medio
Antonio J.

Programa de Accin
Inmediato
Inmediato
3 semanas

Plan de accin - Decisin - :

- El mayor gasto de dias, lo tenemos en los reclculos de produccin. Cambiaremos la frecuencia de
"cada Semana" a "cada dia" para actualizar los planes de produccin.
- Debido a que no existen incidencias en las confirmaciones, no ser necesario la confirmacin del
cliente y el visto bueno del Director comercial para su entrada en el sistema. No obstante les ser
enviado el documento del pedido confirmado a modo informativo.

Ilustracin 3 - Tercera parte de aplicacin

Fuente: http://javiersole.com/wp-content/uploads/2013/11/A3-Ejemplo-Soluci%C3%B3n-Problema.xlsx

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

4 - RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD Pedidos no terminados a tiempo

por Produccin

Dias retraso en entrega al cliente

4
3
2
1
0

10

5
Semana Semana Semana Semana
4
3
2
1

0
4
3
Semana
2
Semana
1
SemanaSemana

Coste horas extras necesarias

para entregar al cliente a tiempo

Dias de retraso en la entrada de

pedidos
150

6
4
2
0

100
50
Semana Semana Semana Semana
4
3
2
1

RESULTADOS de la Actividad - : Despues de realizar las

mejoras, los reclculos diarios han permitido al
departamento de produccin tener un mayor control
actualizado de los pedidos, porque lo que pueden ajustar
las producciones con los pedidos de los clientes casi en
tiempo real. Debido a la poca complejidad del material
pedido, no existen incidencias en cuanto a las
confirmaciones, ni por parte del cliente, ni por parte del
Director Comercial.

4
3
Semana
2
Semana
1
SemanaSemana

RESULTADOS:
- Hemos mejorado un 15% en la
entrega de pedidos solo en el
primer mes.
- Reduccin significativa coste de
horas extras de produccin de 900
a 335 euros de media.

Ilustracin 4 - Cuarta parte de aplicacin

Fuente: http://javiersole.com/wp-content/uploads/2013/11/A3-Ejemplo-Soluci%C3%B3n-Problema.xlsx

5 - PASOS FUTUROS. - ANALISIS DE OPORTUNIDAD * Dentro de un proceso PDCA las mejoras deben estar continuamente en marcha.
* Realizar un nuevo anlisis del flujo de informacin para comprobar estado actual.
* Seguir comprobando otras actividades que pueden retrasar el flujo de informacin.
* Otros departamentos pueden ayudar al departamento comercial en el flujo de inf.
* Estandarizacin.

Ilustracin 5 - Quinta parte de aplicacin

Fuente: http://javiersole.com/wp-content/uploads/2013/11/A3-Ejemplo-Soluci%C3%B3n-Problema.xlsx

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

CONCLUSIN
El informe A3 es tanto una forma de pensar como una herramienta, se puede usar para iniciar una
discusin en torno a problemas y posibles soluciones, puede determinar una cultura de mejoramiento
continuo y un aprendizaje continuo. Representa un proceso estndar de solucin de problemas que
pueden usar todos los trabajadores para que siempre sean solucionadores de problemas. En general
los beneficios son: encontrar y eliminar la causa raz de los problemas para mejorar el flujo, la calidad,
incrementar la productividad y reducir el desperdicio en un proceso determinado a travs de su
evaluacin, anlisis y de su solucin estructurada.

HERRAMIENTA DE MEJORA - OCTUBRE DE 2016

REFERENCIAS
Global Lean: Procesos y personas para competir. (8 de Abril de 2013). http://www.globallean.net/.
Obtenido
de
http://www.globallean.net/noticias/informe-lean-a3-herramienta-demejora/1504/
Jimenez, D. (1 de Diciembre de 2013). Pymes y Calidad
http://www.pymesycalidad20.com/el-reporte-a3-de-toyota.html

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20.

Obtenido

de