403 Administracin financiera - TESORERA 403-01 Determinacin y recaudacin

de los ingresos La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los

recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de
las entidades y organismos del sector pblico, sern los responsables de la determinacin y
recaudacin de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurdico vigente.
Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de
autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica
en: corrientes, de capital y financiamiento. Los ingresos de autogestin, son recursos que
las entidades y organismos del sector pblico obtienen por la venta de bienes y servicios,
tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se
recaudarn a travs de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos
corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las cuentas institucionales
disponibles en el depositario oficial.
La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la
red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de
ingresos abiertas en los bancos corresponsales. Los ingresos obtenidos a travs de las cajas
recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad
sern revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas
rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da
hbil siguiente.
Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad Gubernamental
La contabilidad gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la
materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin
financiera, para la toma de decisiones.

La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos
que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a
entregar recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable
mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios
tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales
contables.

405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental

El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente

para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y
organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y
dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las
operaciones.

El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son
responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros
sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las
necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como
proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para
tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo Pgina 26

La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno,

orientado a que:

Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad. Las

operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el
perodo correspondiente. Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de
aquellos sujetos a control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.
Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias. La informacin financiera se
prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables determinadas por la profesin. Se
produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por
las necesidades gerenciales.

405-03 Integracin contable de las operaciones financieras

La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para

mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera
vlida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que
administran fondos pblicos.

La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las
acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin
Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de
presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorera, nmina, control fsico de bienes, deuda
pblica y convenios, los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas
tcnicas que posibilitan el registro y control de los recursos pblicos, permitiendo la
produccin de informacin financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo.

En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de sus

operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.

405-04 Documentacin de respaldo y su archivo

La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo

para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las
disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes.

Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de

sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin
o auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus
derechos.

Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte

suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la
identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y
anlisis.

La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe

ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes,
durante o despus de su realizacin.

Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo Pgina 27

Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos

que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la
documentacin sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se
mantendr durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema
de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades
institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos
de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por
haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.

La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se

har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se
encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los
procedimientos a seguir, los perodos de conservacin de la documentacin, los datos
relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas
del documento.
Administracin Financiera - PRESUPUESTO

402-01 Responsabilidad del control

La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los
responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se
aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las
disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e
institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados
previstos.

Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno

presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin,
clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y
especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin
presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones
aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente presupuestados; de existir
valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria
correspondiente.

En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los
principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad,
plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el
presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin
de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar
las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que
sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos
disponibles.
Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo Pgina 11

Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes,
Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control
interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las
funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan
efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas.