Comunicacin para la

Capacitacin
Mtra. Ma. Guadalupe Curro Lau
 PROCESO DE DESARROLLO Y CAPACITACION

Futuro
Puesto Actual Siguiente Puesto

Desempeo Desempeo Aptitudes Aptitudes Nuevas aptitudes requeridas por

Real* Requerido actuales Requeridas cambios en tecnologa y mtodos

La brecha: identificacin de La brecha: identificacin de necesidades

necesidades mediante valuacin mediante evaluacin del potencial.
del desempeo

Identificacin de necesidades
Necesidades individuales de adicionales por alta direccin
capacitacin

Plan de capacitacin de la empresa

Capacitacin en el Capacitacin interna y

centro de trabajo externa Desarrollo organizacional
Proceso de elaboracin de un Plan de Capacitacin

El nmero y variedad de planes o programas de capacitacin es muy grande

en una empresa que sea muy grande.

Su duracin; puede ser horas, das, meses o aos

El tipo de capacitacin que se adoptar en una organizacin depender:

del tamao de la empresa,
de las facilidades para el desarrollo del programa y
de lo que se quiera ensear especficamente.

La mayora de los programas de capacitacin para colaboradores, manuales y

de oficina inciden ms en las habilidades para el trabajo.

Los programas de capacitacin de personal van desde el planeamiento

hasta la evaluacin de tareas.
PLANEACION DE LA CAPACITACION

Consiste en determinar el plan de desarrollo del personal,

teniendo en cuenta las polticas, estrategias, metodologa,
inversin y los dems aspectos que se consideran para realizar
un plan de desarrollo del recurso humano.

A su vez la programacin implica el detalle de las caractersticas

en lo referente al diseo instruccional objetivos - contenidos -
mtodos - materiales - evaluacin, los mismos que deben ser
diseados para cada actividad.
Especficamente en esta etapa se debe:

a. Definir la filosofa, objetivos, polticas, estrategias y dems acciones del

sistema de capacitacin y desarrollo

b. Determinar el diagnostico de necesidades priorizadas de capacitacin y

desarrollo del personal

c. Definir quienes deben ser desarrollados

d. Precisar que necesitan aprender los colaboradores(conocimientos,

habilidades o destrezas)

e. Definir a quien seleccionar como instructor

f. Elaborar el presupuesto de inversin

g. Establecer las normas metodolgicas

h. Definir el tipo de capacitacin, tiempo a emplear, empleo de medios,

materiales, instructores, etc.
ORGANIZACIN DE LA CAPACITACION

Est referido a la materializacin del planeamiento, estableciendo la

programacin de las acciones de cmo se desarrollar el plan de capacitacin y
desarrollo, entre estas acciones se deben considerar las siguientes:

a. Fijacin de la fecha y hora del evento

b. Determinacin del auditorio adecuado donde se desarrollar el evento

c. Contratacin de los instructores

d. Seleccin de participantes

e. Designacin de los coordinadores

f. Preparacin de los medios y materiales

g. Elaboracin y manejo de la base de datos

La programacin de la capacitacin exige una planeacin que incluya lo
siguiente:

Enfoque de una necesidad especifica cada vez.

Definicin clara del objetivo de la capacitacin.

Divisin del trabajo a ser desarrollado, en mdulos, paquetes o ciclos.

Eleccin de los mtodos de capacitacin, considerando la tecnologa

disponible.

Definicin de los recursos necesarios para la implementacin de la

capacitacin, como tipo de entrenador o instructor, recursos
audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales,
manuales, etc.
 Definicin de la poblacin objetivo, es decir, el personal que va a ser
capacitado, considerando:

- Numero de personas.
- Disponibilidad de tiempo.
- Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
- Caractersticas personales de comportamiento.

Local donde se efectuara la capacitacin, considerando las alternativas en el

puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.

poca o periodicidad de la capacitacin, considerando el horario ms

oportuno o la ocasin mas propicia.

Clculo de la relacin costo-beneficio del programa.

Control y evaluacin de los resultados, considerando la verificacin de puntos

crticos que requieran ajustes o modificaciones en el programa para mejorar su
eficiencia.
DETERMINACIN DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN

Hay que establecer un inventario de necesidades de

acuerdo a ciertos factores como la innovacin tecnolgica,
la reduccin de la mano de obra, turnos de trabajo y/o
secciones administrativas, finalmente la aparicin de
nuevas tcnicas gerenciales, (el outsourcing, el
empowement y el know-how entre otros)
 NECESIDADES DE CAPACITACIN

Una necesidad implican la carencia de un satisfactor

Las necesidades de capacitacin se refieren a la usencia

o deficiencia en cuanto conocimientos, habilidades y
actitudes que una persona debe adquirir, reafirmar y
actualizar para desempear tareas y funciones del
puesto que ocupa
 CLASIFICACIN DE NECESIDADES

DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU MAGNITUD

o Necesidades de la empresa (organizacionales)
o Necesidades de un rea (ocupacionales)
o Necesidades de un trabajador (individuales)
DESDE UNA PERSPECTIVA TEMPORAL
o Necesidades urgentes
o Necesidades a corto plazo
o Necesidades de desarrollo a largo plazo
DESDE LA PERSPECTIVA DE RACES Y ORGENES DE LOS
PROBLEMAS:
o Necesidades de conocimientos, habilidades y actitudes
o Necesidad por carencia en las estructuras y polticas de la
empresa
o Necesidad por carencia en el equipo material (instalaciones,
mquinas)
DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DE LAS CARENCIAS:
o Necesidades de capacitacin humanista
o Necesidades de capacitacin tcnica
TIPOS DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Por su enfoque:

Preventivas:
Cambio Tecnolgico
Operacional
Administrativo
Actitud

Correctivas: Se aplica a la solucin de problemas manifiestos o para

corregir las desviaciones en los estndares de rendimiento.

Predictivas: Se aplica para mantener los estndares de rendimiento

sin que exista una desviacin en cuanto a los rangos de eficiencia. Sirve
para asegurar la continuidad de la capacidad de respuesta y para evitar
posibles desviaciones
Por su percepcin:

Manifiestas: Necesidades que se observan a simple vista, son evidentes u

obvias. (p.e. instalacin de nuevos equipos, cambio en la asignacin de mtodos
de trabajo, contratacin de personal)

Ocultas: Parte de la cultura misma de la organizacin, su origen puede ser la

falta de capacitacin, (p.e. el equipo de seguridad no se usa en forma correcta,
instalaciones insuficientes o en mal estado, inventarios excesivos, o lo contrario,
etc.)

Por su oportunidad:

En cuanto al tiempo: Corto = urgente, mediano = 3 a 6 meses y largo plazos =

mas de 6 meses. Los plazos los marca el usuario con base en la planeacin
tctica.

En cuanto a su importancia: Se toma como base la planeacin de la empresa

y se busca capacitar en los rubros que la empresa tiene como orientacin
principal.
Por su magnitud:

Graves: Es la determinacin de causas actuales o potenciales,

que representan un riesgo serio para los integrantes de la
empresa o de un rea (no observancia del contrato colectivo de
trabajo, accidentes que provoquen incapacidad permanente,
accidentes en general, etc.)

Tolerables: Dentro de las insuficiencias que se observan,

pueden ser prdidas, rechazos, etc., que no afecten en forma
considerable la productividad.
MTODOS DE DNC

MTODO PARTICIPATIVO

Involucra a los jefes y subordinados en el diagnstico de las

necesidades
El responsable de la capacitacin es el coordinador o facilitador del
proceso
Se le puede llamar sistema, cadena para DNC
Consiste en trabajar con el jefe de un departamento y su inmediato a
nivel de colaboradores para diagnosticar sus necesidades
Y estos lo harn con sus subordinados,
Se convierte en un dx en cascada
Resulta del consenso obtenido entre jefe y subordinado,
Se apoya en el anlisis de informacin como pueden ser:
las descripciones de puestos,
Informes de desempeo de los trabajadores,
reportes e indicadores de productividad
MTODOS DE DNC

MTODO PRESCRIPTIVO
Proceso centralizado en los analistas del departamento
de capacitacin
Se usan instrumentos aplicados directamente a personas
que emiten sus apreciaciones sobre algunos problemas
de la empresa, como:
Cuestionarios
Entrevistas
Los siguientes proporcionan indicadores para evaluar la
situacin actual en la que se encuentra la empresa
Descripcin de puestos
Anlisis estadsticas de la empresa
Observacin directa en el puesto de trabajo
MTODO COMBINADO

Es un proceso que en la prctica debe combinar mtodos de

anlisis
Tanto prescriptivos como participativos
Dependiendo del enfoque del investigador y del mbito, rea y
nivel de estudio sern los mtodos, tcnicas o instrumentos a
emplear.
TCNICAS DE DNC

La eleccin de la tcnica ms adecuada se toma siempre en cuenta si la

satisfaccin de una necesidad se convierte en el objetivo a lograr.
Entonces la seleccin de la tcnica se realizar en funcin de los
objetivos previamente determinados, los cules deben estar orientados
a la solucin del problema y la satisfaccin de necesidades.
As mismo, se considera:
Nivel ocupacional al que se va a evaluar: directivo, gerencial, mandos
medios, administrativos u operativos
Nmero de personas
RRHH, temporales, materiales y financieros
Requerimientos del personal, en trminos del nivel del manejo de la
informacin, donde el colaborador:
Tiene conocimiento de la informacin
Comprende la informacin
Utiliza la informacin
Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina
Contribuye a la ampliacin de la informacin
 Establecimiento de objetivos

Los objetivos en capacitacin u objetivos didcticos deben fijarse en funcin

de la estrategia de la organizacin y de la satisfaccin, solucin o reduccin
de los problemas, carencias o necesidades detectadas mediante el DNC.

La formulacin de objetivos conduce, en parte, al diseo del plan de

capacitacin.

Por ello, habr que estructurar:

Los objetivos generales del plan

Los objetivos particulares de los programas
Los objetivos terminales para cada evento
Los objetivos especficos por cada unidad o tema contenido en un evento
TCNICA DE OBSERVACIN DIRECTA
Observacin de conducta en el trabajo
Se compara con un patrn de conductas esperadas y para
encontrar desviaciones que pueden indicar la necesidad de
entretenimiento
La observacin puede ser a un sujeto o a un grupo
Esta tcnica es muy til para la deteccin de necesidades de
mejoramiento de habilidad fsica o de interpelacin personal, sobre
todo cuando las habilidades son complejas

TCNICA DE ENTREVISTA
Consiste en recabar la informacin a travs de un dialogo directo
entre el investigador (entrevistador) y alguno de los trabajadores
sujetos al DNC (entrevistado.
Se recaba informacin valiosa sobre diferentes aspectos de la
organizacin, que van dirigidos
A determinados problemas de la misma
Necesidades especficas de capacitacin en las reas de trabajo o
individuos
TCNICA DE LA ENCUESTA
La finalidad es obtener informacin sobre hechos concretos u opiniones del
personal en la organizacin
La informacin se obtiene siempre a travs de un cuestionario diseado para
el caso
Los resultados se dan por escrito
Pretende recabar informacin de un nmero considerable de sujetos que de
otra manera resultara de elevado costo y un perodo muy largo de
ejecucin.

TCNICA DE CORRILLOS
Se pueden emplear diferentes elementos de captacin de informacin como:
Cuestionarios
Hojas de rotafolio
Grficas de Pareto
Requerimientos del puesto
Cdulas de calificacin de conductas
Grficos de perfil de actividades, etc.
Estos son grupos formados por las personas que conocen la problemtica
Se discuten o trabajan algunos temas para llegar a conclusiones
TCNICA DE LA LLUVIA DE IDEAS
El objetivo es propiciar el surgimiento de ideas entre la gente
Puede emplearse exitosamente para expresar opiniones acerca de:
Problemas que tiene la organizacin
Causas de los problemas
Efectos de determinadas decisiones
Se aplica a pequeos grupos de trabajo (10 o 12 personas mximo)
El investigador debe encabezar el grupo y actuar como coordinador de la
sesin.

TCNICA DE ANLISIS DE RELACIN CAUSA-EFECTO DE PROBLEMAS O

MODELO DE ISHIKAWA

S parte de la determinacin de los problemas ms importantes de un rea

especfica
Se toma uno por uno
Se analizan en cuanto a las causas que lo producen
Se facilita la visualizacin de lo que se va haciendo
Y la forma en que se relacionan los problemas y sus diversas causas
 Para definir el nivel de profundidad,
puede usarse la siguiente escala:
Caractersticas de la capacitacin (cursos,
Nivel de seminarios, etc.)
profundidad

Se requieren conocimientos actualizados de alto nivel, con la

finalidad de dominar plena e integralmente el tema
Avanzado

Se requiere un dominio global de los principales contenidos del

tema, sin que se precise acceder a los aspectos de uso
Medio experto

Se requiere conocer el tema en sus aspectos primarios, para

entender de qu se trata y establecer requerimientos que
Bsico corresponde que sean resueltos por otras personas.
ELEMENTOS DE UN DNC

Nombre de la organizacin o empresa Contexto en los que se obtuvo la

informacin
Titulo del estudio
Fecha de elaboracin Apoyos materiales
Responsable principal y colaboradores Procedimiento
en el estudio (firmas responsivas)
ndice del documento
Resultados
Introduccin, donde se explique el motivo Prioridades a atender (conocimientos,
del DNC habilidades o actitudes)
Justificacin Problemas que no pueden atenderse
Resumen por la capacitacin
Metodologa reas que pueden intervenir en la
Caractersticas del personal del que se solucin
obtuvo la informacin
Limitaciones u obstculos para la
realizacin del estudio
Recomendaciones sobre el caso y
futuras
Anexos de la evidencia para su
anlisis