CONHECIMENTOS ESPECFICOS
CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Professora Elaine Moreno Mendona
Graduada em Letras - licenciatura plena ingls/portugus
Graduada em Relaes Internacionais - Bacharel
Curso tcnico de Hotelaria
Professora de ingls, portugus, espanhol
Caros alunos, o material a seguir compreende todos os t-
picos descritos no edital, so eles:
1. REDAO OFICIAL
1.1. CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS.
1.2. EMPREGO E CONCORDNCIA DOS
PRONOMES DE TRATAMENTO.
1.3. OFCIO. 1.4. MEMORANDO.
1.5. DECLARAO. 1.6. E-MAIL.
1.6.1. ESTRUTURAO DO E-MAIL.
1.6.2. CARACTERSTICAS DO E-MAIL PRO-
FISSIONAL. 1.6.3. GRAUS DE FORMALIDA-
DE E FORMAS DE TRATAMENTOS MAIS
ADEQUADOS. 1.6.4. POLIDEZ.
Redao de correspondncias oficiais.
O que Redao Oficial
Em uma frase, pode-se dizer que redao oficial a maneira
pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes.
Interessa-nos trat-la do ponto de vista do Poder Executivo.
A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade,
uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formali-
dade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decor-
rem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao
pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obe-
decer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficincia(...). Sendo a publicidade e a impessoali-
dade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro
est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comu-
nicaes oficiais.
No se concebe que um ato normativo de qualquer natureza
seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua
compreenso. A transparncia do sentido dos atos normativos,
bem como sua inteligibilidade, so requisitos do prprio Estado
de Direito: inaceitvel que um texto legal no seja entendido
pelos cidados. A publicidade implica, pois, necessariamente, cla-
reza e conciso.
Alm de atender disposio constitucional, a forma dos atos
normativos obedece a certa tradio. H normas para sua elabo-
rao que remontam ao perodo de nossa histria imperial, como,
por exemplo, a obrigatoriedade estabelecida por decreto imperial
de 10 de dezembro de 1822 de que se aponha, ao final desses
atos, o nmero de anos transcorridos desde a Independncia. Essa
prtica foi mantida no perodo republicano.
Didatismo e Conhecimento
Esses mesmos princpios (impessoalidade, clareza,
uniformidade, conciso e uso de linguagem formal) aplicam-se
s comunicaes oficiais: elas devem sempre permitir uma nica
interpretao e ser estritamente impessoais e uniformes, o que
exige o uso de certo nvel de linguagem.
Nesse quadro, fica claro tambm que as comunicaes
oficiais so necessariamente uniformes, pois h sempre um nico
comunicador (o Servio Pblico) e o receptor dessas comunica-
es ou o prprio Servio Pblico (no caso de expedientes di-
rigidos por um rgo a outro) ou o conjunto dos cidados ou
instituies tratados de forma homognea (o pblico).
Outros procedimentos rotineiros na redao de comunicaes
oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas
de tratamento e de cortesia, certos clichs de redao, a estrutura
dos expedientes, etc. Mencione-se, por exemplo, a fixao dos
fechos para comunicaes oficiais, regulados pela Portaria no1 do
Ministro de Estado da Justia, de 8 de julho de 1937, que, aps
mais de meio sculo de vigncia, foi revogado pelo Decreto que
aprovou a primeira edio deste Manual.
Acrescente-se, por fim, que a identificao que se buscou
fazer das caractersticas especficas da forma oficial de redigir no
deve ensejar o entendimento de que se proponha a criao ou
se aceite a existncia de uma forma especfica de linguagem
administrativa, o que coloquialmente e pejorativamente se cha-
maburocrats. Este antes uma distoro do que deve ser a reda-
o oficial, e se caracteriza pelo abuso de expresses e clichs do
jargo burocrtico e de formas arcaicas de construo de frases.
A redao oficial no , portanto, necessariamente rida
e infensa evoluo da lngua. que sua finalidade bsica
comunicar com impessoalidade e mxima clareza impe certos
parmetros ao uso que se faz da lngua, de maneira diversa daquele
da literatura, do texto jornalstico, da correspondncia particular,
etc.
Apresentadas essas caractersticas fundamentais da redao
oficial, passemos anlise pormenorizada de cada uma delas.
A Impessoalidade
A finalidade da lngua comunicar, quer pela fala, quer pela
escrita. Para que haja comunicao, so necessrios: a) algum
que comunique, b) algo a ser comunicado, e c) algum que receba
essa comunicao. No caso da redao oficial, quem comunica
sempre o Servio Pblico (este ou aquele Ministrio, Secretaria,
Departamento, Diviso, Servio, Seo); o que se comunica
sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo que comu-
nica; o destinatrio dessa comunicao ou o pblico, o conjunto
dos cidados, ou outro rgo pblico, do Executivo ou dos ou-
tros Poderes da Unio.
Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser
dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre:
a) da ausncia de impresses individuais de quem comuni-
ca: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por
Chefe de determinada Seo, sempre em nome do Servio Pbli-
co que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel pa-
dronizao, que permite que comunicaes elaboradas em diferen-
tes setores da Administrao guardem entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com
duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidado, sempre
concebido comopblico, ou a outro rgo pblico. Nos dois casos,
temos um destinatrio concebido de forma homognea e impes-
soal;
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c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o
universo temtico das comunicaes oficiais se restringe a ques-
tes que dizem respeito ao interesse pblico, natural que no
cabe qualquer tom particular ou pessoal.
Desta forma, no h lugar na redao oficial para impresses
pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um
amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto
literrio. A redao oficial deve ser isenta da interferncia da
individualidade que a elabora.
A conciso, a clareza, a objetividade e a formalidade de que
nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem,
ainda, para que seja alcanada a necessria impessoalidade.
A Linguagem dos Atos e Comunicaes Oficiais
A necessidade de empregar determinado nvel de linguagem
nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do prprio ca-
rter pblico desses atos e comunicaes; de outro, de sua finalida-
de. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de carter normati-
vo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidados, ou regulam
o funcionamento dos rgos pblicos, o que s alcanado se em
sua elaborao for empregada a linguagem adequada. O mesmo
se d com os expedientes oficiais, cuja finalidade precpua a de
informar com clareza e objetividade.
As comunicaes que partem dos rgos pblicos federais
devem ser compreendidas por todo e qualquer cidado brasileiro.
Para atingir esse objetivo, h que evitar o uso de uma linguagem
restrita a determinados grupos. No h dvida que um texto
marcado por expresses de circulao restrita, como a gria, os re-
gionalismos vocabulares ou o jargo tcnico, tem sua compreen-
so dificultada.
Ressalte-se que h necessariamente uma distncia entre
a lngua falada e a escrita. Aquela extremamente dinmica,
reflete de forma imediata qualquer alterao de costumes, e pode
eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua
compreenso, como os gestos, a entoao, etc., para mencionar
apenas alguns dos fatores responsveis por essa distncia. J a
lngua escrita incorpora mais lentamente as transformaes, tem
maior vocao para a permanncia, e vale-se apenas de si mesma
para comunicar.
A lngua escrita, como a falada, compreende diferentes
nveis, de acordo com o uso que dela se faa. Por exemplo, em
uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padro
de linguagem que incorpore expresses extremamente pessoais
ou coloquiais; em um parecer jurdico, no se h de estranhar a
presena do vocabulrio tcnico correspondente. Nos dois casos,
h um padro de linguagem que atende ao uso que se faz da lngua,
a finalidade com que a empregamos.
O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu carter im-
pessoal, por sua finalidade de informar com o mximo de clareza
e conciso, eles requerem o uso dopadro cultoda lngua. H
consenso de que o padro culto aquele em que a) se observam
as regras da gramtica formal, e b) se emprega um vocabulrio
comum ao conjunto dos usurios do idioma. importante ressaltar
que a obrigatoriedade do uso do padro culto na redao oficial
decorre do fato de que ele est acima das diferenas lexicais, mor-
folgicas ou sintticas regionais, dos modismos vocabulares, das
idiossincrasias lingusticas, permitindo, por essa razo, que se atin-
ja a pretendida compreenso por todos os cidados.
Didatismo e Conhecimento
Lembre-se que o padro culto nada tem contra a simplici-
dade de expresso, desde que no seja confundida com pobreza
de expresso. De nenhuma forma o uso do padro culto implica
emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sint-
ticos e figuras de linguagem prprios da lngua literria.
Pode-se concluir, ento, que no existe propriamente um pa-
dro oficial de linguagem; o que h o uso do padro culto nos
atos e comunicaes oficiais. claro que haver preferncia pelo
uso de determinadas expresses, ou ser obedecida certa tradio
no emprego das formas sintticas, mas isso no implica, necessa-
riamente, que se consagre a utilizao deuma forma de linguagem
burocrtica. O jargo burocrtico, como todo jargo, deve ser evi-
tado, pois ter sempre sua compreenso limitada.
A linguagem tcnica deve ser empregada apenas em situa-
es que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Cer-
tos rebuscamentos acadmicos, e mesmo o vocabulrio prprio a
determinada rea, so de difcil entendimento por quem no es-
teja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de
explicit-los em comunicaes encaminhadas a outros rgos da
administrao e em expedientes dirigidos aos cidados.
Formalidade e Padronizao
As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto ,
obedecem a certas regras deforma: alm das j mencionadas exi-
gncias de impessoalidade e uso do padro culto de linguagem,
imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. No se tra-
ta somente da eterna dvida quanto ao correto emprego deste ou
daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nvel
(v. a esse respeito2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento);
mais do que isso, a formalidade diz respeito polidez, civilidade
no prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao.
A formalidade de tratamento vincula-se, tambm, neces-
sria uniformidade das comunicaes. Ora, se a administrao fe-
deral una, natural que as comunicaes que expede sigam um
mesmo padro. O estabelecimento desse padro, uma das metas
deste Manual, exige que se atente para todas as caractersticas da
redao oficial e que se cuide, ainda, da apresentao dos textos.
A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o tex-
to definitivo e a correta diagramao do texto so indispensveis
para a padronizao.
Conciso e Clareza
Aconciso antes uma qualidade do que uma caracterstica
do texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um
mximo de informaes com um mnimo de palavras. Para que
se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm
de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio
tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa releitura que
muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties
desnecessrias de ideias.
O esforo de sermos concisos atende, basicamente ao
princpio deeconomia lingustica, mencionada frmula de em-
pregar o mnimo de palavras para informar o mximo. No se
deve de forma alguma entend-la comoeconomia de pensamento,
isto , no se devem eliminar passagens substanciais do texto no
af de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar
palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescen-
tem ao que j foi dito.
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Procure perceber certa hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundrias.
Estas ltimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalh-las, exemplific-las; mas existem tambm ideias secundrias que no acrescentam
informao alguma ao texto, nem tm maior relao com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.
Aclarezadeve ser a qualidade bsica de todo texto oficial, conforme j sublinhado na introduo deste captulo. Pode-se definir como
claro aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo leitor. No entanto a clareza no algo que se atinja por si s: ela depende
estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita,
como a gria e o jargo;
c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade dos textos;
d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingusticos que nada lhe acrescentam.
pela correta observao dessas caractersticas que se redige com clareza. Contribuir, ainda, a indispensvel releitura de todo texto
redigido. A ocorrncia, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provm principalmente da falta da releitura que torna
possvel sua correo.
Na reviso de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele ser de fcil compreenso por seu destinatrio. O que nos parece bvio
pode ser desconhecido por terceiros. O domnio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrncia de nossa experincia profissional
muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre verdade. Explicite, desenvolva, esclarea, precise
os termos tcnicos, o significado das siglas e abreviaes e os conceitos especficos que no possam ser dispensados.
A reviso atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que so elaboradas certas comunicaes quase sempre compromete sua
clareza. No se deve proceder redao de um texto que no seja seguida por sua reviso. No h assuntos urgentes, h assuntos atrasa-
dos, diz a mxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejvel repercusso no redigir.

Tipos de documentos oficiais:

1. REQUERIMENTO
o instrumento utilizado para os mais diferentes tipos de solicitaes s autoridades ou rgos pblicos.

Estrutura
Nome e qualificao do requerente.
Exposio e solicitao.
Pedido de deferimento.
Local e data.
Assinatura.

Didatismo e Conhecimento 3
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1. CERTIDO
Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente a pedido do interessado, solicitado ou re-
quisitado por autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa existncia de registro em livro, processo ou documento qualquer
em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma inexistncia de tal registro.
A Constituio Federal de 1988 estabelece, no Captulo I Dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos, que assegurada a todos,
independentemente do pagamento da taxa, a obteno de certides em reparties pblicas, para defesa de direitos e esclarecimento de si-
tuao de interesse pessoal (Art. 5, XXXIV, b). Como um documento pblico, a certido pode servir de prova de ato jurdico. As certides
negativas da Fazenda Nacional, Estadual ou Municipal, em casos de escritura de transferncia de imveis, exoneram o imvel e isentam o
adquirente de qualquer responsabilidade. Quaisquer espaos em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais convencionais.
Partes:
a) ttulo: nome do documento, muitas vezes j impresso em papel prprio;
b) prembulo: aluso ao ato que determinou a expedio do documento.
Tambm, quando for o caso, ser mencionado o documento, ou livro, de onde a certido est sendo extrada;
c) texto: teor de encerramento e assinatura dos servidores que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu);
d) local e data (da expedio do ato);
e) visto: da autoridade que autorizou a lavratura da certido. Representa o ato de aprovao e reconhecimento da autoridade, a fim de
que a certido produza os efeitos legais desejados.

1. ATESTADO
o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.

Estrutura
Ttulo, ou seja, a palavra atestado em maisculas.
Nome e identificao da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, aps a assinatura) e o nome de identificao da pessoa que a
solicitou.

Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se est confirmando ou negando.
Assinatura, nome e cargo ou funo de quem atesta.

1. DECLARAO
um documento que se assemelha ao atestado, mas que no deve ser expedido por rgos pblicos. um documento em que se
manifesta uma opinio, conceito, resoluo ou observao.

Estrutura
Ttulo: DECLARAO.
Texto: nome do declarante identificao pessoal ou profissional (ou ambas),

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residncia, domiclio, finalidade e exposio de assunto
Local e data.
Assinatura (e identificao do signatrio).

1. ATA
o resumo escrito dos fatos e decises de uma assembleia, sesso ou reunio para um determinado fim.

Normas, estrutura e valor documental

Geralmente, as atas so transcritas mo pelo secretrio, em livro prprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de en-
cerramento, assinados pela autoridade mxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegao de poderes para tanto; esta
tambm dever numerar e rubricar todas as folhas do livro.
Como a ata um documento de valor jurdico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poder ser acrescentado ou modificado. Se
houver engano, o secretrio escrever a expresso digo, retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escrever-se- a
expresso Em tempo: Onde se l..., leia-se....
Nas atas, os nmeros devem ser escritos por extenso, evitando-se tambm as abreviaes. As atas so redigidas sem se deixarem espa-
os ou pargrafos, a fim de se evitarem acrscimos.
O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata o pretrito perfeito do indicativo.
Quanto assinatura, devero faz-lo todas as pessoas presentes ou,quando deliberado, apenas o presidente e o secretrio.
Permite-se tambm a transcrio da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitan-
do fraude.
Em casos muito especiais, usam-se formulrios j impressos, como os das sees eleitorais.

Didatismo e Conhecimento 5
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1. OFCIO
um documento expedido por e para autoridades com a finalidade do tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao
Pblica entre si e tambm com particulares.
Alm de seguir o modelo do padro ofcio descrito anteriormente, o ofcio se apresenta com acrscimo de vocativo que invoca o
destinatrio seguido de vrgula.
Exemplos: Excelentssimo Senhor presidente do Congresso Nacional, Senhor senador,
Senhor deputado,
No ofcio, alm das partes constitutivas do padro ofcio, h tambm, em sua composio, o cabealho ou rodap, a depender de sua
posio, se na parte superior ou na parte inferior da folha. Devem constar do cabealho as seguintes informaes do remetente: nome do
rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico.

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1. MEMORANDO
Segundo o Manual de redao da Presidncia da Repblica (2002), a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de
um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou no.

Forma e estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado
pelo cargo que ocupa.

Didatismo e Conhecimento 7
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Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao, Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos

1. EXPOSIO DE MOTIVOS DE CARTER INFORMATIVO

o expediente dirigido ao presidente da Repblica ou ao vice-presidente para:
1. Inform-lo de algo;
2. Propor alguma medida;
3. Submeter a sua considerao, projeto de ato normativo.

Forma e estrutura
Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio. O anexo que acompanha a exposio de motivos que pro-
ponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.
A exposio de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas bsicas de estrutura: uma para aquela que tenha carter
exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.
No primeiro caso, o da exposio de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da Repblica , sua
estrutura segue o modelo antes referido para o padro ofcio.

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1. RELATRIO
a modalidade de comunicao pela qual se faz a narrao ou descrio, ordenada, mais ou menos minuciosa, daquilo que se viu, ouviu
ou observou.
Estrutura:
Local e data.
Vocativo.
Introduo apresentao do observador e do fato observado.
Texto exposio cronolgica do fato observado.
Fecho.
Assinatura (e identificao do signatrio).

Didatismo e Conhecimento 9
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1. CARTA
Documento semi-oficial que serve para se responder a uma cortesia, fazer uma solicitao, convite, agradecimento. Tem carter impes-
soal (quem assina responde pela firma ou rgo). Correspondncia externa. Linguagem formal usada entre Empresas privadas ou de rgos
pblicos para empresas Privadas.

1. ORDEM DE SERVIO
Comunicao para a transmisso de ordens de chefe ou subchefe dirigida a seus funcionrios sobre procedimentos, ordens, proibies,
caracterizao de atividades competentes ao rgo etc. Correspondncia interna, por meio da qual um superior hierrquico estabelece nor-
mas e revoga ordens.

Didatismo e Conhecimento 10
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Exerccios
Questo 1
Assinale V ou F para as afirmativas abaixo.

1. Os possessivos seu, sua e as variaes pronominais o e lhe no devem ser empregados

quando se usa as formas de tratamento altamente cerimoniosas de Excelncia e
Eminncia.
2. Pode-se abreviar os tratamentos Vossa Excelncia e Sua Excelncia, quando aplicados ao
Presidente da Repblica.

Didatismo e Conhecimento 11
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3. Os possessivos vosso(s) e vossa(s) so incompatveis com
as formas de reverncia Vossa Excelncia e Vossa Senhoria.
4. O tratamento Vossa dado somente a funcionrio ou
funcionrios de categoria no inferior de quem assina o ato
administrativo.
Questo 2
Observe as expresses abaixo a marque V ou F de acordo
com a obedincia s exigncias da norma culta da escrita.
1. ... somos obrigado a enfatizar este ponto de vista, no pre-
sente parecer...
2. ... pedido j encaminhado ao Sr. Itamar Augusto Cautiero
Franco, Embaixador do Brasil em
Portugal...
3. ... e segundo determinou a Sua Excelncia, o Presidente
da Repblica...
4. ... enviamos para exame de V. Exa., Sr. Diretor...
Questo 3
Considerando o tratamento e o vocativo que se lhe segue,
assinale o incorreto.
1. Excelncia Excelentssimo Senhor
2. Magnificncia Magnfico Reitor
3. Reverendssima Reverendssimo Monsenhor
4. Reverncia Reverendo Padre
5. Senhoria Ilustrssimo Senhor
6. Meritssimo Meritssimo Juiz
7. Santidade Santssimo Padre
8. Eminncia Eminentssimo Senhor Cardeal
Questo 4
Julgue as seguintes afirmaes em V ou F.
1. As expresses senhor e senhores devem ser escritas por ex-
tenso no corpo da redao
oficial, acompanhados ou no por cargo ou nome.
2. O ttulo doutor pessoal e no pode referir-se a um cargo
ou funo.
3. Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunica-
es dirigidas a arcebispos e
bispos.
4. Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima
usado em comunicaes
dirigidas a cardeais.
5. Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento
dignssimo.
Questo 5
Assinale a(s) opo(es) correta(s).
1. Usam-se as abreviaturas Sr., Srs. quando seguidas de nome
ou cargo exercido pelo destinatrio.
Didatismo e Conhecimento
2. No h qualificativos especficos antes de vocativos, nas
expresses de tratamento.
3. Os pronomes de tratamento, em correspondncia dirigida
aos Chefes de Poder, devem ser abreviados.
4. O tratamento nobre deve ser dado a funcionrios de alto
escalo.
Questo 6
Na redao de atos e comunicaes oficiais correto:
1. repetir as mesmas palavras.
2. utilizar palavras cognatas.
3. usar a expresso Vossa Excelncia para Secretrio Nacional
de Ministrio.
4. utilizar expresses locais ou regionais.
Questo 7
Julgue as afirmativas em V ou F:
1. Expressam-se os numerais por extenso quando constiturem
uma nica palavra.
2. Escrevem-se os valores monetrios em algarismos, segui-
dos da indicao, por extenso, entre parnteses.
3. Escrevem-se as datas por extenso, com indicao do ano
sem ponto ou espao entre a casa do milhar e da centena.
4. Expressam-se os valores monetrios por extenso, seguidos
dos algarismos entre parnteses.
Questo 8
O vocativo Excelentssimo Senhor empregado para todas
as autoridades abaixo, exceto:
1. Chefe do Poder Executivo
2. Chefe do Poder Judicirio
3. Chefe do Poder Legislativo
4. Ministros de Estado
Questo 9
Julgue os itens abaixo.
1. O tratamento dignssimo foi abolido da redao oficial.
2. O vocativo para Vossa Senhoria Senhor.
3. O superlativo ilustrssimo no dado a quem recebe o tra-
tamento Vossa Senhoria.
4. Doutor uma forma de tratamento usual.
5. As formas de cortesia utilizadas no fecho de uma corres-
pondncia oficial so Respeitosamente ou Atenciosamente.
6. Expresso de tratamento o pronome ou locuo de que se
serve uma pessoa para falar ou escrever a outra.
7. Quando se escreve, pela primeira vez, a uma autoridade de-
ve-se encerrar a correspondncia com a expresso: Apresento a V.
S., na oportunidade, os meus protestos de considerao e estima.
8. As abreviaturas Sr. e Srs. so usadas quando seguidas do
nome ou cargo do destinatrio.
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Questo 10
Assinale a afirmao incorreta.
1. O aviso a correspondncia dos Ministros de Estado com
seus iguais ou subalternos.
2. Os trs tipos de expedientes do chamado Padro Ofcio so:
ofcio, aviso e memorando.
3. A finalidade do edital anunciar ou tornar pblico fato que
deve ser conhecido.
4. Enquanto o memorando uma modalidade de comunicao
entre unidades administrativas de um mesmo rgo, o ofcio pode
ser entre rgos diferentes.
5. Num ofcio, o destinatrio nunca pode ser um cidado par-
ticular, mas somente um rgo pblico.
Questo 11
Declarao
Respostas: 1) F, F, V, F 2) F, F, V, F 3) 5 4) F, V, V, F, V 5)
1 e 2 6) 3 7) V, V, V,F
8) 4 9) V, V, V, F, V, V, F, V 10) 5
Segue mais um resumo sobre a Redao Oficial:
Correspondncia Oficial a comunicao que se estabelece
oficialmente entre expedidor e receptor que representem, ou pelo
menos um deles, algum rgo da Administrao Pblica.
A correspondncia oficial obedece a normas regedoras das
comunicaes escritas, internas ou externas, das reparties p-
blicas; sua redao portanto, padronizada, alterando-se apenas,
natural-mente, o contedo especfico de cada comunicao.
Quanto ao seu trnsito, a correspondncia oficial pode ser in-
terna - a que mantm, entre si, diversas autoridades, bem como
seus respectivos subordinados no mbito de determinado rgo
administrativo, sobre qualquer assunto de servio e externa, ou
seja, a correspondncia que se efetua entre a autoridade geral e
outra autoridade da administrao local e as demais autoridades,
fora do mbito de sua atuao, bem como a particular.
Enquanto a correspondncia interna faz-se por meio de ofcio,
carta oficial, memorando, indicao, consulta, requerimento, rela-
trio, circular, ordem de servio, etc., a correspondncia externa
feita por meio de ofcio, carta oficial, telegrama, radiograma, re-
querimento, relatrio, proposta e outras.
PRINCIPAIS CARACTERSTICAS DA CORRESPON-
DNCIA OFICIAL
Na correspondncia oficial no se leva em considerao o es-
tilo, isto , a maneira prpria, individual de expressar e pensar do
redator, mas se obedece a regras que, norteando a comunicao
oficial, a tornam correta, coerente, clara, concisa, simples, obje-
tiva.
A CORREO
A correo, portanto, consiste em falar e escrever bem uma
lngua. Os vcios de linguagem contrariam a ndole da correo.
Para evit-los torna-se necessrio o uso de formas adequadas
quanto gramtica normativa. Deve-se observar, principal-mente,
a sintaxe de concordncia, de regncia e de colocao. necess-
rio, pois que se evite, alm dos vcios de linguagem, o emprego de
Didatismo e Conhecimento
palavras que, ao se encontrarem, dem lugar a uma dupla interpre-
tao, deselegncia ou ridculo. Vcios de linguagem so palavras
ou construes que desvirtuam ou dificultam a manifestao do
pensamento.
COERNCIA
As idias apresentadas devem ser pertinentes ao tema pro-
posto. Sua elaborao deve seguir critrios que possibilitem um
perfeito entendimento entre remetente e destinatrio. Logo, no
se pode fugir ao tema e, muito menos, incluir o que no esteja de
acordo com o desenvolvimento do assunto que est em pauta.
A CLAREZA
resultante da coerncia. Qualidade imprescindvel na reda-
o oficial, consiste em apresentar-se o texto de modo facilmente
inteligvel, refletindo bem o que se pretende e o que se quer dizer.
Frases ambguas, mal construdas, distorcem o sentido e afetam a
clareza.
A correo oficial dispensa as figuras as figuras literrias ou
tropos que so recursos de embelezamento da expresso em busca
da originalidade, mas exige a simplicidade, ou seja, a forma espon-
tnea, sem ornatos, a maneira natural de dizer e de escrever.
A CONCISO
Consiste em expor-se um assunto de maneira breve, precisa
e exata. dizer o mximo com o mnimo de palavras, utilizando
apenas o necessrio, para o que se deve eliminar:
O uso excessivo dos indefinidos um e uma:
uma cpia de um despacho adjucatrio da licitaes reali-
zadas ou de uma justificativa para uma dispensa ou uma inexigibi-
lidade com um respectivo embasamento legal.
O redundante, o suprfluo:
Ao contrrio disso, pensamos diferente.
Venho por estas mal traadas linhas...
Ao ensejo, quero apresentar-lhe os votos de considerao,
estima e apreo...
A pormenorizao de dados e elementos em excesso num
nico perodo:
O processo que agora se encontra nesta Seo para ser re-
latado e que trata da demisso do servidor que entrou no Servio
Pblico h 16 anos, tendo servido no setor de Contrato, depois no
Almoxarifado, onde foi um comprador excelente e, por ltimo, na
Seo de Custas, que fica em nosso edifcio anexo, ao seguir seus
trmites deve ser encaminhado Diretoria de Recursos Humanos.
(sublinhamos o essencial, o restante excesso).
A conciso no admite, tambm, a abundncia de adjetivao
e as repeties desproporcionais (circunlquios e sobrecarga de
palavras cuja condensao ser o aconselhvel).
NORMAS DA CORRESPONDNCIA OFICIAL (FOR-
MAS DE CORTESIA)
So expresses utilizadas para o encerramento de uma corres-
pondncia dirigida a uma autoridade. Sua finalidade a de saudar
o destinatrio e marcar o fim do texto. As formas de cortesia atual-
mente em vigor foram reguladas pela Instruo Normativa n. 4,
de 6 de maro de 1992, da Secretaria da Administrao Federal.
13
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
FORMAS DE CORTESIA UTILIZADAS NO FECHO
DA CORRESPONDNCIA OFICIAL
De acordo com a Instruo Normativa n. 4/92 da Secretaria
de Administrao Federal, atualmente em vigor, h dois tipos de
fecho para todas as modalidades de comunicao oficial:
Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o
Presidente da Repblica.
Atenciosamente, para autoridades da mesma hierarquia ou
hierarquia inferior.
Observao importante:
Conforme o Manual de Redao da Presidncia da Repblica
de 1991 e de acordo com o decreto n 468/92 e com a Instruo
Normativa n 4/92 da Secretaria de Administrao Federal:
Fica abolido o uso dos tratamentos:
Dignssimo (DD.), Mui Digno (MD.) e Ilustrssimo (ILMO.),
sendo desnecessria a sua evocao.
Doutor e Professor no so formas de tratamento e sim t-
tulos acadmicos, no devendo ser utilizados indiscriminadamen-
te. Assim, no se poder dizer ou escrever:
Doutor Superintendente Fulano de Tal ou Magnfico Profes-
sor Reitor Beltrano.
O correto :
Senhor Superintendente Fulano de Tal ou Magnfico Reitor
Professor Beltrano.
OBS.: A Lei Orgnica da Magistratura adota para o cargo de
Juiz o ttulo Doutor. Deste modo, deve-se dizer: Doutor Juiz.
EXPRESSES DE TRATAMENTO
Expresso de tratamento o pronome ou a locuo de que se
serve uma pessoa para falar ou escrever a outra.
As expresses de tratamento so, teoricamente, da segunda
pessoa gramatical a pessoa com quem se fala desde que uma
tradio milenar estabeleceu que s autoridades supremas no se
poderia falar diretamente, seno por meio de seus elevados atri-
butos. Da terem surgido expresses como Vossa Majestade, Vos-
sa Excelncia, Vossa Santidade e outras, nas quais ao possessivo
vosso juntou-se um substantivo abstrato (Majestade, Exceln-
cia, Santidade, Senhoria, Alteza).
Com o correr do tempo, no entanto, a concordncia do verbo
deixou de ser feita com o pronome vossa, passando a acompa-
nhar o substantivo abstrato (Majestade, Excelncia, Senhoria) e,
deste modo ficando na terceira pessoa, o que aparentemente, veio a
configurar uma anomalia, ou seja, uma segunda pessoa gramatical
em concordncia formal com a terceira.
Da que as expresses de tratamento so, teoricamente, da Se-
gunda pessoa gramatical - a pessoa com quem se fala porm a
concordncia do verbo ser sempre feita na terceira pessoa:
Vossa Excelncia conhece o processo...
Vossa Senhoria pertence ao grupo dos bons advogados...
Vossa Santidade bem-vinda ao Brasil...
Pronome de tratamento , pois, a palavra ou expresso usada
para se referir segunda pessoa, em lugar dos pronomes pessoais
tu e vs, como voc, vocs, o senhor, os senhores, a senhora, as se-
nhoras, Vossa Excelncia, Vossa Senhoria, etc. Pode-se usar, tam-
bm para a terceira pessoa, em lugar de ele, ela, eles, elas como
Sua Excelncia, Suas Excelncias, Sua Senhoria, Suas Senhorias,
Sua Majestade, etc. Em ambos os casos, o verbo fica na terceira
pessoa.
Didatismo e Conhecimento
FORMAS DE TRATAMENTO
As formas de tratamento mais usuais so:
Voc (v.) Vocs (vv.) usa-se para pessoas familiares ou com
quem se tem intimidade.
Senhor (Sr.) Senhora (Sr. Ou Sra.) - Senhores (Srs.) Se-
nhoras (Sr.s ou Sras.) para pessoas com quem se tem um certo
distanciamento respeitoso.
Vossa Senhoria (V. S. ou V. Sa.) Vossas Senhorias (V. S.s
ou V. Sas.) para pessoas de cerimnia, em correspondncias co-
merciais e oficiais.
Vossa Excelncia (V. ou V. Exa.) Vossas Excelncias (V.
Ex.s ou V. Exas.) para altas autoridades.
Vossa Eminncia (V. Em. ou V. Ema.) Vossas Eminncias
(V. Em.s ou V. Emas.) para cardeais.
Vossa Alteza (V. A..) Vossas Altezas (VV. AA.) para prn-
cipes e duques.
Vossa Santidade ( V. S.) para o Papa.
Vossa Excelncia Reverendssima (V. Ex. Rev. ma ou V. Exa.
Revma.) para arcebispos e bispos.
Vossa Reverendssima (V. Rev. ma ou V. Revma.) Vossas
Reverendssimas (V. Rev. mas ou V. Revma.) para monsenhores,
cnegos e superiores religiosos.
Vossa Reverncia (V. Rev. ou V. Rev.) para sacerdotes,
pastores e religiosos em geral.
Vossa Paternidade (V. P.) Vossas Paternidades (VV.PP.) -
para superiores de ordens religiosas.
Vossa Magnificncia (V. Mag. ou V. Maga.) Vossas Mag-
nificncias (V. Mag. s ou V. Magas.) para reitores de universi-
dades.
Vossa Majestade (V.M.) ou Vossas Majestade (VV.MM.)
para reis e rainhas.
Vossa Excelncia - Sua Excelncia a forma de tratamen-
to mais elevada. Aplica-se aos trs Chefes de Poder (Presidente
da Repblica, Presiden-te do Congresso Nacional e Presidente do
Supremo Tribunal Federal) para os quais no se deve usar as cor-
respondentes abreviaturas (V. Ex e S. Exa.).
OBS.: Alguns redatores estendem esta deferncia a altos dig-
nitrios e aos membros do clero. Dizem: Sua Excelncia, o Senhor
Governador..., Senhor Embaixador, tenho a honra de submeter a
vossa Excelncia..., Sua Excelncia o Senhor Bispo de...
O tratamento Excelncia se aplica, ainda, e normalmente
abreviado, aos altos representantes dos poderes Pblicos: minis-
tros, senadores, deputados, oficiais-generais, governadores, de-
sembargadores, juzes, prefeitos e, tambm, a presidentes de as-
sociaes.
Postos que no seja imposio gramatical, no se devem em-
pregar,, relativamente s formas altamente cerimoniosas de Exce-
lncia e de Eminncia, os possessivos seu, sua nem as variaes
pronominais o e lhe . Assim, dir-se-:
Remetemos, em anexo, para exame de V. Ex. ... (e no: para
seu exame).
Aproveitamos o ensejo para informar a V. Ex.... (e no:
para inform-lo).
Vossa Senhoria na troca de correspondncia entre chefes de
idntica hierarquia, comum esse tratamento cujo emprego, na
maioria das vezes, se faz abreviadamente (V. S.).
14
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Vs um tratamento comum no servio pblico dado, em
geral, a servidor ou servidores de categoria no inferior de quem
assina o ato administrativo. Os vocativos constitudos por expres-
ses indicadoras de cargos no alteram o tratamento vs. Assim,
correto dizer:
Passo s vossas mos, senhor Diretor...
bom no esquecer que os possessivos vosso(s) e vossa (s)
podem ser usados com o tratamento vs, mas so incompatveis
com as outras formas de tratamento. Redigir-se-, pois, correta-
mente:
Fica a critrio de Vossa Excelncia... e nunca: Vossa Exce-
lncia tem a vosso critrio...
CONCORDNCIA
Embora de 3 pessoa, as formas de tratamento, chamadas for-
mas de reverncia, como possessivo Vossa se aplicam pessoa a
quem falamos e a quem nos dirigimos. A concordncia, no entanto,
feita com a forma verbal e com as formas pronominais da 3
pessoa:
Vossa Excelncia deve apresentar o Relatrio...
Vossa Senhoria j pode divulgar a sua Ordem de Servio....
Nas leis, decretos, resolues e portarias, a autoridade indi-
cada na 3 pessoa:
O Presidente da Repblica decreta....
O Diretor resolve....
OBSERVAES
1 No se usa artigos diante de pronomes de tratamento,
exceo de senhor, senhora e senhorita:
Esperei Sua Excelncia por mais de duas horas.
Esperei a senhora por mais de duas horas....
2 Os pronomes de tratamento so formas rigorosamente fe-
mininas. Quando se tratar de homem, aceitvel a concordncia
com o masculino (concordncia ideolgica).
Sua Excelncia estava preocupada ou preocupado com o pro-
cesso.
Se houver aposto faz-se a concordncia obrigatria com o
aposto:
Sua Excelncia, o presidente, parece preocupado.
Sua Excelncia, a desembargadora, parece preocupada.
3 Usa-se Vossa Excelncia quando nos dirigimos pessoa:
Convido Vossa Excelncia a participar da sesso....
Usa-se Sua Excelncia quando falamos a respeito da pessoa:
Aguardamos a assinatura de Sua Excelncia para dar anda-
mento ao processo.
VOCATIVO OU INVOCAO
a expresso pela qual se chama a ateno da pessoa a quem
se escreve ou qualificativo que indica a expresso de tratamento a
ser empregada no texto do expediente.
Os vocativos mais usuais so:
Para Excelncia: Excelentssimo Senhor
Para Eminncia: Eminentssimo Senhor
Para Senhoria: Senhor
Para juiz: Meritssimo
Para os Tribunais: Colendo, Egrgio, Venerado
Para Reitor: Magnfico
Na correspondncia oficial, o ttulo de representante di-
plomtico ou consular no deve preceder o nome pessoal. Assim,
dir-se-:
Didatismo e Conhecimento
Exmo. Sr. Fulano de Tal, Embaixador do Brasil em ....
Senhor Sicrano de Tal, Cnsul do Brasil em ....
No se abrevia o vocativo na correspondncia dirigida aos trs
Chefes de Poder, grafando-se:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica.
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Fe-
deral.
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional.
OBS.: Alguns redatores tambm no abreviam o vocativo em
correspondncia para Ministros, Governadores de Estado, Desem-
bargadores, Prefeitos Municipais e autoridades eclesisticas de
maior nvel hierrquico.
Usa-se o vocativo Senhor seguido do cargo respectivo
para as seguintes autoridades:
Vice-Presidente da Repblica; Ministro de Estado; Secret-
rio-Geral da Presidncia da Repblica; Consultor-Geral da Re-
pblica; Chefe do Gabinete Militar; Chefe do Gabinete Pessoal
do Presidente da Repblica; Secretrio da Presidncia da Rep-
blica; Advogado-Geral da Unio; Procurador Geral da Repbli-
ca; Comandante das Trs Armas; Chefe do Estado-Maior das Trs
Armas; Oficiais Gerais das Foras Armadas; Embaixadores; Se-
cretrios Executivos de Ministrios; Secretrio-Nacional de Mi-
nistrios; Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Fede-
ral, da Cmara dos Deputados, das Assemblias Legislativas dos
Estados, da Cmara Distrital do Distrito Federal e dos Tribunais;
Governadores e Vice-Governadores de Estados e do Distrito Fe-
deral; Secretrios de Estado de Governos Estaduais; Presidentes
das Cmaras Municipais; Juzes; Desembargadores; Auditores da
Justia Militar.
Para essas autoridades, o vocativo na correspondncia
ser:
Senhor Vice-Presidente.
Senhor Ministro.
Senhor Chefe de Gabinete.
Senhor Advogado-Geral da Unio.
Senhor General.
Senhor Presidente do Senado Federal.
Senhor Senador.
Senhor Governador.
Para as demais autoridades e particulares que recebem o
tratamento de Vossa Senhoria, o vocativo ser Senhor segui-
do do cargo respectivo. Grafar-se-, pois:
Senhor Superintendente.
Senhor Diretor-Presidente.
Senhor Chefe.
Para Reitores de universidades o vocativo ser:
Magnfico Reitor.
Para o Papa:
Santssimo Padre.
Para Cardeais:
Eminentssimo Senhor Cardeal ou Eminentssimo e Reve-
rendssimo Senhor Cardeal.
15
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Para Arcebispos e Bispos: Do Poder Judicirio:
Excelncia Reverendssima. sempre por extenso (Vossa Excelncia e Sua Excelncia):
Presidente do Supremo Tribunal Federal;
Para Monsenhores, cnegos, superiores religiosos, sacer- sempre abreviado (V. Ex. ou S. Ex.):
dotes clrigos e pastores: Vice-Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Federal;
Reverendo. Presidente e Ministros do Supremo Tribunal de Justia;
Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Militar;
EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO NO Presidente e Ministros do Superior Eleitoral;
CORPO DA CORRESPONDNCIA Presidente e Ministros do Superior do Trabalho;
Com exceo dos trs Chefes de Poder, os pronomes de tra- Presidente e Desembargadores dos Tribunais de Justia;
tamento so escritos abreviados no corpo da correspondncia (V. Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais;
Ex., V. S, V. Mag.) Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais;
As expresses Senhor, Senhores escrevem-se abreviadas Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho;
quando seguidas do nome ou cargo exercido pelo destinatrio: Juzes Titulares e Substitutos;
Sr. Fulano, Srs. Membros da Comisso, Sr. Comandan- Auditores da Justia Militar.
te.
Se no estiverem seguidas do cargo ou nome do destinatrio, ENDEREAMENTO
escrevem-se por extenso: No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s
...o senhor j deve ter tido cincia.... autoridades obedece aos seguintes padres:
...o que os senhores reclamam....
Emprega-se Vossa Excelncia, no corpo da correspondncia, DESTINATRIO
em comunicaes dirigidas s seguintes autoridades:
Presidente da Repblica, do Congresso Nacional e do Su-
Do Poder Executivo: premo Tribunal Federal
sempre por extenso (Vossa Excelncia e Sua Excelncia):
Envelope:
Presidente da Repblica;
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
sempre abreviado (V. Ex. ou S. Ex.):
(nome do Presidente)
Vice-Presidente da Repblica;
Palcio do Planalto
Ministros do Estado;
Praa dos Trs Poderes
Consultor-Geral da Repblica;
70100-000 Braslia DF
Comandante das Trs Armas;
Envelope:
Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica;
Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional
Repblica; (nome do Senador ou Deputado Presidente)
Chefe do Gabinete Civil da Senado Federal
Secretrios da Presidncia da Repblica; Praa dos Trs Poderes
Procurador Geral da Repblica; 70100-000 Braslia DF
Advogado-Geral da Repblica; Envelope:
Advogado-Geral da Unio; Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Fe-
Chefes de Estado-Maior das Trs Armas; deral
Oficiais Generais das Foras Armadas; Ministro (nome do Presidente do Supremo)
Embaixadores; Supremo Tribunal Federal
Secretrio-Executivo e Secretrio-Nacional de Ministrios; Praa dos Trs Poderes
Governadores e Vice-Governadores dos Estados e do Distrito 70100-000 Braslia DF
Federal; Autoridades tratadas por Vossa ou sua Excelncia
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Envelope:
Prefeitos Municipais. Excelentssimo Senhor
(nome da autoridade)
Do Poder Legislativo: Ministro de Estado dos Transportes
sempre por extenso (Vossa Excelncia e Sua Excelncia): Esplanada dos Transportes
Presidente do Congresso Nacional. Esplanada dos Ministrios, Bloco R
sempre abreviado (V. Ex. ou S. Ex.): 70044-900 Braslia DF
Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Federal e Envelope:
da Cmara dos Deputados; Excelentssimo Senhor
Presidente e Ministros do Tribunal de Contas da Unio; Senador (nome do senador)
Presidente e Conselheiros dos Tribunais de Contas dos Esta- Ministro de Estado dos Transportes
dos e do Distrito Federal; Senado Federal
Presidente e Membros das Assembleias Legislativas Esta- 70165-900 Braslia DF
duais; Envelope:
Presidentes das Cmara Municipais. Excelentssimo Senhor Governador

Didatismo e Conhecimento 16
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
(nome do Governador) VOCATIVO
Palcio Anchieta O vocativo, que invoca o destinatrio, deve ser seguido de
Praa J. Clmaco s/n vrgula:
29010-080 Vitria ES Exemplo:
Envelope: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica; Senhora Mi-
Excelentssimo Senhor Deputado nistra; Senhor Chefe de Gabinete.
(nome do Deputado)
Cmara dos Deputados TEXTO
Praa dos Trs Poderes Nos casos em que no for de mero encaminhamento de docu-
70165-900 Braslia DF mentos, o expediente deve apresentar em sua escritura:
Autoridades tratadas por Vossa ou sua Senhoria
Envelope: INTRODUO
Ao Senhor Confunde-se com o pargrafo de abertura e nela apresentado
(nome do destinatrio) o assunto que motiva a comunicao. Deve ser evitado o uso de
Rua xymnz, n 000 - Pampulha frases feitas para iniciar o texto. No lugar de Tenho a honra de,
30000-000 Belo Horizonte MG Tenho o prazer de , Cumpre-me informar que, empregue-se a
forma direta: Informo a Vossa Excelncia que, Submeto apre-
Reitores de Universidades ciao de Vossa Excelncia, Encaminho a V. S..
Envelope:
Ao Senhor DESENVOLVIMENTO
(nome do reitor) No desenvolvimento o assunto detalhado. Quando o texto
Magnfico Reitor da Universidade de Braslia contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tra-
Campos universitrio Bloco SN tadas cada uma em um pargrafo, o que confere maior clareza
70919-970 Braslia DF exposio.
Cardeais
Envelope: CONCLUSO
A Sua Excelncia Reverendssima na concluso que se reafirma ou simplesmente se reapresenta
Dom (nome do cardeal) a posio recomendada sobre o assunto.
Cardeal-Arcebispo de So Paulo
Catedral Metropolitana Praa da S NUMERAO DOS PARGRAFOS
00000-000 So Paulo SP No texto exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os
demais pargrafos devem ser numerados, com o nmero colocado
O PADRO OFCIO a 2,5cm ou dez toques datilografados da borda esquerda do papel,
a modalidade de comunicao oficial comum aos rgos como maneira de facilitar a remisso. No computador, no progra-
que compem a Administrao Federal. ma Microsoft Word, clica-se no menu Arquivo e, no comando
Configurar Pgina, escolhe-se 2,5 na opo Margem Esquerda.
TIPOS DE EXPEDIENTES Clica-se OK.
H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela fi-
nalidade do que pela forma: a exposio de motivos, o aviso e o FECHO
ofcio. Para uniformiz-los, a Instruo Normativa n 4, de 6 de O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade
maro de 1992, da Secretaria da Administrao Federal, adotou bvia de marcar o final do texto, a de saudar o destinatrio. Os mo-
uma diagramao nica denominada padro ofcio, contendo as delos para o fecho foram regulados, pela primeira vez, na portaria
seguintes partes: n 1 do Ministrio da Justia, em julho de 1937. Essa portaria esta-
belecida cerca de quinze padres diferentes de fecho. Hoje, com a
TIPO E NMERO DO EXPEDIENTE desburocratizao e de acordo com a Portaria n 4, de 6 de maro
O tipo e nmero do expediente devem ser seguidos da sigla do de 1992, da Secretaria de Administrao Federal, h apenas dois
rgo que o expede: tipos de fecho para todas as modalidades de comunicao oficial:
Exemplo:
EM n 145/MEFP Exemplo:
Aviso n 145/SG Respeitosamente para o Presidente da Repblica e todas as
Ofcio n 145/DGP autoridades do primeiro escalo inclusive dos Estados e Atencio-
samente para as demais autoridades e autoridades da mesma hie-
LOCAL E DATA rarquia ou de hierarquia inferior.
O local e a data em que o expediente foi assinado devem ser Ficam excludas dessas frmulas as comunicaes dirigidas
datilografados ou digitados por extenso, com alinhamento direita a autoridades estrangeiras que atendem a rito e tradio prprios,
do texto. de acordo com as normas do Ministrio das Relaes Exteriores.
Exemplo:
Rio de Janeiro, 14 de janeiro de 2003. ou
Braslia, em 28 de agosto de 2002.

Didatismo e Conhecimento 17
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
ASSINATURA E IDENTIFICAO DO SIGNATRIO Estrutura
Todas as comunicaes oficiais, excludas as assinadas pelo Ttulo AVISO, n seguida da sigla do rgo que o expede,
Presidente da Repblica, devem trazer digitado ou datilografado o com alinhamento direita e a data 1,5cm abaixo, com alinhamento
nome e o cargo da autoridade que a expede, logo abaixo do local esquerda.
de sua assinatura. Esse procedimento facilita em muito a identifi- Vocativo Seguido de vrgula.
cao da origem das comunicaes. A forma de identificao deve Texto Exposio do assunto.
ser a seguinte: Fecho Atenciosamente.
Exemplo: Assinatura Nome e cargo do emitente.
(espao para assinatura) Exemplo:
RUBENS AYALA PROTOCACARREIRO Aviso n 145/MOG
Ministro do Oramento e Gesto Braslia, ......... de ........................ de ..........
Ou Senhor Ministro,
(espao para assinatura) Com o presente encaminho a V. Exa. o ................................
JOS ADOLFO VIANNA DE OLIVEIRA .........................................................................................................
Diretor do Departamento de Servios Gerais do Ministrio ....................Considera esta pasta, a ..............................................
da Fazenda ...................
Atenciosamente,
EXEMPLARES CARACTERSTICOS DOS ATOS OFI-
(espao para assinatura)
CIAIS
(nome em maisculas e cargo do emitente)
ATA o registro sucinto de fatos, ocorrncias, resolues e
decises de uma assembleia, sesso ou reunio. Geralmente la- A sua Excelncia o Senhor
vrada em livro prprio, devidamente autenticado, com suas pgi- FULANO DE TAL
nas rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e Ministro de Estado do Meio Ambiente
de encerramento. Esplanada dos Ministrios Bloco M
70044-900 Braslia DF
Estrutura
Ttulo Ata, nmero de ordem da reunio e nome da entidade. CARTA Forma de correspondncia com personalidade pbli-
Texto escreve-se tudo seguidamente sem rasuras, emendas ca ou particular, utilizada para fazer solicitaes, convites, exter-
ou entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Devem- nar agradecimentos ou transmitir informaes.
-se evitar as abreviaturas, e os nmeros so escritos por extenso. As cartas, em princpio, no devem ser numera das sequen-
Caso verifique qualquer engano no momento da redao, dever cialmente, exceo dos rgos que as utilizam com frequncia.
ser imediatamente retificado empregando-se a palavra digo. Na Estrutura
hiptese de qualquer omisso ou erro depois de lavrada a Ata, far- Local e data Com alinhamento direita do papel.
-se- uma ressalva com a expresso: em tempo: na linha ............., Destinatrio Nome e cargo do destinatrio, com alinhamen-
onde se l...................., leia-se ...................... . to esquerda do papel e abaixo da data.
Exemplo: Vocativo Poder ser dispensado (in DASP N 133/82).
ATA DA ..............(n de ordem e identificao da reunio) Texto A redao dever ser simples, clara, objetiva, concisa
............. do (a) ............ (nome da entidade) ............. (in DASP N 133/82).
Aos ........ (por extenso) ...............dias do ms de ......... Fecho Utilizar as formas usuais de cortesia.
(por extenso)...............do ano de ..................... (por extenso) no(a) Assinatura Nome do emitente e do respectivo cargo.
........ (local da reunio ............. com a presena dos srs. ................... Exemplo:
(pessoas presentes, devidamente qualificadas) ........ e sob a Presi- Braslia, ........ de ........................ de ............. .
dncia do sr. ............. (presidente dos trabalhos) ..... e com objetivo Exmo. Sr.
de ........... (finalidade da reunio) ............... realizou-se a presente Fulano de Tal
reunio em que ........................................ (o que ocorreu na reu-
Prefeito de Caxias do Sul
nio) ...................... e nada mais havendo a tratar, o ............. (cargo
Prefeitura Municipal de Caxias do Sul
de quem preside a reunio) .............................. declarou encerrada
Caxias do Sul RS
a reunio, da qual eu, ............. (nome por extenso do secretrio) ..
.............................. na qualidade de secretrio(a), lavrei a presente Senhor Prefeito,
Ata, que dato, e assino, aps ser lida e assinada pelo .................... Agradecendo o honroso convite para participar da Festa da
(nome e cargo de quem presidiu a reunio) ........... e pelos demais Uva a se realizar nessa cidade, informo a V. Exa. que, lamentavel-
membros presentes. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx mente, no poderei estar presente a to relevante acontecimento,
xxxxxxxxxx tendo em vista compromissos assumidos anteriormente para essa
............ (assinatura de quem presidiu a reunio e de todos os data.
demais presentes, por ltimo a do secretrio) ............................ . Atenciosamente
(espao para assinatura)
AVISO Correspondncia oficial, com estrutura semelhante (nome, em maiscula, e cargo do emitente)
do ofcio, assinada por Ministro de Estado e/ou dirigente de rgos
integrantes da Presidncia da Repblica para comunicao com CIRCULAR correspondncia oficial enviada
outra autoridade de igual nvel hierrquico ou com seus subalter- simultaneamente a diversos destinatrios, com texto idntico,
nos. transmitindo instrues, ordens, recomendaes, determinando a

Didatismo e Conhecimento 18
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
execuo de servios ou esclarecendo o contedo de leis, normas
e regulamentos. Pode ser apresentada sob a forma de ofcio,
memorando, carta ou fax, mas sempre multidirecional. Pode
conter ementa.
Estrutura
( idntico do ofcio)
Ttulo CIRCULAR ou OFCIO-CIRCULAR nmero e data.
Texto Desenvolvimento do assunto tratado.
Fecho Respeitosamente ou Atenciosamente, conforme
o caso.
Assinatura Nome e cargo do emitente.
Exemplo:
OFCIO-CIRCULAR N 86/01 DRI
Braslia, .......... de ......................... de ............
Senhor Dirigente,
Com o processo de adaptao administrativa introduzido pela
Lei n ................. , vimos informar que ...........................................
............................................
Em decorrncia, e aps estudados realizados pela ...................
....................................................................
Recomenda-se, outrossim, ...........................................
Atenciosamente,
(espao para assinatura)
(nome, em maisculo, e cargo do emitente)
MEMORANDO correspondncia interna utilizada entre
unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente, na qual
se expe qualquer assunto referente atividade administrativa.
Comunicao, Papeleta e Nota so documentos que tm as
mesmas caractersticas do memorando, usados conforme a tradi-
o do rgo.
Estrutura
Ttulo - MEMORANDO, em maisculas, seguido do nmero
de ordem e sigla de identificao de sua origem, com alinhamento
esquerda.
Data Por extenso, com alinhamento direita.
Destinatrio Ao () Sr. (a) seguido do nome do cargo que
ocupa.
Assunto Exposio do assunto de maneira clara e concisa,
logo abaixo do nome do destinatrio.
Texto Exposio da matria de forma clara e concisa. Todos
os pargrafos devem ser numerados na margem esquerda do corpo
do texto, menos o primeiro e o fecho.
Assinatura Nome do emitente, em maisculas, e cargo que
ocupa.
Exemplo:
MEMORANDO N ................ / ................
Em ..... de ............................. de ...........
Ao () Sr.(a) ............ (nome do cargo) .....................
ASSUNTO: ......................................................
Encaminho a V. S., para exame e pronunciamento, em
carter de urgncia, o Processo n ...................... / .............. que
dever retornar a este Departamento.
Atenciosamente,
(espao para assinatura)
(nome, em maisculo, e cargo do emitente)
Didatismo e Conhecimento
OFCIO correspondncia oficial usada pelas autoridades
pblicas para tratar de assuntos de servio ou de interesse da admi-
nistrao. tambm utilizado por particulares. Tem formato uni-
forme, de acordo com a Instruo Normativa n4m de 6 de marco
de 1992, da Secretaria de Administrao Federal.
Estrutura
Referncia OFCIO, em maisculo, seguido do nmero se-
quencial e sigla do rgo expedidor.
Local e data Devem ser colocados com alinhamento di-
reita do papel.
Vocativo Cargo da autoridade a quem se dirige o ofcio.
Texto Exposio do assunto, sendo que, exceo do pri-
meiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser
numerados.
Fecho Respeitosamente ou Atenciosamente, conforme
o caso.
Assinatura Nome e cargo do emitente.
RELATRIO documento em que se expe autoridade
superior a execuo de trabalhos concernentes a certos servios
ou a execuo de servios inerentes ao exerccios do cargo em
determinado perodo. Deve iniciar aludindo disposio legal que
exige a sua apresentao ou ordem recebida de algum dos r-
gos do servio pblico. Caso seja necessria a incluso de gr-
ficos, ilustraes, mapas, tabelas, etc., estas devem ser inseridas
em anexos, devidamente numerados. O ltimo pargrafo conter a
expresso: o relatrio.
Estrutura
Ttulo RELATRIO, em maiscula e centralizado.
Introduo Ligeiro histrico do motivo do relatrio, com a
disposio legal.
Texto Pode ser dividido em partes, captulos, ttulos e sub-
ttulos, itens e subitens, onde se faz a exposio dos fatos, atos e
ocorrncias que so causa do relatrio escrito, numa linguagem
ordenada, simples, concisa e objetiva.
Fecho Conter apreciaes subjetivas, sugestes, planos (se
couberem) e concluso.
Local e data centralizados a um centmetro abaixo do lti-
mo pargrafo.
Assinatura A 2cm da data e, logo abaixo, os nomes em
maisculas.
1 Exemplo
...........................................
(rgo)
...........................................
(unidade)
RELATRIO DA COMISSO INSTITUDA PELA POR-
TARIA N ........... DE ................................. DE ........................,
PUBLICADA NO DOU DE ............... DE .............................. DE
.......................
A comisso em epgrafe, especialmente desig-
nada por V. S. para ......................................... (exposi-
o do assunto) .............................................................
. ............................................................ (consideraes fi-
nais)...........................................................................
o relatrio que encaminhamos apreciao de V.S.
Braslia, ............ de ......................... de ..............
.................................. ..................................
.................................. ..................................
(nome e assinatura dos membros da comisso)
19
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
2 Exemplo
RELATRIO
Ao trmino dos trabalhos integrantes da programao desti-
nada a esta Seo, para o exerccio de ..........................., e, em ob-
servncia disposto no Art. 12, item IV, do Regimento Interno deste
departamento , aprovado pelo Decreto n ............., de ............ de
........................ de ............., apresento a V. S. o presente Relatrio,
junto ao qual se expressam os ndices numricos das atividades
operacionais cometidas a esta Seo e por ela executadas no refe-
rido exerccio.
2.Quanto s observaes desta Chefia, concernentes ao rele-
vante problema de definio das metas e objetivos da programao
a ser elaborada para o prximo exerccio, com aproveitamento dos
resultados obtidos, a partir do incio do ltimo semestre, reporta-
-se este Relatrio s sugestes e justificativas sustentadas por esta
Chefia nos encontros e debates promovidos, d relevo aos procedi-
mentos administrativos, adotados nesta Seo, retrata as proposi-
es constantes da Smula CT n ........ /.......
3. Os grficos, quadros, e cronogramas, que ilustram este Re-
latrio e do relevos ao procedimentos administrativos, adotados
nesta Seo, retratam, com recursos tcnicos mais favorveis
percepo, os ndices de aumento da produtividade, relativamente
aos anos anteriores.
Fiel s diretrizes traadas. Pde esta Seo alcanar nos meses
de fevereiro a dezembro, os seguintes totais de estudos e pareceres
tcnicos, elaborados pelas equipes que a integram, e sob a super-
viso direta desta chefia:
I - .................................................................
II - ................................................................
III - ................................................................
Os aspectos positivos dos saldos apresentados por esta Seo,
ao trmino deste exerccio, configuram bem o acerto das inovaes
introduzidas na dinmica dos trabalhos, principalmente no que diz
respeito poltica de pessoal adotada, que veio aumentar, conside-
ravelmente, as situaes favorveis satisfao das necessidades
de cada um e do grupo, no ambiente de trabalho. A validao do
outro tornou-se mole para o desenvolvimento das potencialidades
individuais e fator preponderante para a integrao do grupo, sem-
pre mais interessado nos objetivos da administrao deste rgo.
relatrio.
So Paulo, ...... de ....................... de .........
(espao para assinatura)
(nome, em maisculo, e cargo do emitente)
3 Exemplo
RELATRIO
Pelo expediente de fls. 1, o Sr. Deputado Federal Augusto
Carvalho denuncia a este Tribunal que a designao do Sr. Luiz
Antnio Camargo Fayet, ento diretor de Crdito Rural, para ocu-
par interinamente a Presidncia do Bando do Brasil desrespeitou
normas legais pertinentes do Banco, notadamente no Art. 21, o
inciso III, dos seus estatutos.
O mencionado inciso III do Art. 21 preconiza que:
Art. 21. O Presidente ser substitudo:
III No caso de vacncia, at a posse do substituto nomeado,
pelo diretor mais antigo, funcionrio, o mais idoso, no caso de
igual antigidade.
Ao analisar o assunto, a instruo da PASECEX assinala ini-
cialmente que o Sr. Fayet ocupou interinamente o cargo de Presi-
dente do Bando do Brasil por apenas 26 dias, de 30/09 a 25/10/91,
o que tornaria irrelevante o exame da questo, segundo entende.
Didatismo e Conhecimento
Afiana ainda que o Estatuto do Bando do Brasil no uma
norma legal, mas sim, uma norma interna, cuja eficcia no pode-
ria ultrapassar os limites da empresa, para sujeitar atos do Presi-
dente da Repblica.
Ademais, no dia 29/09/92, alm da nomeao do Sr. Fayet,
houve tambm a exonerao a pedido do Sr. Lafaiete Coutinho,
no caracterizando a hiptese de vacncia, prevista no citado inci-
so III, o qual aplicvel apenas situao em que falte a nomeao
do substituto por parte do Sr. Presidente da Repblica, vez que,
nos termos do Art. 20, inciso I, do mesmo Estatuto, o Presidente
do Bando do Brasil nomeado e demissvel ad nutum por aquela
autoridade.
Assim, por desconhecer qualquer norma legal que haja sido
desrespeitada pela designao do Sr. Fayet para ocupao interina
do cargo de Presidente do Bando, no havendo o que discutir sobre
a permanncia do mesmo senhor no cargo, vez que j substitudo
em 26/10/92, o parecer da instruo no sentido de que se conhea
da denncia para julg-la improcedente, comunicando-se a Deci-
so ao denunciante, arquivando-se o processo e cancelando-se a
chamada de sigiloso.
Os demais pareceres esto de acordo,
E o relatrio.
Braslia, ...... de ....................... de .........
(espao para assinatura)
(Extrado do DOU de 10/05/94)
REQUERIMENTO um instrumento pelo qual o requerente
se dirige a uma autoridade pblica para solicitar o reconhecimento
de um direito ou concesso de algo sob o amparo da lei. Se um
requerimento indeferido pode-se fazer um outro, para a mesma
autoridade, e intitulado pedido de reconsiderao. Caso este
seja, tambm, indeferido, pode-se fazer um outro requerimento
instncia administrativa superior, denominando recurso.
O requerimento s contm dois pargrafos. O primeiro ter
um s perodo, com a identidade completa do peticionrio , inclu-
sive a profisso, residncia e domiclio, bem como a explicao
do direito ou da concesso pedida. No segundo, ocorre a forma
terminal, em uma ou duas linhas. Ser sempre redigido na terceira
pessoa.
Estrutura
Vocativo Fica a 2,5cm da margem superior do papel. No
programa Microsoft Word procede-se da seguinte maneira: Cli-
car no menu Arquivo e selecionar 2,5 na opo margem superior.
Clicar OK. O vocativo : Excelentssimo Senhor ou Senhor, segui-
do da indicao do cargo da pessoa a quem dirigido o requeri-
mento, iniciando na margem esquerda do papel.
Texto A 4cm do vocativo. No programa Microsoft Word,
clica-se no menu Formatar e, depois, no comando Pargrafo, no
item Espaamento, vai-se a Entrelinhas e escolhe-se mltiplos. A
seguir, no item Em define-se 4. Clicar OK. O texto constar do
nome do requerente, sua qualificao(nacionalidade, naturalidade,
RG, CPF, estado civil, idade, residncia, domiclio e profisso) e
do objeto do requerimento com a indicao dos respectivos funda-
mentos legais, tudo em um nico perodo.
Fecho A frmula terminal mais usada : Nestes termos,
pede deferimento.
Local e data A um espao vertical do texto, a partir da al-
nea paragrafal.
20
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Assinatura(s) Seguindo a alnea paragrafal.
Exemplo
Senhor ...................................... (cargo da pessoa a quem dirigido o requerimento) .............................
....................................... (nome do requerente) .............................................. (qualificao completa do requerente) ......................
............................................. requer a V. S. ..................................................... (objetivo e fundamento legal) .........................................
Nestes termos,
Pede deferimento.
Braslia, ........ de ....................... de ........
(assinatura)
...................................
Para cada situao de correspondncia, desencadeada pelo ambiente e pelo momento, existe um tipo especial de texto com formatos e
esquemas especficos, que se devem aprender para evitar-nos o ridculo de um indeferimento ou de uma ignorncia. Chegam quase a uma
centena esses tipos e modelos.

Telegrama

Definio e Finalidade
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comu-
nicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do
telegrama apenas quelas situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia justifique sua utilizao e,
tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de comunicao deve pautar-se pela conciso .

Forma e Estrutura
No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulrios disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na
Internet.

Fax

Definio e Finalidade
O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvi-
mento da Internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h
premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente
pela via e na forma de praxe.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.

Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so inerentes.
conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. ., de pequeno formulrio com os dados de identi-
ficao da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:

[rgo Expedidor]
[setor do rgo expedidor]
[endereo do rgo expedidor]
________________________________________________________________________________
Destinatrio:_____________________________________________________________________
No do fax de destino:_____________________________________ Data:_______/_______/____
Remetente: _____________________________________________________________________
Tel. p/ contato:____________________ Fax/correio eletrnico:____________________________
No de pginas: esta +___________________________No do documento:___________________
Observaes:____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Correio Eletrnico
Definio e finalidade
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso
de documentos.

Didatismo e Conhecimento 21
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico
sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para
sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oficial (v. 1.2 A Linguagem
dos Atos e Comunicaes Oficiais).
O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensa-
gem deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao docu-
mental tanto do destinatrio quanto do remetente.
Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado,
preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que enca-
minha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu
contedo..
Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirma-
o de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar da mensa-
gem pedido de confirmao de recebimento.
Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de
correio eletrnico tenha valor documental, i. , para que possa ser
aceito como documento original, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei.
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. (TRERN Analista Judicirio 2011)
Considerando-se as qualidades exigidas na redao de docu-
mentos oficiais, est INCORRETA a afirmativa:
(A) A conciso procura evitar excessos lingusticos que nada
acrescentam ao objetivo imediato do documento a ser redigido,
dispensando detalhes irrelevantes e evitando elementos de subjeti-
vidade, inapropriados ao texto oficial.
(B) A impessoalidade, associada ao princpio da finalidade,
exige que a redao de um documento seja feita em nome do ser-
vio pblico e tenha por objetivo o interesse geral dos cidados,
no sendo permitido seu uso no interesse prprio ou de terceiros.
(C) Clareza e preciso so importantes na comunicao oficial
e devem ser empregados termos de conhecimento geral, evitando-
-se, principalmente, a possibilidade de interpretaes equivocadas,
como na afirmativa: Diretor informou ao seu secretrio que os
relatrios deveriam ser encaminhados a ele.
(D) A linguagem empregada na correspondncia oficial, ainda
que respeitando a norma culta, deve apresentar termos de acordo
com a regio e com requinte adequado importncia da funo
desempenhada pela autoridade a quem se dirige o documento.
(E) Textos oficiais devem ser redigidos de acordo com a for-
malidade, ou seja, h certos procedimentos, normas e padres que
devem ser respeitados com base na observncia de princpios di-
tados pela civilidade, como cortesia e polidez, expressos na forma
especfica de tratamento.
2. (TRERN Tcnico Judicirio 2011)
A redao de documentos oficiais deve pautar-se impessoali-
dade, clareza, conciso e pelo uso correto da norma culta. Todas
essas qualidades so respeitadas no seguinte trecho:
(A) Este setor do Governo Estadual, responsvel pelo atendi-
mento a vtimas de desastres naturais, elaborou um plano geral de
assistncia a ser encaminhado s entidades que colaboram nesse
atendimento, para a adequada efetivao dos trabalhos nas oca-
sies de calamidade pblica.
Didatismo e Conhecimento
(B) O Instituto Benefcio para Todos dever estar sendo con-
vidado para fazer parte de uma campanha destinada a angariar
donativos, que se espera seja suficiente para atender a todos os
desabrigados da enchente; conforme estipulado pela Coordena-
doria, que foi considerada de relevante interesse social.
(C) Como Deputado da Bancada Estadual, sinto-me ave-
xado por que no estou podendo atender com mais prontido e
benefcios as vtimas dessa implacvel seca, que teve motivos
alheios minha vontade para no conseguir isso.
(D) Membros da Comisso Tcnica destinada a averiguar
a distribuio de favores em troca de votos, apurou que o Pre-
sidente do Conselho de Agricultores do Estado afirmou ao seu
Vice de que ele poderia estar sendo investigado por desvio de
verbas.
(E) O critrio metodolgico de escolha dos participantes
das equipes de atendimento vtimas de desastres naturais esto
sendo preparados, tendo em vista que importante observar a
correspondncia entre tais desastres e o atingimento de pessoas
nessa situao.
3. (TRTMA -2009) Considere as afirmativas seguintes
sobre redao de documentos.
I. Correspondncia oficial utilizada por autoridades para
tratar de assuntos de servio ou de interesse da Administrao.
II. Com estrutura especfica, esse documento deve, de in-
cio, ser numerado em ordem sequencial, com sigla do rgo
expedidor e data.
III. Na exposio do assunto, os pargrafos devem ser nu-
merados, com exceo do primeiro e do ltimo.
IV. Utiliza, no fecho, as palavras Atenciosamente ou
Respeitosamente, seguida de assinatura e do cargo do emi-
tente.
Trata-se de:
(A) Requerimento
(B) Ata
(C) Parecer
(D) Portaria
(E) Oficio
4. um documento que se destina a registrar as ocor-
rncias de uma assembleia, sesso ou reunio:
A) memorando
B) translado oficial
C) cpia autenticada
D) ata
E) termo
5. um instrumento de comunicao interna, utilizado
por diretores e chefe numa empresa ou repartio pblica,
por meio do qual so transmitidas informaes ou solicita-
es de carter rotineiro:
A) ata
B) circular
C) memorando
D) apostila
E) ordem de servio
22
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
6. Todas as alternativas esto corretas, exceto: 10. Considerando o tratamento e o vocativo que se lhe
De acordo com a Instruo Normativa n. 4 publicada segue, assinale o incorreto:
no DO de 6 de maro de 1992: a) Excelncia Excelentssimo senhor
a) est abolida na correspondncia oficial a expresso Dig- b) Meritssimo Meritssimo Juiz
nssimo; c) Eminncia Eminentssimo Senhor
b) no se deve usar a expresso Ilustrssimo; d) Doutor Ilustrssimo Doutor
c) as expresses de cortesia do fecho da correspondncia e) Reitor Magnfico Reitor
so Atenciosamente e Respeitosamente;
d) pode-se usar no fecho a expresso Atenciosas saudaes; Gabarito
e) a expresso professor usada antes do nome pessoal. 01. D 02. A 03. E 04. D 05. C
06. D 07. C 08. A 09. E 10. D
7. Faa a associao correta.
1) memorando
2) carta
3) ata ANOTAES
4) aviso
5) carta de ratificao
( ) Documento destinado a registrar as ocorrncias de
uma assembleia, sesso ou reunio.
( ) Confirma Tratados. Tem valor de Decreto.
( ) Instrumento de carter semioficial utilizado para res-
ponder a uma cortesia, ou para fazer solicitao ou convite, ex-
ternar agradecimento ou, ainda, transmitir informaes.

( ) Correspondncia feita por Ministro de Estado para
seus iguais ou subalternos.
( ) Instrumento de comunicao interna por meio do qual
so transmitidas informaes ou solicitaes.
A sequncia obtida :
a) 3-5-4-2-1
b) 2-4-3-1-5
c) 3-5-2-4-1

d) 2-3-5-4-1
e) 3-5-4-1-2

8. Uma das normas abaixo no pertence ao padro of-

cio. Assinale-a:
A) O local e a data so colocados por extenso, com alinha-
mento esquerda do texto.
B) O tipo e nmero do expediente vm antes da sigla do

rgo que o expede.
C) O vocativo colocado de acordo com a alnea paragra-
fal.
D) Os pargrafos devem ser numerados exceo do pri-
meiro e do ltimo.
E) A numerao dos pargrafos deve estar com alinhamen-
to esquerda do texto.

9. Nos expedientes no padro ofcio deve-se:
A) tratar todas as ideias em um nico pargrafo.
B) colocar a numerao dos pargrafos de acordo com a
alnea paragrafal.
C) numerar os pargrafos seguindo a margem direita do
texto.
D) redigir todo o texto em apenas dois pargrafos.
E) numerar todos os pargrafos exceo do primeiro e

do ltimo.

Didatismo e Conhecimento 23
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Ariane Francine Serafim
Bacharel em Secretariado Executivo pela Universidade Es-
tadual de Londrina.
MBA Excelncia em Gesto de Projetos e Processos Organi-
zacionais Centro Paula Souza
Professora do Curso Tcnico em Secretariado. Coordenado-
ra de Projetos da Coordenadoria de Ensino Tcnico em Mdio
do Centro Paula Souza, sendo responsvel pelas Capacitaes
dos Professores do Curso Tcnico em Secretariado e dos Pro-
fessores que lecionam o componente Curricular sobre Comu-
nicao Empresarial. Experincia em Eventos Empresariais e
Assessoria Executiva em Grandes Empresas.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA
ARQUIVOLOGIA;
Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Infor-
mao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo
Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objeti-
vo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu.
Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e m-
todos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso
em potencial de informao.
O profissional que trabalha com arquivos deve conduzir a ges-
to da informao, ao acompanhamento do processo documental e
informativo, a identificao das espcies e tipologias documentais,
o planejamento para o tratamento de novos documentos e o contro-
le de meios de reproduo.
O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem
parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrio, avaliao,
conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como
perfil a direo e organizao dos centros de informao constitu-
dos de acervos arquivsticos, assim como servios de microfilma-
gem e de informatizao aplicados aos arquivos.
A importncia dos arquivos cresceu enormemente medida
que se desenvolveram os conceitos sociais, econmicos e cultu-
rais da humanidade. A industrializao tambm representou papel
importante na sociedade, exigindo arquivos de melhor qualidade,
maiores e mais funcionais. A disseminao do ideal democrtico,
por seu turno, ampliou os horizontes dos indivduos e abriu-lhes as
portas da consulta, pesquisa e arquivos.
Fala-se muito de desburocratizao, que pretende tornar mais
eficientes os rgos pblicos. A mudana de mentalidade no deve
basear-se pura e simplesmente numa frmula de eliminao de
papis e distribuio indiscriminada de documentos. O documen-
to por si s, no pode ser encarado como um entrave ao correto
desempenho da administrao pblica. Muitos arquivos foram e
continuam sendo totalmente destrudos. H necessidade de crit-
rios rigorosos para evitar o aniquilamento da memria nacional.
O valor e importncia dos arquivos e dos documentos precisam
ser avaliados a todo instante, antes de qualquer medida drstica
de destruio.
Didatismo e Conhecimento
Os arquivos so conjuntos organizados de documentos, pro-
duzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou
privadas, ou mesmo, pessoas fsicas, na consistncia e em decor-
rncia de seus negcios, de suas atividades especficas e no cum-
primento de seus objetivos, qualquer que seja a informao ou a
natureza do documento.
O intuito dos arquivos fazer com que as informaes estejam
organizadas e disposio para quando se fizerem necessrias, j
que de nada adianta ter informao, se no souber onde encontra-
-la.
Arquivo seria ento, a arrumao de coisas, necessidade de
comunicao entre os seres humanos, tendncia formao de so-
ciedade e de comunidade, preocupao com a perpetuao atravs
de registros, origem da escrita e da documentao.
Os arquivos tem como funo, armazenar ordenadamente os
documentos de valor que circulam na empresa, garantir a perfeita
conservao dos documentos armazenados, constituir um Centro
Ativo de Informao e Documentao a disposio de todos os
setores administrativos da empresa, proporcionar rpida recupe-
rao dos documentos, satisfazendo eficientemente e da maneira
mais econmica possvel a exigncia dos departamentos e setores
da empresa, assegurar o fluxo de solicitaes de documentos pro-
venientes dos diversos setores da organizao, transformando-se
num centro ativo de informao a servio de toda a empresa, re-
constituir o passado, formando uma memria de grande valor, ser
a memria ativa dos atos e fatos que ocorrem numa empresa em
uma ou mais poca.
Documento qualquer meio que contenha informaes que
comprovem algum fato, ato que aconteceu.
Informao um conjunto de dados, que juntos, constituem
um significado.
Assim, arquivo o local onde abrigam-se os documentos que
possuem informaes que so relevantes e importantes para uma
instituio, nao ou pessoa.
Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos
podem ser classificados, em:
Pblicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associa-
es);
Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc)
Diagnosticar determinar a natureza e as causas de algo.
Em arquivologia, diagnosticar um documento, saber qual o
fim que ele ter. Ou seja, saber a natureza e classificao desse
documento.
Tudo isso, para saber qual deve ser o procedimento dado ele.
Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser :
Ostensivos ou ordinrios: Documentos comuns, que no pos-
suem sigilo. Esta classificao dada aos assuntos cuja divulgao
no prejudica a administrao.
Sigilosos: Por sua natureza, devem ser de conhecimento res-
trito e, portanto, requerem medidas especiais de guarda para sua
custdia e divulgao.
Segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso do meio
que pode circular, so quatro os graus de sigilo e suas correspon-
dentes categorias:
a)ultrassecreto
b)secreto
c)Confidencial
d)Reservado
24
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Os ultrassecretos so os de assuntos que requeiram excepcio-
nal grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devem ser
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Os secretos so dados assuntos que requeiram alto grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimen-
to de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou
ao seu manuseio, sejam autorizadas a tomar conhecimento, funcio-
nalmente. So assuntos normalmente classificados como secretos
ou referentes a planos, programas e medidas governamentais; os
assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer
o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso.
Os confidenciais so os assuntos que, embora no requeiram
alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoas no autori-
zadas pode ser prejudicial a um indivduo ou entidade, ou ainda,
criar embarao administrativo.
So assuntos normalmente classificados como confidenciais
os referentes a pessoal, material, finanas, etc., cujo sigilo deve ser
mantido por interesse do governo ou entidade.
Os Reservados so dados aos assuntos que no devem ser do
conhecimento pblico em geral. So assuntos normalmente classi-
ficados como reservados:
- informaes de qualquer natureza
- assuntos tcnicos
- partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas
ordens de execuo
- cartas, fotografias areas e negativas nacionais ou estrangei-
ras que indiquem instalaes importantes.
Os arquivos tambm podem ser classificados quanto ao g-
nero:
Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos.
Audiovisuais: filmes e fitas videomagnticas
eSonoros:discos, fitas audiomagnticas.
Cartogrficos: dimenses e formatos variveis = mapas, plan-
tas e perfis ligados geografia, engenharia e arquitetura.
Iconogrficos: imagens estticas = fotografias (negativos e
ampliaes), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia = feito
na pedra/rocha), cartazes, cartes postais, estampas, diapositivos
(slides), partituras.
Microgrficos: rolos, microfichas, jaquetas, cartes-janela.
Informticos: disquetes, pen drives, discos rgidos, discos ti-
cos.
Tambm podem ser classificado quanto espcie: A docu-
mentao escrita ou textual apresenta inmeros de tipos ou esp-
cies documentais criados para produzir determinada ao especfi-
ca, tais como: mensagem, ofcio, circular, relatrio, requerimento,
despachos, aviso, carta, memorando, edital, certido, ata, regimen-
to, regulamento, ordem de servio, decreto, portaria, decreto-lei,
dentre outros.
A importncia desse diagnstico fundamental para a sequn-
cia de tratamentos que a empresa ter. fundamental a anlise de
todos esses quesitos para a informao no se perder, ou, chegar
at quem no deveria.
Os arquivos podem ser verticais e horizontais.
Existem dois tipos de arquivos verticais:
Vertical frontal: As pastas com os documentos so dispostas
umas atrs da outra, com a parte da frente voltada para quem ir
manuse-lo.
Didatismo e Conhecimento
Vertical lateral: As pastas com os documentos so dispostas
uma ao lado da outra, com a parte lateral voltada para quem ir
manuse-lo.
Para o arquivamento vertical de papeis e fichas, os principais
equipamentos, so:
- Arquivos para cartas, documentos, etc.:
So fabricados de madeira ou ao, sendo os de ao muito su-
periores, no s quanto apresentao. Mas, tambm, quanto
resistncia, como tambm a segurana. So mais econmicos e
ocupam menor espao.
Esses arquivos variam quanto ao tamanho, ao formato, aos
dispositivos destinados a prender o material nas corredias, quanto
s gavetas, que podem ser simples, duplas, deslizadoras, etc..
- Caixas com pastas suspensas:
Tamanho grande para o arquivamento de mapas, plantas, de-
senhos, etc.. Nestas caixas as peas ficam suspensas verticalmente,
presas por meio de tiras gomadas, com projees numeradas.
- Estantes:
Podem ser com prateleiras fixas ou prateleiras mveis.
- Armrios:
Podem ser de madeira ou de ao. As pastas ficam suspensas
e so mais usadas quando h necessidade de resguardar os docu-
mentos ou quando se deseja uma aparncia melhor. Pois, possuem
portas. Geralmente estes armrios tem capacidade para 300 pastas.
- Arquivos conjugados:
So mesas de escritrios as quais podem ter nas suas gavetas,
arquivo para pastas suspensas e fichrios, etc..
- Equipamentos Giratrios:
Consiste numa mesa de trabalho normal, com arquivos nas ex-
tremidades em forma cilndrica e giratria. A principal vantagem
destas unidades giratrias sobre os arquivos verticais e as estantes
que facilitam o acesso a um nmero maior de documentos con-
centrados em uma rea geral.
- Fichrios Simples:
So arquivos que podem ser de madeira ou de ao, destinadas
a abrigar colees de fichas. Atualmente so usadas em todos os
setores de trabalho, existindo uma variedade imensa de tipos de
fichrios, tamanhos e formatos.
- Fichrios Rotativos:
Mais usados para anotaes rpidas, como por exemplo, indi-
cao de endereos. So painis para cada letra do alfabeto, presos
a uma base central rotativa, equipados com fichas, havendo dis-
positivos especiais para segur-las, ou com calhas de um material
plstico transparente para receber pequenas tiras de papel conten-
do informaes.
Os arquivos horizontais prestam mais para o arquivamento
de fichas. So considerados horizontais, porque as fichas de docu-
mentos so guardadas horizontalmente.
Para o arquivamento horizontal, os mveis podem ser em for-
ma de:
- Gabinete: O Kardex o mais conhecido. Neste arquivo as
fichas so guardadas horizontalmente dispostas umas sobre as ou-
tras, sendo que a margem inferior, que recebe as notaes relativas
s diversas fichas ficam visveis.
- Arquivos para mapas, plantas, desenhos, etc.: so mveis
para arquivamento horizontal, formado por gavetas rasas.
Acessrios utilizados para arquivar
A funo dos acessrios proporcionar, juntamente com o
mtodo escolhido, a rpida localizao dos documentos.
25
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Principais acessrios:
- Pastas
- Guias
- Projees
- Etiquetas
Pastas so folhas de cartolina ou carto prensado, dobradas,
em tamanhos padronizados. Servem para guardar, abrigar e reu-
nir documentao a ser arquivada.
Guias so cartes resistentes, do tamanho das pastas ou das
fichas; as guias so usadas para auxiliar o arquivamento vertical
e o encontro rpido dos documentos, pois, separam as vrias se-
es nas gavetas dos arquivos. Servem tambm para protegeras
pastas, para manter a arrumao vertical em ordem e para evitar
enganos no arquivamento. Estas guias so chamadas tambm
divises ou ndices. Em uma gaveta devem ser colocadas, em
mdia 20 guias, dependendo do nmero de pastas.
Projees so salincias superiores das pastas e guias que re-
cebem as notaes determinadas pelo mtodo de arquivamento.
Essas projees podem ser do mesmo material das pastas e guias,
de plstico ou metal, para serem encaixadas em pastas suspensas.
As Etiquetas so rtulos adesivos ou no que, aps a notao
desejada, so aplicadas sobre as projees das pastas ou guias,
permitindo a devida identificao. Variam quanto ao mdulo e
cor.
PRINCPIO DE PROVENINCIA;
o princpio bsico da organizao de arquivos, segundo o
qual deve ser respeitado a autonomia de cada fundo ou ncleo,
no misturando os seus documentos com os de outros. A pro-
venincia transmite informao importante sobre o contexto em
que os documentos foram criados.
Princpio do respeito pela ordem original: o princpio se-
gundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem
conservar a organizao estabelecida pela entidade produtora, a
fim de se preservar as relaes entre os documentos como teste-
munho do funcionamento daquela entidade. Tambm chamado
de princpio da organicidade.
Princpio da territorialidade: o princpio segundo o qual
os arquivos pblicos, prprios de um territrio, seguem o desti-
no deste ltimo. Para que os arquivos permaneam vivos, sejam
utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o mais
prximo possvel do local emanado ou que influenciaram a sua
produo. Esse local pode ser nacional, regional e institucional.
Princpio da unicidade: Disciplina que os documentos de ar-
quivos devem conservar o seu carter nico, em funo do seu
contexto de produo, independente de sua forma, gnero, tipo
ou suporte.
Princpio da indivisibilidade ou integridade: Os fundos de
arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, aliena-
o, destruio no autorizada ou adio indevida.
Didatismo e Conhecimento
TEORIA DAS TRS IDADES;
A teoria das 3 idades dos arquivos simples de entender e
compreender. Por isso, tudo o que precisaramos para entender an-
tes sobre ela, j vimos. Ento iremos direto ao assunto, j que os
prximos tpicos tambm contm informaes que iro completar
seu entendimento.
A Arquivologia abrange diversos conceitos, dentre eles o con-
ceito do ciclo de vida documental ou ciclo de vida dos documentos,
segundo a qual todo documento de arquivo passa por um ou mais
perodos, caracterizados pela frequncia e pelo tipo de utilizao
que dele feita. Esse conceito decorre da interpretao da teoria
da avaliao, desenvolvida por Schellenberg no ps-guerra - Se-
gunda Guerra Mundial (1939-1945). Com o aumento exponencial
na produo documental, surgiu a necessidade de desenvolver uma
metodologia que permitisse melhorar a recuperao da informao
necessria tomada de deciso e otimizar o uso dos espaos ad-
ministrativos para a guarda de documentos. A partir do conceito
do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das trs
idades, uma estratgia de organizao documental que reparte o
ciclo de vida documental em trs fases ou idades.
A teoria das trs idades, tambm pode ser chamada de ciclo
vital dos documentos, e trata da frequncia com que consultado
e o tipo de utilizao que dele feita. A idade desses ciclos di-
vidida em:
- Corrente (1 idade): idade administrativa, documentos vi-
gentes e frequentemente consultados;
- Intermedirio (2 idade): idade intermediria, final da vi-
gncia; documentos que aguardam prazos longos de prescrio e
precauo; raramente consultados e aguardam a destinao final
(eliminao ou guarda permanente);
- Permanente (3 idade): idade histrica, documentos que per-
deram a vigncia administrativa, porem so providos de valor se-
cundrio ou histrico-cultural.
PROTOCOLO;
Atramitao de um documento dentro de uma instituio
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma
correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber
sua exata localizao, seus dados principais, como: data de en-
trada, setores onde j passou; enfim, acompanhar o desenrolar de
suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da
instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encon-
travam dificuldades, como a no localizao de documentos, que
impedem de us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos de-
vem ter seu destino decidido, seja sua eliminao ou recolhimento.
nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante,
pois fica fcil fazer a avaliao do documento, podendo decidir
de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as
recomendaes com relao a expedio de documentos, desta-
cam-se:
26
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e
completando dados;
Separar as cpias, expedindo o original;
Encaminhar as cpias ao Arquivo.
vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem
como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias
documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem
situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a
elaborao de rotinas em cada instituio.
Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema
de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema,
se feito de forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar
num sistema simples de insero de dados, que atenda as necessi-
dades da empresa. Contudo, essencial que as pessoas que traba-
lhem diretamente com o recebimento e registro de documentos,
recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa
tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o
trmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a
ideia de que basta inserir dados e nmeros num sistema, que todos
os problemas sero resolvidos. A prpria conscientizao dos fun-
cionrios, no sentido de que, se organizados e devidamente regis-
trados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornaro
mais fceis para todos que venham a execut-las, proporcionado
assim, um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica cla-
ro que o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais
comuns de tramitao documental, desde que utilizado da forma
correta. Do contrrio, a implantao deste sistema pode ocasionar
outros problemas, talvez de cunho ainda maior.
O sistema ou setor de protocolo de um arquivo um ser-
vio auxiliar responsvel pelo controle das correspondncias
recebidas pela instituio e pelo trmite dos documentosprodu-
zidospelamesma.Dessa forma,indissocivel otrabalho proto-
colar de recebimento, classificao, registro, controle do trmite,
atendimento e expedio de correspondncia, dos servios de
arquivamento e emprstimo de documentos. No h um padro
para a execuo dessaduplafunoexercida pelo protocolo.
Noentanto, algunsparmetros so utilizados para a gesto
desses servios. No que tange s correspondncias temos as
seguintesatividades:
- Recebimento: receber a correspondncia separar os par-
ticulares dos oficiais,distribuir as correspondncias particula-
res, separar as correspondncias oficiaisostensivasdassigilosas.
Abrir,ler,verificar aexistnciadeantecedentes,analisar e classi-
ficarascorrespondnciasostensivas
- Classificao: analisar ou interpretar o contedo do docu-
mento, determinar oassuntodo mesmo e enquadr-lo no plano
de classificao de documentos adotado pelainstituio Regis-
tro: Colocar o carimbo com a data e o nmero que o documen-
todevereceber
- Recibo de entrega: Entregar as correspondncias median-
terecibo
- Expedio: Receber a documentao expedida pelos seto-
resda empresa paraenvio,dataroriginalecpias,expediroorigi-
nal devolveracpiaaosetorresponsvel
- Atendimento: Consiste em prestar informaes de sua rea
de competncia, bem comorealizaremprstimos.
No que se refere aos documentos produzidos e recebi-
dos pela instituio em decorrncia de suas atividades, so atri-
buiesdoprotocolo:
Didatismo e Conhecimento
- Anlise do contedo: verificar a existncia de despachos
em todos os documentosquechegaraosetor
- Conservao para preservao: retirar o excesso de objetos
metlicos (grampos, clips) esefor imprescindvel ouso dosmes-
mos, tentar,dentrodo possvel substituir todosestesobjetosmet-
licosporobjetosde plsticos
- Anlise da classificao: Avaliar se a classificao atribu-
da est correta
(principalmente em caso de pedido de arquivamentodefiniti-
vo) retificando-a,sefor ocaso
- Arquivamento:arquivarodocumentodeacordocomoscri-
triosadotados
Emprstimo: Talvez a mais especial das atividades arqui-
vsticas,afinal,essaumadasessnciasdacriaodosarquivos.
- Controlede emprstimo:Controlar atravsdeficha manual
ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou
documento,osetoreadata.
LEGISLAO ARQUIVSTICA.
LEI N8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e
como elementos de prova e informao.
Comentrio: Esse artigo afirma que dever do Poder Pbli-
co proteger e custodiar documentos que sejam ferramentas e que
tenham valor para provar e informar acontecimentos e fatos im-
portantes.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos p-
blicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a na-
tureza dos documentos.
Comentrio: Trata-se do conceito de arquivo.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tra-
mitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e inter-
mediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Comentrio: Nesse artigo conceitua a Gesto de Documen-
tos. E tambm restringe essa gesto apenas s fases corrente e in-
termediria, visto que a fase permanente trata-se da fase na qual o
documento fica aguardando sua destinao final.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos in-
formaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou
geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas
no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Es-
tado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas.
27
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Comentrio: Especifica quais documentos que so de direito
do cidado ter acesso.
Art. 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos
documentos pblicos na forma desta Lei.
Comentrio: A administrao pblica ser a responsvel em
conceder o acesso ao cidado, cumprindo esta lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano
material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo
das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos
pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e muni-
cipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas
e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por
entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no
exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de
carter pblico implica o recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio
sucessora.
Comentrio: Arquivo pblico so os documentos que so
produzidos por instituies pblicas.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como cor-
rentes, intermedirios e permanentes.
Comentrio: Os arquivos pblicos passam pelas 3 fases
(Teoria das 3 Idades)
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso
ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por institui-
es pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autori-
zao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera
de competncia.
Comentrio: Para tanto necessrio ter uma tabela de tem-
poralidade.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalien-
veis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdi-
cas, em decorrncia de suas atividades.
Didatismo e Conhecimento
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo
Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Comentrio:Os arquivos mesmo sendo privados, dependen-
do da sua relevncia e teor, podem ser considerados de interesse
pblico.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda
da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder
Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados iden-
tificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado
mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interes-
se pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou
doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identi-
ficados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INS-
TITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de
carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, esta-
duais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judici-
rio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do
Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo,
o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo
e o arquivo do Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de
acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhi-
mento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Exe-
cutivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos do-
cumentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o
Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Comentrio: O poder pblico poder criar arquivos descen-
tralizados (do Nacional), para uma melhor gesto e administrao
desses documentos.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Fede-
ral a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebi-
dos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
28
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal
a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tra-
mitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal
definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos esta-
duais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
Comentrio: Os estados e municpios podem criar legisla-
es para gesto dos arquivos e documentos de sua competncia.
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e admi-
nistrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como
de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CO-
NARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a
poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes
de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste
artigo sero estabelecidos em regulamento.
INSTRUMENTO DE GESTO DE
DOCUMENTOS/ PLANO DE
CLASSIFICAO/TABELA DE
TEMPORALIDADE;
Documento qualquer meio que contenha informaes que
comprovem algum fato, ato que aconteceu.
Informao um conjunto de dados, que juntos, constituem
um significado.
Assim, arquivo o local onde abrigam-se os documentos que
possuem informaes que so relevantes e importantes para uma
instituio, nao ou pessoa.
Gerenciar informao e documentos corresponde ao fato de
administrar tudo o que chega organizao, de forma que as in-
formaes necessrias tenham o tratamento que precisam e as que
no so importantes tambm.
Tudo isso, pensando em otimizao para as tomadas de deci-
ses, tempo e espao.
A Gesto de Informao e Documentos uma ferramenta es-
tratgica.
Diagnosticar determinar a natureza e as causas de algo.
Em arquivologia, diagnosticar um documento, saber qual o
fim que ele ter. Ou seja, saber a natureza e classificao desse
documento.
Tudo isso, para saber qual deve ser o procedimento dado ele.
Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser :
Didatismo e Conhecimento
Ostensivos ou ordinrios: Documentos comuns, que no pos-
suem sigilo. Esta classificao dada aos assuntos cuja divulgao
no prejudica a administrao.
Sigilosos: Por sua natureza, devem ser de conhecimento res-
trito e, portanto, requerem medidas especiais de guarda para sua
custdia e divulgao.
Segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso do meio
que pode circular, so quatro os graus de sigilo e suas correspon-
dentes categorias:
a)ultrassecreto
b)secreto
c)Confidencial
d)Reservado
Os ultrassecretos so os de assuntos que requeiram excepcio-
nal grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devem ser
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Os secretos so dados assuntos que requeiram alto grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimen-
to de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou
ao seu manuseio, sejam autorizadas a tomar conhecimento, funcio-
nalmente. So assuntos normalmente classificados como secretos
ou referentes a planos, programas e medidas governamentais; os
assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer
o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso.
Os confidenciais so os assuntos que, embora no requeiram
alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoas no autori-
zadas pode ser prejudicial a um indivduo ou entidade, ou ainda,
criar embarao administrativo.
So assuntos normalmente classificados como confidenciais
os referentes a pessoal, material, finanas, etc., cujo sigilo deve ser
mantido por interesse do governo ou entidade.
Os Reservados so dados aos assuntos que no devem ser do
conhecimento pblico em geral. So assuntos normalmente classi-
ficados como reservados:
- informaes de qualquer natureza
- assuntos tcnicos
- partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas
ordens de execuo
- cartas, fotografias areas e negativas nacionais ou estrangei-
ras que indiquem instalaes importantes.
Documentao o conjunto documentos, que so fontes de
informaes,que ajudam a tomar decises, comprovam situaes
e registram acontecimentos.
Tem como caracterstica reunir informaes escritas acumu-
ladas numa linha sucessiva, quando dizem respeito a uma organi-
zao ou a um indivduo, assumem a caracterstica de documento.
O conjunto dos documentos passa a constituir a documen-
tao, com fins comerciais, pessoais, institucionais, jurdicos,
escolares. Ou seja, isso vai depender de sua natureza e tipologia,
e tambm, do assunto.
Objetivos da gesto de documentos:
- Assegurar o pleno exerccio da cidadania
- Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes
- Promover a transparncia das aes administrativas
- Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao
pblica ou privada
29
 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
- Agilizar o processo decisrio
- Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe
- Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos
- Racionalizar a produo dos documentos9
- Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia,
recolhimento, guarda e eliminao de documentos
- Preservar o patrimnio documental considerado de guarda
permanente.
Atividades da gesto de documentos
- Produo de documentos elaborao padronizada de tipos/
sries documentais, implantao de sistemas de organizao da in-
formao e aplicao de novas tecnologias aos procedimentos ad-
ministrativos.
- Utilizao dos documentos - inclui todas as atividades de Pro-
tocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao
e expedio), todas as atividades de Arquivo (organizao e arqui-
vamento, reproduo, acesso documentao e recuperao de in-
formaes) e a gesto de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles
manuais ou informatizados.
- Destinao de documentos - inclui uma das atividades mais
complexas da gesto de documentos que a avaliao. A avaliao
se desenvolve a partir da classificao dos documentos produzidos,
recebidos e acumulados pelos rgos pblicos ou empresas priva-
das, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinao
final, garantindo a preservao de documentos de guarda perma-
nente e a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor
probatrio e informativo.
- Tramitao - estudo das instncias de deciso, padronizao e
controle do fluxo documental (workflow).
- Organizao e arquivamento de acordo com os critrios de-
finidos no Plano de Classificao.
- Reproduo Duas razes para a reproduo: 1. reproduo
visando a preservao do documento original de guarda permanente
e, 2. reproduo visando a substituio do documento em papel pelo
microfilme. O documento em papel de guarda temporria poder ser
eliminado e o microfilme dever ser preservado pelo prazo indicado
na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.
- Classificao recupera o contexto de produo dos docu-
mentos, isto , a funo e a atividade que determinou a sua produo
e identifica os tipos/sries documentais.
- Avaliao trabalho multidisciplinar que consiste em identi-
ficar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinao (eliminao
ou guarda permanente).
Fonte: Arquivo do estado de So Paulo.
Classificao:analisar ou interpretar o contedodo documento,
determinar oassunto e enquadr-lo no plano de classificao de
documentos adotado pelainstituio Registro:Colocarocarim-
bocomadataeonmeroqueodocumentodevereceber dera sobretudo, a forma e as razes que determinaram sua existn-
Recibo deentrega:Entregarascorrespondnciasmediantere
cibo
Expedio:Receber adocumentaoexpedidapelossetoresd
a empresa paraenvio,dataroriginalecpias,expedirooriginal,de
volveracpiaaosetorresponsvel
Atendimento: Consiste em prestar informaes de sua rea
de competncia, bem comorealizaremprstimos.
Didatismo e Conhecimento
No que se refere aos documentos produzidos e recebi-
dospelainstituio em decorrnciadesuasatividades,soatribui-
esdoprotocolo:
Anlise do contedo: verificar a existncia de despachos
em todos os documentosquechegaraosetor
Conservao para preservao: retirar o excesso de
objetos metlicos (grampos, clips) esefor imprescindvel ouso,
tentar dentro do possvel, substituir todos estes objetos metli-
cosporobjetosde plsticos
Anlise da classificao: Avaliar se a classificao atribuda
est correta
(principalmente em caso de pedido de arquivamentodefiniti-
vo) retificando-a,quandofor ocaso
Arquivamento:arquivarodocumentodeacordocomoscrit
riosadotados
Emprstimo: Talvez a mais especial das atividades arqui
vsticas, afinal, essa uma das essncias da criao dos arquivo
s: Compartilhar informaes; torna-las disponveis e de fcil
localizao.
Controlede emprstimos:Controlar atravsdeficha manual
ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou
documento,osetoreadata.
O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s
funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixan-
do claras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que
a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do orga-
nismo produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias,
classes genricas, que dizem respeito s funes/atividades detec-
tadas (estejam elas configuradas ou no em estruturas especficas,
como departamentos, divises, etc.). Exemplo: uma classe Ad-
ministrao de Finanas, subdividida em quatro outras: Con-
trole oramentrio geral, Receita, Despesa, Movimentao
bancria. Outro exemplo: uma classe Departamento Financei-
ro, subdividida em duas: Contabilidade e Tesouraria. Nas
subclasses, sero inseridas as sries tipolgicas: notas de empenho
e comprovantes de pagamento, ligados s atividades de despesas
controladas pela rea de Contabilidade; extratos bancrios, folhas
de conciliao bancria, registro dirio de caixa e bancos, todos
ligados s atividades de controle da movimentao bancria, de
modo geral.
A classificao geralmente traduzida em esquema no qual
a hierarquia entre as classes e subclasses aparecem representadas
espacialmente. Esse esquema chamado plano de classificao.
Quanto ordenao, seu objetivo bsico facilitar e agilizar
a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma
mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo documental, os
documentos atingem um volume significativo. A adoo de um ou
mais critrios de ordenao para uma srie documental permite
evitar, em princpio, que, para a localizao de um nico documen-
to, seja necessria a consulta de dezenas ou centenas de outros.
O procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os
tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas, consi-
cia (como e por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os
tipos documentais especialmente do ponto de vista das consultas
que lhes forem feitas.
Utilizando o exemplo dado anteriormente: cabe ordenao
definir a melhor maneira de dispor fisicamente as notas de empe-
nho (numericamente?), os extratos bancrios (cronologicamente?)
e todos os demais tipos documentais.
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 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
- POSSVEL CLASSIFICAR SEM ORDENAR?
Certamente, possvel classificar sem ordenar, mas no re-
comendvel (pois a organizao dos documentos ficar incomple-
ta). Documentos organizados atravs de um plano de classificao
que no estiverem ordenados por nenhum critrio sero mais difi-
cilmente manipulados (o acesso a eles ser mais difcil).
- POSSVEL ORDENAR SEM CLASSIFICAR?
No Brasil, na maior parte dos organismos acumuladores/ pro-
dutores de arquivos, so pouco frequentes que a organizao dos
documentos esteja a cargo de um profissional que conhea e apli-
que ao seu trabalho os princpios tcnicos arquivsticos. Assim,
muito raro encontrar, nestes organismos, documentos classificados
de acordo com a estrutura ou com as funes que os geraram. Mais
comumente, a organizao dos documentos de arquivo costuma
ser resumida sua ordenao - aps serem separados por tipo ou
espcie, so ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou nu-
mericamente.
No entanto, tal organizao no suficiente para informar so-
bre os vnculos da documentao com o seu organismo produtor.
A natureza destes vnculos fica verdadeiramente clara atravs do
plano de classificao.
Assim, exatamente em funo de sua complementaridade
que a classificao e a ordenao esto sendo aqui consideradas
de forma conjunta.
Sem a classificao, fica nebulosa a caracterstica que torna os
documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relao aos
demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de ar-
quivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos
quadros gerais de sua produo - ou, expresso de outra forma, sem
o estabelecimento de seus vnculos orgnicos. Por consequncia,
a classificao torna-se condio para a compreenso plena dos
documentos de arquivo tanto a perspectiva de quem os organiza
como de quem os consulta. De outro lado, o acesso bem sucedido
documentao est associado, entre outros fatores, sua localiza-
o rpida e precisa, algo que depende da conveniente ordenao
dos documentos.
Buscar alcanar boa qualidade tcnica na organizao de do-
cumentos de arquivo, que implica entender a necessidade de rea-
lizao conjunta - embora no necessariamente simultnea - dos
procedimentos de classificao e de ordenao.
- A ORDENAO SOBRE QUAIS DOCUMENTOS RE-
CAI?
A ordenao est sendo entendida como, tecnicamente muito
menos complexa que a classificao: trata-se de estabelecer um ou
mais critrios que determinem a disposio fsica de um dado con-
junto de documentos - e no um conjunto qualquer, mas uma s-
rie, isto , o conjunto de unidades de um mesmo tipo documental.
Em princpio, se a classificao precedeu a ordenao, os diversos
tipos documentais devero ser facilmente visualizveis, pois, es-
taro (ou deveriam estar) contidos no plano, identificveis sempre
como as menores subdivises no interior de cada grande classe.
Tabela de Temporalidade um documento que define prazos
de guarda e destinao de documentos de valor corrente e/ou in-
termedirio, produzidos e recebidos dentro de uma organizao.
Alm disso, estabelece a destinao de documentos, que pode ser
por descarte e guarda permanente dos documentos de valor hist-
rico.
Didatismo e Conhecimento
Esse instrumento se utilizado racionalmente, poder propiciar
um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez
na recuperao das informaes, bem como, oferecer suporte s
decises, alm de maximizar o fluxo documental.
o instrumento com o qual se determina o prazo de
permanncia de um documento em umarquivoe sua destinao
aps este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados
por mais tempo como os relacionados s reas: contbil,fiscal, fi-
nanceira e pessoal. Ela muito utilizada pelos rgos pblicos.
importante frisar que a eliminao de documentos de arquivos,
devem obedecer s normas do CONARQ (Conselho Nacional de
Arquivos), em destaque os documentos produzidos por todos os
rgos integrantes do poder pblico.
A tabela de temporalidade documental (TTD) oinstrumento
de gesto arquivsticaque determina:
Os prazos em que os documentos devem ser mantidos
noarquivo corrente(setorial);
Quando devem ser transferidos ao arquivo intermedi-
rio(central);
E por quanto tempo devem ali permanecer.
Alm disso, a TTD estabelece critrios para a migrao de
suporte(microforma,digitalizaoetc.) e para aeliminaooure-
colhimento dos documentos aoarquivo permanente.
necessrio que cada organizao faa a constituio legal
de sua Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
Dependendo do porte, poder haver mais de uma Comisso.
A comisso permanente de avaliao de documentos tem por
finalidade assessorar Diviso de Arquivo Geral nas aes e pro-
cedimentos referentes a avaliao documental, tambm orientar
e realizar aanlise, avaliao e seleo da produo documental
produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos
mais importantes setores da instituio.
A Tabela de temporalidade documental deve ser vista como
um documento institucional e normativo, servindo de suporte para
questes que se referem a perodos de permanncia de documen-
tos no arquivo. Os processos de arquivamento que no estejam
orientados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas
reorganizaes, pois o crescimento em volume passa a no ter
limites, ser descontrolado e desordenado.
A equipe do arquivo ter que dedicar um tempo considervel
para trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for
a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental pro-
duzida pelaorganizao, maior ser a eficcia no processo de ar-
quivamento. A pessoa responsvel pelo processo de arquivamento
tem que ter um conhecimento bsico sobre as ferramentas da TTD
para que haja o melhor funcionamento do arquivo.
So inmeras as vantagens da aplicao de uma TTD, como
por exemplo, diminuio da ocupao doespaofsico, agilidade
na recuperao da informao, definies de responsabilidade para
com a gesto dos processos de arquivamento, diminuio com
custos operacionais, controle geral da massa documental, eficcia
sobre a gesto documental.
As organizaes devem levar em considerao algumas
orientaes prticas para efetivao das TTDs que so as se-
guintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismosde
execuo; a participao de todos da organizao para criao da
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos; obteno de
conhecimento sobre a estrutura funcional da organizao e de seu
objetivo, ou seja, das atividades meio e fim; conhecer a tipologia
documental produzida ou recebida pela organizao.
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 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
ARQUIVOS PERMANENTES
Arquivos permanentes so conjuntos de documentos custodiados
em carter definitivo, em funo de seu valor.
Os arquivos permanentes so aqueles que j passaram pelo ar-
quivo corrente e intermedirio. E por no ter data de temporalidade,
ou seja, a validade perptua. E devem ficar em um arquivo no qual
no h periodicidade
O arquivo permanente corresponde ao 3 e ltimo ciclo de vida
de um documento. composto por todos os documentos que, tendo
perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatrio, in-
formativo, histrico e de investigao no podem ser destruidos, sen-
do pois de conservao permanente ou definitiva.
Em arquivologia entende-se porarranjo a ordenao dos docu-
mentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se
necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,
e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As
atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e
fsicas
O arranjo o processo de agrupamento dos documentos singula-
res em unidades significativas e o agrupamento, em relao significa-
tiva, de tais unidades entre si. Ou seja, processo que, na organizao
de arquivos permanentes, consiste na ordenao - estrutural ou fun-
cional - dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro
dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
Sendo assim, uma atividade tcnica e intelectual semelhante
classificao. Porm, com uma diferena importante: o arranjo rea-
lizado na fase permanente.
O instrumento oriundo o quadro de arranjo constitudo ora pela
forma orgnico-estrutural, ora de acordo com as classes e subgrupos
destinados fase permanente do plano de classificao.
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos
recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes
influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, im-
portantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos
arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo do-
cumental.
O arranjo jamais deve ser confundido com a ordenao (em que
surgem as tcnicas de arquivamento), que a atividade de organizar o
acervo documental (ora por ordem alfabtica, numrica, cronolgica
ou geogrfica ou outras maneiras), de forma que seja facilitada a pes-
quisa aos usurios.
Fundo de arquivo o conjunto documental proveniente de uma
pessoa fsica ou jurdica no mbito de suas atividades. Um exemplo
o Ministrio da Sade.
O arquivista responsvel deve inserir o Ministrio como fundo,
porque a instituio que rene a documentao de acordo com as
funes, atividades e tarefas exercidas.
O fundo pode ser aberto (se a instituio estiver realizando suas
atividades) ou fechado (se a instituio estiver encerrada). Depois
de fechado, o fundo no pode receber mais documentao aps a
data-limite que indica o encerramento das atividades da instituio.
Porm, no significa dizer que os documentos no podem ser con-
sultados. Eles podem se no forem classificados, como sigilosos.
No fundo, podem ser reunidos graus de hierarquias diferentes,
conforme a complexidade organizacional e funcional da rea:
Didatismo e Conhecimento
1. Fundo (Ministrio da Sade)
2. Sees (Secretaria Executiva)
3. Grupos (Coordenao-Geral de Gesto de Pessoas)
4. Sries (Coordenao de Pessoal Inativo)
5. Item documental (dossi ou processo)
Essas hierarquias so bsicas. E existem, ainda, subfundos,
subgrupos, subsees ou subsries, que podero ser estabelecidos
a critrio do arquivista responsvel. No existe consenso na rea
a respeito deste nvel hierrquico, nem entre o Arquivo Nacional.
O sistema de arranjo deve ser baseado na organizao original
do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do
rgo administrativo que o produziu.
Princpios de arranjo dearquivos: O conservador de arquivos
no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica
repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documen-
tos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos
sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas
subdivises administrativas e de numerosos funcionrios indivi-
duais. Arranja seus documentos para uso no corrente, em contra-
posio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princ-
pios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao
predeterminada ou esquema dearquivamento.
Exerccios;
1) TCE/ES - Analista Administrativo CESPE/2013)
Uma informao classificada como secreta deve permanecer
sigilosa por:
a) vinte e cinco anos.
b) cinco anos.
c) dez anos.
d) quinze anos.
e) vinte anos.
2) TCE/ES - Analista Administrativo CESPE/2013) Os
elementos estruturais que compem o sistema arquivstico ins-
titucional incluem o(a)
a) plano de classificao.
b) unidade poltico-administrativa responsvel pela ges-
to dos arquivos.
c) profissional qualificado.
d) depsito de arquivo.
e) tabela de temporalidade.
3) (PC/DF - Escrivo de Polcia CESPE/2013) A clas-
sificao de documentos de arquivo realizada a partir de um
instrumento especfico para essa tarefa denominado tabela de
temporalidade.
Certo
Errado
4) (TCE/RS Oficial de Controle Externo - CES-
PE/2013) O mtodo de arquivamento alfanumrico, que con-
siste na combinao de letras e nmeros, pertence ao sistema
indireto.
Certo
Errado
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 CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Auxiliar em Administrao
5) (TCE/RS Oficial de Controle Externo - CES-
PE/2013) O arquivo permanente constitudo essencialmente ANOTAES
de documentos que perderam todo o valor de natureza admi-
nistrativa, mas que devem ser conservados em razo do seu
valor histrico.
Certo
Errado

Gabarito comentado;
1) Vejamos: Lei de Acesso a Informao 12.527/11, estabe-
lece que uma informao deve permanecer sigilosa:
Ultrassecreto:25 anos
Secreto:15 anos

Reservado:5 anos

RESPOSTA: D

2) Vejamos: A unidade poltico-administrativa a respon-

svel pela gesto dos arquivos e um elemento que compes o
sistema arquivstivo institucional.
Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade so ferra-
mentas da gesto de arquivos; o profissional qualificado funda-
mental para gerenciar o sistema, e depsito de arquivo o local no

qual onde ele permanece.

RESPOSTA: B

3) Vejamos: A tabela de temporalidade um instrumento
arquivstico resultante deavaliao, e no da classificao que tem
por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos.
RESPOSTA: Errado

4) Vejamos: Os sistemas de arquivamento, so: Direto e In-

direto.
Direto: a busca do documento feita diretamente no local
onde est arquivado.
Indireto: para a busca do documento necessita antes consultar
um ndice ou um cdigo.

RESPOSTA: ERRADO

5) Vejamos: Para a Lei de Arquivos, Arquivo permanente :
conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e infor-
mativo que devem ser definitivamente preservados.
RESPOSTA: CERTO

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