KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, saya
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah,
dan inayah-Nya kepada saya, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah Administrasi
Investaris Sekolah.

Adapun makalah Administrasi Investaris Sekolah tentang kegiatan yang dilakukan oleh
bagian administrasi investaris sekolah ini telah saya usahakan semaksimal mungkin dan tentunya
dengan bantuan berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu
saya tidak lupa menyampaikan banyak terima kasih kepada pihak yang telah membantu saya
dalam pembuatan makalah ini. Namun tidak lepas dari semua itu, saya menyadari sepenuhnya
bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi lainnya. Oleh karena itu
dengan lapang dada dan tangan terbuka saya membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang
ingin memberi saran dan kritik kepada saya sehingga saya dapat memperbaiki makalah
Administrasi Investaris Sekolah ini.

Akhirnya penyusun mengharapkan semoga dari makalah Administrasi Investaris Sekolah

ini kita dapat mengambil hikmah dan manfaatnya sehingga dapat memberikan inspirasi terhadap
pembaca.

Gadut, Juni 2015

Penyusun
 Daftar Isi

KATA PENGANTAR......................................................................................................... i
1. PENDAHULUAN..................................................................................................... 2
2. POKOK BAHASAN.................................................................................................. 2
3. PEMBAHASAN....................................................................................................... 2
a. Definisi inventaris sekolah........................................................................................ 2
b. Tujuan dan manfaat inventarisasi sekolah......................................................................2
c. Job tenaga administrasi inventaris sekolah.....................................................................2
d. Pengadministrasian barang inventaris sekolah................................................................2
e. Klasifikasi dan kode barang inventaris sekolah...............................................................2
f. Pelaporan inventarisasi sekolah.................................................................................. 2
g. Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah...........................................................2
4. KESIMPULAN......................................................................................................... 2
5. PENUTUP............................................................................................................... 2
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................ 2

1. PENDAHULUAN
Sekolah merupakan instansi pendidikan yang berintregitas antara komponen yang
satu dengan yang lain. Salah satu komponen pendukung yang penting dalam instansi
pendidikan, dalam hal ini sekolah adalah tenaga administrasi. Peran dari tenaga
administrasi sekolah sangatlah penting dalam mendukung kesuksesan dan kelancaran tata
administrasi sekolah. Di dalam menangani tata adminsitrasi sekolah dibutuhkan suatu
keahlian dan kemampuan yang cukup dalam bidang administrasi. Oleh karena itu
sumberdaya manusia dalam hal ini tenaga administrasi menjadi komponen yang penting
dalam suatu sekolah.
Berkenaan dengan hal itu semua, peran dari tenaga dalam hal ini sumberdaya
manusia di dalam memperlancar tata administrasi sekolah sangatlah penting, serta tidak
bisa dipisahkan antara komponen yang satu dengan yang lain. Di samping itu, dibutuhkan
suatu keahlian juga ketrampilan di dalam menangani urusan tata administrasi sekolah
tersebut.Maka dari itu itu sangat diperlukan tenaga tata administrasi yang terampil,
handal, serta faham akan job diskripsinya. Masih kurang dan rendahnya kompetensi yang
 dimiliki tenaga tata administrasi sekolah menjadi sebuah fenomena yang perlu
dituntaskan dengan segera. Karena peran dari tenaga tata adminstrasi di dalam sebuah
sekolah diibaratkan sebagai sebuah nyawa yang bergantung pada bentuk fisiknya.

2. POKOK BAHASAN
Di dalam makalah ini, saya akan membahas tentang:
a. Definisi inventaris sekolah
b. Tujuan dan manfaat inventarisasi sekolah
c. Job tenaga administrasi inventaris sekolah
d. Pengadministrasian barang inventaris sekolah
e. Klasifikasi dan kode barang inventaris sekolah
f. Pelaporan inventarisasi sekolah
g. Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah

3. PEMBAHASAN

a. Definisi inventaris sekolah

Inventaris berasal dari bahasa latin inventarium yang berarti daftar barang-
barang, bahan dan sebagainya. Berarti inventaris sekolah adalah pencatatan atau
pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang
secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Barang
inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik
yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai
pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna
menunjang kelancaran proses belajar mengajar. Tiap sekolah wajib
menyelenggarakan inventarisasi barang milik negara yang dikuasai/diurus oleh
sekolah masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap. Kepala sekolah melakukan
dan bertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik dan pengisian daftar
inventaris barang milik negara yang ada di sekolahnya.

b. Tujuan dan manfaat inventarisasi sekolah

 1) Tujuan inventarisasi sekolah
Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha
penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif yang dimiliki oleh
suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan
sebagai berikut:
a) Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi yang dimiliki oleh suatu
sekolah.
b) Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun untuk
pemeliharaan.
c) Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah
dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.
d) Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian
2) Manfaat inventarisasi sekolah
Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang
lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni sebagai
berikut:
a. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan
menyusun rencana kebutuhan barang.
b. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam
pengarahan pengadaan barang.
c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam
penyaluran barang.
d. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua,
rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.
e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan
dan pengendalian barang.

c. Job tenaga administrasi inventaris sekolah

Job dari tenaga administrasi yang berkecimpung dalam inventarisasi meliputi:
a. Mengklasifikasikan setiap item yang akan diinventasisasi.
b. Mengisi golongan inventaris.
c. Mengisi golongan non inventaris.
d. Memberikan kode ataupun nomor pada barang inventaris.
e. Memberikan kode ataupun nomor pada barang non inventaris.
f. Mencatatkan dan mengisi barang inventaris apa saja pada buku induk
inventaris.
g. Mencatat penerimaan barang inventaris dan non inventaris.
h. Membuat daftar penggunaan barang inventaris.
i. Mencatat daftar penggunaan barang inventaris.
 j. Membuat rencana penambahan barang inventaris.
k. Membuat laporan setiap tribulan atau tahunan.

d. Pengadministrasian barang inventaris sekolah

Pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

a. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang
inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal
penerimaannya.
b. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat
barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.
c. Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang
habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta
dan sejenisnya.
d. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tempat
mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris
sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar
ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris.
e. Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua
barang inventaris menurut golongan barangnya.
f. Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar
yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal
1 April tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut,
dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 April tahun anggaran
berikutnya.

Untuk Daftar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasinya, sekolah wajib

membuat dan mengisinya dalam rangkap 2 (dua) untuk disampaikan 1 set (asli)
kepada unit kerja yang membawahinya dan 1 set (tembusan) untuk arsip sendiri.

e. Klasifikasi dan kode barang inventaris sekolah

Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah

agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus
untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun
melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut
maka bentuk lambang, sandi atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama
atau uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau jenis barang haruslah bersifat
membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam mendapatkan kembali
barang yang diinginkan.
Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian
kelompok/jenis barang adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun
menurut pola tertentu, agar mudah diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk
mengenai formulir nama yang harus dipergunakan untuk tempat mencatat jenis
barang tertentu. Di samping itu pula, penyusunan angka nomor kode ini diusahakan
agar memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang secara
langsung menangani pencatatan barang.

f. Pelaporan inventarisasi sekolah

i. Laporan triwulan mutasi barang inventaris
1. Tiap sekolah dan unit pelaksana teknis wajib membuat daftar laporan
triwulan mutasi barang inventaris rangkap 2 (dua), untuk disampaikan 1
(satu) set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat
dan 1 set untuk arsip sendiri. Laporan tersebut harus sudah disampaikan
paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan tahun anggaran berjalan.
2. Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota membuat rekapitulasi laporan
triwulan yang berasal dari sekolah/UPT/Dinas Pendidikan Kecamatan.
Selanjutnya Kantor Depdik Kabupaten/Kota sendiri menyampaikan kepada
Dinas Pendidikan Propinsi setempat u.p Kepala Bagian Perlengkapan.
ii. Laporan tahunan inventaris
1. Tiap sekolah wajib mengisi Daftar Isian Inventaris dan Rekapitulasi Barang
Inventaris rangkap 2 (dua). Laporan Tahunan Inventaris (yang membuat
Daftar Isian Inventaris dan Rekapitulasi Barang Inventaris) disampaikan 1
set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota (Inspektorat)
setempat.
2. Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota (Inspektorat) wajib mengisi
Daftar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasi Laporan Tahunan Inventaris
yang berasal dari sekolah/UPT di lingkungannya. Laporan Tahunan
Inventaris tersebut disampaikan kepada Kepala Dinas Pendidikan Propinsi
u.p Kepala Bagian Perlengkapan.
 g. Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah

Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah mempunyai nilai berharga
dalam menunjang tugas tugas di sebuah instansi. Sayangnya, sekarang ini mutu dan
kinerja tenaga tata administrasi sekolah masih rendah, fenomena ini hanyalah didasarkan
pada pengamatan penulis dari berbagai sample kasus yang terdapat di sekitar lingkungan
penulis.
Selain itu banyaknya tenaga tata administrasi yang merangkap melakukan tugas
selain tugas tata administrasi itu sendiri. Hal tersebut yang menyebabkan suatu tatanan
administrasi di dalam sebuah instansi tidak bisa berjalan secara maksimal. Fenomena ini
banyak terjadi di sekitar lingkungan penulis sendiri, karena penulis juga mengalami hal
tersebut. Di tambah lagi sebagian besar instansi di tingkat dasar atau sekolah dasar tidak
memiliki tenaga tata administrasi yang cakap dan mampu di bidangnya. Boleh dikatakan
masih amburadul dan tidak tertib.Padahal kita juga menyadari bahwa peran dari tenaga
tata administrasi sangat dibutuhkan dalam sebuah instansi, apalagi menjemput era
Informasi dan Tekhnologi seperti sekarang ini. Setiap sumberdaya manusia yang bergerak
di berbagai instansi saat ini dituntut untuk melek mata menyongsong keberadaan
Informasi dan Tekhnologi yang bergulir secara cepat saat ini.
Sumberdaya manusia merupakan individu yang penting, terutama dalam sebuah
instansi pendidikan. Akan tetapi di dalam mendukung semua tugas yang berjalan di
dalam instansi dibutuhkan tenaga tata adminsitrasi yang mempunyai disiplin, loyalitas,
dan tanggung jawab terhadap tugas tugas mereka. Untuk itu, di dalam mewujudkan dan
memperlancar tugas tugas di dalam instansi pendidikan diharapkan antara komponen
satu dengan yang lain harus bersinergi, bekerja sama dan juga bertanggung jawab.
Keberadaan tenaga tata administrasi di dalam sebuah instansi pendidikan ke
depannya harus benar benar dipertimbangkan, baik dalam hal mutu, kualitas,
kemampuan, kecakapan, keahlian, dan tanggungjawab di dalam mengemban tugas
tugas kedinasan. Dan, hal itu semua selayaknya diimbangi dengan pendapatan yang
diperoleh oleh tenaga tata administrasi itu sendiri di dalam meningkatkan etos kerja
mereka. Janganlah hanya menjadi slogan belaka, ironis jadinya.
 Dengan eksisnya tenaga tata administrasi yang diharapkan berperan secara
professional, diharapkan juga setiap komponen yang terdapat di instansi pendidikan
mampu mengoptimalkan kinerja mereka masing masing.Peran ganda dan rangkap
seharusnya diakhiri, untuk mencapai hasil yang maksimal. Karena dengan adanya job
description yang jelas profesionalitas dapat tercapai di instansi pendidikan tersebut, selain
itu juga dapat meningkatkan mutu manajemen sekolah itu sendiri.Oleh karena itu, selain
memiliki kemampuan, kecakapan, keahlian yang memadai, diharapkan tenaga tata
administrasi juga harus mempunayi visi dan komitmen di dalam memajukan sebuah
instansi pendidikan khususnya, dunia pendidikan pada umumnya.
Di bawah ini rekapitulasi sisa barang pakai habis Per 31 Desember 2012 SMA
Negeri 2 Tilatang Kamang:

REKAPITULASI SISA BARANG PAKAI HABIS

PER 31 DESEMBER 2012
SMA NEGERI 2 TILATANG KAMANG

STOK TAHUN LALU TAHUN 210

N SATUAN
JENIS BARANG (31 Desember 2011) PENGADAA JUMLA PENGELUARA BA
O (UNIT/BH)
(UNIT/BH) N H N
1 2 3 4 5 6=4+5 7 8

1 2 0
Spidol 2 warna lusin 0 2

2 5 2
Kertas jilid pak 0 5

3 90 70
Map tulang plastik buah 10 100

4 24 0
Baterai besar buah 5 29

5 2 1
Amplop putih kecil pak 0 2

6 2 1
Amplop putih besar pak 0 2

7 180 165
Pensil 2B buah 105 285
8 File Lucky buah 1 20 21 21
9 Penghapus buah 93 100 193 93
10 Tinta print hitam buah 12 15 27 27
11 Bantal stempel B buah 0 2 2 2

12 90 135
Kertas HVS F4 rim 53 143

13 1 0
Pelubang kertas Besar buah 0 1

14 10 3
Tinta print DP 27 kotak 0 10

15 40 20
Tinta print 40 kotak 0 40
Jumlah
Jumlah Pindahan

16 15 0
Spidol WB lusin 8 23

17 2 1
Stabilo lusin 0 2

18 11 0
Box file buah 1 12

19 5 0
Map ordner 401 buah 0 5

20 400 469
Map snelhecter buah 149 549

21 89
Buku kwarto isi 100 buah 54 40 94

22 0
Tinta printer DP 41 kotak 0 10 10

23 3
Lakban hitam 1,5" buah 0 10 10

24 14
Lakban hitam 2" buah 11 10 21

Jumlah

25 19
Pena gel lusin 14 8 22

26 4
Type X buah 4 20 24

27 2
Refil boliner lusin 0 3 3

28 7
Map combo buah 1 20 21

29 23
Kertas stensil rim 5 20 25
30 Buku isi 40 buah 95 200 295 102
31 8
Double folio rim 11 10 21
32 CD R buah 44 50 94 45

33 7
Amplop folio pak 6 2 8

34 2
Kwitansi NCR buah 2 1 3

35 0
CD Case tabung buah 0 1 1

36 0
Pena boliner lusin 0 1 1

37 8
Tinta spidol WB lusin 8 10 18

JUMLAH

Jumlah Pindahan
ALAT KEBERSIHAN

1 12
Tisue buah 0 30 30

2 0
Pengharum botol 0 2 2

3 0
Karbol buah 0 5 5

4 3
Sapu plastik buah 0 12 12

5 4
Stella gantung buah 0 8 8

6 0
Tong sampah buah 0 3 3

7 0
Kemoceng buah 0 12 12

8 0
Sunlight buah 0 15 15

9 16 1
Yurisol buah 1 15

10 2 0
Sapu loteng buah 0 2

JUMLAH
CETAKAN
1 Amplop cetak folio pak 5 20 25 11
2 0
Amplop cetak dinas pak 8 7 15

3 0
Amplop cetak dinas pak 0 1 1
4 Sampul rapor lembar 0 80 80 80

JUMLAH
 Table di atas menunjukkan berapa banyak barang terpakai habis pada SMA
Negeri 2 Tilatang Kamang per 31 Desember 2012.

4. KESIMPULAN
Dari paparan di atas, saya dapat menyimpulkan bahwa inventaris sekolah adalah
pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris
barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Secara
umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan
pengawasan yang efektif yang dimiliki oleh suatu sekolah. Pada dasarnya maksud dan
tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan
efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang
tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang.

5. PENUTUP
Demikianlah makalah yang dapat saya susun, saya yakin masih banyak
kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saya mengharapkan
saran dan kritik yang membangun dari saudara-saudara. Semoga makalah ini dapat
membawa berkah dan manfaat bagi kita semua. Amin.
 DAFTAR PUSTAKA

Daryanto, 2008. Administrasi Pendidikan, Jakarta: Rineka Cipta.

Gunawan, Ary H., 1996. Administrasi Sekolah, Jakarta: Rineka Cipta.
Purwanto, M. Ngalim, 2008. Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: PT Rosda Karya.
Suryosubroto, 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah, Jakarta: Rineka Cipta.
Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), Hlm. 141
Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), Hlm. 26-27
Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah,Hlm. 144
Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2008), Hlm. 26
M. Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Bandung: PT Rosda Karya,
2008), Hlm. 99