ACTA DE REUNION

En las instalaciones de Velotax Paloquemao, el da viernes 10 de Febrero del 2017 a las

10:00 am se reunieron las siguientes personas:

Gernimo Herazo Ortiz

Evangelina Ortiz
Laura Herazo Ortiz
Sharly Dayana Morales L.
Ana Beatriz Gmez
Javier Fernndez
Jorge Suarez
Ral Leal
Ricardo Aldana

El Gerente General Sr. Gernimo Herazo, da inicio a la reunin con la presentacin de la

Srta. Sharly Dayana Morales, quien sea la persona encargada del area de Talento
Humano de VELOPOSTAL S.A.S en la ciudad de Bogot.

El Sr. Gernimo Herazo da continuidad a la reunin dando a conocer los cuatro aspectos
que trataran en cada una de las reuniones que son:

1. Administrativo y Talento Humano

2. Comercial
3. Operativo
4. Contable

Iniciando con el rea administrativa y de talento humano, el Gerente General expone el

nuevo proceso que se manejara respecto a los permisos de trabajo, los cuales se debern
solicitar con 72 horas de anticipacin y de forma escrita. Todo permiso de ndole medico
se deber solicitar de la misma forma, pero con 48 horas de anticipacin, con el fin de dar
su respectivo manejo interno; se tendr un plazo de 24 horas para dar respuesta del
mismo, y no se aceptaran solicitudes y autorizaciones de manera verbal, estos permisos
debern de ir con copia al E-mail de la Sra. Evangelina Ortiz y Laura Herazo.

Todas las faltas presentadas con el personal de cada oficina, se deber de reportar de
manera escrita y verbal al departamento de Talento Humano con el fin de realizar los
correctivos pertinentes, los cuales se expusieron de la siguiente manera:
 Despus de recibir el reporte con la falta, se verificara en el reglamento interno con
el fin de proceder a realizar de manera escrita la citacin a descargos.
Se realizaran los respectivos descargos por la situacin presentada.
Se harn los respectivos llamados de atencin (1) con el fin de corregir, enmendar
o solucionar lo sucedido, el cual ira con copia a la Hoja de Vida
Siendo pasado por alto este primer llamado de atencin, se realizara un segundo
llamado de atencin el cual va acompaado de una suspensin, que de acuerdo al
captulo XXII del RIT (Reglamento Interno de Trabajo) los das oscilan entre 1 y 8
das.
Al tercer llamado se har una suspensin entre 9 a 15 das segn el RIT.
Llegndose al caso que despus de realizadas estas sanciones y llamados de
atencin se proceder a la terminacin del contrato laboral.

Ser responsabilidad del departamento de Talento Humano, hacer entrega de los

desprendibles de nomina, certificaciones laborales y verificacin del cumplimiento del
horario laboral establecido por la gerencia en reuniones anteriores.

De acuerdo a instrucciones dadas por el Gerente General, el rea de Talento Humano

deber estar a cargo de las entrevistas del personal interesado en el vacante, y tambin
ser apoyo en las inducciones y capacitaciones del nuevo personal.

Se contina con el rea Comercial donde se expone el control y seguimiento que se har
sobre el cumplimiento de presupuesto, el cual tuvo incremento del 9% sobre las ventas
(flete) del ao 2016, estos se harn por medio de cuadros de Excel, los cuales se
enviaran a diario a cada una de las oficinas y estar a cargo de Sharly Morales.

Las oficinas con 3 0 4 meses de incumplimiento sobre las ventas ser evaluada, al igual
que se evaluaran en visitas de servicio al cliente, la atencin prestada a los clientes por
parte del coordinador de oficina y sus auxiliares.

Cada oficina deber de llevar un control fsico de cada uno de sus clientes paretos, estas
carpetas debern contener toda la documentacin del cliente, reclamaciones y dems
informacin se crea importante para situaciones futuras; al igual que se debern identificar
aquellos clientes que se crea que estn afectado la parte operativa con el fin de evaluar y
dar manejo en cada reunin, junto a los clientes prospectos.

A nivel Operativo el Gerente General reitera y recomienda a los coordinadores de oficina

presente la disposicin y acompaamiento de los vehculos hasta el final de cada
operacin, al igual que debern ser siempre las personas inmediatas cuando los
vehculos presenten algn inconveniente para realizar su ruta.

Se evaluara que los protocolos de aforo se estn cumpliendo en cada oficina

(diligenciamiento completo de las guas manuales, remesas, marcacin de la mercanca,
diligenciamiento del formato de recogidas). Se reitera el buen diligenciamiento de los
formatos de ingreso y salida de los vehculos y el control de manejo de las guas
manuales.

Por inconvenientes presentados, a partir de la fecha NO se deber entregar la primer hoja

de la gua manual, sino la ultima hoja (hoja rosada).

Con el fin de finalizar la reunin se trata el aspecto contable donde se solicita el

cumplimiento del arqueo de caja de cada oficina antes de las 11:00 AM todo los das,
acompaado con el envi de los boletines, por motivos y exigencias de la gerencia de
Siberia.

La Sra. Eva, nuevamente reitera el envi de la solicitud de papelera, la cual debe hacerse
los 5 primeros das de cada mes, ya que algunas oficinas no lo estn haciendo, lo que
est generando el retraso de compra de la misma.

Por orden de la Sra. Eva, las oficinas Paloquemao y Ricaurte que estn a cargo de los
Sres. Ana Beatriz Gmez y Javier Fernndez, estarn a cargo de las ventas de la oficina
de San Andresito; siendo responsable la Sra. Ana Beatriz de las ventas de Cuenta
Corriente y el Sr. Javier Contado y Contra Entrega.

Dando finalidad se reitera el cumplimiento con la reunin de todos los viernes de 10:00
am 12:00 pm, la cual estar dividida de la siguiente manera:

10:00am 10:45am Temas expuestos por Gerencia, Direccin Corporativa o

temas especficos.

10:45am 11:30 Temas nica y Exclusivamente Comerciales.

11:30 am 12:00 Aspectos puntuales de Operacin

TAREA PARA LA PROXIMA REUNION: Se deja el compromiso con el Sr. Jorge Suarez de
llevar copias de las guas de aforo de la transportadora expuesta en reunin.