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OIMT 2009
OIMT
Manual sobre procedimientos operativos
estndar para el ciclo de proyectos de la OIMT
SE R I E I G
15
2009
15
2009
Emmanuel Ze Meka
Director Ejecutivo
Yokohama, diciembre de 2008
Identificacin/
Cierre
formulacin
Conclusin Presentacin
Ejecucin Aprobacin
Inicio Financiacin
2 Elegibilidad de proyectos
Las propuestas de proyectos presentadas a la OIMT deben ser compatibles con el plan de accin vigente
de la Organizacin y la poltica forestal nacional de los pases miembros proponentes [Decisin
4(XXV), Anexo A]. Las propuestas deben tambin ajustarse a los objetivos de la OIMT y a las diversas
directrices normativas de la Organizacin, disponibles en su sitio web.
Sobre la base de las necesidades de los pases en desarrollo, los miembros pueden presentar propuestas de
proyectos y anteproyectos al Consejo en los mbitos de la investigacin y el desarrollo, la informacin
sobre el mercado, estadsticas, transformacin mayor y ms avanzada de maderas en los pases miembros
productores, y actividades de repoblacin y ordenacin forestal. Los proyectos y anteproyectos deben
contribuir a la consecucin de uno o ms objetivos de la OIMT.
4 Herramientas computarizadas
Se recomienda a los formuladores de proyectos que utilicen el software para la formulacin de proyectos
de la OIMT con el fin de facilitar la elaboracin de sus propuestas. Este software es de fcil uso y facilita el
proceso de formulacin sobre la base del Manual para la formulacin de proyectos. La Gua del Usuario
de este software de la OIMT ofrece una gua para el uso de estas herramientas computarizadas en la
elaboracin de una propuesta.
Las herramientas computarizadas permitirn a los autores de propuestas generar productos sobre los
siguientes aspectos de la formulacin de proyectos:
Anlisis del problema clave y creacin del rbol de problemas
Anlisis de los objetivos
Especificacin de productos para cada objetivo
Creacin de la matriz del marco lgico
Especificacin de actividades para cada producto
Elaboracin del plan de trabajo
Identificacin de los insumos requeridos para cada actividad
Elaboracin de tablas presupuestarias
Anlisis de supuestos
Preparacin del documento del proyecto
El software y la gua del usuario se encuentran disponibles en el sitio web de la OIMT y los formuladores
de proyectos pueden descargarlos para su uso en la elaboracin de propuestas.
5 Categoras de proyectos
Las actividades relativas a proyectos de la OIMT se clasifican en proyectos, pequeos proyectos y anteproyectos
segn los distintos requisitos y directrices con que cumplen. Cada una de estas categoras de proyectos
tiene un formato, contenido y presentacin diferente. El Manual de la OIMT para la formulacin de proyectos
(tercera edicin, 2008) especifica el formato y contenido de estos proyectos y ofrece una orientacin para
la elaboracin de propuestas ilustrada con ejemplos.
Un proyecto es una iniciativa coordinada, dirigida a lograr uno o excepcionalmente dos objetivos especficos
correctamente articulados y relacionados con un objetivo de desarrollo ms amplio. Una propuesta de
proyecto es el documento que contiene toda la informacin pertinente para la ejecucin de un proyecto,
inclusive la definicin clara de un proceso de desarrollo, cronograma y costos, normalmente acompaados
de una solicitud de financiacin.
Funcin
El mecanismo nacional de intercambio de informacin ayudar al contacto oficial a chequear las propuestas
de proyectos o anteproyectos, antes de su presentacin, teniendo en cuenta su compatibilidad con las
prioridades nacionales y los objetivos de la OIMT. Este mecanismo se desempear como una secretara
tcnica del contacto oficial del pas para la evaluacin detallada y la priorizacin de las propuestas.
Debe tambin evaluar las ideas de proyectos de los organismos ejecutores si se presentan al contacto
oficial antes de la elaboracin de las propuestas de proyectos propiamente dichas. Por otra parte, este
mecanismo se encargar de chequear que las propuestas estn completas y se hayan preparado con el
contenido y formato apropiado a fin de permitir su correcta evaluacin.
Composicin
El mecanismo nacional de intercambio de informacin estar integrado por funcionarios y personal
del contacto oficial del pas relacionados con actividades de ordenacin y manejo forestal sostenible y
comercio de maderas. Lo ideal es que los integrantes principales estn familiarizados con las normas y
procedimientos del ciclo de proyectos de la OIMT. Tambin se puede invitar a participar en este
mecanismo a los representantes de la OIMT, los organismos ejecutores y las entidades colaboradoras, as
como instituciones acadmicas u organizaciones profesionales. El trabajo se llevar a cabo a travs de
reuniones de evaluacin, revisin de documentos pertinentes de la OIMT y del pas, entrevistas con los
actores interesados y visitas en el terreno, de ser necesario.
5 Fechas de entrega
El calendario del ciclo de proyectos de la OIMT establece que la fecha de entrega de las propuestas de
proyectos y anteproyectos para su consideracin en el siguiente perodo de sesiones del Consejo es
dos semanas despus del final del perodo de sesiones anterior.
Las fechas exactas para la presentacin de propuestas se anuncian a todos los pases miembros a travs
del calendario del ciclo de proyectos correspondiente al perodo de sesiones especfico, distribuido
como documento informativo. El calendario se coloca tambin en el sitio web de la OIMT.
Las propuestas que no se presenten dentro de los plazos fijados por la OIMT no sern consideradas
para la evaluacin.
Composicin
Los miembros del Grupo de Expertos son nombrados por el Consejo en base a sus conocimientos
tcnicos y teniendo en cuenta los principios del equilibrio geogrfico y la rotacin de los integrantes.
Seis de los miembros del Grupo son de pases productores y otros seis de pases consumidores. El
nombramiento es por un perodo de dos aos, con la posibilidad de extenderlo a tres aos si as lo
Chequeo No
de la Secret. de la OIMT
(lista)
S, propuesta vlida
Necesita
Examen del revisin
Grupo de Exp.
Recomendada al Comit
Examen final
del Comit
S, el pas puede
volver a presentar
No
Financiado? Caducado?
3 Acuerdo(s) subsidiario(s)
Todas las entidades colaboradoras identificadas en el documento del proyecto deben concertar un acuerdo
subsidiario con el organismo ejecutor para estipular las relaciones entre ellos durante la ejecucin
del proyecto. En estos acuerdos se definen las funciones de cada entidad, la cantidad y cronograma
Adquisicin de bienes
Las Directrices de la OIMT para la adquisicin y pago de bienes y servicios rigen el proceso de obtencin y
pago de bienes y servicios por parte de la Organizacin y los organismos ejecutores para los proyectos u
actividades que sean directamente financiados, en su totalidad o en parte, con fondos de la Organizacin.
Estas directrices se aplican a menos que el Consejo decida excepcionalmente realizar otras gestiones
para un caso especfico. La Organizacin financiar un contrato por un valor de, por lo menos,
US$25.000, slo cuando haya sido otorgado, de conformidad con las directrices, como resultado de un
proceso de licitacin pblica, abierto, sin discriminacin, a todas las compaas legalmente
establecidas en el pas donde est ubicado el proyecto o anteproyecto. Del mismo modo, un contrato
5 Evaluacin intermedia
La Parte B del Manual de la OIMT para la presentacin de informes y el seguimiento, revisin y
evaluacin de proyectos contiene una gua detallada sobre el proceso de evaluacin.
Las evaluaciones intermedias se llevan a cabo cuando se requiere una decisin ms all de la autoridad
del personal del proyecto y cuando se necesita una orientacin de expertos independientes. Estas
6 Evaluacin ex-post
La Parte B del Manual de la OIMT para la presentacin de informes y el seguimiento, revisin y evaluacin
de proyectos contiene una gua detallada sobre el proceso de evaluacin.
Despus de la conclusin del proyecto, se puede llevar a cabo una evaluacin ex-post externa con el
propsito de determinar la efectividad y eficiencia general de los proyectos. Este tipo de evaluacin permite
tambin evaluar el impacto de los proyectos en los objetivos sectoriales, segn lo especificado en los
documentos de los proyectos, y derivar experiencias y recomendaciones tiles para proyectos futuros.
Preparacin
Se recomienda que el organismo ejecutor cuente con, por lo menos, un mes para prepararse para la
evaluacin de su proyecto. Este perodo debera ser suficiente para que el personal del proyecto organice
la informacin necesaria y tome las medidas logsticas requeridas para la misin de evaluacin.
El representante de la OIMT debe ponerse en contacto con la administracin del organismo ejecutor con
el fin de acordar conjuntamente los procedimientos de evaluacin y el plan de trabajo, incluyendo una
lista de las instituciones por visitar, las personas por entrevistar, las fechas y el apoyo local que se deber
proporcionar. Deber transmitirse a todos los participantes de la misin de evaluacin la informacin
correspondiente, as como copias de toda la documentacin necesaria.
Actividades No
completadas?
2 Procedimiento de suspensin
El Director Ejecutivo puede suspender el desembolso de fondos de la Organizacin para un anteproyecto
o un proyecto si se estn utilizando en forma contraria a lo estipulado en el documento del proyecto
o en casos de fraude, dispendio, negligencia o mala administracin. En la reunin siguiente a la suspensin,
el Director Ejecutivo someter un informe a la consideracin del Consejo. El Consejo podr tomar las
medidas pertinentes en relacin con dicho informe, en particular podr, por votacin especial, dejar
de patrocinar el anteproyecto o proyecto. En tal caso, la OIMT informar oficialmente al contacto
oficial del gobierno sobre la decisin del Consejo de suspender el proyecto o anteproyecto.
3 Efectos de la suspensin
Si la OIMT suspende la financiacin del proyecto, el organismo ejecutor no podr incurrir en ningn
otro gasto por concepto de actividades, bienes o servicios financiados con dichos fondos hasta que se
produzca la reanudacin de tal financiacin, salvo en los casos en que se reciba previa autorizacin
por escrito de la OIMT. El organismo ejecutor conservar bajo custodia segura todos los bienes y valores
financiados previamente por la OIMT para el proyecto y dar aviso de inmediato a cualquier
subcontratista cuyos servicios estn siendo financiados con fondos de la OIMT para que suspenda sus
actividades lo antes posible, a fin de minimizar los costos del proyecto.
3 Efectos de la cancelacin
En caso de que el Consejo decida cancelar la aprobacin y financiacin de un proyecto, se interrumpirn
las actividades del mismo al recibir la carta de cancelacin de la OIMT y la porcin no utilizada de los
recursos contribuidos al proyecto por la OIMT deber devolverse a la Organizacin en el plazo de tres
meses luego de la fecha de cancelacin, conjuntamente con una auditora final de cuentas.
2 Informes tcnicos
El organismo ejecutor debe presentar informes tcnicos a la OIMT con los resultados de las diversas
actividades de investigacin, desarrollo y demostracin realizadas en los proyectos. En el documento
y acuerdo del proyecto se especificarn los informes tcnicos necesarios y su tema, alcance y calendario
de presentacin.
Los informes tcnicos contienen datos tcnicos y cientficos, y describen los procedimientos y mtodos
adoptados, los datos establecidos, los resultados alcanzados y las conclusiones derivadas. El propsito
de estos informes es transmitir a otras personas o instituciones los conocimientos tcnicos y cientficos
adquiridos mediante el trabajo financiado por la OIMT. Para permitir la divulgacin de esta informacin,
los datos correspondientes deben facilitarse de forma clara y concisa. Los informes tcnicos se pueden
presentar tambin en archivos digitales descargables del sitio web de la OIMT. El Anexo D del Manual
para la presentacin de informes y el seguimiento, revisin y evaluacin de proyectos (Tercera edicin,
2008) incluye un modelo de informe tcnico.
Pertinencia
Conexin de la Indicadores de calidad:
propuesta con el (i) contribucin de la propuesta a la consecucin
mandato de la OIMT de los objetivos del CIMT y el Plan de Accin
de la OIMT, especialmente en sus reas
prioritarias, es decir una contribucin directa
al logro del Objetivo 2000;
(ii) la propuesta de proyecto explica las
condiciones que crear para fomentar
la ordenacin sostenible de bosques
productores de madera, la transformacin
eficiente de maderas y el mejoramiento
de la informacin sobre el mercado;
(iii) valor ms amplio, es decir el proyecto se
puede reproducir y los resultados tambin
son significativos para otros pases miembros
adems del pas proponente de la propuesta
de proyecto.
Compatibilidad Indicadores de calidad:
con las polticas (i) pruebas de la contribucin de la propuesta
nacionales del pas a la ejecucin de polticas/programas
correspondiente nacionales o apoyo al desarrollo de dichos
programas;
(ii) componente de desarrollo de capacidad
y capacitacin.
Aspecto 1: Proceso de formulacin del proyecto (desarrollo de titularidad)
1.1 Origen y fuentes Indicadores de calidad:
de informacin (i) se explican claramente los resultados
utilizadas pertinentes de otros (ante)proyectos previos.
(ii) calidad y diversidad de fuentes de
informacin.
1.2 Participacin de 1.2.1 Identificacin y Indicadores de calidad:
actores y anlisis de anlisis de actores (i) descripcin del proceso de identificacin
problemas de los interesados, p.ej. organismos
gubernamentales colaboradores,
organizaciones, empresas, ONG o
comunidades;
(ii) anlisis del grado en que se depende de
los interesados para la ejecucin del proyecto;
(iii) descripcin del papel potencial de los
interesados identificados.
Umbral
PD alcanzado?
Nombre: Calificacin Puntaje Umbral S/No
Pertinencia
Pertinencia para la OIMT 4 S/No
Compatibilidad con las polticas del S/No
pas correspondiente
Aspecto 1. Proceso de formulacin del
proyecto (20)
1.1 Origen y fuentes de informacin
utilizadas
1.2 Participacin de actores y anlisis 10 S/No
de problemas
1.2.1 Identificacin y anlisis de
actores
1.2.2 P articipacin de actores
1.2.3 Anlisis de problemas
Aspecto 2. Contenido de la propuesta
de proyecto (55)
2.1 Estrategia operativa
2.2 Aspectos tcnicos y cientficos
2.3 Coherencia: Estructura lgica y
presupuesto
2.3.1 Estructura lgica 4 S/No
2.3.2 Insumos y presupuesto 3 S/No
2.4 Supuestos y riesgos
2.4.1 Supuestos y riesgos
2.4.2 S e toman medidas atenuantes
para reducir los riesgos
2.5 Impacto
2.5.1 Impactos ambientales
2.5.2 Impactos sociales (beneficiarios)
2.5.3 Impactos econmicos
2.6 Sustentabilidad 7 S/No
2.6.1 A
similacin y aplicacin de
resultados en el corto plazo
Calificaciones (puntajes):
0 = rechazado /faltan componentes 1 = muy deficiente 2 = deficiente 3 = regular
4 = bueno 5 = excelente
Umbral
PPD alcanzado?
Nombre: Calificacin Puntaje Umbral S/No
Pertinencia del proyecto futuro
(resultado principal)
Pertinencia para la OIMT y el pas S/No
Aspecto 1. Anlisis de problemas (5)
1.1 Anlisis preliminar de problemas
Aspecto 2. Superacin de brechas de
informacin y desarrollo de titularidad
(actividad principal) (10)
2.1 Participacin de los grupos de 4 S/No
beneficiarios y entidades colaboradoras
2.2 Anlisis de la literatura y estudios
Aspecto 3. Estructura lgica,
presupuesto y plan de trabajo (15)
3.1 Estructura lgica correctamente 3 S/No
concebida
3.2 Insumos y presupuesto
3.3 Plan de trabajo
Propuesta de anteproyecto completa (30) 23 S/No
Calificaciones (puntajes):
0 = rechazado /faltan componentes 1 = muy deficiente 2 = deficiente 3 = regular
4 = bueno 5 = excelente
Umbral de N
pertinencia para la OIMT
alcanzado
N N
Puntaje total 75% Puntaje total 50%
S S
S S
1 2 3 4
[organismo ejecutor]
CONSIDERANDO:
A. que el Consejo Internacional de las Maderas Tropicales (en adelante denominado CIMT) ha
aprobado el Proyecto [nmero de serie del proyectonombre del proyecto] (en adelante
denominado el Proyecto) y es voluntad de la Organizacin Internacional de las Maderas
Tropicales (en adelante denominada OIMT) otorgar fondos al Gobierno de [nombre del
pas] [Organismo Ejecutor] por un valor mximo de [US$ XXX.XXX,XX (
dlares estadounidenses)], con el propsito de ejecutar el mencionado Proyecto segn lo
estipulado en el presente Acuerdo;
B. que el Gobierno de [nombre del pas] (en adelante denominado el Gobierno) ha
indicado su voluntad de facilitar la ejecucin del Proyecto dentro de su territorio;
C. que se ha acordado que el [organismo ejecutor] (en adelante denominado Organismo
Ejecutor) se encargar de ejecutar el Proyecto;
D. [que se ha acordado que el Organismo Ejecutor contribuir al proyecto con un monto total de
[US$ XXX.XXX,XX (dlares estadounidenses)]].
ARTCULO I
Definicin del Proyecto
Seccin 1.01: El Documento del Proyecto [nmero de serie del proyecto], (en adelante
denominado Documento del Proyecto) adjunto en el apndice, formar parte integral del presente
Acuerdo y regir el alcance y las caractersticas del Proyecto, sujeto a cualquier aclaracin posterior
o cualquier disposicin suplementaria que pudiera acordarse entre las partes.
ARTCULO III
Financiacin
Seccin 3.01: Las contribuciones respectivas del Organismo Ejecutor, [y] la OIMT, [ posiblemente el
Gobierno y cualquier otro donante] para el Proyecto, ya sean en efectivo o en especie, sern conforme a
lo estipulado en las secciones del Documento del Proyecto correspondientes al presupuesto y gastos operativos.
Seccin 3.02: La OIMT, de conformidad con lo estipulado en el presente Acuerdo, se compromete a
contribuir con un monto mximo de [US$ XXX.XXX,XX (dlares estadounidenses)] con el propsito
de ejecutar el Proyecto.
ARTCULO IV
Empleo de fondos
Seccin 4.01: Los fondos provistos por la OIMT conforme a los trminos del presente Acuerdo podrn
emplearse nicamente para sufragar los gastos directamente relacionados con el Proyecto que hayan sido
asignados a la OIMT segn lo detallado en el presupuesto acordado en el Documento del Proyecto. Los fondos
adjudicados para un componente o subcomponente presupuestario determinado no podrn transferirse a otro
sin la previa autorizacin expresa de la OIMT. Todos los materiales, equipos, suministros y servicios comprados
o alquilados con fondos de la OIMT debern utilizarse exclusivamente para la ejecucin del Proyecto.
Seccin 4.02: Los fondos que la OIMT an no haya entregado al Organismo Ejecutor no podrn
ser empeados por este ltimo sin la especfica autorizacin previa de la OIMT.
Seccin 4.03: Todos los bienes y servicios para los cuales la OIMT haya provisto fondos debern
procurarse de conformidad con los procedimientos estipulados por la OIMT en sus Directrices
para la seleccin y contratacin de consultores y para la adquisicin y pago de bienes y servicios. El
Organismo Ejecutor deber consultar con antelacin a la OIMT con respecto a la seleccin y el
nombramiento de subcontratistas o consultores empleados para cualquier aspecto del trabajo
relacionado con la ejecucin del Proyecto, as como el nombramiento del personal profesional del
Proyecto y la eleccin de participantes en actividades del Proyecto tales como seminarios y talleres.
Seccin 4.04: La OIMT recuperar del Organismo Ejecutor cualquier monto de los fondos provistos
por la Organizacin que se haya utilizado para fines, rubros o actividades no autorizados en el
presente Acuerdo o de manera no prevista en el mismo. Tales montos sern descontados de los pagos
an no efectuados al Organismo Ejecutor conforme a la Seccin 3.03 del presente Acuerdo.
ARTCULO VI
Publicaciones e informes tcnicos
Seccin 6.01: Todas las publicaciones e informes tcnicos que se deriven de las actividades financiadas por
el Proyecto debern brindar el debido reconocimiento a la funcin de la OIMT e incluir una declaracin
indicando ser parte de la documentacin producida en un proyecto aprobado por la OIMT. Las cartulas
de todas estas publicaciones debern mostrar claramente el nombre de la OIMT y exponer su logotipo,
y se debern subir las publicaciones e informes tcnicos al sitio web del Organismo Ejecutor, si lo hubiere.
Seccin 6.02: El Organismo Ejecutor deber entregar a la OIMT un mnimo de veinticinco (25) copias
impresas y una copia electrnica de cada publicacin del Proyecto en forma gratuita, a menos que se
disponga otra cosa.
Seccin 6.03: El Organismo Ejecutor deber preparar, en coordinacin con la Secretara de la OIMT,
breves artculos para su posible publicacin en la revista Actualidad Forestal Tropical de la OIMT,
informando sobre el avance y los resultados del Proyecto, sus publicaciones y la experiencia adquirida
en el mismo.
ARTCULO VII
Destino de bienes de capital
Seccin 7.01: Antes de finalizar la ejecucin del Proyecto, el Organismo Ejecutor propondr, y la OIMT
decidir, las medidas necesarias para continuar el uso del equipo comprado con los fondos provistos para
el Proyecto por la OIMT o disponer su destino o traslado. La OIMT notificar al Organismo Ejecutor por
escrito indicando si aceptar las medidas propuestas, o las modificar, o aplicar medidas alternativas.
ARTCULO VIII
Responsabilidades del Gobierno
Seccin 8.01: El Gobierno deber asegurar que no se perjudique la capacidad del Organismo
Ejecutor para cumplir con sus obligaciones conforme a lo estipulado en el presente Acuerdo,
especficamente las obligaciones establecidas en los Artculos II, III, IV y V.
Seccin 8.02: El Gobierno deber tomar todas las medidas necesarias para garantizar lo siguiente:
(a) pronta autorizacin de los expertos y otras personas encargadas de prestar servicios financiados
por la OIMT para el Proyecto; y
(b) pronto despacho aduanero de todos los equipos importados u otras clases de suministros requeridos
por el Proyecto, incluyendo la exencin de derechos de importacin u otros cargos aduaneros
aplicables a tales materiales o su inclusin en las cuentas del Proyecto como parte de la contribucin
del Gobierno al mismo.
Seccin 8.03: El Gobierno acepta que la OIMT no ser responsable del pago de ningn impuesto o
cargo aduanero que se pudiere aplicar a la importacin de equipos, materiales o suministros para el
Proyecto. No se autorizar el pago de fondos del Proyecto para cubrir tales impuestos o cargos aduaneros.
ARTCULO IX
Suspensin
Seccin 9.01: Sin perjuicio de las disposiciones de la Seccin 3.03 del presente Acuerdo, si se
hubieren violado las estipulaciones del mismo, o si resultase evidente la alteracin de las condiciones
relacionadas con la ejecucin del Proyecto hasta el punto en que, en la opinin del Director Ejecutivo,
la finalizacin exitosa del mismo es improbable, la OIMT se reserva el derecho de enviar una notificacin
por escrito indicando la interrupcin de todos los desembolsos de fondos hasta que se haya efectuado una
evaluacin de las circunstancias.
Seccin 9.02: Si la OIMT suspendiere la financiacin del Proyecto, el Organismo Ejecutor no podr
incurrir en ningn otro gasto por concepto de actividades, bienes o servicios financiados con dichos
fondos hasta que se produzca la reanudacin de tal financiacin, salvo en los casos en que se reciba
previa autorizacin por escrito de la OIMT. El Organismo Ejecutor conservar bajo custodia segura
todos los bienes y valores financiados previamente por la OIMT para el Proyecto y dar aviso de inmediato
a cualquier subcontratista cuyos servicios estn siendo financiados con fondos de la OIMT para que
suspenda sus actividades lo antes posible, a fin de minimizar los costos del Proyecto.
ARTCULO X
Cancelacin
Seccin 10.01: Conforme al Artculo 31 del Reglamento Financiero y de Proyectos de la OIMT,
el CIMT podr, mediante notificacin por escrito, cancelar su aprobacin y financiacin del Proyecto,
en particular, cuando se compruebe que:
(a) los recursos financieros provistos para el Proyecto estn siendo mal utilizados en una medida tal
que compromete la consecucin de los objetivos del mismo; o
ARTCULO XI
Resolucin de litigios
Seccin 11.01: Cualquier litigio o contravencin que surgiere de la interpretacin o ejecucin del presente
Acuerdo deber dirimirse amigablemente a travs de consultas o negociaciones entre el Organismo
Ejecutor y la OIMT dentro del marco de las reglas de arbitraje de la CNUDMI (Comisin de las
Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional).
ARTCULO XII
Modificacin del Acuerdo
Seccin 12.01: El presente Acuerdo podr modificarse por consentimiento mutuo establecido por
escrito entre las partes, cada una de las cuales habr de dedicar su plena consideracin a cualquier
propuesta de enmienda.
ARTCULO XIII
Entrada en vigor
Seccin 13.01: EN FE DE LO CUAL los infrascritos, representantes debidamente autorizados de la
Organizacin Internacional de las Maderas Tropicales, el Gobierno de [nombre del pas ] y el
[organismo ejecutor ], en nombre de las respectivas partes, han puesto sus firmas al pie de los
tres originales del presente Acuerdo de Proyecto en las fechas indicadas. El presente Acuerdo entrar
en vigor inmediatamente despus de la suscripcin del mismo por todas las partes contratantes.
(Nombre y cargo en letras de imprenta) Director Ejecutivo
En nombre del Gobierno de En nombre de la Organizacin Internacional
[nombre del pas] de las Maderas Tropicales (OIMT)
Fecha: _ Fecha:
Lugar: _ Lugar:
y la
_
Presidente y CEO Presidente y Gerente General
OE EC
Fecha: _ Fecha:
Lugar: _ Lugar:
Objetivos de la auditora
1 Expresar una opinin sobre los estados financieros anuales de los proyectos (o
anteproyectos).
El auditor debe expresar una opinin sobre los estados financieros anuales del proyecto, especficamente
si presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, los ingresos recibidos y los gastos
incurridos en el proyecto. La opinin del auditor debe cumplir con los trminos del acuerdo del proyecto/
anteproyecto y el documento del proyecto/anteproyecto y ajustarse a los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Proceso de auditora
1 Pasos previos a la auditora (Pre-auditora)
El auditor deber revisar los siguientes documentos, cuando corresponda, para familiarizarse con el proyecto:
El acuerdo del proyecto/anteproyecto;
Los subacuerdos concertados entre el organismo ejecutor y otras partes colaboradoras;
Contratos y subcontratos con terceros;
3 La ejecucin de la auditora
El auditor deber examinar el estado financiero del proyecto/anteproyecto y llevar a cabo el programa de
auditora con el fin de expresar una opinin segn lo indicado en el prrafo 1 bajo Objetivos de la auditora.
El auditor deber asegurar que el documento de trabajo de la auditora contenga pruebas suficientes,
adecuadas y pertinentes y dejar constancia de los procedimientos de auditora efectuados y sus
resultados en el expediente de la auditora.
Las medidas anteriores no se consideran inclusivas o restrictivas en su naturaleza y no liberan al
auditor de ejercer un debido juicio y cuidado profesional. Estas medidas debern modificarse para
ajustarse a las condiciones locales y las caractersticas especficas del proyecto/anteproyecto, los
procedimientos de ejecucin y las disposiciones del acuerdo del proyecto/anteproyecto. Cualquier
limitacin del alcance del trabajo deber incluirse en el informe de auditora.
4 Informes requeridos
Debern presentarse los siguientes informes:
Revisin
La OIMT se reserva el derecho de realizar una revisin de la auditora. El auditor a cargo deber
cooperar plenamente con esta revisin y deber poner a disposicin del revisor toda la documentacin
pertinente relacionada con la auditora.
Documentos de trabajo
La firma auditora deber mantener un expediente de auditora ordenado y accesible. Todos los documentos
de trabajo debern prepararse en uno de los tres idiomas de trabajo de la OIMT (espaol/francs/ingls).
El auditor deber guardar el expediente de auditora y los documentos de trabajo pertinentes durante un
perodo de diez aos a partir de la fecha de finalizacin de la auditora.
Trminos de cumplimiento
1 Seleccin de la firma auditora
El auditor ser seleccionado tras obtener y examinar cotizaciones de, por lo menos, tres firmas auditoras.
El auditor seleccionado deber ser independiente y aceptable tanto para la OIMT como para el
organismo ejecutor. En los pases con oficinas locales de firmas auditoras internacionales, se invitar
a por lo menos una de esas firmas a presentar una cotizacin de costos de auditora.
2 Cumplimiento
Es responsabilidad del organismo ejecutor asegurar que todos los registros se encuentren disponibles, que
todas las partidas contables y ajustes se hayan realizado, y que se hayan tomado todas las otras
medidas necesarias para permitir al auditor cumplir con el trabajo de auditora.
3 Costos
El organismo ejecutor deber hacerse cargo de los costos de auditora a menos que se especifique lo
contrario en el documento del proyecto.
Estados financieros
[Fecha]
[Firma de auditores]
ESTADO DE ACTIVIDADES
Para los perodos comprendidos entre el [fecha de inicio del proyecto/anteproyecto]
y el 31 de diciembre de [ao]
O fecha de finalizacin
ESTADO FINANCIERO DEL PROYECTO/ANTEPROYECTO (en dlares EE.UU.)
(A prepararse separadamente para los fondos de la OIMT y los fondos de contrapartida)
Proyecto/anteproyecto N: Fecha de finalizacin del perodo auditado:
Nombre del proyecto/anteproyecto:
Gastos a la fecha Fondos
dispo-
Monto Acumu- Incurri- Total nibles
original lados dos (D) (E)
Componente (A) (B) (C) {B+C} {A-D}
I. Fondos administrados por el
organismo ejecutor
10. Personal del proyecto/anteproyecto
11. Expertos Nacionales
(largo plazo)
11.1 C
oordinador del Proyecto
11.2 Ing. Forestal 1
11.3 Ing. Forestal 2, etc.
11.4 Administrador
12. Otro personal
12.1 Asistente 1
12.2 Otra mano de obra
13. Consultor(es) Nacional(es)
(corto plazo)
13.1 Consultor 1
13.2 Consultor 2
14. Consultor(es) Internacional(es)
14.1 Experto en inventarios
forestales
14.2 Consultor 2
15. Becas y capacitacin
15.1 C
apacitacin 1
(especificar beneficiarios)
15.2 Capacitacin 2
19. Total Componente:
Proyecto OIMT PD .
.
Lugar, fecha
Programa provisional
Tema 1. Apertura de la reunin
Palabras de apertura del Presidente (normalmente un representante del gobierno),
representante(s) de los donantes, y representante de la OIMT
Tema 7. Recomendaciones
El Comit:
revisar, evaluar, aprobar y adoptar los informes presentados por el OE (informe de
avance, informe financiero, POA, informes tcnicos);
debatir los temas que se deriven de las presentaciones, inclusive las modificaciones/
reajustes posibles para mejorar la ejecucin y/o el presupuesto del proyecto;
tomar decisiones que contribuirn a fortalecer y mejorar la ejecucin del proyecto;
acordar una fecha para una evaluacin intermedia en caso de ser necesaria.
El Presidente preparar un resumen de las principales recomendaciones formuladas
durante la reunin.
Proyecto OIMT PD
.
Lugar, fecha
_ _
Representante del organismo ejecutor Representante del gobierno
Representante de la OIMT Representante(s) del(de los) donante(s)
1
Los informes financieros se deben preparar conforme al formato del Anexo 1.
2
En el Anexo 2 se incluye un formato estndar para el programa de las reuniones del CDP/CTP.
15
2009