CURSODEEXCELPARAAUDITORES

NIVELINTERMEDIO


CursoMSExcelparaAuditores

Tabla de contenido

1. HOJASDECLCULO.........................................................................................................................3
1.1 Primeravistaaundocumentoexcel.......................................................................................3
1.2 Trabajarconunahojadeclculo............................................................................................4
1.3 Introduccindeinformacin...................................................................................................4
1.4 Activacindehipervnculos....................................................................................................6
2. FRMULASYFUNCIONES................................................................................................................8
2.1 Introducirfrmulasyfunciones..............................................................................................8
2.2 Funcionesdetexto................................................................................................................13
2.3 Funcionesdebsqueda.........................................................................................................15
2.4 Funcionesfinancieras............................................................................................................16
2.5 Otrasfunciones.....................................................................................................................18
3. MANIPULANDOCELDASYFORMULAS..........................................................................................21
3.1 Pegadoespecial.....................................................................................................................22
4. ESQUEMASYVISTAS.....................................................................................................................25
4.1 Creacinmanualdeesquemas.............................................................................................28
4.2 Importardatosaexcel..........................................................................................................30
4.3 ImportardatosdeWordaExcel...........................................................................................36
4.4 ImportardatosdeAccess......................................................................................................37
4.5 Importardeotrosprogramas................................................................................................38
5. TABLASDEEXCEL...........................................................................................................................39
5.1 Modificarlosdatosdeunatabla...........................................................................................40
5.2 Modificarlaestructuradelatabla........................................................................................42
5.3 Ordenarunatabladedatos..................................................................................................43
5.4 Filtrarelcontenidodelatabla..............................................................................................44
5.5 UtilizarFiltrosavanzados......................................................................................................45
5.6 Crearunresumendedatos...................................................................................................48
6 TABLASDINMICAS.......................................................................................................................49
6.1 Crearunatabladinmica......................................................................................................49
6.2 Grficoscontablasdinmicas...............................................................................................51
6.3 Eliminarunatabladinmica..................................................................................................55


CursoMSExcelparaAuditores

1. HOJASDECLCULO

1.1 Primeravistaaundocumentoexcel.
UndocumentoenformatoExcelesunlibrodeclculo,elcualasuvezestcompuestoporunaoms
hojasdeclculo(pordefectotres),sobrelascualessepuedeingresarymanipularinformacin,yasea
deformadirecta(ingresodesdeteclado),omediantefunciones,formulasy/ovnculosaotrashojas.
Alabrirporprimeravezunlibrodeclculo,sevisualizarunesquemadelasiguienteforma:

Loanteriorcorrespondea:
1.reaprincipaldelahojaparaelingresodeinformacinqueposteriormenteservisualizaday/o
manipulada.

2.Mensdefuncionalidadesparaaplicarsobrelahojaenlaqueseesttrabajandoosobreellibro
completo(formato,insercindecontenidos,diseo,etc.).

3. Cuadro de nombres, el cual indica la posicin correspondiente a la celda marcada actualmente,

compuestadeunacombinacindelacolumna(unaletra)ylafila(unnmero).Ej.:Alposicionarseen
laprimeracelda,semarcalaposicinA1.

4.Barradeformulas,lacualpermiteeditarelcontenidodeunaceldaenparticular.

5.Listadodehojasexistentesenellibro,destacandoenlaquesetrabajaactualmenteypresentando
controlesparadesplazarseentreellas(Primera,anterior,siguiente,ltima).


CursoMSExcelparaAuditores

1.2 Trabajarconunahojadeclculo

a) Creacin o insercin de una hoja de clculo: Corresponde al proceso de creacin de una hoja
nuevadeclculo,lacualnocontieneinformacin.
La nueva hoja creada aparecer con un nombre equivalente a Hoja y el nmero correlativo
correspondientealaltimaexistente.Porejemplo,sitenemostreshojasenellibro,aparecercomo
Hoja4.
Paracrearoinsertarunahojadeclculo,sepuedeseguirunodelossiguientescuatromtodos:
Pulsando con el mouse el botn correspondiente a Insertar hoja de clculo en el extremo
derechodellistadodehojas.

1.3 Introduccindeinformacin

La introduccin de informacin corresponde al ingreso de datos en las celdas para su posterior

visualizaciny/omanipulacin.
Para ingresar datos en una celda, se debe seleccionar e ingresar la informacin con la ayuda del
teclado:

Losdatosquesevaningresandoenunacelda,aparecernparalelamenteenlabarradeformulas.
Paraguardarloscambiosrealizadossobreaquellacelda,sedebemoverhaciaotradentrodelahoja,
yaseamediantelasteclasdireccionales,Enter,Taboseleccionandootraconelbotnizquierdodel
mouse.
Paraeditarelcontenidodeunacelda,bastaconposicionarsesobreellayreemplazarsucontenido
directamentedelamismaformaqueseingres,obieneditarparcialototalmenteatravsdela

barradeformulas.
Entrelostiposdedatosquesepuedeningresaracadacelda:
Textos(AZ):Ingresadosdirectamentevateclado.


CursoMSExcelparaAuditores

Numricos

Numricos(09):Ingresadosdirectamentevateclado.

Fechas y horas: Ingresados directamente va teclado. Soporta formatos ddmmaaaa hh:mm:ss,

dd/mm/aaaahh:mm:ss.

Comentarios: Pueden ser aadidos como pequeas anotaciones a cada celda, solo visibles al
posicionarsesobrelaceldacomentada.Paraingresar,sedebehacerclick


CursoMSExcelparaAuditores

Lamarcarojaenlaesquinasuperiorderechaindicaquelaceldacontieneuncomentario.

Alcolocarelpunterodelmousesobrelacelda,semuestraelcomentarioinsertado.
Formulas:Ingresadasdirectamentevateclado.Seingresanenunaceldaenparticularconelformato
=formula(signoigualycontenidodelaformula).

1.4 Activacindehipervnculos

La activacin de hipervnculos corresponde a la definicin de un archivo, pgina Web, lugar del

mismolibrodeclculo,otrodocumentoodireccindecorreoelectrnicocomodestinoquepuedeo
noestarrelacionadoalainformacinactual.Suobjetivoprincipaleselenlacedeinformacinentre
s.

Seutilizanparacrearunaccesodirectoaunareferenciaquesecreedentrodelainformacin,conel
fin de que el usuario que vaya a utilizar el documento Excel tenga acceso a cualquier tipo de dato
mencionado.


CursoMSExcelparaAuditores

Paraactivarunhipervnculoenunaceldacualquiera,sedebeseguirelsiguientemtodo:

1. Localizarlaceldaalaquesedeseeaadirunhipervnculo.
2. SeleccionarlaceldaconelbotnderechodelmouseeiralaopcinHipervnculo,obienira
lapestaaInsertaryseleccionarHipervnculo(paraExcel2007),.Adicionalmenteesposibleutilizarel
atajodetecladoCTRL+ALT+K.


CursoMSExcelparaAuditores

2. FRMULASYFUNCIONES
Estaunidadeslaunidadunadelasmsimportantesdelcurso,puesensucomprensinymanejo
estlabase de Excel.Quesunahojade clculo sinouna basededatosqueutilizamoscon una
serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta
unidadesfundamentalparaeldesarrollodelcursoyensudesarrollocomoauditores.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la
creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para
funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la
sintaxisdestas.

2.1 Introducirfrmulasyfunciones

UnafuncinesunafrmulapredefinidaporExcel2007(oporelusuario)queoperaconunooms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para
calcularlafrmulaquelacontiene.

Lasintaxisdecualquierfuncines:

nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguenlassiguientesreglas:

Silafuncinvaalcomienzodeunafrmuladebeempezarporelsigno=.

Losargumentosovaloresdeentradavansiempreentreparntesis.Nodejesespacios
antesodespusdecadaparntesis.

Losargumentospuedenservaloresconstantes(nmerootexto),frmulasofunciones.

Losargumentosdebendesepararseporunpuntoycoma;.

Ejemplo:=SUMA(A1:C8)

Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador":"nosidentificaunrangodeceldas,asA1:C8indicatodaslasceldasincluidasentrela
celdaA1ylaC8,aslafuncinanteriorseraequivalentea:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7
+C8

Enesteejemplosepuedeapreciarlaventajadeutilizarlafuncin.

Lasfrmulaspuedencontenermsdeunafuncin,ypuedenaparecerfuncionesanidadasdentro
delafrmula.

Ejemplo:=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)


CursoMSExcelparaAuditores

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As
hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas,debasededatos,debsquedayreferenciaydeinformacin.

Paraintroducirunafrmuladebeescribirseenunaceldacualquieratalcualintroducimoscualquier
texto,precedidasiempredelsigno=.

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms
fciltrabajarconellas.

Siqueremosintroducirunafuncinenunacelda:

Situarseenlaceldadondequeremosintroducirlafuncin.

HacerclicenlapestaaFrmulas.

ElegirlaopcinInsertarfuncin.

Obien,hacerclicsobreelbotn delabarradefrmulas.

AparecerelsiguientecuadrodedilogoInsertarfuncin:


CursoMSExcelparaAuditores

Excel2007nospermitebuscarlafuncinquenecesitamosescribiendounabrevedescripcindela
funcinnecesitadaenelrecuadroBuscarunafuncin:yacontinuacinhacerclicsobreelbotn
,deestaformanoesnecesarioconocercadaunadelasfuncionesqueincorporaExcel
yaqueelnosmostrarenelcuadrodelistaSeleccionarunafuncin:lasfuncionesquetienenque
verconladescripcinescrita.

Paraquelalistadefuncionesnoseatanextensapodemosseleccionarpreviamenteunacategora
del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo
aparezcanlasfuncionesdelacategoraelegidayreduzcaporlotantolalista.Sinoestamosmuy
segurosdelacategorapodemoselegirTodas.

EnelcuadrodelistaSeleccionarunafuncin:hayqueelegirlafuncinquedeseamoshaciendoclic
sobresta.

Observacomoconformeseleccionamosunafuncin,enlaparteinferiornosaparecenlosdistintos
argumentosyunabrevedescripcindesta.TambindisponemosdeunenlaceAyudasobreesta
funcinparaobtenerunadescripcinmscompletadedichafuncin.

Afinal,hacerclicsobreelbotnAceptar.

JustopordebajodelabarradefrmulasaparecerelcuadrodedilogoArgumentosdefuncin,
dondenospideintroducirlosargumentosdelafuncin:Estecuadrovariarsegnlafuncinque
hayamoselegido,ennuestrocasoseeligilafuncinSUMA().

10


CursoMSExcelparaAuditores

EnelrecuadroNmero1hayqueindicarelprimerargumentoquegeneralmenteserunaceldao
rangodeceldastipoA1:B4.Paraello,hacerclicsobrelebotn paraqueelcuadrosehagams
pequeoypodamosvertodalahojadeclculo,acontinuacinseleccionarelrangodeceldasola
celdadeseadascomoprimerargumento(paraseleccionarunrangodeceldashazclicconelbotn
izquierdodelratnsobrelaprimeraceldadelrangoysinsoltarelbotnarrstralohastalaltima
celdadelrango)ypulsarlateclaINTROparavolveralcuadrodedilogo.

EnelrecuadroNmero2habrqueindicarculserelsegundoargumento.Sloencasodeque
existiera.

Siintroducimossegundoargumento,aparecerotrorecuadroparaeltercero,yassucesivamente.

Cuandotengamosintroducidostodoslosargumentos,hacerclicsobreelbotnAceptar.

Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande
automticamenteelrangoincluyendoaselvalordelaceldaenelrango.Porejemplo:Sitenemos
en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se
expandirautomticamentecambiandoa=SUMA(A1:A5).

En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nos

permiterealizarlafuncinSUMAdeformamsrpida.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del
botn.

11


CursoMSExcelparaAuditores

Alhacerclicsobrestaaparecerlalistadesplegabledeladerecha:

YpodremosutilizarotrafuncinquenosealaSuma,comopuedeserPromedio(calculalamedia
aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor
mnimo).AdemasdepoderaccesaraldilogodefuncionesatravsdeMsFunciones...

UtilizarExpresionescomoargumentosdelasFunciones

Excelpermitequeenunafuncintengamoscomoargumentosexpresiones,porejemplolasumade
dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y
despusejecutarlafuncinsobreelresultadodelasexpresiones.

Porejemplo,sitenemoslasiguientefuncin=Suma((A1+A3);(A2A4))donde:

A1vale1

A2vale5

A3vale2

A4vale3

Excelresolverprimerolasexpresiones(A1+A3)y(A2A4)porloqueobtendremoslosvalores3y
2respectivamente,despusrealizarlasumaobteniendoas5comoresultado.

UtilizarFuncionescomoargumentosdelasFunciones

Exceltambinpermitequeunafuncinseconviertaenargumentodeotrafuncin,deestaforma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el
valormximo.ExcelrealizarprimerolasumaSUMA(A1:A4)ydespuscalcularelvalormximo
entreelresultadodelasumaylaceldaB3.

Funcionesdefechayhora

Deentretodoelconjuntodefunciones,enesteapartadoestudiaremoslasfuncionesdedicadasal
tratamientodefechasyhoras.

YestassontodaslasposiblesfuncionesofrecidasporExcel.

12


CursoMSExcelparaAuditores

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"nmerodeserie".Puesbien,Excelllamanmerodeseriealnmerodedastranscurridosdesdeel
0deenerode1900hastalafechaintroducida,esdecircogelafechainicialdelsistemacomoelda
0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como
argumento,podremosponerunnmeroobienlareferenciadeunaceldaquecontengaunafecha.

Funcin Descripcin
AHORA() Devuelvelafechaylahoraactual
AO(nm_de_serie) Devuelveelaoenformatoao
DIA(nm_de_serie) Devuelveeldadelmes
Calcula el nmero de das entre las dos
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
fechas
DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelveunnmerodel1al7
FECHA(ao;mes;da) Devuelvelafechaenformatofecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelvelafechaenformatodefecha
Devuelve la hora como un nmero del 0 al
HORA(nm_de_serie)
23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierteunahoradetextoenunnmero
HOY() Devuelvelafechaactual
Devuelveelnmerodelmesenelrangodel
MES(nm_de_serie)
1(enero)al12(diciembre)
MINUTO(nm_de_serie) Devuelveelminutoenelrangode0a59
Convierte horas, minutos y segundos dados
NSHORA(hora;minuto;segundo)
comonmeros
SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelveelsegundoenelrangode0a59

2.2 Funcionesdetexto

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel
tambintieneunconjuntodefuncionesespecficasparalamanipulacindetexto.

EstassontodaslasfuncionesdetextoofrecidasporExcel.
Funcin Descripcin
Devuelve el carcter
CARACTER(nmero)
especficadoporelnmero
Devuelve el cdigo ASCII
CODIGO(texto) del primer caracter del
texto

13


CursoMSExcelparaAuditores

Devuelve una cadena de

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
caracteresconlaunin
Redondea un nmero
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)
pasadocomoparmetro
Devuelve el nmero de
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
caracteresespecificados
Devuelve la posicin inicial
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
deltextobuscado
Devuelve el mismo texto
ESPACIOS(texto)
perosinespacios
Devuelve los caracteres
EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)
indicadosdeunacadena
Encuentra una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
dentrodeuntexto
Devuelve un valor lgico
IGUAL(texto1;texto2)
(verdadero/falso)
Devuelve el nmero de
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
caracteresespecificados
Devuelve la longitud del
LARGO(texto)
texto
Limpia el texto de
LIMPIAR(texto)
caracteresnoimprimibles
MAYUSC(texto) Convierteamaysculas
MINUSC(texto) Convierteaminsculas
MONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierteamoneda
Convierte a mayscula la
NOMPROPIO(texto)
primeraletradeltexto
Reemplaza parte de una
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nue
cadenadetextoporotra
REPETIR(texto;nm_de_veces) Repiteeltexto
Reemplaza el texto con
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)
textonuevo
Compruebaqueelvalores
T(valor)
texto
TEXTO(valor;formato) Convierteunvaloratexto
Convierte un nmero a
TEXTOBAHT(nmero)
textotailands(Baht)
Convierte un texto a
VALOR(texto)
nmero

14


CursoMSExcelparaAuditores

2.3 Funcionesdebsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas
diseadas.Poresoexisteunaagrupacindefuncionesespecficaspararealizarbsquedasdedatos.

Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de

algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una
bsquedadeunapropiedadoalgosimilarqueconocemosquepuedetenerloquebuscamos.Por
ejemplo,sibuscamosaunapersona,describimossuaspectofsico,sibuscamoselndetelfonode
unrestaurante,buscamosenlaguadetelfonosporelnombredelrestaurante.Normalmenteel
dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s
conocemos.

EstassonlasfuncionesdisponiblesporExcelpararealizarbsquedas:
Funcin Descripcin
Devuelve el nmero
AREAS(ref) de rangos de celdas
contiguas
Busca valores de un
BUSCAR(...) rangodeunacolumna
ounafila
Busca en la primera
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) fila de la tabla o
matrizdevalores
Busca un valor en la
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) primera columna de
laizquierda
Devuelve la posicin
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) relativa de un
elemento
Devuelve el nmero
COLUMNA(ref) de columna de una
referencia
Devuelve el nmero
COLUMNAS(matriz) de columnas que
componenlamatriz
Devuelve una
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
referenciaaunrango
Crea una referencia
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) de celda en forma de
texto

15


CursoMSExcelparaAuditores

Elige un valor o una

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) accion de una lista de
valores
Devuelve el nmero
FILA(ref)
defila
Devuelve el nmero
FILAS(matriz)
defilas
Crea un acceso
HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo) directo a un
documento
Extrae datos
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo1;eleme
almacenados en una
nto1;campo2;elemento2...)
tabladinmica
Devuelve el valor de
una celda en la
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
interseccin de una
filayunacolumna
Devuelve una
INDIRECTO(ref;a1) referencia
especificada
Intercambia las filas
TRANSPONER(matriz) por las columnas en
unamatriz

2.4 Funcionesfinancieras.

Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos
financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de
ahorrosencasa".

TodasestasfuncionesestnagrupadasenlacategoradeFinancieras.

VamosaverlaampliagamadefuncionesfinancierasquenosofreceExcel:

16


CursoMSExcelparaAuditores
Funcin
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
SLN(costo;valor_residual;vida)
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
TIR(valores;estimar)
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin)
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
17
DescripcinyEjemplo
Devuelve la depreciacin de un bien
para un perodo especificado,
mtododedepreciacindesaldofijo
Devuelve la depreciacin de un bien
para un perodo especificado,
medianteelmtododedepreciacin
pordobledisminucindesaldo
Calculaelinterspagadoduranteun
perodoespecficodeunainversin
Devuelveelnmerodepagosdeuna
inversin
Devuelve el pago de un prstamo
basado en pagos y tasas de inters
constantes
Devuelve el inters pagado por una
inversin durante periodo
determinado
Devuelve el pago de un capital de
unainversindeterminada
Devuelveladepreciacinpormtodo
directo de un bien durante un
perododado
Devuelveladepreciacinpormtodo
de anualidades de un bien durante
unperodoespecfico
Devuelve la tasa de inters por
periodo de un prstamo o una
inversin
Devuelve la tasa interna de retorno
de una inversin para una serie de
valoresenefectivo
Devuelve la tasa interna de retorno
modificada
Devuelve el valor actual de una
inversin
Devuelve el valor futuro de una
inversinbasadaenpagosperidicos
yconstantesmsunatasadeinters
constante

CursoMSExcelparaAuditores

2.5 Otrasfunciones.

Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de

diferentescategorasquenospuedenserdegranutilidad.

Enestecaptuloveremosalgunasdeellasclasificndolasporcategoras.
Funcin Descripcin
Funcionesmatemticasytrigonomtricas
Devuelve el valor absoluto de un
ABS(nmero)
nmero
ALEATORIO() Devuelveunnmeroentre0y1
Devuelveelnmerodecombinaciones
COMBINAT(nmero;tamao) para un nmero determinado de
elementos
COS(nmero) Devuelveelcosenodeunngulo
Redondea un nmero hasta el entero
ENTERO(nmero)
inferiormsprximo
Realiza el clculo de elevar "e" a la
EXP(nmero)
potenciadeunnmerodeterminado
FACT(nmero) Devuelveelfactorialdeunnmero
Devuelve el nmero pasado en
NUMERO.ROMANO(nmero,forma)
formatodecimalanmeroRomano
PI() Devuelveelvalordelaconstantepi
Realizaelclculodeelevarunnmero
POTENCIA(nmero;potencia)
alapotenciaindicada
Devuelve el resultado de realizar el
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) producto de todos los nmeros
pasadoscomoargumentos
Devuelvelaraizcuadradadelnmero
RAIZ(nmero)
indicado
RESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelveelrestodeladivisin
Funcionesestadsticas
Devuelve la media armnica de un
MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)
conjuntodenmerospositivos
Devuelve el valor mximo de la lista
MAX(nmero1;nmero2;...)
devalores
Devuelveelvalormnimodelalistade
MIN(nmero1;nmero2;...)
valores
Devuelve la mediana de la lista de
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
valores

18


CursoMSExcelparaAuditores

Devuelveelvalorquemsserepiteen
MODA(nmero1;nmero2;...)
lalistadevalores
Devuelve la media aritmtica de la
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
listadevalores
Devuelve la varianza de una lista de
VAR(nmero1;nmero2;...)
valores
Devuelve el valor ksimo mayor de
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
unconjuntodedatos
Devuelve el valor ksimo menor de
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
unconjuntodedatos
Funcioneslgicas
FALSO() DevuelveelvalorlgicoFalso
VERDADERO DevuelveelvalorlgicoVerdadero
Devuelve un valor u otro, segn se
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
cumplaonounacondicin
NO(valor_lgico) Invierteelvalorlgicoproporcionado
Comprueba si todos los valores son
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
verdaderos
Comprueba si algn valor lgico es
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
verdaderoydevuelveVERDADERO
Funcionesdeinformacin
Comprueba si se refiere a una celda
ESBLANCO(valor)
vaca
ESERR(valor) Compruebasiunvaloresunerror
ESLOGICO(valor) Compruebasiunvaloreslgico
Comprueba si un valor no es de tipo
ESNOTEXTO(valor)
texto
ESTEXTO(valor) Compruebasiunvaloresdetipotexto

2.6 Formulas

Direccionamientoconreferenciasrelativasabsolutasymixtas
Conreferencias,esposibleubicardatosendiferentesreasdeunafrmulayutilizarelvalordeuna
celdaenvariasfrmulas.

Lasreferenciasidentificanceldasogruposdeceldasenunahojadeclculoysebasanenlos
encabezadosdelascolumnasyfilasdelahojadeclculo.

19


CursoMSExcelparaAuditores

Referenciasrelativas
UnareferenciatalcomoA1indicacomoencontrarotracelda,comenzandoconlaceldaquecontiene
lafrmula.Utilizarunareferenciarelativaessimilaradirigiraalguienhaciaunlugardesdeellugar
enqueseencuentra;caminedoscallesyluegodoblealaderecha

Referenciaabsoluta
Unareferenciatalcomo$A$1indicacomoencontrarunaceldaenbasealaposicinexactadeesa
celda.Unareferenciaabsolutasedesignaagregandounsignodepesos($)antesdelaletradela
columnaydelnmerodelafila.UnareferenciaabsolutaescomodasunadireccindealguienCalle
Atlntico3812

Referenciasmixtas
UnareferenciatalcomoA$1o$A1indicancomoencontrarotraceldacombinandolareferenciade
unacolumnaodeunafila.

Paracambiareltipodereferencia,presioneF4cuandoseencuentreenlabarradefrmulas.

20


CursoMSExcelparaAuditores

3. MANIPULANDOCELDASYFORMULAS.

Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles,seguirlossiguientespasos:

Seleccionarlasceldasacopiar.

SituarsesobreunbordedelaseleccinypulsarlateclaCTRL.

Observacomoelpunterodelratnsetransformaen .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta
dondesequierecopiarelrango.

Observacomoapareceunrecuadroquenosindicadndesesituarelrangoencasodesoltarel
botndelratn.

Soltarelbotndelratncuandoestsdondequierescopiarelrango.

SoltarlateclaCTRL.
Copiarenceldasadyacentes

Vamosaexplicarteunmtodomuyrpidoparacopiarenceldasadyacentes.Dichomtodoutiliza
el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que
copiamoscontienenfrmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la
seleccinacopiar,seguirlossiguientespasos:

Seleccionarlasceldasacopiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el
controladorderelleno.

Alsituarsesobreelcontroladorderelleno,elpunterodelratnseconvertirenunacruznegra.

Pulsarentonceselbotndelratnymantenindolopulsado,arrastrarlohastadondequierescopiar
elrango.

Observacomoapareceunrecuadroquenosindicadndesesituarelrango.

Soltarelbotndelratncuandoestsdondequierescopiarelrango.

Despusdesoltarelbotndelratnaparecerenlaesquinainferiorderechadelasceldascopiadas
eliconodeOpcionesdeautorrelleno .

21


CursoMSExcelparaAuditores

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men
Herramientas,Opciones...,enlafichaModificaractivarlacasillaPermitirarrastrarycolocar.

Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por
ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es
porquelasreferenciascontenidasenlafrmulasonloquedenominamosREFERENCIASRELATIVAS
sonrelativasalaceldaquelascontiene.

AssienlaceldaB3tenemoslafrmula=A2+3ycopiamoslaceldaB3alaceldaB4,estaltima
contendrlafrmula=A3+3.Avecespuederesultarincmodolaactualizacinanterioralahorade
trabajaryporelloExcel2007disponedeotrostiposdereferenciascomosonlasABSOLUTASylas
MIXTAS.

Paraindicarunareferenciaabsolutaenunafrmulatendremosqueponerelsigno$delantedel
nombredelafilaydelacolumnadelacelda,porejemplo=$A$2,yasaunquecopiemoslaceldaa
otra,nuncavariarlareferencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la
columna,dependiendodeloquequeremosfijar,porejemplo=$A2o=A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el bsico

correspondientedelTema4.

Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de
nmeros, Excel 2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas ms informacin
sobreelusodelautorrelleno

3.1 Pegadoespecial

Enalgunasocasionesnospuedeinteresarcopiarelvalordeunaceldasinllevarnoslafrmula,o
copiarlafrmulaperonoelformatooaspectodelacelda,esdecir,elegirloselementosdelrango
acopiar.EstaposibilidadnoslaproporcionaelPegadoespecial.

Parautilizarestaposibilidad:

Seleccionarlasceldasacopiar.

HacerclicenelbotnCopiardelapestaaInicio.

Obien,utilizarlacombinacindetecladoCTRL+C.

22


CursoMSExcelparaAuditores

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la
informacinsituadaenelportapapeles.

Seleccionarlasceldasdondequierescopiarlas.

Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y selecciona Pegado
especial.

AparecerelcuadrodedilogoPegadoespecialenelquetendrsqueactivarlasopcionesquese
adaptenalpegadoquequierasrealizar:

Todo:Paracopiartantolafrmulacomoelformatodelacelda.

Frmulas:Paracopiarnicamentelafrmuladelaceldaperonoelformatodesta.

Valores:Paracopiarelresultadodeunaceldaperonolafrmula,comotampocoelformato.

Formatos:Paracopiarnicamenteelformatodelaceldaperonoelcontenido.

Comentarios:Paracopiarcomentariosasignadosalasceldas(noestudiadoenestecurso).

Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este
curso).

Todoexceptobordes:Paracopiarlasfrmulasascomotodoslosformatosexceptobordes.

Anchodelascolumnas:Paracopiarlaanchuradelacolumna.

Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los opciones de
formatodenmerosdelasceldasseleccionadas.

23


CursoMSExcelparaAuditores

Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas los opciones de
formatodenmerosdelasceldasseleccionadas.

Comohemosvisto,alhacerclicsobrelaflechadelbotnapareceunalistadesplegableenlaque,a
parte de la opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas
anteriormente.

Slotendremosqueelegireltipodepegado.

24


CursoMSExcelparaAuditores

4. ESQUEMASYVISTAS
Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms
importantesodemayortrascendenciadeldocumentoesquematizado.

As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos los
puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice de este
curso,elcualcontienelospuntosmsimportantesquesetratanenlyademsestestructurado
pornivelesdeprofundizacinsobreuntemaenconcreto,vamosdesplegandoelesquemadelos
puntoscontenidoseneltema.

Antesdeponernosacrearunesquemadebemostenerencuentaalgunosaspectos.

Debemosasegurarnosdequelosdatosseanapropiadosparacrearunesquema.Losdatos
apropiadosparacrearunesquemadebentenerunajerarquaodisponerdeunaestructura
porniveles.

Pero si nicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una
estructura compuesta por ProductoPrecio, no disponemos de niveles suficientes para
hacerunesquema.

Enunahojasolopodemosincluirunesquema,paratenermsdeunesquemasobrelos
mismosdatos,debemoscopiarlosdatosaotrahoja.

Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato

adecuadocomoveremosmsadelante.

ExistendosformasdecrearunesquemaenExcel2007:ManualyAutomtica.
Creacinautomticadeesquemas

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda
muchomenostiempoquehacindolomanualmente.

ExistenunosrequisitospreviosparaqueExcel2007puedacrearautomticamenteelesquema:

Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.

Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.

Siladisposicindelosdatosnosecorrespondeconestascaractersticasnosveremosobligadosa
definirelesquemamanualmente.

Enlaimagenpodemosverelejemplodedatosbienestructurados:

25


CursoMSExcelparaAuditores

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la
columnaEestllenadesubtotalescorrespondientesalasfilasdondeseencuentran.Enlasceldas
B21,C21,D21yE21sonlostotalesdelossubtotales.

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha
organizadolossubtotalesdecadacomunidadautnoma(filas)ysehacalculadolossubtotalesde
cadatrimestre(columnas).

Portanto,comoyatenemoslosdatosvamosarealizarelesquema.

Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Autoesquema del
menAgruparqueseencuentraenlapestaaDatos.

26


CursoMSExcelparaAuditores

Automticamente,Excelnosgeneralosnivelesdelesquemacomopodemosveracontinuacin:

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las
celdasyotralneasobrelascolumnasdelatabla.

Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles
tieneelesquema.

Por columnas podemos ver que existen dos

niveles:

27


CursoMSExcelparaAuditores

Latabladesplegadaporcompleto

ylatablaconlosdatostrimestrales.

Porfilastenemostresniveles:

Latabladesplegadacompletamente

Porautonomas

ysoloporEspaa.

Paracomprimiryexpanderelesquemaslotenemosquehacerclicenlossmbolosy+decada
nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el encima del primer trimestre,
comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonoma, el
esquemasenosquedaracomopodemosverenlaimagen.

4.1 Creacinmanualdeesquemas

Lasegundaopcinesladecrearelesquemamanualmente.

Paracrearunesquemamanualmentedebemoscreargruposdefilasodecolumnasdependiendo
deltipodeesquemaquequeramoshacer.

Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas) o
columnas(seleccionandolasletrasdelascolumnas)delascualesvayamosacrearungrupo,pero
nodebemosincluirlasfilasocolumnasquecontenganfrmulasdesumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa Datos y
seleccionamosAgrupar.

Paratrabajarunpocomsrpidopodemosutilizarlasteclasparaagruparydesagrupar.

Paraagrupar,unaveztengamoselgruposeleccionadopresionamosAlt+Shift+Flechaderecha.

Paradesagrupar,unaveztengamoselgruposeleccionadopresionamosAlt+Shift+Flechaizquierda.
Borraryocultarunesquema

Borrarunesquema.

Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar
esquema.

Antesdeeliminarunesquema,debemosestarsegurosdequeesloquerealmentedeseamos,pues
una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues si no estamos
segurosdequerereliminarelesquemaesmejorocultarlo.

28


CursoMSExcelparaAuditores

Ocultarunesquema.

Alocultarloloquehacemosesocultarlasmarcasquenosayudanaexpandir/contraerunesquema,
pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas
Ctrl+8yautomticamentedesaparecenlasmarcasdelesquema,paravolverlasamostrarvolvemos
apulsarlacombinacindeteclasCtrl+8.

Verunahojaenvariasventanas

Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos ampliando
cadavezmselcampodevisindelapantalla,llegandoaocuparmsdeunapginaporhoja,y
cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo tener que desplazarse cada
vezdearribahaciaabajoodeunladoalotro.

Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y as
trabajardeunamaneramscmodaconlosdatosintroducidos.

Podemosutilizarlaopcindeverlamismahojaenvariasventanas,outilizarlaopcindeverla
mismahojaenvariospaneles.

Paraverlamismahojaenvariasventanas,debemosaccederalapestaaVistaypulsarelbotn
Nuevaventana,silaventanaquetenamosestabamaximizadanonosdaremoscuentadequehaya
ocurrido algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de ttulo podemos ver que
ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2" indicando que es la segunda
ventanadelmismodocumento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos
Vertical,Horizontal,MosaicooCascada,dependiendodecmoestnsituadoslosdatosenlahoja.

Ahorapodemosdesplazarnossobreunaventanaindependientementedelaotra.

29


CursoMSExcelparaAuditores

4.2 Importardatosaexcel

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones.Tenemosdosalternativas:

Introducirdenuevolosdatosenunlibrodetrabajo,conelconsumodetiempoqueello
implicamselriesgodeintroducirerrneamentelosdatosalintroducirlosmanualmente.

UtilizaralgunasdelasherramientasdisponiblesenExcelparaimportardatos.

ParaimportardatosexternosaExceldisponemosbsicamentededosopciones:

UtilizarelportapapelesdeWindows,esdecir,copiarlosdatosdelaaplicacinexternay
pegarlosenunahojadeExcel.

ImportardatosdeotroarchivoquenotienequesernecesariamentedelformatoExcel.

Laprimeraopcineslamsdirecta,perotieneelcontrapuntodesermslaboriosaytediosa.

La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo

delformatodelarchivoaimportar.

SitodavanoestsfamiliarizadoconelfuncionamientodelPortapapeles,visitanuestrobsico.

El problema fundamental de la importacin de datos externos, hemos dicho que es debido al

formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicacin genera un archivo con un
formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un

30


CursoMSExcelparaAuditores

archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un
formatoespecialparainterpretareldocumentoensuplenitud,deestamanerasabeexactamente
dndeestnlasfrmulas,quformatoestticotieneeldocumento,etc.

Ademsdeesto,alimportardatosdeunaaplicacinexternadebemostenerencuentaquepueden
surgirlossiguientesfallos:

Algunasdelasfrmulasnoajustancorrectamente.

Elformatonoseajustaaloriginal.

Lasfrmulasyfuncionesquenoentiendenolascopia.

Peseatodosestoscontratiempos,siempreesmejorintentarrealizarunaimportacinydespus
comprobarsitodohasalidocorrectamente.Anoserquelacantidaddedatosnoseademasiado
extensaynosdecantemosporutilizarelportapapeles.

Utilizarelasistenteparaimportartexto

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los
conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de
Word(.doc)olos(.rtf)tienenotraformadeimportarseaExcelqueveremosmsadelante.

Peroparaimportararchivosdetextoconelasistentepodemoshacerlodedosformasdistintas:

PodemosaccederalapestaaDatosyseleccionarunodelostiposdeorgenesdedatos
quepodemosencontrarenestaseccin.

OaccedermedianteelBotnOfficeAbrirydondeponeTipodedatosseleccionarTodos
losarchivos(*.*).

Acontinuacinenamboscasossesigueelmismoprocedimiento.

Nosapareceuncuadrodedilogoparaseleccionarelarchivoaimportar.

Unavezseleccionadoelarchivodetextoaparecenunaseriedetrespantallascorrespondientesal
asistenteparaimportartexto.

31


CursoMSExcelparaAuditores

EnlaventanadelAsitenteparaimportartextoPaso1,aparecenvariasopciones:

Podemosindicarsieltextoimportado tienelosCampos delimitadosonoparaqueExcel sepa

dondeempiezauncampoydndeacaba.

Podemosindicarapartirdequfilaqueremosimportarporsiqueremosdescartarttulos,por
ejemplo.

YtambinpodemosdecidirelOrigendelarchivo.

SitodoslosdatossoncorrectospulsamossobreSiguiente>.

32


CursoMSExcelparaAuditores

Enlasegundapantalladelasistentepodemoselegirlosseparadoresdelosdatos.

PordefectovienemarcadoelseparadordeTabulacin.Enlaimagenpodemosverqueloquehay
encadalnealoincluyeenunslocampo,estoesdebidoaquenohaysignosdetabulacinenel
textoporloquetodoloescritoloponeenunslocampo.

SihubiramosseleccionadoEspacio,elcarcterespacioenblancodelimitaraloscamposesdecir
que nos apareceran varias columnas (varios campos), en la primera estara los nmeros que
empiezan cada lnea (13, 2, 28,...), en la segunda la primera palabra de cada lnea (fantasmas,
policas,das,das,segundos),enlasiguienteotrapalabra(nada,rebeldes,despus,y,nada)yas
sucesivamente.

Cuando utilizamos esta opcin (separar con espacios en blanco), es conveniente activar
Considerar separadores consecutivos como uno solo, esta opcin hace que si por ejemplo se
encuentrandosomscaracteresseparadoresjuntos,losconsideracomounoslo.Enelejemplo
anterior, vamos a suponer que en la primera lnea tenemos dos espacios en blanco entre 13 y
FANTASMAS, si activamos Espacio y dejamos desactivada la casilla Considerar separadores
consecutivoscomounosolo,Excelcolocar13enlaprimeracolumnayFANTASMASenlatercera,
mientrasquesiactivamoslacasillaConsiderarseparadoresconsecutivoscomounosolo,lapalabra
FANTASMASsecolocarenlasegundacolumna,comopodemosapreciarenlasiguienteimagen.

ParacontinuarconelasistentepulsamossobreSiguiente>.

33


CursoMSExcelparaAuditores

En la tercera y ltima pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los datos.
Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores
contenidosenella,peropodemoscambiareseformatosinonospareceelmsadecuado.

Paraelloslotenemosquehacerclicenlacolumnaparaseleccionarla(aparececonfondonegro),y
seleccionarelformatoenlaseccinFormatodelosdatosencolumnas.Estaseccintambinnos
sirvesinoqueremosimportarlacolumnaennuestrahoja(Noimportarcolumna(saltar)).

En el botn Avanzadas podemos completar ciertas caractersticas para los nmeros como los
separadoresdedecimalesymillaresylaposicindelsignoenlosnegativos.

Una vez hayamos completado o comprobado la definicin, pulsamos sobre Finalizar para que
termineelasistenteeimportelosdatos.Sidelocontrario,creemosquesenoshaolvidadoalgo,
podemosvolveralaspantallasanteriorespulsandoelbotn<Atrs.

NosapareceuncuadrodedilogopreguntndonosdndedeseamosImportarlosdatos.

34


CursoMSExcelparaAuditores

MarcamosHojadeclculoexistenteylacelda=$A$1,paraquelosimporteapartirdelaceldaA1o
bienpodemosimportarlosdatosenunanuevahojadentrodellibro.

PulsamossobreAceptaryaparecernlosdatosimportadosenlahoja.

LaseccinConexiones

Desde esta seccin en la pestaa Datos podremos acceder a las opciones de Conexin con
archivosexternosdeloscualeshayamosimportadoalgndato.

Haciendo clic en la opcin Propiedades veremos este cuadro de dilogo donde encontraremos
propiedadesmuytiles:

35


CursoMSExcelparaAuditores

EnlaseccinControldeactualizacinpodemoshacerqueExcelactualiceautomticamentelos
datosinsertadosenlahojadeclculocadavezqueseabraellibro(marcandolacasillaActualizaral
abrirarchivo).

Silosdatosalmacenadosenelficheroorigenhancambiado,estoscambiosquedarnreflejados
en nuestra hoja de clculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la
definicin de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede
ejecutarladenuevocuandosedesee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a
actualizar los datos importados, Excel nos pedir de qu fichero coger los datos, sino los coger
directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opcin puede
ser til cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos
almacenadosenunodeesosficheros.

EnlaseccinDefinicindeconsultatenemosactivadapordefectolacasillaGuardardefinicin
de consulta para que Excel guarde esta definicin y pueda actualizar los datos cuando se lo
pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podr volver a actualizar los
datos externos porque stos sern guardados como un rango esttico de datos, digamos que se
perderelenlaceconelorigendelaimportacin.

Porltimo,enlaseccinDiseoyformatodedatospodemosindicarleaExcelqudebedehacer
cuandoactualizalosdatos.

Volviendo a la seccin Conexiones, tambin nos permite actualizar manulamente los datos
importadosdeunarchivoexterno.

Paraello,hazclicenlaopcinActualizarqueseencuentraeneldesplegableActualizartodo.Si
escogeslaopcinActualizartodo,todoslosorigenesdedatosseactualizarn.

ParapracticarestasoperacionesteaconsejamosrealizarEjercicioimportartexto.
ImportardatosdeWordaExcelyviceversa

4.3 ImportardatosdeWordaExcel.

A veces puede ser til importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algn tipo de
frmulaalosdatosdelosquedisponemosynoqueremosvolveratecleartodoslosdatosenun
librodeExcel.

Pararealizaresteprocesoestansencillocomocopiarypegar.

EstandoenWordseleccionamoslatablaquequeremospasaraExcel.

Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaa Inicio y

haciendoclicenelbotnCopiar.

AhoraenExcelseleccionamoslaceldadondequeremoscolocarlatabla.

36


CursoMSExcelparaAuditores

Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaa Inicio y haciendo clic en el botn Pegar. Es

posible que nos advierta de que el texto seleccionado es ms pequeo que la hoja,
pulsamos sobre Aceptar y nos pegar la tabla con el mismo formato que la tenamos en
Word.Sideseamosquenoaparezcaelmarcodelatablalopodemoseliminarutilizandolas
opcionesdeestemen: .

ImportardatosdeExcelaWord.

Al importar datos de Excel a Word adems de lo visto anteriormente podemos hacer que los
datos queden vinculados, es decir que adems de copiar los datos de Excel en un documento de
WordsirealizamosalgncambioenlahojadeExcel,estecambioquedareflejadoeneldocumento
deWord.

Pararealizaresteproceso:

SeleccionamoslainformacinacopiardelahojadeExcel.

CopiamoslosdatosseleccionadospulsandoCtrl+CodesdelapestaaInicioyhaciendo
clicenelbotnCopiar.

NosvamosaWordypulsamossobreCtrl+VodesdelapestaaInicioyhaciendoclicen
elbotnPegar.

DespusdepegarlosdatosenWordnosapareceunindicadordepegado dondepodemosver
lasdistintasopciones.

PordefectonosconservaelmismoformatoquetenaenlahojadeExcel.

SiloqueremosinsertarenunatablapodemosescogerlaopcinHacercoincidirestilodetabla
dedestino.

Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la
opcinConservarformatodeorigenyvincularaExcel.

4.4 ImportardatosdeAccess

Tambindisponemosdeunbotnquenospermitirimportardatosdirectamentedeconsultasy

37


CursoMSExcelparaAuditores

tablasdeMicrosoftAccess.

Pulsando Desde Access, aparecer el dilogo Abrir para que elijamos de qu base de datos
deseamosimportarlosdatos,uunavezelegidalabase,ynalistadetablasyconsultas.

Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos Aceptar.

Enlasiguienteventanapodemoselegircmoverlosdatosenellibro,entrelasopcionesqueya
conocemos,osipreferiomosincluirlosenlahojaactual,indicandosuposicin,oenunanuevahoja
dellibro.

PulsandoenPropiedades,podremospodremosmdificarlaspropiedadesdelaconexin,comola
Descripcinocuandosedebeactualizar.

4.5 Importardeotrosprogramas.

Lamayoradetablasquenosencontremosenotrosdocumentos,ypodamosseleccionarycopiar,
Excelnospermitirpegarlasenunahojadeclculo.Enalgunosnospermitircrearconexionesde
actualizacinyenotrosno.YotrosprogramasnospermitirnexportartablasdirectamenteaExcel.
Porejemplo,sinavegamosconInternetExplorer,alhacerclicderechosobreunatabla,enelmen
contextual encontraremos la opcin Exportar a Excel, que volcar los datos de la tabla en una
nuevahojadeclculo.

38


CursoMSExcelparaAuditores

5. TABLASDEEXCEL

Introduccin

UnatablaenExcelesunconjuntodedatosorganizadosenfilasoregistros,enlaquelaprimerafila
contienelascabecerasdelascolumnas(losnombresdeloscampos),ylasdemsfilascontienenlos
datosalmacenados.Escomounatabladebasededatos,dehechotambinsedenominanlistasde
basededatos.Cadafilaesunregistro deentrada, portantopodremoscomponercomo mximo
unalistacon255camposy65535registros.

Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operacionesquepermitenanalizaryadministraresosdatosdeformamuycmoda.

Entrelasoperacionesmsinteresantesquepodemosrealizarconlaslistastenemos:

Ordenarlalosregistros.

Filtrarelcontenidodelatablaporalgncriterio.

Utilizarfrmulasparalalistaaadiendoalgntipodefiltrado.

Crearunresumendelosdatos.

Aplicarformatosatodoslosdatos.

Lastablasdedatos,yaseusabanenversionesanterioresdeExcel,perobajoeltrminoListasde
datos.Inclusoencontrars,queenalgunoscuadrosdedilogo,serefirealastablascomolistas.

Apartirdeahoranosreferiremosaestetipodetablas.
Crearunatabla

Paracrearunalistatenemosqueseguirlossiguientespasos:

Seleccionarelrangodeceldas(condatosovacas)quequeremosincluirenlalista.

SeleccionardelTablaenlapestaaInsertar.

ApareceracontinuacinelcuadrodedilogoCreartabla.

39


CursoMSExcelparaAuditores

Sinoshemossaltadoelpasodeseleccionarpreviamentelasceldas,lopodemoshacerahora.

Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),

activaremoslacasilladeverificacinLalistatieneencabezados.

AlfinalhacerclicenAceptar.

Alcerrarseelcuadrodedilogo,podemosverqueenlabandadeopcionesaparecelapestaa
Diseo,correspondientealasHerramientasdetabla:

Yenlahojadeclculoapareceenrangoseleccionadoconelformatopropiodelatabla.

5.1 Modificarlosdatosdeunatabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene
muybiensobretodosilalistaesmuygrande.

Veamosunejemplo,tenemoslasiguientelistaconinformacindenuestrosamig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidadunafilaenteradedatos(unregistro).

40


CursoMSExcelparaAuditores

Paraabrirelformulariodedatos,tenemosqueposicionarnosenlalistaparaqueestactiva,y
pulsareneliconoFormulario .

Como esta opcin no est directamente disponible en la

Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de acceso
rpido,delaformaqueyavimos.PulsandoelBotnOffice>
Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono
Formulario...,enlaseccindeComandosquenoestnenla
cintadeopciones.

Alcrearelformulario,disponemosdesiguientesbotones:

Nuevo:Sirveparaintroducirunnuevoregistro.

Eliminar:Eliminarelregistroqueestactivo.

Restaurar:Deshaceloscambiosefectuados.

Buscaranterior:Sedesplazaalregistroanterior.

Buscarsiguiente:Sedesplazaalsiguienteregistro.

Criterios:Sirveparaaplicarunfiltrodebsqueda.

Cerrar:Cierraelformulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamoslosdatosquequeramos(paradesplazarnosporloscampospodemosutilizarlasteclas
de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el
botnRestaurar,siqueremosguardarloscambiospulsamoslateclaIntro.

Paracrearunnuevoregistro,hacemosclicenelbotnNuevo,Excelseposicionarenunregistro
vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.

DespusdeaceptarExcelseposicionaenunnuevoregistroenblancoporsiqueremosinsertar
variosregistros,unavezagregadoslosregistros,hacerclicenCerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscarsiguienteoirdirectamenteaunregistroconcretointroduciendoun criteriodebsqueda.
Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de
bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la
palabraCriterios.

Porejemplo,sibuscamosunregistroconelvalorAnaenelcampoNombre,escribimosAnaen
NombreypulsamoselbotnBuscarSiguiente,Excelvuelvealformulariodedatosynosposiciona
enelregistrodenombreAna.

41


CursoMSExcelparaAuditores

5.2 Modificarlaestructuradelatabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos

seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene
encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as
queslopodremosaumentarydisminuirfilas.

Podemosmodificardirectamenteelrangodefilasycolumnas,estirandooencogiendolatabla

desdesuesquinainferiorderecha.

Cuandonecesitemosaadirunafilaalfinaldelatablaparacontinuarintroduciendodatos,slo
tendremosquepulsarlateclaTABdesdelaltimaceldayapareceraunafilanueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las

filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la
primeraceldaquequeremosdesplazaryelegiremosla
opcincorrespondientedesdeelmenInsertar,enlapestaadeIniciooenelmencontextualde
latabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre

una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el men
Eliminar,disponibleenlapestaadeInicioyenelmencontextual
delatabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos
seleccionados,peronolaestructuradelatabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos
eliminar la estructura d ela tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos
enlapestaadeDiseodelatabla.

Estilodelatabla

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte
elegante,esescogiendounodelosestilospredefinidos,disponiblesenlapestaa
Diseodelatabla.

42


CursoMSExcelparaAuditores

En Opciones de estilo de la tabla, podemos

marcarodesmarcarotrosaspectos,comoquelas
columnas o filas aparezcan remarcadas con
bandas,osemuestre unresaltadoespecialen la
primeraoltimacolumna.

Lasbandasyresaltadosdependerndelestilodelatabla.

Porlodems,acadaceldaselepodrnaplicarloscoloresdefuenteyfondo,fondocondicional,
etc.queacualquierceldadelahojadeclculo.

Enesttabla,sehacambiadoelestilo,ysehanmarcadolasopcionesPrimerayltimacolumna.

5.3 Ordenarunatabladedatos

A la hora deordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un
nicocampouordenarlalistapordiferentescamposalavez.

Parahacerunaordenacinsimple,porejemploordenarlalistaanteriorporelprimerapellido,
debemosposicionarnosenlacolumnadelprimerapellido,despuspodemosaccederalapestaa
DatosypulsarsobreOrdenar...yescogerelcriteriodeordenacinobienpulsarsobreunodelos

botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o

descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que
aparecepulsandolapestaajuntoalencabezadodelacolumna.

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la

listaporelprimerapellidomslafechadenacimiento,enlapestaaDatos,pulsamos
sobreOrdenar...nosapareceelcuadrodedilogoOrdenardondepodemosseleccionar
los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un
campo),siordenamossegnelvalordelacelda,oporsucoloroicono(enOrdenarSegn),yel
Criteriodeordenacin,dondeelegimossielordenesalfabtico(AaZoZaA)osigueelordende
unaListapersonalizada.Porejemplo,sienlacolumnadelatablaseguardanlosnombresdedas
de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista
donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el
criteriodeordenacinseguirelmismopatrn.

43


CursoMSExcelparaAuditores

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el
primerniveldelalista,ysucesivamenteporlosdemsnivelesenordendescendente.

EnlapartesuperiorderechatenemosunbotnOpciones...,estebotnsirveparaabrirelcuadro
Opcionesdeordenacindndepodremosespecificarmsopcionesenelcriteriodelaordenacin.

5.4 Filtrarelcontenidodelatabla

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionaraquellosquesecorrespondanconalgncriteriofijadopornosotros.

Excelnosofrecedosformasdefiltrarunalista.

UtilizandoelFiltro(autofiltro).

Utilizandofiltrosavanzados.

UtilizarelFiltro.

ParautilizarelFiltronosservimosdelaslistasdesplegablesasociadasalascabecerasdecampos
(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando el botn
Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men
desplegablecomoeste,dondenosofreceunaseriedeopcionespararealizarelfiltro.

Porejemplo,sislomarcamosMoreno,ExcelfiltrartodoslosregistrosquetenganMorenoenel
1erapellidoylasdemsfilas'desaparecern'delalista.

Otraopcin,esusarlosFiltrosdetexto,dondesedesplieganunaseriedeopciones:

44


CursoMSExcelparaAuditores

Encualquieropcin,accedemosaunaventanadondepodemoselegirdoscondicionesdefiltro
detexto,yexigirquesecumplaunacondicinolasdos.Excelevaluarlacondicinelegidaconel
textoqueescribamos,ysisecumple,mostrarlafila.Usaremoselcarcter?paradeterminarque
enesaposicinhabruncarcter,seacualsea,yelasterisco*paraindicarquepuedehaberono
ungrupodecaracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el
segundocarcterynocontengalaletraz.

Paraindicarnosquehayunfiltroactivo,laflechadelalistadesplegablecambiadeicono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),
reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar
filtro enlapestaaDatos.

5.5 UtilizarFiltrosavanzados.

Siqueremosfiltrarlosregistrosdelalistaporunacondicinmscompleja,utilizaremoselcuadro
dedilogoFiltroavanzado.Previamentedeberemostenerenlahojadeclculo,unasfilasdonde
indicaremosloscriteriosdelfiltrado.

45


CursoMSExcelparaAuditores

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado,

pulsaremosen enlaseccinOrdenaryfiltrar.

Rangodelalista:Aquespecificamoslosregistrosdelalistaalosquequeremosaplicarelfiltro.

Rangodecriterios:Aquseleccionamoslafiladondeseencuentranloscriteriosdefiltrado(lazona
decriterios).

Tambinpodemosoptarporguardarelresultadodelfiltradoenotrolugar,seleccionandolaopcin
Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que
recibirnelresultadodelfiltrado.

SimarcamoslacasillaSloregistrosnicos,lasrepeticionesderegistros(filasconexactamentelos
mismosvalores)desaparecern.

Paravolveravisualizartodoslosregistrosdelalista,accederalmenDatosFiltroMostrartodo.
Funcionesdebasededatos

En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero

ahoravamosaexplicarcadaunadeesasfuncionesyaqueseaplicanatablasdedatos.

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero
aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando
previamenteunfiltro.

Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles (ver
figuramsabajo)yqueremossabercuntohasidoelbeneficiodelosFord,nopodemosutilizarla
funcin suma porque sumara todos los automviles, en este caso lo podramos conseguir con la
funcindebasededatosBDSUMAincluyelacondicindefiltradoautomvil="Ford"

ParaexplicarlasfuncionesdeBasededatosquenosofreceExcel,utilizaremoslahoja:

46


CursoMSExcelparaAuditores

Enestahojatenemosunalistaconlosautomvilesdelaempresa,conlosdatosdeplazas,aos,
rentabilidadybeneficioobtenido.

Nota:Lasfilas1a4seutilizanparadefinirlosfiltros.

Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres
argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se
utilizaenlafuncin,unrangodecriteriosparaindicarlacondicinquedebencumplirlasfilasque
sernutilizadasenelclculodelafuncin(elfiltro).
Funcin Descripcin
Cuenta las celdas que contienen un
BDCONTAR(datos;campo;criterios)
nmero
BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuentalasceldasquecontienenunvalor
BDMAX(datos;campo;criterios) Obtieneelvalormximo
BDMIN(datos;campo;criterios) Obtieneelvalormnimo
Obtiene el producto de los valores
BDPRODUCTO(datos;campo;criterios)
indicados
Obtiene el promedio de los valores
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios)
indicados
BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtienelasumadelosvaloresindicados
Obtieneunvalordeuncampoenuna fila
BDEXTRAER(datos;campo;criterios)
quecumplauncriteriodeseleccin
Calcula la varianza sobre una muestra de
BDVAR(datos;campo;criterios)
valores
Calculalavarianzasobretodoslosvalores
BDVARP(datos;campo;criterios)
deuncampo
BDDESVEST(datos;campo;criterios) Calcula la desviacin estndar sobre una

47


CursoMSExcelparaAuditores

muestradevalores
Calculaladesviacinestndarsobretodos
BDDESVESTP(datos;campo;criterios)
losvaloresdeuncampo

5.6 Crearunresumendedatos

Cuandohablamosdecrearunresumendelosdatosdeunatablanosestamosrefiriendoacrear
subtotalesagrupandolosregistrosporalgunodeloscamposdelalista.

Porejemplositenemosunalistadeniosconloscamposnombre,direccin,localidadyedad;
podemosobtenerunresumendelaedadmediadelosniosporlocalidad.

Otroejemplo,elqueteenseamosabajo,disponemosdeunalistadevehculosclasificadospor
marcaymodelo;yqueremosaveriguarelcostetotaldecadamarca.

Para agregar los subtotales automticamente

debemossituarnossobreunaceldacualquierade
la lista y marcar la opcin Fila de totales en las
Opciones de estilo de tabla, en la pestaa
Diseo.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una
listadelasfuncionesquepodemosusarparacalculareltotaldeesacolumna.

Sepuedemejorarelresumenylossubtotalesdelatablautilizandolosesquemasqueyavimos,o
lastablasdinmicas,queveremoseneltemasiguiente.

48


CursoMSExcelparaAuditores

6 TABLASDINMICAS

6.1 Crearunatabladinmica

Unatabladinmicaconsisteenelresumendeunconjuntodedatos,atendiendoavarioscriterios
deagrupacin,representadocomounatabladedobleentradaquenosfacilitalainterpretacinde
dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiandolapresentacindelosdatos,visualizandoonolosdatosorigen,etc...

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de

referenciascruzadas,peroconmsinteractividad.

Veamoscmopodemoscrearunatabladinmicaapartirdeunosdatosqueyatenemos.

Paracrearunatabladinmica,Excelnosproporcionalastablasygrficosdinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de
referenciayelmesdecompra,ademssabemoslacantidadcompradayelimportedelmismo.

Vamosacrearunatabladinmicaapartirdeestosdatosparapoderexaminarmejorlasventasde
cadaartculoencadames.

Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos
desplegarelmenhaciendoclicenlaflechaalpiedelbotnparacrearungrficodinmico).

49


CursoMSExcelparaAuditores

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el
lugardondeseencuentranlosdatosquequeremosanalizaryellugardondequeremosubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremosubicarlaenunahojadeclculonueva.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente
diferenteaExcel.

En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las
celdasquevayanaparticipar,incluyendolascabeceras.

PulsamosAceptarparaseguir.

Seabrirunnuevopanelenladerechadelapantalla:
Aplicarfiltrosaunatabladinmica

50


CursoMSExcelparaAuditores

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar
unicamentelosquenosinteresenenunmomentodeterminado.Estoseempleasobretodocuando
elvolumendedatosesimportante.

Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte
derecha,deunaflechaindicandounalistadesplegable.

Porejemplo,sipulsamossobrelaflechadelrtuloRtulosdecolumnanosapareceunalistacomo
vemosenlaimagenconlosdistintosmesesdisponiblesenlatablaconunacasilladeverificacinen
cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las
opcionesenestecasotodoslosmeses.

SidejamosmarcadoslosmesesEneroyFebrero,losotrosmesesdesaparecerndelatabla,perono
sepierden,encualquiermomentopodemosvisualizarlosvolviendoadesplegarlalistaymarcando
lacasilla(Seleccionartodo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como
estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por
ejemplopodemosseleccionarverlosartculosconreferencia1236deAbril.

6.2 Grficoscontablasdinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico
dinmicodelapestaaOpciones.

51


CursoMSExcelparaAuditores

Paracambiarelformatodelgrficoaotrotipodegrficoquenosagrademsonosconvengams
segnlosdatosquetenemos.

Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el
grficoquemsnosconvenga.

Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de
grficos.

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.

Conestaherramientapodramoscontruirunatabladinmicaconlasiguienteestructura:

UnafilaparacadaunadelasReferenciasdelatabla.

52


CursoMSExcelparaAuditores

UnacolumnaparacadaunodelosMesesdelatabla.

EnelrestodelatablaincluiremoseltotaldelImporteparacadaReferenciaencadaMes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondientealpiedelpanel.

En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a

yfinalmenteelcampoIMPORTEalaseccin .

Trasrealizarlatabladinmicaesteseraelresultadoobtenido.

Podemosverquelaestructuraeslaquehemosdefinidoanteriormente,enelcampofilatenemos
lasreferencias,enelcampocolumnastenemoslosmesesyenelcentrodelatablalassumasdelos
importes.

53


CursoMSExcelparaAuditores

Conestaestructuraesmuchomsfcilanalizarlosresultados.

UnavezcreadalatabladinmicanosaparecelapestaaOpciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un
campodeunzonaarrastrndolofuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultadossincasiesfuerzos.

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla,
mscomplejaperoconmsinformacin:

54


CursoMSExcelparaAuditores

Puedequenovisualiceslatabladelamismaforma,alaadirvarioscamposenlaseccinValoresel
rtulo aparecerenunalasseccionesdertulos,siteapareceenRtulosdecolumna
despliegalalistaasociadaalyseleccionalaopcinMoverartulosdefila.

6.3 Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y
presionarlateclaSupr.

55