CONTROL DE LOS VERSIN 00

DOCUMENTOS CDIGO A3-p-04

APROBACI 24/09/20
N 16

CONTROL DE CAMBIOS
Nmero Fecha de tem Motivo Aprobado
Aprobacin alterado por
00 todos Aprobacin Gerente
inicial

Objetivo
Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos
por el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo. A travs de
una metodologa para la generacin, actualizacin, revisin, aprobacin,
distribucin y control de documentos, tanto internos como externos del
Sistema.

Alcance
La Documentacin del Sistema de Gestin de Seguridad incluye el Manual de
la Calidad, Procedimientos transversales, procedimientos operativos,
instrucciones de trabajo y planes e calidad

REFERENCIAS

Sistemas de gestin de la Calidad-Fundamentos y vocabulario Norma ISO

9000.
Sistemas de Gestin de la Calidad.
Directrices Para la Documentacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad
Norma ISO 100013.
Manual de la Calidad de la Direccin del Trabajo.

N Trmino Definicin Abreviacin

1 Documento Es un documento DC
 Controlado que pertenece al
Sistema de
Gestin de
Calidad que
cumple con el
punto 4.2.3. de la
norma.
2 Documento Documento
Electrnico digital que
ingresa va correo
electrnico y/o
web.
3 Documento Son aquellos DE
Externo generados fuera
del SGC, pero que
son necesarios
y/u obligatorios
para la operacin
de los Sistemas
PMG que forman
parte del mismo.
4 Encargado/a Persona
Sistema PMG responsable del
sistema PMG, que
habitualmente
corresponde a
una jefatura de
Unidad o
Departamento.
5 Listado Maestro Es un listado en el LMI
de Documentos que se
Externos encuentran los
documentos
internos
controlados del
SGC (ver anexo
9.3)
6 Manual de Es un listado en el LME
Calidad que se
encuentran los
documentos
externos
controlados del
SGC (ver anexo
 9.4).
7 Procedimiento Documento que MC
Operativo especifica el
Sistema de
Gestin de la
Calidad de una
organizacin
(3.7.4: ISO 9000).
8 Procedimientos Documentos PR
Documentados. utilizados por el
SGC para
describir su
operacin. Los
procedimientos
responden a las
preguntas: qu,
quin, con qu,
cundo y dnde
realizar algo.
9 Procedimiento Son aquellos PRO
Operativo procedimientos
propios de cada
sistema.
10 Procedimiento Son aquellos PRT
Transversal procedimientos
exigidos por la
Norma ISO 9001 o
bien que el SGC
ha definido como
aplicables al
conjunto del
Sistema de
Gestin de la
Calidad
11 Instruccin de Descripcin IT
Trabajo detallada de
cmo realizar y
registrar las
tareas (10013)
12 Plan de Calidad Documento que PDA
especfica qu
procedimientos y
recursos
asociados deben
 aplicarse, quin
debe aplicarlos y
cundo deben
aplicarse a un
proyecto,
proceso, producto
o contrato
especfico (3.7.5:
ISO 9000)

DISPOSICIONES GENERALES

N DISPOSICION
1 Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su
preparacin corresponde a la Unidad de Gestin de la Calidad
(exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado), la
revisin y la aprobacin al Representante de la Direccin, slo en el caso
del Manual de Calidad la aprobacin siempre ser de la Alta Direccin. En
el caso de los Procedimientos Operativos (PRO) la preparacin
corresponde al funcionario del SGC, la revisin se comparte entre el Jefe
del Sistema PMG en cuanto a su contenido y la revisin de la adecuacin
a los requerimientos del SGC a la Unidad de Gestin de Calidad, y la
aprobacin al Jefe de Departamento o Divisin donde radiquen los
respectivos Sistemas PMG, con la excepcin del SAI que por
requerimientos del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta
Direccin
2 Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un
documento, deben ceirse al presente Procedimiento Control de
Documentos.
3 Las nuevas versiones de los documentos sern oficiales del momento que
sean publicadas en la intranet
4 La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento
firmado y timbrado, segn corresponda. La Direccin del Trabajo ha
convenido en utilizar como medio de difusin documental el sistema
digital en la intranet. Esto permite a la organizacin bajo el alcance del
SGC tener acceso en los puntos de uso de dicha documentacin. Toda
documentacin bajo el marco anterior se entender por oficial y vigente.
5 Se dispondr de un LMI para el SGC en la Intranet de la Direccin del
Trabajo, su construccin, actualizacin y difusin corresponder a la
Unidad de Gestin de la Calidad. En el caso que corresponda a un LME de
cada sistema del PMG es responsable de su actualizacin. La
 documentacin externa, fsica es administrada en los libros de registro en
las oficinas de parte. La Unidad de Gestin de la Calidad utilizar correo
electrnico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas, vinculados al
SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez
debern comunicarlo a sus funcionarios(as)
6 El archivo de los documentos controlados y obsoletos corresponde a la
Unidad de Gestin de la Calidad. El tiempo de conservacin mnimo de la
documentacin obsoleta se establece en 5 aos para los documentos
originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente
la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar
formalmente, al igual que la devolucin de las copias obsoletas. La
eliminacin de un procedimiento se tratar como documentacin
obsoleta.
7 Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, segn su
necesidad crear un sistema para controlar los documentos no oficiales
(fotocopias)
8 Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC
debern ceirse al punto 9.1.1 Cartula y contenido, de este documento.
En la construccin de Diagramas de Flujo, se deben numerar los pasos
para mejor la comprensin de las descripciones de las actividades y en el
desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se
hace, quien lo hace y que registro genera la actividad
9 Cada Instruccin de Trabajo as como los Planes de la Calidad, sern
emitidos, revisados, aprobados y controlada su disposicin por el Sistema
que requiera su aplicacin. Toda Instruccin de trabajo y planes de
calidad debe ceirse a los formatos establecidos en este documento en el
punto 9.1.3 e identificar preparacin, revisin y aprobacin. Cada Sistema
que genere estos documentos debe mantener un Listado actualizado y su
disposicin para cuando sea requerido.
10 La elaboracin de los Documentos del SGC deben seguir el formato
sealado en el punto 9.1.1, con la salvedad que por expresa solicitud del
cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validacin del
Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestin de Calidad la
adecuacin del formato, sin eliminar contenidos bsicos y mnimos
sealados para cartula y contenidos.
ELABORADO POR
Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Firma:
Fecha:
Slo en caso de manejo impreso