TRABAJO INVESTIGATIVO # 8

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE SOFTWARE

ACTIVIDAD N: 8 FECHA ENVIO: 21/05/2015 FECHA ENTREGA: 22/05/2015

TEMA: Investigar sobre el acta de constitucin.

UNIDAD N 3: Administracin de Requerimientos.

OBJETIVO: Conocer la importancia de utilizar el acta de constitucin.
PROBLEMA: Necesidad de conocer la utilidad del acta de constitucin.
INDICADOR DE EVALUACION: CALIFICACIN
- Habilidad para aplicar el conocimiento de las ciencias bsicas
de la profesin e ingeniera en sistemas.
- Comprender la responsabilidad tica y profesional.
CRITERIOS DE EVALUACIN: Siempre A veces Nunca
(2) (1) (0,5)
CAPACIDAD DE COMUNICACIN.
EN IMPRESOS
Entrega documentacin impresa y digital. (Siguiendo las normas y convenciones para la
escritura y sin falta de ortografa). La redaccin del documento debe ser clara. Debe incluir todas las
fuentes de donde tom la informacin.
Cumple con el formato, normas y estructura para la elaboracin del documento .
APLICACIN DE VALORES.
Puntualidad. Entrega de trabajo a tiempo
Responsabilidad tica. El trabajo es indito y respeta la propiedad intelectual
Responsabilidad profesional. Cumple con las normas tcnicas.
USO DE RECURSOS:
Recursos bibliogrficos fidedignos y con validez cientfica
Recursos tecnolgicos adecuados
CAPACIDAD DE REFLEXIN.
Incluye ejemplos claros que permiten un mejor entendimiento del tema.
CONOCIMIENTO TCNICO.
Destreza con las herramientas informticas.
TIPO DE ACTIVIDAD
LUGAR ALCANCE FORMA
Intraclase Individual Taller Prctica en laboratorio
Grupal Sntesis, esquemas Prctica en clase
Extraclase Caso de estudio Resolucin de problemas,
Investigativa ejercicios
Vinculacin con la colectividad Ensayo, artculo
Informe de exposicin
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES EN LA TAREA:
NOMBRE ESTUDIANTE ROL DESCRIPCIN
Belduma Edwin Estudiante Desarrolla la tarea propuesta
Palacios Sandra Anabel Estudiante Desarrolla la tarea propuesta
Gonzales Jorge Luis Estudiante Desarrolla la tarea propuesta
 INTRODUCCIN

El Acta de Constitucin del Proyecto, es el documento que tiene como

objetivo principal aprobar el inicio del proyecto.

El acta de constitucin del proyecto es un documento de gran relevancia ya

que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para comunicar el
propsito del proyecto a lo diferentes de los interesados. La creacin y la
aprobacin del Acta, dan inicio formal al proyecto y asigna la autoridad para
utilizar los recursos de la organizacin en las actividades del proyecto.

Un acta de constitucin del proyecto bien escrita es una poderosa herramienta

diaria para juzgar la efectividad del esfuerzo desarrollado. sta se convierte en
una gua que mantiene firmemente al equipo enfocado en los objetivos
establecidos una vez que ha comenzado el proyecto. Un acta bien elaborada
se convierte en punto de referencia para resolver disputas, evitar desviaciones,
juzgar el potencial de las nuevas ideas que surjan a lo largo del proyecto, medir
del progreso, y mantener el desarrollo del equipo enfocado en los resultados
finales.

Muchas empresas esperan que el Acta de Constitucin del Proyecto incluya

informacin como un cronograma detallado, y un completo anlisis de riesgos.
Sin embargo, tal informacin no est disponible en esta etapa del proceso de
Direccin de Proyectos.

Adems de los entregables, usted debera tambin declarar cualquier frontera

del proyecto. Las fronteras son formas de articular aspectos del proyecto que
estn en el alcance contra aspectos que estn fuera del alcance. Es una buena
prctica declarar las condiciones de frontera del alcance en trminos de
postulados tanto dentro del alcance como fuera del alcance.

OBJETIVO
GENERAL

Investigar sobre el acta de constitucin para un proyecto.

ESPECFICO

Conocer la utilidad del acta de constitucin.

Identificar las ventajas de elaborar el acta.
Conocer los contenidos que debe tener una plantilla de un acta.
Analizar cuando se debe utilizar un acta.

MARCO TEORICO
ACTA DE CONSTITUCIN DE UN PROYECTO.

Segn (Giraldo, 2013), dice que un Acta de Constitucin de un Proyecto es:

Un documento en el que se define el alcance, los objetivos y los participantes

del proyecto. Da una visin preliminar de los roles y responsabilidades, de los
objetivos, de los principales interesados y define la autoridad del Project
Manager

Por lo tanto un acta sirve como referencia de autoridad para el futuro del
proyecto.

VENTAJAS.

Hay dos ventajas que nos aportan una acta.

En primer lugar, esta informacin va a ayudar al patrocinador y a las

partes interesadas a comprender el proyecto y su objetivo, y tener todo
un conocimiento comn.
La segunda ventaja es que permite que el director del proyecto y el
equipo del proyecto tengan una visin de alto nivel para la ejecucin del
proyecto y utilizar esta visin para ayudar a crear los planes detallados.

QU CONTENIDOS DEBERA TENER UN ACTA DE CONSTITUCIN DE

PROYECTO?
Segn (SERRANO, 2009), dice que:

Tambin el acta autoriza formalmente el inicio del Proyecto y en ella debe

quedar asignado el Director de Proyecto, siendo recomendable su participacin
en la elaboracin del acta, ya que sta le otorga autoridad para asignar los
recursos del Proyecto.

Por lo tanto la plantilla comprende las siguientes secciones:

Informacin del proyecto: Especifica la organizacin o empresa que
ejecuta el proyecto, el ttulo del proyecto, el Gerente de Proyecto
asignado, el patrocinador principal, el cliente del proyecto y la fecha en
que se prepar el acta.
Propsito y justificacin del proyecto: Describe la necesidad de
negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Es recomendable utilizar
nmeros para describir el proyecto en trminos de los beneficios y
retorno de la inversin que representa para la organizacin. Para
elaborar esta parte puede apoyarse en el caso de negocio.
Descripcin del proyecto y entregables: Se describe el propsito
principal del proyecto y sus principales entregables, bien sean
documentos o componentes del producto, servicio o resultado que
proporcionar.
Requerimientos de alto nivel: Enumera los requerimientos de alto nivel
del proyecto, tal como se conocen al momento de elaborar el acta. Estos
requerimientos son definidos por los interesados. Incluyen
requerimientos del producto, como por ejemplo sus especificaciones
tcnicas y requerimientos del proyecto asociados a la forma de hacer el
trabajo, metodologa empleada, entre otros.
Objetivos: Se definen en trminos de las variables de desempeo de
proyecto, es decir objetivos de alcance, tiempo, costo, calidad y otros.
Para cada objetivo debe definirse un indicador de xito, como por
ejemplo, terminar el proyecto en un nmero de meses, bajo un
presupuesto determinado o con un nmero mximo especifico de
defectos de calidad.
Premisas y Restricciones: Aqu se describen en primer lugar las
premisas, que son supuestos relacionados con el proyecto, por ejemplo
la disponibilidad de recursos en fechas especficas, participacin de
ciertos departamentos, insumos que debe suministrar el cliente, entre
otros. Adicionalmente, se definen las restricciones, por ejemplo, terminar
el proyecto antes de una fecha tope, definicin de una localizacin
geogrfica especfica para el equipo, participacin de un departamento,
seguimiento de estndares, entre otros.
Riesgos iniciales de alto nivel: Se especifican los riesgos de alto nivel,
tal como se conocen al momento del inicio del proyecto. Para cada
riesgo es importante definir la causa raz y su posible impacto en
trminos de alcance, tiempo, costo o calidad. Luego cuando comienza el
proyecto, se le hace seguimiento a los riesgos durante su duracin.
Cronograma de hitos principales: Representa la expectativa inicial del
patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos
entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, ms no es la
definitiva, dado que su factibilidad o no ser definida en la fase de
planificacin. El disponer de esta informacin puede ayudar al Gerente
de Proyectos en ajustar su planificacin o definir si es factible el
proyecto.
Presupuesto estimado: Aqu se especifican los fondos que se esperan
asignar a este proyecto. Igualmente representa la expectativa de la
organizacin. Luego en la fase de planificacin debe definirse si es
factible o no ejecutar el proyecto bajo ese presupuesto.
Lista de interesados: Se elabora una lista de los interesados. El omitir
algn interesado puede ocasionar que despus el producto, servicio o
resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.
Requisitos de aprobacin del proyecto: Aqu se especifica quien
decide si el proyecto es un xito o no, cuales son los criterios para definir
dicho xito y quien da su aprobacin.
Asignacin del gerente de proyecto y nivel de autoridad: Se
especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado,
cargo, Gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece.
Adicionalmente, se describe el nivel de autoridad, por ejemplo si posee
autoridad para asignar o desincorporar personal, si tiene autoridad sobre
el presupuesto, su rol en la resolucin de conflictos, niveles de
escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban mencionarse.
Personal y recursos pre-asignados: Se especifican personas o
departamentos que estn pre asignados a trabajar en el proyecto, por
ejemplo, el jefe de un departamento especfico, la oficina de una
ubicacin determinada.
 Aprobaciones: En esta seccin los patrocinadores del proyecto firman
en seal de aprobacin. Con esta firma se autoriza el proyecto y se le da
autoridad al Gerente de Proyecto.

PLANTILLA DEL ACTA DE CONSTITUCIN DE PROYECTO

CUNDO ES TIL UN ACTA DE CONSTITUCIN DE PROYECTO?

Segn (Dorta, 2012), dice que: Generalmente, casi
en cualquier proyecto. Un Acta de Constitucin de
Proyecto define qu debe hacerse, qu resultado se
espera y qu necesidades pretende solventar.

Por lo tanto Si el proyecto no ser llevado con una

gestin de proyectos rigurosa, no es necesario este
Acta. Puede ser por una cuestin de tiempo (por
ejemplo, solucionar con urgencia un problema
empresa rial), por escasa complejidad (por ejemplo, desarrollar un sitio web
muy sencillo) o por falta de suficientes personas implicadas (por ejemplo, un
proyecto personal de escribir un libro).

Aun as, no es conveniente subestimar este documento. Tal vez la pregunta

clave es: voy a querer cerrar este proyecto con una firma, donde quede bien
claro qu es lo que se deba hacer y qu se ha hecho? Preveo que puede
haber problemas a la hora de realizar el proyecto, la temtica es compleja o las
repercusiones pueden ser graves? En ese caso, conviene tener un documento
de Cierre de Proyecto, y ste es mucho ms fcil de redactar y de firmar si
tiene un Acta de Constitucin asociado.

UTILIDADES DEL ACTA DE PROYECTO.

Permite consensuar determinados aspectos del proyecto con el cliente o

con todos los interesados.

Facilita la dinmica de firma. En una ocasin me encontr con un cliente

reacio a firmar la documentacin, por miedo a verse despus
comprometido o atado. El problema, por lo tanto, no estaba en el propio
documento Acta de Constitucin, sino en una cuestin de desconfianza.
Detectarlo nada ms comenzar el proyecto me permiti trabajar ese
aspecto.

Determina aspectos fundamentales, tales como el objetivo general del

proyecto, alcance del mismo, responsables de proyecto y funciones,
equipos de trabajo, plazos de tiempo previstos y presupuesto acordado.

Transmite formalidad y buena imagen.

Facilita entender la figura del jefe de proyecto y la importancia de las

tareas de coordinacin e interlocucin que ste asume.

CONCLUSIONES
Se concluye que:

o Es importante desarrollar un acta de constitucin, ya que sirve

para la referencia del futuro del proyecto.
o Es necesario conocer cada utilidad del acta de constitucin.
o Es importante conocer la ventaja del acta porque ayuda a
patrocinador y a las partes interesadas a comprender el proyecto
y su objetivo.
o Necesario tener el modelo de las platillas del acta y as tener en
claro sus puntos de contenido.
o Es importante conocer cuando es necesario utilizar el acta de
constitucin.
RECOMENDACIONES
Se recomienda que:

o Estar claro el concepto de que es un acta de constitucin.

o Identificar con claridad las utilidades del acta de constitucin.
o Reconocer cada una de las ventajas que posee un acta de
constitucin
o Identificar con claridad los puntos de contenidos que posee un
acta de constitucin.
o Reconocer con claridad cunado se utiliza un acta en un proyecto.

BIBLIOGRAFA

Dorta, T. (30 de Agosto de 2012). El Acta de Constitucin de Proyecto.

Recuperado el 21 de Mayo de 2015, de http://www.tonidorta.com/el-acta-
de-constitucion-de-proyecto/

Giraldo, M. (27 de Noviembre de 2013). Metodologia Open de gestin de

proyectos. Recuperado el 21 de Mayo de 2015, de
http://es.slideshare.net/aniithagiiraldo/acta-de-constitucin-del-proyecto-
project-charter

SERRANO, C. R. (08 de Julio de 2009). ADMINISTRACIN DE PROYECTOS.

Recuperado el 21 de Mayo de 2015, de
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP635.pdf