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Las actas, pues son instrumentos pblicos en los que el notario, a instancia de
parte consigna hechos y circunstancias que presencia o le constan y que por su
naturaleza no son materia de acto o contrato.
Las actas notariales son diferentes de las escrituras, que s recogen contratos y
actos jurdicos y se hallan sujetas a mayores requisitos para garanta del trfico
civil. Las actas se limitan a dejar constancia, a instancia de parte interesada, de
hechos percibidos por el notario, para asegurar su prueba lo que se llama
preconstituir la prueba, es decir, tener sta al alcance para el caso de que sea
negado un hecho cierto -, o a recoger un juicio del notario a los efectos previstos
en la Ley. La percepcin puede derivar de cualquier sentido; ordinariamente,
como es lgico, la vista y el odo; pero tambin el tacto la pared se encuentra
hmeda -, el onfato una enanacin maloliente e incluso, prescindiendo de
factores subjetivos, el gusto.
CLASES DE ACTA
En realidad las actas son un autntico cajn de sastre donde se renen diversas
actividades notariales, que no recogen declaraciones de voluntad.
Las actas protocolares, a su vez, pueden ser: las actas de protocolizacin y las
dems actas, que podran llamarse escrituras por actas. Las primeras son las
que redacta el Notario conforme al artculo 64 de la LN, a efecto de incorporar al
protocolo de escrituras pblicas los documentos que por ley o resolucin judicial o
administrativa se ordene. Las dems actas que se incorporan al registro de
escrituras pblicas no estn libradas en cuanto a su faccin a la voluntad de
Notario o del solicitante; sino que ms bien estn previa y expresamente
determinados por el artculo 58 de la LN, es decir, estn referidos slo a los casos
predeterminados en el mencionado artculo.
Si aplicamos los conceptos vertidos por los doctrinarios debemos concluir que
una parte de los casos a que se refiere el citado artculo 58, no son netamente
actas, sino simples escrituras, por cuanto tienen todos los elementos de la
escritura pblica es decir se refieren a actos, contratos o negocios jurdicos,
en las cuales el legislador ha prescindido de la exigencia de minuta como
requisito para su elevacin a escritura pblica y ha establecido la forma de acta
para formalizarlos.
Cabe precisar que estas partes son fcilmente distinguibles en las actas
extraprotocolares y no necesariamente aplicables a las escrituras por acta.
Como quiera que las actas extraprotocolares son el medio de dejar constancia de
hechos o circunstancias que no constituyen contratos entre partes, el legislador
ha dejado abierta la posibilidad de poderlas incluir en un instrumento pblico
protocolar, vale decir, insertarlas en el registro de escrituras pblicas. Para
acceder al registro, basta que se solicite por minuta, en aplicacin de lo dispuesto
por el artculo 57, inciso c) del D. Ley 26002.
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Autorizacin para viaje de menores; Destruccin de bienes; entrega; Juntas, directorios, asambleas, comits
y dems actuaciones corporativas; Licitaciones y concursos; Inventarios y subastas, de conformidad con el
D.Leg. 674 (Ley de Promocin de la Inversin Privada en las Empresas del Estado); Sorteos y entregas de
premios; Constatacin de identidad, para efectos de la prestacin de servicios de certificacin
digital;Transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de voluntad de terceros; y Verificacin de
documentos y comunicaciones electrnicas en general.
El mismo criterio, de insertar el acta en la escritura pblica, para el caso de
aquellas con minuta, sera aplicable si en alguno de los casos del artculo 58
que no precisan de acta se solicita en forma verbal la insercin de un acta.
Actas de presencia
Recogen aquello que el notario ve, oye o percibe por sus sentidos. Son muy
frecuentes y sirven para preconstituir pruebas que luego puede ser de utilidad en
el proceso. Requieren inmediativdad del notario. Como es lgico el notario
recoge los hechos con arreglo a sus conocimientos. Los datos de tipo tcnico solo
debe reflejarlos si los conoce por s. En ellas puede recogerse cualquier suceso
queel notario presencie o perciba por sus sentidos (destruccin de bienes,
entrega, juntas, licitaciones, sorteos, entrega de premios).
Actas de referencia
Son iguales que las actas de presencia con la nica diferencia de que el notario
en ella se limita a recoger declaraciones de los que intervienen, usando sus
mismas palabras, si es posible, y previa advertencia al declarante del valor
jurdico de las mismas en los casos en que fuera necesario. Tienen la funcin de
acreditar las manifestaciones que espontneamente hace una persona. Estas
actas tienen como objeto recoger las declaraciones de testigos antes del proceso,
bien para evitar que en el mismo cambien el sentido de su declaracin bien
porque ya por su estado de salud u otras circunstancias se tema que no puedan
asistir al juicio. No tiene regulacin en nuestra ley, pero deben admitirse a tenor
del art. 98 LN.
Sin embargo, no se quiere decir que tales actas sean ineficaces como prueba. Al
contrario, acreditan que en tal fecha fueron dichas esas cosas, con advertencia en
su caso de la responsabilidad en la que se poda incurrir en caso de falsedad. Lo
que evidentemente, hay que descartar es que tales actas, por s solas prueban la
verdad del hecho narrado.
Actas de notoriedad
Son las que tienen por contenido esencial la narracin por el Notario de un juicio
suyo acerca de la notoriedad de un hecho. En el acta de notoriedad el notario
emite un juicio acera de la notoriedad del hecho notorio, es decir se enjuicia la
notoriedad del hecho, que por ello queda excusado de ser probado. Se
comprueban y se fijan determinados hechos que se entienden notorios, de
acuerdo con las circunstancias y la investigacin sumaria realizada por el propio
notario (Notario - Juez). El objeto de este tipo de actas no es constatar hechos
sino emitir un juicio sobre la notoriedad del hecho que se trata de demostrar. A
diferencia de las otras actas el notario no comprueba un hecho sino que recogidas
una serie de pruebas declara que tal hecho se tiene por notorio (se utiliza, por
ejemplo, en el caso de prescripcin adquisitiva de dominio, para declarar
propietario al poseedor). Se rige por el principio de numerus clausus, se exige
previsin legal especfica.