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Barranquilla, 03 de Febrero de 2017

ACTA DE ENTREGA

Con el presente documento hago entrega formal, del proceso de Acreditacion y Psicofisico de la COSTA al
seor: JOSE HERNANDO OATE SERNA con cedula de ciudadana: 1129539766 de Barranquilla, como
entrega de las herramientas y actividades para el desarrollo de esta labor.

Se realiza induccin del procedimiento de acreditacin Costa y manejo del sistema SIR el cual
incluye los siguientes items:

OBJETIVO
Dar las herramientas necesarias para poder realizar las actividades del proceso de Acreditacin dentro de
las polticas de la Organizacin y la normatividad vigente.

ALCANCE
Aplica para todos los cargos operativos que requieran para la prestacin de su servicio la
acreditacin exigida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

REFERENCIAS

PROCESO AL QUE PERTENECE:

Operaciones

DOCUMENTOS UTILIZADOS
0 Circular 003 de 2012 de la SVSP
1 Resolucin 4973 de 27 de Julio de 2011 de la SVSP
2 Decreto 2535 del Diciembre 17 de 1993 de la SVSP
3 Decreto 1809 del 3 de agosto de 1994 de la SVSP
4 Decreto 2535 del 17 de Diciembre de 1993 de la SVSP
5 Decreto 2187 del 21 de Octubre de 2001 de la SVSP
6 Resolucin 5679 del 29 de Diciembre de 2008 de la SVSP
7 Resolucin 1994 del 29 de Mayo de 2008 de la SVSP

REGISTROS GENERADOS
8 Software SIR
9 FGH-16 Acta Destruccin Carnet
10 FGH-73 Paz y Salvo
11 RENOVA - SVSP
12 Correo electrnicos
13 Libro del puesto
14 APODATOS SVSP
15 Diploma de Curso
16 Canet Credencial
17 Bases de datos
18 Reportes disciplinarios

G4S VIGILADO Supervigilancia R. 20121200088927 de 28-11-2012

19 ACTIVIDADES A REALIZAR PARA GESTIN DE CURSOS:

DETALLE DE LA ACTIVIDAD/ RESPONSABLE QUE SE RECIBE REGISTROS

4.1 Para Personal Nuevo: El rea de seleccin de personal debe verificarAspirante con cursoAplicativo SVSP
dentro del proceso que el aspirante cuente con su curso vigente acorde a vigente (mnimo dos
la vacante a ocupar. De igual forma debe revisar en la pgina de la Sper meses)
Vigilancia que el aspirante no se encuentre acreditado por otra empresa,
en caso de estar acreditado por otra empresa se debe solicitar al aspirante
gestione ante la empresa su retiro de la plataforma. Sin estos dos
requisitos no es viable el proceso de contratacin. ( DIANA Y ERIKA)

Responsable: rea de Seleccin Gestin Humana

4.2 Para Personal Nuevo: El rea de contratacin debe controlar el Aspirante con cursoDiploma vigente
cumplimiento de lo anteriormente expuesto y remitir al Analista Regional vigente (mnimo dosescaneado
de Acreditacin de manera digital el diploma de la persona a contratar meses)

Responsable: rea de Seleccin Gestin Humana ( DIANA, ERIKA,

JOSE OATE)

4.3 Para Personal Antiguo: Se debe remitir semanalmente listado dePgina SperListado de
personal que no posee acreditacin, segn listado oficial de la pgina de la Vigilancia personal que no
Sper vigilancia. Acreditacin posee
Curva (personal enacreditacin
Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin nmina corte
mensual.

4.4 Generar listado del personal operativo que requiera acreditacin, al Listado de PersonalListado de
curso de reentrenamiento con una anticipacin de 30 a 60 das. sin acreditacin personal que
debe ser
Responsable: Analista Regional de Acreditacin ( JOSE OATE) programado y
fechas tentativas
en que se debe
realizar la
actividad
4.5 Programar al personal operativo que requiere acreditacin y que NO Listado de personalCorreo con
posea curso vigente para que asista al curso de reentrenamiento, en que debe serlistado de
compaa y coordinacin del Analista Regional de Acreditacin. El listado programado ypersonal
debe ser remitido al rea de GH, capacitacin, para seguimiento de fechas tentativas enprogramado a
asistencia y cumplimiento al curso. que se debe realizarcurso, fechas,
la actividad ubicacin y
Responsable: Jefe de programacin Regional(JOSE, WINDYS) horario
4.6 Notificar al personal que debe realizar el curso que exige la Sper Correo con listadoRegistro en
Vigilancia para la acreditacin de los funcionarios, acorde a su labor. de personalminuta de puesto
programado a
Responsable: Responsable operativo ( FERNANDO VECINO) curso, fechas,
ubicacin y horario
4.7 De acuerdo a los tiempos establecidos e informados, cada trabajadorRegistro en minutaDiploma de curso
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debe asistir a la academia con el fin de legalizar la matrcula y realizar su de puesto realizado
proceso de formacin.

Responsable: Operativo que debe realizar el curso (Oficial de Seguridad,

Escolta, Supervisor, Operador de Medios Tecnolgicos)
4.8 Segn la programacin recibida, se debe validar con la academia la Correo con listadoReporte
asistencia del personal programado a curso. En caso de NO asistencia se de personalDisciplinario
debe reportar al responsable operativo para efectos disciplinarios. programado a
curso, fechas,
Responsable: rea de Gestin Humana - Capacitacin ubicacin y horario
4.9 Realizar procedimiento disciplinario por no asistencia a actividad de Reporte Reporte
capacitacin obligatoria programada por la empresa. Disciplinario Disciplinario

Responsable: Responsable operativo ( JEFE DE OPERACIONES CON

SU EQUIPO DE TRABAJO)
4.10 Se debe Generar copia electrnica diploma ingresndolo en la Diploma de cursoRegistro de
plataforma SIR. De igual forma se actualiza informacin en el software realizado por parteinformacin en la
mencionado. de la Academia plataforma SIR,
Diploma
escaneado en la
Responsable: Analista Regional Acreditacin(JOSE OATE) Plataforma SIR

4.11 Debe remitir el diploma original a Gestin humana para posterior Diploma de curso- Diploma de
entrega al trabajador. La copia original del diploma es entregada al rea realizado por partecurso realizado
de archivo para que se ingrese a la hoja de vida del funcionario. de la Academia por parte de la
Academia
- Planilla de
entrega de
correspondencia
Responsable: Analista Regional Acreditacin
4.12 Mensualmente, se debe validar que lo facturado corresponda al real Factura y listado delFactura
de las capacitaciones solicitadas por G4S. Una vez realizada la validacin personal con losaprobada para
se remite la factura al rea administrativa y se genera un consolidado para cursos pago.
la Direccin Nacional de Capacitacin. desarrollados enConsolidado
ese periodo,mensual de
enviado por lasacreditacin
Responsable: Director/Jefe Regional de Gestin Humana academias

20 ACTIVIDADES A REALIZAR PARA ACREDITACIN DEL PERSONAL OPERATIVO

DETALLE DE LA ACTIVIDAD/ RESPONSABLE QUE SE RECIBE REGISTROS

5.1 Para Personal Antiguo: Se debe remitir semanalmente listado dePgina SperListado de
personal que no posee acreditacin, segn listado oficial de la pgina de la Vigilancia personal que no
Sper vigilancia. Acreditacin posee
Curva (personal enacreditacin
Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin nmina corte
 mensual.
5.2 Generar listado del personal operativo que requiera acreditacin, al Listado de PersonalListado de
curso de reentrenamiento con una anticipacin de 30 a 60 das. sin acreditacin personal que
debe ser
Responsable: Analista Regional de Acreditacin programado y
fechas tentativas
en que se debe
realizar la
actividad
5.3 Ingresar el NRO y datos del funcionario a gestionarle acreditacin en elDiploma emitido por21 Aplicativo
software SIR, esto para todo el personal Operativo que requiere credencial la academia SIR
para la prestacin de los servicios de seguridad, 22 Apodatos
requerida por
Responsable: Analista Regional de Acreditacin la Sper
vigilancia
5.4 Debe consolidar la base de datos (apodatos) para subirla a la pgina Informacin paraReporte de la
de la Sper Vigilancia, la cual nicamente puede ser enviada con la clave apodatos requeridaSper Vigilancia
registrada previamente por G4S, as mismo los archivos que se enven a por la Spercon validados e
esta cuenta deben ser nombrados con los parmetros establecidos por la vigilancia invalidados
normatividad Legal Vigente.

Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin

5.5 El personal invalidado se debe reportar al Analista Regional de Reporte de la SperReporte de la
Acreditacin para que verifique las causas de rechazo del trmite, subsane Vigilancia conSper Vigilancia
y proceda nuevamente a numeral 4.1. invalidados con invalidados

Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin

5.6 Generar el carnet (acetato) o credenciales validadas por la Sper Reporte de la SperListado de
vigilancia. Vigilancia decarnets
personal acreditado realizados en
Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin Hoja de Excel.

Credenciales en
acetato
5.7 Remitir o entregar a la Direccin o Jefatura de Gestin Humana en Credenciales enCorrespondencia
cada Regional las credenciales expedidas acetato enviada o
entregada
Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin Credenciales en
acetato
5.8 Entregar al operativo correspondiente la credencial expedida y avalada Registro deCopia simple de
por la Sper Vigilancia. Debe dejar documentada la entrega. El rea de correspondencia la credencial con
Gestin Humana debe velar por que en cada hoja de vida repose copia enviada o entregada la firma de
simple de la credencial con la firma de recibido por parte del interesado. Credenciales enrecibido por parte
acetato del interesado
Responsable: Analista de gestin Humana
5.9 En caso de prdida de la credencial, sta debe ser reportadaDenuncio anteDenuncio ante
inmediatamente, mediante oficio escrito y firmado por el trabajador, autoridad autoridad
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adjuntando denuncia ante autoridad competente que de constancia de la competente competente

prdida
Solicitud de
Responsable: Funcionario afectado nuevo carnet
5.10 Para la generacin de una nueva credencial el trabajador debe -Denuncio anteNuevo carnet de
cancelar un valor de un da de Salario Diario, Mnimo Legal Vigente, el autoridad acreditacin
cual se tramitara con autorizacin de descuento por nmina competente
-Solicitud de nuevo
Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin carnet
-Autorizacin
descuento por
nomina firmado
5.11 Semanalmente el Coordinador Nacional de Acreditacin debe Pgina SperInforme para las
consolidar la informacin y generar el informe para las Gerencia Vigilancia Gerencia
Regionales del estado de las credenciales y el nivel de cumplimiento por Acreditacin Regionales del
cada una. estado de las
credenciales y el
Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin nivel de
cumplimiento
5.12 El Coordinador nacional de Acreditacin es responsable de reportar a Reporte semanal deReporte a la
la Sper Vigilancia el retiro de los funcionarios operativos de G4S para retiros GH Sper Vigilancia
efectos de que la mencionada entidad retire la acreditacin el retiro de los
funcionarios
Responsable: Coordinador Nacional de Acreditacin operativos

21 OBSERVACIONES

22 El Coordinador Nacional de Acreditacin es la nica persona autorizada por G4S para

generar la credencial otorgada por la Sper Vigilancia.

23 Por ningn motivo se puede generar credencial a personal de la compaa que no est
registrado y publicado en la pgina de la SVSP, el hecho de emitir credenciales a personal que
no haya sido acreditado por la SVSP se considera una falta Grave. Aquellas personas internas
de G4S que soliciten la generacin de credenciales incumpliendo lo establecido por la SVSP,
se les aplicar las medidas disciplinarias establecidas en el reglamento Interno de Trabajo.

24 Las credenciales emitidas por G4S tendrn validez nicamente mientras exista vnculo
laboral con el trabajador portador de dicho documento y se deben refrendar anualmente de
acuerdo a la vigencia de la credencial.

SAES

Se realiza induccin de la herramienta SAES, para efectos de solicitar las credenciales y poder ver
la programacin del personal operativo y administrativo teniendo en cuenta lo siguiente :
 se ingresa al SAES se busca el funcionario por numero de cedula, del cual queremos saber la
informacin.

PSICOFISICO

Se da induccin de proceso de programacin de examen Psicofsico, Secure Costa la cual se da

de la siguiente manera:
nos envan un link con un determinado numero de ordenes para examen Psicofsico la cual se
agenda dentro de un periodo de 30 das, teniendo en cuenta que el personal que se agenda no
puede estar trasnochado y la cita no se debe cruzar con los horarios de trabajo.
Se le genera las cartas al personal agendado mximo con 5 das de anticipacin para que se logre
notificar; se hace seguimiento continuo para la asistencia de dicho personal todo este proceso va
de la mano con el programa SAES Y el rea de Programacin; ya que con base a el determinamos
cuando pueden asistir a la cita y en que puesto de trabajo se encuentra el personal.
Se le hace entrega de las bases de datos del personal, Costa norte y Costa sur para Acreditaciones
y Psicofisicos, la cual se debe alimentar continuamente.
Hago entrega de las herramientas de trabajo:

CANTIDAD ELEMENTO MARCA SERIAL

1 CPU HP MX19200Y2Q
1 PANTALLA SAMSUNG MY19H9LQ7077842
1 MAUSE LOGITECH PN: 010002182
1 TECALDO HP BX95D1

KEISY ALEXANDRA ESCORCIA GUTIERREZ JOSE HERNANDO OATE SERNA

CC. 1129510249 CC. 1129539766
APRENDIZ SENA (ENTREGA) APRENDIZ SENA (RECIBE)