UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

"ANTONIO JOS DE SUCRE

VICE-RECTORADO BARQUISIMETO
DIRECCIN DE INVESTIGACIN Y POST-GRADO.

PLAN PARA MEJORAR LA GESTIN DIARIA DE LA UNIDAD DE CONTROL Y

GESTIN DE LA SUPERINTENDENCIA DE PROYECTOS MAYORES DE UNA
EMPRESA PETROLERA BASADO EN EL CICLO PDCA

AUTOR: ING. FRANCISCO TORRES

TUTORA: MSC. ANNY RODRIGUEZ

TEMTICA DE TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO PARTE DE LOS

REQUISITOS EXIGIDOS PARA OPTAR AL GRADO DE MAGISTER
SCIENTIARIUM

JULIO, 2016
1. TTULO: Plan para mejorar la gestin diaria de la unidad de Control y
Gestin de la Superintendencia de Proyectos Mayores de una empresa petrolera
basado en el ciclo PDCA.

2. AREA DE CONOCIMIENTO: Gerencia.

3. LINEA DE INVESTIGACIN: Calidad.

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: En la actualidad la

Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Barinas-PDVSA maneja un
promedio anual de: 40 Procedimientos de contratacin, 15 Obras en progreso y 20
proyectos en fase de ingeniera, lo que genera un gran flujo de informacin que debe
ser administrada y controlada de manera clara, sencilla y precisa, a fin de disponer de
la misma, de una forma ntegra, confiable y en el momento que se requiera. En dicha
superintendencia existe la unidad de Control y Gestin, que para entregar una
informacin consolidada, utiliza un promedio de 12 Horas Hombre en la bsqueda de
informacin previamente procesada pero sin respaldo digital y en ocasiones dispersa
entre los trabajadores, generando con ello un lapso de entrega mayor a dos das en
cuanto a las actividades planificadas y por consiguiente se tiene un 70% de
cumplimiento en las metas semestrales de la unidad. En tal sentido, debido a esta
situacin antes mencionada, se presenta la necesidad de un sistema de gestin de la
informacin basado en la gestin diaria y el ciclo PDCA, que permita el anlisis de
riegos con controles adecuados, por medio de procedimientos que logren una revisin
del actual sistema y as obtener un mayor control en la informacin procesada.

De todo lo anteriormente expuesto se mencionan las interrogantes que orientarn la

investigacin:
Qu tan eficiente es actualmente el manejo de la informacin requerida para el
control de documentacin?
Qu tanto se adecua la formacin acadmica y tcnica del personal encargado de
llevar el control y seguimiento de los procesos a fin de contar con la informacin
actualizada y oportuna?
Cules son los procedimientos administrativos que aplica la unidad de Gestin y
Control a fin de reducir tiempos de espera de los clientes y cumplir con los
compromisos planificados en el ao?

5. OBJETIVO GENERAL: Disear un plan para mejorar la gestin diaria en la

unidad de control y gestin de la Superintendencia de Proyectos Mayores PDVSA
Distrito BARINAS, a fin de validar desviaciones actuales del proceso de control y
gestin de proyectos, aplicando el ciclo PDCA y de acuerdo a la visin
organizacional.

6. BREVE DESCRIPCIN: La mejora continua es una necesidad actual de

cualquier empresa productiva, a fin de realizar anlisis constantes de las debilidades o
fallas que se presentan en el proceso productivo, herramientas como el ciclo PDCA,
permiten un manejo de la informacin adecuado al implantar bases practicas probadas,
logrando as un aumento en la productividad, mejorando los sistemas operativos y as
asegurar una gestin diaria que pueda hacer sinergia con el entorno tanto interno
como externo, proporcionando caminos para alcanzar las metas propuestas por las
organizaciones.

La Superintendencia de Proyectos Mayores, objeto del presente estudio, es la

responsable de proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida para las
actividades operacionales y administrativas de la corporacin, dentro de la
Superintendencia se encuentra la unidad Gestin y Control, que es la responsable de
planificar y controlar la gestin administrativa y operacional de la Superintendencia.
Inicialmente esta superintendencia se denomino Ingeniera y Construccin hasta
finales de la dcada de los noventa, a partir de entonces se denomino
Superintendencia de Proyectos Mayores y en el ao 2006 fue modificada su
estructura organizacional a nivel de Gerencia incluyendo dos Distritos adicionales al
de Barinas.

Actualmente la informacin digital con la que se cuenta depende de varios factores,

en primer lugar la cantidad de administradores e ingenieros inspectores relacionado
con la ejecucin de la obra y su selectividad en digitalizar solo la informacin que
requieran en un momento determinado, adicionalmente la informacin se encuentra
segregada en diversas computadoras; estos dos factores logran compilar solo un 20%
del total informacin digital requerida por la unidad de Gestin y Control. Por ltimo,
no existe respaldo de informacin en caso de extravos de expedientes, los cuales
representan entre un 3% y 5% del total de los expedientes manejados por la
Superintendencia de Proyectos Mayores. Las metas trazadas por la Superintendencia
de Proyectos Mayores para la ejecucin de actividades relacionadas con la obras en el
transcurso de un ao fiscal, se ve retrasada como se evidencia en la ejecucin
presupuestaria del ao 2015 la cual alcanzo un 60% del plan sometido.

La propuesta consiste en el diseo de un plan de mejora en la gestin diaria de la

Unidad de Control y Gestin, que integre el trabajo realizado por el personal de:
contratacin, administracin SAP, analista de procura, planificador de presupuesto y
personal de gestin, basado en el ciclo PDCA y permita una disminucin de las Horas
Hombres en la bsqueda de informacin previamente procesada, generando as un
sistema para el control de la informacin de fcil interpretacin y acceso a todo el
personal, para lo cual se seguir con las actividades indicadas a continuacin:

1.- Diagnosticar la situacin actual de la gestin diaria de la Unidad de Control y

Gestin de la Supertendencia de Proyectos Mayores PVDSA Distrito Barinas, con
respecto a la Planificacin, control y hacer seguimiento de los procesos de
contratacin de Obras y Servicios asociados a la Cartera de Proyectos propios y de
Clientes.

2.- Elaborar plan de accin para la organizacin, direccin y asignacin de las

actividades que se realizan diariamente en la Unidad de Control y Gestin a travs de
la verificacin de datos obtenidos en el proceso de normalizacin de procedimientos,
ordenes de trabajo y listas de verificacin de las actividades a realizar, a fin de
controlar la ejecucin fsica y financiera de los Proyectos de los Clientes
(Yacimientos/Perforacin Infraestructura, Coordinacin Operacional, Servicios
Elctricos, PCP), mediante procedimientos corporativos contemplados en la
normativa de las GGPIC (Gua Gerenciales de Proyectos de Inversin de Capital).

3.- Finalmente se deber realizar un anlisis del plan de accin a ser ejecutado y
verificar si se obtuvieron los resultados en cuando a la reduccin de Horas Hombres y
a la disponibilidad de manera clara, sencilla y precisa de la informacin asociada a los
proyectos de la Superintendencia y basado en la metodologa del ciclo PDCA y la
gestin diaria.