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AO: 2016
EL OFICIO
El oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en el sector pblico y por extensin
en algunas Instituciones Educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del
Estado. Es una comunicacin que se cursa entre funcionarios, autoridades y representantes de
Instituciones Pblicas o privadas. Tambin lo emplean los civiles para dar respuesta a
comunicaciones de igual ndole, consignado en a parte respectiva. Sirve para dar cuenta de
algn acto, pedir, invitar o informar algo.
ESTRUCTURA:
1. ENCABEZAMIENTO:
a) Membrete.- Indica el nombre de la institucin.
b) Nomenclatura del Ao.- Es el nombre que lleva el ao y se ubica en la
parte superior del papel, debidamente centrado.
c) Lugar y Fecha.- Identifica el lugar del remitente. Se escribe de la parte
cntrica de a hoja hacia la derecha. El nombre del mes se escribe con
minscula.
d) Cdigo y Numero.- Se escribe despus de unos renglones en blanco,
desde el margen izquierdo. Va el nombre del documento, la
numeracin, (correlativa, en orden y empieza el primer da til de cada
ao cronolgico. Hasta el trmino del mismo). Cargo de remitente e
institucin.
e) Destinatario.- Se hace referencia al tratamiento y al nombre luego la
fusin o cargo que desempea el destinatario. Segn su extensin,
puede distribuirse en uno o dos renglones a partir del margen izquierdo,
no se utiliza abreviaturas.
f) La Direccin.- Lugar a donde se remite el oficio, pudiendo ser muchas
veces la misma localidad de remisin, en ese caso se escribe la palabra
Presente o Ciudad (debidamente subrayado).
g) Asunto.- Se sintetiza el porqu del Oficio, es preciso y claro.
2. TEXTO:
a. Formula de Apertura.- Es la que encabeza la redaccin del texto del
oficio. Hay muchas frmulas de apertura, las malas recomendables
segn normas de redaccin son. De mi especial consideracin. Tengo
el honor de dirigirme a Ud., para. Se usa cuando se dirige a un
superior. Tengo el agrado dirigirme a usted para hacer de su
conocimiento.. Es grato dirigirme a usted.. si es enviado a un
funcionario de igual o menor jerarqua.
b. Exposicin.- Desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo ms
breve posible. es necesario evitar la grandilocuencia y la redundancia.
En las actuales circunstancias nos obligan a ser prcticos, directos y
econmicos en funcin de ahorrar tiempo y esfuerzo.
c. Prrafo de cierre.- Que como su nombre indica, es un prrafo que se
utiliza al finalizar puede ser la frase clsica de redaccin. Es propicia la
oportunidad para testimoniar a Ud.., los sentimientos de mi especial
consideracin y estima personal. Me valgo de valgo de la oportunidad
para testimoniar a Ud. los sentimientos de mi consideracin
distinguida , etc.
3. TERMINO:
a. Antefirma. El oficio termina con la frase clsica Dios guarde a Ud. O
Atentamente, van seguido de una coma.
b. Firma. Encima de la lnea va la rbrica y hacia el lado izquierdo de la
misma el sello.
c. Post Firma. Debajo de la lnea punteada se escribe el nombre y apellido
del remitente en letras maysculas, luego el cargo o funcin que
desempea.
d. Con copia
e. Distribucin
f. Pie de pagina
CLASES DE OFICIOS:
Memorndum refiere a
aquel informe en el cual se expone determinada
cuestin la cual deber ser tenida en cuenta
llegado el momento de tratar el asunto o
cuestin con la cual est relacionado.
CARACTERSTICAS
DE UN
MEMORNDUM
al tema planteado
(es
especfico-exacto).-
Funcional y prctico.-
Es interno porque circula dentro de la institucin.-
ESTRUCTURA DE UN MEMORANDO
Generalmente, un memorando cuenta con las siguientes estructuras:
CLASES DE MEMORANDO:
Existen dos clases:
1. Memorando simple. Se utiliza para comunicar disposiciones;
remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realizacin
de actividades y la ejecucin de tareas y, en general, para informar
asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se usan dentro
de una dependencia y entre dependencias.
LA SOLICITUD
B) Exposicin de motivos:
Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de
manera sistemtica y esquemtica; se deben exponer todos los datos de forma
argumentada y citar las disposiciones legales en que est basada la solicitud. Se inicia
con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la
expresin "por ello". Si es el caso, se har referencia a la documentacin aportada con
frmulas del tipo: "lo que acredito con la documentacin anexa", seguida de la relacin
de documentos incorporados a la solicitud. El tratamiento personal del emisor puede
ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona
del plural (os) o bien una frmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va
dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a a misma (V.E.,
V.M.E., V.I., etc.)
TITULO:
INFORMACION GENERAL:
INFORMES:
DEBATE:
ACUERDOS:
Identificacin:
Dirigida a la persona encargada de la seleccin del personal. Siempre es
importante conocer el nombre propio y su cargo de adopcin.
Seores Manuel Lpez y Adela Torres
Comisin de recursos humanos
Departamento de Mrketing.
O bien:
Seor Don Rodrigo Daz
Director General de Mantenimiento de Aguas
Un consejo: Utilizar la direccin de contacto donde debemos enviar la carta
y usarla como cabecera de identificacin. Ah encontramos el nombre de la
persona encargada de seleccionar al personal as como la direccin.
El siguiente prrafo, el ms importante, debe identificar a la persona
recomendadora. Debe aparecer claramente el cargo y las credenciales de
quien recomienda,, su funcin acadmica pero sin caer en el error de
parecer demasiado sofisticado y sonar pedante:
Me llamo Salvador Gutirrez, Director comercial del departamento de
expediciones en PECOS Consulting S.A. Les escribo para recomendar al
seor.....
O bien:
Mi nombre es Salvador Gutirrez, encargado de expediciones en PECOS S.A.
y me pongo en contacto con ustedes para apoyar la postulacin del
seor....
Contexto
En las siguientes lneas debe aparecer el trabajo o actividades
desempeadas por la persona recomendada siempre desde el punto de
vista del recomendador:
Coincid con el seor Manzano trabajando juntos en proyecto SIDRA ROJA
hace ya 5 aos. Dicho proyecto fue encargado por nuestro mejor cliente
SIDRAS DE COLORES S.L. Y fue el seor Manzano quien se encarg de
desarrollarlo y lanzarlo al mercado. Bajo sus directrices y junto con un
equipo de profesionales elegidos por el propio Manzano, se llev a cabo con
sobresalientes resultados.
Recomendacin
Se trata de una frase de apoyo a la captacin de la persona en la nueva
empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser esta nueva
insercin:
Estoy completamente seguro que el seor Manzano sabr trabajar con
ustedes de la misma forma y con la misma entrega que lo hizo para
nosotros. No creo equivocarme al recomendaros sin reservas a esta
excelente persona. Rene todas las calificaciones y experiencia para su
puesto.
Cierre
Por ltimo una despedida cordial invitando a solicitar informacin
complementaria o aclarar dudas que pudieran surgir:
Quedo a su entera disposicin para cualquier duda o informacin
complementaria que ustedes puedan requerir.
Atentamente
Firma
En Madrid, a 12 de Octubre de 2006
Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el envo de algn producto
que se pretende adquirir. En la mayor parte de las ocasiones, estas
peticiones surgen como consecuencia de anteriores cartas de oferta o de
informacin a travs de las cuales las empresas dan a conocer sus
productos. En estos casos, los clientes tienen la informacin necesaria sobre
los precios y las caractersticas de los artculos demandados.
Plazo de entrega.
Si se desea que la entrega de la mercanca se produzca en una fecha
concreta, hemos de sealarlo en la carta.
Direccin.
Debemos incluir la direccin completa a la que ha de efectuarse el envo.
Forma de transporte.
En ocasiones, se especifica cmo se desea que se realice el transporte de la
mercanca que se solicita y quin correr con los gastos de envo. Despus
de enviar una carta de pedido generalmente nos llegar una carta de
remisin en la que se comunica a la persona que ha hecho el pedido que
este ha sido efectuado. En esa carta se alude normalmente a los detalles del
despacho de las mercancas o de los documentos que se enven. Tambin es
corriente enviar una ltima carta de recepcin en la que se confirma el
recibimiento de las mercancas solicitadas en un primer momento en
perfectas condiciones, se devuelven documentos firmados, etc.
CARTA DE CREDITO
Gua area
Factura Comercial
Lista de empaque
Certificado de origen
Lista de precios
Certificado de anlisis
Certificado de Seguro
Descripcin de la mercanca
Cobertura de Seguros.
Formas de pago
Instrucciones especiales
Revocable: Una carta de crdito revocable permite reformas,
modificaciones y cancelaciones en cualquier momento y sin el
consentimiento del exportador o beneficiario de los trminos
explicados en la carta de crdito. Debido al riesgo considerable para
el exportador, no se aceptan normalmente.
Rapidez en el pago.
CARTA DE RECLAMACION
La carta de reclamacin es aquella que escribimos cuando estamos
en desacuerdo con alguna empresa o circunstancia personal. Tambin las
cartas de reclamacin sirven para denunciar que nuestros derechos como
consumidores se han visto vulnerados en algn servicio o producto. Son
cartas en las cuales, pese a que su mensaje es negativo ya que
manifestamos nuestra queja, no debemos mostrarnos agresivos ni tener una
postura amenazante.
o Cuerpo de la carta:
1. Cortesa: Siempre la Secretaria debe dar una explicacin sobre las causas
que obligan a cobrar.
2. En cada una de las cartas de cobro se debe detallar el valor de las facturas
o conceptos adeudados, sus nmeros y dems referencias.
3. Se debe dar facilidades para poder pagar esa cuota atrasada, por ejemplo
una refinanciacin.