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Directrices de actuacin.
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Operaciones generales Operaciones especficas
- Investigacin de Mercado
Comercializacin: - Ventas
- Publicidad
- Distribucin
Compras: - Comprad
- Programacin y control de
la produccin
Produccin: - Administracin de
Inventarios
- Mantenimiento
- Almacenaje
- Reclutamiento y Seleccin
Administracin de - Capacitacin y Desarrollo
Recursos Humanos: - Administracin de Sueldos
y Salarios
Organizacin y mtodos
Sistemas: Procesamiento electrnico
de Informacin
Metodologa de la auditora
operacional.
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I. Familiarizacin
Aj ESTUDIO AMBIENTAL
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c) estructura de la organizacin y polticas aplicables a ^
la operacin que se revisa;
B) ESTUDIO DE LA GESTIN
ADMINISTRATIVA
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inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinin de con-
junto a fin de que el diagnstico final sea lo ms objetivo
posible.
Para lograr la objetividad aludida es recomendable
la utilizacin de tcnicas como las que en seguida se
explican:
A) Entrevistas:
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grado de efectividad logrado para anticipar problemas y
programar actividades eficientemente; en cuanto a la or-
ganizacin, de especial inters es la crtica detallada de la
estructura de la organizacin, la clara definicin de lneas
de autoridad y responsabilidad, la coordinacin del o los
departamentos encargados de la operacin entre s y con
otras reas de la empresa, as como los niveles jerrquicos
y actitud aparente de los empleados y funcionarios encar-
gados de la operacin; respecto de la direccin, interesan 36
al auditor operacional tos indicios que hablen de la calidad
directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de
informacin que respalda las decisiones de la direccin y
la oportunidad de stas; en cuanto al control, que no es
ms que la comparacin de lo planeado con lo ejecutado,
especial inters tiene para el auditor operacional los meca-
nismos de programacin y presupuestacin as como su
contenido y oportunidad como instrumentos de evaluacin.
Q Examen de /a documentacin:
A Fase creaf/va:
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Sumarizados los hallazgos se proceder como si-
gue:
8. Reverficadn de hallazgos:
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Importancia y concepto
El informe sobre auditora Operacional es el produc-
to terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo 42
nico que conoced los altos funcionarios de la Empresa de
la labor del auditor.
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Estructura
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auditor haya presentado recomendaciones especficas.
La solucin de los problemas es responsabilidad 57
directa de la Empresa, la que podr recurrir a consultores
externos para ese objetivo.
Forma
Los hallazgos de la Auditoria Operacional pueden
irse comunicando en el curso del examen o su trmino; esto
depender en gran parte de la trascendencia de los pro-
blemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las
medidas correctivas. Una observacin de menor importan-
cia puede no ameritar su inclusin en una comunicacin 58
formal, bastar hacerla del conocimiento del funcionario
responsable del rea para que ste proceda a tomar las
medidas necesarias. Cuando se detecte un problema gra-
ve que requiera de una solucin urgente, sera necesario
informarlo de inmediato sin esperar el trmino de la audito-
ra.
Es importante que el resultado de la Auditora Ope-
racional se presente invariablemente por escrito. Adicional- 59
mente otros medios de comunicacin pueden resultar con-
venientes.
Para que el informe de Auditora Operacional cum-
pla con su cometido, el auditor deber pensar en la perso-
na a quien se dirige, en su preparacin, posicin dentro de
la organizacin, etc., y de acuerdo a las circunstancias, 60
decidir la forma en que debe presentarse. Lo que hay que
recordar es que se debe ser tan verstil como sea necesario
para lograr una adecuada comunicacin.
El auditor debe dar especial consideracin a la
conveniencia de utilizar recursos audiovisuales, tales como
pizarrones, lminas, proyecciones, etc. El tipo de presenta-
cin y los equipos a utilizar deben de escogerse tomando 61
en consideracin cul va a ser el auditorio, el rea de que
se dispone, el tiempo con que se cuenta, costo, etc.
Debe recordarse que una presentacin audiovisual 62
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siempre debe complementarse con un informe escrito.
El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las 63
cuales estn las siguientes:
Se centra la atencin
Se obliga a leerlo
Se logra un cambio de impresiones automtico
El auditor se percata de las reacciones
Invita a la inmediata solucin de los problemas
Puede llevarse borrador escrito que luego se modifi-
ca si procede.
Recomendaciones prcticas para
elaborar el Informe.
Adems de los conceptos anteriores, a continua- 64
cin se presentan algunas recomendaciones prcticas pa-
ra elaborar el informe.
Definir cul es el propsito del informe (final, parcial, de
detalle, de panorama).
A quien se dirige
Qu le interesa al o a los lectores (No decir lo que ya
se conoce) uso de sntesis (permite tener una idea
general sin leer el informe).
Necesidad de seccionar y utilizar ndices (as que puede
ir. a la seccin o informacin de respaldo que interese).
Utilizacin de subttulos (fijar ideas, ayudan a memorizar)
i
Los comentarios deben jerarquizarse (inconsciente- 65
mente siempre se considera que lo primero el lo ms
importante).
Solo en casos de excepcin deben describirse 66
procedimientos de examen.
Las tendencias y las cifras relativas pueden ser 67
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mejores que las estticas y los nmeros absolutos.
Siempre que sea conveniente deben usarse cifras 68
cerradas en miles, cientos, etc.
Un declogo para preparar un buen informe de 69
Auditora Operactonal en el siguiente:
I) Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la
operacin del negocio. Cualquier ejecutivo estar in-
teresado en cambios de procedimientos que resulten
en reduccin de costos. No estar igualmente intere-
sado en controles protectivos.
II) Omitir partidas o hechos poco significativos que no re-
quieran la atencin de los ejecutivos.
III) Limitar el informe al mnimo indispensable.
IV) No esperar que el funcionario conozca tecnicismos.
Escribir el informe en el lenguaje que l est acostum-
brado a usar.
V) No hacer crticas que no vayan acompaadas de
sugestiones constructivas o que no estn respaldadas
por hechos. En aspectos tcnicos, en los que el auditor
est capacitado para hacer una recomendacin es-
pecfica, los hallazgos deben ser informados con la
sugestin de que sean estudiados con mayor detalle
por expertos calificados cuando la situacin parezca
requerir dicha accin,
VI) Discutir el informe con todos los responsables que se
vean afectados por sus observaciones y recomenda-
ciones.
Vil) En la medida de lo posible, obtener el acuerdo de
los funcionarios afectados por las recomendaciones, y
en su caso, presentarlas corno sugestiones conjuntas.
VIII) Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados,
cuando menos asegurarse que si hay acuerdo a las
circunstancias y hechos que se informan. As los direc-
tivos superiores podrn ver la posicin del afectado y
la del auditor y tomar una decisin (accin).
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