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2017
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Facultad de Ingeniera de Sistemas
PRESENTACIN
El presente Manual de Organizacin y Funciones, ha sido elaborado en uso de las atribuciones que
el Estatuto confiere a la Facultad, y de conformidad a lo normado por la Directiva N 001-95-
INAP/DNR, Normas para la Formulacin del Manual de Organizacin y Funciones.
El Manual como documento importante de gestin interna, establece los mecanismos para
implementar la organizacin aprobada; la misma que se har en forma gradual en base al
personal administrativo, infraestructura, equipos y otros recursos que actualmente dispone.
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INDICE
I. GENERALIDADES
1.1. Utilidad 04
1.2. Alcance 04
1.3. Base Legal 04
ANEXO
Hojas de Especificaciones de Funciones 20
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I. GENERALIDADES
1.1. UTILIDAD
Determina las funciones especficas, lneas de autoridad y responsabilidades, as como
los requisitos mnimos para cada cargo.
1.2. ALCANCE
La aplicacin del presente Manual de Organizacin y Funciones comprende a todo el
personal que presta servicios dentro del mbito de la Facultad de Ingeniera de
Sistemas, asegurando el cumplimiento de las funciones asignadas.
A. ORGANOS DE GOBIERNO
1. Consejo de Facultad
2. Decano
B. RGANOS DE ASESORAMIENTO
1. Oficina de Planificacin, comprende:
- Unidad de Planificacin
2. Comisiones Permanentes:
- Evaluacin Curricular y Tecnologa Educativa
- Evaluacin y Perfeccionamiento Docente
- Acreditacin y Calidad Acadmica
3. Comisiones Transitorias
C. RGANOS DE APOYO
1. Oficina de Secretara Acadmica, que comprende:
- Unidad de Grados y Ttulos
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- Unidad de Registro y Estadstica
2. Oficina de Servicios Acadmicos, que comprende:
- Unidad de Bienestar Estudiantil
- Unidad de Biblioteca y Publicaciones
3. Oficina de Acreditacin y Calidad Acadmica
4. Oficina de Administracin, que comprende:
- Unidad de Recursos Humanos y Tesorera
- Unidad de Abastecimiento
D. RGANOS DE LNEA
1. Escuela Profesional
2. Departamento Acadmico, que comprende:
- Laboratorios de Cmputo
3. Unidad de Investigacin
4. Unidad de Posgrado
5. Direccin de Proyeccin Social
6. Direccin de Produccin de Bienes y Servicios
7. Direccin de Segunda Especializacin
8. Direccin de Capacitacin y Perfeccionamiento Docente
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ORGANIGRAMA
Consejo de
Facultad
Decano
Comisin Evaluac.
Curr. Tec. Edu.
Comisin de
Procesos
Disciplinarios Comisin Evaluac.
Y Perfil Docente
Oficina de Secret. Oficina de Serv. Oficina de Comisin
Acadmica Acadmicos Transitoria
Administracin
Oficina de Unidad de
Planificacin Planificacin
Un. de Unidad de Unidad de Biblioteca Unidad de Unidad de
Grados y Reg. y Bienestar y Publica- RR.HH. y Abasteci-
Ttulos Estadstic Estudianti ciones Tesorera miento
a l
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OFICINA DE PLANIFICACIN
4 Director 1 Docente
Unidad de Planificacin
5 Funcionario 1
OFICINA DE ADMINISTRACIN
12 Director 1 Docente
Unidad de Abastecimiento
13 Director de Sistema Administrativo I 1
Unidad de Recursos Humanos y Tesorera
14 Director de Sistema Administrativo I 1
DEPARTAMENTO ACADMICO
18 Director 1 Docente
19 Secretaria III 1
20 y 21 Tcnico Informtico 2
UNIDAD DE POSGRADO
25 Director 1 Docente
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RGANOS DE GOBIERNO
DEL DECANO
Es el representante legal de la Facultad, responsable de asegurar el cumplimiento de las
funciones y atribuciones en el logro de los objetivos y fines institucionales.
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DE LA SECRETARIA IV (Decanato)
a. Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, constancias, resoluciones, directivas,
cartas, comunicados, formatos y otros del Decanato.
b. Clasificar y archivar los documentos remitidos y recibidos del Decanato.
c. Realizar el despacho de los documentos administrativos, ingresados a la Facultad y
atender llamadas telefnicas.
d. Realizar el seguimiento, verificacin y control de los documentos recibidos y emitidos en
la Facultad.
e. Concertar reuniones con las comisiones de trabajo a nivel interno y externo.
f. Informar a los alumnos usuarios sobre el trmite de sus expedientes.
g. Atender al personal y pblico en general en asuntos relacionados con la Facultad.
h. Apoyar en los eventos de proyeccin y capacitacin realizados por la Facultad.
i. Otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
RGANOS DE ASESORAMIENTO
OFICINA DE PLANIFICACIN
Est a cargo de un director, el cual ser un docente ordinario en la categora de docente
principal o asociado a DE o TC, con grado acadmico, nombrado por el Consejo de Facultad
por un perodo de un (01) ao y depende del Decano.
UNIDAD DE PLANIFICACIN
Est a cargo de un servidor administrativo de carrera y tiene como funciones apoyar en el
desarrollo de las funciones del Director de Planificacin.
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RGANOS DE APOYO
Est a cargo de un docente ordinario principal o asociado a D.E. o T.C. con grado de Maestro
o Doctor, nombrado por el Consejo de Facultad por un perodo de un (01) ao.
OFICINA DE ADMINISTRACIN
RGANOS DE LNEA
DEPARTAMENTO ACADMICO
Est a cargo de un Director elegido entre los docentes principales, con grado de Maestro o
Doctor, por los docentes ordinarios pertenecientes al Departamento de la Facultad
correspondiente, por un perodo de dos (02) aos. Puede ser reelegido solo por un perodo
inmediato adicional. Depende jerrquicamente del Decano.
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DEL TCNICO INFORMTICO (Del Departamento Acadmico)
a. Recepcionar, verificar y dar trmite a la documentacin remitida al Centro de Cmputo.
b. Apoyar en las labores de oficina y conserjera del Centro de Cmputo.
c. Reparar y dar mantenimiento a las computadoras, accesorios y equipos afines del Centro
de Cmputo.
d. Instalar programas de acuerdo a los requerimientos de los docentes para el dictado de
clases.
e. Gestionar el manejo de usuarios, plataforma virtual y mensajera instantnea.
f. Reparar y dar mantenimiento a las computadoras y accesorios de las Oficinas de la
Facultad.
g. Apoyar como asistente en el dictado de clases de las Asignaturas de Computacin e
Informtica de la Facultad.
h. Apoyar en las labores administrativas en la Facultad en cuanto se refiere a tareas de
Computacin e Informtica.
i. Apoyar a la Direccin de la Escuela Acadmico Profesional de la Facultad en el
almacenamiento y seguridad de los calificativos obtenidos por los alumnos en poca de
exmenes.
j. Otras que le asigne el Jefe Inmediato.
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j. Orientar tcnico-profesionalmente y/o metodolgicamente los trabajo de investigacin
de los estudiantes cuando el a los asesores y/o co-asesores no han observado o
incumplido los cnones establecidos como norma institucional para la investigacin.
k. Mantener actualizado la relacin de los Proyectos de Investigacin.
l. Difundir los resmenes de las investigaciones cuyos resultados, constituyen patrimonio
intelectual de la U.N.ICA.
m. Publicar las investigaciones que a criterio de la Oficina General de Investigacin de la
Universidad constituyen un valioso aporte al desarrollo universitario de la Regin y del
Pas.
n. Coadyuvar a la bsqueda de medios y materiales que viabilicen y faciliten el proceso de
investigacin a nivel de docentes y alumnos.
o. Elaborar su Plan Operativo y su Cuadro de Necesidades.
p. Gestionar la publicacin de las Tesis recomendadas por los Jurados, as como los Trabajos
de Investigacin de los Docentes.
q. Cumplir con otras funciones que acuerde el Consejo de Facultad o disponga el Decano,
relacionadas con el mbito de su competencia.
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SON FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL DIRECTOR:
a. Coordinar, dirigir y controlar el desarrollo de los procesos productivos de su Centro de
Produccin.
b. Planificar, dirigir, controlar y evaluar la prestacin de servicios.
c. Gestionar la implementacin de infraestructura y equipos adecuados para su normal
funcionamiento.
d. Realizar acciones para la captacin de recursos a travs de la prestacin de servicios.
e. Realizar estudios de mercado, para determinar necesidades reales.
f. Elaborar su Plan Operativo y su Cuadro de Necesidades.
g. Cumplir otras funciones que acuerde el Consejo de Facultad o disponga el Decano,
relacionadas con el mbito de su competencia.
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ANEXO
HOJAS DE ESPECIFICACIN DE FUNCIONES
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3. Requisitos mnimos:
Ttulo de Secretaria Ejecutiva, otorgado por el Ministerio de Educacin o entidad
autorizada.
Capacitacin certificada en idioma(s) extranjero, otorgado por una entidad autorizada.
Experiencia en Labores de Secretariado Bilinge.
Capacitacin certificada en Office.
Conocimiento en manejo de redes sociales y correos corporativos.
Haber desempeado el cargo de Secretaria III por un perodo mnimo de tres (3) aos.
4. Alternativa
De no tener Ttulo de Secretaria Ejecutiva, ocho aos de experiencia en labores de
Secretariado en apoyo a rganos del Segundo o Tercer Nivel Organizacional y estudios de
secretariado.
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Funciones Especficas:
Recibir y llevar un registro de documentos que ingresan a la Facultad.
Distribuir documentos a las diversas dependencias de la Facultad y a las de la Universidad.
Sacar copias y escaneo de documentos.
Archivar los documentos remitidos y recibidos del Decanato.
Otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
Requisitos mnimos:
Estudios tcnicos superiores.
Capacitacin en el rea requerida.
Conocimientos bsicos de office, de herramientas digitales y de social media.
Amplia experiencia en labores de Oficina.
Alternativa
Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia.
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Funciones Especficas:
Organizar, dirigir, y supervisar en coordinacin con el Secretario Acadmico de la Facultad
las actividades de la Oficina.
Verificar la documentacin necesaria para los trmites de Grado de bachiller y Ttulo
Profesional.
Preparar y tramitar los documentos de los egresados de la Facultad para la obtencin del
Grado de Bachiller y Ttulo Profesional.
Digitar Constancias de Egresado y otros
Llevar el Registro del nmero de egresados con empleo en su especialidad al finalizar el
1 ao de egreso.
Llevar el registro del ingreso promedio del quintil con mayores ingresos al 2 ao de
egresado.
Llevar el registro del nmero de egresados por promocin.
Otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
Requisitos mnimos:
Ttulo Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con el cargo.
Capacitacin especializada en el rea.
Capacitacin en office y herramientas digitales.
Experiencia en conduccin de programas administrativos.
Experiencia en conduccin de personal.
Alternativa
Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia.
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Funciones Especficas:
Consolidar las notas de los alumnos.
Tramitar los Certificados de Estudios en los formatos establecidos.
Elaborar cuadros estadsticos de alumnos matriculados y egresados.
Elaborar cuadro de mritos de los alumnos.
Digitar Constancias de Estudios y otros.
Coordinar con la Oficina General de Matrcula, Registro y Estadstica la emisin de pre-
Actas, Actas Promocionales, Aplazados, Cargo, Subsanacin y otros de acuerdo a las
necesidades.
Verificar y distribuir pre-Actas y Actas.
Elaborar el promedio ponderado y cuadro estadstico de los estudiantes de la Facultad.
Preparar la relacin de estudiantes aptos para rendir exmenes de Aplazado, Cargo y
Subsanacin.
Llevar el registro del nmero de alumnos que ingresaron hace 2 aos y que no se han
matriculado en los 2 ltimos semestres.
Llevar el registro del nmero de alumnos que ingresaron en el ao actual.
Recepcionar, registrar, redactar, controlar y archivar documentos acadmicos y
administrativos de la Oficina.
Custodiar y conservar las actas finales de las evaluaciones.
Tramitar los record acadmicos y entregar a los estudiantes.
Informar a los alumnos usuarios sobre el trmite de sus expedientes.
Atender al personal y pblico en general en asuntos relacionados con la oficina.
Otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
Requisitos mnimos:
Ttulo no Universitario de un Centro de estudios Superiores relacionado con el cargo.
Amplia experiencia en labores de la especialidad.
Estudios en Computacin e Informtica no menores de un ao.
Conocimiento en el manejo de herramientas digitales.
Alternativa
Estudios Universitarios que incluyan materias relacionados con el cargo.
Amplia experiencia en labores tcnicas del rea.
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Funciones Especficas:
Clasificar y catalogar los libros, revistas, tesis, folletos y otros de acuerdo a la especialidad.
Clasificar y organizar el fichero de acuerdo a los autores.
Mantener y conservar los libros en buen estado.
Verificar los datos necesarios para el otorgamiento de Constancias
Digitar constancias de no adeudar material bibliogrfico.
Emitir informes, sobre libros solicitados, as como la relacin de los pendientes de
devolucin por parte de estudiantes y docentes.
Llevar estadstica de usuarios y libros.
Atender los prstamos de libros a los alumnos y pblico usuario.
Verificar el estado de los libros al momento de su devolucin.
Recepcionar donaciones de libros, revistas, peridicos, y otros.
Realizar el inventario de los libros mensualmente.
Informar al Director sobre prdidas y/o maltratos de libros por parte del usuario.
Brindar los servicios de informacin y orientacin sobre temas y materiales bibliogrficos.
Otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
Requisitos mnimos:
Ttulo no Universitario de un Centro de estudios Superiores relacionado con el cargo.
Amplia experiencia en labores de la especialidad.
Conocimiento de computacin e informtica.
Conocimiento de manejo de correos corporativos y herramientas digitales.
Alternativa
Estudios Universitarios que incluya materias relacionados con el rea.
Amplia experiencia en labores tcnicas del rea.
Capacitacin tcnica en la especialidad.
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Funciones Especficas:
Coordinar la confeccin del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios de la Facultad.
Tramitar la solicitud de bienes (PECOSA) debidamente autorizada.
Realizar anualmente el Inventario Fsico de los bienes de la Facultad.
Confeccionar para su correspondiente autorizacin el Cuadro Comparativo de Precios y
elaboracin de la Orden respectiva.
Llevar el Registro de Compras de la Facultad.
Participar en la elaboracin del Plan Operativo de la Facultad.
Participar en la formulacin de los documentos normativos de gestin interna de la
Facultad.
Distribuir los materiales y equipos de oficina a las diferentes unidades.
Cumplir otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
Requisitos mnimos:
Ttulo Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad.
Capacitacin especializada en el rea.
Experiencia en conduccin de programas administrativos.
Experiencia en conduccin de personal.
Alternativa
Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia.
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Funciones Especficas:
Prestar apoyo secretarial a los rganos de Lnea de la Facultad.
Recepcionar, registrar clasificar y archivar los documentos de la oficina.
Preparar, y atender el despacho de documentos.
Brindar apoyo de digitacin a los Directores.
Agilizar el trmite documentario.
Llevar el registro, control y archivo.
Informar a los alumnos usuarios sobre el trmite de sus expedientes.
Atender al personal y pblico en general en asuntos relacionados con la oficina.
Otras funciones que le asigne el Jefe Inmediato Superior.
Requisitos mnimos:
Instruccin Secundaria Completa, Ttulo de Secretaria Ejecutiva.
Experiencia en la interpretacin de idioma(s) requeridos.
Experiencia en labores administrativas de oficina y en supervisin de personal auxiliar.
Capacitacin certificada en Computacin e Informtica.
Conocimiento en manejo de redes sociales y correos corporativos.
Haber desempeado el cargo de Secretaria II por un perodo mnimo de tres aos.
Alternativa
Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia.
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Funciones Especficas:
Recepcionar, verificar y dar trmite a la documentacin remitida al Centro de Cmputo.
Apoyar en las labores de oficina y conserjera del Centro de Cmputo.
Reparar y dar mantenimiento a las computadoras, accesorios y equipos afines del Centro
de Cmputo.
Instalar programas de acuerdo a los requerimientos de los docentes para el dictado de
clases.
Gestionar el manejo de usuarios, plataforma virtual y mensajera instantnea.
Reparar y dar mantenimiento a las computadoras y accesorios de las Oficinas de la
Facultad.
Apoyar como asistente en el dictado de clases de las Asignaturas de Computacin e
Informtica de la Facultad.
Apoyar en las labores administrativas en la Facultad en cuanto se refiere a tareas de
Computacin e Informtica.
Apoyar a la Direccin de la Escuela Acadmico Profesional de la Facultad en el
almacenamiento y seguridad de los calificativos obtenidos por los alumnos en poca de
exmenes.
Otras que le asigne el Jefe Inmediato.
Requisitos mnimos:
Ttulo Superior Tcnico o Universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados
con el rea.
Amplia experiencia en labores de la especialidad.
Alternativa
Educacin Secundaria Completa con capacitacin tcnica en el rea.
Experiencia en labores similares y en conduccin de personal de acuerdo al nivel de
formacin.
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