Reunin de Coordinacin

REUNIN DE COORDINACIN

PLANILLAS DE COBRANZA

Pautas que deben de tener presente para la presentacin de

planillas de cobranza:
Como punto principal se les indica que el responsable de
armar y cuadrar las planillas diarias es el RECAUDADOR en
los Centros de Servicios de Mala, San Vicente, Imperial, San
Antonio y Santa Cruz de Flores y en el resto de los centros de
servicios los Jefes de Oficina.

La rebaja de los tacos se realiza en el subsistema de

RECAUDACION del SICI, al concluir el da el responsable de
caja deber de realizar los cierres tanto de cajero como de
supervisor, luego imprimir sus reportes por supervisor del
cierre efectuado, asimismo correr e imprimir en el programa
PARCHE el cierre por fecha, el cual indica en forma
desagregada el total de la cobranza por conceptos.

En la planilla de cobranza debern de adjuntar todos los

depsitos efectuados tanto en efectivo y cheque, as como los
depsitos de la cobranza que se les enva por correo
electrnico o que es dictado va telefnica.

La planilla de cobranza ser entregada en forma diaria en la

Sede Central por el responsable de caja, para esto debern
de imprimir tres juegos uno para comercial, otro para tesorera
y el cargo de la oficina. En la planilla de tesorera debern de
adjuntar todos los depsitos originales y en las dems solo las
copias de los depsitos.

El responsable (Recaudador) deber de armar su planilla y

cuadrarla, asimismo en el caso que existan cobranza de otros
centros de servicios el recaudador ser el responsable de
engrampar los depsitos respectivos en cada planilla.

El Recaudador deber de tomar en cuenta que los pagos que

realizan los usuarios en ventanilla son en efectivo y en el caso
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que el usuario les indique que han depositado a la cuenta

corriente de la empresa tendrn que solicitarle el vouchers
original, caso contrario no debern de aceptarlo, e indicarle al
usuario que el jefe de oficina los atender para realizar las
coordinaciones con la oficina de Tesorera quienes son los
nicos que pueden confirmar el deposito efectuado.

La fecha de los depsitos deber de coincidir con la fecha de

la planilla, caso contrario debern de informar va correo
electrnico o por escrito el porqu de lo sucedido. Existe una
excepcin en lo concerniente a la cobranza que es enviada
va correo electrnico ya que en la mayora de los vouchers
las fechas no coinciden con la planilla de cobranza.

En los depsitos de la cobranza efectuada de otros centros de

servicios debern de colocar el nombre del centro de servicio
y en el caso la cobranza sea enviada va correo electrnico
colocaran la palabra correo, para poder distinguir los
depsitos.

Las planilla deber de estar firmada por el responsable de

caja es decir RECAUDADOR o JEFE DE OFICINA.
En el caso de que las planillas no estn debidamente armadas y
cuadradas sern devueltas para su correccin, bajo
responsabilidad.

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ENTREGA DE INFORMACION
COMERCIAL MENSUAL

La entrega de informacin comercial se realiza dentro de los

primeros cinco das del mes, dicha informacin ser enviada
directamente a la Divisin de Comercializacin y Cobranza.
A continuacin se detalla la informacin que debern
enviar:
Eficiencia Mensual de Agua y Desage: debern
de ingresar al PARCHE (programa de marro) a la opcin
eficiencia mensual e imprimir dicho reporte.

Anexo 4 Conexiones Ejecutadas: Esta

informacin es enviada a SUNASS, es por ello que debe de
ser realista y confiable. Para ello debern de correr en el
programa del EMAPITO el padrn de usuario os de su
oficina, luego debern de filtrar las conexiones del mes
respectivo, primero conexiones de agua y luego
conexiones de desage. Como segundo paso debern de
comparar dicha informacin con los expedientes de las
conexiones vendidas y ejecutadas dentro del mes, en el
caso de que los datos que tienen los expedientes no sean
los mismos del padrn filtrado (ejemplo fechas de
ejecucin, fecha de pago, etc.) debern de actualizar en el
Subsistema de Catastro los datos correctos, por otro lado
tienen que tomar en cuenta las observaciones efectuadas
por la suscrita como son:
Columna 1 colocar el distrito
Columna 2 volver a colocar el distrito
Columna 3 colocar si la conexin ha sido solicitada
por el USUARIO o es PROYECTO
Columna 4 especificar el tipo de proyecto
MUNICIPALIDAD, GOBIERNO REGIONAL O
TERCEROS.
Columna ingresar el nmero de suministro y tomar
en cuenta que son 8 dgitos
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Especificar con letras si es conexin de AGUA Y/O

DESAGUE.
Las fechas que piden en las dems columnas las
extraen del expediente de las conexiones nuevas
ejecutadas que tiene cada oficina.
En la ltima columna se ingresa la cantidad de das
hbiles que se ha demorado en ejecutar la conexin,
para ello existe una frmula que automticamente
saca dicha informacin, es por ello que los datos que
se ingresen en la columna 9 y 11 son esenciales.
Cuando el Anexo 4 est concluido debern de
enviarlo va correo electrnico de
comercializacion@emapac.com bajo el nombre que
se ha indicado con anterioridad
CONEXIONES_EJECUTADAS_(localidad)_(mes)_(a
o).

Remitir copia de los CONTRATOS DE

SERVICIOS efectuados en el mes, a excepcin de los
contratos de las conexiones que han quedado pendientes
por ejecutar.

Formato de Reclamos Resueltos: para poder enviar

esta informacin debern de ingresar al subsistema de
RECLAMOS, luego a la opcin de Reclamos efectuados e
imprimir los reclamos desde el 01 al 31 del mes
correspondiente. Con esta lista podrn cuadrar la totalidad
de los reclamos efectuados y saber con precisin la
cantidad de reclamos resueltos, reclamos por error de la
facturacin y los reclamos que fueron mal ingresados o
duplicados. Luego de tener la cantidad de reclamos
resueltos estos debern de coincidir con los reclamos de
nuestros usuarios que consta en nuestro archivo, estos
pueden ser fundados o infundados, para ello cada
expediente de los reclamos debern de contara con los
documentos sustentatorios respectivos debidamente
llenado con letra legible especificando la fecha como son:
Ingreso de reclamo en el SICI, notificacin indicando el da
de la visita, acta de inspeccin interna y externa,
notificacin indicando que se acerque al centro de servicio
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a realizar la conciliacin y por ltimo el Acta de

Conciliacin, cabe indicar que estos documentos
sustentatorios debern de ser firmados por el usuario, caso
contrario no tendrn validez. Luego ingresaran al programa
del SICAP y llenar el formato de RECLAMOS
COMERCIALES RESUELTOS y llenar toda la informacin
solicitada.

Formato VARIABLES DE GESTION: para efectuar

este formato se ingresa al SICAP a la opcin de variables
de gestin y se llena la informacin desde el ITEM 2200 al
2300 el cual corresponde a la informacin de los reclamos
comerciales resueltos, en el tem 2301 y 2302 se ingresara
la informacin respecto a la facturacin y corte de servicios
con 3 meses a ms de deuda.

Formato de Cortes y Reaperturas: se les ha hecho

llegar el nuevo formato para ser utilizado a partir del mes
de Abril 2017 en donde se ha agregado la columna de
cortes efectivos, en donde colocaran el total de cortes
efectuados y que han cancelado su reapertura ya sea en
efectivo o crdito.

Formato de Recupero de Deuda o clandestino :

en este formato colocaran las conexiones en las cuales se
ha podido recuperar deudas de aos anteriores, as como
las conexiones clandestinas y/o reaperturas clandestinas,
en donde se ha efectuado un recupero al usuario que ha
infringido las normas.
La informacin que sea enviada con errores ser devuelta para su
correccin, bajo responsabilidad, es por ello que debern de tener
cuidado en la elaboracin de estos formatos, asimismo cualquier
duda o consulta podrn hacerlo a la Divisin de Comercializacin y
Cobranza.

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