UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Fecha de Actualizacin 21 de Diciembre de 2012
PROCESO Gestin Documental
OBJETIVO
Equipo de Trabajo
Universidad
Acuerdo Superior 007 de 2007,
Resolucin Rectoral 312 de 2009.
Acuerdo Superior 008 de 2003,
Resolucin Rectoral 705 de 2008.
Acuerdo Superior 07 de 2003,
Resolucin Rectoral 547 de 2006.
Acuerdo Superior 019 de 2002,
Resolucin Rectoral 432 de 2004.
Acuerdo Superior 012 de 2011,
Resolucin Rectoral 39 de 2010.
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA
CALIDAD COGUI
ADMINISTRACIN DE RIESGOS
CONTEXTO ESTRATEGICO
Asegurar el manejo y control de los documentos instit
los medios adecuados para la conservacin de la infor
requisitos legales y reglamentarios aplicables a la Inst
portavoz de los rganos de gobierno de la Unvierisdad
actos y decisiones emanados de ellos.
MELINA SOFIA MERCADO GOMEZ
LUIS FELIPE FUENTES MONTES, ENOELIA
VALDEBLANQUEZ
JACLYN LINETT CARREO DE AGUAS,
EDUARDO JOSE BOLAO MANJARRES
IBETH PATRICIA RIBALDO CUCUNUBA,
FRANKLIN ENRIQUE SIERRA DE AGUA,
LUIS CAMPOMARTINEZ COAS, JULIO
LUZCENITH
REDONDO, KELLYS VALENCIA, AURELIO
CHEBERONI BONETH
NORMATIVA
Nacionales
Acuerdo No. 060 de 2001. "Por el cual
se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones
pblicas"; Ley 594 de 2000. "Por la cual
se dictan la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones".
Decreto Reglamentario 066 de 2008.
Ley 1150 de 2007.
Ley 734 de 2002, Ley 1437 de 2011.
Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011.
Ley 30 de 1992, Decreto ley 19 de 2012.
Constitucin Poltica de 1991
 FACTORES
Internos (Seleccin multiple) Debilidades
Las condiciones locativas del archivo central, son insu
volumen del acervo documental de la institucin.
Infraestructura En la Secretara General Falta de elementos o servicio
necesarios para el funcionamiento de este proceso o p
de las actividades.
Sobrecarga de actividades o funciones del personal.
Personal
Escaso personal para el normal funcionamiento del pr

Procesos

no existen herramientas tecnolgicas (software) que r

Tecnologa
el uso del papel.

Otros? Cuales:

Externos (Seleccin multiple) Amenazas

Econmicos

Las condiciones medio ambientales contribuyen al det

documentacin que se almacena en el archivo central
Medio Ambientales Presencia de Emisiones y residuos que podrian ocacion
personal de trabajo.

Polticos

Sociales

Tecnolgicos

Otros? Cuales:
 Pgina 1 de

Cdigo: EI-F11

Versin: 04

CO ?

los documentos institucionales, identificando

onservacin de la informacin atendiendo los
ios aplicables a la Institucin. Servir de
erno de la Unvierisdad y dar fe pblica de los
e ellos.

MERCEDES DE LA TORRE HASBN

ROSA ALBA CAMPO LPEZ

VIALYS MOLINARES CAMPO

KAREN REALES GONZALEZ

JORGE SALAS CASTRO, ALVARO DE

LOS ROS

Internacionales

No aplica
 Debilidades
chivo central, son insuficientes para el
de la institucin.
e elementos o servicios que se consideran
nto de este proceso o para el normal desarrollo

ciones del personal.

funcionamiento del proceso.

gicas (software) que reduzcan eficientemente

Amenazas

ales contribuyen al deterioro de la

a en el archivo central.
os que podrian ocacionar enfermedades en el
 IDENTIFICACION DE RIESGOS
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA Pgina 1 de
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Cdigo: EI-F11
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI
ADMINISTRACIN DE RIESGOS Versin: 04

IDENTIFICACION DEL RIESGOS

PROCESO
OBJETIVO
CAUSAS
Desastres, Manejos inadecuados
del acervo documental, Alteracin
de condiciones medioambientales,
Presencia de polvo, Ingreso de
animales y plagas a las
instalaciones del archivo central,
Proliferacin de agentes biticos.
Descuido y/o omision de
actividades de control del personal
?
Gestin Documental
Asegurar el manejo y control de los documentos institucionales, identificando los medios adecuados para la
conservacin de la informacin atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la Institucin.
Servir de portavoz de los rganos de gobierno de la Unvierisdad y dar fe pblica de los actos y decisiones
emanados de ellos.
N RIESGOS DESCRIPCION DEL RIESGO EFECTOS
Prdida de evidencia
Todo tipo de deterioro que pueda sufrir documental de la historia de la
Deterioro o prdida del el acervo documental de la Universidad, Universidad, procesos
1
soporte documental. que ocasione la perdida de informacin disciplinarios internos e
relevante para la gestin intitucional. Investigaciones a cargo de los
entes de control estatales
No conformidad en la prestacin
Al desatender el seguimiento que se
Desatencin, entrega y/o del servicio, sanciones de tipo
debe hacer a un documento de carcter
respuesta tarda a las legal, judicial de los entes de
2 legal, o la entrega inoportuna de las
comunicaciones de carcter control externos, procesos
peticiones y/o respuestas (derechos de
legal o requerimiento interno. disciplinarios, traumas
peticin, tutelas, entre otros)
administrativos internos

Descuido y/o omision de
actividades de control del personal,
Desastres.
Descuido y/o omision de
actividades de control del personal
Descuido y/o omision de
actividades de control del personal
Extravo de documentos de
3 evidencia de entrega de la
documentacin.
Entrega equivocada de
4 entregadas a un destinatario
comunicaciones oficiales
Digitalizacin o microfilmacin
5
incompleta de documentos.
No conformidad en la prestacin
El extravo de vouchers, planillas de
del servicio, sanciones de tipo
radicacin de comunicaciones oficiales y
legal, judicial de los entes de
dems soportes que evidencien la
control externos, traumas
entrega de documentos.
administrativos internos.
Desconocimiento de
obligaciones internas o
Las comunicaciones oficiales pueden ser externas, procesos legales en
contra de la Universidad,
equivocado, ya sea interno o externo. traumas administrativos, uso
mal intencionado de la
informacin.
Escanear, microfilmar incompletamente Procesos legales en contra de la
un documento, (actos administrativos, Universidad, procesos
comunicacin y anexos) que haga disciplianarios, traumas
imposible la recuperacin del mismo. administrativos

El diligenciamiento incompleto y/o

Almacenamiento del registro No conformidad en la prestacin
equivocado en el registro de entrega de
Descuido del personal de archivo y de distribucin y entrega de del servicio, imposibilidad de
6 comunicaciones oficiales, imposibilita
correspondencia comunicaciones oficiales mal conocer la trazabilidad de la
constatar la trazabailidad de un
dilengiciados o incompletos. documentacin.
documento determinado.

Sanciones de tipo legal, judicial,

Trmite a comunicaciones
Descuido o desconocimiento del
7 oficiales con suplantacin de
personal de Gestin Documental
cargos
Tramitar comunicaciones oficiales
problemas administrativos; por
firmadas dolosamente por personas sin
parte de los entes de control
la autorizacion ni competencia para
externos, procesos
hacerlo.
disciplinarios.

Sanciones de tipo legal, judicial;

Eliminar documentos contraviniendo los
Descuido del personal de Gestin Eliminacin documental de los entes de control externos,
8 requisitos internos o externos definidos
Documental indebida. traumas administrativos,
para este fin.
prdida de evidencia.

Descuido del personal de Gestin
Documental
Falta de revisin de los documentos
reportados a la Secretaria General
por parte de la direccin de
10 no cumpli con los requisitos
programa. Expedicin de paz y
salvo acadmico sin cumplimiento
de requisitos.
Carga laboral, descuido, falta de
precaucin y revisin de las
decisiones de los rganos de
gobierno y del Rector.
Carga laboral, descuido, falta de
precaucin y revisin de las fechas
de las peticiones, demora en la
12 Vencimiento de trminos
bsqueda de la informacin
solicitada, dificultad en el manejo
del archivo.
Falta de revisin en los archivos
donde reposan los documentos
originales necesarios para
expedicin de certificaciones y
autenticaciones.
Falta de precaucin, no remisin de
documentos soportes de las
sesiones por parte de los
responsables, convocatoria sin un
tiempo mnimo de citacin,
equivocacin y retraso de la
documentacin por parte de
factores externos(mensajeria).
Exceso de carga laboral,
incumplimiento por parte de un
miembro de la comunidad
universitaria en el envo de un
proyecto de acuerdo que debe ir
inmerso en el acta. Falta de revisin
del acta por parte de la Secretara
General; Falta de documentacin de
las distintas decisiones tomadas
por los rganos de gobierno.
Descuido, imprudencia, falta de
16 y fecha de Actos
cuidado del funcionario responsable
IDENTIFICACION DE RIESGOS
Asignar nmeros de radicacin de
manera mal intencionada, inducida o sin Sanciones de tipo legal, judicial,
el cumplimiento de las condiciones y problemas administrativos; por
Asignacin no consecutiva de
9 requisitos institucionales y legales parte de los entes de control
los nmeros de radicacin.
aplicables, sin observancia de los externos, procesos
principios de procedencia y orden disciplinarios.
natural.
Graduar a un estudiante que
Expedicin de diploma y acta de grado Investigacin disciplinaria,
sin los soportes requeridos Anulacin del ttulo.
para ello
Investigacin disciplinaria para
el funcionario que omiti
notificar las decisiones de los
rganos de gobierno. No
No socializacin y notificacin
Omisin en la notificacin y socializacin cumplimiento de los planes de
de los actos administrativos
de las decisiones tomadas por parte del accin, desarrollo y Gobierno de
11 emitidos por el Rector y
Rector y rganos de Gobierno de la la Universidad. Tardanza o no
rganos de gobierno.
Universidad ejecucin de una actividad o
proyecto, falta de credibilidad e
inconformismo en la no
publicacin a tiempo de los
actos administrativos.
Investigacin disciplinarias para
la Unviersidad y sus
No contestar solicitudes y/o derechos de funcionarios y violacin del
peticin dentro de los trminos derecho fundamental de
peticin. Presunta violacin de
derechos fundamentales .
Denuncia penal instaurada ante
la autoridad competente en
Expedir un certificado de contra del funcionario que
Idoneidad sin los requisitos suscribi la certificacin por el
Firma de la certificacin o autenticacin
para ello o autenticar un delito de falsedad en
13 sin constatar la documentacin que
documento que no documento pblico. Sancin
soporta la informacin solicitada
corresponde al original o a la disicplinaria por inclumplimiento
copia que se desee autenticar. de los deberes de funcionario
pblico por otrogar un derecho a
quien no lo tiene.
Tardanza en la toma de
No informar a tiempo a los decisiones trascendentales para
No envo de citaciones y soportes
consejeros de las sesiones el desarrollo y funcionamiento
respectivos que garanticen la asistencia
14 convocadas al (Consejo de la Institucin. Imposibilidad
de los Consejeros y el estudio de los
Superior y Consejo de realizar las sesiones del
temas a desarrollarse en la sesin.
Acadmico). Consejo Superior y del Consejo
Acadmico.
Documentacin incompleta en
los archivos de la institucin que
permita efectuar las consultas
de las decisiones tomadas en
No proyeccin ni envo de actas de
Inexistencia de Actas del los Consejos Superior y
Consejo Superior y Acadmico,
15 Consejo Acadmico y/o Acadmico. Falta de soportes
existencia de Actas y/o acuerdos
Superior . que validen la informacin.
carentes de firmas.
Documento no vlido como acto
administrativo expedido por el
Consejo Superior y Consejo
Acadmico.
Dificultad en la identificacin del
Registro incorrecto de nmero
Asignar nmero y fecha que no documento, quejas y reclamos
corresponde con la realidad generando no conformidad del
Administrativos
servicio.
17
 IDENTIFICACION DE RIESGOS

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ADMINISTRACIN DE RIESGOS Versin: 04

ANALISIS DEL RIESGO

?
PROCESO Gestin Documental
Asegurar el manejo y control de los documentos
institucionales, identificando los medios adecuados
para la conservacin de la informacin atendiendo
OBJETIVO los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la
Institucin. Servir de portavoz de los rganos de
gobierno de la Unvierisdad y dar fe pblica de los
actos y decisiones emanados de ellos.
ANALISIS

N RIESGOS CALIFICACION
EVALUACIN
POSIBILIDAD IMPACTO

Deterioro o prdida del

1 1 RARO 4 MAYOR ALTA 1:4
soporte documental.
Desatencin, entrega y/o
respuesta tarda a las
IMPROBABL
2 comunicaciones de 2 4 MAYOR ALTA 2:4
E
carcter legal o
requerimiento interno.
Extravo de documentos
3 de evidencia de entrega 1 RARO 4 MAYOR ALTA 1:4
de la documentacin.

Entrega equivocada de MODERADA

4 3 POSIBLE 2 MENOR
comunicaciones oficiales 3:2
Digitalizacin o
microfilmacin IMPROBABL
5 2 2 MENOR BAJA 2:2
incompleta de E
Almacenamiento del
documentos.
registro de distribucin y
entrega de
6 1 RARO 2 MENOR BAJA 1:2
comunicaciones oficiales
mal dilengiciados o
Trmite a
incompletos.
comunicaciones oficiales MODERADA
7 1 RARO 3 MODERADO
con suplantacin de 1:3
cargos
Eliminacin documental
8 1 RARO 4 MAYOR ALTA 1:4
indebida.

Asignacin no
IMPROBABL
9 consecutiva de los 2 4 MAYOR ALTA 2:4
E
nmeros de radicacin.
Graduar a un estudiante
10 que no cumpli con los 1 RARO 4 MAYOR ALTA 1:4
No socializacin
requisitos y
para ello
notificacin de los actos
administrativos emitidos
11 3 POSIBLE 4 MAYOR EXTREMA 3:4
por el Rector y rganos
de gobierno.

12 Vencimiento
Expedir de trminos
un certificado de 4 PROBABLE 4 MAYOR EXTREMA 4:4
Idoneidad sin los
requisitos para ello o
13 autenticar un documento 1 RARO 4 MAYOR ALTA 1:4
que no corresponde
No informar a tiempoala
original
los o a la copia
consejeros de lasque
se desee autenticar. CATASTRFIC
14 sesiones convocadas al 1 RARO 5 ALTA 1:5
O
(Consejo Superior y
Consejo Acadmico).
Inexistencia de Actas del
15 Consejo Acadmico y/o 3 POSIBLE 4 MAYOR EXTREMA 3:4
Superior .
Registro incorrecto de
16 nmero y fecha de Actos 1 RARO 4 MAYOR ALTA 1:4
Administrativos

INSIGNIFICANT
17 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
18 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
19 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E
 M A P A D E R I E S G O S
INSIGNIFICANT
20 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
21 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
22 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
23 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
24 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
25 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
26 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
27 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
28 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
29 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E

INSIGNIFICANT
30 0 1 RARO 1 BAJA 1:1
E
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VALORACION DEL RIESGO

?
PROCESO Gestin Documental
Asegurar el manejo y control de los documentos institucionales, identificando los medios adecuados para la conservacin de la informacin atendiendo
OBJETIVO los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la Institucin. Servir de portavoz de los rganos de gobierno de la Unvierisdad y dar fe pblica de los
actos y decisiones emanados de ellos.

GENERALIDADES DEL CONTROL EJERCICIO DEL CONTROL SEGUIMIENTO AL CONTROL PONDERACI

N PONDERAC
EL CONTROL POSEE LA ON DE LOS
N RIESGO CONTR ES EFECTIVO ION DEL
EXIST DISMINUY ESTA RESPONSABLE PERIODICIDAD CONTROLE
OL DESCRIBALO TIPO DOCUMENTAD
PARA MINIMIZAR
DE ES CONTROL
E E EL RIESGO? S
O? SEGUIMIENTO? ADECUADA? 100
Programas de
Preventiv Disminuye
1 SI mantenimiento del acervo Posibilidad SI SI SI SI
o max 2 en
documental Posibilidad
Fumigacin de
Deterioro o prdida 100
instalaciones con la Correctiv Disminuye
1 del soporte 2 SI Impacto SI SI SI SI 100
asesora de personal o max 2 en
documental. Impacto
especializado
100
Control de condiciones Preventiv Disminuye
3 SI Posibilidad SI SI SI SI
ambientales o max 2 en
Posibilidad

Programar Alerta dos das 100

antes del vencimiento del Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI SI si
termino de la o max 2 en
Posibilidad
comunicacin.
Desatencin, entrega Verificar Alarma, Consulta
y/o respuesta tarda a diariamente la Agenda del 100
2 las comunicaciones de Outlook para verificar los Preventiv Disminuye 100
2 SI Posibilidad SI SI SI si
carcter legal o plazos de vencimiento de o max 2 en
Posibilidad
requerimiento interno. las comunicaciones
oficiales.
Dar aviso, en caso de que
ocurra la alerta de 100
Preventiv Disminuye
3 SI vencimiento se da aviso Posibilidad SI SI SI si
o max 2 en
del hecho a la Posibilidad
dependencia
Verificacin de los 100
Preventiv Disminuye
1 SI registros de distribucion Posibilidad SI SI SI si
o max 2 en
Extravo de antes ser archivados Posibilidad
documentos de 75
3 Backups de informacin en Preventiv Disminuye 88
evidencia de entrega 2 si Posibilidad si si si no
de la documentacin. medio ptico o max 1 en
Posibilidad

Verificacin de 100
comunicaciones y planillas Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI SI si
de registro antes de salir a o max 2 en
Posibilidad
Entrega equivocada distribucin
4 de comunicaciones Filtro de comunicaciones 100
100
Preventiv Disminuye
oficiales 2 SI entregadas Posibilidad SI SI SI si
o max 2 en
incorrectamente Posibilidad

3
Verificacin de 100
Correctiv Disminuye
1 SI documentos antes y Impacto SI SI SI si
o max 2 en
Digitalizacin o despues de escaneo 100 Impacto
Verificacin de
microfilmacin Correctiv Disminuye
5 2 SI documentos antes y Impacto SI SI SI si 100
incompleta de o max 2 en
despues de microfilmar Impacto
documentos.
3

Verificacin de los 100

Almacenamiento del Correctiv Disminuye
1 SI registros de distribucion Impacto si SI SI si
registro de distribucin o max 2 en
antes ser archivados Impacto
y entrega de
6 comunicaciones 2 100
oficiales mal
dilengiciados o
incompletos. 3

Verificacin de listado de 100

funcionarios pblicos Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI SI si
previo a la asignacion de o max 2 en
Trmite a Posibilidad
nmero de radicacin
comunicaciones
Implementar lista
7 oficiales con 73
desplegable de Preventiv
suplantacin de 2 SI Posibilidad NO SI NO NO 45
destinatarios en las o
cargos
planillas.
3
 M A P A D E R I E S G O S
100
Actualizacin de tablas de Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad si SI SI si
retencion documental. o max 2 en
Posibilidad
Verificacion de normativa 100
aplicable a cada proceso Preventiv Disminuye
Eliminacin 2 si Posibilidad si si si si
8 para poder aprobar o max 2 en
82
documental indebida. tiempos de retencion.
Posibilidad
Sensibilizar a las
dependencias con
respecto necesidad de Preventiv
3 SI Posibilidad NO SI NO no 45
monitorear las o
actualizaciones
normativas.
Verificar diariamente los
Preventiv
1 SI ndices de radicacin de Posibilidad NO SI NO NO 45
o
comunicaciones.

Asignacin no Sensibilizacin del equipo

consecutiva de los de trabajo con respecto a Preventiv
9 2 SI Posibilidad NO SI NO NO 45 45
nmeros de la transparencia en la o
radicacin. asignacin de radicados.

Revisin detallada del 100

Procedimiento para la Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI SI SI
realizacin de grados SG- o max 2 en
Posibilidad
P05.
Recepcin y verificacin 100
Graduar a un en la lista de chequeo de Preventiv Disminuye
estudiante que no 2 SI Posibilidad SI SI si si
10 la documentacin de o max 2 en
100
cumpli con los Posibilidad
grados.
requisitos para ello Verificacin de paz y 100
salvos acadmicos en Preventiv Disminuye
3 SI Posibilidad SI SI si si
ARCA y situacion militar o max 2 en
Posibilidad
con el Batalln.
Revisin detallada del
Procedimiento para la 100
Preventiv Disminuye
1 SI expedicin de normas y Posibilidad SI SI si si
No socializacin y o max 2 en
Actos Administrativos SG- Posibilidad
notificacin de los P01
actos administrativos Asignacin en el Acta el
11 85 95
emitidos por el Rector acrnimo de la Preventiv Disminuye
2 SI Posibilidad NO SI si si
y rganos de gobierno. comunicacin que notifica o max 2 en
Posibilidad
la decision del CS y CA.
Se hace seguimiento al 100
Preventiv Disminuye
3 SI Registro de radicacin de Posibilidad SI SI si si
o max 2 en
Resoluciones. Posibilidad
Revisin detallada del 100
Procedimiento para Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI si si
Actuaciones o max 2 en
Posibilidad
Administrativas
Se GJ-P02.
solicitan los diez das
Vencimiento de habiles de acuerdo al 100
12 Preventiv Disminuye 100
trminos 2 SI Cdigo Contencioso y Posibilidad SI SI si si
o max 2 en
dificultades que se Posibilidad
Funcionamiento
presenten. de la 100
Comisin de Preventiv Disminuye
3 SI Posibilidad SI SI SI si
Correspondencia del o max 2 en
Posibilidad
Consejo Acadmico .
Revision del Procedimiento
para la expedicin de 100
Preventiv Disminuye
1 SI certificados en la Posibilidad SI SI si si
Expedir un certificado o max 2 en
Secretara General SG- Posibilidad
de Idoneidad sin los P04.
requisitos para ello o
autenticar un Inicio de registro de actas 85
13 de grado para la Preventiv Disminuye 95
documento que no 2 SI Posibilidad NO SI si si
corresponde al original realizacion de un Siruma o max 2 en
Posibilidad
o a la copia que se de Actas.
desee autenticar. 100
Preventiv Disminuye
3 SI Organizacin del archivo. Posibilidad SI SI si si
o max 2 en
Posibilidad
Revisin del Procedimiento 100
para la realizacin de las Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI si si
sesiones del Consejo o max 2 en
Posibilidad
Superior (SC-P02)

No informar a tiempo
a los consejeros de las
14 sesiones convocadas 100
al (Consejo Superior y
Consejo Acadmico).
 M A P A D E R I E S G O S

No informar a tiempo
a los consejeros de las Revisin del Procedimiento 100
14 sesiones convocadas para la realizacin de las Preventiv Disminuye 100
2 SI Posibilidad SI SI si si
al (Consejo Superior y sesiones del Consejo o max 2 en
Posibilidad
Consejo Acadmico). Acadmico (SC-P03)

Citaciones realizadas por 100

Preventiv Disminuye
3 SI va telfonica, web y Posibilidad SI SI SI SI
o max 2 en
medio fsico. Posibilidad
Revisin del Procedimiento 100
para la realizacin de las Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI SI SI
sesiones del Consejo o max 2 en
Inexistencia de Actas Revisin Posibilidad
Superior del Procedimiento
(SC-P02) 100
del Consejo para la realizacin de las Preventiv
15 2 SI Posibilidad SI SI SI SI
Disminuye 100
Acadmico y/o sesiones del Consejo o max 2 en
Superior . Agendar en las sesiones 100Posibilidad
Acadmico (SC-P03)
del CS y/o CA, el acta de la Preventiv Disminuye
3 SI Posibilidad SI SI SI SI
sesin anterior para su o max 2 en
Posibilidad
Revisin
firma. del Procedimiento 100
para la expedicin de Preventiv Disminuye
1 SI Posibilidad SI SI SI SI
norma y actos o max 2 en
Posibilidad
administrativos SG-P01

Registro incorrecto de 100

16 nmero y fecha de Registro sistematizado de Preventiv Disminuye 100
2 SI Posibilidad SI SI SI SI
Actos Administrativos Resoluciones Rectorales o max 2 en
Posibilidad

17 0 2

18 0 2

19 0 2

20 0 2

21 0 2

22 0 2

23 0
 M A P A D E R I E S G O S
23 0 2

24 0 2

25 0 2

26 0 2

27 0 2

28 0 2

29 0 2

30 0 2

3
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ADMINISTRACIN DE RIESGOS Versin: 04

MAPA DE RIESGO ?
PROCESO Gestin Documental
Asegurar el manejo y control de los documentos institucionales, identificando los medios adecuados para la conservacin de la informacin
OBJETIVO atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la Institucin. Servir de portavoz de los rganos de gobierno de la Unvierisdad y
dar fe pblica de los actos y decisiones
N emanados de ellos.
PONDERACI
EVALUACI OPCIONES DE
POSIBILI del CONTROLES ON DE EVALUACI OPCIONES INDICADOR
N RIESGOS IMPACTO N
Cont EXISTENTES CONTROLE ON FINAL
MANEJO ACCIONES
DAD
INICIAL SUGERIDAS DE MANEJO - Asignacin de un DE AVANCE
rol S
responsable dentro de
los funcionarios del
Grupo de Gestin
Documental para
Evitar monitorear
Programas de
Posibilidad periodicamente el Implementad
1 mantenimiento del
de cumplimiento de los o
acervo documental
Ocurrencia programas y polticas de
mantenimiento del
acervo.
- Documentacin del
control mediante una
-poltica
Concertar, a travs del
de trabajo.
Grupo de Servicios
Generales, la ejecucin
de los ciclos de
Fumigacin de Evitar fumigacin con personal
instalaciones con la - Asumir el Posibilidad de la empresa Implementad
Deterioro o prdida 2

MAYOR
RARO
ALTA asesora de personal BAJA Riesgo de contratista que provee o
1 del soporte 1 4 especializado 100 Ocurrencia ese tipo de servicios a la
1:4 1:2 - Reducir el
documental. Institucin; tomando en
Riesgo
cuenta las condiciones
medioambientales y de
los documentos.
 - Asumir el
Deterioro o prdida

MAYOR
RARO
ALTA BAJA Riesgo
1 del soporte 1 4 100
1:4 1:2 - Reducir el
documental.
Riesgo

- Asignar a uno de los

funcionarios del Grupo
de Gestin Documental
la responsabilidad de
llevar a cabo los
controles.
Evitar
Control de - Definir como poltica
Posibilidad Implementad
3 condiciones de trabajo que la
de o
ambientales medicin de condiciones
Ocurrencia
medioambientales se
efecte por lo menos 2
veces por semana.
- Revisin bimensual de
los resultados de
medicin.
Revision de asunto en
Programar Alerta todas las
dos das antes del comunicaciones oficiales
Reducir el Implementad
1 vencimiento del a fin de poder
Impacto o
termino de la determinar cuales son
comunicacin. -de termino
Ampliar elde respuesta
espectro de
perentorio.
accin con respecto a
Verificar Alarma, las comunicaciones que
Consulta son monitoreadas al

IMPROBABLE
Desatencin, entrega diariamente la - Reducir el 100% de las
y/o respuesta tarda a Agenda del Outlook Riesgo comunicaciones

MAYOR
ALTA ALTA
2 las comunicaciones 2 4 2 para verificar los 100 - Compartir o Reducir el externas recibidas; ya
Sin
2:4 1:4 Impacto Implementar
de carcter legal o plazos de Transferir el que actualmente slo se
requerimiento interno. vencimiento de las Riesgo lleva para los derechos
comunicaciones de peticin que citan en
oficiales. su texto que son con
sustento en la
Dar aviso, en caso Constitucin.
En caso de aproximarse
de que ocurra la
el vencimiento de la
alerta de Reducir el Implementad
3 alarma se da a aviso a
vencimiento se da Impacto o
la dependencia para
aviso del hecho a la
asegurar la respuesta
dependencia
- Asignar a uno de los
funcionarios del Grupo
Verificacin de los
de Gestin Documental
registros de Reducir el Implementad
1 la responsabilidad de
distribucion antes Impacto o
verificar los registros de
ser archivados
distribucin antes de ser
archivados.
- Reducir el
Extravo de
Riesgo
MAYOR
RARO

documentos de ALTA ALTA

3 1 4 88 - Compartir o
evidencia de entrega 1:4 1:4
Transferir el
de la documentacin.
Riesgo
 - Definir como poltica
- Reducir el
Extravo de de trabajo la
Riesgo

MAYOR
RARO
documentos de ALTA ALTA periodicidad de la
3 1 4 88 - Compartir o
evidencia de entrega 1:4 1:4 generacin de backups
Backups de Transferir el
de la documentacin. Reducir el en medios pticos.
2 informacin en Riesgo En Ejecucin
Impacto - Asignar la
medio ptico
responsabilidad de
generacin de backups
a un funcionario del
Grupo de Gestin
Documental.
3

Verificacin de Previo a la distribucin

comunicaciones y se contrasta la
Asumir el Implementad
1 planillas de registro informacin regitrada en
riesgo o
antes de salir a las planillas de registro
distribucin vs comunicaciones
- Asumir el

POSIBLE
En caso de que una

MENOR
Entrega equivocada
MODER Filtro de BAJA Riesgo dependencia solicite un
4 de comunicaciones 3 2 100
ADA 3:2 comunicaciones 1:2 - Reducir el Asumir el redireccionamiento de Implementad
oficiales 2
entregadas Riesgo riesgo las comunicaciones se o
incorrectamente porcede a dar filtro a
estas
3

Evitar
Verificacin de - Elaborar una planilla
Posibilidad
1 documentos antes y de control de calidad de En Ejecucin
- Asumir el de
despues de escaneo digitalizacin.
IMPROBABLE
Riesgo Ocurrencia
Digitalizacin o

MENOR
- Evitar
microfilmacin BAJA Verificacin de BAJA Evitar
5 2 2 100 Posibilidad de - Elaborar una planilla
incompleta de 2:2 documentos antes y 2:1 Posibilidad
2 Ocurrencia de control de calidad de En Ejecucin
documentos. despues de de
- Reducir el microfilmacin.
microfilmar Riesgo Ocurrencia

3
Asignar la
Verificacin de los
responsabilidad de
registros de Asumir el Implementad
1 verificacin a uno de los
distribucion antes riesgo o
funcionarios del Grupo
Almacenamiento del ser archivados
de Gestin Documental.
registro de
MENOR

distribucin y entrega
RARO

BAJA BAJA - Asumir el

6 de comunicaciones 1 2 100
1:2 1:1 Riesgo
oficiales mal
dilengiciados o
incompletos.
 Almacenamiento del
registro de

MENOR
distribucin y entrega

RARO
BAJA BAJA - Asumir el
6 de comunicaciones 1 2 100
1:2 2 1:1 Riesgo
oficiales mal
dilengiciados o
incompletos.

3
nmeros de radicacin
se evidencia que el
destinatario y remitente
Verificacin de sean funcionarios
listado de pblicos, caso
funcionarios comunicaciones
Reducir el Implementad
1 pblicos previo a la internas. En
- Asumir el Impacto o
asignacion de las comunicaciones

MODERADO
Trmite a nmero de Riesgo externas recibidas se
comunicaciones - Reducir el

RARO
MODER radicacin MODER verifica que el
7 oficiales con 1 3 73 Riesgo destinatario y asunto
ADA 1:3 ADA 1:3
suplantacin de - Compartir o esten dirigidos a alguna
cargos Transferir el dependencia de la de
Implementar lista Riesgo Reducir Redisear la planilla
desplegable de probabilidad radicacin de
2 En Ejecucin
destinatarios en las de comunicaciones
planillas. ocurrencia oficiales.

trimestralmente a las
dependencias la
posibilidad de
Actualizacin de
Reducir el actualizacin de las TRD Implementad
1 tablas de retencion
Impacto cada vez que se o
documental.
considere necesario con
respecto a las
actualizaciones
Desde el Grupo de
Verificacion de Gestin Documental,
- Reducir el
normativa aplicable efectuar revisin
Riesgo
MAYOR
RARO

Eliminacin ALTA a cada proceso para ALTA Reducir el semestral de las Implementad
8 1 4 2 82 - Compartir o
documental indebida. 1:4 poder aprobar 1:4 Impacto modificaciones en o
Transferir el
tiempos de materia legal que
Riesgo
retencion. impacten la produccin
documental.
 - Reducir el
Riesgo

MAYOR
RARO
Eliminacin ALTA ALTA
8 1 4 82 - Compartir o
documental indebida. 1:4 1:4
Transferir el
Riesgo

correos electrnicos,
Sensibilizar a las comunicaciones
dependencias con oficiales, chapolas, etc.;
respecto necesidad Reducir la el trabajo
3 En Ejecucin
de monitorear las probabilidad mancomunado que
actualizaciones debe existir entre el
normativas. Grupo de Gestin
Documental y las

Verificar diariamente Evitar

Diseo de una planilla
los ndices de - Evitar Posibilidad Sin
1 de control diario de
radicacin de Posibilidad de de Implementar
ndices de radicacin.

IMPROBABLE
Asignacin no comunicaciones. Ocurrencia Ocurrencia

MAYOR
consecutiva de los ALTA Sensibilizacin del ALTA - Reducir el
9 2 4 45 - Envio de mensajes de
nmeros de 2:4 equipo de trabajo 2:4 Riesgo
radicacin. - Compartir o Compartir el sensibilizacin.
con respecto a la
2 Transferir el - Socializacin del En Ejecucin
transparencia en la riesgo
Riesgo Acuerdo 060 de 2001 en
asignacin de
Comit de Calidad.
radicados.
3
Revisin detallada
del Procedimiento Reducir el Seguir llevando a cabo Implementad
1
para la realizacin impacto los controles exitentes o
de grados SG-P05.
Recepcin y
verificacin en la - Reducir el Diligenciar la lista de
Graduar a un Redicir el
2 lista de chequeo de Riesgo chequeo de documentos En Ejecucin

MAYOR
RARO
estudiante que no ALTA ALTA impacto
10 1 4 la documentacin de 100 - Compartir o de grado
cumpli con los 1:4 grados. 1:4
Transferir el
requisitos para ello salvo de grado en el
Riesgo
Verificacin de paz y sistema Ayre.
salvos acadmicos Solicitud de la relacin
Redicir el
3 en ARCA y situacion de graduandos al En Ejecucin
impacto
militar con el batalln para la
Batalln. verificacin de la
situacin militar del
Revisin detallada
del Procedimiento
para la expedicin Redicir el Seguir llevando a cabo Implementad
1
de normas y Actos impacto los controles exitentes o
No socializacin y Administrativos SG-
notificacin de los P01 - Reducir el
POSIBLE

actos administrativos Asignacin en el Riesgo

MAYOR

EXTREM ALTA
11 emitidos por el 3 4 Acta el acrnimo de 95 - Compartir o
A 3:4 1:4 Redicir el Seguir llevando a cabo Implementad
Rector y rganos de 2 la comunicacin que Transferir el
gobierno. Riesgo impacto los controles exitentes o
notifica la decision
del CS y CA.
 No socializacin y
notificacin de los - Reducir el

POSIBLE
actos administrativos Riesgo

MAYOR
EXTREM ALTA
11 emitidos por el 3 4 95 - Compartir o
A 3:4 1:4
Rector y rganos de Transferir el
gobierno. Riesgo

Se hace seguimiento
al Registro de Redicir el Seguir llevando a cabo Implementad
3
radicacin de impacto los controles exitentes o
Resoluciones.
Revisin detallada
del Procedimiento
Redicir el Seguir llevando a cabo Implementad
1 para Actuaciones
impacto los controles exitentes o
Administrativas GJ-
P02. Revisin del correo
Se solicitan los diez - Reducir el institucional de la

PROBABLE
Riesgo

MAYOR
Vencimiento de EXTREM das habiles de ALTA informacin
12 4 4 acuerdo al Cdigo 100 - Compartir o Redicir el suminsitrada por el
trminos A 4:4 2 1:4 En Ejecucin
Contencioso y Transferir el impacto Grupo de Archivo y
dificultades que se Riesgo Correspondencia .
presenten. Agenda de los derechos
Funcionamiento de Seguimiento
de peticin. de las
la Comisin de Redicir el solicitudes presentadas
3 En Ejecucin
Correspondencia del impacto por el usuario, para su
Consejo Acadmico . respectiva notificacin
Revision del
Procedimiento para
Expedir un certificado la expedicin de Redicir el Seguir llevando a cabo Implementad
1
de Idoneidad sin los certificados en la impacto los controles exitentes o
requisitos para ello o Secretara General - Reducir el
autenticar un SG-P04. Riesgo

MAYOR
RARO
ALTA ALTA
13 documento que no 1 4 95 - Compartir o
1:4 Inicio de registro de 1:4
corresponde al Transferir el
actas de grado para Redicir el Efectuar la digitalizacin
original o a la copia 2 Riesgo En Ejecucin
la realizacion de un impacto de las actas de grado.
que se desee
Siruma de Actas.
autenticar.
Organizacin del Redicir el Seguir llevando a cabo
3 En Ejecucin
archivo. impacto los controles exitentes
Revisin del
Procedimiento para
Redicir el Seguir llevando a cabo Implementad
1 la realizacin de las
impacto los controles exitentes o
sesiones del Consejo
No informar a tiempo Superior (SC-P02)
CATASTRFICO

- Reducir el
a los consejeros de
Revisin del Riesgo
RARO

las sesiones ALTA ALTA

14 1 5 Procedimiento para 100 - Compartir o
convocadas al 1:5 1:5 Redicir el Seguir llevando a cabo Implementad
2 la realizacin de las Transferir el
(Consejo Superior y impacto los controles exitentes o
sesiones del Consejo Riesgo
Consejo Acadmico).
Acadmico (SC-P03)
Citaciones
Registro de
realizadas por va Redicir el
3 comunicaciones y En Ejecucin
telfonica, web y impacto
correos institucionales
medio fsico.
 Revisin peridica en el
Revisin del procedimiento
Procedimiento para establecido para tal fin
Redicir el Implementad
1 la realizacin de las con el objeto de
impacto o
sesiones del Consejo mantener su
Superior (SC-P02) actualizacin con la
Revisin peridica
normatividad en el
vigente.
- Reducir el
Inexistencia de Actas Revisin del procedimiento

POSIBLE
Riesgo

MAYOR
del Consejo EXTREM Procedimiento para ALTA establecido para tal fin
15 3 4 100 - Compartir o Redicir el Implementad
Acadmico y/o A 3:4 2 la realizacin de las 1:4 con el objeto de
Transferir el impacto o
Superior . sesiones del Consejo mantener su
Riesgo
Acadmico (SC-P03) actualizacin con la
Agendar en las normatividad vigente.
Presentar al Consejo
sesiones del CS y/o Superior y/o Acadmico
Redicir el
3 CA, el acta de la las actas de la sesein En Ejecucin
impacto
sesin anterior para anterior para su
su firma. aprobacin
Revisin y firma.en el
peridica
Revisin del
procedimiento
Procedimiento para
establecido para tal fin
la expedicin de Reducir el Implementad
1 con el objeto de
norma y actos - Reducir el impacto o
mantener su
Registro incorrecto de administrativos SG- Riesgo actualizacin con la

MAYOR
RARO
ALTA P01
Registro ALTA
16 nmero y fecha de 1 4 100 - Compartir o normatividad
Verificacin delvigente.
resgitro
1:4 sistematizado de 1:4 Reducir el Implementad
Actos Administrativos 2 Transferir el de radicaciones de
Resoluciones Riesgo impacto o
Resoluciones Rectorales.
Rectorales
Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
17 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin
INSIGNIFICANTE

1
Implementar
RARO

BAJA BAJA - Asumir el Sin

18 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin
INSIGNIFICANTE

1
Implementar
RARO

BAJA BAJA - Asumir el

19 0 1 1
1:1 1:1 Riesgo
 INSIGNIFICANTE
RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
19 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
20 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
21 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
22 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar
RARO

BAJA BAJA - Asumir el Sin

23 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin
INSIGNIFICANTE

1
Implementar
RARO

BAJA BAJA - Asumir el Sin

24 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar
 Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
25 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
26 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
27 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin

INSIGNIFICANTE
1
Implementar

RARO
BAJA BAJA - Asumir el Sin
28 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

INSIGNIFICANTE Sin
1
Implementar
RARO

BAJA BAJA - Asumir el Sin

29 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar

Sin
3
Implementar

Sin
INSIGNIFICANTE

1
Implementar
RARO

BAJA BAJA - Asumir el Sin

30 0 1 1 2
1:1 1:1 Riesgo Implementar
 INSIGNIFICANTE
RARO
BAJA BAJA - Asumir el
30 0 1 1
1:1 1:1 Riesgo

Sin
3
Implementar
Amenaz
as

Debilidad
es

Volver

Durante el proceso de identificacin del ri

una clasificacin de los mismos teniendo
conceptos:

Riesgo Estratgico: Se asocia con la forma
organizacin. El manejo del riesgo estrat
globales, clientes, competidores, desarrol

Riesgos de Imagen: Estn relacionados co

confianza por parte de la ciudadana hacia

Riesgos Financieros: Se relaciona con las

manejo del riesgo financiero toca activida
capital de trabajo y reportes financieros, e

Riesgos Operativos: Comprende tanto ries
operativos provenientes de deficiencias e
informacin, procesos, estructura, que co
inesperadas y/o ineficientes.

Riesgos de Cumplimiento: Se asocia con l
volver institucin para cumplir con los requisitos
contractuales, de conducta de negocios, d

Riesgo de Tecnologa: Se asocia con la cap
para que la tecnologa disponible y proyec
necesidades actuales y futuras de sta.

Es importante centrarse en los riesgos m

Universidad relacionados con el desarroll
objetivos institucionales. Es all donde tod
 contractuales, de conducta de negocios, d

Riesgo de Tecnologa: Se asocia con la cap
para que la tecnologa disponible y proyec
necesidades actuales y futuras de sta.

Es importante centrarse en los riesgos m

Universidad relacionados con el desarroll
objetivos institucionales. Es all donde tod
proactivo en el sentido de visualizar en su
misionales los factores o eventos que pue
volver
institucional, dada la especialidad que ma

Entendindose por
posibilidad de ocurrencia del Rie
presencia de factores internos y
propiciar el riesgo, aunque ste
nunca.

Y como
Impacto, el efecto o consecuenc
proceso y la Universidad la mat

Para adelantar el anlisis del rie
siguientes aspectos, as como su
cuantitativos:

La Calificacin del Riesgo: debe
identificado mediante el elemen
anlisis cualitativo y/o cuantitat
posibilidad de ocurrencia del rie

La Evaluacin del Riesgo: permi

de su calificacin, con los criteri
el grado de exposicin de la Uni
ubicndolo en una zona de riesg
entre los riesgos Bajos, Moderad
las prioridades de las acciones r
tratamiento.

Con el Elemento Anlisis de Ries

se busca que el proceso o la Uni
siguientes resultados:

Establecer la posibilidad de ocur
pueden disminuir la capacidad d
para cumplir su propsito.

Medir el impacto, las consecuen
personas, los recursos, los objet
desarrollo de los procesos.

Establecer criterios de calificac
riesgos que permiten tomar dec
tratamiento.
 volver

volver

Pueden existir controles de Gestin, Operati

evaluacin de los controles existentes para
necesario:

Establecer si son preventivos o correctivo
como:

Preventivos, aquellos que actan para elimin
para prevenir su ocurrencia o materializaci

Correctivos, aquellos que permiten el restab
despus de ser detectado un evento no dese
modificacin de las acciones que propiciaron
volver

Estas posibles acciones a tomar

Riesgo son:

Eliminar la Causa: eliminar l
el riesgo, en la medida de lo po

Evitar la Posibilidad: tomar la

prevenir su materializacin (me
logra cuando al interior de los p
cambios sustanciales por mejor
eliminacin, resultado de unos
acciones emprendidas. Ejemplo
preventivo de los equipos, desa

Reducir el Riesgo: medidas o
tanto la posibilidad (medidas de
impacto (medidas de proteccin
optimizacin de procedimientos
controles.

Compartir o Transferir el Rie
permitan reducir el efecto del ri
traspaso de las prdidas a otras
de contratos seguros y, otros m
compartir el riesgo, como los co
compartido.

Asumir el riesgo: aceptarlo si
otras medidas de control difere

O en caso de riesgo residual, da
transferencia del riesgo, el resp
representante legal puede acep
probable y elaborar los planes d
manejo.

Para escoger las acciones que v
 Asumir el riesgo: aceptarlo si
otras medidas de control difere

O en caso de riesgo residual, da
transferencia del riesgo, el resp
representante legal puede acep
probable y elaborar los planes d
manejo.

Para escoger las acciones que v
tambin tiene que tener en cue

- En caso que el riesgo se encue

Moderadas o Altas, debe realiza
beneficio, costo de la implemen
el beneficio de la misma.

- Siempre que el riesgo sea cali
con impacto Catastrfico, se ac
Algunas de las acciones tienden acontrolar la Posibilidad
delvolver
riesgo, y disear planes de
y otras el impacto Son:
protegerse en caso de su ocurre
Las acciones que decida implem
Posibilidad
Planes de auditoria Ser Factibles y Efectivas, tales
Condiciones contractuales de las polticas, definicin de e
Revisiones formales de requerimientos, especificaciones, procesos y procedimientos y ca
diseos, ingeniera y operaciones
Inspecciones y controles a los procesos Considerar la viabilidad jurdica
Administracin de la inversin y la cartera financiera y econmica y se pu
Administracin de los proyectos los criterios de: La valoracin d
Mantenimientos preventivos entre el costo de la implementa
Aseguramiento de la calidad contra el beneficio de la misma
Investigacin y desarrollo tecnolgico
Capacitaciones Una vez escogida la accin deb
Supervisiones responsables de las reas o de
Comprobaciones cabo las acciones y definir uno
Acuerdos organizacionales verificar el cumplimiento para t
Controles tcnicos cuando sea necesario. Con el fi
Entre otros Mapa de Riesgos.

Y dentro de las de Impacto, se encuentran las

siguientes:

Planes de contingencia
Arreglos contractuales
Condiciones contractuales
Caractersticas de diseo
Planes de recuperacin ante desastres o siniestros
Establecimiento de polticas para controlar los fraudes
Minimizar la exposicin a fuentes de riesgo
Planeacin de cartera
Separacin o reubicacin de una actividad y recurso
Relaciones pblicas

volver
oceso de identificacin del riesgo se recomienda hacer
n de los mismos teniendo en cuenta los siguientes

gico: Se asocia con la forma en que se administra una

El manejo del riesgo estratgico se enfoca a asuntos
ntes, competidores, desarrollo de nuevos productos.

agen: Estn relacionados con la percepcin y la

parte de la ciudadana hacia la institucin.

cieros: Se relaciona con las exposiciones financieras. El

esgo financiero toca actividades de tesorera, inversin,
bajo y reportes financieros, entre otros.

ativos: Comprende tanto riesgos en sistemas como

ovenientes de deficiencias en los sistemas de
procesos, estructura, que conducen a prdidas
/o ineficientes.

umplimiento: Se asocia con la capacidad de la

ra cumplir con los requisitos regulativos, legales,
, de conducta de negocios, de tica y de calidad.

nologa: Se asocia con la capacidad de la institucin

cnologa disponible y proyectada satisfaga las
actuales y futuras de sta.

centrarse en los riesgos ms significativos para la

elacionados con el desarrollo de los procesos y los
tucionales. Es all donde todos adoptan un papel
, de conducta de negocios, de tica y de calidad.

nologa: Se asocia con la capacidad de la institucin

cnologa disponible y proyectada satisfaga las
actuales y futuras de sta.

centrarse en los riesgos ms significativos para la

elacionados con el desarrollo de los procesos y los
tucionales. Es all donde todos adoptan un papel
el sentido de visualizar en sus contextos estratgicos y
factores o eventos que pueden afectar el curso
dada la especialidad que manejan en su proceso.

endindose por
bilidad de ocurrencia del Riesgo, la frecuencia la
encia de factores internos y externos que pueden
piciar el riesgo, aunque ste no se haya presentado
ca.

mo
acto, el efecto o consecuencias que puede ocasionar al
ceso y la Universidad la materializacin del riesgo.

a adelantar el anlisis del riesgo se deben considerar los

ientes aspectos, as como sus anlisis cualitativos y
ntitativos:

Calificacin del Riesgo: deben calificar cada riesgo

tificado mediante el elemento anterior, a travs del
isis cualitativo y/o cuantitativo que le haga a la
bilidad de ocurrencia del riesgo y el impacto de ste.

valuacin del Riesgo: permite comparar los resultados

u calificacin, con los criterios definidos para establecer
rado de exposicin de la Universidad al riesgo,
ndolo en una zona de riesgo y de esta forma distinguir
e los riesgos Bajos, Moderados, altos o Extremos y fijar
prioridades de las acciones requeridas para su
amiento.

el Elemento Anlisis de Riesgos y su diligenciamiento,

usca que el proceso o la Universidad obtenga los
ientes resultados:

blecer la posibilidad de ocurrencia de los riesgos, que

den disminuir la capacidad de proceso y la Universidad,
a cumplir su propsito.

dir el impacto, las consecuencias del riesgo sobre las

sonas, los recursos, los objetivos institucionales o el
arrollo de los procesos.

ablecer criterios de calificacin y evaluacin de los

gos que permiten tomar decisiones pertinentes sobre su
amiento.
 volver

ontroles de Gestin, Operativos o Legales, y para la

s controles existentes para cada uno de los riesgos, es

n preventivos o correctivos, entendindose estos

uellos que actan para eliminar las causas del riesgo,

ocurrencia o materializacin.

ellos que permiten el restablecimiento de la actividad

detectado un evento no deseable; tambin permiten la
las acciones que propiciaron su ocurrencia.
 volver

as posibles acciones a tomar segn Calificacin del

sgo son:

minar la Causa: eliminar la actividad que ocasiona

esgo, en la medida de lo posible.

tar la Posibilidad: tomar las medidas encaminadas a

venir su materializacin (medidas de prevencin). Se
ra cuando al interior de los procesos se generan
mbios sustanciales por mejoramiento, rediseo o
minacin, resultado de unos adecuados controles y
iones emprendidas. Ejemplo: mantenimiento
ventivo de los equipos, desarrollo tecnolgico, etc.

ducir el Riesgo: medidas orientadas a disminuir

to la posibilidad (medidas de prevencin), como el
acto (medidas de proteccin), mediante la
imizacin de procedimientos y la implementacin de
troles.

mpartir o Transferir el Riesgo: medidas que

mitan reducir el efecto del riesgo, mediante el
spaso de las prdidas a otras organizaciones, a travs
contratos seguros y, otros mecanismos que logran
mpartir el riesgo, como los contratos a riesgo
mpartido.

umir el riesgo: aceptarlo sin necesidad de tomar

as medidas de control diferentes a las que se poseen.

n caso de riesgo residual, dado por reduccin o

nsferencia del riesgo, el responsable del proceso o
resentante legal puede aceptar la prdida residual
bable y elaborar los planes de contingencia para su
nejo.

a escoger las acciones que van a tratar el riesgo,

umir el riesgo: aceptarlo sin necesidad de tomar
as medidas de control diferentes a las que se poseen.

n caso de riesgo residual, dado por reduccin o

nsferencia del riesgo, el responsable del proceso o
resentante legal puede aceptar la prdida residual
bable y elaborar los planes de contingencia para su
nejo.

a escoger las acciones que van a tratar el riesgo,

mbin tiene que tener en cuenta que:

n caso que el riesgo se encuentre en las zonas

deradas o Altas, debe realizar un anlisis del costo
eficio, costo de la implementacin de la accin contra
eneficio de la misma.

empre que el riesgo sea calificado en la zona Extrema,

impacto Catastrfico, se aconseja elminar la causa
riesgo, y disear planes de contingencia, para
tegerse en caso de su ocurrencia
s acciones que decida implementar deben:

Factibles y Efectivas, tales como: la implementacin

las polticas, definicin de estndares, optimizacin de
cesos y procedimientos y cambios fsicos, entre otros.

nsiderar la viabilidad jurdica, tcnica, institucional,

anciera y econmica y se puede realizar con base en
criterios de: La valoracin del riesgo, y El balance
re el costo de la implementacin de cada accin
ntra el beneficio de la misma.

a vez escogida la accin debe Identificar los

ponsables de las reas o dependencias para llevar a
bo las acciones y definir unos indicadores que permitan
ificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas
ando sea necesario. Con el fin de consignarlos en el
pa de Riesgos.

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