APLICANDO TECNOLOGIA NA

G E S TO DE E V E NTOS
tcnicas e ferramentas para revolucionar a sua organizao
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SUMRIO

Introduo 3 Utilizando a tecnologia para superar os desafios 12

O que voc ir aprender neste e-book 3 Realizando conexes sociais 13
O papel da tecnologia no 4 Otimizando a execuo do planejamento 14
mercado de eventos 4 Construindo uma ponte entre o fsico e o digital 14
Tornando a gesto do seu evento mais receptiva adoo de Tornando a presena do evento perene 15
novas tecnologias 5 Capturando e processando novos dados 16
Porque aplic-lo organizao de eventos 6 Aplicando os novos conhecimentos na prtica 18
Os cinco pilares do GTD 6 Ticketing & Credenciamento 19
Por que utilizar o  6 Engajamento e networking 22
mtodo GTD? 6 Analytics para eventos 25
3.3 Como implement-lo 8 Administrando as novas  28
Conhecendo o seu evento 9 solues tecnolgicas 28
e seus desafios 9 Concluso 29

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INTRODUO

A O que voc ir aprender neste e-book

cada dia que passa, surgem novos servios e gadgets da
moda, constantemente pautados pela promessa de transfor-
mar aspectos fundamentais das nossas vidas pessoal e pro-
fissional. Termos como internet das coisas, wearables, big data e Conhea tcnicas de gesto mais amigveis adoo de novas
tantos outros recebem um destaque crescente na mdia. Paralela- solues tecnolgicas;
mente, um nmero gradual de fornecedores do mercado de eventos
partem da tecnologia como elemento central na construo de suas Compreenda melhor as foras e as fraquezas dos seus eventos;
propostas de valor.
Saiba como a tecnologia pode ajud-lo a suprimir as fraquezas
Nesse cenrio em ebulio e constante mudana, impressionante notar identificadas;
a quantidade de organizadores que permanecem presos ao passado,
tementes do que todo esse hype possa lhes reservar. Ainda assim, no h Saiba como a tecnologia pode ajud-lo a obter mais inteligncia,
como negar que a tecnologia transformou todos os aspectos da indstria otimizar processos e engajar a sua audincia.
de eventos ao longo dos ltimos 15 anos, influenciando a forma como
planejamos, produzimos e executamos eventos. A despeito de todas
as mudanas, seu objetivo central permanece o mesmo: reunir pessoas.

Hoje, no entanto, a reunio de pessoas pode j no pressupor apenas

encontros fsicos, e o escopo dos eventos passou a contemplar uma
srie de novos formatos e possibilidades. Nesse cenrio, a tecnolo-
gia encontrou um espao para exercer um papel profundamente
transformador. Para diversos organizadores, no entanto, sua im-
plementao ainda constituiu um ato de f. Confira neste e-book
argumentos que permitiro que essa deciso ultrapasse o plano das
suposies, encontrando argumentos prticos.

3
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O PAPEL DA TECNOLOGIA NO
MERCADO DE EVENTOS

F
oi-se o tempo em que a
organizao de um evento
consistia apenas na reunio
de participantes, agrupando-os
em torno de palestrantes com
algo relevante a dizer. Cada vez
mais, a audincia clama por uma
experincia realmente imersi-
va, que a posicione no centro da
ao. Isso pode ser traduzido das
mais diferentes formas, e tende
a mudar drasticamente a manei-
ra como eventos so pensados e
executados. Para tanto, mudan-
as estruturais so requeridas,
contemplando no apenas a rela-
o entre participantes e o even-
to, mas tambm os processos de
gesto interna.
A medida que o escopo dos even-
tos cresce, a complexidade de
sua execuo aumenta na mes-
ma proporo. Naturalmente,
existem barreiras prticas que
podem impedir que organizado-
res contemplem suas ambies.
O custo costuma ser a principal
delas, atrelado a limitaes no
incremento da mo de obra dis-
ponvel, por vezes necessrio para
a execuo das novas demandas
que venham a surgir. Portanto,
otimizar processos, tornando-os
mais eficientes e geis, absolu-
tamente fundamental.
Nesse cenrio, a tecnologia pode
exercer um papel transforma-
dor, permitindo que organizadores
se tornem cada vez mais ambicio-
sos em relao maneira como
projetam as interaes entre parti-
cipantes e o evento. Seu carter ,
desse modo, facilitador, viabilizan-
do as pretenses e expectativas do
organizador. Por isso, importante
compreender que a tecnologia,
quando aplicada a eventos, pode
agir tanto de maneira direta sob o
participante, tornando-se um pon-
to de contato entre ele e o evento;
e tambm operando por debaixo
dos panos, provocando melhorias
diversas nos processos de gesto.

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Tecnologia aplicada gesto de eventos
TORNANDO A GESTO DO SEU EVENTO MAIS
RECEPTIVA ADOO DE NOVAS TECNOLOGIAS
O
rganizar um evento um
trabalho para poucos.
So diversos objetivos
que se desdobram em um sem n-
mero de tarefas, por vezes associa-
das a uma logstica capaz de causar
arrepios no mais experiente dos
profissionais. Por esse motivo, f-
cil compreender porque a mxima
que afirma que no se mexe em
time que est ganhando to
presente no mercado de eventos.
Ajustes e pequenas otimizaes
que, a princpio, no deveriam de-
mandar maiores esforos, acabam
se tornando difceis. A implemen-
tao de novas ferramentas, em
particular, costuma causar pnico
em diversos organizadores.
O desejo por renovao persis-
tente, o tempo para faz-lo, entre-
tanto, escao. Isso faz com que
muitos se mantenham utilizando
solues defasadas e pouco pr-
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ticas. comum que a desconfiana
recaia sobre o processo de imple-
Confira no prximo captulo seus detalhes, no que ele
mentao, julgando que ele ser
consiste e como pode auxiliar sua organizao a otimizar
penoso a ponto de no justificar
processos e se tornar mais propensa adoo de novas
os eventuais benefcios que possa
solues tecnolgica.
trazer. provvel que a adoo de
novas tecnologias e servios possa
exigir uma mudana de mentali-
dade mais profunda, que implique
tambm em transformaes na
forma como o evento gerido.
A flexibilizao de processos um
caminho natural para tornar o even-
to mais receptivo a novidades. Para
tanto, a adoo de um mtodo de
organizao e produtividade que
permeie toda a gesto pode ser
uma boa pedida. As alternativas
so inmeras, e voc deve escolher
aquela que melhor lhe convir. Neste
e-book, sugeriremos o mtodo
GTD, devido sua baixa curva de
aprendizado e grande flexibilidade.
5
Tecnologia aplicada gesto de eventos
POR QUE UTILIZAR O
MTODO GTD?
O Os cinco pilares do
GTD, sigla que, em in-
gls, corresponde get-
ting things done tra-
duzvel como fazendo acontecer
, um mtodo orientado orga- rncia bastante acessvel. Sua
nizao e produtividade aplicvel a
projetos diversos. Em suma, a ideia
otimizar a execuo das tarefas
que voc precisa fazer para que,
dessa forma, disponha de tempo
para aquilo que, de fato, deseja
fazer. Criado por David Allen, con-
sultor de produtividade, o GTD
busca facilitar a visualizao das
tarefas a serem executadas, per-
mitindo uma melhor priorizao
de cada um dos itens.
Um dos grandes benefcios do
GTD a sua flexibilidade en-
quanto mtodo. Existem pro-
tocolos gerais que garantem
alguma consistncia sua prtica,
todavia, no h, de fato, certo
ou errado. Isso o torna vago o
suficiente para que se adapte
necessidade dos mais diversos
profissionais e, ao mesmo tempo,
oferece uma estrutura de refe-
O GTD permite que toda a equipe
prtica, naturalmente, exige um
processo de adaptao. A cur-
va de aprendizado, no entanto,
pouco ngreme, e seu carter
geral o torna perfeito para conso-
lidar o uso de novas ferramentas
e solues em uma organizao.
Porque aplic-lo
organizao de
eventos
comum que organizadores pau-
tem a gesto dos seus eventos
em checklists compostos por uma
infinidade de tarefas, por vezes,
organizadas em planilhas pouco
compreensveis. Tais planilhas
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acabam se convertendo em um
elemento central da organizao
do evento, a despeito de sua com-
GTD
plexidade e falta de praticidade.
importante compreender que o
gerencie os aspectos do evento
GTD nada mais do que um siste-
que lhe cabem a partir de uma
ma organizacional, portanto, no
mesma lgica, de maneira mais
tem por objetivo criar regras em
clara, objetiva e compreensvel.
torno da forma como voc realiza
o seu trabalho. Ao invs disso, seu
Alm disso, a adoo do GTD
foco na captura das tarefas que
implica em uma mudana de
voc tm a fazer, organizando-as e
mentalidade que pode servir de
priorizando-as. Dessa forma, o GTD
incentivo para a implementa-
se baseia em cinco pilares para que
o de novas ferramentas. As
velhas planilhas do Excel tendem
aqueles que o adotem se organi-
zem e, posteriormente, mantenha-
a perder espao, em prol de pla-
-se organizados.
taformas online criadas com o
intuito especfico de gerir proje-
tos. Ao mesmo tempo, produz-se
tambm maior abertura para a
criao de um fluxo de trabalho
extremamente dinmico, propcio
a constantes otimizaes e corre-
es de rota.
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Capturar Esclarecer Organizar Refletir Enfrentar

1. Capturar 2. Esclarecer 3. Organizar 4. Refletir

Capture tudo aquilo que voc
tem a fazer, sejam tarefas recor-
rentes, pontuais ou, at mesmo,
ideias que voc deseja colocar em
prtica. Registre cada uma dessas
tarefas da maneira que lhe for
mais conveniente: pode ser em
um caderno ou em um arquivo de
notas no computador. Se a ideia
repensar de vez a sua estrutura
organizacional, pode ser um bom
momento para experimentar uma
ferramenta mais adequada ges-
to de projetos, como o Trello. Sua
curva de aprendizado baixssima
e sua flexibilidade enquanto plata-
forma das mais adequadas para
a aplicao do GTD.
Voc deve expor com clareza
aquilo que tem a fazer. Portanto,
ao invs de simplificar o registro
de uma tarefa, segmente-a em
etapas executveis. Por exemplo,
se voc criou a tarefa encontrar
novo palestrante, destrinche-a
em uma srie de atividades me-
nores que permitiro que voc
atinja o seu objetivo final. Nessa
etapa, voc j pode delegar as
tarefas aos seus respectivos res-
ponsveis. O Trello permite que
voc associe um carto que, no a se fazer mais presente. comum
GTD, corresponder a uma tarefa
a um responsvel que ser devi-
damente notificado.
Aps o levantamento das tarefas
a serem executadas, est na hora
de categoriz-las e, em seguida,
prioriz-las. Voc pode utilizar o
recurso de tags do Trello para criar
categorias associadas a cores. Por
exemplo, a cor vermelha poder
representar tarefas relativas
comunicao do evento, enquanto
a cor azul diz respeito infraestru-
tura. No Trello, a priorizao pode
se dar a partir da criao de listas.
Aqui a flexibilidade do GTD comea
vando com mais clareza o escopo
que a prioridade de uma tarefa seja
associada ao seu prazo de entrega,
no entanto, fica inteiramente ao
critrio do organizador.
Aps organizar suas tarefas, j
possvel analis-las de uma ma-
neira mais sistmica. Quais so
as tarefas que podem ser execu-
tadas agora mesmo? Quais so
as tarefas que devem, de fato,
serem executadas agora mesmo?
Em um cenrio ideal, a primeira
tarefa a ser realizada aquela
que resulte da interseco desses
questionamentos. Esse processo
permite que voc reflita sobre
os seus prximos passos, obser-
total do seu projeto.

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5. Enfrentar 3.3 Como implement-lo

Chegou a hora de colocar a mo na
massa! Agora voc j pode discernir
com clareza a prxima tarefa a ser
executada. Eventualmente, voc
poder se assustar com o volume
de coisas a fazer. Se isso acontecer,
tenha em mente a velha mxima:
tudo a seu tempo. Voc no precisa
ou deve abraar tudo de uma nica
vez. Escolha o prximo passo mais
lgico, agarre-se ao seu trmino e,
s em seguida, considere a realiza-
o de outra tarefa.
Implementar um novo mtodo organizacional em detrimento de outro exige, sobretudo, comprometimento
com a mudana. fcil acomodar-se com os processos que j esto devidamente estruturados, no entanto,
importante ter conscincia de suas fragilidades, mantendo-se disposto a melhor-lo sempre que possvel. A
adoo do GTD ou mtodos similares tambm pressupem uma grande oportunidade para que a organiza-
o se torne mais receptiva a adoo de novas tecnologias. A forma como o mtodo implementado, inclusi-
ve, tende a exercer grande influncia sobre a maneira como a organizao passa a encarar a tecnologia.
Devido a sua imensa flexibilidade, a adoo do GTD pode acontecer de diversas formas. Ainda que
planilhas ou outras ferramentas mais convencionais possam ser utilizadas para tanto, existe um grande n-
mero de plataformas online que, associadas ao GTD, tendem a tornar a gesto do evento mais eficiente e
gil. Uma dessas alternativas o Trello, j citado anteriormente. Seu carter colaborativo, partindo de uma
lgica similar ao de kabans sistema de controle de fluxo de tarefas bastante popular entre gestores de
empresas dos mais diversos segmentos o torna bastante adequado como companheiro do GTD.

Trello
Para auxili-lo na implementao
do GTD no seu evento, clique aqui e www.trello.com
confira o quadro modelo que criamos
no Trello! Ele contempla diversas
tarefas que costumam ser inerentes
organizao de eventos, associadas a
tags de cada rea, e organizadas em
listas de prioridade. Voc pode compi-
lo para o seu prprio perfil no Trello,
compartilhando com todo o seu time!

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Tecnologia aplicada gesto de eventos
CONHECENDO O SEU EVENTO
E SEUS DESAFIOS
A
gora que voc tornou
a gesto do seu evento
mais receptiva adoo
de novas ferramentas e tecnolo-
gias, chegada a hora de com-
preender de maneira mais clara
como elas podem, efetivamente,
ajud-lo. Solues direcionadas
especificamente ao mercado de
eventos ou que possam serv-lo
adequadamente, compreenden-
do as mais variadas demandas,
j existem aos montes. Pode
ser tentador abraar as diversas
promessas atreladas aos discur-
sos de venda de cada uma dessas
ferramentas, no entanto, nesse
momento, importante buscar
clareza quanto s reais neces-
sidades do seu evento.
Compartilhe essas dicas :-)
Se voc optou pela adoo do estrutur-lo, de maneira a buscar o. ainda interessante notar
GTD, pode estipular como tarefa a compreenso no apenas dos que as foras e fraquezas costu-
o mapeamento de problemas desafios enfrentados pelo seu mam indicar questes internas da
e necessidades no seu evento, evento, como tambm das suas organizao, enquanto as oportu-
reunindo o seu time com o intuito qualidades e potenciais. Umas das nidades e ameaas se relacionam
de discutir tais questes. Essa, tcnicas mais populares para ma- a fatores externos, nem sempre
inclusive, pode ser estabelecida peamento de foras e fraquezas, completamente passveis de con-
como uma atividade recorrente, seja em empresas, produtos ou trole. Ela pode ser aplicada de
garantindo uma compreenso organizaes, a chamada anlise duas formas:
contnua do potencial de melho- SWOT. A sigla, que tem origem
ria do evento. Solicitar aos par- na lngua inglesa, representati- Como uma ferramenta de
ticipantes que enviem crticas e va dos termos foras, fraquezas, brainstorming, incitando
sugestes h muito uma prtica oportunidades e ameaas (stren- discusses em torno do evento;
comum no mercado, no entanto, gths, weaknesses, opportunities,
nem todos os organizadores se threats).
atentam s percepes de seu Como uma ferramenta
prprio time. Criada em meados dos anos 60, sofisticada para mapeamento
desde ento, a anlise SWOT per- e anlise de foras internas e
Para que esse mapeamento se manece atual, se mantendo to externas.
torne mais efetivo, voc pode til quanto na poca de sua cria-
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Tecnologia aplicada gesto de eventos
Como forma de estimular a discusso em torno de cada
um dos itens que compem a anlise SWOT, voc pode
utilizar as perguntas que listamos a seguir:
Foras
Quais as vantagens que a sua organizao e evento possuem quan-
do comparados a outros?
O que voc julga fazer melhor que outros?
Quais caractersticas tornam o evento e sua gesto nicos?
O que outros do mesmo segmento observam como foras do seu
evento e sua organizao?
Quais as suas principais propostas de valor?
Fraquezas
O que voc acredita que poderia ser melhorado?
O que deveria ser evitado?
O que outros do mesmo segmento observam como fraquezas do
seu evento e sua organizao?
Quais aspectos tornam seu evento ou sua gesto pouco competitivos?
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Oportunidades
Quais oportunidades voc consegue observar?
Quais as tendncias tm se estabelecido no segmento?
Quais tecnologias podem ser aplicadas sua organizao?
Quais mudanas em padres sociais podem exercer um impacto
positivo sobre o seu evento?
Ameaas
Quais os obstculos voc enxerga?
O que a concorrncia tem feito de melhor?
As novas tecnologias tem se caracterizado como possveis ameaas
ao seu evento?
A sua organizao enfrenta problemas de fluxo de caixa?
Algumas das fraquezas levantadas podem ameaar seriamente o
seu evento?
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No contexto da organizao de eventos, ainda que um mapeamento

detalhado possa ser de grande utilidade, a aplicao da anlise de
SWOT enquanto ferramenta de brainstorming j deve ser capaz de sur-
prir as demandas. O Trello, mais uma vez, pode auxiliar na constru- ACESSE O QUADRO DO TRELLO AGORA MESMO
o da anlise, onde diferentes listas reuniro as foras, fraquezas,
oportunidades e ameaas levantadas sob a forma de cards. Confira o
quadro que preparamos para auxili-lo na aplicao da anlise.

Trello

www.trello.com
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UTILIZANDO A
O
impacto da tecnologia no mercado de eventos, de maneira
geral, tem sido mais evolucionrio do que revolucionrio.

TECNOLOGIA PARA
Ano aps ano, surgem solues cada vez mais capazes e
abrangendo um escopo de necessidades maior. Ainda assim, as mu-
danas decorrentes de sua influncia sobre esse mercado nem sempre
SUPERAR OS DESAFIOS so to evidentes, j que, em ltima instncia, o objetivo central dos
eventos reunir pessoas em torno de propsitos diversos, como
aprendizado ou networking permanece o mesmo.

Por esse motivo, aps identificar os desafios do seu evento, funda-

mental compreender quais deles podem ser superados com o auxlio
da tecnologia. No se deixe enganar por solues supostamente mila-
grosas ou que prometem suprimir seus problemas sem maiores es-
foros. Bons fornecedores de tecnologia so honestos ao apresentar
suas propostas de valor, oferecendo o suporte necessrio para que os
resultados possam ser alcanados a partir de um trabalho concreto de
implementao e uso da soluo.

Dito isso, comum que a adoo de novas tecnologias em eventos

exera maior influncia sobre cinco pilares: realizao de conexes
sociais; otimizao e execuo do planejamento; convergncia entre
digital e analgico; fortalecimento e manuteno da imagem do even-
to; e a captura e processamento de dados. A partir dos desafios levan-
tados na anlise SWOT, voc pode buscar identificar quais deles se
encaixam em algum dos cinco pilares citados. Dessa maneira, se
torna mais fcil compreender qual o impacto potencial que a tecnolo-
gia pode exercer na sua organizao.

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Realizando conexes sociais

At meados dos anos 2000, LinkedIn, Facebook e Twitter eram termos

que no diziam nada a ningum. Desde ento, tornaram-se um ele-
mento essencial na vida pessoal e profissional de bilhes de pessoas
em todo o planeta, recebendo a alcunha de mdias sociais. A despeito
das particularidades de cada servio, elas criaram um gigantesco senso
de comunidade no ambiente online, estabelecendo uma noo de que,
nesse meio, toda comunicao consiste em uma conversa, possuin-
do, portanto, duas vias.

Desde cedo, essa percepo em torno de um modelo de comunicao

de duas vias foi logo abraado pela maioria dos usurios. Contudo,
durante muito tempo, diversas empresas demonstraram grande difi-
culdade em compreender e, sobretudo, abraar essa nova dinmica. O
conceito de comunicao aberta pressupunha que as empresas ab-
dicassem do completo controle que tinham sobre as mensagens que
veiculavam, em prol da construo de um dilogo inevitavelmente
mais transparente.

No demorou para que a mesma dinmica recasse sobre a organiza-

o de eventos, exigindo dos organizadores igual disposio e transpa-
rncia na construo de sua presena online. Hoje, a maioria dos orga-
nizadores deixaram de lado o temor inicial, abraando as mdias sociais
como um meio para construir, desde cedo, um relacionamento prxi-
mo junto aos participantes, compreendendo melhor suas expectativas.

importante frisar, no entanto, que essa conexo social no estabe-

lecida apenas entre participantes e organizadores, mas tambm entre

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Tecnologia aplicada gesto de eventos
os prprios participantes. Em
tempos onde o networking uma
das principais propostas de valor
dos mais diversos eventos, o meio
digital vem sendo observado
como um poderoso lubricante
social, facilitando contatos que,
at ento, poderiam no se con-
cretizar. Mais do que isso, antes
mesmo do incio do evento, po-
de-se tambm criar um senso de
comunidade que tende a fortale-
cer ainda mais todos os aspectos
interativos e sociais do evento,
levando-os a um novo patamar.
Otimizando a
execuo do
planejamento
A tecnologia certamenta j cau-
sou um grande impacto na ma-
neira como organizadores de
eventos executam seu trabalho.
Materiais impressos, como ma-
pas e grades de programao
tm desaparecido, dando lugar a
verses digitais e interativas dos
mesmos contedos. Com o de-
senvolvimento de plataformas de
gesto baseadas em computao
na nuvem, os organizadores j so
capazes de colaborar de maneira
remota com o seu time e seus
parceiros e patrocinadores, redu-
zindo o tempo e custos anterior-
mente despendidos.
No incio dos anos 2000, documen-
tos, formulrios de inscrio e afins
continuavam sendo entregues em
verso fsica aos seus destinatrios.
Ainda que a internet existisse h
alguns anos e j comeassem a con-
solidar sua presena, a dependn-
cia dos servios de correio continu-
ava grande. Hoje, tudo isso pode
ser feito de maneira instantnea
a partir dos smartphones, e a nos-
sa prpria percepo em torno
da passagem do tempo mudou
drasticamente, acompanhada pelo
desejo de que tudo se resolva num
piscar de olhos.
As automaes realizadas em
torno dos sistemas de registro
de inscrio, catapultadas por
plataformas para emisso online
Compartilhe essas dicas :-)
de tickets, tambm otimizaram
profundamente o processo de
planejamento de um evento. Os
organizadores puderam, dessa
forma, simplificar radicalmente
a logstica necesria. Alm disso,
os reflexos dessas solues ultra-
passaram o momento das inscri-
es, promovendo aprimoramen-
tos na etapa de credenciamento,
que causaram reduo em filas e
melhora na percepo inicial dos
participantes perante o evento.
A variedade de novas tecnologias
a servio dos organizadores de
eventos tem causado uma mu-
dana de mentalidade no mer-
cado como um todo. A cada ano
que passa, as pessoas se tornam
mais confortveis com as solu-
es digitais e, consequentemen-
te, mais dispostas a experimentar
as novidades que venham a surgir.
Se antes o sentimento geral em
torno da tecnologia enquanto
aplicada a eventos era de decon-
fiana, hoje a tnica outra, enca-
rando-a como uma oportunidade
a ser desbravada.
Construindo uma
ponte entre o fsico e
o digital
A medida que as tecnologias se
tornam mais humanas e acessveis,
diminuem as barreiras entre os
mundos fsico e digital. Hoje todos
portamos em nossos bolsos cme-
ras capazes de registrar com sur-
preendente qualidade o mundo
que nos cerca e, ao mesmo tempo,
estamos rodeados por telas aptas
a reproduzir o contedo registra-
do com incrvel fidelidade. Parale-
lamente, as conexes de internet
cada vez mais velozes passaram
a permitir que a transmisso do
contedo produzido acontecesse
instantaneamente, sem qualquer
latncia perceptvel.
Em um primeiro momento, toda
essa facilidade assustou diversos
organizadores, tementes de que
transmisses no autorizadas de
seus eventos pudessem afastar
novos participantes, j que eles
poderiam acompanhar tudo do
14
conforto de seus lares. Fica cada
vez mais claro, no entanto, que
encarar a tecnologia como inimiga
ou concorrente completamente
contraprodutivo. Compreender
seu impacto no evento, buscando
capitaliz-lo, por outro lado, pode
ser uma excelente ideia. Tais avan-
os, somados viso e disposio
dos organizadores, tm estabe-
lecido os conceitos de eventos
virtuais e hbridos, permitindo
que pessoas de todos os cantos
do mundo experienciem em tem-
po real algo que, antes, mantinha-
-se confinando a um auditrio. O
tempo provou que, ao contrrio
da concluso inicial de muitos
organizadores, a transmisso
online de eventos no apenas no
diminuiu o interesse em torno de
eventos presenciais, como o po-
tencializou.
Tornando a presena
As ltimas tendncias implicam
que as novas tecnologias se tor-
nem naturalmente aptas se in-
tegrarem ao mundo real, bastan-
do disposio dos organizadores
para faz-lo. Alm disso, o prprio
pblico j espera transitar de
maneira cada vez mais orgnica
entre as instnicas fsicas e reais
de um eventos, sem fazer maior
distino entre ambas, e utilizan-
do-as como complemento natural
uma da outra.
cado de eventos, isso vem provo-
do evento perene
Existe uma viso romntica sobre
a ideia de um mundo hiperconec-
tado, onde as distncias exercem
pouca ou nenhuma influncia
sobre as relaes estabelecidas
entre as pessoas. Desde o seu ad-
vento, a internet vem rompendo
as barreiras do espao, conectan-
do de maneira instantnea pes-
soas dos mais diversos locais do
globo. Do ponto de vista do mer-
cando uma profunda mudana na
maneira como eles so experien-
ciados por seus participantes.
As fases pr e ps-evento costu-
mavam ser associados produo
15
Tecnologia aplicada gesto de eventos
e posterior gesto dos resultados,
considerados, portanto, processos
internos, sem constituir um ponto
de contato direto com os parti-
cipantes. Hoje, no entanto, essa
barreira foi rompida, e os eventos
j comeam a ser vivenciados
antes mesmo de seu incio, per-
manecendo ativos em meio digital
aps seu trmino. Dessa maneira,
a tecnologia tem exercido um
papel fundamental, tornando a
presena dos eventos perene na
memria de sua audincia.
Isso tudo causou uma profunda
mudana na forma como as pes-
soas esperam interagir com um
evento. Hoje, as todos utilizam as
mdias sociais para compartilhar
suas expectativas em torno de
sua participao em um evento.
Aps seu trmino, publicam ima-
gens, vdeos e comentrios que
constituem uma percepo mais
concreta aos olhos dos outros das
experincias que tiveram. Cada
vez que o fazem, conectam-se
com a marca do evento e a apro-
ximam de pessoas que, at ento,
sequer o conheciam.
O compartilhamento social deu
origem, inclusive, ao conceito que
vem sendo chamado de FOMO. A
sigla tem sua origem no idioma in-
gls (fear of missing out), e pode
ser traduzida, de maneira literal,
como o medo de perder. Em ou-
tras palavras, o medo de que, ao
deixar de participar de um evento,
possa-se perder uma experincia
incrvel. Diversos organizadores
j descobriram como as mdias
sociais podem ser utilizadas para
fomentar esse medo, aumentando
a expectativa em torno do evento
e o nmero de participantes.
Quando os eventos comeam a
viver fora de seu espao fsico e a
audincia passa a acompanhar de
perto a construo daquilo que
poder vivenciar em um futuro
prximo, eles se tornam perenes.
Ao mesmo tempo, quando os par-
ticipantes passam a compartilhar
suas experincias, exaltando sua
participao a partir de memrias
fotogrficas, eles eternizam o
evento, permitindo que outras
pessoas tenham acesso a um
pedao restrito da experincia e,
Compartilhe essas dicas :-)
eventualmente, fazendo com que
queiram mais.
Capturando e
processando novos
dados
Nos ltimos tempos, o termo big
data vem ganhando bastante
destaque nos mais diversos seg-
mentos. Em suma, ele se refere
a um grande conjunto de dados
armazenados. At ento, no con-
texto do mercado de eventos,
esses dados costumavam se refe-
rir apenas s informaes coleta-
das em formulrios de incrio.
Seu processamento, portanto, era
bastante simplificado, mas seu
valor enquanto fonte de inteli-
gncia acaba sendo limitado na
mesma proporo.
O avano e popularizao da
internet e de dispositivos mveis
permitiu que o volume e comple-
xidade das informaes geradas
aumentasse drasticamente. Da
mesma forma, observa-se o sur-
gimento de uma srie de novas
ferramentas capazes de proces-
sar esses dados, transforman-
do-os em inteligncia. Por conta
de tudo isso, hoje as empresas
podem construir perfis cada
vez mais precisos de seus clien-
tes, permitindo que sejam mais
assertivos na construo de seus
produtos e servios.
Essas mesmas informaes podem
auxiliar os organizadores de even-
tos a obterem uma srie de insights
sobre seus participantes, operando
com maior eficincia, potencializan-
do o retorno sobre investimento e,
em paralelo, construindo experin-
cias incrveis. Para muitos, no en-
tanto, o conceito de big data ainda
soa como fico cientfica, parecen-
do uma realidade distante e pouco
palpvel. O que nem todos notam
que, na verdade, essa captura de
dados j ocorre naturalmente. Se o
seu evento dispe de um website,
isso significa que voc j est reali-
zando a captura de uma infinidade
de dados, mediante informaes
de trfego e do comportamento
daqueles que o acessam.
16
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

Se capturar dados hoje fcil, seu processamento persiste como um

desafio. Por esse motivo, o nmero de empresas que pautam sua
proposta de valor ou, pelo menos, parte dela na converso de da-
dos em insights que possam ser utilizados de maneira prtica cresce
a cada dia. Hoje, diversas solues de ticketing, plataformas mobile
para eventos e ferramentas de automao de marketing diversas
j processam automaticamente os dados capturados. Portanto, ao
invs de entregarem ao organizador nmeros brutos e pouco intelig-
veis, fornecem inteligncia.

17
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

APLICANDO OS NOVOS
CONHECIMENTOS NA PRTICA

S
e voc j delimitou os desafios do seu evento, compreendendo
como a tecnologia pode ser aplicada na sua resoluo, est na
hora de conhecer as solues e fornecedores disponveis. Nesse
momento, bater um papo com os colegas, conhecendo suas experincias
e acatando suas sugestes, pode ser uma boa ideia. Encare esse processo
da mesma maneira que voc encararia a compra de um novo carro: seja
realista em relao ao seu oramento, avalie com cautela todas as alterna-
tivas, no hesite em solicitar uma demonstrao e atente-se qualidade
do suporte tcnico.
Com o intuito de auxili-lo nesses primeiros passos, confira a se-
guir como as solues da mobLee e Sympla podem ser aplicadas
em eventos, suprindo demandas especficas e se complementando
mutuamente. Para tanto, preparamos um passo a passo repleto de
dicas, de modo a expor com clareza os processos de implementa-
o particulares de cada plataforma, seus benefcios em potencial
e, alm disso, despir de vez a tecnologia de sua caracterizao
como bicho de sete cabeas ainda erroneamente imposta por mui-
tos organizadores.

, sem dvidas, tentador contratar fornecedores que se proponham a co-

brir integralmente todas as demandas tecnolgicas do evento. Todavia, a
velha metfora do pato, o animal que voa, anda e nada, sem faz-los ENCARE ESSE PROCESSO DA MESMA MANEIRA QUE
com a devida maestria, pode se aplicar perfeitamente a essa questo. VOC ENCARARIA A COMPRA DE UM NOVO CARRO
possvel notar, inclusive, que as solues lderes no mercado tem investido
em ferramentas especializadas, que visam cumprir com grande competn- Seja realista em relao ao seu oramento, avalie com caute-
cia seu propsito, porm sem tentar abraar o mundo de uma nica vez. la todas as alternativas, no hesite em solicitar uma demons-
trao e atente-se qualidade do suporte tcnico.
No mercado de eventos, a prtica da permuta ainda bastante comum,
cuidado, no entanto, para no acabar adquirindo gato por lebre. Quando
pensamos em tecnologias que apresentem algum ponto de contato com
participantes e patrocinadores, em particular, esse cuidado deve ser redo-
brado. O custo pode ser baixo, mas se o benefcio for igualmente baixo, as
implicaes podero ser das mais problemticas. Na dvida, preze sem-
pre pela qualidade. Se o oramento do seu evento no comportar a ado-
o de certa tecnologia, talvez ainda no seja o momento para adot-la.

18
Tecnologia aplicada gesto de eventos
Ticketing &
Credenciamento
Quando tratamos de eventos,
sabemos que uma das etapas mais
importantes da organizao so as
inscries afinal, no h evento pendentemente de como voc
sem pblico! Uma boa alternativa
para disponiliz-las atravs da
venda antecipada, uma vez que a
mesma permite que voc calcule a
demanda para o evento e defina,
a partir desses nmeros, os ser-
vios de buffet, brindes e outros
Compartilhe essas dicas :-)
detalhes, alm de conhecer mais Para disponibilizar inscries ante- dever dar mais ateno na hora
sobre o pblico que estar presen- cipadas, utilizar plataformas online de divulgar e quais so os grupos
te. Por isso, para obter sucesso no que permitam o cadastro de todos profissionais mais interessados no
processo de inscrio, preciso os participantes e que geram rela- seu evento. A Sympla, referncia
seguir algumas dicas e utilizar as trios sobre os dados colhidos faz em gesto de eventos self-service
melhores ferramentas de gesto toda a diferena. Isso te d um pa- do Brasil, pode te ajudar (e muito!)
de eventos. Lembre-se: inde- norama completo do seu evento, em todas as etapas do seu evento,
permitindo tomar aes estratgi- pois oferece dezenas de ferramen-
ir disponibilizar as inscries, cas e mais acertivas. A partir dessas tas que auxiliam o produtor em
fundamental que voc oferea as informaes, voc poder ver se a todas as etapas do evento desde
melhores condies para os pos- campanha de divulgao est sen- a divulgao at o ps.
sveis participantes e um timo do efetiva, conhecer mais seu p-
suporte. Por isso, no hesite em blico e planejar, para os prximos Para que seus participantes pos-
investir em recursos que possam eventos, em quais locais ele pode- sam efetuar a inscrio online, o
ser atrativos para seu pblico! r acontecer, para qual faixa etria mais importante oferecer uma
19
Tecnologia aplicada gesto de eventos
pgina que possa ser navegada
sem problemas. Por isso, se voc
pretende realizar o processo na
Internet, lembre-se de contar
com um bom suporte que possa
esclarecer dvidas e eventuais
problemas. Dessa forma, voc
evita frustraes e possveis recla-
maes por erros no site utilizado
para efetuar as inscries. Use
uma boa plataforma de venda e
gesto de inscries e se surpre-
enda com a facilidade tanto para
o comprador quanto para voc,
que ter controle automtico de
todas as vendas, alm de ferra-
mentas diferenciadas de gesto
que iro ampliar o sucesso do
evento. Se houver a necessidade
de apresentao de documentos,
Sympla
importante que avise os par-
ticipantes antecipadamente.
possvel pedir para que eles en-
treguem via postal ou pode exigir
que eles apresentem o dossi
requerido durante o registro e o
cadastramento no dia do evento.
Aps vender as inscries, o
prximo ponto a ser definido
: como voc vai realizar o
credenciamento dos partici-
pantes? Crachs em eventos
corporativos so essenciais por
diversos motivos. Alm de per-
mitirem o livre acesso em todos
os espaos durante todos os dias
evento (caso o seu evento ocorra
em diversos dias), eles tambm
possibilitam a fcil identificao
www.sympla.com.br
Compartilhe essas dicas :-)
das pessoas na hora da entra-
da e, mais importante ainda, do
networking. Para produzi-los
importante saber exatamente
quais informaes sero inseridas
naquela identificao. Por isso, a
organizao do evento deve ter
em mente que precisar requerer
todas as informaes que forem
necessrias para a identificao
dos participantes e uma boa
ideia recolher todos estes dados
no momento da inscrio, pois
dessa maneira ficar muito mais
fcil utiliz-los e realizar a confec-
o de seus crachs.
Utilizar uma plataforma online
de inscrio tambm ajudar a
automatizar todo este processo.
Lembre-se que o material para
a elaborao destes crachs e
fichas de identificao deve ter
grande durabilidade para todos
os dias do evento.
Alm disso, recomendvel utili-
zar neste material a mesma identi-
dade visual utilizada na divulgao
do evento (fontes, cores, dis-
posio das informaes). Uma
conversa com a empresa que ir
elaborar estas peas uma boa
oportunidade para analisar as
opes, a fim de obter um melhor
servio e garantir a satisfao dos
presentes em sua organizao.
O controle de entrada uma eta-
pa essencial, pois garante a segu-
20
Tecnologia aplicada gesto de eventos
rana e a identificao correta de
cada um dos presentes, bem como
a boa gesto dos mesmos pela
organizao. H vrias maneiras rantia de uma boa internet local. As
de realizar o acesso, mas preciso
avaliar qual a forma de controle
que melhor se adequa ao contexto
e ao porte do evento. No entanto,
importante que esse processo
ocorra com rapidez e responsa-
bilidade, evitando longas filas e
confuso na entrada dos participan-
tes, e isto pode ser feito (tambm!)
utilizando a plataforma online.
Se o evento for de grande porte, as
melhores opes para controle de
entrada so o check-in online ou via
smartphone. Para fazer o check-in
online, voc precisa de computado-
res e conexo de internet rpida e
garantida. Quando os participantes
chegam, os recepcionistas os en-
contram no sistema online e pro-
cedem com seu credenciamento,
fornecendo os kits do evento. Caso
opte por registro de entrada atra-
vs de smartphone, basta instalar
um aplicativo e proceder com os
Compartilhe essas dicas :-)
check-ins, que podem ser feitos
por meio de cdigos QR. Para Sympla
tanto, tambm necessria a ga-
www.sympla.com.br
famosas listas de papel s so reco-
mendadas para eventos de peque-
no porte. Essas listagens devem
ser impressas aps o encerramento
das vendas de ingressos e permi-
tem que voc associe os dados do
participante que est chegando
com os dados da lista, assim autori-
zando sua entrada no evento.
A vantagem dessas opes de con-
trole que no necessitam de in-
ternet. No entanto, o check-in leva
um pouco mais de tempo para ser
processado em comparao com
as alternativas online. Conforme o
porte do seu evento e os recursos
disponveis, voc pode escolher
a melhor opo para controle de
entrada de participantes. Mas este
controle no pode deixar de ser
feito, j que promove a segurana
dos inscritos, a identificao correta
dos mesmos, e o bom andamento
das atividades organizadas.
21
Tecnologia aplicada gesto de eventos
Engajamento e
networking
Nos ltimos tempos, as mtricas
de sucesso no mercado de even-
tos tm sido reconsideradas. Se
antes um evento bem sucedido
era aquele capaz de acumular
um grande nmero de partici-
pantes, hoje, cada vez mais, o
engajamento se torna a palavra
de ordem. Alcan-lo, no entan-
to, tem se provado um grande
desafio para diversos organiza-
dores. No h frmula mgica,
e aquilo que funciona para certo
formato de evento ou perfil de
pblico pode acabar no se pro-
vando eficaz para outros.
mobLee
www.mobLee.com.br
Em meio a uma infinidade de
possibilidades, alguns padres
tendem a emergir. O networking,
por exemplo, um tpico fre-
quentemente discutido enquan-
to meio para se potencializar o
engajamento em eventos. Em
tempos onde virtualmente qual-
quer tipo de contedo pode ser
instantaneamente acessado sem
qualquer custo a partir da inter-
net, o valor das interaes pesso-
ais se tornou uma das principais
propostas de valor para os mais
variados eventos.
comunidades em torno dos seus
Estimular o networking em even-
tos, contudo, pode partir das mais
diversas aes e, novamente, no por exemplo, permitem que os
existe uma frmula mgica. Ini-
Compartilhe essas dicas :-)
cialmente, aumentar a frequncia am e interajam antes mesmo
ou durao dos espaos de cof- do incio do evento, tornando o
fee break se provou uma ttica posterior contato pessoal mais
interessante para a criao de um natural aberto. Para os organiza-
espao propcio interao entre dores que desejam construir um
os participantes. No entanto, sem ambiente para interao online
o estmulo adequado, esses mo- entre os participantes de manei-
mentos podem acabar se provan- ra mais personalizada e orienta-
do pouco eficazes. da s demandas dos seus even-
tos, um aplicativo personalizado
Nesse contexto, a tecnologia pode ser uma boa pedida.
pode desempenhar um inte-
ressante papel de protago- A mobLee, plataforma mobile
nismo. Muitos organizadores para eventos lder na Amrica
tm estimulado a criao de Latina, pode ser uma boa pedida
para aqueles que identificarem
eventos a partir do uso de mdias essa demanda. A soluo permi-
sociais. Eventos no Facebook, te a criao do aplicativo oficial
do evento, incluindo diversos
futuros participantes se conhe- recursos que facilitam o relaci-
22
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

onamento no s entre os participantes, mas tembem entre esses e

mobLee
a organizao. Os que temem que a implementao de um aplicativo
www.mobLee.com.br
seja complexa ou demande conhecimentos tcnicos pouco habituais
entre organizadores de eventos, podero se surpreender com a sim-
plicidade e agilidade do processo. Confira o passo a passo!

1 - Solicitando o aplicativo e criando o seu time

Depois de solicitar o aplicativo junto a um dos consultores da mobLee,

o organizador ter acesso ao Passport, a plataforma online respons-
vel pela gesto do aplicativo. Durante o primeiro acesso, o organizador
poder inserir o seu time, selecionando diferentes nveis administrati-
vos para cada um dos componentes (administrador, editor e modera-
dor) e, dessa maneira, distribuindo tarefas.

2 - Inserindo as informaes

Aps incluir o seu time no Passport, o organizador dever realizar a

configurao inicial, a partir da seleo de recursos, itens de menu, mobLee
termos, cones e imagens. Em seguida, ele poder inserir os conte- www.mobLee.com.br
dos relativos programao, palestrantes, patrocinadores e afins.
possvel, inclusive, sincronizar as mdias sociais do evento ao apli-
cativo, replicando nele as publicaes j feitas pela organizao. Tudo
de maneira simplificada e podendo ser realizado em at trs idiomas
(portugus, inglus e espanhol).

3 - Aprovao das telas, publicao e gerenciamento

Na etapa seguinte, sero geradas as telas do aplicativo, que estaro su-

jeitas aprovao da organizao. Feito isso, o aplicativo ser

23
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

enviado para as lojas (Google Play
Store e Apple App Store) e, aps
a avaliao das mesmas, estar no
ar! Todo o contedo inserido no
aplicativo dinmico, por isso, ao
longo das fases pr, trans e ps-
-evento, poder ser atualizado e
modificado livremente, garantindo
maior liberdade para que o orga-
nizador o adapte de acordo com
necessidades que vierem a surgir
4 - Gerando engajamento a
partir do aplicativo
Com o aplicativo no ar, os partici-
pantes que o baixarem podero
criar seu prprio perfil nele, inte-
ragindo com os demais cadastra-
dos por meio de mensagens, pu-
blicando contedos na tela inicial,
curtindo e comentando as publica-
ces alheias e da prpria organiza-
o, e tambm enviando pergun-
tas aos palestrantes. Dessa forma,
vai se estabelecendo um senso de
comunidade em torno do evento,
fomentando relacionamentos em
meio digital que podero culminar
em novas conexes pessoais.
Habitualmente, enquanto tecno-
logia aplicada gesto de even-
tos, os aplicativos costumavam
ser compreendidos como um
canal de comunicao mais gil
e dinmico entre organizao e
participantes. No entanto, seu
uso enquanto ferramenta de
fomento ao engajamento, onde
os prprios participantes podem
alimentar o aplicativo com conte-
do, d a ele uma nova dimen-
so, livrando ainda o organizador
de mais uma incumbncia.

mobLee

www.mobLee.com.br

24
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

Analytics para
eventos
muito comum que as pessoas
organizem eventos sem avaliar,
de fato, o que deu resultado em
sua estratgia de divulgao.
Mas se voc opta pela divulgao
online, possvel verificar todas
as mtricas e ter certeza dos
resultados de todas suas aes
utilizando o Google Analytics.
preciso entender as mtricas mais
importantes para voc conseguir
otimizar sua venda online atravs
da identificao do que no est
dando certo e focar mais no que
fornece melhores resultados.
No se preocupe: vamos te ensinar
de uma forma bem simples como
obter uma srie de informaes
teis, convertendo-as em mais
inteligncia para o seu evento! O
primeiro passo compreender os
conceitos mais importantes para
metrificar um evento. So eles:
pageviwes ou visualizaes de
pgina, vendas realizadas, horrios
com maior probabilidade de ven-
das, canais de aquisio mais efeti-
vos e criao de campanhas.
Pageviews ou visualizaes
de pgina
Esta uma mtrica importante
pois quanto mais pageviews voc
tem, mais vendas voc dever ter
a nica exceo quando o pblico
que voc est atraindo para sua
pgina no exatamente o pblico
que presencia seus eventos.
Identificando as vendas
realizadas
Este no um item que aparece
claramente para voc no Analytics.
Para ter esta informao, voc
poder acessar diretamente no
painel de controles da Sympla ou
do site de inscries que estiver
usando. Sobretudo, conseguir esta
informao atravs do Analytics
o que te possibilita identificar os
principais canais de aquisio e,
assim, reconhecer quais deles lhe
garantem o melhor retorno.
Horrios com maior
probabilidade de vendas
Atravs do Analytics voc conse-
gue ter uma ideia clara de quais
momentos do dia esto sendo mais
efetivos, bastando voc comparar
os horrios com maior nmero de
acessos com o horrio com mais
pessoas realizando suas compras.
Assim, possvel ser mais acertivo
ao realizar suas aes.
Os canais de aquisio mais
efetivos
Esta a mtrica mais importante
de todas! Esta informao conec-
tada a todas as outras anteriores
ir possibilitar suas anlises. Voc
consegue vendas de vrios canais,
mas somente as vendas online
iro aparecer de forma especfica.
Se a pessoa veio do Facebook, por
exemplo, voc ir visualizar com-
pras realizadas a partir do face-
book.com. Se veio do seu website,
haver o nome do mesmo e assim
por diante. Bem simples!
E como medir canais offline? Usual-
mente, quando h uma divulgao
offline efetiva, voc poder iden-
tificar um nmero alto tanto de
vendas que vieram atravs das pes-
quisas do Google, quanto que che-
garam de maneira no identificada,
o que o Analytics chama de not
set - que trata-se de trfego dire-
to, no qual as pessoas digitaram o
nome do link em seu browser.
Voc pode agora estar tendo a d-
vida: como eu poderia identificar o
que chegou de vendas exatamen-
te de determinado link? A o me-
lhor caminho criar campanhas.
Criando campanhas
Uma tcnica importantssima para
se classificar de maneira eficiente
a origem de trfego do seu site
o uso de campanhas. Isso te trar
uma assertividade muito maior
com os nmeros! Muito complexo
fazer isso? Bem pelo contrrio.
Tudo o que voc precisar fazer
ser criar um link de monitora-
mento especial!

25
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

Para isso, basta voc acessar o criador de URLs do Google e preencher

o formulrio ali disponvel para voc receber o link traqueado da sua Google Analytics
campanha. Campanhas diferentes aparecero como campanhas dife-
rentes no Google Analytics. Origens diferentes, idem. analytics.google.com

Existem diversas maneiras de diferenciar e saber o que procura. O jeito

mais prtico na hora de visualizar no Analytics e que tem funcionado
muito bem para a maior parte dos organizadores de eventos criar di-
ferentes nomes de campanhas, mais ou menos como mostrado abaixo:

Nome do meu evento - post do vdeo do facebook

Nome do meu evento - link da pgina do evento do facebook

Nome do meu evento - link disponvel no email marketing

de lanamento

Enquanto voc no estiver muito bem familiarizado com o Analytics e

criao de URLs, essa estrutura deve funcionar melhor. Essas informa-
es aparecero de maneira bastante clara pra voc na hora de anali-
sar as aes mais efetivas! Agora, vamos mostrar 4 passos para voc
ter um relatrio de analytics na prtica. Vamos l?

Passo 1:

Crie uma conta no Google Analytics. Caso ainda no tenha,

o processo bem simples. Basta seguir este post do prprio
Google. Clique aqui para acess-lo.

26
Tecnologia aplicada gesto de eventos
Passo 2:
Integre seu Google Analytics a
sua pgina do evento. Se estiver
usando a Sympla, basta acessar
este artigo da Central de Ajuda
Sympla, que explica direitinho
como fazer:
Como integrar minha conta da
Sympla com o Google Analytics?
J tenho uma conta no Google
Analytics. Como fao para inte-
grar com a Sympla?
Passo 3:
Crie um relatrio personalizado
para seu evento. Isto pode pare-
cer bastante complicado, porm
bem simples de se fazer se j est
usando a Sympla, uma vez que
eles possuem ferramentas que
deixam tudo pronto para voc.
Para que voc tenha acesso a este
painel com todos os dados rele-
vantes para o seu evento, basta
clicar aqui aps ter completado os
passos anteriores.
Compartilhe essas dicas :-)
Este template s funciona 100% de voc estar tomando decises
atravs da Sympla. Caso contrrio, precipitadas. Quanto mais dados,
voc poder adaptar o painel atra- mais assertivas elas sero!
vs do boto editar com os par-
metros de outras plataformas.
Passo 4:
Outro ponto de ateno
est em integrar sua p-
Inicie a divulgao do seu even-
gina do evento antes do
to para ento comear a coletar
evento acontecer, pois
dados e tomar decises basea-
s aps a integrao os
das nos mesmos. Apenas tenha
dados comearo a ser
ateno para no tomar decises
coletados.
sem pelo menos 30 converses.
Estatisticamente, h chances altas
27
Tecnologia aplicada gesto de eventos
ADMINISTRANDO AS NOVAS
SOLUES TECNOLGICAS
A
essa altura, voc j deve
ter percebido que abra-
ar de vez a tecnologia
no seu evento poder implicar na
adoo de mltiplas ferramen-
tas e solues diferentes. fcil
pressupor que mais ferramentas
tenham como reflexo maiores
complicaes na gesto do even-
to e, eventualmente, possam de-
mandar mais mo de obra. Essa,
no entanto, uma lgica to sim-
plista quanto equivocada. Se bem
administradas, partindo de uma
diviso clara de tarefas, a adoo
de mltiplas ferramentas no
deve implicar em maiores dores
de cabea, muito pelo contrrio.
Diferentes ferramentas ten-
dem a cumprir diferentes
demandas, associadas a times
especficos do evento, evitan-
do sobrecargas. Alm disso, a
compatibilidade e integrao
Compartilhe essas dicas :-)
entre plataformas se tornou uma tambm de fundamental impor- sua prpria realidade e encara
poderosa proposta de valor, po- tncia manter-se atento aos resul- seus prprios desafios e, portan-
tencializando o desempenho de tado obtidos, a partir do conceito to, natural que uma soluo que
uma ferramenta com o auxlio de de retorno sobre investimento. funcionou adequadamente em
outra. Dessa forma, ao contratar Eventualmente, os benefcios um caso no se prove to efetiva
fornecedores de tecnologia, bus- podero no se traduzir na forma em outro. Quando isso aconte-
que se informar se a tecnologia de nmeros absolutos. Contudo, cer, no desanime e parta para o
oferecida pode interagir com importante estabelecer mtri- plano B, pois talvez ele seja capaz
as solues que voc j utiliza ou cas que permitam identificar se o de contemplar completamente as
pretende utilizar. investimento em uma nova tec- suas necessidades.
nologia tem se provado vlido. Da
Eventualmente, os recursos de mesma forma, a anlise dessas
alguma ferramenta podem aca- mtricas devem ser associadas
bar se sobrepondo aos de outra. a prazos e metas bastante cla-
Esse tipo de redundncia tende a ros, permitindo que a deciso de
ser comum, a medida que novos continuar ou deixar de usar certa
recursos sejam adicionados, e o soluo possa ser tomada de ma-
escopo de certas tecnologias se neira consciente e embasada.
torne mais amplo. Contanto que
ambas ainda mantenham propos- Deixar de utilizar alguma solu-
tas de valor devidamente distintas, o tecnolgica partindo de uma
isso, de maneira alguma, invalida a deciso devidamente embasada,
utilidade prtica de qualquer uma inclusive, sintomtico de uma
das ferramentas adotadas, poden- abordagem madura e sensata da
do, inclusive, potencializ-las. organizao. Cada evento tem
28
Tecnologia aplicada gesto de eventos Compartilhe essas dicas :-)

CONCLUSO
Novas ferramentas, plataformas e servios tem permitido que organi-
zadores sejam capazes de expandir as possibilidades dos seus eventos,
tornando a gesto mais eficiente, gerando mais inteligncia e enga-
jando como nunca os participantes. Para tanto, importante que a
organizao compreenda com clareza quais so as suas necessi-
dades e como a tecnologia poder supr-las. Nem sempre as respostas
sero objetivas, e as nuances particulares de cada evento e de seus
respectivos pblicos tendem a produzir desafios nicos.

Organizadores lidam constantemente com um enorme volume de tra-

balho, administrando o desempenho de sua equipe, as expectativas de
seus participantes e, muitas vezes, gerindo aspiraes incompatveis
com o oramento que tem disposio. Por isso, no que diz respeito
adoo de novas tecnologias, a relutncia um comportamento fre-
quentemente observado. Existe um desejo claro de implement-
-las, no entanto, ele tem como barreiras frequentes a desconfiana e
o termo de que a empreitada acabe no provando o seu valor.

Em ltima instncia, uma estratgia de implementao de novas

tecnologias bem sucedida exige que todo o seu time embarque na
mesma jornada, comprometendo-se com o sucesso e arcando com as
possveis implicaes. Estabelecer objetivos claros, estreitar os laos
com os fornecedores e manter-se atento aos prazos tambm so ca-
ractersticas destacveis de uma estratgia bem sucedida. Em ltima
instncia, matenha em mente que, se adotada partindo de uma atitu-
de disposta e entusiasmada, a tecologia poder exercer um papel
central e transformador nos seus eventos!

29
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