MANUAL BOOK

i
 Depo adalah modul yang berfungsi sebagai gudang persedian obat. Modul ini memiliki dua menu,
yaitu menu Trasanction berisi Purchase Request yaitu form untuk melakukan pemesanan barang,
Pemesanan Barang yaitu form pemesanan barang ruangan dan Transfer Obat/alkes berisi form untuk
permintaan transfer obat/alkes. Serta menu Report yang berisi Stock Status berfungsi menampilkan stock
barang diruangan.

Gambar.1-1 Depos Module Main Preview

Di sisi kanan atas aplikasi ini, ada sebuah mesin pencari yang dapat digunakan untuk pencarian data
pasien menurut jenis parameter data pada lapangan. Klik tombol "Cari" setelah memasukkan parameter ke
dalamnya untuk mendapatkan hasilnya. Jika Anda mengetik parameter yang hanya memiliki data,
misalnya nama pasien yang hanya dimiliki oleh seorang pasien atau Medical Record Nomor (MRN) atau
nomor registri, ini akan menunjukkan halaman informasi pasien secara langsung, sementara jika parameter
yang Anda ketik, misalnya nama pasien yang dimiliki oleh beberapa pasien, ia akan menunjukkan "Pasien
Hasil Pencarian" Halaman yang terdaftar pasien yang memiliki nama dalam karakterseri sebagai parameter
Anda ketik. Klik pada nama pasien, halaman informasi pasien akan ditampilkan.

1. TRANSACTION

Menu Transaction memiliki tiga sub-menu yaitu, Purchase Request Obat/alkes, yaitu sub-menu yang
berisi form permintaan pemesanan barang gudang kecil atau tiap unit, sub-menu ini terdapat juga di
menu Purchasing, kemudian sub-menu Pemesanan Barang Ruangan yang berisi form melakukan
permintaan pemesanan barang dan yang terakhir ialah sub-menu Transfer obat/alkes yang berisi form
untuk men-transfer obat/alkes.

2
1.1 PURCHASE REQUEST OBAT/ALKES

Sub-menu ini berisi list laporan unit-unit yang melakukan pemesanan obat/alkes dengan keterangan
processed yang berarti permintaan sudah melewati approval dari Finance Manager, COA, dan
Warehouse,atau not processed yang menandakan permintaan belum melalui aproval ketiga unit yang
harus dilewati. Icon urgent atau tulisan tebal merah yang berarti permintaan sangat dibutuhkan
secepatnya. Diatas laporan Purchase Request terdapat mesin pencari untuk memudahkan pencarian. Data
parameternya berdasarkan status pemesanan barang, kode PR, item yang dipesan, nama supplier yang
dituju,tanggal awal dan akhir melakukan pemesanan serta bisa berdasarkan nama user yang mengisi form
permintaan pemesanan obat/alkes. Cara kerja mesin pencari ini, user bisa mengisi semua data yang
diperlukan, atau hanya mengisi salah satunya, seperti contohnya jika user hanya mengisi item yang dipesan,
maka tampilannya seperti ini :

Gambar.1-2 Purchase Request Obat/alkes main Preview

Jika user ingin membuat form pemesanan baru, user memilih button maka akan muncul form
untuk pemesanan obat/alkes baru :

Gambar.1-3 form baruPurchase Request Obat/alkes

Di from ini user tinggal memilih dimana ruang peminta mengalami kekurangan barang, serta
mengisi keterangan mengapa barang ini dipesan, setelah selesai mengisi ruang peminta dan keterangan,

3
 user memilih item yang akan di pesan , klik button maka akan muncul daftar pesanan barang
yang bisa user pilih

Gambar.1-4 tambah item Purchase Request Obat/alkes

Maka akan muncul form ini , silahkan user memilih barang yang akan dipesan dengan mengisi status,
apakah urgent untuk keperluan mendadak atau reguler , kemudian klik pilih maka akan otomatis
dalam form pemesanan item bertambah. Jika sudah selesai melakukan perubahan, pilih pesan item atau
back untuk membatalkan. Setelah selesai, form akan tampil ke dalam list purchase request obat/alkes.
Untuk mengrim pesanan, harus melalui proses approval yang akan dijelaskan di menu approval.

Jika ingin mengubah atau menghapus form pemesanan ini, klik pada icon status maka akan muncul
form untuk mengubah dan menghapus permintaan pemesanan ini.

Gambar.1-5 mengubah formPurchasing Request Obat/Alkes

4
Jika ingin mengubah ruang peminta, klik pada kolom ruang peminta. Untuk menambah item yang dipesan,
pilih tambah item

Gambar.1-6 menambah item Purchase Request obat/alkes

Maka akan muncul form ini, silahkan user memilih barang yang akan dipesan dengan mengisi status, apakah
urgent untuk keperluan mendadak atau reguler, kemudian klik pilih maka akan otomatis dalam form
pemesanan item bertambah. Jika sudah selesai melakukan perubahan, pilih Update item atau jika ingin
membatalkan perubahan, pilih back dan jika ingin menghapus pilih cancel purchase request dan data
akan terhapus.

Jika user men-klik icon status , user tidak dapat melakukan perubahan karena sudah terproses, user
hanya bisa menghapus form pemesanannya, melakukan proses selanjutnya untuk melakukan pemesanan
dan user bisa melakukan print out form ini. Jika ingin melanjutan proses selajutnya, pilih pesan item maka
akan muncul kotak dialog ini :

Gambar.1-7 kotak dialog Purchase Request Obat/alkes

Klik ok jika ingin melanjutkan dan cancel jika user ingin membatalkan.

5
 1.2 PEMESANAN BARANG RUANGAN

Gambar.1-8 Pemesanan Barang Ruangan main Preview

Sub-menu Pemesanan Barang Ruangan berfungsi untuk kebutuhan pesanan barang. Untuk
tanggal diset default tanggal saat ini. Pilih kamar/amprah dengan cara memilih pada drop down menu
nya. Kemudian pilih tujuan kamar/amprah pada drop down menunya. Setelah itu user memilih tipe
amprah apakah amprah obat/alkes atau logistik. Setelah mengatur semuanya, ketik deskripsi pesanan
pada "Keterangan" lapangan. Langkah tersebut untuk rincian pesanan, Sedangkan untuk menyisipkan
atau menambahkan barang, silahkan ikuti langkah-langkah di bawah ini.
Pertama,memilih barang bisa dipilih dengan status minimun stock, untuk memilih klik button

maka sebuah jendela popup berisi nama barang yang sedang mengalami

stock minimum itu akan muncul, jika tidak memilih button ini, pilih button dan sebuah
jendela popup berisi nama barang. Pilih barang dengan klik "Pilih, dan setelah selesai klik tutup.
kemudian isikan keterangan dengan rincian pesanan. Setelah semuanya selesai, pilih Pesan Item untuk
melanjutkan dan backjika membatalkan permintaan pemesanan barang ruangan. Dan form
permintaan pemesanan barang ruangan akan terlihat di list pemesanan barang ruangan.

Gambar.1-9 new Form Pemesanan barang Ruangan

Jika ingin mecetak form permintaan pemesanan barang ruangan di tampilan awal Pemesanan Barang

Ruangan kemudian pilih icon dan ikuti proses selanjutnya.

6
 Gambar.1-10 Print Form Pemesanan
Barang Ruangan

1.3 TRANSFER OBAT/ALKES

Gambar.1-11 Transfer Obat/Alkes main Preview

Sub menu terakhir dari menu Trasaction modul Depo adalah Transfer Obat/alkes. Transfer Obat Alkes berisi
form pemindahan obat/alkes ke gudang ruangan lain. Pada tampilan awal, di bagian tengah atas terdapat
sebuah mesin pencari yang dapat digunakan untuk pencarian data barang yang telah dikirm keruangan lain,
parameternya berdasarkan tanggal awal dan tanggal akhir serta nama barang, nama pemesan dan gudang
penerima&pengirim. Klik tombol "Search" setelah memasukkan parameter ke dalamnya untuk mendapatkan
hasilnya. Jika Anda mengetik parameter yang hanya memiliki data, misalnya nama barang atau hanya ingin
mengetahui barang yang telah di pindahkan dengan parameter periode tanggal, maka mesin pencari akan
menunjukkan halaman informasi barang secara langsung akan ditampilkan. Dan bila ingin melampirkan
dalam bentuk Microsoft Office Excel, setelah hasil di tampilkan, pilih xls. Untuk melakukan pemindahan
barang, pilih new maka tampilan form baru untuk melakukan pemindahan barang ke gudang lain akan
tampil.

7
 Gambar.1-12 new Form Transfer Obat/alkes

Untuk melakukan pemindahan barang, user mengisi Ruang Asal Pengirim. Dengan men-klik maka
akan tampil list ruangan. Dan user tinggal memilih ruangan asal barang yang akan dikirim. Untuk
mempermudah, masukan nama ruangan kedalam mesin pencari yang telah tersedia dibagian tengah
atas, kemudian klik pilih. Lakukan hal yang sama dengan kolom Tujuan Pengiriman. Kemudian mengisi

keterangan yaitu rincian pemindahan barang. Setelah selesai, pilih maka akan tampil list
barang setelah selesai memilih barang yang akan di pindahkan, masukan jumlah yang akan di kirim.
Tidak boleh melebihi stock yang tersedia, apa bila mengisi jumlah kirim melebihi stock akan tampil kotak
dialoh berikut

Gambar.1-13 Kotak Dialog Transfer Obat/alkes

Setelah selesai, pilih maka permintaan form pemindahan barang ini akan di proses.

8
2. REPORT

Menu report adalah laporan stock barang yang masih ada diruangan. Menu Report hanya
mempunyai satu sub-menu yaitu stock status yang berfungsi sebagai laporan untuk pengecekan stock
barang diruangan. User bisa melakukan pengecekan dengan cara memasukan data parameter ke dalam
mesin pencari yang berada di bagian tengah atas. Parameternya berdasarkan Golongan obat/alkes,
Ruangan, Kode Barang dan Nama Barang. User bisa memasukan salah satu datanya, misalnya Ruangan

user bisa memilih ruangan dengan cara men-drop down list ruangan yang terlah tersedia. pilih
maka hasil pencarian stock barang pun akan ditampilkan. Dan ingin melampirkan Miscrosoft Office Excel

pilih dan data pun bisa user liat dalam bentuk Microsoft Office Excel.

Gambar.1-14 Report main Preview