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Contedo
Introduo
Arquivos: Elementos e Definies
Organizao e Administrao de Arquivos Correntes
Gesto de documentos
Arquivos permanentes
Leis e Decretos: DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO
DE 1997
Leis e Decretos: Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
Leis e Decretos: Regimento Interno do Conselho Nacional
de Arquivos CONARQ
Leis e Decretos: DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO
DE 2002
Leis e Decretos: LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Leis e Decretos: RESOLUO N 2
Leis e Decretos: RESOLUO N 10, DE 6 DE
DEZEMBRO DE 1999
Bibliografia/Links Recomendados
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Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos
recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao
destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista
disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de
administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e
planejamento da produo documental.
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permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por
isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so
constitudos de documentos que perderam todo o valor de
natureza administrativa, que se conservaram em razo de
seu valor histrico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os
arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares
corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos e, conseqentemente, uma organizao
adequada.
Extenso de sua atuao
Quanto abrangncia de sua atuao podem
ser setoriais e gerais ou centrais. Os
arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo
descentralizado) so aqueles
estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo
funes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam
a receber os documentos correntes provenientes dos
diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio,
centralizando as atividades de arquivo corrente.
Natureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial
aquele que tem sob sua guarda documentos deformas fsicas
diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM
e que, por esta razo, merecem tratamento especial.
Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os
documentos resultantes daexperincia humana num campo
especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.:
arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.
Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas),
iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos
(filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas
audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta),
informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
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Natureza do Assunto (caracterstica)
Quanto natureza do assunto os documentos podem
ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja
divulgao no prejudica a administrao. So sigilosos os
documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento
restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para
sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24
da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos.
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ATUALIZAO:
A Lei n 8.159/1991 foi parcialmente revogada, no captulo em
que tratava do acesso e sigilo dos documentos pblicos. (Para
ver mais detalhes, clique nos links para ser direcionado ao
website do Planalto para verificar a nova lei):
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
pblicos. (Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Art - 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos
por eles produzidos. Regulamento (Revogado pela Lei n 12.527, de
2011)
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a
segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios
ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas so originariamente
sigilosos.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana
da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30
(trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo
ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.(Revogado pela
Lei n 12.527, de 2011)
3 - O acesso aos documentos sigilosos referente honra e
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem)
anos, a contar da sua data de produo.(Revogado pela Lei n 12.527,
de 2011)
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia,
determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte. (Revogado pela Lei n
12.527, de 2011)
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa
ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto
neste artigo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
9
Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a
pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa
entre rgos e servidores de uma instituio.
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Pode-se dizer que a biblioteconomia trata
de documentos individuais e a arquivstica,
de conjuntos de documentos.
Centros de documentao ou informao
Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias
da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu
campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de
documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de
informaes tem por finalidade coligir, armazenar,
classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A
essncia da documentao deixou de ser o documento,
para ser a informao em si mesma.
Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda
de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes,
resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que
foram testadas anteriormente.
a) levantamento de dados;
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.
Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos,
regimentos, regulamentos, normas, organogramas e
demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do
arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre
documentao. preciso analisar o gnero dos documentos;
as espcies de documentos mais freqentes;
os modelos e formulrios em uso; volume e estado de
conservao do acervo; arranjo eclassificao dos
documentos; existncia de registros e protocolos; mdia
de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de
documentos; processos adotados para conservao e
reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo,
manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes,
o arquivista deve acrescentardados e referncias sobre o
pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas,
salrios, nvel de escolaridade, formao profissional),
o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao),
a localizaofsica (extenso da rea ocupada, condies de
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iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes,
proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis
(telefones, fax).
Anlise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de
uma instituio correspondem sua realidade operacional. O
diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito,
de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo,
enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do
arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo
(corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus
objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano
arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais
quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico
local, mas tambm a concentrao de todas as atividades
de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao
e expedio de documentos de uso corrente em um nico
rgo da estrutura organizacional, freqentemente
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designado Protocolo e Arquivo,Comunicaes e Arquivo,
ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado
oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de
arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas
e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades,
constituio de conjuntos arquivsticos mais completos,
reduo dos custos operacionais, economia de espao e
equipamentos.
Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de
classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o
arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos
os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser
mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos
administrativos. Essadescentralizao (sempre de arquivos
correntes) obedece basicamente a dois critrios:
Centralizao das atividades
de controle e descentralizao dos arquivos, tambm
denominados ncleosde arquivo ou arquivos setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos
arquivos
Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos
com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis
criao de uma COORDENAO CENTRAL, que
exercer funes normativas, orientadoras e
controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar
assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer
cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas
especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de
cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao
dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar
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pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies
peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa
coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao
ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.
Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os
documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de
papis expedidos e outra de recebidos.
A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu
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nome, oregistro. No servio de registro protocolam-se os
documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-
lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o
controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um
meio de referncia para o nome dos signatrios e para os
assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos
so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos
documentos em cada srie. Num sistema de registro mais
aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa
srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto
os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos.
Essas unidades so registradas numericamente na ordem em
que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes
e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das
unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos
sistemas mais antigos imaginados para o trato de material
documentrio.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de
registro pelo fato de no usarem registros ou protocolos,
isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o
movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para
conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de
prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos mais
adiante.
Elementos de Classificao
H trs elementos principais a serem considerados na
classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os
documentos se referem (funes, atividades e atos); b)
a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos
documentos.
Em vista disso, os mtodos de organizao podem
ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever
realizar dois tipos principais de atividades que se podem
caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas
ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade,
quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de
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operaes ou atos: polticos ou normativos eexecutivos.
Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em
todos os casos do mesmo gnero.
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou
sistema de arquivamento[1]. Por exemplo, o item Patrimnio
pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em
ordem alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronolgica
etc.
Princpios de classificao
S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser
classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise
de determinado campo de conhecimento. Esses casos
excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e
similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em
relao organizao e podem ser descentralizados, desde que
as reparties que os acumulam executem atividades
relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos
pblicos devem ser classificados em relao funo, pois
resultam de uma funo, so usados em relao funo e
devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide
Resoluo n 14[2] do CONARQ que trata da Classificao,
Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos
s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser muito
extensa no foi reproduzida aqui)[3].
Escolha das Instalaes e equipamentos
Equipamento a totalidade de materiais de consumo e
permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico.
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Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a
ausncia de uma pasta do arquivo.
Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem
implantados e testados todos os procedimentos de arquivo.
Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas,
terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio,
suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas
etc.
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[2] Estabelece classificao, temporalidade e destinao de
documentos de arquivos relativos s atividades-meio da
Administrao Pblica, com notao pura
[3] Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de
familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos
Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto
de documentos:
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Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte
rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondncia
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Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e
redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim
descritas:
Passos Atividades
Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondncia
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Passos Atividades
Organizao e Arquivamento
Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3,
pgina 9; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os
principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as
fases includas na operao de arquivamento propriamente dito.
Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado
pela natureza dos documentos a serem arquivados e
pela estruturada entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura
mecnica em relao qual os documentos devem ser
arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados
em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema
de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A
insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s
falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um
mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs
premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel
e deve admitir expanses.
Alfabtico
Geogrfico
Simples
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Digito-terminal
Enciclopdico
Alfabticos Dicionrio
Duplex
Decimal
Unitermo ou
Indexao
Ideogrficos Numricos coordenada
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Padronizados Rneo
Regras de Alfabetao
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4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
29
Arquivam-
se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio
Vargas; Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies,
assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou
escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a
chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos
ordenar as pastas de duas maneiras:
Exemplo:
Arquivam-se:
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Maranho So Luiz Maria do Carmo
Exemplo:
Arquivam-se:
32
Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-
se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do
correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem
alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se
referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio.
Sua desvantagem a de exigir duas classificaes.
Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem
reduzidos erros no arquivamento de grande volume de
documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero.
Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua
leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os
nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so
lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Cursos
Especializao
Formao
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Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de economia
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Classifica-se a documentao em classes correspondendo a
assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
Aplicada educao
1-3 Administrao
1-4 Economia
N 0012
Assemblia Extraordinria
Palavras-Chave / descritores
Greve:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0450 0461 0252 00243 0244 0465 0236 0317 0128 0439
0531
0530
Metalrgicos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Mtodos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o
automtico.
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se no som das consoantes dos nomes. As unidades de
arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de
maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a
mesma.
Mtodo alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse
mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do
alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem
crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois
de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
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Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo,
classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos.
Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para
verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a
entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de
antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas
referncias cruzadas.
Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas
que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo
de arquivamento adotado.
Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao
e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento
e racionalizar o trabalho.
Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou
cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou
produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se
referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma
linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se
que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias,
podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo.
Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta
juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os
seguintes dados: data da retirada,nome de quem
retirou e sua unidade administrativa, ndice da
pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista
responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de
lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de
prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do
CONARQ.
41
seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a
destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve
ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A
transferncia para um depsito temporrio presume valor para
um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para
um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou
valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu
alto custo, s proposta quando os documentos tm valor
primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-
se mister um julgamento de valor sempre que se pretender
destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2
e art 2 da Lei 5.433/68.
42
temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so
atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser
preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais
devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos
documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e
quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao
que autoriza a destruio.
44
sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem
mutuamente.
Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas
de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos
os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas
admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre
a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo
criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em
um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos
de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito
probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o
que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que
resultados?.
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos
documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as
reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as
prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos
preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela
prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao
que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes,
eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram
origem a competente ao.
45
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos
oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos
documentos que rgo os produziu, ou de que atividades
resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm.
H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores
informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b)
forma; e c) importncia.
Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a
unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos
que contm a informao. O termo unicidade, aplicado
informao, significa que a informao contida em determinados
documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes
documentrias de forma to completa e utilizvel. A
informao obviamente nica se no pode ser encontrada em
outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a
nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso
ser um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade
avanada deve ser respeitada nos documentos. Os
arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes
das quais propem que todos os documentos sejam
conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750;
na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde
aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo
Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase
todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra
Civil, iniciada em 1861.
Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em
conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma
dos documentos.
Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de
conservar a documentao que contenha informao que
satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por
mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico
em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista
deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de
unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores
imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com
real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio,
referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis
de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.
Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou
em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio,
baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a
que se referem os documentos em questo. A anlise a
essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que
aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista
deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que
os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos
documentos, o arquivista deve levar em considerao a
documentao total em conexo com o assunto a que se refere a
informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em
questo contm informao nica e se apresenta uma forma que
o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito
isto dever entrar no reino do impondervel.
Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral,
dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade.
Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser
baseada nos seguintes princpios: os documentos devem
apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o
processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso,
sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na
forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter
caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei
5.433/68 regula a matria.
49
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide
sobre documentos de guarda temporria, com vistas
ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme,
jaqueta ou microficha;
Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos
documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para
acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo)
para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou
menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos so chamados de fotogramas.
Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma
anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no
arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse
segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o
arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis
e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados,
exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse
processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da
documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.
Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou
atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja,
sada direta do computador para a microficha, atravs da fita
spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a
impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua
capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As
microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante
utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos
50
para a leitura das microformas podem ser simples unicamente
para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a
leitura e cpia em papel.
Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem,
apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem
solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo
legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros
contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessria a transferncia
peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia,
em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos
necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de
padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.
Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no
art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ.
Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia
de uso e no do valor do documento. A transferncia dos
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o
recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os
trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de
documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais,
lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado
tcnica e administrativamente ao arquivo permanente.
Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais
selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de
documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao
seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-
se por base no a apreciao de certos documentos em
particular, mas devido ao seu significado no conjunto da
documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em
termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de
desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a
arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e
torn-los disponveis para serem usados.
54
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos
documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz
respeito ao seguinte:
55
conservao medidas de proteo aos documentos e,
conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir
sua destruio;
referncia poltica de acesso e uso dos documentos.
Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos
documentos em fundos, a ordenao das sries dentro
dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro
das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em
um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e
especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de
dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na
anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e
contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos
papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento,
fixao de etiquetas etc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo
corrente e o do arquivo permanente. Quanto
aosarquivos intermedirios, no existem mtodos ou
princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra
aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-
se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em
estantes e armrios.
60
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu
contedo informativo sem referncia ao seu valor como
testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na
ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e
dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos
preservada unicamente pela informao que contm sobre
pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica
etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-
se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e
outros, sem observar como estavam arranjados na repartio.
63
uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do
contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta
em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.
Tabela de equivalncia ou concordncia
um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de
antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em
decorrncia de alterao no sistema de arranjo.
66
Catlogo de autoridade (authority file) - conjunto organizado
de registros de autoridade.
Controle de autoridade (authority control) - controle de
termos normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas
fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de
acesso.
Dados de autoridade (authority data) - informao em um
registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade.
Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso
normalizado estabelecido pela instituio arquivstica
responsvel.
Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave,
entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser
pesquisada, identificada ou recuperada.
Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de
autoridade combinada com outros elementos de informao que
descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que
pode remeter a outras entradas de autoridade.
Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos
documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas
(Bureau of Standards) que afetam a preservao do material
sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos
de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies
de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria
natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-
se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes
que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes
externos e empregando mtodos que preservem os materiais
perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as
impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao.
Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os
gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico
(H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores
externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis,
67
somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-
condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio
atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser
equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de
temperatura, de umidade relativa e de
poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de
criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos
denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta
ficam em plano secundrio, em face do importante problema da
preservao dos documentos.
68
So as seguintes as principais operaes de conservao: a)
desinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou
reparo.
Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A
substncia qumica a ser empregada nesse processo deve
passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta
sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de
desenvolvimento, so completamente destrudos.
Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais
para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou
um aspirador de p.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de
umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de
umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha,
em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob
presso moderada. Na falta de equipamento adequado,
aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes
de se tentar a restaurao por qualquer mtodo.
CAPTULO I
72
IX - reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel
pela classificao dos documentos altera a sua classificao.
CAPTULO II
DO ACESSO
73
devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito,
dos objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de
outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados
para fins de instruo de procedimento, processo administrativo
ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do
respectivo rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de
acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s
normas e recomendaes de sigilo constantes desses
instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever
ser justificada por escrito.
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento
protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e
informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de
dados pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a
informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de
dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do
requerimento no protocolo.
CAPTULO III
74
IV - reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do
conhecimento do pblico em geral.
Art. 16. So documentos passveis de classificao como ultra-
secretos aqueles referentes soberania e integridade territorial
nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas,
cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
ultra-secreto somente poder ser feita pelos chefes dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio federais.
Art. 17. So documentos passveis de classificao como
secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operaes
militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e
aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas medidas de
segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
secreta somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no
pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e
ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido
delegao.
Art. 18. So documentos passveis de classificao como
confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por
interesse do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa
vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
confidencial somente poder ser feita pelas autoridades indicadas
no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos
rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal, dos
Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebido
delegao para esse fim.
Art. 19. So documentos passveis de classificao como
reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite,
comprometa as operaes ou objetivos neles previstos.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
reservada somente poder ser feita pelas autoridades indicadas
no pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes
pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos,
planos e programas.
75
Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se
refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produo, e
so os seguintes:
I - ultra-secretos, mximo de trinta anos;
II - secretos, mximo de vinte anos;
III - confidenciais, mximo de dez anos;
IV - reservados, mximo de cinco anos.
Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatrio,
informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o
art. 25, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser
destrudos.
Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos
documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de sua
classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o
interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou
cancel-la, tornando-os ostensivos.
Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos
documentos, considerando o interesse de segurana da
sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual
perodo.
Pargrafo nico. Poder a autoridade superior que classificou
o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em trmite.
Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies
especiais de segurana.
Art. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de
segurana sero objeto de disposies internas de cada rgo ou
instituio de carter pblico.
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de
documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a
seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto
de desclassificao, devero ser encaminhados instituio
arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo
permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e
acesso.
CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
76
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos
cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a honra
e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos
judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir
da data de sua produo, os documentos a que se refere
o art. 28 deste Decreto.
Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as
disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso
aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
CAPTULO VI
Nelson A. Jobim
(Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)
CAPTULO I
Disposies Gerais
CAPTULO II
CAPTULO III
CAPTULO V
Disposies Finais
82
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq),
rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica
nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes
de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo
sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
CAPTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
CAPTULO II
DA COMPETNCIA
CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
85
1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos,
ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
2 Cada conselheiro ter um suplente.
3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo
Presidente do Supremo Tribunal Federal.
4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um
pelo Presidente da Cmara dos Deputados e outro pelo
Presidente do Senado Federal.
5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero
designados pelo Presidente da Repblica, observado o disposto
no art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas
apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representadas.
6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida
uma reconduo.
7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de
comparecer reunio do Plenrio do CONARQ providenciar o
comparecimento do suplente.
8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais
de duas reunies no perodo de um ano ser comunicada
autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as
providncias que entender cabveis.
Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza
relevante e no sujeito a remunerao.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
86
Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser
convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por
deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que
razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do
Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e
comisses considerado relevante e no sujeito a remunerao.
Seo II
Do Plenrio
87
2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente,
recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente,
a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas
atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus
membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio
ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar
das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar
processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos
relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por
votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo IV
88
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus
membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio
ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar
das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar
processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos
relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por
votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo V
89
CAPTULO V
Seo I
Do Presidente
90
Dos Conselheiros
CAPTULO VI
CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Captulo I
93
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
94
X - trs representantes de instituies que congreguem
profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa,
preservao ou acesso a fontes documentais.
o
1 Cada Conselheiro ter um suplente.
o
2 Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos
suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal
Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do
Senado Federal, respectivamente.
o
3 Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X
sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas
apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representados.
o
4 O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida
uma reconduo.
o
5 O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos,
ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
o
Art. 4 Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e
administrativo ao CONARQ.
o
Art. 5 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ,
reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada
quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de
seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus
membros.
o
1 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
o
2 As reunies do CONARQ podero ser convocadas para
local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do
Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior
indicar a convenincia de adoo dessa medida.
o
Art. 6 O CONARQ somente se reunir para deliberao com o
quorum mnimo de dez conselheiros.
o
Art. 7 O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e
comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos,
normas e outros instrumentos necessrios implementao da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao
funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando
a identificar, discutir e propor solues para questes temticas
que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos
especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
95
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do
Plenrio.
o
Art. 8 considerado de natureza relevante, no ensejando
qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro
do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.
o
Art. 9 A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante
proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica.
Captulo II
I - o Arquivo Nacional;
97
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras
tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas
pelo CONARQ;
Captulo III
98
documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades
pblicas.
Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica
Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de
documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o
99
processo de anlise, avaliao e seleo da documentao
produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista
a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
o
1 Os documentos relativos s atividades-meio sero
analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses
Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das
entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida
pelo CONARQ.
o
2 Os documentos relativos s atividades-meio no constantes
o
da tabela referida no 1 sero submetidos s Comisses
Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das
entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos
de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo
Arquivo Nacional.
o
3 Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e
selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos,
em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao,
elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas
pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no
Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal,
ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero
estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados,
bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita
sua identificao e controle.
Captulo V
101
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante
provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer,
ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas
declarao de interesse pblico e social de arquivos privados
pelo Presidente da Repblica.
o
1 O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida
por comisso especialmente constituda pelo CONARQ.
o o
2 A avaliao referida no 1 ser homologada pelo
Presidente do CONARQ.
o
3 Da deciso homologatria caber recurso das partes
afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na
forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado
de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao
CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de
quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional.
A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva
105
Considerando a importncia da preservao dos acervos
produzidos pela administrao pblica como instrumento de
prova e informao sobre suas atividades para as administraes
e geraes futuras;
RESOLVE:
Art. 1 - Os acervos documentais a serem transferidos ou
recolhidos s instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e
entidades do Poder Pblico, devero estar organizados,
avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de
instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.
1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de
um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde
aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
2 - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para
guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas.
Art. 2 - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1 dever
conter os seguintes dados: rgo de procedncia (responsvel
pela transferncia ou recolhimento); rgo de provenincia
(responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e
nmero das embalagens utilizadas no transporte (containers,
caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de
acondicionamento; descrio do contedo, indicando, entre
outras informaes, o gnero dos documentos (textual,
iconogrfico, audiovisual, cartogrfico, informtico); e datas-limite
dos documentos.
106
Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e
assinatura do responsvel pelo rgo que procede a
transferncia ou o recolhimento.
ARQUIVO NACIONAL
107
Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos
arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e
o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg.
202)
(SEGUE ANEXOS 1 E 2)
108
109
110
Bibliografia/Links Recomendados
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permanentes:tratamento documental. So Paulo:
T. Queiroz, 1991. 198 p. p. 5 76.
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arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998.
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