CDIGO: F-GI-09

FORMATO
VERSIN: 00
LTIMA REVISIN: Julio de 2015
MATRIZ DE COMUNICACIN Pgina 1 de 1

Fecha de Elaboracin: Octubre de 2015 Responsable de la Actualizacin:

Que Informacin se Por qu Medio se Comunica la

Proceso Responsable(s) de emitir la comunicacin Quin recibe la Comunicacin ? Frecuencia de emisin Qu se Espera?
Comunica? Informacin?
Induccin
Planeacin estratgica (misin, visin, Publicacin en cartelera Identificacin y apropiacin de la identidad
Gerencia General y Financiera Gerente general Todo el personal de SKL Capacitacin (segn cronograma)
poltica, objetivos). Folleto corporativa
Reinduccin
Impresiones, actas, bocetos, y mapa para la realizacin Ejecucin de los proyectos de acuerdo con los
Divulgacin de requerimientos Comercial Director de Proyectos Partes Interesadas Antes de iniciar un proyecto
de los procesos. requerimientos del cliente
Gerente Administrativa Escrito
Reporte de movimientos bancarios Gerencia General y Financiera Auxiliar Contable Segn requerimiento / Mensual Control sobre manejo financiero
Director de Proyectos Virtual

Gerente Administrativa Escrito

Reporte de recaudo y consignaciones Gerencia General y Financiera Auxiliar Contable Segn requerimiento / Mensual Control sobre manejo financiero
Director de Proyectos Virtual

Gerente Administrativa
Informe de ejecucin presupuestal Gerencia General y Financiera Auxiliar Contable Segn requerimiento Escrito Evaluacin del cumplimiento de presupuesto
Director de Proyectos

Compromisos de pago generados por la Escrito Control sobre recaudos por concepto de
Gerencia General y Financiera Auxiliar Contable Clientes Segn requerimiento
venta Virtual ventas

Declaraciones de impuestos, Retefuente

Gerencia General y Financiera Auxiliar Contable Entes gubernamentales Segn requerimiento Escrito Cumplimiento de obligaciones legales
e ICA
Induccin
Capacitacin (segn cronograma) Publicacin en cartelera, folletos, boletines, intranet y Conocimiento y aplicacin por parte de todo el
Poltica integrada Gestin Integrada Representante por la direccin Toda la organizacin segn alcance del SGI
Reinduccin capacitaciones. personal
Cambios en el SGI
Induccin
Capacitacin (segn cronograma) Publicacin en cartelera, folletos, boletines, intranet y
Objetivos del SGI Gestin Integrada Representante por la direccin Toda la organizacin segn alcance del SGI Que se cumplan los objetivos del SGI
Reinduccin capacitaciones.
Cambios en el SGI
Induccin
Capacitacin (segn cronograma) Publicacin en cartelera, folletos, boletines, intranet y Conocimiento y aplicacin de los
Manual integrado y procedimientos Gestin Integrada Representante por la direccin Toda la organizacin segn alcance del SGI
Reinduccin capacitaciones. procedimientos
Cambios en el SGI
Matriz de identificacin de aspectos, Induccin
Entendimiento y cumplimiento de los controles
valoracin de impactos y determinacin Gestin Integrada Representante por la direccin Toda la organizacin segn alcance del SGI Reinduccin Capacitaciones, Boletines o Carteleras
ambientales propuestos.
de controles Por actualizacin
Matriz de identificacin de peligros, Induccin
Entendimiento y cumplimiento de los controles
valoracin de riesgos y determinacin de Gestin Integrada Representante por la direccin Personal directo, contratistas, subcontratistas Reinduccin Capacitaciones, Boletines o Carteleras
propuestos.
controles operacionales. Por actualizacin

Matriz de Identificacin y evaluacin de Capacitacin (segn cronograma)

Gestin Integrada Representante por la direccin Toda la organizacin segn alcance del SGI Capacitaciones, Boletines o Carteleras Cumplimiento de obligaciones legales
requisistos legales o de otra ndole. Por actualizacin

Gerente Administrativa Seguimiento a los procesos del SGI.

Desempeo de los procesos. Gestin Integrada Responsable de cada proceso De acuerdo al periodo de medicion. Comit de Calidad
Director de Proyectos Acciones Correctivas, preventivas y de mejora

Atencin del trabajador de manera inmediata.

Reporte de Accidente SST Gestin Integrada Asistente Administrativa ARL Cuando se presenten accidentes laborales FURAT
Permitir la investigacion del evento.
Divulgacin Accidentes o incidentes en A todo el personal directo, contratistas y
Gestin Integrada Asesora SST Una vez realizada la investigacion del evento. Lecciones Aprendidas Que el evento no vuelva a ocurrir
SSTA subcontratistas.
Identificar el nivel de satisfaccin de los
Comercial Asesor Comercial Sistema de Gestion Integrado Al terminarla evaluacin de Satisfaccin Trimestral Encuestas de satisfaccin a clientes
Resultados de las encuestas de clientes
satisfaccin del cliente Toma de decisiones respecto a los resultados
Gestin Integrada Asesora SST Alta Gerencia Previo a la revisin por la direccin Comit de Calidad
obtenidos.

Resultado de auditoras internas y Identificacin de incumplimiento de requisitos

Gestin Integrada Auditores Internos Todo el personal de SKL Al finalizar el programa de auditoria. Entrega de informe general y por proceso
externas Definicin de acciones a aplicar

Registro, documentacin y seguimiento eficaz

Estado de acciones correctivas,
Gestin Integrada Asesora SST Alta Gerencia En reunin de Comit de Calidad Matriz de acciones correctivas y preventivas. de las acciones correctivas, preventivas y de
preventivas
mejora en el SGI.