REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICION
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica
de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos.
Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y
unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe
formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-administrativas
que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las
Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones
complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel
organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad
de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.
4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a
terceros.
5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el
modelo de gestin.
6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la
continuidad de la organizacin.
7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer
campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin
y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal
sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el
nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad
orgnica.
b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en
un instrumento de empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada
a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor
en los procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y
tecnolgicos.
f. Contener informacin por lo menos sobre:
- Unidades Orgnicas.
- Cadena de mando.
- Funciones de las unidades orgnicas.
- Relaciones funcionales previstas.
- Atribuciones especficas.
g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones
corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.
h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la
que haga sus veces.
i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede
la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o
indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o
empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1. NDICE
Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCIN
Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de desarrollo
que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta
se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y
Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.

3. GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y
tiempo de funcionamiento.

4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES

GENERALES.
Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas
permanente que ha recibido por mandato constitucional.

La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la
institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que
productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede
desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de

acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la
finalidad y objetivos establecidos.

5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de los
rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
 Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las
facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.

Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de
vacunacin, rol de vacaciones, etc.);
c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional,
Regional, Local, etc.).
d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas
funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de
planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.
f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo.

Clasificacin de las funciones:

a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico
normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en
la cual se descompone el Proceso Administrativo.
c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales
o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los
fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES

Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran
comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el
origen de su patrimonio.
Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas
establecidas en los rubros anteriores.
Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada
implementacin de la Entidad.
Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas
previstas.

8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren
aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.
 CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos.
Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las
modalidades de gestin priorizadas.
Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las
prioridades que se establezcan para el desarrollo.
Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y
calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura
existente, etc.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la
Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley
otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe
analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la
estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica Institucional en la
referente a:

1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin
directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.
4. Niveles jerrquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y Funciones
son documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de
que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una
entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que
Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.
El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los
Manuales son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y
relacionan instrucciones de procedencia diversa.

Qu es el MOF? Manual de
Organizacin y Funciones
El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las
empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han
adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente
llamada organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la
empresa. Tambien se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfl y los
indicadores de evaluacin.

Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo
porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo
requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas,
marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por
ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin.

Qu se necesita para eleborar un MOF?

La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los

lderes como promotores.
Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones
referentes a estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente,pues sin esto no se podr
realizar el MOF
Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cornograma y
para que el plan estratgico se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios
fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la
intranet institucional.
Segn Franklin Ros Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org), nos dice que el manual
de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para
plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para
todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente llamada
organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin
se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.

Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque
todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su
uso interno y diario minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el
trabajo y fomenta el orden, etc.

Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se
debe cuidar el proceso de su elaboracin.

Qu se necesita para eleborar un MOF?

La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los lderes

como promotores.
Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones
referentes a estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
 Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente,pues sin esto no se podr realizar
el MOF
Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cornograma y para
que el plan estratgico se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet
institucional.
Para cualquier consulta estamos a sus ordenes o contratar nuestros servicios, no duden en
escribirmos a victormzm@victorzegarra.net
Enlace relacionado:

El objetivo central del ttulo en Graduado en Administracin y Direccin de Empresas por

la Universidad de Sevilla es formar profesionales capaces de desempear labores de
gestin, asesoramiento y evaluacin en las organizaciones productivas. Esas labores se
pueden desarrollar en el mbito global de la organizacin o en cualquiera de sus reas
funcionales: produccin, recursos humanos, financiacin, comercializacin, inversin,
administracin o contabilidad. El graduado debe conocer la articulacin del normal
desenvolvimiento de todas estas reas funcionales con los objetivos generales de la unidad
productiva, de stos con el contexto global de la economa y estar en condiciones de
contribuir con su actividad al buen funcionamiento y a la mejora de resultados. En concreto
debe saber identificar y anticipar oportunidades, asignar recursos, organizar la informacin,
seleccionar y motivar a las personas, tomar decisiones, alcanzar objetivos propuestos y
evaluar resultados.