ESTRUCTURA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS PEQUEOS

Operaciones, Traspaso & Cierre

Lista De Control y Gua De Revisin del Cierre Del Proyecto

EL PROPSITO DE LA REVISIN DEL CIERRE DE UN PROYECTO

Las Revisiones de Cierre de Proyecto (sigla en ingls PCORs) se emprenden como una
manera de maximizar el conocimiento identificando, documentando y comunicando las
lecciones clave de un proyecto. Identificar y compartir las lecciones aprendidas ayudar a
los participantes de futuros proyectos a optimizar los resultados de la inversin a travs del
reconocimiento de las estrategias/prcticas exitosas y evitando los mismos errores o
similares.

Los aprendizajes necesitan identificar tanto las reas para mejoramiento como las cosas
que se hicieron bien.

Los Aprendizajes Crticos del xito son aquellos tems, tanto positivos como negativos, que
tuvieron un impacto significativo en el resultado final del proyecto. Los Aprendizajes Crticos
del xito pueden adoptarse e incorporarse en el proceso/s de inversin del negocio y
hacerse parte de la forma en que hacemos las cosas aqu como parte del mejoramiento
continuo.

ORGANIZANDO UNA REVISIN DE CIERRE DE PROYECTO

La PCOR debera ser organizada y coordinada por el Jefe del Proyecto e involucrar a los
accionistas clave, incluyendo a los miembros clave del equipo del proyecto, los
representantes operacionales clave y otro personal clave asociado al proyecto.

La PCOR debera completarse mientras los participantes clave del proyecto an estn
disponibles para el Proyecto. La PCOR es una importante actividad de adicin de valor que
beneficiar a BHP Billiton, el negocio y los futuros equipos de proyecto.

LISTA DE CONTROL DE LA REVISIN DEL CIERRE DEL PROYECTO

La lista de control adjunta es para ser usada al emprender una PCOR de un proyecto de
capital comisionado recientemente. La lista de control es de naturaleza genrica y los
participantes de la revisin deberan considerar si existen otros tems adecuados los cuales
deberan ser considerados dados la naturaleza y circunstancias asociadas al proyecto. No
todos los tems incluidos en la lista de control sern pertinentes a todos los proyectos.

Al revisar los tems de la lista de control, considere lo que se hizo bien, lo que se consider
una buena prctica, lo que se puede mejorar y lo que debera evitarse en el futuro. Al
emprender este proceso todos los aprendizajes deberan ser extrados y documentados.
Esto puede lograrse solamente si todos los participantes son abiertos y francos en sus
opiniones y comentarios.

Donde sea posible clasifique el impacto en el proyecto como sigue:

++ Efecto muy positivo en los resultados del proyecto

+ Efecto positivo en los resultados del proyecto
0 Efecto neutral en los resultados del proyecto
- Efecto negativo en los resultados del proyecto
-- Efecto muy negativo en los resultados del proyecto

En forma tpica los Aprendizajes Crticos del xito sern clasificados en cualquier extremo
de las escala anterior.

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Tambin hay adjunta una plantilla sugerida para documentar aprendizajes junto con la lista
de control de PCOR.

REPORTE DE LA REVISIN DEL CIERRE DEL PROYECTO

Como mnimo, uno debera esperar capturar los Aprendizajes Crticos del xito. Esto
puede lograrse mejor considerando las 10 cosas que deberamos repetir en el futuro y las
10 cosas que deberamos evitar en el futuro.

Debera prepararse un documento formal (reporte) que tenga comentarios sobre los
siguientes tems: -

Antecedentes y Descripcin Del Proyecto

Describe los antecedentes del proyecto y da una descripcin breve.

Fecha De La Revisin y Participantes

Proporciona la fecha de la PCOR y una lista de las personas involucrados y su cargo o
asociacin con el proyecto.

Tabla De Resultados Del Proyecto

Esta tabla debera comparar los KPIs del proyecto en autorizacin (y como corregidos si es
necesario) con los resultados reales del proyecto. La tabla tambin debera incluir una
evaluacin, en una de las siguientes categoras Logrado, No Logrado, Esperado, No
Esperado, Desconocido del cumplimiento del proyecto en cuanto a los objetivos clave de
presentacin.

Aprendizajes Crticos Del xito

Comentario sobre las ms importantes influencias positivas y negativas sobre el proyecto y
sus consecuencias en los resultados del proyecto.

Contactos
Enumera los contactos clave para el proyecto incluyendo sus nmeros de telfono para
contactarlos si es necesario.

Copia del reporte del ltimo proyecto

Se espera que el reporte de la PCOR no tenga ms de 4 5 pginas. Las hojas de respaldo

de la revisin pueden agregarse al reporte para una informacin ms detallada.

COMPARTIENDO LAS LECCIONES

Al terminarse la PCOR y a la finalizacin del reporte de la PCOR, debera enviarse una copia
del reporte (incluyendo las hojas de respaldo de la revisin) al representante comercial
adecuado (normalmente el Funcionario Financiero en Jefe) y al Patrocinador del Proyecto.
El Patrocinador del Proyecto garantizar que los Factores Crticos del xito sean
adecuadamente planteados y accionados dentro del negocio.

El reporte (sin hojas de respaldo) tambin puede reenviarse a Servicios de Administracin de

Proyectos Grupo de Proyectos Menores quienes garantizarn que, a lo ancho de la
compaa, la fraternidad de la administracin del proyecto tambin sea aconsejada con
respecto a los Factores Crticos del xito.

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LISTA DE CONTROL DE LA REVISIN DEL CIERRE DEL
PROYECTO

La siguiente es una lista de control genrica para usar al emprender la Revisin del Cierre
del Proyecto (PCOR).

Donde sea adecuado la lista de control debera modificarse para ajustarse a la naturaleza y
tipo especfico del proyecto (ie, proyecto de IT, proyecto no capital, proyecto de
administracin del cambio, etc.)

Al emprender la Revisin del Cierre del Proyecto por favor considere:

Qu se hizo bien?
Qu se consider una buena prctica &/o innovadora?
Qu podra haberse mejorado?
Qu debera evitarse en el futuro?
Que hara en forma diferente en el prximo proyecto?

Motivaciones Comerciales Del Proyecto

Cules fueron las motivaciones comerciales para el proyecto (ie por qu

emprendimos este proyecto y cul fue el fundamento comercial?)
Cul fue el ROC, NPV, IRR, retorno, Capex de equilibrio, etc., planeado para el
proyecto?
Fue ste un proyecto joint venture? Cul fue la proporcin de la participacin de
BHP Billiton?
Fue BHP Billiton el administrador/operador de la empresa?
Cmo se financi el proyecto?
Cules fueron los KPIs usados para el proyecto (o equipo del proyecto)?
Cules fueron las suposiciones base sobre las cuales se bas el proyecto?
Todava son vlidas?

Estructura De Organizacin Del Proyecto

Describa la estructura organizacional del proyecto.

Fue un equipo del proyecto integrado?
Haba un Comit Directivo?
Cul fue el rol del Cliente en el proyecto?
Cul fue el rol de la Administracin en el proyecto?
Hubo una participacin temprana (antes de la presentacin) de los representantes
clave del equipo del proyecto y particularmente del Jefe del Proyecto?
Fue un Representante de Operaciones parte del Equipo del Proyecto?

Plan De Ejecucin Del Proyecto

Hubo un plan de ejecucin/implementacin del proyecto?

Se definieron los roles, responsabilidades & niveles de autoridad?

Alcance Del Trabajo

Hubo un Alcance Del Trabajo escrito del proyecto?

Estuvo el Alcance Del Trabajo disponible antes de la presentacin?
Hubo un documento de estimacin & alcance del trabajo combinado?
Cambi del Alcance Del Trabajo durante el proyecto? Si as fue qu efecto
tuvieron los cambios?
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Estimacin

Qu nivel de ingeniera se emprendi para desarrollar el alcance & estimacin

previo a la autorizacin y fue ste adecuado?
Revisin de la estimacin de proyecto - incluy escalacin, exposicin de forex
(moneda extranjera) y contingencia? Se omiti algo?
Hubo algn cambio en las condiciones econmicas durante la duracin del proyecto
& cmo impact esto al proyecto?
Cul fue el porcentaje de costos EPCM comparado con el costo de capital total?
Cul fue el costo por repuestos, gastos de previos a la operacin, etc.?

Especificacin de los Requisitos de los Accionistas

Se documentaron los requisitos operacionales del cliente?

Se prepar una Especificacin de Requisitos de Accionistas (sigla en ingls SRS)?
Se termin este documento?
Requiri el SRS revisin durante el proyecto?

Programacin

Hubo una programacin del proyecto desarrollada antes de la autorizacin?

Qu nivel de planificacin se emprendi?
Hubo una programacin maestra del proyecto?
Qu nivel de contingencia de tiempo se permiti?
Fue realista la programacin?
Qu herramienta de programacin se us?
Hubo un planificador del proyecto a tiempo completo?

Ingeniera Del Valor

Se emprendi un Anlisis del Valor del Proyecto (sigla en ingls PVA) en el

proyecto?
Si as fue qu nivel de ahorros se consigui como resultado del PVA?
Cmo se incorpor la ingeniera del valor en las revisiones del diseo?

Estrategia de Contrato/Presentacin del Producto

Revisa la estrategia de implementacin usada para el proyecto.

Se ajust la estrategia de presentacin del producto (WBS) al mercado & ambiente
local?
Qu estrategia de contrato se us, fueron los contratos a suma alzada, de plan de
tasas de inters u otros?
Se usaron acuerdos de Asociacin? Si as fue Cmo se establecieron y
administraron?
Se usaron acuerdos de Alianza? Si as fue Cmo se establecieron y
administraron?
Se usaron bonificaciones/multas? Si as fue Cmo se fijaron & midieron los
objetivos?

Prcticas De Mejoramiento Del Valor

Qu Prcticas de Mejoramiento del Valor (VIPs) se aplicaron antes de la

autorizacin del proyecto?

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 Qu Prcticas de Mejoramiento del Valor (VIPs) se aplicaron durante otras fases del
proyecto?

Administracin del Contratista

Cmo se administraron los contratistas?

Cmo se evalu el progreso del contratista?
Comentario sobre el desempeo de los contratistas/proveedores clave Hay alguna
recomendacin con respecto al uso en curso de algn contratista/proveedor por parte
de la Compaa?

Administracin De Riesgos

Se emprendi una evaluacin formal de riesgos?

Estuvo el proyecto sujeto a alguna revisin externa (Ej., tcnica, comercial, de
seguridad, etc.)?
Incluy el proyecto la aplicacin de nueva tecnologa?
Estuvieron las habilidades internas disponibles para operar y mantener la
tecnologa?
Fue sta una versin en escalada de una planta (modelo) ms pequea?
Fue sta una aplicacin comercial de un esfuerzo R&D?
Fue la revisin de los riesgos un ejercicio de reforzamiento del valor?
Qu nivel de Garanta de Calidad se aplic al proyecto?

Administracin De Cambios

Hubo un proceso formal de control de cambios?

Cmo se solicitaron & evaluaron los cambios?
Cules fueron los niveles de los cambios?
Cmo impactaron los cambios al proyecto?

Administracin De Contingencias

Estuvieron las contingencias disponibles para ser usadas por el proyecto?

Cmo se control la contingencia?
A parte de la provisin de contingencias hubo alguna otra provisin proporcionada
en la estimacin del proyecto o durante el curso del proyecto?

Controles Del Proyecto

Qu sistema de control del costo se us?

Se evalu el valor devengado? Si as fue Cmo se midi/evalu & verific esto?
Se desarrollaron & usaron curvas S del proyecto? Si as fue Cul fue la base para
la curva/s S?
Se desarrollaron curvas S de valor devengado anticipado y tardo?
Se desarrollaron & usaron curvas de compromisos del proyecto?
Estuvo el proyecto sujeto a limitaciones de flujo de efectivo? Si as fue Qu
impacto tuvo esto?
Hubieron reuniones regulares del proyecto? Se registraron en actas?
Si el proyecto era un JV & BHP Billiton tuvo un rol menor Se sostuvieron reuniones
regulares de revisin? Se registraron en actas?
Se prepararon reportes regulares del estado del proyecto? Cun a menudo?
Cun extensamente circularon estos?
Quin se encarg de la funcin de administracin del contrato en el proyecto?
Cmo se administr el control de documentacin?
Qu niveles de comunicacin del proyecto existieron?

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 Se quit en el proyecto el seguro de trabajos de los contratos o del proyecto?
Cmo se manej esto?

Control & Reporte Del Costo

Cun a menudo de revisaron y volvieron a pronosticar los costos?

Hubieron reuniones formales de revisin del costo? Si as fue Con cunta
regularidad y quines asistieron? Se registraron estas reuniones?
Cmo & cundo se registraron los compromisos?
Cmo & cundo se registraron los gastos?
Cmo se identificaron las variaciones y cmo se hicieron provisiones?
Cmo se controlaron y reportaron los pedidos del sitio?
Qu nivel de autoridad tuvo el Jefe del Proyecto para hacer pedidos?
Qu nivel de autoridad tuvo el Jefe del Sitio/Construccin para hacer pedidos?

Reporte Del Proyecto

Qu procesos de reporte se usaron?

Cun a menudo se prepar y distribuy un reporte del estado del proyecto?
A quines se distribuy el reporte?

Ingeniera

Qu nivel de ingeniera se complet antes de la autorizacin del proyecto?

Cmo se emprendi la ingeniera (internamente, consultores, EPCM, etc.)?
Se emprendieron revisiones del diseo?
Hubo un plan de administracin del diseo?
Particip el cliente en el proceso de diseo?
Termin el cliente los esquemas & bosquejos del concepto?
Hubo una programacin del diseo?
Se recibi la informacin suministrada por el proveedor segn lo programado?
Cules fueron las dificultades crticas del diseo?
Se prepararon y publicaron los bosquejos segn ejecucin? Qu porcentaje de
bosquejos fueron segn ejecucin? Segn qu estndar? Se revisaron los
bosquejos segn ejecucin antes del traspaso?
Se prepararon manuales de Operacin & Mantenimiento (sigla en ingls O&M)?
Quin prepar los manuales? Segn qu estndar? Qued el grupo de
Operaciones satisfecho con la calidad de los manuales?

Adquisicin

Hubo un plan de adquisicin?

Como se manej la informacin suministrada por el proveedor en los contratos?
Qu condiciones generales de contrato se usaron?
Qu nivel de condiciones especiales de contrato se aplicaron?
Cmo se examinaron los artculos suministrados?
Cmo se despacharon los artculos suministrados?

Construccin

Quin control el sitio de construccin?

Cul fue el nivel del personal de servicio?
Qu nivel de QA se aplic? O fue QC?
Cuntas horas de trabajo se comprometieron?

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Administracin De La Seguridad

Hubo un plan de administracin de la seguridad?

Cmo se recopilaron y reportaron las estadsticas de seguridad?
Cul fue el desempeo de la seguridad del proyecto? Y cules fueron los factores
que contribuyeron para conseguir este resultado?

Puesta En Servicio

Quin fue responsable de llevar a cabo la puesta en servicio?

Cmo se financi la puesta en servicio? Qu provisin se hizo en la estimacin del
proyecto?
Hubo un jefe de puesta en servicio aparte?
Qu nivel de puesta en servicio se emprendi?
Se involucr el personal de Operaciones y Mantenimiento en la puesta en servicio?
Hubieron pruebas de desempeo como parte del procedimiento de puesta en
servicio?
Cul fue el procedimiento de traspaso para la planta?
Comentario sobre la transicin de construccin a operaciones.
Comentario sobre el incremento hacia la capacidad y habilidad de produccin total.

Incremento De La Produccin

Se increment la produccin segn el plan? Cmo se determin este plan?

Cunto tiempo permanece el equipo del proyecto involucrado despus de comenzar
la produccin?
Cmo se termin y traspas la planta despus de la puesta en marcha?
Cmo obtuvieron los contratistas acceso a la planta despus de la puesta en
marcha para rectificar los defectos?

Consideraciones Sobre El Mantenimiento

Qu participacin tuvo el personal de mantenimiento de planta en el proyecto?

Se aplic el enfoque de VME a este proyecto?

Capacitacin

Resuma el enfoque dado a la capacitacin y proporcione detalles segn sea

adecuado.

Influencias Externas

Detalle cualquier influencia externa que haya afectado al proyecto.

Fluctuaciones Forex (Moneda Extranjera)

Detalle cualquier efecto (positivo &/o negativo) como resultado de movimientos de

moneda extranjera en el proyecto.

Escalacin

Detalle el ambiente econmico bajo el cual se ejecut el proyecto y cualquier efecto

(positivo &/o negativo) en el proyecto.

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Influencias Polticas

Detalle cualquier influencia poltica (interna o externa) que haya afectado al proyecto.

Factores Econmicos Externos

Detalle cualquier influencia econmica externa (Ej., cada del precio de los productos,
crisis de moneda Asitica, etc.) que haya afectado al proyecto.

Relaciones Industriales

Cmo se manejaron las relaciones industriales?

Hubo un acuerdo de construccin del sitio o EBA para el proyecto?
Hubo alguna prdida de tiempo como resultado de tensin industrial?

Recompensas y Reconocimiento

Fueron las recompensas y reconocimientos correspondientes a la contribucin

requerida de los participantes y a los resultados conseguidos por ellos?

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