Instituto Superior Tecnolgico

CESCA

Seminario de Especializacin I

Desarrollo de un Sistema Odontolgico

para una Clnica Dental Periodo
Noviembre 2016 Diciembre 2016.
Tesina

Profesor: Rafael Lvano Fuentes

Alumno: Jaime Vigil Rigacci
Lima - SJM
Noviembre 2016
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Tesina
Para alcanzar el Ttulo de Tcnico en Computacin e Informtica

Estudiante: Jaime Yuri Vigil Rigacci

Profesor: Rafael Lvano Fuentes

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RESUMEN

El objetivo de este Proyecto es el desarrollo de una Aplicacin para la gestin de

una Clnica dental con accesibilidad a travs de dos modalidades la primera un
Sistema Integrado de Escritorio y la segunda la Web utilizando tecnologas en auge
como SQL y Microsoft Visual Studio, que permiten tener un completo control de
Bases De Datos desde cualquier punto.

Los elementos bsicos de informacin y organizacin tradicionales tales como

Agendas o grandes almacenes con fichas de Pacientes van a quedar obsoletos
gracias a este Sistema de Gestin. Otro objetivo es proporcionar al Paciente un
acercamiento a toda su informacin a travs de la Red teniendo acceso a todo su
historial, as como a los presupuestos y pagos realizados.

Esta herramienta es flexible, abierta y ampliable de modo que se mejora la gestin,

el acceso, la interactividad y la utilidad de la gran cantidad de informacin de la que
se dispone en un negocio de estas caractersticas ya que est adaptada para
cualquier tipo de usuario (con conocimientos avanzados de informtica o sin ellos)
adems de mejorar la experiencia del Paciente.

PALABRAS CLAVE

Gestin de pacientes, Gestin de especialistas, Gestin de nminas,

Seguridad de la Informacin.

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ABSTRACT OF THE PROYECT

The aim of this project is to develop an application for managing a dental clinic with
accessibility via the Web using technologies booming as MYSQL or PHP 5 which
they allow complete control of databases from anywhere.

The basic elements of organization and information such as calendars or traditional

department stores with tokens of patients will become obsolete with this
management system. Another objective is to provide the patient a rapprochement
with all their information through the network to have access to all of its history as
well as budgets and payments.

This tool is flexible, scalable and open so as to improve management, access,

interactivity and usefulness of the vast amount of information that is available in a
business of this nature because it is suited for any type of user (with advanced
computer knowledge or without them). In addition it improves the patient experience.

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DEDICATORIA

Agradezco a una persona que en todo momento demostr su apoyo incondicional

y que deposito sus esperanzas y buenos deseos Giovanna Campos Medina

Al igual que agradezco a la Institucin que me brind la oportunidad de presentar

el proyecto y en especial a mi Profesor de la especialidad Rafael Lvano Fuentes.

Tambin agradezco a todo el equipo de la Clnica Dental del Doctor Flix, la gran
oportunidad que me ofreci para realizar este Proyecto, en especial a Flix Daz
Lavi, quin abander el Proyecto desde el inicio y quin me motiv para realizar
este trabajo.

No me olvido de todas los amigos y personas que he conocido a lo largo de mi

carrera, que sin ellos no habra superado los difciles desafos que se han
propuesto.
Correspondo con mi ms sincera gratitud a mi familia por haberme proporcionado
absolutamente todo lo necesario para poder llegar al da de hoy.

A continuacin, expongo un par de frases que me han servido a lo largo de mi vida

y de mi carrera:
Estar preparado es importante, saber esperar lo es an ms, pero aprovechar el
momento adecuado es la clave de la vida.
Arthur Schnitzler

Cuando uno empieza a resolver un problema, las primeras soluciones que uno se
encuentra son muy complejas, y la mayora de la gente se detiene all. Pero si uno
sigue, y uno vive con el problema y le quita ms capas a la cebolla, muchas veces
uno se encuentra con unas soluciones muy simples y elegantes. La mayora de las
personas no invierte el tiempo o la energa para llegar a eso.
Steve Jobs

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NDICE

Introduccin 1
Objetivos 2
Justificacin
Necesidades del negocio
Objetivos del negocio
Fases
Calendario/Hitos (Cronograma)

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INTRODUCCIN

Hoy en da, la informtica puede aportar un gran beneficio a empresas como lo es

una Clnica Dental, ofreciendo soluciones que facilitan el manejo de grandes
cantidades de informacin con la que se trabaja da a da. Esta aplicacin beneficia
notablemente al Cliente; ahorrando desde espacio fsico para el almacenamiento
del historial de los Pacientes hasta la gran cantidad de tiempo invertida en la
bsqueda de la informacin requerida, aportando a su vez seguridad y fiabilidad de
los datos guardados. Un gran beneficio ser la organizacin a la hora de gestionar
las Citas, una de las principales gestiones de una Clnica Dental. Al mismo tiempo,
se ahorrar tiempo y esfuerzo en el control y clculo de nminas, cobros, y pedidos
de material sanitario. El Proyecto pretende controlar la produccin para aumentar
la productividad, disminuir costes, a la vez que se recopila informacin internamente
vital para la empresa para aumentar el control sobre la misma.

La importancia del Proyecto recae no solamente sobre los beneficios obtenidos por
el mejor conocimiento de lo que sucede en la Clnica, la mejora de la productividad,
el ahorro en costes con su consiguiente ganancia, y la capacidad de reaccin ante
una subida o bajada de la demanda, sino sobre la enorme capacidad de difusin
de esta a travs de su presencia en la Web.

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JUSTIFICACIN

Segn lo descrito anteriormente, la Historia Clnica Estomatolgica (Odontolgica)

forma parte del Historial Clnico del paciente en un Centro Mdico. De esta manera,
se permite el control y seguimiento del estado bucal del Paciente en conjunto con
los registros mdicos a lo largo del tiempo.

El registro de estos episodios estomatolgicos se realiza actualmente sobre

formatos impresos en papeles, los cuales tienen como destino ser archivados en
conjunto con el resto de episodios de otras especialidades.

La problemtica de este escenario es que los episodios de cada paciente se

encuentran mezclados indiferentemente de la especialidad, y ordenados en su
mayora cronolgicamente, lo que imposibilita al estomatlogo un gil manejo de la
Historia Clnica Estomatolgica, pues si requiere alguna informacin puntual e
histrica demanda mucho tiempo encontrarla. Tambin, al tener la Historia Clnica
en documentos fsicos, estos son propensos a perderse, traspapelarse o ser
ilegibles por el mdico tratante, lo que conlleva a no brindar al paciente el servicio
de salud con el nivel de calidad que se espera.

El Producto final ser el Sistema de Gestin de una Clnica Dental, que permitir al
paciente obtener sus citas, atenciones, as como a los doctores y usuarios
administrar los tratamientos del da y los ingresos generados por estos; todo esto
de forma rpida y fiable. El Sistema no es exclusivo de un solo consultorio dental,
sino, que puede ser vendido a diferentes consultorios dentales y personalizado por
el usuario (Logo, direccin, telfono, etc.)

Qu se quiere hacer?

El objetivo de este Proyecto es realizar el anlisis, diseo y desarrollo de un

Software de Gestin de una Clnica dental, a partir del estudio de las necesidades

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del Negocio y las carencias actuales, para as, conseguir una mejora en la
organizacin y funcionamiento de la clnica. Este software permitir realizar no slo
una mejora en cuanto a la Gestin de Pacientes, sino que llevar a cabo un control
integral de todos los aspectos relevantes del negocio. El objetivo principal es
optimizar costes y tiempo, y mejorar en cuanto a organizacin, gestin y seguridad;
simplificando el trabajo a los profesionales y ofreciendo una mejor calidad de
servicio al Paciente.

Se desea hacer cambios en el proceso de Registro, Bsqueda y Reportes de

Pacientes, Usuarios e Informes Administrativos y Contables de la Empresa,
implementando el Sistema informtico para reducir los tiempos de registro de
Pacientes y Usuarios, realizar un correcto almacenamiento de informacin, evitar
la prdida y el excesivo tiempo de bsqueda de los mismos.

Los motivos de que esta clnica an no tuviera una aplicacin informtica que le
facilitara la gestin del negocio son principalmente la falta de informacin y
conocimiento, la desconfianza, y el conformismo.

Teniendo en cuenta estos factores, se decidi implementar una aplicacin que se

ajustase a las necesidades y presupuesto del Cliente.

Una vez realizada la entrevista con el Cliente, se identifican las necesidades de

negocio de las que carece actualmente la Clnica y se analizan los requisitos
adecuados para llevar a cabo el diseo de una arquitectura que permita obtener
una solucin que cubra las necesidades del cliente.

Una vez estudiadas las diferentes alternativas, y teniendo en cuenta las

restricciones impuestas por el Cliente, se considera utilizar la herramienta de bases
de datos Microsoft Sql Server como la mejor opcin para obtener una Aplicacin
que permita la gestin integral de la Clnica y el desarrollo de la Aplicacin se
efectuar en Microsoft Visual Basic.

Esta Aplicacin abarca todo lo referente a:

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Gestin de pacientes,
Gestin de especialistas,
Horarios de Consulta,
Peticin de citas,
Realizacin de pedidos de material,
Gestin de Nminas y Gestin de Facturas, y

Todo ello asegurando la integridad y confidencialidad de la Informacin. Se tiene

en cuenta tambin el diseo de una interfaz sencilla, intuitiva y atractiva para el
Usuario final, que hasta este momento no est familiarizado con ninguna
herramienta informtica.

Por qu se va a hacer?

Se realizar el presente Proyecto con el fin de reducir: gastos operativos

innecesarios y mejorar el proceso de gestin de Historias Clnicas; ya que este
proceso es muy importante para la Empresa y los Pacientes, debido a que en ella
se recoge informacin para la correcta Atencin de los Pacientes.

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OBJETIVOS

Objetivos Generales

Automatizar el Proceso de Consulta, Tratamiento e H.C. del Paciente; as como

el Control de Pagos.

Objetivos Especficos

Permitir la Concertacin, Reserva, Reprogramacin y Anulacin de las Citas;

tanto para Pacientes Nuevos como Continuadores.
Permitir elaborar la H.C del Paciente para Registrar sus Antecedentes,
Diagnstico1 y Tratamiento, as como el seguimiento de su Caso y Terapias.
Permitir Administrar la Caja para Pagos de Consultas, Tratamientos, Servicios,
Descuentos, Promociones, Devoluciones. As como tambin Arqueos y
Reposiciones.
Automatizar los Reportes de las Consultas referentes a Historia Clnica,
Pacientes y Presupuestos para garantizar la disponibilidad de la Informacin.
Reducir el tiempo en la admisin de la Cita, Presupuestos durante la Atencin
a los Pacientes del Consultorio Odontolgico.
Permitir descentralizar el Registro de Datos y Visualizar la Informacin en el
momento oportuno; cuando el Sistema de Informacin sea implementado.
Proteger la Informacin a travs de Sesiones y Usuarios, con Acceso
Jerarquizado.
Contar con los Utilitarios Bsicos (Calculadora, Editor de Textos, Editor de Fotos
y Dibujos, entre otros).

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Apoyado por la BD del Vademcum Odontolgico y CIE-10

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METAS

OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES

1.1.1 Analizar la
integracin de
tecnologa al Proceso
1.1 Implementar un
Clnico.
Sistema para mejorar el
procedimiento de 1.1.2 Evaluar los
registro y gestin de diversos Sistemas que
Pacientes. ofrece el Mercado.
1 Reduccin del tiempo
1.1.3 Proveer el
de registro de
Sistema.
Pacientes y Usuarios.
1.2.1 Capacitacin del
1.2 Ejecucin del
Personal encargado del
Sistema para la toma de
uso del Sistema.
datos de los Pacientes y
la generacin de su 1.2.2 Empleo de
Historial Clnico. Personal especializado
para la capacitacin.
2.1.1 Verificacin del
2 Reduccin del tiempo
correcto uso del
de Bsquedas de
2.1 Uso del Sistema al Sistema.
Historias Clnicas, Citas
y Pacientes. 100%. 2.1.2 Optimizacin del
Sistema.

3.1.1 Actualizar la base

de Datos del Sistema
con el Histrico
3 Adecuada gestin de
existente y el actual.
las Citas, Historias y 3.1 Conocimiento del
Pagos. Sistema al 100%. 3.1.2 Emplear al
Personal adecuado para
esta labor.

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ALCANCE

Se realizar el Anlisis, Diseo, Construccin, pruebas implantacin y Transicin

del Sistema Odontolgico SOD

Ciclo de Vida del Proyecto

HITO DESCRIPCIN DESARROLLO

Fase de Inicio En esta fase se desarrollarn Inicio del Proyecto

los requisitos del producto Definir Ttulos y Objetivos
desde la perspectiva del del Proyecto
usuario, los cuales sern Elaborar Preguntas
establecidos en el Sistema.
Los principales casos de uso
sern identificados.
Fase de En esta fase se analizan los Anlisis
Elaboracin requisitos y se desarrolla un Diseo
prototipo de arquitectura
(incluyendo las partes ms
relevantes y / o crticas del
Sistema). Al final de esta
fase, todos los casos de uso
correspondientes a
requisitos que sern
implementados en la primera
liberacin de la fase de
Construccin deben estar
analizados y diseados (en
el Modelo de Anlisis /
Diseo). La revisin y

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aceptacin del prototipo de
la arquitectura del Sistema
marca el final de esta fase.
Fase de Durante la fase de Estructura de la BD
Construccin Construccin se terminan de Diseo de Pantallas y
analizar y disear todos los Reportes
casos de uso, refinando el Diseo Grfico
Modelo de Anlisis / Diseo. Configuracin de los
El producto se construye en Sistemas (Local/Web)
base a una
iteracin, Codificacin en Lenguaje
produciendo una liberacin a de Programacin
la cual se le aplican las Gestin de Riesgos
pruebas y se valida con el
Cliente / Usuario. Se
comienza la elaboracin de
material de apoyo al Usuario.
El hito que marca el fin de
esta fase es la primera
versin, lista para ser
entregada a los Usuarios
para pruebas beta.
Fase de En esta fase se preparar la Documentacin
Transicin release para distribucin, Comunicacin
asegurando una Capacitacin del Personal
implantacin y cambio del Mitigacin de Riesgos
sistema previo de manera Revisin de
adecuada, incluyendo el Procedimientos
entrenamiento de los Operativos
Usuarios. El hito que marca
el fin de esta fase incluye, la
entrega de toda la
documentacin del proyecto

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con los manuales de
instalacin y todo el material
de apoyo al usuario, la
finalizacin del
entrenamiento de los
usuarios y el
empaquetamiento del
producto.

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DIAGRAMA DE GANTT

Relacin de actividades para el desarrollo del Proyecto (Diagrama de Gantt)

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ORGANIGRAMA

Diagrama Jerrquico y Funcional Consultorio Odontolgico

SISTEMA ACTUAL CON QUE TRABAJA LA EMPRESA (FLUJO)

El Sistema actual se resume en el siguiente flujo:

Ingresa el Paciente
Comunica a la Secretaria que desea atenderse
La Secretaria revisa la Agenda y comunica al Paciente:
o Si puede ser atendido en el momento.
o Si el Doctor est atendiendo un Paciente y a continuacin sigue l o;
o Si aparte del Paciente atendido hay ms Pacientes en espera y su Orden de
atencin.
El Paciente decide:
o Atenderse en el momento
o Esperar
o Programar Cita para otro da

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Paciente paga Consulta
Paciente es atendido por el Dentista y comunica su dolencia
El Dentista lo examina y le comunica Diagnstico, Tratamiento, Duracin y Costo
Paciente decide si se hace el Tratamiento y se tiene el Presupuesto para efectuarlo
Si el Tratamiento se puede concluir ese da y el Paciente cuenta con el Presupuesto
se atiende
El Paciente efecta el Pago por el Tratamiento en efectivo a la Secretaria
Caso contrario se programa Tratamiento para otro da

ANALISIS DE LA SITUACIN ACTUAL

El Sistema actual es manejado de forma manual, la informacin es almacenada en

Carpetas, y estas en Archivadores, lo que retrasa los procesos de bsqueda de
cada Paciente, y a la vez, pone en peligro la informacin confidencial de cada
Paciente, ya que puede ser estar sujeta a deterioro, accidente o prdida. El nivel
de organizacin es muy pobre, no hay seguimiento con Historia Clnica, no hay
Formato de Inscripcin para Nuevos Paciente y Continuadores. Al no contarse con
formatos los principales procesos de bsqueda, identificacin y seguimiento de
cada paciente, estn sujetos a prdida de tiempo e informacin, identificacin
errnea y los famosos transpapelamientos de informacin, lo que produce lentitud
en cada uno de los procesos que se realiza con cada paciente diariamente; esto se
traduce en prdida de dinero y de Clientes, pues, estos recienten los inconvenientes
presentados. Las Prtesis y Trabajos Tcnicos y Laboratorio se realizan de forma
externa (Tercerizado). El contacto con los Proveedores es directamente con el
Dentista y no hay Almacn organizado (Kardex, Inventarios, Notas de Pedidos,
Notas de Entregas, Notas de Compras, etc.). No hay Contabilidad adecuada
(Presupuestos, Planillas, Tcnicos Auxiliares, Prstamos, Utilidades, etc.)

PROBLEMAS

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En conclusin, se ha llegado a analizar que en el Consultorio Odontolgico que se
ha investigado existe una importante prdida de informacin principalmente en los
procesos de:

Consulta de Citas
Control de Pacientes
Control de Ingresos, Egresos Econmicos
Consulta de disponibilidad y
Programacin de Citas

NECESIDADES DE TODO EL SISTEMA

Organizacin, Gestin y Seguridad de la Informacin:

Velocidad de Acceso y Bsqueda
Seguimiento del Paciente
Administrar la Economa y Contabilidad

SISTEMA PARA UN CENTRO ODONTOLGICO

El Centro Odontolgico tiene un Sistema Manual y desea implementar todos sus

procesos en forma automatizada a travs del uso de Computadoras y Sistemas de
Informacin para evitar la prdida de datos, tiempo, y recursos econmicos. Y lo va
a hacer de la siguiente manera:

SOLUCIN DE LOS PROBLEMAS IDENTIFICADOS EN EL SISTEMA ACTUAL

La automatizacin supondr una notable mejora en la simplificacin administrativa

del Consultorio Dental, as como la Atencin misma del Paciente, ayudando a la
Toma de Decisiones de los Usuarios del mismo, principalmente al Dr. Pues le
brindar una herramienta, que le ayudar a la hora de elaborar sus Diagnsticos y
de hacer seguimiento a sus Pacientes.

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En primer lugar, para controlar una cita se hace de 2 maneras (va telefnica y trato
directo).

Por va Telefnica:
El Paciente solicita una Consulta,
El Usuario registra datos del Paciente luego verifica disponibilidad de Consultas.
Si se encuentra disponibilidad, programa la Cita generando as un Cdigo de
Citas.

Por trato directo

El Paciente solicita su Cita,
El Usuario registra sus datos,
El Sistema convalida datos del Paciente, si el Paciente est registrado, se
programa la Cita caso contrario se procede a realizar su Historia Clnica
almacenando esa informacin en una Base de Datos de la Clnica luego se
programa la Cita.
Una vez realizada el Control de Citas pasara a una interfaz que muestre todos
los servicios que brinda el Centro Odontolgico.
Pasando a la siguiente interfaz para realizar un proceso de control de pagos
emitiendo una Boleta de Pagos.

En Resumen, en el Sistema propuesto se automatizar el Proceso de Atencin

al Paciente, la Historia Clnica, el seguimiento del Paciente, el Control de Pagos y
la Administracin del Consultorio Dental. Usando los siguientes procesos:

Permitir concertar las Citas, Reservas, Reprogramacin y Anulacin; tanto para

Pacientes Nuevos como Continuadores.
Permitir elaborar el Diagnstico, Tratamiento e H.C. del Paciente, as como el
seguimiento de su Caso y Terapias.
Permitir Administrar la Caja para Pagos de Consultas, Tratamientos, Servicios,
Descuentos, Promociones, Devoluciones. As como tambin Arqueos y
Reposiciones

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Acceder al Vademcum Odontolgico y CIE-10.
Elaborar Reportes (Por Pantalla e Impreso)
Realizar Estadsticas por Atencin y Desempeo (Histogramas).
Proteger la Informacin a travs de Sesiones y Usuarios.
Contar con los Utilitarios Bsicos (Calculadora, Editor de Textos, Editor de Fotos
y Dibujos, entre otros).

BENEFICIOS QUE BRINDARA EL NUEVO SISTEMA

ECONMICOS

Se espera que la Automatizacin del Sistema genere un aumento en el

margen de Ganancias de hasta un 30%.

GESTIN DE LA INFORMACIN

A los Dentistas facilitara el seguimiento del Paciente e Historia Clnica, as

como la impresin de las Recetas, los Odontogramas, la Relacin de
Pacientes del da, los compromisos de Asistencia, Certificados, etc.
A los Usuarios en general como puede ser la Asistente o Secretaria, le
facilitar llevar el Agendamiento de Pacientes, los Trabajos de Oficina, la
Reserva, Programacin y Reprogramacin de las Citas; arqueo de Caja,
Estado de Cuentas, impresin de Boletas y Facturas, etc.
Al Paciente lo beneficiar porque contar con una mejor atencin y
seguimiento de su caso, al llevar un registro preciso de cada caso.
Permitir el fcil, oportuno y fiable acceso a la informacin de Pacientes,
Historias, Record de Pagos, as como a la organizacin de la misma. Lo cual
facilitar la Toma de Decisiones.
Permitir la elaboracin de Presupuestos mensual, semestral, anual o por el
periodo que establezca el Usuario.
Facilitar la impresin de Reportes resumidos por Pacientes, Pagos,
Proveedores, Insumos, Pendientes, etc.

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LIMITACIONES Y RESTRICCIONES DEL NUEVO SISTEMA

El Sistema es Monousuario
Funciona solo en PC de Escritorio, no en Mvil.
Requiere un costo adicional de Instalacin, licenciamiento, aprendizaje,
equipos, manejo y mantenimiento del Sistema.
Si el Sistema falla o se interrumpe su funcionamiento, atrasa las labores de
Atencin a los Usuarios y Pacientes
No es un Sistema Experto o de Informacin, pues, no asiste al Dr. En la
obtencin de los Diagnsticos, ni de tratamientos.

MODELAMIENTO DEL SISTEMA (UML)

Modelado del NEGOCIO

Vista de Todos los ACTORES

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Caso de Uso del Negocio

Vista de Todos los CUN

Vista de Todos los TRABAJADORES

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Vista de Todos los ENTIDADES

Diagrama GENERAL de CUN

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Modelado del SISTEMA

Vista de Todos los ACTORES

Vista de Todos los CUS

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Diagrama GENERAL de CUS

Diagramas de Caso de Uso del NEGOCIO

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Escenario INFORMES

Escenario REGISTRAR PACIENTE

Escenario REGISTRAR PAGO

Escenario GESTIONAR CITA

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Escenario REGISTRAR CITA

Escenario CONSULTAS

Diagramas de Caso de Uso del SISTEMA

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Escenario INICIAR SESIN

Escenario GESTIONAR SESIN

Escenario INFORMES

Escenario REGISTRAR PACIENTE

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Escenario GESTIONAR PACIENTES

Escenario REGISTRAR PAGO

Escenario GESTIONAR CITA

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Escenario CONSULTA CAJA

Escenario GESTIONAR CAJA

Caso de Uso de NEGOCIO - Diagramas de Objetos

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Diagramas de Objetos PEDIR INFORMES

Diagramas de Objetos GESTIONAR PAGOS

Diagramas de Objetos SACAR CITA

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Diagramas de Objetos CONSULTA

Diagramas de Objetos REGISTRAR PACIENTE

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Diagramas de Objetos TRATARSE

Caso de Uso de NEGOCIO - Diagramas de Actividades

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Diagramas de Actividades PEDIR INFORMES CITAS

Diagramas de Actividades REGISTRARSE

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Diagramas de Actividades GESTIONAR CITAS

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Diagramas de Actividades TRATARSE

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