Lista de verificacin para el anlisis del puesto de trabajo

RESPONSABILIDADES COTIDIANAS DE OFICINA

Actividad Frecuencia Formatted: Spanish (Mexico)

D S M nunca Formatted: Font: 11 pt, Italic, Font color: Black, Spanish
(Spain)
1. Escribir etiquetas, cartas, sobres y facturas

2. Determinar el diseo y el formato, y escribir en el formato terminado

3. Revisar y corregir errores.

4. Organizar y escribir informes financieros y estadsticos

5. Tomar dictado y transcribir

6. Transcribir dictados de grabaciones de voz

7. Grabar, escribir y distribuir minutas de reuniones

8. Componer cartas estndares en respuesta a la correspondencia de rutina

9. Programar citas sin despacho previo, programar reuniones y conferencias y programar viajes,
incluyendo las reservas

10. Preparar salas de reuniones y de conferencias

11. Mantener, procesar, distribuir y actualizar registros, archivos y documentos

12. Mantener registros y archivos confidenciales y manejar correspondencia y registros
confidenciales

13. Abrir, ordenar y distribuir el correo

14. Contestar telfonos, analizar y colocar llamadas, monitorear y seguir grabaciones de correo de
voz, derivar a quienes llaman al interlocutor adecuado

15. Preparar, procesar y verificar facturas, cuentas, cheques y recibos

16. Mantener e informar sobre las actividades de las cuentas de gastos

17. Recibir y dar la bienvenida a visitantes, y derivarlos a las personas adecuadas

18. Mantener y actualizar las listas de correo

19. Introducir datos electrnicamente y verificarlos

20. Procesar registros de planilla

21. Realizar clculos, contabilizar y verificar cifras, rastrear y ajustar errores

22. Mantener el inventario de suministros de oficina, solicitar nuevos suministros y distribuir los
suministros a las personas autorizadas.
23. Programar y hacer el seguimiento de las reparaciones de equipos y contrataciones de servicios

24. Mantener candados y llaves para los gabinetes de depsito y otras instalaciones, y distribuirlos
entre las personas autorizadas

25. Orientar y capacitar a los nuevos empleados

26. Programar el trabajo de los colegas segn se le solicite

27. Manejar efectivo e instrumentos negociables

28. Mantener la caja de efectivo

29. Firmar documentos legales

30. Informarles a otras personas con respecto al personal y a las ubicaciones

31. Mantener registros de ingresos y egresos de efectivo

32. Examinar postulantes y solicitudes de trabajo, y realizar entrevistas de evaluacin

33. Organizar y encuadernar

34. Hacer fotocopias

35. Fechar y sellar documentos

36. Sugerir mejoras en las operaciones y los procedimientos

37. Modificar las operaciones y/o los procedimientos

38. Mantener manuales de procedimientos e informacin

39. Desarrollar un presupuesto operativo para la aprobacin pertinente

40. Investigar, tabular y resumir los datos de los informes de rutina, peridicos o especiales

41. Presentar conclusiones de forma oral o escrita

42. Registrar y verificar asientos o cuentas, libros diarios, registros y libros mayores

43. Hacer el balance de las cuentas y reconciliar los estados bancarios

Indique el equipo que es parte corriente de las responsabilidades relacionadas con el
puesto de trabajo:

Calculadora Cmara Caja registradora/caja chica

Computadora Equipo de dictado Mquina de fax

Equipo de microfilme Fotocopiadora Mquina de franqueo postal

Equipo de seguridad Clasificador Conmutador

Procesador de texto

Otros equipos: ________________

Otras actividades:

LISTA DE VERIFICACIN DE TAREAS COTIDIANAS GERENCIALES Y DE

SUPERVISIN

1. Analizar peridicamente la carga laboral y las necesidades de personal de una unidad

organizacional

2. Recomendar cambios en la cantidad de personal de la unidad laboral

3. Examinar la documentacin para nuevos puestos de trabajo y para puestos que se han revisado

4. Obtener la aprobacin pertinente para modificar los puestos de trabajo

5. Entrevistar postulantes y tomar decisiones de contratacin o hacer recomendaciones

6. Orientar a los nuevos subordinados con respecto a las polticas y los procedimientos, las reglas
de trabajo y los niveles de desempeo que se esperan

7. Examinar las responsabilidades del puesto

8. Planificar, delegar, comunicar y controlar las tareas laborales y los proyectos especiales que
involucran a los subordinados

9. Establecer y mantener metas y objetivos laborales especficos o estndares laborales

cuantitativos y cualitativos a ser alcanzados por subordinados

10. Capacitar, desarrollar y motivar a los subordinados para mejorar el desempeo actual y para
prepararlos para puestos de trabajo en niveles superiores

11. Determinar cambios significativos en las responsabilidades y obligaciones mayores de los

subordinados mediante la revisin regular de las responsabilidades de su trabajo

12. Evaluar el desempeo de los subordinados. Documentar y analizar el desempeo actual y
pasado con cada informe directo. Mantener al supervisor informado sobre los resultados

13. Examinar los salarios de los subordinados y recomendar cambios segn las polticas y los
procedimientos

14. Recomendar medidas de personal, como ascensos, recompensas por desempeo, descensos
de puesto laboral, etc., segn las pautas de presupuesto y las polticas de la empresa

15. Informar a superiores y subordinados sobre los acontecimientos que afectan a las tareas
relacionadas con el trabajo. Asegurar que la comunicacin sea adecuada

16. Mantener la disciplina, recomendar y administrar medidas correctivas segn las polticas y los
procedimientos

17. Comunicar y administrar programas de personal segn el diseo y los objetivos

18. Mantener documentacin adecuada sobre todos los subordinados

Otras
responsabilidades:_______________________________________________________